manual de procedimientos administrativos y economico financieros

FUNDACIÓN PATRONATO MUNICIPAL SAN JOSÉ

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ECONÓMICO - FINANCIEROS

PRIMERA PARTE: INTRODUCCIÓN GENERAL

I. BASE LEGAL

1) La base legal del Manual de Procedimientos Administrativos y Económico Financieros de la Fundación Patronato Municipal San José, en adelante “La Fundación”, está constituida por los siguientes instrumentos normativos aprobados por las instancias competentes: I) Estatuto Social y sus reformas; II) Reglamento Interno y sus reformas; y, III) Manual Orgánico Funcional.

2) El presente Manual de Procedimientos Administrativos y Económico-Financieros,

fue analizado y aprobado por la Asamblea General de la Fundación el 17 de febrero 2003, quien resolvió y dispuso a la Dirección Ejecutiva realizar las reformas necesarias al indicado instrumento, sin necesidad de aprobación de las mismas, por parte de las autoridades de la Entidad.

3) Las posteriores modificaciones o ampliaciones del presente Manual, antes de su

vigencia y aplicación, serán conocidas y aprobadas por los órganos de Gobierno y Dirección según lo determina el Reglamento Interno.

II. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1) Objetivo general Asegurar que en todos los procedimientos de manejo administrativo y económico-financiero originados en las actividades de la Fundación se apliquen los principios de legalidad, veracidad, consistencia técnica, exactitud, economía y oportunidad;

2) Objetivos específicos

2.1 Establecer las condiciones de realización de los actos administrativos y económico- financieros y las responsabilidades de los funcionarios que en ellos intervienen, determinando las formas de relación entre dependencias para que su mutua complementariedad permita impulsar la consecución de los objetivos institucionales.

2.2 Estandarizar, con procedimientos e instrumentos de gestión operativa adecuados, las actividades y los documentos de manejo administrativo y económico financiero de los recursos humanos y materiales de la Fundación.

2.3 Indicar las condiciones de creación, de funcionamiento y de responsabilidad de organismos que, ocasionalmente, deban constituirse como “Comisiones” para actuar como niveles especiales de evaluación y asesoría técnica para adquisiciones, contrataciones u otros actos que lo requieran por su cuantía o por la calidad técnica esperada de una actividad específica.

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III. APLICACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Para una idónea aplicación del Manual de Procedimientos los asuntos a los que se refiere se presentan en instrumentos de manejo denominados “Instructivos”, que pueden ser desglosados unos de otros para ser utilizados en acciones específicas con las normas correspondientes.

En la aplicación normativa de cada uno de los Instructivos que integran el Manual de

Procedimientos se asegura la mutua complementación entre las actividades que realizan en la Fundación las instancias de Gobierno y Dirección, la Asesoría Jurídica, las dependencias Técnico Operativas y el área Administrativa y Económico-Financiera.

Las disposiciones contenidas en los instructivos establecen principios y normas para

que la Dirección Administrativa y Económico-Financiera (en adelante DAEF), funcione como una instancia organizacional de apoyo sustantivo a las áreas de ejecución programática o técnica, sin perder su condición de responsable del control continuo del manejo de recursos humanos y materiales de la Fundación, considerando que en las actividades institucionales la perspectiva del desarrollo social privilegia la perspectiva del bienestar humano de la población objetivo, o rentabilidad social, con respecto a la perspectiva de una rentabilidad económica.

SEGUNDA PARTE: INSTRUCTIVOS ESPECÍFICOS

INSTRUCTIVO 1: PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN GENERAL

1.1 La máxima autoridad para establecer normas de índole administrativa,

económica y financiera sustentadas en la base legal de la Fundación, a través de instructivos, son los Órganos de Gobierno y Dirección de la Entidad.

1.2 Todos los instrumentos normativos expresados en instructivos de procedimientos que se formulen con posterioridad a la aprobación del “Manual de Procedimientos” serán elaborados por la Dirección Ejecutiva, contarán con el visto bueno de la Presidencia de la Fundación y serán aprobados por los Órganos de Gobierno y Dirección que correspondan.

1.3 Independientemente de la índole de los diferentes Instructivos contenidos en este manual, o de los que se aprueben con posterioridad, todos los documentos contractuales o que signifiquen afectación administrativa, económica o financiera de la Fundación, deberán ser suscritos con firma autógrafa por el responsable de la Dirección Ejecutiva o por el funcionario o funcionaria de la entidad a quien se delegue en forma expresa, por escrito.

1.4 En todos los casos en que, de acuerdo a la base legal estatutaria o reglamentaria, se requiera la autorización del órgano de gobierno correspondiente se procederá a lo establecido en las disposiciones del Reglamento Interno

1.5 La DAEF, en coordinación permanente con el área de Asesoría Jurídica, mantendrá actualizadas las disposiciones legales o normativas vigentes. Todas las dependencias de la Fundación recibirán oportunamente esta información.

1.6 Para la correcta aplicación de las disposiciones legales, la DAEF proveerá la asesoría técnica que precisen las otras dependencias, especialmente las que estuvieran constituidas como “Centros de Costos”.

1.7 La DAEF se encargará de mantener y difundir al interior de todas las dependencias de la Fundación un “Registro de Proveedores” que contará con información relacionada a: nombres y direcciones comerciales o profesionales; especialidad de bienes o servicios que ofrece la firma proveedora; precios referenciales de productos o servicios de demanda frecuente y/o de requerimiento periódico.

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1.8 Desde la Oficina Central se proporcionarán los formularios o formatos diseñados para la aplicación del Manual de Procedimientos

1.9 Los responsables de la administración y del manejo económico financiero de la Oficina Central y los Centros de Costos están obligados a cumplir rigurosamente las disposiciones de manejo administrativo y económico financiero definidas en este Manual de Procedimientos, atendiendo a las recomendaciones de actualización que apruebe la Dirección Ejecutiva, previa la justificación legal y técnica que para ello presenten conjuntamente la Asesoría Jurídica y la DAEF.

1.10 El Control de los actos que impliquen utilización de recursos económicos o financieros y de que se cumplan los objetivos de la Fundación, será realizado por las instancias que correspondan, de conformidad con la normativa interna.

1.11 La supervisión posterior y la determinación de responsabilidades en caso de uso inadecuado de recursos, así como la aplicación de sanciones, si fueran procedentes, corresponderá a la Dirección Ejecutiva, previo informe al respecto de la DAEF.

1.12 Los Órganos de Gobierno y Dirección de la Fundación, pueden disponer que se realicen auditorias técnicas y económico financieras de todas las instancias de gestión técnica y económica-financiera de la Fundación, incluyendo a la DAEF, sin perjuicio de que este tipo de exámenes los pueda efectuar en cualquier oportunidad la Contraloría General del Estado, cuando los recursos utilizados en proyectos provengan de entidades del sector público.

INSTRUCTIVO 2: MANEJO DE LIQUIDEZ EN CAJA Y BANCOS

1. OBJETO Este instructivo se aplica para el manejo de recursos en efectivo y valores en cheques o en títulos1, que se correspondan con derechos u obligaciones de la Fundación.

2. ALCANCE

Los procedimientos y disposiciones de este instructivo serán aplicados en todas las dependencias de la Fundación con relación a ingresos o egresos de valores monetarios (incluyendo títulos) que se relacionen con las actividades institucionales.

3. PROCEDIMIENTOS

4.1. Las asignaciones y/o transferencias de recursos financieros de entidades públicas o privadas u obtenidos por actividades de autogestión, así como las donaciones, el producto de venta de bienes o servicios, las recuperaciones o devoluciones de fondos, las donaciones ocasionales, periódicas o fijas, se ingresarán en las cuentas de Caja o Bancos de la Fundación de forma inmediata, emitiendo por el valor correspondiente un comprobante de ingreso que servirá a la vez como recibo para la persona o entidad que efectúa la entrega.

4.2. Absolutamente todos los recursos que obtengan la Fundación o los Centros de Costo, ingresarán a las cuentas bancarias de la Fundación Patronato Municipal San José, incluyendo los fondos asignados por terceros a Proyectos, o los recursos obtenidos en éstos por autogestión o por prestación de servicios, sin perjuicio de que luego se entreguen a los indicados Proyectos como

1 Bonos, pólizas, certificados de inversión, cédulas hipotecarias u otros afines

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asignaciones o desembolsos para ser operados en ellos de acuerdo a la programación aprobada.

4.3. Sólo pueden recibir valores en efectivo o en cheques a orden de la Fundación o de los Centros de Costo o Proyectos los titulares de la Presidencia, Dirección Ejecutiva y DAEF ó delegados debidamente autorizados.

4.4. Valores ingresados en efectivo2 o en cheques en horas hábiles se depositarán dentro del horario de atención bancaria en el mismo día, en cuentas bancarias de la Fundación. Excepcionalmente, recursos recibidos fuera de horario de bancos, se depositarán máximo 15 horas después de recibidos, salvo causas de fuerza mayor o caso fortuito, calificadas así por autoridad competente.

4.5. En el intervalo entre la recepción del valor recibido en efectivo o cheques y el depósito en cuenta bancaria, la responsabilidad de su custodia y/o entrega o reposición en Tesorería de la Fundación, corresponderá al funcionario que hubiera recibido los recursos.

4.6. Los egresos debidamente autorizados se registrarán en un documento denominado “Comprobante de Pago”.

4.7. La DAEF, preparará trimestralmente y entregará a la Dirección Ejecutiva una planificación del manejo de liquidez, expresada en un “Flujo de Caja”, en el que constarán los saldos disponibles junto con las previsiones de ingresos y egresos regulares programados.

4.8. Con base en la información relativa a saldos temporales de liquidez que exprese el flujo de caja, la DAEF preparará y presentará para aprobación de la Dirección Ejecutiva propuestas de inversiones temporales de recursos líquidos disponibles, ateniéndose para ello a las disposiciones legales vigentes.

4.9. Los Coordinadores Técnicos de Área, solicitarán a la DAEF, de acuerdo a las necesidades, la disponibilidad presupuestaria y de liquidez o de inversiones temporales que corresponda a cada Centro de Costo o Proyecto.

4.10. Los Centros de Costo no están facultados para realizar inversiones financieras temporales de liquidez, por lo que deberán ajustar sus solicitudes de desembolso a una rigurosa programación de actividades a realizar, con su correspondiente calendario de gastos para el corto plazo.

4. RESPONSABILIDADES

� Dirección Ejecutiva:: Suscribe documentos en calidad de representante legal de la Fundación; solicita autorización de la Presidencia o de otros órganos de gobierno y dirección cuando sea preciso. Firma cheques, obligaciones o documentos de inversión financiera. Supervisa la formulación y ejecución presupuestaria, flujos de caja, planes de inversión, balances y otros documentos de índole financiera, suscribiendo aquellos que se convierten en informes para los órganos de gobierno y dirección.

� Coordinadores (as) de Centros de Costo: Son responsables de que los Centros y Proyectos a su cargo cumplan de manera adecuada los fines y objetivos para los cuales fueron creados, aplican en lo que fuere procedente y dentro de los límites autorizados, las responsabilidades descritas para la Dirección Ejecutiva.

� Asesoría Jurídica: Revisa y sumilla documentos contractuales o de inversiones financieras, luego de análisis de consistencia legal;

� DAEF: Se responsabiliza del adecuado trámite de actividades, aplicando instructivos y suscribe con su firma los documentos que se emitan o utilicen en el área a su cargo. Puede delegar, bajo su responsabilidad, funciones o atribuciones por escrito a los servidores encargados de las unidades de gestión económica- financiera de su área y/o de los entes contables de proyectos.

� Contador (a) de los Centros de Costo: Coadyuvan a que los Centros ejecuten una eficiente, efectiva, económica y eficaz gestión, cumpliendo las funciones y

2 Excepto los que corresponden a Fondos de Caja Chica

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tareas propias a sus cargos. en estrecha coordinación con la DAEF y aplicando las normas legales vigentes.

5. DOCUMENTACIÓN

• Comprobante de Ingreso / Comprobante de pago • Notas contables • Cheques / Conciliaciones bancarias • Programa Periódico de Caja (PPC) / Cronograma de actividades • Flujo de Caja • Planes de Inversión financiera/ Documentos de inversión o títulos • Más documentos de soporte

INSTRUCTIVO 3: TRAMITACIÓN DE PAGOS

1. OBJETO Normar las actividades y trámites necesarios para la ejecución de pagos que la Fundación requiera hacer para el cumplimiento de sus fines y objetivos.

2. ALCANCE Los procedimientos comunes definidos en este capítulo se aplicarán a todos los pagos que realice la Fundación3, a receptores internos o externos, con cargo a partidas aprobadas en el presupuesto, para la ejecución de la programación institucional. 3. PROCEDIMIENTO

3.1 Un pago a realizarse en cada Centro de Costo no podrá exceder de US$ 5.000

(cinco mil dólares) por concepto del gasto y en cada cheque girado. Se prohíbe en forma expresa dividir el concepto del gasto para pagos que excedan este valor.

3.2 Los pagos con cheques girados a cada Centro de Costo se sujetarán a todas las disposiciones y normas determinadas en la Fundación para adquisiciones, contrataciones, documentos de soporte, obligaciones laborales y tributarias. Los soportes de gasto y los correspondientes cheques que se giren para cancelarlos deberán atenerse a los principios de legalidad, veracidad, exactitud y propiedad o consistencia.

