powerpoint xp básico

Servicio de Informática

C u r s o d e

M I C R O S O F T P O W E R P O I N T

X P

D u r a c i ó n : 2 0 h o r a s

Universidad de Córdoba


Noviembre 2004

i


1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 1

1.1. ¿Qué es PowerPoint? ...........................................................................................1

1.2. Elementos que componen una presentación ....................................................2

1.2.1. Diapositivas o transiciones .................................................................................................. 2

1.2.2. Documentos ........................................................................................................................... 3

1.2.3. Notas o apuntes para el orador ........................................................................................... 3

1.2.4. Esquemas ................................................................................................................................ 4

1.3. Términos aplicables a las presentaciones ..........................................................4

1.3.1. Plantillas ................................................................................................................................. 4

1.3.2. Presentación por defecto de PowerPoint ........................................................................... 5

1.3.3. Patrones .................................................................................................................................. 5

1.4. Utilidad de una presentación PowerPoint ........................................................5

1.5. Iniciar y salir de PowerPoint................................................................................6

1.6. La pantalla de PowerPoint ..................................................................................6

1.7. Opciones de visualización ...................................................................................9

1.7.1. Modo Normal/Normal (restaurar paneles) .................................................................... 10

1.7.2. Modo Clasificador de diapositivas/Diapositivas ........................................................... 10

1.7.3. Modo Presentación con diapositivas ................................................................................ 12

1.7.4. Modo Página de notas ........................................................................................................ 12

1.7.5. Modo Esquema .................................................................................................................... 12

1.8. La ayuda de PowerPoint ...................................................................................13

1.9. Creación de una presentación en PowerPoint ................................................16

1.10. Ficheros PowerPoint .........................................................................................17

1.11. Lo nuevo en PowerPoint XP ............................................................................17

1.11.1. Mejoras generales de la suite Office XP .......................................................................... 17

1.11.2. Mejoras específicas de Microsoft PowerPoint XP .......................................................... 25

2. CREAR UNA PRESENTACIÓN USANDO EL ASISTENTE ................................ 33

C o n t e n i d o

Índice de capítulos

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3. DIAPOSITIVAS, PLANTILLA Y PATRÓN DE DIAPOSITIVAS ........................... 41

3.1. Trabajar con diapositivas y diseños .................................................................41

3.1.1. Añadir diapositivas ............................................................................................................. 41

3.1.2. Cambiar el diseño de una diapositiva .............................................................................. 41

3.1.3. Eliminar una diapositiva .................................................................................................... 42

3.1.4. Cambiar el orden de diapositivas ..................................................................................... 43

3.1.5. El panel esquema ................................................................................................................. 43

3.1.6. El clasificador de diapositivas ........................................................................................... 44

3.2. Trabajar con estilos ............................................................................................44

3.2.1. Plantilla de diseño ............................................................................................................... 45

3.2.2. Combinación de colores ..................................................................................................... 46

3.2.3. Combinación de animación ............................................................................................... 47

3.3. Trabajar con patrones ........................................................................................47

4. AÑADIR TEXTO A LAS DIAPOSITIVAS ........................................................ 51

4.1. Inserta un texto en una diapositiva ..................................................................52

4.1.1. Cuadros de texto ................................................................................................................. 54

4.2. Cambiar el aspecto de los textos ......................................................................55

4.3. Formato de párrafos ..........................................................................................57

4.3.1. Alineación ............................................................................................................................. 58

4.3.2. Separación entre líneas o párrafos .................................................................................... 59

4.3.3. Sangrías ................................................................................................................................. 60

4.4. Numeración y viñetas ........................................................................................60

4.5. Reemplazar fuentes ............................................................................................64

5. TRABAJAR CON OBJETOS............................................................................ 67

5.1. Tipos de objetos comunes .................................................................................67

5.1.1. Texto ...................................................................................................................................... 67

5.1.2. Imágenes ............................................................................................................................... 68

5.1.3. Sonidos .................................................................................................................................. 68

iii


5.1.4. Películas ................................................................................................................................ 73

5.1.5. Tablas .................................................................................................................................... 77

5.1.6. Gráficos ................................................................................................................................. 80

5.1.7. Organigramas ...................................................................................................................... 86

5.1.8. Dibujos .................................................................................................................................. 91

5.1.9. WordArt ............................................................................................................................... 94

5.2. Operaciones con objetos ....................................................................................96

5.2.1. Seleccionar............................................................................................................................. 96

5.2.2. Copiar .................................................................................................................................... 97

5.2.3. Duplicar ................................................................................................................................. 98

5.2.4. Mover..................................................................................................................................... 99

5.2.5. Modificar el tamaño............................................................................................................. 99

5.2.6. Girar y Voltear .................................................................................................................... 100

5.2.7. Alinear y Distribuir ............................................................................................................ 102

5.2.8. Ordenar................................................................................................................................ 103

5.2.9. Agrupar ............................................................................................................................... 105

5.2.10. Distancia entre Objetos.................................................................................................... 106

5.2.11. Eliminar ............................................................................................................................. 108

6. ANIMAR OBJETOS Y DIAPOSITIVAS........................................................... 109

6.1. Animar objetos ..................................................................................................109

6.1.1. Agregar efecto de entrada ................................................................................................ 111

6.1.2. Agregar efecto de énfasis ................................................................................................. 112

6.1.3. Agregar efecto salir ........................................................................................................... 112

6.1.4. Agregar trayectorias de desplazamiento ........................................................................ 113

6.1.5. Modificar características de la animación....................................................................... 114

6.2. Ocultar diapositivas..........................................................................................115

6.3. Transición de diapositivas ...............................................................................116

6.3.1. Añadir transición a diapositivas ...................................................................................... 116

6.3.2. Ensayo de intervalos .......................................................................................................... 118

iv


7. PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN................................................................... 121

7.1. Presentación.......................................................................................................121

7.2. Imprimir una presentación ..............................................................................122

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Este curso esta basado en la versión PowerPoint XP (también llamado PowerPoint 2002) incluido en la suite ofimática Office XP. Lo que se verá en este curso también puede ser aplicado a otras versiones, teniendo en cuenta las posibles variaciones que pueda haber en la evolución de PowerPoint. 1.1. ¿Qué es PowerPoint? PowerPoint es un programa que contiene un conjunto completo de herramientas para preparar presentaciones gráficas (diapositivas, transparencias, presentaciones en la pantalla de un PC o con proyector de pantalla gigante, etc.), del tipo de las que son utilizadas normalmente en exposiciones orales. La función principal de trabajo con PowerPoint es la creación de presentaciones. Las presentaciones se crean redactando texto y diseñando las diapositivas o transparencias. En PowerPoint toda la presentación se encuentra en un solo archivo, es decir, todo está bajo el mismo techo. Esto incluye todas las diapositivas, el esquema, las notas para el presentador y los apuntes o copias para repartir a los asistentes, así como toda la información acerca del formato que se haya incluido en la presentación. PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, debido a que permite la inclusión de texto, gráficos, fotografías y hasta sonido y vídeo. Además puede generar presentaciones que se desarrollan de forma automática. Incluye también diversos efectos especiales para introducir las distintas diapositivas (transición), así como para ir introduciendo el contenido de cada una de las diapositivas.

PowerPoint, es un software de presentación que permite la creación de diapositivas en forma ágil y eficaz, con efectos de transición y desplazamiento, el mismo que es controlado mediante el ratón, el teclado o con intervalos de tiempo.

C a p í t u l o 1

Introducción

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1.2. Elementos que componen una presentación Una presentación en PowerPoint se compone de 4 elementos principalmente:

• Diapositivas o Transparencias1. • Documentos. • Notas o apuntes para el orador. • Esquemas.

1.2.1. Diapositivas o transparencias. Las diapositivas constituyen las páginas de una presentación. Las diapositivas pueden contener títulos, textos, gráficos, objetos dibujados, formas, imágenes prediseñadas, así como elementos visuales y gráficos creados con otras aplicaciones. Las diapositivas se pueden imprimir en blanco y negro o en color, e incluso en formato para proyector de diapositivas de 35mm a través de un servicio de impresión proporcionado por compañías independientes o usando una reproductora de película.

Figura 1-1. Diapositiva

1 En este manual se utilizará indistintamente el término diapositiva o transparencia.

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1.2.2. Documentos Con el fin de acentuar la influencia de la presentación, PowerPoint proporciona la opción de imprimir documentos para distribuir entre los participantes. Estos documentos consisten en copias reducidas o miniaturas impresas de las diapositivas, incluyendo dos, tres, seis o nueve por página. Además, si se desea, se puede imprimir información adicional en cada una de las páginas, como por ejemplo el nombre de la empresa que realiza la presentación, la fecha y el número de página.

Figura 1-2. Imprimir Documentos

1.2.3. Notas o apuntes para el orador También se pueden crear e imprimir unas páginas especiales llamadas notas para el orador. En cada una de las páginas de notas para el orador aparece una imagen reducida de la diapositiva correspondiente, junto con cualquier nota o comentario para uso personal que el autor haya escrito sobre la misma, de modo que él la pueda ver mientras está hablando, pero no el público que asiste a su presentación.

Figura 1-3. Notas del orador

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1.2.4. Esquemas El usuario tiene la opción de trabajar con su presentación en forma de esquema. En el esquema aparecen los títulos y el texto principal de cada transparencia, pero no los elementos gráficos ni el texto que se haya escrito con la herramienta Texto. Los esquemas pueden imprimirse de modo análogo a cualquier otro documento. Los esquemas son útiles para organizar las ideas en la fase inicial de preparación, para introducir texto, para distribuirlo en distintas diapositivas, etc.

Figura 1-4. Esquema

1.3. Términos aplicables a las presentaciones 1.3.1. Plantilla Una plantilla es un modelo de presentación cuyo formato y combinación de colores puede aplicarse (servir como modelo) a cualquier otra presentación. PowerPoint incluye plantillas diseñadas profesionalmente, pero cualquier presentación se puede utilizar como plantilla en cualquier momento para otra presentación. Normalmente, la plantilla se utiliza como fondo y como localizador de los distintos elementos de las diapositivas de una presentación.

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1.3.2. Presentación por defecto de PowerPoint PowerPoint incluye una presentación por defecto que posee su propia combinación de colores, estilos de fuentes, etc. Este es el formato de presentación que se obtiene al elegir la opción “Presentación en blanco” del panel Nueva

presentación o pulsar el botón de la barra de herramientas. 1.3.3. Patrones PowerPoint posee patrones para cada uno de los componentes clave que forman parte de una presentación; uno para las diapositivas, otro para las notas del orador y un último para Documentos que se distribuyen a los participantes. Las imágenes y el texto que se incluyan en los patrones aparecerán en cada diapositiva y página de notas. Cuando se aplica una plantilla, los patrones de la presentación son los de la plantilla.

1.4. Utilidad de una presentación PowerPoint

Una presentación PowerPoint tiene una serie de ventajas respecto a una presentación tradicional. En la presentación tradicional se usan transparencias, música ambiental, documentación para los ponentes y asistentes…, necesitando distintas herramientas para cada elemento y pudiendo resultar aparatoso su traslado. En PowerPoint todos estos elementos están incluidos y se guardan en un fichero informático. Otra ventaja de PowerPoint es la facilidad de introducir/cambiar el diseño de las transparencias, en unos segundos, con unos toques de ratón, podremos cambiar el aspecto de nuestra presentación. También a través de PowerPoint se puede generar una presentación tradicional con transparencias. La mayor desventaja de PowerPoint es la necesidad de un ordenador para poder realizar la presentación, pero hoy en día y gracias a los portátiles, es muy difícil encontrar una situación en la que no podemos disponer de los medios para realizar la presentación.

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1.5. Iniciar y salir de PowerPoint Microsoft PowerPoint se encuentra dentro del grupo de programas del sistema operativo Microsoft Windows . Para iniciar PowerPoint, basta con hacer clic sobre el botón Inicio / Programas y el icono correspondiente. También pueden existir otras formas de ejecutarlo, aunque siempre depende de la configuración de cada ordenador. En general la forma más común de ejecutarlo es la indicada anteriormente. Para salir de PowerPoint, basta con seleccionar la opción Salir del menú Archivo, o con cerrar la ventana principal de PowerPoint. 1.6. La pantalla de PowerPoint Para trabajar correctamente con PowerPoint, se deben conocer bien todos los elementos que componen la pantalla. Lo que PowerPoint muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir:

• Barra de Título

Consta de los siguientes elementos:

o Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana en Windows.

o Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft PowerPoint, y

nombre de la presentación. o Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas.

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o Botón Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar.

o Botón Cerrar: cierra la aplicación.

