manual del usuario sugarpro versión 6 97-2003
TRANSCRIPT
MANUAL DEL USUARIOSUGARCRM PROFESSIONAL
VERSIÓN 6.0.
Agosto de 2010
TABLA DE CONTENIDO
Acerca de SugarCRM y Sugar Professional..................................................................7
Beneficios de usar Sugar...............................................................................................7
Ingreso a Sugar..............................................................................................................8
Conozca la interfaz inicial.............................................................................................8
Componentes de la Interfaz...........................................................................................9
Secciones de la Interfaz.................................................................................................9
Módulos.......................................................................................................................10
Recientes......................................................................................................................10
Enlaces del Sistema.....................................................................................................11
Componentes...............................................................................................................11
Mi Cuenta....................................................................................................................11
Permisos.......................................................................................................................12
Roles............................................................................................................................12
Equipos........................................................................................................................12
Búsquedas....................................................................................................................13
Opciones de Búsqueda.............................................................................................13
Búsqueda Global......................................................................................................13
Resultados Globales.................................................................................................14
Búsqueda Básica......................................................................................................15
Búsqueda Avanzada.................................................................................................15
Búsquedas Guardadas..................................................................................................16
Registros......................................................................................................................16
Vista de Lista...............................................................................................................17
Vista de Detalle............................................................................................................18
Vista de Edición...........................................................................................................19
Buscar Registros Duplicados.......................................................................................20
Combinar Registros.....................................................................................................20
Encontrar e Interpretar el Historial de Cambios..........................................................21
Subpáneles...................................................................................................................22
Manejar los Subpáneles...............................................................................................22
Relaciones entre registros mediante subpáneles..................................................22
Actualización masiva...................................................................................................24
Actualizar varios registros con la función de actualización masiva............................24
Importar y Exportar.....................................................................................................25
Importación por módulos.............................................................................................25
Importar Información...................................................................................................25
Preparar la descripción de los datos.............................................................................26
Limpiar la información................................................................................................26
Importar Información...................................................................................................26
Importar: Primer Paso..................................................................................................27
Importar: Segundo Paso...............................................................................................27
Importar: Tercer Paso..................................................................................................28
Importar: Cuarto Paso..................................................................................................29
Módulo Actividades.....................................................................................................30
Actividades..................................................................................................................30
Tipos de Actividades...................................................................................................30
Revisión del Módulo de Actividades...........................................................................31
Unir Actividades con Registros...................................................................................32
Manejar Actividades....................................................................................................32
Calendario....................................................................................................................33
Acciones sobre Actividades.........................................................................................34
Crear Llamadas y Reuniones.......................................................................................34
Llamadas......................................................................................................................35
Reuniones....................................................................................................................36
Crear Tareas.................................................................................................................38
Calendario....................................................................................................................38
Tareas...........................................................................................................................39
Notas............................................................................................................................40
Nueva Nota..................................................................................................................41
Emails - Correos Electrónicos.....................................................................................42
Redactar Correo...........................................................................................................43
Adjuntar.......................................................................................................................44
Opciones......................................................................................................................45
Configuración-General................................................................................................46
Configuración- Cuentas de Correo..............................................................................47
Búsqueda......................................................................................................................48
Marketing.....................................................................................................................48
Campañas.....................................................................................................................48
Creación de Grupos Objetivo......................................................................................49
Crear Campaña............................................................................................................49
Crear Lista de Objetivos (Target)................................................................................51
Crear un Registro.........................................................................................................52
Crear e Importar Objetivos de Campaña.....................................................................54
Creación de una Campaña de Correo Electrónico.......................................................55
Ejecutar una Campaña por Correo...............................................................................55
Creación de Plantillas de Correo Electrónico..............................................................56
Plantillas......................................................................................................................56
Crear Plantillas.............................................................................................................57
Manejar Plantillas de Correo.......................................................................................58
Creación de URL's de Seguimiento para monitoreo de Campañas.............................59
Ejecución Diagnósticos de Campaña...........................................................................61
Entendimiento y Acciones de Cuentas........................................................................62
Cuenta..........................................................................................................................62
Crear una cuenta..........................................................................................................63
Ver y Administrar Cuentas..........................................................................................65
Creación y Administración de Prospectos...................................................................66
Prospectos....................................................................................................................66
Creación de Prospectos................................................................................................67
Administración de Prospectos.....................................................................................70
Convertir Prospectos....................................................................................................71
Convertir un Prospecto................................................................................................71
Creación y Administración de Oportunidades.............................................................74
Oportunidades..............................................................................................................74
Crear una Oportunidad................................................................................................75
Manejar Oportunidades...............................................................................................76
Creación y administración de cotizaciones..................................................................78
Cotizaciones.................................................................................................................78
Crear una cotización....................................................................................................79
Administración de productos.......................................................................................86
Acerca de los productos y el catálogo de productos....................................................86
Creación de un producto..............................................................................................87
Administrar los productos............................................................................................88
Proyecciones................................................................................................................91
Periodos de tiempo......................................................................................................91
Proyecciones horarios..................................................................................................92
Cuotas ventas...............................................................................................................92
Hoja de cálculo de proyecciones (forecasts)...............................................................93
Listas de Hoja de Cálculo............................................................................................95
Historial de previsiones...............................................................................................97
Casos............................................................................................................................98
Página principal de casos.............................................................................................98
Listas de Casos............................................................................................................99
Gestor de Incidencias.................................................................................................100
Para reportar un error.................................................................................................100
Para administrar errores.............................................................................................101
Administración de Documentos................................................................................102
Crear un Documento..................................................................................................102
Administración..........................................................................................................103
Actualizar Documentos Adjuntos..............................................................................104
Base de Conocimiento...............................................................................................105
Creando artículos.......................................................................................................105
Etiquetando artículos.................................................................................................106
Para crear un artículo.................................................................................................107
Para crear una etiqueta o buscar una etiqueta............................................................108
Para administrar artículos..........................................................................................109
Buscando los artículos...............................................................................................109
Para realizar una búsqueda de texto completo de un artículo....................................111
Para realizar una búsqueda avanzada........................................................................111
Informes.....................................................................................................................113
Tipo de reportes.........................................................................................................114
Informe de totales......................................................................................................114
Informe de totales con detalles..................................................................................115
Informe de filas y columnas......................................................................................116
Informe matricial.......................................................................................................116
Creando Reportes.......................................................................................................117
Configuración de filtros.............................................................................................118
Para crear un reporte de totales..................................................................................119
Para crear un informe de totales con detalles............................................................124
Para crear un Informe matricial.................................................................................126
Para crear un informe de filas y columnas.................................................................126
Creando gráficos para los informes...........................................................................127
Editando y administrando los informes.....................................................................128
Para duplicar un informe...........................................................................................129
Viendo y creando rastreadores de los informes.........................................................130
Para crear un informe de seguimiento.......................................................................133
Planificando informes................................................................................................133
Informes publicados y no publicados........................................................................134
Acerca de SugarCRM y Sugar Professional
SugarCRM es una de las empresas que lideran en el mundo el desarrollo de soluciones CRM para el manejo de relaciones con los clientes. A partir de su fundación en 2004 ha sido reconocida en múltiples ocasiones por la calidad de sus productos y por su innovación en la industria. En este corto tiempo ha logrado un posicionamiento muy significativo:
• 5,000+ Clientes• 500,000+ Usuarios• 195 Países• 75 Idiomas• Comunidad de más de 14,000 desarrolladores registrados a nivel mundial.
Beneficios de usar Sugar
Vista Única del Cliente: Sugar Professional captura todas las interacciones de los clientes en un solo repositorio y comparte esta información a través de toda la compañía.
Fácil de Usar: Sugar Professional está diseñado con el usuario final en mente, con características que conducen a una alta aprobación del usuario y por tanto a un incremento en la productividad y desempeño del empleado y a una mejor percepción sobre el negocio.
Rompiendo Barreras:Para un efectivo manejo de los clientes, no basta con una visión de 360 grados. De poco sirve la automatización de diferentes procesos, si éstos no están relacionados unos con otros. Con SugarCRM, las compañías pueden alinear mejor los procesos de marketing, ventas, soporte y una gestión directiva dentro de una integración fluida. Por ejemplo, Mercadeo puede manejar todas las campañas a través de diferentes canales en Sugar y alimentar prospectos calificados a los grupos de ventas con solo un clic. El equipo de Servicio al Cliente puede ver los activos de cada cliente y la información de su cuenta para un mejor manejo de solicitudes. Los directivos adquieren una visibilidad sobre el retorno de inversión de campañas de marketing, pronósticos de ventas al día, y niveles de satisfacción de los clientes a través de reportes de casos. Con SugarCRM, las compañías rompen las barreras que obstaculizan el trabajo en equipo y el crecimiento.
CRM PersonalizadoNo hay dos implementaciones de CRM iguales. Para ganar una ventaja competitiva, las compañías deben adaptar el sistema CRM a los procesos propios de su negocio. Sugar ofrece una colección robusta de opciones de configuración, parametrización y
desarrollo para adecuar las pantallas y la navegación, e incluso añadir módulos nuevos sin necesidad de tocar el código.
Ingreso a Sugar
1. Visite en su navegador la dirección de la aplicación provista.http://crm.bdsasesores.com:8021/crm
2. Presione el botón 'Login' para ingresar.3. Antes de ingresar puede elegir opciones adicionales, como elegir la plantilla o
cambiar el idioma.
Conozca la interfaz inicial
Esta es una vista típica de Sugar al iniciar sesión. Se conoce como la plantilla 'Home'. La zona contenida en el recuadro rojo corresponde al contenido propio del Home que contiene información de cualquier módulo de Sugar. El detalle de dichos módulos se encuentra en las siguientes lecciones. Para conocer una explicación de toda la interfaz, consulte la próxima lección.
Componentes de la Interfaz
Secciones de la Interfaz
1. Enlaces del Sistema 2. Búsqueda global 3. Pestañas de Módulos4. Recientes5. Contenido6. Barra contextual
Módulos
Toda la información de SugarCRM está distribuida en Módulos, agrupaciones conceptuales de acuerdo con la funcionalidad. Estos módulos se encuentran en pestañas en la parte superior de la interfaz.
Recientes
Debajo de las pestañas de módulos se encuentra la ventana de acciones y recientes. Esta ventana presenta un listado de los registros visitados anteriormente por el usuario. El concepto de 'registro' se explora más adelante. Básicamente es un listado que recuerda la historia de navegación del usuario y le permite regresar a
Enlaces del Sistema
Son los accesos superiores de la interfaz y llevan a las opciones básicas de SugarCRM.
Componentes
1. Nombre del usuario registrado. Si le da clic encima del nombre del usuario, se puede accede a las preferencias, también llamado Mi cuenta.
2. Empleados: Directorio de todos los usuarios internos de SugarCRM.3. Admin: Administración de la configuración.4. Formación: Entra a los tópicos de conocimiento de SugarCRM.5. Acerca de: Detalles y créditos de la versión actual de la aplicación.
Mi Cuenta
En 'Mi Cuenta' es posible configurar las preferencias del usuario.
1. Reestablecer a las preferencias por defecto (como viene de fábrica).2. Cambiar de contraseña.3. Reestablecer las páginas de inicio y de reportes a su estado por defecto (como
viene de fábrica).
4. Cambiar el tema de Sugar
Permisos
Los permisos se encuentran la parte administrativa y se encuentra en la parte de usuarios, administración de usuarios. Esta tabla tiene en sus filas los módulos (Cuentas, Llamadas, etc.) y en las columnas el nivel de acción --Acceder, eliminar, editar, etc. La combinación determina el acceso por módulo del usuario. El administrador de la aplicación establece estos permisos.
Roles
Al final de los permisos (abajo) está el listado de Roles. Un Rol es una agrupación de permisos para cada módulo (consulta y edición). Al pertenecer a un rol, el usuario tiene sus permisos sujetos a los de su Rol. Los roles entonces permiten a los administradores agrupar a los usuarios con permisos similares.
Equipos
La administración de equipos en SugarCRM permite a las empresas para crear y dirigir equipos según el tipo de trabajo, la división, la geografía y otros atributos. Una vez que se asignan los roles, los administradores pueden asignar derechos de acceso a un rol para asegurar el acceso a la información a los miembros del equipo. La administración de equipos garantiza el intercambio de información de forma eficaz y mejora el rendimiento del equipo.
Búsquedas
Opciones de Búsqueda
SugarCRM contiene mucha información de los clientes y de las diferentes interacciones con ellos por parte de los usuarios. Para realizar una búsqueda rápida, se cuenta con las siguientes herramientas:
1. Búsqueda Global2. Búsqueda Básica3. Búsqueda Avanzada4. Búsquedas Guardadas
Búsqueda Global
En la esquina superior derecha, la búsqueda global es la manera más rápida de encontrar información si se tiene alguna idea precisa de lo que se está buscando. Basta con escribir cualquier texto y presionar buscar, y la aplicación devolverá todas las ocurrencias de dicho texto en cualquier módulo.
Resultados Globales
Los resultados son presentados agrupados por el módulo y de esta manera es fácil y rápido encontrar información en cualquier parte. También es posible refinar la búsqueda filtrando sólo los módulos deseados.
El texto a buscar admite 'comodines', en forma de signo porcentaje (%), de la siguiente manera:- Cualquier cadena es buscada en su totalidad. Por ejemplo, la cadena 'Con' buscará registros llamados 'Con' en todos los módulos.- El comodín puede usarse antes y/o después de una cadena. Por ejemplo, %Con buscará registros terminados en Con; Con% buscará registros que comiencen en Con; y %Con% buscará registros que contengan la cadena Con en cualquier lugar.
Búsqueda Básica
El Formulario de Búsqueda Básica aparece en la vista de Lista de todos los módulos y permite filtrar los resultados a aquellos que contengan la información provista por tales filtros (1). Como los registros pueden tener muchos campos, la búsqueda básica pretende mantener la simplicidad mediante la presentación de sólo aquellos campos más comúnmente referenciados. El administrador puede definir qué campos por módulo incluir en la búsqueda básica.El filtro 'Sólo mis elementos' (2), al ser marcado, excluye de los resultados aquellos que no están asignados al usuario pero que de otro modo podría acceder --gracias a la definición de su rol.
Búsqueda Avanzada
Funciona exactamente igual que la búsqueda básica pero incluye más campos. El administrador también puede definir qué campos incluir en este formulario. El propósito es tener la opción de filtrar por gran cantidad de campos, sin tener que encontrarlos todo el tiempo y perder espacio de pantalla.
Búsquedas Guardadas
Desde el formulario de búsquedas avanzadas es posible diseñar búsquedas guardadas. Estas son consultas que el usuario quiere repetir frecuentemente sin tener que ingresar los filtros todo el tiempo.
Para ello, el usuario establece los filtros normalmente en los campos de búsqueda avanzada, (punto anterior) presiona la opción de búsquedas guardadas (1), establece las opciones de despliegue de los resultados (2), y nombra la consulta guardada (3). De ese momento en adelante, el usuario siempre encontrará la consulta en la lista desplegable bajo los formularios de búsqueda del módulo correspondiente (4).
Registros
Un Registro es la unidad básica de información en SugarCRM. Todos los módulos tienen registros, que son principalmente unidades de ese tipo de información. En la imagen, el módulo presentado es Contactos. En este ejemplo, cada contacto es un registro. Todos los registros tienen unos atributos propios, o 'campos', que es la información específica del registro. Por ejemplo, los contactos tienen nombre, teléfono, dirección, etc. Estos son campos para esos registros.
La interacción de un usuario con SugarCRM es básicamente mediante la consulta y edición de registros. Por eso es importante conocer las tres Vistas, o formas de interactuar con los registros: Vista de Lista, Vista de Detalle y Vista de Edición.
La vista más común es la Vista de Lista y es la que se accede por defecto cuando se visita un módulo. Básicamente es la vista que contiene una lista de todos los registros. Se encuentra relacionada en la siguiente imagen:
Vista de Lista
Al detallar la lista de registros se observa lo siguiente:
1. Barra de opciones, para aplicar a los registros seleccionados.2. Cuadros para seleccionar registros y aplicar los efectos de la barra (1).3. Flechas de navegación: Usualmente la lista presenta vista de 20 registros a la
vez. Mediante estos botones es posible avanzar o retroceder a lo largo de la lista.
4. Flechas sobre cada columna, para determinar el orden de la lista.5. Vínculos por cada registro, para conocer más detalles del mismo (Vista de
Detalle).
Recordar que esta lista solo presenta los registros que cumplan los filtros (si existen) de las búsquedas encontradas encima de dicha lista.
Vista de Detalle
Al visitar un registro específico, por ejemplo haciendo clic en una entrada de la Vista de Lista, se encuentra un formulario con los detalles, o campos, de ese registro. Esto se conoce como la Vista de Detalle.
1. Editar: para modificar los valores de los campos del registro (ir a la Vista de Edición).
2. Duplicar: para crear otro registro con los mismos valores en sus campos.3. Eliminar: para borrar el registro.4. Buscar Duplicados: para encontrar otros registros con valores iguales en
determinados campos.5. Administrar Suscripciones: (sólo contactos) para configurar las listas a las que
pertenece el contacto (ver Campañas).6. Registro de Cambios: para ver la traza de auditoría de los cambios que han
sufrido los campos del registro.7. Flechas de navegación para adelantar o retroceder a otros registros conforme a
la Vista de Lista que condujo allí.8. Campos del registro.
Los campos disponibles para cada tipo de registro los define y configura el administrador.
Vista de Edición
Para entrar a la Vista de Edición haga clic en el botón Editar de la barra de opciones.
Se despliega la pantalla formulario de edición que contiene todos los campos de información sobre el registro que usted desea modificar. La barra de opciones está al comienzo y final del formulario. Allí podrá actualizar la información agregando nuevos datos en los campos vacíos.
1. Barra de opciones de la vista de edición: Guardar, Cancelar, Ver Registro de Cambios2. Información del Módulo.3. Guardar: Haga clic aquí después de revisar que la información de cada campo es correcta.4. Cancelar: Haga clic aquí si no desea modificar la información de su registro.5. Ver Registro de Cambios: Esto lo llevará al historial específico de su registro, mostrándole las distintas ediciones que usted haya ejecutado con respecto a los campos auditados.
Buscar Registros Duplicados
Es fácil combinar registros duplicados desde la Vista de Lista y Detalle. Para hacerlo vaya a la Vista de Lista y complete los siguientes pasos:
1. Indique los registros duplicados seleccionando los cuadros apropiados. Sí es necesario, puede seleccionar más de dos registros a la vez.
2. Haga clic en Combinar Duplicados.
Combinar Registros
Al abrir la ventana de Combinar Registros, encontrará:
1. Columna izquierda que muestra la información que se guardará cuando combine los registros.
2. Columna derecha que muestra la información que será perdida.
3. Haga clic en las flechas dobles que se relacionen con la información que usted quiera salvar.
4. Cuando termine vaya al botón Guardar Combinación ó puede Cancelar para no modificar los datos.
Haga clic en OK en la ventana emergente para continuar.