3.3 El formulario “Solicitud de Pago o Desembolso” utilizan los receptores internos para hacer requisición o pedido de fondos, siempre que: i) los pagos o desembolsos estén programados, presupuestados y se haya dado el correspondiente Visto Bueno y la aprobación de instancia competente; y, ii) que el pago no se corresponda con actividades de obligatorio y particular trámite de la DAEF, que los realizará directamente (ejemplo: roles de personal de oficina central, pagos al SRI, IESS, facturas por servicios básicos de oficina central, o afines).

3 Desde la Oficina Central o desde Centros de Costos. En este último caso, los procedimientos se asimilan en lo que fuera pertinente para estas unidades de trabajo, manteniendo estrictamente los procedimientos generales señalados en este capítulo

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3.4 Las solicitudes se recibirán en las dependencias correspondientes durante días y horas laborables. Se tramitarán y despacharán, cuando sean procedentes, en un máximo de 3 días laborables después de la fecha de recepción.

3.5 Para pagos a receptores externos por concepto de planillas, facturas, recibos, liquidaciones, etc. los presentarán al cobro: i) directamente los receptores externos, por compras, contratos, o afines; y, ii) pueden ser presentados para trámite en liquidaciones de eventos por personal de la Fundación, con la correspondiente autorización. En este caso, de acuerdo a las especificaciones de los documentos de soporte, una vez verificada su legalidad, veracidad y exactitud, cada pago se realizará directamente al receptor externo.

3.6 Pagos fuera del tiempo determinado, cuando exista urgencia de realizarlos, el o la Coordinador (a) Técnica de Área, con la autorización de la Dirección Ejecutiva, solicitará Visto Bueno de la DAEF.


� Dirección Ejecutiva: realiza requisiciones de fondos por sí misma, por cuenta de otros órganos de gobierno y dirección, o aprobando los pedidos de las demás dependencias;

� Coordinadores (as) de Centros de Costo, con Visto Bueno de Coordinadores Técnicos de Área: Realizan requisiciones de fondos o pedidos internos de desembolsos, dentro de los montos autorizados, ateniéndose a disponibilidades de presupuesto y de liquidez, datos que les serán informados por la DAEF o la instancia correspondiente en cada uno de los Centros.

� Responsable de la Unidad de Contabilidad Revisa consistencia de documentación de soporte y efectúa el registro de Cuentas que intervienen en la transacción.

� Responsables de los pagos: Con la autorización correspondiente, i) realiza emisión del cheque; ii) realiza emisión del comprobante de egreso; iii) realiza emisión del comprobante de retención si esto último fuera pertinente; iv) procede al pago, previa recepción de firma en documentos del correspondiente receptor. Si fuera una persona jurídica o empresa, con base en la verificación de autenticidad de facturas o de documentos contractuales, deberá exigir la firma de quien recibe el pago y sello de la entidad o empresa para la cual se efectúa el egreso.

5. DOCUMENTACIÓN • Solicitud de Pago (debe incluir: soportes legales, consistentes y veraces: programa

periódico de caja, cronograma de actividades, recibos; facturas; solicitud de desembolso a proyecto, con las correspondientes autorizaciones);

• Comprobante de pago (comprobante de egreso); • Comprobante de Retención cuando fuera pertinente • Cheque (o documento de obligación si fuera pertinente) • Reporte de elaboración de cheques4 • Registros contables.

4 Los responsables de manejo de chequeras elevarán a su inmediato superior un reporte de cheques girados, con frecuencia quincenal.

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INSTRUCTIVO 4: TRANSFERENCIA DE RECURSOS PARA LA

OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS PROYECTOS

1. OBJETO

Regular las asignaciones de recursos para la ejecución, operación y administración de los programas y proyectos sociales que desarrolla la Fundación.

2. ALCANCE

Garantizar la optimización, suficiencia y fluidez de los recursos para la ejecución, operación y mantenimiento de los proyectos sociales de la Fundación

3. PROCEDIMIENTOS 3.1 Las transferencias de fondos se las realiza en base del PLAN OPERATIVO ANUAL,

PLAN PERIODICO DE CAJA y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES y son entregadas en forma mensual y/o trimestral dependiendo del Centro. Se reponen o incrementan para subvenir a las necesidades específicas de pagos que se originan en las actividades programadas en el correspondiente instrumento.

3.2 Las transferencias se realizan en base a la emisión de cheques girados a nombre de cada Centro de Costo o proyecto. Los recursos asignados de esta forma se manejarán y registrarán en términos contables5. Egresos que deberán justificarse con los soportes legales correspondientes.

3.3 La solicitud de desembolsos se presentarán periódicamente ajustándose a la programación de actividades y al flujo financiero de cada proyecto. Esta petición se expone por escrito a la Dirección Ejecutiva, con firma del Coordinador de cada Centro de Costo, quien actúa como Administrador; y, deberá contar con el Visto Bueno del Coordinador Técnico de Área respectivo.

3.4 Una vez ubicada una provisión periódica en la cuenta bancaria, solo podrán efectuarse pagos por conceptos que consten en las partidas específicas del presupuesto aprobado del Proyecto.

3.5 Los montos solicitados para la operación podrán ser objetados si el avance en la ejecución no se corresponde en cantidad y calidad con lo expresado en el Plan Operativo Anual, en el PPC y en el Cronograma de Actividades.

3.6 Cualquier solicitud de cambio o reforma del presupuesto, que afecte a una o más partidas, deberá ser presentada a la Dirección Ejecutiva por el o la Coordinador (a) del Centro de Costo, previo Visto Bueno del Coordinador Técnico de Área. El pedido será analizado por la DAEF, instancia que recomendará por escrito otorgar la aprobación correspondiente.

3.7 El/la Coordinador (a) de cada Centro de Costo, conjuntamente con el responsable del manejo económico financiero, serán administrativa y pecuniariamente responsables por el manejo de la cuenta bancaria y de los pagos o egresos que se carguen a la misma.

3.8 Los Funcionarios responsables del manejo económico financiero de la Fundación, previo a la posesión de sus cargos, deberán rendir una caución, de conformidad con las normas establecidas por los Órganos de Gobierno y Dirección.

3.9 La cuenta bancaria de un proyecto que se maneje como Centro de Costos deberá aperturarse y operar bajo la denominación del Proyecto o de la unidad ejecutora del mismo, sea ésta una dependencia municipal cuya administración ha sido

5 Para el caso de la Oficina Central se registra como “transferencia” y en los Centros de Costo como “asignación”

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delegada a la Fundación, o sea una entidad privada sin fines de lucro con la que la Fundación hubiera suscrito Convenio de Mutua Colaboración para la ejecución de un proyecto

3.10 Los responsables del manejo de la cuenta bancaria de un Proyecto que funciona en la Fundación como un Centro de Costos son: el /la Coordinador (a) de cada Centro de Costo y el responsable del manejo económico, financiero y contable, quienes con sus firmas suscribirán cheques, autorizarán débitos sobre cuentas bancarias, e integrarán los registros contables del Proyecto a la Contabilidad General de la Fundación, a través del correspondiente Módulo Informatizado del Sistema Integrado de Contabilidad .

3.11 Para la transferencia de recursos para cada Proyecto se aplicarán los siguientes pasos: a) El funcionario (a) responsable de operar como Administrador del Proyecto, con

el Visto Bueno de el o la Coordinador (a) Técnico (a) de Área, solicitará por escrito la transferencia de recursos al Director (a) Ejecutivo (a) de la Fundación;

b) El Director(a) Ejecutivo(a), una vez aprobada la solicitud de desembolso, dispondrá el trámite correspondiente a la DAEF.

c) La DAEF revisará y analizará la transferencia en base a los Programas Periódicos de Caja y Cronograma de Actividades (mensual o trimestral), quien realizará el correspondiente desembolso con cheque a nombre del Centro de Costo que lo depositará en la cuenta bancaria correspondiente.

d) Las facturas o notas de venta que se recepten y mantengan como soportes de gasto deberán cumplir con todos los requisitos legales vigentes a la fecha de su expedición. Cuando fuere del caso, además de los soportes de gastos, se incluirán los correspondientes comprobantes de retención en la fuente.

e) La DAEF mantendrá actualizada y difundirá en los Centros de Costos la información relacionada con disposiciones del SRI, del IESS o de otras dependencias públicas, en lo relacionado con facturas, notas de venta y retenciones en la fuente u otro tipo de retenciones o descuentos.

f) Las facturas o notas de venta que se presenten como soportes de gasto deberán haber sido expedidas a nombre de la Fundación Patronato Municipal San José registrando su número de RUC o a nombre del Proyecto o de la entidad que lo ejecuta si éstos tienen su propio RUC. No se aceptarán documentos que signifiquen obligación de pagos si están expedidos a nombres diferentes, aunque sea a nombre de el o la Administrador (a) de un Centro de Costo y/o proyecto, o cualquier otro funcionario.

g) Los Centros de Costos y/o proyectos que reciban facturas o notas de venta a su nombre y con su RUC acordarán con la DAEF la frecuencia y modalidades que sean más adecuadas para consolidar las liquidaciones de orden tributario ante el SRI

h) En todos los soportes de gastos deberá constar claramente escrito el concepto del gasto. En los recibos o soportes que no sean facturas o notas de venta preimpresas, deberá expresarse en letras de molde el nombre del receptor del pago, constará su firma y se registrará su número de cédula de identidad

3.12 Para el control del manejo de recursos para los Centros de Costo se aplicarán los siguientes procedimientos: a) Sin perjuicio de que se mantenga al día los registros contables del Proyecto, en

los términos establecidos por el sistema informatizado de contabilidad de la Fundación para los módulos contables, en cada uno de éstos se mantendrán físicamente registros de ingresos y egresos.

b) Los documentos de soporte tales como: chequeras, estados de cuenta, otros documentos bancarios que atestigüen débitos o créditos en cuentas, facturas, notas de venta, roles de pago por remuneraciones, recibos, documentos tributarios, se mantendrán en archivos debidamente clasificados, ordenados y resguardados;

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c) La Fundación, cuando lo estime necesario, sin previo aviso y a través de la DAEF podrá ordenar la supervisión de los registros físicos de ingresos y egresos y los archivos de documentos de soporte de los Centros de Costo, sin perjuicio de que se dispongan las auditorias correspondientes.

d) La DAEF está facultada a objetar los documentos de soporte que no cumplan lo señalado en los literales anteriores. En este caso, notificará por escrito a el/la Coordinador(a) del Centro de Costo, para que rectifique o responda por los documentos observados.

e) En caso de comprobarse mal manejo de recursos, el Director Ejecutivo analizará las responsabilidades a las que hubiere lugar y aprobará las sanciones que en términos administrativos y económicos sean aplicables. Si existieren indicios o presunciones graves de responsabilidad penal, la Dirección Ejecutiva dispondrá, de conformidad con la ley, el inicio de las acciones pertinentes.

f) Se considerará causales de sanción, entre otras, las siguientes: � Que los recursos estuvieren inmovilizados por más de dos meses

consecutivos; � Que el/la Coordinador (a) del Centro de Costo, salvo en casos debidamente

justificados, no presente a tiempo los informes o relaciones de gastos; � Que se compruebe que los recursos del Proyecto se utilizaron con fines

distintos a los que detalle en PPC y Cronograma de Actividades. � No cumplir con las normas establecidas en el Manual de Procedimientos


ÁREAS TÉCNICAS: Aplican procedimientos:

� Administrador del Fondo de Proyecto: Los Coordinadores de Proyectos, asumen responsabilidad, suscriben garantía y con su firma promueven trámites y giran cheques.

� Responsable económico financiero de Proyecto: Funcionario / empleado en relación de dependencia, realiza manejo económico y registros; prepara cheques y los suscribe conjuntamente con Administrador (a) del Fondo de Proyecto.

� Coordinadores de Áreas Técnicas: A partir de la supervisión técnica de avances, otorgan Visto Bueno para trámite de asignación de recursos. Pueden objetar solicitudes de desembolsos en forma parcial o total.

Controlan procedimientos:

� Responsable económico financiero: Verifica principios de legalidad, veracidad, exactitud y consistencia de gastos y documentos de soporte, así como exactitud en cheques que se giran y en estados de cuenta bancaria.

� Administrador del Fondo de Proyecto Suscribe cheques, previa supervisión y análisis de concepto del gasto y documentos de soporte. Supervisa veracidad y consistencia de las relaciones de gasto que prepara el responsable económico y financiero, y las aprueba.

AREA ADMINISTRATIVA Y ECONÓMICA FINANCIERA: Aplican procedimientos:

� Unidad de Presupuesto - Unidad de Tesorería: Verifican disponibilidad de partidas y de liquidez, para atender solicitudes de creación, incremento o reposición de Fondos de Proyectos.

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� Unidad de Contabilidad: Valida u objeta soportes de gasto o registros atribuidos a un Fondo de Proyecto.

� Coordinador (a) área administrativa, económica y financiera: Otorga Visto Bueno para el trámite de desembolsos y/o para dar curso a acciones administrativas de sanción originadas en manejo inadecuado de Fondos de Proyecto.

� Unidad de Tesorería: Efectúa desembolsos con depósito en cuenta bancaria de un Fondo de Proyecto, previa la constatación de que existen las aprobaciones correspondientes a los trámites precedentes.


� Dirección Ejecutiva: Mantiene a través de los Coordinadores de Área la evaluación permanente del desempeño de los funcionarios que intervienen en los procesos de financiamiento y gastos para Proyectos. Aplica sanciones caso de comprobarse demoras en trámite o incorrección en el uso de recursos.

� Contador/Auditores de la Fundación: Efectúan exámenes de registros y de documentos de soporte en los Centros de Costos con la frecuencia y regularidad que disponga la Coordinación del área administrativa económica y financiera.

