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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA.

MANUAL PARA EL EJERCICIO DEL GASTO DE OPERACIÓN 2014.

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Manual para el Ejercicio del Gasto de Operación 2014

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Í N D I C E INTRODUCCIÓN. CLAVE PRESUPUESTAL ARMONIZADA. MOMENTOS CONTABLES.

1. LINEAMIENTOS GENERALES.

1.1 Responsabilidad de los Titulares de Proyecto. 1.2 Funciones del Responsable Administrativo.

1.3 Proceso de trámites.

2. REQUISITOS ADMINISTRATIVOS QUE DEBERÁ REUNIR LA DOCUMENTACIÓN.

3. REQUISITOS FISCALES.

3.1 Modalidades de facturación para el ejercicio fiscal 2014.

4. RETENCIONES DE IMPUESTOS.

4.1 Retenciones de Impuesto Sobre la Renta. 4.2 Retenciones de Impuesto al Valor Agregado.

5. INFORMES DE PROGRAMAS FEDERALES. 6. RECURSOS ESTATALES. 7. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO.

8. ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES. 9. COMPRAS CONSOLIDADAS. 10. PENALIZACIONES.

11. SERVICIOS GENERALES. 12. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES. 13. TELEFONÍA BÁSICA.

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14. OTROS SERVICIOS DE COMUNICACIÓN. 15. CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE INMUEBLES. 16. ASESORÍAS Y CAPACITACIÓN. 17. OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS. 18. OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN DE PASAJES. 19. GASTOS DE PEAJE PARA PERSONAL COMISIONADO. 20. GASTOS A COMPROBAR. 21. COMPROBACIÓN DE GASTOS. 22. FONDO REVOLVENTE. 23. RECUPERACIÓN DE GASTOS. 24. REINTEGROS. 25. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES. 26. CIERRE DEL EJERCICIO. 27. MEDIDAS DE RACIONALIDAD, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA

PRESUPUESTARIA.

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INTRODUCCIÓN La Educación es el medio fundamental para adquirir, transmitir y acrecentar la cultura; es la base para garantizar el derecho de todos los mexicanos a elevar su nivel de vida y contribuir al progreso nacional. En este sentido, el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, incorpora como meta nacional “Un México con Educación de Calidad”. Para garantizar, dar seguimiento y vigilar que se cumplan con las disposiciones que señalan en materia de Educación, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, las leyes federales, la Constitución Política del Estado, la Ley de Educación para el Estado, Decreto del presupuesto de Egresos del Estado de Hidalgo y demás disposiciones legales aplicables en la materia se elabora el presente manual, que especifica los lineamientos y normas para efectuar los trámites para el Ejercicio Presupuestal, mismos a los que deberán de sujetarse los responsables del Ejercicio del Presupuesto asignado a cada uno de los proyectos que conforman la estructura programática y operación aprobada para el año 2014, así como los requisitos fiscales y administrativos que deberá contener la documentación justificativa y comprobatoria del gasto; formulados con el fin de apoyar y orientar las actividades cotidianas de los responsables administrativos, de quienes se solicita la estricta observancia de las normas respectivas. La Subsecretaría de Administración y Finanzas está facultada para la interpretación de las disposiciones del presente manual, por lo que para efectos administrativos establece las medidas conducentes para su correcta aplicación, mismas que habrán de racionalizar, mejorar la eficiencia, la eficacia y el control presupuestario de los recursos. Este documento es de aplicación general para toda la documentación que se presente ante la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH. Es indispensable leer todo el manual, para tener un panorama general de las disposiciones contenidas. En caso de alguna duda, debe considerarse en primera instancia la consulta del manual en la sección respectiva.

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CLAVE PRESUPUESTAL ARMONIZADA. Derivado de la obligatoriedad constitucional relativa a la Armonización Contable que deben venir adoptando los Entes Públicos, la herramienta primordial para la administración, ejercicio y control de la información programático-presupuestal la constituye la Clave Presupuestal Armonizada, misma que define e identifica la naturaleza y destino de los recursos públicos aprobados para cada ejercicio presupuestal. Asimismo este instrumento permite articular las etapas de; Planeación, Programación. Presupuestación, Ejercicio y Control, Seguimiento, Evaluación y Rendición de cuentas. Todo en el marco de la Ley General de Contabilidad Gubernamental y las normas, Lineamientos, Reglas y Acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable. (CONAC). La Clave Presupuestal en mención se integra por 25 elementos que identifican 5 componentes:

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MOMENTOS CONTABLES DEL GASTO. En cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 38 fracción I de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, el registro de las etapas del presupuesto deberá reflejar en su ejercicio el Aprobado; Modificado; Comprometido; Devengado; Ejercido y Pagado entendiéndose por cada momento lo siguiente:

Gasto Aprobado: El momento contable que refleja las asignaciones presupuestarias anuales establecidas en el presupuesto de egresos. Gasto Modificado: El momento contable que refleja la asignación presupuestaria que resulta de incorporar, en su caso, las adecuaciones al presupuesto aprobado. Gasto comprometido: El momento contable del gasto que refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes y servicios o ejecución de obras. En el caso de las obras a ejecutarse o de bienes y servicios a recibirse durante varios ejercicios, el compromiso será registrado por la parte que se ejecutará o recibirá, durante cada ejercicio. Gasto devengado: El momento contable del gasto que refleja el reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes, servicios y obras oportunamente contratados; así como de las obligaciones que derivan de tratados, leyes, decretos, resoluciones y sentencias definitivas. Gasto ejercido: El momento contable del gasto que refleja la emisión de una cuenta por liquidar certificada o documento equivalente (contra-recibo) debidamente aprobada por la autoridad competente. Gasto pagado: El momento contable del gasto que refleja la cancelación total o parcial de las obligaciones de pago, que se concreta mediante el desembolso de efectivo o cualquier otro medio de pago.

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1.- LINEAMIENTOS GENERALES. Cumplir con las disposiciones normativas contenidas en la Constitución Política del Estado de Hidalgo, sujetarse a las leyes y sus reglamentos, códigos, decretos, acuerdos, manuales, circulares y normatividad de gasto (Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Decreto de Presupuesto de Egresos, Acuerdo Modificatorio por el que se Expiden las Bases Generales para la Operación del Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Público, la Ley General de Contabilidad Gubernamental, Acuerdo 482, entre otros. 1.1. Responsabilidad de los Titulares de Proyecto.

Cada titular de área será responsable de su presupuesto de operación, de acuerdo a las normas y lineamientos que se emiten en este manual.

Para efecto y en seguimiento a la transparencia y rendición de cuentas, deberán sujetarse estricta y obligatoriamente a las disposiciones jurídicas administrativas vigentes en la materia.

No podrá hacerse pago alguno que no esté comprendido en el presupuesto o determinado por la Ley.

Deberán nombrar un Responsable y Auxiliar Administrativo a nivel Dirección General.

Al inicio del ejercicio fiscal deberán presentar el registro de firma del Responsable y Auxiliar Administrativo, debidamente avalado por el nivel correspondiente ante la Subsecretaría de Administración y Finanzas con atención a la Dirección General de Recursos Financieros y marcando copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios los primeros 5 días hábiles de inicio de labores. Cuando existan cambios de personal autorizado deberán de notificarlo por oficio en un plazo no mayor a 5 días hábiles posteriores al movimiento.

Apegarse a los programas y proyectos aprobados en el presupuesto de egresos.

Aplicar el gasto público con base en resultados por proyecto y programa presupuestal.

Iniciar proyectos, obras y acciones únicamente cuando se tenga el presupuesto original autorizado.

Ejecutar con oportunidad, eficiencia y eficacia las acciones previstas para sus respectivos programas y proyectos.

Las erogaciones que efectúen las unidades administrativas deberán sujetarse estrictamente al Acuerdo Modificatorio por el que se expiden las Bases Generales

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para la Operación del Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Público.

No contraer compromisos que rebasen el monto de su presupuesto autorizado.

El incumplimiento de cualquiera de los puntos citados motivara el fincamiento de las sanciones conforme a la ley.

1.2. Funciones del Responsable Administrativo.

Realizar de manera oportuna dando seguimiento hasta su conclusión, las gestiones ante las instancias correspondientes, para todo tipo de trámite (servicio, adquisición ó trámites en general).

Son los encargados de presentar los trámites ante la Dirección General de Recursos Financieros ó Dirección General de Recursos Materiales y Servicios.

Al inicio del ejercicio fiscal, deberán remitir a la Dirección General de Recursos Financieros, la solicitud de creación de Fondo Revolvente, con autorización de la Subsecretaría de Administración y Finanzas. (solo para las áreas que aplica).

Realizar los reintegros de efectivo considerando el horario correspondiente.

Difundir en tiempo y forma la información de orden administrativo a sus áreas.

Mantener comunicación continúa con las áreas correspondientes a fin de dar seguimiento a los trámites.

Gestionar oportunamente las modificaciones presupuestales para que, en caso de proceder sean aplicadas.

Remitir a la Dirección General de Recursos Financieros los recursos económicos que por cualquier concepto recauden las diferentes áreas de la SEPH.

Ejecutar con oportunidad y eficiencia las acciones previstas para el cumplimiento de programas y proyectos.

Cumplir con el Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Público.

Las áreas se abstendrán de aceptar propuestas, celebrar contratos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios con los proveedores, contratistas y prestadores de servicios que se encuentran boletinados por parte de la Secretaría de Contraloría y Transparencia Gubernamental y que se enlistan en la página de COMPRANET.

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El incumplimiento de cualquiera de los puntos citados motivará el fincamiento de las sanciones a que haya lugar conforme a la Ley.

1.3. Proceso de trámites.

Para dar cumplimiento a los trámites es necesario registrar tanto presupuestal como contablemente el momento real de cada una de las operaciones que involucren recursos. Por lo anterior se requiere que el Programa Operativo Anual (POA), federales, estatales e ingresos propios estén autorizados y capturados en el sistema y así proceder a la ejecución del gasto de acuerdo a la planeación y calendarización de las actividades. Es fundamental el conocimiento de los aspectos jurídico-administrativos para la aplicación de los recursos disponibles de una manera transparente y oportuna.

La documentación, debidamente integrada y requisitada, deberá presentarse en la Dirección General de Recursos Financieros para su recepción, revisión y registro para trámite de pago o amortización del gasto, dentro de los horarios correspondientes al área (ANEXO 1).

La documentación será aplicada de acuerdo a la disponibilidad presupuestal del mes en que sea programada.

La Dirección General de Recursos Financieros, expedirá el DOP o Ficha de cobro correspondiente una vez que la documentación cumpla con la normatividad establecida.

