manual keme

7/26/2019 Manual Keme

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KEME-Contabilidad 3.0

MANUAL DEL USUARIO

Jos Manuel Dez Botella


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KEME-Contabilidad 3.0MANUAL DEL USUARIOpor Jos Manuel Dez Botella

Copyright (c) 2016 Jos Manuel Dez Botella, bajo licencia Creative Commons de tipo Reconocimiento-No Comercial (by-nc): Se permite la

generacin de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.


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Tabla de contenidos1. Introduccin ........................................................................................................................................... 1

2. Requerimientos ...................................................................................................................................... 3

3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE...................................................................... 4

4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal........................................................................ 6

5. Instalacin ..............................................................................................................................................8

5.1. Trabajando con SQLITE .............................................................................................................85.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativo bajo Linux...................................................85.3. Instalacin de Postgresql bajo Windows.....................................................................................95.4. Configuracin de MySQL.........................................................................................................105.5. Notas para la versin MySQL bajo Windows...........................................................................115.6. El paquete Latex........................................................................................................................115.7. El paquete Latex bajo Windows................................................................................................115.8. Instalacin de KEME-Contabilidad..........................................................................................11

6. Ejecucin de KEME-Contabilidad ....................................................................................................13

7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE ............................................................................................... 14

8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL ............. 15

9. Edicin y alta de empresas.................................................................................................................. 17

9.1. Dar de alta nuevas empresas .....................................................................................................179.2. Configuracin de empresa.........................................................................................................189.3. Copiar empresa .........................................................................................................................219.4. Notas de empresa ......................................................................................................................21

10. Ejercicios contables ...........................................................................................................................22

11. Cambio de conexin de base de datos .............................................................................................. 24

12. Deshabilitar/habilitar periodos......................................................................................................... 25

13. Interaccin del usuario con la pantalla principal ........................................................................... 26

13.1. Imprimir el libro diario ...........................................................................................................2613.2. Diario resumen........................................................................................................................2713.3. Refrescar diario .......................................................................................................................2713.4. Filtrar el diario ........................................................................................................................2713.5. Operaciones con el portapapeles.............................................................................................28

14. Edicin del plan contable .................................................................................................................. 29

15. Editar tipos de vencimientos ............................................................................................................. 32

16. Bloquear cuentas................................................................................................................................ 33

17. Exportar el Plan de Contabilidad ....................................................................................................34

18. Importar plan..................................................................................................................................... 35

19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diario ............................................................... 36

20. Edicin y alta de tipos de diario ....................................................................................................... 37

21. Introducir nuevos asientos ................................................................................................................ 38

21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de asientos ....................................................3821.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla de edicin de asientos ...........................3921.3. Conceptos de cargo/abono. .....................................................................................................4021.4. Apuntes de IVA .......................................................................................................................40

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21.4.1. Apuntes de IVA soportado..........................................................................................4121.4.2. Apuntes de IVA repercutido .......................................................................................4121.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes/servicios y otras operaciones de inversin

del sujeto pasivo............................................................................................................4221.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes .........................................................................4321.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas..................44

21.5. Pasar apuntes a espera.............................................................................................................4421.6. Editar cdigos de imputacin..................................................................................................4521.7. Pegar informacin ...................................................................................................................4521.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin de asientos .......................................................4521.9. Copiar documento en cada lnea .............................................................................................4621.10. Eleccin de tipos de diario ....................................................................................................46

22. Registros de IVA con generacin automtica de asientos .............................................................. 47

23. Edicin de asientos............................................................................................................................. 49

24. Borrar asientos................................................................................................................................... 50

25. El libro mayor ....................................................................................................................................51

25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta ..................................................................................5125.2. Imprimir el libro mayor...........................................................................................................52

26. Consultas de acumulados de cuenta por mes .................................................................................. 53

27. Volumen de operaciones con terceras personas .............................................................................. 55

28. El balance de sumas y saldos ............................................................................................................ 56

29. Conciliacin de cuentas ..................................................................................................................... 58

29.1. Alta y edicin de conceptos de diferencias de conciliacin ....................................................5829.2. Conciliacin de cuentas manual..............................................................................................5829.3. Conciliacin bancaria sobre informacin importada conforme al cuaderno 43 de la AEB ....60

29.3.1. Importar Cuaderno 43.................................................................................................6129.3.2. Contabilizacin automtica vencimientos a partir de Cuaderno 43 importado..........6129.3.3. Conciliacin de la cuenta importada ..........................................................................6129.3.4. Borrar informacin importada....................................................................................62

30. La contabilidad analtica................................................................................................................... 63

30.1. Composicin de los cdigos de imputacin............................................................................6330.2. Operaciones de consulta..........................................................................................................63

31. Procesado de retenciones................................................................................................................... 64

32. Gestin de vencimientos .................................................................................................................... 65

32.1. Asignar vencimientos directamente a partir del diario ...........................................................6532.2. Domiciliaciones ......................................................................................................................66

32.2.1. Dar de alta tipos de vencimiento ................................................................................6632.2.2. Edicin de cuentas auxiliares .....................................................................................66

32.2.3. Introduccin de asientos.............................................................................................6732.2.4. Generar domiciliaciones bancarias.............................................................................6832.3. Asignar vencimientos a partidas pendientes ...........................................................................6932.4. Procesar vencimientos.............................................................................................................7032.5. Gestin de apuntes anulados para vencimientos.....................................................................72

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33. El Impuesto sobre el Valor Aadido ................................................................................................ 74

33.1. Tipos de IVA ...........................................................................................................................7433.2. Libro de Facturas Emitidas .....................................................................................................7433.3. Libro de Facturas Recibidas....................................................................................................7533.4. Consulta de liquidacin de IVA ..............................................................................................7533.5. Critero del rgimen de caja en IVA.........................................................................................7633.6. Modelo 347 .............................................................................................................................7933.7. Modelo 349 .............................................................................................................................7933.8. Modelo 340 .............................................................................................................................80

34. Amortizaciones................................................................................................................................... 81

34.1. El Plan de Amortizaciones......................................................................................................8134.2. Asientos de amortizaciones.....................................................................................................8334.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades..............................................8334.4. Historial de diferencias por activo ..........................................................................................84

35. Importar datos ................................................................................................................................... 85

35.1. Importar plan de cuentas .........................................................................................................8535.2. Importar datos del diario .........................................................................................................87

36. El generador de estados contables.................................................................................................... 90

36.1. Frmulas..................................................................................................................................9036.1.1. Operadores vlidos .....................................................................................................9036.1.2. Saldos de cuentas........................................................................................................9036.1.3. Presupuestos de cuentas .............................................................................................9136.1.4. Informacin de contabilidad analtica........................................................................9136.1.5. Apartados del documento contable ............................................................................9136.1.6. Cantidades numricas.................................................................................................9136.1.7. Restringir a cantidades positivas ................................................................................91

36.2. Pantalla principal del generador de estados contables ............................................................9236.3. Editando la primera y segunda parte del estado contable .......................................................93

36.4. Clculo y consulta de estados contables .................................................................................9537. Estado de Cambio Patrimonio Neto PYMES.................................................................................. 98

37.1. Ventana de edicin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto ..............................................9837.2. Asignar concepto.....................................................................................................................98

38. Presupuestos ....................................................................................................................................... 99

38.1. Editar presupuesto...................................................................................................................9938.2. Anlisis previsiones - realizaciones......................................................................................100

39. Confeccin de libros contables .......................................................................................................102

39.1. Agrupar ficheros en libro contable........................................................................................10239.2. Consulta y conversin a PDF ................................................................................................103

40. Fin de ejercicio ................................................................................................................................. 104

40.1. La regularizacin...................................................................................................................10440.2. El cierre de ejercicio .............................................................................................................10440.3. Deshacer cierre......................................................................................................................10440.4. Asiento de apertura ...............................................................................................................104

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41. Regularizaciones definidas por el usuario ..................................................................................... 105

41.1. Edicin de regularizaciones ..................................................................................................10541.2. Ejecutar regularizaciones......................................................................................................10641.3. Importar/exportar regularizaciones .......................................................................................106

42. Asientos predefinidos....................................................................................................................... 107

42.1. Creacin y edicin de asientos automticos .........................................................................10742.1.1. La definicin de variables.........................................................................................10742.1.2. Especificacin de asientos ........................................................................................10842.1.3. Ejemplo.....................................................................................................................109

