manual_mesa de ayuda

SISTEMA MESA DE AYUDA

CORPORACIN ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL

Manual del Usuario

(Perfil PJ)

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MANUAL DEL USUARIO SISTEMA MESA DE AYUDA PERFIL PJ ndice ndice ...................................................................................................................................... 2 Presentacin............................................................................................................................ 3 Acceso y Estructura del Sistema ............................................................................................ 4

1.1 Acceso al Sistema......................................................................................................... 4 1.2 Estructura de Interfaz.................................................................................................... 5

1.2.1 Links de navegacin .............................................................................................. 5 1.2.2 Opciones del men. ............................................................................................... 7

1.3 Acceso a las Opciones del Men.................................................................................. 8 Descripcin del Men............................................................................................................. 9

2.1 Opciones que componen el Men Ingreso ................................................................... 9 OPCIN 1: Ingreso req. .............................................................................................. 9 OPCIN 2: Ver Bandeja. .......................................................................................... 10

2.2 Opciones que componen el Men Consultas.............................................................. 11 OPCIN 1: Por requerimiento. ................................................................................. 11 OPCIN 2: Por estado. ............................................................................................. 13 OPCIN 3: Por responsable. .................................................................................... 14 OPCIN 4: Por fecha. ............................................................................................... 15 OPCIN 5: Por Tribunal........................................................................................... 16

2.3 Opciones que componen el Men Inf. Personal ......................................................... 17 OPCIN 1: Cambio clave. ........................................................................................ 17

Generacin y seguimiento de un requerimiento ................................................................... 18 Uso del Men Ingreso ...................................................................................................... 18

3.1 OPCIN: Ingreso Req. .......................................................................................... 18 3.2 OPCIN: Bandeja de Entrada............................................................................... 24

Uso del Men Consulta .................................................................................................... 28 3.3 OPCIN: Consultas ............................................................................................... 28

2 Corporacin Administrativa del Poder Judicial

MANUAL DEL USUARIO SISTEMA MESA DE AYUDA PERFIL PJ

Presentacin El Manual de Usuario Perfil PJ, tiene por objetivo entregar una gua prctica para usar el Sistema Mesa de Ayuda, a las personas con perfil PJ, cuya URL es:

http://www.intranet.pjud/mesa_ayuda/

El manual se estructura en tres captulos principales:

Captulo 1: Acceso y Estructura del Sistema. Capitulo que describe como acceder al sistema y cual es su estructura de funciones para el usuario.

Captulo 2: Descripcin del Men: En este capitulo se describen las

funcionalidades del men del sistema, que es el que contiene todas las opciones habilitadas paras este perfil.

Captulo 3: Generacin y seguimiento de una solicitud: En este capitulo

se encuentran las guas e instrucciones paso a paso que orientan al usuario para hacer solicitudes de requerimientos y seguir su evolucin durante el proceso de gestin. La gua se encuentra complementada con imgenes para una mejor comprensin de las funcionalidades de cada opcin.



Acceso y Estructura del Sistema

1.1 Acceso al Sistema

Para acceder al Sistema de Mesa de Ayuda, el usuario, a travs de su programa navegador de Internet, debe utilizar la siguiente direccin:

http://www.intranet.pjud/mesa_ayuda/

Una vez ingresado al sitio, el Sistema presenta la pgina principal de acceso, la cual se muestra en la (Figura 1.1).

Figura 1.1. Portada principal de acceso al Sistema Mesa de Ayuda.

En esta pgina, el usuario deber digitar el Nombre de Usuario y Clave que le haya sido proporcionado por algn Administrador del sistema, y luego presionar el botn Ingresar para acceder al Sistema. Si es que el usuario no se ha registrado an debe presionar el link Registrarse, llenar los datos solicitados para el proceso de registro y luego algn administrador del sistema le informar la clave va correo electrnico o telefnicamente.



