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MANUAL DE

Excel XP v.2

Sumario

Excel XP

El Primer Contacto 5Qué realizamos con Excel 5Iniciando el programa 5La Ventana de Excel 6Libro de trabajo, planilla, celda. 7Especificaciones y límites de Excel 9Entrada de Datos en una planilla 9Valores Constantes, Fórmulas y Funciones 10Obteniendo ayuda 10

La primera planilla 15Guardando un Libro 17Abriendo un Libro 19Nuevo Libro 20Modos de visualización 20Selección 22Cortar, copiar y pegar 23Moviendo datos por arrastre 23Insertando filas y columnas 24

Formateando planillas 25El digitado y el exhibido 26Formateo de valores 27Texto 29Alineación 30Fuente 31Bordes 31Patrón de rellenado - Tramas 32Formateo de columnas 33Formateo de planillas 34Autoformato 35Dibujos 36

Fórmulas y Funciones 42Operadores matemáticos 42Escritura correcta de fórmulas 42Insertando funciones en una fórmula 43Suma 44Promedio aritmético 44Función SI 46Copiando fórmulas 48Uso de dos puntos y de punto y coma 49Referencia absoluta y relativa 49

Gráficos 52Etapas de creación de un gráfico 52Formateando el gráfico 56Editando el gráfico 62

Seleccione el tipo del gráfico 63Gerenciando datos 64

Ordenación 64Herramientas 67

Deshacer y repetir 67Buscar y reemplazar 67Protección de datos 68

Complementos 71Combinar celdas 71Comentarios 73Formateo con pincel 75Secuencias y listas 75Operaciones con fechas y horas 78Inmovilización de paneles 81División de ventana 84

Personalización del ambiente 87Barras de herramientas 87

Impresión de un documento 89Configurando la página 89Haciendo una prueba 102

M A N U A L D E E X C E L X P - V 2

FORMACIÓN SNPP-SENAI 5 / 119

El Primer Contacto

En este primer contacto vamos a saber que realmente podemos hacer con Excel,

conocer los elementos de su ventanas, menú y aprender los conceptos básicos de trabajo

con planillas electrónicas.

Excel hace parte del paquete Office de la Microsoft que es actualmente el software de planilla

electrónica más popular del mercado. La planilla electrónica agiliza mucho las tareas que envuelven

cálculos, operaciones, según las pesquisas de mercado es el aplicativo más utilizado en los escritorios

del mundo entero.

Qué realizamos con Excel

Con Excel podemos realizar los más variados cálculos con rapidez. También podrás generar gráficos

para interpretar visualmente los datos cargados. Podemos realizar combinaciones y simulaciones con

los números para crear escenarios diferentes. Excel tiene una gran colección de funciones matemáticas,

lógicas, estadísticas, etc. Con estos mecanismos podemos realizar un control de gastos, hasta

sofisticados cálculos de ingeniería y hasta complejos análisis de economía.

Iniciando el programa

Excel puede ser iniciado como cualquier otro programa del ambiente Windows. La manera

más común es usar el icono del menú Todos los programas. Hacemos así:

1. Clicar en el botón Inicio de la Barra de Tarea.

2. Apunte al menú Todos los programas

3. Clicar en el icono Microsoft Excel.

Windows permite iniciar un programa de otros modos, como por ejemplo; a

través del comando Ejecutar o los iconos de acceso directo.


6 / 119 SNPP-SENAI FORMACIÓN

La Ventana de Excel

Si observamos otros softwares del paquete Office de la Microsoft vamos a ver que la ventana de Excel

tiene semejanzas como las ventanas de Word, de PowerPoint, o de Outlook. En una configuración

padrón (estándar) encontraremos los siguientes ítems como, barra de titulo, barra de menús, barra de

herramientas estándar, barra de formato, barra de fórmula, barra de datos, área de la planilla, filas,

columnas, nombre de hojas, etc.

Figura 1 Ventana de Excel.

Barra de título: Contiene el menú Control, el nombre del documento activo, el nombre del

programa y los tres botones: minimizar, maximizar y cerrar.

Barra de menú: Exhibe los menú: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos,

ventana y (?) Ayuda.



Barra de herramientas padrón: Contiene botones para los comandos más usados de Excel.

Barra de Formato: Contiene botones para los comandos más usados en el formateo de una

planilla.

Barra de fórmulas: Barra de fórmulas es mostrado el contenido de la Celda seleccionada tal como

ella fue digitada, que en muchos casos es diferente de lo que es exhibido en la planilla.

Área de la planilla: Exhibe la planilla activa.

Guía o Barra de etiquetas: Situadas en la parte de inferior del área de la planilla. Existe una guía

para cada hoja del libro de trabajo abierto.

Barra de desplazamiento horizontal: Permite movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma

rápida y sencilla, pudiendo visualizar las Celdas que están fuera del campo de la visión.

Barra de estado: Exhibe la información sobre las operaciones del programa.

Note: que los botones minimizar, maximizar y cerrar

aparecen dos veces en el área de trabajo de Excel. Los botones

que quedan en la barra de titulo (en la parte superior) actúan

sobre Excel y los botones que están en la barra de Menú o en el

área de trabajo actúan sobre la hoja de trabajo activa (Fig. 2).

Figura 2 Botones repetidos

Libro de trabajo, planilla, celda.

Antes de comenzar con nuestra primera planilla, es fundamental ver algunos conceptos

básicos de Excel, que se detallan a continuación:

Libro de trabajo: Excel crea automáticamente (al guardar o gravar) archivos con extensión

.XLS, a este archivo (documento) se le denomina Libro o Planilla electrónica. Un libro puede

tener varias hojas.



Hoja: un Libro pueden contener la cantidad de hojas en función (delimitadas) de la memoria

RAM disponible en el computador (el número predeterminado es de 3 hojas, usted puede

cambiar este número mínimo). Esta denominación se da así a la zona donde estamos

trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de

las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla (Fig. 3).

Figura 3 Referencia de Celda Activa - BalanceGral

Celda Activa: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas es donde

introduciremos los datos, sean estos número, letras o funciones específicas de Excel.

Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en forma vertical. Después de la

columna Z, nos encontramos con la columna AA, AB, AC... y así se van denominando hasta

llegar a la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB, y así hasta la última columna que es la IV.

Fila: dispuestas en forma horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es la última.

Referencia de Celda Activa: Indica la referencia de la celda que esta activa (Fig. 4).

Puntero del Mouse: Indica que el

puntero del Mouse está ejecutando

una tarea. El puntero del Mouse

aparece en diferentes formatos. Los

punteros pueden indicar un pedido

de tiempo hasta terminar la tarea,

pueden indicar un modo de edición,

etc.

Figura 4 Referencia de Celda Activa C4

Campo de Entrada de datos: Exhibe el contenido digitado en una celda.

Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo

que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5.

El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionada.

Observa en las siguientes figuras algunos ejemplos de rangos (Fig. 5):



Rango A1:A5 Rango B1:C4Figura 5 Rangos

Especificaciones y límites de Excel

Libros abiertos En función de la memoria disponible y los recursos del sistemaTamaño de hoja 65.536 filas por 256 columnasAncho de columna 255 caracteresAlto de fila 409 puntosSaltos de página 1000 horizontal y verticalLongitud del contenido de una celda (texto) 32.767 caracteres. Sólo se muestran 1.024 en una celda; los 32.767

caracteres se muestran en la barra de fórmula.Hojas en un libro En función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)Colores en un libro 56Estilos de celda en un libro 4,000Vistas con un nombre asignado en un libro En función de la memoria disponibleFormatos de número personalizados En función de la memoria disponibleNombres en un libro En función de la memoria disponibleVentanas en un libro En función de los recursos del sistemaPaneles en una ventana 4Hojas vinculadas En función de la memoria disponibleFunciones personalizadas En función de la memoria disponibleEscala de zoom del 10 % al 400 %Criterios de ordenación 3 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones de

ordenación secuéncialesNiveles de deshacer 16Barras de herramientas personalizadas en un libro En función de la memoria disponibleBotones de las barras de herramientaspersonalizadas

En función de la memoria disponible

Entrada de Datos en una planilla

Para efectuar una entrada de datos en una planilla basta con digitar los datos en la celda que quiere

introducir los datos.

Aparecerá en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas (Fig. 6).

Figura 6 Celda Activa y barra de fórmulas



Para introducir el valor en la celda puedes se hace clic sobre la celda en que será mantenido la

información, luego se digita el dato y para finalizar se utiliza cualquiera de los 3 métodos:

1- INTRO o ENTER: se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a

ser la que se encuentra justo por debajo. O sea, si estas introduciendo información en la celda B2

y luego presionar la tecla Enter, la celda seleccionada y lista para digitar pasa a ser la B3.

2- TECLAS DE MOVIMIENTOS: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la

celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir si pulsamos FLECHA

DERECHA será la celda contigua hacia la derecha (vea más en teclas de Movimientos).

3- TAB: Se válida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasará a ser la

que se encuentre a su derecha.

Valores Constantes, Fórmulas y Funciones

En una Hoja de Calculo o planilla, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

Valores Constantes: es decir, un dato que se introduce directamente en una celda puede ser un

número, una fecha u hora.

Fórmulas: es decir una secuencia de datos formadas por valores constantes, referencias a otras

celdas, nombre, funciones, u operadores matemáticos. Las fórmulas dan el poder de cálculo a las

planillas electrónicas. Usted inserta fórmulas en una celda comenzando la línea con una signo de

igual =. Las fórmulas pueden buscar datos en otras celdas para calcular un resultado. Por ejemplo:

si usted quiere exhibir en la celda A3 la suma de los valores colocados en las celdas A1 y A2, digite

en la celda A3 la fórmula =A1+A2.

Funciones: Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o

valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado. En muchos casos, usted monta una fórmula

usando las cuatro operaciones básicas de Matemática. Para los cálculos más elaborados Excel tiene una

colección de funciones listas para liberar al usuario de tener que romperse la cabeza con procedimientos

complejos. Funciones son procedimientos que Excel utiliza en las fórmulas. Son ejemplos de

funciones: cálculo de promedio, operaciones matemáticas avanzadas, cálculo de intereses, pruebas

lógicas, cálculos estadísticos, etc.

Obteniendo ayuda

Hay varios caminos para conseguir ayuda sobre el funcionamiento de Excel. Usted puede usar la

documentación disponible en el computador, recurrir a materiales impresos y digitales o buscar ayuda

en la Internet.



Manuales impresos y digitales

Al adquirir Excel usted recibe un manual impreso con informaciones básicas sobre el funcionamiento

del programa. Además de eso, la Microsoft publica varias obras sobre Excel, en varios niveles de

profundidad. Usted puede ver lo que existe visitando la dirección de las publicaciones de Microsoft

en la Internet. La dirección es: www.microsoft.com/es/mspress/. En las librerías usted también

encontrará publicaciones sobre Excel, tanto en papel, como en CD-ROM.

La Ayuda del programa

Haga clic en el menú Ayuda y en el comando Ayuda de Microsoft Excel (Fig. 7).

En la ventana de Ayuda hay tres fichas, cada una con un modo diferente de consulta. Haga clic en

una de las fichas: Contenido, Asistente de respuesta o Índice.

Haga doble clic sobre un contenido para visualizar sus sub-divisiones.

Figura 7 Ayuda de Excel XP



Figura 8 Asistente de Office

El Asistente de Office

El Asistente de Office (Fig. 8) es un servicio de ayuda, representado por un instructor

divertido. Usted va a encontrarlo en todos los programas del paquete. El Asistente queda

observando lo que usted hace. Cuando él tiene alguna sugerencia sobre lo que usted está

haciendo se enciende una lámpara en la cabeza del Asistente.

El estándar de Office es trabajar con el Asistente activo. Él aparece cuando Excel es

iniciado. Si usted no quiere iniciar con el Asistente activo, haga clic sobre él y escoja el

botón opciones. Entonces desmarque Mostrar sugerencia al inicio.

Cuando usted hace clic sobre el Asistente el abre un

globo de diálogo con varias opciones de consulta

relacionadas a lo que usted está haciendo. Haga clic

en una opción, o entonces, digite una pregunta en el

campo ¿Qué desea hacer? (Fig. 9) .El Asistente

verificará el texto digitado buscando palabras llaves

(que sean similares). A partir de las palabras llave

encontradas él ofrecerá opciones de ayuda.

Figura 9 Asistente de Office

Use también el botón

Ayudade Excel de la

barra estándar.

En ciertos momentos el Asistente puede volverse incómodo. Para removerlo de la pantalla

haga clic en el comando Ocultar el ayudante de Office del menú Ayuda. Usted podrá

traerlo de vuelta a cualquier momento. Basta retornar al menú Ayuda y hacer clic en la

opción Mostrar el ayudante de Office.

Recuérdese que la utilización del Ayudante consume memoria y eso deja al computador más

lento.


Qué es esto? Qué es esto?

El botón Qué es esto? aparece en muchas cajas de diálogo de Windows. Su función es

explicar el funcionamiento de los elementos de un cuadro de diálogo. Si usted quiere saber,

por ejemplo, lo que hace un botón del cuadro de diálogo haga así:

1. Haga clic en el botón Qué es esto? El botón muda de forma para una flecha con una

interrogación al lado.

2. Haga clic en el ítem da la pantalla que usted desea informaciones.



3. Surgirá una etiqueta de texto explicando la función del ítem clicado.

4. Después de leer la etiqueta haga clic en cualquier lugar da la pantalla para continuar

trabajando.

En la Internet

Haga clic en Ayuda y en Office en el Web. Si el computador estuviere conectado a Internet

será abierto una dirección da la Microsoft sobre el Office.

Figura 10. Menú Ayuda. – Office en el Web



La primera planilla

En este capítulo vamos crear una planilla simple para mostrar el

funcionamiento básico de Excel. No vamos a preocuparnos en este momento

con detalles de formateo o con recursos más sofisticados.

E J E M P L O : C O N T R O L D E G A S T O D O M É S T I C O

Vamos crear una planilla para el control de gasto doméstico. Haremos así: crearemos una

tabla con los siguientes campos: Fecha, Descripción, Débito, Crédito y Saldo. En la parte de arriba

de la tabla colocaremos un título y en la parte de abajo colocaremos dos valores totales: al

total de débitos del mes y al total de créditos.

Con esta planilla usted podrá controlar su caja doméstica o su cuenta bancaria, por ejemplo.

Pero ya que el objetivo de las planillas electrónicas es simplificar nuestra vida dejaremos a los

cuidados de Excel todos los cálculos. Esta es la diferencia entre una simple tabla y una

planilla. La planilla calcula. Vamos comenzar.

1. Inicie Excel con un libro nuevo.

2. Haga clic en la guía de la Hoja 1 para dejarla activa.

3. Haga clic en la celda A1 para dejarla activa.

4. Digite el título da la planilla en la celda A1: Control de Gastos Doméstico 2004.

Nota: usted puede digitar un texto largo en una celda. El texto va avanzar sobre las

celdas vecinas si ellas estuvieren vacías (Fig. 11).



Figura 11. Ejemplo de datos que avanzan sobre las otras celdas

4. Continuando con la planilla que usted está creando haga clic en la celda A3 para dejarla

activa. Digite en ella el texto: Fecha.

5. Haga clic en la celda B3 para dejarla activa. Digite en ella al texto: Descripción.

6. Repita el procedimiento en las celdas C3, D3 y E3, digitando en cada uno los textos:

Crédito, Débito y Saldo, respectivamente.

7. Haga clic en la celda A4. Digite la fecha 01/01/2004.

Nota: A veces la fecha es exhibida en la celda de un modo diferente de lo que usted

digitó. Es posible configurar el modo como fechas serán exhibidas. Usted

aprenderá eso más adelante.

8. Haga clic en la celda B4. Digite: Saldo anterior.

9. Haga clic en la celda E4. Digite el saldo de la cuenta corriente en el inicio del mes. Por

ejemplo: 120.000

10. Ahora usted puede hacer el lanzamiento de los débitos y créditos del mes. Use la

columna A para las fechas y la columna B para describir el lanzamiento. Si el lanzamiento

fuera un crédito (ganancia o entrada), digite el valor en la columna C y si fuera un débito

(gasto o salida) digite en la columna D.