5. DOCUMENTACIÓN

• Oficio de solicitud de creación o reposición de Fondo de Proyecto, dirigido a la Dirección Ejecutiva, suscrito por “Administrador (a) del Fondo” y con Visto Bueno del o la Coordinador (a) de Área Técnica. Para su trámite en el área de Coordinación administrativa, económica y financiera, debe contar con la aprobación de la Dirección Ejecutiva.

• Comprobante de Egreso, por el desembolso de recursos de Tesorería, mediante depósito en cuenta bancaria del Centro de Costos;

• Cheques y Estados de Cuentas bancarias, estas últimas con sus respectivas reconciliaciones.

• Solicitud de Reposición de Fondo de Proyecto (relación de soportes de gastos que se cargan a provisión de recursos precedente);

• Libro “Registro de Fondo de Proyecto”, que lleva el responsable económico financiero del Centro de Costos.

INSTRUCTIVO 5: ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

1. OBJETO Un Fondo de Caja Chica se crea, repone o incrementa en la Oficina Central o en los Centros de Costo a fin de facilitar la disponibilidad inmediata de liquidez o dinero en efectivo para adquisiciones emergentes o para pagos por servicios ocasionales de menor cuantía que, por su naturaleza, prioridad y oportunidad, no pueden ser cubiertos con cheque.

2. ALCANCE 2.1 La provisión de liquidez para un Fondo de Caja Chica no excederá de US$ 400,00

(cuatrocientos dólares) en la Oficina Central de la Fundación y de US$ 200,00 (doscientos dólares) para Los Centros de Costo o Proyectos.

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2.2 De acuerdo a las necesidades de la Fundación, la cuantía del Fondo podrá incrementarse

previa autorización de la Dirección Ejecutiva. 2.3 El gasto máximo a ser efectuado con cargo a un Fondo de Caja Chica no podrá exceder,

por vez y por un mismo asunto, de US$ 40,00 (cuarenta dólares). 2.4 Con cargo a un Fondo de Caja Chica, siempre que se trate de egresos de necesidad

urgente, de menor cuantía y de carácter recurrente, se podrá realizar pagos para:

a) Adquisición de materiales, pequeños repuestos para reparación de desperfectos intempestivos de instalaciones de servicios básicos6 y costos de mano de obra para estas reparaciones;

b) Adquisición de accesorios o repuestos básicos de bajo costo para vehículos7; c) Adquisición de materiales o pago de servicios emergentes de oficina8, o compra de

útiles de aseo y limpieza que, por su naturaleza, no se encuentren en existencias de bodega;

d) Transporte y movilización ocasional de funcionarios o trabajadores de la Fundación o Proyectos, debidamente autorizados para realizar actividades fuera de oficinas, incluyendo el pago de peajes;

e) Provisiones para refrigerios ocasionales9 de funcionarios, en casos autorizados y calificados como especiales;

f) En la Oficina Central ayudas sociales urgentes, de menor cuantía (ejemplo: recetas médicas, pasajes);

g) Otros afines o similares que, por su cuantía, objeto y necesidad no puedan ser cubiertos con cheque.

2.5 Con cargo a un Fondo de Caja Chica no se realizarán pagos relacionados con:

a) Compras de materiales o suministros de oficina que por su objeto y naturaleza se

adquieren en provisiones periódicas, en volúmenes susceptibles de mantenerse como existencias o stock de bodega10 en consonancia con las necesidades de la Oficina Central y/ o Proyectos;

b) Compras regulares de combustibles y lubricantes; c) Suscripciones a publicaciones (periódicos, revistas, afines) d) Servicios personales –profesionales o técnicos- efectuados por terceros, sean

regulares u ocasionales. En este caso se exceptúan los servicios ocasionales relacionados con pequeñas reparaciones11.

2.6 Para la utilización de un Fondo de Caja Chica, está prohibido en forma expresa dividir el

valor de un mismo pago.

3. PROCEDIMIENTOS

6 Servicios Básicos: Energía eléctrica, servicio telefónico, agua potable, plomería, cañerías y albañilería en las oficinas de la Fundación y/o Centros de Costo. 7 Accesorios o repuestos básicos: bandas, tuercas, platinos, bujías, condensadores, cables, fusibles, carbones y otros que por su valor o cantidad, además de la necesidad urgente, no sean susceptibles de pagarse con cheque. 8 Ejemplos: Rollos de fotos, servicio de revelado, servicio de fotocopias, desinfectantes de baños o similares. 9 Agua embotellada, gaseosas, aguas aromáticas, café, sándwiches o bocaditos para reuniones ocasionales no programadas, pero que tengan disponibilidad presupuestaria y que se justifiquen con relación a los fines institucionales. 10 Formatos preimpresos, materiales de escritorio, repuestos o accesorios de equipos o vehículos. 11 Generalmente desempeñados como ejercicio de oficios: mecánicos, albañiles, gasfiteros, carpinteros, etc.

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4.1 Para la creación, o incremento de un Fondo de Caja Chica se aplicarán los

siguientes pasos:

a) De acuerdo con la necesidad, el o la responsable de operar como Administrador (a) del Fondo de Caja Chica, explicando los motivos de esta necesidad, solicitará por escrito la aprobación del o la Directora(a) Ejecutivo(a) de la Fundación o la de quien éste funcionario hubiera delegado expresamente para subrogarlo en este tipo de trámite.

b) La Dirección Ejecutiva, o quien subrogue a su titular, trasladará en el más corto plazo la solicitud aprobada a la DAEF. Cuando el Fondo de Caja Chica fuera para la Presidencia o para la Dirección Ejecutiva, su titular presentará directamente solicitud escrita a la DAEF.

La DAEF realizará, en un término no mayor a 4 horas después de recibida la disposición, el trámite de verificación presupuestaria y de liquidez, realizando el correspondiente desembolso de efectivo a nombre del Custodio designado, quien suscribirá el correspondiente documento de recepción.

4.2. Para la reposición de un Fondo de Caja Chica se aplicarán los siguientes pasos:

a) El Custodio preparará una relación de gastos incurridos con cargo a la provisión precedente cuando de ésta se hubiera consumido al menos el equivalente al 70% de su valor.

b) La relación de gastos para reposición de un Fondo de Caja Chica se expresará en Formulario numerado, estará suscrita por el Custodio, y será aprobada en la Oficina Central por el Director Ejecutivo y, en los Centros de Costo por el/la funcionario(a) responsable del mismo. Esta relación de gastos se presentará al Área Administrativa y Económica Financiera con los soportes o recibos de gasto o de descargo.

c) Las facturas o notas de venta que se presenten como soportes de gasto deberán cumplir con todos los requisitos legales vigentes a la fecha de su expedición. Cuando fuere del caso, además de los soportes de gastos, se incluirán los correspondientes comprobantes de retención en la fuente12;

d) La DAEF mantendrá actualizada y difundirá al interior de la Fundación y Centros de Costo la información relacionada con disposiciones del SRI en lo relacionado con facturas, notas de venta y retenciones en la fuente;

e) Las facturas o notas de venta que se presenten como soportes de gasto deberán haber sido expedidas a nombre de la Fundación Patronato Municipal San José, registrando su número de RUC.

f) Excepcionalmente, cuando el gasto se aplique al Fondo de Caja Chica de una unidad operativa que tenga su propio RUC, el soporte saldrá a nombre de esa unidad operativa o Centro de Costos, con el número de RUC que le corresponda. En este caso, se tomarán en cuenta las disposiciones del SRI para facturación y para retenciones en la fuente.

g) Los Centros de Costos que reciban facturas o notas de venta a su nombre y con su RUC acordarán con la DAEF las modalidades que sean más adecuadas para consolidar las liquidaciones de orden tributario ante el SRI.

h) En todos los soportes de gastos deberá constar claramente escrito el concepto del gasto. En los recibos o soportes que no sean facturas o notas de venta preimpresas, deberá expresarse en letras de molde el

12 Para la recepción de facturas y notas de venta se verificará que cumplan rigurosamente las disposiciones del Servicio de Rentas Internas - SRI. Las últimas disposiciones de esta entidad para aplicar retenciones en la fuente han sido expedidas para que entren en vigencia a partir del 01-12-02.

14

nombre del receptor del pago, constará su firma y se registrará su número de cédula de identidad.

4.3. Para el control del manejo de un Fondo de Caja Chica se aplicarán los siguientes

pasos:

a) El Custodio, para efectos de control de gasto, deberá mantener un registro de ingresos y egresos, en el que hará constar en detalle las referencias de los soportes que justifiquen la utilización del Fondo;

b) El Custodio, luego de entregado un desembolso a un solicitante, controlará que la justificación de su uso o la restitución del total o del saldo se efectúen en un plazo no mayor a 8 horas laborables, caso contrario, reportará la demora al Administrador (a) del Fondo quien podrá imponer las sanciones del caso;

c) El Administrador (a) del Fondo de Caja Chica efectuará controles periódicos de los registros del Custodio, verificando los valores y la consistencia de los documentos de soporte de gastos;

d) Una vez entregada en el Área Administrativa y Económica Financiera la relación de gastos con los documentos de soporte, el (la) Contador (a) revisará el cumplimiento de las disposiciones legales, la consistencia entre el concepto del gasto y las disposiciones normativas, así como la correspondencia entre los valores constantes en la relación de gastos respecto a los documentos de soporte;

e) El (la) contador (a) está facultado a objetar los documentos de soporte que no cumplan lo señalado en los literales anteriores. En este caso, notificará por escrito al Administrador (a) del Fondo, para que el Custodio rectifique o responda por los documentos objetados;

f) Desde la DAEF, se podrá realizar en forma intempestiva arqueos a los Fondos de Caja Chica, sin perjuicio de que adicionalmente y en cualquier momento se realicen actividades de auditoria interna o externa cuando las autoridades de la Fundación lo determinen;

g) En caso de mal manejo de recursos de Fondos de Caja Chica, el Director Ejecutivo analizará y aprobará las sanciones que correspondan, en términos administrativos o económicos.

4.4. La liquidación de un Fondo de Caja Chica, será solicitada por la DAEF a la

Dirección Ejecutiva, con base en las siguientes causas:

a) Que el Fondo desembolsado estuviera inmovilizado por más de dos meses consecutivos;

b) Que el Custodio no presente en tiempo oportuno los soportes de gastos; c) Que se compruebe que los recursos del Fondo se utilizaron con fines distintos

a los de su creación; d) Que el funcionario que solicitó su creación solicite la liquidación; e) Que la auditoria interna o externa determine que debe liquidarse el Fondo

como resultado de sus evaluaciones;

4.5. Para el cierre del Fondo de Caja Chica, una vez establecida la liquidación, el Administrador y el Custodio deberán seguir los siguientes pasos:

a) Entregar con sus firmas en la DAEF Financiera una relación final de gastos

acompañada de los correspondientes documentos de soporte, en originales; b) Restituir en efectivo en Tesorería el valor que no se hubiera justificado con

documentos de soportes de gastos. Por esta devolución les será entregado desde Tesorería un recibo y la copia del Comprobante de Ingreso.


15

Aplican procedimientos:

� Administradores del Fondo de Caja Chica: En la Oficina Central: Presidencia o Dirección Ejecutiva y, en Centros de Costo: Coordinadores(as) o Directores(as) de proyectos.

� Custodio: Funcionario / empleado en relación de dependencia, realiza manejo económico y registros.

� Solicitante: Receptor de recursos, aplica el gasto y justifica uso de recursos con soportes de gastos legales y consistentes.


� Custodio: Cuando recibe soportes de gasto que entrega el/la solicitante. � Administradores del Fondo de Caja Chica Supervisan relaciones de gasto que prepara el Custodio y las aprueban.


� Unidad de Presupuesto - Unidad de Tesorería: Verifican disponibilidad de partida y de liquidez, para atender solicitudes de creación, incremento o reposición.

� Unidad de Contabilidad: Valida u objeta soportes de gasto entregados por Custodio.

� Jefe (a) administrativo(a) y económico(a) financiero(a): Otorga Visto Bueno para el trámite.

� Unidad de Tesorería: Entrega recursos a Custodio.


� Contador/Auditores:

Efectúan arqueos de Caja intempestivos.

6. DOCUMENTACIÓN

• Autorización escrita de creación, reposición o incremento de Fondo de

Caja Chica, suscrita por “Administrador (a) del Fondo”; • Comprobante de Egreso, por la entrega de recursos de Tesorería al

Custodio; • Recibo (s) de Caja, suscritos por solicitante (s), con constancia del

objeto del gasto; • Solicitud de Reposición de Fondo de Caja Chica (relación de soportes

de gastos que se cargan a provisión de recursos precedente). Incluye como anexos soportes originales13;

13 Existen formularios preimpresos en la Fundación para Comprobante de Pago o de Egreso, para Recibo de Caja Chica y para Solicitud de reposición de fondos de caja chica. Estos formularios o formatos pueden mantenerse.

16

INSTRUCTIVO 6: ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE AYUDAS SOCIALES

1. OBJETO El “Fondo de Ayudas Sociales” se constituye y opera en la Fundación, con la finalidad de contribuir básicamente al desarrollo integral de las personas consideradas vulnerables o en indefensión del Distrito Metropolitano de Quito, usuarias o beneficiarias de los programas y proyectos que ejecuta la Entidad, procurando que éstas puedan satisfacer sus necesidades básicas, de manera especial, en lo relacionado a la atención en salud a través del Seguro Metropolitano de Salud, así como para subvenir gastos médicos y medicamentos emergentes no cubiertos por dicho Seguro, de acuerdo a lo señalado en el presente instructivo. Tiene por objeto además, subvenir, en general, a la población vulnerable del Distrito, con aportes mínimos, ocasionales, urgentes e indispensables, para atender gastos en salud, alimentación, educación, y en ocasiones especiales para movilización.