Al ingresar al sistema, aparecer el men del Sistema de Mesa de Ayuda, donde encontramos las diferentes opciones para Ingresar un Requerimiento y distintas Consultas para realizar un seguimiento (Figura 1.2).

Figura 1.2. Opciones del men.

1.2 Estructura de Interfaz

La estructura del Sistema Mesa de Ayuda, est compuesto bsicamente de un men con opciones tal como lo presenta la interfaz de la (Figura 1.2). Los componentes de la interfaz se describen a continuacin:

1.2.1 Links de navegacin

Los Links de navegacin se encuentran ubicados en la parte inferior del men y permiten al usuario realizar distintas acciones sobre el sistema.(Figura 1.3).



Figura 1.3. Links de navegacin del Sistema. o Link Ayuda: Permite al usuario acceder a la pgina de ayuda del sistema donde se pueden descargar los manuales y ver algunas preguntas frecuentes sobre el uso del sistema.

o Link Cerrar Sesin: Permite al usuario terminar la sesin de trabajo en el Sistema y salir de ste, con lo cual se retornar a la pgina de acceso al sistema.



1.2.2 Opciones del men.

El Sistema Mesa de Ayuda consta de Men Ingreso, Men Consultas e Inf. Personal (Figura 1.4).

Figura 1.4. Opciones de Men.



1.3 Acceso a las Opciones del Men.

Para acceder a una opcin, basta con hacer clic sobre el nombre de la opcin deseada. Por ejemplo, si se desea ingresar a la opcin Ingreso req. basta con hacer un clic sobre el ttulo de esa opcin y se abre la ventana correspondiente para realizar el registro de un requerimiento (Figura 1.5).

Para acceder, hacer clic sobre el nombre.

Se despliega la ventana Ingreso de requerimiento.

Figura 1.5. Forma de acceder a opciones del Men.



Descripcin del Men El Sistema Mesa de Ayuda, tiene esta compuesto por Men de Ingreso, Men Consultas e Inf. Personal.

2.1 Opciones que componen el Men Ingreso

OPCIN 1: Ingreso req. Esta opcin permite generar un requerimiento. Dependiendo de la naturaleza, Componente y Tipo de requerimiento sern los datos que se deben ingresar, estos campos estn tipificados. Se debe ingresar una breve descripcin que explique el requerimiento, tambin existe la posibilidad de adjuntar un archivo. En la parte inferior aparece un historial diario de causas ingresadas. (Figura 2.1.1).

Figura 2.1.1. Pgina de ingreso de requerimiento.



OPCIN 2: Ver Bandeja. Esta opcin corresponde al seguimiento de la solicitud generada, permitiendo ver el estado de esta (Figura 2.1.2).

Figura 2.1.2. Ver Bandeja.



2.2 Opciones que componen el Men Consultas Permite realizar el seguimiento a los requerimientos por distintos filtros.

OPCIN 1: Por requerimiento. Esta opcin permite consultar el estado en que se encuentran un rango de requerimientos, se debe indicar el N de Req. Inicial y el N de Req. final (Figura 2.2.1). Presionando sobre el link del folio se puede realizar un seguimiento al requerimiento.(Figura 2.2.a) Si se presiona sobre la lupa del Detalle, se visualiza toda la informacin del requerimiento y su seguimiento.(Figura 2.2.b)

Existe la posibilidad de llevar la informacin a Excel. Realizando clic sobre el icono Exportar a excel.

Seguimiento al

requerimiento. Se despliega la ventana con el detalle del requerimiento.

Exporta informacin a excel.

Figura 2.2.1. Consulta por Requerimiento.



Figura 2.2.a. Seguimiento de Requerimiento.

Figura 2.2.b. Detalle de Requerimiento.



