manual paap al 15 de mayo

Elaborado por: Américo Garrido ext 8604 y Adriana Chamorro ext 8504

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICACOORDINACION GENERAL DE PLANIFICACIÓN

SUBPROCESO DE PLANIFICACION

MANUAL DE ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA - PAAP

1. Objetivo

Planificar y programar las actividades de cada unidad operativa estableciendo metas e indicadores anuales para medir la gestión de las mismas, así como el presupuesto para esas actividades.

2. Alcance

Desde la recepción de notificación del ingreso de PAPP, hasta la consolidación zonal y distrital.

3. Glosario de Términos

PAPP Programación Anual de la Política Pública SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo MSP Ministerio de Salud Pública SIPeIP Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública O.E Objetivos Estratégicos U.O Unidades Operativas U.E Unidades Ejecutoras POA Plan Operativo Anual

4. Políticas operativas

1. Formular y programar el Plan Anual de la Política Pública de cada

unidad operativa del Ministerio de Salud Pública.

2. Vincular la planificación con el presupuesto institucional.

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5. Responsables

Responsable: Director/a de planificación e inversión: Ing. Adriana Cano

Equipo técnico: Analistas de Planificación e Inversión: Econ. Américo Garrido, Econ. Adriana Chamorro, Lic. Michelle Arellano, Econ. Mayra Mideros, Econ. Sara Naranjo, Econ. Wilson Recalde, Econ. Marco Barriga, Ing. Marco Chávez

7. Que es la PAAP?

La herramienta de la PAPP, sustituyó a la antigua denominada Plan Operativo Anual –

POA. Es un instrumento de planificación interna que recoge la planificación operativa

anual tanto del nivel central como de las unidades desconcentradas.

Refleja tanto el presupuesto operativo (gastos permanentes) de la entidad para el año en

curso, como el gasto de inversión. Permite realizar ajustes de la programación de los

programas y proyectos. De esta forma, la entidad podrá adaptarse a las condiciones y

circunstancias que presenta cada año, y a los cambios no previstos.

La herramienta es una hoja de Excel 2007, que se halla conformada por las siguientes

pestañas:

Control: Contiene la base legal de la Planificación

Clasificador: Es el auxiliar que contiene los códigos de todas las partidas

presupuestarias

Nivel: Es el auxiliar que contiene la clasificación de las unidades ejecutoras,

procesos, subprocesos, actividades e indicadores que servirían de guía a las

personas que están haciendo el llenado de la información.

Presupuesto fin: Hace referencia a la información que se llenara en primera

instancia, en donde se ingresara la programación presupuestaria por actividad,

partida presupuestaria y mes en el cual se realizara el pago respectivo.

PRESUPUESTO: Es el resumen ejecutivo relacionado a las programación

presupuestaria detallado por proceso, sub proceso y actividad


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PAPP: Es el producto final que se genera luego de ingresar la programación

presupuestaria, así como la programación técnica.

8. Información requerida

La información que se debe disponer para llenar el PAPP es la siguiente:

1. Cedula presupuestaria de gasto del año anterior y del año en curso de la respectiva

unidad ejecutora (gastos corrientes).

2. Reporte de indicadores por nivel de atención del año anterior y del año en curso de

la respectiva unidad ejecutora.

9. Procedimiento paso a paso

La pestaña “nivel” constituye la guía que permitirá avanzar en el llenado de la

información, lo primero que se debe hacer es establecer la Unidad Ejecutora respectiva

de acuerdo a los niveles señalados:, Coordinación Zonal / Dirección Provincial, Hospital o

Áreas de Salud de Primer Nivel, luego establecer el proceso, subproceso y actividad

correspondiente, es necesario mantener en todo momento esta lógica, como se detalla en

el siguiente ejemplo:

Unidad Ejecutora: 2. Hospital

Proceso: 2. Administrativa y Financiera

Subproceso: 2. Fortalecimiento Institucional

Actividad: 1. Mantenimiento y Mejora Institucional

Indicador: Monto de inversión institucional (mejoras, mantenimiento,

infraestructura, equipamiento)

Una vez que se ha definido en “nivel” esta secuencia, hay que ubicarse en la pestaña

“Presupuesto fin”, en donde se presenta una opción para elegir la siguiente

información:

Provincia

Estructura

Proceso

Subproceso


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Actividad

Se procede a ingresar la información siguiendo el mismo orden determinado en Nivel,

pestaña a la que se debe recurrir en todo momento en caso de existir alguna duda acerca

del desglose de las actividades.

Una vez que se ha llegado a Actividad, se deben establecer las partidas presupuestarias

correspondientes, para lo cual se puede recurrir al auxiliar denominado clasificador, en

caso de tener dudas, cuando ya se tienen claras las partidas a utilizar se selecciona en la

columna ITEM y automáticamente se genera la información en las columnas ITEM y

Partida Presupuestaria.

La columna Descripción permite ampliar el concepto de la partida presupuestaria, esta

columna es de texto libre y debe ser lo más especifica posible, con la finalidad de abarcar

en mejor medida el concepto de la partida presupuestaria.

Las columnas pintadas de color verde No., valor u y valor total; son un auxiliar que

permiten programar el presupuesto anual, se ingresa la información en No. y valor u,

mientras que total se genera automáticamente y constituye la multiplicación de las dos

variables anteriores.