2. ALCANCE

2.1 Las asignaciones del Fondo de Ayudas servirán para:

a) Cubrir los costos de la prima establecida por la Corporación Metropolitana de Salud para afiliación de los (as) usuarios (as) de los proyectos de la Fundación -únicamente por un año calendario- al Seguro Metropolitano de Salud. Se exceptúa a aquellos beneficiarios (as) que se determine, a través de un estudio que realizará el equipo técnico, que no pueden hacer ningún tipo de erogación económica.

b) Adquisición de medicamentos o de insumos médicos, bajo prescripción médica;

c) Sufragar contribuciones para intervenciones quirúrgicas, tratamientos médicos imprescindibles que no estén cubiertos por el referido Seguro Metropolitano, tales como ortesis o prótesis para discapacitados

d) Cancelar costos escolares, como matrículas o útiles, en caso de necesidad de menores desamparados o de situación calamitosa de sus padres o tutores; y,

e) Solventar necesidades emergentes de alimentación de personas en indefensión y riesgo.

2.2 Las ayudas, especialmente las destinadas a gastos médicos que no se hallen amparados por el Seguro Metropolitano, tales como medicamentos, consultas de especialistas (que no integran la red de prestadores de servicios del Seguro Metropolitano), que no superen el valor de US$ 40,00 (CUARENTA DÓLARES) se pagarán con cargo a Fondo de Caja Chica, previa la identificación del receptor del recurso14 . 2.2. Cuando la ayuda social excede al valor de 40 dólares15,la cooperación que se

otorgue será una proporción del costo requerido, aplicando el siguiente cálculo:

14 En la Fundación se utiliza un formulario o formato que detalla la razón del aporte, identificando para quien se destina la ayuda y quien la recibe, además de hacer constar los documentos que dan evidencia de la necesidad. 15 Estos valores y las proporciones de pago son los que, por información provista por la Coordinadora del área administrativa y económica financiera de la Fundación, están vigentes a Noviembre de 2002.

17

US$ 41 a US$ 50 100% 51 a 100 50% 101 a 500 30% 501 a 2.000 20%

2.4. Los desembolsos mayores a US$ 40,00 (que no puedan ser satisfechos por el Seguro Metropolitano) se harán con cheques girados a orden de los centros de atención médica, farmacias o afines para contribuir al pago de servicios proporcionados o de medicinas o insumos médicos aplicados a tratamientos de pacientes que se encuentren en dificultades para cancelar las planillas correspondientes. 2.5. En casos excepcionales de cirugías de elevado costo o tratamientos irreemplazables, la Presidencia de la Fundación, aprobará financiamientos de ayuda social que superen las proporciones indicadas, hasta cubrir el 100% del valor requerido. De igual forma se procederá cuando se requiera cubrir otras de las necesidades básicas emergentes y ocasionales de la población objetivo de la Entidad.

3. DEFINICIONES

� Centro de Costo: Es la unidad generadora de la solicitud de creación, reposición o

incremento de un Fondo de Ayudas Sociales, de la que proviene o en la que se genera un movimiento contable. En la Fundación, serán los órganos de Gobierno y Dirección.

� Concepto del Gasto: Es la información relativa a la finalidad para la que se realiza una erogación o pago con cargo al Fondo de Ayudas Sociales. Debe corresponderse con lo establecido como Objeto y Alcance de este mecanismo, caso contrario no se justificará para registros contables.

� Administrador del Fondo de Ayudas Sociales: Es el o la titular de un Órgano de Gobierno y Dirección que solicita la creación, incremento o el mantenimiento de un Fondo de Ayudas Sociales.

� Custodio: Es la persona designada por el administrador o la administradora de un Fondo de Ayudas Sociales para su manejo económico y trámite operativo. El funcionario o la funcionaria designado (a) “Custodio” debe trabajar en relación de dependencia16 con la Fundación. Las funciones de un Custodio de un Fondo de esta naturaleza deben ser independientes de las de autorización, ejecución, registro contable y control de las operaciones financieras.

� Beneficiario: Es la persona que solicita y recibe la ayuda dentro de las determinaciones de objeto y alcance del Fondo de Ayudas Sociales. El beneficiario de una provisión para un gasto de este tipo está obligado a presentar en forma previa al Custodio los documentos que sustenten el gasto17.

4. PROCEDIMIENTOS

4.1. Las ayudas sociales que superen US$ 40,00 sólo se aplicarán a las personas consideradas vulnerables, en situación de riesgo o indefensión, cuya condición económica sea testificada por el informe de un/una profesional en trabajo social designado/a por la Entidad;

4.2. La provisión de recursos para pago de medicinas requerirá la presentación de las correspondientes recetas del médico tratante;

4.1 En caso de tratamientos clínicos que requieran hospitalización, cirugías o tratamiento en cuidados intensivos, se requerirá certificación de médico tratante para otorgar la ayuda.

16 Relación de dependencia directa o por comisión de servicios. 17 Facturas, notas de venta, recibos que certifiquen gastos. En conjunto, se denominan “documentos de soporte”

18

4.2 Para los trámites de concesión de ayudas sociales se presentará la documentación de respaldo en originales o en copias certificadas por la autoridad competente.


ÁREAS DE GOBIERNO Y DIRECCIÓN: Presidencia: Aprobará solicitudes y dispondrá otorgar ayuda. Director (a) Ejecutivo (a): autorizará el gasto y la emisión de cheque.

ÁREA ADMINISTRATIVA, ECONÓMICA Y FINANCIERA: Verificación de documentos de soporte, pago en efectivo y/o emisión de cheque TRABAJADORAS SOCIALES DESIGNADAS POR LA FUNDACIÓN: Analizarán y certificarán la situación socio-económica de la población que se beneficiaría de las Ayudas Sociales. COORDINADORES TÉCNICOS DE ÁREA O DE PROYECTOS: Canalizarán solicitudes y trámites exigidos

6. DOCUMENTACIÓN

• Solicitud de ayuda social • Certificaciones y/o informes de: los/las profesionales en trabajo social, así

como en medicina y /o de los responsables de Instituciones educativas, según corresponda la ayuda.

• Facturas de farmacias registradas como proveedoras y/o de las Instituciones o Almacenes que suministren el servicio o los insumos previstos para la ayuda

• Recetas o prescripciones de tratamiento clínico o quirúrgico • En general, cualquier otro documento que la Fundación considere

pertinente • Cheques • Comprobantes de egreso o de pago.

INSTRUCTIVO 7: AFILIACIÓN DE USUARIOS DE LA RED DE SERVICIOS DE LA FUNDACIÓN, AL SEGURO METROPOLITANO DE

SALUD

1. OBJETO

En el marco de las políticas institucionales de optimización de los recursos disponibles para la gestión, la afiliación de usuarios (as) de los proyectos y servicios de la Fundación al Seguro Metropolitano de Salud, que ejecuta la Corporación Metropolitana de Salud, tiene como propósito principal:

1.1. Contribuir al mejoramiento de las condiciones de salud de usuarios (as) de la Red de Servicios de la Fundación Patronato;

19

1.2. Mejorar el impacto de la intervención de la Fundación sobre su población objetivo; y,

1.3. Convertir el gasto anual en salud en un recurso de inversión social

2. ALCANCE La Fundación asignará recursos para apadrinar la afiliación al Seguro Metropolitano de Salud de los (as) usuarios (as) directos (as) de sus proyectos y servicios En los proyectos y servicios que mantienen una población de usuarios indirecta o que participan de manera abierta u ocasional en las actividades programadas, dependiendo de un estudio social que será efectuado por una de las profesionales en trabajo social de la entidad, la Fundación puede auspiciar por una sola vez su afiliación. La Fundación se reserva el derecho de ofrecer la posibilidad de afiliación a una persona (as) que solicite (n) una ayuda social en el caso que este pedido puede ser resuelto con las prestaciones del Seguro Metropolitano de Salud La Fundación podrá considerar entre los beneficiarios del Seguro Metropolitano de Salud a aquellas personas de escasos recursos económicos que son referidos desde las instancias municipales o desde el despacho de la Alcaldía Metropolitana, siempre que la disponibilidad de sus recursos así lo permitiere

3. DEFINICIONES � Oficina Central: Es la unidad que genera una necesidad de afiliación y canaliza la

información a la Oficina sede de la Corporación Metropolitana de Salud, ordenando se proceda conforme a lo estipulado en el respectivo contrato de prestación de servicios. En la Fundación, esta responsabilidad recae en la Presidencia y Dirección Ejecutiva.

� Concepto del Gasto: Es la información relativa a la finalidad para la que se realiza una erogación o pago con cargo al proyecto “Seguro Metropolitano de Salud” . Debe corresponderse con lo establecido como Objeto y Alcance de este mecanismo, caso contrario no se justificará para registros contables.

� Solicitante de la operación: Los (as) Coordinadores (as) de los Centros de Costo serán los (as) encargados (as) de remitir a la Oficina Central la información relativa a los (as) usuarios (as) directos (as) que se afiliarán al Seguro Metropolitano de Salud bajo la modalidad de apadrinamiento. De la misma manera, promocionarán y proporcionarán información entre las personas que reciben los servicios de la Fundación -de manera indirecta u ocasional- sobre los beneficios del Seguro Metropolitano de Salud.

4. PROCEDIMIENTOS

4.1 Las unidades de Trabajo Social de los Centros de Costo elaboran un listado de los (as) usuarios (as) que serán afiliadas al Seguro Metropolitano de Salud, señalando de manera clara y precisa: la identificación del centro o proyecto, nombres completos de las personas beneficiarias, edad y lugar de residencia. En anexo deberán encontrarse copias de la cédula de identidad de cada una de estas personas o copia de la partida de nacimiento. En el caso de los (as) usuarios (as) adultos (as) mayores que por distinta circunstancias no es posible determinar su identidad, está permitido que el centro expida una credencial provisional con un código que posibilite la identificación de cada usuario (a).

20

4.2 El/la Coordinador (a) del Centro/Proyecto remite a la Dirección Ejecutiva la solicitud de inclusión en el Seguro a las personas constantes en el listado mencionado 4.3 La Dirección Ejecutiva se encarga de remitir los diferentes listados a la Corporación Metropolitana de Salud y recabará los carnés de afiliación, único instrumento que permitirá el acceso a los servicios que brinda la red de operadores en el Distrito Metropolitano de Quito 4.4 La Secretaría de la Dirección Ejecutiva será la encargada de distribuir los carnés de afiliación a cada uno de los centros/proyectos, según el registro que haya confeccionado para el efecto, copia que deberá reposar en los archivos de la mencionada dependencia 4.5 Los responsables de cada centro/proyecto dispondrán, de acuerdo con un calendario de visitas, que los encargados de las actividades directas con los (as) usuarios (as) procedan a acompañar y/u orientar a cada afiliado (a) hacia el operador de salud que se ajuste a su demanda 4.6 El/la Coordinador (a) del Centro presentará reportes trimestrales sobre la utilización efectiva de los servicios del Seguro Metropolitano de Salud


AREAS DE GOBIERNO Y DIRECCIÓN: � Presidencia: Ordenará la inclusión en el cupo disponible de afiliación, a las

personas cuyas solicitudes de ayuda social hayan sido calificadas a través del informe social.

� Director (a) Ejecutivo (a): además del procedimiento descrito anteriormente, suscribe el contrato de prestación de servicios con la Corporación Metropolitana de Salud, autoriza el gasto y la emisión de los respectivos valores.

ÁREA ADMINISTRATIVA Y ECONÓMICA FINANCIERA: Verificación de disponibilidad de fondos y documentos de soporte, pago en efectivo y/o emisión de cheque

6. DOCUMENTACIÓN

6.1 Solicitudes de apoyo que provienen de los centros y/o proyectos, instancias municipales, Alcaldía Metropolitana y personas naturales 6.2 Estudios sociales 6.3 Listado de usuarios (as), copias de cédulas de identidad, copias de partidas de nacimiento, credenciales provisionales expedidas en los centros/proyectos 6.4 Informes de las Coordinaciones de Centro/Proyecto

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INSTRUCTIVO 8: PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE

BIENES MUEBLES, SUMINISTROS Y MATERIALES; EJECUCIÓN DE OBRAS; Y, PRESTACIÓN DE SERVICIOS

1. OBJETO

La adquisición o compra de bienes muebles (o activos fijos), suministros y materiales fungibles, la ejecución de obras y la prestación de servicios, son actividades indispensables para el cumplimiento de los fines y actividades de la Entidad, por lo que es preciso normar las condiciones en que deben realizarse y en la oportunidad que corresponda, de conformidad con los planes, programas y presupuesto institucional aprobados.

2. ALCANCE

2.1. Para dar paso a una adquisición de bienes muebles, suministros y materiales, la ejecución de obras y prestación de servicios en cualquier dependencia de la Fundación se establecerán la necesidad, legalidad, economía, efectividad, conveniencia y oportunidad en la que deban realizarse, determinando, cuando corresponda, las respectivas especificaciones o características técnicas generales y técnicas de los bienes, obra u servicios requeridos18.

2.2. Todo proceso de contratación a que se refiere el presente instructivo se realizará con sujeción a las disposiciones legales vigentes, normas reglamentarias e instructivos internos, de manera especial, se observará lo dispuesto en el Art. 38 reformado del Reglamento Interno relacionado con los montos para aprobación de gastos, obligaciones e inversiones19, así como los requisitos y procedimientos establecidos en el cuadro constante en el punto 2.9. de este instrumento.

