PowerPoint xp

Professor Radamés Igor Manosso

S U M Á R I O P O W E R P O I N T X P

O primeiro contato 5

O que o PowerPoint faz 5Iniciando o programa 5A janela do PowerPoint 5Os modos de exibição do PowerPoint 8Obtendo ajuda 8

A primeira apresentação 10

Configuração de página 10Layout do slide 11Trabalhando com texto 12Trabalhando com tópicos 15Adicionando slides 16Salvando a apresentação 16Abrindo uma apresentação existente 18

Trabalhando com Imagens 19

Desenhando no PowerPoint 19Modificação de imagens 22WordArt 26Clip-art 28Media Gallery 28Figuras do arquivo 29Editando figuras inseridas 30

Bitmaps 30

Imagens vetoriais e bitmaps 30Microsoft Photo Editor 31

Adicionando objetos 35

Tabelas 35Diagramas 35Gráficos 37Som e vídeo 41Faixa de CD musical 41Gravando uma narração 42Objetos de outros programas 43

Trabalhando com padrões 44

A aparência dos slides 44Usando modelos 48

Finalizando a apresentação 51

Usando anotações 51Desfazer e repetir 51Localizar e substituir 51Efeitos de transição 52Esquema de animação 53Controlando os tempos de exibição 54Apresentações personalizadas 55Slides ocultos 56Botões de ação 56Navegador de slides 57Registro de Reunião 57Impressão 58

O PowerPoint e outros softwares 59

Exportando dados para o Word 59Usando apresentações de outros softwares 60Apresentações para a Web 60

Complementos 62

Comentários 62O assistente para viagem 62Propriedades da apresentação 63Configuração do ambiente de trabalho 64Usando o PowerPoint com serviços de e-mail 66Macros 67Instalação do Office 67

O primeiro contato

O PowerPoint xp é o gerador de apresentações do pacote Office xç da Microsoft. Com ele é possível criar apresentações de impacto. Neste capítulo veremos o que o programa faz, como acessá-lo, as partes de sua interface e seus modos de exibição em tela.

O que o PowerPoint fazO PowerPoint é um software de apresentações. Ele pode ser usado por um palestrante num seminário, por um profissional de vendas na visita a um cliente, por um gerente que apresentará um relatório à diretoria, por um aluno que defenderá um trabalho diante de uma banca examinadora; enfim, pode ser usado por qualquer pessoa que precise se comunicar diante de uma platéia e deseje um apoio multimídia para expressar suas idéias com clareza e qualidade. Com o PowerPoint você pode gerar:

Apresentações eletrônicas: Uma apresentação eletrônica é uma seqüência de slides que podem conter texto, imagem, som e vídeo, para ser vista na tela de um micro, em vários micros simultaneamente ou num projetor digital.

Apresentações de slides 35mm para serem vistas com projetor de slides.

Apresentações de transparências impressas, exibidas através de retro projetor.

Folhetos impressos para o público.

Anotações para acompanhar as apresentações.

Iniciando o programa1. Clique no botão Iniciar da barra de tarefas.

2. Deslize o mouse até Programas.

3. Dê um clique no ícone do programa.

Na instalação típica do Office este ícone estará

disponível no menu Programas junto com os demais programas do pacote. Se o ícone do programa não estiver disponível você poderá abri-lo por outros caminhos como pelo Meu Computador ou pelo Windows Explorer.

A janela do PowerPointO PowerPoint segue o padrão dos aplicativos Windows. Possui Barra de

Título, Menu de Controle e os botões Minimizar, Maximizar e Fechar. O PowerPoint é um aplicativo multi janelas, ou seja, dentro de uma janela pai podem ser abertas várias janelas filhas, cada uma com uma apresentação diferente.

Figura 1. Área de Trabalho do PowerPoint

Dois botões Fechar? Se você observou bem, há dois botões Fechar na janela do PowerPoint. O que fica mais acima fecha o PowerPoint e o que ficha mais abaixo fecha a apresentação ativa. A mesma idéia vale para os botões Minimizar, Maximizar e Menu de Controle

Menu de Controle. Ícone que dá acesso a um menu com várias

opções para controlar a janela do programa.

Botão Minimizar. Reduz o programa a um botão da barra

de tarefas.

Botão Maximizar/Restaurar. Amplia a janela para que ocupe toda a tela. Se a janela já está maximizada aparece o botão Restaurar que reduz a janela ao seu tamanho intermediário.

Botão Fechar. Fecha o programa.

Barra de título Apresenta o nome do programa e da apresentação ativa.

Barra de menus. Contém os menus do programa. Quase todas as ações do PowerPoint podem ser realizadas através dos menus.

Barra de Ferramentas padrão. Contém botões que executam as ações mais usadas do PowerPoint.

Barra de Formatação. Contém botões para formatar texto.

Botões de modo de exibição. Permitem alternar entre os vários modos de exibição em tela.

Barra de Desenhos. Contém botões para desenhar dentro da apresentação.

Barra de status. Fornece informações sobre a apresentação.

Barras de rolagem. Permitem movimentar os slides dentro da área do aplicativo.

Painel de tópicos e miniaturas: Exibe o texto dos slides ou miniaturas no modo de exibição normal.

Painel de tarefas: apresenta links para as tarefas mais usadas do PowerPoint.

Os modos de exibição do PowerPointAo trabalhar com o PowerPoint você tem quatro modos de visualizar o seu trabalho. Para alternar entre um modo e outro basta escolher uma opção no menu Exibir, ou então usar os botões de modo de visualização.

Figura 2 Menu Exibir

Normal: Exibe a área de trabalho dividida em três partes. A área da esquerda exibe o texto dos slides, ou miniaturas dos slides da apresentação. A área maior exibe o slide selecionado. A área inferior permite fazer anotações que não são exibidas durante a apresentação.

Classificação de slides. Este modo exibe miniaturas dos slides da apresentação. É ideal para ver a apresentação em conjunto, alterar a ordem dos slides, regular os tempos de exibição e escolher os efeitos de composição e transição.

Apresentação de slides. Este é o modo que você usa para apresentar os slides ao público. Nele, a apresentação aparece pronta, com todos os seus recursos.

Anotações. Neste modo você pode preparar as anotações que acompanham um slide.

Zoom

No menu Exibir temos a opção Zoom... O zoom regula a aproximação com que queremos ver os slides na tela durante o trabalho. O zoom é medido em porcentagem. Quanto maior a porcentagem, mais próximos os objetos são vistos.

O nome zoom vem de uma comparação com as máquinas fotográficas, cujas lentes zoom, aproximam ou afastam os objetos de nossos olhos.

Obtendo ajudaO PowerPoint é farto em opções de ajuda. Para aprender ou resolver problemas você pode usar material escrito, digital ou da Internet. As principais fontes de ajuda são:

Manuais impressos e digitais

O PowerPoint é fornecido com um manual impresso. Utilize o manual para aprender as tarefas mais comuns de um escritório. Além do manual, a Microsoft edita várias obras, que podem ser adquiridas nas livrarias. Para saber o que a Microsoft publica consulte o site da Internet: www.microsoft.com/brasil/mspress/. Nas livrarias você também encontrará publicações sobre o PowerPoint, tanto em papel, como em CD-ROM.

Ajuda do programa

Clique no menu Ajuda e em Ajuda do Microsoft PowerPoint.

Na janela de Ajuda há três guias, cada uma com um modo diferente de consulta. Clique numa das guias: Conteúdo, Assistente de resposta ou Índice.

Dê duplo clique sobre um conteúdo para visualizar suas sub-divisões.

O Assistente do Office

O Assistente do Office é um serviço de ajuda on-line, representado por um instrutor divertido. Você vai encontrá-lo em todos os programas do pacote. O Assistente fica observando o que você faz. Quando surge uma lâmpada ao lado da sua cabeça, ele tem alguma dica para ajudá-lo no que você está fazendo naquele momento.

Use também o botão Zoom da barra de

ferramentas padrão.

O padrão do Office é trabalhar com o Assistente ativo. Ele aparecerá tão logo o PowerPoint seja iniciado. Se você não quer iniciar com o Assistente ativo, clique sobre ele e escolha o botão opções. Então desmarque Mostrar dica do dia ao inicializar.

Quando você clica sobre o Assistente ele abre um balão de diálogo com várias opções de consulta relacionadas ao que você está fazendo. Clique numa opção, ou então, digite uma pergunta no campo Pesquisar. O Assistente verificará o texto digitado procurando palavras-chave. A partir das palavras-chave encontradas ele oferecerá opções de ajuda.

Em certos momentos o Assistente pode se tornar incômodo. Para removê-lo da tela clique no comando Ocultar assistente do Office do menu Ajuda. Você poderá trazê-lo de volta a qualquer momento. Basta voltar ao menu Ajuda e clicar na opção Mostrar assistente do Office.

Lembre-se que a utilização do Assistente consome memória e isso deixa o computador mais lento.

O que é isto?

O botão O Que é isto? aparece em muitas caixas de diálogo do Windows. Sua função é explicar o funcionamento dos elementos da caixa. Se você quer saber, por exemplo, o que faz um botão da caixa de diálogo faça assim:

1. Clique no botão O que é isto? O botão muda de forma para uma seta com uma interrogação ao lado.

2. Clique no item da tela que você deseja informações.

3. Surgirá uma etiqueta de texto explicando a função do item clicado.

4. Depois de ler a etiqueta clique em qualquer lugar da tela para continuar trabalhando.

Na Internet

Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o computador estiver conectado à Internet será aberto um endereço da Microsoft sobre o Office.

Use também o botão Ajuda do PowerPoint

da barra padrão.

Use também o botão Oque é isto? que

aparece na barra de título das caixas de

diálogo.

Figura 3. Menu Ajuda.

A primeira apresentação

Vamos criar uma apresentação simples para que você faça contato com as ferramentas básicas do PowerPoint.

Para iniciar uma apresentação nova no PowerPoint, basta iniciar o programa, ou se o programa estiver aberto, faça assim:

1. Clique no menu Arquivo e no comando Novo… Surgirá o painel de tarefas.

2. Clique no link Apresentação em branco.

Agora você tem um ambiente montado para criar sua apresentação do zero. Talvez a pergunta que lhe veio à cabeça nessa hora foi: ‘O que fazer?’

Vale lembrar que toda boa apresentação começa com planejamento.

Use também o botão Novo da barra de

ferramentas padrão.

Planejando a apresentação

Como é o seu público? Conservador, jovem, crítico, adulto, informado, hostil, especializado, apático? Conhecer as preferências e necessidades do público é essencial para o planejamento de uma apresentação.

Qual o seu objetivo? Vender uma idéia, um produto? Convencer alguém? Divulgar uma teoria? Tudo na apresentação deve ser feito para atingir o objetivo.

