manual de prevenciÓn para evitar la legitimaciÓn de ... · ― relación entre lavado de activos...
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MANUAL DE PREVENCIÓN PARA EVITAR LA LEGITIMACIÓN DE ACTIVOS PROVENIENTES DE
ACTIVIDADES DELICTIVAS.
Actualizado al 31/05/2019
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Contenido
I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 3
i. Marco general..........................................................................................................................................................................................................................................................3
ii. Marco conceptual ...................................................................................................................................................................................................................................................4
II. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN ................................................................................... 6
i. Antecedentes ...........................................................................................................................................................................................................................................................6
ii. Objetivos del Sistema .............................................................................................................................................................................................................................................6
iii. Ámbito de Aplicación .........................................................................................................................................................................................................................................6
iv. Componentes del Sistema .................................................................................................................................................................................................................................7
III. ESTRUCTURA DE PREVENCIÓN ................................................................................................. 8
i. Directorio ..................................................................................................................................................................................................................................................................8
ii. Oficial de Cumplimiento .........................................................................................................................................................................................................................................8
iii. Asistente de cumplimiento ..............................................................................................................................................................................................................................10
IV. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ............................................................................................... 11
V. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA DE CLIENTES ............... 12
i. Política de Aceptación de Clientes .....................................................................................................................................................................................................................12
ii. Proceso de Debida Diligencia de clientes minoristas .....................................................................................................................................................................................15
iii. Proceso de Debida diligencia del Cliente Mayorista ..................................................................................................................................................................................16
iv. Proceso de Debida diligencia intensificada (DDI) ....................................................................................................................................................................................18
v. Verificación de antecedentes ..............................................................................................................................................................................................................................21
vi. Determinación del perfil transaccional .........................................................................................................................................................................................................22
vii. Clasificación por riesgo ....................................................................................................................................................................................................................................23
viii. Política de actualización ..................................................................................................................................................................................................................................24
ix. Política de conservación de la documentación ............................................................................................................................................................................................24
VI. PROCESO DE MONITOREO Y REPORTES .............................................................................. 25
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i. Desvíos de Perfil ...................................................................................................................................................................................................................................................25
ii. Monitoreo y Actualización de Listas ..................................................................................................................................................................................................................25
iii. Monitoreo de clientes con factor de riesgo ...................................................................................................................................................................................................26
iv. Reporte de operaciones sospechosas ...........................................................................................................................................................................................................26
VIII. REPORTES AL BANCO CENTRAL DEL URUGUAY ............................................................... 31
i. Reporte de Transacciones Financieras .............................................................................................................................................................................................................31
ii. Transporte de Valores por Frontera ...................................................................................................................................................................................................................31
iii. Volumen operativo ...........................................................................................................................................................................................................................................31
IX. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CON RESPECTO AL PERSONAL. ............................... 32
i. Conozca a su empleado........................................................................................................................................................................................................................................32
1.1. Incorporación de Personal ..........................................................................................................................................................................................................................32
1.2 Evaluación del Personal .............................................................................................................................................................................................................................32
1.3 Responsabilidades en materia de prevención de lavado de activos ....................................................................................................................................................33
1.4 Legajo del Funcionario ...............................................................................................................................................................................................................................33
1.5 Código de Conducta .....................................................................................................................................................................................................................................34
ii. Capacitación del personal ....................................................................................................................................................................................................................................34
iii. Régimen Sancionatorio ....................................................................................................................................................................................................................................34
XIII. REVISIÓN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN ............. 35
ANEXOS ........................................................................................................................................................... 35
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I. INTRODUCCIÓN
Los sistemas financieros en general, las empresas de Servicios
financieros y de mercados de valores, son muchas veces utilizadas
como medio para introducir en el circuito financiero legal, fondos
provenientes de actividades ilícitas, método conocido como “lavado de
dinero”. Ello puede producir un efecto negativo no sólo en la
institución que inadvertidamente fue utilizada con ese fin, sino en la
sociedad en su conjunto.
El presente manual tiene por objeto la fijación de políticas y
procedimientos para la administración del riesgo de lavado de activos
y financiamiento del terrorismo; pautas para la identificación y registro
de operaciones inusuales, y los mecanismos a seguir en el análisis y
seguimiento de las mismas.
Los procedimientos que se relacionarán, son de cumplimiento
obligatorio por parte de los funcionarios, representantes y accionistas
y su correcta instrumentación y aplicación ayudará a disminuir los
riesgos ocasionados por el incumplimiento de las normas vigentes en
la materia.
i. Marco general
El presente manual se elabora en cumplimiento de lo dispuesto en los
artículos 185 y 186 del Libro III - Protección del sistema financiero
contra actividades ilícitas, Título I - Prevención del uso de los
intermediarios de valores y las sociedades administradoras de fondos
de inversión para el lavado de activos y el financiamiento del
Terrorismo de la recopilación de Normas del Mercado de Valores, a
tales efectos, le sirven de sustento normativo la Ley No. 19.574 de 20
de diciembre de 2017 y Comunicaciones emitidas por el Banco Central
del Uruguay (BCU).
Asimismo, el presente Manual incorpora disposiciones emergentes de
las mejores prácticas internacionales en la materia como ser
disposiciones de las Naciones Unidas (ONU), Recomendaciones del
Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), disposiciones de
Office of Foreign Assets (OFAC), adaptados a los usos y costumbres
del mercado local.
Desde la Dirección de la entidad se promueve un alto interés y
compromiso para lograr la efectividad del sistema integral de
prevención del LA y FT, y es por ello que uno de los pilares básicos
del mismo radica en el conocimiento detallado de los clientes con los
que opera.