42.2. Asientos automticos con partidas de IVA............................................................................11042.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos automticos ..............................................11142.4. Importar y exportar asientos automticos .............................................................................112

43. Vinculacin de copias de documentos a asientos ..........................................................................113

44. Gestin de usuarios.......................................................................................................................... 118

45. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7 ................................................................................ 121

46. Consolidacin de contabilidades ....................................................................................................125

47. Nuevos informes basados en JasperReports.................................................................................. 12848. Exportacin de informacin para D2 (Registro Mercantil) y PADIS (Impuesto sociedades)..130

49. Procesado de la memoria ................................................................................................................132

50. Utilidades .......................................................................................................................................... 134

50.1. Renumerar asientos ...............................................................................................................13450.2. Intercambiar nmero de asiento............................................................................................13450.3. Preferencias...........................................................................................................................13450.4. Borrar intervalo de asientos ..................................................................................................13650.5. Intercambiar cuenta en diario................................................................................................13650.6. Cambiar elementos de apuntes contables..............................................................................13650.7. Copia de seguridad................................................................................................................137

50.8. Recuperar copias de seguridad..............................................................................................13750.9. Verificar base de datos...........................................................................................................13850.10. Conversin del plan contable ..............................................................................................138

51. Importacin desde Contapls ......................................................................................................... 142

51.1. Averiguar la longitud de los cdigos de las cuentas auxiliares .............................................14251.2. Crear una nueva empresa ......................................................................................................14251.3. Crear ejercicios contables .....................................................................................................14351.4. Importacin ...........................................................................................................................143

52. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base ............................................................. 145

53. Empresa de ejemplo ........................................................................................................................151

53.1. Datos iniciales .......................................................................................................................151

53.2. Crear nueva empresa.............................................................................................................15253.3. Asiento inicial .......................................................................................................................15453.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de apertura ..........................................................15453.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura.........................................15653.6. Registro contable de operaciones..........................................................................................157

53.6.1. Primer trimestre ........................................................................................................15853.6.2. Segundo trimestre.....................................................................................................160

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53.6.3. Tercer trimestre.........................................................................................................16053.6.4. Cuarto trimestre........................................................................................................161

53.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades ................16253.8. Regularizacin y cierre de ejercicio......................................................................................163

54. Tipos de archivos que genera la aplicacin ................................................................................... 164

A. Breve introduccin a Ltex .............................................................................................................. 166

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Lista de tablas53-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo .........................................................................................15154-1. Tipos de ficheros que se generan en el directorio de trabajo ..........................................................16454-2. Tipos de ficheros el directorio .keme ............................................................................................165

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Captulo 1. Introduccin

KEME es una aplicacin diseada desde un principio para llevar contabilidades. Aunque el desarrollo seha centrado desde el principio en las caractersticas y prestaciones de un programa de contabilidad, se ha

incorporado un mdulo de facturacin que experimentar en prximas versiones un mayor desarrollo.

Entre las principales caractersticas que podemos destacar de KEME-Contabilidad, podemos incluir lassiguientes:

Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes, y elaboracin delos libros de facturas emitidas/recibidas.

Informacin referente al volumen de operaciones con terceras personas.

Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos automticos.

Registros para amortizaciones de inmovilizado con realizacin de asientos de forma automtica paracada ejercicio. Posibilidad de registrar la depreciacin del inmovilizado desde el punto de vista fiscal,

con informe de las diferencias entre el criterio contable y fiscal.

Regularizacin, cierre y apertura de ejercicios de forma automtica.

Conciliacin de cuentas; posibilidad de que la conciliacin sea asistida mediante la utilizacin deficheros conforme al Cuaderno 43 de la Asociacin Espaola de Banca.

Tipos de diario definidos por el usuario.

El mdulo de contabilidad analtica permite asignar gastos e ingresos a secciones y/o portadores decoste.

Elaboracin de presupuestos base cero, base ejercicio u otro presupuesto.

Posibilidad de confeccionar estados contables y otros documentos a nuestro gusto, en los que

podremos incorporar frmulas y detallar saldos de cuentas, ya sean del perodo, iniciales, o medios.Tambin podremos hacer referencia a magnitudes totales para el clculo de porcentajes de cada partidadel documento.

Filtrado de los estados contables por cdigos de la contabilidad analtica y tipos de diario. Secontempla la inclusin de magnitudes derivadas de los presupuestos.

Plan de cuentas totalmente configurable, por lo que es posible la llevanza de contabilidades que no secian estrictamente al Plan General de Contabilidad, as como incorporar adaptaciones sectoriales delPGC.

Permite la confeccin de libros contables agrupando cuantos documentos y estados contablesdeseemos.

Utilizacin del paquete Ltex para la impresin y consulta de informes y estados contables, con elloconseguimos una presentacin de alta calidad, adems de la posibilidad de exportar los documentosrealizados a otros formatos como HTML, PDF, Postcript, entre otros. Esto nos permite, por ejemplo,la confeccin de libros contables para su presentacin en soporte digital.

Posibilidad de confeccin de asientos automticos, como una solucin a la introduccin de asientoscontables repetitivos o complicados.

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Captulo 1. Introduccin

Numerosas utilidades, entre las que destacan la de renumerar asientos, cambiar cuentas en apuntes porrango de fechas, importar informacin, copia de seguridad, etc.

Traduccin de la aplicacin al gallego, cataln, ingls y portugus.

Soporta los gestores de bases de datos opensourcems utilizados, como son PostgreSQL, MySQL ySQLITE.

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Captulo 2. Requerimientos

Esta aplicacin se puede ejecutar en equipos bajo los sistemas operativos Linux y Windows. En cuanto asoftwarenecesario, la aplicacin necesita los siguientes elementos:

Bajo el sistema operativo Linux, un entorno grfico de ventanas (KDE, GNOME, etc.). Al estardesarrollado con las libreras QT, se ejecutar ms velozmente en el entorno KDE. KEME tambinfunciona en el sistema operativo Windows XP/Vista/7/8

Libreras QT versin 4.3 con algn controlador para gestor de bases de datos. En la actualidad sesoportan SQLITE, PostgreSQL y MySQL.

PostgreSQL versin 7.3 superior, o MySQL versin 5.03 o superior para el servidor de base dedatos. Para que la aplicacin soporte SQLITE no es necesaria la instalacin de ningn softwaresuplementario, ya que se integra en las libreras QT.

El paquete Ltex, acompaado de algn visor de ficheros dvi y conversores de dvi a postcript y a pdf.

Todos estos elementos estn incluidos en cualquier distribucin de Linux moderna. Tambin se puedenencontrar fcilmente en la red como softwarelibre para Windows

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Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL,MySQL, y SQLITE

El programa utiliza un gestor de base de datos para el manejo de la informacin contable. En laactualidad se soportan PostgreSQL, MySQL y SQLITE.

PostgreSQL es un Sistema de Gestin de Bases de Datos basado en POSTGRES Versin 4.2; estesistema fue desarrollado por el Departamento de Informtica de Berkeley, en la Universidad deCalifornia.PostgreSQL es un sistema robusto, preparado para el manejo de bases de datos muy grandes,soporta el lenguaje de preguntas SQL92 y SQL99 y permite la integridad de sus datos basada entransacciones; esto permite, en nuestro caso, que no se produzcan descuadres en la contabilidad y evitaque se generen inconsistencias en los datos debidos a cortes de luz o a errores del sistema.

MySQL es un softwareopen-sourceque ofrece un servidor de bases de datos muy rpido y estable en

entornos crticos, estando capacitado para altas cargas de trabajo. Esta aplicacin fue desarrollada por laempresa MySQL AB, compaa que se dedicaba adems a su distribucin y soporte. En la actualidad esuno de los sistemas de bases de datos de cdigo abierto ms utilizados.

Los principales objetivos de la empresaMySQL AB que impulsaron el proyecto del servidor MySQL sonlos siguientes:

Ser la mejor base de datos y la ms utilizada en el mundo.

Que est disponible y sea asequible para todos.

Que sea fcil de usar

Que est continuamente en desarrollo, mantenindose rpida y segura

Que sea agradable en su manejo y mejora

Que no tenga errores

En cuanto a SQLITE, es una buena alternativa para aquellos supuestos en que el usuario no deseecomplicarse la vida con instalaciones de gestores de bases de datos. SQLITE nos ofrece, en nuestro caso,un entorno monousuario para manejar nuestra contabilidad de forma inmediata y con todas lasprestaciones que nos ofrece KEME-Contabilidad.

