manual gestion integral

1DS-MA-0002 Aprobacin 11-08-2010 VER: 3

POLICA NACIONAL Direccin General

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL RESOLUCIN NMERO 02562 DEL 11 de Agosto del 2010


MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Publicacin de la Polica Nacional de Colombia Direccin General-Oficina de Planeacin Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERON Presidente de la Repblica Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR Ministro de Defensa Nacional Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Polica Nacional Mayor General RAFAEL PARRA GARZN Subdirector General Mayor General ORLANDO PEZ BARN Director de Seguridad Ciudadana Brigadier General JOS ROBERTO LEN RIAO Inspector General


CONTENIDO PRESENTACIN CAPTULO I. GENERALIDADES 1.1 Objetivo 1.2 Responsabilidades CAPTULO 2. NORMATIVIDAD CAPTULO 3. PRESENTACIN INSTITUCIONAL 3.1 Informacin general 3.2 Formulacin estratgica institucional 3.2.1 Misin 3.2.2 Visin 3.2.3 Polticas Institucionales 3.2.4 Lineamientos de Poltica 3.2.5 Poltica de Calidad 3.2.6 Objetivos de Calidad 3.2.7 Principios Institucionales 3.2.8 Valores Institucionales 3.3 Estructura orgnica institucional CAPTULO 4. SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL 4.1 Principios del Sistema de Gestin Integral 4.2 Sistema de Gestin Integral y su Estructura 4.3 Relacin entre el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional y

los Sistemas de Gestin Certificable 4.4 Alcance 4.5 Exclusiones CAPTULO 5. CLIENTES DE LA POLICA NACIONAL CAPTULO 6. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO 6.1 Responsabilidad del Componente 6.2 Propsito del Componente 6.3 Caractersticas y Funcionamiento del Componente 6.4 Modelo de Direccionamiento Estratgico 6.4.1 Formulacin Estratgica 6.4.2 Anlisis de la Realidad Institucional 6.4.3 Planeamiento Estratgico 6.5 Plan de accin


CAPTULO 7. GERENCIA DE PROCESOS 7.1 Responsabilidad del componente 7.2 Propsito del componente 7.2.1 Gestin por procesos 7.3 Modelo de Operacin por Procesos 7.3.1 Articulacin del Modelo de Operacin por Procesos 7.3.2 Estructura del Modelo de Operacin por Procesos 7.3.3 Mapa de Procesos 7.3.4 Niveles de Procesos 7.4 Caracterizacin de procesos 7.4.1 Componentes de un proceso 7.4.2 Interaccin de los procesos 7.4.3 Concepto de despliegue de proceso 7.5 Responsabilidades y autoridades sobre los procesos 7.5.1 Dueo de proceso 7.5.2 Responsable de proceso 7.5.3 Ejecutores de proceso 7.5.4 Interaccin de autoridades de los procesos 7.6 Gestin documental 7.7 Administracin del riesgo CAPTULO 8. GESTIN DEL TALENTO HUMANO 8.1 Responsabilidad del componente 8.2 Propsito del componente 8.3 Caractersticas y funcionamiento del componente 8.4 Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias 8.5 Integracin del modelo de gestin humana con el Sistema de Gestin

Integral 8.5.1 Amplitud Profundidad 8.5.2 Todo Parte 8.5.3 Integracin Sistmica 8.5.4 Participacin Accin CAPTULO 9. AUTOEVALUACIN 9.1 Autoevaluacin del Control 9.2 Autoevaluacin de la Gestin 9.3 Revisin por la Direccin TERMINOS Y DEFINICIONES


ANEXOS ANEXO 1. TABLA 1. COMPARACIN ENTRE LOS SISTEMAS DE GESTIN Y

EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL ANEXO 2. TABLA DE ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIN

PARA PROPSITOS DE CERTIFICACIN ANEXO 3. MATRIZ DE LA OFERTA DE VALOR, CALIFICACIN DE

IMPORTANCIA Y CUMPLIMIENTO PARA EL CLIENTE ANEXO 4. MAPA ESTRATGICO INSTITUCIONAL ANEXO 5. LISTADO DE LAS UNIDADES QUE POSEEN SISTEMAS DE

GESTIN DE CALIDAD ESPECFICOS COMPLEMENTARIOS AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL, QUE POSEEN MANUALES DE CALIDAD ESPECFICOS

ANEXO 6. FORMATO DE CUADRO DE MANDO INTEGRAL


PRESENTACIN

En el propsito de contribuir al mejoramiento de las condiciones de seguridad y

convivencia de toda la comunidad y de ser una Institucin confiable y respetada,

soportada en el comportamiento tico de sus integrantes, la Polica Nacional ha

hecho esfuerzos importantes en la modernizacin de sus prcticas administrativas,

coherente con la modernizacin del Estado y con el desarrollo de las tecnologas a

nivel nacional e internacional.

Estos esfuerzos han conducido al establecimiento de un Sistema de Gestin

Integral nico y verstil, que posee diferentes componentes entre los que se

destacan, el horizonte institucional, las formas organizativas institucionales, los

mtodos que permiten planificar, ejecutar y mejorar la Institucin a favor del pas y

de todos los colombianos.

El presente manual del Sistema de Gestin Integral, describe de manera detallada

todas las caractersticas de este sistema, indicando los diferentes elementos que

lo componen, la forma en que interactan, las reglas bsicas para su adecuado

funcionamiento y en general, cada uno de los mtodos considerados como

fundamentales para alcanzar una gestin coherente del talento humano y todos

los recursos necesarios para lograr con xito, la labor de dar seguridad a los

colombianos.


Apreciados hombres y mujeres de la Polica Nacional, este documento que hoy

puede leer, resume el esfuerzo de un gran nmero de servidores pblicos

policiales y no uniformados al servicio de la Institucin, que por mas de 10 aos,

han discutido y perfilado las mejores prcticas de gestin, con el propsito de

hacer una Polica moderna, gil, sistmica y verstil. Muy seguramente, el sistema

ser susceptible de mejora y de esa misma manera, lo ser este manual. Lo invito

a que asuma una actitud constructiva frente a este documento, que finalmente lo

ser frente al Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.

Mayor General

SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Polica Nacional


MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

DIRECCIN GENERAL

RESOLUCIN NMERO 02562 DEL 11 de agosto del 2010

Por la cual se adopta el Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional y se derogan otras disposiciones

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales que le confiere el artculo 2 numeral 8 del Decreto 4222 del 231106, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, en su Artculo 1. CREACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, establece: Crase el Sistema de Gestin de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente. Que el Decreto 4110 del 9 de Diciembre de 2004, reglament la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 y adopt la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, que en su Captulo 4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, numeral 4.2.2, establece La entidad debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya: a) el alcance del sistema de gestin de la calidad, incluido los detalles y la justificacin de cualquier exclusin, b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la calidad, o referencia a los mismos, y c) una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad. Que el Decreto 4222 del 23 de Noviembre de 2006 Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional, en su Artculo 2 numeral 8, faculta al Director General de la Polica Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos necesarios para administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional y puede delegar esta funcin de conformidad con las normas legales vigentes. Que mediante Resolucin No.01015 del 190308 Por la cual se adopta el Manual de Planeacin para la Polica Nacional. Que mediante Resolucin No.05298 del 051208 Por la cual se adopta el Manual de Calidad del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.


Que mediante Resolucin No.05299 del 051208, "Por la cual se adopta el Manual de Operaciones del Sistema de Gestin Integral". Que mediante Resolucin No.05300 del 051208, "Por la cual se adopta el Manual de Gestin por Procesos del Sistema de Gestin Integral. Que en atencin a los preceptos normativos que rigen sobre este tpico, se hace necesario adoptar el Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, con el fin de contar con un instrumento de consulta y orientacin para los funcionarios, que permita alcanzar la gestin por procesos facilitando el cumplimiento de la misin Institucional; por tanto se hace necesario derogar las resoluciones enunciadas en los considerandos anteriores, por cuanto el contenido del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, contempla los preceptos y lineamientos establecidos en los documentos mencionados. Que con fundamento en los anteriores considerandos, se hace necesario crear y adoptar el Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, con el objeto de lograr mayor eciencia, ecacia, efectividad y calidad relacionadas con los sistemas, procesos, prcticas que debe utilizar la Institucin, mediante la elaboracin y aplicacin, entre otros, de tcnicas bajo el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Vericar, Actuar), para el desempeo de sus funciones y alcance de sus objetivos en la prestacin del servicio de Polica, para lo cual

RESUELVE: ARTCULO 1. CREACION Y ADOPCION. Adoptar en todas sus partes el Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, que forma parte contextual de la presente resolucin y que se identificar, as: MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. ARTCULO 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL.

ARTCULO 3. OBJETO Y ALCANCE. El Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, tiene como propsito dar a conocer a todos los servidores pblicos de la Institucin las caractersticas generales del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, generando unidad de criterio en la interpretacin de los componentes del sistema, la interaccin entre ellos, sus caractersticas de funcionamiento y del sistema en general; establece las caractersticas tericas y tcnicas de cada uno de los componentes que conforman el Sistema, permitiendo que cada uno de los miembros de la organizacin, identifique cul es su radio de actuacin, las responsabilidades y deberes frente al cliente y las partes interesadas de la Polica Nacional. ARTCULO 4. MBITO DE APLICACIN. La ejecucin del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, contemplada en el Artculo 2, ser realizada por los Servidores Pblicos de la Institucin dentro del contexto del Sistema de Gestin Integral. Pargrafo: El Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, da cumplimiento a las normas NTCGP 1000:2009 y MECI1000:2008 que establecen la existencia de una manual de calidad y de operaciones para la entidad respectivamente.