• Barra de Menús

Contiene la lista de menús propios de PowerPoint. Se accede a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, no mostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y sólo muestran las últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos que se mostrarán si pulsamos esta flecha.

Figura 1-5. Menús de PowerPoint XP

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• Barras de Herramientas Se encuentran debajo de la barra de menús, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas.

• Barra de Estado Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve información acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de PowerPoint.

• Paneles

Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles…

• Vista Esquema/Diapositivas Se encuentra en la parte izquierda y muestra una vista del esquema o de las diapositivas de la presentación

• Área de Trabajo Es la zona que se utiliza para trabajar con la presentación. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft PowerPoint. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de trabajo aparecerán lo distintos elementos de una presentación.

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Figura 1-6. Área de trabajo de Microsoft PowerPoint

1.7. Opciones de visualización PowerPoint contiene cuatro modos de visualización de la presentación en la que estamos trabajando:

• Modo Normal/Normal (restaurar paneles). • Modo Clasificador de diapositivas /Diapositivas. • Modo Presentación con diapositivas. • Modo Página de notas. • Modo Esquema.

A los tres primeros modos se puede acceder mediante el menú Ver o unos botones situados en la parte inferior izquierda: .

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Al modo Página de notas se accede a través del menú Ver. A Modo Esquema y al modo Diapositivas se accede a través de un panel situado en parte izquierda de la pantalla en la vista normal (para hacer aparecer este panel se utiliza Modo Normal (restaurar paneles). 1.7.1. Modo Normal/Normal (restaurar paneles) En este modo se ve una diapositiva a la vez. Es el modo en el que se trabaja normalmente (ver figura 1-6 o 1-14). Se puede escribir texto, cambiar el diseño de la diapositiva, añadir imágenes, añadir formas geométricas, así como añadir gráficos y elementos visuales creados con otras aplicaciones. El Modo Normal (restaurar paneles) sólo está disponible si se ha ocultado la vista esquema/diapositivas. 1.7.2. Modo Clasificador de diapositivas /Diapositivas

En este modo se puede ver una miniatura de cada diapositiva completa con gráfico y texto. Permite ver toda la presentación a la vez, pudiendo apreciar su flujo. Aquí se pueden ordenar, añadir y borrar las diapositivas, añadir efectos de transición y establecer los intervalos de tiempo de las diapositivas para las presentaciones automáticas. Se puede controlar el tamaño y el número de diapositivas visibles en la pantalla con el zoom de la barra de herramientas. En modo Clasificador de diapositivas, esta vista ocupa toda el área de trabajo mientras que el modo Diapositivas se muestra en el panel esquema/diapositivas, mostrándose también la diapositiva actual.

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Figura 1-7. Clasificador de diapositivas

Figura 1-8. Panel diapositivas

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1.7.3. Modo Presentación con diapositivas

En este modo se pueden ver las diapositivas en forma de presentación automática en el dispositivo de salida del PC. Cada diapositiva llenará completamente la pantalla. Se pueden apreciar los efectos de transición e intervalos que se establecieron. Podremos avanzar, retroceder, marcar elementos de la diapositiva, tomar notas de la reunión, ver las notas del orador…. 1.7.4. Modo Página de notas En este modo tenemos una vista de una diapositiva y las notas que tiene. Es útil para introducir notas en las diapositivas ya que el modo normal sólo suele ser útil para introducir unas líneas de notas.

Figura 1-9. Vista página de notas

1.7.5. Modo Esquema

En este modo se pueden ver solamente los títulos y el texto principal de las diapositivas en el formato típico de los esquemas. Este modo de visualización es excelente para organizar la presentación y desarrollar rápidamente el contenido de

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la misma. Además es la mejor configuración para introducir texto y dividir una diapositiva en dos, fusionar diapositivas....

Figura 1-10. Vista esquema

1.8. La ayuda de PowerPoint Microsoft PowerPoint dispone de un sistema de ayuda muy sofisticado que permite al usuario aprender mientras trabaja. Desde sugerencias en pantalla hasta libros en línea pasando por el Ayudante de Office. Para acceder a la ayuda se puede utilizar el menú de ayuda:

Figura 1-11. Menú Ayuda

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El menú ? (ayuda) presenta varias posibilidades, entre las que destacamos las siguientes opciones:

• Ayuda de Microsoft PowerPoint

Se trata del Ayudante de Office, que es una herramienta que nos puede ayudar mientras trabaja. En función de las tareas que se estén realizando puede mostrar sugerencias más o menos útiles. Hay varias formas de acceder

o Haciendo clic en el botón Ayudante de Office . o Eligiendo la opción Ayuda de Microsoft PowerPoint del menú ?. o Pulsando la tecla [F1].

En función del trabajo que esté realizando, el Ayudante puede mostrar una lista de temas de ayuda relacionados. Si esta lista no incluye la información que desea, escriba una pregunta con sus propias palabras y el Ayudante le dará una nueva lista de temas entre los que podrá elegir. En esta lista encontrará distintos tipos de ayuda, desde información general o de referencia, hasta procedimientos paso a paso y ejemplos visuales.

Figura 1-12. Ayudante de Office

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Cuando haya finalizado su consulta debe cerrar el Ayudante. Para ello hay que pulsar con el botón derecho de ratón sobre el ayudante y elegir la opción ocultar.

• Sugerencias en pantalla

Si no sabe en qué consiste o cuál es la función de un elemento de la pantalla, las Sugerencias en pantalla le proporcionan una breve explicación sobre cada uno de los elementos y comandos de la ventana de PowerPoint. Existen sugerencias en pantalla para comandos, elementos de cuadros de diálogo, botones de las barras de herramientas y zonas de pantalla (como las barras de desplazamiento). Al seleccionar la opción ¿Qué es esto? del menú ? aparece una interrogación al lado del cursor, de esta forma, haciendo clic sobre cualquier elemento de la pantalla se ofrece una explicación sobre el mismo y el cursor vuelve a su forma original. Para cancelar este proceso basta con pulsar la tecla [Esc]. Si está trabajando en un cuadro de diálogo, haga clic en el botón de

interrogación de la parte superior derecha de la ventana, y después en el elemento que desee para ver las sugerencias en pantalla (No está disponible en todos los diálogos).

PowerPoint XP introduce una nueva forma de ayuda mediante una caja de texto en la parte superior derecha de la pantalla. Desde aquí se puede escribir la pregunta deseada sin tener que llamar previamente al asistente.

Figura 1-13. Escribe una pregunta

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1.9. Creación de una presentación en PowerPoint Cuando abrimos PowerPoint nos crea por defecto una presentación en blanco. Podemos usar esta presentación como base e ir añadiendo nuevos elementos. Para crear una nueva presentación podemos utilizar el panel de Nueva presentación donde podemos escoger en crear una nueva presentación en blanco, crearla desde una plantilla de diseño o usando un asistente. El uso del asistente se verá en el capítulo segundo de este manual. Crear una presentación desde una plantilla de diseño consiste en crear una presentación en blanco y aplicarle un diseño predefinido. Otra forma de crear una presentación es usando el menú Archivo/Nuevo… que

mostrará el panel de Nueva presentación o usando el botón , que creará una presentación en blanco.

Figura 1-14. Nueva presentación

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1.10 Ficheros PowerPoint Los dos principales archivos asociados a PowerPoint son los archivos con extensión “.ppt” y con extensión “.pot”. La extensión por defecto para los ficheros PowerPoint es “.ppt”. Cuando nos encontremos un archivo con esta extensión deberemos abrirlo con la aplicación PowerPoint o con un visor compatible como el que sumista Microsoft. La extensión “.pot” indica que el archivo es una plantilla de diseño PowerPoint. PowerPoint XP también puede guardar las presentaciones en otros formatos como HTML, RTF, jpg,…, pero es conveniente usar el formato “.ppt” para trabajar ya que algunos de estos formatos puede perder información (como las transiciones). 1.11. Lo nuevo en PowerPoint XP Este apartado está pensado para las personas que conozcan las versiones anteriores del software así como para dar una visión general de las nuevas características incluidas en esta versión de PowerPoint. 1.11.1. Mejoras generales de la suite Office XP

Función Descripción Cómo acceder Etiquetas

inteligentes Nuevo

Las Etiquetas inteligentes de Microsoft Office son un conjunto de botones que se comparten a través de las aplicaciones Office. Estos botones aparecen cuando el usuario los necesita (como cuando un usuario tiene un error en una fórmula Excel, cuando Word corrige automáticamente la acción de un usuario o cuando un usuario pega ciertos datos) y ofrece al usuario las opciones que necesita para cambiar la

• Consulte cada descripción individual de las Etiquetas inteligentes para más información sobre cómo acceder a cada una.

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Función Descripción Cómo acceder acción o error dados.

Paneles de Tareas Nuevo

Las aplicaciones de OfficeXP ofrecen a los usuarios un acceso fácil a sus tareas importantes en una vista individual integrada. Desde el Panel de tareas, que aparece en la parte derecha de la pantalla, los usuarios pueden realizar búsquedas, abrir o iniciar un documento nuevo, ver los contenidos del portapapeles, formatear sus documentos y presentaciones e incluso acceder a los servicios de traducción y plantillas a través del Web.

• Abra Access (o cualquier aplicación Office).

• Desde el menú Ver, seleccione Panel de tareas.

Etiquetas inteligentes de

opciones de pegado Nuevo

Las diversas opciones de pegar permiten a los usuarios decidir si desean pegar sus datos como los que originalmente se pegaron, cambiar el estilo para que corresponda con el estilo del documento en donde están pegando los datos o aplicar las características específicas a los datos con base en el contenido.

• Al copiar texto, tablas, …

Etiquetas inteligentes de

Auto corrección Nuevo

Esta función proporciona un mecanismo sencillo para que los usuarios controlen y modifiquen el comportamiento automático que se lleva a cabo dentro de las aplicaciones Office. Los usuarios pueden deshacer una auto corrección, optar por evitar que se lleve a cabo la corrección en el futuro o acceder al cuadro de diálogo de Opciones Auto corrección sin la necesidad de buscarlo en el menú Herramientas.

• Escribir algo incorrecto.

Archivo nuevo (Panel de tareas)

Como parte del Panel de tareas, crear un archivo nuevo o abrir un archivo

• Abrir Access.

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Función Descripción Cómo acceder Mejorado existente es más sencillo. No sólo los

usuarios pueden abrir rápidamente un archivo nuevo desde cualquier panel de tareas, sino que también pueden crear un documento nuevo a partir de una plantilla que existe en el Web, crear un documento nuevo de un documento existente u obtener una lista de sus plantillas o documentos que se utilizaron de manera más reciente.

• Desde el menú Archivo, seleccionar nuevo.

Portapapeles Office

(Panel de tareas) Mejorado

Un portapapeles mejorado permite a los usuarios copiar hasta 24 partes de información a la vez a través de todas las aplicaciones Office o el Web y almacenarlas en el Panel de tareas. El Panel de tareas ofrece a los usuarios una representación visual de los datos copiados y una muestra del texto para que puedan distinguir fácilmente los objetos conforme los transfieren a otros documentos.

• Desde cualquier aplicación Office, copie por lo menos dos partes de información.

• El Portapapeles de Office se abre automáticamente (como parte del Panel de tareas)

Nota: También puede abrir el Portapapeles de Office en el Panel de tareas al seleccionar el Portapapeles del menú Ver.

Imágenes de documentos

Office Nuevo

La nueva funcionalidad de Imágenes de documentos Office, que aprovecha la tecnología de Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) permite a los

• Desde el menú Inicio de Windows seleccione

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Función Descripción Cómo acceder usuarios escanear documentos de páginas múltiples, ver esos documentos y reutilizar ese texto en sus aplicaciones Office. Además, los usuarios pueden ubicar sus documentos en imagen después utilizando las capacidades completas de búsqueda de texto integradas en Office.

Programas, Herramientas de Microsoft Office y después Imágenes de documentos Office de Microsoft

• Para un escaneo rápido, seleccione Escanear documento Office de Microsoft desde el mismo menú anterior.

Interfaz más ágil

Nuevo

OfficeXP tiene una nueva apariencia que mejora la experiencia Office del usuario. Esto incluye eliminar de manera visual los elementos irreconciliables, dar prioridad de manera visual a los objetos en una página, aumentar el espacio de las letras y el espacio de las palabras para lograr una mejor lectura y definir el color de primer plano y de fondo para colocar los elementos más importantes al frente.