Como principales caractersticas de SQLITE podemos destacar:

Soporte de transacciones

No conlleva ningn tipo de configuracin; no necesita de ninguna puesta a punto ni administracin

Cada base de datos se almacena en un solo fichero independiente y multiplataforma

Soporta bases de datos de ms de un terabyte de tamao y cadenas de caracteres y campos de textos degiga-bytes

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Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE

Est compuesta por unas libreras muy compactas; de tamao muy reducido, ocupando menos de 275Kb

Es ms rpida que los motores de bases de datos ms populares, para la mayora de las operacionescomunes.

Es multiplataforma; se puede ejecutar bajo Linux (Unix), MacOSX, OS/2, Win32 y WinCE. Adems

se puede portar fcilmente a otros sistemas

Nuestra aplicacin no presupone que el usuario posea ningn conocimiento de PostgreSQL, MySQL oSQLITE. No obstante, aquellos usuarios que deseen elaborar consultas de carcter ms o menoscomplejo a la base de datos de forma directa, o deseen profundizar en el tema, pueden consultar la vastainformacin que existe al respecto en las pginas web y manuales de estos gestores de bases de datos.

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Captulo 4. Observaciones en torno al punto ya la coma decimal

Existen ciertos usos no lingsticos de los signos de puntuacin, referidos a notaciones o a expresionescientficas y tcnicas. Esto se reglament por el Sistema Internacional de Unidades (SI), que esobligatorio en Espaa y vigente en la Unin Europea. Segn esta normativa internacional, es aceptable eluso del punto para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numricas escritas concifras.

En Espaa se recomienda usar la coma como separador de decimales, sin embargo, en ciertos pases(sobre todo los anglosajones) y en los textos en ingls, se usa el punto ordinario. El SI acepta ambos paraseparar la parte entera de la decimal.

Otra reglamentacin relevante se deriva de las disposiciones dictadas por los organismos internacionales

de normalizacin. La norma UNE-82100-0 establece que el signo decimal es una coma en la parte bajade la lnea; en los textos en ingls puede utilizarse un punto en lugar de una coma.

Segn el consejo de la ISO (organizacin internacional de normalizacin), el signo decimal es una comaen todos sus documentos. Esta grafa se utiliza en alrededor de 90 estados del mundo como nico signoortogrfico en la escritura de los nmeros en documentos y normas tcnicas. Las principales razones queda este organismo para su utilizacin son las siguientes:

La coma es ms visible que el punto para separar decimales, no perdindose en el proceso deampliacin o reduccin de documentos.

La grafa de la coma se identifica y se distingue mucho ms fcilmente que la del punto.

La coma es una grafa que, por tener forma propia, demanda del autor la intencin de escribirla; elpunto puede ser accidental o producto de un descuido.

El punto facilita el fraude, puede ser transformado en coma, pero no a la inversa.

El teclado del PC est diseado para introducir cmodamente cifras con punto decimal (este carcter seincluye en el teclado numrico), por lo que muchas veces introducir nmeros en programas de ofimticase convierte en algo tedioso al tener que desplazar el usuario constantemente la mano derecha hacia elcentro para introducir la coma decimal. Esto ltimo ocurra, por ejemplo, en las primeras versiones deOpenOffice; en la versin 2.x de esta suitede oficina, cada vez que pulsamos el punto decimal con elkeypadnumrico obtenemos la coma decimal (todo ello para la configuracin local espaola).

Nuestra aplicacin est configurada por defecto para la introduccin de cifras decimales con la comacomo separador; no obstante si suministramos nmeros con el punto para separar decimales (porejemplo, al introducirlos utilizando el punto del teclado numrico) ste se convertir automticamente enuna coma.

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Captulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal

La ventana de preferencias permite seleccionar, adems, el punto decimal como separador y el uso decantidades numricas sin decimales

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Captulo 5. Instalacin

5.1. Trabajando con SQLITE

Si elegimos como gestor de bases de datos SQLITE, no necesitaremos realizar ninguna actividad deconfiguracin o puesta a punto. La informacin se guardar en un nico archivo con el nombre denuestra base de datos, que residir en el directorio de trabajo de la aplicacin.

5.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativobajo Linux

Si vamos a utilizar PostgreSQL como gestor de bases de datos, el primer paso ser asegurarnos de que

est correctamente instalado y en ejecucin. Para ello podemos cargar en el ordenador donde se suponeque se est ejecutando el servidor Postgres la base de datos template1 mediante el programa monitor psqldesde la lnea de comandos de la siguiente forma:

pepe@mortadelo:~

psql template1

No se pudo conectar con el servidor; No existe el fichero o el directorio

Est el servidor en ejecucin localmente y aceptando conexiones

en el socket de dominio Unix /tmp/.s.PGSQL.5432 ?

Si obtenemos un mensaje parecido al anterior, esto es seal de que hemos instalado los binarios pero el

servidor no est en ejecucin.

Para concluir la instalacin de Postgres deberemos de crear usuarios distintos al administrador de basesde datospostgres. Para ello accederemos como usuario postgresy emplearemos el programa createuserbajo la lnea de comandos. Es interesante introducir un cdigo de usuario que coincida con el nuestropropio del sistema operativo linux (en nuestro caso sera, por ejemplo, el usuario pepe), ya que estosimplificar la conexin a la base de datos local (tan slo tendremos que suministrar el nombre de la basede datos, pudiendo dejar en blanco el cdigo de usuario, el nombre delhost, etc). A continuacin semuestra una pantalla en la que se realiza esta operacin:

pepe@MORTADELO:~

su

Password:

MORTADELO:/home/pepe #

su postgres

postgres@MORTADELO:/home/pepe

createuser pepe

Debe permitrsele al usuario la creacin de bases de datos? (s/n)

s

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Debe permitrsele al usuario la creacin de otros usuarios? (s/n)

s

CREATE USER


Por ltimo sera interesante modificar algunos parmetros de sus ficheros de configuracin. Para ello nossituaremos en el directorio donde residan, que coincidir con el suministrado para almacenar los datos eninitdb; ste sera, por ejemplo, en nuestro caso (distribucin Suse) /var/lib/pgsql/data.

Sugerencia:Para acceder a este directorio tendremos que hacerlo bajo el usuario postgres, o bajoroot

Los puntos propuestos a modificar de la configuracin del servidor de bases de datos Postgres seran lossiguientes:

En el ficheropostgresql.conf, podremos editar parmetros tales como el nmero mximo deconexiones permitidas, encriptado de la contrasea de acceso, variables para el mantenimiento de labase de datos (como autovacuum), etc.

En el ficheropg_hba.confelegiremos el esquema bajo el cual se puedan conectar los distintosusuarios y equipos al servidor de bases de datos. El menos restrictivo es aquel en el que se permite laconexin de cualquier mquina y usuario. Nosotros lo adaptaremos a nuestras necesidades deseguridad.

Muchas veces el proceso de instalacin de Postgres a partir de algn paquete binario es totalmenteautomtico, siendo tan slo necesaria la creacin de un usuario tal y como se ha descrito. Esto ocurre porejemplo en distribuciones tales como Ubuntu Debian

5.3. Instalacin de Postgresql bajo Windows

La forma ms sencilla e intuitiva de realizar esta tarea en Windows es bajndonos el instalador paraWindows de Postgres de la pgina web http://www.postgresql.org/download/. Normalmente consta dedos archivos, uno con el programa en s, y otro con la firma.

Este instalador se encargar de crear automticamente elclusterde las bases de datos, y nos guiar en elproceso del alta de usuarios y claves.

Al igual que comentbamos para Linux, tambin podremos editar los ficheros pg_hba.confypostgresql.confpara ajustar el funcionamiento de Postgres a nuestras necesidades.

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Sera interesante incluir en el path del Windows la ruta de los ejecutables del paquete Postgres. Esto esnecesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando pg_dump, que se encargar de efectuarlas copias de seguridad de nuestras contabilidades.

5.4. Configuracin de MySQLSi en lugar de Postgres vamos a utilizar MySQL, tendremos que asegurarnos de que este gestor de basesde datos est instalado y funcionando correctamente.