OPCIN 2: Por estado. Esta opcin permite consultar los requerimientos que se encuentren en un estado en particular en un rango de fechas, los estados posibles son: Ingresado, Derivado, Solucionado, Pendiente, Cerrado, Invalidado, Anulado e Informado. (Figura 2.2.2). Presionando sobre el link del folio se puede realizar un seguimiento al requerimiento. (Figura 2.2.a)

Si se presiona sobre la lupa del Detalle, se visualiza toda la informacin del requerimiento y su seguimiento. (Figura 2.2.a) Existe la posibilidad de llevar la informacin a Excel. Realizando clic sobre el icono Exportar a excel.

Seguimiento al

requerimiento.Se despliega la ventana con el detalle del requerimiento.


Figura 2.2.2. Consulta por Estado.



OPCIN 3: Por responsable. Esta opcin permite consultar los requerimientos asignados a un responsable en un rango de fechas, se debe seleccionar el rea a la que pertenece, el nombre de la persona Responsable y el rango de fecha. (Figura 2.2.3). Presionando sobre el link del folio se puede realizar un seguimiento al requerimiento. (Figura 2.2.a) Si se presiona sobre la lupa del Detalle, se visualiza toda la informacin del requerimiento y su seguimiento. (Figura 2.2.b)


Se despliega la ventana con el detalle del requerimiento.

Seguimiento al

requerimiento.


Figura 2.2.3. Consulta por Responsable.



OPCIN 4: Por fecha. Esta opcin permite consultar los requerimientos registrados en un rango de fechas, se debe indicar el rango de fecha. (Figura 2.2.4). Presionando sobre el link del folio se puede realizar un seguimiento al requerimiento. (Figura 2.2.a) Si se presiona sobre la lupa del Detalle, se visualiza toda la informacin del requerimiento y su seguimiento.(Figura 2.2.b)



Seguimiento al

requerimiento.


Figura 2.2.4. Consulta por Fecha.



OPCIN 5: Por Tribunal. Esta opcin permite consultar los requerimientos registrados en un tribunal, se debe indicar la entidad, tribunal y estado del requerimiento. (Figura 2.2.5). Presionando sobre el link del folio se puede realizar un seguimiento al requerimiento. (Figura 2.2.a) Si se presiona sobre la lupa del Detalle, se visualiza toda la informacin del requerimiento y su seguimiento. (Figura 2.2.a) Existe la posibilidad de llevar la informacin a Excel. Realizando clic sobre el icono Exportar a excel.


Seguimiento al

requerimiento.


Figura 2.2.5. Consulta por Tribunal.



2.3 Opciones que componen el Men Inf. Personal Permite mantener informacin referente al usuario.

OPCIN 1: Cambio clave. Esta opcin permite al usuario cambiar su clave de acceso a la aplicacin, para ello debe ingresar contrasea actual, luego la contrasea nuevo, reingresar la contrasea nueva y presionar botn Grabar (Figura 2.3.1).

Figura 2.3.1. Cambio Clave.



Generacin y seguimiento de un requerimiento A continuacin se muestra la forma de generar y hacer el seguimiento de un requerimiento paso a paso.

Uso del Men Ingreso

3.1 OPCIN: Ingreso Req. Es la opcin que permite ingresar un requerimiento con todos los datos requeridos para esta. Dependiendo de la naturaleza, Componente y Tipo de requerimiento sern los datos que se deben ingresar. Esta pantalla se divide en dos partes. La primera se refiere a un encabezado en el cual se muestran los datos correspondientes al usuario activo en el sistema (usuario conectado y que est haciendo uso del sistema), y la segunda parte que hace referencia a los datos a ingresar para generar el requerimiento. (Figura 3.1).

Datos del usuario conectado.

Datos a ingresar para seleccionar el

tipo de requerimiento.

Figura 3.1. Datos a ingresar para generar un requerimiento.



Al momento de seleccionar el tipo de requerimiento aparecen distintos campos a llenar dependiendo de la solicitud. Tambin cuenta con botones para accionar las funcionalidades de la pgina.

Datos de Identificacin del Tipo de

requerimiento

Datos identificacin de la causa, esto aparece solo para ciertos tipos

de requerimientos

Descripcin de la solicitud

Historial diario de Requerimientos

ingresados

Datos de Identificacin de la persona que

realiza el requerimiento, esto aparece solo para

ciertos tipos de requerimiento

Figura 3.2. Ingreso de datos.