2.3. En los Centros de Costo, el o la Director(a) /Coordinador(a) del mismo, podrán autorizar y contratar la adquisición de bienes muebles, suministros y materiales, la prestación de servicios o ejecución de obras hasta por el monto que establezca para el efecto la Dirección Ejecutiva. 20

2.4. Cualquier egreso de fondos de la Fundación, deberá ser solicitado por escrito a la autoridad competente, previa consulta con la DAEF en la Oficina Central y, para el caso de los Proyectos, con los responsables del manejo financiero, para verificar si existe disponibilidad presupuestaria y liquidez para el pago.

18 Por especificaciones generales y técnicas se conoce el detalle de los requerimientos mínimos y rangos de variación, según sea el caso, sin incluir características exclusivas de determinada marca, patente o procedimientos registrados. 19 “Art. 38.- Los montos para aprobación de gastos e inversiones en la Fundación, corresponderán, de acuerdo con la cuantía del Presupuesto General Anual de la Entidad, a los siguientes porcentajes:

a) Hasta el 5% a la Dirección Ejecutiva; b) Hasta el 10 % a la Presidencia; c) Hasta el 20 % al Directorio; y, d) Más del 20 % a la Asamblea General”

20 Mediante poder especial otorgado el 9 de mayo de 2003, ante el Notario Vigésimo Noveno del Cantón Quito, el Director Ejecutivo autorizó a los responsables de los Centros de Costo suscribir actos y contratos hasta por 5.000 US$

22

2.5. Para ser calificados como posibles oferentes, se considerará la información más actualizada del Registro de Proveedores, según el área o especialidad requerida; sin embargo, no se limitará la participación de otras personas naturales o jurídicas que demuestren su capacidad legal, técnica y económica. Se cuidará que los participantes tengan entre ellos niveles de experiencia y capacidad que posibiliten una objetiva competencia, precios y condiciones más ventajosas para la Entidad.

2.6. Cuando en el mercado exista un solo y exclusivo proveedor, dicho particular será certificado por el funcionario al que se le hubiere designado recabar las cotizaciones o preformas, así como por la DAEF en la Oficina Central y/o del responsable del área económica financiera del respectivo Componente o Proyecto, según el caso y visto bueno de el/la Coordinador(a) del Proyecto.

2.7. Si el bien a adquirirse es un activo fijo que sustituye a otro que ha sido objeto de descarte por depreciación u obsolescencia, se dejará constancia de la sustitución en un acta suscrita por el responsable del manejo administrativo de bienes y el funcionario que lo hubiere estado utilizando, con Visto Bueno del correspondiente jefe superior inmediato.

2.8. Las actividades de comunicación social, encaminadas a la información de las acciones de la Fundación, y el evento de elección de la Reina de Quito, sin perjuicio de la observancia estricta de los principios de eficacia, eficiencia, efectividad y economía, no se sujetarán a las disposiciones de este instructivo, sino a aquellas que establezcan los correspondientes Órganos de Gobierno y Dirección de la Entidad.

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2.9. REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS:

MONTO US$

AUTORIZADOR DE GASTO: dentro de los límites fijados en el Reglamento Interno (Ver numerales 2.2, 2,3 y 2.4 del presente instructivo)

NÚMERO DE PROFORMAS

REQUERIMIENTOS GENERALES Y TÉCNICOS

CUADRO COMPARATIVO PARA LA SELECCIÓN

CONTRATO ESCRITO (*)

CONCURSO PRIVADO

0 a 1.000

Dirección Administrativa Financiera Coordinación de los Centros de Costo

1

SI

NO

NO

NO

De 1.001 a

2.500

Dirección Administrativa Financiera Coordinación de los Centros de Costo

2

SI

NO

NO

NO

De 2.501 a

5.000

Dirección Administrativa Financiera Coordinación de los Centros de Costo, previo conocimiento de la Coordinación Técnica de Área

3

SI

SI

NO

NO

De 5001 hasta el monto tope

autorizado a la Dirección Ejecutiva

Dirección Ejecutiva, previo informe de la Coordinación Técnica de Área

3 ó más

SI

SI, con la

participación de una comisión de

selección, designada por la

Dirección Ejecutiva

SI

Desde el monto

tope de la Dirección

Ejecutiva hasta la cuantía

autorizada a la Presidencia

Presidencia previo informe Dirección Ejecutiva

3 ó más

SI

Se cumple procedimiento establecido para Concurso

Privado de Ofertas

Desde el monto

tope de la Presidencia

hasta la cuantía autorizada al

Directorio

Directorio previo visto bueno Presidencia e informe Dirección Ejecutiva

3 o más

SI

La Asamblea General establecerá el procedimiento más

adecuado

Desde el monto

tope del Directorio

hasta la cuantía autorizada a la

Asamblea General

Asamblea General previo visto bueno Presidencia e informe Director Ejecutivo

3 o más

SI

(*) La Dirección Ejecutiva y/o el funcionario responsable de la autorización de gasto, podrán cuando lo estimen necesario, solicitar la suscripción de un contrato escrito, en el caso de obligaciones de menor cuantía que no precisen, de acuerdo con este instructivo del referido requisito

3. DEFINICIONES:

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� Activos Fijos: bienes muebles de duración prolongada, sujetos a depreciación. Se dan de baja o sustituyen cuando se considere que han perdido utilidad para la actividad a la que se destinan21.

� Suministros y Materiales: Bienes fungibles que se agotan con el uso inmediato. Se adquieren en volúmenes suficientes para mantener un stock que permita provisión continua22.

� Ejecución de Obra: actividad ocasional realizada o producida por un proveedor, considerada necesaria para la Fundación.

� Prestación de Servicios: actividad especializada excepcional, que se realizará solo cuando el personal permanente no pueda cumplir las especificaciones técnicas requeridas y cuando los órganos de gobierno y dirección determinen que dicha actividad es absolutamente necesaria para el cumplimiento de los fines institucionales.23

� Administrador de Bienes24: funcionario responsable de la custodia y buen manejo del stock de suministros y materiales, de los inventarios de activos fijos y de su conservación.

� Comité de Contrataciones: mecanismo institucional constituido y presidido por la Dirección Ejecutiva, para seleccionar, valorar y calificar las propuestas, negociar y adjudicar contratos a las ofertas más convenientes a los intereses institucionales.

4. PROCEDIMIENTOS 4.1. COMUNES:

4.1.1. Establecida la necesidad, legalidad, efectividad, conveniencia y

oportunidad de una contratación, el Órgano de Gobierno o Dirección y/ o funcionario competente, dispondrá el trámite respectivo conforme a lo señalado en este instructivo.

4.1.2. Los contratos a que se refiere este instructivo, serán elaborados por la

Asesora Jurídica o, en su defecto, deberán ser remitidos para la revisión y visto bueno de esta dependencia cuando corresponda a los respectivos Componentes o Proyectos.

Incluirá a más de las cláusulas relacionadas a su objeto y naturaleza; las estipulaciones relativas a las obligaciones de las partes; plazo; forma de pago; recepciones; garantías; sanciones en caso de incumplimiento en la entrega; terminación o resolución del contrato; obligaciones laborales; solución de controversias; y, cualquier otra que proceda, según el caso, y que garanticen su cabal y oportuno cumplimiento.

4.1.3. Una vez suscrito el contrato deberá fecharse y registrarse en la base de

datos que para el efecto mantiene la Asesora Jurídica. 4.1.4. El expediente que contenga el contrato, las garantías en caso de existir

y los demás documentos de soporte de la contratación deberán remitirse a la DAEF o a los servidores que hagan sus veces en los Componentes o Proyectos, para efecto del pago respectivo. Una copia del contrato se archivará en la Asesoría Jurídica y otra se entregará al contratista.

21 Mobiliario, equipos informáticos, equipos de comunicación, equipos de copia, enseres varios. 22 Papelería, útiles de escritorio, útiles de aseo y limpieza, alimentos y refrigerios, afines. 23 Ejemplo: Organización de ferias, consultorías para estudios etc. 24 Asistente Administrativo de Oficina Central o de Proyectos.

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4.1.5. La DAEF o los servidores encargados del Área Financiera en los

Componentes o Proyectos, mantendrán el registro y custodia de las garantías rendidas en los contratos y serán responsables de notificar su vencimiento por lo menos con quince días de anticipación. De no renovarse dichas garantías hasta cinco días antes de su vencimiento, comunicará del particular a la Dirección Ejecutiva para que ésta disponga su inmediata ejecución.

4.2. CONCURSO PRIVADO DE OFERTAS: 4.2.1. Para la adjudicación de contratos a través de Concurso Privado de

Ofertas, La Fundación contará con un Comité de Contrataciones que, presidido por el/la titular de la Dirección Ejecutiva o su delegado, estará conformada además, con el o la Asesor Jurídico; con el/la Coordinador (a) Técnico de Área que corresponda; el/la Director(a) o Coordinador(a) del Componente o Proyecto, según el caso; y, con el/la Jefe Administrativo y Económico Financiero de la Oficina Central. Actuará como Secretario (a) un servidor de la Fundación designado por el Comité.

4.2.2. Compete al Comité de Contrataciones tramitar desde la aprobación de los

documentos básicos, convocatorias a los oferentes hasta la adjudicación del contrato a la propuesta más conveniente a los intereses institucionales. Para dicho fin, se proporcionará al Comité los antecedentes, documentos e información disponible respecto a la contratación que se requiere realizar.

4.2.3. Los documentos básicos serán elaborados por las áreas de la

Fundación que designe la Dirección Ejecutiva y contendrán:

• Modelo de la convocatoria; • Instrucciones básicas a los oferentes sobre localización, condiciones

de entrega de los bienes, de la ejecución de la obra o prestación del servicio, forma de pago, garantías, plazo de ejecución, y, demás estipulaciones necesarias para su ejecución;

• Presupuesto referencial del contrato; • Modelo de carta de presentación de las ofertas; • Formulario de la propuesta; criterios que se aplicarán para valorar

las ofertas; • Documentos que deben presentar los oferentes; y, • Cualquier otro elemento técnico y económico que determinen la

calificación de la mejor oferta y posibiliten la adecuada realización y transparencia del proceso contractual.

4.2.4. La Convocatoria, en lo principal deberá contener:

• El objeto de la contratación y los datos que permitan establecer su alcance;

• Presupuesto referencial del contrato y plazo de ejecución del mismo;

• La indicación del lugar del que deberán retirarse los documentos básicos y aquél en el que se entregarán las ofertas;

• El día, fecha y hora de presentación y apertura de las ofertas;

26

4.2.5. En función de la complejidad, cuantía, naturaleza y características

del objeto de la contratación, la Dirección Ejecutiva podrá incluir en el Comité al personal técnico de la Entidad que estime necesario. Podrá además designar una Comisión Técnica que se conformará con la participación del o los profesionales técnicos o especialistas que se requieran para la elaboración de los documentos básicos e instrucciones a los oferentes.

4.2.6. Las ofertas técnicas y económicas se recibirán dentro del plazo

establecido en la convocatoria, en un solo sobre cerrado. El o la Secretario (a) del Comité conferirá el correspondiente recibo en el que se hará constar la fecha y hora de recepción.

4.2.7. Las propuestas que se presenten fuera del plazo fijado, se las tendrá

como no recibidas.

Entre la fecha de la convocatoria y la entrega de las ofertas deberá mediar, por lo menos 10 días laborables.

4.2.8. El Comité, en el día y hora establecido, procederá a abrir los sobres que contengan las ofertas técnicas y económicas, en una audiencia pública, a la que podrán asistir los oferentes que deseen participar. De la diligencia de apertura de los sobres de las ofertas, se dejará constancia en un Acta, en la que se incluirá el nombre de cada oferente, el monto de la propuesta, el plazo de ejecución del contrato, el número de hojas de la oferta y cualquier novedad que se hubiere presentado.

4.2.9. Si por fuerza mayor o coso fortuito debidamente justificados, no

pudiere realizarse la apertura de los sobres en la fecha fijada en la convocatoria, ésta podrá realizarse a las veinticuatro horas del día hábil siguiente a aquél en que se hubiere superado la causa que impidió efectuarlo. El (la) Secretario (a) sentará razón de las causas del diferimiento, señalando además la fecha y hora para la nueva reunión, para lo cual se convocará por escrito a todos los miembros del Comité.

4.2.10. El Comité, dependiendo de la complejidad de la contratación, podrá

decidir si se declara en reunión permanente hasta la adjudicación del contrato en la misma sesión, o, resuelve designar una Comisión Técnica para que en el término que se le asigne y que no podrá ser mayor de 5 días, estudie las ofertas presentadas y elabore cuadros comparativos e informes de las mismas, a fin de que posibiliten tomar la decisión más conveniente. Sobre la base de los indicados documentos, el Comité resolverá en un término no mayor a 8 días sobre la adjudicación del contrato a la propuesta más conveniente a los intereses institucionales o, declarará, si es del caso, desierto el proceso.

4.2.11. Para la selección y valoración de las propuestas, según la naturaleza

de la contratación que se pretenda realizar, se tendrán en cuenta principalmente: capacidad legal y económica para suscribir contratos, antecedentes y experiencia en el ramo y/o actividad; plan de trabajo, metodología, cronograma de trabajo, precios unitarios por rubros, plazos de entrega, etc.

27

4.2.12. En caso de presentarse una sola oferta y, si a criterio de la

Entidad la contratación es necesaria, el procedimiento no se suspenderá, la propuesta deberá ser considerada, procediéndose a la adjudicación siempre y cuando el único oferente haya cumplido con los requisitos exigidos y se determine que es conveniente a los intereses de la Entidad.