La puesta en marcha de MySQL se realizar instalando el paquete correspondiente que est disponibleen nuestra distribucin Linux. Este proceso crear el directorio /var/lib/mysqlcon los datosnecesarios para el funcionamiento de las bases de datos. Tambin se crear una cuenta para el usuariomysqlpara que de esta forma se pueda ejecutar el servidor MySQL. Por ltimo, crear una entrada en eldirectorio/etc/init.d(segn distribucin) para el arranque y parada automticos de esta aplicacin.En el manual de este gestor de bases de datos tambin se describe el proceso para el arranque y parada

manual del servidor MySQL.

Desde un primer momento se crea el usuario rootque tendr privilegios para realizar cualquier cosa enlas bases de datos; es decir, tendr el statusde superusuario. Al principio no se le asignar ninguna clave,por seguridad es conveniente asignarle una lo antes posible. Para que KEME-Contabilidad sea capaz decrear y manipular convenientemente las contabilidades que vaya a gestionar tendremos que suministraral servidor MySQL un cdigo de usuario con privilegios de superusuario; si no queremos utilizar root, podremos crear uno nuevo:

Para ello en primer lugar usaremos el programa mysql para conectarnos al servidor como usuario root ala base de datos mysql:

pepe@MORTADELO:~

mysql --user=root mysql

Si ya hemos asignado una clave a la cuenta deroot, tendremos que aadir la opcin--passwordo -pparaeste comando seguida de la clave.

Para crear el usuario pedro con privilegios de superusuario, realizaremos las siguientes operaciones:

mysql #

GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO pedro@localhost-

IDENTIFIED BY clave WITH GRANT OPTION;

mysql #

GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO pedro@%

-

IDENTIFIED BY clave WITH GRANT OPTION;

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De esta forma creamos dos cuentas de usuario pedro. Ambas son cuentas de superusuario, conprivilegios para hacer cualquier cosa. La primera (pedro@localhost) se podr utilizar solamentedesde el ordenador local (localhost); la segunda (pedro@%) se podr utilizar para conexiones desdecualquier ordenador.

5.5. Notas para la versin MySQL bajo Windows

Para instalar MySQL bajo Windows se puede descargar el paquete mysql-5.1.22-rc-win32(http://mysql.rediris.es/Downloads/MySQL-5.1/mysql-5.1.22-rc-win32.zip). Por comodidad, en elproceso de instalacin se recomienda no crear ningn usuario, ni asignar ninguna clave al usuario root,para facilitar nuestros primeros pasos en la aplicacin.

Sera interesante incluir en el path del Windows la ruta de los ejecutables del paquete MySQL. Esto esnecesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando mysqldump, que se encargar deefectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades. Para llevar a cabo este cometido, podemos

ejecutar el programa MySQL Instance Config Wizard

5.6. El paquete Latex

Para comprobar si tenemos instalado el paquete Latex, podremos introducir desde la lnea de comandosla ordenltex, si ste programa se encuentra disponible, obtendremos una respuesta parecida a lasiguiente:

pepe@MORTADELO:~

latex

This is Tex, Version 3.14159 (Web2C 7.4.5)

**

q

Introduciremos la letra q y pulsaremos intro para salir del programa.

5.7. El paquete Latex bajo Windows

La mejor forma de disponer de Latex bajo el sistema operativo Windows es mediante la instalacin delpaquete Miktex. Desde la pgina Web (miktex.org (http://miktex.org)) de este proyecto podemosdescargar un instalador a partir de una versin con los elementos esenciales. Una vez instalado, seraconveniente activar el soporte para unicode (utf8). Esto lo podemos conseguir a partir de la herramienta"MiKTeX Package Manager". Seleccionaremos en la lista el paquete "unicode" y lo instalaremospulsando el botn +. Esta caracterstica tambin se activa automticamente bajo demanda.

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5.8. Instalacin de KEME-Contabilidad

La instalacin de la aplicacin contable es bastante sencilla; basta con obtener el fichero binario(mediante compilacin o instalndolo a partir de algn paquete binario) y ejecutarlo.

La compilacin e instalacin a partir de los fuentes del programa (fichero .tar.gz) es bastante sencillaen los entornos tipo Linux; tendremos que partir del kit de desarrollo para las libreras qt4 instalado ennuestro sistema. Descomprimiremos los fuentes en una carpeta de nuestro directorio personal utilizandola orden:tar -zxvf keme-X.X.tar.gz. Para compilar accederemos a la carpeta con los fuentes delprograma y generaremos el archivoMakefileutilizando la utilidad qmake: qmake keme5.pro; ya tanslo quedar compilar escribiendo la orden make. La aplicacin quedar instalada correctamenteejecutando elscriptinstalar.shbajo el usuarioroot.

La ejecucin del binario keme5crear los archivos necesarios para el funcionamiento del programa. Laprimera vez que arranca, se mostrar un pequeo cuadro de dilogo en el que podremos elegir entre crearuna nueva empresa, o bien abrir una empresa ya existente (para el caso de que sta ya exista porque el

servidor de bases de datos est en otro ordenador de la red, o porque hayamos incorporado algun volcadoen fichero de bases de datos con el monitor interactivo de Postgres, psql) o mysql

Con posterioridad podremos acceder a parmetros que afectan a la configuracin accediendo al menUtilidades-preferencias, donde la tarea ms prioritaria a realizar sera la de asignar un directorio detrabajo en el que se almacenarn los archivos que generar la aplicacin.

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Captulo 6. Ejecucin de KEME-Contabilidad

La ejecucin de nuestra aplicacin contable la podremos realizar pulsando la combinacin de teclasAlt-F2; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que escribiremos el nombre de la aplicacin

keme5 (en minsculas), y pulsaremos INTRO

Tambin podremos ejecutar KEME-Contabilidad desde un terminal consola X. Esto es interesante paraexaminar la informacin de ejecucin y de esta forma comprobar el funcionamiento, lo cual nos ayudaraa encontrar la causa de alguna anomala.

En Windows bastar con hacer doble-click sobre el icono del KEME, ya sea desde el escritorio, o desdeel grupo de programas correspondiente al men "Inicio"

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Captulo 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE

Empezar a trabajar con la empresa de ejemplo de KEME-Contabilidad bajo SQLITE es muy sencillo;bastara con especificar en el dilogo de conexin con la base de datos ejemplo-sqlite en el nombre, y

asegurarnos de que el controlador seleccionado es QSQLITE. No se necesita realizar ninguna tarea deconfiguracin de gestor de base de datos, ni suministrar ningn parmetro ms.

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Captulo 8. Cargar la empresa de ejemplo enlos gestores de bases de datos PostgreSQL oMySQL

Junto con la documentacin de KEME-Contabilidad existen unos volcados de una empresa de ejemploque podremos pasar a un servidor de bases de datos para hacer pruebas y observar el funcionamiento denuestra aplicacin. El fichero que contiene esta informacin es ejemplo-postgre.sqlsi vamos autilizar la base de datos PostgreSQL yejemplo-mysql.sqlsi vamos a utilizar MySQL. Estos ficheroslos podremos encontrar en el directorio /usr/local/share/doc/keme4o en/usr/share/doc/packages/keme4, dependiendo de cmo est instalado nuestro programa decontabilidad.

Si vamos a utilizar PostgreSQL, para realizar esta operacin crearemos en primer lugar la base de datos

ejemplo y posteriormente utilizaremos el monitor interactivo de Postgres, pgsql para incorporar lainformacin. Todo esto lo efectuaremos desde la lnea de comandos de la siguiente forma:

pepe@MORTADELO:~

createdb ejemplo --encoding=UNICODE

CREATEDATABASE

pepe@MORTADELO:~

psql -d ejemplo -f ejemplo-postgre.sql


Antes de ejecutar psql deberemos de situarnos en el directorio donde se encuentre el ficheroejemplo.sql, o bien indicaremos la ruta completa del mismo.

Bajo Windows arrancaremos los programas descritos bajo el "smbolo del sistema"; especificaremos elmodificador "-U nombreusuario" a los comandos createdb y psql en caso de haber creado un cdigo deusuario especfico en el proceso de instalacin de Postgres

En el caso de utilizar MySQL, el proceso ser similar; nos introduciremos en el programa monitorinteractivo mysql, crearemos la base de datos y le pasaremos la informacin de la siguiente forma:

pepe@MORTADELO:~

mysql -u root

mysql

create database ejemplo;

Query OK, 1 row affected (0.00 sec)

mysql

use ejemplo;

Database changed

mysql

\. ejemplo-mysql.sql

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Captulo 8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL

Para salir del programa mysql introduciremos el comando \q.