Si de la revisión realizada a la documentación resulta alguna observación, la Dirección General de Recursos Financieros elaborará volante de devolución en el que se indique la causa del rechazo, mismo que quedará a disposición del interesado para subsanar la inconsistencia determinada, por lo anterior expuesto el sello de recepción se considera invalidado para su trámite, y se tendrá que recabar un nuevo sello después de solventar la (s) observaciones.

Una vez recibido el volante de devolución, se contará con un plazo máximo de 7 días hábiles para realizar las correcciones necesarias y reingresarlo para su trámite. Transcurrido el plazo señalado no se reconocerá el compromiso de pago. Una vez que el área se le informe que su documentación cuenta con Volante de Devolución, y el área no se presente a recoger su documento, el plazo para reingresar la documentación empezará a contar desde la fecha de notificación del mismo.

Dentro de un plazo máximo de 8 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma y no haya sido objeto de observación alguna se procederá a hacer efectivo el pago correspondiente.

La información relativa a trámites será únicamente con el responsable administrativo en lo que respecta a proveedores la información será el conducto vía Dirección General de Recursos Materiales y Servicios con el Responsable Administrativo de esa Dirección, dentro del horario establecido.

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Para el cobro del trámite pasara a la ventanilla uno el beneficiario o representante legal con una identificación oficial vigente con fotografía y firma (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla liberada y/o poder notarial en su caso) en donde se entregara el DOP o Ficha de cobro, posteriormente pasara a la ventanilla de caja a efectuar el cobro, en caso de faltar algún registro, se retendrá el pago hasta que esto se regularice.

La Dirección General de Recursos Financieros llevará un registro de las firmas de los funcionarios facultados para autorizar la documentación y en ningún caso aceptará firmas no registradas. Cuando existan cambios de personal deberán de notificarlo por oficio en un plazo no mayor de 5 días hábiles.

La documentación justificativa y/o comprobatoria que ampare erogaciones con cargo a una clave presupuestaria no deberá exceder las asignaciones calendarizadas señaladas en sus respectivos Programas Operativos Anuales aprobados. La facturación deberá tener una fecha de expedición con una antigüedad no mayor a 30 días naturales a la de su presentación para trámite.

Por ningún motivo se recibirá documentación fuera del horario establecido y a personas no autorizadas.

2.- REQUISITOS ADMINISTRATIVOS QUE DEBERÁ REUNIR LA DOCUMENTACIÓN.

Todos los comprobantes que se presenten ya sean para trámite de pago o para amortización de gasto, deberán reunir los siguientes requisitos:

Integrar documentación original, copia fiel y legible debidamente requisitada.

Estar expedidos a nombre del INSTITUTO HIDALGUENSE DE EDUCACIÓN (ANEXO 2).

Contener la Leyenda Alusiva al Gasto la cual deberá ser explícita y no de obviedad. (¿Para qué?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Quién?)

No tener tachaduras o enmendaduras, ni alteraciones de ningún tipo.

Pegar los comprobantes en hojas tamaño carta, si su tamaño fuera diferente a este, de manera que sean totalmente visibles para su revisión.

Estampar el sello de responsabilidad del titular del programa, dentro del cuerpo frontal del o los comprobantes en un área donde no afecte los datos fiscales del mismo y el cual deberá traer impreso el nombre y cargo de éste, así como su firma autógrafa (ANEXO 3).

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Presentar firmas correspondientes de área solicitante, Visto Bueno de área superior, Visto Bueno de acuerdo a la naturaleza del gasto y autorización correspondiente de Subsecretaría de Administración y Finanzas y/o Dirección General de Recursos Financieros conforme lo requiera el trámite.

Agrupar los gastos relativos a un mismo concepto, separándolos por clave presupuestal (Fondo Revolvente) de acuerdo al mes correspondiente.

Anexar tira sumatoria cuando se trate de dos o más comprobantes fiscales.

Asegurar la documentación que corresponda a un solo trámite, engrapados o con broche, según el volumen.

Anotar denominación, clave del proyecto y partida que se afectara.

En caso de trámites que requieran pagaré deberá anexar copia de identificación oficial y legible (ANEXO 5).

Cuando se trate de nóminas o trámites en los que se requiera el pago por beneficiario, se deberán presentar de manera impresa en hojas numeradas, en orden alfabético, empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s); todo en una celda, fuente arial no. 10, además de campos específicos como se presenta en el (ANEXO11) se deberá anexar un CD que contenga la información en un archivo en formato Microsoft Excel, capturada en una hoja de cálculo el cual deberá contener la misma información y formato a la documentación impresa.

Para casos específicos de apoyo económico (ANEXO12) para alumnos de los diferentes niveles anexar copia legible de la credencial vigente que haya sido extendida por la Institución que otorga el beneficio.

Para el caso, en que las nóminas se presenten con las firmas autógrafas de los beneficiarios, se deberá anexar copia legible de identificación oficial.

Tratándose de comprobantes expedidos por tiendas de autoservicio se deberá anexar ticket en la parte posterior de la factura y en caso de anexarse en hoja adicional deberá ser requisitado.

Cuando el trámite conste de contrato por un periodo determinado en el primer comprobante deberá traer completo el número como referencia, anexando el original y dos copias del mismo y en los comprobantes subsecuentes solo se anotara el número del mismo.

La documentación deberá tener una fecha de expedición con una antigüedad no mayor a 30 días naturales a la de su presentación para trámite de pago.

Cuando se realice alguna erogación por concepto de inscripción donde se vea(n) beneficiado(s) un(os) trabajador(es), deberá presentar una carta compromiso donde

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se comprometa (n) a aprobar de manera satisfactoria el concepto de la inscripción y a difundir los conocimientos adquiridos.

En los comprobantes de servicio telefónico y energía eléctrica deberán contener el sello de pagado ó anexar el ticket siempre y cuando sea a través de amortización de gastos a comprobar.

Las facturas originales por la adquisición de bienes muebles (capítulo 5000) no deberán contener requisitos administrativos, estos requisitos deben presentarse en copias de las facturas compulsadas por el área correspondiente, por lo que en estos casos el comprobante se remite en tres tantos (original, copia compulsada y copia fiel) anexando el resguardo del mismo con la leyenda “Esta factura está bajo resguardo de la Dirección de Tesorería dependiente de la Dirección General de Recursos Financieros por ser un activo fijo propiedad del Instituto Hidalguense de Educación.”

En ningún caso se tramitará documentación que ampare la adquisición de bienes muebles que requieran ser resguardados sin la autorización de Subsecretarías correspondientes.

No procederá el pago de esquelas, felicitaciones y propinas.

No procede considerar importes mayores al valor total de los comprobantes fiscales.

Para efecto de que la Dirección de Tesorería pueda realizar la transferencia o ministración de recursos de los trámites que presenten y sean procedentes, deberán anexar los datos de la cuenta del beneficiario en el mismo trámite, esto para efecto de no incurrir en errores.

El no cumplir con estos requisitos, será motivo de devolución.

3.- REQUISITOS FISCALES. Los comprobantes que sean presentados, deberán reunir todos los requisitos fiscales que establezca la legislación en la materia, de acuerdo a la actividad y régimen en que tributen ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

3.1. Modalidades de facturación para el ejercicio fiscal 2014.

Comprobante Electrónico CFDI.

Comprobante Electrónico CFD (hasta el 31 de marzo de 2014).

Comprobante impreso con Código de Barras Bidimensional CBB (hasta el 31 de marzo de 2014).

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Los CFD y CFDI tienen la característica de ser archivos electrónicos (con extensión *.xml), los cuales deberán ser enviados a través del sistema electrónico establecido para su validación y resguardo, además de ser indispensable la obtención del comprobante impreso, el cual deberá contar con la totalidad de los requisitos fiscales y administrativos, mencionados para este tipo de documento. Los requisitos generales se encuentran establecidos en los Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, Capítulo V de su Reglamento, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 13 de Marzo de 2014, así como en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente y cualquier publicación posterior a la elaboración de este documento se deberá aplicar de manera estricta.

4. RETENCIÓN DE IMPUESTO.

4.1. Retención de Impuesto Sobre la Renta. Retener el impuesto sobre la renta, en caso de pago de honorarios por servicios profesionales, arrendamientos, o servicios de acuerdo a como se estipule en el contrato en su caso. En el supuesto que la documentación por concepto de prestación de servicios de personas físicas contenga Factura o cualquier otro tipo de comprobante diferente a Recibo de Honorarios en el cual no se refleje la retención del 10% de I.S.R. conforme al art. 127 último párrafo de la Ley en la materia, deberán presentar copia del alta ante el SAT para verificar su actividad, régimen tributario y si procede su aplicación. Las solicitudes de expedición de Constancias de Ingresos y Retenciones de Salarios, Asimilados, Honorarios y Arrendamientos tanto de personal activo como bajas, deberán ser solicitadas mediante oficio y relación anexa, firmado por el Funcionario Público responsable de la dependencia administrativa correspondiente.

4.2. Retenciones de Impuesto al Valor Agregado. El IHE como organismo público descentralizado no está obligado a hacer esta retención (Art. 3 de la Ley del IVA).

5. INFORMES DE PROGRAMAS FEDERALES.

Los Entes Públicos bajo su estricta e indelegable responsabilidad, deberán dar cumplimiento a las disposiciones en materia de rendición de cuentas, específicamente las relativas a los INFORMES TRIMESTRALES que, en los términos de la Ley en la materia, aplicaran los recursos federales transferidos a las Entidades Federativas, lo anterior en base a los lineamientos emitidos de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 85, fracción II de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y 48 de la Ley de Coordinación Fiscal publicada en el Diario Oficial de la Federación.

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Para ello deberán observar lo estipulado en los Lineamientos para Informar sobre el Origen, Aplicación y Resultados Obtenidos de los Recursos Transferidos por el Gobierno Federal, derivados de Aportaciones, Subsidios y Convenios de Coordinación, documento que fuera remitido a cada ente ejecutor responsable del ejercicio de dichos recursos.

6. RECURSOS ESTATALES.

Los titulares de programas Estatales, deberán apegarse a lo estipulado en el presente manual, así como empezar a ejercer los recursos una vez que sean aprobados en conjunto por la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH, así como por la Subsecretaría de Planeación y Evaluación Sectorial de Políticas Educativas.

7. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO.

A) Oficio de solicitud del trámite, dirigido a la Subsecretaría de Administración y Finanzas con atención al Director General de Recursos Financieros en el que se explique:

Asunto.

Denominación, clave del proyecto y partida.

No. del comprobante fiscal.

Importe con número y letra.

Firma por el área tramitadora.

Ejercicio fiscal de afectación.**

B) La Factura deberá contener:

No. de pedido.

No. de requisición.

Denominación, clave del proyecto y partida.

Ejercicio fiscal de afectación.**

Mes de afectación.*

Rubro e inciso de afectación con número o letra y nombre.**

Periodo de utilización.*

No. de licitación.*

No. de contrato.*

Leyenda alusiva al gasto.