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ii. Marco conceptual
― Definición de Lavado de Activos
La conversión o la transferencia de bienes y/o derechos, a sabiendas
de que los mismos tienen origen delictivo, con el fin de ocultar o
encubrir la procedencia ilícita de los mismos, su propiedad y el
ejercicio real y efectivo de su control, o de ayudar a cualquier persona
que participe en la comisión de tal delito o delitos, a eludir las
consecuencias jurídicas de sus acciones.
― El proceso de lavado de activos
Desde el punto de vista teórico, se reconocen en el proceso de LA, tres
etapas: la colocación de los bienes o fondos, la transformación para
disfrazar el origen, propiedad y ubicación de los fondos y por último, la
integración de los fondos:
Etapa 1: Introducción de losbienes o del dinero en efectivo:consiste en introducir dinero enefectivo u otros valores en elsistema financiero o en otrossectores de la economía formal.En el proceso de legitimación deactivos provenientes deactividades delictivas, lasorganizaciones criminales utilizanuna amplia gama de sujetos, quetrascienden el espectro de losintegrantes del sistema financiero,alcanzando a otros agentes de laeconomía.
Etapa 2: Fraccionamiento oTransformación: se llevan a cabo unaserie de operaciones para disfrazar odisimular el origen de los fondostratando de eliminar rastros yevidencias. Los fondos o valorescolocados en la economía legal sonmovilizados múltiples veces, paraocultar el rastro de su origen ilícito.
Etapa 3: Inversión, Integración o goce de los capitales ilícitos: es la finalización del proceso. En este paso, el dinero lavado regresa al circuito económico legal, disfrazado ahora como "dinero legítimo".
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― Concepto de Financiamiento del Terrorismo
La organización, provisión o recolección de fondos para financiar una
organización terrorista o a un terrorista individual, con la intención que
se utilicen total o parcialmente con la finalidad de intimidar a una
población u obligar a un gobierno o a una organización internacional,
a realizar un acto o abstenerse de hacerlo mediante la utilización de
armas de guerra, explosivos, agentes químicos o bacteriológicos, o a
cualquier otro medio idóneo para atemorizar a la población, poniendo
en peligro la vida, la integridad física, la libertad o seguridad de un
número de personas.
Dicho delito puede existir independientemente de si los activos
involucrados en la operación fueran el producido de actividad delictiva
o se hubieran generado de actividad lícita pero destinada al apoyo del
terrorismo.
La motivación detrás de la financiación del terrorismo es a veces
ideológica, en oposición a la búsqueda de beneficios económicos
― Relación entre Lavado de Activos y el Financiamiento del
Terrorismo
Si bien las técnicas utilizadas para el lavado de activos (LA) y la financiación del terrorismo (FT) pueden resultar similares, ambos delitos presentan diferencias que deben ser tenidas en cuenta al momento de aplicar políticas y medidas de prevención:
En la financiación del terrorismo los recursos pueden tener origen lícito, mientras que en el lavado de activos el origen es siempre ilícito.
En el lavado de activos, los fondos forman parte del propio delito y constituyen una parte esencial del mismo (generalmente en etapas posteriores a su comisión). En la financiación del terrorismo, los fondos son canalizados en forma previa a la realización de actos delictivos y como actos preparatorios de los mismos.
Semejanzas:
Por recomendación del GAFI, el FT debe ser vislumbrado como
un delito previo al LA porque suele derivar en éste último.
Desde un punto de vista histórico, primero se identificó al delito de
blanqueo de capitales y luego al de FT, ambos como importantes
herramientas de apropiación de las vías de financiación de las
organizaciones criminales.
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iv. Componentes del Sistema
El Sistema de Prevención se compone de los siguientes elementos:
Componente / Elemento Documento / Apartado de referencia
1) Políticas y procedimientos para la administración del riesgo de lavado de activos y financiamiento del
terrorismo, que permitan prevenir, detectar y reportar a las autoridades competentes las transacciones que
puedan estar relacionadas con dichos delitos.
Matriz de Riesgo de la entidad.
2) Políticas y Procedimientos de debida diligencia de clientes:
Política de aceptación de clientes.
Políticas y Procedimientos de Debida Diligencia de Clientes.
Clasificación por riesgo de los clientes.
Determinación de perfil transaccional de clientes.
Políticas de actualización de documentación.
Manual de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo.
3) Políticas relativas a la conservación de documentación. Manual de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo.
4) Proceso de Monitoreo de Operaciones que permitan detectar patrones inusuales o sospechosos. Manual de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo.
5) Reporte de Operaciones Sospechosas
Anexo VI – Guía de transacciones sospechosas
6) Reporte de transacciones financieras al BCU Manual de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo.
7) Políticas y Procedimientos respecto al Personal que procuren:
Un alto nivel de integridad del mismo;
Una permanente capacitación que le permita conocer la normativa en prevención LA Y FT.
Manual de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo.
8) Revisión Independiente del Sistema de Prevención Auditoría externa
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III. ESTRUCTURA DE PREVENCIÓN
La prevención de lavado de activos es responsabilidad de todos los
funcionarios de la entidad. No obstante ello, existen funciones,
responsabilidades y líneas de reporte delimitadas sobre los distintos
agentes.
i. Directorio
El Directorio es el máximo responsable por la definición de las
políticas de prevención de LA y FT, por dotar a la organización de los
recursos suficientes para la aplicación de las mismas, y por controlar
su cumplimiento.