ARTCULO 5. SUPRESIN, ADICIN O MODIFICACIN AL MANUAL. Las direcciones, oficinas asesoras y unidades de Polica podrn presentar y solicitar a la Oficina de Planeacin, supresiones, modificaciones y actualizaciones al Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional. Pargrafo: La estructura del manual descrito en el artculo anterior, puede ser modificada de acuerdo a las necesidades institucionales, y la adopcin de estas se incorporarn a travs de nuevas versiones de actualizacin del documento.

ARTCULO 6. ACTUALIZACIONES AL PRESENTE MANUAL. La facultad para realizar la revisin o actualizacin al presente manual, es responsabilidad del Dueo del Proceso de Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral. ARTCULO 7. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIN. La responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar las actualizaciones, estar a cargo de las direcciones, oficinas asesoras y sus unidades desconcentradas, de acuerdo con el mbito misional que les corresponda. ARTCULO 8. PUBLICIDAD Y DIFUSIN. La Oficina de Planeacin o la dependencia en que se delegue esta responsabilidad, pondrn en funcionamiento los mecanismos de difusin necesarios para el conocimiento y aplicacin del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional en las unidades policiales. Igualmente, se pondr a disposicin de los usuarios de la Institucin en los sistemas de comunicacin, consulta y publicidad disponibles para el efecto. ARTCULO 9. APLICACIN EN PROGRAMAS DE FORMACIN. Los dueos y responsables de procesos en coordinacin con la Direccin Nacional de Escuelas, implementarn procesos pedaggicos para la enseanza del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, el cual hace parte integral de la presente resolucin, a travs de los programas de formacin, actualizacin, entrenamiento y capacitacin del sistema educativo policial. ARTCULO 10. OBLIGATORIEDAD. El manual adoptado mediante el presente acto administrativo, ser de obligatorio cumplimiento en el desarrollo de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestin Integral. ARTCULO 11. VIGENCIA. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga las resoluciones No. 01015 del 190308, y las resoluciones No. 05298, 05299 y 05300 del 051208.

PUBLIQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D. C.

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General Polica Nacional de Colombia


CAPTULO 1 GENERALIDADES

1.1 OBJETIVO Dar a conocer a todos los servidores pblicos de la Institucin las caractersticas generales del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional y su alcance, generando unidad de criterio en la interpretacin de los componentes del sistema, la interaccin entre ellos, sus caractersticas de funcionamiento y del sistema en general; En este manual se establecen las caractersticas tericas y tcnicas de cada uno de los componentes que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional. El propsito ulterior de este documento es permitir que cada uno de los miembros de la institucin, identifique dentro del sistema, cul es su radio de actuacin, las responsabilidades y deberes frente al cliente y las partes interesadas de la Polica Nacional. 1.2 RESPONSABILIDADES El dueo de proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral es el responsable por la emisin, modificacin, control y distribucin de este manual y de la validez del contenido y su formalizacin a travs de las actividades y criterios establecidos en el Procedimiento Control de Documentos de la Institucin. Cada uno de los miembros es responsable de hacer un uso adecuado de este documento, asegurando que para su aplicacin cuente con la ltima edicin publicada en la Suite Visin Empresarial y que en caso que ste se encuentre impreso, no llegue a manos de personas distintas de la organizacin. Los dueos, responsables y ejecutores de proceso, son responsables de asegurar la comprensin de este documento por parte de los servidores pblicos que laboran bajo su supervisin y que dicho escrito sea tenido en cuenta en las diferentes labores que ejecutan sus procesos.


CAPTULO 2

NORMATIVIDAD A partir de la expedicin de la Constitucin Poltica de 1991, Colombia adopt el modelo de Estado Social de Derecho, y para su mantenimiento requiere de un cuerpo de Polica con las ms altas calidades humanas y una gran profesionalizacin de sus integrantes, que le permita cumplir su misin constitucional de preservar el orden pblico interno en sus condiciones de seguridad, salubridad, moralidad y tranquilidad para brindar a los ciudadanos el goce de sus derechos y el cumplimiento de sus deberes. El Articulo 218 de la Constitucin Poltica establece la responsabilidad social asumida por la Institucin y que ha sido tomada como la misin de la Polica Nacional: La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil a cargo de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de la condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. La Ley 62 de 1993 en su artculo 5 define La Polica Nacional es un cuerpo armado, instituido para prestar un servicio pblico de carcter permanente, de naturaleza civil a cargo de la Nacin. Su fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas para asegurar la paz ciudadana. La expedicin de la Ley 62 de 1993 proyecta a la Institucin a la bsqueda del mejoramiento de la calidad en la prestacin del servicio; esta norma, define en su artculo 2 El servicio pblico de Polica se presta con fundamento en los principios de igualdad, imparcialidad, control ciudadano y publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Por tanto, el inters por mantener la armona social, la convivencia ciudadana, el respeto recproco entre las personas y de stas hacia el Estado, da a la actividad policial un carcter eminentemente comunitario, preventivo, educativo, ecolgico, solidario y de apoyo judicial. De igual forma, la actividad policial se define como una profesin y en consecuencia, todo miembro de la Polica Nacional debe recibir formacin integral en academias y centros especializados en la cultura de los derechos humanos, la instruccin tica, ecologa, el liderazgo y el servicio a la comunidad.


MARCO LEGAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las

entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones

Ley 872 de 2003 Por el cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del

Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios

Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma tcnica

de calidad de la gestin pblica NTCGP 1000:2009

Decreto 4485 Por medio del cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad de la

Gestin Pblica

Resolucin nmero 3515 del 14 junio de 2006 Por la cual se adopta el Sistema de Gestin

Integral de la Polica Nacional

Figura 1. Normatividad del SGI


CAPTULO 3

PRESENTACIN INSTITUCIONAL 3.1 INFORMACIN GENERAL La Polica Nacional tiene el compromiso de contribuir al mejoramiento de las condiciones de seguridad y convivencia ciudadana del pas, de ser una Institucin confiable y respetada, soportada en el comportamiento tico de sus integrantes; posicionndose como una entidad integrada con la comunidad, en la decisin de construir las realidades de la convivencia pacfica y segura, desde la perspectiva que ofrece la corresponsabilidad social y la legitimidad organizacional. De otra parte la Ley 180 de 1995 en su artculo 1 define La Polica Nacional est integrada por Oficiales, personal del Nivel Ejecutivo, Suboficiales, Agentes, Alumnos y por quienes presten el servicio militar obligatorio en la Institucin, as como por los servidores pblicos no uniformados, pertenecientes a ella, unos y otros sujetos a normas propias de carrera y disciplina en la forma que en todo tiempo establezca la ley. 3.2 FORMULACIN ESTRATGICA INSTITUCIONAL Es uno de los elementos fundamentales del Direccionamiento Estratgico, precisa el marco filosfico de la Institucin, el cual inspira y moviliza el accionar institucional a travs de la definicin de la Misin, Visin, Principios, Valores, Polticas institucionales, convirtindose en el eje de ruta de la Planeacin Estratgica. 3.2.1 Misin La Misin determinada por la Polica Nacional, es la siguiente: La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. (Art. 218 CPC).


Convivencia y seguridad ciudadana integral prioritaria y

prospectiva

Ofensiva definitiva contra el narcotrfico

Investigacin criminal e inteligencia

proactiva

Cultura de la legalidad

Polica rural un compromiso con el

futuro del pasDesarrollo proyectivo

Gestin humana y calidad de vida ptima

1

2

3

45

6

7

POLTICAS

Polticas Institucionales

3.2.2 Visin La Visin definida por la Polica Nacional, es la siguiente: Al ao 2019, la Polica Nacional habr hecho una contribucin de excepcional valor en la convivencia y seguridad ciudadana para la construccin de un pas prospero y en paz; soportada en el humanismo, la corresponsabilidad y el trabajo cercano a la comunidad. 3.2.3 Polticas Institucionales La Institucin ha definido siete polticas, a saber:

Figura 2. Polticas Institucionales


Direccionamiento policial basado en el

humanismo

Rediseo y fortalecimiento de la

estructura administrativa

Potenciacin del conocimiento y

formacin policial

Liderazgo institucional y las comunicaciones

estratgicas

Gestin del servicio sobre resultados

efectivosControl institucional y veedura social para el

mejoramiento del servicio

Desarrollo cientfico y tecnolgico policial

3

45

6

1

27

LINEAMIENTOS DEL DIRECTOR

3.2.4 Lineamiento de Poltica La Direccin General ha definido siete (7) lineamientos de poltica:

LINEAMIENTOS GENERALES DE POLTICA

Figura 3. Lineamientos Generales de Polticas

3.2.5 Poltica de Calidad La siguiente es la Poltica de Calidad definida y establecida por la Polica Nacional que hacen parte de las Polticas Institucionales: En la Polica Nacional nos comprometemos a prestar un servicio respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, para garantizar comunidades seguras, solidarias y en convivencia, a travs del mejoramiento de los estndares de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin Integral. 3.2.6 Objetivos de Calidad Los siguientes, son los objetivos de calidad definidos por la Polica Nacional.


Garantizar la convivencia y seguridad ciudadana. Lograr el posicionamiento, respeto, credibilidad y apoyo de la comunidad. Garantizar la participacin ciudadana como veedor institucional y su

corresponsabilidad en la convivencia y seguridad. Contribuir a garantizar la gobernabilidad del pas.