Comprimir imágenes

Nuevo

La función Comprimir imágenes de OfficeXP permite a los usuarios comprimir imágenes dentro de sus archivos Office. Los usuarios pueden seleccionar el uso que desean darle al archivo (Web, impresión, imágenes de pantalla, etc.) y designar una o todas

• Abra la barra de herramientas Imagen al seleccionar la barra de herramientas

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Función Descripción Cómo acceder las imágenes que se deben optimizar en el archivo. Después, las imágenes se encogen y comprimen de manera que se minimice el tamaño de la imagen sin reducir la calidad visual de la misma.

Ver. • Seleccione el

botón Comprimir imágenes.

Campo Introducción en

Office Mail Nuevo

Office Mail en Office XP contiene un campo introductorio que permite a los usuarios escribir una introducción breve en la parte superior del mensaje cuando envíe correo desde una aplicación Office. Esto elimina la necesidad de cambiar el cuerpo del documento que el usuario está enviando.

• Desde cualquier aplicación Office, haga clic en el icono correo electrónico en la Barra de herramientas estándar.

• Escriba el texto en el campo de introducción.

Hacer una pregunta

Nuevo

Office XP permite a los usuarios escribir una pregunta sin activar el Asistente de respuestas o el Asistente Office. Incluso si el asistente está apagado u oculto, aparece la respuesta en el globo del Asistente de respuestas.

• Desde cualquier aplicación Office escriba una pregunta en el cuadro “Hacer una pregunta” en el extremo superior derecho de la aplicación.

Asistente de Office

Mejorado

El Asistente de Office está oculto por predeterminación. Aparece cuando Ayuda está activada y se oculta a sí mismo cuando Ayuda finaliza.

• Seleccione “Mostrar el Asistente de Office” del menú Ayuda

Mejoras a la Una interfaz mejorada permite a los • Escriba una

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Función Descripción Cómo acceder ventana Ayuda

Mejorado usuarios acceder fácilmente a temas importantes de ayuda y sitios Web (tales como los Servicios de soporte de producto y Actualizaciones Office) y a un catálogo “Lo nuevo” en donde pueden aprender más acerca de las nuevas áreas de funcionalidad en cada aplicación.

pregunta utilizando el Asistente de Office o en el cuadro “Hacer una pregunta”.

• Cuando encuentre la respuesta que estaba buscando, haga clic ahí.

• Si no encuentra la respuesta que está buscando, haga clic en “Obtenga más ayuda en el Web”.

Recuperación de documentos

Nuevo

Microsoft Word, Excel, Access y PowerPoint proporcionan a los usuarios la opción de guardar sus archivos actuales en el momento en que se presente un error en una aplicación. Como resultado, los usuarios emplean menos tiempo en rehacer sus documentos, hojas de cálculo, bases de datos y presentaciones.

• Esta función aparece automáticamente si ocurre un error.

• Seleccione recuperar el documento y haga clic en Cerrar.

• Abra el documento recuperado del panel de recuperación de documentos.

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Función Descripción Cómo acceder Informes de

error de aplicación

Nuevo

En Office XP las aplicaciones pueden reportar automáticamente cualquier error que ocurra directamente en Microsoft o en el departamento de informática corporativa del usuario. Esto ofrece a Microsoft (o las organizaciones) los datos necesarios para diagnosticar y corregir esos errores así como proporcionar a los usuarios acceso directo a soluciones u otra información sobre el error.

• Esta función aparece automáticamente si ocurre un error.

• Seleccione Reportar el error de nuevo a Microsoft desde el cuadro de diálogo error.

Recuperación de aplicaciones y documentos

Nuevo

Esto proporciona un método más seguro para apagar una aplicación que no está respondiendo. Los usuarios pueden optar por apagar una aplicación que no está respondiendo mientras se inicia la recuperación del documento. También pueden reportar el problema a Microsoft o a su departamento de informática corporativa al mismo tiempo.

• Si una aplicación no está respondiendo, diríjase al Menú Inicio de Windows.

• En Programas, seleccione Herramientas Office.

• Después seleccione Recuperación de aplicaciones Office de Microsoft.

• Seleccione reiniciar o finalizar la aplicación.

Modo seguro Nuevo

Office XP puede reconocer los problemas comunes asociados con iniciar una aplicación y puede ejecutar automáticamente la solución

• Solamente puede acceder a esta función si ocurre un

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Función Descripción Cómo acceder apropiada. Esto permite al usuario activar la aplicación en el caso de un error relacionado con el inicio, previniendo así paros innecesarios.

error. • Abra la

aplicación que contiene el error cuando inicia.

• Se le proporciona la opción para ingresar el Modo Seguro.

Firmas digitales Nuevo

Office XP ofrece a los usuarios la capacidad de firmar digitalmente documentos completos. Esto permite a los usuarios saber si un documento proviene de una fuente segura y saber si el documento ha sido alterado de su estado original.

• Seleccione Opciones del menú Herramientas en cualquiera de las aplicaciones Office.

• Seleccione la pestaña Seguridad.

• Seleccione Firmas digitales y elija Agregar.

• Seleccione una firma digital (a la que pueda acceder desde un proveedor de firma digital a través del Web).

Pestaña de seguridad única

Nuevo

Las opciones de seguridad para cada aplicación ahora están disponibles en una sola pestaña en Herramientas>

• En cualquiera de las aplicaciones

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Función Descripción Cómo acceder Opciones. Esto permite a los usuarios acceder fácilmente a sus opciones de seguridad sin tener que dirigirse a varias ubicaciones.

Office seleccione Opciones del menú Herramientas.

• Seleccione la pestaña Seguridad.

1.11.2. Mejoras específicas de Microsoft PowerPoint XP Productividad y eficiencia

Función Descripción Cómo acceder Diseño de

diapositivas (Panel de tareas)

Nuevo

El Panel de tareas para diseño de diapositivas ofrece a los usuarios una manera más fácil de descubrir sus opciones de diseño. Estas opciones incluyen plantillas de diseño, esquemas de color y esquemas de animación – todas se pueden ver previamente al momento en que se realiza la selección.

• Seleccione Diseño de diapositivas del menú Formato.

• Seleccione la plantilla de diseño, esquemas de color y esquemas de animación.

Esquemas de animación

(Panel de tareas) Nuevo

Como parte del Panel de tareas, los Esquemas de animación ofrecen a los usuarios acceso con un solo clic a animaciones diseñadas profesionalmente. Los usuarios pueden obtener fácilmente una vista previa de cada esquema de animación y pueden cambiar entre varias opciones hasta que encuentren la animación que desean.

• Seleccione Esquemas de animación del menú Mostrar diapositiva (o acceda Diseño de diapositivas desde el Panel de tareas).

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Función Descripción Cómo acceder Animación

personalizada (Panel de tareas)

Nuevo

PowerPoint versión 2002 agrega animaciones personalizadas de alta calidad que ayudan a lograr que las presentaciones cobren vida. Los ejemplos de estos efectos de animación incluyen mover varios objetos simultáneamente, animación de “ruta” (mover objetos a lo largo de una ruta descrita previamente), y una fácil secuencia de todos los efectos en la diapositiva, incluyendo salidas. El rendimiento de la animación también se ha mejorado y aprovecha la aceleración de hardware en caso de estar disponible (como la rotación bitmap de hardware y la unión de transparencias en varias tarjetas de video 3-D). Por último, PowerPoint agrega transiciones de diapositivas nuevas y más emocionantes y permite a los usuarios agregar esquemas de animación a toda su presentación con un solo clic.

• Seleccione Animación personalizada del menú Mostrar diapositiva.

• Seleccione un cuadro de texto u objeto.

• Desplace hacia abajo la flecha junto a Agregar efectos y seleccione el efecto deseado.

• Seleccione las opciones de velocidad, ruta e inicio al arrastrar las flechas adecuadas.

• Vea previamente la animación al hacer clic en el botón Reproducir.

Patrones Múltiples

Nuevo

Los usuarios de PowerPoint pueden crear fácilmente más de una diapositiva, master de título o master de diapositiva en un archivo. Esto hace posible que los usuarios combinen varias presentaciones en un archivo o que puedan crear secciones separadas dentro de la misma presentación.

• Seleccione Master de diapositiva del menú Ver>Master.

• Seleccione Insertar nuevo master de diapositiva de

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Función Descripción Cómo acceder la barra de herramientas Master de diapositiva.

• Seleccione Diseño para diapositiva del menú Formato al aplicar las diferentes Plantillas de diseño.

Herramientas del presentador

Nuevo

Los usuarios que presentan sus diapositivas de PowerPoint siempre estarán preparados gracias a las nuevas Herramientas del presentador. Los presentadores tienen su propia vista, que no está visible para la audiencia. Esta vista incluye detalles sobre qué viñeta o diapositiva saldrá a continuación, permite a un presentador ver sus notas del discurso y les permite cambiar directamente a cualquier diapositiva.

• Desde el menú Mostrar diapositiva, seleccione Mostrar configuración y después Mostrar herramientas del presentador.

Nota: Esta funcionalidad requiere un ordenador que soporte varios monitores.

Aplicar diseño

automático (Etiqueta

inteligente) Nuevo

Aplicar Diseño automático inserta automáticamente el contenido en retenedores de espacio al insertarse o pegarse en una diapositiva que ya existe. Por ejemplo, cuando un usuario trabaja en una diapositiva con el diseño de lista en viñetas e inserta una tabla, PowerPoint cambia de

• Abra una presentación y cree una lista con viñetas.

• Inserte una tabla desde el menú Insertar

• Observe el

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Función Descripción Cómo acceder manera automática el diseño a un diseño de Texto y Objeto para que la tabla y el texto estén uno junto al otro. Además, aparece el icono Etiqueta inteligente para permitir a los usuarios deshacer el diseño automático o para acceder a más opciones auto corrección.

comportamiento de diseño automático

• Despliegue la Etiqueta inteligente para opciones adicionales de diseño automático.

Vista previa de impresión

Nuevo

La Vista previa de impresión permite a los usuarios obtener una vista previa sobre la apariencia que tendrán sus presentaciones al imprimirlas. Los usuarios tienen la opción de cambiar entre varias vistas como notas, diapositivas o incluso cambiar entre vistas de paisajes y retratos.

• Seleccione Vista previa de impresión desde el menú Archivo.

Comprimir imágenes

Nuevo

La funcionalidad para Comprimir imágenes de OfficeXP permite a los usuarios comprimir imágenes dentro de sus archivos de PowerPoint (u otra aplicación de Office). Los usuarios pueden seleccionar la intención del uso del archivo (Web, impresión, pantalla, etc.) y designar si se deben optimizar una o todas las imágenes en el archivo. Después, las imágenes se reducen y comprimen de tal manera que se reduce el tamaño de la imagen sin minimizar la calidad visual de la misma.

• Abra la Barra de herramientas de Imágenes al seleccionar Ver>Barras de herramientas.

• Seleccione el botón Comprimir imágenes.

Rotación de imágenes

Nuevo

Proporciona a los usuarios la capacidad de voltear y girar todas las imágenes en los documentos.

• Inserte una imagen o un dibujo.

• Colóquese sobre el

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Función Descripción Cómo acceder “nivelador” de rotación verde y gire la imagen.

Rejilla visible Nuevo

Una nueva rejilla visible facilita crear un dibujo dentro de PowerPoint. Dentro de los cuadros de diálogo Rejilla y Guías, los usuarios pueden seleccionar a partir de una variedad de opciones, tales como colocar objetos en la rejilla u otros objetos y mostrar las guías de dibujo en pantalla.

• Seleccione Rejilla y Guías del menú Ver.

• Seleccione Ver rejilla en pantalla.

AutoAjuste (Etiqueta

inteligente) Nuevo

PowerPoint versión 2002 amplía la funcionalidad de Auto Ajuste de manera que al momento de que escriben los usuarios, la fuente se ajusta automáticamente para adaptarse a la diapositiva. A diferencia de PowerPoint 2000, no existe un tamaño mínimo de fuente para Auto Ajuste. Los diseños adicionales en la presentación del usuario (como diseño de dos columnas) también utiliza la función Auto Ajuste. Un icono de Etiqueta inteligente facilita deshacer Auto Ajuste, continuar el texto en la nueva diapositiva o cambiar a un diseño de dos columnas.

• Ingrese una lista con viñetas en PowerPoint.

• Siga escribiendo hasta que haya alcanzado el extremo del retenedor de espacio en la diapositiva.

• Siga agregando viñetas. Observe que el texto está modificando su tamaño para poder ajustarse.

Objetos agrupados Mejorado

Los usuarios pueden seleccionar Auto Formas, dibujos o imágenes específicas dentro de un grupo y formatearlas sin necesidad de desagrupar o volver a agrupar los

• Inserte dos dibujos o imágenes en la presentación.