Encontrar e Interpretar el Historial de Cambios
Por definición, el software CRM le ayuda a seguir todas las interacciones con sus clientes. Revisar el Historial de Cambios le permite ver subpáneles relacionados con el registro en revisión.
La vista de detalle de cada registro muestra un subpánel de Historia que le permite seguir actividades relacionadas con los registros como reuniones, notas, archivos adjuntos y correos electrónicos recibidos.
Cada fila en el panel visualiza íconos para editar o remover el registro. Usted también puede usar este subpánel para crear y registrar nuevas actividades.
Para seguir y manejar el Historial de Cambios:
1. Para ver los detalles de una nota, reunión, archivo adjunto ó email, haga clic en su título.
2. Para ver un resumen de los registros enlistados en una ventana separada, haga clic en Ver Resumen.
3. Para editar o borrar un registro, haga clic en el ícono respectivo de edición o remover.
4. Para archivar un correo electrónico relacionado con el registro, haga clic en Archivar correo.
Subpáneles
Los subpáneles son subdivisiones del módulo principal que permiten desarrollar Acciones Rápidas desde el registro en modificación con respecto a toda la información contenida en su versión de Sugar.
Manejar los Subpáneles
Cada página del módulo está hecha a partir de bloques de información llamados páneles. El primer pánel en una página con vista de detalle es el panel principal.
Relaciones entre registros mediante subpáneles
Usted puede conectar diferentes registros en Sugar, lo cual permite que la información esté organizada y mostrada en la misma pantalla sin tener que navegar entre módulos.
Las conexiones pueden establecerse cuando usted crea y edita registros en Sugar.
- Cada registro incluye campos que le permiten seleccionar o crear los registros qué desee conectar.
- Cada registro en Sugar visualiza todos los registros conectados asociados con este.
Los atributos de cada subpánel corresponden a las relaciones que existen entre el registro y los demás, formando así una vista única de toda la información asociada con ese registro.
1. Los bloques de la información relacionada abajo son llamados subpáneles. El registro secundario o conectado aparece en los subpáneles de la vista de detalle.
2. Usted puede mostrar o esconder los subpáneles deseados haciendo clic en los íconos de doble flecha en la esquina superior izquierda de cada subpánel. Esconder subpáneles no usados en ciertas páginas le ayudará a mejorar el desempeño de actualización en esa página.
3. Para crear nuevos eventos usted debe hacer clic en los botones de nuevo/seleccionar o los correspondientes en cada subpánel.
4. Para remover una relación entre el registro primario que usted está viendo y el registro conectado visualizado en el subpánel haga clic en el ícono quit junto al registro deseado en el subpánel. Esto removerá la relación entre los dos registros, pero no borrará el registro del sistema. Al final de la acción aparecerá una ventana para confirmar la acción: "¿Está seguro de querer remover esta relación?”.
5. Reconozca las diferentes herramientas para los subpáneles: Casos, Actividades, Historial, Incidencias, Informadores, Campañas, etc.
Actualización masiva
La mayoría de los módulos proveen un subpánel de actualización masiva en sus página principal que le permite a usted editar simultáneamente algún o todos los registros. Ésta característica es útil para actualizar información compartida por distintos registros. En el subpánel de Actualización Masiva entre a los valores revisados para los campos deseados y haga clic en actualizar.
Actualizar varios registros con la función de actualización masiva
Los campos que usted puede editar en el panel de actualización masiva varían en el módulo.
Para editar información en la página principal de módulos, seleccione los cuadros de los registros que usted quiere editar o clic en:
- Página actual para editar los registros visualizados.- Todos los registros para editar todos los registros en este módulo.
Importar y Exportar
Importación por módulos
La función Importar le permite crear registros múltiples en un solo paso al traer información de otros sistemas de CRM, listas de contactos y archivos de Excel (archivos delimitado por comas, delimitado por tabulaciones, delimitado personalizado). Preparar su información es el paso clave antes de importar.
La información que puede importar corresponde a: Cuentas, Contactos, Prospectos, Oportunidades, Notas, Targets, Productos, Tipos de Productos, Categorías de Productos, Otros Sistemas CRM.
Los archivos que puede importar con respecto a cada módulo son: Archivos planos, Excel, otros CRM y Microsoft Outlook.
Usuarios con privilegios de Administrador del Sistema pueden acceder a la función importar para estos módulos en la Sección Productos y Citas de la página principal de Administración.
Importar Información
Usted puede importar información de varias fuentes externas en módulos específicos de Sugar. En el proceso de importación, usted puede escoger el tipo de fuente de la información, como Microsoft Outlook, ó seleccionar un archivo
específico de Excel en el que usted haya guardado su información, como en un archivo delimitado coma. La selección de la fuente de información está sujeta al módulo en el cuál usted está importando.
El número recomendado de importación de registros es de 1000 al mismo tiempo. El administrador del sistema maneja la configuración que determina cuantos registros pueden ser importados, con una extensión máxima de 20.000 registros a la vez.
Preparar la descripción de los datos
Antes de importar:
- Limpie la información de la hoja de balance.- Confirme los valores de los campos del menú desplegable.- Evalúe el orden correcto de la importación de información si está importando en múltiples módulos.- Relacione los registros en la importación.
Limpiar la información
Antes de importar información en Sugar, es necesario que se asegure si la información es compatible con Sugar revisando:
- Errores de Ortografía- Registros Duplicados- Corrección de Formato- Información faltante que usted necesite añadir para completar la información del módulo apropiadamente.
Importar Información
Una vez usted ha preparado toda su información y determinado el orden en que la importará, estará listo para comenzar.
1. Seleccione la fuente.2. Cargue el archivo de exportación.3. Confirme los campos e importación.
4. Importe los resultados.
Importar: Primer Paso
Busque el botón Importar
Seleccione la información apropiada y haga clic en Siguiente.
Importar: Segundo Paso
Después, cargue el archivo a exportar.
Haga clic en Examinar para navegar hacia el archivo que usted desea importar de su sistema de archivos local; en el cuadro de diálogo de carga de archivos seleccione el documento y haga clic en abrir.
El sistema selecciona por defecto la caja Tiene cabecera. Si su documento no contiene cabeceras, usted puede deseleccionar esta caja.
Clic en Siguiente.
Importar: Tercer Paso
En el tercer paso confirme los campos de información que usted está importando.
Durante una importación, usted tiene opciones para salvar sus selecciones como personalizar un mapeo y revisar los duplicados que ya existen en el sistema.
Crear un mapeo personalizado le permite guardar las selecciones de campo mapeado y darle a su mapeo personalizado un nombre. Cuando usted escoge su mapeo personalizado para futuras importaciones con el mismo tipo de datos sus selecciones aparecerán en el menú desplegable para la nueva importación.
Usando la característica Duplicado de Verificación de Entradas Contra Índices Seleccionados incita al sistema a verificar y automáticamente evitar importar algún posible duplicado.
1. Mapee el campo de base de datos a la fila cabecera seleccionando los nombres apropiados para los campos de la lista desplegable.
Notas:
Usted debe mapear los campos para importar los datos exitosamente. Si usted desea ignorar un campo, seleccione No mapear este campo desde la lista.
Revise la sección Notas del final de la página para revisar campos de la base de datos requeridos y otra información sobre el mapeo.
2. Opcional: En el cuadrado Guardar Mapeo como llene con un nombre para que su importación salve sus selecciones del campo desplegable de la Base de Datos.
Nota: El mapeo personalizado guardado estará disponible en la futura selección como un tipo de fuente de datos en el paso 1 del proceso de importación.
3. Opcional: para chequear por información duplicada en el sistema, haga clic en los campos de datos deseados en la columna de los indexados no usados y después clic en el ícono de flecha para mover los datos no usados a la columna de los Índex(es) no usados. El sistema buscará por información duplicada para los campos de datos solo en la columna de Index(es) Usados.
Notas:
Usted puede seleccionar un campo de información para mover, o seleccionar más de uno a la vez presionado el botón ctrl. de su teclado y seleccionando cada filtro que le gustaría mover.
Si se encuentra información duplicada, los registros duplicados serán saltados durante el proceso de importación y pueden ser accedidos haciendo clic en el link de la Lista de Duplicados de Descargas en la página de Resultados de Importación.
4. Después de que sus selecciones estén completas, haga clic en el botón Importar Ahora localizado en la esquina inferior derecha de su pantalla. Aparecerá la página de resultados con una lista de sus prospectos importados.
Importar: Cuarto Paso
Finalmente, revise sus resultados y complete la importación.
Desde la ventana de Importar Resultados puede seleccionar:
- Finalizar para completar su importación.- Usted puede después conducir una búsqueda para localizar sus nuevos registros y editar, añadir o borrar información como sea necesario.- Deshacer Última Importación para revisar o editar su importación.- Importar Más para continuar importando datos.
Módulo Actividades
ActividadesLas actividades son componentes críticos de Sugar y proveen los siguientes beneficios en una herramienta sencilla de organización y previsión.
Cuando usted crea actividades y las asocia con registros, usted puede crear una historia comprehensiva de actividades y correspondencia para sus cuentas y contactos.
Usted puede aprender rápidamente acerca de las últimas y siguientes reuniones, leer correspondencia de correo, y ver notas detalladas de tareas para un registro cuando usted mira los expedientes de los subpáneles de Actividades e Historia.
Tipos de Actividades
Hay cinco tipos diferentes de actividades que usted puede crear y relacionar en los registros de Sugar: 1. Llamadas: le permite seguir todas las llamadas telefónicas con los prospectos y
los compradores.
2. Reuniones: le permite programar reuniones internas o externas, así como recibir invitaciones de reuniones.
3. Tareas: le permite seguir cualquier acción que necesite ser manejada para la realización en una fecha determinada y puede ser asignada por usted u otros.
4. Notas: le permite capturar información en forma de notas así como cargar archivos adjuntos.
5. Emails: le permite archivar mensajes enviados o recibidos de correo electrónico.
Las actividades pueden ser creadas desde:
Actividades y Subpáneles de Actividades o Historial en la vista detallada.
Revisión del Módulo de Actividades
El módulo de Actividades lo provee con un acceso rápido y fácil a todos los registros de actividad y una vista de lista de sus llamadas. La pestaña de actividades también es una locación para acceder a los registros de actividad que pertenecen a diferentes módulos. Cuando usted accede a la página principal de una actividad, note qué pestaña está destacada.
Cuando usted hace clic en el enlace de llamadas ó reuniones, la pestaña de Calendario se destaca.
Cuando usted hace clic en el enlace de Notas o Tareas, la pestaña de Actividades se destaca.
Los Emails son parte del módulo Emails.
Cada actividad tiene una página principal que es accesible desde el módulo de actividades.
Unir Actividades con Registros
Puede manejar todas las actividades relacionadas con un registro desde la vista de detalle del registro en los subpáneles de Actividades e Historia.
Las notas y archivos adjuntos serán mostrados automáticamente en el registro del subpánel de Historia. Las demás actividades se mostrarán en el subpánel de Actividades del registro, y se moverán automáticamente del subpánel de Actividades al de Historia cuando:
Una actividad es manualmente cerrada al cerrar el ícono de Cerrar en la izquierda de la lista de visa de actividades.
Un estado de Tarea es Completado ó una reunión programada o estado de
llamada está en Held ó Not Held.
Un email es compuesto y usted hace clic en Enviar o Salvar Borrador.
Puede ver e imprimir un resumen de notas, archivos adjuntos y todas las otras actividades relacionadas cerradas, completadas, etc. desde el subpánel de Historia del registro.
Manejar Actividades
La vista de detalle de una actividad le permite hacer cambios a la actividad al seleccionar los botones de Editar, Duplicar o Borrar.
Editar: Seleccione Editar para ir a la vista de edición y cambiar la información.
Duplicar: Seleccione Duplicar para hacer una copia de la actividad existente a modificar.
Borrar: Seleccione Borrar para remover la actividad del registro.-Clic en Sí si desea borrar la actividad y No en caso contrario.
Nota: Su administrador de sistema determina quien tiene privilegios de borrar registros. Por favor revíselos con su administrador de sistema para confirmar sus privilegios.
Calendario
Cuando usted registra llamadas y reuniones en Sugar, usted puede manejar sus citas desde el calendario.
El panel Calendario le permite revisar su horario tanto como el de otros usuarios de Sugar antes de enviar una invitación por correo electrónico.
Siga estos pasos para organizar en su horario una llamada o reunión desde Actividades.
Desde la sección de Actividades: haga clic en Programar Llamada o Programar Reunión.
1. En la parte central de la página que corresponde al Calendario se encuentra una lista de todos los eventos correspondientes al Día, Semana, Mes, Año más Compartido. Haga clic en cada botón para ir a las vistas específicas.
2. La Lista de Tareas le mostrará las actividades que fueron programadas por usted.
Acciones sobre Actividades
Crear Llamadas y Reuniones
Usar Sugar para programar sus llamadas y reuniones le permite desarrollar un registro continuo del historial de comunicación para cada cliente.
Cuando usted quiere programar una llamada ó Reunión en Sugar también puede invitar participantes para que atiendan vía mail.
Las Llamadas y Reuniones pueden ser creadas desde:
- Actividades- Módulo Calendario en formato día.- Subpánel de actividades de la mayoría de los registros.
Llamadas
En Llamadas complete todos los campos relacionados con la llamada que quiere programar.
Para unirlo con un registro existente, seleccione el tipo apropiado de registro de la lista desplegable.
Haga clic en Seleccionar para escoger el nombre de registro apropiado de la ventada de búsqueda de registros.
De clic en Guardar cuando la información esté lista.
Reuniones
Desde el panel de Calendario busque o añada participantes a la llamada o reunión.
1. Configure el resto de la información para que sea apropiada con respecto al evento.
Notas:
Usted encontrará información de la programación referente a tiempos ocupados y conflictos visualizada para empleados compañeros que usen este Sugar.
Puede añadir más invitados a una cita guardada en cualquier momento desde la vista de edición de llamadas o reuniones en cualquier momento.
2. Haga clic en Enviar Invitaciones para enviarlas por correo electrónico a sus invitados.
Nota:
Cuando un usuario compañero acepta la invitación por correo electrónico, la cita programada aparecerá en el día apropiado de su calendario Sugar.
3. Haga clic en Guardar para salvar todos los cambios ó Cancelar si no desea modificar la información de la actividad.
4. Seleccione Cerrar y Crear Nuevo para guardar la información sobre la cita, los invitados y además crear una nueva reunión.
5. En la sección Añadir Invitados, entre el primer nombre completo o parcial, apellido, correo electrónico y después haga clic en Buscar. Luego haga clic en el botón Añadir para relacionar al usuario con la lista de invitados y revisar horarios para que no sucedan conflictos de tiempo.
Usted también puede crear Llamadas o Reuniones desde el subpánel de Actividades en la vista de detalle de la mayoría de los registros. Esta es una vía conveniente para crear una cita y un enlace a un registro sin abandonar el módulo de registros.
Crear Tareas
Tareas le permite seguir el movimiento de ítems de acción importantes. Para manejar y seguir una tarea en su calendario Sugar, asigne una fecha anticipada a la tarea. Cuando usted crea una tarea, puede asignarla a sí mismo u otro usuario. Usted puede relacionar la tarea a cualquier registro desde el subpánel de Actividades en la vista de detalle.
Calendario
Cuando esté en Calendario en el formato Día, las tareas asignadas aparecerán a la derecha en la Lista de Tareas, donde todas las tareas que usted cree aparecerán.
Tareas
1. Cuando esté en el módulo Tarea simplemente llene los campos pertinentes a su Actividad: Asunto, Estado, Fecha de Inicio y Vencimiento, Prioridad, Equipo, Asignado a, Descripción.
2. Para conectar la tarea con algunos registros específicos, ubíquese en Contacto y elija a los contactos apropiados de la lista desplegable haciendo clic en Seleccionar.
Notas:
Cuando usted relaciona una tarea con un registro, este aparecerá en la vista de detalle del registro en el subpánel de Actividades.
Cuando usted cambia el estado de una Tarea de Completada a Aplazada esta se moverá automáticamente del subpánel de Actividades a Historia del registro.
3. Para finalizar haga clic en Guardar, Cancelar o Cerrar y Crear Nuevo con respecto a lo que tenga que hacer.
Notas
1. De clic en el módulo de actividades y enseguida seleccione Nueva Nota o Adjunto.
2. Para mirar su lista de notas de clic en Notas. 3. Después de dar clic en Nueva nota o adjunto le aparecerá la ventana
mostrada a continuación.
Nueva Nota
Al registrar una Nota nueva incluya toda la información pertinente en los campos Contacto, Asunto, Adjunto, Relativo a, Nota, y la selección ¿Mostrar en el Portal?
1. Contacto: relacione aquí la Nota con un registro específico, que podrá seleccionar de la lista desplegable. Asunto debe contener el nombre de la Nota.
2. Adjunto: si desea cargar algún archivo desde su computador para relacionarlo con un registro haga clic en Explorar y ubíquelo.
3. En Relativo a seleccione el tipo de registro a quien corresponde esta nota.
4. Escriba la Nota en el espacio blanco.
5. Mostrar en el portal.
6. Haga clic en Guardar o Cancelar.
Así podrá añadir información extra en cualquier momento que lo necesite para cualquier Registro.
Emails - Correos Electrónicos
Con el correo de Sugar usted puede crear y enviar correos electrónicos desde el módulo Email o desde el subpánel de Actividades de un registro existente en Sugar. Envíe sus correos en texto plano, formatéelos con el editor HTML, o use una plantilla de correo para enviar una carta formal. Puede adjuntar archivos, añadir firmas de correo electrónico o cambiar las preferencias en un correo específico.
El módulo de Emails le permite componer, guardar o enviar correos electrónicos a Contactos, Prospectos, Targets, Usuarios e Individuos externos.
1. Seleccione la pestaña Email para entrar al módulo de generación de correo electrónico.
2. Comprobar Correo, Redactar Correo, Configuración son las opciones que encontrará en la barra de acción.
3. Folders contiene la organización de carpetas de su cuenta de correo Sugar. 4. Espacio donde se visualizan los subpáneles correspondientes a Comprobar y
Redactar Correo.
Redactar Correo
Para Redactar Correo haga clic en el botón Redactar de la barra de opciones, para abrir la ventana de composición.
1. Relativo a: unir este correo electrónico con un registro.
2. De, Para, CC, CCO: Escriba en este campo la dirección que corresponde a cada destinatario. Al hacer clic en los botones Para, CC, CCO se abrirá la ventana Seleccionar Entradas de Libretas de Direcciones de donde podrá escoger los contactos ya registrados.
3. Para que su correo tenga mayor personalidad puede darle diferentes formatos utilizando la barra de herramientas.
4. Puede Adjuntar cualquier tipo de archivo a su envío.
5. Las Opciones son variables configurables con respecto a las características de cada mensaje.
6. Al terminar de ajustar todos los campos puede dar clic en Enviar o Guardar Borrador.
Adjuntar
La opción Adjuntar le permite agregar todo tipo de archivos a los correos electrónicos que necesite enviar. Al hacer clic en el botón Adjuntar en el menú de la página de correo se abrirá un pequeño subpánel al lado derecho, allí encontrará dos opciones para cargar los datos. Usted puede ubicarlos en cualquier carpeta de su computador desde Agregar Archivos o seleccionarlos de entre aquellos archivos que usted haya subido con anterioridad y que se encuentran guardados en su sistema de Sugar, para acceder clic en Agregar Documentos.
