manual de calidad y gestion integral

Instituto Nacional de Vias PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y GESTIÓN

PRESUPUESTAL MANUAL DE CALIDAD Y GESTIÓN INTEGRAL DEL

INTITUTO NACIONAL DE VIAS -INVIAS

CÓDIGO EPIGPT - MN - 1

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ELABORADO

EQUIPO TECNICO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Grupo Desarrollo Organizacional

REVISADO

GERMAN PEÑA MATEUS Líder del Proceso EPIGPT

APROBADO

MARIA DEL PILAR ARANGO VIANA Representante de la Dirección SGC

21 Mayo de 2015

Instituto Nacional de Vias Planeación Institucional y Gestión Presupuestal

MANUAL DE CALIDAD Y GESTIÓN INTEGRAL DEL INTITUTO NACIONAL DE VIAS -INVIAS

CÓDIGO EPIGPT- MN -1

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TABLA DE CONTENIDO

RESEÑA HISTÓRICA, INVÍAS 20, AÑOS MÁS KILÓMETROS DE VIDA…….3

PRESENTACIÓN MODELO DE GESTIÓN………..…………………………….. 4

MISIÓN Y VISIÓN………………………………………………………………… …9

VALORES INSTITUCIONALES PARA SERVIR CON CALIDAD……………...11

ALCANCE DEL MODELO DE GESTIÓN……………………………………… ..12

PROMESA DE VALOR DE GESTIÓN INTEGRAL…………………………… ..13

OBJETIVOS DE GESTIÓN INTEGRAL........………………………………… …15

MAPA DE PROCESOS………………………………………………………….....16

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL MODELO DE GESTIÓN…..... ..21

PINCIPIOS DE CALIDAD APLICADOS EN LA GESTIÓN DEL INVIAS...……22

APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001 Y

NTCGP 1000 EN INVIAS…………………………………………………………..26

ACTIVIDADES DE GESTIÓN INTEGRAL…………………………………….….29

REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS………………….…30

GLOSARIO DE GESTIÓN INTEGRAL.…………………………………………...31

ANEXO. CARACTERIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS…….39




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1.RESEÑA HISTÓRICA, INVÍAS 20, AÑOS MÁS KILÓMETROS DE VIDA

Dos décadas de continuo cambio.

El 30 de diciembre de 1.992, mediante Decreto 2171 fue creado el Instituto Nacional de Vías, producto de la reestructuración del Fondo Vial Nacional, con una red vial inicial a cargo de 12.398 kilómetros, constituida por las carreteras que comunican las principales zonas de producción y consumo entre sí, con los puertos marítimos y las fronteras con los países vecinos; el inicio de las funciones del INVIAS, se da a partir del primero de enero de 1994. En el año 1996 mediante decreto 426 del 5 de marzo, se modificaron los estatutos y la estructura interna del Instituto Nacional de Vías y se crearon las Direcciones Territoriales. Con el Decreto 1974 de 1997 se fusionó la Subdirección de Monumentos Nacionales del Instituto Nacional de Vías al Ministerio de la Cultura. En el año 2003 mediante decreto 1800 de julio se creó el Instituto Nacional de Concesiones, INCO, así la infraestructura de transporte a cargo del Instituto Nacional de Vías, INVÍAS, se transfirieron mediante acto administrativo al nuevo INCO (hoy agencia Nacional de Infraestructura) 5.433,44 kilómetros de vías para ser desarrollados en proyectos de concesiones. Mediante Decreto 2056 del 24 de julio de 2003 se modifica la estructura del INVIAS y se dictan otras disposiciones, se trasladan al INVIAS 27.577.45 kilómetros de red terciaria del extinto Fondo Nacional de Caminos Vecinales. En el 2013 y con el objetivo de fortalecer la entidad y profesionalizar la planta, mediante el decreto 2618 del 20 de noviembre se modificó la estructura del INVÍAS y se




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determinaron las funciones de sus dependencias. El decreto 2619 de mismo año modificó la planta de personal. Hoy esta nueva planta cuenta con 915 cargos. En 2014 el INVÍAS cumple dos décadas de funcionamiento y con ellas 257 funcionarios completan 20 años de labores en el Instituto. Son 20 años de amistad y entrega, manteniendo su compromiso, esfuerzo y dedicación. INVÍAS tiene un camino trazado con una imagen que representa la solidez, experiencia y transparencia, un camino recorrido en el que hemos construido Más Kilómetros de Vida, generando comunicación entre regiones para el desarrollo económico y social del país. Dos décadas en las que hemos Transformando a Colombia.

2.PRESENTACIÓN MODELO DE GESTIÓN INVIAS 20 AÑOS

En el marco de los 20 años del INVIAS y del Decreto de Fortalecimiento 2618 del 20 de noviembre de 2013 y teniendo en cuenta que el Instituto Nacional de Vías – INVIAS, se encuentra hace varios años certificado bajo el estándar nacional de NTCGP 1000, y por el estándar internacional ISO 9001; en la conmemoración de fecha tan importante, se diseña y asume un Modelo de Gestión, más ambicioso, con nuevos retos y desafíos para que INVIAS esté a nivel de las organizaciones de clase mundial.