11. En la columna E, de los saldos, no digitaremos valores. Usaremos fórmulas, para que

Excel calcule al saldo automáticamente. En la celda E5 digite: =E4+C5-D5.

12. En las celdas E6, E7, E8, etc. usted también digitará fórmulas. En la celda E6 digite

=E5+C6-D6. En la celda E7 digite =E6+C7-D7. En las demás celdas de saldo, siga la

misma lógica.



13. Vamos ahora calcular el total de créditos del mes. Usaremos la función SUMA de Excel.

Digamos que usted hizo diez entradas en su control de cuenta corriente. Haga clic en la

celda C13 y digite: =SUMA(C5:C12). En la celda C13 usted tendrá el total de créditos del

mes.

14. Para calcular el total de débitos del mes usaremos nuevamente la función SUMA. Haga

clic en la celda D13 y digite =SUMA(D6:D12).

Listo. Su primera planilla está creada (Fig. 12). Si usted no entendió alguna etapa del proceso

no se preocupe, más adelante veremos con detalles las operaciones que ejecutamos y los

medios de mejorar la planilla.

Figura 12 Planilla de control de Gastos Doméstico

Ahora lea el próximo ítem de manual y vea como guardar el Libro.

Guardando un Libro

Para guardar un Libro por la primera vez usamos el comando Guardar... Haga así:

1. Seleccione el menú Archivo y la opción Guardar... Surgirá el cuadro de diálogo Guardar

como (Fig. 13).

2. En el campo Guardar como seleccione la Carpeta (directorio) en que usted quiere

archivar (proceso de guardar un documento que está en la RAM de la computadora en un

medio de almacenamiento, llámese Disco Duro, Disquete, etc.) su documento.

Generalmente Excel está configurado para usar la Carpeta Mis Documentos como

estándar. Abajo del campo Guardar en usted ve el contenido de la Carpeta seleccionada.



3. En el campo Nombre de archivo digite el nombre de su Planilla de trabajo. Es común

que Excel dé una sugestión del nombre por defecto. Sino le gusta guarde con el nombre

ControlGastosDomestico2004.

4. En el campo Guardar como tipo usted debe escoger el formato en que será grabado el

archivo. La opción Libro de Microsoft Excel es la selección más común para este campo.

5. Por último, haga clic en Guardar.

Figura 13 Caja de diálogo Guardar como


Guardar de la barra

estándar

Guardando alteraciones: Si usted modifica un libro después de haberlo guardado

por primera vez queda más simples grabar las alteraciones. Basta hacer clic en el

comando Guardar del menú Archivo o presionar las teclas Ctrl.+G. Recuérdese

que la versión modificada sustituye la versión anterior.

En otras palabras al guardar en la segunda oportunidad es como si no sucediera

nada… no aparece el cuadro de diálogo y no nos pide el nombre y la ubicación del

documento nuevamente… todo eso se hizo anteriormente y lo único que tiene

que hacer el sistema operativo es guardarlo con la misma característica anterior “el

mismo nombre, la misma ubicación y en la misma unidad”.



Abriendo un Libro


Abrir de la barra

estándar.

Para abrir Libros grabados haga así:

1. En el menú Archivo seleccione Abrir... Surgirá la caja de diálogo Abrir (Fig. 14).

2. En el campo Buscar en: seleccione la carpeta en que contiene el documento deseado.

Abajo de este campo es exhibido el Área de contenidos de la carpeta seleccionada.

3. En el campo Nombre de archivo digite el nombre del Libro o haga clic en el nombre

exhibido en la lista del Área de contenidos.

4. En el campo Tipo de archivo usted puede escoger que tipo de archivos aparecerán en el

Área de contenidos.

5. Finalice clicando en el botón Abrir.

Figura 14 Caja de diálogo Abrir



Nuevo Libro

Use también

el botón

Nuevo de la

barra

estándar.

Al iniciar Excel, un nuevo Libro en blanco es creado

automáticamente. Este libro sigue el modelo estándar de

Excel. A cualquier momento, además, es posible crear nuevos

Libros. Como Excel es un aplicativo de ventanas múltiples

usted puede tenerse más de un libro abierto simultáneamente.

Para crear un nuevo Libro haga así:

1. Haga clic en Archivo y en Nuevo... Surgirá el Panel de

Tareas (Fig. 15).

2. Haga clic en el link Plantillas generales.... Si usted no tiene un

modelo definido en mente seleccione el modelo estándar

llamado Libro que aparece en la ficha General.

3. Haga clic en OK.

Excel va a crear un libro basado en el modelo que usted escogió. Modelos

son archivos parcialmente montados que sirven de base para Excel crear

nuevos archivos. Hablaremos sobre modelos más adelante. Figura 15 Panel de tareas

Modos de visualización

Excel tiene varios modos de exhibir los datos de una planilla. Veamos cuales son y cuando

usarlos. Los modos de visualización son escogidos en el menú Exhibir.

Normal

El modo normal es ideal para trabajar en su planilla. El exhibe la planilla como una grande

tabla.



Zoom

Use también la lista de

Zoom de la barra

estándar.

El comando zoom controla el alejamiento o proximidad con que las celdas son exhibidas en

la pantalla. El comando zoom imita las lentes fotográficas zoom que aproximan o alejan los

objetos de nuestros ojos. Use un porcentaje de zoom confortable para usted, pero

recuérdese: el tamaño de los objetos en la pantalla no es necesariamente el tamaño con que

el objeto será impreso.

Previsualización de los saltos de Página

Planillas grandes ocupan varias páginas cuando son impresas. En el modo Vista previa de

salto de página usted ve y controla como la planilla va ser paginada para impresión.

Pantalla completa

La opción Pantalla completa oculta buena parte de los elementos de la ventana de Excel

permitiendo que el área de la planilla quede lo más amplio posible.

Nota que en el modo Pantalla completa inclusive la barra de tareas de Windows

queda oculta. Para accederla teclee CTRL + ESC.

Para salir del modo Pantalla completa vaya al menú Ver y haga un clic

nuevamente sobre el botón fluctuante Pantalla completa para

desactivarlo o cerrarlo.

Visualización de impresión

Este modo permite ver como quedará la planilla a ser enviada a la impresora. Para accederlo

vaya al menú Archivo y haga clic en Vista preliminar.

Alternando entre planillas

Un Libro de trabajo tiene tres planillas al ser creado y usted puede adicionar más planillas si

desea. Para alternar entre una planilla y otra use la guía de planillas localizada abajo del área de

la planilla.



Selección

Antes de ejecutar un comando en Excel necesitamos definir cuales celdas serán alcanzadas

por los efectos del comando. Una celda seleccionada queda realzada para diferenciarse de las

otras celdas. Hay varias maneras de seleccionar en Excel. Para seleccionar:

Una celda: Haga clic en la celda o digite el nombre de la celda en el Cuadro de nombres (Fig.

16) al lado izquierdo de la barra de fórmulas;

Figura 16 Cuadro de Nombres

Una línea: Haga clic en el número de la línea localizado en el lado izquierdo del área de

trabajo de Excel;

Una columna: Haga clic en la letra de la columna, localizada en el lado superior del área de

trabajo de Excel;

Un grupo continúo de celdas: si las celdas están lado a lado, haga clic en la primera de la

secuencia y después siga presionando la tecla SHIFT en cuanto hace clic en la última celda

del grupo;

Un grupo continúo de líneas: Haga clic en el número de la primera línea y después siga

presionando la tecla SHIFT en cuanto hace clic en el número de la última línea del grupo.

Los números de las líneas quedan en el lado izquierdo del área de trabajo de Excel;

Un grupo continúo de columnas: Haga clic en la letra de la primera columna y después siga

presionando la tecla SHIFT en cuanto hace clic en la letra da la última columna del grupo.

Las letras de las columnas quedan en el lado superior del área de trabajo de Excel;

Un grupo cualquier de celdas, líneas o columnas: Si las celdas no están lado a lado haga

clic en la primera celda y en seguida mantenga la tecla CTRL presionada en cuanto hace clic

en las otras celdas, líneas o columnas del grupo.



Cortar, copiar y pegar

Usted usa las operaciones de cortar, copiar y pegar en Excel de modo semejante al usado en otros

aplicativos (Word, PowerPoint, etc.). Para mover el contenido de una celda para otra posición use

los comandos Cortar (Ctrl+X) y Pegar (Ctrl+V). Si usted quiere copiar un contenido para otra

posición use Copiar (Ctrl+C) y Pegar (Ctrl.+V).

Para mover datos haga así:

1. Seleccione las celdas que contiene los dados.

2. En el menú Edición seleccione Cortar. Las celdas

seleccionadas quedan realzadas con un efecto animado de

líneas en movimiento, parecen hormigas marchando (Fig. 17).

3. Seleccione las celdas que recibirán los datos recortados.Figura 17 Cuadro de Nombres

4. En el menú Edición seleccione Pegar.

Nota: Excel mueve también el formato de la celda.

Para copiar datos haga así:

1. Seleccione las celdas que contienen los datos.

2. En el menú Edición seleccione Copiar. Las celdas seleccionadas quedan realzadas con un

efecto animado.

3. Seleccione las celdas que recibirán los datos copiados.

4. En el menú Edición seleccione Pegar.

5. Si usted desea hacer más copias seleccione otras celdas para recibir los datos copiados y

use al comando Pegar.

6. Para encerrar el proceso teclee (presione la tecla) ESC.

Moviendo datos por arrastre

Otra forma de mover datos de una celda para otra es usar el arrastre del mouse. Haga así:

1. Seleccione las celdas cuyos datos serán movidos.

Use tambiénlos

botonesCortar yPegar

de la barra estándar.

Use tambiénlos

botones Copiar y

Pegarde la barra

estándar

.



2. Apunte sobre las celdas

seleccionadas de modo que el

puntero del mouse quede en

la forma de flecha estándar.

3. Arrastre el contenido de las celdas hasta el local de destino y suelte el botón del mouse.

Si la celda tiene algún formato (Negrita, subrayada, color, etc.) el mismo también es movido.

Las fórmulas también son movidas así como están, sin perder la referencia a las otras celdas.

Insertando filas y columnas

Imagine que usted digitó un volumen grande de datos y solo entonces descubrió que se

olvido de digitar una fila en el medio de la planilla. No se preocupe. Usted puede insertar una

fila nueva en la planilla a cualquier momento haciendo así:

1. Seleccione la fila localizada abajo de donde usted quiere insertar una fila nueva.

2. En el menú Insertar seleccione filas.

Para insertar columnas adicionales el procedimiento es semejante. La columna nueva entra a

la derecha de la columna seleccionada.

Nota Excel renombra todas las filas y columnas y hace las modificaciones

necesarias en las fórmulas de la planilla para no crear problemas para al usuario.



Formateando planillas

Veamos como mejorar la apariencia de su planilla. Para eso estudiaremos

las opciones del menú Formato.

E J E M P L O : C O N T R O L D E R E N D I M I E N T O E S C O L A R

Vamos hacer una planilla que controla el RENDIMIENTO escolar de un alumno.

1. Inicie Excel con un libro nuevo.

2. Haga clic en la guía Hoja1 para dejarla activa.

3. En la celda A1 digite el título para la planilla: Notas bimestrales.

4. En la celda A3 digite el texto Disciplinas.

5. En la celda B3 digite 1º bimestre, en la celda C3 digite 2º bimestre, en la celda D3 digite 3º

bimestre y en la celda E3 digite 4º bimestre.

6. En la celda F3 digite Media anual.

7. Abajo de la celda A3 digite el nombre de las disciplinas. Por ejemplo: Castellano, Matemática,

Historia, etc...

8. Digite las notas que el alumno tuvo durante el año en cada bimestre. Use valores de 0 a

10, con una casa decimal. Por ejemplo: 7,5.

9. En la columna de Media anual utilizaremos fórmulas. La media anual es conseguida

sumando las notas de los cuatro bimestres y dividiendo por 4. Para que Excel calcule la

media anual del alumno en Castellano, digite en la celda F4 la fórmula:

=(B4+C4+D4+E4)/4.

10. En las demás disciplinas siga al mismo raciocinio que fue usado para calcular la media de

Castellano.

Listo. Los textos, valores y fórmulas fueron digitados y el trabajo está casi finalizado (Fig. 18).

Ahora vamos guardar el Libro y más tarde, haremos el formateo. Para guardar el Libro haga

así:

1. Haga clic en Archivo y en el comando Guardar como...

2. Digite un nombre para la planilla. Sugerimos Notas bimestrales.

3. Seleccione una Carpeta para almacenar el archivo. Sugerimos la carpeta Mis Documentos.



4. Haga clic en Guardar.

Figura 18 Planilla Notas bimestrales sin formateo

El Libro está guardado. Puede cerrarlo haciendo clic en el botón Cerrar. Más tarde vamos

dar formato a esta planilla.

El digitado y el exhibido

Trabajando en Excel usted verá que muchas veces digitamos un valor y Excel lo

exhibe de modo diferente de lo que fue digitado. Esta es una de las grandes ventajas de

Excel. El usuario puede digitar valores de forma simplificada que Excel se encarga de

hacer el formateo. Vea un ejemplo. Si usted digita números en celdas formateadas para

modelar el resultado es el siguiente:

Usted digita ... y Excel exhibe ...

1 Gs.1,00

1000 Gs.1.000,00

1,1 Gs.1,10

2,1234 Gs.2,12

Acostúmbrese con la idea que Excel formatea lo que usted digita antes de exhibir en la celda.

Vamos a ver en seguida como hacer el formato de valores.

En la barra de

fórmulasel contenido

de la celdaaparece de

modoque fuedigitado.



Formateo de valores

Formato de valores en Excel es definir como los números digitados serán exhibidos en la

celda. Para formatear los valores de una celda haga así:

1. Seleccione la celda o las celdas.

2. Haga clic en el menú Formato y en Celdas... Surgirá el cuadro de diálogo Formato de

celdas (Fig. 19).

3. Haga clic en la ficha Número.

4. Seleccione una categoría: General, número, moneda, fecha, hora, etc.

5. Defina los detalles para aquella categoría.

6. Haga clic en OK.

Esta es la explicación general, pero usted solo va comenzar a entender cuando conozca los

detalles de cada categoría. Por eso vamos hablar de las categorías principales separadamente.

Figura 19 Caja de diálogo Formato de celdas ficha Número



Categoría General

Este es el formato que presenta menos diferencias entre lo digitado y lo exhibido. Cuando

creamos una planilla nueva, generalmente todas las celdas están formateadas en la categoría

general. Vea algunos ejemplos de valores formateados en la categoría general.


1 1 En el se agrega casas decimales

1000 1000 En el se agrega separador de miles

1.000 1.000 En el se altera el separador de miles digitado

1,0001 1,0001 En el se hace redondeo

1,100 1,1 Se elimina los ceros a la derecha

00001 1 Se elimina los ceros a la izquierda

10/01 10/Ene Se alterara la exhibición de fechas.

Categoría número

La categoría número es ideal para definir cuantas casas decimales serán exhibidas. También

podemos definir si el separador de miles será exhibido y de que forma serán exhibidos los

números negativos. Vea los ejemplos. Definimos 4 casas decimales, con separador de miles y

números negativos identificados por el signo menos “ – ”.