1. Cuando usted escoge la opción Agregar Archivos se abre una nueva ventana llamada Desde el Equipo Local, ahí de clic en Explorar y ubique el archivo indicado y después de clic en Adjuntar. El archivo tomará cierto tiempo en cargar, dependiendo del tamaño.
2. Si escoge la opción Agregar Documentos solo debe hacer clic en Seleccionar para que se abra la ventana de Búsqueda de Documentos donde también hay una lista de los documentos que ya hacen parte de su memoria en Sugar. Puede generar la búsqueda por Nombre de Documento, Tipo de Documento, Subcategoría y Plantilla.
Opciones
En Opciones
1. Plantillas: Envíe cartas personalizadas a uno o varios individuos desde el módulo Email. Puede especificar las variables como el nombre del receptor o personalizar cada email. Antes de enviar el correo debe crear una plantilla.
2. Firmas: Use la Configuración General para establecer una firma para sus correos electrónicos, ahí podrá escribir el nombre de la empresa, evento o código que desee sea visible para sus envíos.
3. Asignar a Equipo: Puede asignar el correo electrónico a cualquiera de sus equipos predeterminados. Esta información aparecerá en el subpánel de Historia de cada Equipo.( Esta opción de equipos se encuentra en la versión profesional)
4. Seleccione enviar como archivo plano.
Configuración-General
Configuración tiene dos pestañas con las que podrá navegar.
Al revisar en la pestaña General encontrará tres subpáneles, Preferencias y Configuración Visual.
1. Preferencias: principales configuraciones cómo: Comprobar Correo Electrónico, Enviar Email como Texto Plano, Juego de Caracteres, Firma sobre la respuesta, Copiar a Email Enviado, Firmas, Asignar a Equipo.
2. Configuración Visual: modifique la visualización de bandeja de correo electrónico de Sugar con las variables: Estilo de Presentación, Número de Emails por Página, Poner Pestañas Abajo, Pantalla Completa.
3. Done: vuelva a la página principal de Email.4. Administración de Carpetas de Sugar permite modificar carpetas de
manera masiva con respecto a Usuarios y Grupos disponibles.
Configuración- Cuentas de Correo
Administración de Cuentas de Correo contiene los cambios de la información referente a las diferentes cuentas de correo (POP) que usted pueda integrar en el sistema de correo electrónico de Sugar.
1. Cuentas de Correo Activas: Seleccione la cuenta que quiere modificar en el panel adyacente.
2. Edite las cuentas existentes seleccionando en Editar Cuenta de Correo la cuenta específica que desee modificar.
3. Después de seleccionar el registro aparecerá su información en las variables Nombre, Nombre de Remitente, Dirección de Remitente, Nombre de Usuario, Contraseña. Dirección del Servidor de Correo, Protocolo del Servidor de Correo, Usar SSL Servidor de Correo Saliente.
4. Para finalizar haga clic en Limpiar Formulario si desea limpiar los campos de datos, Probar Configuración o Guardar.
Búsqueda
1. Para encontrar un correo electrónico de manera rápida vaya a la pestaña Búsqueda que se encuentra a la izquierda del módulo de correo.
2. Un pequeño formulario con los campos Asunto, Texto del Cuerpo, De:, Para:, Fecha Desde, Fecha Hasta, le ayudará a ubicar en su archivo de correos aquel que contenga el texto que usted haya ingresado en los campos mencionados.
3. Para finalizar de clic en Buscar o Limpiar para dar paso a la acción deseada.
Marketing
Campañas
Use el módulo de Campañas para seguir y manejar campañas masivas de marketing. Usted puede crear tantos tipos de campañas como será descrito en "Crear una Campaña".
Desde los módulos de Contactos, Prospectos y Oportunidades usted puede asociar un registro con una campaña existente. Típicamente, una campaña de marketing masiva toma como objetivo un gran grupo de individuos u organizaciones. Por lo tanto, los procesos de la campaña comienzan con la identificación de Objetivos.
Usted puede agrupar múltiples objetivos en una Lísta de Objetivos de acuerdo con un set de criterios predeterminados como la edad o los hábitos de gasto.
Creación de Grupos Objetivo
Crear Campaña
Del módulo Campañas, seleccione Crear Campaña (Clásica)
1. Ingrese la información en los siguientes campos:
- Nombre: Ingrese el nombre de la campaña
- Asignado a: Escriba el nombre del usuario asignado a la campaña; para escoger un usuario de la lista de Usuarios, haga clic en Seleccionar y haga clic en el nombre de usuario.
- Estado: De la lista desplegable, seleccione el estado actual de la campaña.
- Fecha de Inicio: Haga clic en el ícono de Calendario y seleccione la fecha en la cual comienza la campaña.
- Fecha Fin: Clic en el ícono de Calendario y selecciona la fecha en el que termina la campaña.
Nota:Los valores de Fecha de Inicio, Fecha Fin, y Estado son solo para los registros. Estos valores no impactan la ejecución de una campaña de marketing por correo electrónico.
- Tipo: De la lista desplegable, seleccione el tipo de campaña, correo electrónico ó televenta. Para más información sobre campañas por correo electrónico lea "Creación de una Campaña de Correo Electrónico".
- Moneda: Seleccione la moneda usada desde la lista desplegable para calcular el presupuesto, costos e ingresos.
- Impresiones: Escriba el número de páginas de impresiones generadas para su campaña. Necesitará llenar este campo después de que la campaña haya comenzado.
- Presupuesto: Escriba el presupuesto de la campaña.
- Coste Real: Ingrese el coste real incurrido en la conducta de la campaña
- Ingresos Esperados: Escriba los ingresos estimados de la campaña.
- Costos Esperados: Escriba el costo estimado de la campaña.
- Objetivo: Explique la meta de la campaña.
-Descripción: Ingrese una breve descripción de la campaña.
2. Clic en Guardar para salvar la campaña, clic en Cancelar para regresar a la página principal de Campañas sin crear una campaña.
El sistema visualiza la página de detalle de la campaña. La página de detalle de una campaña de email o un boletín de noticias visualiza subpáneles para los objetivos, seguidores de URLs y marketing de correo electrónico. Usted puede crear y ver cualquiera de esta información desde el subpánel respectivo.
Crear Lista de Objetivos (Target)
1. En la página de Grupo Objetivo, ingrese la siguiente información:
- Nombre: Escriba un nombre para la lista de objetivos.
- Tipo: De la lista desplegable seleccione el tipo de lista de objetivos.
- Asignado a: Escriba el nombre del individuo a quien asignará el registro o haga clic en Seleccionar para escoger la Lista de Usuarios. Por defecto, este registro será asignado a usted.
2. Equipo: Para cambiar la tarea del equipo primario desde su equipo por defecto a un equipo diferente, escriba el nombre del equipo primario.
Para asignar equipos adicionales al registro, haga clic en Seleccionar y escoja el equipo desde la Lista de Equipos, o haga clic en Agregar para agregar campos de equipos e ingresar nombres de equipos. Para más información en los equipos, vea "Asignar Registros a Usuarios y Equipos"
- Descripción: Ingrese una breve descripción de la Lista Objetivo.
3. Haga clic en Guardar para salvar la lista objetivo, clic en Cancelar para salir de la página sin crear la lista. Ahora usted puede agregar registros de la Vista de Lista de Cuentas, Contactos, Prospectos y Objetivos a la Lista de Objetivos.
Crear un Registro
1. En el módulo de campañas, clic en Crear Registro.
Nota: Son registros individuales que no son asociados con Contactos o Prospectos. Si usted está planeando enviar correos electrónicos a Contactos existentes o Prospectos, usted puede saltar este paso.
2. En la página de Registros, ingrese la siguiente información en los campos:
Información de Registro
- Nombre: Escriba el primer nombre del objetivo.- Apellido: Escriba el primer apellido del objetivo- Titulo: Escriba el cargo del objetivo- Teléfono de oficina: Escriba el número de trabajo del objetivo.- Celular: Escriba el número de celular del objetivo.- Fax: Escriba el número de fax del objetivo.- Departamento: Escriba el nombre del departamento al que pertenece el objetivo.- Nombre Cuenta: Escriba el nombre de la cuenta relacionada al objetivo.- No llamar: Seleccione esta caja para agregar el nombre del objetivo a la lista de No Llamar.- Asignado a : Seleccione el usuario que posee la cuenta relacionada con el objetivo.- Dirección de Correo Electrónico: Escriba una ó más direcciones electrónicas para el contacto y seleccione Principal. Si un correo es incorrecto, seleccione No valido para indicarlo. Para agregar emails adicionales, haga clic en Agregar dirección. Usted puede agregar emails múltiples. - Información de Dirección: Escriba la dirección principal y otra información de la dirección. Para copiar información de una sección a la otra, usted puede entrar la información de dirección en cualquiera de las secciones y luego clic en las botones de flechas. - Descripción: Escriba una breve descripción del objetivo.
3. Clic en guardar para crear el registro; clic en Cancelar para salir de la página sin crear el registro. Cuando usted guarda el registro, este es adherido a la Vista de Lista. Usted ahora puede agregar un registro a una lista de registro existente. La página de vista de detalle del registro visualiza el subpanel de Registro de
Campañas, el cual muestra todas las campañas que fueron enviadas al registro en una lista.
Crear e Importar Objetivos de Campaña
Un objetivo es un registro individual del que se tiene cierta información pero no califica como prospecto o contacto, además no son adjuntados a estos ni a las oportunidades. Sin embargo, usted puede adherir contactos, prospectos y usuarios a la lista de objetivos de una campaña.
Puede agregar objetivos a una lista de objetivos importándolos desde un archivo (CSV o TSV) o seleccionándolos desde la Vista de Lista de cuentas existentes, contactos, prospectos y objetivos.
Usualmente, usted puede crear o importar primero una lista objetivo, asociarla con los objetivos y después asociar eso con la campaña. Sin embargo, usted también puede primero crear una campaña y después asociarla con la lista de objetivos.
El proceso general es el siguiente:
Una lista de objetivos puede especificar que individuos deben estar incluidos en la campaña o excluidos de estas. Usted puede crear uno de los siguientes tipos de listas de objetivo:
- Defecto: Una lista de personas que son los objetivos de la campaña y reciben el correo de la campaña.
- Cabeza de serie: Una lista de personas que reciben el correo de la campaña pero no deben ser seguidos como prospectos potenciales. Típicamente, esta es una lista
de personas que son individuos que necesitan aprobar la campaña antes de que sea lanzada.
-Test/Prueba: Una lista de personas que reciben el correo de campaña para probar los correos electrónicos de los clientes y visualizan el mensaje de la campaña antes de enviarla a la lista por defecto.
- Lista de supresión: una lista de personas que usted quiere excluir del buzón del correo de la campaña. Típicamente, estas son personas que optan por no recibir más su mensaje de campaña. La lista de supresión puede estar por ID, correo electrónico o dominio.
Creación de una Campaña de Correo Electrónico
Ejecutar una Campaña por Correo
Para poder enviar una campaña por correo, el administrador y el usuario deben realizar una serie de tareas. El administrador debe completar las siguientes tareas:
1. Establezca correos de salida para permitirse enviar correos de campañas y especificar el número de correos de campañas en cada lote.
2. Especifique un buzón de manejo para recibir los correos que le sean rebotados. Correos electrónicos rebotados contienen identificadores específicos que los apartan de los demás correos que son respuestas de sus objetivos.
3. Establezca un horario de trabajos para procesar correo nocturno masivo de las campañas y correos rebotados.
El usuario debe completar las siguientes tareas:
1. Crear una campaña de correo
2. Especificar los objetivos. Usted puede importar objetivos o crear una nueva lista de objetivos, o fusionarlas con listas de objetivo existentes.
3. Crear una plantilla de correo que contenga el mensaje que usted quiere transportar a sus objetivos.
4. Establezca un seguidor de URLs para seguir la respuesta de su campaña.
5. Crear un registro de correos de marketing que especifique la información como la lista de objetivo, el comienzo de inicio de la campaña, y el buzón de manejo de correos rebotados.
6. Opcionalmente, especifique uno o más Tracker Redirect URLs para seguir actividades de campaña.
7. Opcionalmente, corra la acción de diagnóstico para asegurar que la campaña de correo será existosa y será ejectuada.
8. Envía un correo de prueba a su lista de prueba para asegurar que la operación es exitosa.
9. Limpie las estadísticas desde el correo de prueba.
10. Pida al administrador que establezca un horario de trabajo para enviar en los correos electrónicos de campaña.
11. Haga una cola de correos para el lanzamiento de la campaña.
12. Opcionalmente, convierta los objetivos de la campaña en prospectos o contactos. Usted puede asociar un formato Web-a-Prospecto con la campaña. Después que usted lance una campaña de correo, puede ver el estado de la campaña para información en los resultados de la campaña.
Nota: La fecha de inicio, tiempo de inicio y estatus especificado en la página de marketing de correo determina cuando los correos electrónicos son enviados.
Creación de Plantillas de Correo Electrónico
Plantillas
Usted puede usar plantillas de correo electrónico desde cartas como respuestas automáticas hasta correos de entrada y correos de campañas. Por ejemplo, cuando usted recibe correo con respecto a una falla o una causa, usted puede enviar respuestas automáticas diciendo que el tema será tratado.
Para campañas de correo, entre el mensaje en la plantilla y después especifique las variables como los nombres objetivos y direcciones para la lista de objetivos de la campaña. El sistema inserta estas variables en la plantilla y crea un correo personalizado para cada objeto. Cuando usted crea una plantilla de correo, usted puede insertar imágenes y archivos desde el repositorio de Sugar o desde su sistema de archivos local. Cuando usted crea una plantilla para una campaña por correo electrónico, usted puede insertar seguidores de URL's en la plantilla para seguir la actividad de la campaña.
Crear Plantillas
1. Escriba la información para los siguientes campos:
- Nombre: Escriba un nombre para la plantilla.- Equipo: De la lista desplegable, seleccione el equipo que tiene permitido ver la plantilla.- Descripción: Escriba una breve descripción sobre la plantilla.- Insertar Variable: desde la lista desplegable, seleccione un registro, por ejemplo, seleccione un contacto y seleccione un campo con Nombre Completo y haga clic en Insertar.
2. Inserte el seguidor de URL. Este campo se muestra solo cuando usted crea una plantilla desde el registro de marketing de correos electrónicos de una campaña de correo electrónico. De la lista desplegable, seleccione el seguidor de URL para insertar y clic en insertar Referencia de URL
El campo Cuerpo visualiza un link llamado "texto de link por defecto". El campo adjunto visualiza el nombre el seguidor para el formato de texto plano. Use este si quiere visualizar el email en formato de texto plano.
3. Asunto: Escriba el título de este mensaje.
4. Cuerpo: Escriba el mensaje del correo. Usted también puede insertar imágenes y agregar enlaces de URL. Para ver y usar el editor de HTML haga clic en el campo de cuerpo de HTML.
5. Para aplicar las opciones estándar del formato como fuente de letra, tamaño, negrita, cursiva, sangrado y color y resaltar el texto, seleccione la opción apropiada en el campo de Cuerpo.
6. Envíar solo Texto. Seleccione esta caja para visualizar el correo en formato plano. Puede seleccionar esta opción si un cliente de correo no puede renderizar código HTML.
7. Adjuntos: para adjuntar un archivo, incluyendo imágenes, haga clic en Browse para navegar a la locación desde su máquina local y selecciónelo.
Los archivos adjuntos se visualizan debajo del botón Browse. Para adjuntar una imágen en la plantilla haga clic en el ícono de clip que se visualiza al lado del archivo. Para borrar un adjunto, haga clic en el botón Remover.
Manejar Plantillas de Correo
• Para buscar una plantilla, escriba el nombre o la descripción en el subpanel en la página de plantillas.
• Para ver los detalles de una plantilla, haga clic en el nombre de la plantilla desde la lista en la página de Plantillas de Correos.
• Para editar una plantilla, en la página de detalle, haga clic en Editar, haga los cambios y clic en Guardar.
• Para duplicar la plantilla, en la página de detalle, haga clic en Duplicar y clic en Guardar.
• Para borrar una plantilla, en la página de detalle, haga clic en Borrar; para borrar algunas o todas las plantillas, selecciónelas desde la lista en la página principal de Plantillas y haga clic en Borrar.
• Para exportar una o más plantillas, seleccione las plantillas desde la lista en la página de Plantillas de Correo y clic en Exportar.
• Para deseleccionar las plantillas que usted seleccionó en la lista, haga clic en Limpiar Todo.
Creación de URL's de Seguimiento para monitoreo de Campañas
Un correo de campaña no solo puede contener el texto de la campaña sino también imágenes y texto. Los links pueden ser objetos directos a otros URLs como un website externo o un archivo en php en su sistema.
Usted puede usar uno ó más seguidores de URLs en sus correos de campaña para seguir la respuesta de su campaña. El sistema genera una clave única para cada URL y recipiente y la asocia con la plantilla de correo. Cuando los recipientes abren el correo y hacen clic en el enlace URL, el sistema usa la clave única de identificación para seguir sus acciones.
Usted también puede proveer un enlace para permitir a los objetivos "darse de baja" de su lista de correos de campaña.
Usted puede incrustar un link para "Darse de Baja" en un seguidor URL. Cuando los objetivos hacen clic en este URL para cancelar su suscripción de sus correos de campaña, el sistema registra la acción para sus historiales de registro.
Nota:Antes que usted cree un correo de campaña, verifíquelo con su administrador de sistema para asegurarse que el proceso de correo de salida este configurado para ser enviado desde su sistema.
Para crear un URL de seguimiento de redirección
1. En la vista de detalle de Campaña, baje en la pantalla al subpanel de Seguimiento de URL y haga clic en crear.
2. En la página de Seguimiento de campaña escriba la información en los siguientes campos:
- Nombre de la Campaña: Muestra la campaña que está editando, no es modificable.- Nombre de Seguimiento: Escriba el nombre del seguimiento para su referencia, use caractéres alfa-numéricos.- URL de Seguimiento: Escriba el seguidor de URL; por ejemplo, http://www.sugarcrm.com.- ¿Enlace para rehusar?: Seleccione esta caja para incrustar las instrucciones para "Darse de Baja" en un seguidor URL. Por defecto, el sistema usa el archivo removerme.php que contiene esas instrucciones, y visualiza esto en un nombre de archivo en el campo de Seguidor URL.
3. Para crear un seguidor de campaña, haga clic en Guardar; clic en Cancelar para salir de la página sin salvar sus cambios.Ahora usted puede insertar este seguido de URL en la plantilla de correo electrónico de su elección. Para crear una plantilla que contenga un seguidor de URL, acceda al Editor de Plantillas de Correo Electrónico desde adentro de un registro de Correo Electrónico de Mercadeo.