El Modelo de Gestión, está representado en la figura de un Timón, elemento de fácil comprensión para el personal de todos los niveles de la organización, y cercano a la simbología del que hacer del Instituto en relación con la Infraestructura para el Transporte Intermodal; este Timón presenta las principales directrices estratégicas que orientan la gestión del Instituto. A continuación se presenta una descripción general de cada una de estas líneas estratégica o ejes temáticos. Por otra parte el diseño del Modelo de Gestión, contempla varios ejes temáticos complementarios a la gestión, como son:

El HORIZONTE ESTRATÉGICO, que conduce a la definición y alineación de una

nueva Misión y Visión de la Entidad, alineadas al nuevo Plan Nacional de

Desarrollo.

En el centro del Timón, se observa la fotografía de una Vía, la cual resalta la

esencia del INVIAS, hacer vías, como lo refiere el Himno del Instituto; una imagen

vale más que mil palabras.




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Se encuentran dos perspectivas de la gestión del instituto, una CENTRALIZADA, en

relación a nuestro aporte a grandes proyectos y otra DESCENTRALIZADA, en

relación con nuestra gestión territorial y aporte a las comunidades en las regiones.

En el centro del Modelo de Gestión se enmarcan algunos de los elementos

establecidos como estratégicos en la Gestión institucional, por parte de la Dirección

General, en relación con la prioridad en la EJECUCIÓN tanto FÍSICA como

FINANCIERA.

Entre otras directrices estratégicas se destacan los ejes temáticos denominados

como: INNOVACIÓN Y DESARROLLO TECNOLÓGICO en Infraestructura Vial, así

como, la CONECTIVIDAD Y MOVILIDAD REGIONAL INTERMODAL; como

referentes del impacto del que hacer del INVIAS en el territorio.

La GESTIÓN INTEGRAL; el Modelo de Gestión propone a la Entidad, avanzar hacia

un enfoque más holístico e Integral, donde además del componente de Gestión de

Calidad, se incorporen otros elementos de gestión orientados a:

La prevención y protección del medio ambiente aplicando el estándar de ISO 14001:2004; a la prevención y control de peligros y riesgos que puedan afectar a la seguridad y salud en el trabajo, bajo el estándar OHSAS 18001:2007; así como la prevención de riesgos que puedan afectar a la seguridad de la información, bajo el estándar internacional ISO 27001:20013.

El Ciclo PHVA – Planear, Hacer, Verificar y Ajustar; busca fortalecer la gestión del

Instituto en la cultura de Planear lo que se hace para alcanzar resultados, se Hace

lo que se planea, se verifica periódicamente lo que se hace y se Ajusta con

Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

Los ejes de PROCESOS y de RESULTADOS, enmarcan el nuevo enfoque de

gestión que busca, más que una orientación a múltiples actividades, un mejor

enfoque a resultados establecido en la caracterización de 12 nuevos procesos, en

cuatro niveles: los Estratégicos, los Misionales, los de Apoyo y uno transversal de

evaluación. Con el enfoque a Resultados también se busca que se establezcan y




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prioricen indicadores que generen un mayor valor agregado para la toma de

decisiones de la Entidad y en particular de la Alta Dirección.

El componente de CULTURA ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO, busca destacar la importancia de la participación del personal de todos

los niveles de la organización para lograr el adecuado desempeño del Modelo de

Gestión; también se orienta a la importancia de generar acciones de formación y

comunicación interna, que contribuyan al conocimiento, comprensión del Modelo

que guiará el Horizonte estratégico de la Entidad, a corto, mediano y largo plazo;

contribuyendo así a fortalecer el sentido de pertenencia y el orgullo institucional.

A continuación se presenta la figura del Timón Estratégico, que representa el nuevo Modelo de Gestión del Instituto Nacional de Vías – INVIAS, el cual fue aprobado por la alta dirección el 1° de Octubre de 2014, y 12 ideas clave para facilitar la comprensión del Modelo de Gestión del INVIAS, resumiendo la simbología y significados del mismo.




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Modelo de Gestión del Instituto Nacional de Vías – INVIAS.

Figura. Timón Estratégico INVIAS




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12 Ideas Clave sobre el Modelo de Gestión

1. La figura de Timón, porque el Modelo nos sirve para conducir y direccionar la gestión del Instituto.

2. La fotografía de una Vía, en el centro del Timón, resalta la esencia del INVIAS, hacer vías, como lo refiere el Himno del Instituto.

3. La Ejecución Física y Financiera de Obras Viales, nos concentra en los ejes centrales del énfasis del Instituto.

4. El Eje denominado Horizonte estratégico, se refiere a la Misión, Visión y valores que guía nuestra gestión.

5. Los ejes de Innovación y Desarrollo Tecnológico de Infraestructura Vial, así como, el de Conectividad y Movilidad Regional Intermodal, son Directrices Estratégicas en nuestra gestión.