Usted digita … y Excel exhibe …

1 1,0000

1000 1.000,0000

-1,1 -1,1000

-2,1234 -2,1234

Categoría Moneda

Esta categoría es indicada para trabajo con dinero. Todo valor digitado en la celda será

interpretado como moneda. Generalmente el número de casas decimales es 2. El símbolo da

moneda es definido para cada país, algunos países hacen uso de las casas decimales dentro de

su moneda, EE.UU. es un ejemplo. Vamos a los ejemplos:


1 U$ 1,00

1000 U$ 1.000,00

1,1 U$ 1,10

2,1234 U$ 2,12



Categoría Fecha

Cuando una celda está formateada para fecha, todos los valores digitados en ella serán

interpretados como fecha. Esto, a veces, nos lleva a resultados sorprendentes. Vamos escoger

fechas en el formato: 10 marzo, 1998. Vea los ejemplos:


1/03 01 marzo, 2004 Cuando no especificamos el año Excel supone

que es el año corriente

01/03/00 01 marzo, 2000 Cuando escribimos 00 en el año Excel supone

que sea 2000 y no 1900

01/13/00 01/13/00 Como no existe mes 13 Excel no puede

exhibir la fecha. El valor es tratado como si

fuese texto.

32 01 febrero, 1900 Cuando escribimos apenas un número en una

celda formateada para fecha Excel cuenta los

días a partir de 01/Ene/1900. En este caso, 32

nos lleva al 32º día contado a partir de 1900, o

sea 01/feb/1900.

Texto

Excel detecta automáticamente cuando digitamos texto en una celda. Lo que necesitamos

prestar atención es en algunos casos particulares. Vamos hacer un resumen:

Usted digita ... y Excel trata como ... porque ...

1 Valor Sin comentario

Uno Texto Sin comentario

Paraguay 500 Texto Cuando valores y texto se mezclan, Excel

trata todo como texto.

01/mar/00 Valor Fechas son valores que pueden ser

expresos como combinación de números

y palabras.

‘123 texto Cuando comenzamos un digitado con el

apostrofe (‘) Excel trata la información

como texto, mismo que digitemos

números.

10/13/00 Texto Fechas imposibles son tratadas como

texto.



Gs 1.000 Texto Valores insertados con error son tratados

como texto

Es importante saber que el texto no puede ser usado en fórmulas o funciones. Por eso,

cuando una fórmula no está dando cierto verifique si el valor insertado no tiene algún error

de presentación. Excel puede estar tratándolo como texto.

Alineación

Excel tiene varias opciones de alineación de textos y valores de celda. Usted puede optar por

alineación izquierda, centrar o derecha. Si desea puede girar el texto para que él sea exhibido

en forma vertical o inclinado. Para definir la alineación de texto de la celda haga así:

1. Seleccione las celdas que serán formateadas.

2. En el menú Formato, seleccione Celdas...

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas (Fig. 20) seleccione la ficha Alineación.

4. Defina las opciones de formateo y haga clic en OK.

Figura 20 Caja de diálogo Formato de celdas ficha Alineación



Fuente

Usted puede formatear la fuente de la celda. Lo importante es que la celda esté rellenada con

valores o con texto. Para formatear la fuente haga así:


2. En el menú Formato, seleccione Celdas... o presione las teclas Ctrl+1.

3. En la caja de diálogo Formato de celdas (Fig. 21) seleccione la ficha Fuente.

4. Defina las opciones de formateo y haga clic en Aceptar.

Figura 21 Caja de diálogo Formato de celdas – ficha Fuente

Bordes

Cuando trabajamos en el modo normal de Excel vemos las filas horizontales y verticales que

separan las celdas. Estas filas no son impresas. Haga clic en Archivo y en Vista preliminar

para ver como quedará al aspecto de la planilla en la impresora.

Generalmente creamos filas horizontales y verticales para mejorar la presentación de los

datos impresos. Hacemos eso definiendo bordes para las celdas.




2. En el menú Formato, seleccione Celdas...

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas seleccione la ficha Bordes (Fig. 22).

4. Defina las opciones de formateo y haga clic en Aceptar.

Figura 22 Caja de diálogo Formato de celdas ficha Bordes

Patrón de rellenado - Tramas

Es posible rellenar una celda con colores sólidos o con patrones de rellenado. Haga eso en la

ficha Patrones del cuadro de diálogo Formato de celdas (Fig. 23). El procedimiento es

semejante al de los otros ítems de formateo. No olvide de seleccionar las celdas primero.



Figura 23 Caja de diálogo Formato de celdas ficha Tramas

Formateo de columnas

El formateo de columna básicamente trabaja con la largura de la columna. Para formatear

una columna seleccione la columna o haga clic en una celda de la columna.

Figura 24 Formato de columna – Ancho

En el menú Formato, comando Columnas tenemos las siguientes opciones:

Ancho: permite digitar un ancho para las columnas seleccionadas (Fig. 24).

Autoajustar a la selección: Excel ajusta el ancho de la selección para ajustarse

al texto más largo de la columna.

Ocultar: haciendo clic en este comando las columnas seleccionadas no son más vistas, ni

impresas, por más que continúan activas en la planilla. Este comando tiene varias utilidades

como: ocultar columnas con informaciones auxiliares que no necesitan ser impresas o,

entonces, reducir la cantidad de información visible en la pantalla para dejar el área de trabajo

más limpia.

Mostrar: Deshace la acción del comando ocultar. Primero seleccione las dos columnas

vecinas de la columna oculta. Por ejemplo: si la columna B está oculta, seleccione la A y la C.

Luego seguida haga clic en el comando Mostrar.

Lo que hablamos sobre

ancho de columnas es

válido también para

ancho de filas.



Ancho estándar: digitando un nuevo ancho estándar todas las columnas de la planilla serán

alteradas.

Formateo de planillas

Figura 25 Menú formato – comando

Hojas

Un Libro de trabajo tiene varias hojas (sub-planillas). El estándar es iniciar un Libro

nuevo con tres hojas nombradas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Otras planillas (hojas)

pueden ser creadas, si necesario. El comando Hojas del menú Formato (Fig. 25)

permite los siguientes ajustes:

Cambiar nombre: permite mudar el nombre de la hoja seleccionada.

Ocultar: la planilla seleccionada deja de ser vista en el área de trabajo, por más que

permanezca activa. Generalmente ocultamos planillas con informaciones auxiliares,

de menor importancia o sigilosas.

Figura 26 Planillas ocultas

Mostrar...: vuelve visible nuevamente una planilla oculta.

Haga clic en el comando para escoger la planilla en la lista

de planillas ocultas (Fig. 26).

Fondo...: permite escoger una imagen decorativa para

servir de fondo de la planilla. La imagen será repetida para

rellenar la pantalla, formando ladrillos.

Color de Etiqueta...: permite escoger un color para cada

una de las etiquetas que identifican las diferentes Hojas en

el Libro.

Otra forma de aplicar color a las etiquetas

1. Seleccione las hojas a las que desea aplicar color.

¿Cómo?

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos

cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

Para seleccionar Haga esto:

Una sola hoja Haga clic enla etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botonespara desplazar etiquetas para verla y, a continuación,haga clic en la etiqueta.

Dos o más hojasadyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, acontinuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS yhaga clic en la etiqueta de la última hoja.



Dos o más hojas NOadyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, acontinuación, mantenga presionada la tecla CTRL yhaga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, acontinuación, elija Seleccionar todas las hojas en elmenú contextual

Nota: Si las etiquetas de las hojas están codificadas por color (Fig. 27), el nombre de la

etiqueta de hoja quedará subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si

la etiqueta de hoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha seleccionado

la hoja.

Figura 27 Etiquetas de las Hojas coloreadas

Cancelar una selección de varias hojas

Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no

seleccionada.

Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse

(ratón) en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, haga clic en Desagruparhojas en el menú contextual.

2. En el menú Formato, seleccione Hoja y, a continuación, haga clic en Color de etiqueta.

También puede hacer clic con el botón secundario en la etiqueta de hoja y, a continuación, en

Color de etiqueta.

3. Elija el color que desee y haga clic en Aceptar.

Autoformato

El Autoformato simplifica bastante al trabajo de formatear planillas. Usted selecciona un

conjunto de celdas y escoge una opción de auto formateo. Excel hace todos los ajustes de

fuente, bordes, tramas, alineación, etc., por usted.

Para usar el auto formateo haga l0 siguiente:



1. Seleccione un conjunto

de celdas. El auto-

formateo no se aplica a

una única celda.

2. En el menú Formato

haga clic en

Autoformato.

3. En la caja de diálogo

Autoformato (Fig. 28)

seleccione un modelo

de formateo. Haga clic

en Aceptar.

Figura 28 Caja de diálogo Autoformato

El Autoformato es muy práctico, pero no se aplica a todos los casos. A veces, la única

solución es el formato paso a paso.

Dibujos

La barra de dibujos de Excel permite colocar filas, flechas, cuadrados, círculos, cajas de texto,

Wordart y ClipArt en la planilla. Con eso usted puede mejorar la apariencia de su trabajo.

Un objeto de dibujo entra en la planilla en una camada arriba de las celdas. Los dibujos y

imágenes no están unidos a una celda en particular. Si el dibujo cubre una celda rellenada ella

continua funcionando normalmente.

E J E M P L O : F O R M A T E A N D O U N A P L A N I L L A

Vamos abrir la planilla Notas bimestrales para formatearla. Haga así:

1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir.

2. En el campo Examinar seleccione la carpeta Mis Documentos o en la que usted guardó su archivo

–puede ser su disquete –.

3. Seleccione al archivo Notas bimestrales en la lista.

4. Haga doble clic sobre el icono del archivo para abrirlo rápidamente o puede hacer clic

sobre el botón Abrir.



Vamos ahora formatear la planilla en etapas.

Formateo de las fuentes

1. Seleccione la celda A1.

2. En el menú Archivo, seleccione la Fuente. Aumente la fuente del título para Arial Negrito

12 puntos para obtener un destaque mayor.

3. Seleccione la línea 3.

4. En la caja de diálogo Fuente mude la fuente para Arial negrito.

5. Seleccione las celdas con los nombres de las disciplinas.

6. En la caja de diálogo Fuente mude la fuente para Times New Roman Negrito Itálico 12

puntos.

Figura 29 Planilla – Notas Bimestrales sin formateo

Formateo de las columnas

1. Seleccione las columnas A, B, C, D, E y F. Haga eso haciendo clic con el mouse en la letra

A y arrastre el mouse hasta la letra F.

2. En el menú Formato, haga clic en Columnas. Entonces seleccione la opción

AutoAjustar a la selección.



Figura 30 Columnas seleccionadas y auto-ajustadas

Nota que durante la selección las celdas quedan con un color destacado. Listo. Las columnas

fueron ajustadas en la largura para exhibir todos los textos y valores digitados.

Formateo de números

1. Seleccione todas las celdas que contiene notas, inclusive las medias (Fig. 31).

2. En el menú Formato, haga clic en Celdas y en seguida en la ficha Número.

3. Defina que los números serán formateados en la categoría número con una casa decimal

apenas.

4. Presione Enter o haga clic en el botón Aceptar.

Observe que las medias son redondeadas para la primera casa decimal (Fig. 32).



Figura 31 Celdas seleccionadas

Figura 32 Números redondeados con una casa decimal



Formateo de bordes

1. Seleccione las celdas de A3 hasta F10

2. En el menú Formato clic en Celdas y en seguida en la ficha Bordes (Fig. 33).

3. Defina que las celdas tendrán borde superior e inferior fina, inclusive internamente.

4. Haga clic en Aceptar.

Figura 33 Caja de diálogo – Formato de celdas

Formateo de tramas

1. Seleccione las celdas A3 hasta F3 “títulos de las columnas” (Fig. 34).

2. En el menú Formato haga clic en Celdas y en seguida en la ficha Tramas.

3. Defina un color claro para las celdas y haga clic en Aceptar.

Figura 34 Títulos de las columnas seleccionadas

4. Seleccione las celdas A4 hasta A10 “nombres de las disciplinas” (Fig. 35).

5. Retorne al cuadro de diálogo de Tramas y defina otro color claro para las celdas.



Figura 35

Nombres de las

disciplinas

seleccionadas

Listo. La planilla está formateada y con buena apariencia. Si desea haga clic en el menú

Archivo y en Vista preliminar para ver como la planilla saldrá impresa (Fig. 36).

Figura 36 Vista preliminar de la planilla – Notas Bimestrales

Por último haga clic en el botón cerrar y vaya al menú Archivo/Guardar para grabar las

modificaciones hechas en la planilla. En seguida puede cerrarla.



Fórmulas y Funciones

En este capítulo veremos como se trabaja con fórmulas y funciones que son

las herramientas que más nos ayudan en los cálculos repetitivos.

Operadores matemáticos

Excel usa algunas convenciones de la Informática y de la Matemática para escribir fórmulas.

Los símbolos usados en las operaciones básicas son:

Aritméticos

Son usados para las operaciones aritméticas básicas

Operador Nombre Operación Digite en la celda Y Excel exhibe

+ Signo de más Adición =2+2 4

- Signo de menos Substracción =3-2 1

* Asterisco Multiplicación =2*3 6

/ Barra normal División =4/2 2

% Signo de porcentaje Porcentaje =100*10% 10

^ Acento Circunflejo Exponente =2^3 8

De comparación

Son utilizados para hacer comparación de valores.

Operador Nombre Operación EJEMPLO

= Signo de igual Igualdad A1=A2

> Signo de mayor que Mayor que A1>A2

< Signo de menor que Menor que A1<A2

>= Signo de mayor o igual que Mayor o igual que A1>=A2

<= Signo de menor o igual que Menor o igual que A1<=A2

<> Signo de diferente Diferencia A1<>A2

Escritura correcta de fórmulas

Debemos seguir algunas reglas para insertar fórmulas en una celda:



Toda fórmula en Excel comienza con el signo de igual =

Orden de las operaciones

Excel ejecuta operaciones en el mismo orden usado por la Matemática, o sea:

Primero potenciación y radicación, después multiplicación y división y por último adición y

sustracción. Este orden puede ser alterada por el uso de paréntesis. El que está dentro de un

paréntesis es ejecutado primero, como en la Matemática.

Uso de paréntesis

En la Matemática las fórmulas pueden ser representadas en dos dimensiones. En Excel

escribimos las fórmulas colocando los caracteres en línea, usando paréntesis siempre que

fuera necesario para definir el orden en que las operaciones serán ejecutadas. Vea los

ejemplos:

Para calcular la fórmula ... Digite en Excel ...

5

43

2

1

A

AA

A

A

=A1/A2+(A3-A4)/A5

65

4*)32(

BB

BBB

=(B2-B3)*B4/(B5-B6)

2

11

C

C

=1-C1/C2

Insertando funciones en una fórmula

Funciones son comandos de Excel que ejecutan operaciones repetitivas o complejas. Vamos

ejemplificar. En la planilla Notas bimestrales hicimos algunos cálculos de promedio. El

promedio anual de cada disciplina fue calculado sumando las cuatro notas bimestrales y

dividiendo al resultado por cuatro. En la celda de la promedio de Castellano digitamos:

=(B4+C4+D4+E4)/4.

No costo mucho trabajo porque havia pocos números envueltos. Pero imagine usar este

método para obtener el promedio de una lista con centenas de valores. En este caso

debemos apelar para la función PROMEDIO. Vamos obtener el mismo resultado para el

promedio de Castellano si digitamos:

=PROMEDIO(B4:E4).



La fórmula arriba puede ser leída así: Promedio de los valores comprendidos en el intervalo

de celdas que va de B4 hasta E4.

Bien, ahora que sabemos que existen funciones en Excel para facilitar nuestra vida. Resta

saber cuales son estas funciones y como escribirlas correctamente en una fórmula. Excel

tiene muchas funciones, cada una con sus particularidades. Es mejor comenzar por las más

usadas para después, a los pocos, ir conociendo las demás funciones.

Cada función tiene un modo correcto para ser escrito. Es lo que llamamos en Informática de

sintaxis del comando. Solo los comandos escritos con la sintaxis correcta serán ejecutados.

Vamos ahora pasar al estudio de las funciones más usadas: SUMA, PROMEDIO y SI.

Suma

La función SUMA es óptima para hacer la suma del contenido de varias celdas. Vea en el

ejemplo siguiente la sintaxis de la función:

=SUMA(A3:A10).

Podemos leer la fórmula así: Suma de los valores del intervalo que va de la celda A3 hasta la

celda A10.