Qual o tempo que você julga ideal para sua apresentação? Lembre-se que as pessoas não conseguem manter-se atentas por muito tempo, em especial, quando a assunto é árido.

Pense no tempo que cada slide vai permanecer visível para o público. Evite tempos de exibição muito curtos ou muito longos. Dois ou três minutos de exibição é considerado um tempo razoável.

Depois de pensar um pouco no que você pretende coma apresentação podemos passar adiante.

Configuração de páginaAntes de criar os slides pense como eles serão exibidos durante a apresentação. Há várias alternativas:

Na tela do computador.

Em transparências.

Em slides 35 mm para projetor.

Em folhas de papel.

Esta definição é importante, pois, estabelece o tamanhos dos slides. Para configurar as dimensões dos slides usamos o comando Configurar

página que fica no menu Arquivo.

No campo Slides dimensionados para escolhemos uma das opções de formato de slide aceitas pelo programa.

Figura 4 Caixa de diálogo Configurar página

Layout do slideAntes de trabalhar com o slide, é preciso escolher um layout. O PowerPoint tem uma coleção de layouts que atendem à maioria das necessidades do usuário. Mais tarde você poderá criar seus próprios layouts, mas por hora vamos selecionar um layout fornecido pelo PowerPoint. Para escolher um layout de slide, faça o seguinte:

1. Clique em Formatar e no comando Layout do slide. Surgirá o painel de tarefas com a opção Layout do slide.

2. Clique no layout desejado para aplicá-lo ao slide.

Figura 5 Painel de tarefas layout do slide

Trabalhando com textoO modo mais simples de inserir texto no PowerPoint é através de uma caixa de texto. Você também pode usar o WordArt ou inserir um objeto de texto de outro aplicativo.

Digitando texto

Para colocar texto no slide a qualquer momento, crie uma caixa de texto fazendo o seguinte:

1. No menu Inserir escolha Caixa de texto.

2. Dentro do slide dê um clique de mouse para marcar o primeiro canto da caixa.

Use também o botão Caixa de texto da

Barra de Desenho.

3. Segure o mouse apertado e leve-o até a posição em que ficará o canto oposto da caixa.

4. Solte o mouse. Você verá a caixa de texto realçada e o cursor de inserção de texto piscando. Agora você pode digitar.

Modificando texto

O PowerPoint tem amplos recursos para modificar texto. Você pode alterar fonte, tamanho, cor, alinhamento, negrito, sublinhado, espaçamento, etc.

Antes de modificar um texto é preciso selecioná-lo.

Seleção de texto

Há duas opções de seleção: selecionar a caixa de texto ou selecionar partes do texto.

Selecionando uma caixa de texto: Aproxime o mouse do texto. Quando ele assumir a forma para movimentação de objetos dê um clique.

Quando selecionamos a caixa de texto, as modificações feitas em seguida afetarão o texto inteiro.

Para selecionar partes do texto, faça o seguinte:

Selecionando uma palavra. Dê duplo clique na palavra.

Selecionando um parágrafo. Dê três cliques seguidos sobre o parágrafo.

Selecionando uma seqüência qualquer. Arraste o mouse sobre a seqüência.

Quando selecionamos uma parte do texto as modificações atingem apenas a parte selecionada.

Formatação de texto

O PowerPoint tem recursos para formatar fonte, marcadores, alinhamento, espaçamento entre linhas e controlar maiúsculas/minúsculas. Os recursos de formatação estão disponíveis no menu Formatar.

Fonte...: O menu Formatar/Fonte permite definir vários itens, tais como, fonte, tamanho, estilo, cor, etc.

Use também os botões da bara de formatação.

Figura 6. Caixa de Diálogo Fonte.

Marcadores e Numeração...: Este menu define que símbolo será usado como marcador do parágrafo selecionado. É possível usar qualquer caractere como marcador. Também será possível criar listas numeradas.

Figura 7. Caixa de Diálogo Marcadores e Numeração

O TT, quando aparece ao lado do

nome da fonte, indica que ela é True Type.

Este tipo de fonte é escalonável, ou seja,

pode ser ampliada ou reduzida à vontade,

sem perder qualidade na impressão.

Alinhamento: Este menu define o alinhamento do parágrafo selecionado: Esquerdo, direito, centralizado ou justificado.

Espaçamento entre linhas...: Neste menu definimos os espaçamentos entre linhas do parágrafo selecionado.

Figura 8. Caixa de Diálogo Espaçamento entre Linhas.

Maiúsculas e minúsculas...: Com este menu podemos definir o uso de maiúsculas e minúsculas no texto selecionado. Com ele evitamos redigitação de texto. Por exemplo: queremos mudar para maiúsculas todos os caracteres de um texto escrito em minúsculas. Basta selecionar o texto e clicar na opção maiúsculas.

Figura 9. Caixa de Diálogo Maiúsculas e Minúsculas.

Substituir fonte...: Este menu substitui uma fonte por outra em toda a apresentação.

Figura 10. Caixa de Diálogo Substituir Fonte.

Recorte, cópia e colagem

As operações de recorte, cópia e colagem funcionam no PowerPoint, do mesmo modo que em qualquer outro programa para Windows. Selecione o objeto que você quer recortar ou copiar. No menu Editar, escolha Recortar ou Copiar. Deste modo o objeto ou sua cópia são colocados na área de transferência do Windows. Com o comando Editar/Colar você traz o conteúdo da área de transferência para sua apresentação. Faça isso com texto, ou com qualquer outro objeto.

Use também os botões Recortar, Copiar e Colar da barra de ferramentas padrão.

Formatando com pincel

Uma forma prática de formatar texto é usar o pincel da barra padrão. Com ele copiamos uma formatação existente. Faça assim:

1. Selecione o texto formatado do modo que você quer.

2. Clique no botão pincel da barra padrão.

3. Arraste o pincel sobre o texto que você quer formatar.

Pronto. Apenas a formatação do primeiro texto será copiada no segundo.

Trabalhando com tópicosO painel de tópicos exibe o texto dos slides. É um modo de exibição muito prático para modificar e movimentar os níveis do texto. No modo tópicos trabalhamos com Estilos de parágrafo.

Um estilo é um conjunto de instruções de formatação pré definidas que ajustam a aparência de um parágrafo.

Figura 11 Painel de tópicos

Os estilos que você encontrará são: Título mestre, Texto mestre, Segundo nível, Terceiro nível, Quarto nível e Quinto nível.

Estes estilos permitem redigir o texto em níveis hierárquicos. O nível mais alto é o de Título mestre e o mais baixo é o Quinto nível.

O estilo Título mestre é usado como título do slide. O PowerPoint cria um novo slide a cada vez que criarmos um Título mestre.

No modo Tópicos usamos a barra Estrutura de tópicos com vários botões para operar neste modo. Vamos analisar a função de cada um dos botões.

Elevar tópicos. Muda o estilo do parágrafo selecionado para o estilo um nível acima.

Rebaixar tópicos. Muda o estilo do parágrafo selecionado para o estilo um nível abaixo.

Mover tópicos para cima. Desloca o parágrafo selecionado para cima no texto.

Mover tópicos para baixo. Desloca o parágrafo selecionado para baixo no texto.

Recolher tópicos. Oculta os parágrafos de nível mais baixo do slide selecionado.

Expandir tópicos. Exibe parágrafos de nível mais baixo do slide selecionado, que estavam ocultos.

Recolher tudo. Oculta todos os parágrafos de nível mais baixo, deixando visíveis apenas os títulos mestre dos slides.

Expandir tudo. Exibe todos os parágrafos ocultos da apresentação.

Slide de resumo. Cria um slide especial para apresentações personalizadas. Veja mais detalhes em Apresentações personalizadas.

Mostrar a formatação. Alterna entre a exibição do texto na formatação em que será apresentado, ou então, em formatação simplificada.

O uso inteligente de texto

Seja muito econômico com textos. Use texto para despertar interesse, para enfatizar e resumir idéias.

Não escreva tudo na apresentação, até porque, tem que sobrar algo para você falar. A apresentação deve ser um apoio visual ao seu discurso.

Use fontes legíveis, simples e leves. Reserve as fontes mais decorativas somente para algum efeito especial.

Títulos devem ter mais destaque que o corpo de texto.

Adicionando slidesPara adicionar um slide em sua apresentação faça o seguinte:

1. Clique no menu Inserir e no comando Novo slide... Este comando cria um slide novo logo após o slide que estava selecionado. O painel de tarefas se abre para a seleção de um layout.

2. Clique no layout desejado.

O painel de tarefas tem várias opções de layout. Caso nenhum esteja adequado à sua necessidade, escolha o layout em branco.

Salvando a apresentaçãoEnquanto você não gravar sua apresentação pela primeira vez ela ficará com um nome provisório dado pelo PowerPoint. Por exemplo: Apresentação1. Quando você grava a apresentação, o nome dado a ela aparece na barra de título.

Figura 12. Caixa de Diálogo Salvar Como.

1. Para gravar uma apresentação pela primeira vez escolha no menu Arquivo a opção Salvar como... Você abrirá a caixa de diálogo Salvar como...

2. No campo Salvar em selecione a pasta em que você quer arquivar a apresentação. Geralmente o PowerPoint está configurado para usar a pasta Meus Documentos como padrão. Abaixo do campo Salvar em

você vê o conteúdo da pasta selecionada.

3. No campo Nome do arquivo digite o nome da sua apresentação.

4. No campo Salvar como tipo você deve escolher o formato em que será gravado o arquivo. A opção Apresentação salvará o arquivo como uma apresentação do PowerPoint xp. Esta é a escolha mais comum.

5. Clique em Salvar.

6. Para gravar as alterações feitas numa apresentação já nomeada basta escolher em Arquivo, a opção Salvar.

O PowerPoint tem no menu Arquivo a opção Salvar como HTML... Ela. aciona um assistente que grava a apresentação num formato para Internet

Use também o botão Novo slide da barra de

ferramentas padrão.

Use também o botão Salvar da barra de

ferramentas padrão

Escolhendo o tipo de arquivo

O normal é você salvar seu arquivo como uma apresentação do PowerPoint xp. Ela poderá ser usada em qualquer máquina que tenha instalado o PowerPoint xp, ou então, o Visualizador do PowerPoint.

Se a apresentação vai ser usada em máquinas com versões mais antigas do Office ou do Windows salve-a como um tipo compatível com as versões mais antigas. Por exemplo: se você vai usar a apresentação numa máquina com o Windows 3.1, salve-a como Apresentação do PowerPoint 4.0.

Salvando sua apresentação como um tipo de versão mais antiga, alguns dados podem se perder, pois, alguns recursos são exclusivos da versão mais recente.

O PowerPoint permite salvar apresentações em vários outros formatos de arquivos, como: HTML, WMF, RTF, JPEG ou GIF. Desta forma você pode criar trabalhos no PowerPoint e usá-los mais tarde em outros programas.