3.1.1 Datos a ingresar

Naturaleza: Se debe elegir la naturaleza a la que corresponde el requerimiento, puede ser Sistemas Judiciales, Equipos o Comunicaciones.



Componente: Aqu se debe elegir a que componente de la naturaleza corresponde el requerimiento. Requerimiento: Se debe el elegir el tipo de requerimiento que corresponde dentro del componente de la naturaleza.

Identificacin de causas: corresponde a un check box, si se marca se habilita el ingreso de los campos que corresponden para la identificacin de una causa. Esto se solicita solo para cierto tipo de requerimientos.

Corte: Se debe seleccionar la Corte a la cual corresponde la causa. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Juzgado: Se debe especificar el juzgado a la cual pertenece la causa. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Rol: Corresponde al rol de identificacin de la causa. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Ao: Corresponde al ao de la causa. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Tipo causa: Se debe seleccionar el tipo de causa a la que corresponde la causa. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). RUC (reforma): Para las causas de reforma se debe indicar el RUC, que corresponde a una identificacin de la causa. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Observacin: En este campo se puede digitar cualquier observacin u mensaje a considerar sobre la solicitud que se est haciendo. (El ingreso de este dato es de carcter optativo).

Identificacin del usuario que solicita el requerimiento: Corresponde a la identificacin de quien solicita el requerimiento, si quien solicita el requerimiento es la persona conectada, debe marcar el check box PROPIO, e inmediatamente se recuperan los datos propios de la persona, sino estos campos deben ser completados.

RUT: En este campo se debe ingresar el RUT de la persona que solicita el requerimiento. Al ingresar el RUT y el dgito verificador o seleccionar a la persona del listado de Personas, los campos referidos a los datos personales se completan de forma automtica,



sino es as debe ingresar en forma manual todos los campos.(El ingreso de este dato es de carcter obligatorio).

Primer Nombre: Este campo se refiere al primer nombre de la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter obligatorio). Segundo Nombre: Este campo se refiere al segundo nombre de la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Apellido Paterno: Este campo se refiere al apellido paterno de la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter obligatorio). Apellido Materno: Este campo se refiere al apellido materno de la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Entidad: Corresponde a la entidad a la que pertenece la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter obligatorio).

Unidad: Corresponde a la unidad a la que pertenece la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter obligatorio). Cargo: Corresponde al cargo que desempea la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter obligatorio). Direccin: Corresponde a la direccin de la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Fono contacto: Corresponde al fono de la persona que solicita el requerimiento y se completa de forma automtica una vez digitado el RUT. (El ingreso de este dato es de carcter obligatorio).



Descripcin general: En este campo se puede digitar cualquier descripcin que sirva para poder entender a que se refiere el requerimiento. (El ingreso de este dato es de carcter optativo). Atachar documento: Se puede adjuntar un documento que tenga relacin con el requerimiento. (El ingreso de este dato es de carcter optativo).

3.1.2 Funcionalidad de los botones.

Botn agregar: Este botn agrega a la lista del requerimiento todos los datos ingresados de la causa. Cabe sealar que se puede agregar distintas causas dentro de un mismo requerimiento siempre que estas sean de la misma corte y juzgado. Botn limpiar: Permite limpiar todos los datos de la identificacin de causas para as poder aadir mas causas. Botn limpiar identificaciones: Permite eliminar las causas incorporadas al requerimiento. Botn Ingreso: Permite grabar previa validacin de los datos y dar curso a la solicitud del requerimiento. Botn Limpiar: Permite limpiar todos los campos y dar curso al ingreso de un nuevo requerimiento. Botn Ir a Bandeja: Permite ir a la Bandeja de Entrada para poder ver el estado de los requerimientos.