4.2.13. El Comité de Contrataciones podrá declarar desierto el

Concurso cuando: • No se hubieren presentado ninguna propuesta o si todas

las recibidas o la única presentada fueren rechazadas, descalificadas o consideradas inconvenientes para los intereses de la Entidad;

• Si fuere necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto del contrato; y,

• Por violación sustancial al procedimiento precontractual. En cuyo caso, el Comité resolverá de estimarlo pertinente, iniciar su reapertura o convocar a un nuevo proceso.

4.2.14. El Comité, de acuerdo con los puntajes obtenidos por cada uno de

los oferentes, seleccionará a aquellos que hubieren alcanzado los mayores puntajes y procederá adjudicar el contrato a la oferta más conveniente a los intereses de la Fundación.

4.2.15. El o la Secretario (a) deL Comité, dentro de los tres días laborables

siguientes de la adjudicación, notificará sobre el particular al oferente favorecido y, a aquellos cuyas ofertas no hubiesen sido beneficiadas, les devolverá la garantía de seriedad de la propuesta.

4.2.16. Las decisiones del Comité se registrarán en actas que serán

suscritas por todos sus miembros y contendrán solo los aspectos más relevantes.

5. RESPONSABILIDADES 5.1. ÓRGANOS DE GOBIERNO Y DIRECCIÓN:

� Presidencia y Dirección Ejecutiva aprueban según corresponda el egreso que origina la contratación.

5.2. EQUIPO TÉCNICO:

� OFICINA CENTRAL .- Coordinadores Técnicos de Área: En la 0ficina Central los Coordinadores Técnicos determinan las necesidades y requerimientos en el área respectiva, solicitan y recomiendan a la Dirección Ejecutiva la contratación; elaboran o supervisan, según el caso, los documentos básicos respectivos y dan seguimiento del proceso.

� CENTROS DE COSTO: Directores (as) o Coordinadores(as) de Centros: Establecen la necesidad, oportunidad y conveniencia de la contratación en el proyecto a su cargo y lo someten a conocimiento de

28

el/la Coordinador(a) Técnico (a) de Área que corresponda para que realice las observaciones y recomendaciones pertinentes. Dentro de los límites autorizados, disponen cuando sea del caso, la elaboración de las especificaciones generales y técnicas; la obtención de cotizaciones o proformas escritas; cuadros comparativos de ofertas; adjudican el contrato y lo suscriben bajo la supervisión de el/la Coordinador(a) Técnico (a) de Área y la Asesoría Jurídica; aprueban el egreso que se origina; firman las actas o comprobantes de entrega recepción y documentos de pago correspondientes.

5.4. COMITÉ DE CONTRATACIONES:

Aprueba los documentos básicos, la convocatoria a los oferentes, adjudica y negocia la contratación.

5.4.1. COMISIÓN TÉCNICA: Por disposición del Comité de Contrataciones:

� Elabora los documentos básicos � Estudia las ofertas presentadas, elabora cuadros comparativos e

informes que se le asigne.

5. 5. ÁREA ADMINISTRATIVA Y ECONÓMICA FINANCIERA:

� Responsables de unidades: Certifican disponibilidad de presupuesto

y liquidez, efectúan pagos previa verificación de legalidad y exactitud de documentos de soporte. Mantienen el registro, custodia y control de las garantías que hubieren sido rendidas en los contratos.

6. DOCUMENTACIÓN

� Requerimiento de la contratación debidamente justificado por el área

que requiera la adquisición de bienes, prestación del servicio o ejecución de una obra, con el visto bueno del /la Coordinador(a) Técnico de Área que corresponda;

� Documento o disposición expresa de la autoridad ordenadora del gasto;

� Certificado de disponibilidad de fondos; � Documentos Básicos para la contratación; � Cuadros comparativos e informes de las ofertas con los antecedentes

correspondientes; � Actas de adjudicación en Concurso Privado de Ofertas; � Contrato � Documentos habilitantes al contrato; � Garantías; � Facturas, notas de venta, comprobantes de retención de impuestos; � Comprobantes o Actas de entrega recepción entre Contratista y la

Fundación; � Actas de entrega recepción a servidores de la Fundación

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INSTRUCTIVO 9: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

1. OBJETO

Establecer las condiciones para relación laboral, para compromisos de trabajo y para determinación de responsabilidades del personal vinculado a la Fundación con relación de contrato para prestación de servicios personales técnicos, profesionales o administrativos.

2. ALCANCE

Este instructivo determina las características de la contratación laboral en la Fundación Patronato, y su ligazón a las disposiciones de las normas laborales vigentes en nuestro país. Regula, también, la desvinculación o salida de colaboradores. No contempla el presente instructivo los contratos civiles de servicios ocasionales, profesionales, sin relación de dependencia. Así como de tercerización o intermediación de servicios.

3. DEFINICIONES

� Contrato de Trabajo: Con base en el régimen laboral del Ecuador, para la

Fundación se define como un convenio escrito y firmado en virtud del cual una persona se compromete con la entidad para prestar servicios lícitos y personales, bajo su dependencia, por el pago de una remuneración.

� Contrato de prestación de servicios eventuales: Se denominan a los que se realizan para resolver contingencias institucionales o circunstancias de ausencia justificada de algún colaborador (a)25. Su duración máxima es de un máximo de seis meses en un mismo año. Se entenderá por “contingencia institucional” un incremento ocasional de volumen de trabajo por requerimientos específicos de algún proyecto

� Contrato de prestación de servicios a tiempo fijo: Cuando la Fundación requiera celebrar por primera vez con alguna persona un contrato de esta naturaleza podrá señalar un período de prueba que tenga una duración máxima de noventa días. Si no hubiera un aviso de cese de relación laboral expresado por escrito al menos una semana antes del vencimiento del plazo indicado, el contrato se extenderá automáticamente para tener la duración de un año. Excepcionalmente, se celebrarán contratos de servicios por el tiempo correspondiente al período específico del lapso de ejecución de un proyecto.26

� Aviso de entrada / salida al IESS: trámite de cumplimiento obligatorio por las leyes laborales ecuatorianas para otorgar al personal los servicios de seguridad social.

� Desvinculación: separación de un colaborador (a) por diversos motivos. � Liquidación de haberes: Documento escrito en el que se detallan y calculan

los valores a favor de un colaborador (a), menos los descuentos a que hubiere lugar, en el momento de la desvinculación.

� Acta de Finiquito: Es un documento legal que establece por escrito los términos de finalización de la relación laboral. Incluye el detalle de la

25 Ejemplo: Permisos por maternidad o por enfermedad con prescripción de reposo igual o mayor a un mes. 26 Ejemplo: Cuando se contrata personal para un proyecto que tiene un período de ejecución, determinado en su formulación como duración total.

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liquidación de haberes y un acta de entrega-recepción de los bienes o valores que hubieran estado a cargo del colaborador (a) cesante.

� Desahucio: Aviso que se da al colaborador (a) por medio del Ministerio del trabajo para dar por terminado un contrato de trabajo a tiempo fijo.

� Visto Bueno: Es la orden escrita que emite el Ministerio del Trabajo para separar de la Fundación a un colaborador (a) que ha incumplido sus obligaciones laborales. En este caso el colaborador (a) no tiene derecho a indemnizaciones de ninguna naturaleza.

4. PROCEDIMIENTOS 4.1 Selección de Personal En esta actividad se aplicarán los siguientes pasos:

a) Para incorporar personal a la Fundación con cualquier tipo de relación contractual, uno de los titulares de los órganos de gobierno y dirección, o un coordinador de proyecto o de área, definirán la necesidad específica de la contratación y los términos de referencia que servirán de base para la selección;

b) Para la selección se establecerán términos de calificación de hojas de vida o expedientes de potenciales colaboradores. Los expedientes se analizarán atribuyendo puntajes a: formación profesional, experiencia en actividades afines a las necesidades de contratación, cursos de especialización o formación complementaria afín a las necesidades del cargo27 Dependiendo de la función a cumplir, se establecerán los correspondientes elementos y puntajes de calificación;

c) La calificación y selección de colaboradores que presenten o de los que se obtengan expedientes u hojas de vida, la realizará una Comisión ad-hoc presidida por el (la) Director (a) Ejecutivo (a), el o la solicitante de provisión del cargo y el o la responsable de la unidad administrativa de la DAEF, quien registrará en una acta los detalles del proceso correspondiente. Esta acta será suscrita por los miembros de la Comisión.

4.2 Contratación del Personal

En el procedimiento de contratación de personal se seguirán los siguientes pasos: a) Una vez seleccionado (a) el (la) colaborador (a) de mejor puntaje, en la DAEF,

unidad administrativa, se procederá a la elaboración del correspondiente contrato de prestación de servicios, especificando en el respectivo texto: cargo a desempeñar, nombre y datos de identidad de la persona contratada, principales funciones, plazo del contrato, normas de asistencia y dedicación, causas de terminación del contrato, remuneración acordada y forma de pago28;

b) El Contrato, una vez elaborado, será revisado por la Asesoría Jurídica que se encargará de legalizarlo y de enviarlo al Ministerio del Trabajo para su correspondiente registro;

c) En la DAEF, unidad administrativa, se ingresará en una ficha de control las características del contrato. Con las fichas de todos los miembros del personal, la unidad administrativa mantendrá una base de datos que permita registrar cumplimiento de plazos de contrato y novedades referidas a estímulos o sanciones;

27 La calificación de este ítem será proporcionalmente más alta que la del título profesional del candidato (a) a la provisión del cargo. 28 Se recomienda, en lo posible, preparar para el efecto un formato preimpreso

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d) La unidad administrativa de la DAEF se encargará de los trámites de afiliación al IESS, del manejo del correspondiente régimen tributario y del control de las obligaciones patronales relacionadas con cada una de las personas contratadas.

4.3 Desvinculación del Personal

En caso de terminación de un contrato de servicios personales, de acuerdo a las causas que la originen, se seguirán los siguientes procedimientos:

a) En previsión del cumplimiento de plazo, quince días antes la unidad administrativa

de la DAEF dará aviso por escrito al colaborador o colaboradora y realizará el trámite de desvinculación de acuerdo a las cláusulas estipuladas en el contrato;

b) Por renuncia voluntaria del colaborador (a), el coordinador o jefe inmediato informará de ésta a la Dirección Ejecutiva para que la acepte y disponga el respectivo trámite administrativo;

c) Si la desvinculación es por desahucio, el coordinador o jefe inmediato notificará por escrito a la Dirección Ejecutiva, a la Asesoría Jurídica y a la DAEF, al menos con 45 días de anticipación a fin de que se realice el trámite correspondiente en el Ministerio del Trabajo para que el colaborador o colaboradora saliente sea notificado por esta dependencia pública en los plazos que determina la ley;

d) Cuando la desvinculación se produzca por despido, el correspondiente coordinador, coordinadora o jefe inmediato, deberá obtener en forma previa al aviso correspondiente la autorización de la Dirección Ejecutiva;

e) Si la desvinculación se realizara acudiendo al trámite de Visto Bueno, el o la Jefe inmediato (a) presentará las pruebas necesarias de incumplimiento de las obligaciones laborales a la Asesoría Jurídica y ésta recabará de la DAEF, unidad administrativa, la documentación requerida29 para el trámite en el Ministerio del Trabajo;

f) La liquidación de haberes y la suscripción del Acta de Finiquito se realizarán una vez concluido el trámite legal de despido con Visto Bueno;

g) La DAEF, unidad administrativa, realizará el respectivo trámite de aviso de salida en el IESS


� Director (a) Ejecutivo (a): Suscribe documentos en calidad de representante legal de la Fundación;

� Asesor (a) Jurídico (a): Revisa y sumilla documentos luego de análisis de consistencia legal;

� Responsable Unidad Administrativa de LA DAEF: Elabora contratos, actas de finiquito y más documentos requeridos, entrega y recibe con Acta bienes o valores a cargo de el o la contratado (a), recepta las firmas correspondientes en los documentos, se encarga de mantener organizados y actualizados los expedientes de relación laboral de todo el personal contratado, custodia los documentos o expedientes durante cinco años posteriores a la fecha de desvinculación de cada colaborador (a);

� Colaborador (a) contratado (a): Entrega copias de documentos de identidad, carné del IESS para vinculación y desvinculación, hoja de vida y copias de los documentos que la sustentan. Suscribe contrato al incorporarse a la Fundación y, al desvincularse, el Acta de Finiquito.

29 Documentación requerida: copia de cédula de identidad del contratado (a) a quien se despide con Visto Bueno, certificado del IESS de estar al día en el pago de obligaciones de la Fundación y un cheque a orden del colaborador (a) cesante por valor de su última remuneración.

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6. DOCUMENTACIÓN

• Hojas de vida o currículos; • Actas de calificaciones para selección de colaboradores; • Contratos suscritos; • Liquidaciones de haberes; • Actas de entrega recepción de bienes o valores; • Actas de Finiquito

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INSTRUCTIVO 10: SUSCRIPCIÓN Y MANEJO DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN

1. OBJETO

La Fundación, como entidad de desarrollo social de segundo nivel, para el cumplimiento de sus fines y objetivos podrá concertar la ejecución o co ejecución de proyectos sociales, así como acuerdos de cooperación técnica o económica con entidades u organizaciones públicas o privadas nacionales o extranjeras, con las que establecerá “Convenios de Cooperación”.

ALCANCE

2.1 . Un Convenio en este aspecto, es para la Fundación un instrumento de concertación que expresa un interés común o afinidad de objetivos, establece acuerdos mutuos para alcanzarlos y, determina condiciones de responsabilidad recíproca y concurrente con otra u otras organizaciones. Con este tipo de instrumento, la Fundación y otra u otras Entidad(es) Asociada(s) asumen compromisos para compartir esfuerzos profesionales y/o recursos materiales, apoyar o recibir cooperación técnica o económica.