6. La Gestión de la Entidad, tiene Dos Perspectivas, una Centralizada, en relación a nuestro aporte a grandes proyectos y otra Descentralizada, en relación con nuestra gestión territorial y aporte a las comunidades en las regiones.

7. El eje de Procesos, hace referencia a los 12 procesos que se han establecido en 4 niveles: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.

8. El eje de Resultados, se refiere al propósito de optimizar el enfoque a resultados que entrega la Entidad a través de los productos y servicios que brindamos a la comunidad.

9. Cultura Organizacional y Gestión del Talento Humano. Este Eje está en la base del Modelo de Gestión, dado que cuando hay compromiso del Talento Humano se logra una Cultura Organizacional orientada hacia una Gestión Pública de Excelencia.

10. Los 4 Ejes de Gestión relacionados con el compromiso que debemos tener todos con la Calidad, lo Ambiental, la Salud y la Información, se refieren a la integralidad que se busca para optimizar el desempeño del Instituto.

11. El ciclo PHVA, destaca la importancia fortalecer la Planeación, el Hacer, la Verificación y las Acciones de Mejora del INVIAS en su aporte a la construcción de un nuevo país.




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12. Conocer nuestro Modelo de Gestión nos dará mayor Sentido de Pertenencia y nos orientará hacia la EXCELENCIA.

3.MISIÓN Y VISIÓN

Misión.

En el marco del Decreto de Fortalecimiento, se actualizó la Misión, buscando resaltar la esencia de la razón de ser del INVIAS, en relación con la Infraestructura de la Red Vial, para renovar el sentido de pertenencia y la orientación al servicio de los ciudadanos, alineada con el lema del Instituto, “Construyendo Vías Forjamos Futuro”.




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Visión.

Con base en las directrices del actual Plan Nacional de Desarrollo y de los principales temas relacionados con las prioridades que se han establecido por el Gobierno en el marco del proceso de paz, se definió la nueva Visión, la cual enmarca el horizonte hacia donde se orienta la gestión del INVIAS a mediano y largo plazo.




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4.VALORES INSTITUCIONALES PARA SERVIR CON CALIDAD




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5.ALCANCE DEL MODELO DE GESTIÓN

El Modelo de Gestión del Instituto Nacional de Vías – INVIAS, tiene un alcance inicial enfocado en el fortalecimiento y mejora de la Gestión de la Calidad, implementada con la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Internacional ISO 9001:2008. Esto incluye 12 Procesos, como son:

Los Procesos Estratégicos, Planeación Institucional y Gestión presupuestal y Gestión de Tecnologías de información y Comunicación,

Los Procesos Misionales, Gestión de innovación y Reglamentación de la Infraestructura, Gestión Social y Ambiental en proyectos de Infraestructura, Gestión del Riesgo Vial y Gestión de la Infraestructura vial. Los Procesos de apoyo, Gestión del Talento Humano, Control Financiero y Contable, Administración de bienes y servicios, Gestión Legal y Defensa Judicial, Gestión Contractual.

Y como Proceso de Evaluación, denominado Evaluación y seguimiento.

Adicionalmente, en el marco del Modelo de Gestión, el INVIAS busca de forma progresiva la aplicación de otros estándares internacionales, que contribuyan al mejoramiento continuo y a beneficiar a otros grupos de interés; con una gestión integrada e integral, por lo que se incorporan en el presente manual algunos elementos que contribuyen a la generación de cultura de gestión integral con orientación de otras normas como: la Norma ISO 14001:2004 para la Gestión Ambiental; la Norma OHSAS 18001:2007 para la Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y la Norma ISO 27001:2013 para la Gestión en Seguridad de la Información; articuladas a la legislación nacional, con actividades integradas por el ciclo de PHVA.




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6.PROMESA DE VALOR DE LA GESTIÓN INTEGRAL DEL INVIAS Y OBJETIVOS

DE GESTIÓN

La Promesa de valor equivale a la Política de Gestión, pero tiene una connotación especial, dado que resalta las promesas que hace el Instituto a sus Usuarios y Grupos de Interés con un valor agregado, es decir que asume compromisos que no se quedan, en los cumplimientos mínimos; sino que asume retos adicionales para que la gestión sea con un enfoque de gestión integral con la tendencia de las organizaciones modernas de clase mundial. El componente pedagógico de las figuras, busca que se entienda de forma fácil y simple, que el INVIAS trabaja con calidad en las vías, con protección de la seguridad y salud de sus trabajadores, con cuidado ambiental y con seguridad en la información. Los objetivos son cuatro generales, donde establecen los propósitos pretendidos en cada uno de los ejes de la gestión integral, y se orientan a fortalecer el compromiso con los diferentes grupos de interés, a mejorar el desempeño de la organización y una gestión integrada e integral. De los objetivos que se presentan en este capítulo se desprenderán Programas, Planes, Procedimientos o buenas Prácticas que contribuyan a logro y los mejores resultados del Instituto Nacional de Vías, manteniendo su compromiso que lo ha caracterizado en los más de 20 años de servicio al desarrollo económico y social del país.