Bajo Windows accederemos a mysql desde el grupo de programas de mysql, mediante la opcin del

men "MySQL Command Line Client"

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Captulo 9. Edicin y alta de empresas

La creacin de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este procesoaadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su informacin

contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cadaempresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendr su propia configuracin en la que definiremosparmetros que condicionarn el funcionamiento de la aplicacin en aspectos tales como el IVA,vencimientos, regularizacin, etc.

9.1. Dar de alta nuevas empresas

Este proceso tambin se describe en el apartado de Importar datos; accedemos a l seleccionando laopcin del menEmpresaNueva empresa:

En el cuadro de dilogo podemos distinguir uncombo-boxen el que seleccionaremos el plan contablecon el que estar basada la contabilidad de nuestra empresa. En la mayora de los casos el Plan Generalde Contabilidad ser suficiente; no obstante hay regulaciones especficas para empresas de distintosramos, como construccin, sanitarias, vitivincolas, etc. Si queremos crear un plan contable especfico,podemos elegir Plan contable vaco. El nuevo plan que introduzcamos lo podremos exportar para lacreacin de otras empresas o para aportarlo a la comunidad.

Otro campo de datos importante a tener en cuenta es el del Nmero de dgitos de las subcuentas.Cuantos ms dgitos introduzcamos, ms niveles de detalle en cuentas podremos introducir aumentandoel nivel de complejidad de nuestro Plan Contable. Esto es algo que debe de ser estudiado en profundidad

ya que este parmetro no podr ser cambiado posteriormente.

Por ltimo, tenemos que completar los datos referentes a la conexin con la base de datos. Aquespecificaremos en primer lugar el nombre de la base de datos; se recomienda utilizar un nombre no muylargo, sin espacios ni caracteres extraos. Por supuesto, no debe de existir en el mismo hostuna base dedatos con el mismo nombre. Si queremos conocer las bases de datos que est manejando el servidor

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Postgres en nuestro PC podemos utilizar el programa psql desde la lnea de comandos, tecleando: psql-l.

Si el servidor de bases de datos se est ejecutando en el mismo PC que la aplicacin contable yanteriormente creamos un usuario para el servidor Postgres coincidente con el nombre que tenemos

como usuario de nuestro sistema linux, seguramente no tendremos que introducir ms informacin. Encaso contrario tendremos que especificar nombre de usuario, clave (en su caso) y nombre del host. Sesobreentiende que nuestro ordenador ser capaz de resolver la direccin IP del nombre suministrado;para redes sencillas esto se consigue aadiendo una lnea al fichero /etc/hostcon el par formado porel nombre de host e IP.

En el caso de que utilicemos MySQL tendremos que suministrar, con toda seguridad, el nombre deusuario de forma obligatoria. Tambin podremos conocer las bases de datos disponibles mediante elcomandoshow databasesdesde el monitor interactivo mysql.

Para seleccionar el controlador de bases de datos adecuado, suministraremos el valor correcto al combo

boxde la parte inferior derecha de la plantilla. Este ser QMYSQL, QPSQL o QSQLITE segnutilicemos Postgres, MySQL, o SQLITE respectivamente.

En el campo PUERTO especificaremos un nmero de puerto, siempre que nos vayamos a conectar algestor de bases de datos utilizando puertos distintos a los estndar; en caso contrario, dejaremos estapeticin de informacin vaca.

La casilla de verificacin Longitud variable en cuentas auxiliares permitir especificar una codificacindel plan contable distinta a la que comnmente estamos habituados (nmero fijo de dgitos); esto nosposibilitar importar y trabajar con contabilidades de aplicaciones informticas que utilicen este sistema.

9.2. Configuracin de empresa

Mediante este dilogo editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar elfuncionamiento de la aplicacin para la contabilidad de la empresa seleccionada. En la captura de abajose muestra la pestaa de Datos de empresa:

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Las cuatro primeras lneas contienen campos referentes a la razn social e identificacin de la empresa.Hemos de destacar el primer campo Empresa, con el que se encabezarn la mayor parte de los listadosimpresos. Existen otros campos tales como el objeto social y fecha de constitucin que se van a emplear

en la edicin de la memoria.

Bajo la pestaa parmetros se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de laaplicacin:

Los campos de cuentas de IVA soportado y repercutido van a contener las cuentas del plan que englobanestas dos partidas. Generalmente su contenido ser el de los cdigos 472 y 477. Se puede dar el casode que no deseemos que nuestra aplicacin lleve, por ejemplo, los registros del libro de facturas emitidas;esto puede ocurrir porque este tipo de registros ya los procese un programa de facturacin externo. Eneste caso dejaremos en blanco el campo correspondiente a cuenta de iva repercutido. Lo mismo cabedecir para el IVA soportado; si no queremos que se procese la informacin relativa al libro de facturasrecibidas, no introduciremos nada en el campo de cuenta de iva soportado.

En Clave IVA defecto introduciremos la clave de IVA que ms utilice nuestra empresa, normalmenteser la correspondiente al tipo de IVA general.

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El campo Ancho de cuentas se suministra a ttulo informativo; no se podr editar. Su contenido se fija la hora de crear la contabilidad de la empresa.

Bajo el nombre de Clave gastos y Clave ingresos introduciremos los grupos contablescorrespondientes. Para el Plan General de Contabilidad espaol sern los correspondientes al grupo 6 y 7,

respectivamente. Si utilizamos un plan contable distinto, por ejemplo, uno en el que figuren en inventariogastos pagados y no consumidos, y queramos realizar la regularizacin contable de forma manual,podremos dejar estos campos sin contenido alguno. Tambin es posible suministrar ms de un cdigo porcampo; para ello separaremos por comas las distintas entradas. Esto es vlido para el plan de contabilidadde algunos pases en los que las cuentas de gastos o ingresos se clasifican en ms de un grupo.

Los campos siguientes son contadores; se incrementan automticamente por cada apunte o vencimientoque vayamos introduciendo en nuestra contabilidad.

En cuanto a Cuentas facturas recibidas y Cuentas facturas emitidas, pueden contener una sucesinde cdigos de cuentas separadas por comas que sern las que la aplicacin tenga en cuenta a la hora de

chequear el contenido de determinados campos en la gestin del IVA.

El campo correspondiente a Subcuenta Prdidas y Ganancias para regularizacin, como su nombreindica, va a contener la subcuenta que va a registrar el saldo de Prdidas y Ganancias; para el PlanGeneral de Contabilidad espaol, tendramos que indicar un cdigo parecido a 129.1129.0.

El cuadro correspondiente de Contabilidad analtica sirve para activar esta caracterstica en la empresaque estemos editando. Como podemos observar, podremos llevar una contabilidad analtica parcial, slode ciertas cuentas, que especificaremos en el cuadro de edicin de texto como una lista separada porcomas.

La casilla de verificacin Desglose en tabla permite activar una nueva forma de llevar la contabilidadanaltica que nos va a permitir la realizacin de imputaciones automticas por cuentas auxiliares, y unamenor profusin de apuntes contables en el diario al llevarse la informacin de la contabilidad analticaen una tabla aparte.

La casilla IGIC (Canarias) permite que el programa contemple el procesado del Impuesto GeneralIndirecto de las Islas Canarias.

KEME Contabilidad permite el registro de IVA soportado para aquellas empresas sometidas a la regla dela prorrata. Para ello se puede especificar el tipo de prorrata en el campo correspondiente del dilogo de

configuracin de empresa. En la casilla de verificacin Prorrata especial podremos adaptar elcomportamiento del programa para que permita la introduccin de la prorrata a ramas especficas de laactividad de la empresa.

Los campos "amort.(gasto)" y "amort.acumulada" sirven para colocar los cdigos de cuentas principalesde estas partidas, y de esta forma llevar un control de validez de cuentas auxiliares en el alta de

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elementos del plan de amortizaciones de inmovilizado.

La casilla de verificacin "rgimen especial criterio caja en iva" sirve para activar el rgimen del criteriode caja, por defecto, para todas las operaciones.