Serán responsabilidades del Directorio de DS&P, entre otras, las
siguientes:
a) Adoptar el Código de Ética, Conducta y Buenas Prácticas,
disponer su cumplimiento y difusión y aprobar sus
actualizaciones;
b) Aprobar el Manual de Prevención, que documenta el
Programa de Prevención adoptado por De Simoni & Piaggio
S.A., así como sus actualizaciones;
c) Aprobar, en forma anual, la gestión desarrollada por el Oficial
de Cumplimiento;
d) Designar al Oficial de Cumplimiento de la Institución;
e) Aprobar el Plan Anual de Trabajo del Oficial de Cumplimiento;
f) Resolver la aplicación de correctivos disciplinarios por
violaciones contenidas en el presente Manual.
ii. Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento será el responsable de la implantación, el
seguimiento y control del adecuado funcionamiento del sistema,
debiendo promover la permanente actualización de las políticas y
procedimientos aplicados por la institución. Además, será el
funcionario que servirá de enlace con los organismos competentes.
También será responsable de documentar en forma adecuada la
evaluación de riesgos realizada por la institución y los procedimientos
de control establecidos para mitigarlos, conservando la información
sobre los controles, análisis de operaciones y otras actividades
desarrolladas por los integrantes del área a su cargo.
Asimismo, deberá velar por la aplicación de las políticas y
procedimientos específicos para la prevención y control del lavado de
activos y financiamiento del terrorismo, y por la observancia y
cumplimiento del Código de Conducta por parte del personal.
El Oficial de Cumplimiento será un funcionario comprendido en la categoría de personal superior. Debe estar radicado en el país y contar con la capacitación, jerarquía dentro de la organización y los recursos humanos y materiales necesarios para desempeñar su tarea en forma autónoma y eficiente.
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Serán funciones del Oficial de Cumplimiento:
a) Implementar, dar seguimiento y verificar el cumplimiento de la
totalidad de los procedimientos de prevención y control adoptados
por la firma;
b) Evaluar la eficacia del Sistema Integral de Prevención adoptado y
su conformidad con las leyes y demás regulaciones, informando al
Directorio respecto de la necesidad y conveniencia de su
modificación;
c) Identificar los riesgos inherentes a las líneas de negocio y
categoría de clientes;
d) Vigilar que los datos suministrados por los clientes se verifiquen y
actualicen periódicamente a través de los medios necesarios, y en
la forma que la entidad considere más eficaz.
e) Analizar toda operación, cualquiera sea su monto que, por sus
particularidades (complejidad, falta de justificación económica o
legal evidente, etc.) o bien por la actitud del cliente, se aparte de lo
habitual;
f) Generar un archivo de antecedentes del análisis de operaciones
descritas anteriormente, el cual documente el mismo
apropiadamente;
g) Elevar al Directorio toda operación que el Oficial de Cumplimiento
concluya que contenga características de inusual o sospechosa;
h) Desarrollar informes de gestión con los resultados obtenidos del
monitoreo mensual de operaciones y presentarlos al Directorio, a
efectos de mantenerlo debidamente informado;
i) Mantener actualizadas las listas de antecedentes negativos o anti
clientes, así como la de clientes PEPs;
j) Vigilar los aspectos relacionados con el cumplimiento de las
obligaciones vinculadas con el Reporte Sistemático de Operaciones
al Banco Central del Uruguay, de acuerdo con las normas generales
e instrucciones particulares dictadas por dicho organismo
regulador;
k) Orientar sobre la conservación de los documentos relativos a la
prevención del lavado de activos, de modo que éstos se archiven y
custodien debidamente;
l) Efectuar el seguimiento de las recomendaciones o instrucciones
que, en la materia, le formulen la Superintendencia de
Instituciones de Intermediación Financiera (SIIF) del Banco
Central del Uruguay, la UIAF, o los Auditores Internos y
Externos;
m) Diseñar y adecuar los programas formales de capacitación para
nuevos empleados y de actualización para el resto del personal.
n) Velar por la actualización de las políticas y procedimientos de
presente Manual, de acuerdo con los cambios normativos y el
entorno de negocios de la entidad.
o) Documentar en forma adecuada la evaluación de riesgos realizada
por la institución y los procedimientos de control establecidos para
mitigarlos, conservando la información sobre los controles, análisis
de operaciones y otras actividades desarrolladas por los
integrantes del área a su cargo.
Su designación y eventual cambio deben ser comunicados al Banco
Central del Uruguay dentro de los 5 días hábiles siguientes de
ocurridos.
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iii. Asistente de cumplimiento
a) Revisar que el legajo del cliente se encuentre completo, con la
totalidad de informes y documentos requeridos por las normas
internas y aplicar los procedimientos de verificación y control
previstos en el presente Manual.
b) Efectuar el análisis y descarte manual de las coincidencias
resultantes de la comparación entre la base de clientes de la
Institución, y las listas internacionales incorporadas a la base de
datos que maneja el proveedor.
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IV. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
A los efectos del presente manual, se entiende por riesgo la
contingencia o posibilidad de un daño que pudiese sufrir DE SIMONI
Y PIAGGIO. SB. SA, dada su propensión a ser utilizada a través de
sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o
financiamiento de actividades terroristas.
El riesgo de LA Y FT se materializa a través de los riesgos de
CUMPLIMIENTO, REPUTACIÓN y de CONTAGIO, a los que se
expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que
ello puede representar para su estabilidad cuando es utilizada para
tales actividades.
A los efectos del presente Manual, se entiende por:
Riesgo de Cumplimiento: posibilidad de pérdida en la que incurre
D&P, al ser sancionada u obligada a indemnizar daños y
perjuicios ocasionados por el incumplimiento de normas legales
y/o contractuales.
Riesgo de Reputación: posibilidad de pérdida en la que incurre la
entidad ya sea por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa
respecto de la sociedad y/ o sus prácticas de negocios, que cause
pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos
jurisdiccionales.