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7.OBJETIVOS DE GESTIÓN INTEGRAL

1. Incrementar la calidad, oportunidad y transparencia, en la ejecución física y

financiera de la infraestructura vial, impulsando en beneficio de la comunidad, la

conectividad intermodal de la red de transporte del país.

1. Incrementar acciones y controles que contribuyan a la protección de la seguridad y

salud de todos los trabajadores de la Entidad, y a la mitigación de peligros y riesgos

en las instalaciones, en el uso de equipos y en la ejecución de los procesos,

contribuyendo a la calidad de vida.

2. Incrementar la promoción de prácticas orientadas a la optimización de los recursos

naturales, al control de la contaminación y a la generación de sensibilidad ambiental

en los grupos que participan en las actividades internas y externas del Instituto,

comprometidos con la sostenibilidad.

3. Incrementar la aplicación de controles y prácticas para garantizar la seguridad,

integridad y confiabilidad de la información de la gestión del Instituto, y para que

esté accesible a los usuarios y grupos de interés.




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8. MAPA DE PROCESOS INVIAS

En el Instituto Nacional de Vías – INVIAS, contamos con 12 Procesos aprobados, los cuales están clasificados en cuatro niveles, de acuerdo con la naturaleza de los resultados que entregan y para efectos didácticos se distinguen por colores así:




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Los de Color Verde, son los Procesos Estratégicos: Instancias en las que se toman las decisiones de mayor impacto para la entidad y sus servicios, y por ende dependen de la alta dirección.

Los de Color Naranja, son los Procesos Misionales: son aquellos donde se articulan las principales actividades que permiten la realización del producto o la prestación de servicios ofrecidos por el INVIAS a los Usuarios o Clientes externos; se encargan especialmente de asegurar la razón de ser de la Entidad.

Los de Color Azul, son los Procesos de Apoyo. Son los procesos que generan productos y servicios para usuarios y procesos internos de la Entidad, y para usuarios externos de los Procesos Misionales, dando un soporte muy valioso para el adecuado desempeño de la Entidad.

El de Color Rojo, es el Proceso de Evaluación. Los procesos de evaluación son los que de forma independiente apoyan la evaluación de la gestión de la Entidad, y contribuyen al seguimiento que lleva a identificar tanto logros como oportunidades, de igual manera se orientan a desarrollar una mayor capacidad o mejora en la entidad.

SOBRE LA DESCRIPCIÓN O CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS.

Para facilitar la comprensión de la forma como se caracterizaron los procesos, se presenta ilustración con la imagen de la caracterización de uno de nuestros procesos. El compendio completo de las 12 caracterizaciones las encontraremos al final del Manual como anexo.




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Los principales elementos que caracterizan o describen un proceso son:

El Objetivo, los Resultados (Productos / Servicios), los Usuarios o Clientes, los Proveedores, los Insumos, las Actividades del PHVA – Planear, Hacer, Verificar, Ajustar o Actuar para Mejorar.

Todos los procesos se han caracterizado en el marco del Mapa de Procesos y desde el título se puede establecer si el proceso está clasificado como: Estratégico, Misional, de Apoyo o de Evaluación; posteriormente es clave tener claro cuál es el objetivo que persigue el proceso, luego determinamos cuáles resultados entregamos para alcanzar el




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objetivo, es decir, los principales productos y servicios y se ilustra con una foto o figura didáctica y se indica quienes son los clientes o usuarios internos o externos que los reciben; así mismo, se detallan cuáles son los proveedores internos o externos y los respectivos insumos que entregan para el adecuado desempeño del proceso.

Posteriormente, encontramos las actividades generales que realizamos a través de la cadena de valor del proceso, teniendo en cuenta las cuatro grandes etapas de la gestión del proceso, como son: las actividades con las que Planeamos el proceso, las actividades del Hacer o de la Ejecución, luego las de Verificación y finalmente las actividades que aplicamos para Ajustar o mejorar los resultados del proceso.

Sobre la interacción de los procesos. Como la calidad se logra en equipo, sabemos que para que el INVIAS tenga una Gestión Pública de Calidad, todos los procesos son importantes, y es clave reconocer que con algunos se interactúa de manera especial para asegurar los resultados; por eso en la caracterización de nuestro proceso indicamos si en alguna actividad interactuamos con algún proceso en especial y lo identificamos con su nombre, figura y color de acuerdo con las convenciones utilizadas para cada tipo de proceso.

Elementos Complementarios de la caracterización de Proceso.

En la parte inferior de la caracterización de los procesos encontramos las siguientes figuras pedagógicas, que nos recuerdan algunos temas complementarios que son definitivos para el adecuado desempeño del proceso y se describen a continuación:

La Legislación. Nos indica los requisitos de ley o reglamentarios, que debemos cumplir en los procesos; esta información la encuentro en el normograma.

La Información Documentada. Indica los manuales, guías, procedimientos, que me ayudan a indicar cómo se opera el proceso, esta documentación la podemos encontrar en el aplicativo donde se administra la documentación.