Sello de responsabilidad.

Firma del área solicitante.

Firma de Vo. Bo.*

Firma de autorización.** (Programas Federales, Subsecretaria de Administración y Finanzas y Programas, Estatales Dirección General de Recursos Financieros).

De acuerdo a la naturaleza del tramite * Cuando se trate de Programas Federales **

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C) Pedido: Instrumento elaborado por el contratante que obliga al proveedor a la

entrega de bienes ó arrendamientos ó prestación de servicios.

D) Cuadro Comparativo: Herramienta de trabajo para la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios.

E) Cotizaciones se deberá presentar con los siguientes requisitos:

Hoja membretada del proveedor.

Datos fiscales del proveedor (nombre, razón social, RFC y domicilio).

Fecha de elaboración.

Condiciones de pago.

Tiempo de entrega.

Lugar de entrega.

Vigencia de cotización.

Nombre y firma de quien expide.

F) Requisición de acuerdo a la fuente de financiamiento.(ANEXO 6)

G) Contrato: El acuerdo de voluntades que tienen como finalidad crear o transmitir derechos y obligaciones.

La modalidad de compras para POA Y PROGRAMAS ESTATALES, de acuerdo al título 5, capitulo único de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal. PROGRAMAS FEDERALES, de acuerdo al título 3, capitulo único de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Federal.

H) Matriz de Distribución: Documento referente de acuerdo a la partida a ejercer y a

la naturaleza del trámite. (ANEXO 17)

I) Licitación contendrá:

Fallo (Addendum al fallo)

Propuesta Económica.

Garantías que establezca el contrato.

Bases de la Licitación.

Documento adicional procedente. (penalización)

8. ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES.

I. La adquisición de bienes, almacenamiento, distribución y control, así como la contratación de servicios, son atribuciones de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, quien se encargará de su regulación, coordinación y control; apegándose a las medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del gasto vigente.

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II. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios conjuntamente con los funcionarios titulares de proyecto y responsables administrativos, actuarán en un marco de honestidad y corresponsabilidad del gasto público, tanto en materia de adquisiciones, como en la contratación de arrendamientos, servicios que se realicen, con cargo al presupuesto asignado a los propios proyectos.

III. Los titulares y/o responsables administrativos de los proyectos no deberán efectuar

adquisiciones, arrendamientos y servicios de manera directa destinados a la consecución de sus programas operativos la Dirección de Adquisiciones y Dirección de Servicios Generales no se harán cargo ni asumirán responsabilidad alguna de compras o servicios realizados bajo este esquema.

IV. Los titulares de los proyectos llevarán una cuidadosa planeación y programación de los bienes y servicios que requieran para el puntual y correcto cumplimiento de los programas y servicios educativos que tienen encomendados, para que la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios los atienda con la debida oportunidad dentro de los plazos y términos que ésta determine, por lo que deberán programar sus necesidades con un mes de anticipación.

V. La Dirección de Adquisiciones abrirá el sistema integral de adquisiciones a todas las áreas titulares de proyectos para generar sus requisiciones (ANEXO 6 de acuerdo a la fuente de financiamiento) y/o formato de compra menor (ANEXO 7) dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes, una vez transcurrido ese tiempo se bloqueará el sistema y no se podrá generar ningún documento.

Cabe aclarar que los sistemas están adecuados de tal forma que si en su Presupuesto no existe recurso económico programado, no se generará la requisición ni el formato de compra menor, cuando sea el caso, el área solicitante tendrá que recurrir a la Dirección de Programación Presupuestal para realizar las aclaraciones correspondientes, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes.

VI. Para la ejecución de las compras, las requisiciones deberán entregarse por proyecto, partida y por un importe mayor a $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N.), estas requisiciones deberán ser generadas en el Sistema Integral de Requisiciones de acuerdo a la fuente de financiamiento los primeros 5 días hábiles de cada mes, la entrega de la solicitud debidamente requisitada y firmada por las áreas correspondientes será a más tardar dentro de los siguientes 5 días hábiles a partir del cierre del sistema de captura.

VII. Las compras cuyo importe sea inferior a $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N.) Se

generarán en el sistema Integral de requisiciones y se tramitarán por medio del formato de solicitud de compra o servicio menor (ANEXO 7) en los mismos términos de la requisición. Éste habrá de entregarse con la firma del titular del proyecto, y en caso de partida centralizada con la firma correspondiente, considerando las mismas fechas y horarios (ANEXO 21) de la entrega de requisiciones. Las erogaciones correspondientes a partidas centralizadas, deberán efectuarse solamente a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, dependiente de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH.

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VIII. Referente a la partida 221001 “Alimentación de Personas”, (será necesario mencionar

en la leyenda alusiva al gasto el número de beneficiarios) indicando el periodo o lapso estimado para su consumo (aplica solo a CENDIS, Albergues e Hijos del Ejército).

IX. Todas las adquisiciones de vestuario, uniformes, blancos y prendas de protección, 271001 y 272001 que comprende este concepto deberán contener la lista de beneficiarios de los mismos artículos, así como constancia de su entrega al usuario final. Además de contar con el Visto Bueno de la Dirección General de Imagen Institucional cuando se haga uso de logos e imágenes institucionales y Autorización de la Subsecretaría de Administración y Finanzas.

La adquisición de estos bienes, deberá apegarse a lo establecido en el acuerdo 482 por el que establecen las disposiciones para evitar el mal uso, desvío, o la incorrecta aplicación de los recursos del Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal (FAEB).

NOTA: Cuidar que los sellos queden debidamente plasmados y legibles dentro de los espacios correspondientes.

X. Para el llenado de la requisición, se describirá a detalle el (los) artículo(s) debiendo contener sus características y especificaciones técnicas, sin mencionar marcas o modelos; a excepción que cuando por razones de la patente o derechos de autor, especificación técnica o causa debidamente justificada por escrito, se dictamine.

XI. Los proyectos que soliciten conceptos de impresiones oficiales o diseños de impresión

cualquiera que sea la partida tales como: sellos oficiales, facsímile, hojas oficiales, tarjetas de presentación, etc. deberán de acompañar con la requisición las muestras correspondientes, además de recabar el Visto Bueno de la Dirección General de Comunicación Social en factura y muestras. El incumplimiento a estas disposiciones incidirá en el rechazo de las mismas. Se debe observar la normatividad establecida en el Manual de Identidad del Gobierno del Estado, y para poder efectuar su trámite, previamente se requiere de la aprobación de la Dirección General de Imagen y Fortalecimiento Institucional.

XII. Para la afectación del capítulo 5000 (Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles) a las

requisiciones se les anexará a detalle las especificaciones técnicas de todos y cada uno de los bienes solicitados firmadas por el titular del proyecto. (En caso de Programas Federales si las Reglas de Operación y Convenio Marco lo Permiten).

Para el caso de la partida 515001, 521001(en caso de proyectores), 529001 (en caso de equipo de cómputo), 565001, 591001, 327001 (licencias de uso de programas de computo y su actualización) además de lo indicado en el párrafo precedente, la requisición y las especificaciones técnicas deberán ser avaladas previamente con el Visto Bueno de la Dirección General de Tecnologías de la Información, con previa autorización de las Subsecretarías correspondientes.

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XIII. En las partidas 382002 y 383001 para la contratación de servicios de alimentación de personas (coffee break, desayunos, comidas, cenas, etc.), rentas de salón, equipos de sonido, audiovisual, video filmación, premios y paquetes. Se deberá anexar lo siguiente:

Toda la documentación deberá especificar nombre, lugar y fecha del evento, congreso, reunión, exposición etc. Especificando el tipo y cantidad de servicios que se otorgaron.

Antecedentes que propiciaron este tipo de gasto tales como: invitación, convocatoria, oficio; firma y sello por el titular del área y autorización del jefe inmediato superior.

Agenda de trabajo firmada y sellada por el titular del área y autorización del jefe inmediato superior. (ANEXO 18)

Lista de asistencia del personal participante con firma y sello del titular del área y autorización del jefe inmediato superior, dicha relación debe presentarse en orden alfabético y deberá contener la leyenda “Hago constar bajo protesta de decir verdad que el personal relacionado en la presente asistió al evento enunciado y lo respaldo con el estampado de mi firma autógrafa” (ANEXO 19)

En caso de entrega de premios y paquetes la relación contendrá firma autógrafa de los beneficiarios con firma y sello por el titular del área y autorización del jefe inmediato superior. (ANEXO 20)

Lugar que se sugiere para el evento, congreso, reunión, exposición, etc., y motivos por los cuales se propone dicho lugar debiendo anexar oficio firmado y sellado por el titular del área solicitante. (según sea el caso)

En caso de solicitar alimentación, especificar el tipo requerido y que sea congruente con lo que se detalla en la facturación, además de precisar para cuantas personas se deberá prestar el servicio.(según sea el caso)

NOTA: Cuando se trate de un evento foráneo se tramitara directamente en la Dirección General de Recursos Financieros.

XIV. Para el caso de pasajes aéreos asentar con toda precisión los siguientes datos:

Nombre del (los) beneficiario (s).

Lugar de destino (traslados de: ___a:___).

Antecedente que motiva la salida (invitación, convocatoria, oficio de comisión) con firma y sello del titular del área y autorización del jefe inmediato superior.

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Una vez concluida la comisión en un plazo no mayor a 5 días hábiles deberá turnar los boletos ante la Dirección de Adquisiciones, debidamente requisitados, anexando copia del diploma, constancia o reconocimiento extendido al comisionado.

Cuando se trate de pasajes internacionales, las requisiciones deberán contar con el Visto Bueno de la Subsecretaría de Administración y Finanzas y Autorización del Secretario de Educación Pública de Hidalgo.

XV. Tratándose de las partidas 217001 “Material Didáctico” los responsables del proyecto

deberán anexar oficio suscrito por ellos mismos el cual contendrá las especificaciones técnicas o en su caso muestras físicas del (los) artículo(s) solicitado(s) así como matriz de distribución de los artículos, debidamente validada por el titular del proyecto, así como las autorizaciones que a cada nivel corresponda.

XVI. En el caso que las requisiciones afecten Ingresos Propios o Recursos Federales se deberá considerar lo siguiente:

Tratándose de adquisición, impresión y/o encuadernación de libros, las áreas solicitantes invariablemente deberán acompañar a su pedimento, la relación detallada de las especificaciones y características técnicas de la (s) obra(s), suscrita (s) por el Titular del proyecto.

a. Formato de pago de derechos de autor. b. Original de la Obra a imprimirse o su original mecánico. c. Formato de Registro de los Derechos de Autor. d. Lo anterior deberá contar con la autorización de la Dirección General

de Recursos Financieros para Ingresos Propios y de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH para Programas Federales.

