MANUAL DE USO DE MS OUTLOOK

ESCUELA PREPARATORIA MANTE

ALUMNO: ERICK ISRAEL REYNA GONZÁLEZ

GRADO Y GRUPO: 6° F BIOLÓGICAS

PROFESOR: CARLOS ALBERTO GARCÍA MARES

11/05/15

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ÍNDICE

DESCRIPCIÓN GENERAL DE MS OUTLOOK..........................................................................2

¿Qué es Outlook?.........................................................................................................................2

Características y funciones de Outlook...........................................................................2

Interfaz gráfica de Outlook...................................................................................................3

VINCULACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO MS OUTLOOK............................................6

ADMINISTRACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO EN MS OUTLOOK................................8

CONTACTOS EN MS OUTLOOK..............................................................................................11

TAREAS, CITAS Y REUNIONES EN MS OUTLOOK.............................................................13

Como crear una cita en Outlook.......................................................................................13

Como crear una reunión en Outlook...............................................................................14

Como crear una tarea en Outlook...................................................................................15

Ventajas....................................................................................................................................16

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DESCRIPCIÓN GENERAL DE MS OUTLOOK

¿Qué es Outlook?

Outlook es un software que no solo le

permite enviar, recibir y administrar el

correo electrónico, sino que también

administra el calendario y los contactos,

como amigos, socios y familiares. 

Además, también puede compartir su

calendario con familiares y colegas a

través de Internet.

Outlook forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios

tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y

para administrar el correo electrónico.

Características y funciones de OutlookMicrosoft Outlook es una aplicación que administra correos, así como agenda

personal, que nos permite la comunicación con personas en todo el mundo a

través de mensajes electrónicos.

Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede

administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones.

Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail,

Gmail, Yahoo, Outlook, etc.

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Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y personalizar

tareas comunes en comandos de un solo clic.

Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.

Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las

herramientas de office.

Administración de contactos y correos por categorías.

Es muy fácil de manejar para cualquier persona que quiera utilizarlo como

agenda y gestión de sus correos electrónicos

Es muy accesible y fácil de usar.

Interfaz gráfica de Outlook

MS Outlook como interfaz gráfica tiene las siguientes fichas de funciones como:

Archivo

En esta ficha se pueden utilizar las opciones de cambio de cuenta en caso

de que se manejen más cuentas de correo electrónico para cada usuario.

También tiene las opciones de limpiado de buzón, así como guardar,

imprimir y abrir.

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Inicio

Dentro de lo que cabe en esta ficha se puede crear un

nuevo correo electrónico, organizar los mensajes por

categorías (mensajes de entrada, mensajes de salida,

borradores, elementos enviados, correo electrónico no

deseado, etc.) así como candelarización de tareas y citas,

y opciones de enviado, reenviar, lista de contactos, etc.

Enviar y recibir

En esta ficha se pueden seleccionar opciones de enviado hacia las

carpetas, enviar y recibir de grupos y cancelar todo, además de poder

descargar los encabezados y usar conexión de acceso telefónico.

Carpeta

En esta ficha se puede procesar la creación y gestación de carpetas de

correos, así como “marcar todos como leídos”, “eliminar todo”, “recuperar

elementos borrados”, así como también se puede mover, copiar y

renombrar cualquier archivo.

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Vista

En esta última ventana de opciones se puede seleccionar el tipo de vista

según los paneles que se muestran, como “Panel de navegación” o “Panel

de tareas pendientes”, también hay paneles de vista para personas.

También se pueden manejar las ventanas de avisos y así.

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VINCULACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO MS OUTLOOK

El servicio más conocido de la aplicación MS Outlook es sin duda el enviar y

recibir correos electrónico  Esto pone como principal ventaja la de manejar su

correo electrónico sin necesidad de utilizar un browser de internet. Outlook te

permite  vincular a tu cuenta de Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail o a la de tu trabajo,

entre otras.

Para vincular tu cuenta de correo electrónico con MS Outlook primeramente se

debe abrir Outlook.

Después de haber hecho eso, se

debe ingresar a la ficha de “Archivo” y

hacer click en Agregar cuenta para

poder sincronizar tu cuenta de correo

electrónico con Outlook

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Después de esto saldrá una ventanilla

pidiendo tu nombre, apellidos, dirección de

correo electrónico y contraseña, se

deberán rellanar esos campos. Después

de eso se realizará la conexión con el

servidor de tu cuenta de correo

electrónico.

Una vez que te haya aparecido la ventana

a lado del texto, tu cuenta ya estará

conectada con Outlook. ¡Felicidades!

Y listo, ya podrás manejar todos tus correos sin tener que usar un navegador de

internet.

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ADMINISTRACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO EN MS OUTLOOK

Para poder enviar un correo electrónico se debe abrir Outlook con tu cuenta de

correo vinculada, después de entrar en la ficha de “Inicio” se debe dar click aquí.

Una vez que haya sido seleccionada esa casilla, se abrirá una pequeña ventana

en el cual se podrá formular un correo electrónico con: Destinatario, cuantas de

correo a las que se desea enviar (CC), asunto y el cuerpo del correo. Después del

llenado de estos campos se pueden enviar correos electrónicos hasta con

archivos adjuntos.

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Al terminar de escribir el mensaje simplemente se da la opción de “Enviar” y este

mensaje aparecerá en la bandeja Enviados.

A continuación los distintos tipos de bandejas

Al vincular tu cuenta de correo electrónico con Outlook se puede apreciar que,

como en los servidores de correo electrónico, aparecen las distintas bandejas de

correo para tener ordenados los correos electrónicos

Bandeja de entrada

Es la bandeja o carpeta en donde se almacenan los

mensajes o correos que se han recibido de una o más

cuentas de correo electrónico.