Los objetivos de calidad sern desarrollados a travs de las metas formuladas en el Plan Estratgico Institucional y evaluados mediante indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. 3.2.7 Principios Institucionales Los principios ticos policiales son:

Figura 4. Principios Institucionales

Principio de Vida. Reconocemos que la humanidad forma parte de una comunidad de vida, y que su bienestar depende de la preservacin de una biosfera saludable, con todos sus sistemas ecolgicos, una rica variedad de plantas y animales, tierras frtiles, aguas puras y aire limpio. Por ello nos comprometemos con la proteccin y defensa de la vida humana, de la diversidad de formas de vida y del medio ambiente en general, as como a tratar a todos los seres vivos con respeto y consideracin.


Principio de Dignidad. Afirmamos que los seres humanos tenemos una dignidad inherente e inviolable, y reconocemos los Derechos Humanos y las libertades fundamentales como el marco tico de nuestro accionar, el cual est orientado a promover una cultura de tolerancia, no violencia y paz, como garanta de seguridad y convivencia ciudadana.

Principio de equidad y coherencia. Sostenemos que la justicia social y econmica son requisitos para que todos los habitantes del pas alcancen un modo de vida digno y seguro que garantice su desarrollo humano dentro del marco de la democracia, afirmamos la igualdad y la equidad como base de la objetividad en nuestras actuaciones, y nos comprometemos con el buen ejemplo como ciudadanos y como servidores pblicos a ser referentes para la sociedad.

Principio de Excelencia. Exaltamos el honor y la vocacin policial como el ncleo de nuestra identidad profesional, y nos comprometemos a esforzarnos para imprimirle al actuar policial el ms alto nivel de desempeo. 3.2.8 Valores Institucionales Los valores ticos de la Polica Nacional son:


Figura 5. Valores Institucionales


3.3. ESTRUCTURA ORGNICA INSTITUCIONAL

La Polica Nacional como Institucin encargada de preservar constitucional y legalmente la convivencia y seguridad ciudadana, complementa su doctrina en los principios de profesionalizacin, transparencia, eficiencia, productividad y competitividad, con el objeto que el servicio de polica, responda a las necesidades y expectativas de la ciudadana.

Para ello, el conocimiento, la potenciacin del talento humano, el desarrollo tecnolgico, entre otros, se convierten junto con el rediseo organizacional y la definicin de una estructura orgnica flexible, en el principal factor de competitividad y sostenibilidad para dar respuesta a los fenmenos sociales y econmicos derivados de la globalizacin. Lo anterior, en el entendido de adquirir capacidades estratgicas para adaptarse a los permanentes cambios que se registran en el entorno y que inciden directamente en la composicin, tamao e infraestructura que debe tener la Polica Nacional.

En este sentido, es imperante establecer por norma, la distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas por la Institucin para cumplir la Misin, Visin y objetivos dentro del marco de la Constitucin Poltica y la Ley.

La estructura orgnica de la Polica Nacional es la que gobierna la estructura del SGI, por lo que se requiere una alineacin y armonizacin entre estas dos estructuras, aprovechando las competencias del talento humano, logrando consolidar la eficacia, eficiencia y efectividad que se le exige a la Polica Nacional.


CAPTULO 4

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL El Sistema de Gestin Integral, tiene su origen en el proceso de transformacin cultural que adelanta la Polica Nacional desde 1995, orientado a lograr mayor efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio que presta y fortalecer su liderazgo en el desarrollo del pas. El proceso de transformacin cultural centr sus objetivos en cuatro pilares fundamentales: Construir una cultura de seguridad, a partir de una mayor interaccin con la

comunidad. Cambiar la forma de trabajar centrada en funciones, reglamentos y manuales

rgidos, por una gestin por procesos, que garantice una mayor calidad del servicio policial.

Profesionalismo del hombre polica, expresado en el aprendizaje permanente y

el desarrollo de habilidades gerenciales. Incrementar los niveles de calidad de vida y satisfaccin de los integrantes de

la Institucin a travs de un modelo de gestin humana. El Sistema de Gestin Integral, retoma y articula estos mismos objetivos de tal manera que la proyeccin de la Institucin sea consistente, coherente y promueva el incremento de la efectividad de las actividades que ejecutan las diferentes dependencias. En consecuencia, la Polica Nacional declara al SGI como el enfoque gerencial que orienta la gestin del servicio policial hacia la satisfaccin de la comunidad con el desarrollo integral y armnico de la Institucin. Como una necesidad de mejorar el desempeo institucional y dar respuesta a las nuevas disposiciones del Estado, la Polica Nacional, durante los aos 2008 y 2009, adapt los modelos de gestin establecidos en diferentes modelos publicados (ISO 9001, NTCGP 1000, MECI), robusteciendo el concepto de Sistema de Gestin Integral, ampliando los resultados esperados a la eficacia, la eficiencia y efectividad.


La gestin integral del Sistema de Gestin de la Polica Nacional es el conjunto de elementos o componentes (procesos, infraestructura, conocimiento institucional, talento humano, tecnologa, entre otros), que conforman la Polica Nacional, interactan de diversas maneras especficas, son gestionados coherentemente con una misin y horizonte institucional y permiten dar seguridad a los colombianos en todo el territorio nacional. La gestin de este sistema integral le da respuestas a diferentes requisitos y aspectos relacionados con las polticas institucionales, como son la informacin, la calidad, las finanzas, la proteccin del medio ambiente, entre otros, lo que nos lleva a adoptar la definicin de Sistema de Gestin integral. 4.1 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL El enfoque de Gestin Integral orienta la gestin hacia el logro de una mayor efectividad; fundamentado en los siguientes principios: Enfoque sistmico. Permite visualizar la organizacin como transformadora

de insumos y conocimientos en productos y servicios de calidad dentro de un entorno cambiante.

Orientacin al cliente. Dirige los esfuerzos a la satisfaccin de las necesidades y expectativas de la comunidad.

Liderazgo colectivo. Busca permanente del profesionalismo del hombre polica, expresado en el ejercicio de la autoridad con base en el conocimiento y la prctica de los valores institucionales.

Planeacin participativa. Sustenta la creacin e innovacin para el mejoramiento continuo del servicio policial.

Gestin basada en datos y hechos. Reconoce el poder de la informacin para acertar en la toma de decisiones.


4.2 SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Y SU ESTRUCTURA La estructura diseada y los mtodos involucrados en ella, permiten su actualizacin de acuerdo con las necesidades de la Institucin, de los cambios exigidos por el gobierno nacional y los cambios ocurridos en el pas en materia de comportamiento social, tecnologa, cooperacin internacional, entre otros, confirindole al sistema la versatilidad y dinmica necesarias para su sostenibilidad del xito institucional en el tiempo. La Polica Nacional, comprende que implementar un sistema de gestin, mas que dar respuesta a unos requisitos establecidos en una o varias normas, es lograr que la Institucin disee, se interprete y funcione como un sistema dinmico, verstil, que tiene la capacidad de adaptarse a los cambios que el contexto le exige y a mejorar su desempeo en funcin del cumplimiento de la misin que le encarga la Constitucin Poltica Nacional. Con esta argumentacin la Polica Nacional diseo su sistema cuyo resultado se puede ver representado en los mapas conceptuales denominados Sistema de Gestin Integral y Estructura del Sistema de Gestin de la Polica Nacional cuyas descripciones se encuentran en las siguientes lneas: Sistema de Gestin Integral Como se aprecia en el primer diagrama, el Sistema de Gestin Integral posee tres importantes enfoques: el Direccionamiento Estratgico, que da respuesta a la finalidad; la Gerencia de Procesos, que precisa las actividades que se deben ejecutar para cumplir con esa finalidad; y la Gestin del Talento Humano, quien hace realidad la prestacin de los servicios, dimensiones que interactan dentro de ellas para generar la Cultura de la Calidad en la Polica Nacional, de tal manera que la proyeccin de la Institucin sea coherente, consistente y promueva el incremento de la efectividad de las actividades que ejecuta, teniendo en cuenta que el recurso ms importante de la Institucin es su gente, que hace posible el trabajo.


Culturade Calidad

GestinIntegral

Gestin del TalentoHumano

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Los tres componentes se impactan y condicionan mutuamente, dando lugar a zonas comunes de interseccin entre ellos y creando un rea comn de confluencia que seala el resultado de todo el sistema: el desarrollo integral y armnico tanto de la Institucin como de los individuos que la conforman.

Figura 6. Sistema de Gestin Integral Estructura del Sistema de Gestin de la Polica Nacional En el modelo presentado en la grfica denominada Estructura del Sistema de Gestin Integral, se observa de manera detallada los diferentes componentes que lo conforman y la forma en que ellos interactan.


Figura 7. Estructura del Sistema de Gestin Integral

La Polica Nacional comprende que el contexto donde acta posee una alta dinmica y que est compuesto por muchos elementos entre los que se destacan: Las entidades polticas y gubernamentales La comunidad y en general los clientes y usuarios de la Institucin Los desarrollos tecnolgicos existentes en el pas y la comunidad cientfica en

general La geografa del pas La cultura y la micro-cultura de los ciudadanos Los comportamientos sociales a nivel nacional e internacional Las relaciones nacionales e internacionales con otros organismos semejantes. Para una correcta interpretacin de este contexto, la Polica Nacional ha realizado un anlisis de la realidad institucional que se apoya en la identificacin de las Debilidad, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA) institucional y ha determinado los clientes directos y la oferta de valor institucional, reconociendo que la Institucin se debe a la sociedad colombiana en todos sus aspectos. Los mtodos usados para la interpretacin de su contexto varan en el tiempo y se encuentran gobernados por el proceso de Direccionamiento Estratgico de la Oficina de Planeacin de la Polica Nacional.