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Los Aplicativos. La información documentada y los registros que evidencian el desempeño de los procesos, algunas veces se encuentran almacenados y son procesados en aplicativos que se constituyen en uno de los activos de información más importante, por esto deberíamos conocer cuales aplicativos utilizamos para el desempeño de nuestros procesos; así mismo, debemos actualizarlos y darles uso adecuado para asegurar la calidad del proceso y porque el Instituto ha invertido recursos importantes en su desarrollo o adquisición; adicionalmente, porque son herramientas que nos permite vivir la filosofía de Gobierno en Línea y como parte de la Modernización del INVIAS.

Los Riesgos. Los riesgos nos alertan sobre la importancia de prevenir y mitigar situaciones que puedan afectar el logro de los resultados de los procesos; estos los encontramos en las Cartas de Riesgos, metodología adoptada por el Instituto para dichos fines y publicados en el aplicativo donde se administra la documentación.

Los Indicadores. Nos ayudan a medir el desempeño de los procesos y el logro de los objetivos, y se encuentran en los aplicativos para tales fines.




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9. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL MODELO DE GESTIÓN

El Instituto Nacional de Vías – INVIAS, cuenta con las siguientes instancias de responsabilidad y autoridad para el Modelo de Gestión:

Instancias de Autoridad.

Alta Dirección. Conformada por el Director General y su equipo de directivos, quienes establecen las principales directrices y toman las máximas decisiones que impactan al Modelo de Gestión, a través de instancias como los siguientes comités: el de Dirección, el Institucional de Desarrollo Administrativo y el de Control Interno y Calidad.

Representante de la Dirección. Este rol es ejercido por la Secretaría General.

Líder Coordinador de la Implementación. Rol ejercido por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, con el apoyo directo del Grupo de Desarrollo Organizacional.

Líderes de Procesos. Se refiere a quienes tienen autoridad para la toma de decisiones, orientadas al logro de los resultados, se encuentran establecidos en las caracterizaciones de procesos.

Apoyo Técnico a la implementación. Los líderes de los procesos cuentan con el valioso apoyo y participación en la implementación de los Facilitadores de Proceso.

Líder de la Evaluación Independiente. Rol ejercido por el Jefe de la Oficina de Control Interno, tanto de la implementación como de las Auditorías Internas.

Apoyo Técnico a la Evaluación. Se cuenta con la valiosa participación y apoyo técnico en la evaluación, con el Grupo de Auditores Internos, tanto de Planta Central como de las Direcciones Territoriales.




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10. PRINCIPIOS DE CALIDAD APLICADOS EN LA GESTIÓN DEL INVIAS

Enfoque hacia el cliente. La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumplan con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. En INVIAS, son varios los grupos que reconocemos como usuarios, clientes o grupos de interés; entre ellos: los ciudadanos usuarios de las vías, las entidades locales y departamentales; que se benefician de la financiación de proyectos de infraestructura como aporte a la conectividad intermodal; la academia que se beneficia de la gestión del conocimiento y tecnología blanda que genera el Instituto a través de sus manuales, especificaciones técnicas que se constituyen como base importante para la formación de los profesionales del sector de la infraestructura, así mismo, la Vicepresidencia de la República y el Ministerio de Transporte a quien entregamos resultados de calidad, a las entidades del Estado a quienes se les suministran informes confiables y oportunos; y a los ciudadanos en general que se benefician de la información y de nuestra cálida atención tanto en Planta Central como en las Direcciones Territoriales.

Liderazgo. Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad, es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o

http://www.invias.gov.co/invias/hermesoft/portalIG/hmsigeditor/





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particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. En el INVIAS, existe un estilo de liderazgo con gran orientación a los resultados y a la calidad de los productos y servicios hacia los usuarios y grupos de interés. Para lograr la unidad de propósito se desarrollan espacios como: Comité de Dirección, Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, Comité de Control Interno y Calidad, éste último opera por resolución tanto a nivel Central como a nivel Territorial.

Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad. En INVIAS tanto funcionarios como contratistas tenemos compromiso con la calidad, ya que somos conscientes que la calidad es un asunto de todos. El Instituto implementa estrategia para promover la participación del personal en el Modelo de Gestión como: La Oficina Móvil de Calidad que llega tanto a los equipo de Planta Central, así como a las Direcciones Territoriales, de igual manera, se desarrollan Encuentros de Facilitadores y espacios de capacitación para actualización de auditores y diferentes temáticas para el fortalecimiento de competencias; también, se desarrollan Mesas Temáticas de Trabajo para involucrar a los participantes de los procesos en la actualización y mejora de los mismos.

Enfoque basado en procesos. En las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

El INVIAS tiene implementada una red de 12 Procesos con una orientación pedagógica y enfoque a resultados, los cuales en su diseño y caracterización destacan la interacción para el logro de los propósitos.






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Enfoque del sistema para la gestión. El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. En el Instituto buscamos la aplicación del enfoque sistémico en la articulación entre los cuatro niveles de procesos que existen como son: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación; también a través del enfoque sistémico que busca dar a corto y mediano plazo con un Modelo de Gestión Integrado e Integral, que incluya estándares y buenas prácticas, además de calidad, de gestión ambiental, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad de la Información.