Abrindo uma apresentação existente1. Para abrir uma apresentação existente vá ao menu Arquivo e escolha

Abrir... Este comando traz a caixa Abrir, que é semelhante à de outros aplicativos Windows.

2. No campo Examinar: selecione a pasta que contém a apresentação desejada. Abaixo deste campo é exibido o conteúdo da pasta selecionada.

3. No campo Nome do arquivo digite o nome da apresentação.

4. No campo Arquivos do tipo você pode escolher que tipo de arquivos aparecerão na caixa de arquivos disponíveis. O PowerPoint consegue abrir apresentações geradas em versões anteriores do PowerPoint ou em alguns outros softwares de apresentação, tais como, HarvardGraphics e FreeLance.

5. Finalize clicando em Abrir.

Figura 13. Caixa de Diálogo Abrir.

Use também o botão Abrir da caixa de

ferramentas padrão

Abrindo apresentações de outras versões e softwares

Para o PowerPoint abrir uma apresentação gerada em outra versão do programa ou mesmo no software de outro fabricante é preciso que ele tenha o filtro de conversão correto.

Um filtro de conversão é um arquivo que contém os procedimentos necessários para converter uma apresentação do formato em que ela se encontra para o formato que o PowerPoint reconhece.

Cada computador pode apresentar uma lista diferente de filtros de conversão disponíveis. Isso ocorre porque durante a instalação do PowerPoint o usuário decide quais filtros vai instalar.

Para adicionar ou remover filtros de conversão de seu computador use o programa de instalação do Office. Se você tem problemas de espaço em disco, instale apenas os filtros que de fato precisa.

Trabalhando com Imagens

O PowerPoint tem vários recursos gráficos. Você pode desenhar dentro do programa usando suas ferramentas de desenho vetorial, pode inserir figuras prontas através do Media Gallery, ou através do comando Inserir/Figura. Pode, também, importar objetos gráficos de outros programas.. Neste capítulo veremos como desenhar no PowerPoint e como usar o Media Gallery .

Desenhando no PowerPointAs ferramentas de desenho do PowerPoint são vetoriais, ou seja, todos os desenhos são criados como uma composição de retas, curvas e preenchimentos que o computador trata como instruções matemáticas.

Imagens em formato de mapa de bits, como fotografias escaneadas, podem se colocadas num slide, mas, não podem ser editadas com as ferramentas do PowerPoint.

Para desenhar no PowerPoint você usará os botões da Barra de Desenho. Vejamos o que cada botão faz.

Caixa de Texto

No PowerPoint uma caixa de texto é considerada um objeto de desenho. Já falamos sobre este recurso em Trabalhando com texto.

Linha

Permite criar uma linha no slide. Para usar o comando:

1. Clique no botão Linha.

2. No slide, clique sobre o local onde começará a linha.

3. Segure o mouse apertado e leve o ponteiro até o ponto onde terminará a linha.

4. Solte o botão do mouse.

Seta

Cria uma seta no slide. Para usar o comando:

1. Clique no botão Seta.

2. No slide, clique sobre o ponto onde começará a seta.

3. Segure o botão do mouse apertado e leve o ponteiro até o local onde ficará a ponta da seta.

4. Libere o mouse.

Retângulo (e quadrado)

Para produzir um retângulo no slide faça o seguinte:

1. Clique no botão Retângulo.

2. No slide, clique sobre o local onde ficará um dos cantos do retângulo.

3. Mantenha o botão do mouse apertado e leve o ponteiro ao ponto onde ficará o canto oposto do retângulo.

4. Solte o mouse.

Para produzir um quadrado siga o mesmo método usado para o retângulo, mas mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica sobre o slide.

Para produzir um retângulo ou um quadrado iniciando pelo centro e não pelo canto, pressione a tecla CTRL enquanto desenha o objeto.

Elipse (e círculo)

Para fazer uma elipse no PowerPoint, imagine-a encaixada dentro de um retângulo imaginário Para desenhar faça o seguinte:

1. Clique no botão Elipse.

2. Clique sobre o local onde ficará um canto do retângulo imaginário.

3. Segure o botão do mouse apertado e leve o ponteiro até onde ficará o canto oposto do retângulo imaginário.

4. Solte o mouse. A elipse aparecerá encaixada dentro do retângulo imaginário.

Para gerar um círculo siga o procedimento usado para a elipse, apenas mantendo a tecla SHIFT pressionada enquanto clica no slide.

Para obter elipses e círculos a partir do seu centro, siga o procedimento normal, mas mantenha a tecla CTRL pressionada durante a operação.

AutoFormas

O botão AutoFormas abre um menu onde você encontra formas variadas, como setas, balões para diálogo e blocos para fluxogramas, entre outras.

Algumas dessas AutoFormas tem alças de ajuste que podem ser arrastadas com o mouse.

Curvas

Para criar curvas no PowerPoint use a opção Curva, presente em AutoFormas/Linhas. A curva pode ser aberta ou fechada e pode ter vários nós. Para criar uma curva, faça o seguinte:

1. Clique no botão Curva

2. Clique e solte sucessivamente nos locais onde ficarão os nós da curva.

3. Para encerrar a criação da curva há duas alternativas: clicar novamente sobre o primeiro nó, ou então, dar um duplo clique para criar o último nó.

A alça de ajuste é um pequeno diamante amarelo que aparece quando uma AutoForma é selecionada.. Use-a para modificar a forma do objeto.

Forma livre

Para criar uma forma livre use a opção Forma livre disponível em AutoFormas/Linhas. A Forma livre pode ser aberta ou fechada. Para criá-la você pode usar segmentos de reta ou mesmo traçado à mão livre. Proceda do seguinte modo:

1. Clique no botão Forma livre.

2. No slide, clique sobre o primeiro nó da Forma.

3. Se após o clique você soltar o mouse será criado um segmento de reta. Se você segurar o mouse apertado, será possível traçar à mão livre.

4. Leve o ponteiro até o local do segundo nó e clique, ou libere o mouse se você estava traçando à mão livre.

5. Clique sucessivamente para criar os nós da forma livre.

6. A forma só se completa quando você clicar novamente no primeiro nó, ou se você der um duplo clique que criará o último nó.

À mão livre

Para traçar uma linha à mão livre use a opção Rabisco, presente em AutoFormas/Linhas.

1. Clique em Rabisco.

2. No slide, clique para iniciar o traçado. Mantenha o mouse apertado enquanto traça.

3. Libere o mouse.

Botões de ação

Os botões de ação podem ser clicados com o mouse durante uma apresentação. Ao clicar, com o mouse o apresentador pode conseguir vários resultados, como pular para o slide seguinte, recuar para o slide anterior, emitir um som, rodar um clip, etc... Veremos mais detalhadamente como trabalhar com botões de ação em Botões de Ação.

Conectores

Conectores são linhas presas a dois nós. Se você mover um dos nós, o conector também se altera para manter os nós conectados. Todo conector tem um losango amarelo que permite alterar a forma do conector.

Modificação de imagensQualquer modificação num objeto do PowerPoint só pode ser feita se o objeto estiver selecionado.

Seleção

Para selecionar um objeto de desenho dê um clique de mouse sobre ele. Aparecerão alças de dimensionamento em torno dele. Se o objeto for uma caixa de texto ela ficará realçada.

Alças de dimensionamento são pequenos círculos brancos que aparecem quando um objeto está selecionado, que podem ser arrastadas com o mouse para alterar o tamanho do objeto.

Seleção múltipla

Para selecionar vários objetos em conjunto faça o seguinte:

1. Clique com o mouse sobre o primeiro objeto.

2. Pressione e mantenha pressionada a tecla SHIFT

3. Clique sucessivamente nos demais objetos que você quer selecionar.

4. Para desfazer a seleção de um dos objetos clique novamente sobre ele enquanto pressiona SHIFT.

Para seleção múltipla, use também o botão Selecionar objetos da barra de desenho. Arrastando o mouse, crie um retângulo de seleção múltipla em volta dos objetos desejados.

Redimensionamento

É possível alterar o tamanho e as proporções de um objeto. Isso se consegue arrastando as suas alças de dimensionamento.

Para alterar o tamanho e as proporções do objeto simultaneamente, arraste qualquer uma das suas alças de dimensionamento.

Para alterar o tamanho e manter as proporções do objeto, arraste uma de suas alças de canto enquanto mantém pressionada a tecla SHIFT.

Para alterar o tamanho e as proporções do objeto mantendo fixo na tela o centro do objeto, arraste as alças de dimensionamento enquanto pressiona CTRL.

Preenchimento

Opções para o preenchimento de figuras são encontradas no botão Cor do preenchimento da barra de desenho. Faça assim:

1. Selecione o objeto.

2. Se a cor que você deseja aparece sob a latinha do botão Cor do

preenchimento, apenas clique na latinha.

3. Se você quer outra cor, clique na seta do botão Cor do preenchimento.

4. Clique numa cor, ou em Mais cores de preenchimento.

5. Se você quer escolher outros padrões de preenchimento clique em Efeitos de preenchimento. Surgirá uma caixa de diálogo onde é possível definir gradientes, hachuras, texturas e preenchimento com figuras.

Figuras semi transparentes podem ser obtidas ajustando a porcentagem de transparência na caixa de diálogo Mais cores de preenchimento.

Opções para linhas

Alguns botões da barra de desenho fazem a formatação de linhas. Vamos chamar de linha tanto um segmento de reta, como um rabisco, uma curva aberta ou o traço que contorna uma figura fechada.

Cor da linha

O botão Cor da linha na barra de desenho permite definir cor e padrão da linha selecionada. Use-o assim:

1. Selecione uma linha ou uma figura.

2. Se a cor desejada para a linha aparecer sob o pincel do botão Cor da

linha, basta clicar no pincel.

3. Para escolher outra cor clique na seta do botão Cor da linha.

4. Clique numa cor ou escolha Mais cores de linha....

Estilo da linha

No botão Estilo da linha, da barra de desenho é possível escolher a espessura da linha, se ela será contínua ou tracejada, se simples ou dupla, etc..

No menu do botão Estilo da linha temos a opção Mais linhas... que nos leva para a caixa de diálogo Formatar AutoForma (ou Formatar Figura). Com esta caixa podemos fazer uma formatação mais detalhada do estilo da linha.

Estilo do tracejado

O botão Estilo do tracejado da barra de desenho permite escolher como será o tracejado de uma linha selecionada.

Estilo da seta

O botão Estilo da seta permite definir setas para uma linha. Este comando só fica disponível quando selecionamos linhas, setas ou formas abertas.

No menu que este botão abre temos a opção Mais setas... que nos leva à caixa de diálogo Formatar AutoForma.