Ejecución Diagnósticos de Campaña
Ejecutar una campaña por correo o una campaña por boletines de noticias involucra numerosos pasos, algunos de los cuales pueden ser desarrollados por usted o su administrador. La herramienta de diagnóstico de campaña le permite revisar si todas las tareas administrativas pendientes han sido completadas antes que usted intente lanzar la campaña.
Correr el diagnóstico
1. En el menú de del módulo de campañas haga clic en Diagnósticos.
La página de diagnósticos de campaña se visualiza en la pantalla.
Si las configuraciones de correo electrónico y el buzón de manejo de correo rebotado no han sido configurados, mensajes de alerta se visualizarán en esta página. Contacte a su administrador para completar estas tareas.
2. Para performar el diagnóstico de nuevo haga clic en comprobar de nuevo.
Entendimiento y Acciones de Cuentas
Cuenta
Cuenta es cualquier organización cliente con la que usted tendrá, tiene o ha tenido negocios. Puede manejar uno o más tratos. Puede ser relacionado con Compañia, Comprador, Cliente, Socio, Proveedor etc.
Use el módulo de Cuentas para crear y manejar cuentas personalizadas para su organización.
Una cuenta contiene la información de su comprador como el nombre o la dirección. Cada cuenta puede ser asociada con otros registros como las oportunidades y los contactos.
El módulo de cuentas muestra las siguientes opciones:-Nueva Cuenta: clic en esta opción para crear una nueva cuenta. -Importar: clic en esta opción para importar información de una cuenta desde sistemas externos y fuentes de datos.
1. En el módulo de cuentas, haga clic en nueva cuenta.
Crear una cuenta
En la página de cuentas escriba la siguiente información:
2. Información de la Cuenta:
- Nombre de la Cuenta: Escriba el nombre de la cuenta.- Teléfono: Escriba el número de teléfono de la organización.- Web: Escriba el URL de la página web de su organización.- Fax: Escriba el número de fax de su organización.- Sigla: Escriba la sigla de su organización.- Teléfono Alternativo: Escriba un número alternativo para su organización, si existe.- Miembro de: Escriba el nombre de la organización asociada con la cuenta.- Empleados: Escriba el número de empleados de la organización.- Propietario: Escriba el número de empleados de la organización.- Industria: De la lista desplegable, seleccione el sector industrial al que pertenece la cuenta. - Rating: Escriba el rating que tiene la organización en la industria.- NIT: Escriba el código de identificación que indica el tipo de negocio de su organización.- Tipo: Escriba la categoría de la cuenta con respecto a las opciones de la lista desplegable.
- Campaña: para convertir la cuenta en objetivo para una campaña de mercadeo, haga clic en Seleccionar para escoger una campaña existente.- Ingresos Anuales: Escriba los ingresos anuales de la organización.- Asignado a: Escriba el nombre del individuo a quien quiere asignar la cuenta o haga clic en seleccionar para escogerlo de la lista de usuarios. Por defecto, este registro le es asignado a usted.
3. Direcciones: Escriba la dirección principal y otra información de las direcciones.
- Dirección de cobro.- Dirección de envío.- Ciudad.- Estado/Provincia.- Código Postal.- País.
Para copiar las otras direcciones desde la dirección principal, seleccione Copiar la dirección en la caja "Copiar la dirección de la izquierda"
Desde la vista de edición de la cuenta, usted puede copiar la dirección a uno o todos los contactos asociados con la cuenta.
4. Dirección(es) de Email
- Email: Escriba una dirección de correo electrónico para la organización, contactos y objetivos dentro de la campaña. Si una dirección de correo electrónico es incorrecta, seleccione No valido para indicarlo. Si usted envió correos de campaña a este contácto y el individuo decidió rehusarlos, seleccione Rehusado. Para agregar una dirección de correo adicional seleccione Agregar y escribalo en el nuevo campo. Puede agregar múltiples cuentas de correo electrónico.
5. Información Adicional
-Descripción: Escriba una breve descripción de la cuenta.
6. Clic en Guardar para salvar la información de la nueva cuenta. Clic en Cancelar para salir de la página sin salvar la información.
Ver y Administrar Cuentas
1. Para organizar la Vista de Lista de Cuentas, haga clic en el título de cualquier columna que tiene el ícono de flecha junto a él. Para revertir el orden haga clic en el título de nuevo.
• Para editar o borrar todas ó algunas cuentas de la lista, use el Actualización Masiva.
• Para agregar una o más cuentas a la lista de objetivos de campaña, selecciónelos en la Vista de Lista y clic en Agregar a Grupo Objetivo para seleccionarlos de la ventana emergente de Lista de Objetivos.
• Para ver los detalles de una cuenta, haga clic en su nombre en la lista. La página de detalle visualiza subpáneles para registros relacionados como Actividades, Historia, Contactos, Oportunidades y Prospectos. Puede crear nuevos registros o editar los existentes.
• Para editar una cuenta, en la página de detalle, haga clic en Editar, haga los cambios necesarios y luego clic en Guardar.
• Para traer información de fuentes de datos como LinkedIn, seleccione la fuente de información desde la Vista de Detalle de la Cuenta.
• Para importar registros, haga clic en Importar del menú de la página principal.
• Para exportar registros, selecciónelos de la lista, haga clic en el link de Exportar y siga los procesos descritos en "Exportar Información".
• Para fusionar duplicados, clic en el link de Fusionar Duplicados y siga el proceso descrito en "Fusionar Registros Duplicados"
• Para archivar un correo relacionado, en la Vista de Detalle, busque el subpánel de Historia donde los correos electrónicos son enlistados y haga clic en Archivar Correo para ver el formulario de Crear Email Archivado. Puede copiar y pegar estos contenidos de correo electrónico a este formato y guardarlo para sus registros.
• Para copiar la dirección de cobro o envío asociada con el registro del contacto, en la Vista de Edición, haga clic en el botón Copiar, seleccione uno o más contactos y haga clic en Copiar Dirección a los Contactos Seleccionados.
• Para duplicar una cuenta, en la vista de detalle haga clic en Duplicar y luego en Guardar. El sistema duplica la cuenta y visualiza su página de detalle. La duplicación es una vía conveniente de creación de cuentas similares. Puede cambiar la información en el registro duplicado para crear una nueva cuenta.
• Para borrar una cuenta, en la página de detalles haga clic en Borrar.
• Para seguir cambios en la información de una cuenta, en la página de detalles de la cuenta, haga clic en Ver Cambio de Registro abajo del botón editar.
Creación y Administración de Prospectos
Prospectos
Use los prospectos para crear, manejar y seguir prospectos de ventas u oportunidades no calificadas junto con las actividades relacionadas, ventas de campañas e historia. Los prospectos son contactos anticipados en los procesos de ventas. Después que ellos han sido evaluados y calificados, usted puede convertirlos en contactos, oportunidades y cuentas. Usted puede asociar un prospecto con cualquier tipo de campaña para seguir la efectividad de la campaña en generar oportunidades para su organización. Usted puede crear Prospectos en Sugar y también importarlos como archivo "comma-delimited", "tab-delimited" ó "custom-delimited". Cuando usted importa los Prospectos puede seleccionar el valor por defecto de la Fuente de Prospectos, como Correo Directo, Campaña de Televisión, etcétera, desde la lista desplegable en la columna de Valor por Defecto.
Para importar Prospectos, haga clic en Importar en el módulo de prospectos. Para Crear un Prospecto
1. Clic en Nuevo Prospecto.
Creación de Prospectos
2. En la página de Prospectos escriba la siguiente información:
Información del Prospecto:
- Origen del Prospecto: De la lista desplegable, seleccione los orígenes del prospecto.
- Descripción de Origen del Prospecto: Escriba una breve descripción sobre la fuente del prospecto.
- Estado: Seleccione el estado de un prospecto de la lista desplegable. Las opciones de estado son enlistadas debajo. Sin embargo, el administrador puede cambiar estos para personalizarlos con los requerimientos de su organización:• Nuevo: Sin asignar, nuevo prospecto.• Asignado: Recién asignado al usuario.• En Proceso: Actualmente activo.• Convertido: El estado aparece como convertido, después que el enlace Convertir Prospecto ha sido seleccionado. El sistema automáticamente cambia el estado en este campo. Nota: Sugar requiere el estado “Convertido” y por lo tanto no debe ser removido.• Reciclado: Ninguna oportunidad en este momento, debería reciclar este prospecto para mercadeo en el futuro.• Muerto: Ninguna oportunidad o datos errados.
- Campaña: Para asociar un prospecto con una campaña, escriba el nombre de la campaña y haga clic en Seleccionar para escogerlo de la lista de Campañas.
- Descripción Estado: Escriba una breve descripción sobre el estado del prospecto.- Nombre: Escriba el nombre del prospecto.- Apellido: Escriba el apellido del prospecto.- Teléfono de la oficina: Escriba el número de la oficina del prospecto.
- Otro teléfono: Escriba el número alternativo de su prospecto.- Móvil: Escriba el teléfono móvil.- Tel. Casa: Escriba el teléfono de la casa de su prospecto.- Fax: Escriba el número de fax de su prospecto.- Nombre de la Cuenta: Escribe el nombre de la compañía relacionada con el prospecto. Cuando usted convierte un prospecto, tiene la opción de crear la cuenta como un registro relacionado.- Cargo: Escriba la ocupación del prospecto dentro de la empresa.- Departamento: Escriba el departamento al que pertenece el prospecto.- No llamar: Seleccione esta opción para agregar el prospecto a la lista de "No llamar".
- Asignado a: Escriba el nombre del individuo que tiene el registro asignado, o haga clic en Seleccionar para escogerlo de la Lista de Usuarios. Por defecto este será asignado a usted.
- Referido por: Escriba el nombre de la persona que refirió a este prospecto.
- Dirección(es) de Email: Escriba las direcciones de correo electrónico de la organización, sus contactos y los objetivos dentro de la organización. Si una dirección de correo electrónico es incorrecta, seleccione No valido para indicarlo. Si usted envió correos de campaña a este contacto y el individuo decidió rehusarlos, seleccione Rehusado. Para agregar una dirección de correo adicional seleccione Agregar y escríbalo en el nuevo campo. Puede agregar múltiples cuentas de correo electrónico.
- Información de la Dirección: Escriba la dirección primaria y otra información de dirección. Para copiar la dirección primaria seleccione la caja Copiar dirección de la izquierda.
Si selecciona un prospecto de la lista de Prospectos, el sistema automáticamente escribirá la dirección para usted. Sin embargo, usted puede editar esta información si lo necesita.
- Descripción: Escriba una breve descripción para el prospecto.
3. Clic en Guardar para salvar la nueva información de prospecto; clic en Cancelar para volver a la página de Prospectos sin salvar la información.
Después de que haya guardado el prospecto, la página de detalle se visualizará en la pantalla. Puede crear actividades y ver las acciones de mercadeo pasadas incluyendo una lista de campañas que fueron enviadas al prospecto.
Administración de Prospectos
Puede administrar y seguir prospectos a través de su ciclo de vida.
• Para buscar un prospecto, use el subpánel de Búsqueda en la página de Prospectos.
• Para agregar uno o más prospectos en la lista de objetivos de la campaña, selecciónelos en la Vista de Lista y haga clic en Agregar a la Lista Objetivo para seleccionarlos de la Lista de Objetivos de la ventana emergente.
• Para traer información de fuentes como LinkedIn, seleccione la información desde la vista de detalle del prospecto.
• Para importar registros, haga clic en Importar del módulo la página principal.
• Para exportar registros, selecciónelos de la lista, haga clic en el link de Exportar y siga los procesos descritos en "Exportar Información".
• Para fusionar duplicados, clic en el link de Fusionar Duplicados y siga el proceso descrito en "Fusionar Registros Duplicados"
• Para seguir los cambios de información de un prospecto a través el tiempo haga clic en el enlace Ver Cambio de Registros.
• Para editar o borrar información de uno o varios prospectos use el panel de Actualización Masiva.
• Para ver información en detalle, haga clic en el nombre del prospecto en la lista.
• Para editar información, en la página de detalle haga clic en Editar.
• Para manejar subscripciones a boletines de noticias, en la página principal, clic en Manejar Subscripciones. Para agregar un individuo a la lista de correo de un boletín, seleccione el boletín de noticias de la lista de Boletines de Noticias Disponibles y arrástrelo a la lista de Subscripciones de Boletines de Correo.
• Para duplicar una prospecto, en la vista de detalle haga clic en Duplicar y luego en Guardar.El sistema duplica el prospecto y visualiza su página de detalle.
• Para borrar un prospecto clic en Borrar.
• Para archivar un correo electrónico relacionado, en la Vista de Detalle, busque el subpánel de Historial donde los correos relacionados están enlistados y haga clic en Archivar Email para ver el formato de Email Creado Archivado. Puede copiar y pegar el contenido de un correo electrónico en el formulario y salvar sus registros.
Nota: Usted puede crear formularios Web-to-Lead para usar en sus campañas basadas en la Web y otras fuentes como su Sitio Web. Esta información del prospecto es guardada en la base de datos de Sugar y puede ser usada para generar oportunidades para su organización.
Convertir Prospectos
Convertir un Prospecto
1. En la Vista de Detalle de un Prospecto haga clic en Convertir Prospecto
La página Convertir Prospecto se visualiza en la pantalla. La información como nombre y dirección que usted ingresó cuando creó el prospecto se muestra aquí. Usted puede editar y agregar información como lo necesite.
La caja Crear Cuenta está seleccionada para crear una nueva cuenta para el prospecto. Por defecto, usted puede crear un contacto y una nueva cuenta desde a esta página. También puede crear una nota, una cita y una oportunidad.
2. Para asociar un prospecto con una cuenta existente, haga clic en Seleccionar en la sección de Registros Relacionados y escoja la cuenta de la lista de Cuentas; de-seleccione la caja Crear Cuenta.
3. Para crear una nota, cita u oportunidad, seleccione la caja apropiada. Sugar visualiza campos para ingresar la información. Por ejemplo, si usted selecciona la caja Crear Oportunidad los campos como Nombre de Oportunidad y Fecha Esperada Cerrada se visualizarán debajo.
4. Escriba la información requerida y de clic en Guardar. Sugar crea un nuevo contacto y asocia la cuenta nueva o especificada con éste y visualiza el enlace al nuevo registro en la página de Convertir Prospecto.
Creación y Administración de Oportunidades
Oportunidades
Use el módulo de Oportunidades para crear y manejar oportunidades de ventas, o calificar prospectos y ver registros relacionados. Un nivel de ventas como Calificación, Cerrado Ganado o Cerrado Perdido, identifica cuan cerca está de hacer la venta. El administrador define y establece que las ventas dependen de los requerimientos en su organización. El monto estimado de venta puede variar dependiendo de estado de la venta. Basado en el estado de venta, el sistema calcula la probabilidad de una venta. Por ejemplo, en el nivel "Elaborando Propuesta", el sistema calcula la probabilidad como un 65%, y en el nivel de Negociación, la probabilidad aumenta a un 80%. Estos números son usados para proyectar las ventas para un periodo de tiempo específico.
Cada oportunidad debe ser asociada con una cuenta. Usted puede asociar una oportunidad solo con una cuenta, pero puede asociarla con múltiples prospectos y contactos. Usted puede asociar una oportunidad con una campaña para seguir la efectividad de la campaña en generar oportunidades para su organización. Una oportunidad relacionada con una campaña que genera ingresos es reflejada en el campo de campañas ROI (Return on Investment - Retorno de la Inversión)
Nota: Usted puede asociar una oportunidad con solo una campaña. Usted también puede crear una oportunidad desde Vista de Detalle de una Cuenta, Contacto, así como desde la página de Convertir Prospecto.
Crear una Oportunidad
1. En el menú del módulo, seleccione Nueva Oportunidad.
2. En la página de Oportunidades, escriba la información en los siguientes campos:
- Nombre Oportunidad: Escriba el nombre de la oportunidad.- Moneda: Seleccione el tipo de moneda con que funcionará esta oportunidad.- Cuenta: Escriba el nombre de la cuenta relacionada con la oportunidad. Para escoger desde la lista o desde un registro existente, haga clic en Seleccionar. - Monto: Escriba el monto proyectado para esta oportunidad.- Tipo: De la lista desplegable, especifique si la oportunidad proviene de un cliente existente o de un cliente potencial.- Producto: Seleccione de la lista desplegable el producto de la oportunidad.- Toma de contacto: Seleccione de la lista desplegable la fuente donde surgió este contacto. - Fecha de cierre: Seleccione el ícono de calendario para establecer la fecha de cierre de esta oportunidad. - Etapa de ventas: Seleccione de la lista desplegable el estado en el que se encuentra esta oportunidad. - Probabilidad (%): Este campo muestra la probabilidad proporcional al estado de venta.
- Próximo paso: Escriba en este campo el siguiente paso a seguir con esta oportunidad.- Asignado a: Clic en el botón Seleccionar para escoger al usuario a quien corresponde seguir esta oportunidad. - Campaña: Para asociar una oportunidad con una campaña, escriba el nombre e la campaña o clic en Seleccionar para escogerlo de la lista de Campañas.- Descripción: Escriba una breve descripción de una oportunidad.
3. Clic en Guardar para salvar la información creada de la nueva oportunidad; clic en Cancelar para retornar a la página principal de Oportunidades sin guardar la información. La oportunidad queda enlistada no solo en la página de Oportunidades sino también en la hoja de trabajo de Proyecciones bajo el tiempo de periodo apropiado.
Manejar Oportunidades
• Para organizar la lista de vista, haga clic en cualquier título de la columna que tiene el ícono al lado; para revertir el orden de organización haga clic en el título de la columna de nuevo.
• Para editar o borrar alguna o todas las oportunidades enlistadas, use el subpanel de Actualización Masiva.
• Para importar los registros, haga clic en Importar desde el módulo oportunidades.
• Para exportar los registros, selecciónelos desde la lista, haga clic en el link de Exportar y siga el procedimiento descrito.
• Para fusionar duplicados, haga clic en el enlace Fusionar Duplicados y siga el proceso.
• Para ver los detalles de una oportunidad, haga clic en el nombre de la oportunidad en la lista.
• Para editar los detalles, en la página de detalles haga clic en Editar.
• Para duplicar una oportunidad, en la página de detalle, haga clic en Duplicar.
• Para borrar una oportunidad, en la página de detalles haga clic en Eliminar.
• Para seguir los cambios de una oportunidad con el tiempo, haga clic en el enlace de Ver Registro de Cambios.
• Recuerde que puede manejar la información relacionada desde los subpáneles en la Vista de Detalle de su registro.
• Para archivar correo relacionado, en la Vista de Detalle, busque el subpánel de Historia donde los correos electrónicos relacionados son enlistados y haga clic en Archivar Email para ver el formulario de Crear Email Archivado. Puede copiar y pegar los contenidos del correo electrónico dentro de este formulario y guardarlo para sus registros.