Mejora continua. Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.

Como parte del Mejoramiento Continuo el Instituto busca implementar mejores prácticas, que permitan optimizar el desempeño de la gestión, por lo cual se impulsan objetivos orientados a 4 ejes temáticos para que en el INVIAS trabajemos con Calidad en para nuestros Usuarios, con Protección al Medio Ambiente, con Seguridad y Salud para los Trabajadores y con Seguridad en la Información.

Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones. En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos, la información, y, no simplemente en la intuición. En el INVIAS implementamos este principio de calidad, a través de varias estrategias y herramientas que contribuyen a la toma de decisiones, como son: los indicadores las auditorías internas y externas, la evaluación de la satisfacción de nuestros clientes/usuarios, la evaluación del desempeño y de proveedores. De igual manera, se destacan estrategias como: la denominada el “Director en las Regiones” que permita conocer la realidad de nuestra gestión en el territorio y tomar decisiones oportunas; así mismo la estrategia y la denominada Selfi Reportes, a través de







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la cual, los directivos realizan inspecciones a los proyectos para hacer control de calidad directo y aplicar decisiones para la mejora.

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios. Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual que aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

En aplicación de este principio el Institutito Nacional de Vías, con procedimientos claros en materia de selección y evaluación de proveedores, tanto para bienes y servicios como para la ejecución de proyectos busca así asegurar la calidad.

Coordinación, Cooperación y Articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. El INVIAS, busca articular la gestión con la interacción de los procesos internos y sus responsables orientados hacia resultados, y trabaja de forma conjunta y coordinada con las entidades del sector, entre ellas Vicepresidencia, Ministerio de Transporte, Agencia Nacional de Infraestructura; entre otras, buscando contribuir con los exigentes retos que se tienen en materia de infraestructura con los ciudadanos; cooperando así desde una perspectiva tanto centralizada como descentralizada, que impulse tanto los grandes proyectos nacionales, como los proyectos que beneficien de forma positiva a los colombianos en las regiones, lo que implica también articulación de esfuerzos con las autoridades municipales y departamentales.

Transparencia. La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social.

A través de diferentes canales de comunicación, el INVIAS, crea espacios que promueven la transparencia y posibilitan la participación ciudadana y el control social, como son la







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página web, la intranet, las audiencias públicas, las rendiciones de cuentas, las veedurías con los usuarios lideradas desde el procesos de Gestión Social y Ambiental, así como a través de los canales de Atención al ciudadano.

11. APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001 Y NTCGP 1000

EN INVIAS.

Los requisitos para implementar el sistema de gestión de la calidad, como parte del Modelo de Gestión, se encuentran entre los capítulos 4 al 8 de las Normas ISO 9001 y NTCGP 1000; a continuación una referencia a estos y a su aplicación en el INVIAS.

Capítulo 4. Sistema de Gestión de Calidad. En este capítulo se presentan los requisitos generales, la gestión documental, lo cual incluye generalidades, el manual de la calidad, el control de documentos y control de los registros.

En el INVIAS aplicamos este capítulo a través de la gestión por procesos, que se logra con la interacción de 2 procesos estratégicos, 4 misionales, 5 de apoyo y 1 de evaluación y seguimiento. La gestión documental se impulsa con herramientas importantes como el presente Manual y procedimientos para la operación de los procesos, que son administrados a través de un aplicativo para ello establecido, desde el Grupo de Desarrollo Organizacional.

Capítulo 5. Responsabilidad de la Dirección. Se refiere a los requisitos que atañen al compromiso de la dirección, el enfoque al cliente, la política de calidad, la planificación, la responsabilidad, autoridad, comunicación y la revisión por la dirección.

En el INVIAS, se cuenta con el liderazgo y compromiso de la alta dirección, orientado a la satisfacción de los usuarios, la comunidad, a través de estrategias como la denominada el “Director en las Regiones”, y a través de comités que permiten la revisión y seguimiento para el aseguramiento de resultados.




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Se tiene definida la Política de Gestión o Promesa de Valor y se aplican acciones para el logro de los objetivos, están establecidas autoridad y responsabilidad, y en particular para la implementación del Modelo de Gestión se cuenta con el especial liderazgo de la Secretaría General y la Oficina Asesora de Planeación, a través del Grupo de Desarrollo Organizacional. Se realiza la revisión general del Modelo de Gestión, por lo menos una vez al año y Comités para el seguimiento o toma de decisiones en temas especiales.

Capítulo 6. Gestión de los Recursos. Establece los requisitos relacionados con la provisión de los recursos, el talento humano, la infraestructura y el ambiente de trabajo.

Este capítulo se aplica con la asignación de recursos tanto para la ejecución de la misión con calidad, como para el adecuado desempeño de los procesos. La gestión humana liderada desde la Secretaría General, la Subdirección Administrativa y la Coordinación de Talento Humano; de igual manera desde estas instancias se atiende la gestión del ambiente de trabajo y en interacción con la Oficina Asesora de Planeación, se gestiona la infraestructura tecnológica.