Botn Limpiar identificaciones: Permite eliminar todas las causas agregadas al requerimiento.

Botn Agregar: Permite agregar causas a un requerimiento

Botn Limpiar: Permite limpiar todos los datos de la identificacin de causas

Figura 3.3. Botones de ingreso de requerimiento.

Botn Ingreso: Al presionar este botn se graba y da curso al requerimiento

Botn Limpiar: Al presionar este botn se limpian todos los campos.

Botn Ir a Bandeja: Permite ir a la Bandeja de Entrada para poder ver el estado de los requerimientos

Completado este paso ya se ha generado requerimiento y se debe esperar su tramitacin por parte del encargado de esta tarea y que ha sido designado por la Corporacin Administrativa del Poder Judicial. Esto se puede visualizar a travs de la Bandeja de Entrada que viene a continuacin.



3.2 OPCIN: Bandeja de Entrada

Aqu es donde se hace el seguimiento al requerimiento generado. Ver el estado en que se encuentra y a quien fue asignado resolver el requerimiento.

Persona a quien fue asignado resolver el

requerimiento

Fecha y hora del requerimiento

Descripcin del Requerimiento

Nmero de requerimiento

Estado del requerimiento

Persona que solicita el requerimiento

Figura 3.4. Lista de requerimientos realizados.


MANUAL DEL USUARIO SISTEMA MESA DE AYUDA PERFIL PJ 3.2.1 Descripcin de las columnas

Folio: Esta columna se refiere al nmero del requerimiento. Aqu est la opcin de hacer clic sobre esta para ver el detalle del requerimiento (Figura 3.5).

Fecha / Hora: En esta columna se muestra la fecha y hora en que se hizo la solicitud.

Estado: Aqu se muestra el estado del requerimiento. Estos pueden ser:

Ingresado: Corresponde cuando un requerimiento es ingresado sin asignarle un responsable.. Derivado: Corresponde cuando un requerimiento es ingresado y derivado en forma automtica o manual a un responsable. Solucionado: Corresponde al estado en que un requerimiento es solucionado por el responsable. Cerrado: Este estado corresponde cuando el requerimiento fue solucionado y el usuario solicitante da su aprobacin de que es as. Invalidado: Este estado corresponde cuando el responsable invalida el requerimiento. Anulado: Este estado corresponde cuando el responsable anula el requerimiento. Objetado: Este estado corresponde cuando el usuario solicitante del requerimiento no da su aprobacin de que el requerimiento fue solucionado.

Requerimiento: En esta columna se muestra una descripcin breve del requerimiento solicitado. Solicitado para: Aqu se muestra el nombre de la persona para quin se solicito el requerimiento Asignado a: Aqu se muestra el nombre de la persona a quien fue asignado resolver el requerimiento.



3.2.2 Ver el detalle del requerimiento.

Para ver el detalle del requerimiento solo se debe hacer clic en la columna Folio en la pgina vista anteriormente (Bandeja de Entradas). Aqu se visualiza el detalle completo del requerimiento. El formato es el siguiente:

Encabezado del requerimiento: Aqu se ve el Folio, estado del requerimiento, tipo de requerimiento y quien

lo solicita.

Estados: Aqu se ve la evolucin del requerimiento por los distintos estados con sus respectivas observaciones.

Figura 3.5. Detalle del requerimiento.

Cabe sealar que en cada cambio de estado que sufra la solicitud se enva un correo a los involucrados indicando el estado de esta y el detalle del cambio que se le hizo a la solicitud.



3.2.3 Funcionalidad de los botones. Botn Volver: Este botn permite volver a la pantalla anterior (Bandeja de Salida). Botn cambio de estado: Dependiendo del estado en que se encuentre el requerimiento, puede aparecer un botn con la funcionalidad que se puede realizar sobre este.

Botn Volver a Bandeja de Salida

Botn cambio de Estado

Figura 3.6. Botones de detalle de requerimiento.