Creación y administración de cotizaciones
Cotizaciones
Utilice el módulo de cotizaciones para ver y administrar los presupuestos de su organización. Cotizaciones que especifican la cantidad y el precio por unidad de bienes y servicios que usted ofrece a un cliente.
Cuando se crea una cotización, usted puede seleccionar un producto del catálogo de productos o puede introducir manualmente la información sobre los productos que no están en el catálogo. Cuando se selecciona desde el catálogo, el sistema rellena automáticamente información como el número del fabricante y la clase de impuestos. También se pueden listar los registros individuales de línea en una cotización. Para ello, tendrá que añadir primero uno o más grupos de productos y registros de grupo de líneas bajo los productos adecuados. No se puede modificar la información de precios de los registros de línea desde el catálogo de productos. Sin embargo, puede modificar la información de precios de artículos de línea que usted introduce manualmente en el sistema.
Crear una cotización
a. En el módulo de cotizaciones hacer clic en crear cotización.
b. En la página de cotizaciones, introduzca la información en los siguientes campos.
1. Información cotización
Nombre de Cotización: introduzca la información sobre el producto o servicio para el cual usted está creando una cotización.Número de Cotización: el sistema genera un número de referencia después de guardar la cotización. Número pedido de compra: introduzca el número del pedido. Forma de Pago: desde la lista desplegable, seleccione el plazo dentro del cual el cliente deberá pagar por el producto o servicio adquirido.Equipos: introduzca el nombre del equipo al que se le permite ver la oportunidad. Al elegir un equipo existente, haga clic en Seleccionar, y elija el equipo desde la lista de equipos. Asignado a: introduzca el nombre de la persona quien es responsable de trabajar en la oportunidad. Para elegir un usuario existente, haga clic en Seleccionar, y elija la persona desde la lista de usuarios. De forma predeterminada, este se asigna a usted. Nombre de Oportunidad: desde la lista desplegable, seleccione la oportunidad que dio lugar a esta cotización. Etapa de Cotización: desde la lista desplegable, seleccione la fase actual del ciclo de vida de la cotización, ya sea Borrador o Confirmado.Vigencia: haga clic en el icono calendario y seleccione la fecha hasta la cual la cotización es válida. La cotización expira después de que la fecha seleccionada ha pasado.Fecha original pedido: haga clic en el icono calendario y seleccione la fecha original de la orden de compra.
2. Cargar a:
Nombre de Cuenta de cobro: introduzca el nombre de la cuenta relacionada a la cotización. Para elegir desde la lista de cuentas existentes, haga clic en Seleccionar.Nombre de contacto de cobro: introduzca el nombre del contacto relacionado a la cotización. Para elegir desde la lista de cuentas existentes, haga clic en Seleccionar.Nombre de Cuenta de envío: introduzca el nombre de la cuenta relacionada a la cotización. Para elegir desde la lista de cuentas existentes, haga clic en Seleccionar.Nombre de contacto de envió: introduzca el nombre del contacto relacionado a la cotización. Para elegir desde la lista de cuentas existentes, haga clic en Seleccionar.
3. Información sobre dirección:
Dirección: cuando usted selecciona una cuenta, el sistema automáticamente rellena la información correspondiente a la dirección. Puede modificar la dirección si es necesario. Ciudad: el nombre de la ciudad donde la dirección se encuentra ubicada. Estado/Provincia: los dos dígitos del código para el estado donde la ciudad está ubicada. Código Postal: el código postal de la Dirección. País: el nombre del país donde el Estado está ubicado.
4. Línea de Detalle:
Agregar grupo: Haga clic en este botón para agrupar varios productos y escriba lo siguiente:
a. Nombre de Grupo: introduzca el nombre para el grupo del producto. b. Etapa de Grupo: desde la lista desplegable, seleccione el estado actual
del grupo ya sea como Borrador o Negociación. c. Agregar fila: de clic en este botón para agregar información sobre un
producto individual centro del grupo. Para más información, ver agregar una fila en un grupo de productos.
d. Quitar fila: de clic en este botón para eliminar un artículo de la línea de la cotización.
e. Agregar comentario: de clic en este botón para agregar un comentario sobre el grupo.
Eliminar grupo: de clic en este botón para eliminar el grupo. Moneda: desde la lista desplegable, seleccione la moneda usada en la cotización. Tipo de Impuesto: desde la lista desplegable, seleccione el tipo de impuesto apropiado para el Estado.
Proveedor de Trasporte: desde la lista desplegable, seleccione el proveedor de transporte. Mostrar Total: seleccione este cuadro para mostrar la suma total de la lista de productos en la cotización. Mostrar números de Línea: seleccione este cuadro para mostrar los números de línea cuando usted guarde la cotización en un formato PDF.
5. Información de descripción:
Introduzca una leve descripción de la cotización.
De clic en Guardar para crear la nueva cotización; de clic en Cancelar para devolverse a la página de inicio de cotizaciones sin crear la nueva cotización.
Después de guardar la cotización, el sistema muestra la página de detalle de la cotización. Usted puede imprimir o enviar la cotización como un archivo PDF desde esta página. Para más información, ver administrar cotizaciones y enviar cotización.
Para agregar una fila en un grupo de productos
Después de agregar un grupo, de clic en agregar fila.
El sistema muestra los campos para especificar la información de los artículos. Introduzca la siguiente información.
a. Cantidad: introduzca la cantidad total de este producto. b. Producto: introduzca el nombre del producto; para seleccionarlo desde el
catálogo de productos, de clic en Seleccionar, y en el catálogo de productos, de clic en el artículo. El sistema agrega todo el artículo en línea en la cotización.
c. Núm. Fab: introduzca el número del fabricante. En su caso. Si usted selecciono un artículo desde el catalogo, el sistema automáticamente ingresa la información apropiada en este campo.
d. Tipo de Impuesto: especifica cualquiera de los dos: sujeto a impuestos o libre de impuestos. Si selecciono un artículo desde el catalogo, el sistema automáticamente ingresa la información apropiada en este campo.
e. Coste: introduzca el costo actual del artículo. Si selecciono un artículo desde el catalogo, el sistema automáticamente ingresa el número apropiado en este campo.
f. Nota: los detalles del coste no se muestran en la cotización de los clientes de correo electrónico. Para información sobre envió de cotización, vea envió de cotizaciones.
g. Lista: introduzca la lista de precio del producto. Si selecciono un artículo desde el catalogo, el sistema automáticamente ingresa el número apropiado para este campo.
h. Precio Unitario: introduzca el precio que está siendo ofrecido al cliente. Este debe ser más bajo que el de la lista de precio.
i. Quitar Fila: de clic en este botón para eliminar la fila del artículo de la cotización.
Para administrar una cotización
Para ordenar una vista de lista, de clic en cualquier titulo de la columna que tiene el icono junto a él, para invertir el orden, de clic en el titulo de la columna de nuevo.
Para actualizar o eliminar todas o algunas de las cotizaciones en la lista, seleccione la cotización que desea borrar y luego de clic en Eliminar.
Para eliminar una cotización, mire la lista de cotizaciones y seleccione la cotización que desea borrar, de clic en Eliminar.
para ver los detalles de una cotización, de clic sobre un nombre de la lista. Para editar una cotización, en la página de detalles, de clic en Editar. Para duplicar una cotización, en la página de detalles, de clic en Duplicar. la
duplicación es una manera muy conveniente de crear una cotización similar. Usted puede cambiar la información en el registro duplicado para crear una nueva cotización.
Para seguir los cambios realizados en una cotización sobre el tiempo, de clic en Ver registro de cambios.
Para crear una nueva oportunidad de una cotización, de clic en Crear oportunidad a partir de cotización.
Cuando usted renueva una cotización que expiro, es posible que desee crear una nueva oportunidad relacionada con esa cotización. Esto asegura que cualquier proyección basada en la oportunidad refleje la nueva cotización.
Para enviar una cotización en formato PDF, de clic en Enviar como PDF.
Para imprimir la cotización como formato PDF, de clic en Imprimir como PDF. De forma predeterminada, el sistema imprime una propuesta. Para imprimir una factura, seleccione Factura desde la lista desplegable antes de dar clic en imprimir como PDF.
Para adjuntar un archivo externo para la cotización, en la página de detalles de la cotización, de clic en Nueva nota o Adjunto en el Sub panel llamado Historial.
Para agregar una Nota, introduzca el asunto y el texto, y de clic en Guardar.
Para agregar un archivo adjunto, de clic en Formulario completo, y en la página de notas, de clic en el botón Seleccionar archivo, ubicado al lado del campo de vinculación, y vaya a la ubicación del archivo en el equipo local.
Enviar por correo electrónico una Cotización
Usted puede generar un documento PDF de una cotización y enviarlo al cliente directamente desde la vista de detalles de cotizaciones.
Nota: El administrador debe configurar las opciones de correo electrónico que le permitirá enviar mensajes de correo electrónico.
Para generar una cotización en formato PDF, asegurarse de que ha instalado las fuentes correctas y seleccione el carácter adecuado conjunto de la importación o exportación de conjuntos de caracteres de lista desplegable en la página Mí Cuenta. En Microsoft Windows, si usted está usando USD o fuentes de Europa occidental, puede seleccionar la norma ISO-8859-1 (Europa Occidental y EE.UU.) o CP 1252.
El juego de caracteres predeterminado de Sugar es CP1252.
Para otros idiomas como el japonés, el administrador tendrá que crear la fuente adecuada como se describe en la instalación de Sugar Profesional yGuía de administración.
Para enviar una cotización
a. Asegúrese que la cotización especifica un contacto con una dirección de correo electrónico valida.
b. En la página de detalles de cotizaciones, de clic en enviar como PDF. Sugar crea un registro de correo electrónico con el archivo PDF como archivo adjunto. Usted puede cambiar el cuerpo del correo electrónico en su caso antes de enviar. Una referencia para este correo es representada en el sub- panel Historial en el módulo de cotización y el módulo de contactos.
c. Seleccione enviar el correo electrónico HTML si desea que el email sea enviado en formato HTML.
d. Uso de plantillas. Desde la lista desplegable, seleccione una plantilla de correo electrónico, si existe. El sistema genera un mensaje estándar en el campo del cuerpo del mensaje y puede editarse si en necesario. La cotización omite el precio de cote pero muestra la lista de precio, el precio unitario y el precio extendido.
Administración de productos
Use el módulo de productos para crear o administrar productos para su organización. Usted tiene la opción de seleccionar un artículo desde el catálogo de productos, o crear un nuevo producto que no está en el catálogo de productos.
Acerca de los productos y el catálogo de productos
El catálogo de productos, gestionada por el administrador, los grupos de productos grupos en tipos de productos. Cada tipo de producto puede constar de varias categorías de productos. Cada categoría de productos puede además se agrupada en sub-categorías. La asociación entre categorías y registros individuales se representa como las relaciones entre padres e hijos en una forma jerárquica. Una categoría es uno de los padres y los productos individuales son niños. Una sub-categoría es a la vez un padre y un niño.El administrador define todos los tipos de productos, categorías y la información del fabricante dentro de Sugar. Sin embargo, si su organización no mantiene un catálogo de productos o si usted necesita crear un producto que no está en el catalogo, puede crear un producto free-standing. Los productos que usted crear no se añaden al catálogo de productos. Cuando usted crea un producto, puede seleccionar un tipo y una categoría desde la lista existente creada por el administrador. Esto le permite agrupar y administrar de manera efectiva. Usted puede también asociar un producto con una cuenta. Esto le permite ver y editar los productos desde la página de detalle de cuenta. La página inicial de productos muestra la lista de productos que usted crea pero no los del catálogo de productos. Sin embargo, cuando usted crea una cotización desde el catálogo de productos, los registros en la cotización son automáticamente agregados a su lista de productos.
Creación de un producto
En el módulo de Productos, de clic en Crear Producto.
En la página de productos, ingrese la información en los siguientes campos:
Producto: introduzca en nombre del producto, para seleccionar desde el catálogo de productos, de clic en Seleccionar. Estado: desde la lista desplegable, seleccione el estado actual de la cuenta correspondiente, como enviadas o cotizadas. Nombre de Cuenta: introduzca el nombre de la cuenta correspondiente; para seleccionar desde la lista de cuentas, de clic en Seleccionar y luego clic en nombre de cuenta. Nombre de contacto: de clic en Seleccionar para ver la lista de contactos; de clic en el nombre de contacto para agregarlo en la información del producto. Cantidad: introduzca el número que especifica la cantidad del producto para la cuenta. Comprado: si el producto está siendo comprado, de clic en el icono Calendario y seleccione la fecha de compra. Inicio del Soporte: si su organización necesita proporcionar soporte técnico del producto, haga clic en el icono Calendario y seleccione la fecha en que comienza el apoyo. Caducidad del Soporte: de clic en el icono Calendario y seleccione la fecha en que termina el soporte. Moneda: desde la lista desplegable seleccione la moneda en la cual la cuenta del producto se pagara. Coste: introduzca el coste actual del producto. Precio de Lista: introduzca el precio de lista del producto.Precio Unitario: introduzca el precio unitario del producto. Valor contable: si la cuenta está comprando el producto, ingrese el monto de la orden que fue reservada.
Fecha del valor contable: introduzca la fecha en la cual la orden fue reservada. URL producto: para productos que están presentados en internet, ingrese la dirección del sitio web. Fabricante: desde la lista desplegable, seleccione el fabricante del producto. Número de Parte del fabricante: introduzca el número parte del fabricante del producto. Número de parte del vendedor: si su organización es el vendedor, ingrese su número parte del producto. Tipo de Impuesto: desde la lista desplegable, especifique si el producto está sujeto a impuestos o no. Peso: introduzca el peso del producto.Categoría: desde la lista desplegable, seleccione la categoría a la cual el producto pertenece. Tipo: desde la lista desplegable, seleccione el tipo de producto. Descripción: introduzca una breve descripción del producto. Titulo de Soporte: introduzca el titulo del personal de apoyo que proveerá el soporte del producto. Desc. Del Soporte: introduzca una breve descripción del soporte. Contacto del Soporte: introduzca el nombre del usuario que es responsable de proveer el soporte de la cuenta. Termino del Soporte: desde la lista desplegable, seleccione el término para el cual el soporte será proveído.
Para crear el producto, de clic en Guardar, para salir de la página sin crear el producto, de clic en Cancelar.
Administrar los productos
Para ordenar una vista de lista, de clic en cualquier titulo de la columna que tiene el icono junto a él, para invertir el orden, de clic en el titulo de la columna de nuevo.
Para modificar o eliminar todas o algunos productos, seleccione el producto que desea borrar y luego de clic en Eliminar.
Para mostrar los detalles de un producto, en la página de inicio de productos, de clic en el nombre del producto en la lista.
Para editar los detalles del producto, en la página de detalles, de clic en Editar, actualice la información y de clic en Guardar.
Para duplicar un producto, en la página de detalles, de clic en Duplicar. la duplicación es una manera muy conveniente de crear un producto similar. Usted puede cambiar la información en el registro duplicado para crear un nuevo producto.
Para eliminar los productos, en la página de detalles, de clic en Eliminar. Para registrar los cambios para un producto, en la página de detalles de la
cuenta, haga clic en Ver registro de cambios.
Para importar información del producto, de clic en Importar módulo de productos.
Para exportar información sobre uno o más productos, seleccione el artículo de la lista de productos en la página de inicio de productos, de clic en Exportar.
Para seleccionar un artículo desde el catálogo de productos
a. Cuando usted crea un producto, de clic en Seleccionar que esta adyacente al campo del producto.
La página del catálogo de productos se mostrara en la pantalla.
Después de dar clic en seleccionar le aparece la siguiente imagen:
El sub-panel BUSQUEDA DE CATÁLOGO DE PRODUCTO le permite buscar el producto, por nombre, por categoría, por tipo o por proveedor.
El sub-panel CATÁLOGO DE PRODUCTOS muestra las categorías de los productos de forma jerárquica.
El sub-panel LISTA DE CATÁLOGO DE PRODUCTOS muestra los registros independientes de cada categoría de productos dentro del árbol de catalogo. Es decir, los nodos padres (sub-categorías) y sus nodos secundarios (registros dentro de la sub-categorías) no se muestran en la lista.
a. Para ver los nodos independientes dentro de una categoría, de clic en el nombre de la categoría en el sub-panel CATÁLOGO DE PRODUCTOS.
b. Para ver los detalles o un nodo primario dentro de una categoría, en el sub-panel CATÁLOGO DE PRODUCTOS, haga clic en el + al lado del nombre de la categoría. Al hacer clic en un nodo principal, el sistema muestra sus niños en la LISTA DE CATÁLOGO DE PRODUCTOS.
c. Para seleccionar un artículo, de clic en su nombre en la LISTA DE CATÁLOGO DE PRODUCTOS. El sistema ingresa el nombre del artículo en el campo de producto en la página de productos. Otra información como la categoría, fabricante, y el número parte de fabricante se muestra en su respectivo campo.
Proyecciones
Use el módulo de proyecciones para ver las cotizaciones y la cantidad de ventas realizadas basadas en oportunidades de venta para cuentas de clientes.
Las proyecciones se basan en las oportunidades de venta para cuentas de clientes. Solo los usuarios que tienen oportunidades asignadas y sus administradores pueden ver la información de las proyecciones en Sugar.
Una proyección consiste en lo siguiente:
Periodos de tiempo Proyección horarios Cuotas ventas Proyecciones hoja de cálculo.
Periodos de tiempo
Generalmente, las proyecciones están basadas en un mes, un trimestre o un año. Sin embargo, la organización puede definir cualquier periodo dependiendo en como ellos desean medir sus proyecciones de ventas; por ejemplo, proyecciones semanales o diarias. Basados en su decisión, los administradores definen los periodos de tiempo de las proyecciones de ventas en Sugar. Los administradores pueden también definir el año fiscal para su organización y asociarlo con los periodos de tiempo de la proyección. El módulo de proyecciones muestra los periodos de tiempo después que el administrador los define.
Proyecciones horarios
Basados en la definición de periodos de las proyecciones, el administrador puede crear diferentes horarios de proyecciones para cada equipo. Por ejemplo, un horario de proyección de equipo puede estar basado en periodos de tiempo de un mes y otro equipo en un periodo de tiempo de un trimestre.
Cuotas ventas
Después de que el administrador crea un horario de proyección, los administradores puedes establecer cuotas de venta para cada miembro del equipo para cada periodo de tiempo. Esta es la cantidad de ventas que se espera que la persona reúna durante el periodo de tiempo. Cuando los miembros del equipo entran a Sugar, pueden ver sus cuotas en el módulo de proyecciones. Si ellos tienen permitido el envío de notificaciones por correo electrónico para ellos mismos, el sistema les envía un correo electrónico cuando el administrador establece su cuota de ventas.
Para establecer una cuota
1. En el módulo de proyecciones, de clic en cuotas.
En la página de inicio de cuotas, seleccione el periodo de tiempo desde la lista desplegable. Las cuotas existentes para usted y algunos reportes directos se muestran en la página junto con la forma de la cuota.