Capítulo 7. Realización del Producto o Prestación del Servicio. En este capítulo se enfoca en la planificación de la realización del producto o prestación del servicio, los procesos relacionados con el cliente, el diseño y desarrollo, la adquisición de bienes y servicios, la producción y prestación del servicio y el control de los equipos de seguimiento y de medición.

En el INVIAS, el capítulo 7 se aplica con especial liderazgo de los Procesos Misionales, ejecutados por las Direcciones Operativa y Técnica; así como por las diferentes Subdirecciones como: la de Estudios e Innovación, la de Medio Ambiente y Gestión Social, la de Prevención y Atención de Emergencias, la de Red Nacional de Carreteras, la de Red Terciaria y Férrea, la Marítima y Fluvial; así como, las Direcciones Territoriales que son la presencia misional del INVIAS en el territorio; desde estos procesos se lidera el ciclo PHVA, asegurando calidad en la planificación, diseño y prestación del servicio, así como la verificación y entrega de los productos de infraestructura vial a cargo del instituto. También cumple un rol muy importante el Grupo de Atención al Ciudadano, que con modernos procedimientos como el digiturno, el evaluador de servicio en puntos de




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atención y una atención cálida, atiende las PQRS de los usuarios. En este requisito también el Grupo de Comunicaciones cumple un propósito clave para implementar estrategias de comunicación con los clientes/ usuarios y de mas grupos de interés, como a través de la pagina web, el programa de televisión, los comunicados de prensa, los espacios de rendición de cuentas, entre otros. En relación con las compras o adquisición de bienes y servicios y la contratación en general, el Instituto cuenta con el proceso de Gestión Contractual, a través del cual se aplica transversalmente tanto en la etapa precontractual, contractual y post contractual, con la participación de todos los Procesos y Unidades Ejecutoras, buscando garantizar el cumplimiento de la ley en todo el ciclo de vida de los contractos, tanto para la ejecución del objeto misional como para el funcionamiento del instituto

Capítulo 8. Medición Análisis y Mejora. Se refiere a los requisitos relacionados con generalidades, seguimiento y medición, control de producto y/o servicio no conforme, análisis de datos y mejora.

En el Instituto, se aplica este capítulo a través de las diferentes herramientas que se tienen para medir, analizar y mejorar la calidad del servicio y buscar la satisfacción de los usuarios y lograr el adecuado desempeño de los procesos; entre estas, se pueden mencionar: los indicadores, los sondeos de opinión, las encuestas de satisfacción y percepción, las auditorías internas, la gestión del riesgo, los comités de control interno y calidad tanto nacional como territorial, los planes de mejora que incluyen acciones correctivas y preventivas, entre otros.




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12. ACTIVIDADES DE GESTIÓN INTEGRAL.

Con el propósito de fortalecer la Cultura de Calidad y Gestión Integral, se presenta la

siguiente ayuda didáctica, que indica la ruta que se viene impulsando desde el Modelo de

Gestión del Instituto Nacional de Vías, para ser una organización de Clase Mundial.




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13. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS PARA EL MODELO DE GESTION.

El Instituto tiene sus procedimientos documentados, publicados en el aplicativo establecido para su administración, herramienta tecnológica que permite que estén en línea y accesibles para los usuarios tanto de Planta Central como de las Direcciones Territoriales; el aplicativo y la gestión documental del Modelo de Gestión se administra desde la Oficina Asesora de Planeación, a través del Grupo de Desarrollo Organizacional.

Los procedimientos que se aplican para el adecuado desempeño de los 12 procesos, describen elementos importantes, como el objetivo, las actividades paso a paso necesarias para el logro del objetivo y los resultados de cada proceso, alineados con las caracterizaciones de los procesos, de igual manera, se describen los responsables y los registros que evidencian el cumplimento de las actividades.

Como parte de la mejora se están actualizando los procedimientos para lo cual se cuenta con una guía Pedagógica, que se ilustra a continuación.




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14.GLOSARIO

Para facilitar la aplicación y comprensión del Manual de Calidad y Gestión Integral del INVIAS, a continuación se presenta una lista de términos con sus respectivas definiciones, incorporando conceptos de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información, como ayuda pedagógica para los usuarios del mismo.

Este glosario, es tomado de las normas de Gestión de Calidad ISO 9000:2005 y NTCGP 1000:2009, Gestión Ambiental ISO14001:2004, Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional OSHAS 18001:2007 y Gestión en Seguridad de la Información ISO 27000:2014.

1. Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una

no conformidad detectada u otra situación no deseable.

2. Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una

no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

3. Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

4. Adquisición de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratación, convenio,

concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función

de la entidad.

5. Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen

y controlan una entidad.

6. Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

7. Aspecto ambiental. Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que puede interactuar con el medio ambiente.

8. Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad

del sistema de gestión de la calidad con los requisitos establecidos y que se ha

implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.




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9. Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.

10. Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

11. Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar

un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o

servicio.

12. Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

13. Competencia. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

14. Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es

conforme con los requisitos especificados.