XVII. Las requisiciones que afecten la partida 214001, 214002, 294001, 246002 (cuando se

adquieran telefonía o telecomunicaciones), deberán contener el Visto Bueno de la Dirección General de Tecnologías de la Información previa a su presentación ante la Dirección de Adquisiciones.

XVIII. Las requisiciones de materiales o accesorios para vehículos automotores, contendrán el Visto Bueno de la Dirección de Servicios Generales, detallando los siguientes datos del vehículo: marca, modelo, número de serie, número de inventario y placas, previo a su presentación ante la Dirección de Adquisiciones.

XIX. Las requisiciones de las partidas 242001, 246001, 247001, 249001, 261001, 291001,

296001, 314001, 355001 y demás análogas deberán contener el Visto Bueno de la Dirección de Servicios Generales.

XX. Los pedidos y contratos de compras, arrendamientos, servicios y demás de

naturaleza similar afectarán el presupuesto autorizado a cada uno de los proyectos y para el caso de los contratos, el titular del proyecto deberá firmar como testigo de asistencia. (en su caso)

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XXI. Para efectos de recepción y entrega de los bienes, será el almacén general de la

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios el responsable, por ende se encargará de verificar y constatar fehacientemente que lo que ingrese a dicha Dirección, se encuentre completo de conformidad a lo solicitado por SEPH, sellando de recibido las facturas. Para la entrega se dará a conocer a las áreas a través de un memorándum o vía telefónica que los materiales o bienes están disponibles, debiendo el responsable administrativo asistir a recibir las salidas de almacén que amparan los mismos, éstas se deberán firmar y sellar por el titular del proyecto y regresarlas al personal del almacén para que proceda a hacer la entrega física de los bienes que amparan.

9. COMPRAS CONSOLIDADAS. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios junto con la Dirección de Programación Presupuestal, tomando como base los bienes de consumo que las diferentes áreas programaron en su respectivo POA establecerán comunicación con la Dirección General de Recursos Financieros, a efecto de determinar la fecha de las compras consolidadas de acuerdo a las siguientes partidas: ( * ) SE EXCLUYE EL CONCEPTO RACIONES ALIMENTICIAS

NOTA: La inobservancia o incumplimiento en cuanto a la fiel aportación de la información mencionada en los puntos precedentes, implicará que el área de recepción de requisiciones no acepte el documento, así como tampoco se aceptarán aquellos que contengan tachaduras, enmendaduras y/o correcciones o que presenten impresiones o escrituras distintas a las originales a excepción del rubro, nombre y teléfono del responsable administrativo.

PARTIDA NOMBRE DE LA PARTIDA

211001 MAT. DE OFIC.

211002 GASTOS DE OFICINA

212001 MAT. Y UTILES DE IMPRESION

214001 MAT. BIENES INFORMATICOS

214002 MAT. GRABACIÓN

255001 MAT. SUM. LABORATORIO

246001 MAT. ELECTRICO

216001 MAT. DE LIMPIEZA

246002 MAT. ELECTRONICO

253001 MED. PROD. FARMACEUTICOS

254001 MATS. SUM. MEDICOS

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10. PENALIZACIONES. En base a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en el Artículo 53 y Artículo 66 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo se establecen los lineamientos para la aplicación de penalizaciones a los proveedores. En caso de existir, se tendrá que efectuar el pago del importe especificado ante la Dirección de Tesorería ó mediante transferencia electrónica, el cual deberán integrar al trámite de pago copias legibles, en caso de no cumplir con lo anterior no procederá la liberación del pago.

11. SERVICIOS GENERALES.

Para efecto del presente manual se entenderá por Servicios Generales a todos aquellos que sean indispensables para la operación y funcionamiento de las oficinas administrativas y para el desarrollo de la función educativa, mismos que se tramitarán ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios.

Serán objeto de contratación global por conducto de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios los servicios por concepto de: recarga de extintores, mantenimiento y reparación de aire acondicionado, lavado de cisternas y cortinas, telefonía básica , energía eléctrica, servicio de agua potable, conducción de señales analógicas y digitales, mantenimiento de fotocopiado, seguros, vigilancia, mantenimiento y conservación de equipo de cómputo, limpieza, fumigación, telecomunicaciones y otros de naturaleza análoga. Los servicios a que se refiere este numeral se cubrirán en su totalidad con cargo al presupuesto autorizado a los proyectos por lo que se centralizarán los recursos previstos en las partidas respectivas. La Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH, comunicará a los titulares de proyecto los términos, características y condiciones conforme a los cuales se prestarán los servicios contratados. Los titulares de proyecto no podrán efectuar directamente erogaciones que correspondan a los servicios de contratación global de los que trata este apartado, salvo aquellos casos justificados que excepcionalmente autorice en forma precisa y expresa la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH. En todos los casos la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios supervisará que los servicios contratados se presten correctamente, con sujeción a lo pactado y con apego a las disposiciones aplicables; esto, en coordinación y con la colaboración de los titulares de proyecto. Los trabajos de impresión que requieran efectuar los proyectos deberán solicitarse invariablemente a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios previa justificación y que estén contemplados en su respectivo POA o bien calendarizados en los recursos de los que se trate.

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La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios determinará la forma en que se atenderán los requerimientos de trabajos de impresión, ya sea a través de una orden de trabajo al área de impresiones o bien efectuando la adquisición o contratación respectiva de cada oficina. Estos trabajos se solicitarán con 5 días de anticipación, proporcionando el material necesario, por lo que deberá considerarlo en su Programa Operativo Anual o calendarizar el recurso. Servicio de Fotocopiado: únicamente se proporcionará a las oficinas que no cuenten con un equipo de fotocopiado, solicitándolo con anticipación mediante un vale debidamente autorizado por quien designe la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios y aportando el material correspondiente según el volumen del trabajo solicitado. La solicitud de servicio de mantenimiento (ANEXO 16) y bitácora de mantenimiento (ANEXO 8) de vehículos oficiales estará sujeta a la recepción del oficio que envíen a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, explicando claramente el servicio solicitado, tal petición deberá ser realizada en el mes inmediato anterior, al mes de afectación presupuestal. (Anexar copia legible de su presupuesto para verificar disponibilidad). El área Administrativa de la Dirección de Servicios Generales deberá enviar al inicio del ejercicio una relación de su parque vehicular con los siguientes datos: número de placas, año/modelo, marca, número de inventario, tipo de vehículo, capacidad de litros de combustible y nombre del responsable así como su actualización durante el ejercicio. La adquisición de llantas deberá estar programada dentro de la partida 355001 “Mantenimiento de Vehículos“. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, no reconocerá ningún mantenimiento que no haya sido solicitado a través de la Dirección de Servicios, quien determinará las necesidades de los vehículos, por lo que si la Orden de Servicio no es previamente autorizada por dicha Dirección, no se reconocerá compromiso de pago. Una vez autorizada la orden de servicio al taller, las áreas tendrán un plazo no mayor de 5 días hábiles para ingresarlo al mismo, caso contrario se cancelará su petición. El servicio de préstamo de unidad y apoyo del conductor se solicitará con 5 días hábiles de anticipación, por medio de oficio dirigido a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. Una vez autorizado el préstamo de la unidad el área solicitante absorberá el gasto de combustible y los viáticos del conductor en caso de solicitarlo. Para el pago de deducible deberá venir acompañado del dictamen pericial de la autoridad correspondiente, con la finalidad de determinar la responsabilidad del conductor, para estar en posibilidad de establecer la procedencia del gasto. El incumplimiento en cualquiera de los requisitos originará el rechazo de su petición.

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Para afectar la partida 355002 “Reparación mayor de Vehículos” (no mayor 160 salarios mínimos diarios vigentes del Distrito Federal, incluyendo mano de obra), será sometida a la consideración del Subsecretario de Administración y Finanzas del SEPH. Mismo que evaluará la razonabilidad de estas erogaciones y aprobará la ejecución del gasto, si este es necesario. Para tal efecto, la unidad presupuestal que requiera de este tipo de reparación, presentará solicitud de autorización por escrito, junto con un mínimo de tres presupuestos de diferentes talleres, antes de realizar el gasto.

12. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES.

La Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH con base en el parque vehicular

asignado a cada área, a la programación de recursos en el POA y al monto asignado en

requisiciones mensuales que se presenten ante la Dirección General de Recursos Materiales

y Servicios correspondientes.

La recepción de las requisiciones se hará con fecha límite el día 10 previo de cada mes en horario de 9:00 a 14:00 hrs. El suministro de combustible deberá garantizarse mediante un pagaré suscrito por el funcionario responsable del proyecto debiendo presentar la bitácora (ANEXO 9) de recorridos de los vehículos en cuestión dentro de los primeros 10 días hábiles siguientes al mes posterior al que corresponda, con la que comprueben el uso adecuado de los combustibles y lubricantes. El pagaré quedará a custodia de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios hasta que la Dirección General de Recursos Financieros, valide la comprobación del gasto. No se procederá al suministro de la siguiente dotación de combustibles y lubricantes hasta que no haya sido comprobado al 100% el mes vencido. Este tipo de gasto es exclusivamente para el uso de vehículos oficiales. Para efectos del rendimiento se aplicará un promedio estándar de 7 Km. por litro.

13. TELEFONÍA BÁSICA.

El servicio de telefonía básica se destinará exclusivamente a satisfacer las necesidades de carácter oficial de las oficinas administrativas y de los planteles educativos dependientes de la SEPH su uso se sustentará en criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal. La contratación del servicio de telefonía básica se efectuará invariablemente por conducto de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, de acuerdo a los requerimientos y especificaciones necesarios para los fines a que se destinará la línea, previa autorización de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH. Esto es sólo para líneas fuera del Sistema de red.

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Los responsables de las áreas donde exista el servicio de llamadas (locales, a celulares, y de larga distancia nacional e internacional), deben llevar un registro (ANEXO 10), el cual deberá ser entregado los primeros cinco días hábiles de cada mes ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, en caso de que el registro de llamadas no se han entregado ante esta Dirección en tiempo y forma el titular del área como responsable estará obligado a reintegrar el importe total del consumo. Las llamadas vía operadora, las personales y las que no se encuentren registradas en la bitácora correspondiente, deberán ser reintegradas en su totalidad dentro de los tres días hábiles siguientes a su notificación, ante la Dirección General de Recursos Financieros, con datos que proporcionará la Dirección Administrativa debiendo remitir copia del comprobante del pago mediante oficio a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. Para el caso de servicios de líneas fuera de la red se aplicará lo siguiente:

Las llamadas a celulares y de largas distancias internacionales, deberán ser autorizadas por la Subsecretaría de Administración y Finanzas, caso contrario estará restringido este tipo de servicios.