2. Introduzca la información en los siguientes campos:
Nombre: selecciones el nombre de los miembros del equipo desde la lista desplegable. Cantidad: introduzca la cantidad de la cuota. Moneda: seleccione la moneda desde la lista desplegable.
3. De clic en Guardar. La cantidad de la cuota es mostrada en el panel de lista de cuotas se refleja el cambio y estado y se muestra como Asignado. Si usted no confirma la cuota el estado se muestra como pendiente.
Hoja de cálculo de proyecciones (forecasts)
La hoja de cálculo de proyecciones refleja lo que los vendedores y sus gerentes piensan que pueden generar en las ventas. La información muestra que la hoja de cálculo de proyecciones depende de su papel en la organización de las ventas. Independientemente de lo que se introduzca en la hoja de cálculo, el rendimiento del personal de ventas es, por lo general, medido en contra de sus cuotas de ventas. Sin embargo, la hoja de cálculo permite a los jefes de ventas hacer más exactas las predicciones de las ventas para un periodo de tiempo específico porque este muestra una vista de árbol y en forma jerárquica los reportes de la organización de ventas. El administrador puede ver los detalles de las oportunidades que desea ver o editar. También puede ver el mejor de los casos, caso probable, y en el peor caso de las estimaciones de ventas, ver las cantidades comprometidas y cambiar estas cantidades.
Usted puede agregar mis proyecciones de Sugar a su página de inicio para un acceso más fácil a su hoja de cálculo.
En el módulo de proyecciones, los equipos se basan en la jerarquía de la presentación de informes. Usted puede desempeñar uno de los siguientes roles:
Representante de ventas el cual es el único responsable de administrar sus propias oportunidades.
Prospectos de equipo o administrador de bajo nivel el cual es el responsable de administrar sus propias oportunidades, así como sus colaboradores directos.
Administrador de ventas quien administra sus reportes directos pero no es responsable de administrar alguna oportunidad.
REPRESENTATE DE VENTAS: cuando usted entra a Sugar como un representante de ventas, la hoja de cálculo de proyecciones muestra una lista de sus oportunidades con la cantidad de venta estimada, probabilidad de una venta, y la cantidad ponderada. Las oportunidades mostradas son las que tienen una fecha “cerrado” y que cayeron dentro del periodo de tiempo especifico.
El sistema automáticamente extrae los detalles desde las oportunidades para calcular la cantidad, probabilidad y la cantidad ponderada. Cualquier cambio que realice en una oportunidad se refleja inmediatamente en la hoja de cálculo.
La cantidad mostrada en la hoja de cálculo es un reflejo de la cantidad estimada de ventas de la oportunidad.
El porcentaje de probabilidad mostrado en la hoja de cálculo es un reflejo de la etapa de ventas de oportunidades. La cantidad ponderada es la cantidad que puede ser obtenida de la venta. El sistema calcula esta cantidad de la oportunidad. Por ejemplo una oportunidad de valor de $10.000 con una probabilidad de 10% tendrá un monto ponderado de $1.000.000.
Usted puede ejecutar los totales de las cifras citadas en los números que se generan en las ventas. Sin embargo, si usted elige a la comisión de valores diferentes para el mejor de los casos, el caso probable, y en el peor caso de las previsiones, puede utilizar la hoja de cálculo para hacerlo. Tenga en cuenta que el administrador puede anular su entrada y entrar en una nueva cantidad comprometida en su hoja de cálculo. Sin embargo, eso no va a afectar los importes que se introduce en la hoja de cálculo. Usted puede ver su contingente para el periodo de tiempo seleccionado en la parte superior de la hoja de cálculo de proyecciones.
PROSPECTOS DE EQUIPO: el equipo de prospectos puede ver el caso más estimado, caso probable, y el peor caso de las proyecciones para cada uno de sus colaboradores directos, así como ara ellos mismos. Como líder del equipo, puede ver las posibilidades de sus subordinados directos. Usted también puede cambiar la cantidad comprometida que sus informes directos ingresan en la hoja de cálculo. Su hoja de cálculo tiene dos niveles de los valores comprometidos, cuando haga los cambios por sí mismo (directo) y otro cuando se realizan cambios para su equipo (de continuación). Para notificar a su supervisor de cualquier cambio que usted haga, tendrá que comprometerse a nivel de continuación
ADMINISTRADOR DE VENTAS: los gerentes de ventas pueden ver los contingentes, en el mejor caso estimado, probable y el peor caso, las proyecciones para cada uno de los conductores y el equipo de sus colaboradores directos. Esto le permite hacer proyecciones más exactas. Como gerente de ventas, puede navegar por las oportunidades de cualquier representante de ventas. Usted también puede cambiar la cantidad comprometida por cualquier miembro de su equipo de ventas
Nota: cualquier cambio que un quipo prospecto o un gerente de ventas hace para un estimación de miembros del equipo de ventas, es independiente de la estimación de miembros en su hoja de cálculo. Es decir, los cambios no aparecen en su hoja de cálculo.
La proyección de la hoja de cálculo también muestra una forma rápida de crear oportunidades que se pueden utilizar para crear una nueva oportunidad. Cualquier nueva oportunidad que se crea se muestra en el módulo de proyecciones.
Listas de Hoja de Cálculo
Si bien la hoja de cálculo permite seguir de cerca a las proyecciones de ventas, el gráfico de la hoja de cálculo le permite ver la predicción de tendencias generales de venta. El gráfico muestra una comparación de 3 puntos entre el importe real de ventas, cantidad comprometida, y las cuotas. Para medir su desempeño durante los últimos trimestres, puede ver la cantidad de su cometido final como un grupo apilado por cuadro en la pestaña ver gráfico.
PARA EDITAR UNA HOJA DE CÁLCULO DE PROYECCIONES
En la hoja de cálculo de proyecciones, seleccione el periodo de tiempo desde la lista desplegable periodo de tiempo.
Si usted ingresa como un representante de vetas, la hoja de cálculo muestra su cuota en la parte superior de la página. También muestra la cantidad,
probabilidad y ponderada para cada una de sus oportunidades cerradas por el periodo de tiempo.
Para ver o editar los detalles de una oportunidad, ponga el cursor en la flecha al lado del nombre de la oportunidad.
Los detalles adicionales automáticos se muestran en el nombre de la cuenta, probabilidad en porcentaje y tipo, de clic en icono editar en el cuadro automático para editar la oportunidad.
Para ingresar un estimado para el mejor caso, caso probable, y peor caso de proyección, introduzca la cantidad en los respectivos campos.
Para cometer la cantidad, de clic en Copiar Valores y seleccione la cantidad total estimada.
La cantidad estimada esta ahora reflejada en el cuadro Ingrese la cantidad que le gustaría comprometer en los campos.
De clic en Comprometer y clic en OK cuando el sistema muestre un mensaje preguntando la confirmación de la acción.
Tenga en cuenta que cualquier cambio para hacer a la cantidad estimada para un reporte directo o un representante de ventas no cambia sus valores y deben mostrarse comprometidos en su hoja de cálculo. Por lo tanto, los totales de las cantidades estimadas que se comprometan difieren de los valores comprometidos.
Para volver a los valores comprometidos, de clic en Copiar Valores y seleccione suma de los valores comprometidos.
Si inicia sesión como un equipo prospecto o representante de ventas, la hoja de cálculo muestra el mejor caso, el caso probable, y el peor caso de las proyecciones para sus colabores directos y usted, en su caso.
Para ver la oportunidad de los miembros del equipo, profundizar en la vista de árbol de la jerarquía de informes que deben mostrarse a la izquierda, y haga clic en el nombre de la persona.
Para ver o editar los detalles de una oportunidad, coloque el cursor en la flecha hacia abajo siguiente al nombre de la oportunidad. Los detalles adicionales automáticos se muestran en el nombre de la cuenta, probabilidad en porcentaje, y tipo. De clic en icono Editar en el cuadro desplegable para editar la oportunidad.
Para cambiar la estimación del mejor caso, caso probable y peor caso de las proyecciones por usted o un colaborador directo, ingrese la cantidad en el campo respectivo. El sistema actualiza la fila Totales en consecuencia.
Para comprometer las cantidades, de clic en Comprometer. Para ingresar una cantidad que es diferente de la fila total, introduzca el
número el campo correspondiente debajo de la fila ultima fecha comprometida y de clic en comprometer. Para volver a las cantidades comprometidas, que reflejan las estimaciones de sus subordinados directos, haga clic en Copiar Valores y seleccione los totales estimados.
Para guardar sus cambios, de clic en Guardar hoja de cálculo.
Para restaurar los valores anteriores, haga clic en Restablecer hoja de cálculo.
Para ver un gráfico de la cantidad final cometida de los últimos trimestres, de clic en Ver gráficos.
Historial de previsiones
La página historial de proyecciones o previsiones muestra un sub-panel de búsqueda que le permite ver las proyecciones cometidas para un periodo específico. Si usted es representante de un equipo de ventas, puede buscar las cantidades comprometidas para usted y los miembros de su equipo. Si usted no tiene un colaborador directo, solo puede buscar sus cantidades cometidas.
PARA VER UN HISTORIAL DE PROYECCIONES
a. Desde el módulo de proyecciones, seleccione historial de proyecciones o previsiones.
Esta página muestra un resumen de sus cantidades comprometidas para todas las proyecciones en un periodo de tiempo.
b. Para buscar una proyección para un periodo de tiempo especifico, seleccione el periodo de tiempo en la lista desplegable, seleccione cualquiera de los dos: mis proyecciones o proyecciones de mi equipo y de clic en Buscar.
Casos
Los casos son solicitudes de los clientes que se clasifican entre Peticiones, Quejas y Reclamos.
En el módulo de casos encontrará:
1. Nuevo Caso: lo llevará a la página principal de registros de nuevos casos.2. Casos: lo llevará a la lista completa de casos.3. Informes de Casos: lo llevará al generador de Informes.4. Importar casos
Página principal de casos
Para entrar a Casos haga clic en la pestaña que se encuentra en la barra de menú principal. Esto abrirá la página principal del formulario de casos que le permitirá realizar los diferentes registros relacionados con Casos.
El panel Casos está diseñado para registrar las diferentes Peticiones Quejas y Reclamos que puedan surgir a lo largo de la existencia de su empresa.
1. Las pestañas Búsqueda Básica y Búsqueda Avanzada lo llevan a los tipos de búsqueda específica. Cambie las variables Número y Asunto para especificar su búsqueda.
2. Número del caso y asunto
3. Estado: Seleccione el estado en el cual se encuentra el caso
4. Prioridad del caso: Alta, Media, baja.
5. Actualización Masiva: Seleccione los registros de la lista en la caja y realice la acción deseada. En este subpánel puede modificar la información correspondiente a: Asignado a, Tipo, Prioridad, Mostrar en el Portal, Id Equipo, Estado y Cuenta.
6. Lista de Casos: Visualización de los distintos casos registrados hasta el momento. Puede organizarlos por Número, Asunto, Tipo, Prioridad, Estado, Equipo, Asignado a
7. Imprimir, Ayuda.
Listas de Casos
En la Lista de Casos se encuentran todos los registros que usted u otros usuarios de Sugar hayan generado en el sistema. Es posible organizarlos por las variables Número, Asunto, Tipo, Estado , Asignado a, etc.
Gestor de Incidencias
Use el módulo de gestor de incidencias para reportar, seguir y administrar los errores de producto.
Los errores son defectos o características asociadas con una revisión en concreto de un producto. El administrador rellena la lista desplegable de lanzamientos de productos. Después de crear un fallo, puede ser asociado con el caso relacionado.
También puede importar datos de errores en Sugar como delimitado por comas, delimitado por tabuladores, o un archivo delimitado por encargo. Para importar los errores, haga clic en Importar en el módulo gestor de incidencias.
Sugar proporciona varios informes de errores predefinidos para su uso. Puede editar estos informes a sus necesidades.
Para reportar un error
a. En el módulode gestor de incidencias, de clic en Informe de incidencia.
b. En la página de incidencias, introduzca la información en los siguientes campos:
Prioridad: desde la lista desplegable, especifique la urgencia del problema. Estado: desde la lista desplegable, seleccione el estado actual del problema ya sea como Nuevo o Cerrado. Tipo: desde la lista desplegable, seleccione defecto si es un problema del producto. Seleccionar característica si es una sugerencia para mejorar el producto. Fuente: desde la lista desplegable, especifique si el error fue reportado por un usuario interno dentro de la organización, por un usuario externo a través de correo electrónico, a través de página web de la organización o en el foro de la organización por un de la comunidad de desarrolladores externos. Categoría: desde la lista desplegable, seleccione el producto asociado con el error. Encontrado en lanzamiento: desde la lista desplegable, seleccione la versión del producto en la cual fue encontrada el error. Asignado a: de clic en Seleccionar y desde la lista de usuarios de clic en el nombre de la persona que manifieste la propiedad del error. De forma predeterminada, el error le será asignado. Equipo: de clic en Seleccionar y de clic en el nombre del equipo que tiene permitido ver el error. Asunto: introduzca una breve explicación del error. Resolución: desde la lista desplegable, seleccione la resolución del error. Corregido en lanzamiento: desde la lista desplegable, seleccione la versión del producto en la cual el error fue reparado. Descripción: introduzca una breve descripción del problema.Registro de actividad: use este campo como un registro de sus acciones para resolver el problema.
c. De clic en Guardar para crear un error, de clic en Cancelar para salir de la página sin crear el error. Usted también puede asociar un error con un registro relacionado ya sea como contactos o proyectos.
Para administrar errores
Para ordenar una vista de lista, de clic en cualquier titulo de la columna que tiene el icono junto a él, para invertir el orden, de clic en el titulo de la columna de nuevo.
Para modificar o eliminar todas o algunos errores, seleccione el error que desea borrar y luego de clic en Eliminar.
Para correr un reporte de error predefinido, de clic en informe de incidencias en el módulo de gestor de incidencias.
Para importar registros, de clic en Importar
Para exportar registros, selecciónelos desde la lista, de clic en Exportar. Para combinar duplicados, de clic en Combinar Duplicados. Para ver los detalles de un error, en la página de inicio de incidencias, de
clic en el error en la columna asunto. Para editar los detalles del error, en la página de detalles, de clic en Editar. Para duplicar un error, en la página de detalles, de clic en Duplicar. la
duplicación es una manera muy conveniente de crear un error similar. Usted puede cambiar la información en el registro duplicado para crear un nuevo error.
Para eliminar un error, en la página de detalles, de clic en Eliminar. Para registrar los cambios a lo largo del tiempo del error, en la página de
detalles de la cuenta, haga clic en Ver registro de cambios. Para exportar información sobre uno o más errores, selecciónelos en el sub-
panel lista de incidencias en la página de inicio de incidencias, de clic en Exportar.
Administración de Documentos
Use el módulo de Documentos para crear y manejar archivos que usted comparte con sus usuarios y contactos. También para crear una librería de documentos y gráficas que usted puede compartir con otros usuarios y contactos.
1. Para crear un documento haga clic en Crear Documento en el módulo de documentos.
Crear un Documento
En la página de Documentos, ingrese la información en los siguientes campos:
Nombre de Documento: Ingrese el nombre del documento.Nombre de Archivo: Escriba el nombre del archivo que usted está usando para crear el documento; clic en Browse para navegar a la locación del documento. Versión: Escriba el número de versión del documento.¿Plantilla?: Seleccione esta caja si está creando una plantilla.Tipo de Documento: Seleccione un documento predefinido desde la lista desplegable. Si la documentación no pertenece a ninguno de los tipos enlistados seleccione ninguno.Categoría: Seleccione una categoría pre-definida desde la lista desplegable. Subcategoría: Seleccione la subcategoria de la lista desplegable.Estado: De la lista desplegable seleccione el estado de la lista desplegable. Equipo: El equipo que es asignado para manejar el registro. Para cambiar la asignación del equipo principal escriba el nombre del nuevo equipo encargado. Fecha de Publicación: Clic en el ícono de calendario y seleccione la fecha cuando la validación del documento expira.Fecha de Caducidad: Clic en el ícono de calendario para seleccionar la fecha en que la validación del documento expira. Documento Relacionado: Clic para Seleccionar un documento relacionado.Versión de Documento Relacionado: De la lista desplegable, seleccione el número de revisión del documento asociado.Descripción: Escriba una breve descripción del documento.
Clic en Guardar para crear el documento; clic en cancelar para retornar a la lista de documentos sin guardar el documento. Cualquier archivo que usted haya adjuntado cuando usted creó el documento se visualizará en la página de detalle en el campo de Descargar Archivos. Clic en el adjunto para abrirlo o guardarlo en su máquina local. Clic derecho en el adjunto para agregarlo a su lista de favoritos, copiarlo y ver sus propiedades.
Administración
• Para organizar la lista de vista, haga clic en cualquier título de la columna que tiene el ícono al lado; para revertir el orden de organización haga clic en el título de la columna de nuevo.
• Para editar o borrar alguna o todos los documentos enlistados, use el subpanel de Actualización Masiva.
• Para duplicar documentos en la página de detalle, haga clic en Duplicar.
• Para ver los detalles de un documento, haga clic en el nombre de la oportunidad en la lista.
• Para seguir los cambios de un documento en el paso del tiempo, haga clic en el enlace de Ver Registro de Cambios en la página de detalle.
• Para exportar información de uno ó más documentos, selecciónelos desde la lista, haga clic en el link de Exportar y siga el procedimiento descrito.
Actualizar Documentos Adjuntos
En el subpanel de Versiones de Documentos de la página de detalle haga clic en Crear. La página de Revisión de Documentos se visualiza en la pantalla. El nombre del documento actual y el número de revisión aparecen en esta página.
1. Escriba la información en los siguientes campos:
Nombre de Documento: Nombre con el que identificará el Documento.Última Versión: Visualiza el número de versión del Documento.Nombre de Archivo: Escriba el nombre del archivo que contiene la información revisada, para navegar a la locación del archivo haga clic en Browse.Versión: Especifique el número de versión para el documento revisado.Registro de Cambios: Escriba una breve descripción de la revisión.
2. Haga clic en Guardar para crear el nuevo contrato; clic en Cancelar para salir de la página sin crear el contrato.
Usted no puede cambiar el nombre del archivo adjunto. El archivo revisado es visualizado junto con el número de la revisión en el subpánel de Versión de Documentos. La columna que mostraba el documento más antiguo ahora muestra el ícono de remover al lado del archivo. Para remover el archivo antiguo haga clic en ese ícono y de Ok para confirmar la acción.
Base de Conocimiento
Use este módulo para crear, publicar y buscar sus artículos dentro de Sugar.
Creando artículos
Usted puede crear artículos sobre cualquier tema como las resoluciones de preguntas frecuentes para los usuarios de Sugar. Puede integrar el contenido de un archivo en un artículo o adjuntar el archivo con el artículo. Todos los artículos se almacenan en la base de datos de Sugar.
Usted puede crear dos tipos de artículos:
Internos: estos artículos están disponibles únicamente para usuarios de Sugar. Externos: Estos artículos están disponibles para los usuarios de Sugar.