• Seleccione

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Función Descripción Cómo acceder objetos. ambos (al

mantener presionando la tecla Ctrl.), haga clic en el botón derecho y seleccione Agrupar> Grupo

• Haga doble clic en una de las imágenes y cambie el formato.

Fiabilidad, recuperación de datos y seguridad

Función Descripción Cómo acceder Recuperación

de documentos Nuevo

Los usuarios tienen la opción de guardar sus archivos actuales al momento de que ocurra un error. Como resultado, los usuarios pasan menos tiempo recreando sus representaciones.

• Esta función aparece automáticamente en caso de que ocurra un error.

• Elija recuperar el documento y haga clic en Cerrar.

• Abra el documento recuperado del panel Recuperación de documentos.

Recuperación Esta ofrece un método más seguro • Si PowerPoint

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Función Descripción Cómo acceder de la aplicación

y del documento

Nuevo

para cerrar PowerPoint en caso de que no responda. Los usuarios pueden elegir cerrarlo mientras inician la recuperación del documento. También pueden informar el problema a Microsoft o a su departamento de informática corporativa al mismo tiempo.

no responde, vaya al menú Inicio de Windows.

• En Programas, seleccione Herramientas de Office.

• Después, seleccione Microsoft Office Application Recovery.

• Elija reiniciar o finalizar la aplicación.

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La forma más sencilla de crear una presentación en PowerPoint es usando el asistente. El asistente para autocontenido creará entre ocho y doce diapositivas presentando contenido que el usuario puede modificar. Para ello pulsaremos sobre “Del Asistente para autocontenido” del panel de tareas Nueva presentación.

Figura 2-1. Nueva presentación

Aparecerá un diálogo de presentación al asistente en el que se nos indica que nos guiará en tres pasos para generar una presentación.

C a p í t u l o 2

Crear una presentación usando el asistente

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Figura 2-2. Presentación del asistente de contenido

El primer paso será seleccionar un tipo de presentación que PowerPoint tiene predefinidas. (En la parte derecha, un cuadro verde nos indicará en el paso que estamos).

Figura 2-3. Elección del tipo de presentación

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En esta pantalla existe un gran número de presentaciones que podemos usar para nuestros propósitos. Por ejemplo, si queremos realizar una presentación sobre el estado en el que se encuentra un proyecto, seleccionaremos el botón de proyectos y en la ventana aparecerán varios tipos de presentaciones, de la que podríamos elegir la “Informe de progreso o estado”.

Si a continuación presionamos el botón , se nos mostrará el siguiente paso en el que se nos preguntará el modo en que se impartirá la presentación: por pantalla, presentación para Web, transparencias en blanco y negro, en color o diapositivas de 35mm. El aspecto de la pantalla será tal que así:

Figura 2-4. Elección del estilo de presentación

En el siguiente paso podemos indicar opciones de la presentación como el título, pie de página que se incluirá en todas las diapositivas y si se desea incluir la fecha de actualización y el número de diapositiva.

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El aspecto de la pantalla es:

Figura 2-5. Opciones de presentación

Finalmente se presenta la última pantalla del asistente (Figura 2.6). No es una pantalla que nos solicite información, solamente nos informa del final del proceso de creación de una presentación sencilla usando el asistente. Si presionamos el botón de finalizar, PowerPoint nos creará una presentación con la información que le hemos indicado. Esta presentación tendrá diez diapositivas, cada una de ellas con el mismo formato, donde podremos realizar los cambios que queramos para adaptarlas mejor a nuestros propósitos.

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Figura 2-6. Finalizar asistente

Con la primera diapositiva nos mostrará una serie de indicaciones que podemos seguir. En las siguiente diapositivas, el asistente propone unos pasos a seguir en los que deberemos introducir la información referente a nuestra presentación.

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Figura 2-7. Presentación creada con el asistente. Primera diapositiva

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Figura 2-8. Presentación creada con el asistente

Podremos modificar el aspecto y las diapositivas como queramos, el asistente nos da una base para trabajar, la cual deberemos modificarla para ajustarla a nuestras necesidades.

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3.1 Trabajar con diapositivas y diseños Todas las presentaciones nuevas que se creen con PowerPoint precisan al menos de una primera diapositiva. Después se añadirán más diapositivas a medida que se vaya diseñando la presentación. Algunas de las diapositivas tendrán texto, y otros elementos gráficos. 3.1.1. Añadir diapositivas Se pueden añadir diapositivas en la presentación en cualquier momento mediante

el botón de la barra de herramientas, desde le Menú Insertar – Nueva diapositiva, desde el menú contextual de la vista esquema y vista diapositivas,…. PowerPoint insertará la nueva diapositiva a continuación de la que esté activa en el ese momento. La nueva diapositiva se creará de acuerdo con la plantilla de diapositivas (estilo) que se tenga activo y aparecerán marcadores de posición para los diferentes tipos de objetos de los diseños automáticos; algunos para títulos y texto y otros para imágenes prediseñadas, gráficos y organigramas. Los marcadores de posición permiten un acceso rápido a los diferentes elementos gráficos de PowerPoint. Simplemente se debe hacer doble clic dentro de cualquiera de los marcadores de posición para añadir el tipo de objeto correspondiente o hacer clic una sola vez para añadir texto en cualquiera de ellos. 3.1.2. Cambiar el diseño de una diapositiva Cuando se añade una diapositiva nueva se crea con un diseño predeterminado para introducir texto mediante unos marcadores. También se puede añadir una diapositiva mediante el menú contextual que aparece sobre cualquier objeto del panel de diseño y se creará con el diseño elegido. Se puede cambiar el diseño de una diapositiva en cualquier momento seleccionado el nuevo diseño desde el panel de diseño de diapositivas. Si ya se ha añadido texto o se han modificado los marcadores del diseño anterior, estos elementos permanecerán al aplicar el nuevo diseño, superponiéndose los nuevos elementos a los anteriores.

C a p í t u l o 3

Diapositivas, plantilla y patrón de diapositivas

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Figura 3-1. Panel Diseño de la diapositiva

3.1.3. Eliminar una diapositiva Se puede eliminar una diapositiva desde el panel de esquema o en el clasificador de diapositivas (o panel de diapositivas).

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Para eliminarla sólo tendremos que seleccionarla en el esquema o en el clasificador de diapositivas (o panel de diapositivas) y pulsar el botón [eliminar] del teclado, o mediante el Menú Edición o con el menú contextual que aparecerá al pulsar con el botón derecho del ratón sobre cualquier diapositiva. 3.1.4. Cambiar el orden de diapositivas Al igual que para eliminar una diapositivas, esta operación se realiza a través del panel de esquema o en el clasificador de diapositivas (o panel de diapositivas). Para ello se selecciona la diapositiva a la que se quiere cambiar su orden y se arrastra a la nueva posición con el ratón. 3.1.5. El panel esquema Este panel permite trabajar con diapositivas muy fácilmente, permitiendo añadir, borrar, cambiar el orden, dividir, fusionar y copiar diapositivas entre otras operaciones.

Figura 3-2. Panel Esquema

Eliminar, añadir y cambiar el orden ya se ha visto anteriormente en este capitulo. Para copiar una diapositiva hay que realizar el mismo proceso que para moverla, pero se pulsará la tecla [control] mientras de mueve.

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La división y la fusión son un poco más complejas, pero basta con decir que para dividir se utiliza la tecla [enter] del teclado y para fusionar se utiliza la tecla [borrado a la izquierda] del teclado y usar sangrías. En el esquema se puede escribir texto y cambiar el nivel de este texto. La mejor forma de comprender este funcionamiento es trabajando en el Panel esquema. 3.1.6. El clasificador de diapositivas Trabajar con el clasificador de diapositivas (o el panel diapositivas) es muy útil porque de una vista tendremos una idea global de nuestra presentación. No es tan potente como el esquema, pero podemos añadir, borrar, copiar y mover diapositivas con un toque de ratón.

Figura 3-3. Panel Diapositivas

3.2. Trabajar con estilos Se puede aplicar un estilo tanto a una presentación nueva como a una ya existente. La plantilla se aplicará a todas las diapositivas de la presentación o a las seleccionadas.

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Existen tres formas de aplicar un estilo a una diapositiva:

• Plantillas de diseño • Combinaciones de colores • Combinaciones de animación

Figura 3-4. Estilos de la diapositva

Para aplicar un estilo, se utiliza el Panel de estilos que se muestra pulsando el

botón de la barra de herramientas o desde el la orden Estilo de la diapositiva… del menú Formato. 3.2.1. Plantillas de diseño Microsoft PowerPoint proporciona plantillas de diseño que puede aplicar a las presentaciones para que tengan un aspecto y un diseño totalmente profesionales. Una plantilla de diseño es un archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y relleno; combinaciones de colores y patrones.

Figura 3-5. Ejemplos diversos estilos

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Utilice el panel de tareas Diseño de diapositivas, para obtener una vista previa y aplicar una plantilla de diseño a la presentación. La plantilla se puede aplicar a todas las diapositivas o a las diapositivas seleccionadas, también se pueden aplicar varios tipos de plantillas de diseño a una sola presentación. Cada vez que aplica una plantilla de diseño, se agrega un patrón de diapositivas a la presentación. Puede guardar la presentación creada como una nueva plantilla de diseño y de esta forma estará disponible en el panel de tareas Diseño de diapositivas. 3.2.2. Combinación de colores Las combinaciones de colores están formadas por los ocho colores utilizados en el diseño de la diapositiva, colores para el fondo, texto y líneas, sombras, texto de título, rellenos, énfasis e hipervínculos. La plantilla de diseño aplicada determina la combinación de colores de una presentación Para ver la combinación de colores de una diapositiva, seleccione la diapositiva y, a continuación, abra el panel de tareas Diseño de diapositivas - Combinaciones de colores. La combinación de colores de la diapositiva aparece seleccionada en el panel de tareas. La plantilla de diseño incluye una combinación de colores predeterminada y las combinaciones adicionales entre las que puede elegir, todas las combinaciones han sido diseñadas para esa plantilla. La presentación predeterminada o "en blanco" de Microsoft PowerPoint también contiene combinaciones de colores. Puede aplicar una combinación de colores a una diapositiva, a las diapositivas seleccionadas, así como a notas y documentos. Las combinaciones de colores se pueden modificar. Supongamos, por ejemplo, que utiliza a menudo la misma plantilla de diseño por lo que desea que tenga un aspecto un poco distinto así que decide cambiar el color de énfasis o el color del fondo. O bien, decide cambiar los colores de la presentación para que coincidan con los colores de los temas de un evento, como una feria.

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Al modificar una combinación de colores, el resultado es una combinación nueva, que se incluye en el archivo de la presentación de forma que se pueda volver a aplicar fácilmente.

Figura 3-6. Combinación de colores Figura 3-7. Combinación de animación

3.2.3. Combinación de animación

Se puede aplicar una combinación de animación a un conjunto de diapositivas o a todas las diapositivas de la aplicación. Para ello hay que escoger el Panel de estilos – combinaciones de animación. 3.3. Trabajar con Patrones El patrón de diapositivas es un elemento de la plantilla de diseño que almacena información sobre la plantilla, incluidos los estilos de fuente, la ubicación y el tamaño de los marcadores de posición, el diseño del fondo y las combinaciones de colores. La finalidad del patrón de diapositivas es permitir los cambios globales y que los cambios se reflejen en todas las diapositivas de la presentación.

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Generalmente, el patrón de diapositivas se utiliza para las siguientes tareas:

• Cambiar la fuente o las viñetas • Insertar arte, como un logotipo, para que aparezca en varias diapositivas • Cambiar la ubicación, el tamaño y el formato de los marcadores de posición

Para ver el patrón de diapositivas, abra la opción Patrón del menú Ver. El patrón de diapositivas se cambia de la misma manera que las diapositivas, pero el texto del patrón es únicamente para diseño. El texto de la diapositiva real, como títulos y listas, deberá escribirse en la diapositiva, en la vista Normal; y el texto de encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página.

Figura 3-8. Patrón de diapositivas

Aunque cambie el patrón de diapositivas, los cambios realizados en diapositivas individuales se conservan.

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Al aplicar una plantilla de diseño a la presentación se agrega un patrón de diapositivas. Normalmente, la plantilla también contiene un patrón de títulos, en la que puede hacer los cambios que se aplican a las diapositivas con el diseño Diapositiva de título. Existen también los patrones para documentos y para notas donde podemos cambiar el estilo de estas vistas.

Figura 3-9. Patrón de documentos

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Figura 3-10. Patrón de notas

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En PowerPoint hay una gran variedad de diapositivas predefinidas, y dentro de ellas existe un gran número destinadas únicamente al texto:

• Diapositivas de título: Se usan para el título de las presentaciones (primera diapositiva) así como para los títulos de los diferentes apartados.