Riesgo de Contagio: posibilidad de pérdida que la entidad, o el
Corredor en su caso, puede padecer –directa o indirectamente-,
por una acción o práctica de una Sociedad de Bolsa o Corredor
persona física vinculados comercialmente, ya se trate de un
proveedor, cliente, banco corresponsal, custodio o incluso
contraparte.
La entidad cuenta con un proceso de identificación, evaluación,
administración y monitoreo de riesgos definido y sistematizado en su
Matriz de Riesgos (ver Anexo XX).
Dicho proceso permite prevenir, detectar y reportar a las autoridades competentes las transacciones que puedan estar relacionadas con dichos delitos.
El mismo comprende: Identificación de los factores de riesgo (productos, servicios,
clientes, zonas geográficas, y canales de distribución)
asociados a las líneas de actividad de D&P;
Evaluación de las probabilidades de ocurrencia e impacto;
Implementar medidas de control para la administración y
mitigación de los diferentes tipos y niveles de riesgo
identificados.
Monitorear en forma permanente los resultados de los
controles aplicados y su grado de efectividad, para detectar
aquellas operaciones que resulten inusuales o sospechosas y
corregir las deficiencias existentes en el proceso de gestión del
riesgo.
Documentar las evaluaciones de riesgo realizadas de forma tal
de poder demostrar sus bases, mantenerlas actualizadas y
contar con los mecanismos apropiados para suministrar
información acerca de dicha evaluación de riesgo cuando le
sea requerida.
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V. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA
DE CLIENTES
i. Política de Aceptación de Clientes
D&P tiene como política no mantener relaciones comerciales con
personas físicas o jurídicas respecto de las cuales se considere que las
mismas generen un riesgo difícil de mitigar para la entidad o bien existan
dudas fundadas respecto de la legitimidad de sus actividades comerciales
o profesionales:
Personas físicas o jurídicas que hayan sido procesadas o condenadas
por la Justicia por delitos relacionados con el lavado de activos
provenientes de actividades ilícitas, en los términos de nuestra
legislación;
Personas físicas o jurídicas que hayan sido identificadas como
terroristas o como pertenecientes a organizaciones terroristas, en las
listas de individuos o entidades asociadas confeccionadas por la
ONU:
Personas físicas o jurídicas incluidas en las listas de OFAC;
Personas físicas o jurídicas que no cumplan con los requisitos de
debida diligencia establecidos por el presente manual;
Personas Físicas o Jurídicas que hayan sido deshabilitadas a raíz de
haber sido objeto de un ROS por parte de la institución.
Personas Físicas o Jurídicas de nacionalidad estadounidense.
Shell Banks.
Apertura de cuenta
Para la vinculación de un nuevo Cliente, éste deberá completar en su
totalidad y firmar la Ficha de Cliente que corresponda, según se trate de
una Persona Física o Jurídica, Mayorista o Minorista. Es imprescindible
que todos los titulares de la Cuenta o sus representantes y autorizados a
operar (apoderados, mandatarios, etc.), firmen la Ficha de Cliente
correspondiente, ya que, de ese modo, manifiestan:
La licitud de los fondos, en los términos de la legislación nacional;
Su adhesión a las políticas en prevención del LA y FT
establecidas por la Institución;
La forma en que impartirá las órdenes o instrucciones;
Si actúa a nombre propio o por cuenta de un tercero, debiendo en
este último caso identificar al Beneficiario Final;
Si son personas políticamente expuestas o no;
Conocer y aceptar los riesgos implícitos en la operatoria bursátil.
Además, se solicitará al potencial Cliente, como mínimo, la información y
documentación que se detalla en los apartados siguientes, incorporándola
en la Carpeta del Cliente.
Adicionalmente, De Simoni & Piaggio informará existencia, apertura,
cierre y modificación de cuentas de custodia u otras cuentas vinculadas a
clientes, así como los datos identificatorios de las personas vinculadas
con esos productos; dando cumplimiento a la Comunicación N° 2018/280
del Banco Central del Uruguay, con fecha 21 de diciembre de 2018.
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Aprobación del cliente A efectos de aprobar la cuenta, el Oficial de Cumplimiento verificará la
integridad de la carpeta física del cliente, y procederá a la carga de datos
en el Sistema, asignándole al cliente un número de referencia.
Cuando se trate de un cliente categorizado como de DDI, se deberá contar
además del visto bueno del Oficial de Cumplimiento, con la aprobación
del Directorio.
Identificación de clientes
Es política de la entidad no iniciar transacciones con clientes hasta no
completar los procedimientos de identificación de su identidad, así como
el propósito y naturaleza de la relación de negocios.
De Simoni & Piaggio tiene contacto directo con el 100% de su cartera de
clientes.
Verificación de identidad de clientes
Al igual que lo indica la RNMV en su artículo 190, De Simoni & Piaggio no
podrá tramitar transacciones sin la debida identificación de sus clientes,
sean éstos minoristas o mayoristas.
A tales efectos deberán recabar información para establecer y registrar
por medios eficaces la identidad de sus clientes, así como el propósito y
naturaleza de la relación de negocios.
Deberán instrumentarse los procedimientos más eficaces para verificar la
identidad de los clientes antes de establecer una relación definitiva con
éstos, para lo cual deberán considerar el resultado de la evaluación de
riesgo realizada. Dichos procedimientos deberán contemplar el contacto
personal (presencia física) en los siguientes casos:
a) Clientes que realizan una actividad económica.
Se consideran incluidos en esta definición a las personas físicas y
jurídicas que realizan actividades comerciales, industriales, agrícolas,
financieras, profesionales, etc.