Usted también puede insertar la función SUMA en una celda haciendo clic con el mouse, en

el botón Autosuma. Haga así:

1. Seleccione la celda donde será insertada la función.

2. Haga clic en el botón Autosuma de la barra estándar.

3. Excel selecciona automáticamente un intervalo de celdas próximo. Si usted acepta la

sugestión concluya presionando ENTER.

4. Para escoger un intervalo diferente haga clic en la primera celda y arrastre el puntero hasta

la última celda del intervalo deseado. Las celdas seleccionadas quedarán realzadas con una

moldura animada del tipo hormigas marchando.

5. Presione ENTER. Excel escribe la fórmula en la celda seleccionada basado en las

informaciones dadas con los clics del mouse.

Promedio aritmético

El cálculo de promedio aritmético es hecho por la función PROMEDIO. Esta función suma

todos los valores de un intervalo y divide el resultado por el número de celdas del intervalo.



Vamos ejemplificar la sintaxis de la función promedio. Para calcular el promedio de los

valores del intervalo entre la celda A3 hasta la celda A10 escriba.

=PROMEDIO(A3:A10).

Una forma práctica de insertar funciones es usar el comando Función del menú Insertar.

Con él no necesitamos conocer detalles de la sintaxis de la función. Vamos ejemplificar.

1. Seleccione la celda donde será insertada la función.

2. Haga clic en el menú Insertar y en el comando Función...

(Fig. 37). Surgirá el cuadro de diálogo Insertar función (Fig.

38).

3. Seleccione la función deseada y haga clic en Aceptar. Por

ejemplo: la función estadística PROMEDIO. Surgirá el

cuadro de diálogo de la función. Figura 37 Insertar Función

Figura 38 Caja de diálogo Insertar función – función PROMEDIO seleccionada

4. Digite las informaciones necesarias para

definir la función. Por ejemplo: la función

PROMEDIO pide el intervalo de celdas.

Digite el intervalo en el campo Número1.

Será algo como B4:E4 (Fig. 39).

5. Finalice con Aceptar.



Figura 39 Ayudante de función – Cuadro de diálogo Argumentos de función

Función SI

La función SI es del tipo lógica. Vamos estudiarla a través de un ejemplo.

E J E M P L O : U S A N D O L A F U N C I Ó N S I

Abra la planilla Notas Bimestrales y cree más una columna en

la tabla, al lado de promedio anual, con el título Resultado

(Fig. 40).

Digamos que el promedio para aprobar sea 7,0. Excel

escribirá la palabra APROBADO en la columna Resultado si

el promedio fuera mayor o igual a 7,0 mostrará la palabra

EXAMEN si la nota fuera inferior la 7,0. Haremos eso con

la función SI.

Figura 40 Ayudante de función

La función SI envuelve tres informaciones, también llamadas argumentos. Veamos cuales

son:

Prueba lógica Verificar si el promedio anual es igual o superior a 7,0

Valor si verdadero Escribir la palabra APROBADO.

Valor si falso Escribir la palabra EXAMEN.

Para insertar la función SI haga así:



1. Seleccione la celda al lado de promedio anual de Castellano.

2. Vaya al menú Insertar y haga clic en el comando Función...

3. En la caja de diálogo Insertar función seleccione la función lógica SI y haga clic en

Aceptar.

4. En la caja de diálogo de la función SI digite los valores de los tres argumentos que son

prueba lógica, valor si verdadero y valor si falso. Vea en la figura como fueron digitados

(Fig. 41).

Nota: El texto

debe ser digitado

entre comillas.

Figura 41 Caja de diálogo de la función SI


Repita la operación para las otras celdas. Si usted no desea tener muyo trabajo vea el tema que viene a

continuación: copiando fórmulas. No olvide de formatear las celdas nuevas y de guardar las

alteraciones en la planilla. Vea como debe quedar el resultado final de la planilla (Fig. 42).

Figura 42 Planilla Notas bimestrales – Resultado final



Copiando fórmulas

Use también los

botones Copiar y

Pegar de la barra

estándar.

Vamos partir de un ejemplo: de la planilla Notas bimestrales. Nosotros digitamos la fórmula para

el cálculo del promedio de Castellano: =PROMEDIO(B4:E4). Tenemos que digitar las fórmulas

de los promedios de Matemática, Historia, Ciencias, etc. Las fórmulas son casi iguales. En este

caso podemos usar la copia de fórmulas.

Para copiar una fórmula haga así:

1. Seleccione la celda que será copiada.

2. Haga clic en el menú Edición y en Copiar.

3. Seleccione la celda para donde la fórmula será copiada.

4. Haga clic en el menú Edición y en Pegar.

5. Repita la operación 4 para pegar la fórmula en otras celdas.

6. Presione ENTER para encerrar.

Nota: las copias de fórmulas generalmente no son idénticas al original. Excel adapta

la fórmula mudando la dirección de las celdas. Vea al ejemplo:

En la celda F4 tenemos la fórmula =PROMEDIO(B4:E4)

Si copiamos la fórmula de la celda F4 para otras celdas el resultado será el siguiente:

Copia en F5: =PROMEDIO(B5:E5)



Copia por arrastre

Otra forma de copiar fórmulas y valores para celdas próximas y por arrastre. Haga así:

1. Seleccione la celda que será copiada.

2. Apunte en los controladores de tamaño que existe en la esquina inferior derecha de la

celda. Repare que el puntero muda de forma cuando apuntamos para en los controladores

de tamaño de la celda.



3. Arrastre el a controladores de tamaño para las celdas vecinas, seleccionando las celdas en

las cuales usted quiere pegar el contenido.

4. Suelte el botón del mouse. Listo el contenido de la celda fue copiado en las celdas vecinas.

Uso de dos puntos y de punto y coma

Dos puntos (:)

Los dos puntos son usados en las fórmulas para definir un intervalo de celdas. Nosotros ya

usamos en la función SUMA y en la función PROMEDIO. Vea los ejemplos:

=SUMA(A3:A10) =PROMEDIO(A3:A10)

A3:A10 puede ser leído como intervalo de celdas entre A3 y A10, o sea, están incluidas en el

intervalo las celdas A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 y A10.

Punto y coma (;)

El punto y coma es usado en las fórmulas para separar los datos e intervalos. Vamos

ejemplificar:

=SUMA(A3:A6;A8:A10).

Leemos la fórmula así: Suma de los valores de los intervalos de A3 hasta A6 y de A8 hasta

A10. O sea, será hecha la suma de los valores de A3, A4, A5, A6 y también de A8, A9 y A10.

Referencia absoluta y relativa

Nosotros vimos que Excel adopta las fórmulas cuando nosotros las copiamos para otras

celdas. Por ejemplo:

En la celda C2 escribimos la fórmula =B2*B8

Si copiamos esta fórmula para la celda C3 el resultado será: =B3*B9.

Esta adaptación de las fórmulas copiadas no siempre es interesante. Vamos dar un ejemplo

donde ocurren problemas (Fig. 43).



Figura 43 Planilla de precios

Para calcular el precio

en guaraníes podríamos

digitar en la celda C4 la

fórmula =B4*B11. El

problema ocurre si

intentamos copiar esta

fórmula para las otras

celdas. Copiando para

la celda C5 el resultado

será =B5*B12. Como

no hay cotización de

dólar en B12 la tabla

saldrá con error.

En un caso de estos es mejor escribir $B$11 en vez de B11. El símbolo dólar hace con que la

identificación de la celda no se altere se movemos o copiamos la fórmula.

B8 es una referencia relativa. $B$8 es una referencia absoluta.



Gráficos

Con los datos de Excel podemos crear gráficos para presentar mejor la

información. En este capítulo veremos como crear, formatear y editar

gráficos.

Con Excel creamos gráficos de los más variados tipos. Los gráficos mejoran la visualización

de los datos. Muchas veces, pasando los ojos en un gráfico el lector consigue obtener una

conclusión instantáneamente.

Etapas de creación de un gráfico

Estudiaremos las etapas a través de un ejemplo.

E J E M P L O : G R Á F I C O D E E V O L U C I O N D E L A P O P U L A C I O N

Para crear gráficos en Excel el

primero paso será digitar en una

planilla los datos que servirán de

base para el montaje del gráfico

(Fig. 44).

Después de digitar los datos

podemos iniciar la creación del

gráfico que es orientado por el

Asistente para gráficos.Figura 44 Planilla de Evolución de la populación paraguaya

Etapa 1 Tipo del gráfico

1. Haga clic en el menú Insertar y en el comando Gráfico...

Surgirá al Asistente para gráficos. (Fig. 45).

2. Seleccione el tipo de gráfico deseado. Escogeremos el tipo

Columnas 3D.

3. Haga clic en Siguiente.



Use también el

botón Asistente

para gráficos de la

barra estándar.

Figura 45 Asistente para gráficos Etapa 1 de 4 – ficha Tipos estándar

Etapa 2 Intervalo y secuencia

1. En la ficha Rango, en rango de datos, digite B5:C10. El rango también puede ser

seleccionado con el mouse. Haga clic en B5 y arrastre hasta C10.

2. En la ficha Serie (Fig. 46) quite la primera serie de datos, pues, ella se refiere a los años y

no queremos que ellos aparezcan como barras.

3. En el campo nombre de la serie digite Populación.

4. En el campo valores digite C5:C10, que es al rango de valores de populación.

5. En el campo Rótulos del eje X digite B5:C5, que es al rango de valores de años.




Figura 46 Asistente para gráficos Etapa 2 – ficha Serie

Etapa 3 Opciones de gráfico

1. Digite un título para el gráfico (Fig. 47). En nuestro caso: Evolución de la populación paraguaya.

2. Digite un título para el eje horizontal. En nuestro ejemplo: Años.

3. Digite un título para el eje vertical: En nuestro caso: Populación en millones.

4. En la ficha Leyenda (Fig. 48) desmarque la opción Mostrar leyenda, pues en nuestro

caso es desnecesaria.




Figura 47 Asistente para gráficos Etapa 3 – ficha Títulos

Figura 48 Asistente para gráficos Etapa 3 – ficha Leyenda

Etapa 4 Local del gráfico

Esta última etapa es apenas para decidir si el gráfico va ser un objeto dentro de la hoja que

contiene los datos o si se quedará en una hoja separada.

Seleccione la opción como objeto en Hoja1 (Fig. 49) y haga clic en Finalizar.

Listo. Finalmente al gráfico aparece (Fig. 50).



Figura 49 Asistente para gráficos Etapa 4

Figura 50 Gráfico final – Evolución de la Populación Paraguaya

Formateando el gráfico

Después de crear el gráfico siempre aparecen detalles para ajustar. Es hora de formatear el

gráfico. El gráfico es compuesto por varios elementos. Los principales son:

Área del gráfico Es el cuadro que contiene todos los elementos del

gráfico

Área de trazado Es un cuadro menor que contiene todos los elementos

menos al título

Paredes Son planos que quedan atrás de las barras

Ejes En los ejes aparecen los valores del gráfico

Líneas de división Son filas auxiliares que forman una división en las

paredes y facilitan la lectura de los datos

Secuencias de datos Son las barras en el gráfico de barras

Leyenda La leyenda identifica las secuencias de datos



Nota: Cada tipo de gráfico tiene sus particularidades de formateo. El gráfico de

barras es formateado en forma diferente del gráfico tipo circular o del tipo filas.

Área del gráfico

El área del gráfico puede ser movida y redimensionada. Para

mover el área, haga clic en ella y arrástrela para una nueva

posición. Para redimensionar selecciónela con el mouse y

arrastre uno de controladores de tamaño que aparecen en

vuelta del cuadro.

Para formatear el área del gráfico, haga clic en ella y después, en el menú Formato seleccione

Área del gráfico seleccionada... (Fig. 51). Será posible definir la fuente, color y efecto del

fondo (Fig. 52).

Figura 51 Comando para formatear el gráfico

Figura 52 Caja de diálogo – Formato del área del gráfico



Área de trazado

El área de trazado es un cuadro menor que contiene todos los elementos del gráfico menos al

título. Podemos moverla y redimensionarla. Básicamente lo que podemos formatear en ella

es el estándar de colores (Fig. 53). Para hacer eso selecciónela y con el menú emergente

seleccione Formato de Área de trazado... (Fig. 54).

Figura 53 Caja de diálogo Formato del área de trazado

Figura 54 Área de trazado seleccionado



Paredes del gráfico

Las paredes quedan atrás de las barras y lo que podemos formatear en ellas es el estándar de

colores. Haga clic en la pared y después, en el menú Formato seleccione Paredes

seleccionadas...

Ejes

Haga clic en uno de los ejes, horizontal o vertical, y en el menú Formato seleccione Eje

seleccionado...

Será posible formatear la fuente, la alineación del texto, la escala del eje, etc. (Fig. 55).

Figura 55 Caja de diálogo Formato de eje



Serie de datos

Recuerde: otraforma de abrir es

seleccionado una de las

barras del gráfico y

presione el botón

secundario (Fig. 56).

Haga clic en una de las barras del gráfico para formatear la serie de datos. En el menú

Formato seleccione Secuencias de datos... Será posible alterar la forma de las barras, el

estándar de colores, profundidad, etc.

Figura 56 Menú secundario – previa selección de una de las barras

Figura 57 Caja de diálogo Formato de serie de datos – ficha Tramas



Figura 58 Caja de diálogo Formato de serie de datos – ficha Formas

Líneas de división

Las filas de

división dividen

la pared del

gráfico en etapas.

Sirven para

auxiliar la lectura

del gráfico. Para

formatearlas (Fig.

59) haga clic en

una línea de

división y en el

menú Formato

seleccione Líneas

de división...

Figura 59 Asistente para gráficos Etapa 3



Observe la figura siguiente y compare con el gráfico antes del formateo. Vea como el

formato puede mejorar la apariencia de un gráfico (Fig. 60).

Figura 60 Gráfico Evolución de la populación paraguay formateado

Editando el gráfico

Las veces que creamos y formateamos un gráfico y solo más tarde notamos que alguna

información necesita ser cambiada. Con Excel, a cualquier momento, podemos alterar

valores, ampliar datos, cambiar el tipo del gráfico, cambiar los títulos, etc.

Si un valor del gráfico necesita ser cambiado, basta digitar el nuevo valor en la

planilla base del gráfico. Alteraciones hechas en los valores de la planilla alteran

inmediatamente el gráfico.

Para modificar un gráfico, seleccione el área del gráfico. Nota que surge en la barra de menús

de Excel el ítem Gráfico. En este menú quedan los comandos de edición. Veamos los

comandos del menú Gráfico:

Tipo del gráfico Con un clic del mouse alteramos el tipo del gráfico

seleccionado.

Dados de origen Con este comando podemos mudar los intervalos de la

planilla base que alimentan el gráfico con informaciones

Opciones de gráfico Con este comando alteramos los títulos, leyenda, rótulos, etc.

Local Para alterar el local donde el gráfico es insertado.

Efecto 3D Altera la apariencia de gráficos tridimensionales.



Figura 61 Caja de diálogo Exhibición 3D

Seleccione el tipo del gráfico

Un gráfico puede facilitar la interpretación de datos, pero es necesario escoger el tipo

correcto de gráfico para cada tipo de información. Vea algunas sugerencias sobre selecciones

de gráficos:

Para mostrar la evolución de valores a lo largo del tiempo prefiera gráficos de barras o de

filas. Por ejemplo: el crecimiento del número de usuarios de computadores a lo largo de los

anos.

Para gráficos matemáticos continuos prefiera el tipo filas suavizadas. Por ejemplo: gráficos de

ecuaciones.

Para mostrar la participación de las partes en un conjunto use gráfico tipo círculo. Por

ejemplo: gráficos con el porcentaje de cada grupo racial en el total de la populación

paraguaya.



Gerenciando datos

En este capítulo veremos como gerenciar volúmenes grandes de información

clasificando, filtrando, resumiendo y analizando datos.