• Diapositivas de ti tulo y subtítulos: Semejante a las anteriores pero permite colocar además un subtítulo con fuentes de menor tamaño.

• Diapositivas de lista con viñetas: Tienen una serie de puntos que desarrollan un tema superior.

• Diapositivas de tablas: Se usan para presentar texto, números o una combinación de ambos en forma tabular de doble entrada.

• Diapositivas de organigrama: Se usan para representar gráficamente la estructura y organización de una empresa u organismo.

• Diapositiva de gráficos: Estas diapositivas transforman los datos numéricos de una tabla en un gráfico de barras, de sectores, etc.

• Diapositivas blancas: Se usan para crear en ellas todo tipo de objetos o importarlos de otras aplicaciones.

• Diapositivas mixtas: Cuentan con una serie de elementos combinados: listas gráficos, tablas, objetos multimedia y gráficos.

En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc. De esta forma PowerPoint nos mostrará en la diapositiva una serie de marcadores de objetos y podemos introducir texto en los que están destinados para ello (etiquetado con “Haga clic para agregar texto/título”). Estos marcadores pueden ser borrados, pero no se pueden añadir directamente.

C a p í t u l o 4

Añadir texto a las diapositivas

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Figura 4-1. Marcadores de texto

4.1. Insertar un texto en una diapositiva

Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un diseño de diapositiva adecuado al contenido que vayamos a introducir, el cual nos añadirá a nuestra diapositiva unos marcadores que usaremos. Para añadir texto se puede hacer clic en el recuadro o en uno de los recuadros de la diapositiva en el cual se quiere insertar el texto, automáticamente el texto que aparece en el marcador (por defecto “Haga clic para agregar título/texto”) desaparecerá y aparecerá el punto de inserción. En este momento se puede empezar a escribir texto.

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Figura 4-2. Introduciendo texto en un marcador

Cuando se haya terminado de introducir el texto se hace clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o se pulsa la tecla [Esc] dos veces. El texto introducido quedará situado en el recuadro elegido y ocupando la mayor parte de este marcador de posición. Posteriormente se le podrá realizar varias operaciones a este texto. El formato de texto del Patrón de Diapositivas determina cómo éste aparece en todas las diapositivas, cómo va alineado, qué fuente utiliza, si el texto está en cursiva o no, etc. En el Patrón de Diapositivas tanto el título como cada nivel de texto tienen su propio formato. Los niveles de texto son los diferentes subpárrafos que puede tener cada punto del texto. Esta es la forma más simple para añadir texto a una diapositiva, usando los marcadores de posición que aparecen en la mayoría de los Diseños Automáticos. Por lo general hay un marcador de posición para el título y uno o más marcadores para texto y objetos.

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4.1.1. Cuadros de texto

Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva. Para añadir un nuevo cuadro de texto puedes elegir entre:

• Hacer clic en el botón Cuadro de texto de la barra de dibujo, • Desde la barra de menús desplegando el menú Insertar y seleccionando la

opción Cuadro de texto. El cursor toma el aspecto y se hará clic donde se quiera insertar el nuevo cuadro de con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado, se arrastra para definir el tamaño del cuadro de texto y se suelta cuando alcance el tamaño deseado. A continuación aparecerá el característico cursor en forma de línea vertical parpadeante para introducir el texto.

Figura 4-3. Cuadro de texto

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Se termina de insertar el texto haciendo clic en otra parte de la diapositiva o pulsando dos veces [Esc]. El cuadro de texto no se comporta igual que el marcador de texto. Por ejemplo, el texto introducido no aparece en la vista Esquema.

4.2. Cambiar el aspecto de los textos

PowerPoint permite cambiar la fuente, el tamaño y el color de los textos fácilmente. Para ello tenemos el menú Formato de la barra de menús o la barra de formato.

Figura 4-4. Menú Formato

Figura 4-5. Barra herramientas Formato

Si se desea cambiar el aspecto de un texto que ya existe, primero se tendrá que seleccionar. Los formatos de texto son similares a los que usan otras aplicaciones de Microsoft como puede ser Microsoft Word XP. Por ejemplo, si se desea cambiar la fuente, aparecerá el típico diálogo de cambios de fuentes:

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Figura 4-6. Diálogo Fuente

En este diálogo se pueden cambiar varios aspectos:

• Fuente: selecciona de la lista el tipo de letra que se quiera aplicar. También

se puede hacer desde la barra de formato con • Estilo de fuente: indica si se quiere que sea cursiva (Ejemplo texto cursivo)

, negrita (Ejemplo texto con negrita) , negrita y cursiva (Ejemplo texto negrita cursiva), etc.

• Tamaño selecciona las dimensiones de la letra (Ejemplo, Ejemplo, Ejemplo)

o desde . También se pueden utilizar los botones para aumentar o disminuir el tamaño de la letra.

• Efectos: Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado ,

con sombras , relieve, etc. Estos efectos se podrán combinar. • Color: También es posible cambiar el color a los textos, para ello de la lista

desplegable color se selecciona el que se desee, si no se encuentra ninguno adecuado en la lista que aparece se pulsa en el botón Más colores y aparecerá el diálogo Color en el que se puede escoger un nuevo color.

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Figura 4-7. Diálogo Colores

Una vez seleccionado el color deseado pulsa Aceptar.

Esto puede hacerse también desde la barra de formato con el icono .

4.3. Formato de párrafos

Existen determinadas características de formato que se aplican a todo el texto de un párrafo. La separación entre líneas, por ejemplo, afecta a todas las líneas del párrafo, al igual que la alineación por la izquierda, por la derecha o centrado. Cuando una característica de formato se aplica a un párrafo, no es necesario seleccionarlo por completo, basta hacer clic en cualquier lugar del párrafo para introducir allí el cursor y efectuar los cambios que se deseen en el formato del mismo.

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4.3.1. Alineación

Cambiar la alineación de un párrafo PowerPoint XP ofrece la opción de alinear el texto de un párrafo hacia la izquierda, derecha o centro, así como la de de justificarlo. Se puede establecer la alineación del párrafo en el Patrón de Diapositivas, si así se desea, o bien se puede establecer para cada párrafo individual. Para cambiar la alineación de un párrafo se puede proceder del siguiente modo:

1. Seleccionar el párrafo o párrafos que se deseen cambiar. Para cambiar la

alineación de todos los párrafos de un objeto de texto, se selecciona todo el texto o el cuadro de texto o marcador. Para cambiar la alineación de más de un párrafo, se arrastra una selección que incluya por lo menos parte del texto de los párrafos que se deseen cambiar. Para cambiar la alineación de un único párrafo, basta introducir el cursor en cualquier lugar del mismo.

2. En el menú Formato, elegir Alineación. Aparecerá el correspondiente menú

en cascada. O usar los botones de la barra de herramientas de formato .

3. En el menú Alineación, elegir la alineación que se desee.

Figura 4-8. Menú Alineación

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4.3.2. Separación entre líneas o párrafos Para ajustar la separación entre líneas del texto o entre párrafos, se utiliza el comando Interlineado del menú Formato. Se puede reducir la separación para que el texto quepa mejor en una diapositiva, o aumentar dicha separación para que se pueda leer mejor. Suele ser de gran utilidad el interlineado de los párrafos cuando se insertan ecuaciones. En ese caso se debe dejar un espacio entre párrafos suficiente como para que quepa la ecuación. Para cambiar el espacio entre líneas o párrafos se procede del siguiente modo:

1. Seleccionar el párrafo o párrafos a los que se desee cambiar la separación entre líneas o entre párrafos.

2. En el menú Formato, elegir el comando Interlineado. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente (Figura 4-9).

3. Ajustar el interlineado escribiendo el valor que se desee o haciendo clic en la flecha arriba y abajo para cambiar dicho valor. Para cambiar la separación entre líneas dentro del párrafo, se usa el cuadro Interlineado. Para cambiar la separación anterior o posterior a un párrafo o párrafos, se usan las opciones Antes del párrafo o Después del párrafo. La separación entre líneas se puede ajustar en “líneas” o en “puntos” usando la lista desplegable que aparece a la derecha de cada cuadro de ajuste. Finalmente se puede hacer clic en Vista previa para ver el efecto que tiene la nueva separación entre líneas o párrafos en el texto.

4. Pulsar Aceptar para aplicar los cambios o Cancelar para no aplicarlos.

Figura 4-9. Diálogo Interlineado

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4.3.3. Sangrías Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha o la izquierda de un párrafo, las sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría. Para aplicar una sangría se selecciona el parrafo al cual se quiere aplicar la sangría.

A continuación pulsa en el botón Aumentar Sangría que se encuentra en la barra de formato. Al igual que puedes aumentar la sangría también puedes

reducirla con el botón Disminuir Sangría .

4.4. Numeración y viñetas El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a las sangrías, únicamente cambia que en las numeraciones y viñetas además de aplicar una sangría, se le añaden símbolos o números delante del párrafo. Para aplicar una numeración o viñetas, es aconsejable escribir primero el texto tal cual y después aplicar las sangrías para los distintos niveles dentro de la numeración o viñeta. Después hay que seleccionar el texto, despliegar el menú Formato y seleccionar la opción Numeración y viñetas....

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Figura 4-10.Menú Numeración y viñetas

Aparecerá un diálogo similar a la que mostramos a continuación. Si se quiere aplicar una numeración hay que elegir la pestaña Con números.

Figura 4-11. Diálogo Numeración

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Se selecciona el estilo que se desee haciendo clic sobre él, en nuestro caso hemos seleccionado una numeración con letras minúsculas. En este diálogo se pueden cambiar diversos aspecto como el color, el tamaño del símbolo o número que PowerPoint va a introducir en relación al tamaño del texto, por que número, letra,… empieza la numeración, la imagen de la viñeta y otros aspecto relacionados con la numeración y viñetas.

Por último se pulsa el botón . Una vez aplica la numeración aparecerá algo similar a esto:

Figura 4-12. Ejemplo numeración

En vez de utilizar letras y números podemos utilizar símbolos. Estos los tenemos en la pestaña Con viñetas de la misma ventana:

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Figura 4-13. Diálogo viñetas

Elegimos el símbolo y aparecerá algo similar a esto:

Figura 4-14. Ejemplo viñeta

Incluso podemos utilizar otras imágenes pulsando en el botón Imagen... o utilizar otros símbolos pulsando en el botón Personalizar...

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También se pueden introducir numeraciones y viñetas utilizando los botones

de la barra de herramientas y cambiar los niveles utilizando los botones de

sangría .

4.5. Reemplazar fuentes

Algunas veces es útil reemplazar determinadas fuentes de su presentación, por ejemplo cuando se trasladen archivos de una máquina a otra. Cuando se reemplace una fuente con el comando Reemplazar Fuentes…, todo el texto de la presentación que esté escrito en esa fuente en particular cambiará. Para reemplazar fuentes se debe proceder del siguiente modo:

1. En el menú Formato, elegir Reemplazar Fuentes. Aparecerá el cuadro de diálogo mostrado en la figura 4-15.

2. Se hace clic en la flecha abajo para que aparezcan más fuentes. 3. Si ha seleccionado texto antes de elegir Reemplazar Fuentes, la fuente del

texto seleccionado aparecerá resaltada. Si no ha seleccionado ningún texto, la fuente que está actualmente seleccionada en la barra de herramientas Formato aparecerá en el cuadro Reemplazar. Se puede examinar la lista del cuadro Reemplazar para ver las fuentes disponibles.

4. Seleccionar la fuente que se va a usar como reemplazo Con. Se pueden examinar todas las fuentes que se tengan disponibles en el sistema hasta que se encuentre la que se desea.

5. Elegir Reemplazar. La fuente cambiará a la nueva que se haya elegido. 6. Elegir Cerrar.

Figura 4-15. Diálogo reemplazar fuente

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Sólo se cambia el tipo de fuente. Los demás atributos del texto (cursiva y otros) no se verán afectados. En el caso en el que el usuario no se encuentre satisfecho con la fuente seleccionada, se puede elegir Deshacer en el menú Edición antes de realizar cualquier otra acción.

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Los objetos son elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc. Con los objetos enriquecemos la presentación. Cada uno de estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con más detalle, pero comparten una serie de características y operaciones. 5.1. Tipos de objetos Comunes. Vamos a ver en esta sección los tipos de objetos más comunes que se pueden usar en PowerPoint. 5.1.1. Texto Este es el objeto que hemos estado utilizando hasta ahora en este curso. La forma de introducir texto es mediante una Cuadro de texto desde el menú Insertar o utilizar la barra de herramientas Dibujo.