Cuando se trate de clientes cuyas transacciones anuales, de acuerdo con
su perfil de actividad, alcancen importes superiores a U$S 1.500.000
(dólares estadounidenses un millón quinientos mil) o su equivalente en
otras monedas, o realicen transacciones por dicho monto en el transcurso
de un año calendario, la identidad del cliente deberá verificarse mediante
el contacto personal con el titular, representante o apoderado, realizado
por la institución o por terceros en el marco de lo dispuesto en el artículo
198.
En el caso de clientes que, sin cumplir con la condición establecida en el
párrafo precedente, sus transacciones anuales alcancen –de acuerdo con
su perfil de actividad- importes superiores a U$S 120.000 (dólares
estadounidenses ciento veinte mil) o su equivalente en otras monedas, o
realicen transacciones por dicho monto en el transcurso de un año
calendario, la verificación antes mencionada también podrá ser realizada
por otra entidad financiera local o del exterior inscripta ante el organismo
de contralor de su país para realizar actividades financieras, o por un
escribano o quien cumpla esta función en el exterior, debiéndose obtener
la correspondiente certificación de que dicho contacto fue realizado.
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b) Clientes que no realizan una actividad económica.
Se consideran incluidos en esta definición a las personas físicas y
jurídicas no comprendidas en el literal a), incluyendo a las sociedades que
se utilicen como vehículo de inversión, las sociedades cuya principal o
única función es la de tener o administrar la propiedad de otras
sociedades o compañías, los fideicomisos, entre otros.
Cuando se trate de clientes cuyas transacciones anuales, de acuerdo con
su perfil de actividad, alcancen importes superiores a U$S 500.000
(dólares estadounidenses quinientos mil) o su equivalente en otras
monedas, en el caso de no residentes o importes superiores a U$S
1.000.000 (dólares estadounidenses un millón) o su equivalente en otras
monedas, tratándose de residentes, o realicen transacciones por dicho
monto – según corresponda - en el transcurso de un año calendario, la
identidad del cliente deberá verificarse mediante el contacto personal con
alguno de los beneficiarios finales, realizado por la institución o por
terceros en el marco de lo dispuesto en el artículo 198, debiendo constar
que se mantuvo dicho contacto en la copia del documento de
identificación utilizado como medio de verificación.
En el caso de clientes que, sin cumplir con la condición establecida en el
párrafo precedente, sus transacciones anuales alcancen –de acuerdo con
su perfil de actividad- importes superiores a U$S 120.000 (dólares
estadounidenses ciento veinte mil) o su equivalente en otras monedas, o
realicen transacciones por dicho monto en el transcurso de un año
calendario, la verificación antes mencionada también podrá ser realizada
por otra entidad financiera local o del exterior inscripta ante el organismo
de contralor de su país para realizar actividades financieras, o por un
escribano o quien cumpla esta función en el exterior, debiéndose obtener
la correspondiente certificación de que dicho contacto fue realizado.
Beneficiario Final
Se consideran beneficiarios finales a las personas físicas que son
propietarias o tienen el control final de la operativa del cliente y/o de la
persona en cuyo nombre se realiza la operación.
Se entenderá por beneficiario final (BF) a las personas físicas que, directa o indirectamente, posean como mínimo el 15% (quince por ciento) del capital o su equivalente, o de los derechos de voto, o que por otros medios ejerza el control final sobre una entidad, considerándose tal una persona jurídica, un fideicomiso, un fondo de inversión o cualquier otro patrimonio de afectación o estructura jurídica.
Asimismo, se considerará beneficiario final a las personas físicas que
aportan los fondos para realizar una operación o en cuya representación
se lleva a cabo una operación.
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ii. Proceso de Debida Diligencia de clientes minoristas
Se considerarán como minoristas aquellos clientes que realicen transacciones ocasionalmente por un monto individual o acumulado inferior a US$ 15.000
(dólares estadounidenses quince mil) o su equivalente en otras monedas.
Para aquellos Clientes que cumplan con las condiciones establecidas se requerirá como mínimo la siguiente información:
Información MÍNIMA a solicitar
Personas Físicas Personas Jurídicas
Nombre y apellido completo.
Copia del documento de identidad o constancia de su
consulta o verificación por alguna fuente de información
oficial.
Domicilio y número de teléfono.
Denominación y tipo social.
Nombre comercial.
Domicilio y número de teléfono.
Número de inscripción en el Registro único Tributario (Tarjeta de RUT), si correspondiera dicha
inscripción y N° de Registro de Seguridad Social (BPS). En caso de ser PJ del exterior documento de
identificación tributaria del país de origen.
Identificación de la persona física que realiza la operación, acreditando además su calidad de
representante (actas de directorio, poderes, etc.).
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iii. Proceso de Debida diligencia del Cliente Mayorista
El proceso de Debida Diligencia del Cliente (en adelante DDC) que se describe a continuación se aplica a todos los Clientes Mayoristas de DS&P.
Para la vinculación de un nuevo Cliente Mayorista, se deberá requerir la información y documentación que se detalla seguidamente:
Información MÍNIMA a solicitar
Personas Físicas Personas Jurídicas
Nombre y apellido completo.
Copia del documento de identidad o constancia de
su consulta o verificación por alguna fuente de
información oficial.
Domicilio y número de teléfono.
Fecha y lugar de nacimiento.
Número de inscripción en el Registro Único
Tributario o en el organismo tributario
correspondiente.
Estado civil (si está casado o en unión concubinaria
reconocida judicialmente, nombre y número del
documento de identidad del cónyuge o concubino).
Profesión, oficio o actividad principal e institución
donde la ejerce. (1)
Volumen de ingresos. (1)
Cargo público desempeñado en los últimos dos años.
