manual del usuario versión 3 - factoportal.com

Manual del Usuario

Versión 3.3

Soluciones Advans SA de CV Calle 1ª No. 334 por 42 y 44 Fracc. Campestre, Mérida, Yucatán, México 01 (800) 841-6655

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Octubre, 2017 Aplicación Advans 1.8.41-r3907

Manual del Usuario v 2.8 Gerencia de Desarrollo Advans


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Tabla de Contenido

1. Introducción ................................................................................................................................... 4

2. Acceso al sistema ........................................................................................................................ 5

3. Entorno del sistema ..................................................................................................................... 7

4. Carga de Certificado de Sello Digital ........................................................................................ 8

5. Emisor ............................................................................................................................................ 9

6. Editar productos o servicios ....................................................................................................... 9

7. Emisión ........................................................................................................................................ 11

7.1. Datos generales ...................................................................................................................... 11

7.2. Receptor ................................................................................................................................... 12

7.3. Conceptos ................................................................................................................................ 13

7.3.1. Impuestos ............................................................................................................................. 14

7.3.2. Concepto ............................................................................................................................... 14

8. Contacto ...................................................................................................................................... 16


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1. Introducción Bienvenido al sistema de facturación electrónica Advans. Esta guía le ayudará a aprovechar las ventajas que le ofrecen nuestros servicios, tales como: Tranquilidad fiscal. Elaboración de sus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) cumpliendo con los requerimientos legales vigentes y los estándares tecnológicos que establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Resguardo. Contamos con una Bóveda de seguridad virtual, por lo que podemos tomar la responsabilidad del resguardo de sus comprobantes fiscales y garantizar que se encontrarán a su disposición siempre que los necesite. Seguridad. Utilizamos niveles de seguridad informática y física comparables con los que las instituciones financieras manejan su información. Cumplimos con la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares, por lo que todos sus datos son confidenciales y no podrán ser vistos por otras personas. Mejor administración. Al enviar sus comprobantes por correo electrónico de forma inmediata y confiable, reducirá su ciclo de cobranza. Usted puede reenviar, imprimir o descargar sus facturas las veces que desee. Disponibilidad. Puede acceder al servicio desde cualquier ubicación, solamente requiere de una computadora con conexión a internet. No es necesario instalar ningún software, ni adquirir licencias, ni equipos adicionales. Menor huella ecológica. La fabricación de una tonelada de papel (250,000 hojas), requiere de 17 árboles, 250,000 litros de agua y 7,800 Kwh de energía eléctrica. Usando el sistema de facturación electrónica Advans, contribuye a evitar la deforestación y el desperdicio de recursos.


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2. Acceso al sistema El Sistema de Facturación Electrónica Advans ha sido desarrollado en una plataforma web y una de sus principales ventajas es que puede ser utilizado desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Para acceder a la aplicación debe utilizar un navegador web (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Apple Safari, etc.) e ingresar la dirección https://app33.advans.mx/facturacion

En esta página se mostrarán recuadros solicitándole que ingrese el nombre de usuario y contraseña, que previamente el sistema envió a su correo electrónico una vez registrada la cuenta dentro del sistema, ejemplo:

https://app33.advans.mx/facturacion


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Como medida de protección, después de tres intentos de acceso fallidos su cuenta será bloqueada. Para reactivar su uso tiene los siguientes medios:

Esperar una hora y se desbloqueará automáticamente.

Restablecer su contraseña haciendo clic en el vínculo “Olvidé mi contraseña” y recuperándola en su correo.

O puede comunicarse con nosotros para que le asistamos. Si el sistema detecta un periodo de inactividad en su sesión de 30 minutos, le solicitará que se firme de nuevo en el sistema, es decir, ingrese de nuevo su usuario y contraseña.


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3. Entorno del sistema Una vez autenticado exitosamente en el sistema, aparecerán las opciones en el menú principal, dependiendo de los permisos concedidos al usuario por el administrador.

Las opciones del menú principal que componen al sistema son:

Emisión: Crear Nuevo CFDI.

Catálogos: Perfiles, Usuarios, Receptores, Series de facturación, Productos o servicios.

Reportes: Reporte de ingresos, Reporte de egresos, Reporte de productos.

Configuración: Carga de logo, Carga de sello digital, Emisor (Datos del Contribuyente).