9.3. Copiar empresa

Esta opcin permite realizar copias de nuestras contabilidades. Es una buena utilidad para traspasarnuestras bases de datos a distintos motores. Podemos, por ejemplo, copiar una base de datos bajoSQLITE a Postgres para disfrutar de las grandes prestaciones de este gestor de bases de datos.

Bajo la versin actual no se procesan el cien por cien de las tablas; no obstante se incluye toda lainformacin del libro diario, libros de facturas, amortizaciones, vencimientos, configuracin, etc.

9.4. Notas de empresaEsta utilidad permite la edicin y consulta de un block de notas especfico para cada empresa, en el quepodremos anotar hechos y circunstancias que afecten a la contabilidad en curso.

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Captulo 10. Ejercicios contables

Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que irn referidos, paraello seleccionaremos desde el men de la aplicacin EmpresaEjercicios Contables. Aparecer

entonces el dilogo de edicin de ejercicios:

Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos:

Cdigo: no tiene porqu coincidir con la cifra de un ao natural, puede estar constituido por cualquier

cadena de caracteres alfanumricos

Apertura: fecha de apertura del ejercicio

Cierre: fecha de cierre del ejercicio

Cerrado: nos indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable

Prox_asiento: nos muestra el nmero del prximo asiento del ejercicio correspondiente

Cerrando: nos indica si el ejercicio est en proceso de cierre

Para aadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botn Nuevo. Acto seguido aparecer la plantilla denuevo ejercicio:

Es importante hacer sealar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el ao natural, estoes, que no tienen porqu comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre.

El botn Editar fecha de cierre del dilogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrarel ejercicio contable; esto es til para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (talescomo liquidacin de la empresa, fusin, absorcin, etc.) la fecha en la que cerraremos el perodo nocoincide con la prevista inicialmente.

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Captulo 10. Ejercicios contables

Si queremos eliminar el registro correspondiente a la identificacin de un ejercicio contable tan solotendremos que pulsar el botn Eliminar. Slo es posible borrar ejercicios que no contenganinformacin contable

El botn "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrir el

dilogo de "Perodos de ejercicio":

Como podemos observar en la figura, podremos borrar e insertar filas. El botn Meses ao crearautomticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un ao.

El botn Numeracin sirve para controlar el cdigo numrico del siguiente asiento a introducir en lacontabilidad; como podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura dela contabilidad (cuando ste se produzca):

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Captulo 11. Cambio de conexin de base dedatos

Para acceder a otra base de datos distinta a la que estemos conectados podemos emplear la opcin delmenEmpresaConexin.

Elcombo boxcon la etiqueta Historial nos va a servir para cargar de forma cmoda los datos de lasconexiones de las ltimas bases de datos a las que hayamos accedido.

El campo Puerto slo se cumplimentar en caso de que la conexin se realice utilizando un puerto noestndar, esto es, diferente a la configuracin por defecto de Postgres o MySQL.

Como podemos observar, es posible acceder a cualquier base de datos que sea accesible desde nuestrared local; incluso podramos conectarnos a algn servidor Postgres o MySQL remoto si disponemos de

un buen ancho de banda para ello.

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Captulo 12. Deshabilitar/habilitar periodos

Esta opcin del men Empresa nos permite bloquear determinados periodos contables predefinidos. Laprincipal utilidad de esta caracterstica consiste en ofrecer una proteccin ante la edicin o introduccin

por error de apuntes en periodos conciliados o verificados.

La forma de activar o desactivar un perodo es bastante fcil, tan slo hay que editar el campocorrespondiente en la ventana de edicin:

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Captulo 13. Interaccin del usuario con lapantalla principal

Como podemos observar en la siguiente figura, la pantalla principal est formada por el men de laaplicacin, una barra de herramientas donde tenemos ms accesibles las principales acciones delprograma, el contenido del filtro activo, una tabla con el libro diario, y una lnea que nos darinformacin sobre las cuentas del diario que seleccionemos con el ratn.

En la parte derecha de la ventana tambin podremos distinguir dos dockwidgetsque nos van a permitiracceder de forma rpida a los asientos automticos y a los estados contables.

13.1. Imprimir el libro diario

Para imprimir el diario con el filtrado que hayamos realizado en un momento, tan slo tendremos queejecutar la opcin correspondiente en el men Diario, aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:

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Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal

Podremos especificar si queremos que se imprima el texto del filtro utilizado (en la impresin oficial deldiario deberamos evitar que apareciese). La fecha en el momento que vamos a obtener el informetambin es opcional.

El botn Visualizar nos mostrar en pantalla con el visualizador DVI el diario tal y como se imprimir.

13.2. Diario resumen

El diario resumen es el resultado de agrupar toda la contabilidad de un perodo en quince asientos: el deapertura, uno agrupado por cada mes del ao, el de regularizacin, y el de cierre. Su principal funcin esla de confeccionar un libro diario con menos pginas y de esta manera facilitarnos su encuadernacin ypresentacin en el Registro Mercantil.

El diario resumen tendr que ir referido forzosamente a un ejercicio contable completo.

13.3. Refrescar diario

A veces se producen cambios en la contabilidad que no se ven reflejados en pantalla. Esto suele ocurriren ambientes en los que trabajan varios usuarios. Si queremos cerciorarnos de que la informacin que sepresenta est actualizada, seleccionaremos esta opcin del menDiario.

13.4. Filtrar el diario

Permite seleccionar la informacin que ser recogida por la tabla del diario de la pantalla principal.Mediante el dilogo de edicin del filtro (ver figura adjunta), podemos filtrar por cualquier campo de latabla del diario. Tambin es posible la seleccin de ms de un campo para componer el filtro, los cualesse aadirn como partes de la expresin con el operador booleano ANDo OR, segn hayamosseleccionado el criterio en los botones de radio situados en la parte derecha de la plantilla. Para obtenerfiltros con componentes ms sofisticados, podremos editar directamente el texto de los mismos, elresultado deber ser la creacin de una clusula WHEREque cumpla los requisitos de validez para ellenguaje de preguntasSQL.

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Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal

Si el contenido del filtro que hemos editado no se adeca a los objetivos que perseguimos, el botnInicial devuelve el contenido del mismo a su valor por defecto.

13.5. Operaciones con el portapapeles

El usuario puede realizar operaciones de cortar, copiar y pegar la informacin del diario. El contenido delportapales se puede enviar a otra empresa (mediante la accin de pegar) o a otra aplicacin distinta (porejemplo, hoja de clculo). Estas operaciones estn disponibles en la barra de herramientas de la pantallaprincipal.

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Captulo 14. Edicin del plan contable

La opcin del men principal Plancontiene varios elementos que van a permitirnos la edicin del PlanContable. Podremos as crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La edicin de cada uno de

estos elementos es bastante similar, cambiando tan solo las reglas que permiten incorporar nuevoscdigos contables.

A continuacin vamos a describir la edicin y la creacin de subcuentas, cuyos cdigos sern los queutilizaremos en la introduccin de apuntes contables. Como esta operacin es bastante frecuente, seincluye tambin en la barra de herramientas bajo su icono caracterstico.

La ventana de edicin de subcuentas sera de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir uncdigo nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuacin editaremos la descripcin de la subcuenta ypulsaremos el botn Guardar.

Sugerencia:Al igual que en otras aplicaciones contables, podemos simplificar la introduccin decdigos de subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto (.); de esta forma no

tenemos porqu preocuparnos de contar cada dgito para lograr la longitud exacta.

La edicin es similar a lo contemplado en el punto anterior: introducimos un cdigo, pulsaremos INTROy editaremos la descripcin que aparecer en el campo anexo. Para grabar los cambios pulsaremos elbotn Grabar.

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Podremos asociar determinada informacin a cada cuenta auxiliar chequeando la casilla de verificacinDatos accesorios.

Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona fsica o jurdica(clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos aadir y editar ms informacin en la pestaa Datos

personales.

La pestaa Aspectos contables nos va a permitir automatizar la introduccin de ciertos datos en laintroduccin de asientos:

El apartado Vencimientos asociados permitir la generacin automtica de la informacin relativa avencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algn asiento.

IVA Asociado permite vincular informacin de tipo impositivo y cuenta de IVA a una cuenta deingreso/gasto para que se procese en la tabla de edicin de asientos. Esto nos va a permitir acelerar engran medida la introduccin de informacin.

Si la cuenta auxiliar es de IVA repercutido/soportado, se le puede asociar un tipo de IVA.