Vamos ejemplificar el gerenciamento de datos con los datos de la planilla siguiente:

Figura 62 Planilla Precios de automóviles

Ordenación

En Excel no es necesario preocupar se con el orden que digitamos las listas de datos. Excel

tiene la herramienta de ordenación para ayudarnos.



Figura 63 Intervalo seleccionado

Vamos clasificar la planilla Precios de automóviles de la

siguiente manera: vamos organizar los autos por

marca y por precio, comenzando por el auto más caro

de cada marca. Haga así:

1. Seleccione el intervalo (rango) de datos de los

precios C6:F22 (Fig. 63).

2. En el menú Datos

haga clic en

Ordenar... Surgirá el

cuadro de diálogo

Ordenar (Fig. 64).

Figura 64 Caja de diálogo Ordenar

3. En el campo Ordenar por seleccione la

columna Marca y orden Ascendente.

De este modo Excel va reorganizar las

filas para que los autos de la misma

marca queden juntos.

4. En el campo Luego por seleccione la

columna Precio (Gs.) y orden

Descendente. De este modo, después

de organizar por marca Excel va

organizar por el precio, comenzando

por el mayor (Fig. 65).




Figura 65 Planilla Precios de automóviles ordenada



Herramientas

En este capítulo veremos varias herramientas que nos ayudan a mejorar la

calidad de las planillas, como deshacer y repetir un comando, verificación

ortográfica, búsqueda y reemplazo de datos, protección de datos.

Deshacer y repetir

Cuando cometemos algún equivoco, o queremos retornar atrás en lo que hicimos usamos el

comando Deshacer. Para repetir nuestra última acción usamos el comando Repetir. La

mayoría de las acciones del usuario puede ser deshecha o repetida.

Use también los

botones Deshacer y

repetir de la barra

estándar

Para deshacer su última acción haga clic en el menú Edición y en el comando Deshacer.

Para repetir su última acción haga clic en el menú Edición y en el comando Repetir.

Excel memoriza las 100 últimas acciones del usuario.

Buscar y reemplazar

Con los comandos Buscar y reemplazar podemos sustituir palabras y varios otros ítems de

la planilla. Son comandos muy útiles en planillas grandes.

Reemplazar

Digamos que el usuario digitó una planilla con precios de software. En el final del trabajo el

autor concluye que es mejor usar Microsoft Office, en vez de Office. La substitución manual es

muy trabajosa, pues la planilla es larga. Para automatizar la substitución hacemos lo siguiente:

1. En el menú Edición haga clic en Reemplazar... ( o presione las teclas Ctrl+L) Surgirá el

cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (Fig. 66).

2. En el campo Buscar digite la palabra que será buscada.



3. En el campo Reemplazar por digite la palabra que entrará (reemplazará) en el lugar de la

anterior.

4. Para reemplazar apenas la primera palabra encontrada haga clic en Reemplazar.

5. Para reemplazar todas las ocurrencias de la palabra en la planilla haga clic en Reemplazar

todo.

6. Para retornar a la planilla, haga clic en Cerrar.

Figura 66 Cuadro de diálogo Reemplazar

Protección de datos

Muchas veces creamos planillas para que otras personas lo usen. La protección de datos evita

que otros usuarios alteren nuestro trabajo. A veces protegemos datos para que nosotros

mismos no los alteremos por equivocación. La protección puede bloquear alteraciones en el

Libro entero, en una hoja específica o apenas en algunas celdas.

El estándar del Excel es iniciar un Libro nuevo con la protección desactivada. Para activar la

protección. Haga así:

1. En el menú Herramientas haga clic en Proteger (Fig. 67).

Figura 67 Comando Proteger hoja…

2. Seleccione la opción de protección. Por ejemplo: Proteger hoja....

3. Seleccione el tipo de información que será protegida (Fig. 68).



4. Digite, si desea, una seña. Ella es pedida cuando alguien desea desactivar la protección.


Figura 68 Cuadro de diálogo Proteger hoja

Listo. La protección está activa. Si alguien intentar alterar los datos recibirá el mensaje que los

datos están protegidos. Algunas celdas, tal vez, pueden haberse quedado de fuera del

bloqueo. Esto es interesante cuando queremos dejar algunas celdas liberadas para el digitado.

Para definir que una o más celdas no queden trabadas cuando la planilla fuera protegida haga

así:

1. Antes de activar la protección seleccione las celdas.

2. En el menú Formato seleccione Celdas... Surgirá el cuadro de diálogo Formato Celdas

(Fig. 69).

3. En la ficha Protección desmarque la opción Bloqueada. De este modo, cuando la planilla

fuera protegida, estas celdas no quedarán trabadas.




Figura 69 Formato de celdas – ficha Proteger



Complementos

En este capítulo veremos algunos recursos complementares para aumentar la

productividad del trabajo en Excel, como modelos, técnicas de formateo, y de

exhibición.

Combinar celdas

Observe al aspecto de la planilla de abajo (Fig 70). Esa presentación solo es posible con la

combinación de celdas.

Figura 70 Planilla Notas bimestrales – Celdas combinadas

Combinar celdas es reunir dos o más celdas para que Excel las trate como si fuesen una sola. En el

ejemplo la celda con el texto “Disciplinas” es la combinación de B3 y B4. La celda donde está

escrita “Media Anual” es la combinación de dos celdas (G3 y G4). Observe que en esta planilla las

celdas H3 y H4 no están combinadas Para combinar ambas celdas haga así:

1. Seleccione las celdas para combinar, en este caso las

celdas H3 y H4 (Fig. 71).



Combinar y

centralizar de la barra

de formato que mezcla

las celdas y centraliza

el texto



2. En el menú Formato seleccione Celdas... (Fig. 72).

Otra manera de abrir el mismo cuadro de diálogo es

presionando las teclas de acceso rápido Ctrl+1.



3. En la ficha Alineación

marque la opción

Combinar celdas (Fig. 73).




Comentarios

Figura 74 Comando Insertar Comentario

Comentarios son etiquetas amarillas de texto que fijamos en una celda.

Una celda con comentario queda marcada con un signo rojo en la esquina

superior derecha. Al apuntar la celda con el mouse, el comentario es

exhibido al lado.

Los comentarios son usados para dar informaciones al usuario sobre el

contenido de la celda, o para que otras personas hagan comentarios de

revisión.

Para insertar un comentario en una celda, selecciónela. En seguida, haga

clic en Insertar/Comentario (Fig. 74). Digite el comentario (Fig. 75) y

después haga clic en otra parte de la planilla para continuar el trabajo.

Figura 75 Comentario para la celda

Para editar un comentario, seleccione la celda y haga clic en Insertar/Edición comentario o

haga clic con el botón secundario sobre la celda que tiene la etiqueta del comentario y

presione sobre el comando “Modificar comentario” (Fig. 76).

Figura 76 Menú emergente sobre la etiqueta de la celda



Para editar varios comentarios, haga clic en Ver/Comentarios (Fig. 77). Surgirá la barra

de revisión (Fig. 78).

Puede que la barra de revisión no se encuentra en la parte superior (Fig. 78) o se

encuentra (Fig. 79) y no este flotando como muestra la siguiente figura (Fig. 80).

Figura 77 Barra de revisión

Figura 78 Barra de revisión

Figura 79 Barra de Revisión

Figura 80 Barra de Revisión



Formateo con pincel

Para simplificar el formateo repetido existe la herramienta pincel. El pincel es un comando de copiar

que solo copia las instrucciones de formato Negrita, subrayado, color de fuente, etc.). Para dejar una

celda con el mismo formato de otra ya formateada (Fig. 81) haga así:

Figura 81 Celda B6 con formato y C6 sin formato

1. Seleccione la celda que está formateada (Fig. 82) y haga clic en el botón pincel de la barra

de herramientas (Fig. 83).

2. Haga clic en la celda que recibirá el formateo (Fig. 84).

Listo. El formateo de la primera celda será copiada en la segunda. Los valores de cada celda

no sufren alteraciones (Fig. 84).

Figura 83 Celda que recibirá el formateo

Figura 82 Celda seleccionada e icono Copiar formato

Figura 84 Celda formateada

Secuencias y listas

Excel nos libera del servicio arduo que es digitar secuencias. Imagine crear una planilla con

centenas de filas y tener que digitar el número de cada línea. Para crear secuencias

automáticamente haga lo siguiente:



1. Digite los dos primeros números de la serie. Por ejemplo: 1 y 2. Use dos celdas seguidas.

2. Seleccione las dos celdas iniciales de la serie (Fig. 85).

3. Apunte en el controladores de tamaño de la selección y arrástrela con el mouse hasta

donde desea (Fig. 86). La serie va siendo creada automáticamente. El controladore de

tamaño queda en la esquina inferior derecha de la selección.

4. Suelte al mouse y la serie está pronta (Fig. 87).


Figura 86 Celdas siendo arrastradas

Figura 87 Celdas copiadas en secuencia

Vea como Excel crea otras secuencias a partir de dos valores:

Valores iniciales Continuación de la serie

1, 2 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10....

1, 3 5, 7, 9, 11, 13, 15...

3, 1 -1, -3, -5, -7, -9, -11...

10, 20 30, 40, 50, 60, 70, 80...

Listas

Las listas de Excel son secuencias de textos almacenadas en la memoria del programa. Por

ejemplo: LUN, MAR, MIE, JUE, VIE, SAB y DOM. Con ellas Excel nos auxilia a crear

listas largas y repetitivas.

Si usted digita en dos celdas seguidas LUN y MAR, puede dejar que a continuación Excel le

ayudará. Apenas arrastre la selección de las dos celdas con el mouse para continuar la serie.

Después de DOM Excel vuelta a continuar con LUN.



Figura 88 Celdas preparadas para crear Listas

Figura 89 Celdas arrastradas hasta completar la secuencia

Figura 90 Celdas hechas con Listas

Para conocer las listas memorizadas por Excel haga clic en el comando Opciones... del menú

Herramientas. Seleccione la ficha Listas personalizadas. Usted puede adicionar más listas

al conjunto (Fig. 91).



Figura 91 Listas personalizas en Excel

Operaciones con fechas y horas

Excel puede hacer operaciones como sumar fechas o sustraer horas. Veamos ejemplos en

que estas operaciones son útiles.

Cálculo de edades

Tenemos una lista donde registramos datos de personas, inclusive la fecha de nacimiento.

Queremos ampliar una columna en la lista con la edad de las personas. Para hacer el cálculo

de la edad automáticamente, teniendo la fecha de nacimiento, hacemos así:

La fecha de nacimiento está en la celda B4 (Fig. 92).

En la celda de la edad incluya la fórmula: =((HOY()–B4)/365)

Formatee la celda de la edad para exhibir números enteros (Fig. 93).



Figura 92 Operación con fechas

Figura 93 Operación con fechas

Ahora vamos entender: La función HOY() provee la fecha de hoy, o sea la fecha registrada en

el reloj del computador.

Digamos que la fecha de nacimiento sea 30/01/1961 y la fecha de hoy sea 12/02/2004.

Cuando Excel hace la operación 17/02/1936 menos (–) la fecha de HOY (en este caso

12/02/2004) el resultado es 24.832 días (Fig. 94).



Figura 94 Cantidad de días entre su Fecha de Nacimiento y la fecha de hoy (12/02/2004)

O sea, cuando opera con fechas Excel devuelve resultados en días. Dividiendo 24.983 días

por 365 “días anuales” (Fig. 95) tendremos 68 años (Fig. 96).

Figura 95 Fórmula para el cálculo de la edad de la persona

Figura 96 Cálculo finalizado de las edades

Cálculo de horas trabajadas

Usted está haciendo un trabajo cobrado por hora y quiere controlar sus horas trabajadas.

Para calcular automáticamente las horas trabajadas en el día haga así:

Digite los horarios de inicio y fin de actividades en cada período del día (Fig. 97). Digamos

que la distribución por celdas es la siguiente:

B4: horario de entrada de la mañana, C4: horario de salida de la mañana.

D4: horario de inicio de la tarde, E4: horario de salida de la tarde.

F4: horario de inicio de la noche, G4: horario de salida de la noche.



Figura 97 Planilla con datos en formato de hora

En la celda de las horas trabajadas “H4” digite la fórmula: =(C4-B4)+(E4-D4)+(G4-F4) (Fig. 98).

Listo. Excel hace las operaciones con horas y nos proporciona el total de horas trabajadas.

Figura 98 Operaciones con fechas

Inmovilización de paneles

Cuando trabajamos con planillas grandes tenemos que usar las barras de desplazamiento.

Solo que al desplazar una planilla para arriba los títulos de las columnas desaparecen de

nuestra vista. Del mismo modo al desplazar una planilla para la izquierda perdemos de vista

los títulos de las filas. Es incomodo trabajar sin ver los títulos de las columnas (Fig. 99).



Figura 99 Planilla extensa que no permite ver las los Títulos de las columnas

Para resolver este problema existe la inmovilización de paneles.

Congelar paneles es dejar algunas filas o columnas de la planilla fijas en la pantalla (Fig. 100).

Mismo si desplazamos la planilla, las celdas inmovilizadas continúan visibles. Veamos un

ejemplo:

Figura 100 Planilla con paneles inmovilizados y página desplazada para arriba

Las filas 1, 2 y 3 de la planilla están inmovilizadas. En la segunda imagen de la planilla las filas

4 hasta 5 están ocultas por causa del desplazamiento de la página para arriba, pero las filas 1,

2 y 3 continúan fijas en la pantalla.

Para congelar paneles haga lo siguiente:



1. Haga clic en la celda que delimitará los paneles inmovilizados. En el ejemplo es la celda

B4. Siempre posiciónese al lado derecho de la fila a ser inmovilizada y debajo de la

columna a ser inmovilizada.

2. Haga clic en el menú Ventana y en Inmovilizar paneles (Fig. 101).

Figura 101 Menú Ventana – comando Inmovilizar paneles

Listo. Las filas arriba y las columnas a la izquierda de la celda seleccionada quedan

inmovilizadas. Vea como las filas y las columnas están envueltas por una línea más gruesa o

más oscura (Fig. 102).

Para deshacer la inmovilización de paneles haga clic en el menú Ventana y en el comando

Movilizar paneles.

Figura 102 Planilla con paneles inmovilizados y página desplazada para arriba



División de ventana

Las veces cuando trabajamos en una planilla grande (Fig. 103) queremos visualizar algo en el

inicio de la planilla y algo que está en el final. Para trabajar en dos partes diferentes de la

planilla al mismo tiempo existe la división de ventana.

Figura 103 Planilla extensa que no permite ver la primera celda y la última al mismo tiempo

Para dividir la ventana en dos partes haga así:

1. Haga clic en una línea para definir que la división será arriba de esta línea.

2. En el menú Ventana seleccione Dividir (Fig. 104).



Figura 104 Menú Ventana – comando Dividir

Listo. El área de trabajo está dividida en dos partes, con barras de desplazamiento

independientes (Fig. 105).



Figura 105 Ventana dividida

Figura 106 Desplazamiento dentro de la segunda ventana

Ahora usted ya tiene

dividido las ventanas de la

planilla y puede recorrer en

la segunda ventana como las

flechas de desplazamiento

y/o las barras de

desplazamiento (Fig. 106).

Para deshacer la división de

ventanas clic en el menú

Ventana y en Remover

división.



Personalización del ambiente

En este capítulo veremos como personalizar al ambiente de trabajo de

Excel, alterando barras, menús y opciones de usuario.

Barras de herramientas

Figura 107 Personalizando las Barras de Herramientas

Excel tiene varias

barras de

herramientas. El área

de trabajo quedaría

congestionada si todas

fuesen exhibidas al

mismo tiempo. Exhiba

solamente las barras

que usted necesita para

las tareas que está

realizando.

Para exhibir u ocultar

una barra de

herramientas haga clic

en el menú Ver, en

Barras de

herramientas (Fig.

107) y marque el

nombre de la barra en

la lista.

Hay dos modos de exhibición de las barras: fluctuante o entonces, adherida (Fig. 108) a uno

de los laterales del área de trabajo del Excel.