Uso del Men Consulta

3.3 OPCIN: Consultas Existen varias opciones de Consultas, las que nos permite localizar el requerimiento al cual deseamos realizarle un seguimiento.

Esta pantalla se divide en tres partes. La primera se refiere a un encabezado en el cual se muestran los datos correspondientes al usuario activo en el sistema (usuario conectado y que est haciendo uso del sistema), la segunda se refiere a los datos que deben ser ingresados para realizar la bsqueda y la tercera parte que muestra la lista de requerimientos que cumplen con los parmetros de bsqueda entregados. (Figura 3.7).

Datos del usuario conectado.

Datos a ingresar para

realizar la consulta.

Lista de requerimientos

Figura 3.7. Datos a ingresar para consultar un requerimiento.



3.3.1 Datos a ingresar

Dependiendo de la Consulta son los datos que debemos ingresar. OPCIN 1: Por requerimiento.

Figura 3.8. Datos a ingresar para consultar un requerimiento por nmero. N Req. Inicial: corresponde al nmero de folio de bsqueda de requerimientos de un cierto rango. N Req. Final: corresponde al ltimo nmero de bsqueda de requerimientos de un cierto rango.

OPCIN 2: Por estado.

Figura 3.9. Datos a ingresar para consultar un requerimiento por estado. Estado: corresponde al estado en que se deben encontrar los requerimientos que se desea consultar. Entre fechas: rango de fechas de bsqueda de requerimientos.



OPCIN 3: Por responsable.

Figura 3.10. Datos a ingresar para consultar un requerimiento por responsable. rea: Corresponde al rea de trabajo de la persona responsable en resolver el requerimiento.

Responsable: Corresponde al nombre de la persona responsable en resolver un requerimiento. Rut responsable: Corresponde al rut de la persona responsable en resolver un requerimiento (al seleccionar el Responsable automticamente se despliega esta informacin). Entre fechas: rango de fechas de bsqueda de requerimientos. OPCIN 4: Por fecha.

Figura 3.11. Datos a ingresar para consultar un requerimiento por fecha. Entre fechas: rango de fechas de bsqueda de requerimientos.



OPCIN 5: Por Tribunal.

Figura 3.12. Datos a ingresar para consultar un requerimiento por tribunal. Entidad: Corresponde a la entidad a la que pertenece la persona que solicita el requerimiento. Tribunal: Corresponde al tribunal de la persona que solicito el requerimiento. Cargo: corresponde al cargo que desempea la persona que solicito el requerimiento.

3.3.2 Seleccin de Requerimientos.

Corresponde a la lista de requerimientos que cumplen con los datos de entrada entregados. Folio: Corresponde al folio de identificacin del requerimiento. Realizando un clic sobre el link del folio se obtiene un detalle del historial del requerimiento. Fecha/Hora Ingreso: Corresponde a la Fecha y Hora de ingreso del requerimiento.

Responsable/rea: Corresponde al nombre del rea del responsable de resolver el requerimiento. Estado: Corresponde al estado en que se encuentra el requerimiento. Requerimiento: Corresponde a la descripcin del requerimiento.

Det: realizando un clic sobre la lupa se puede obtener un detalle mas completo del requerimiento.

3.3.3 Funcionalidad de los botones.

Botn Buscar: Permite realizar la bsqueda de los requerimientos que cumplen con el filtro entregado.


ndice Presentacin Acceso y Estructura del Sistema 1.1 Acceso al Sistema 1.2 Estructura de Interfaz 1.2.1 Links de navegacin 1.2.2 Opciones del men.

1.3 Acceso a las Opciones del Men. Descripcin del Men 2.1 Opciones que componen el Men Ingreso 2.2 Opciones que componen el Men Consultas 2.3 Opciones que componen el Men Inf. Personal

Generacin y seguimiento de un requerimiento Uso del Men Ingreso 3.1 OPCIN: Ingreso Req. 3.2 OPCIN: Bandeja de Entrada

Uso del Men Consulta 3.3 OPCIN: Consultas

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