Moldura

É possível colocar uma moldura ao redor de figuras prontas inseridas no PowerPoint com o Clip Gallery ou pelo comando Inserir/Figura. Faça o seguinte:

A espessura da linha é medida em pontos. O ponto é uma medida

da indústria gráfica. 72 pontos equivalem a

uma polegada.

Use também os botões de formatação de linha

da barra de desenho

1. Selecione a figura.

2. No menu Fomatar escolha Figura.

3. A caixa de diálogo Formatar Figura aparece e será possível definir a moldura.

4. Termine, clicando o botão OK.

Sombra

Use o botão Sombra da barra de desenho para aplicar uma sombra ao objeto selecionado. O menu que este botão abre nos dá inúmeras opções de sombras, inclusive sombra semi transparente.

Efeito 3D

Use o botão 3-D da barra de desenho para criar um efeito 3D com o objeto selecionado.

Use os efeitos pré-definidos, ou então personalize o efeito clicando na opção Definições de 3-D... Esta opção abre uma barra flutuante que permite girar o objeto, prolongá-lo, alterar o ângulo da iluminação e mudar a cor do efeito.

Giro

É possível girar um objeto de desenho de vários modos. Os comandos de giro estão disponíveis no menu Desenhar da barra de desenho. O sub-menu Girar ou inverter tem as seguintes opções:

Girar livremente. Ao clicar neste comando aparecem quatro alças em forma de bolinhas verdes em volta do objeto selecionado. Arraste as bolinhas para girar o objeto em torno de seu eixo. Use também o botão Girar livremente da barra de desenho.

Girar para a esquerda. Ao clicar neste comando o objeto selecionado dará um giro de 90º em torno de seu eixo no sentido anti-horário.

Girar para a direita. É semelhante ao anterior, mas o giro se dá no sentido horário.

Inverter verticalmente. Com este comando o objeto selecionado sofre um giro de 180º. Use-o para deixar os objetos de ponta cabeça.

Inverter horizontalmente. Use este comando para obter uma imagem espelhada do objeto.

É possível girar vários objetos simultaneamente. Faça uma seleção múltipla e execute um comando de giro. Observe que cada objeto gira em torno de seu próprio eixo. Se você quer manter as posições relativas entre os objetos, primeiro agrupe-os, para depois girar o conjunto.

Para girar livremente um objeto em torno de um de seus cantos mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto gira o objeto.

Alinhamento

O PowerPoint alinha e distribui objetos de várias formas. Os comandos para alinhamento e distribuição estão no botão Desenhar da barra de desenho, na opção Alinhar ou distribuir. Para usá-los faça o seguinte:

1. Selecione os objetos que serão alinhados.

2. Clique em Desenhar e na opção Alinhar ou distribuir.

3. Escolha a opção de alinhamento ou distribuição desejada.

Agrupamento

O agrupamento de objetos é útil na construção de figuras compostas. Por exemplo: para desenhar a Bandeira do Brasil, você usará um retângulo verde, um losango amarelo, um círculo azul, uma curva branca, um texto e estrelas. Depois que os objetos estiverem desenhados e colocados nas suas

posições, selecione-os e agrupe-os. A partir daí eles se comportarão como um objeto único, que pode ser movido e redimensionado sem desmontar o conjunto. Para usar os comandos de agrupamento faça o seguinte:

1. Selecione os objetos que deseja agrupar.

2. Clique no botão Desenhar da barra de desenhos.

3. Clique em Agrupar.

4. Para desagrupar um conjunto, selecione-o e clique na opção Desagrupar.

5. Para agrupar novamente objetos que foram desagrupados, selecione um dos objetos e clique na opção Reagrupar

Ordem de empilhamento

Os objetos colocados no slide seguem uma ordem de empilhamento. O segundo objeto inserido sobrepõe o primeiro, o terceiro objeto sobrepõe o segundo, e assim por diante até o último objeto, que sobrepõe todos. Para alterar a ordem de um objeto na pilha faça o seguinte:

1. Selecione o objeto.

2. Clique no botão Desenhar, e depois, em Ordem.

Nem todo objeto pode ser girado. Por exemplo: não é

possível girar imagens em formato de mapa

de bits.

3. Escolha uma das opções: O comando Trazer para frente coloca o objeto na frente de todos os outros. O comando Enviar para trás manda o objeto para a camada mais baixa. Os comandos Avançar e Recuar

permitem mover o objeto na pilha, um nível por vez.

Encaixe

Para facilitar o posicionamento dos objetos no slide use os recursos do comando Grades e guias, que fica no menu Desenhar da barra de desenho. Este comando interfere no modo como os objetos são movimentados pelo slide.

Digamos que você pretenda colocar no slide uma seqüência de retângulos, um do lado do outro, bem alinhados e com os lados encostados. Isso pode ser feito usando as opções de alinhamento e distribuição, mas a solução mais rápida é usar encaixe. Há duas opções: encaixe na grade e encaixe na forma.

Ativando a opção Encaixar objetos na grade o objeto movido é encostado nas linhas mais próximas da grade.

Ao ativar a opção Encaixar objetos em outros objetos o objeto movido é encostado nos objetos próximos.

Quando uma das opções de encaixe está ativa, dá para ver que os objetos se movem em pequenos saltos.

Em certos casos pode ser necessário desativar o encaixe para poder colocar o objeto numa posição específica.

Figura 14 Caixa de diálogo Grades e guias

A grade é um conjunto de linhas horizontais e verticais invisíveis que

quadriculam a área de trabalho.

Guias

Para ajudar no posicionamento dos objetos, você pode usar as guias. Para exibi-las vá ao menu Exibir e ative a opção Grades e guias. Marque a opção Exibir guias de desenho na tela. Surgirão na tela duas linhas pontilhadas, uma vertical e outra horizontal, que podem ser arrastadas com o mouse e servem para orientar a colocação de objetos no slide.

WordArtO WordArt é ideal para criar textos com efeitos artísticos. Com ele criamos textos com efeitos 3D, com curvaturas, com efeitos de cor especiais, etc.

Para criar um texto artístico com o WordArt faça assim:

1. Inicie o programa clicando no menu Inserir, em Figura e em Wordart...

2. Selecione um estilo para o texto artístico e clique em OK.

3. Digite o texto na caixa de diálogo. Se quiser, formate a fonte do texto.

4. Clique em OK. O texto artístico será inserido na apresentação.

Figura 15 Caixa de diálogo WordArt Gallery

Exiba também a régua, para ter noção das dimensões do slide

e dos objetos.

Figura 16 Caixa de diálogo Editar texto de WordArt

Formatando o texto artístico

Depois de criar o texto artístico, você pode formatá-lo. Enquanto ele estiver selecionado, veremos a barra do WordArt na tela. Os botões desta barra nos permitem fazer ajustes como:

WordArt Gallery: Você escolhe um estilo pronto na galeria.

Editar texto: Você digita o texto novamente.

Forma da WordArt: você escolhe a forma do texto artístico.

Altura de caracteres: ativo deixa maiúsculas e minúsculas com mesma altura.

Orientação, alinhamento e espaçamento: alteram a distribuição do texto.

Figura 17 Barra de WordArt

Clip-artPara inserir imagens prontas, armazenadas no computador, em sua apresentação, faça assim:

1. Clique no menu Inserir, em Figura e em Clip-art...

2. Abre-se o Painel de tarefas, do lado direito da tela, com a opção Inserir clip-art.

3. Digite uma palavra chave em Pesquisar por texto, se quiser que o PowerPoint procure uma figura que se encaixe no assunto da palavra chave. Por exemplo: para encontrar imagens de animais, digite a palavra chave animais. Em seguida, clique em Pesquisar.

4. Clique na imagem, para inseri-la no documento.

Figura 18 Painel de tarefas Inserir clip-art

Media GalleryPara você controlar as coleções de imagens de seu computador, existe o Media Gallery. Para acessá-lo, faça assim:

1. No menu Inserir, clique em Figura e depois em Clip-art...

2. Clique no link Media Gallery.

Figura 19 Media Gallery

O Media Gallery é um aplicativo servidor da Microsoft que trabalha em conjunto com outro programa cliente como o PowerPoint.

O Media Gallery é um catálogo de imagens, sons, animações, vídeos e outras mídias. Com ele, reunimos num único local amostras de imagens, sons e vídeos armazenados no seu micro ou na sua rede. Deste modo, fica prático localizar as mídias que você precisa.

Quando você acionar o Media Gallery encontrará um catálogo montado, mas a qualquer momento é possível gerenciá-lo, acrescentando, movendo ou removendo itens.

Figuras do arquivoÉ possível inserir figuras no documento sem usar o Media Gallery. Basta procurar o arquivo de imagem diretamente. Faça assim:

1. Clique em Inserir, em Figura e em Do arquivo... Surgirá a caixa de diálogo Inserir Figura.

2. Selecione a pasta em que a figura está.

3. Selecione o tipo do arquivo a ser aberto.

4. Digite o nome do arquivo de imagem, ou selecione-o na caixa de conteúdo.

Use também o botão Inserir clip-art da barra de desenho

5. Se você não encontrou o arquivo, use as ferramentas de pesquisa disponíveis na caixa.

6. Clique em Inserir.

Figura 20. Caixa de Diálogo Inserir Figura.

Editando figuras inseridasPara uma figura inserida no slide ser editada, é preciso que o seu tipo seja compatível com as ferramentas de edição do PowerPoint.

O PowerPoint só edita figuras em determinados formatos vetoriais, como arquivos do tipo wmf, cdr, drw e eps.

Imagens em formato de mapa de bits não podem ser editadas pelo PowerPoint. Neste caso modifique a imagem num programa gráfico apropriado antes de trazê-la para o PowerPoint.

Figuras inseridas pelo comando Inserir/Objeto... podem ser editadas pelo programa que as gerou. Basta dar um duplo clique na imagem para chamar as ferramentas de edição do programa gerador.

Bitmaps

Neste capítulo vamos falar de imagnes bitmps, como inseri-las na apresentação e como editá-las.

Imagens vetoriais e bitmapsOs arquivos de imagem de computador podem ser classificados em dois grandes grupos: as imagens vetoriais e os mapas de bits, ou bitmaps.

Desagrupe as figuras inseridas para poder

edita-las.

Imagens vetoriais são arquivadas na memória como um conjunto de instruções matemáticas para o computador redesenhar a imagem na tela sempre que necessário, utilizando para isso formas geométricas básicas, como retângulos, círculos, linhas e curvas. A bandeira do Brasil é um bom exemplo de imagem que pode ser armazenada em forma vetorial, pois ela pode ser desenhada a partir de um conjunto de figuras geométricas simples.

Imagem bitmap

Grace KellyBitmpas, ou mapas de bits são arquivos de imagem que memorizam a imagem como se fosse um conjunto de pontos coloridos. Você percebe isso quando amplia bastante uma imagem bitmap.