Identificar si el cliente actúa por cuenta propia o de
un tercero y, en este último caso, identificar al
beneficiario final.
Documentación de respaldo de la actividad
económica del cliente y del origen de los fondos, en
caso de corresponder. (2)
Declaración Jurada de Origen de Fondos, en la que
se declara que los fondos o valores a ser aportados
no provienen ni se vinculan a actividades ilícitas.
Informe Circunstanciado. (2)
Denominación y tipo social.
Nombre comercial.
Domicilio y número de teléfono.
Número de inscripción en el Registro único Tributario (Tarjeta de RUT), si correspondiera dicha
inscripción y N° de Registro de Seguridad Social (BPS). En caso de ser PJ del exterior documento de
identificación tributaria del país de origen.
Identificación de la persona física que realiza la operación, acreditando además su calidad de
representante (actas de directorio, poderes, etc.).
Fecha y lugar de constitución.
Documentación acreditante de la constitución en forma de la respectiva entidad y de sus actuales
autoridades y representantes (testimonio notarial del contrato o estatuto social, constancia de inscripción
en el registro, etc.).
Actividad Principal.
Volumen de Ingresos.
Estructura de propiedad y control de la sociedad, estableciendo quiénes son sus accionistas o propietarios
y dejando constancia de quién es el beneficiario final o controlante de la sociedad, si fuera otra persona
distinta de las anteriores. La identificación de los accionistas o propietarios corresponderá toda vez que los
mismos posean un porcentaje de capital superior al 15%.
País de Actividad.
Copia del Documento de Identidad de Beneficiarios Finales, Representantes y Autorizados.
Constancia de la inscripción en el Registro de beneficiarios finales (Ley nro. 19.484 del 5 de enero de 2017).
Documentación de respaldo de la actividad económica del cliente y del origen de los fondos, en caso de
corresponder. (2)
Declaración Jurada de Origen de Fondos, en la que se declara que los fondos o valores a ser aportados no
provienen ni se vinculan a actividades ilícitas.
Informe Circunstanciado. (2)
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iv. Proceso de Debida diligencia intensificada (DDI)
Además de los requerimientos e información mínima definida en los
apartados anteriores, para los clientes de DDI aplicarán los siguientes
procedimientos:
Informe Circunstanciado (ver Anexo I): en el que se explicitarán todos
los elementos que hayan sido considerados para elaborar su perfil de
actividad. El informe deberá estar adecuadamente respaldado por
documentación que permita establecer la situación patrimonial,
económica y financiera o justificar el origen de los fondos manejados por
el cliente. A estos efectos se considerarán validos estados contables con
informe de Contador Público, declaraciones de impuestos, estados de
responsabilidad, actas de distribución de utilidades, contratos de
compraventa u otra documentación que permita cumplir con lo señalado
precedentemente.
No obstante ello, en todos los casos se deberá contar con copias de las
declaraciones juradas o documentación equivalente presentadas ante la
administración tributaria correspondiente.
En el caso de los PEPs cuyas transacciones anuales, de acuerdo con su
perfil de actividad, alcancen importes menores a U$S 120.000 (dólares
estadounidenses ciento veinte mil) o su equivalente en otras monedas, o
realicen transacciones por hasta dicho monto en el transcurso de un año
calendario, sólo se requerirá la documentación que permita establecer la
situación patrimonial, económica y financiera o justificar el origen de los
fondos manejados por el cliente.
A efectos de determinar dicho umbral, se considerará el monto total a
ingresar o ingresado a la cuenta.
Se exceptúa de esta exigencia cuando se trate de servicios de
referenciamiento, asesoramiento y gestión de portafolios brindados a
clientes no residentes de instituciones financieras del exterior que estén
sujetas a regulación y supervisión siempre que:
― no reciban de dichos clientes - a cualquier título- sumas de dinero,
títulos valores o metales preciosos,
― las instituciones se aseguren que la presentación de la referida
documentación no es un requisito establecido por el regulador
financiero de la institución financiera del exterior en sus normas de
prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, y
― se obtenga una constancia emitida por la Administración Tributaria
correspondiente o una carta emitida por un profesional o por los
representantes del cliente indicando que se encuentra al día con sus
obligaciones tributarias.
Medidas para corroborar la actividad económica y el origen de los
fondos: para estas categorías deberán realizarse procedimientos de
verificación de la actividad económica y origen de los fondos que el
cliente declara. Para ello D&P se valdrá de: información pública,
estados contables, declaraciones juradas, recibos de sueldo, visitas al
cliente, u otros medios que se entiendan necesarios.
Mayor Supervisión: se efectuará un monitoreo más estricto de sus
operaciones, con especial énfasis en el análisis de la naturaleza de las
operaciones y el origen de los fondos.
Aprobación comercial: obtener la aprobación de los principales niveles
jerárquicos de la institución al establecer o continuar una relación con
este tipo de clientes.
19 | P á g i n a
Aumentar la frecuencia de actualización de la información del cliente:
de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 191.1 de la RNMV.
Realizar un monitoreo más intenso de la relación comercial,
incrementando la cantidad y frecuencia de los controles aplicados.
Categorías de clientes comprendidos
La entidad ha definido la aplicación de procedimientos de debida
diligencia intensificada a las siguientes categorías de clientes:
a) Personas Políticamente Expuestas (PEPs)
Se entiende por “personas políticamente expuestas” a las personas que
desempeñan o han desempeñado en los últimos 5 (cinco) años
funciones públicas de importancia en el país o en el extranjero, tales
como: Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de jerarquía,
funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía,
representantes y senadores del Poder Legislativo, dirigentes destacados
de partidos políticos, directores y altos ejecutivos de empresas estatales
y otras entidades públicas.