Al igual que otros registros en Sugar, un artículo está asignado a un equipo específico, únicamente los miembros del equipo pueden acceder y administrar el artículo. Si usted es el creador de un artículo de forma predeterminada se le asigna, tanto como autor y equipo. Sin embargo, puede asignar un equipo diferente y autor. Tenga en cuenta que solo los miembros del equipo asignado puede acceder al artículo. Por lo tanto, el autor tiene que ser un miembro del equipo asignado a fin de acceder y administrar el artículo.
Usted puede especificar uno de los siguientes estados para un artículo:
Borrador: el artículo esta aun en fase de cambios. Vencido: el artículo no está actualizado.En revisión: el artículo está siendo revisado por el responsable de aprobación designado. Publicado: el artículo ha sido aprobado y está a disposición del equipo asignado.
Puede publicar un artículo para que esté disponible a los usuarios o se puede asignar un revisor para aprobarlo y publicarlo. Si usted especifica un responsable de aprobación, el sistema envía un correo electrónico de notificación a la espera de la
revisión de esa persona. Después que el aprobador ha revisado y publicado el artículo, el autor recibe un correo electrónico de notificación de la publicación.
Los usuarios pueden buscar más artículos. Usted puede especificar una fecha de caducidad si desea que el artículo esté disponible solo durante un determinado periodo de tiempo.
También puede crear artículos de un caso. Esto está diseñado para las situaciones, por ejemplo, cuando un usuario ha documentado una resolución de casos. Creando un artículo de estos registros permite al usuario compartir la información con otros usuarios sin copiar o duplicar la información.
Etiquetando artículos
Las etiquetas son similares a las carpetas. Esto le permite clasificar artículos según criterios específicos como un tema para localizar fácilmente las veces que usted quiera. Cuando usted etiqueta un artículo, el sistema crea un vínculo entre la etiqueta y el artículo, que se encuentra en la base de datos de Sugar. Un artículo puede ser vinculado con más de una etiqueta. Del mismo modo, una etiqueta puede estar relacionada con varios artículos.
Las etiquetas pueden ser etiquetas raíz o sub-etiquetas. Etiquetas raíz son las etiquetas independientes. Las sub-etiquetas son etiquetas que se anidan dentro de las etiquetas raíz. Al buscar un artículo, el sistema muestra las etiquetas existente de una manera jerárquica. Cuando se selecciona una etiqueta, una lista de documentos que residen dentro de la etiqueta se muestran en el panel derecho. Para ver todas las etiquetas asociadas con un artículo, abra la página de detalle del artículo. Todas las etiquetas son visibles para todos los usuarios. Sin embargo, tenga en cuenta que al navegar o buscar a través de etiquetas, el sistema solo muestra los artículo que usted está autorizado a acceder a través de miembros en su equipo. Cuando se crea un artículo, puede crear una etiqueta nueva para el perfil o seleccione uno existente.
BORRANDO ETIQUETAS: Únicamente etiquetas vacías pueden ser eliminadas. Solamente los administradores pueden eliminar etiquetas porque ellos pueden ver todos los artículos asociados con una etiqueta mientras que los usuarios necesitan las pertenencias de los miembros del equipo para ver los artículos.
Para crear un artículo
1. En el módulo base de Conocimiento, de clic en crear artículo.
Para crear un artículo desde un caso, de clic en crear artículo desde la página de detalles de casos.
La página de artículos es mostrada en la pantalla. Cuando usted crea unos artículos de un caso, el sistema automáticamente llena en el artículo los detalles como el titulo, asunto, y el cuerpo con información extraída desde un registro.
2. Introduzca la información en los siguientes campos:
Titulo: introduzca el título del artículo. Artículo externo: seleccione esta casilla para que el artículo esté disponible para usuarios de Sugar. Versión: introduzca el número de versión del artículo, generalmente, el número de versión de un artículo es 1. Estado: seleccione el estado actual del artículo desde la lista desplegable. Para permitir que el artículo pueda ser visto, el estado debe estar como publicado. Equipo: introduzca el nombre del equipo o de clic en Seleccionar para elegir el equipo que tendrá permitido el acceso al artículo. Autor: de forma predeterminada, usted está asignado como autor. Sin embargo, puede dar clic en Seleccionar y elegir un usuario diferente desde la lista de usuarios.
Nota: un autor que no es miembro del equipo asignado no podrá acceder al artículo.
Aprobador: de forma predeterminada, el administrador es el revisor. Sin embargo, usted puede dar clic en seleccionar y elegir un revisor diferente desde la lista de usuarios. Fecha de vencimiento: opcionalmente, usted puede introducir una fecha de expiración para el artículo. Después de la fecha de expiración, el artículo no se mostrara en la búsqueda de resultados.
a. Introduzca el texto del artículo en el campo de texto. Para usar el editor HTML. De clic en el vinculo HTML en la barra de herramientas.
b. Para vincular el artículo con una etiqueta nueva o existente, de clic en el botón Seleccionar etiqueta.
La ventana de etiquetas se muestra en la pantalla. De clic en un etiqueta para vincularla con el artículo. El artículo esta ahora vinculado con la etiqueta seleccionada, que se muestra debajo del botón seleccionar etiquetas en ver artículo de edición. Para desvincular el artículo de la etiqueta, haga clic en el icono Eliminar junto al nombre de la etiqueta.
c. Para adjuntar un archivo al artículo, introduzca la ruta de archivo en el campo de datos adjuntos o haga clic en Examinar para navegar hasta la ubicación del archivo y seleccionarlo.
d. Para incrustar una imagen, introduzca la ruta del archivo en el campo de
imágenes o haga clic en Examinar para navegar hasta la ubicación del archivo y seleccionarlo.
e. De clic en Guardar para guardar el artículo, de clic en Cancelar para salir de la página sin crear el artículo. La página de detalles del artículo se muestra en pantalla.
Para crear una etiqueta o buscar una etiqueta
a. En la vista de edición del artículo, de clic en el botón Seleccionar etiqueta. El cuadro de dialogo de etiquetas se muestra en la página. Una lista de etiquetas raiz existentes se muestra en etiquetas. Una etiqueta raiz puede contener uno o mas sub-etiquetas.
b. Para buscar una etiqueta existente, ingrese el nombre en el campo de buscar y de clic en Buscar.
c. Para crear una nueva etiqueta, de clic en Crear nueva etiqueta.
d. Para crear una etiqueta raíz, seleccione las etiquetas. Para crear una sub-etiqueta, seleccione la etiqueta raíz o una sub-etiqueta. Un campo de texto se muestra encima.
e. Introduzca en nombre de la nueva etiqueta.
f. De clic en Guardar para crear la etiqueta, de clic en Cancelar para salir de la ventana sin crear la etiqueta.
Nuevas etiquetas raíces están listadas debajo de las etiquetas. Nuevas sub-etiquetas se anidan dentro de la etiqueta principal.
Para administrar artículos
Para editar un artículo, en la página de detalle del artículo, de clic en Editar, haga los cambios y de clic en Guardar.
Para duplicar un artículo, el página de detalle del artículo de clic en Duplicar. usted puede editar la copia duplicada como necesite y guardarla como un artículo diferente.
Para eliminar un artículo, en la página de detalle del artículo de clic en Eliminar.
Para enviar por correo electrónico un artículo para un contacto, en la página de detalle del artículo, de clic en enviar email, seleccione el contacto y de clic en Enviar.
Buscando los artículos
Usted puede navegar a través de los artículos etiquetados, o puede usar varios filtros como palabras clave, etiquetas, y titulo para encontrar el artículo que usted quiere.
Debido a que cada artículo está asignado a un equipo, los resultados de la búsqueda solo mostraran una lista de artículos al que se le permite el acceso debido a su calidad de miembro del equipo. Cuando se especifica una palabra clave, el sistema realiza una búsqueda de texto completo del contenido del artículo, para la palabra clave. Puede utilizar palabras clave para incluir o excluir artículos en los resultados de búsqueda. Haga clic en el vinculo Sintaxis de Ayuda para orientación sobre la sintaxis. Tenga en cuenta que la sintaxis para la búsqueda de texto completo varía según el tipo de base de datos que utiliza. Las siguientes pautas demuestran normas básicas de búsqueda.
Usted puede buscar por palabras claves y frases. Las palabras claves y las frases no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Las frases deben estar entre comillas dobles. Por ejemplo, “etiquetas”. Para especificar múltiples palabras claves. Usted puede usar espacios.
Usando espacios es similar a usar el operador OR. Por ejemplo, su usted busca libro azul, el resultado de la búsqueda irá al artículo que contiene libro y azul.
utilizando el signo más (+) encontrara los artículos que tiene las dos palabras. Por ejemplo, libro + azul volverá solamente los artículos que contengan ambas palabras.
Para asegurarse que una palabra está incluida en la búsqueda, use el signo más (+) antes de la palabra. Por ejemplo, para encontrar artículo sobre el impacto del calentamiento global en los osos polares, usted puede buscar “calentamiento global” + osos o “calentamiento global” + “osos polares”.
Para excluir palabras claves y frases, use el signo menos (-). Por ejemplo libro azul – lápiz. Cuando usted especifica una palabra excluyente en el campo de palabras en la búsqueda avanzada, no es necesario usar el signo menos.
Use comodines representados por los caracteres % o * para especificar una palabra parcial. Por ejemplo, para encontrar palabras que empiezan con súper, usted puede buscar súper% o súper*.
Nota: las palabras que contiene un máximo de tres letras se tratan como palabras vacías en MySQL, a menos que sean parte de una frase. Por lo tanto, en los resultados de búsqueda no se mostraran los objetos que contengan estas palabras.
Para realizar una búsqueda de texto completo de un artículo
En el módulo de base de conocimiento, de clic en Artículos.
a. Ingrese uno o más palabras clave o una frase en el campo de búsqueda para buscar artículo que contengan estas palabras.
b. Para restringir la búsqueda, seleccione un criterio desde la lista desplegable Buscar todos.
c. De clic en buscar.
Para realizar una búsqueda avanzada
Seleccione la pestaña avanzado y especifique uno o más de los siguientes criterios:
Buscar en: desde la lista desplegable, seleccione los criterios tales como periodo de tiempo o una etiqueta.
Que contengan estas palabras: introduzca una o más palabras claves o frases. Utilice un espacio para separar las palabras claves de cada uno. Utilice comillas para encerrar una frase. Excluyendo estas palabras: introduzca una o más palabras claves o frases para excluir de la búsqueda. Utilice un espacio para separar palabras claves o frases de cada uno. Nota: para excluir una palabra clave o frase, primero debe especificar la palabra clave o frase que desea buscar en el contenido de este campo de palabras.Usando esta etiqueta: introduzca el nombre de la etiqueta o de clic en Seleccionar para elegir la etiqueta desde la lista de etiquetas de artículo.
Para más filtros de búsqueda, de clic en Más opciones.
a. Especifique cualquiera de los siguientes criterios:
Titulo: introduzca el título del artículo. Frecuencia de Visualización: desde la lista desplegable, seleccione el número de artículos que ha visitado con más frecuencia o menos frecuencia. Estado: desde la lista desplegable, selección el estado del artículo ya sea como Borrado o Publicado. Equipo: para buscar artículos asignados a un equipo, introduzca el nombre del equipo o de clic en Seleccionar para elegir un equipo desde la lista de equipos. Aprobado por: para buscar artículos asignados a un aprobador específico, introduzca el nombre de la persona o de clic en Seleccionar para elegir un usuario desde la lista de usuarios. Autor: para buscar los artículos de autor por un usuario específico, introduzca el nombre de la persona o de clic en Seleccionar para elegir un usuario desde la lista de usuarios. Publicado: para buscar por artículos publicados después de una fecha específica, introduzca la fecha o de clic en el icono Calendario para seleccionarla. Caducado: para buscar por artículos que caducaron después de una fecha específica, introduzca la fecha o de clic en el icono Calendario para seleccionarla. Guardar esta búsqueda como: para guardar un criterio de búsqueda específico para un uso en el futuro, introduzca un nombre, por ejemplo, Busqueda1, y de clic en Guardar. Búsquedas guardadas anteriores: para buscar usando un criterio de búsqueda guardado, seleccione el nombre de la búsqueda guardada desde la lista desplegable y de clic en Buscar.
b. De clic en Buscar para comenzar la búsqueda de artículo que tengan ese criterio en específico.El resultado de la búsqueda se muestra en una lista de artículos marcados con según criterio.
c. De clic en el nombre del artículo para ver su contenido.
Alternativamente, ponga el cursor en el nombre del artículo para ver su contenido en una ventana separada como se muestra a continuación, usted puede mostrar el contenido de múltiples artículos
Informes
Use el modelo de reportes para crear y administrar reportes en cualquier módulo ya sea cuentas, contratos, y oportunidades. Usted también puede crear reportes para seguir la actividad del usuario tal como ver los módulos, modificado por los registros, y así sucesivamente.
Como usuario, usted solo puede ver los informes que se asignan a usted o al equipo al que pertenece. La lista de reportes muestra los reportes en el orden que usted los ve con el reporte de último acceso en la parte superior de la lista. La fecha y la hora de la última visita se muestran en la columna Accedido.
Los administradores pueden ver y editar los reportes sin tener en cuenta a los miembros del equipo.
Sugar provee varios reportes predefinidos para su uso, los cuales se muestran en la página de inicio de reportes. Usted también puede crear informes personalizados adaptados a sus necesidades. Esto incluye reportes en proyecciones, casos abiertos, cuentas, y uso métrico. Todos los reportes existentes están mostrados en la página de inicio de reportes. Usted puede dar clic en el nombre de un reporte para ver su contenido.
Usted puede correr un reporte inmediatamente cuando lo crea o lo puede programar para una fecha posterior. También puede programarlo para que corra en un intervalo de tiempo específico. También puede crear una lista de los reportes favoritos, que consiste de los reportes que mira con más frecuencia. Esto le permite
tener un agrupamiento de reportes y que no puedan ser compartidos los criterios comunes de búsqueda. Usted puede buscar un reporte existente usando el panel de búsqueda en la página de inicio de reporte. El panel de búsqueda permite que usted busque reportes de acuerdo a su criterio como un módulo especifico, un tipo de reporte, un titulo del reporte, y etcétera.
El menú atajos en la página de inicio de los reportes muestra las opciones para ver reportes existentes de módulos específicos.
Tipo de reportesUsted puede crear los siguientes tipos de reportes:
Totales. Totales con detalles. Filas y columnas. Matricial.
Informe de totales
Un informe de totales muestra el resumen de datos computarizados de los registros que coincide con los criterios especificados.
Un informe de totales puede agrupar el resumen de los datos por un rango de fecha o por un campo de evaluación ya sea como tipo, industria, fuente del prospecto, y etapa de ventas y mostrar la cuenta total. Si el reporte contiene un agrupamiento, entonces puede elegir entre un conjunto de columnas adicionales que muestran los valores de datos de los registros en el módulo seleccionado. Esto incluye los derivados calculados a partir de valores de datos numéricos tales como SUM, AVG, MAX, MIN, y un promedio ponderado.
Usted puede ver el informe de totales en formato de gráfico y mostrarlo como un Sugar Daslet en la página de inicio, puede dar clic en cualquier segmento del gráfico, para drill- down y ver detalles como las ventas por los miembros individuales del equipo.
Ejemplo: el siguiente es un reporte de totales predefinido para ver el estado de las oportunidades.
Informe de totales con detalles
Además de la cuenta total de registros, este informe le permite agrupar los datos y ver más detalles relacionados con los registros del informe. El grupo-por datos se representa visualmente en la salida del informe. Por ejemplo, puede agrupar los registros por usuarios asignados y ordenar los resultados en orden ascendente y descendente. Ejemplo: el siguiente es un reporte del estado de los prospectos.
Informe de filas y columnas
Un reporte de filas y columnas muestra los datos en filas y columnas que reflejan el valor de determinados campos, tales como nombre y dirección.
Ejemplo: el siguiente es un reporte del estado de los prospectos de la primera semana de junio.
Informe matricial
Los informes matriciales son similares a los informes de suma. Pero la diferencia de los informes de totales, es que una matriz de resultados muestra el informe en formato de cuadrícula. El informe muestra los totales para todos los resúmenes. Puede utilizar un máximo de tres grupos de columnas para agrupar los datos. También puede elegir una opción de diseño para ver los resultados del informe. Ejemplo: el siguiente reporte agrupa oportunidades por tipo, por etapa de ventas, y por usuarios asignado.
Creando Reportes
Usted crea un reporte en el asistente para informes y lo ejecuta en el visor de informes. El proceso de creación de un reporte estándar es como el siguiente:
a. En el menú atajos seleccione Nuevo informe.
b. Seleccione el tipo de reporte.
c. Seleccione un módulo. Este es considerado como el módulo principal. Los módulos relacionados se listan debajo del módulo primario.
d. Seleccione uno o más campos como filtros desde cualquiera de los módulos listados.
e. Para los totales, totales con detalles, y el informe matricial, seleccione el grupo-por campos que le gustaría usar para agrupar los registros. Usted puede seleccionar campos de más de un módulo. Para los informes matriciales, usted puede usar un máximo de tres campos para agrupar los registros.
f. Para los totales, totales con detalle, y el informe matricial, opcionalmente, usted puede seleccionar un tipo de gráfico.
g. Para los totales con detalles y filas y columnas, seleccione las columnas que quiere que se muestren en el reporte.
h. Guarde el reporte y ejecútelo en una fecha posterior, o bien puede hacerlo de inmediato. También puede ver el informe antes de guardarlo. Nota: Para asegurarse que los campos personalizados se muestran en la lista de campos disponibles para filtros y grupos de columnas en el Asistente de Informes, borrar la caché de informes. Para borrar la caché, cerrar la sesión y en azúcar.
Configuración de filtros
Los Filtros se componen de campos, operadores, y, opcionalmente, los valores (en función del operador).Utilice el botón Añadir filtro de grupo para crear grupos de filtro. Puede crear grupos de filtros anidados con una combinación de operadores AND (Y) y OR(O) para consultas complejas.Las opciones para los operadores varían, dependiendo de si se ha seleccionado un campo de texto, el campo numérico, o campo de fecha.
Los operadores de los campos de texto pueden ser iguales, contiene, empieza con, termina con, y no igual, es, está vacía, y no está vacío.
Los operadores de los campos numéricos pueden ser cualquiera de los siguientes: Es igual, menor que, mayor que, está entre (requiere dos valores numéricos), No es igual, está vacío, no está vacío.
Los operadores de los campos de fecha puede ser cualquiera de los siguientes:en, antes, después, está entre (requiere dos valores de fecha), no en, está vacío, no está vacío, Ayer, Hoy, Mañana, 7 últimos días, los próximos 7 días, el mes pasado, este mes, el próximo mes, últimos 30 días, Próximos 30 días, el año pasado, este año, y el año que viene.
Usted puede usar en campo de nombre de usuario para ejecutar un reporte en un usuario específico. Por ejemplo, usted puede ejecutar un reporte sobre todas las oportunidades asignadas a Martínez. Usted también tiene la opción de usar un filtro dinámico llamado “usuario actual”.