Tambin podemos asociar cuentas de IVA y de retencin IRPF para que se procesen automticamente enlos asientos.

La versin 2.9.3 ha aadido una nueva pestaa: Cuentas retencin, destinada a asociar tipos deretencin a cuentas auxiliares. De esta forma podremos automatizar el procesado de las retenciones en laintroduccin de asientos.

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Captulo 15. Editar tipos de vencimientos

Los tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edicin de cuentas auxiliares para asociarlasa un conjunto de vencimientos de forma automtica (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a

permitir la automatizacin total de la entrada de vencimientos tras la introduccin de asientos.

El proceso de alta/edicin consiste en asignarle a un cdigo una lista de vencimientos (en das) separadospor comas.

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Captulo 16. Bloquear cuentas

Este proceso, como su nombre indica, permite impedir la introduccin o edicin de apuntes contablescon las cuentas que deseemos bloquear. Para ello accedemos a la edicin de una lista que nos permite

registrar los cdigos que deseemos:

La inclusin de alguna cuenta auxiliar en esta lista nos va a permitir la proteccin de su contenido decara a la edicin o introduccin de nuevos asientos.

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Captulo 17. Exportar el Plan de Contabilidad

El plan de contabilidad de cualquier empresa puede sernos muy til si damos de alta empresas consimilares caractersticas. En este caso no tendramos que volver a introducir de nuevo todo el Plan

Contable; podemos exportarlo a un fichero de texto para luego recuperarlo en otra empresa.

La opcin del menPlanExportar Plannos presentar en pantalla el siguiente cuadro de dilogopara guardar ficheros:

Podremos elegir entre exportar el Plan de Contabilidad con o sin incluir las cuentas auxiliares, para elloelegiremos la opcin del men ms adecuada.

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Captulo 18. Importar plan

Esta opcin permite sincronizar nuestro plan contable con el contenido en un fichero de texto. Slo seaadirn los cdigos de cuentas/subcuentas no existentes en el plan contable.

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Captulo 19. Editar e introducir conceptos decargo/abono del diario

La edicin y creacin de conceptos de cargo/abono la realizaremos a partir del men DiarioEditarconceptos. Esta opcin tambin est accesible en la barra de herramientas de la aplicacin.

Cada registro estar compuesto por una clave de hasta tres caracteres alfanumricos y una descripcin,que ser el concepto que aparecer en el diario.

La forma de operar es similar a la de los elementos del Plan Contable, introduciremos un cdigo quepodr existir o no, y pulsaremos INTRO; tras la edicin de la descripcin pulsaremos Guardar.

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Captulo 20. Edicin y alta de tipos de diario

Mediante esta opcin del men Diario podemos crear y editar apartados dentro del diario que nos vana servir para clasificar y discriminar la informacin contable de cara a la obtencin de estados contables

o del balance de sumas y saldos.

Existen unos cdigos de diario reservados debido a que son utilizados por diversos procesos delprograma, estos son APERTURA, REGULARIZACIN, CIERRE y SIN_ASIGNAR. Esteltimo identifica aquellos apuntes del diario a los que no ha sido asignado ningn cdigo de diario; esdecir, sern aquellos en los que el campo correspondiente al diario aparecer en blanco.

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Captulo 21. Introducir nuevos asientos

Hay dos formas distintas de introducir apuntes contables. Una de ellas es la de generar un fichero de textotabulado que podr ser importado a travs de la opcin del men Utilidades-Importar-Importar

asientos. Este proceso se describe en el apartado Importar datos.

La otra forma es ms interactiva y se realiza a travs de la tabla de apuntes. Para acceder a este dilogo,basta con seleccionarDiario-Nuevo asiento, nos aparecer entonces la siguiente pantalla:

Para introducir informacin en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la teclaTAB; para completar una lnea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edicin seirn actualizando los distintos elementos del cuadro de dilogo y se detectar el cuadre del asiento, en

cuyo caso bastar pulsar INTRO para su incorporacin definitiva al libro diario.

Podremos navegar hacia cualquier celda de la tabla de apuntes pulsando las teclas del cursor o sealandocon el puntero del ratn. Para editar cualquier contenido de celda pulsaremos la tecla F2.

En lugar de introducir cdigos de subcuenta con todos sus dgitos, podemos dar entrada a anotacionesabreviadas utilizando el carcter . para sustituir sucesiones de ceros (ste es el dgito que ms se repiteen los cdigos). De esta forma conseguimos introducir informacin de forma ms cmoda, sin tener quepreocuparnos de la longitud de las subcuentas.

En las columnas del DEBE y HABER podremos introducir frmulas que hagan referencia a operacionesbsicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), tambin es posible la utilizacin deparntesis.

21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de

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asientos

En muchas ocasiones no recordamos los cdigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuandoestamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningn inconveniente, podemossuministrar parte del cdigo de una cuenta auxiliar (bastara con indicar, por ejemplo el grupo al que

pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que podremos buscarcmodamente el cdigo completo que desconocemos:

Como se aprecia en el grfico superior, la bsqueda de cuentas auxiliares comienza con la porcin de

cdigo que suministramos en la tabla de apuntes. La bsqueda es incremental; a medida quecompletemos la subcuenta, la lista inferior ir restringiendo la bsqueda, filtrando los elementos quecumplan con la condicin especificada.

Si pulsamos INTRO se devolver el primer cdigo que aparezca en la lista inferior. Podemos devolvercualquier cuenta auxiliar de la lista filtrada si pulsamos el botn izquierdo del ratn sobre el elementodeseado.

Tambin podemos realizar bsquedas a partir del ttulo de la cuenta auxiliar (introduciendo caracteres enel campo del ttulo). Si seleccionamos el botn de radio Que contenga... el filtrado se realizar paratodas las subcuentas que posean en su interior la cadena especificada.

21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla

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de edicin de asientos

Si suministramos un cdigo de cuenta auxiliar no existente, automticamente la aplicacin entender quedeseamos darla de alta para su utilizacin. Aparecer entonces el dilogo de Edicin de cuentasauxiliares en el que completaremos los datos que falten y pulsaremos el botn Salir, para continuar

con la edicin del asiento.

21.3. Conceptos de cargo/abono.

En las celdas de la columna CONCEPTO podremos escribir cualquier cadena de caracteres para hacermencin al apunte contable que estemos realizando. Si deseamos hacer utilizar alguno de los registros deconceptos predefinidos que hayamos dado de alta con anterioridad, tan slo tendremos que introducir elcdigo del mismo (igual o inferior a tres caracteres de largo); al pulsar la tecla TAB, aparecerautomticamente.

Si no recordamos el cdigo del concepto que queremos emplear, escribiremos algn carcter por el queempiece, despus pulsaremos TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo donde podremos buscar yelegir el registro que estemos buscando:

Si el cdigo de concepto no existe, en lugar del dilogo anterior, aparecer el de Edicin de conceptos,ya comentado al tratar el tema sobre el alta y edicin de conceptos de cargo/abono.

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21.4. Apuntes de IVA

Para un cuadre perfecto entre los mayores de las cuentas de IVA soportado y repercutido con los librosde facturas emitidas/recibidas, cada vez que introduzcamos una cuenta configurada como de IVA (ya seasoportado o repercutido) e intentemos realizar una anotacin en el debe o el haber, se activarn los

dilogos correspondientes para registrar la informacin en las tablas correspondientes. Si solo queremosrealizar una regularizacin, activaremos la casilla de verificacin Regularizacin IVA

21.4.1. Apuntes de IVA soportado

Si la cuenta a la que hace referencia el apunte es de IVA soportado se desplegar en pantalla el siguientedilogo:

En esta ventana completaremos todos los campos necesarios para que se genere correctamente el registrodel libro de facturas emitidas.

El campo Cuenta base no es obligatorio; de hecho el importe del IVA que registramos podra habersido generado por varias cuentas base (por ejemplo, en caso de que el proveedor facture diversas familiasde productos y las contabilicemos en cuentas separadas). De todas formas, el registrar la cuenta basepuede sernos til en un futuro para discernir qu IVA soportado pertenece a inversiones, y cual a bienescorrientes (estos datos son requeridos al rellenar el impreso 390).

La casilla de verificacin y el campo correspondiente a la prorrata nos van a permitir cumplir nuestrasobligaciones registrales para aquellos supuestos en que nuestra empresa est sometida a este rgimen.