También se entiende como personas políticamente expuestas a aquellas
personas que desempeñan o han desempeñado en los últimos 5 (cinco)
años una función de jerarquía en un organismo internacional, como ser:
miembros de la alta gerencia, directores, subdirectores, miembros de la
junta o funciones equivalentes.
La ficha de registro de cliente comprende un campo de declaración
respecto a si éste o el beneficiario final de la cuenta integran la
categoría de persona políticamente expuesta, o de familiar o asociado
cercano a una PEP. Asimismo, la entidad realiza al inicio de la relación
comercial y periódicamente cruces de su base de clientes con lista de
PEPs dispuesta por BCU.
D&P aplicará los procedimientos especiales generales ya enunciados, a
todos los clientes de esta categoría, como mínimo, hasta cinco años
después de que una persona políticamente expuesta haya dejado de
desempeñar la función que lo clasifica como tal.
b) Clientes de Riesgo Alto
Son clientes que implican un mayor riesgo para la entidad, de acuerdo a
los factores evaluados en la Matriz de Riesgos de Clientes.
c) Clientes que operan por cuenta de terceros
A efectos de su identificación, se incorpora en la ficha de registro de
cliente una declaración acerca de la modalidad operativa de cada
cliente, para dejar constancia si el mismo opera por cuenta y orden
propia o de terceros, debiendo en este último caso identificar al
beneficiario final. En el caso de las personas jurídicas, se requiere la
identificación de sus socios o accionistas, indicando el porcentaje de
participación en el capital.
Como política definida, la entidad realizará procedimientos efectivos
para detectar todas las cuentas abiertas o transacciones cursadas por
personas físicas o jurídicas que en forma habitual manejen fondos de
terceros y realizará el adecuado monitoreo de dichas operaciones.
Cuando la entidad lo considere necesario y en función de la evaluación
de riesgo realizada, se procederá también a la identificación del
20 | P á g i n a
beneficiario final de las transacciones y se buscará obtener información
sobre el origen de los fondos.
Sin perjuicio de ello, deberán observar los preceptos enunciados a
continuación en función del tipo de cliente de que se trate:
a) Clientes no sujetos a regulación y supervisión financiera
Se consideran incluidos en esta definición los clientes que manejen en
forma habitual fondos de terceros provenientes o relacionados con el desarrollo de las siguientes actividades profesionales, financieras, comerciales o de ahorro: Compraventa, construcción, promoción, inversión o administración de bienes inmuebles; compraventa de establecimientos comerciales: administración o custodia de dinero, cuentas bancarias, valores u otros activos; inversiones o transacciones financieras en general,
Creación, operación o administración de personas jurídicas u otros institutos jurídicos; operaciones de comercio exterior, en las que se realicen pagos ocobros por cuenta de terceros.
Quedan exceptuadas las transacciones o las cuentas que involucren
fondos de terceros únicamente por concepto de honorarios profesionales
o comisiones del titular.
La actividad de estos clientes será considerada como de mayor riesgo y serán de aplicación procedimientos de debida diligencia intensificados
en los siguientes casos:
i. Clientes que realicen transacciones por importes superiores a U$S 600.000 (dólares estadounidenses seiscientos mil) o su equivalente en otras monedas, en un año calendario.
ii. Clientes que realicen transacciones financieras por importes superiores a U$S 50.000 (dólares estadounidenses cincuenta mil) o su equivalente en otras monedas, aunque la operativa acumulada no alcance el umbral mencionado en el literal i).
b) Clientes sujetos a regulación y supervisión financiera
La entidad aplicará procedimientos de debida diligencia especiales cuando establezcan relaciones de corresponsalía con instituciones financieras del exterior, en condiciones operativas que habiliten a éstas a mantener cuentas o realizar transacciones para sus propios clientes por intermedio de la institución de plaza.
A tales efectos, las instituciones deberán:
i. Obtener información suficiente sobre dichas instituciones del exterior para conocer: la naturaleza de su negocio, la reputación de la institución, gerenciamiento, actividades principales y dónde están localizadas; el propósito de la cuenta o transacción; y la regulación y supervisión en su país, incluyendo si ha sido objeto o no de una investigación sobre lavado de activos y financiamiento del terrorismo o de una acción regulatoria.
ii. Evaluar las políticas y procedimientos de la institución del exterior, incluyendo los controles implementados, para prevenirse de ser utilizadas para el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, entre otros.
iii. Entender y documentar las respectivas responsabilidades de cada entidad.
iv. Obtener la aprobación de los principales niveles jerárquicos de la institución al establecer la relación de corresponsalía.
Los Artículos 197 y 197.1 de la RNMV detallan exhaustivamente los
puntos referidos anteriormente con sus particularidades y excepciones.
21 | P á g i n a
d) Clientes que operan por montos significativos
Aquellos clientes que se espera operen por encima del valor definido
como monto significativo (U$S 245.000).
Dicho umbral se determina en función del promedio anual de depósitos
(en efectivo) realizado por los clientes, considerando únicamente
aquellos mayores a U$S15.000 (monto de referencia clientes minoristas).