Bandeja de salida

Es bandeja o carpeta en donde se almacenan por defecto

los mensajes o correos que esperan para ser enviados.

Borrador

El borrador es un lugar o carpeta donde se almacenan los

mensajes o correos en los cuales no se ha agregado un

destinatario o que no se completó ni se ha enviado.

Correo electrónico no deseado

Es la bandeja o carpeta donde se ubican los correos

llamados como spam que no son de nuestro interés,

pueden ser anuncios o pueden contener a veces ciertos

tipos de virus, se les considera no deseado por ser correos

muy molestos.

Elementos eliminados

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Es la bandeja o carpeta donde se almacenan los mensajes o correos en los

que hemos eliminado de las diferentes bandejas tanto de enviadas,

borradores o de entrada.

Elementos enviados

Es la bandeja o carpeta donde se almacenan los mensajes o correos en los

que hemos enviados a otros correos u otras cuentas

Fuentes RSS

Es la bandeja o carpeta en la cual puedes guardar las RSS de tus páginas

favoritas. Esto funciona de la siguiente manera: al guardar un RSS de una página

preferente (como ejemplo tomaremos Facebook) de la cual recibirás correos

electrónicos en esta bandeja sobre las nuevas actualizaciones pero de una forma

más sencillas a la usual a que te lleguen correos en la bandeja de entrada como si

fueran spam.

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CONTACTOS EN MS OUTLOOKOtra de las funciones de MS Outlook es la de agendar datos de contactos. Esto te

permite tener la información de tus familiares, amigos y compañeros en un solo

lugar. Además de usar esta información para enviarles correo electrónico o en

otras aplicaciones de MS Office.

Para agregar algún contacto para poder enviar correos electrónicos se debe

realizar lo siguiente:

Ve a la ventana de “Inicio” ya vinculada tu cuenta de correo electrónico, selecciona

“Agregar nuevos elementos” y se seleccionará “Contacto” de esta manera.

Y se deberá completar el formulario con los datos del contacto que se desea

agregar, una vez ya terminando de agregar los datos necesarios, se da la opción

de “Guardar y cerrar” y listo.

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Una de las ventajas más útiles de agendar contactos es que se pueden

seleccionar fácilmente cuando se desee crear un correo electrónico, simplemente

se seleccionan por nombre para poder enviar el mismo correo a uno o varios de

los contactos de esta manera.

Para localizar a algún contacto para alguna situación, ya sea reunión, correo o cita

y consultar el nombre como se tiene agregado, se

debe localizar de la parte Izquierda de la pantalla

estando en “Inicio”, y hacia abajo la opción

“Contactos”. Algo así.

Y se visualizará la información de

los contactos de la sig. manera.

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TAREAS, CITAS Y REUNIONES EN MS OUTLOOK

MS Outlook te permite también administrar tus eventos, citas y tareas pendientes

a través de un calendario. Esta función integra recordatorios visuales y sonoros

para que no olvides tus pendientes.

Como crear una cita en OutlookPara poder crear una agenda en Outlook nos vamos a la ficha de “Inicio” y damos

la opción de “Nuevos elementos” en donde podremos seleccionar la opción “Cita”

Al momento de seleccionar esta opción se abrirá una ventanilla en la cual

pondremos asunto, ubicación, fecha de inicio y fecha de finalización. Y listo,

se podrán ver las citas en la ficha de “Calendario”

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Como crear una reunión en OutlookPara crear una reunión se debe dar click en la ficha de “Nuevos elementos” del

apartado “Inicio” y aparecerá la opción para organizar una reunión

Aparecerá una ventanilla en la cual se podrán agregar contactos en el apartado

“Para…”, “Asunto”, “Ubicación”, “Fecha de inicio y finalización” y “Cuerpo” de la

invitación.

En esta imagen se puede mostrar

un ejemplo de como debería ser

llenado esta invitación a la reunión.

Se utiliza la misma técnica para

agregar contactos a la reunión

como si fuese un correo, simplemente se selecciona “Para…” y aparecerá tu

lista de contactos, simplemente se van agregando con doble click a cada uno

para agregarlo a la invitación de la reunión.

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Como crear una tarea en OutlookPara poder crear una tarea en nuestro calendario, se deben hacer los mismo

pasos como para crear una cita o una reunión, pero esta vez en el apartado de

“Nuevos elementos”, seleccionaremos la opción de “Tarea” de esta manera.

Una vez seleccionada esta opción

aparecerá una ventanilla, en la cuál se podrá

agregar Asunto, Inicio y vencimiento, prioridad (alta, media, baja), Estado (No comenzada, en curso, completada, aplazada y en la espera de otra persona). Además de

tener la opción de agregar un aviso a la tarea.

Una vez terminada se da la opción de “Guardar

y cerrar” y esta tarea se anexará en el calendario.

Después de haber creado alguna cita, reunión o tarea, se podrán mostrar todas

y cada una de ella en el Calendario

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VentajasLas ventajas de agendar citas, tarea y reuniones es que es mucho más práctico a

como lo hacen algunas otras personas en hojas de cálculo o que ni siquiera

organizan sus tareas, citas, etc. De una manera más sencilla Outlook con la

opción de Aviso te mandará notificaciones de cualquier cita o reunión para que

jaás se te olvide, es fácil de usar y puede estar en las tablets, notebooks, laptops,

celulares o computadoras de escritorio para trabajo.