La anterior informacin, es el elemento de entrada para la determinacin del Plan Estratgico Institucional, que tiene como base metodolgica el uso de los Cuadros de Mando Integral (CMI). El CMI es una herramienta estratgica de administracin que la Polica Nacional adopt y que muestra continuamente cundo la institucin y sus servidores pblicos alcanzan los resultados definidos en el Mapa Estratgico. La formulacin del CMI requiere seguir una metodologa participativa a travs de la cual se construyen las grandes metas de la organizacin y, a partir de stas, los objetivos estratgicos, sus respectivos indicadores y las iniciativas estratgicas que originan los planes de accin. El proceso de construccin y actualizacin peridica del Cuadro de Mando Integral en la Polica Nacional se compone de 4 fases, que responde a las siguientes preguntas: A quin generamos valor (clientes)?. Cmo y qu debemos mejorar en el servicio?

Cul es esa gran meta que guiar el desarrollo de la Direccin/Oficina a partir de la Institucional?

Qu objetivos se definen para poder alcanzar estos grandes retos?

Cmo vamos a medir y valorar el cumplimiento de los objetivos?

Por otra parte, la Institucin estableci como mtodo para el desarrollo de las polticas institucionales la identificacin de los objetivos estratgicos que ms contribuyen a su cumplimiento. Esta identificacin se realiza de manera cualitativa, como es el caso de la poltica de calidad, que es asumida a travs de los objetivos estratgicos de la perspectiva cliente del mapa estratgico institucional. Las polticas institucionales deben ser actualizadas de acuerdo como cambian las dinmicas sociales, desde luego, ellas podrn ser generadas en la medida en que la organizacin determine algn mbito especfico de actuacin. Una vez se cuenta con los objetivos estratgicos y objetivos de proceso, la Polica Nacional, comprende que el logro de estas estrategias y objetivos tiene como pilar fundamental el Talento (conocimientos y habilidades) de los hombres y mujeres que forman parte de la Polica Nacional. La poltica institucional en materia del talento humano, ha logrado que la Institucin haya concebido el establecimiento de un modelo propio de gestin por competencias, comprendiendo que la


experiencia y conocimiento del oficio de polica, solo se da en la Polica Nacional, por su condicin monoplica del Estado. La gestin del Talento Humano por competencias, es pues una de las bases del Sistema de Gestin Integral y se encuentra liderado en los procesos de talento humano constituidos para tal fin. Otro componente fundamental del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, es el enfoque por procesos para la gestin, cuya materializacin se puede observar a travs del mapa de proceso institucional. Gestionar la institucin a travs de este enfoque, permite aumentar la eficacia, la eficiencia y la efectividad hacia las partes interesadas de la Institucin. La Polica Nacional, comprendiendo su complejidad institucional, determin tres niveles de procesos, que se encuentran asociados a los conceptos estratgicos de la Polica Nacional, as las cosas, se cuenta con un mapa de procesos del nivel estratgico, mapas de procesos del nivel tctico y mapas de procesos de nivel operativo. Cada mapa de proceso se encuentra dividido en cuatro tipos de proceso, que son: procesos estratgicos, procesos misionales, procesos de apoyo y procesos de evaluacin y mejora. La interpretacin y adopcin del enfoque de procesos se encuentra descrito en el captulo Gestin por procesos de este manual. Los procesos definidos, son los responsables de ejecutar las actividades establecidas para cumplir la Misin institucional y por desarrollar las estrategias contenidas en el mapa estratgico, considerados como necesarias para lograr la MEGA y la Visin institucional, por esta razn, es importante determinar y comunicar la responsabilidad y autoridad que tienen los procesos frente al cumplimiento de los objetivos misionales y objetivos estratgicos establecidos. Esta delegacin de responsabilidad y autoridad, se consolida a travs de la matriz de delegacin de responsabilidad y autoridad, presentada en el captulo 7 de este manual y a travs de ella se determina que procesos deben asumir la responsabilidad total o parcial para dar cumplimiento al objetivo estratgico propuesto. El cumplimiento de los objetivos misionales y estratgicos, son monitoreados permanentemente a travs de la herramienta de indicadores de gestin establecida para cada objetivo. La planificacin de estas mediciones se encuentra detallada en los Cuadros de Mando Integral, que han sido formulados para cada proceso establecido en la organizacin. Los Cuadros de Mando Integral, son una herramienta que consolida todos los indicadores de gestin correspondientes a una unidad.


La captura de todos los datos, correspondientes al desarrollo de las actividades programadas para el cumplimiento de los objetivos, son llevadas a cabo por cada equipo de trabajo, quienes adems, obtienen grficas de comportamiento de cada una de las mediciones. Estos datos, grficas y tendencias son analizados por el dueo de proceso y su equipo, usando diversas metodologas, con el fin de conocer las causas de los comportamientos de los procesos y sus objetivos (misionales o estratgicos), bien sean estos positivos y negativos. Realizar anlisis profundos que determinen correctamente estas causas, son las claves para el mejoramiento continuo de la organizacin. Este ltimo mtodo descrito en este prrafo constituye la esencia de la autoevaluacin de los procesos. Otros instrumentos complementarios que permiten completar una gestin adecuada, son: La autoevaluacin del control, que pretende asegurar que los controles

establecidos en cada uno de los procesos son eficaces, eficientes y efectivos La evaluacin independiente, apoyada en proceso de auditora, realizada por

ARCOI. La informacin obtenida en cada uno de los procesos y sus respectivos anlisis, son consolidados en un informe, que tiene como destino la Alta Direccin de la Institucin, para la realizacin de la revisin por parte de la direccin, desarrollada en el marco del Subcomit Central Control Interno y Calidad (SCCCIC). Esta revisin tiene como propsito determinar si los componentes del Sistema de Gestin Integral y sus interacciones en s mismo estn logrando los objetivos establecidos por la institucin (eficacia), los costos razonables (eficiencia) y si dichos logros impactan de manera positiva la seguridad del pas (efectividad). Los anteriores resultados permiten conocer si el Sistema de Gestin Integral y sus componentes son convenientes y adecuados para la institucin y el pas. Desde luego, este espacio de anlisis, permite determinar las causas generales que hacen que el SGI de la Polica Nacional tenga un resultado especfico; desde all, se establecen acciones de mejoramiento, a travs de planes de accin, diseados para lograr la mejora continua de la institucin. Estas acciones y planes de accin, permiten que la Institucin, logre de mejor manera los objetivos propuestos, constituyendo la mejora continua.


Como se puede observar, el SGI de la Polica Nacional, est diseado siguiendo el concepto de mejora continua, donde se pueden identificar las actividades del Planear Hacer Verificar Actuar.

En atencin a la complejidad institucional y su tamao, la institucin ha constituido un grupo especial de unidades, que no prestan servicios de polica. Ellas fueron creadas para prestar servicios a la comunidad policial y desde luego poseen caractersticas y estructuras diferentes. En trminos generales y de gestin, estas unidades poseen la misma estructura del sistema de gestin integral de la Polica Nacional, desde luego, aplicado a la naturaleza de sus actividades y servicios. Por lo anterior, estas unidades poseen:

Una misin teniendo en cuenta la naturaleza de los servicios que le fueron

delegados y perfectamente alineados con los elementos estratgicos institucionales

Una identificacin de los clientes y de sus requisitos Una poltica de calidad, obtenida a partir de los objetivos del proceso de

segundo nivel al que pertenece y los requisitos de los clientes especficos Una identificacin de los procesos que le permiten prestar el servicio

encomendado, teniendo en cuenta la naturaleza del servicio y de las tecnologas existentes para cada lnea de servicios correspondiente (salud, educacin, recreacin, entre otros) y los volmenes de prestacin del servicio.

Un manual de calidad, que describe el sistema de gestin, teniendo en cuenta la gua de gestin documental de la institucin y el presente manual del sistema de gestin integral.

Las caracterizaciones de los procesos de su misionalidad, teniendo en cuenta:

La legislacin en materia del servicios a prestar, ejemplos: la ley 115 de 1994 y el decreto 2888 de 2007 en el tema de la educacin y el decreto 1011 de 2006 en materia de salud.

La metodologa de caracterizacin de proceso establecida en el sistema de gestin de la Polica Nacional.

Las unidades a las que se les aplica este concepto son:

Unidades que prestan servicios de educacin y formacin al interior de la

Polica Nacional, como Escuelas de formacin y centros de instruccin. Unidades de prestacin de servicios de recreacin como los centros

vacacionales y centros sociales.


Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, como son las seccionales y

establecimientos de sanidad policial 4.3 RELACIN ENTRE EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA

NACIONAL Y LOS SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLES

El sistema de gestin de la Polica Nacional, es nico y posee una estructura suficiente y dinmica, tal como se explic en el capitulo anterior, capaz de dar respuesta a los diferentes requisitos establecidos. Una de las grandes fortalezas de este sistema, es que se logr integrar a el diferentes conceptos, que han sido propuestos y establecidos como requisitos desde diferentes modelos de gestin, como son el de talento humano, el de gestin de la calidad, el Modelo Estndar de Control Interno, el enfoque por procesos, el modelo de mejora continua, entre otros. Adicionalmente, las herramientas o instrumentos establecidos para este modelo, contienen caractersticas, que permiten que dichas herramientas sean tiles para dar respuestas a los diversos requisitos de diferentes modelos, de manera simultnea. La tabla Comparacin entre los sistemas de gestin y el SGI de la Polica Nacional, que se aprecia en el Anexo 1, presenta una comparacin entre los diferentes requisitos de los modelos exigidos y el modelo de Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, como se puede observar en la tabla del anexo 1, el Sistema de Gestin Integral y sus diferentes componentes, le dan respuesta a los diferentes requisitos establecidos en varios modelos de gestin. 4.4 ALCANCE El Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, se aplica a todos los procesos gerenciales, misionales, de soporte y de evaluacin y mejora involucrados en la prestacin de los servicios de polica ofrecidos por la Institucin en el cumplimiento de su deber constitucional. Para efectos del alcance de los sistemas de gestin certificables de acuerdo con el estndar Norma Tcnica Calidad para la Gestin Pblica, NTCGP 1000 y con el estndar Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001, la Institucin establece diferentes alcances, con diferentes coberturas, los cuales se encuentran detallados en el Anexo 2, Tabla de alcances y exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad, presentada en este manual.