Figura 108 Menú fluctuante (Gráfico) y adherida (Dibujo)

Una barra puede adherirse a cualquier uno de los cuatro lados del área de trabajo. Para

desprender una barra del lateral, arrástrela con el mouse por el controlador de tamaño (Fig.

109) que está ubicada en la esquina de la barra.

Figura 109 Desprendiendo una barra

Si arrastramos el controlador de tamaño de la barra para dentro del área de trabajo la barra se

vuelve fluctuante.

Vea en seguida como personalizar las barras o crear barras nuevas.



Impresión de un documento

En este capítulo vamos a configurar según el tipo de hoja que disponemos y

daremos el formato adecuado al documento (la planilla) como para que

tengamos una salida correcta de la misma (impresión sin errores) y verificar

las opciones generales y puntuales de una impresión personalizada.

Configurando la página

Antes de imprimir una planilla es necesario definir algunos detalles y lo más correcto es

definir la configuración de la página antes misma de comenzar a cargar los datos en la

planilla.

Esto es necesario ya que muchas veces estamos cargando los datos y formateando el

documento, pero realizamos la configuración de la página a último momento y eso provoca a

veces que parte del documento no sea impreso en la hoja, ya que al principio el tamaño de

nuestra planilla era bastante grande, pero al definir el nuevo tamaño de papel, esto genera el

inconveniente mencionado.

Entonces comience por la configuración de la página. En seguida visualice la impresión para

tenerse una vista previa de como la planilla será impresa. Por último defina la impresión

propiamente. Veamos cada etapa:

Las fichas de Configuración de página

En el menú Archivo haga clic en Configurar página... Surgirá el cuadro de diálogo

correspondiente (Fig. 110).

En la configuración de la página usted define varias cosas y están divididas en fichas:

1. Ficha PÁGINA



Figura 110 Caja de diálogo Configurar página

Orientación de las páginas:

La Orientación “Vertical” es utilizada cuando los documentos no

son muy anchos (caben en la página) y permiten trabajar más en

lo alto que a lo largo (Fig. 111).

La Orientación “Horizontal” es especial cuando el documento es

muy ancho (Fig. 112).

Escala:

Reduce o amplía la hoja de cálculo, o bien, ajusta la hoja de cálculo a un número

determinado de páginas cuando se imprime. Reduce o aumenta el tamaño de la hoja de

cálculo impresa. Active la casilla de verificación Ajustar al y, a continuación, escriba un

porcentaje en el cuadro % del tamaño normal. La hoja de cálculo puede reducirse hasta un

10 % de su tamaño normal o ampliarse hasta un 400%.

Reduce la hoja de cálculo o la selección al imprimirla para que se ajuste al número de páginas

especificado. Active la casilla de verificación Ajustar a, escriba un número en el cuadro



páginas de ancho por y, a continuación, especifique un número en el cuadro que indica el

alto. Para llenar el ancho del papel y utilizar todas las páginas necesarias, escriba 1 en el

cuadro páginas de ancho por y deje en blanco el cuadro que indica el alto.

Figura 111 Documento con Orientación Vertical



Figura 112 Documento con Orientación Horizontal

Tamaño de papel: seleccione el formato de papel que está en su impresora. Los más

comunes son Oficio (21,5 x 33 cm), Carta (21,59 x 27,94 cm) y A4 (21 x 29,7 cm) e incluso

sobres (vea el manual de la impresora).

Calidad de impresión: seleccione la resolución que desee para especificar la calidad de

impresión de la hoja activa. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal (ppp)

que aparecerá en la página impresa. Una resolución mayor proporciona una impresión de

mejor calidad en las impresoras que lo permitan. Pero a mejor calidad mayor consumo de

tinta. Lo normal es imprimir para documentos que no son importantes a 96 ppp o 150 ppp

como máximo y para un documento oficial o importante a 300 ppp y si su impresora permite

puede imprimir a 600 ppp.

Primer número de página: Escriba Automático para comenzar la numeración de las

páginas por el número "1" (si es la primera página de la tarea de impresión) o por el número

siguiente de la secuencia (si no es la primera página de la tarea de impresión). Escriba un

número para especificar un número de comienzo de la numeración de página que no sea el

"1".



2. Ficha MÁRGENES: Especifique la configuración de los márgenes (Fig. 113) y podrá ver

los resultados en el cuadro de vista preliminar. Para especificar la distancia entre los datos y el

borde de la página impresa, ajuste las medidas en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y

Derecho.

Antes de realizar esto debemos de verificar el manual de la impresora, para saber cuáles son

los límites de impresión. Recuerde que de acuerdo al modelo y marca de impresora estos

valores pueden variar.

Superior: es el margen de arriba de la hoja.

Inferior: es el margen de abajo de la hoja.

Izquierdo: es el margen normalmente utilizado para perforar o encuadernar, si estamos

utilizando la Orientación Vertical, sino sería, el Superior el usado para perforar o

encuadernar.

Derecho: es el margen derecho, esto no debe ser mayor al izquierdo, se recomienda (por

estética) por lo menos 1,5 cm menos que el de la izquierda. Pero nada impide que los gustos

prevalezcan sobre la estética.

Encabezado: Escriba un número en el Encabezado para ajustar la distancia entre el

encabezado y la parte superior de la página. La distancia deberá ser menor que los valores de

los márgenes para evitar que el encabezado oculte los datos.

Pie de página: Escriba un número en el Pie de página para ajustar la distancia entre el pie y

la parte inferior de la página. La distancia deberá ser menor que los valores de los márgenes

para evitar que el pie de página oculte los datos.

Centrar en la página: Amplía el gráfico hasta el margen de página más próximo antes de

imprimir. El gráfico se expandirá en ambas direcciones (ancho y alto) de forma proporcional

hasta que una de las dimensiones llene el espacio comprendido entre los márgenes. Para

centrar los datos de la página entre los márgenes, active la casilla de verificación

Verticalmente, Horizontalmente o ambas.



Figura 113 Caja de diálogo Configurar página – ficha Márgenes

3. Ficha ENCABEZADO Y PIÉ DE PÁGINA: Usted puede insertar datos en el Encabezado y

pié de página (Fig. 114) como: el nombre de la planilla, numeración de las páginas, etc.

Figura 114 Caja de diálogo Configurar página – ficha Encabezado y pie de página



Para crear un pie de página personalizado para la hoja de cálculo, haga clic en la ficha

Encabezado y Pie de página y, a continuación, haga clic en Personalizar pie de página; donde

podrá darle el formato o modificarlo. Estas modificaciones se verán según el formato que

usted defina a través de lo Botones de Configuración de Encabezado y Pie de página (Fig.

115).

Figura 115 Cuadro de diálogo para configurar el Encabezado

Encabezado: Nos permite seleccionar algunos encabezados estándar que vienen definidos

con Excel.

Personalizar encabezado: cuadro de diálogo que nos permite ajustar según nuestras

necesidades el Encabezado (Fig. 116).

Figura 116 Cuadro de diálogo para configurar el Pie de página

Pie de página: Aquí también tenemos opciones que vienen estandarizados en Excel.



Personalizar Pie de página: cuadro de diálogo que nos permite ajustar según nuestras

necesidades el Pie de página (Fig. 117). Este es el mismo cuadro que el de Encabezado la

única diferencia es el nombre en la barra de título.

Veamos los botones de la configuración de Encabeza y pie de página

Figura 117 Caja de diálogo Configurar página – ficha Márgenes

1. Botón Fuente: Cambia la fuente, el tamaño de fuente y el estilo de texto del texto

seleccionado en los cuadros Sección izquierda, Sección central o Sección derecha.

2. Botón número de página: Inserta los números de página en el encabezado o en el pie de

página al imprimir una hoja de cálculo. Microsoft Excel actualiza estos números

automáticamente al agregar o eliminar datos o al establecer saltos de página.

3. Botón Páginas totales: Inserta el número total de páginas en la hoja activa y ajusta los

números de página de forma automática al imprimir las hojas de cálculo.

4. Botón Fecha: Inserta la fecha actual.

5. Botón Hora: Inserta la hora.

6. Botón de ruta y archivo: Inserta la ruta y el nombre de archivo del libro activo.

7. Botón Nombre del archivo: Inserta el nombre de archivo del libro activo.

8. Botón Nombre de la hoja: Inserta el nombre de la hoja activa.

9. Botón Insertar imagen: Permite elegir una imagen para insertarla en la hoja de cálculo

activa.

10. Botón Formato de imagen: Permite ajustar el tamaño, girar, establecer la escala, recortar

y ajustar la imagen que ha elegido insertar en la hoja de cálculo activa.



4. Ficha HOJA: Cuadro de diálogo (Fig. 118) donde se definen en cuantas hojas de papel la

planilla será distribuida. Seleccione correctamente para que los datos no salgan muy pequeños

o muy grandes.

Figura 118 Caja de diálogo Configurar página – ficha Hoja

Área de impresión: Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga

clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee

imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de

diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda especificar el

rango mediante la selección de las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede

hacer clic otra vez en el botón para presentar todo el cuadro de diálogo.

Imprimir títulos: Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas

columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea

especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en

extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la

izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una o varias celdas en las

columnas o filas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo

derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para

que pueda especificar el rango mediante la selección de las celdas de la hoja de cálculo.



Cuando haya finalizado, puede hacer clic otra vez en el botón para presentar todo el cuadro

de diálogo.

Imprimir: Especifica lo que se imprime de la hoja de cálculo, independientemente de si la

impresión se realiza a color o en blanco y negro, así como la calidad de impresión. Para

controlar el orden en que se numerarán e imprimirán los datos cuando no se ajusten a una

página, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo.

La vista preliminar de la imagen de muestra presenta la dirección en que se imprimirá el

documento cuando se seleccione una de estas opciones:

Líneas de división: Para imprimir en las hojas de cálculo las líneas de división de

celdas horizontales y verticales, active la casilla de verificación Líneas de división.

Blanco y negro: Active la casilla de verificación Blanco y negro si ha dado formato de

color a los datos pero van a imprimirse en una impresora en blanco y negro. Si utiliza

una impresora a color y activa esta casilla, el tiempo de impresión puede ser menor.

Calidad de borrador: Para reducir el tiempo de impresión, active la casilla de

verificación Calidad de borrador. Si se selecciona esta opción, Microsoft Excel no

imprimirá ni las líneas de división ni la mayoría de los gráficos.

Títulos de filas y columnas: Para imprimir los números de fila y las letras de columna

con el estilo de referencia A1 o las filas y las columnas numeradas con el estilo de

referencia L1C1, active la casilla de verificación Títulos de filas y columnas.

Para imprimir comentarios al final del documento y al comienzo de otra página, seleccione

la opción Al final de la hoja. Para imprimir los comentarios en la misma ubicación en que

aparecen cuando se ve la hoja de cálculo, seleccione la opción Como en la hoja. Si hace

clic en esta opción, Microsoft Excel solamente imprimirá los comentarios mostrados. Para

que se muestren todos los comentarios, haga clic en la opción Comentarios del menú Ver.

Para presentar un comentario, haga clic con el botón secundario en la celda que lo contiene

y, a continuación, en la opción Mostrar comentario del menú contextual.



Permite especificar la forma en que aparecerán los errores en el documento impreso.

Seleccione mostrado para imprimir los errores como aparecen en la pantalla. Seleccione

<espacio vacío> para imprimir celdas en blanco en vez de errores. Seleccione -- o #N/A

para que se impriman esos caracteres en vez del error de celda.

Orden de las páginas: Especifica lo que se imprime de la hoja de cálculo,

independientemente de si la impresión se realiza a color o en blanco y negro, así como la

calidad de impresión. Para controlar el orden en que se numerarán e imprimirán los datos

cuando no se ajusten a una página, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la

derecha, luego hacia abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra presenta la dirección

en que se imprimirá el documento cuando se seleccione una de estas opciones.

Para controlar el orden en que se numerarán e imprimirán los datos cuando no se ajusten a

una página, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia

abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra presenta la dirección en que se

imprimirá el documento cuando se seleccione una de estas opciones.

Especifica lo que se imprime de la hoja de cálculo, independientemente de si la impresión

se realiza a color o en blanco y negro, así como la calidad de impresión. Para controlar el

orden en que se numerarán e imprimirán los datos cuando no se ajusten a una página, haga

clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo. La vista

preliminar de la imagen de muestra presenta la dirección en que se imprimirá el documento

cuando se seleccione una de estas opciones.



Visualizar la página antes de imprimir

Después de configurar la página use el comando Vista preliminar del menú Archivo para

tener una previa de la impresión. Si todo estuviere correcto pase para la impresión

propiamente.

Este modo permite ver como quedará la planilla antes de ser impresa, evitando posibles

desperdicios de papel, de tinta y de tiempo.

Para accederlo vaya al menú Archivo y haga clic en Vista preliminar.

Imprimir

Este es el momento último antes de hacer la impresión del documento, pero aquí también se

exige algunos conocimientos de las diferentes opciones que dispone el cuadro de diálogo

Imprimir (Fig. 119). Para abrir este cuadro use el comando Imprimir... del menú Archivo.

Figura 119 Caja de diálogo Imprimir

Aquí usted puede seleccionar una de las impresoras configuradas en su computadora (PC),

con el que será impreso, cuantas copias se harán y si las copias serán agrupadas.

Si usted no tiene nociones como se utiliza este cuadro de diálogo, vea más abajo para qué

sirven cada una de las opciones disponibles (Fig. 120).


Vista preliminar de la

barra estándar.

Para una impresión

rápida haga clic en el

botón Imprimir de la

barra estándar.



Figura 120 Caja de diálogo Imprimir



Haciendo una prueba

Ahora que vimos las opciones de configuración de página, y las opciones de impresión del

cuadro de diálogo Imprimir (Fig. 120) haremos una pequeña prueba de lo aprendido:

6. Abra el archivo ControlGastosDomesticos2004, guardado anteriormente.

7. Vaya al menú archivo y haga clic sobre el comando Configurar página….

8. En la ficha Página haga clic sobre Orientación Horizontal.

9. En escala ajuste a 150%.

10.Tamaño de papel A4, calidad de impresión a 150 ppp.

11.En la ficha Márgenes, en el cuadro Superior digite 3,5. En el Inferior: 1,5. En el

Izquierdo: 1,5 y en el derecho: 1. Centrar: horizontalmente. Por último en el Encabezado

digite 1,5. La unidad de medida está en centímetros.

12.En la ficha Encabezado y pie de página (Fig. 121), haga clic sobre personalizar

encabezado…. En la sección Izquierda digite: Planilla de Gastos Domésticos, en la

Sección central digite: 2004, en la sección derecha digite: Mes de Enero. Haga clic

sobre Aceptar.

Figura 121 Caja de diálogo – Personalizar Encabezado

13.Haga clic sobre personalizar pie de página.... En el cuadro de diálogo Pie de pagina

(Fig. 122) Haga un clic en la sección Izquierda y presione el botón fecha, en la Sección

central presione el botón número de página y teclee la barra invertida “ / ” para separar

el total de páginas que se habilita presionando el botón Páginas totales, presione la tecla



Enter y haga un clic en el botón Ruta y archivo; en la sección derecha haga clic sobre el

botón fecha. Haga clic sobre Aceptar.

Figura 122 Caja de diálogo – Personalizar Pie de página

Más abajo usted puede observar como quedará los datos que usted ingreso para elEncabezado y para el Pie de página (Fig. 123).

Figura 123 Aspecto final de la ficha Encabezado y pie de página después de configurar

14.Haga clic sobre la ficha Hoja. Habilite la opción Líneas de división, Títulos de filas y

columnas. Haga clic sobre el botón Aceptar.

15. Para finalizar haga clic sobre el icono Vista Preliminar. Luego de confirmar que todo este

en condiciones de imprimirse haga clic sobre el botón Imprimir (Fig. 124). Aparecerá el



cuadro de diálogo Imprimir. Donde tendremos que darle las últimas opciones antes de

enviar a la impresora el documento y ver los resultados impresos.