Ahora bien, antes de comenzar a facturar en éste nuevo sistema de facturación, procederemos a cargar el Certificado de Sello Digital.


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4. Carga de Certificado de Sello Digital

Ingresando al sistema, veremos el portal de la siguiente manera:

Nos dirigimos al siguiente botón , en donde encontraremos una serie de

acciones a ejecutar, en las cuales se encuentran Carga del logo, Carga de sello,

Emisor y Otros contactos.

Si seleccionamos la opción Carga de sello, veremos lo siguiente:

Se indica de manera informativa el número de Certificado vinculado al RFC de su

cuenta, la fecha de inicio de vigencia y fecha final de vigencia, pero por cuestiones

de seguridad y protección de datos necesitamos se confirmarlos cargando de

nuevo los archivos .cer, .key y la contraseña creada en el SAT cuando se tramitó

éste.


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5. Emisor

Concluido el paso anterior, nos dirigimos a Emisor, en donde verificará la información de

su cuenta, es decir:

*RFC *Nombre o razón social *Régimen fiscal *Código postal

Posterior, guarde los datos.

6. Editar productos o servicios

Para poder emitir comprobantes con ésta versión, es necesario respetar los catálogos

proporcionados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), en este caso, el

catálogo de productos o servicios cuenta con más de 57,000 registros. Entonces, se

deberá tomar en cuenta que los productos que se capturaron dentro del sistema no

cuentan con la clave relacionada al catálogo c_ProdServ, es por ello que deberemos

ingresar a Catálogos, Productos o servicios para modificar dichos códigos.

Puede consultar el siguiente enlace para la búsqueda de las claves de productos y

servicios http://200.57.3.46:443/PyS/catPyS.aspx

http://200.57.3.46:443/PyS/catPyS.aspx


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Se editará cada producto registrado:

En cuanto a la unidad de medida, también se deberá incluir el código correspondiente del

catálogo c_UnidadMedida.


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7. Emisión

Para crear un comprobante fiscal digital damos clic en el botón y aparecerá la pantalla que le reflejará los datos a llenar:

7.1. Datos generales

Serie: serie de facturación a la cual se va a vincular éste comprobante. Se

despliega un menú, indicándonos las series previamente creadas, sólo será

cuestión de seleccionarla.

Lugar de expedición: Se debe registrar el código postal del lugar de expedición del comprobante (domicilio de la matriz o de la sucursal), debe corresponder con una clave de código postal incluida en el catálogo. Usted deberá seleccionar o ingresar de manera manual el código postal. Forma de pago: Se debe registrar la clave de la forma de pago de los bienes, la prestación de los servicios, el otorgamiento del uso o goce, o la forma en que se recibe el donativo, contenidos en el comprobante, correspondiente al c_FormaPago del SAT. Usted seleccione la forma de pago de su menú de forma de pago (catálogo del SAT cargado en el sistema.)

Moneda: Se debe registrar la clave de la moneda utilizada para expresar los montos cuando se usa la moneda nacional, conforme con la especificación ISO 4217. Las distintas claves de moneda se encuentran incluidas en el catálogo c_Moneda, mismo que se ha cargado a la aplicación.


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Tipo de comprobante: Se debe registrar la clave del catálogo c_TipoDeComprobante, con la que se identifica el tipo de comprobante fiscal para el contribuyente emisor. De clic en su menú, el cual ya cuenta con la información anterior.

Método de pago: Se debe registrar la clave que corresponda dependiendo de si

se paga en una sola exhibición o en parcialidades, las distintas claves de método

de pago se encuentran incluidas en el catálogo c_MetodoPago, ejemplo: Si un

contribuyente realiza el pago en una sola exhibición debe registrar en el campo de

método de pago lo siguiente:

MetodoPago = PUE c_MetodoPago

Descripción

PUE Pago en una sola exhibición PPD Pago en parcialidades o

diferido

Fecha: Es la fecha y hora de expedición del comprobante fiscal. Se expresa en la forma AAAA-MM-DDThh:mm:ss y debe corresponder con la hora local donde se expide el comprobante.