4.5 EXCLUSIONES Las exclusiones de los sistemas de gestin, es un concepto que est asociado y se aplica en los procesos de certificacin desarrollados por un organismo certificador, bajo un estndar de referencia especfico, entre los que se destacan el modelo NTCGP 1000, NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, para estos propsitos la Polica Nacional determin diferentes exclusiones, teniendo en cuenta los alcances establecidos, para las diferentes unidades, segn se explic en el numeral anterior. Estas exclusiones, se resumen en el anexo 2, Tabla de alcances y exclusiones del sistema de gestin de calidad.


CAPTULO 5

CLIENTES DE LA POLICA NACIONAL Los clientes son aquellos que configuran la razn de ser de la Polica Nacional. Es decir, son todas aquellas personas naturales, jurdicas o pblicas a las que constitucionalmente o legalmente la Institucin debe atender. De tal forma, si se acta efectivamente en respuesta a los requerimientos y expectativas de los clientes, se cumple la esencia de la funcin policial. La Polica Nacional para la correcta implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad dentro de su Sistema de Gestin Integral, seala el compromiso con la satisfaccin del cliente en su Poltica de Calidad, que se ve desarrollada a travs de los objetivos de calidad. Para medir la satisfaccin del cliente, la Polica Nacional ha definido diferentes herramientas con el fin de conocer y entender las necesidades actuales y futuras de los clientes y conocer la percepcin sobre la prestacin del servicio de polica. Se definen como clientes de la Polica Nacional

CATEGORA SUB-CATEGORA CLIENTES

Comunidad

Poblacin General

Vulnerable

Organizada

Gremios , asociaciones y sector productivo

Medios de comunicacin

Internacional Policas de otros pases

Organismos multilaterales

Estado

Ramas del poder pblico

Ejecutiva

Judicial

Legislativa

rganos autnomos e independientes

rganos de Control

Comunidad Policial Usuarios

Personal activo

Personal en uso de buen retiro y pensionados

Tabla 1. Clientes de la Polica Nacional


CAPTULO 6 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

La Polica Nacional se constituye en una de las entidades pblicas con mayor grado de avances en el desarrollo significativo hacia la capacidad permanente de mejoramiento en la calidad y capacidad de prestacin de su servicio y entrega de estos de manera efectiva. Para alcanzar este reto y desarrollar su misionalidad en el proceso de cambio e innovacin, la Polica Nacional; encauza sus esfuerzos en sus fundamentos, procesos, estructura y servicios, a travs del fortalecimiento de su liderazgo en el desarrollo del pas y la construccin de paz, bajo un ambiente sistmico, articulado y armonizado, que permite el engranaje de su actuacin, el cual redunda en el incremento de confianza de la comunidad y en una mayor efectividad en la prestacin del servicio. Para responder a estas exigencias gerenciales, la Polica Nacional en el Sistema de Gestin Integral ha definido el componente Direccionamiento Estratgico que orienta la organizacin policial hacia el futuro y a la comunidad (entorno), para garantizar su supervivencia en el largo plazo, de igual forma, define la ruta que deber seguir para el logro de los objetivos y la conduccin de la operatividad bajo los parmetros de calidad, eficacia, eficiencia y efectividad.

Como el Direccionamiento Estratgico es el que proyecta el futuro de la Institucin, este se concreta con el Plan Estratgico Institucional; resultado de un ejercicio real de construccin concertada y participativa de planeacin, liderada por el alto mando en cabeza del Director General , que precisa los compromisos y retos asumidos por la Polica Nacional en cumplimiento a la Constitucin Poltica, la ley y a la poltica de gobierno, como tambin, en atencin a los requerimientos y expectativas de la comunidad y a las necesidades institucionales detectadas a


travs de diagnsticos. 6.1 RESPONSABILIDAD DEL COMPONENTE El componente Direccionamiento Estratgico tiene como responsabilidad la definicin de objetivos y estrategias claras, da orientacin y direccin a los procesos o tareas de la Institucin, para que los objetivos y estrategias sean efectivos es indispensable que no solo respondan a las necesidades de sus clientes, sino que tambin deben estar internamente alineados y tener coherencia con todo el Sistema, estos elementos le dan la va para la estructuracin del Plan Estratgico Institucional, el cual debe estar habilitado por una estructura que facilite la distribucin de la autoridad y la responsabilidad, que permita la ejecucin y alcance de los objetivos, estrategias y el trabajo por procesos. En el cumplimiento de lo anterior, se requiere la identificacin de criterios de evaluacin y control de la gestin, efectuando revisiones peridicas y si es necesario realizar ajustes de acuerdo con los cambios del entorno y al desarrollo de las competencias al interior de la Institucin. 6.2 PROPSITO DEL COMPONENTE El Direccionamiento Estratgico de la Polica Nacional tiene como propsito disear y definir las polticas Institucionales, los objetivos estratgicos, planes, programas y proyectos, orientados al cumplimiento de la misin y el logro de la visin. En este escenario, el direccionamiento estratgico es la ruta para el despliegue de la Planeacin Estratgica Institucional, en razn a que fija los ejes rectores que orientan el quehacer institucional en un periodo de tiempo determinado, da respuesta a la visin y finalidad, en el se desarrollan dos elementos:

La Formulacin Estratgica, que contiene la Misin, Visin, Principios, Valores Polticas Institucionales, las cuales contienen la Poltica y objetivos de calidad.

El Planteamiento Estratgico, que desarrolla el Plan Estratgico Institucional (Mapa Estratgico y Cuadro de Mando Integral), el cual se operacionaliza a travs de planes de accin de segundo nivel (direcciones y oficinas asesoras) y tercer nivel (policas metropolitanas, departamentos de Polica y escuelas de Polica).

Es as que este componente se fundamenta en el establecimiento y coordinacin de los lineamientos generales de poltica, de las polticas de operacin y del plan estratgico para que se pueda lograr la misin y alcanzar la visin de la Polica


Nacional, as como de identificar la formulacin estratgica de la Institucin, concebir y elaborar el Plan Estratgico Institucional, su implementacin, seguimiento y evaluacin.

6.3 CARACTERSTICAS Y FUNCIONAMIENTO DEL COMPONENTE El Direccionamiento Estratgico, es el componente valioso para determinar la estrategia y la interaccin con los procesos, por lo que su funcionamiento y caractersticas se aprecian en la descripcin del modelo de direccionamiento estratgico que permite direccionar y alinear la accin de la Institucin, sin embargo para que este modelo sea efectivo, es necesario que responda diferenciadamente a las necesidades de los clientes o partes interesadas, de igual forma debe ser coherente y pertinente con los otros componentes del Sistema de Gestin Integral (gerencia de procesos y gestin del talento humano). Desde este marco, se forja el Direccionamiento Estratgico como el componente encargado de identificar, estructurar y desarrollar la estrategia, alinear sta con el trabajo por procesos, por lo que su funcionamiento y caractersticas se aprecian en la descripcin de la estructura del Sistema de Gestin Integral. 6.4 MODELO DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO El Direccionamiento Estratgico, se desarrolla a travs del Modelo de Direccionamiento Estratgico, por lo que exige adems de una oferta de valor diferenciada y especfica para cada cliente, de unas caractersticas de calidad especficas que aseguren la entrega del servicio. Dentro del Modelo de Direccionamiento Estratgico la Institucin ha determinado los siguientes elementos que le permiten determinar su enunciacin:

6.4.1 Formulacin Estratgica. Inicia con la precisin de la misin, declaracin

de la visin, establecimiento de los principios, valores, polticas institucionales, que se constituyen en el proyecto de vida de la organizacin, la poltica y objetivos de la calidad se encuentran planteados en el modelo de direccionamiento estratgico dentro de las polticas institucionales.

Para realizar la formulacin estratgica, la Polica est en la obligacin de sobrevivir en un entorno cambiante, se debe iniciar por construir, revisar y ajustar, la Misin, Visin, Principios, Valores, Polticas Institucionales


incluida la Poltica y Objetivos de Calidad, con el fin de garantizar su supervivencia y competitividad, de tal manera que se ajuste a las necesidades que en materia de seguridad requiere el pas. Este, es el componente del Sistema de Gestin Integral que proyecta el futuro de la institucin.

6.4.2 Anlisis de la Realidad Institucional. Orientado a identificar en el

ambiente interno las fortalezas, dificultades, vacos o desviaciones de la gestin policial que pueden afectar los resultados previstos, as como el grado de motivacin y satisfaccin de los integrantes de la Institucin, y en el ambiente externo, las exigencias del entorno y expectativas de la comunidad, con el fin de construir un diagnstico a partir del cual se determinen las acciones a seguir para lograr los propsitos institucionales.