Figura 124 Caja de diálogo – Personalizar Pie de página

16. Elija la impresora en la cual se hará la impresión, y en número de copias, digite 2 y por

último presione el botón Aceptar.

La impresión debería estar saliendo por la bandeja de la impresora (depende de la velocidad

de la impresora que se esté usando y de la calidad de impresión que fue seleccionada); si no

fuere así debería consultar con el Técnico de su empresa, para verificar que esté

correctamente configurado y conectado la impresora.



Glosario

Excel XPA

Accesible: calidad de un sistema de hardware o software que posibilita su uso por parte de personas con discapacidades físicas, comomovilidad limitada, ceguera o sordera.)

Acceso: ver accesibilidad.

Acceso directo: icono que señala a un programa o archivo que se almacena en otra ubicación.

Accesibilidad: calidad de un sistema de hardware o software que posibilita su uso por parte de personas con discapacidades físicas,como movilidad limitada, ceguera o sordera.)

Actualizar: renovar datos de un origen de datos externo. Cada vez que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de lainformación en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan realizado en los datos.

Actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen dedatos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevoso modificados.

Archivo de área de trabajo: archivo que guarda información de visualización sobre libros abiertos, de manera que pueda reanudarsu trabajo más adelante con los mismos tamaños de ventana, áreas de impresión, ampliaciones de pantalla y configuraciones de visualización.Un archivo de área de trabajo no contiene los libros en sí.

Archivos de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datosde origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuartrabajando cuando no se está conectado al servidor OLAP.

Áreas de colocación: área de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico donde puede colocar campos del cuadro dediálogo Lista de campos para mostrar los datos del campo. Los rótulos de cada área de colocación indican los tipos de campos que puedecrear en el informe.

Área de copia: celdas que se copian cuando se desea pegar datos en otra ubicación. Tras copiar las celdas, aparece un borde enmovimiento alrededor de ellas para indicar que se han copiado.

Área de impresión: uno o más rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculocompleta. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, solalo se imprime dicha área.

Área de pegado: zona de destino de los datos que se han cortado o copiado mediante el Portapapeles de Office.

Área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitadapor los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.

Autoforma: grupo de formas ya elaboradas que incluye formas básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas yconectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.



Autoformato: colección incorporada de formatos de celda, como tamaño de fuente, tramas y alineación, que puede aplicar a un rangode datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.

Ayuda para accesibilidad (complementos de accesibilidad): utilidades que facilitan el uso de equipos a personascon discapacidades. Ejemplos de complementos de accesibilidad son los lectores de pantalla, programas de reconocimiento de voz y tecladosen pantalla.

AVI: formato de archivo multimedia de Microsoft Windows para sonido y vídeos que utiliza la especificación Microsoft ResourceInterchange File Format (RIFF).

B

Barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas ográficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.

Barras de error: se suelen utilizar en datos estadísticos o científicos y muestran un posible error o grado de incertidumbre relativa acada marcador de datos de una serie.

Barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra información acerca de la condición actual delprograma, como el estado de los elementos en la ventana, el progreso de la tarea actual o información acerca del elemento seleccionado.

Barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra deherramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver másbotones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas.

Barra de herramientas acoplada: barra de herramientas que está unida a un borde de la ventana de programa. Cuando arrastreuna barra de herramientas debajo de la barra de título del programa o al borde izquierdo, derecho o inferior de la ventana del programa, labarra de herramientas se ajusta al borde de la ventana del programa.

Barra de herramientas integrada: barra de herramientas que viene con los programas de Microsoft Office y no la crea elusuario.

Barra de herramientas flotante: barra de herramientas que no está unida al borde de la ventana del programa. Es posiblecambiar la forma de algunas barras de herramientas flotantes.)

Barra de menús: barra horizontal debajo de la barra de título que contiene los nombres y menús. Una barra de menús puede ser labarra de menús incorporada o una barra de menús personalizada.

Barra de título: barra horizontal en la parte superior de una ventana, cuadro de diálogo o barra de herramientas que muestra elnombre del documento, programa o barra de herramientas.)

Barra de ubicaciones: barra de la parte izquierda de determinados cuadros de diálogo (como Abrir, Guardar como, o Insertarimagen) que contiene accesos directos a las carpetas Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos y Carpetas Web.

Base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre unaentidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.

Biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la mismaplantilla. Cada archivo de una biblioteca está asociado con información definida por el usuario que se muestra en el contenido que seenumera para esa biblioteca.

Bloqueo de desplazamiento: si está activo, las teclas de flecha desplazan la hoja activa en lugar de activar una celda diferente.Para activar o desactivar el bloqueo de desplazamiento, presione la tecla BLOQ DESPL.

Botones de campo: botón que identifica un campo en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede arrastrar losbotones de campo para cambiar el diseño del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen juntos a los botones para cambiar el nivel dedetalle que se muestra en el informe.



Borde móvil: borde dinámico que aparece alrededor de un rango de hoja de cálculo que se ha cortado o copiado. Para cancelar unborde susceptible de moverse, presione ESC.

Búsquedas en lenguaje natural: método de búsqueda que le permite dirigir la búsqueda utilizando el lenguaje conversacional.Esto le permite dar instrucciones de búsqueda como "Buscar todas las citas de hoy."

C

Cálculos personalizados: método para resumir valores del área de datos de un informe de tabla dinámica utilizando los valores deotras celdas del área de datos. Utilice la lista Mostrar datos como del cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica para un campo de datoscon el fin de crear cálculos personalizados.

Campos: categoría de información, como apellido o cantidad de pedidos, que se almacena en una tabla. Cuando Query muestra unconjunto de resultados en su panel de datos, un campo se representa como una columna.

Campos calculados: campo de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Loscampos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.

Campo de categoría: campo que se muestra en el área de categoría del informe de gráfico dinámico. Los elementos de un campo decategoría aparecen como rótulos en el eje de categorías.

Campos de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de origen que contiene datos que se resumen en un informe de tabladinámica o de gráfico dinámico. Un campo de datos suele contener datos numéricos, como estadísticas o índices de ventas.

Campo de columna: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados conun campo de columna se muestran en rótulos de columna.

Campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados con un campo defila se muestran como rótulos de fila.

Campos de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puedemostrar un resumen de todos los elementos de un campo de página o un elemento cada vez, que filtra los datos para los demás elementos.

Campos de propiedad: atributos independientes asociados con elementos, o integrantes, de un cubo OLAP. Por ejemplo, si loselementos de ciudad tienen propiedades de tamaño y población almacenados en el cubo del servidor, un informe de tabla dinámica puedemostrar el tamaño y la población de cada ciudad.

Campo de serie: campo que se muestra en el área de series de un informe de gráfico dinámico. Los elementos de un campo de seriese enumeran en la leyenda y proporcionan los nombres de cada serie de datos.

Campo de texto enriquecido: campo que puede mostrar formato y gráficos, como un objeto incrustado, en vez de mostrarsolalo texto.

Caracteres neutros: caracteres que no tienen atributos fuertes de derecha a izquierda o de izquierda a derecha. Los números son unejemplo de caracteres neutros.

Carpeta de inicio alternativa: carpeta además de la carpeta XLStart que contiene libros u otros archivos que desee abrirautomáticamente cuando inicie Excel y plantillas que desee tener disponibles cuando cree nuevos libros.

Carpeta Web: acceso directo que es posible utilizar para guardar, abrir, copiar o eliminar archivos en un servidor Web o FTP. Algunascarpetas Web, como bibliotecas de documentos, tienen funcionalidad que no está disponible en carpetas locales. Encontrará las carpetasWeb en Mis sitios de red o Carpetas Web.

Celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celdaactiva tiene un borde grueso.



Celdas combinadas: celda creada al combinar dos o más celdas seleccionadas. La referencia de celda para una celda combinada es lacelda superior izquierda del rango original seleccionado.

Codificación: byte o secuencia de bytes que representa cada carácter de un archivo de texto sin formato o HTML. La codificaciónUnicode admite todos los tipos de caracteres de todos los idiomas y se puede leer en Microsoft Internet Explorer 4.0 o posterior y NetscapeNavigator 4.0 o posterior.

Columna: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados con un campo decolumna se muestran en rótulos de columna.

Compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuarioque guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro compartido.

Complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.

Complemento o macro automática: componentes que se pueden instalar en el equipo para agregar comandos y funciones aExcel. Estos programas complementarios son específicos de Excel. Otros programas de este tipo que están disponibles para Excel u Officeson los componentes COM (Plantilla de objetos componentes).

Complementos COM (Plantilla de objetos componentes): programa suplementario que amplía la funcionalidad de unprograma de Microsoft Office agregando comandos personalizados y funciones especializadas. Los complementos COM se pueden ejecutaren uno o más programas de Office. Los complementos COM utilizan la extensión de archivo .DLL o .ese.

Conectividad abierta de bases de datos (ODBC): método estándar para compartir datos entre bases de datos yprogramas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.

Conexión de datos de Office (archivo de Office Data Connection (ODC): un archivo que almacena informaciónacerca de una conexión a un origen de datos (como un origen de datos OLE DB) y los datos asociados con la conexión.

Constante: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" sonconstantes. Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una constante.

Contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas deExcel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuandodefina y especifique las contraseñas.

Controlador de tamaño: uno de los pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objetoseleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el tamaño del objeto.

Controladores de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cadaprograma o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.

Consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.

Consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar losregistros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.

Consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet..

Controles ActiveX: control como una casilla de verificación o un botón que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros osecuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones osecuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.

Controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programao sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.

Controlador de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el punterodel mouse (ratón) sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.

Controladores de tamaño: uno de los pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objetoseleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el tamaño del objeto.



Controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): archivo de programa utilizado para conectarse a unabase de datos concreta. Cada programa de base de datos, como Access o dBASE, o sistema de administración de bases de datos, como SQLServer, requiere un controlador diferente.

Controladores de selección: uno de los pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objetoseleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el tamaño del objeto.

Criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad depedidos > 30000.

Criterios de comparación: conjunto de condiciones de búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparaciónpueden ser una serie de caracteres que desea que coincidan, como "Northwind Traders," o una expresión, como ">300.".

Cuadro de nombres: cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas que identifica la celda, elemento de gráfico uobjeto de dibujo seleccionado. Para dar nombre a una celda o rango, escriba el nombre en el cuadro Nombre y presione ENTRAR. Paradesplazarse hasta una celda con nombre y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.

Cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas.Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.

D

Datos de detalle: para subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos deresumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen.

Datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen puedentomarse de una lista o rango de Excel, una base de datos o cubo externos, u otro informe de tabla dinámica.

Datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en unservidor Web.

DDE (intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en MicrosoftWindows.

Definición de cubo: información, almacenada por el Asistente para cubos OLAP en un archivo .oqy, que define cómo se construyeun cubo OLAP en la memoria utilizando datos recuperados de una base de datos relacional.

Delimitadores de secuencia de comandos: representación visual de una secuencia de comandos de una página Web quese abre en un programa de Microsoft Office. Los delimitadores de secuencia de comandos no se muestran de manera predeterminada.Diferentes delimitadores representan secuencias de comandos escritas en diferentes lenguajes.

Destino: término general para designar el nombre del elemento al que se salta desde un hipervínculo.

Dimensión: estructura OLAP que organiza los datos en niveles, como País, Región y Ciudad para una dimensión Geografía. En uninforme de tabla dinámica o de gráfico dinámico, cada dimensión se convierte en un conjunto de campos donde se puede ampliar o contraerel nivel de detalle.

Directorio raíz: carpeta de una unidad de donde parten todas las demás carpetas. El nombre de la carpeta raíz consiste en una barrainvertida ( \ ). Por ejemplo, en la unidad C, esta carpeta se representa en el sistema de archivos como C:\.

Dirección URL: ver URL.

Dirección UNC (convención de nomenclatura universal): convención de nomenclatura para archivos queproporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad,un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo.



Discusiones sobre documentos Web: comentarios que los usuarios unen a documentos y páginas Web. También seconocen como "discusiones de documentos Web" para diferenciarlos de los paneles de discusión. Requiere un servidor Web queejecute Microsoft SharePoint o Microsoft SharePoint Portal Server.

E

Editor de secuencias de comandos de Microsoft: utilizado para agregar texto, editar etiquetas HTML y editar código deMicrosoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) en una página de acceso a datos. Puede ver también su página en el Editor de secuenciasde comandos tal y como aparecería en un explorador Web.

Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse nuevasmacros y programas de Visual Basic para aplicaciones.

Ejes: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical ycontener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.

Elementos: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tenerlos elementos "Enero," "Febrero,", etc.

Elementos calculados: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Loselementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica ográfico dinámico.

Elementos de campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráficodinámico. Puede mostrar un resumen de todos los elementos de un campo de página o un elemento cada vez, que filtra los datos para losdemás elementos.

Encabezados o pies de página: un encabezado, que puede constar de texto o gráficos, aparece en la parte superior de cadapágina de una sección. Un pie aparece en la parte inferior de cada página. Los encabezados y pies contienen a menudo números de página,títulos de capítulo, fechas y nombres de autor.

Estilos: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como unconjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.

Escenarios: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede reemplazarse en un plantilla de hoja decálculo.

Esquemas: datos de una hoja de cálculo donde las filas o columnas de datos de detalle están agrupadas de manera que pueda crearinformes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de cálculo entera o una parte seleccionada de la misma.

Explorador Web: software que interpreta archivos HTML, les da formato en páginas Web y los muestra. Un explorador Web, comoMicrosoft Internet Explorer, puede ir a hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que están incrustados enpáginas Web.

Extensiones HTML: función o configuración que es una ampliación de la especificación HTML formal. No todos los exploradoresWeb admite estas, pero los autores Web las pueden usar ampliamente. Un ejemplo de extensión es texto desplazándose en una marquesina.

F

Filtros: mostrar únicamente las filas de una lista que satisfacen las condiciones especificadas. Utilice el comando Autofiltro para mostrarfilas que coincidan con uno o más valores, valores calculados o condiciones específicos.

Fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados con uncampo de fila se muestran como rótulos de fila.



Formatos condicionales: formato, como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica automáticamente a lasceldas si la condición que se especifica es cierta.

Fórmulas: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valornuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).

Fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado ovarios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Fuente estándar: fuente de texto predeterminada para las hojas de cálculo. La fuente estándar determina la fuente predeterminadapara el estilo de celda Normal.

Editor de secuencias de comandos de Microsoft: utilizado para agregar texto, editar etiquetas HTML y editar código deMicrosoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) en una página de acceso a datos. Puede ver también su página en el Editor de secuenciasde comandos tal y como aparecería en un explorador Web.

Esquemas: datos de una hoja de cálculo donde las filas o columnas de datos de detalle están agrupadas de manera que pueda crearinformes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de cálculo entera o una parte seleccionada de la misma.

Fichas inteligentes o etiquetas inteligentes: datos reconocidos y etiquetados como un tipo determinado. Por ejemplo,un nombre de una persona o el nombre de un destinatario de correo electrónico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datos que esposible reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente.

Fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados con uncampo de fila se muestran como rótulos de fila.

Forma: ver Autoformas.

Formato condicional: formato, como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica automáticamente a las celdas sila condición que se especifica es cierta.

Fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo.Una formula comienza siempre con el signo igual (=).

FTP: protocolo de comunicaciones que permite al usuario transferir archivos entre ubicaciones remotas de una red. Este protocolo permitea los usuarios utilizar comandos FTP, como crear listas de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de una ubicación remota.

Función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones parasimplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolargados o complejos.

Funciones de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla deconsolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son:Sumar, Contar y Promedio.)

G

GIF: formato de archivo de gráficos (extensión .gif en Windows) utilizado para mostrar gráficos con colores indizados en el World WideWeb. Admite hasta 256 colores y utiliza compresión sin pérdida, es decir, no se pierde ningún dato de la imagen cuando se comprime elarchivo.

Gráfico dinámico o informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informede tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrandocampos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.

Gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustadosson muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información enuna hoja de cálculo.