Figura 5-1. Menú Insertar – Cuadro de texto

Una vez introducido el objeto, sólo tendremos que pulsar sobre el cuadro de texto para poder escribir el texto que queramos.

C a p í t u l o 5

Trabajar con objetos

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5.1.2. Imágenes Las imágenes son el tipo de objeto más común. Se pueden insertar desde el menú Insertar, Imagen, pudiendo introducir la imagen de una galería de imágenes prediseñadas de PowerPoint, desde un archivo, desde una cámara o escáner o crear álbumes de fotos.

Figura 5-2. Menú Insertar – Imagen

5.1.3. Sonidos Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son los elementos multimedia como los sonidos. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas. Para insertar un sonido en una presentación se despliega el menú Insertar y elige Películas y sonidos. Después aparecerá una lista en la que se podrá elegir un sonido de la galería multimedia de un archivo, desde una pista de CD e incluso grabar un sonido nuevo.

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Figura 5-3. Menú Insertar – Películas y sonidos

Insertar sonidos de la galería multimedia Cuando se pulsa esta opción, aparecerá en el panel de tareas la lista de sonidos que incorpora la galería multimedia de PowerPoint. Para insertar el sonido, se hace doble clic sobre él o se pulsa sobre él con el botón derecho del ratón y se selecciona la orden Insertar del menú desplegable que aparece. Después se preguntará si se quiere que se reproduzca automáticamente el sonido con la diapositiva o cuando se haga clic sobre él.

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Figura 5-4. Panel Tareas Insertar sonido de la galería

Figura 5-5. ¿Reproducción automática de sonido?

Una vez se elige el sonido en la diapositiva aparece un altavoz que lo representa. Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva se pulsa con el botón derecho del ratón sobre el dibujo del altavoz. Si se elige Modificar objeto de sonido aparecerá una ventana como la que mostramos a continuación.

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Figura 5-6. Opciones de sonido

Si se marca la casilla Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido no parará hasta que se cambie de diapositiva. Esto puede ser útil cuando se quiera incluir una música de fondo. Insertar sonidos desde un archivo Esta opción se usa cuando se quiere insertar un archivo de sonido que tengamos previamente grabado. Cuando se selecciona la orden Sonido de archivo… se muestra el diálogo Insertar sonido en el podremos escoger el archivo que queramos. Insertar pista de un CD de audio Cuando se selecciona la orden Reproducir pista de audio de Cd ..., se mostrará el diálogo de Opciones de sonido y película. Se Indica desde qué pista hasta qué pista se quiere reproducir y si se quiere que sea una reproducción continua.

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Figura 5-7. Opciones de sonido y película

Grabar sonido Si se escoge la opción Grabar sonido, se nos mostrará una grabadora de sonidos reducida en la que podremos grabar nuestro propio sonido. Podremos grabar, parar la grabación y reproducir que lo tengamos grabado.

Figura 5-8. Grabadora de sonido

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5.1.4. Películas Las películas se comportan de forma análoga a los sonidos y comparten el mismo menú y diálogos (Figura 5-3). Se podrán insertar películas desde la galería multimedia o desde archivos, no dando PowerPoint ninguna herramienta para capturar nuestros propios vídeos. Insertar películas desde la galería multimedia Cuando se selecciona Películas de la galería Multimedia..., aparecerá en el Panel de tareas una lista con las distintas películas que incorpora la galería de PowerPoint. Se insertan igual que los sonidos, pero cuando se inserta de la librería por defecto se ejecutan automáticamente cuando se visualiza la diapositiva y en lugar de parecer un icono contextual indicando la película, aparece el vídeo directamente sobre la diapositiva. Insertar películas desde un archivo Cuando se selecciona la orden película de archivo..., aparecerá un diálogo para elegir el archivo de vídeo que queramos insertar. Cuando lo insertemos nos preguntará si queremos que se reproduzca automáticamente o al pulsar sobre ella con el ratón.

Figura 5-9. ¿Reproducir automáticamente la película?

En este tipo de películas se pueden modificar las propiedades desde el menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la película y pulsar sobre la orden Modificar objeto película. Aparecerá el diálogo de Opciones de las películas en la que se puede indicar si se quiere rebobinar la película al finalizar o realizar una reproducción continua.

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Figura 5-10. Opciones de las películas

5.1.5. Tablas En una diapositiva, además de insertar texto, gráficos, etc también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como se podrá comprobar a continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word. Crear una tabla Hay tres métodos para insertar una tabla:

• Desde la barra de herramientas Tablas y bordes. Para mostrar esta barra de herramientas se selecciona la orden Tablas y

bordes de Barras de herramientas del menú Ver o el botón de la barra

de herramientas. Con la herramienta dibujar tablas ( ) podremos dibujar nuestra tabla.

Figura 5-11. Barra Tablas y bordes

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• Desde el menú Insertar, Tabla… Aparecerá un diálogo en el que diremos cuantas filas y columnas queremos en nuestra tabla.

Figura 5-12. Insertar tabla

• Desde el botón de la barra de herramientas. Cuando se pulsa sobre él, se despliega y aparece un cuadro como el que se muestra. Los cuadros azules indican el número de filas y columnas que tendrá la tabla, en este caso crearía una tabla con 2 filas (horizontal) y 3 columnas (Vertical).

Figura 5-13. Seleccionar filas x columnas

Para insertar texto en la tabla únicamente hay que situarse en la celda donde se quiera escribir, el cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir. Se Puede aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en el capítulo 4. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc.... Se puede cambiar de celda con las flechas o con la tecla de [Tabulador].

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Eliminar una tabla, fila o columna. Para eliminar una tabla se tiene que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar [Supr]. Para eliminar una fila hay que situarse en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la barra de herramientas Tablas y bordes desplegar la lista Tabla y seleccionar la opción Eliminar filas.

Figura 5-14. Menú Tabla – Eliminar filas

Para eliminar una columna hay que situarse en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y después de la barra de herramientas Tabla y bordes desplegar la opción Tabla y seleccionar la opción Eliminar columnas. Si se quiere eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo hay que seleccionar varias celdas utilizando la tecla [Mayúscula] del teclado y después elegir Eliminar filas o Eliminar columnas.

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Insertar filas o columnas Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar. Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla queremos insertarla, después nos situamos en alguna celda de la fila más próxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación desplegamos el menú Tabla de la barra Tablas y bordes y, por último, seleccionar Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos).

Figura 5-15. Menú Tabla – Insertar fila o columna

Para insertar una nueva columna el proceso es similar. Nos situamos en la columna más cercana al lugar donde se quiera insertar la nueva columna, después, de la barra de herramientas Tablas y bordes se despliega el menú Tabla y se elige Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha según donde quieras situar la nueva columna. Formato de una tabla Se puede modificar el formato de una tabla como el color, bordes, etc. A continuación veremos cómo podemos cambiar el color y los bordes de una tabla.

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Para poder modificar una tabla lo primero hay que hacer es seleccionarla haciendo clic sobre uno de sus bordes. Del menú Formato se selecciona la opción Tabla y aparecerá el diálogo Formato de tabla.

Figura 5-16. Formato de tabla - Bordes

En la pestaña Bordes de este diálogo se podrá cambiar los bordes de la tabla. Como se puede ver, en la parte derecha de la ventana aparece un dibujo que representa la tabla. Lo primero que hay que hacer es seleccionar el estilo que se quiere aplicar al borde haciendo clic sobre alguno de la lista del cuadro Estilo, después se selecciona el color y el ancho de línea y utilizando los botones o el dibujo de la tabla cambiamos los bordes de nuestra tabla. Si se quiere ver cómo quedará la tabla antes de aplicarle los cambios definitivamente se puede pulsar Vista Previa y si se está conforme pulsar Aceptar. Con la pestaña Relleno se puede cambiar el relleno (fondo) de la tabla.

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Figura 5-17. Formato de tabla – Relleno

Se puede añadir un color de relleno y hacerlo semitransparente. Estas operaciones se pueden realizar también usando la barra de herramientas Tablas y bordes. Combinar o dividir celdas Combinar celdas consiste en convertir dos o más celdas en una sola por lo que dejará de haber borde de separación entre una celda y otra ya que serán una sola. Esto nos puede servir, por ejemplo, para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola. Dividir celdas consiste en partir en dos una celda. Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar,

después pulsa en el botón que se encuentra en la barra de herramientas Tablas y bordes.

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Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el botón

Dividir celdas . 5.1.6. Gráficos Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información. PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos que más adelante veremos. Insertar un gráfico Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente se tiene que pulsar en el

botón de la barra estándar. PowerPoint insertará un gráfico en la diapositiva y mostrará la hoja de datos que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

Figura 5-18. Hoja de datos de gráfico

En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim., 2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y.

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Figura 5-19. Gráfico

Este dibujo es la representación de la hoja de datos que hemos mostrado anteriormente. Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, únicamente hay que situarse sobre la celda que se quiera modificar e insertar el nuevo valor que inmediatamente será reflejado en la gráfica. Como se puede apreciar, cuando se esté trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones con diversas funcionalidades.

Figura 5-20. Barra herramientas gráfico

Modificar el tipo de gráfico Por defecto PowerPoint utiliza el gráfico de barras porque es el más utilizado ya que representa fácilmente las cantidades y permite comparar los distintos valores con gran facilidad. Para modificar el tipo de gráfico se ha de hacer doble clic sobre el gráfico para seleccionarlo, debe aparecer con un marco de rayas oblícuas. Cuando estamos en un gráfico la barra de menús cambia.

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Del menú Gráfico selecciona la opción Tipo de gráfico. Aparecerá el diálogo Tipo de gráfico.

Figura 5-21. Tipo de gráfico

En la lista de la izquierda se selecciona el tipo de gráfico deseado, inmediatamente aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que se ha elegido anteriormente. Se aconseja que si se quiere que sea de utilidad se busquen gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente. También se puede elegir otros estilos más personalizados con la pestaña Tipos personalizados.

Si se quiere que cuando se pulse el botón el gráfico que se genere no sea el de barras sino otro tipo, se elige el gráfico y después se pulsa en el botón

.

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A continuación mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que anteriormente habíamos mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.

Figura 5-22. Gráfico circular

Este cambio también se puede realizar mediante la barra de herramientas de gráfico, pero se podrán seleccionar menos opciones.

Figura 5-23. Tipo de gráfico desde barra de herramientas

Opciones de diseño Si se quiere ocultar o mostrar una leyenda del gráfico pulsa en el botón leyenda

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Organizar la información por columnas quiere decir que los datos que aparecen en la primera columna serán los que compongan el eje X y se hace pulsando sobre el

botón .

Figura 5-24. Gráfico agrupado por columnas

Si quieres organizar la información por filas (la primera fila representará el eje X)

pulsa el botón y quedará algo parecido a esto:

Figura 5-25. Gráfico agrupado por filas

Para hacer aparecer la hoja de datos se usa el botón . Si además del gráfico se quiere mostrar la hoja de datos en la diapositiva se pulsa

el botón . Este es el resultado:

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Figura 5-26. Gráfico con valores

Si se quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales

para interpretar mejor los valores representados, se pulsan los botones . Este es el resultado:

Figura 5-27. Gráfico con líneas horizontales y verticales

Si se quieres modificar el color de alguna de las series que componen el gráfico (una de las barras que se representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero hay que seleccionarla en la barra estándar como se muestra a continuación o haciendo clic sobre una de las barras de la serie.

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Figura 5-28. Selección distintas partes de un gráfico

Después despliega la lista y elige el color que se quiera. Para eliminar un gráfico se selecciona y se pulsa la tecla [Suprimir] del teclado. Se pueden acceder a estas y otras opciones desde el menú Gráfico que aparece cuando se trabaja con gráficos. 5.1.7. Organigramas Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas, su utilización es muy sencilla.

Figura 5-29. Menú Insertar – Diagrama

Crear un Organigrama Se puede crear un organigrama desde la opción Diagrama… del menú Insertar . PowerPoint tiene varios tipos de diagramas definido, siendo uno de ellos el organigrama.

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Figura 5-30. Galería de diagramas

Una vez insertado el organigrama aparece una barra de herramientas como la mostrada.

Figura 5-31. Barra de herramientas Organigrama

A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama. Insertar forma permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama. Diseño permite controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos.

El botón nos permite elegir el estilo del diagrama que queremos dentro de una gran variedad.

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Figura 5-32. Galería de estilos organigrama

Añadir texto en los cuadros de un diagrama Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, únicamente se tiene que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que se quiera insertar texto.