Veja no quadro algumas diferenças entre imagens vetoriais e bitmaps.

Imagem vetorial Bitmap

Ideal para imagens que podem ser desenhadas a partir de formas geométricas simples.

Ideal para imagens que têm muitas variações de tom e detalhes que não podem ser desenhados a partir de formas geométricas simples, como é o caso das fotografias.

Pode ser ampliado ou reduzido sem alterar a qualidade.

Ao ser ampliado, perde qualidade, pois começam a ficar visíveis os pontos que formam a imagem.

Formatos mais usados: wmf, cdr, eps, drw.

Formatos mais usados: gif, jpg, bmp, pxc, png, tif.

Programas para trabalhar com imagens

vetoriais: Corel Draw, Adobe Ilustrator, AutoCAD.

Programas para trabalhar com mapas de

bits: Photo Shop, Photo Paint, Photo Editor.

Iagem vetorial

Figura 21 Detalhe da foto de Grace Kelly.

Observe no detalhe, que imagens bitmaps ampliadas parecem um mosaico de quadrados coloridos.

Talvez você já tenha percebido que o PowerPoint não edita bitmaps. Se você quiser fazer alguma alteração numa imagem desse tipo deve recorrer a um programa apropriado, antes de inserir a imagem no slide.

Microsoft Photo EditorVamos estudar um pouco do programa Microsoft Photo Editor, que faz edição de bitmaps. Ele é fornecido no pacote Microsoft Office.

O Photo Editor é um programa simples, que não tem os recursos dos programas profissionais de tratamento de imagens, mas é bem fácil de usar e resolve muitos problemas do nosso dia a dia.

Para iniciar o programa clique em Programas/Ferramentas do Microsoft

Office/Microsoft Photo Editor.

Figura 22 Janela do Microsoft Photo Editor

Vejamos algumas tarefas que você pode executar com o Photo Editor.

Cortar a imagem

Quando você quer obter um detalhe da imagem, faça assim:

1. Com a ferramenta selecionar, escolha a área da imagem desejada.

2. Clique em Copiar.

3. No menu Editar, clique em Colar como nova imagem.

Pronto. Você obteve uma nova imagem, a partir de um detalhe da anterior.

Figura 23 Detalhe cortado da imagem Grace Kelly.

Redimensionar uma imagem

Para alterar as dimensões de uma imagem bitmap use o comando Editar/Redimensionar.

Figura 24 Caixa de diálogo Redimensionar

Com isso, você altera também o tamanho do arquivo. Esta operação é bem útil quando você quer reduzir o tamanho do arquivo de imagem.

Digitalização de imagem

Você pode usar o Photo Editor para escanear uma imagem. Para isso, você precisa ter um scanner instalado corretamente no seu computador.

Para começar o processo basta clicar em Arquivo/Digitalizar imagem.

Girar a imagem

Use o comando Girar, do menu Imagem, para obter giros de 90 em 90 graus na imagem.

Figura 25 Imagem de Grace Kelly com giro 90 graus à esquerda

Figura 26 Caixa de diálogo Girar

Efeitos especiais

O Photo Editor permite aplicar vários efeitos especiais na imagem. Escolha um no menu Efeitos.

Figura 27 Imagem de Grace Kelly com efeito nanquim

Utilize o Photo Editor sempre que precisar fazer edições mais simples de imagens bitmap.

Adicionando objetos

Um objeto pode ser uma tabela, um gráfico, um organograma, uma imagem, uma seqüência de som, um clip de vídeo, um texto, enfim, qualquer elemento independente que você acrescenta ao slide. O PowerPoint aceita vários tipos de objetos. Neste capítulo veremos como inserir os objetos mais comuns em apresentações.

TabelasPara inserir uma tabela no slide faça o seguinte:

1. Clique no menu Inserir e no comando Tabela... Surgirá a caixa de diálogo inserir Tabela.

2. Defina o número de colunas e linhas da tabela e clique em OK.

A tabela é inserida no slide e a barra Tabelas e bordas fica visível. A barra tem ferramentas para formatar e modificar a tabela enquanto ela estiver selecionada.

Figura 28 Caixa de diálogo Inserir tabela

Com os comandos da barra Tabelas e bordas podemos fazer tarefas como:

Definir bordas para as células.

Definir preenchimento para as células.

Definir o alinhamento vertical do texto nas células.

Dividir ou mesclar células.

Desenhar novas células à mão livre.

Figura 29 Barra Tabelas e bordas

DiagramasDiagramas são representações gráficas de conceitos e idéias. No PowerPoint podemos criar vários tipos de diagrama. Vamos exemplificar com um tipo específico: o organograma.

Organogramas são a representação gráfica da estrutura de cargos de uma empresa ou instituição. Um organograma é construído com linhas, retângulos e textos. Em princípio podemos fazer um organograma com as ferramentas da barra de desenho. O PowerPoint, porém, tem um recurso mais prático para criar organogramas.

Para inserir um organograma no slide faça o seguinte:

1. Clique no menu Inserir, e em Diagrama. Surgirá a caixa de diálogo Galeria de diagramas.

2. Selecione a opção Organograma e clique em OK para iniciar a criação.

Figura 30 Galeria de diagramas

Figura 31 Slide com organograma.

Criando um organograma

Ao selecionar a opção organograma, um organograma básico aparece na tela.

Os retângulos representam pessoas e cargos e as linhas que ligam os retângulos mostram as relações entre os cargos.

Clicando sobre os textos podemos inserir o nome das pessoas e das funções.

Na barra de organogramas, temos botões para inserir mais quadros no organograma. Não precisamos nos preocupar com o traçado das linhas e com a distribuição dos retângulos. O programa faz isso por nós. Precisamos apenas definir a hierarquia das funções e digitar os textos.

Nos menus do programa temos vários comandos de formatação, onde podemos definir estilo do organograma, cor dos retângulos, espessura das linhas, sombreado, etc.

O resultado final pode ficar parecido com este exemplo:

Figura 32 Exemplo de organograma

GráficosPodemos melhorar a qualidade da apresentação com gráficos sofisticados e de ótima apresentação. A criação de gráficos no PowerPoint é feita com o programa Microsoft Graph, que faz parte do pacote Office.

Para inserir um gráfico no slide faça assim:

1) No menu Inserir, clique em Gráfico... A janela do PowerPoint mudará um pouco. Observe as mudanças:

a) Surgirão os menus Dados e Gráfico na barra de menus.

b) Será exibida a barra de gráfico e as outras barras ficarão ocultas.

c) No slide surgirá um gráfico padrão.

d) Será exibida a planilha de dados para digitarmos os valores do gráfico.

2) Crie o gráfico. Veremos como fazer isso em seguida.

3) Clique na área de trabalho do PowerPoint para sair do Microsoft Graph e voltar ao slide.

Figura 33 Gráfico padrão

Figura 34 Barra de menus e barras de gráfico

Figura 35 Planilha de dados de gráfico

Criando um gráfico

Depois de iniciar o Microsoft Graph temos que criar o gráfico seguindo algumas etapas. Vejamos:

1. Selecione os valores padrão digitados na planilha de dados e tecle DELETE para eliminá-los. Assim podemos digitar os dados do nosso gráfico.

2. Digite os valores nas células do gráfico na planilha como no exemplo seguinte que é sobre a evolução da população brasileira.

3. No menu Dados clique em Seqüência em linhas para definir de que modo os dados estão organizados na planilha.

4. No menu Gráfico clique em Tipo de gráfico... para abrir a caixa de diálogo Tipo de gráfico.

5. Selecione o tipo de gráfico que deseja. No exemplo escolhemos o gráfico de colunas tri dimensional.

Figura 36 Exemplo de planilha de dados com evolução da população brasileira em milhões

Figura 37 Caixa de diálogo Tipo de gráfico

6. No menu Gráfico clique em Opções de gráfico para abrir a caixa de diálogo correspondente.

7. Na caixa Opções de gráfico digite o título do gráfico, o título do eixo horizontal

(x) e do eixo vertical (y).

8. Na guia Legenda desmarcamos a opção Mostrar Legenda, pois no nosso exemplo ela é desnecessária.

9. Na guia Rótulos de dados marcamos a opção Mostrar valor para que o número de habitantes aparecesse acima de cada coluna do gráfico.

10.No final clique em OK.

Figura 38 Caixa de diálogo Opções de gráfico

Pronto o gráfico foi criado. Feche a planilha de dados para ver o resultado no slide.

Figura 39 Exemplo de gráfico não formatado

Formatando o gráfico

Geralmente o gráfico recém criado precisa de alguns ajustes para ficar com a aparência ideal. Podemos formatar seus elementos usando o menu Formatar ou os botões da barra de gráfico.

Para formatar as partes do gráfico faça o seguinte:

1. Selecione com o mouse o item do gráfico que quer formatar. Passando o mouse sobre o gráfico você verá etiquetas identificando as suas partes, que são: Área de plotagem, área de gráfico, título do gráfico, título da categoria x, título da categoria y, parede, colunas, grade, etc.

2. No menu Formatar, clique no comando para formatar o item selecionado.Surgirá a caixa de diálogo para formatação do item selecionado.

3. Defina a formatação de cada item do gráfico.

Veja como fica o gráfico depois de formatado.

Figura 40 Exemplo de gráfico formatado

Som e vídeoO uso de sons e vídeos numa apresentação envolve duas questões: primeiro, colocá-los no slide e segundo, definir como executá-los, durante a apresentação.

Sons e vídeos do Media Gallery

O Media Gallery também localiza som e vídeo. Basta escolher um som ou um vídeo do catálogo e depois clicar no ícone Inserir. O catálogo de sons e vídeos pode ser atualizado do mesmo modo que fazemos com clip-arts e figuras.

Os sons são inseridos no slide como ícones de som. Você

deve escolher entre a audição automática, durante a exibição do slide, ou audição ao clique do mouse.

Os vídeos são inseridos no slide como uma amostra estática. Você deve escolher pela apresentação imediata ou só quando a amostra for clicada.

Sons e vídeos do arquivo

Arquivos de som e vídeos podem ser inseridos diretamente no slide a partir do arquivo. Use o comando Inserir/Filmes e sons... Neste caso o arquivo não precisa estar catalogado no Clip Gallery.

Sons e vídeos de outros programas

Com o comando Inserir/Objeto... é possível inserir som e vídeo no PowerPoint, usando dispositivos de reprodução multimídia como o Quick Time, ou outros, listados na caixa Tipo de objeto.

A diferença entre esta alternativa e o uso de filmes e sons do Media Gallery está no dispositivo que executará o clipe. O Media Gallery utiliza os dispositivos próprios do PowerPoint, enquanto que a opção Inserir/Objeto... permite escolher outros dispositivos de execução.