Queda estrictamente prohibido realizar alguna contratación como: servicios de Internet, paquetes de servicios digitales, identificador de llamadas, código lada, así como cualquier promoción que la empresa Teléfonos de México, S.A.B. de C.V. ofrezca, sin autorización previa de la Subsecretaría de Administración y Finanzas, el incumplimiento a lo señalado en este punto, originará que el titular del área tenga que liquidar el importe correspondiente, ya que la Dirección Administrativa, pagará únicamente los conceptos autorizados como son: Renta, servicio medido y larga distancia nacional, todas de carácter oficial.

La única empresa autorizada para la prestación del servicio telefónico fijo es Teléfonos de México S.A.B. de C.V, por tal motivo no se podrá realizar contratación alguna con otra empresa.

Los pagos de servicio telefónico son de manera mensual, no debiendo quedar ningún adeudo ni generar saldo a favor del prestador del servicio; las áreas que excedan su presupuesto deberán pagarlo directamente a la empresa, de lo contrario se originará la suspensión del servicio.

Para los casos de telefonía en red, se aplicarán los siguientes lineamientos:

a) El uso de la clave telefónica es estrictamente de carácter oficial, es responsabilidad de la persona a la que se encuentre asignada y es intransferible. Se asignará un monto mensual en cada clave telefónica, una vez agotado, se bloqueará automáticamente el servicio, activándose nuevamente el siguiente mes.

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b) Todas las áreas deberán remitir impresos y rubricados en cada hoja a la Dirección General de Materiales y Servicios los reportes mensuales de llamadas que la Dirección General de Tecnologías de la Información les envía de manera electrónica en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de su recepción.

14. OTROS SERVICIOS DE COMUNICACIÓN. Los servicios de mensajería y envío de telegramas serán solicitados directamente ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios.

NOTA: La inobservancia de cualquiera de los puntos anteriores originará un reporte a la instancia correspondiente así como la suspensión de trámites y/o servicios. De no ser solventadas las inconsistencias se solicitará la intervención de la Unidad Interna de Control.

15. CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE INMUEBLES.

Cuando refiera a los trabajos que tengan por objeto construir, instalar, ampliar, adecuar, remodelar, restaurar, conservar, mantener, modificar y demoler bienes inmuebles que requieran para su funcionamiento en propiedad o en arrendamiento de la SEPH para el desarrollo de la función educativa, mismos que se tramitarán ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. La petición de los servicios enunciados en el párrafo anterior, deberán realizarse mediante oficio firmado y sellado por el responsable del proyecto y dirigidos a la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH con atención a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. Tres días posteriores a la recepción del oficio el área técnica de obras validará si es procedente la solicitud, dicha acción se llevará a cabo con el responsable del área solicitante. En caso de que el mantenimiento sea viable se procederá a la verificación de la suficiencia presupuestal y a la autorización para su ejecución por parte de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH notificándose por escrito al área solicitante. Al término y durante la ejecución, el funcionario responsable del área solicitante firmará la documentación inherente, de acuerdo a la normatividad vigente aplicable.

16. ASESORÍAS Y CAPACITACIÓN.

Los gastos que afecten a la partida 334001 ”Capacitación” que correspondan al pago de asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios profesionales que se contraten con personas físicas y morales por concepto de preparación e impartición de cursos de capacitación o actualización de los servidores públicos, en territorio nacional o internacional, en cumplimiento de los programas. Excluye las erogaciones por capacitación correspondientes a las prestaciones comprendidas en el capítulo 1000 “Servicios

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Personales”, deberán ser autorizados por la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH, tramitarse a través de la Dirección General de Recursos Financieros y soportarse mediante contrato especificando en éste el régimen fiscal en el que se encuentran inscritos los prestadores de servicios ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

17. OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS.

I. Son viáticos las asignaciones de la partida 375001 que están destinados a cubrir a funcionarios, empleados y trabajadores de la Secretaría de Educación Pública de Hidalgo los gastos de hospedaje, alimentación, y transporte local, cuando lo requiera el desempeño de comisiones oficiales temporales dentro o fuera del país, pero en lugar distinto al de su adscripción.

II. La ministración de recursos queda sujeta a la disponibilidad presupuestal y financiera,

así como a la calendarización del gasto en dicha partida, sujetándose a las cuotas establecidas en las tarifas que constituyen el límite máximo para las autorizaciones de viáticos por lo que en ningún caso se autorizarán tarifas mayores a las aprobadas.

III. Solo se otorgarán viáticos a los servidores públicos en activo, cuando temporalmente y

para el desempeño de una comisión oficial se haga indispensable su traslado a lugar distinto de su adscripción.

Por lugar de adscripción se entenderá aquel en el que se encuentre ubicada la unidad administrativa o centro de trabajo en el cual preste sus servicios el servidor público y cuyo ámbito geográfico delimita el desempeño de sus funciones.

IV. Sólo procede el otorgamiento de viáticos (ANEXO 14) cuando exista entre el lugar de la

adscripción y el de la comisión una distancia mayor a 100 Km. En viaje redondo, en caso de que el lugar de la comisión se encuentre a menor distancia, sólo se procederá el pago de los pasajes de acuerdo al formato establecido para este fin (ANEXO 13).

V. El otorgamiento de viáticos deberá sustentarse en criterios de austeridad y racionalidad

en el ejercicio del presupuesto asignado a cada una de las áreas.

VI. Los viáticos se otorgarán exclusivamente por los días estrictamente necesarios para que se lleve a cabo el desempeño de la comisión conferida en forma oportuna, eficaz y eficiente, cuidando que los recursos se aprovechen al máximo.

Toda comisión deberá desarrollarse en días hábiles, procurando que su inicio y

terminación no se den en días inhábiles. Cuando sea necesario viaticar en día inhábil se deberá anexar al trámite el oficio de

autorización por parte de la Subsecretaría de Administración y Finanzas.

VII. Cuando a un mismo servidor público se asignen varias comisiones para desempeñarse simultáneamente, solo se otorgará la cuota de viáticos que corresponda al lugar en donde se realicen, como si se tratara de una sola comisión.

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Únicamente se autorizarán las comisiones estrictamente indispensables, debiéndose

reducir al máximo el tiempo de duración y que solo asistan a ellas los servidores públicos realmente necesarios.

VIII. Los viáticos se cubrirán de acuerdo a las tarifas anexas a partir de las fechas en que el

servidor público se encuentre desempeñando la función y conforme a las cuotas correspondientes.

IX. Bajo ninguna circunstancia se otorgarán viáticos a los servidores públicos que se

encuentren disfrutando de su periodo vacacional o cualquier otro tipo de licencia. X. La recepción simultánea de viáticos con otras remuneraciones por desempeño de dos

o más puestos o comisiones queda prohibida.

XI. Los servidores públicos deberán presentar debidamente requisitado el formato de orden de ministración de viáticos (ANEXO 14). Así como la documentación comprobatoria, anexando antecedentes de la comisión realizada.

Solo se podrá tramitar en un solo formato de orden de ministración de viáticos por 5 días de comisión continuos, siempre y cuando no excedan de 15 días hábiles entre el primer día de la comisión y el último.

XII. Se deberá presentar oficio de comisión debidamente firmado y sellado por el Titular del Área de Adscripción, en donde se detallen las actividades que habrá de realizar en el cumplimiento de la comisión.

XIII. Se podrá dar viáticos anticipados solo en caso excepcional de que así se requiera a

criterio del titular del área solicitante, sin que estos excedan del importe que el empleado vaya a devengar en 30 días.

En este caso el servidor deberá presentar los documentos antes anotados

debidamente requisitados con una anticipación de 5 días hábiles a la fecha de la comisión, así como un pagaré (ANEXO 5) para garantizar el importe recibido, ya que en tanto no presente la documentación justificativa y comprobatoria correspondiente se le tendrá como deudor del importe recibido.

En el formato de orden de ministración de viáticos deberá anotarse la leyenda “El

pagaré se encuentra bajo resguardo de la Dirección de Tesorería para garantizar el cumplimiento de la comprobación”.

Para efectuar la justificación definitiva de los viáticos, deberá estamparse en el apartado que dice “Sello de Cumplimiento” del formato orden de ministración de viáticos, aquel que corresponda a la autoridad del lugar donde se realiza la comisión; con el propósito de demostrar la permanencia del personal comisionado en el lugar y período que abarcó la comisión (sello por día del lugar especifico solicitado en el formato de viáticos). Asimismo, deberá anotarse en el espacio que dice “Reporte de

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actividades” una descripción detallada día por día de las actividades realizadas, esta descripción deberá ser en pasado y en primera persona. En caso de que se hubieran entregado viáticos de manera anticipada, el servidor público deberá presentar nuevamente el formato original “Orden de Ministración de Viáticos” debidamente requisitado.

XIV. La alimentación y hospedaje del personal comisionado está comprendida en la tarifa de

viáticos mayores a 24 horas y será integrada a la documentación como comprobación y deberán venir con la firma autógrafa del comisionado y requisitada.

XV. Todos los viáticos mayores de 24 horas sin excepción deberán presentar factura de

hospedaje.

XVI. En toda ministración de viáticos anticipados deberá presentar la comprobación del gasto.

XVII. La documentación comprobatoria deberá reunir los requisitos fiscales y administrativos,

de conformidad con las disposiciones legales aplicables en la materia.

XVIII. El monto de la documentación comprobatoria del viático deberá ser al 100% de la ministración otorgada y sólo se aceptará un recibo por concepto de pasaje local, siempre y cuando no rebase el 10% del viático otorgado. Cuando el importe de la comprobación sea menor al importe del formato de ministración de viáticos, éste deberá hacerse bueno por la cantidad realmente erogada.

XIX. En el caso de que los viáticos no sean comprobados con la evidencia documental

establecida en la presente norma se deberán reintegrar los recursos a la Dirección General de Recursos Financieros.

XX. En los viáticos internacionales se deberá solicitar Visto Bueno del Subsecretario de

Administración y Finanzas de la SEPH y autorización a la Secretaría de Educación Pública y sólo podrán efectuarse aquellos viajes que se encuentren plenamente justificados, en apego al Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Público.

XXI. En caso de que coincida la comisión en dos o más localidades en un mismo periodo,

sólo procederá el pago de un día de viático.

XXII. Si se tramita el cobro con posterioridad a la fecha de comisión deberá anexarse el formato orden de ministración de viáticos, oficio de comisión y comprobantes debidamente requisitados como lo establecen los incisos anteriores

Esto no deberá exceder de 5 días hábiles posteriores a la conclusión de la comisión.

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XXIII. Cuando se trate de viáticos anticipados la comprobación deberá presentarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que concluya la comisión y no se otorgarán nuevas ministraciones de viáticos al personal que no haya justificado en su totalidad la comisión anterior.

XXIV. No procede el pago de viáticos dentro del mismo municipio de adscripción.

XXV. Las presentes normas son de observancia general, su incumplimiento será motivo de

responsabilidad con base a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y demás leyes aplicables en la materia.

18. OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN DE PASAJES. I. Las asignaciones previstas en la partida 375001 “Pasajes Nacionales” del presupuesto

autorizado a los proyectos se destinará para cubrir el costo de transportación por cualquiera de los medios usuales a los servidores públicos adscritos a la SEPH. En el desempeño de una comisión oficial, su otorgamiento se sustentará en criterios de austeridad y racionalidad presupuestarias y su ejercicio se realizará en función de las necesidades del servicio oficial y en cumplimiento de los programas metas y objetivos que se tengan encomendadas, así como con sujeción a los lineamientos contenidos en este manual y en las demás disposiciones aplicables.

II. Para el otorgamiento de pasajes se cuidará que se haga a través del transporte que

garantice los criterios de seguridad, calidad y economía. III. En los casos en que para el correcto, eficiente y oportuno desempeño de una comisión

oficial se requiera de transportación aérea se abstendrá del uso de servicio primera clase o similar y se emplearán agencias de viajes realizando el trámite ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios con 10 días hábiles de anticipación.

IV. Para el trámite de pago de pasajes se utilizará el formato de pasajes (ANEXO 13) que

se requisitará de acuerdo a lo solicitado en el mismo.

V. En los comprobantes de pasaje deberá venir estampada la firma autógrafa del comisionado.

VI. En caso de tramitar los pasajes de manera anticipada se deberá presentar el formato

antes mencionado debidamente requisitado con una anticipación mínima de 5 días hábiles a la fecha de la comisión, así como un pagaré ya que en tanto no presente la comprobación correspondiente se le tendrá como deudor por el importe recibido.

En el formato citado deberá anotarse la leyenda “El pagaré se encuentra bajo resguardo de la Dirección de Tesorería para garantizar el cumplimiento de la comprobación”.

VII. En el caso de pasajes internacionales, se deberá solicitar Visto Bueno del Subsecretario de Administración y Finanzas de la SEPH y sólo podrán efectuarse

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aquellos viajes que se encuentren plenamente justificados, en apego al Programa de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Público.

VIII. Los pasajes deberán comprobarse con la documentación que expidan las empresas

transportistas o las agencias de viajes, debiéndose acompañar en el caso de la transportación aérea el boleto residual. Dicha documentación deberá cumplir con los requisitos fiscales y administrativos establecidos.

Será objeto de verificación el que las fechas de utilización de los boletos coincidan con las fechas o períodos en que se desarrolló la comisión que dio origen al traslado, por lo que deberá presentarse fotocopia del oficio de comisión, orden de ministración de viáticos respectivos y abstenerse de adquirir boletos abiertos.

IX. La comprobación deberá presentarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la

fecha en que concluya la comisión y no se otorgarán nuevas ministraciones de pasajes al personal que no haya comprobado en su totalidad la comisión anterior.

X. En el supuesto de comisiones oficiales que no ameriten el otorgamiento de viáticos de

igual forma se podrá cubrir al personal comisionado el importe de los pasajes en los términos del presente numeral, debiendo anexar el oficio de comisión debidamente requisitado.

19. GASTOS DE PEAJE PARA PERSONAL COMISIONADO.

I. Si derivado del cumplimiento de una comisión oficial se haya erogado o tenga que Hacerse el pago correspondiente a gastos de peajes, estos deberá ser afectado a la partida 375001 “Viáticos Nacionales” (ANEXO 15).

II. Para la recuperación por este concepto se deberá presentar el formato preestablecido con el importe total del pago de las casetas que deba cubrir en el trayecto al lugar de la comisión en vías de ida y regreso acompañado de fotocopia del oficio de comisión correspondiente. Para efectos de justificar este tipo de erogación deberán presentarse los comprobantes de peajes debidamente requisitados, con la firma del beneficiario y los datos del vehículo utilizado. El cual deberá ser ingresado para trámite de pago 5 días hábiles después de concluida la comisión.

III. En caso de que se solicite el recurso como un trámite anticipado, se deberá presentar el formato debidamente requisitado con una anticipación mínima de 5 días hábiles a la fecha de la comisión, así como un pagaré (ANEXO 5) ya que en tanto no presente la comprobación correspondiente se le tendrá como deudor del importe recibido.

En el formato citado deberá anotarse la leyenda “El pagaré se encuentra bajo resguardo de la Dirección de Tesorería para garantizar el cumplimiento de la comprobación”.

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La comprobación deberá presentarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que concluya la comisión.

IV. En el supuesto de comisiones oficiales que no ameriten el otorgamiento de viáticos,

de igual forma se podrá cubrir al personal comisionado el importe de los gastos de peaje en los términos del punto anterior, debiendo anexar el oficio de comisión debidamente requisitado.

V. Bajo ninguna circunstancia se autorizará el pago de combustibles o peaje para el

uso particular de los servidores públicos o del personal de la SEPH, en tal virtud quedará la estricta, directa y personal responsabilidad del titular de cada área el cuidar que dichos trámites no se realicen.

NOTA: Cuando por el cumplimiento de una comisión oficial otorguen pasajes o peajes,

dicho trámite deberá realizarse junto con el de viáticos.

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TARIFAS DE VIÁTICOS ESTATALES POR ZONAS Y MUNICIPIOS

TARIFA I ZONA I

** ZONA II

TARIFA I y II ZONA III

Acatlan Agua Blanca Atlapexco Acaxochitlan Alfajayucan Calnali Actopan Cardonal Chapulhuacan Ajacuba Chapantongo Huautla Almoloya Eloxochitlan Huazalingo Apan Juárez Hidalgo Huejutla Arenal, el Tasquillo Huehuetla Atitalaquia Tenango de Doria Huichapan Atotonilco de Tula Tepeji del Rio Jacala Atotonilco el Grande Tepetitlan Jaltocan Cuautepec Tianguistengo Lolotla Chilcuautla Zacualtipan Misión, La Emiliano Zapata Molango Epazoyucan Nicolás Flores Francisco I. Madero Nopala Huasca Orizatlan, San Felipe Ixmiquilpan Pacula Metepec Pisaflores Metzquititlan San Bartolo Tutotepec Metztitlan Tecozautla Mineral de la Reforma Tepehuacan de Guerrero Mineral del Chico Tlahuiltepa Mineral del Monte Tlanchinol Mixquiahuala Xochiatipan Omitlan Xochicoatlan Progreso Yahualica San Agustin Tlaxiaca Zimapan San Salvador Santiago de Anaya Santiago Tulantepec Singuilucan Tepeapulco Tetepango Tezontepec de Aldama Tizayuca Tlahuelilpan Tlanalapa Tlaxcoapan Tolcayuca Tula de Allende Tulancingo Villa de Tezontepec Zapotlán de Juárez Zempoala

** La zona II puede ser tarifa I o II de acuerdo a la naturaleza de la comisión.

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TARIFA DE VIÁTICOS ESTATALES ZONA I (PESOS)

NIVEL DE APLICACIÓN TARIFA I

MENORES A 24 HORAS

“A” Servidores Públicos Superiores 100 “B” Servidores Públicos Mandos Medios 85 “C” Servidores Públicos 75

TARIFA DE VIÁTICOS ESTATALES ZONA II

(PESOS)


MENORES A 24 HORAS

TARIFA II MAYORES DE

24 HORAS

“A” Servidores Públicos Superiores 100 500

“B” Servidores Públicos Mandos Medios 85 420

“C” Servidores Públicos 75 360

TARIFA I: Corresponde a un recorrido menor a 500 Km. En viaje redondo, incluye la

ciudad de México, D.F. TARIFA II: Corresponde a un recorrido menor a 500 Km. En viaje redondo, incluye la

ciudad de México, D.F., por más de 24 horas.

TARIFA DE VIÁTICOS ESTATALES ZONA III (PESOS)


MENORES A 24 HORAS

TARIFA II MAYORES DE

24 HORAS

“A” Servidores Públicos Superiores 150 600

“B” Servidores Públicos Mandos Medios 100 480

“C” Servidores Públicos 85 400

TARIFA I: Corresponde a un recorrido menor a 500 Km. En viaje redondo. TARIFA II: Corresponde a un recorrido menor a 500 Km. En viaje redondo, por más de

24 horas.

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TARIFA DE VIÁTICOS NACIONALES COMISIONES MAYORES DE 24 HORAS

(PESOS)

NIVEL DE APLICACIÓN IMPORTE

“A” Servidores Públicos Superiores 1000 “B” Servidores Públicos Mandos Medios 800 “C” Servidores Públicos 500

NOTA: NO incluye la Zona Metropolitana de la Ciudad de México, así como a los estados

de Puebla, Tlaxcala, México, Morelos y Querétaro.

TARIFA DE VIÁTICOS INTERNACIONALES

NIVEL DE APLICACIÓN IMPORTE

“A” Secretarios y Subsecretarios 300 DLS “B” Directores Generales 250 DLS “C” Directores y Subdirectores 200 DLS

.


34

20. GASTOS A COMPROBAR. I. Presentar un oficio de solicitud y un recibo a favor de la Subsecretaría de

Administración y Finanzas de la SEPH, mismo que deberá contener el nombre, el cargo, la firma autógrafa y el registro federal de contribuyentes del funcionario que va a realizar este gasto y con los requisitos establecidos en (ANEXO 4 ) de este manual, así como la leyenda de “Gastos a Comprobar”, especificando claramente los diversos conceptos a que se destinarán los recursos y el desglose de partidas anexando el pagaré original (cuidando la fecha de vencimiento de este al momento de reingresarlo en caso de que tenga volante de devolución) el cual deberá suscribirse a favor de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH, debiendo contener logos oficiales, así como copia de la credencial de elector de quien suscriba el pagaré.

El recibo deberá contener la leyenda “El pagaré se encuentra bajo resguardo de Dirección de Tesorería para garantizar el cumplimiento de la comprobación”.

No procederá el pago de excedentes en comprobaciones, por lo que deberán sujetarse a los recursos originalmente autorizados.

II. Los titulares de proyecto y oficinas foráneas (Escuelas y Subdirecciones de Servicios

Regionales) son los responsables de recabar la firma del titular de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios y/o de la Dirección de Servicios cuando soliciten gastos a comprobar para liquidar facturas y recibos por los servicios de agua potable, postal, telegráfico, telefónico así como combustibles y lubricantes, en virtud de ser esta el área bajo cuya responsabilidad se encuentran centralizadas en esas partidas.

21.- COMPROBACIÓN DE GASTOS. I. Para amortizar los recursos que se les otorgaron como “Gastos a Comprobar” y con

el propósito de realizar una correcta afectación presupuestal y contable se requiere que:

Todas las comprobaciones que se presenten ante la Dirección General de Recursos

Financieros deberán integrarse en un 100%.

Presentar comprobación en un plazo no mayor a 15 días hábiles después de la ministración, excepto viáticos, pasajes y peajes.