Figura 5-33. Organigrama base

Se puedes aplicar al texto de los elementos del diagrama las mismas opciones de formato que hemos visto en el capítulo 4. Por ejemplo, se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...

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Agregar relaciones en el organigrama Para añadir nuevos niveles en un organigrama nos situamos primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel. Después en la barra de herramientas organigrama se despliega el menú Insertar Forma y se selecciona la opción Subordinado.

Figura 5-34. Insertar Subordinado

Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel hay que situarte en el cuadro del nivel donde se va a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint añadirá el nuevo cuadro a la derecha del cuadro seleccionado. Después, en la barra de herramientas organigrama se despliega el menú Insertar Forma y selecciona la opción Compañero de trabajo.

Figura 5-35. Insertar compañero de trabajo

Para añadir un ayudante hay que situarse donde se quiere insertar la nueva rama y después desplegar de la barra de herramientas organigrama el menú Insertar Forma y seleccionar Ayudante.

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Figura 5-36. Insertar ayudante

Organizar los elementos de un diagrama PowerPoint permite modificar la posición de las ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan del que tenemos seleccionado se sitúen a la izquierda, etc. Para modificar el Diseño hay que seleccionar el cuadro que se quiera y después desplegar el menú Diseño de la barra Organigrama.

Figura 5-37. Menú diseño organigrama

Si seleccionamos Dependientes a la izquierda por ejemplo aparecerá algo similar a lo que te mostramos a continuación.

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Figura 5-38. Dependientes a la izquierda

También se puede elegir Ajustar el organigrama al contenido o ajustar el tamaño a nuestro gusto con la opción Ajustar el tamaño del organigrama. 5.1.8. Dibujos Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar líneas, cuadrados, círculos, dibujos ya prediseñados, etc. Para esto se utiliza la barra de Dibujo. Si la barra de dibujo no aparece se despliega el menú Ver, elegir Barra de herramientas y por último Dibujo.

Figura 5-39. Barra de herramientas dibujo

El significado de los botones de esta barra se muestra a continuación:

Herramienta para dibujar líneas.

Herramienta para dibujar flechas.

Herramienta para dibujar rectángulos

Herramienta para dibujar círculos y elípses.

Herramienta para insertar un cuadro de texto.

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Herramienta para insertar un objeto WordArt.

Herramienta para insertar un diagrama u organigrama.

Herramienta para insertar una imagen prediseñada.

Herramienta para insertar una imagen desde archivo.

Herramienta para cambiar el color de relleno.

Herramienta para cambiar el color de línea.

Herramienta para cambiar el color de fuente.

Herramienta para cambiar el estilo de línea.

Herramienta para cambiar el estilo de guión.

Herramienta para cambiar el estilo de flecha.

Herramienta para cambiar el estilo de sombra.

Herramienta para cambiar el estilo 3D.

Se puede cambiar el formato un objeto dibujo haciendo doble clic sobre él. Aparecerá el diálogo Formato de autoforma en el que podemos cambiar entre otros el color, la línea, el tamaño, etc.

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Figura 5-40. Formato de autoforma

Autoformas PowerPoint permite dibujar formas ya prediseñadas, como pueden ser una estrella, bocadillos de distintas formas, etc. Para insertar alguna forma prediseñada se tiene que desplegar el menú Autoformas de la barra de Dibujo, elegir el estilo deseado y después el dibujo en concreto. A continuación se hace clic sobre la diapositiva con el botón izquierdo del ratón y se arrastra hasta conseguir la forma deseada.

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Figura 5-41. Menú autoformas

5.1.9. WordArt Un objeto WordArt es un objeto de texto que se crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales. Se puede insertar un objeto WordArt desde la barra de Dibujo mediante el botón

, o desde el menú Insertar, Imagen, WordArt…. Lo primero que hay que hacer es indicar el tipo que se quiere del diálogo Galería de WordArt. Aquí tenemos unos diseños en los que debemos elegir el que mas se ajuste a nuestra idea.

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Figura 5-42. Galería de WordArt

Una vez elegida la opción deseada, aparecerá el diálogo Modificar texto de WordArt, donde podremos introducir o modificar el texto que queramos que aparezca.

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Figura 5-43. Texto WordArt Una vez que pulsemos el botón Aceptar, aparecerá en nuestra diapositiva el resultado obtenido y la barra de herramientas de WordArt.

Figura 5-44. Ejemplo WordArt

Figura 5-45. Barra de herramientas WordArt

Desde la barra de herramientas de WordArt podremos cambiar diversos aspectos del objeto insertado. 5.2. Operaciones con objetos Hay una serie de operaciones que se pueden aplicar a la mayoría de objetos, independientemente de su tipo. En esta sección vamos a estudiar las operaciones más comunes. 5.2.1. Seleccionar Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente hay que hacer clic sobre él. Aparecerá un marco con unos puntos alrededor del objeto o una serie de puntos, dependiendo del tipo de objeto.

Figura 5-46. Selección de objetos

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Si se hace clic dentro del marco y estamos, por ejemplo, sobre un objeto cuadro de texto, el marco cambiara de forma, tomando el siguiente aspecto:

Figura 5-47. Trabajando con objetos

Para quitar la selección basta con hacer clic en cualquier parte fuera del marco. Si se tienen que seleccionar varios objetos hay que mantener pulsada la tecla [Mayúsculas] del teclado y con el ratón se seleccionan los objetos. Si se quiere seleccionar uno a uno los objetos o deseleccionar algunos de los que están seleccionados, se mantiene pulsada la tecla [Ctrl] y se pulsa con el ratón sobre el objeto deseado. 5.2.2. Copiar Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Se Pueden seleccionar varios a la vez.

2. Posicionarse en la diapositiva donde queremos copiar el objeto. Podemos

copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva se puede utilizar el panel de esquema.

3. Dar la orden de copiar . Esto lo podemos hacer de varias formas:

• Desplegando el menú Edición y seleccionado la opción Copiar. • Con las teclas (Ctrl + C). • Con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del

ratón).

• Con el icono de la barra estándar.

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4. Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias formas: • Desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Pegar. • Con las teclas (Ctrl + V). • Con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del

ratón).

• Con el icono de la barra estándar. En la diapositiva aparecerá el nuevo objeto y normalmente se tendrá que mover hasta su posición definitiva. 5.2.3. Duplicar Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el método de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s. Para duplicar un objeto primero hay que seleccionarlo, después desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Duplicar. También puedes utilizar las teclas Ctrl + D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima del objeto original. A continuación mostramos un ejemplo de cómo quedaría la diapositiva al duplicar un objeto.

después de Ctrl+D Figura 5-48. Duplicar objetos

Como se observa encima del objeto original aparece la nueva copia. Si se quiere cambiarla de lugar solo hay que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar deseado.

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5.2.4. Mover Hay dos métodos de mover objetos:

• Mover arrastrando. Para mover un objeto lo primero que se tiene que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, situarse sobre el marco del objeto (pero no

sobre los círculos que hay en el marco) y el cursor tomará el aspecto , pulsando el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado se arrastra el objeto, cuando se haya situado el objeto en lugar deseado se suelta el botón del ratón y el objeto se sitúa automáticamente en la posición indicada.

• Mover cortando. Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra se puede seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después ir a la diapositiva a la que se quiere mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. El objeto desaparecerá de su posición original. Esto puede hacerse también con las opciones Cortar y Pegar del menú

Edición y del menú contextual, o con los iconos de la barra estándar .

5.2.5. Modificar el tamaño Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuirlo, hay que seleccionar el objeto. En el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto. Situándonos en los puntos de las esquinas el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos

direcciones que permitirá modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto; para ello hay que pinchar en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después se suelta el botón del ratón. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que

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estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando se posicione el cursor sobre estos puntos, este toma la forma . Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos

puntos toma la forma . 5.2.6. Girar y Voltear PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos, se puede cambiar su orientación (por ejemplo girar un dibujo 30 grados hacia la derecha para dejarlo inclinado), también se puede voltear los objetos (cuando se voltea un dibujo, por ejemplo hacia la derecha, lo que se obtiene es la imagen que aparecería en un espejo puesto de forma vertical frente al objeto original). No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imágenes y los dibujos Autoforma son algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear. Para girar o voltear un objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. Una vez seleccionado se despliega el menú Dibujo de la barra de Dibujo y se selecciona la opción Girar o Voltear.

Figura 5-49. Girar o voltear

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A continuación se selecciona el tipo de giro que se quiera. Si se selecciona la opción Girar libremente aparecerán puntos verdes alrededor del objetos (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto). El puntero del ratón se convierte en una flecha en forma de circunferencia, situándose sobre el punto verde que se quieras y después arrastrándolo con el ratón hacia la posición deseada la figura girará. Una vez conseguido el giro deseado se suelta el botón izquierdo del ratón. Hay otra forma de girar libremente el objeto y es usar un punto verde que aparece cuando lo seleccionamos.

Figura 5-50. Punto giro

Si seleccionamos la opción Girar a la izquierda automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la izquierda. Si seleccionamos la opción Girar a la derecha automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la derecha. Si seleccionamos la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene su simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical. Si seleccionamos la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal. A continuación te mostramos unos ejemplos de como queda un objeto girado y volteado:

Después de Girar a la derecha

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Después de Girar a la izquierda

Después de Voltear horizontalmente

Figura 5-51. Giros 5.2.7. Alinear y Distribuir PowerPoint nos permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de la diapositiva e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto. Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria.

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Figura 5-52. Alinear o distribuir

En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y después del menú Dibujo de la barra de Dibujo seleccionar la opción Alinear o Distribuir. Después elegimos el tipo de alineación o distribución que deseamos de la lista siguiente. Podemos marcar la casilla Con relación a la diapositiva si queremos que la distribución se haga en función de la diapositiva y así los objetos de la diapositiva y los bordes de la diapositiva guarden la misma distancia. 5.2.8. Ordenar En PowerPoint puede suceder que al insertar varios objetos queden unos encima de otros (por ejemplo insertar una imagen y después insertar un rectángulo) y que alguno de ellos oculte al otro. Para gestionar ese tema PowerPoint incorpora la opción ordenar que permitirá mover los objetos a planos distintos. Por ejemplo, se puede traer a primer plano un objeto que estaba detrás de otro y que por eso no se veía.

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Para ordenar objetos primero hay que seleccionar el objeto al que se quiera cambiar su orden. Una vez seleccionado despliega el menú Dibujo de la barra de herramientas Dibujo y selecciona la opción Ordenar. A continuación selecciona el tipo de orden que quieras realizar.

Figura 5-53. Ordenar

Si se selecciona la opción Traer al frente el objeto que se tenga seleccionado pasará a ser el primero por lo que si se pone encima de otros, este objeto tapará a los que tiene debajo. Si se selecciona Enviar al fondo este objeto pasará a ser el último por lo que cualquier objeto que haya encima de él lo tapará. Si se selecciona la opción Traer adelante el objeto que se tenga seleccionado pasará una posición hacia adelante. Si se selecciona Enviar atrás este objeto pasará una posición atrás. A continuación te mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos.

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después de enviar al fondo:

Figura 5-54. Ejemplo enviar al fondo 5.2.9. Agrupar Se pueden agrupar objetos haciendo que estos se comporten como si fueran uno sólo. Esto es útil, por ejemplo, si creamos un dibujo con varias formas y queremos que se comporten como una unidad para moverlas, copiarlas, cambiar su tamaño, etc. Para agrupar objetos primero tenemos que seleccionarlos y después pulsar la orden Agrupar del botón Dibujo de la barra Dibujo. Para desagruparlos hay que pulsar la opción Desagrupar.

Figura 5-55. Agrupar/Desagrupar

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Los objetos agrupados pasan a seleccionarle como un solo objeto:

Figura 5-56. Agrupar objetos

Se pueden seleccionar los objetos individuales dentro de un agrupamiento. Para ello se selecciona primero el grupo y después se pulsa con el botón izquierdo del ratón sobre el objeto que se quiera seleccionar.

Figura 5-57. Seleccionar dentro agrupación

5.2.10. Distancia entre Objetos

PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia desde un objeto hasta otro punto que nosotros queramos (por ejemplo el margen de una diapositiva, etc.) Para medir la distancia entre objetos hay que activar primero las guías. Para ello hay que seleccionar la orden Cuadrícula y guías… del menú Ver y seleccionar la opción Mostrar guías de dibujo en la pantalla. Aparecerán en la diapositiva dos líneas (una horizontal y otra vertical) que dividen la diapositiva en 4 partes iguales.