Faixa de CD musicalPara usar uma faixa de CD musical em sua apresentação faça o seguinte:

1. No menu Inserir, escolha Filmes e sons... e Tocar faixa de áudio do CD...

2. Surgirá a caixa de diálogo Opções de filme e som. Escolha as faixas do CD que serão executadas, definindo o início e o fim da execução.

3. Clique em OK. Será criado um ícone no slide. Clicando nele durante a apresentação, será executado o intervalo de música escolhido.

Figura 41. Caixa de Diálogo Opções de filme e som

Gravando uma narraçãoSe você usa um computador com microfone e placa de som será possível gravar uma narração para ser ouvida durante a exibição dos slides. A narração aparecerá como um ícone de som no rodapé dos slides e será executada automaticamente quando a apresentação rodar. Para gravar uma narração faça o seguinte:

1. No menu Apresentações... escolha Gravar narração...

2. Surgirá a caixa de diálogo Gravar narração. Nesta caixa você verá quanto tempo de narração pode ser gravado no espaço livre de seu disco.

Figura 42 . Caixa de Diálogo Gravar Narração

3. Para alterar a qualidade da gravação, escolha Alterar qualidade...

4. Se você vai deixar o arquivo de narração vinculado, tique a opção Vincular narrações em...

5. Clique em OK. O PowerPoint irá para o modo apresentação de slides. Comece a narrar, usando o microfone.

6. Você pode ir avançando para os slides seguintes enquanto narra. Em todo slide com narração aparecerá um ícone de som no rodapé.

7. Para fazer uma pausa na narração clique no slide com o botão direito do mouse e escolha Pausar narração.

8. Para continuar uma narração pausada, clique no botão direito do mouse e escolha Reiniciar narração.

9. Ao final da apresentação surgirá uma caixa de diálogo perguntando se os intervalos de narração devem ser mantidos. Clique em Sim, caso você queira usar os intervalos estabelecidos durante a gravação.

Narrações não podem ser editadas. Para modificar uma parte será necessário refazer a narração inteira

Objetos de outros programasAtravés do comando Inserir/Objeto... é possível abrir outros programas, como o Paint, ou o Word ou o Excel, dentro do PowerPoint, para criar os objetos que você precisa.

A lista de programas que aparece na caixa de diálogo Inserir objeto varia de um computador para outro. Nela aparecem os programas instalados no computador e que suportam a tecnologia OLE.

Diminuindo a qualidade da

gravação, diminui o espaço ocupado em

disco pelo arquivo de som.

A tecnologia OLE permite inserir e editar diretamente objetos de

um aplicativo em outro.

Figura 43.Caixa de Diálogo Inserir objeto.

Quando inserimos um objeto de outro programa criamos uma área dentro do documento onde é possível usar todos os recursos do outro programa. A desvantagem de inserir objetos é que trabalhamos com dois programas simultaneamente e isso pode deixar o computador sobrecarregado.

Trabalhando com padrões

Para sua apresentação ter qualidade é importante que tenha unidade. Você até pode fazer um slide totalmente diferente do outro, mas pense se isso vai causar uma boa impressão. Criando padrões você dará mais personalidade à sua apresentação. O PowerPoint lhe ajuda nesta tarefa, pois, tem modelos, assistentes e estruturas prontas para você escolher. Vamos ver como usá-los neste capítulo.

A aparência dos slidesA aparência dos slides é fundamental para o sucesso de uma apresentação, mas, criar um slide com um visual atraente e equilibrado, não é tão fácil quanto parece. Felizmente o PowerPoint nos ajuda, com várias opções de configuração de slide prontas para uso.

Layout do slide

A primeira escolha a fazer quando criamos um slide é definir seu layout. No painel de tarefas/layout do slide, temos várias opções, que costumam resolver a maioria das necessidades.

Se você não tem certeza se o layout escolhido é o ideal, não se preocupe. A qualquer momento é possível alterá-lo.

Para mudar o layout de um slide clique em Formatar e em Layout do slide...

para abrir o Painel de tarefas na página Layout do slide.

Figura 44. Painel de tarefas.

Design do slide

No menu Formatar, clique em Design do slide para abrir o painel de tarefas na página de design do slide.

Modelos de design

Um modelo de design é um conjunto de configurações que se aplica à apresentação inteira.

O PowerPoint possui uma grande variedade de mdelos prontos. Para escolher uma faça assim:

1. Clique em Formatar e em Design do slide. Isto abrirá o painel de tarefas na página Modelos de design.

2. Clique em um modelo para aplicá-lo à sua apresentação.

Para encontrar mais modelos no seu computador, clique no link procurar do painel de tarefas.

Figura 45. Caixa de Diálogo Aplicar modelo de estrutura.

Mais tarde você pode alterar os modelos. Se você não gostou do modelo usado, basta escolher outro no painel de tarefas.

Esquema de cores

Quando você cria uma apresentação o PowerPoint se encarrega de criar um esquema de cores para os slides. Neste esquema ficam definidas as cores do texto, do segundo plano, das sombras, das linhas, dos preenchimentos, etc.

Para alterar o esquema de cores do slide clique no link Esquema de cores e escolha um esquema.

Para alterar um esquema clique no link Editar esquema de cores.

Use fundos claros para transparências e

fundos mais escuros para exibição em tela.

Figura 46. Caixa de Diálogo Editar esquema de Cores

Plano de fundo

Para definir o preenchimento do segundo plano do slide clique em Formatar e em Plano de fundo... Surgirá a caixa de diálogo Plano de fundo. Através dela é possível colocar texturas, gradientes e figuras no plano de fundo do slide.

Figura 47.Caixa de Diálogo segundo Plano.

Slide mestre

No menu Exibir clique em Mestre e em Slide mestre. Com isto veremos o Slide mestre da apresentação.

O slide mestre contém os objetos e definições que são válidos para todos os slides. O que é inserido no slide mestre aparece em todos os slides da apresentação.

Se você quer alterar o estilo do texto em toda a apresentação, altere no slide mestre e todos os slides seguirão o novo estilo. Se você quer

O botão Aplicar a tudo aplica as

definições a todos os slides da apresentação.

Um objeto inserido no slide mestre só pode ser editado no slide mestre.

que o logotipo da sua empresa apareça em todos os slides da apresentação coloque-o no slide mestre.

Cabeçalho e rodapé

Os slides podem ter um rodapé mostrando data, um texto e a numeração do slide. Para incluir estes itens na apresentação clique em Exibir e em Cabeçalho e rodapé...

A caixa de diálogo Cabeçalho e rodapé permite definir quais itens serão incluídos no rodapé do slide. Esta mesma caixa de diálogo serve para definir o cabeçalho e o rodapé das folhas de anotações.

Figura 48. Caixa de Diálogo Cabeçalho e Rodapé.

Usando modelosTodas as apresentações do PowerPoint seguem um modelo. Mesmo uma apresentação em branco segue um modelo, pois, nela já estão definidas várias coisas como fonte do texto, cor do plano de fundo,

cor dos sombreamentos, fonte dos rodapés, etc.

Modelos são arquivos que contém uma parte das configurações que dão forma à sua apresentação.

Vejamos como criar uma apresentação baseada num modelo:

1. Inicie o PowerPoint. Surgirá o painel de tarefas com a página Nova apresentação.

2. Clique no link Modelos gerais, para abrir a caixa de diálogo Modelos.

3. Escolha um modelo e clique em OK.

Para formatar o texto do rodapé exiba o slide

mestre.

Se o PowerPoint já estiver rodando clique em Arquivo / Novo...

Figura 49 Caixa de diálogo Nova apresentação

Modificando modelos

Ao criar uma apresentação, o PowerPoint copia as configurações do modelo escolhido para a apresentação criada sem fazer nenhuma alteração no modelo. Para alterar um modelo faça o seguinte:

1. No menu Arquivo escolha Abrir...

2. Localize as pastas de modelos. Geralmente elas ficam instaladas em Arquivos de programas/Microsoft Office/templates.

3. No campo Arquivos do tipo. selecione a opção Modelos de design.

4. Digite o nome do modelo no campo Nome do arquivo ou selecione-o na caixa de conteúdos.

5. Clique em Abrir.

6. Altere o modelo e ao final, clique em Arquivo/Salvar.

Criando um modelo

Para criar seus próprios modelos faça o seguinte:

1. Crie uma apresentação em branco, ou baseada num modelo que você queira adaptar. Se quiser, também pode abrir uma apresentação existente para servir de base ao modelo.

2. Configure a apresentação do modo que você quiser. Adicione todos os elementos que você quer no modelo.

3. Quando terminar, vá ao menu Arquivo e escolha Salvar como...

4. No campo Salvar como tipo escolha Modelo de design.

5. O Office se encarrega de selecionar a pasta correta para armazenar o arquivo.

6. Digite um nome para o modelo.

7. Clique em Salvar.

Modelos devem ser salvos obrigatoriamente na pasta de modelos do Office, para serem localizados pelo programa.

Assistente de AutoConteúdo

Quando você está indeciso sobre qual modelo escolher, uma boa pedida é usar o Assistente de AutoConteúdo.

1. Para acioná-lo, vá ao menu Arquivo e escolha Novo...

2. No painel de tarefas, clique em Modelos gerais.

3. Na guia Geral procure o ícone do Assistente de AutoConteúdo. Clique no ícone e em OK. O Assistente começará a funcionar.

Basicamente, o Assistente faz perguntas e você responde. De resposta em resposta o Assistente vai montando a apresentação para você. No final, clique em Concluir para ver a apresentação montada dentro do solicitado.

Figura 50 Caixa de diálogo Assistente de AutoConteúdo

Finalizando a apresentação

Depois de preparar o texto, inserir imagens, sons e vídeos na apresentação, é hora de planejar a exibição do seu trabalho. Quanto tempo cada slide ficará exposto? Na passagem de um slide para outro será usado algum efeito especial? O computador que será usado para a exibição tem o PowerPoint instalado? Como preparar a apresentação para uma viagem? Estes são os assuntos deste capítulo..

Usando anotaçõesUm dos modos de exibição do PowerPoint é o modo Anotações. Neste modo o slide é mostrado numa página com espaço reservado para anotações. Use este espaço para escrever suas anotações, que poderão ser impressas e utilizadas durante a apresentação.

O layout e a formatação das folhas de anotações pode ser configurado. Para isso, no menu Exibir, escolha Mestre e Anotações mestras. Neste modo você poderá editar o layout da folha de anotações.

Desfazer e repetirQuando cometemos algum engano, ou queremos voltar atrás no que fizemos usamos o comando Desfazer. Para repetir nossa última ação usamos o comando Repetir. A maioria das ações do usuário pode ser desfeita ou repetida.

Para desfazer a sua última ação clique no menu Editar e no comando Desfazer.

Para repetir a sua última ação clique no menu Editar e no comando Repetir.