H

Hipervínculos: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, unapágina HTML en World Wide Web o una página HTML en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias ya sitios Gopher, Telnet y FTP.

Historial de cambios: en un libro compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de ediciónpasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.

Hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizanen filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.

Hoja de cálculo de historial: hoja de cálculo separada que muestra los cambios de los que se está realizando un seguimiento enun libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué datos se hanreemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los conflictos.

Hojas de estilo u hoja de estilos XML: contiene las reglas de formato que se aplican a un archivo XML que hace referencia ala hoja de estilos. El conjunto estándar de reglas para las hojas de estilos XML es Extensible Style Language (XSL).

Hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene solalo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o uninforme de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.

HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómodeben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.

I

Imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o más objetos o un archivo que permanece comoun solo objeto (como mapas de bits).

Imprimir títulos: rótulos de fila o columna que se imprimen en la parte superior o en el lado izquierdo de cada página de una hoja decálculo impresa.

Incrustados o gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Losgráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos uotra información en una hoja de cálculo.

Información de pantalla: notas que aparecen en la pantalla para proporcionar información sobre un botón de una barra deherramientas, un cambio del que se ha mantenido un seguimiento o un comentario; o bien, para mostrar una nota al pie o una nota al final.La Información de pantalla muestra también el texto que aparecerá si elige insertar una fecha o una entrada de Autotexto.

Informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puedecambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando uocultando elementos de los mismos.

Informes de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de unabase de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.

Informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráficodinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de losinformes, el otro cambia también.

Intercambio dinámico de datos (DDE): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en MicrosoftWindows.



Internet: red mundial con miles de pequeñas redes de equipos y millones de equipos empresariales, educativos, estatales y personales.Internet es como una ciudad electrónica con bibliotecas, almacenes, galerías de arte virtuales, etc.

Intranet: red de una organización que utiliza tecnologías de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervínculos, puedeexplorar objetos, documentos, páginas y otros destinos en Internet.

J

JPG: formato de archivo de gráficos (extensión .jpg en Microsoft Windows) compatible con numerosos exploradores Web que sedesarrolló para comprimir y almacenar imágenes fotográficas. Está especialmente indicado para gráficos con muchos colores, comofotografías digitalizadas.

JavaScript: lenguaje de secuencias de comandos del World Wide Web de plataforma cruzada. El código JavaScript se insertadirectamente en una página HTML. JavaScript permite crear programas Java. El delimitador de secuencia de comandos representa unasecuencia de comando escrita en JavaScript.

L

Leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.

Libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cadausuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un librocompartido.

Libros predeterminados o libro de inicio predeterminado: libro nuevo, sin guardar, que se muestra cuando se iniciaExcel. El libro de inicio predeterminado aparece únicamente si no ha incluido otros libros en la carpeta XLStart.

Lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto denombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.

Líneas de tendencia: representación gráfica de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente para representarel aumento de ventas a lo largo de un período de meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo quese denomina también análisis de regresión.

Listas de tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web Components que permite crear una estructura similar a la de uninforme de tabla dinámica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de tabla dinámica en un explorador Web y cambiarle el diseño demanera similar a un informe de tabla dinámica de Excel.

M

Macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje deprogramación Visual Basic para Aplicaciones.

Marcador: ubicación o selección de texto en un archivo al que se da un nombre para usarlo como referencia. Los marcadores identificanuna ubicación dentro de un archivo al que se se puede hacer referencia o crear un vínculo más adelante.

Marcadores de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor queprocede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.

Márgenes: espacio en blanco fuera del área de impresión de una página.



Matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que seorganizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantesutilizadas como un argumento.

Menú: lista de comandos que se muestra al hacer clic en un nombre de menú de una barra de menús u otra barra de herramientas.

Menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menúcontextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.

Microsoft Internet Explorer: explorador Web, es decir, software que interpreta archivos, les da el formato de páginas Web y losmuestra al usuario. Puede descargar Internet Explorer del sitio Web de Microsoft en la dirección http://www.microsoft.com.

Microsoft Office Web Components: componentes interactivos, como hojas de cálculo, gráficos y listas de tabla dinámica enpáginas Web que facilitan el análisis de datos. Para utilizar estos componentes, debe tener una licencia de Microsoft Office 2002.

Microsoft Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic paracrear aplicaciones basadas en Windows.

Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript): subconjunto del sistema de programación de Microsoft VisualBasic. Microsoft Internet Explorer 3.0 o posterior, junto con el resto de exploradores Web, puede leer programas VBScript que se incrustenen páginas HTML.

MIME: lista de estándares para transportar recursos multimedia a través de conexiones de Internet. El tipo MIME informa a un programadel objeto que contiene (por ejemplo, gráficos, sonidos o vídeos).

Módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tiposde módulos: módulos estándar y módulos de clase.

N

Niveles: parte de una dimensión OLAP. En una dimensión, los datos se organizan en niveles de detalle inferiores y superiores, comoniveles de Año, Trimestre, Mes y Día en una dimensión de Tiempo.

Nombres: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles deentender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.

Nombre definido: vea nombres.

O

Objetos de acceso a datos (DAO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con ODBCy Microsoft Jet para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos de la estructura de base de datos.

Objetos de datos ActiveX (ADO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con OLE DBpara conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos.

Objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entrelos dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen.

ObjectLink: formato de datos OLE que describe un objeto vinculado, identificando la clase, el nombre de documento y el nombre deun objeto. Cada uno de estos elementos de datos es una cadena que termina con un valor nulo.

ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos entre bases de datos yprogramas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.



Operadores: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos,comparativos, lógicos y referenciales.

Operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Los operadores son: =Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que, <> No igual a.

Operador de texto: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadoresmatemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.

OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de de procesartransacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.

OLE: tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir información entre programas. Todos los programas deOffice admiten OLE, de manera que puede compartir información a través de objetos vinculados e incrustados.

Origen o archivo de origen: el archivo que contiene información que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado.Cuando se actualiza la información en el archivo de origen, también es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.

Origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datospuede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información quenecesita la base de datos cuando se inicia una sesión.

P

Página de búsqueda: página desde la que puede buscar e ir a otros sitios de Internet o a documentos en una intranet. Muchaspáginas de búsqueda ofrecen varias formas de buscar, como puede ser por tema, por palabra clave o por coincidencias con consultas deusuario.

Página de inicio: primera página que aparece cuando se inicia un explorador Web. Puede establecerla a un sitio Web o a undocumento en el disco duro del equipo. Una página de inicio puede contener hipervínculos con otros documentos del equipo, de la red o delWeb.

Palabras clave: palabra o frase que identifica temas importantes en un libro, una presentación u otro documento de Microsoft Office.Puede utilizar palabras clave para indizar archivos que cree en Microsoft Excel, Word, PowerPoint y Outlook.

Panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.

Panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeñotamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.

Panel de tareas Nuevo archivo: panel en aplicaciones Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente para abrir ycrear archivos. El título del panel de tareas es distinto para cada aplicación Office. Por ejemplo, verá "Nuevo documento" en Word y"Nueva hoja" en Excel.

Plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseño depágina de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar forma a un único documento y las plantillas de FrontPagepueden dar forma a todo un sitio Web.

Plantilla de hoja predeterminada: plantilla Hoja.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado de nuevas hojas decálculo. Excel utiliza la plantilla para crear una hoja de cálculo en blanco cuando se agrega una nueva hoja a un libro.

Plantillas de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla dinámica que se basan endatos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda la definición de la consulta, pero no almacena los datos consultadosen la plantilla.

Plantilla de libro predeterminada: plantilla Libro.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado de nuevos libros.Excel utiliza la plantilla para crear un libro en blanco cuando se inicia Excel o se crea un libro nuevo sin especificar una plantilla.



Plantilla de hoja de cálculo predeterminada: plantilla Hoja.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado denuevas hojas de cálculo. Excel utiliza la plantilla para crear una hoja de cálculo en blanco cuando se agrega una nueva hoja a un libro.

Programa de complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.

Propiedades: atributo con nombre de un control, campo u objeto de base de datos que se establece para definir una de lascaracterísticas del objeto (por ejemplo, el tamaño, el color o la posición en pantalla) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si elobjeto está oculto o no).

Protocolo: método de acceso a un documento o servicio en Internet, como el Protocolo de transferencia de archivos (FTP) o elProtocolo de transferencia de hipertexto (HTTP).

Proveedores OLAP: conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puedeincluir un controlador de origen de datos y otro software de cliente necesario para conectarse a una base de datos.

Proveedor de servicios de Internet (ISP): empresa que proporciona acceso a Internet, para diversas cosas como correoelectrónico, salas de charlas o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras queotros se limitan a un área determinada.

Publicar: guardar una copia de un archivo en un formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) en un servidor Web.

Puntos de datos: valores individuales que se trazan en un gráfico. Los puntos de datos relacionados constituyen una serie de datos.Los puntos de datos se representan con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas. Estas formas se denominan marcadores dedatos.

R

Rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.

Rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en unabase de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.

Red de área local (LAN)

Hipervínculo activo: hipervínculo que está seleccionado actualmente en un explorador Web. Algunos exploradores Web indican elhipervínculo activo cambiándole el color.

Referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celdaque aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.

Referencias de celda absolutas: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celdaque contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.

Referencias de celda relativas: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene lafórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma laforma A1.

Referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.

Referencia de fórmula 3D: ver referencia 3-D.

Región actual o región actual: bloque de celdas rellenas que incluye la celda o celdas seleccionadas actualmente. La región seextiende en todas las direcciones hasta la primera fila o columna vacía.

Región de datos: conjunto de celdas que contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por los bordes de la hoja decálculo.)



Rótulos de datos: rótulo que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto dedatos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.

Ruta de acceso: ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo; por ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.

S

Saltos de página: elemento que divide una hoja de cálculo en páginas separadas para imprimirlas. Excel inserta saltos de páginaautomáticos según el tamaño del papel, la configuración de los márgenes, las opciones de escala y las posiciones de los saltos de páginamanuales que se hayan insertado.

Secuencias de comandos Web: tipo de código de equipo que se utiliza para realizar tareas en una página Web, como aumentarel contador de "número de visitantes" cada vez que hay un nuevo visitante. Es posible escribir las secuencias de comandos Web en varioslenguajes de secuencias de comandos. No es necesario compilar las secuencias de comandos para ejecutarlas.

Seleccionada: un botón de la barra de herramientas siempre tiene un borde a su alrededor cuando está seleccionado, incluso cuando elpuntero no se encuentra sobre el botón.

Selecciones no adyacentes: selección de dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no adyacentes enun gráfico, asegúrese de que las selecciones combinadas constituyen una forma rectangular.

Series: puntos de datos relacionados que están trazados en un gráfico y proceden de filas y columnas de una hoja de datos. Cada serie dedatos de un gráfico tiene una trama o un color exclusivo. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares tienensolalo una serie de datos.

Series de datos: ver series.

Servidor: en una red de área local, equipo que controla el acceso a toda una red o parte de ella y sus recursos, como impresoras. En elWorld Wide Web, un equipo que ejecuta software de servidor Web que responde a solicitudes del protocolo HTTP. También se denominahost.

Servidor Web: equipo que alberga páginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. También se le conoce como servidorHTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas direcciones URL comienzan con http://.

Símbolos del esquema: símbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de cálculo esquematizada. Se pueden mostrar uocultar los datos detallados haciendo clic en el signo más, en el signo menos y en los números 1-2-3-4 indicando el nivel de esquema.

Sitios de red: carpeta en un servidor de archivos de red, servidor Web o servidor Exchange 2000. Puede crear un acceso directo a unSitio de red para trabajar con los archivos del sitio. Algunos Sitios de red, como bibliotecas de documentos, tienen características que noestán disponibles en carpetas locales.

Sitio Web del equipo: sitio Web personalizable con características que ayudan a un equipo a trabajar unido. El sitio predeterminadotiene páginas para bibliotecas de documentos, anuncios y eventos del equipo. Sólo los miembros, especificados por el autor del sitio, puedenutilizar el sitio.

Sitio Web del grupo: ver Web del equipo.

Sitios Web del grupo de SharePoint: sitio Web personalizable con características que ayudan a un equipo a trabajar unido. Elsitio predeterminado tiene páginas para bibliotecas de documentos, anuncios y eventos del equipo. Sólo los miembros, especificados por elautor del sitio, pueden utilizar el sitio.

Sólo lectura: configuración que permite leer o copiar un archivo, pero no cambiarlo ni guardarlo. Si cambia un archivo de solalolectura, puede guardar los cambios solalo dándole un nombre nuevo al archivo.

Submenú: menú que aparece cuando un usuario señala un comando de un menú de nivel superior.



Subprograma Java: pequeño programa escrito en Java, lenguaje de programación que se utiliza principalmente en el World WideWeb. Un subprograma Java se coloca dentro de un documento HTML y se puede utilizar para agregar animación, música, actualizaciones depágina, etc.

Sugerencias o Información de pantalla: notas que aparecen en la pantalla para proporcionar información sobre un botón deuna barra de herramientas, un cambio del que se ha mantenido un seguimiento o un comentario; o bien, para mostrar una nota al pie o unanota al final. La Información de pantalla muestra también el texto que aparecerá si elige insertar una fecha o una entrada de Autotexto.

T

Tablas: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).

Tabla dinámica: ver informe de tabla dinámica.

Títulos o títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de ungráfico.

Títulos impresos: rótulos de fila o columna que se imprimen en la parte superior o en el lado izquierdo de cada página de una hoja decálculo impresa.

U

Ubicaciones de archivo fijas: dirección completa o absoluta de un archivo; por ejemplo,www.microsoft.com/ubicacion/sububicacion/nombrearchivo.htm. En contraste, una ubicación relativa de archivo es una dirección que esrelativa al documento activo o una base de hipervínculo.

UNC (convención de nomenclatura universal: convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido deubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza lasintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo.

Unicode: codificación de caracteres estándar desarrollada por Unicode Consortium. Al utilizar más de un byte para representar cadacarácter, Unicode permite que casi todos los idiomas se representen mediante un único juego de caracteres.

URL (Localizador de recursos uniforme: dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de unobjeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet — por ejemplo: http://www.microsoft.com/.

Utilidades de revisión en pantalla: ayudas a la accesibilidad para personas con discapacidades visuales o de aprendizaje, comodislexia. Estas ayudas hacen disponible la información en pantalla como una voz sintetizada o una pantalla del Braille actualizable.

V

Validación de datos: función de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en unacelda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les notiqueden las entradas incorrectas.

Vínculo u objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo unaconexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen.

Vínculos relativos: cuando un hipervínculo utiliza una ruta basada en un vínculo relativo, puede mover el archivo que contiene elhipervínculo y el destino del hipervínculo sin interrumpir el hipervínculo. Mueva el archivo que contiene el hipervínculo y su destino juntos.

Vistas: conjunto de valores de visualización e impresión a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crearmás de una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.



Vista de diseño de la página de acceso a datos: ventana de Access en la que se diseñan páginas de acceso a datos,páginas Web con conexiones a bases de datos.

Vista preliminar de los saltos de página: vista de la hoja de cálculo que muestra las áreas que se imprimirán y las posicionesde los saltos de página. El área que se imprimirá se muestra en blanco, los saltos de página automáticos aparecen como líneas discontinuas ylos saltos de página manuales se muestran como líneas solalidas.

Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza paraprogramar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.

W

World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no solalo texto, sino tambiéngráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otroutilizando hipervínculos.

X

XML (Lenguaje de marcado extensible): formato para entregar datos estructurados y enriquecidos desde una aplicación deun modo coherente y estándar. XML describe el contenido de un documento Web, donde las etiquetas HTML describen la apariencia deldocumento.

XSL (Lenguaje de estilos extensible): lenguaje de transformación que pueden utilizar los desarrolladores para transformardatos XML en HTML por medio de una hoja de estilos que define reglas de presentación.

manual excel xp v2.21.11.05.pdf

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