2.2 La Fundación sólo podrá comprometer por concepto de aportes para esta

clase de convenios, recursos con los que efectivamente cuente como activos o disponibilidades reales30 tales como: liquidez en Caja o Bancos no comprometida en otros proyectos o actividades, bienes muebles o inmuebles, cooperación de personal profesional y/o técnico, o provisión de servicios.

2. DEFINICIONES � Entidad Asociada: Instituciones u organizaciones gubernamentales o no

gubernamentales, Organismos de cooperación técnica y/o económica nacionales o internacionales con los que se suscribe convenios de cooperación y se establece un plan conjunto de co- financiamiento, financiamiento o de apoyo con recursos materiales o técnicos para una actividad o proyecto de desarrollo social afín a los objetivos de la Fundación.

� Aportes son los valores económicos atribuidos a los recursos materiales o los servicios técnicos o profesionales que asignan para una actividad o proyecto tanto la Fundación, cuánto la o las Entidad(es) Asociada(s).

� Comité Coordinador de Proyecto.- Es el conjunto de delegados por la Fundación y por la o las entidades de la contraparte para coordinar y supervisar la ejecución del proyecto o actividad convenida, así como el cumplimiento de sus resultados y objetivos. Su constitución, dirección y normas de funcionamiento se establecerán previo consenso con las entidades asociadas.

� Plazo. En un Convenio de esta naturaleza será el que se establezca como duración del mismo y que por lo general corresponderá al de permanencia del proyecto o actividad. Excepcionalmente puede ser menor, si la cooperación comprometida por la Fundación o la/las Entidad(es) Asociada(as) se corresponde sólo con un componente u objetivo de menor duración que el lapso total de ejecución del Proyecto o actividad de que se trate.

30 De acuerdo al monto de los valores a comprometer o a erogar, en forma previa a la suscripción del Convenio, deberá contarse con el criterio favorable o autorización del órgano de gobierno y dirección correspondiente.

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3. PROCEDIMIENTOS

3.1. Para determinar y calificar a la o las entidades asociadas idóneas para la suscripción de esta clase de convenios, se escogerá a aquellas cuyo campo de acción y objetivos sean afines a los de la Fundación.

3.2. Las organizaciones del sector público acordarán los compromisos con una clara definición de valores y oportunidad de sus aportes en efectivo, en especie, bienes muebles o inmuebles o en cesión de servicios profesionales especializados.

3.3. En los Convenios de Cooperación con entidades del sector público los compromisos de éstas deberán determinar plazo (fecha de inicio y de finiquito), partidas presupuestarias disponibles, requisitos de información mutua en aspectos técnicos y económico-financieros, así como todas las particularidades de gestión relacionadas con las características de operación legal de la institución de la que se trate. En este tipo de Convenios la firma de responsabilidad de la entidad asociada deberá corresponderse con la de su representante legal o de la persona que lo subrogue con autorización expresa.

3.4. Las Organizaciones no gubernamentales para ser calificadas como entidades asociadas en esta clase de convenios, a criterio de la Fundación, podrán presentar los siguientes documentos que permitan establecer su solvencia técnica y económica:

a) Un informe o memoria de la experiencia y actividades en los dos años precedentes, indicando el personal técnico y de servicios con que cuenta o el que está en posibilidades de incorporar para los fines establecidos en la propuesta;

b) Si la organización no ha trabajado antes con la Fundación, deberá presentar al menos tres cartas de referencia de instituciones o personas que den fe de las actividades que ha realizado en ámbitos afines.

4.5 La DAEF verificará y certificará la disponibilidad de partidas presupuestarias, activos en numerario u otro tipo de activos a ser comprometidos para utilización en proyectos para los que se suscriban Convenios de Cooperación revisando las asignaciones de presupuesto, los compromisos adquiridos para el lapso de ejecución propuesto, los inventarios disponibles de bienes patrimoniales o de bienes en comodato y la disponibilidad de personal profesional, técnico o administrativo que participaría en las actividades para las que se proponga el Convenio.

4.6. Para justificar la asignación de recursos en los aspectos técnicos, la organización no gubernamental que sería entidad asociada en la ejecución o co ejecución de un proyecto, por propia iniciativa o a criterio y solicitud de la Fundación, deberá presentar:

a) Una línea de base o un diagnóstico socio económico que sustente la prioridad de ejecución de las actividades que propone.

b) Una propuesta de proyecto que se atenga, en lo técnico, a las acepciones o conceptos, criterios operativos y de manejo económico financiero, así como formatos estandarizados que se aplican en la Fundación. Para cada período de ejecución igual o menor a un año, se incluirá un Plan de Acción31 concreto;

c) Una propuesta económica que determine: aportes propios (en especie, bienes, servicios profesionales o dinero efectivo), aportes que se solicitan, aportes de otras fuentes, presupuesto de inversiones y gastos;

d) Un cronograma de requerimientos de asistencia técnica y de desembolsos desde la Fundación;

31 Plan Operativo, siguiendo el método de marco lógico. En la Fundación hay formato para el efecto.

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4.7 Los montos de los aportes de la Fundación se asignarán considerando: la magnitud de la cobertura territorial del proyecto, el número de potenciales beneficiarios, el plazo o períodos de ejecución y los resultados e impactos esperados del proyecto amparado por el Convenio.

4.8 Por ningún concepto se reconocerán gastos destinados a pagos de deudas o compromisos anteriormente adquiridos y ajenos a la finalidad y objetivos del proyecto.

4.9 La Fundación financiará únicamente costos que tengan consistencia o coherencia con las actividades del proyecto en lo que sea afín a los objetivos institucionales.

4.10 Los costos de un proyecto aprobado, para ser aplicados al aporte de la Fundación deberán ocurrir con posterioridad a la firma del Convenio.

4.11 Se considerarán y reconocerán como costos aplicables al proyecto exclusivamente los aprobados en el respectivo presupuesto, incluyendo aquellos que se refieran a remuneraciones32 de los recursos humanos directamente contratados para la ejecución de los componentes ineludibles del proyecto, sean que su contratación se efectúe a tiempo parcial o total o que se cubra la remuneración en todo o en parte. Las remuneraciones del personal contratado para el proyecto deberán corresponderse con los valores de los salarios reales incluyendo los aportes patronales para seguridad social, ciñéndose a las normas de categorización de puestos establecidas en la entidad asociada.


� Dirección Ejecutiva: Suscribe documentos de convenios en calidad de Representante Legal. Si el monto de las asignaciones supera el valor del que puede autorizar, solicita aprobación de los otros órganos de gobierno y dirección;

ÁREAS TÉCNICAS: Aplican procedimientos:

� Delegados a Comité de Proyecto: Directores del Centro o Coordinadores de proyectos, Coordinadores Técnicos de Área asumen las responsabilidades para las que hayan sido delegados por la Dirección Ejecutiva.

� Custodio: Funcionario / empleado en relación de dependencia dentro del equipo ejecutor del proyecto, que revisa el manejo económico, lleva los registros y prepara los informes económico financieros

� Director del Centro o Coordinador del Proyecto: Solicita, recepta y administra el uso de recursos asignados por la Fundación, aplica el gasto y justifica el uso de recursos con soportes legales y consistentes. Prepara bajo su responsabilidad y suscribe los informes de avance técnico y los de carácter económico-financiero.


� Coordinadores Técnicos de Área: supervisan la formulación y el manejo técnico económico de la actividad o proyecto co financiado o financiado aplicando conceptos, formatos y procedimientos estandarizados de seguimiento y evaluación, a fin de se alcancen los objetivos institucionales.

32 Salarios, sueldos, honorarios por servicios personales, técnicos o profesionales.

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� Unidad de Presupuesto - Unidad de Tesorería: Verifican disponibilidad de partida y de liquidez, para comprometer recursos en Convenios y para, una vez suscrito, atender solicitudes de desembolsos.

� Unidad de Contabilidad: Valida u objeta soportes de gasto entregados por Custodio.

� Jefatura administrativa, económica y financiera: Otorga Visto Bueno para los trámites en su área.

� Unidad de Tesorería: Entrega recursos a Custodio, a solicitud expresa del administrador o coordinador del proyecto, previa autorización de la Dirección Ejecutiva.

5. DOCUMENTACIÓN

• Documentos de identificación y experiencia de la entidad asociada. • Propuesta de proyecto, Presupuesto, Plan Operativo, Cronogramas de

ejecución y desembolsos, presentados en formatos estandarizados de la Fundación;

• Convenio legalizado con firmas de representantes legales; • Documentos de trámite, como los que funcionan para la operación técnica de

Proyectos y para el manejo de Fondos de Proyectos.

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INSTRUCTIVO NO: 11 BONIFICACIONES ESPECIALES

1. OBJETO Establecer una bonificación especial de estímulo, con cargo a los recursos de autogestión, a favor de los/ las empleados(as) o personas naturales que colaboran en actividades especiales de interés de la Fundación y, en los montos que se señalan en el presente instructivo, como un reconocimiento a la labor que desarrollan en la Entidad.

2. - ALCANCE

2.1. La bonificación especial se aplicará de manera exclusiva y previa aprobación de la Presidencia y Dirección Ejecutiva a favor de:

a. La Señorita Patronato y las personas voluntarias y/o pasantes que colaboran en

la ejecución de los Proyectos de la Fundación, como un apoyo a los gastos de movilización y transporte; y,

b. Los/las funcionarios, empleados y trabajadores de la Oficina Central y Centros de Costo bajo responsabilidad de la Fundación, a quienes a más de las tareas habituales que deban cumplir en razón del cargo u oficio, se les asignare, fuera de la jornada normal de trabajo, determinadas actividades específicas, consideradas necesarias, encaminadas a coadyuvar el cumplimiento de la finalidad, objetivos y funciones establecidos en el Capítulo II del Estatuto Social de la Entidad.

Los Funcionarios (as), empleados (as) y trabajadores (as) al ser beneficiarios de este bono y, por el tiempo en que este dure, no percibirán horas extraordinarias. 2.2. Para la determinación del monto de las bonificaciones establecidas en el presente

instructivo, se ha tomado en cuenta, principalmente, los siguientes criterios:

a. Naturaleza y complejidad de las funciones específicas a desempeñar; b. Nivel de responsabilidad en las tareas a ejecutar; y, c. La disponibilidad financiera de la Fundación.

2.3. Sobre la base de los criterios y requisitos arriba señalados, se fija la bonificación

de estímulo, de acuerdo al nivel y en los montos que se detalla a continuación:

Nivel 1

Señorita Patronato

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$USA 300, 00 Nivel 2 Coordinadores

Técnicos De Área cuando apoyen las actividades señaladas en la letra b) del punto 2.1. de este instructivo

Profesionales de Equipos Técnicos de los Centros de Costo, cuando apoyen las actividades señaladas en la letra b) del punto 2.1. de este instructivo

$USA 200,00

Nivel 3

Choferes que apoyen las actividades señaladas en la letra b) del punto 2.1. de este instructivo

$USA.100, 00

Nivel 5

Voluntarios, pasantes de proyectos

$USA 50,00

2.4. La bonificación especial estará financiada por las actividades de autogestión de la Entidad.

En ningún caso se destinarán recursos municipales para cubrir esta bonificación. 2.5. Esta bonificación se cancelará a fin de cada mes y en forma independiente al sueldo o

salario que corresponda al o la beneficiario (a) del mismo. 2.6. Las dudas que se originen en la aplicación e interpretación del presente instructivo, serán

resueltas por el órgano de gobierno y dirección que corresponda.

2. DEFINICIONES:

� BONIFICACIÓN ESPECIAL.- Reconocimiento económico establecido con recursos propios de autogestión de la Fundación a favor de los funcionarios, empleados y trabajadores que colaboran en la Entidad, de conformidad a los niveles y en la cuantía que se señala en el presente instructivo.

� ACTIVIDADES ESPECÍFICAS.- Las consideradas y calificadas como necesarias o

especiales por las autoridades de la Fundación, en apoyo a los programas y proyectos sociales que ejecuta, y que deban ser cumplidas fuera de la jornada normal de trabajo, por los/las funcionarios (as), empleados (as) y trabajadores (as) de la Entidad, de manera adicional a las tareas habituales que en razón de su cargo u oficio se les hubiere encomendado.

� OFICINA CENTRAL.- Sede principal en que La Presidencia y Dirección Ejecutiva

de la Fundación ejercen su acción.

4. PROCEDIMIENTO

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4.1. La DAEF, certificará la existencia de fondos suficientes provenientes de auto gestión para financiar el egreso. 4.2. La Dirección Ejecutiva, previo visto bueno de la Presidencia, autorizará el pago de la Bonificación, de acuerdo a lo establecido en el presente instructivo. 4.3. El valor correspondiente será pagado a fin de cada mes a el/la servidor beneficiario del mismo.


ÁREAS DE GOBIERNO Y DIRECCIÓN:

� Asamblea General: Aprueba y autoriza establecimiento de la bonificación33 � Presidencia: Otorga su visto bueno � Dirección Ejecutiva: autoriza la emisión del documento de pago y lo suscribe � Dirección Administrativa, Económica y Financiera: Verifica la disponibilidad

presupuestaria y liquidez para cubrir el egreso, prepara los documentos de pago y procede a la cancelación.