El usuario actual es cualquier usuario que ha iniciado sesión y que ejecuta el informe. El filtro del usuario actual le permite crear un informe para varios usuarios. Por ejemplo, puede crear un informe sobre todas las oportunidades asignadas al usuario actual. Cuando un miembro de su equipo ejecuta este informe, los resultados del informe reflejan automáticamente la oportunidad asignada al miembro porque el usuario actual es el que está conectado y está ejecutando el informe.
Cuando usted crea y guarda un reporte, el sistema guarda la definición del informe. Únicamente el usuario asignado o un miembro de equipo asignado tienen los permisos para cambiar la definición del reporte. Si el reporte es modificado, el sistema muestra un alerta cuando usted trata de ejecutar el reporte.
Sugar también ofrece una opción en tiempo de ejecución que le permite modificar los valores de filtro del informe en el Visor de informes al ejecutar el informe. El Asistente para informes todavía conserva los valores de filtro original para el informe. Cuando otro usuario ejecute el informe, los valores de filtro original se utilizan. Esto permite a los usuarios modificar un informe compartido, para su uso sin alterar los valores del filtro original. El valor del tiempo de ejecución del filtro se conserva para su uso cuando se ejecuta el informe de nuevo. Sin embargo, el valor del tiempo de ejecución del filtro se eliminará si otro usuario cambia los filtros en el Asistente para informes. Si un usuario asignado o miembro del equipo añade un nuevo filtro, el sistema le avisa de los cambios cuando se ejecuta el informe.
Para crear un reporte de totales
En el menú de atajos del módulo de reportes de clic en Nuevo informe.
La página muestra el Asistente para informes de diversos tipos de informes. Después de seleccionar un tipo de informe, el asistente de informe le guiara en el proceso de crear el informe de clic en informe de totales.
Una lista de módulos se muestra en la página.
Seleccione el módulo de su elección.
El módulo de cuentas se muestra a continuación:
Los módulos relacionados se muestran debajo del módulo principal. Al seleccionar cualquiera de los módulos de la lista, el encabezado de Campos disponibles muestra el nombre del módulo y las listas de los campos de módulo en la lista desplegable a continuación. Usted puede utilizar uno o más de estos campos como filtros.
Ajuste los filtros de informe y seleccione el operador de la lista desplegable de arriba. Para establecer un nivel de un filtro, seleccione el módulo de la lista de módulos relacionados y seleccione el campo desde lista desplegable de campos disponibles.Para establecer un nivel de dos filtros, haga clic en Agregar filtro de grupo y, a continuación, seleccione el campo de los campos disponibles en la lista desplegable. Asegúrese de seleccionar el nivel de filtro correcto.
En la imagen de arriba, los sub-filtros se especifican las oportunidades que son mayores que 20.000.000 O oportunidades que son menores que 10.000.000, y la probabilidad es más del 50%. La barra de desplazamiento en la parte superior de la página te permite navegar hacia atrás y adelante en el Asistente para informes e indica que se encuentra dentro del Asistente.
Seleccione la opción tiempo de ejecución si usted desea aplicar el valor del filtro únicamente en el tiempo que usted ejecuta el informe.
De clic en Siguiente para definir el grupo de columnas.
En la columna de módulos relacionados, seleccione el módulo; seleccione uno o más campos desde la lista desplegable de los campos disponibles como un grupo-por columnas.
Si usted selecciona un campo de fecha también deberá seleccionar grupo-por día, mes, semestre, o año.
De clic en Siguiente para mostrar el resumen.
Desde la lista desplegable de campos disponibles, seleccione total como un de las columnas. El sistema también incluye el grupo por columnas que usted selecciono en un paso anterior.
De clic en siguiente para ver las opciones de gráficos y para pasar a la página de detalle del informe.
Ingrese un nombre para el informe.
Si desea mostrar la consulta SQL cuando se ejecuta el informe, seleccione Mostrar consulta.
En el campo Asignado a, de clic en Seleccionar y elija el usuario que desea asignar a la administración del informe.
En el campo del equipo, de clic en Seleccionar y elija el equipo que desea asignar para administrar el informe.
Seleccione Módulos opcionales relacionados para mostrar los registros desde el módulo principal, incluso cuando no existen registros de los módulos relacionados. Cuando esta opción no está activada, el módulo primario de registros se mostrará sólo si los registros relacionados con el módulo existen.
Si desea examinar los resultados del informe antes de guardarlo, de clic en Vista previa.
Para navegar de nuevo a un paso específico en el proceso de creación de informes para ver o editar los criterios, de clic en Atrás.
Para guardar el informe y ejecutarlo en una fecha posterior, de clic en Guardar.
Para guardar y ejecutar el informe de inmediato, de clic en Guardar y ejecutar, para salir de la página sin guardar el informe, de clic en Cancelar. Cuando se ejecuta el informe, los resultados del informe se muestran en la página.
Cuando se especifica un gráfico, este se muestra por encima de los datos de la tabla. Sitúe el cursor sobre un segmento para ver los datos asociados como se muestra a continuación.
Para crear un informe de totales con detalles
a. En el asistente de informes, seleccione informe de totales con detalles.
b. Sigue el proceso descrito en “PARA CREAR UN INFORME DE TOTALES” para definir los filtros, grupos por columna, y mostrar el resumen de columnas.
c. Después de especificar las columnas, de clic en Siguiente para elegir las columnas que se mostraran. Seleccionar el orden apropiado mediante el botón ordenar la salida del informe por la columna correspondiente. Dependiendo de la columna que elija, usted puede ordenar los datos en orden ascendente o descendente.
d. El informe de resultados esta agrupado de acuerdo a las columnas especificadas y orden.
e. De clic en Siguiente y, opcionalmente seleccione el tipo de gráfico.
f. De clic en Siguiente para pasar a la página de detalles de los informes para ingresar detalles como el nombre del reporte y un usuario asignado y para
guardar el reporte como se describe en “PARA CREAR UN INFORME DE TOTALES”.
Para crear un Informe matricial
a. en la página de inicio de informes de clic en nuevo informe y seleccione matricial.
b. Siga el proceso descrito en los literales anteriores. Para los informes matriciales, puede seleccionar un máximo de tres grupos de columnas. Cuando se especifica tres grupos de columnas, puede seleccionar entre dos opciones de diseño para mostrar los resultados: 1x2 y 2x1. Con la opción de diseño 1x2, los datos para el primer campo grupo-por se muestra en una fila y los campos de datos para los otros dos grupos se muestra en las columnas. Con la opción de diseño 2x1, los datos de los dos primeros campos grupo por se muestran en filas y los datos para el tercer grupo se muestran en una columna.
Si sólo dispone de dos grupos de columnas, puede cambiar el diseño arrastrando y soltando el grupo de campos a un orden diferente en el grupo de definir por página.
Para crear un informe de filas y columnas
a. En la página de inicio de informes de clic en nuevo informe.
b. Seleccione informe en filas y columnas.
c. Seleccione el módulo que usted elija.
d. Defina los filtros como se detalla “PARA CREAR INFORMES DE TOTALES”.
e. De clic en Siguiente para seleccionar los campos que desea desde la lista de módulos relacionados como las columnas de visualización que se describen en “PARA CREAR INFORMES DE TOTALES CON DETALLES”.
f. De clic en Siguiente para pasar a la página de detalles de los informes e ingrese los detalles como el nombre del reporte y un usuario asignado y luego guarde el reporte como se describe en “PARA CREAR INFORMES DE TOTALES”.
Creando gráficos para los informes
Puede ver un informe de totales, informe de totales con detalles, y el informe matricial como un gráfico con la leyenda y los detalles a continuación. Usted puede crear un gráfico de barras horizontales, gráfico de barras verticales, gráfico de líneas, gráfico de tarta, y gráfico de embudo.Debe especificar al menos un grupo por columnas y una columna de resumen para hacer un gráfico.
Para crear un gráfico
a. Durante el curso de la creación de un informe con totales o un informe matricial, en la opción del gráfico del asistente de informes, introduzca la siguiente información:
Tipo de gráfico: seleccione un tipo, ya sea Horizontal o Vertical desde la lista desplegable. Series de datos: Seleccione una función de agrupación disponibles en la lista desplegable, como el total, AVG, MIN, MAX. Las opciones que aparecen en esta lista desplegable depende del grupo-por las opciones y las columnas de mostrar y las opciones que usted seleccione para crear el informe.Descripción: introduzca una breve descripción del gráfico.
b. De clic en Siguiente para ingresar el nombre del reporte y guardarlo. El gráfico se muestra cuando usted ejecuta el reporte. Puede agregarlo como un Sugar Dashlet en su página de inicio.
c. Para ver el segmento de la cantidad como un porcentaje, ponga el cursor en el segmento; de clic para ver los detalles de los datos.
Nota: Los gráficos de líneas y gráficos circulares no están disponibles para los informes con las agrupaciones múltiples.
Editando y administrando los informes
Cuando usted guarda un informe, este es agregado a la lista de la página de inicio de los informes. Los usuarios pueden ver, ejecutar, programar, y eliminar reportes.
Para editar los detalles del informe, de clic en Editar, para ejecutar el
informe actualizado, de clic en Guardar y ejecutar. Para planificar la ejecución de un reporte, de clic en Planificar desde la vista
de detalles.
Para duplicar un reporte, de clic en Duplicar en la vista de detalles. Para agregar uno o más informes de su lista de informes vistos
frecuentemente, selecciónelos desde la lista de vista y de clic en Marcar como favorito. Alternativamente, en la vista de detalle del informe, de clic en Marcar como favorito.
Para imprimir el informe en formato PDF, de clic en imprimir como PDF. Especifique el tiempo que usted quiera para abrirlo con una aplicación como Adobe Acrobat o guárdelo en su disco local.
Para eliminar uno o más informes mostrados en la página de inicio de los informes, seleccione los en la vista de lista y de clic en Eliminar. Alternativamente en la vista de detalle de la página de informes.
Para duplicar un informe
a. En la página de detalle del informe, de clic en Duplicar.
b. Desde la lista desplegable, especifique el tiempo que usted desea para conservar el tipo del informe original o cámbielo como un tipo diferente.
Los filtros en el informe original están copiados en un nuevo informe.
c. Edite el nuevo reporte como lo necesite.
d. Renombre el reporte y guárdelo.
Viendo y creando rastreadores de los informes
Un rastreador muestra los registros de accesos recientes en la barra de últimos vistos debajo de las pestañas del módulo. Los rastreadores también permiten a los usuarios navegar de ida y vuelta entre los registros accedidos con anterioridad.
Los informes rastreadores proporcionan a los administradores y supervisores la visibilidad de las acciones del usuario y el rendimiento del sistema. Los informes rastreadores muestran acciones como la vista de archivos y la vista de página, como los registros guardados. Por ejemplo, puede ejecutar un informe sobre el número de módulos de acceso a un usuario específico en un día en particular y las acciones realizadas en ellos. Los Rastreadores les permiten a los usuarios realizar un seguimiento de los registros que tienen acceso durante su actual período de sesiones.
Los datos que se puede ver en un informe rastreador dependen de su calidad de miembro del equipo. Cuando vea los informes de seguimiento de la actividad del usuario, sólo puede ver sus propios datos y los datos para los usuarios que dependen de usted. Por ejemplo, los supervisores pueden ver sus propias actividades, así como las actividades de sus subordinados. Los administradores pueden seguir las actividades para todo el mundo.Para permitir a un usuario ver los datos del rastreador y crear informes rastreadores, el administrador debe asignar el rol del rastreador para esa persona.
El informe rastreador se clasifica en los siguientes tipos:
Seguimientos: Este informe, que analiza todas las solicitudes de páginas de los usuarios, muestra la siguiente información:Columnas Descripción Acción Páginas visitadas y registros guardadosFecha de la última acción
fecha y hora en que la acción se llevo a cabo
ID del artículo el ID del registro resumen del artículo nombre del registro o la descripción ID de la sesión el ID asignado a la sesión ID del equipo el ID del equipo privado de usuario ID del usuario el Id del usuario que realizo la acción Registro visible si se establece como verdad, los registros se muestran
como migas de pan ID del monitor información rastreadora relacionada sobro el rendimiento
Consulta de los seguimientos: Este informe, que analiza las consultas que exceden el límite de consultas tiempo lento, muestra la siguiente información:
Columnas DescripciónÚltima fecha de ejecución
La fecha en que una consulta particular, la cual sobrepasó el umbral fue la última ejecución.
Consulta de Cuenta Número de veces en la consulta se ejecutó.SQL Texto El patrón de un particular la declaración SQL.Promedio segundos El tiempo medio necesario para ejecutar la consulta.Total Segundos El tiempo total empleado en ejecutar la consulta. Es
decir, si una consulta se ejecute más de una vez, el tiempo acumulado refleja el total de la consulta se ejecuta.
Seguimiento de sesiones: Este informe, que analiza los datos del usuario sesión de acceso, aparece la siguiente información:
Columnas Descripción Sesión activa Si se establece para VERDADERO, una acción se ha
seguido para el usuario en los últimos 20 minutos. Un usuario activo
Día de inicio La fecha en que comenzó la sesión. Es decir, cuando la primera acción fue localizada.
Fecha de la última acción.
La fecha y hora que la última acción registrada del seguimiento que ocurrió.
Acción de la cuenta El número de seguimiento de las acciones.
Segundos activos El número total de segundos entre la fecha de inicio (inicio de sesión) y fecha de la última acción.
ID de la sesión El ID asignado a la sesión. Si un usuario comienza en otra sesión sin cerrar la sesión de una sesión existente, una nueva sesión ID es asignada para el usuario, y la nueva sesión está marcada como Activo (Activo=verdadero)
Dirección IP del cliente La dirección IP del cliente.ID del usuario El ID del usuario quien realiza la acción.Registro visible Si se establece como VERDADERO, el registro muestra
como migas de pan.ID del monitor Rastreo relacionado con el rendimiento de la
información.
Seguimiento de la ejecución: El presente informe, que analiza la información relacionada con el desempeño, muestra la siguiente información.
Columnas Descripción Fecha de la última acción La fecha y el tiempo que una acción fue realizada. Base de datos de ida y vuelta
El número de llamadas de bases de datos que la acción implico.
Archivos accedidos El número de archivos php usados para realizar la acción.
Memoria usada La cantidad de memoria usada, en bytes, para realizar la acción.
Servidor de tiempo de respuesta
El tiempo, en segundos, que toma el servidor para responder.
Sugar proporciona varios informes predefinidos para su uso. Usted no puede editar estos reportes. Algunos de los reportes predefinidos, basados en los más frecuentes consultas como módulo usado, esta disponibles a través del la pestaña de seguimientos en su página de inicio. Otros reportes predefinidos, mostrados abajo, están disponibles a través del módulo de reportes. Para ver la pestaña de seguimientos y para ejecutar y crear un reporte de seguimiento, usted necesita permiso para acceder del administrador.
a. Mis mediciones de uso: un informe que muestra la suma acumulada por el tiempo de respuesta del servidor (segundos), el total de ida y vuelta de la base de datos y el total de archivos abiertos por el usuario por un periodo de tiempo especifico como un día, semana o mes.
b. Mi uso del módulo: un informe que muestra la suma acumulada para cada módulo usted puede acceder por un periodo de tiempo específico como un día, semana o mes.
c. Consultas lentas: un informe de consultas que muestra consultas SQL que son lentos para ejecutar, junto con el tiempo que tomo para su ejecución.
d. Usuario de las mediciones de uso: un reporte de sesiones que muestran la suma acumulada por el tiempo de respuesta del servidor (en segundos), el total de ida y vuelta de la base de datos, y el total de archivos abiertos por el usuario.
e. Mis registros modificados: un informe que enumera los módulos, cuyos registros usted modifico la semana pasada.
f. Mis registros recientemente modificados: un informe que muestra los módulos en que usted recientemente modifico registros.
g. Módulos utilizados por mis informes directos: Un informe que muestra la suma acumulada de cada módulo utilizado durante los últimos 30 días por sus subalternos inmediatos. Los módulos que cada uno reporteé utilizadas se agrupan y se presentan en una barra horizontal por separado.
h. Registros modificados por mis informes directos: Un informe que muestra los módulos en los que sus subordinados recientemente modifican registros.
i. Sesiones de usuario activo: un informe que muestra una sesión activa para un usuario específico durante los últimos 7 días.
j. Sesiones de usuario: un informe que muestra las sesiones activas para todos los usuarios durante los últimos 7 días.
Para crear un informe de seguimiento
a. En el menú de atajos del módulo de reportes, de clic en Nuevo informe.
b. en la página del asistente de informes, seleccione el tipo de informe como uno de totales o matricial.
c. Seleccione el tipo de reporte de seguimiento de su elección y siga el proceso descrito en “CREANDO INFORMES”.
Planificando informes
Usted puede programar para ejecutar un informe en un intervalo de tiempo. El sistema automáticamente ejecuta un informe en el intervalo específico y le envía uno a usted.
Para planificar un informe
a. En la lista de informe en la página de inicio de reportes, de clic en – ninguno – en la columna de planificación del reporte.
El cuadro de dialogo de la planificación del reporte se muestra a continuación:
b. En la ventana de planificación del reporte, introduzca valores para los siguientes campos:
Fecha de inicio: de clic en el icono calendario y seleccione un fecha para empezar la programación del informe. Intervalo de tiempo: desde la lista desplegable, seleccione los intervalos en los cuales ejecutara el informe y recibirá el resultado. Activo: seleccione este cuadro para activar la programación. La fecha y el tiempo del siguiente envió es ahora mostrado en la columna de la planificación del reporte. Si usted no selecciona este cuadro, la programación no está activada y la columna de la planificación del reporte muestra – ninguno –. Siguiente Email: la fecha y el tiempo que usted especifica se mostraran en este campo. Este es el tiempo cuando el informe es enviado por correo electrónico.
c. De clic en actualizar planificación.El sistema programa el informe en el tiempo específico y le envía un mensaje de correo electrónico.
Informes publicados y no publicados
Como un administrador, usted puede publicar y no publicar informes. Un informe publicado es permitido para todos los usuarios. Un informe no publicado es solo permitido para los miembros específicos del equipo.
En la página de inicio de reportes, todos los reportes publicados están mostrados en el sub-panel todos los informes publicados, todos los informes no publicados están mostrados en el sub-panel mis informes guardados.
Para publicar un informe, siga uno de los siguientes pasos:
Concede acceso al grupo mundial al crear o editar un informe. El equipo mundial incluye a todos los usuarios.
En la página de inicio de reportes, en el sub-panel de mis reportes guardados, de clic en el icono publicar para el informe que usted quiera publicar.
El sistema automáticamente concede acceso al equipo global y muestra el informe en el sub-panel todos los informes publicados.
Para no publicar un informe, siga uno de los siguientes pasos:
En el sub-panel de todos los informes publicados, de clic en el icono No publicar. El sistema no publica el informe y cambia los valores del equipo desde el administrador global.
Editar el informe y cambiar los valores del equipo para otra cosa que no sea global.
El informe no publicado esta ahora mostrado en el sub-panel mis informes guardados.