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21.4.2. Apuntes de IVA repercutido

Tras realizar un cargo o un abono en un apunte en que figura una cuenta de IVA repercutido, aparecer eldilogo siguiente:

La ventana es bastante similar a la del IVA soportado, slo que en sta aparece algn elemento ms,como el recargo de equivalencia, cuya utilidad tendr significado segn el tipo de IVA queseleccionemos.

La casilla de verificacin Factura rectificativa permite guardar los datos del IVA repercutido de formatal que a la hora de confeccionar los libros de facturas emitidas podamos hacer mencin a las facturasrectificativas de forma separada.

La versin 2.9.3 introduce campos de nombre y cif para los libro de facturas emitidas/recibidas. Sepueden utilizar para aquellos supuestos de operaciones aisladas en los que no merezca la pena dar de altauna nueva cuenta auxiliar

21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes/servicios yotras operaciones de inversin del sujeto pasivo

Las adquisiciones intracomunitarias de bienes generan un apunte de IVA soportado, y a la vez un apuntede IVA repercutido con el mismo importe. Con anterioridad al ao 2004 era obligatorio emitir unaautofactura que tena que acompaar al documento original de compra para poder deducirnos el IVAsoportado. Esta obligacin ha desaparecido en la actualidad.

Para procesar una AIB introduciremos la operacin tal cual, sin hacer mencin a ninguna cuenta de IVA;no nos olvidaremos de activar la casilla de verificacin Adquisicin intracomunitaria de bienes.

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Cuando pulsemos el botn Aceptar aparecer un cuadro de dilogo para que suministremosinformacin suplementaria sobre la operacin:

Las casillas de verificacin que comienzan con "ISP" sirven para identificar aquellas operaciones en lasque se produce la inversin del sujeto pasivo; esto suele ocurrir en aquellos casos en que se adquierenservicios (no bienes, en cuyo caso la operacin sera una A.I.B) de profesionales residentes en otrospases europeos o del exterior de la Unin Aduanera. Tambin hay determinadas operaciones interioresde inversin del sujeto pasivo. En estos casos procede la elaboracin de una autofactura y su registro enlos libros de facturas del IVA.

En la parte inferior de la ventana podemos encontrar el campo correspondiente a la prorrata; nospermitir cumplir con los requisitos legales de registro de la AIB para aquellas empresas que est sujetasa la regla de la prorrata.

Tras completar el cuadro de dilogo, el asiento quedar registrado con los pases de IVA soportado yrepercutido, y se habrn generado los apuntes necesarios en los libros de facturas emitidas y recibidas.

21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes

Las operaciones intracomunitarias de bienes estn exentas pero sujetas al impuesto sobre el valoraadido; es por ello que se han de registrar convenientemente en los libros del IVA; esta informacin deregistro tambin har falta para cumplimentar las declaraciones informativas para la Hacienda Pblica.

Para registrar convenientemente una EIB, chequearemos la casilla de verificacin Entregaintracomunitaria de bienes. Cuando terminemos el asiento pulsando el botn Aceptar, aparecer elcuadro de dilogo:

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La cumplimentacin del dilogo registrar convenientemente la operacin a efectos de los libros del IVAy para la confeccin de las declaraciones informativas.

21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los

libros de facturasHay operaciones de compra-venta de bienes o servicios que estn sujetas al IVA/IGIC pero son exentas.En estos casos nos vemos obligados a su registro con tipo impositivo de IVA cero.

Para realizar la contabilizacin conveniente de estos supuestos, chequearemos la casilla de verificacinRegistrar op. exenta en Libros de Facturas; no suministraremos cuenta de IVA alguna en la tabla deedicin de asientos, ya que no procede ningn cargo o abono por este concepto.

Cuanto pulsemos el botn INCORPORAR se activar el cuadro de dilogo:

21.5. Pasar apuntes a espera

A veces ocurre que realizamos ediciones complejas de asientos con muchos apuntes pero no las podemos

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concluir debido a que no disponemos de algn dato, o simplemente porque no tenemos ms tiempo ytenemos que salir de la aplicacin. Para no perder todo el trabajo realizado podemos pasar los apuntes aespera pulsando el botn Pasar a espera.

El contenido pasado a espera podremos recuperarlo ms tarde mediante la opcin del men

DiarioCargar asiento en espera:

Tan solo tendremos que situarnos en cualquier lnea del asiento que queramos recuperar y pulsar el botnCargar asiento; la edicin continuar en la tabla de apuntes.

Si hay varias personas conectadas a la base de datos podremos emplear este sistema para que otrousuario termine un asiento que estemos realizando.

21.6. Editar cdigos de imputacin

El botn de la tabla de apuntes Editar CI nos abrir un dilogo que nos ayudar a la seleccin decdigos de imputacin para un apunte de cuenta de ingreso o gasto. Para ello es necesario que nuestraempresa tenga activada la contabilidad analtica.

21.7. Pegar informacin

El botn Pegar se utiliza para copiar datos desde el portapapeles a la celda actual de la tabla deapuntes. Se puede emplear, por ejemplo, para pegar el resultado de varias operaciones realizadas en una

calculadora (por ejemplo, KCalc) en las columnas del DEBE HABER. Para realizar esta operacintambin podremos pulsar la tecla F2 seguida de Ctrl-V

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21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin deasientos

En el cuadro de dilogo se puede distinguir un botn con un icono en forma de T. Este botn nos va a

servir para acceder al libro mayor de la subcuenta que se encuentre en la lnea actual de la tabla deedicin de asientos; de esta forma podremos consultar informacin relativa a los pases que estemosintroduciendo antes de confirmar el asiento.

21.9. Copiar documento en cada lnea

Muchas veces el cdigo de documento introducido en un apunte contable es aplicable para todas laslneas del asiento. Para evitar que el usuario tenga que teclearlo en todos los pases se podr activar lacasilla de verificacin correspondiente.

21.10. Eleccin de tipos de diario

Junto a la fecha del asiento existe un combo boxdesde el que podemos elegir el diario al que ir referidoel asiento que estamos editando. El tipo Sin asignar dejar en blanco el campo correspondiente en eldiario.

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Captulo 22. Registros de IVA con generacinautomtica de asientos

Nuestra aplicacin permite la introduccin de registros de IVA generando automticamente los asientoscontables correspondientes, todo ello sin pasar por la tabla de introduccin de apuntes. Las opciones pararealizar estas operaciones estn situadas en el menIvabajo los nombres de Nuevo registro de IVAsoportado, Nuevo registro de IVA repercutido, Adquisicin intracomunitaria de bienes y Entregaintracomunitaria de bienes.

La plantilla de IVA soportado permite la introduccin de varios tipos de IVA para la misma operacin.Tambin podremos especificar los datos correspondientes a la prorrata, si estuviramos sometidos a ella.

La forma de proceder con el IVA repercutido es parecida, slo que podremos aadir informacin relativaal recargo de equivalencia:

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Captulo 22. Registros de IVA con generacin automtica de asientos

En cuanto a las AIB y las EIB, la forma de trabajar ser parecida a la expuesta en la introduccin de

asientos; aparecern los mismos cuadros de dilogo en los que nos pedirn informacin respecto a lacuenta que represente la base imponible, la base imponible, la cuota, la cuenta de IVA, etc. Paracompletar los datos requeridos para los registros de IVA y apuntes contables aparecer un cuadro dedilogo suplementario, de la forma:

En esta ventana introduciremos la identificacin del documento que represente la operacin (esopcional), la fecha de contabilizacin (por defecto coincide con la del registro de IVA). Si activamos lacasilla de verificacin Verificar asiento pasaremos a la edicin de los apuntes que se generan con lainformacin introducida.

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Captulo 23. Edicin de asientos

La edicin de asientos se ejecuta seleccionando la opcin correspondiente en el men Diario. Serealiza en una tabla similar a la descrita para la opcin de nuevos asientos. La diferencia radica en que el

nmero de asiento se conserva. Los apuntes de IVA se volvern a generar con la nueva informacin delasiento editado, borrndose los antiguos.

Un punto muy a tener en cuenta es que los registros de vencimientos vinculados a los apuntes contablesno se conservarn tras la edicin del asiento. Esto ocurre porque los nmeros de los pases contablescambian tras la edicin, por lo que no debemos

manual keme

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