6. DOCUMENTACIÓN

• Autorización, Registro e informes. • Documentos de pago • Comprobantes de egreso o de pago

33

1. - La Asamblea General Extraordinaria de la Fundación en sesión llevada a efecto el 26 de julio de 2002, autorizó el establecimiento de un bono de estímulo y compensación para los/las servidores (as) municipales asignados para prestar servicios en la Entidad en estrecha relación y/o apoyo inmediato con la Presidencia y Dirección Ejecutiva), disponiendo que el valor del referido bono se lo fije sobre la base de un instructivo elaborado para el efecto por la Dirección Ejecutiva ( ver puntos varios del Acta No 5). 2. -En sesión de Asamblea General Ordinaria de 17 de febrero de 2003, la máxima autoridad de la Fundación aprobó el Manual Orgánico Funcional y los Manuales Internos de Procedimientos e Instructivos de Gestión de la Organización Social, autorizando y disponiendo que la Dirección Ejecutiva realice los cambios necesarios en dichos instrumentos. (Ver punto 4 del Acta No 4)

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INSTRUCTIVO NO 12: SOBRE EL VOLUNTARIADO

1. OBJETO

El presente instructivo tiene por objeto establecer y facilitar las relaciones, compromisos y responsabilidades que guiarán dentro de la Fundación Patronato, las actividades de voluntariado de personas y organizaciones de Acción Voluntaria, reconociendo y valorando la contribución, entrega y compromiso, así como la experiencia y actitudes que los/las voluntarios (as) puedan aportar para el cumplimiento de la misión y finalidades de la Institución. Tiene por objeto además, incentivar y apoyar la formación de una red de personas u organizaciones dispuestas a trabajar por la solidaridad y responsabilidad social en el Distrito Metropolitano de Quito.

2. ALCANCE

Este instructivo determina los requisitos y características de la acción de voluntariado en la Fundación.

No se consideran actividades de voluntariado:

a) Las desarrolladas como consecuencia de una relación laboral, mercantil o profesional de cualquier tipo;

b) Las que generen algún beneficio económico para las personas o entidades que las realicen.

La actividad de voluntariado no podrá en ningún caso sustituir a los puestos de trabajo que debieran ser retribuidos, ni ser considerada como prácticas, aprendizaje o experiencia profesional.

3. DEFINICIONES

� Voluntariado: Para efectos del presente instructivo, se entiende por voluntariado al servicio de libre albedrío o de libre elección, solidario, altruista y no remunerado que conviene prestar una persona por sí o a través de un grupo organizado de reconocido prestigio, a los programas o proyectos sociales de atención integral a la población objetivo de la Fundación y, de conformidad con los principios, lineamientos y normas vigentes en la Entidad.

� Voluntario (a): Es la persona que, por decisión propia, destina

ocasionalmente o con regularidad parte de su tiempo a la acción solidaria, humanista (filantrópica) y desinteresada para apoyar las acciones emprendidas por la Fundación a favor de los grupos vulnerables del Distrito Metropolitano de Quito.

� Organizaciones de Acción Voluntaria: Son instituciones sin ánimo de lucro,

cuyos objetivos son procurar el mejoramiento de la sociedad y cuyo trabajo se desarrolla mediante la acción voluntaria de sus asociados.

4. DERECHOS DEL VOLUNTARIADO

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Son derechos del voluntario o voluntaria:

a) Recibir en la Entidad un trato justo y de respeto a su libertad, dignidad, intimidad y creencias personales, así como obtener el respeto y reconocimiento por el valor social de su contribución.

b) Participar activamente en los programas o proyectos que le asigne la Entidad, recibiendo la información pertinente, en especial, sobre sus fines, estructura organizativa y funcionamiento.

c) Recibir el apoyo técnico, humano y formativo que requiera la tarea que se le asigne dentro de la Institución.

d) Colaborar, cuado se le solicite, en el diseño, elaboración, ejecución y evaluación de los programas o proyectos en los que participe.

e) Realizar su actividad en las debidas condiciones de seguridad e higiene, en función de la naturaleza y características de la misma.

f) Recibir de parte de la Entidad una acreditación que le identifique como voluntario (a). g) Previo Aviso a la Institución, cesar libremente en su condición de voluntario (a. h) Los demás que se deriven del presente instructivo.

5. REQUISITOS Y DEBERES DE LAS PERSONAS VOLUNTARIAS:

a) Llenar el formulario de solicitud establecido para el efecto por la Fundación, en el que se exprese el interés y los motivos para la acción voluntaria en la Fundación, adjuntando la documentación requerida y, cuando fuere del caso, la carta de aval o auspicio o aval de una Organización de Acción Voluntaria de reconocido prestigio.

b) Aprobada su solicitud, suscribir el correspondiente documento en el que acepta de manera

expresa que la actividad que desarrollará en cualquiera de los programas o proyectos sociales que ejecuta la Fundación:

o Tendrá carácter altruista, solidario y responsable; o Que su realización es libre, sin que tenga su causa en una obligación personal o deber; o Que se llevará a cabo sin contraprestación económica ni ánimo de lucro; o Que responda a las necesidades de los usuarios de los programas y proyectos sociales

de la Fundación, y, c) Que en su labor se compromete a observar las siguientes normas de conducta:

o Cumplir los compromisos asumidos con la Fundación, respetando y observando sus fines, normas de organización y reglamentos internos;

o Actuar con la máxima diligencia, profesionalismo, sensibilidad y eficacia en las tareas que se le encomiende, siguiendo las instrucciones que le impartan los responsables de la Entidad;

o Respetar, en su actividad los derechos individuales de los usuarios de los programas y proyectos sociales de la Fundación;

o Ejecutar su labor de manera desinteresada sin esperar ni aceptar ningún tipo de retribución material;

o Participar en aquellas actividades de formación que establezca la entidad para un mejor desempeño de las tareas que se le asigne;

o No interrumpir y sin previo aviso su actividad si ello produjera perjuicios para los beneficiarios de los programas o proyectos;

o Mantener una relación de armonía y cooperación con todo el personal de la Fundación; o Cuidar con diligencia los recursos materiales que ponga a su disposición la entidad; o Utilizar adecuadamente los distintivos de la Fundación y los documentos de

acreditación que se le otorgue;

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o Guardar, cuando proceda, la debida confidencialidad de la información recibida y conocida en el desarrollo de su actividad voluntaria;

o Observar las medidas de seguridad e higiene que se adopten en la Entidad.

6. DEBERES DE LA FUNDACIÓN FRENTE A LOS/LAS VOLUNTARIOS(AS) a) Informar y orientar adecuadamente a las personas voluntarias sobre los fines y

objetivos, organización, funcionamiento de la Entidad, así como de los programas, proyectos que ejecuta y, sobre las actividades que en ella vaya a realizar;

b) Proporcionarles la formación necesaria para el correcto desarrollo de sus actividades, (instruyéndoles acerca de los riesgos que pudieran afectarles);

c) Establecer con precisión la duración del compromiso y las formas de desvinculación por ambas partes;

d) Dotarles de los medios adecuados para el cumplimiento de las tareas o funciones que se les encomiende;

e) Acoger, cuando fueren pertinentes, las opiniones y sugerencias de los/las voluntarias para el mejoramiento de los servicios;

f) Facilitarles la correspondiente acreditación que les habilite e identifique para el desarrollo de sus actividades ;

g) Garantizar un ambiente de respeto y el reconocimiento de la entidad por la labor que realicen;

h) Conferir, a la finalización de la actividad de voluntariado un certificado que acredite la colaboración prestada, en el que deberá constar la fecha, duración y naturaleza de las actividades o programas en los que han participado;


AREAS DE GOBIERNO Y DIRECCIÓN: � Presidencia y Director (a) Ejecutivo (a): Aprueban o niegan solicitudes,

sobre la base del informe señalado en el párrafo siguiente.

� COORDINADORES TÉCNICOS DE ÁREA Y DE PROYECTOS: ADMINISTRA: Revisarán solicitudes, documentación presentada, analizando la pertinencia y necesidad de la actividad de voluntariado, emitiendo por escrito el informe correspondiente. 8. DOCUMENTACIÓN

o Formulario de Solicitud de incorporación con exposición de motivos para

participar en la acción voluntaria en la Entidad o Hoja de Vida, certificaciones, título profesional o Carta de aval o de auspicio de una Organización de acción Voluntaria, si fuere

del caso o Auspicio y aval de una organización de reconocido prestigio, cuando

corresponda o Aprobada y aceptada la solicitud, documento debidamente firmado en el que se

acepta los deberes y compromisos establecidos.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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Administrador de los Recursos para el Proyecto: Es el o la responsable de la Coordinación de un Centro de Costo o Proyecto. Es también responsable de supervisar el trabajo de la persona encargada del manejo económico, financiero y contable del Proyecto, con quien suscribirá cheques y otras órdenes de egreso de fondos de la cuenta bancaria en la que se manejen los recursos asignados para el funcionamiento del Centro o Proyecto. Administrador del Fondo de Caja Chica: Es el titular de La Presidencia o Dirección Ejecutiva, o, el responsable de la Dirección o Coordinación de un Órgano de gestión técnica, que solicita la creación, incremento o el mantenimiento de un Fondo de Caja Chica. Cuando el administrador del Fondo de Caja Chica no fuera el Director Ejecutivo de la Fundación sino el Director (a) Beneficiario del pago: Es la persona, empresa o entidad jurídica que recibe valores en cheques girados a su orden desde un Fondo de Proyecto para cancelar facturas por servicios personales, facturas de compra o notas de venta legalmente expedidas por adquisiciones realizadas, roles de pagos, depósitos en el SRI por obligaciones tributarias, depósitos en el IESS por obligaciones patronales y retenciones de aportes personales, otros pagos por conceptos de obligación laboral. Centro de Costo: Unidad generadora de ingreso o egreso de valores en efectivo, cheques, transferencias para la ejecución de proyectos, creación o reposición de caja chica, ayudas sociales, títulos y otras formas de expresión monetaria aplicables, de la que proviene o en la que se genera por esta razón un movimiento contable. En la Fundación: La Oficina Central y, de acuerdo al Plan Operativo, cada uno de los CENTROS DE COSTO o PROYECTOS. Concepto del Gasto: Costo de un bien o de un servicio necesario en un Proyecto, susceptible de cubrirse como débito que afecta a una partida presupuestaria, con cargo al Fondo de Proyecto. Debe corresponderse estrictamente con lo establecido como Objeto y Alcance de este mecanismo, caso contrario no se justificará para registros contables. Custodio: Es la persona designada por el administrador de un Fondo de Caja Chica para su manejo económico y trámite operativo. El funcionario o la funcionaria designado (a) “Custodio” debe trabajar en relación de dependencia34 con la Fundación. Las funciones de un Custodio de un Fondo de Caja Chica deben ser independientes de las de autorización, ejecución, registro contable y control de las operaciones financieras. Manejo de liquidez es la actividad que se corresponde con el flujo de ingresos y egresos de valores monetarios, sea en efectivo, en cheques o en títulos valores expresados en moneda de curso legal en el país, o en moneda convertible. Receptores externos: Proveedores en general, contratistas. Receptores Internos: personal de la Fundación que recibe: remuneraciones por contratos de servicios personales o profesionales, anticipos, créditos, bonificaciones; responsables de recepción de desembolsos para proyectos de ejecución directa; responsables de recepción de desembolsos para proyectos municipales en administración; responsables de desembolsos a entidades asociadas, para la ejecución de proyectos; otros pagos al personal, como: viáticos, subsistencias.

34 Relación de dependencia directa o por comisión de servicios.

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Reposición de Caja Chica: Una vez creado un Fondo de Caja Chica con la aprobación del Director Ejecutivo, el Administrador y/o Custodio solicitarán las correspondientes reposiciones, cuando se justifiquen en forma documentada gastos por un valor equivalente al menos al 70% de la cantidad establecida como provisión regular o como valor del monto total previamente aprobado. Su requerimiento será atendido en la DAEF siempre que existan disponibilidades presupuestarias y de liquidez. Reposición de los Recursos para el funcionamiento de un Centro o Proyecto: El Coordinador de Proyecto, en forma mensual, a través del Programa Periódico de Caja y el Cronograma Mensual de Actividades y contando con el Visto Bueno del o la Coordinador (a) de Área que se expresará en un Informe Técnico, solicitará al Director Ejecutivo de la Fundación las correspondientes asignaciones para el inmediato período, justificando -en forma documentada- los gastos efectuados en el mes que está siendo informado. Su requerimiento será atendido por la DAEF siempre que existan disponibilidades presupuestarias y de liquidez. Responsables de manejo de liquidez: i) Dirección Ejecutiva, en lo que le compete de acuerdo a sus funciones y límites de aprobación; ii) DAEF y la unidad de Pagaduría; iii) Coordinadores de Centros de Costo; iv) Administradores y Custodios de Caja Chica; v) Otros funcionarios expresamente delegados por autoridad competente, en casos excepcionales, para recibir o entregar valores en efectivo o en cheques, siempre que se supervise desde la DAEF la utilización adecuada de documentos de soporte contable. Solicitante del gasto: Es la persona que recibe dinero en efectivo del Custodio para efectuar pagos dentro de las determinaciones de objeto y alcance del Fondo de Caja Chica. El solicitante de una provisión para un gasto de este tipo está obligado a presentar al Custodio en un plazo máximo de 8 (ocho) horas hábiles los documentos que sustenten el gasto35, caso contrario, será sancionado administrativamente cuando retrase esta acción en forma deliberada36.

35 Facturas, notas de venta, recibos que certifiquen gastos. En conjunto, se denominan “documentos de soporte” 36 El Custodio, para el efecto, dará aviso al Administrador del Fondo. De no hacerlo en forma inmediata al cumplimiento del plazo estipulado, será corresponsable y estará también sujeto a sanción administrativa.

manual de procedimientos administrativos y economico financieros

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