6.4.3 Planeamiento Estratgico. Cuando se habla de Planeacin Estratgica se

hace referencia a objetivos y estrategias para el mediano y largo plazos. En trminos generales, una estrategia es uno o ms cursos de accin que se escogen para el logro de un objetivo a largo plazo.

La Estrategia es el conjunto de decisiones, que constituyen la respuesta original e inteligente de la Institucin para controlar su medio ambiente externo e impulsar los cambios radicales que la harn ms competitiva en el cumplimiento de su misin. La preocupacin central de las organizaciones al elaborar su estrategia es garantizar su supervivencia exitosa en el largo plazo.

En la definicin de la Estrategia Institucional, juega un papel prioritario el planear estratgicamente, que envuelve tres definiciones:

La primera se refiere a establecer lo que se quiere, es decir, precisar los grandes objetivos o determinaciones de la Institucin para el largo plazo.

La segunda hace referencia a identificar en dnde est la Institucin en la actualidad con relacin a donde quisiera encontrarse, segn la definicin de los grandes objetivos que acaban de formularse para el futuro. Por qu se encuentra en donde est? y a dnde llegara continuando como va?, son dos preguntas de gran ayuda para completar el diagnstico de la situacin actual.

La tercera definicin, implica apreciar la brecha o distancia que media entre donde se encuentra actualmente la Institucin y la posicin futura deseada.


Esta definicin conlleva a estipular las acciones que se requieren para cerrar las brechas encontradas. Las acciones permitiran desplazar la Institucin de donde se encuentra, a la posicin de un futuro mejor.

Desde este marco, se estructura el planeamiento estratgico, compuesto por: Plan Estratgico Institucional El Direccionamiento Estratgico se concreta a partir del Plan Estratgico Institucional; resultado de un ejercicio real de construccin concertada y participativa de planeacin. En atencin a la metodologa establecida, el mando define El Plan Estratgico Institucional al igual que las unidades responsables, que permiten desarrollar las polticas institucionales formuladas, soportadas en los lineamientos generales de poltica determinados por el Director General. Es necesario hacer mencin a la innovacin en la formulacin de este plan estratgico, dentro del cual se establece la construccin de dos elementos bsicos que lo componen como son: Elemento uno: Mapa Estratgico Es la representacin grfica de la MEGA y los Objetivos Estratgicos con su respectiva relacin de causa-efecto. El mapa estratgico es una herramienta que nos permite definir y visualizar los objetivos estratgicos de la Institucin u Oficina/Direccin que se deben alcanzar para poder lograr la misin, la visin y la MEGA (meta grande y audaz). El mapa estratgico describe grficamente cmo el logro de objetivos relacionados con el Cliente interno, los Procesos y los Recursos aportan para el logro de los objetivos de impacto que son los relacionados con la satisfaccin de los Clientes. Es as como se garantiza que la Institucin y todas las unidades tengan objetivos en las cuatro reas, de manera que se balancee el trabajo en las mismas, teniendo en cuenta no slo el impacto a alcanzar, sino tambin el trabajo que hay que realizar en trminos del cliente interno, los procesos y los recursos para poderlo lograr. La construccin del Mapa Estratgico se realiza bajo las siguientes fases:

Fase uno: Definicin de los Clientes de la Polica Nacional


A quin generamos valor (clientes), cmo y qu debemos mejorar en el servicio? En esta fase se identifica a qu clientes debe servir la Institucin, los elementos que cada uno de esos clientes busca en el servicio prestado por la Institucin y las actividades que se desarrollan para ofrecer esos elementos a los clientes. Posteriormente, se priorizan estas actividades de acuerdo con la importancia para el cliente y brecha de cumplimiento, con el fin de enfocarnos en lo que se debe mejorar de nuestro servicio. Los clientes son aquellos que configuran la razn de ser de la Polica Nacional. Es decir, son todas aquellas personas naturales, jurdicas o pblicas a las que constitucionalmente o legalmente la Institucin debe atender. De tal forma, si se acta efectivamente en respuesta a los requerimientos y expectativas de los clientes, se cumple la esencia de la funcin policial.

La identificacin de los clientes se realiza teniendo en cuenta la misionalidad y el nivel de definicin estratgica de la Institucin, dado que es la definicin que constituye el marco para la identificacin de clientes de todas las unidades; se utiliza un instrumento que permite no slo describirlos, sino adems establecer la importancia y priorizacin que tienen para la funcin policial.

El instrumento que se utiliza para su identificacin es una tabla que tiene tres columnas: Clientes, Importancia para la funcin policial y priorizacin de los clientes de acuerdo con la razn de ser de la Polica Nacional.

CLIENTES IMPORTANCIA PARA LA FUNCIN POLICIAL

PRIORIZACIN POR IMPORTANCIA DE ACUERDO CON LA RAZN DE SER DE LA PONAL

Listar todos los clientes que se considere en un principio

que tienen ese rol para la Polica Nacional

Describir en una frase cul es la importancia de ese cliente para la

Funcin Policial

Calificar de 1 a 5, en donde 5 tienen la ms alta importancia y 1 tienen una

importancia baja para el cumplimiento de la razn de ser de la

Polica Nacional

Una vez se tiene esta primera recoleccin de informacin, se tabula la informacin para unificarla y se analiza para poder llegar a aquellos que verdaderamente sean clientes porque son muy importantes para la funcin policial, para definir se usan los dos insumos: la descripcin cualitativa y la calificacin cuantitativa.


Los clientes de la Polica Nacional son todos aquellos a quienes la Institucin les entrega un producto o servicio, por lo que se consideran: La Comunidad, El Estado, La Comunidad Policial, captulo 5 de este documento. Fase dos: Definicin Oferta de Valor La Oferta de valor es una propuesta claramente diferenciada, sobre qu servicios presta la Institucin, que otras instituciones no pueden o muy difcilmente pueden prestar 1

. La oferta de valor es una herramienta que permite evidenciar cual es el valor agregado, o como creamos valor a los productos que entregamos a los clientes.

La oferta de valor para cada cliente est conformada por dos aspectos principales, en primer lugar los elementos, que definen lo que el cliente valora o percibe del servicio que le presta la institucin (el qu) y en segundo lugar estn las actividades, que son aquellas acciones que la Institucin realiza para poder ofrecer esos elementos al cliente (el cmo). De esta forma, se obtienen beneficios importantes para la Institucin, como son:

Focalizacin: Clarifica el entendimiento del desarrollo de la funcin policial en el nivel institucional y en el rol de cada una de las unidades que conforman la Polica Nacional, al enfocarla en lo que el cliente necesita y a partir de esto las actividades a desarrollar.

Priorizacin: Permite ubicar en orden de importancia las actividades que

van a satisfacer al cliente y de igual forma determinar el nivel de brecha de cumplimiento actual frente al esperado, lo cual se constituye en un insumo de vital importancia para la formulacin estratgica y los planes de accin.

RED DE OFERTA DE VALOR

1 POLICA NACIONAL, Gua formulacin del Plan Estratgico Institucional, ao 2007


Cliente de la PONAL

Elemento 2

Elemento 1

Elemento N

ActividadN

ActividadN

ActividadN

Actividad 2

ActividadN

Actividad N

Actividad 1

ActividadN

Elemento de la oferta de valor: Esos aspectos que el cliente

valora

Actividades que apoyan la oferta: Lo que la PONAL

realiza (procesos) para poder ofrecer

los elementos

Figura 8. Red de oferta de valor

Establecidas las ofertas de valor se procede a calificar las actividades de cada una por separado, de acuerdo con el nivel de importancia de cada actividad para el cliente respectivo y el nivel de cumplimiento de cada actividad versus el cumplimiento ideal. Las escalas de calificacin para cada una de estas variables se presentan a continuacin. Escala de calificacin - Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de

valor 5

Alta 4

Alta-Media 3

Media 2

Media-Baja 1

Baja La PONAL est cumpliendo a cabalidad con la actividad.

La PONAL est cumpliendo con la mayora de las caractersticas de la actividad.

La PONAL est cumpliendo algunas de las caractersticas de la actividad.

La PONAL est cumpliendo con pocas caractersticas de la actividad.

La PONAL est cumpliendo con las caractersticas de la actividad.

Escala de calificacin Nivel de importancia para el cliente de la actividad

de la oferta de valor 5

Alta 4

Alta-Media 3

Media 2

Media-Baja 1

Baja La actividad es de suma importancia para el cliente de la PONAL

La actividad es bastante importante para el cliente de la PONAL

La actividad es importante para el cliente de la PONAL

La actividad no es tan importante para el cliente de la PONAL

La actividad no tiene importancia para el cliente de la PONAL

Por ejemplo, si la Actividad A es de suma importancia para el cliente de la Polica Nacional, pero actualmente se ve que, aunque se cumplen con algunas


caractersticas de la actividad, todava existen oportunidades de mejoramiento importantes en la misma, la calificacin debera quedar de la siguiente manera:

Elementos de la oferta de valor

Actividades que apoyan la oferta de valor

Nivel de cumplimiento Nivel de importancia para el cliente

Elemento Actividad A 2 5

Para hacer esta priorizacin, la red de oferta de valor en su representacin grfica se convierte en una matriz de la oferta de valor calificacin de importancia y cumplimiento para el cliente2

, anexo 3 para facilitar la calificacin.