Localizar e substituirCom os comandos Localizar e substituir podemos substituir palavras e vários outros itens da apresentação. São comandos úteis em trabalhos longos.

Substituir

Digamos que o usuário criou uma apresentação sobre Informática. No final do trabalho o autor conclui que é melhor usar Microsoft Office, em vez de Office. A substituição manual é muito trabalhosa,

No modo Normal, há um espaço reservado

para visualizar as anotações.

Use também os botões Desfazer e Repetir da

barra padrão

pois a apresentação é longa. Para automatizar a substituição fazemos o seguinte:

1. No menu Editar clique em Substituir... Surgirá a caixa de diálogo Substituir.

2. No campo Localizar digite a palavra que será buscada.

3. No campo Substituir por digite a palavra que entrará no lugar da anterior.

4. Para substituir apenas a primeira palavra encontrada clique em Substituir.

5. Para substituir todas as ocorrências da palavra no documento clique em Substituir todas.

6. Para voltar ao documento, clique em Cancelar.

Figura 51 Caixa de diálogo Substituir

Efeitos de transiçãoDurante uma apresentação, os slides são exibidos sucessivamente. Para dar mais vida à apresentação, na passagem de um slide para outro você pode usar um efeito de transição. Para adicionar um efeito ao slide faça o seguinte:

1. No modo de slides, exiba o slide que receberá o efeito de transição.

2. No menu Apresentações escolha Transição de slides... Surgirá o painel de tarefas com a página Transição de slides.

3. Escolha um efeito. Ao clicar no nome do efeito você vê o exemplo do efeito no slide.

4. Escolha a opção de velocidade para o slide: Lenta, Média ou Rápida.

5. Escolha um som para associar ao efeito de transição. A opção outro

som... permite definir um som que não está na lista.

6. Escolha uma opção de avanço: ao clique do mouse ou após um determinado intervalo de tempo.

7. Escolha Aplicar a todos se quiser o mesmo efeito em todos os slides, ou, Aplicar se quiser o efeito apenas no slide atual.

Figura 52 Painel de tarefas transição de slides

Esquema de animaçãoNum slide com vários parágrafos é possível fazer uma entrada gradual do texto na tela, parágrafo a parágrafo, com efeitos de animação. Suponhamos que o seu slide contenha a pergunta: ‘O que devemos fazer?’ e na seqüência venha uma lista de ações a tomar. Para dar mais impacto na apresentação você pode apresentar as ações gradualmente, uma a uma, usando a entrada gradual de texto. Faça assim:

1. Selecione o slide que terá animação de texto.

2. No menu Apresentações escolha Esquema de animação. Surgirá o Painel de

tarefas com a página Esquemas de animação.

3. Escolha um tipo de animação na lista.

4. Para pré-visualizar o efeito, clique em Executar.

Figura 53 Painel de tarefas

Depois de definir um esquema de animação, você pode detalhar melhor como a animação vai acontecer. Faça assim:

Clique no menu Apresentações e em Personalizar animação. Surgirá o painel de

tarefas com a página Personalizar animação.

Ajuste os recursos de animação como ordem de entrada, velocidade, direção, etc. Os ajustes são feitos imediatamente.

Controlando os tempos de exibiçãoHá dois modos de avançar para o slide seguinte: ao clique do mouse, ou automaticamente, após um intervalo de tempo. O avanço ao clique do mouse dá mais liberdade para o apresentador e o avanço automático é ideal para apresentações que rodam em quiosques.

Para configurar o modo de avanço de um slide faça o seguinte:

1. No menu Apresentações escolha Transição de slides...

2. No painel de tarefas tique na opção desejada. Há duas opções de avanço: Ao clicar com o mouse e Automaticamente após. As opções podem ser ticadas simultaneamente.

3. Opcionalmente, você pode definir os avanços dos slides através do comando Testar intervalos do menu Apresentações. Escolhendo este comando a apresentação será iniciada com um cronômetro no canto da tela para você definir os intervalos enquanto observa os

slides. Este modo de configuração é interessante, pois permite ao usuário simular as condições reais de apresentação.

Apresentações personalizadasEm certas ocasiões você pode querer usar a mesma apresentação com dois públicos diferentes. Por exemplo: você vai divulgar um produto numa empresa. Terá que expor o produto, primeiro para o pessoal técnico e depois para a equipe financeira. Os interesses dos dois grupos são diferentes. O pessoal técnico não precisa conhecer os detalhes econômicos do produto, e o pessoal da área financeira não precisa conhecer os detalhes técnicos. Você pode criar duas apresentações personalizadas dentro da sua apresentação completa, uma para a equipe técnica e outra para a equipe financeira. Vejamos como:

1. No menu Apresentações escolha Personalizar apresentacões...

2. Na caixa de diálogo Apresentações personalizadas clique no botão Nova.

3. Surgirá a caixa de diálogo Definir as apresentações personalizadas. Digite um nome para sua apresentação personalizada.

Figura 54 . Caixa de dialogo Apresentações Personalizadas

Figura 55 . Caixa de Dialogo Definir as apresentações personalizadas

4. Selecione os slides que serão apresentados usando o botão Adicionar. Quando todos os slides desejados estiverem na caixa Slides da apresentação personalizada, clique em OK.

5. Para rodar uma apresentação personalizada clique no botão Mostrar, ou então, durante a apresentação clique na tela com o botão direito do mouse e escolha Ir para/Apresentação personalizada.

Slides ocultosAlguns slides de sua apresentação podem ficar ocultos para serem exibidos só em caso de necessidade. Para ocultar um slide faça o seguinte:

No menu Apresentações escolha Ocultar slide. O slide atual ficará oculto durante a apresentação.

Se você quiser exibir um slide oculto durante a apresentação, clique com o botão direito do mouse sobre o slide imediatamente anterior. Escolha a opção Ir para/Slide oculto.

Botões de açãoOs botões de ação deixam sua apresentação mais interativa. Com eles você cria links que deixam a seqüência da apresentação menos rígida.

Basicamente, um botão de ação é um objeto que responde ao clique do mouse com uma ação. Há diversas ações que se pode associar a um botão. Por exemplo: ir para o início da apresentação, ir para o final da apresentação, ir para um slide específico, executar um clip, executar um programa, etc.

Para colocar um botão de ação no slide faça o seguinte:

1. No menu Apresentações aponte sobre Botões de ação

2. Escolha um botão com ação pré-definida ou, então, o botão Personalizar.

3. Clique no slide para posicionar o botão. O botão surgirá e logo em seguida, teremos a caixa de diálogo Configurar ação.

Figura 56. Caixa de dialogo Configurar Ação

4. Na caixa de diálogo Configurar ação você define as propriedades do botão. Depois de configurar as propriedades clique em OK.

5. Durante a apresentação, clique no botão para executar a ação definida.

Navegador de slidesO Navegador de slides funciona como um índice que você pode usar durante uma apresentação se quiser ir para um slide específico. Para usá-lo faça assim:

1. Durante a apresentação, clique com o botão direito do mouse.

2. Escolha a opção Ir para e Navegador de slides.

3. Selecione o slide que lhe interessa e clique no botão Ir para.

Figura 57 Navegador de slide

Registro de ReuniãoÉ possível fazer anotações de reunião durante uma apresentação usando o Registro de reunião. Para usá-lo faça o seguinte:

1. Durante a apresentação clique com o botão direito do mouse e escolha Registro de reunião.

2. Surgirá a caixa de diálogo onde você pode digitar suas anotações de reunião.

3. A guia Itens de ação permite definir tarefas, ações e compromissos.

4. Uma das opções do Registro de reunião é o agendamento de compromissos. Basta clicar no botão Agendar... para acionar o programa de agenda configurado em seu computador. É provável que este programa seja o Outlook,. que faz parte do pacote Office.

Figura 58. Caixa de Registro de Reunião

ImpressãoVocê pode imprimir os slides de uma apresentação. Também pode imprimir folhetos com amostras dos slides, o conteúdo de suas anotações e o texto dos slides que aparece no modo tópicos.

Para imprimir faça o seguinte:

1. No menu Arquivo escolha Imprimir...

2. No campo Impressora/Nome selecione a impressora que você vai usar.

3. No campo Intervalo de impressão defina que partes serão impressas: toda a apresentação, alguns slides ou o slide atual?

4. No campo Imprimir defina o que será impresso: slides, folhetos, anotações ou a estrutura de tópicos?

5. Defina os demais itens da caixa de diálogo e clique em OK.

Figura 59 . Caixa de Diálogo Imprimir

O PowerPoint e outros softwares

O PowerPoint se comunica com outros softwares. Neste capítulo veremos como trocar informações entre o PowerPoint e outros programas.

Exportando dados para o WordUma apresentação do PowerPoint pode ser exportada para um arquivo do Word. Faça assim:

1. No menu Arquivo escolha Enviar para/Microsoft Word...

2. Surgirá uma caixa de diálogo onde você escolhe como os dados serão exportados. Escolha se exportará apenas texto, ou também cópias dos slides.

Figura 60 . Caixa de diálogo Editar Texto

3. Clique em OK. Será aberto o programa Word com um documento novo, para onde serão copiados os dados da apresentação.

4. Se você quiser, poderá salvar o documento usando o comando Salvar como... do Word.

Usando apresentações de outros softwaresO PowerPoint pode abrir apresentações criadas em outros softwares, tais como o Lotus Freelance e o Harvard Graphics. Use o comando Abrir do menu Arquivo e em Arquivos do tipo selecione o que lhe interessa.

Lembre-se que os tipos de arquivos listados podem ser diferentes em cada computador. Tudo depende de quais filtros de conversão estão instalados no computador.

Apresentações para a WebApresentações criadas no PowerPoint podem ser gravadas como HTML (Hyper Text Markup Language), que é o formato de arquivo usado na Internet. Gravando sua apresentação como HTML será possível exibi-la em um navegador de Internet, tal como, o Internet Explorer ou o Netscape. E se você hospedá-la em algum endereço Internet ela poderá ser vista pelo mundo todo. Para criar arquivos HTML, usando o PowerPoint faça o seguinte:

1. Abra a apresentação.

2. No menu Arquivo escolha Salvar como Página da Web... Surgirá a caixa de diálogo Salvar como.

3. Você deve definir um local para armazenar os arquivos. Se o local escolhido estiver disponível na Internet sua apresentação poderá ser vista na grande rede.

4. Clique em Concluir. O Assistente criará um arquivo html inicial e uma pasta no local que você escolheu, com o mesmo nome da apresentação, contendo todos os arquivos que compõe a apresentação para Web criada.

5. Para ver sua apresentação na Web, inicie o browser de Internet que estiver instalado no seu computador e através dele abra o arquivo inicial de sua apresentação.