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Figura 5-58. Guías

Figura 5-59. Diálogo cuadrícula y guías

Al hacer clic sobre una guía aparecerá sobre ella la distancia al centro de la pantalla (punto 0,0). Se puede mover una guía arrastrándola con el ratón y si se arrastra manteniendo pulsada la tecla [Mayúsculas] del teclado, se crea otra guía nueva. De esta forma se puede medir la distancia entre objetos.

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Figura 5-60. Distancia a un objeto que está en 0,0

Es aconsejable al trabajar con guías tener la regla visible (menú Ver, Regla). 5.2.11. Eliminar Para borrar un objeto o grupo de objetos hay que seleccionarlos primero y después:

• Pulsar la tecla [Borrar] del teclado. • Desplegar el menú Edición y pulsar sobre Borrar.

Figura 5-61. Menú Edición - Borrar

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En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo. 6.1. Animar objetos Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación desplegar el menú Presentación y seleccionar Personalizar animación….

Figura 6-1. Menú Presentación – Personalizar animación

Después aparecerá en el Panel de tareas de Personalizar animación. En este panel se controlan los efectos de animación.

C a p í t u l o 6

Animar objetos y diapositivas

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Figura 6-2. Panel de tareas Personalizar animación

Con el botón podemos agregar efectos al objeto. Hay cuatro tipos de efectos:

• Entrada: Se usa para mostrar el elemento en la diapositiva. • Énfasis: Se usa para enfatizar un elemento. • Salir: Se usa para ocultar objetos. • Trayectorias de desplazamiento: Se usa para desplazar un objeto por

pantalla.

Figura 6-3. Menú tipos de animación

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Cuando se agrega un efecto, al lado del objeto aparece un cuadrado con un número que indica el orden en las animaciones y aparecerá en la lista de animaciones del panel de tareas.

Para quitar una animación hay que seleccionarla y pulsar el botón .

Figura 6-4. Numeración de las animaciones

Con el botón podemos ver la animación en pantalla y con el botón iniciamos la presentación desde la diapositiva actual. Si tenemos marcada la opción Vista previa automática, cada vez que añadamos una animación se reproducirá. 6.1.1. Agregar efecto de entrada Cuando se agrega un efecto de entrada, el objeto desaparecerá hasta que se lance esta animación. Cuando se va a agregar el efecto, PowerPoint nos indica los últimos efectos utilizados, si no queremos utilizar ninguno de ellos deberemos pulsar sobre Más efectos…. Aparecerá un diálogo con todos los efectos de entradas disponibles.

Figura 6-5. Tipos de animación – Entrada

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6.1.2. Agregar efecto énfasis Cuando se agrega un efecto de énfasis, el objeto no desaparece de la diapositiva, sino que se efectuará una animación para enfatizar el objeto. PowerPoint no indica los últimos efectos de énfasis utilizados y la opción Más efectos… para poder elegir otros.

Figura 6-6. Tipos de animación – Énfasis

6.1.3. Agregar efecto salir El efecto salir es el contrario que el de entrada. Hace que desaparezca un objeto de la diapositiva mediante un efecto.

Figura 6-7. Tipos de animación – Salir

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PowerPoint nos indica los últimos efectos de salida utilizados y la opción Más efectos… para poder elegir otros. 6.1.4. Agregar trayectorias de desplazamiento Este tipo de efecto desplaza un objeto dentro de la diapositiva. Se puede escoger una trayectoria predefinida por PowerPoint o incluso dibujar una libremente por la diapositiva.

Figura 6-8. Tipos de animación – Trayectoria de desplazamiento

Sobre el objeto aparecerá una línea que indica la trayectoria que seguirá el objeto

Figura 6-9. Trayectoria de desplazamiento

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6.1.5. Modificar características de la animación Se pueden modificar características a las animaciones. Hay características comunes como la velocidad y el inicio y otras específicas según la animación como la repetición en las trayectorias. Inicio En inicio podemos indicar que la animación se reproduzca al pulsar con el ratón, al iniciar la animación anterior (si es la primera pasa a ser la número 0 y se ejecuta al mostrar la diapositiva), o cuando pase un tiempo desde la animación anterior (o después de la diapositiva si es la primera). Cuando se selecciona que si inicie un tiempo después de la anterior, en las propiedades de la animación hay que indicar el tiempo.

Figura 6-10. Inicio de la animación

Velocidad Indica la velocidad que tendrá la animación, podemos escoger entre:

• Muy lento • Lento • Medio • Rápido • Muy rápido

Otras Opciones Hay otras opciones que se pueden cambiar en la animación. Entre las opciones Iniciar y Velocidad aparecerá la opción más característica del objeto, pero para

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acceder al resto se realiza en la lista de animaciones. Con la orden Opciones de efectos… accedemos a un diálogo donde podremos cambiar estas opciones.

Figura 6-11. Opciones de efectos

6.2. Ocultar diapositivas La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. De esta forma se genera una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos. Para ocultar las diapositivas únicamente hay que seleccionar la diapositiva que se quiere ocultar y después desplegar el menú Presentación y elegir Ocultar diapositiva. En el Esquema de diapositivas (o en Clasificador de diapositivas) aparecerá el número de diapositivas tachado. Para volverla a mostrar se vuelve a seleccionar la diapositivas y se pulsa sobre Ocultar diapositiva para eliminar la marca de oculta.

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Figura 6-12. Menú Presentación – Ocultar diapositiva

6.3. Transición de diapositiva La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos. 6.3.1. Añadir transición a diapositivas Para aplicar la transición a una diapositiva se despliega el menú Presentación y se selecciona la opción Transición de diapositiva….

Figura 6-13. Menú Presentación – Transición de diapositiva

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Aparecerá el panel de tareas Transición de diapositiva, en la que podemos elegir distintas opciones:

• Aplicar a las diapositivas seleccionadas. Indicamos la animación que se produce cuando se produce la diapositiva.

• Modificar transición. Se indica la velocidad y si se quiere reproducir un sonido.

• Diapositiva avanzada. Indica cuando se pasa a la siguiente diapositiva. Se puede escoger mediante un clic de ratón, mediante tiempo o las dos opciones.

• Aplicar a todas las diapositivas. Se aplica esta transición a todas las diapositivas de la presentación.

Figura 6-14. Panel de tareas de Transición de diapositivas

Cuando se aplica una transición, en el Clasificador de diapositivas aparecerá una estrella y un tiempo si se ha especificado cuando tiempo va a mostrarse la diapositiva.

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Figura 6-15. Clasificador de diapositivas con animaciones

6.3.2. Ensayar intervalos Ensayar intervalos permite calcular el tiempo que se necesita para ver cada diapositiva sin prisas. Para calcular el tiempo que se necesita hay que desplegar el menú Presentación y elegir la opción Ensayar Intervalos. La presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que se tarda en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

Figura 6-16. Menú Presentación – Ensayar intervalos

Figura 6-17. Barra herramientas Ensayo

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En la barra de herramientas Ensayo el recuadro blanco muestra el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el

ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva. Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si se quiere conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si se contesta que sí aparecerá el Clasificador de diapositivas y debajo de las diapositivas el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.

Figura 6-18. Clasificador de diapositivas con animaciones después ensayo

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7.1. Presentación

Con PowerPoint se realiza una presentación con diapositivas electrónicamente usando un PC. En tal caso, las diapositivas con texto, ilustraciones y gráficos ocuparán toda la pantalla, mientras que todas las herramientas, menús y otros elementos de la pantalla quedarán ocultos para no distraer al público durante la presentación. Las presentaciones electrónicas en un PC ofrecen las siguientes ventajas:

• Ahorrar el tiempo y el dinero que implica crear diapositivas reales. • Usar la capacidad de color del equipo. • Usar efectos especiales, tales como transiciones y progresiones, para que la

presentación sea más variada. • Cambiar la presentación justo en el último momento. • Hacer una presentación en una sala parcialmente iluminada en vez de en

una oscura. • Hacer anotaciones en las diapositivas a medida que se hace la presentación. • Practicar la presentación y fijar intervalos automáticos a las diapositivas de

acuerdo con los tiempos de ensayo. • Reproducir películas y sonidos durante la presentación con diapositivas. • Hacer presentaciones mediante la lista de un archivo de reproducción. • Ocultar diapositivas para usar como respaldo en caso de necesitarlas. • Incrustar información, tal como una hoja de cálculo, en una diapositiva

para luego abrir dicha hoja durante la presentación.

Se podrá hacer la presentación electrónicamente, sin preparación alguna, usando las opciones predeterminadas de PowerPoint XP. Probablemente se deseará ver las diapositivas en todo su tamaño en la pantalla antes de añadir transiciones y trabajar en los intervalos. Se podrá apreciar el efecto de cada diapositiva, probar diferentes transiciones, cambiar el intervalo para adecuarlo al de la charla y, en general, diseñar la presentación electrónica para que ayude a transmitir las ideas en forma clara y profesional. Se podrá ver la presentación usando las opciones predeterminadas de PowerPoint XP sin fijar intervalos ni transiciones. En este caso se hará la presentación avanzando manualmente y cada transición será un simple “corte”. En este manual se ha visto un amplio abanico de utilidades que permiten configurar la

C a p í t u l o 7

Presentación e impresión

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presentación, tales como fijar los intervalos y elegir las diapositivas que se desea ver. Incluso se podrá optar por hacer la presentación en un ciclo continuo de repetición, grabar una narración, habilitarla para poder ser visualizada en varias pantallas o incluir botones de control. Para cambiar las opciones por defecto de una presentación se debe de escoger la orden Configurar presentación… del Menú Presentación. Aparecerá el diálogo Configurar presentación.

Figura 7-1. Configurar presentación

En este diálogo se pueden cambiar opciones como repetir la presentación, mostrar un intervalo de diapositivas, etc. 7.2. Imprimir una presentación

PowerPoint XP permite imprimir toda la presentación: diapositivas, esquemas, notas del orador y las notas para los participantes. Se podrán imprimir las copias

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de las diapositivas en papel o en transparencias, o bien se podría optar por crear diapositivas con una impresora de diapositivas y transparencias o crear un archivo para grabarlo en un disco o transmitirlo a una oficina de servicios independiente, dedicada a la producción de diapositivas. No importa lo que se imprima, el proceso será básicamente el mismo. La tarea de impresión en PowerPoint puede realizarse de manera automática haciendo clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar. Se puede realizar una impresión más personalizada eligiendo el formato de impresión que desea. Esto se puede realizar desde el menú Archivo, Imprimir… que abre un cuadro de diálogo Imprimir.

Figura 7-2. Diálogo Imprimir

Desde este cuadro se puede controlar todos los parámetros de impresión para que el resultado final se el deseado. Las opciones que hay son:

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• Nombre: Aparece el nombre de todas las impresoras instaladas en el ordenador, al igual que los nombres de programas de fax. Se debe de seleccionar el nombre de la impresora desde la que se desea imprimir.

• Imprimir en archivo: Marcando esta casilla, imprime la presentación en un

archivo usando el mismo lenguaje de impresión que la impresora que se ha seleccionado en el punto anterior.

• Propiedades: Da acceso a un cuadro de dialogo con propiedades de la

impresora. En ese cuadro se puede especificar el tipo de orientación del papel en la impresora, el tamaño de papel, si se usarán transparencias, etc.

• La sección intervalo de impresión ofrece una gama de opciones para que

decida cuantas diapositivas imprimir. Algunas de las opciones son:

- Todo: Imprime todas las diapositivas que forman la presentación. - Diapositiva actual: Imprime la diapositiva que en ese momento está

en el editor o página de notas. - Selección: Para varias diapositivas seleccionadas.

• Imprimir: Permite que seleccione una de las presentaciones personalizadas

para imprimirla.

- Diapositivas: Es el tipo por defecto. Imprime las diapositivas. - Documentos: Se usa para imprimir las hojas de presentación. - Páginas de notas: Para imprimir las páginas de notas que tenga

preparadas para cada diapositiva. - Vista Esquema: Imprime la presentación en forma de esquema, tal y

como aparece en el panel de tareas.

• Color o escala de grises: Indica si se debe imprimir la presentación en color o usando escala de grises.

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• Otras opciones.

- Copias: Permite realizar varias copias de cada diapositiva sin que para cada copia tenga que volver a ejecutar el comando Imprimir.

- Imprimir diapositivas ocultas: Activando esta casilla se imprimen las

diapositivas que están ocultas. - Ajustar al tamaño del papel: Para diapositivas con tamaño más

grande o más pequeño que el papel. - Enmarcar diapositivas: Coloca un cuadrado fino alrededor de las

diapositivas. - Incluir páginas de comentarios: Imprime también los comentarios

que tienen las diapositivas.

- Vista previa: Muestra una vista en pantalla de cómo sería la impresión.

powerpoint xp básico

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