La consolidacin y anlisis de los resultados de la priorizacin de las ofertas de valor, son el insumo importante para determinar cuales son las actividades que requieren ms atencin para la formulacin de los planes de accin, los cuales constituyen la etapa final de la formulacin estratgica. As mismo, el slo ejercicio de desarrollar las ofertas de valor genera una claridad muy importante sobre el enfoque de la Institucin a la satisfaccin de sus clientes, quienes representan la razn de ser y el fundamento de la existencia de la Institucin. Finalmente, dentro de la metodologa de despliegue, este mismo ejercicio se realiza en las unidades de segundo nivel (Direcciones y Oficinas Asesoras). La nica diferencia es que en las unidades la identificacin de clientes parte de los clientes identificados en el primer nivel (institucional), Fase tres: Definicin de la MEGA Cul es esa gran meta que guiar la Institucin a cumplir su visin? Esta fase corresponde a la construccin de una Meta Grande y Audaz (MEGA) para la Institucin en diversas categoras y de cara a los retos que enfrenta. La MEGA se constituye en el norte estratgico retador, unificador y motivador de todos los esfuerzos. La MEGA (Meta Grande y Audaz) constituye el mximo norte estratgico de una organizacin, es una visualizacin de la meta ms ambiciosa en la que se pueda pensar a largo plazo. La MEGA es el gran propsito o sueo que me une a la Visin, es decir, es lo que concreta la Visin y por ende unifica los esfuerzos de

2 Cada una de las actividades con relacin a la importancia y el cumplimiento, las calificaciones y datos de tabulacin del cuadro son hipotticas.


todos los miembros de la Institucin con una fuerza superior. La MEGA es lo que conecta la Misin con la Visin. Dentro de las caractersticas ms importantes de la MEGA se destaca: Es una meta que permite ser cumplida en un tiempo establecido, con el fin de

determinar si se est alcanzando la visin. Es una meta que le aporta a la esencia de lo que debe ser la organizacin.

Meta tan ambiciosa que desafa todas las capacidades institucionales. Es una meta que permite la alineacin de todos los actores de la institucin. Es una meta que define resultados concretos que es posible alcanzar con un

enorme esfuerzo. Es una Meta clara y convincente.

Es un poderoso instrumento para estimular el progreso y sirve como un punto

focal para unificar esfuerzos y crear un inmenso espritu de equipo. Para la construccin de La MEGA se deben tomar en cuenta aspectos fundamentales como: Es indispensable que la MEGA est de acuerdo con la ideologa y propsito

central de la Institucin. La MEGA debe ser clara y generar entusiasmo en aquellos encargados de que

sta se haga realidad. La MEGA claramente, debe exigir un gran esfuerzo y al mismo tiempo ser

alcanzable. La MEGA debe tener entre el 50% y 70% de probabilidades de xito.

La MEGA debe ser retadora en s misma, que an si el lder desaparece o

cambia antes de que se alcance, sta sigue estimulando el progreso en la Institucin.

Construccin de la MEGA:


La construccin de la MEGA se realiza siguiendo unos pasos metodolgicos, dentro de los cuales se tienen: Se debe identificar y definir (primero en grupos y posteriormente en plenaria)

los elementos centrales que debe contener la MEGA. Para este ejercicio es fundamental tener en cuenta los retos ms importantes y los factores crticos de xito de la Polica Nacional.

A cada uno de estos elementos, se establece posteriormente, un Impulsor de la MEGA y se valida en plenaria la identificacin y definicin de la MEGA definitiva.

La construccin se realiza con el diligenciamiento de una tabla que tiene dos columnas: los elementos centrales de la Mega es decir los retos importantes y los impulsores de la Mega el cual es un concepto que permite jalonar el logro de la MEGA hacia los objetivos definidos y que en un momento determinado podran ser tenidos en cuenta como iniciativas estratgicas.

Elementos de la MEGA Impulsor de la MEGA

Retos o factores crticos de xito de la Polica Nacional.

Permite jalonar el logro de la MEGA hacia los objetivos definidos.

Superada la fase anterior, se contina el proceso de estructuracin del mapa estratgico; el cual como se enunci anteriormente es una representacin grfica que permite definir y visualizar los objetivos estratgicos de la Institucin, direccin u oficina asesora que se deben alcanzar para poder lograr la MEGA. Fase cuatro: Definicin del Orden de las Perspectivas Despus de realizadas las fases anteriores, se hace necesario entrar a describir el orden de las perspectivas y los ejes estratgicos como elementos primordiales del mapa estratgico, toda vez que este est compuesto por: 1) Perspectivas, 2) Ejes estratgicos y 3) Objetivos. Una perspectiva es una agrupacin de variables que miden un desempeo. En la metodologa de Kaplan y Norton se definen cuatro: Financiera, Clientes, Interna o de Procesos y la de Aprendizaje y Crecimiento. Estas perspectivas se mantienen en su esencia para el caso de la PONAL, pero fueron ajustadas de manera que reflejaran de forma clara y directa la misionalidad institucional.


Adicionalmente al ajuste en cuanto al nombre de las perspectivas, se hizo necesario definir el orden de las perspectivas de acuerdo con el modelo de creacin de valor de la PONAL. Dado que el impacto de la Institucin se mide en la medida en que sus Clientes estn satisfechos, y todo lo dems apunta al logro de este impacto, las perspectivas y el orden de las mismas definido es el siguiente (de abajo para arriba): Cliente interno: Dado que es la base de todo el proceso de creacin de valor,

es quien desarrolla los procesos y est en contacto con la Comunidad. Procesos generadores de valor: Dado que son los que materializan y

concretan el desarrollo de la funcin policial. Recursos para atender a los clientes: Una vez aclarado lo requerido para el

desarrollo de la funcin policial es que se pueden planear, gestionar y obtener los recursos.

Clientes: En la satisfaccin de los clientes es que se ve reflejado el impacto

final de la Institucin.

Fase cinco: Definicin de los Ejes Estratgicos As mismo, es necesario definir unos ejes estratgicos, que son aquellas reas de desarrollo clave y transversal para la Institucin, que direcciona sus esfuerzos a lograr la MEGA propuesta; para lo cual la Institucin defini tres ejes estratgicos:

Convivencia y seguridad ciudadana Talento humano Excelencia en la gestin

Teniendo en cuenta las perspectivas y los ejes, a continuacin se visualiza la estructura grfica del mapa estratgico institucional y el de todas las direcciones y oficinas asesoras, en la que se observa que las perspectivas son horizontales y se ubican de abajo hacia arriba, y los ejes estratgicos son verticales y se sitan de izquierda a derecha. La cuadrcula que forma el cruce de estas perspectivas y ejes permite evidenciar claramente todas las reas en las que se definen objetivos estratgicos, con el fin de lograr la MEGA.


Estructura bsica del mapa estratgico de la PONAL y sus unidades

Plan Nacional de DesarrolloPoltica de Consolidacin de la Seguridad Democrtica

Plan de Desarrollo de la Polica Nacional

MEGA DE LA PONAL

Clientes

Recursos paraatender a los clientes

Procesos generadores de valor

Clienteinterno

EJE EXCELENCIA EN LA GESTIN

EJE TALENTO HUMANO

EJE DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA

Si quiero esto

Requiero esto

Si logro esto

Obtengo esto

Figura 9. Estructura bsica del mapa estratgico

Fase seis: Construccin de los objetivos por eje estratgico y perspectivas. El proceso de construccin de los objetivos se realiza de arriba hacia abajo, es decir, de la perspectiva de Clientes hacia la de Cliente Interno. La razn para construirlos de esta manera es que se inicia con la definicin del impacto que queremos lograr, para que a partir de esto podamos definir lo que tenemos que hacer en trminos de Recursos, Procesos y Cliente Interno para poderlo lograr. En el taller de construccin del mapa estratgico se trabaja en grupos (un grupo por cada eje estratgico, trabajando las cuatro perspectivas para ese eje), el equipo facilitador unifica el trabajo de los tres grupos en un solo mapa y se hace una revisin y ajuste del mismo leyndolo en plenaria. La lectura del mapa s se hace de abajo hacia arriba (es decir, de la perspectiva de Cliente interno hacia la de Clientes), con el fin de mostrar paso por paso cmo los objetivos crean valor hasta que llegan al logro de la MEGA. Los objetivos grficamente se sitan en la parte correspondiente segn su perspectiva y eje estratgico, como se describe en el anexo 4, Mapa Estratgico Institucional Fase siete: Definicin de las relaciones causa-efecto


Los objetivos de cada una de las cuatro perspectivas estn unidas entre s por relaciones causa-efecto. Alinear los objetivos es la clave de creacin de valor y por lo tanto de una estrategia focalizada e internamente consistente. Un mapa estratgico se construye de arriba a abajo, pero se lee e implementa de abajo hacia arriba. Las relaciones de causa-efecto muestran cmo el cumplimiento de un determinado objetivo en una de las perspectivas, impulsa el cumplimiento de otro objetivo en la siguiente perspectiva hacia arriba, asegurando que el mapa tenga la estructura lgica de cmo se crea valor en la Institucin y cul es el camino para apalancarlo. Para definir las relaciones causa-efecto la frase clave es Si logro esto, obtengo esto, como se puede observar en la parte inferior derecha de la versin del mapa institucional presentado a continuacin, lo que quiere decir que si se logra cierto objetivo de la perspectiva de la base del mapa se logra un objetivo de una perspectiva superior del mismo El Mapa Estratgico es un diagrama que describe todos los objetivos estratgicos de la Institucin o de la dependencia, est organizado por las principales perspectivas seleccionadas a nivel institucional (clientes, recursos para atender a los clientes, procesos generadores de valor y cliente interno). El mapa busca conectar los objetivos estratgicos en una relacin causa efecto en cada una de las perspectivas enunciadas. El mapa estratgico institucional ser el mapa de la Polica Nacional, y el mapa estratgico de segundo nivel ser el de las direcciones y oficinas asesoras. En el mapa estratgico institucional, se puede observar cmo los objetivos estn unidos por flechas que van de abajo hacia arriba, mostrando estas relaciones. La definicin de estas relaciones de causa-efecto es un insumo muy importante para la definicin de los indicadores, ya que con stas se visualiza cmo el logro de las metas fijadas con los indicadores de los objetivos situados en las perspectivas de la parte inferior del mapa aporta para indicadores de los objetivos de la parte inferior del mapa, aportan al alcance de las metas fijadas con los indicadores que materializan el logro de los objetivos de las perspectivas de la parte superior. Elemento dos: Cuadro de Mando Integral (CMI) 3