15. Confiabilidad. Característica de comportamiento previsto consistente y resultado.

16. Confidencialidad. Propiedad de que la información no esté disponible o revelada a

personas no autorizadas, entidades o procesos

17. Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

18. Cont

rol de acceso. Los medios para garantizar que el acceso a los activos está autorizado

y restringidas con base en los requerimientos del negocio y de seguridad.

19. Control de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al

cumplimiento de los requisitos de la calidad.

20. Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas

y políticas organizacionales.

21. Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

22. Datos. Colección de valores asignados a las medidas de base, las medidas derivadas

y / o indicadores.




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23.Desempeño ambiental. Resultados medibles de la gestión que hace una organización

de sus aspectos ambientales.

24.Disponibilidad. Propiedad de ser accesibles y utilizables a la demanda por una

entidad autorizada.

25.Documento. Información y su medio de soporte.

26.Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

27.Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

28.Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

29.Enfermedad. Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o

ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o

ambas.

30.Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación

entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

31.Evaluación de riesgos. Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir

si éste es tolerable o no.

32.Evento. Aparición o cambio de un conjunto particular de circunstancias

33.Función de una entidad. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la

entidad.

34.Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una

entidad.

35.Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a

la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por

las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación.




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36.Gobernanza de la seguridad de información. Sistema por el cual las actividades de

seguridad de información de una organización son dirigidas y controladas.

37.Habilidad. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos

personales para desempeñar una actividad.

38.Identificación del peligro. proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus

características.

39.Información de la continuidad de seguridad. Procesos y procedimientos para

garantizar la seguridad continúa de la información operaciones.

40.Impacto ambiental. cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o

beneficioso, total de los aspectos ambientales de una organización.

41.Incidente. evento (s) relacionado (s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber

ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal.

42.Indicador. Medida que proporciona una estimación o evaluación de atributos

especificados derivados de un modelo analítico con respecto a las necesidades de

información definidos

43.Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el

funcionamiento de una entidad.

44.Integridad. Propiedad de exactitud e integridad.

45.Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el sistema de gestión de

la calidad de una entidad.

46.Medio ambiente. Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el

agua, suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus

interrelaciones.

47.Mejora continua. Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad

para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.




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48.Meta ambiental. Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a

partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario

establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.

49.No conformidad. Incumplimiento de un requisito.

50.Objetivo ambiental. fin ambiental de carácter general, coherente con la política

ambiental, que una organización establece.

51.Objetivo de la calidad. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.

52.Parte interesada. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el

desempeño o éxito de una entidad.

53.Peligro. Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o

enfermedad, daño a la propiedad, el ambiente de trabajo o una combinación de estos.

54.Planificación de la calidad. Parte de la gestión de la calidad enfocada al

establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos

operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la

calidad.

55.Política ambiental. Intenciones y dirección generales de una organización

relacionados con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta

dirección.

56.Política de la calidad de una entidad. Intención(es) global(es) y orientación(es) de

una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta

dirección de la entidad.

57.Prevención de la contaminación. utilización de procesos, prácticas, técnicas,

materiales productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma

separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de

contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.

58.Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.




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59.Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para

generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

60.Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

61.Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

62.Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades ejecutadas.

63.Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

64.Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su

competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

65.Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,

eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos

establecidos.

66.Riesgo (Calidad). Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda

afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

67.Riesgo aceptable (S Y SO). riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización

puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política de s & so.

68.Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han

cumplido sus requisitos.

69.Seguridad y salud ocupacional. Condiciones y factores que inciden en el bienestar

de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier

otra persona en el sitio de trabajo.

70.Seguridad de información. Preservación de la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de la información

71.Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin

de lograr un propósito.




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72.Sistema de gestión ambiental. La parte del sistema de gestión de una organización

empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus

aspectos ambientales.

73.Sistema de gestión de la calidad para entidades. Herramienta de gestión

sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en

términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de

las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales

entidades.

74.Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional. parte del sistema de gestión

total, que facilita la administración de los riesgos de seguridad de la información y con

el negocio de la organización. Incluye la estructura organizacional, actividades de

planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para

desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de s & so.

75.Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. Conjunto de elementos

interrelacionados o interactuantes (estructura organizativa, políticas, planificación de

actividades, responsabilidades, procesos, procedimientos y recursos) que utiliza una

organización para establecer una política y unos objetivos de seguridad de la

información y alcanzar dichos objetivos, basándose en un enfoque de gestión del

riesgo y de mejora continua. (ISO 27001:2005).

76.Sistema de información. Aplicaciones, servicios, activos de tecnología de información,

u otros componentes de manejo de la información.

77.Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo

aquello que está bajo consideración (Por ejemplo un producto, un servicio, un

proceso).

78.Validación. Confirmación, a través de la aportación de evidencia objetiva, de que se

han cumplido los requisitos para un uso específico previsto o aplicación.

79.Verificación. Confirmación, a través de la aportación de evidencia objetiva, de que se

han cumplido los requisitos especificados.




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80.Vulnerabilidad. Debilidad de un activo o de control que puede ser explotado por una o

más amenazas.




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ANEXO.

CARACTERIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PROCESOS.




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manual de calidad y gestion integral

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