El incumplimiento de esta disposición dará lugar a que la Dirección General de Recursos Financieros suspenda toda ministración de recursos a la dependencia u oficina que se trate.

En caso de que exista un reintegro en efectivo a la Dirección General de Recursos Financieros por retención de impuestos, deberán anexar copia (s) del documento (s) al (los) cual (es) se ha efectuado dicha retención.

.


35

II. La documentación debidamente soportada deberá presentarse en el horario establecido, únicamente en original, cuando se trate de POA, original y copia para los Programas Federales; Estatales e Ingresos Propios. La documentación se integrara con oficio y factura complementando con los siguientes datos:

Nombre de deudor.

Número y fecha del DOP (Documento de Operación Presupuestal) o Ficha de Cobro.

Número y fecha de emisión del cheque.

Importe del cheque (con número y letra).

Nombre y cuenta de la institución bancaria.

Numero e importe del reintegro (cuando corresponda).

Ejercicio Fiscal (Programas Federales).

Bitácora (Mantenimiento de vehículos, combustible y lubricantes, registro de llamadas telefónicas).

III. El destino de los recursos invariablemente deberá ser para los mismos conceptos

especificados en el recibo cuando se solicitaron los gastos, el incumplimiento de esta disposición será motivo de devolución.

IV. Mencionar en el cuerpo del oficio el importe de los comprobantes y en el caso de que

haya un reintegro a la Dirección de Tesorería de la Dirección General de Recursos Financieros anotar el número de recibo oficial, además deberán anexar copia fotostática del mismo.

VI. No se aceptará documentación fechada antes de la ministración correspondiente. La

inobservancia de estas disposiciones dará lugar a la suspensión de toda ministración de recursos al área de que se trate.

VII. Si como resultado del proceso de revisión de los trámites, se detecta alguna irregularidad, se emitirá un volante de devolución, mismo que tendrá una vigencia máxima de 7 días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. En caso de no solventar la irregularidad durante este período se requerirá reintegro en efectivo del recurso suministrado.

VIII. Una vez amortizado el gasto podrán solicitar ante la Dirección de Tesorería la devolución del pagaré mediante un oficio que contenga los datos de la comprobación.

22. FONDO REVOLVENTE. Enviar oficio de solicitud dirigido al titular de la Subsecretaría de Administración y Finanzas con recibo que contenga el concepto de creación del Fondo Revolvente, y pagaré con fecha de término al 31 de Diciembre del ejercicio actual, especificando importe, desglose de partidas a comprometer durante el ejercicio fiscal.

.


36

Solo se podrán ejercer las partidas con las cuales se aperturó el Fondo Revolvente.

No podrán incluir partidas del capítulo 5000 y 1000.

Las facturas deberán ser menores a un importe de $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 m.n.).

No exceder el importe autorizado del Fondo Revolvente.

Deberán integrar facturas del mismo mes.

Al cierre del ejercicio se procederá a la cancelación del Fondo Revolvente con las mismas partidas de su creación.

En caso de existir un cambio de titular durante el ejercicio fiscal será necesario hacer la cancelación del primer fondo para dar apertura a uno nuevo.

23. RECUPERACION DE GASTOS. Oficio de solicitud del trámite, de acuerdo al numeral 7 inciso A, presentando lo siguiente:

Recibo simple (ANEXO 4)

Factura de acuerdo al numeral 7 inciso B.

Antecedente (según sea el caso).

24. REINTEGROS

Cuando exista un remanente, penalización o gasto no justificado el responsable administrativo deberá presentarse a la caja general, perteneciente a la Dirección de Tesorería, con los siguientes datos.

Beneficiario.

Importe con número y letra.

DOP o FC.

Fecha de DOP o FC.

No. y fecha de cheque.

Nombre de proyecto.

Partida.

Ejercicio fiscal.

Cuenta Bancaria.

Observaciones.

NOTA: Dicha información será responsabilidad del área tramitadora.

.


37

25.- MODIFICACIONES PRESUPUESTALES. Los titulares de los proyectos serán responsables de que las adecuaciones a sus respectivos presupuestos se realicen siempre y cuando permitan un mejor cumplimiento de los objetivos de los programas y proyectos a su cargo, a través de una solicitud por escrito dirigida a la Dirección de Programación Presupuestal especificando claramente el movimiento compensatorio presupuestal que se propone efectuar, así como la justificación correspondiente.

La Subsecretaría de Administración y Finanzas, a través de la Dirección de Programación Presupuestal, autorizará las adecuaciones presupuestarias de los programas y proyectos establecidos, en los términos de las disposiciones aplicables, atendiendo a los compromisos reales de pago, requerimientos, disponibilidad presupuestaria y alternativas de financiamiento que se presenten.

En POA y Programas Estatales, se realizan las modificaciones presupuestales mediante un formato de transferencia el cual se solicitara en la Dirección de Programación Presupuestal en el que se solicita la ampliación y/o disminución de las partidas a afectar.

En programas federales, se realizan las modificaciones presupuestales mediante un formato de transferencia en base a los criterios establecidos en las reglas de operación, convenio marco y/o documentos normativos.

Sólo se podrán efectuar adecuaciones presupuestales de los recursos asignados

entre partidas de un mismo capítulo y proyecto.

Sólo se procederá a efectuar modificaciones presupuestales siempre y cuando las partidas a modificar en sus montos asignados registren suficiencia presupuestaria, además, de que los movimientos tengan como objetivo: cubrir insuficiencias derivadas de las eventualidades que por sus características propias no están previstas.

Son intransferibles los recursos destinados a: las Partidas Centralizadas, Alimentación de Personas, Combustibles y Lubricantes, Viáticos, Pasajes, Mantenimiento de Vehículos, Materiales y Artículos de Oficina, Materiales y Artículos para Equipo de Cómputo, es decir;

las partidas sustantivas para la operación de las diferentes Unidades Presupuestales. Toda modificación presupuestaria que implique un adelanto del calendario de Pagos, queda estrictamente prohibida. Los recursos no ejercidos por las áreas al cierre presupuestal mensual y anual, se considerarán como economías de gasto y dichos recursos quedarán a cargo de la Subsecretaría de Administración y Finanzas para su aplicación a gastos prioritarios. Si la partida que desean afectar no se encuentra presupuestada y no está considera en las reglas de operación, se deberá solicitar a la Federación AUTORIZACIÓN EXPRESA para realizar dicho movimiento.

.


38

26.- CIERRE DEL EJERCICIO. La Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH, comunicará con la debida oportunidad las fechas límite para el cierre de la gestión presupuestaria del presente ejercicio fiscal.

Toda ministración de recursos, debe quedar debidamente comprobada antes del cierre

del ejercicio presupuestal de que se trate.

27.- MEDIDAS DE RACIONALIDAD, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTARIA.

I. Sin prejuicio de lo que establece el presente manual y de las demás disposiciones

aplicables a la materia los responsables del ejercicio del presupuesto están obligados a dar estricto cumplimiento a las Medidas de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal, y su incumplimiento motivará desde luego, el fincamiento de las responsabilidades a que haya lugar conforme a la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos.

II. Las erogaciones por conceptos que a continuación se indican deberán reducirse al

mínimo indispensable y su uso se sujetará a los siguientes criterios:

Gastos menores de ceremonial y orden social, comisiones de personal al extranjero, congresos y convenciones, ferias, festivales y exposiciones. En estas comitivas y comisiones se deberá reducir el número de integrantes al estrictamente necesario para la atención de los asuntos de su competencia.

Contratación de asesorías, estudios de investigaciones de personas físicas y/o morales, por concepto de gasto correspondiente al capítulo de Servicios Generales deberán estar prevista en los presupuestos y su celebración deberá ser autorizada previamente.

Dichas contrataciones serán con base en los siguientes criterios:

Que las personas físicas y morales no desempeñen funciones iguales equivalentes al personal de plaza presupuestaria.

Que los servicios profesionales sean indispensables para el cumplimiento de los programas autorizados.

Que se especifiquen los servicios profesionales.

Que las contrataciones cumplan con lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones y demás disposiciones que de esta emanen.

Publicidad, publicaciones oficiales y en general las actividades relacionadas con la comunicación social. En estos casos se deberán utilizar preferentemente los medios de difusión del sector público y el tiempo que por ley otorgan al gobierno las empresas de comunicación que operan mediante concesión.

.


39

Las erogaciones a que se refiere este inciso deberán estar autorizadas por la Subsecretaría de, Administración y Finanzas de la SEPH. Los titulares de las áreas serán responsables de reducir selectiva y eficientemente los gastos de administración sin detrimento de la realización oportuna y eficiente de los programas a su cargo y de la adecuada utilización de los bienes y prestación de servicios de su competencia, así como de cubrir con la debida oportunidad sus obligaciones reales de pago. Los titulares de las áreas establecerán programas para fomentar el ahorro por concepto de energía eléctrica, combustibles, teléfonos, agua potable, materiales de impresión y fotocopiado, inventarios, ocupación de espacios físicos, así como otros renglones de gasto corriente, mismos que deberán someterse a la consideración de la Subsecretaría de Administración y Finanzas de la SEPH. Estos programas deberán considerar los consumos de los últimos años, contener metas cuantificables de ahorro, determinar su impacto presupuestario y establecer a los responsables de su instrumentación. No se deben efectuar adquisiciones ni arrendamientos de equipos terrestres o aéreos, bienes inmuebles para oficinas públicas, equipo o servicios destinados a programas operativos. Tampoco se deben efectuar erogaciones de partidas centralizadas, estas deberán efectuarse a través del área responsable de su control, y en base a la normatividad y al manual de procedimientos que éstas emitan para su ejercicio. Los recursos del capítulo de servicios personales son intransferibles, de ninguna forma se deben crear nuevas plazas ni realizar contrataciones. La Subsecretaría de Administración y Finanzas realizará reducciones en las partidas del gasto corriente y proyectos de las economías acumuladas al cierre presupuestal mensual.

.


40

HORARIO DE ATENCION EN VENTANILLA.

ANEXO 1

.


41

CEDULA DE IDENTIFICACIÓN FISCAL

ANEXO 2 ANEXO 2

.


42

SELLO DE

RESPONSABILIDAD

SELLO DE RESPONSABILIDAD.

NOTA: El tamaño real en que se deberá mandarse a hacer el sello, deberá ser el siguiente: 6.9 cms. De largo X 3.2 cms. De ancho.

LA PRESENTE DOCUMENTACIÓN COMPRUEBA EL EJERCICIO DE LA PARTIDA QUE SE MENCIONA Y SU PAGO DEBERA TRAMITARSE BAJO MI RESPONSABILIDAD.

NOMBRE: CARGO:

ANEXO 3

.


43

RECIBO SIMPLE.