Una vez generado este total se procede a realizar la distribución por mes, es necesario

revisar que este total debe ser exactamente igual al total generado en las columnas de

verde, como se visualiza en el siguiente ejemplo:

Partida Presupuestaria: 510105

Ítem: 510105 Remuneraciones Unificadas

Descripción: Pago al personal administrativo LOSEP

No.: 12

Valor u: 80.408

Total: 964.896

Luego que se ha ingresado esta actividad, se regresa a nivel para pasar a una siguiente

actividad y se realizo nuevamente el procedimiento anteriormente indicado.

La siguiente ilustración, muestra el instrumento en el cual debe empezarse a llenar la

información. La pestaña llamada “PRESUPUESTO FIN” es la primera hoja en la cual se Av. República de el Salvador y Suecia No. 950 – Teléfono: 593 (2) 3-814-400- Fax: 8902

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ingresa la información. Se establece la estructura, si es del nivel central o una unidad

operativa. Se agrega el proceso y subproceso.

La parte más importante de esta hoja excel, corresponde a la planificación de las

actividades, las mismas que deben estar alineadas a los objetivos plateados. Cada

actividad puede tener diferentes gastos, para los cuales deben establecerse su ítem

presupuestario respectivo.

La descripción de la actividad, debe establecerse los más desagregado posible.

La parte presupuestaria debe planificarse de acuerdo al mes que se vaya ejecutar cada

actividad.

Cuadro Nro. 1: Ejemplo Planta Central

Cuadro Nro. 2: Ejemplo Provincias


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Cuadro Nro. 3: Ejemplo de desagregación de la Estructura

La pestaña de PRESUPUESTO, se actualiza automáticanente. Resume por proceso, subproceso

y tipo de gasto cada una de las actividades que se planificaron anteriomente con su respectivo

presupuesto. En esta hoja de excel, el planificador no deberá realizar ningún cambio, a fin de que

no se alteren las formulas de las tablas dinámicas.Av. República de el Salvador y Suecia No. 950 – Teléfono: 593 (2) 3-814-400- Fax: 8902

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La pestaña PAPP, consolida toda la información generada en las dos anteriores hojas de

Excel, aquí se debe ingresar información dentro de la columna Proyectos y

actividades claves, las mismas actividades que se encuentran dentro del pestaña

PRESUPUESTO, y el resto de información se llena automáticamente, caso contrario

se generara un mensaje de error del siguiente tipo: #N/A.

Una vez que se ha cargado la información hasta indicador, se deberá ingresar la Meta de

los proyectos ya actividades claves, la cual es de texto libre.

La elaboración de metas de indicadores debe realizarse en función del objeto para el que

fueron establecidos. Nos permitirá comprender el punto en el que estamos, hacia dónde

nos dirigimos y a qué distancia nos encontramos del objetivo. Deberán ser claros,

específicos, medibles, relevantes, comparables, accequibles, periódicos, verificables,

completos. Pueden ser de impacto, de resultado u operativos. Los indicadores de impacto

miden cambios efectivos después de una intervención, proyecto o política. Los

indicadores de resultado miden logros en relación a una meta. Los indicadores operativos

o de progreso, miden los progresos en relación a una meta.

Para cada objetivo, sea central o complementario, se debe asociar una o más metas,

mismas que deben ser coherentes y posibles de alcanzar, es decir que sean realistas con

el cumplimiento del objetivo al cual pertenecen. Dicha meta puede especificarse de forma

cuantitativa o de forma que se distingan los niveles de prioridad. Adicionalmente se debe

especificar un periodo de tiempo en el cual se piensa alcanzar las metas.

Es importante que haya coherencia entre cada una de las actividades planificadas sus

indicadores y metas. Ver el siguiente cuadro como ejemplo.


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Las metas deben ser tanto anuales como trimestrales. Es decir de los 100 técnicos a

capacitarse, en la parte de la programación trimestral se registra el proporcional de

personas de acuerdo al trimestre en el que se ha planificado capacitarles. Como se

observa en el siguiente gráfico, se ha planificado capacitar 81 personas en el primer

trimestre y 19 en el segundo, dando un total de 100% que es la meta.

De igual manera, para las 81 personas planificadas capacitar en el primer trimestre, es

importante registrar el presupuesto destinado para las mismas. Al final automáticamente

se registra el presupuesto total de acuerdo a la meta.

Es necesario aclarar que las columnas Programación trimestral de la meta y

programación trimestral de presupuesto se llenan automáticamente, además el

presupuesto por actividad debe ser el mismo que consta en las pestañas

PRESUPUESTO y Presupuesto FIN.

La cobertura nacional puede ser nacional, provincial, cantonal o parroquial. La cobertura

social describe el número de beneficiarios por cada actividad, además incluye una

descripción de la población, por ejemplo en el caso de las capacitaciones, son 100

técnicos que se van a beneficiar de las capacitaciones.

En la parte de responsables, es importante registrar el nombre de la persona responsable

de cada una de las actividades a realizarse.

Finalmente, los medios de verificación son las fuentes de información que un evaluador

puede utilizar para verificar que se han alcanzado los indicadores. Pueden incluir material

publicado, inspección visual, encuestas por muestreo, listas de participantes

desagregadas por sexo, etnia y edad (en caso de disponibilidad).



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7. Instructivo


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Los instructivos provienen de la SENPLADES, que es el órgano encargado de proveer los

instrumentos metodológicos para proceder con esta programación, de igual manera, es el

órgano encargado de receptar la información que se consolida en la institución.


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