Inserindo hiperlinks na apresentação

Hiperlinks são elos de ligação, ou seja, você clica num objeto e com isso acessa outro objeto. No PowerPoint você pode criar vários tipos de hiperlinks. Por exemplo:

Um botão que ao ser clicado nos leva a um outro slide da apresentação.

Um botão que ao ser clicado inicia outro programa.

Uma imagem que ao ser clicada encerra a apresentação.

Um texto que ao ser clicado nos envia para um site da Internet.

Para transformar um objeto do PowerPoint em hiperlink é simples. Faça assim:

1. Selecione o objeto.

2. No menu Inserir escolha Hiperlink... Surgirá a caixa de diálogo Inserir

Hiperlink..

3. Escolha o local para onde o link apontará. Pode ser um slide da própria apresentação, um endereço na Internet, um arquivo do computador ou um endereço de correio eletrônico.

4. Clique em OK.

Durante a apresentação, o ponteiro do mouse mudará de aspecto quando estiver sobre o hiperlink. Basta clicar no hiperlink para acessar o documento vinculado.

Figura 61. Caixa de Diálogo Inserir hiperlink

Complementos

Veja aqui algumas dicas para configurar e personalizar o PowerPoint e a sua apresentação. Também aprenda sobre recursos avançados do programa.

ComentáriosComentários são pequenos textos que entram no slide como se fossem papeizinhos amarelos de lembrete. Use-os para anotar alguma informação sobre o slide. Os comentários podem ser usados para que outras pessoas revisem a apresentação.

Para inserir um comentário clique no menu Inserir e em Comentário. Então digite o texto no papel de lembrete.

Para ocultar os comentários clique em Exibir e desmarque a opção Marcação.

A barra de revisão tem botões para trabalhar com comentários.

Figura 62 Barra de revisão

O assistente para viagemO Assistente para viagem ajuda você a instalar uma apresentação em outros computadores. Este assistente cria um conjunto de disquetes contendo sua apresentação e demais arquivos necessários ao bom funcionamento dela.

Os arquivos que podem ser anexados ao conjunto de disquetes são: arquivos do Visualizador do Windows, fontes utilizadas na apresentação e arquivos vinculados à apresentação.

O Assistente para viagem cria volumes compactados, o que reduz o número de disquetes necessários. Além disso, cria um arquivo executável que funciona como um programa de instalação. Você o executa na máquina de destino e ele se encarrega de instalar a apresentação.

Para preparar uma apresentação para viagem faça o seguinte:

1. No menu Arquivo escolha Assistente para viagem...

2. Responda às perguntas do Assistente. Escolha qual apresentação será preparada e decida se adicionará fontes, arquivos vinculados e o Visualizador do Windows ao conjunto.

3. Terminada a etapa das perguntas o Assistente criará o conjunto de discos de instalação. Coloque um disquete no drive e clique em Concluir. Se forem necessários disquetes adicionais você receberá mensagens solicitando a colocação de novos disquetes no drive.

Figura 63 . Caixa de Diálogo Assistente para viagem

Para instalar a apresentação num computador faça o seguinte:

1. Procure o arquivo executável no primeiro disquete do conjunto e execute-o.

2. Surgirá uma caixa de diálogo para você especificar a pasta onde a apresentação será instalada. Digite o caminho da pasta e clique em OK. Podem surgir novas perguntas, dependendo das opções que você definiu durante a criação do volume.

3. Ao final do processo você receberá uma mensagem comunicando que a instalação ocorreu com sucesso.

Propriedades da apresentaçãoClicando em Arquivo e em Propriedades você encontrará inúmeros dados sobre a apresentação ativa, tais como, tamanho do arquivo, data de gravação, autor, estatísticas, etc. Os campos da guia Resumo podem ser completos ou alterados. Faça isso, pois, ficará mais fácil localizar sua apresentação durante uma pesquisa.

Figura 64 . Caixa de Diálogo Propriedades

Configuração do ambiente de trabalhoÉ possível deixar a interface do PowerPoint de acordo com seu gosto ou necessidade. Vejamos algumas coisas que você pode configurar no ambiente de trabalho do PowerPoint:

Barras de ferramentas

O PowerPoint possui várias barras de ferramentas e você pode criar novas, de acordo com sua necessidade.

Para saber quais barras de ferramentas estão disponíveis: clique em Exibir/Barras de ferramentas.

Use também o comando Personalizar

do menu Ferramentas.

Para exibir uma barra de ferramentas: tique ao lado do nome da barra no menu Exibir/Barra de ferramentas.

Para modificar uma barra de ferramentas: clique em Exibir/Barras

de ferramentas/Personalizar.... Para remover um botão da barra de ferramentas arraste-o para dentro da caixa de diálogo Personalizar. Para acrescentar um botão à barra de ferramentas, escolha-o na guia Comandos e arraste-o para a barra. Para mudar a posição de um botão na barra arraste-o para a posição nova.

Para criar uma barra de ferramentas nova clique em Exibir/Barra

de ferramentas/Personalizar... Surgirá a caixa de diálogo Personalizar. Clique no botão Nova... e digite um nome para a barra nova.

Figura 65 . Caixa de Dialogo Personalizar

Para restabelecer a configuração padrão de uma barra de ferramentas clique no botão Redefinir da caixa de diálogo Personalizar.

Para mover uma barra de ferramentas clique com o mouse sobre ela, sem tocar em um de seus botões, e arraste-a pela tela. Se você arrastar a barra até próximo de uma das laterais da área de trabalho ela vai se colar à lateral.

Para alterar as proporções de uma barra de ferramentas: Quando uma barra de ferramentas está flutuando sobre a tela é possível alterar suas proporções, deixando-a mais curta ou mais longa na horizontal e na vertical. Aproxime o mouse de uma borda da barra e quando ele se transformar numa seta de duplo sentido arraste as bordas da barra.

Opções

O comando Opções do menu Ferramentas permite definir inúmeras configurações de área de trabalho. Vejamos algumas.

O AutoSalvamento é uma operação útil para evitar perda de dados. Se por algum motivo o programa for interrompido abruptamente será possível reiniciá-lo e encontrar sua apresentação recuperada. Quanto mais curto o intervalo entre duas operações de AutoSalvamento mais seguro você fica, mas também mais interrupções acontecerão no seu trabalho.

Proteção contra vírus de macro está se tornando uma necessidade atualmente. A cada dia surgem mais e mais vírus deste tipo. Só desative esta proteção se tiver certeza que seus arquivos não estão infectados.

A correção ortográfica automática é muito útil, mas pode consumir memória preciosa em algumas máquinas. Desative itens desta correção se quiser economizar memória e ganhar desempenho.

O local padrão para arquivamento define que pasta será exibida quando você abre pela primeira vez na sessão as caixas de diálogo Abrir e Salvar como.

Figura 66 . Caixa de Diálogo Opções

Usando o PowerPoint com serviços de e-mailVocê pode anexar sua apresentação a uma mensagem de correio eletrônico e remetê-la a outras pessoas. Basta ter um serviço de

correio eletrônico instalado na sua máquina. As opções que o PowerPoint permite são: mandar mensagem com a apresentação anexa a um destinatário único, a um grupo de destinatários ou a uma pasta do Microsoft Exchange. Faça assim:

1. No menu Arquivo escolha Enviar para.

2. Escolha uma das opções de envio a correio eletrônico: Destinatário da

mensagem..., Destinatário da circulação...

3. Se você quer mandar sua apresentação para um só destinatário clique em Destinatário da mensagem... Com isso você entra na interface do programa de correio instalado na sua máquina. Haverá uma mensagem semi-pronta, já com a apresentação anexada à sua espera. Complete a mensagem e envie seguindo os procedimentos de seu programa de correio.

4. Se você quer mandar sua apresentação para um grupo de pessoas escolha Destinatário da circulação... Com isso entraremos na interface do programa de correio para escolher a lista dos destinatários e o modo como a apresentação circulará. Depois de escolher os destinatários proceda do mesmo modo que faria para enviar a um só destinatário.

MacrosMacros são conjuntos de instruções para execução em lote. Se você executa freqüentemente uma mesma seqüência de comandos, talvez seja melhor criar uma macro para esta seqüência. Deste modo, sempre que precisar dela basta executar a macro.

Vejamos através de um exemplo simples, como se cria uma macro. Digamos que você queira uma macro que desenhe a bandeira do Brasil no slide com um simples clique de mouse.

1. No menu Ferramentas, clique em Macro e em Gravar nova macro...

2. Surgirá a caixa de diálogo Gravar macro. Digite um nome para a macro. Por exemplo: Bandeira.

3. Clique em OK.

4. A partir de agora todo evento que ocorrer na área de trabalho será gravado na macro. Desenhe sua bandeira. Coloque no slide um retângulo azul, um losango amarelo, um círculo azul, etc.

5. Quando terminar o desenho, clique no botão Parar que fica flutuando na tela. Sua macro está gravada.

6. Para executar a macro clique em Ferramentas/Macro/Macros...

7. Surgirá a caixa de diálogo Macro. Procure o nome de sua macro, selecione-o e clique em Executar.

Figura 67 . Caixa de dialogo Gravar Macro

O conjunto de instruções que compõe uma macro é gravado na linguagem Visual Basic. O exemplo acima é apenas uma amostra de como trabalhar com macros. Como as macros são criadas através de uma linguagem de programação bastante poderosa, as possibilidades de criação são enormes e não cabem no objetivo desta apostila.

Instalação do Office

Para instalar o PowerPoint num computador pela primeira vez use o programa de instalação fornecido pela Microsoft. O PowerPoint é comercializado como parte do pacote Office. Faça assim:

1. Insira o CD-ROM no drive. Opcionalmente você pode acessar os arquivos de instalação, de alguma outra fonte, como um disco rígido ou pela rede.

2. Execute o programa de instalação chamado Instalar.exe.

3. Siga as instruções do programa de instalação.

Para reparar uma instalação danificada, para remover ou acrescentar componentes ou para desinstalar o PowerPoint num computador faça o seguinte:

4. Acesse o Painel de controle do seu computador.

5. Dê um duplo clique no ícone Adicionar ou remover programas.

6. Selecione o Office, na lista de programas instalados.

7. Clique em Adicionar/remover... e siga as instruções do programa de instalação.

Instalação no primeiro uso

Por medida de economia de espaço em disco, alguns componentes do Office são instalados apenas quando forem usados pela primeira vez.

Pode acontecer de você clicar num comando e receber uma mensagem avisando que o recurso não foi instalado ainda. Nesse

Use também a opção Acidionar ou remover programas do Painel

de Controle do computador.

caso, coloque o CD-ROM do Office no drive e clique em Sim para fazer a instalação.

Instalação danificada

O Office detecta automaticamente quando a instalação está com problemas. Nesse caso, ele solicita a colocação do CD-ROM de instalação no drive para que possa reinstalar os arquivos danificados.