3 OPORTUNIDAD ESTRATEGICA, Formulacin y ejecucin de la estrategia de la Polica Nacional .Compilacin Metodolgica, ao 2009


Conceptualizado como una herramienta estratgica de administracin de organizaciones que muestra continuamente cundo una organizacin y sus empleados alcanzan los resultados definidos en el mapa estratgico, est compuesto por los indicadores y metas. Por esta razn, para su formulacin se requiere seguir una metodologa participativa a travs de la cual se construya la planeacin estratgica de la Institucin, y, a partir de stas, sus respectivos objetivos estratgicos, indicadores, metas e iniciativas estratgicas, entendidas como las actividades, programas, proyectos o esfuerzos especiales que contando con recursos asignados (humanos, financieros) contribuyen al logro de uno o varios objetivos estratgicos. Se identifica como especial porque no es una accin de rutina, es una accin de cambio, estas iniciativas dan origen a los planes de accin. Una vez este proceso participativo de construccin culmina, el Plan Estratgico exige un seguimiento disciplinado y continuo de los resultados obtenidos en los planes de accin de acuerdo con los objetivos planteados, esto se medir a travs del Cuadro de Mando Integral (CMI), con el fin de establecer la medida en que nos acercamos o no a las metas definidas.

El proceso de construccin y actualizacin peridica del Plan Estratgico Institucional en la Polica Nacional se compone del siguiente desarrollo metodolgico de los dos elementos mencionados anteriormente, as: Una vez construido el Mapa Estratgico, lo que queda para completar el Plan Estratgico Institucional (PEI), es definir los indicadores que van a medir los objetivos del Mapa Estratgico y sus respectivas metas, lo cual se denomina Cuadro de Mando Integral (CMI). Estos constituyen el insumo fundamental para la formulacin de los planes de accin, los cuales desarrollan a mayor profundidad las iniciativas estratgicas alineadas a las metas del indicador y los objetivos estratgicos formulados y las enmarcan en un periodo de un ao. En cada nivel de despliegue de la Institucin, se definen indicadores de acuerdo a los respectivos objetivos definidos en el Mapa Estratgico, permitiendo as la creacin de cuadros de mando por niveles.


Figura 10. Despliegue CMI Tal como se mencion, el CMI define un conjunto de indicadores que permiten un correcto monitoreo y seguimiento en los diferentes niveles de la institucin. La medicin realizada en el marco del CMI debe tener los siguientes atributos:

Pertinencia: La medicin debe reflejar lo establecido en los objetivos estratgicos

Precisin: El grado en que la medida refleja el orden de magnitud Oportunidad: La medicin debe ser en el momento que se necesita (ni

antes ni despus) Economa: Debe existir una buena relacin beneficio/costo en la medicin Confiabilidad: La fuente de la medicin debe ser veraz

Elaboracin del Cuadro de Mando Integral El cuadro de mando integral CMI, es aquel que contiene la totalidad de los indicadores definidos, con respecto a los objetivos estratgicos identificados en el Mapa Estratgico Institucional o de Segundo Nivel. El CMI se elabora a partir de las variables definidas en la Suite Visin Empresarial (BSC, software a travs del cual se sistematizar el CMI de la PONAL), cuyos componentes se describen a continuacin y representados en el anexo 5 formato cuadro de mando integral:

Perspectiva: Corresponde a la perspectiva del mapa estratgico a la que pertenece el objetivo.


Ponderacin (%): Corresponde a la ponderacin que se le vaya a asignar a cada perspectiva de acuerdo a su importancia (peso) dentro de los resultados de la Institucin. La suma de las ponderaciones de las cuatro perspectivas debe dar como resultado 100%.

Objetivo estratgico: Corresponde exactamente a los objetivos definidos en el mapa estratgico.

Ponderacin (%): Siguiendo la misma lgica descrita en la anterior ponderacin, esta columna se refiere a la importancia (peso) que cada objetivo tiene en su respectiva perspectiva. Por consiguiente, la suma de las ponderaciones de esta columna debe sumar 100% para cada perspectiva.

Descripcin del objetivo: Es una nota aclaratoria que explica y ampla el alcance del objetivo.

Ponderacin (%): Siguiendo la misma lgica descrita en las anteriores ponderaciones, esta columna se refiere a la importancia (peso) que cada indicador tiene en su respectivo objetivo (recordemos que un objetivo puede tener varios indicadores). Por consiguiente, la suma de las ponderaciones de esta columna debe sumar 100% para cada objetivo.

Nombre del indicador: Debe contemplar nicamente la caracterstica, el evento o el hecho que se quiere controlar, y se expresar en cantidad, tasa, proporcin, porcentaje u otros.

Descripcin del indicador: Explica la medicin de la caracterstica, el evento o hecho que se va a medir. Es la definicin operacional en palabras.

Definicin operacional: Es la expresin matemtica con la cual se calcula el indicador, la cual debe mostrar de forma explcita el algoritmo o el procedimiento requerido para llegar a esa expresin.

Temporizador: Cada cuanto se va a medir el indicador (Ejemplo: Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual).

Lnea de Base: Situacin actual. Es el punto cero de la medicin, es decir que es el valor del indicador al momento de iniciar la medicin. Por ejemplo, en este caso la lnea de base es el valor del indicador a finales de 2008.

Metas: Es la situacin a la que se quiere llegar con el indicador., son valores, esperados o deseados en un marco temporal especifico para un indicador estratgico. Las metas se definen de acuerdo a la frecuencia de reporte del indicador.

Responsables: Es el dueo del indicador, es quien debe velar por su evolucin y el alcance de las metas. Adicionalmente se deben especificar para cada nivel (estas columnas estn en la versin ampliada de la matriz en formato de hoja de clculo): Responsable de fijar los parmetros de la medicin


Responsable de fijar el valor de la meta Responsable de hacer la medicin

Observaciones: En caso que se requiera hacer alguna aclaracin en

cuanto al indicador, las ponderaciones, las metas o los responsables, esta es la casilla en la que se deben hacer.

Anlisis de Coherencia, Pertinencia y Suficiencia- C.P.S. Para la formulacin del Direccionamiento Estratgico es necesario manejar un nuevo elemento de focalizacin que es el anlisis de coherencia, pertinencia y suficiencia; el desarrollo de este anlisis permite proyectar planes estratgicos acordes con la visin y MEGA institucional, alineado con la misin de acuerdo con las necesidades y expectativas de la comunidad. Coherencia: continuidad de pensamiento y propsito, desde la declaracin de la visin hasta la formulacin de las metas, su alineacin y armona estructural, es decir el grado de correspondencia lgica que existe entre los distintos niveles de intervencin desde la fundamentacin de la poltica hasta las distintas unidades de intervencin como los programas, proyectos y planes de accin que operacionalizan esos principios. Pertinencia: alineacin entre los Objetivos Estratgicos, las metas a lograr, las Polticas Institucionales, y las Iniciativas Estratgicas a desarrollar (los Ques de la meta, alineado al objetivo) y el contenido del Planteamiento Estratgico. Este criterio se refiere al nivel de correspondencia que existe entre un determinado requerimiento de la comunidad objeto y los mecanismos, procedimientos, recursos y tcnicas que se seleccionan para su satisfaccin. Suficiencia: las Iniciativas Estratgicas formuladas son suficientes para el logro del Objetivo Estratgico establecido en las metas. Cuando se trata de Iniciativas Estratgicas, entendidas como las actividades, planes, programas, proyectos o esfuerzos especiales que contando con recursos asignados (humanos, financieros) contribuyen al logro de uno o varios objetivos estratgicos es necesario hacer referencia a las grandes acciones, donde se contemplan: Despliegue del plan estratgico con tareas de recurso


El Mapa Estratgico Institucional en el que se identifican los objetivos estratgicos, con su respectivo Cuadro de Mando Integral (Metas e indicadores), constituyen el primer nivel del Plan Estratgico, los cuales dan origen a la identificacin de los Objetivos Estratgicos de segundo nivel, esta definicin se realiza determinando el compromiso de acuerdo a la misionalidad de la Direccin u Oficina Asesora con los objetivos Estratgicos Institucionales o de Primer nivel, permitiendo de esta forma construir el mapa estratgico y Cuadro de Mando Integral, denominado de segundo nivel, de esta forma se hace explcito el ejercicio de despliegue, establecido para un perodo de largo plazo. La articulacin del Mapa Estratgico de segundo nivel con el Mapa Estratgico de Primer nivel se realiza a travs de los objetivos estratgicos identificados en cada una de las perspectivas. Metodolgicamente a cada uno de los objetivos tanto de primer nivel como del segundo se le define los indicadores con los que se medir su cumplimento, de igual forma se determinan las iniciativas estratgicas, punto de partida para la elaboracin de los planes de accin anual, formulados para el cierre de las brechas o vacios identificados en el anlisis de la realidad institucional y las ofertas de valor. El Despliegue Las policas metropolitanas, departamentos de Polica, escuelas de formacin, puntos de servicio de bienestar social y reas de sanidad que represe

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