BUENO POR $ 00,000.00

RECIBÍ DE LA SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LA S.E.P.H., A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS FINANCIEROS, LA CANTIDAD DE $ 00,000.00 (CANTIDAD CON LETRA 00/100 M.N.) POR CONCEPTO DE (GASTO A COMPROBAR O RECUPERACIÓN DE GASTO, PERIODO). __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

_____________________________________________________ PROYECTO: PARTIDA: PACHUCA, HGO., ______________________________

R E C I B Í NOMBRE CARGO: R.F.C.

Vo. Bo. ÁREA SUPERIOR EL PAGARÉ SE ENCUENTRA BAJO EL RESGUARDO DE LA DIRECCIÓN DE TESORERA PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LA COMPROBACIÓN (SOLO APLICA EN GASTO A COMPROBAR).

SELLO DE

RESPONSABILIDAD

SUBSECRETARÍA

ANEXO 4

AUTORIZACIÓN

.


44

PAGARÉ.

PAGARÉ NO. 1 / 1

Por el presente pagaré reconozco deber y me obligo a pagar al Instituto Hidalguense de Educación, el día (15 DIAS NATURALES A PARTIR DEL INGRESO), la cantidad de $00,000.00 (CANTIDAD CON LETRA 00/100 M.N.)--------------------------------------------------------- Valor recibido en Moneda Nacional a mi entera satisfacción. Este pagaré forma parte de una serie del 1 al 1 y todos estos están sujetos a la condición de que, al no pagarse cualquiera de ellos a su vencimiento, serán exigibles todos los que sigan en número, además de los ya vencidos, desde la fecha de vencimiento de este documento hasta el día de su liquidación, causara interés moratorio al tipo de 0 % mensual. NOTA IMPORTANTE:

POR CONCEPTO DE: ____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

________________________

PACHUCA, HGO., _______________________________. NOMBRE: ________________________________ R.F.C.: ____________________ CARGO: _________________________________ DOMICILIO PARTICULAR: __________________ COLONIA: __________________ C.P.: ________ CIUDAD: _______________ESTADO: ___________________ TELEFONO PARTICULAR: ______________________ FIRMA: _______________

Con la presente firma me comprometo en su caso a efectuar la comprobación de este gasto en un plazo de 15 días a partir de la recepción de este importe y acepto que de no realizar la comprobación se me aplique el 0 % de interés moratorio mensual, así como el importe por concepto de gatos de ejecución en que se incurran.

BUENO POR $ 00,000.00

ANEXO 5

.


45

FORMATO DE REQUISICIÓN (de acuerdo a fuente de financiamiento).

ANEXO 6

.


46

SOLICITUD DE COMPRA O SERVICIO MENOR.

ANEXO 7

.


47

BITACORA DE MANTENIMIENTO

ANEXO 8

.


48

BITACORA DE COMBUSTIBLE

ANEXO 9

.


49

REGISTRO DE LLAMADAS.

ANEXO 10

.


50

FORMATO DE NOMINA

ANEXO 11

.


51

NOMINA DE APOYO ECONOMICO.

ANEXO 12

.


52

ANEXO 13

.


53

ANEXO 14

.


54

ANEXO 15

.


55

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO VEHICULAR.

ANEXO 16

.


56

ART. X ART.Y ART. Z

1 CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD

2 5

3 10

4 20

5 50

6 20

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

SUBTOTAL/TOTAL15 20 70

NOMBRE DE LOS ARTÍCULOS A ENTREGARNo. BENEFICIARIO

ÁREA SOLICITANTE Vo.Bo.

NOMBRE. NOMBRE. CARGO. CARGO JEFE INMEDIATO SUPERIOR.

ANEXO 17

MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN

.


57

NOMBRE DEL EVENTO: (EL MISMO QUE SE MENCIONE EN LA REQUISICIÓN) LUGAR: (NOMBRE DEL HOTEL, SALÓN Y UBICACIÓN ** EL MISMO QUE SE MENCIONE EN LA

REQUISICIÓN) FECHA DEL EVENTO: (DD/MM/AAAA)

Pachuca Hgo., de de 201__.

ÁREA SOLICITANTE AUTORIZACIÓN

NOMBRE NOMBRE CARGO CARGO JEFE INMEDIATO SUPERIOR

Hoja __ de __

ANEXO 18

AGENDA DE TRABAJO.

.


58

LISTA DE ASISTENCIA.

NOMBRE DEL EVENTO: (EL MISMO QUE SE MENCIONE EN LA REQUISICIÓN)

LUGAR: (NOMBRE DEL HOTEL, SALÓN Y UBICACIÓN ** EL MISMO QUE SE MENCIONE EN LA

REQUISICIÓN)

FECHA DEL EVENTO: (DD/MM/AAAA) TIPO Y DÍA DEL SERVICIO: (DESAYUNO, COMIDA, CENA, HOSPEDAJE, COFFE BREAK **LISTA POR

SERVICIO Y POR DÍA DE SERVICIO**)

N o. N O M BRE N o. N O M BRE

1 (APELLID O PATERN O , M ATERN O ,

N O M BRE EN O RD EN ALFABÉTICO )

26 (APELLID O PATERN O , M ATERN O ,

N O M BRE EN O RD EN ALFABÉTICO )

2 27

3 28

4 29

5 30

6 31

7 32

8 33

9 34

10 35

11 36

12 37

13 38

14 39

15 40

16 41

17 42

18 43

19 44

20 45

21 46

22 47

23 48

24 49

25 50



Hoja __ de __

“HAGO CONSTAR BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE EL (PERSONAL, ALUMNOS O DOCENTES) RELACIONADOS EN LA PRESENTE ASISTIERON AL EVENTO ENUNCIADO Y LO RESPALDO CON EL ESTAMPADO DE MI FIRMA AUTÓGRAFA.”

ANEXO 19

.


59

LISTA DE PREMIOS Y PAQUETES ENTREGADOS.

NOMBRE DEL EVENTO: (EL MISMO QUE SE MENCIONE EN LA REQUISICIÓN)

LUGAR: (NOMBRE DEL HOTEL, SALÓN Y UBICACIÓN ** EL MISMO QUE SE MENCIONE EN LA

REQUISICIÓN)

FECHA DEL EVENTO: (DD/MM/AAAA)

PREMIOS ENTREGADOS:

No. NOMBRE FIRMA DE RECIBIDO

1 (APELLIDO PATERNO, MATERNO, NOMBRE EN

ORDEN ALFABÉTICO)

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25



Hoja __ de

ANEXO 20

.


60

ANEXO 21

HORARIO DE ATENCION DE LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES PARA POA

HORARIO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES

09:00 A 10:00

10:00 A 11:00

11:30 A 12:30

12:30 A 13:30

13:30 A 14:30 SUBDIR. DE EDUC. FISICA

DIR. GRAL. DE

INNOVACION Y

CALIDAD

SUBDIR. DE EDUC. FISICA

DRI. GRAL. DE

INNOVACION Y

CALIDAD

SUBDIR. DE EDUC.

FISICA

DIR. DE EDUC. SEC. TEC.

DIR. GRAL. DE COM UNIC.

SOC.

DIR. GRAL. DE PROY.

Y PROG. DE APOY. A

LA EDUC

DIR. GRAL. DE COM UNIC.

SOC.

DIR. GRAL. DE PROY. Y

PROG. DE APOY. A LA

EDUC.

DIR. GRAL. DE

COM UNIC. SOC.

DIR. DE EDUC. PRIM ARIADIR. GRAL. DE FORM .

Y SUP. DOC.DIR. DE EDUC. PRIM ARIA

DIR. GRAL. DE FORM .

Y SUP. DOC.

DIR. DE EDUC.

PRIM ARIA

DIR. EDUC. SEC. TEC. DIR. EDUC. SEC. TEC.

DIR. GRAL. DE ADM ON. Y

DES. PER.SEP

DIR. GRAL. DE ADM ON. Y

DES. PERS.SEP

DIR. GRAL. DE

ADM ON. Y DES. DE

PER.

DIR. GRAL. DE DESA.

CURR.

DIR. DE EDUC.

TELESECUNDARIA

DIR. GRAL. DE DESA.

CURR.

DIR. DE EDUC.

TELESECUNDARIA

DIR. GRAL. DE DESA.

CURR.

DIR. DE EDUC. INICIALCONTRALORIA

INTERNADIR. DE EDUC. INICIAL

CONTRALORIA

INTERNADIR. DE EDUC. INICIAL

SUBSEC. EDUC. BASICASUBSEC. EDUC.

BASICASUBSEC. EDUC. BASICA

SUBSEC. EDUC.

BASICA

SUBSEC. EDUC.

BASICA

DIR. GRAL. DE RECS.

FINANC.

DIR. GRAL. DE

ASUNTOS JURIDICOS

DIR. GRAL. DE RECS.

FINANC.

DIR. GRAL. DE

ASUNTOS JURIDICOS

SUBSEC. DE PLAN. Y

EVA. SECT. DE POL.

EDUC.

SUBSEC. DE PLAN. Y

EVA. SECT. DE POL.

EDUC.

SUBSEC. DE PLAN. Y

EVA. SECT. DE POL.

EDUC.

SUBSEC. DE PLAN. Y

EVA. SECT. DE POL.

EDUC.

SUBSEC. DE PLAN. Y

EVA. SECT. DE POL.

EDUC.

DIR. GRAL. DE RECS.

M ATS. Y SERVC.

DIR. GRAL. DE RECS.

M ATS. Y SERVC.

DIR. GRAL. DE RECS.

M ATS. Y SERVC.

DIR. GRAL. DE RECS.

M ATS. Y SERVC.

DIR. GRAL. DE RECS.

M ATS. Y SERVC.

CENTRO EST. DE LENG. Y

CULT. IND.

COORD. DE CARR.

M AG.

CENTRO EST. DE LENG. Y

CULT. IND.

COORD. DE CARR.

M AG.

CENTRO EST. DE

LENG. Y CULT. IND.

DIR. GRAL. DE TECNS. DE

LA INF.

DIR. DE EDUC.

INDIGENA

DIR. GRAL DE TECNS. DE

LA INF.

DIR. DE EDUC.

INDIGENA

DIR. GRAL. DE TECNS.

DE LA INF.

SUBSEC. DE EDUC.

BASICA

SUBSEC. DE EDUC.

BASICA

SUBSEC. DE EDUC.

BASICA

SUBSEC. DE EDUC.

BASICA

SUBSEC. DE EDUC.

BASICA

SUBSEC. DE ADM ON. Y

FINANZ.

DIR. DE EDUC.

PREESCOLAR

SUBSEC. DE ADM ON. Y

FINANZ.

DIR. DE EDUC.

PREESCOLAR

SUBSEC. DE ADM ON.

Y FINANZ.

manual para el ejercicio de gasto desep.hidalgo.gob.mx/content/acerca/finanzas/3.1... · manual...

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