7.2. Receptor

(Favoritos) : Este apartado nos servirá para que guardemos información de los RFC a los que les emitimos comprobantes con mayor periodicidad, para ello, cuando registremos los datos en éste apartado, seleccionaremos la opción de Guardar en favoritos:


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RFC: en caso de no haber registrado al receptor, el RFC, ingrese en este apartado

el RFC del receptor del comprobante. El RFC debe estar contenido en la lista de RFC

(l_RFC) inscritos no cancelados en el SAT en caso de que sea diferente del RFC

genérico.

Nombre o Razón social: ingrese el nombre o razón social del receptor (en caso

de receptores o clientes ya creados en el sistema, éste apartado se llenará

automáticamente).

Uso de CFDI: Se debe registrar la clave que corresponda al uso que le dará al

comprobante fiscal el receptor. La clave que solicite el receptor (física o moral) que se registre en este campo, debe corresponder con los valores indicados en el catálogo c_UsoCFDI. Seleccione del menú las opciones precargadas en nuestro sistema.

7.3. Conceptos

Para poder cargar un nuevo producto a su comprobante, de clic en agregar concepto para

ingresar datos en campos correspondientes:


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7.3.1. Impuestos

Observamos en primera instancia los impuestos, mismos que cuando se capture el

importe del producto, aparecerá el valor correspondiente de dicho impuesto, sea IVA, ISR

u otro traslado. Podrá ajustar Impuesto, el Tipo, la Tasa y el Importe se calcula

automáticamente.

7.3.2. Concepto

Ingrese datos sobre Clave de Productos o Servicios, y posterior a ello, seleccione el resultado de la búsqueda. En este campo se debe registrar una clave que permita clasificar los conceptos del comprobante como productos o servicios; se deben utilizar las claves de los diversos productos o servicios de conformidad con el catálogo c_ClaveProdServ publicado en el Portal del SAT, cuando los conceptos que se registren por sus actividades correspondan a estos.

Número de Identificación: En este campo se puede registrar el número de parte, identificador del producto o del servicio, la clave de producto o servicio, SKU (número de referencia) o equivalente, propia de la operación del contribuyente emisor del comprobante fiscal descrito en el presente concepto. - Opcionalmente se pueden utilizar claves del estándar GTIN (número global de artículo comercial).


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- Puede conformarse desde 1 hasta 100 caracteres alfanuméricos.

Descripción: En este campo se debe registrar la descripción del bien o servicio propia de la empresa por cada concepto.

Clave de unidad: En este campo se debe registrar la clave de unidad de medida estandarizada de conformidad con el catálogo c_ClaveUnidad publicado en el Portal del SAT, aplicable para la cantidad expresada en cada concepto. La unidad debe corresponder con la descripción del concepto. Ejemplo: ClaveUnidad= KGM

Cantidad: En este campo se debe registrar la cantidad de bienes o servicios que correspondan a cada concepto, puede contener de cero hasta seis decimales.

Valor unitario: En este campo se debe registrar el valor o precio unitario del bien o servicio por cada concepto, el cual puede contener de cero hasta seis decimales. Si el tipo de comprobante es de ingreso, egreso o nómina, este valor debe ser mayor a cero, si es de traslado, puede ser mayor o igual a cero y si es de pago debe ser igual a cero. Ejemplo: ValorUnitario= 1230.00 Importe: Se debe registrar el importe total de los bienes o servicios de cada concepto. Debe ser equivalente al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario expresado en el concepto, el cual debe ser calculado por el sistema que genera el comprobante y considerará los redondeos que tenga registrado este campo en el estándar técnico del Anexo 20. No se permiten valores negativos.

Descuento: Se puede registrar el importe de los descuentos aplicables a cada concepto, debe tener hasta la cantidad de decimales que tenga registrado en el atributo importe del concepto y debe ser menor o igual al campo Importe. No se permiten valores negativos.

Una vez registrados los datos, de clic en la opción para guardar la

información capturada.

Si necesita agregar más conceptos sólo de clic en el siguiente botón, las veces

que sean necesarias:


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8. Contacto Para cualquier duda o mayor información de nuestros servicios ponemos a su disposición nuestros medios de contacto. Página Web: http://advans.mx

Nuestras oficinas: Soluciones Advans S.A. de C.V. Calle 1-A Num. 334 por 42 y 44 Fracc. Campestre Mérida, Yucatán, México

Tels: 01 (800) 841-6655, (999) 289-7048, (999)926-4477

Soporte Técnico: [email protected] Ventas: [email protected] Informes: [email protected]

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