A efectos del cálculo del nivel de riesgo de los clientes (donde uno de los
componentes de riesgo es MS), el sistema considera el monto definido
en “volumen esperado” de acuerdo al perfil transaccional del cliente.
e) Transacciones con personas y empresas residentes en países que
no aplican las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera
Internacional (GAFI)
Se prestará especial atención a las transacciones con personas físicas y
jurídicas residentes en países o territorios que: no sean miembros del
GAFI o de alguno de los grupos regionales de similar naturaleza; estén
siendo objeto de medidas especiales por no aplicar adecuadamente las
recomendaciones del GAFI.
f) Todas aquellas operaciones que se realizan en circunstancias
inusuales conforme a los usos y costumbres de la respectiva
actividad.
g) Las transacciones de aquellas personas que se vinculen con la
entidad a través de operativas en las que no sea habitual el contacto
personal como en el caso de los clientes que realizan operaciones a
través de modalidades operativas que, utilizando tecnologías nuevas
o en desarrollo, pueda favorecer el anonimato de los clientes.
h) Cuando se establezcan relaciones de corresponsalía con
instituciones financieras del exterior, en condiciones operativas que
habiliten a éstas a mantener cuentas o realizar transacciones para
sus propios clientes por intermedio de la institución de plaza.
v. Verificación de antecedentes
La verificación de datos es un aspecto fundamental del proceso de
debida diligencia de clientes. Es por ello, que previa aceptación del
cliente, la unidad de Cumplimiento llevará a cabo una serie de controles
y verificaciones:
Búsquedas en Internet: búsquedas en internet direccionadas a
corroborar la actividad declarada por el cliente y/o existencia de
información negativa a quienes les corresponda un proceso de
debida diligencia intensificada (referidos en el apartado anterior), u
otros que el Oficial de Cumplimiento entienda requieren información
adicional o complementaria a la presentada.
Cruce contra listas internacionales: en forma trimestral se realizará
un cruce de la base de clientes contra listas de OFAC y ONU, considerando a todas las personas asociadas a la cuenta (titulares, representantes, autorizados a operar y beneficiarios finales). En caso de nuevos clientes, el cruce se realiza en oportunidad de alta del mismo.
22 | P á g i n a
Identificación de Personas Políticamente Expuestas: para la
identificación de PEPs se realizará mediante la propia declaración
del cliente en la Ficha, y a través de la lista de PEPs confeccionada
por el BCU.
En caso que las búsquedas arrojen antecedentes negativos o
información inconsistente, elevará la misma al Directorio, quien
determinará si se completa el proceso de aceptación del cliente.
Se dejará constancia de las verificaciones efectuadas en la Carpeta del
Cliente.
vi. Determinación del perfil transaccional El Oficial de Cumplimiento, será quien designe el perfil de actividad de
cada cliente. A tales efectos tendrá en cuenta, entre otros, los siguientes
elementos: actividad desarrollada y nivel de ingresos y origen de fondos;
propósito de la cuenta y potencialidad de la cuenta.
La determinación del perfil, consiste en fijar un monto por debajo del
cual, el cliente podrá operar normalmente sin efectuar mayores
esfuerzos de control exhaustivo de documentación adicional. A tal
efecto, se establecerá un monto que incluya ingreso de fondos y
depósito de títulos en custodia y cantidad de operaciones en un período
de tiempo determinado.
Asimismo en el sistema de gestión se detalla el perfil personal del
cliente.
Cuando el cliente se encuentre en las categorías de DDI, el perfil de la
cuenta deberá constar en el formulario de Informe Circunstanciado, en
el que se explicitarán todos los elementos que hayan sido considerados
para elaborar dicho perfil.
El perfil del cliente quedará integrado de la siguiente forma:
Propósito de la cuenta
Depósito Inicial
Volumen Esperado
Ingresos/Egresos máximos
Custodia Máxima
Tolerancia Riesgo
Objetivo de Inversión
El perfil constituye una herramienta importante para el monitoreo de
operaciones del cliente. Dependiendo de la categoría del riesgo en la
que se encuentre categorizado el cliente se le admitirá un cierto
porcentaje de tolerancia para las operaciones que se desvíen del perfil
operativo fijado para su actividad. En este sentido el % de desvío
admitido sobre el límite operativo mensual será el siguiente:
Clasificación del Riesgo Porcentaje de desvío
Riesgo Alto 0
Riesgo Medio 20%
Riesgo Bajo 40%
23 | P á g i n a
Revisión perfiles operativos Los perfiles operativos serán revisados de acuerdo a la política de actualización establecida en el numeral (viii). No obstante esto, en caso que se produzcan modificaciones en la naturaleza y/o volumen de las operaciones desarrolladas por los clientes, se revaluará adecuación del perfil asignado.
En la medida que los Perfiles Operativos constituyen una herramienta fundamental para el efectivo monitoreo de transacciones, la determinación de los mismos será aprobada por el Oficial de Cumplimiento.
vii. Perfil Inversor
Para cada cliente se determinará además del perfil operativo, una categoría de perfil inversor, considerando para ello las circunstancias establecidas por el artículo 213 de la RNMV y otras definidas por la entidad. Los perfiles definidos y los productos y operaciones asociados a dichas categorías son:
Perfil Inversor Productos / Operaciones
Conservador Renta fija / variable
Acciones
Moderado
Renta fija / variable
Acciones
Notas
Agresivo
Renta fija / variable
Acciones
Notas
Opciones
Futuros
En los casos en que el cliente decida apartarse del perfil inicialmente establecido, se obtendrá conformidad por escrito y se actualizarán los componentes de determinación del perfil que correspondan.
viii. Clasificación por riesgo
D&P evalúa el riesgo de lavado de dinero de los clientes en oportunidad
de su aceptación, basándose en el modelo de clasificación de clientes
por riesgo establecido por la entidad.
Para la categorización de riesgo del Cliente, se consideran una serie de
factores determinantes que se resumen en la tabla a continuación:
Factores de Riesgo Categoría de Riesgo
Actividad Económica
Riesgo Alto Calidad de PEP
País de residencia y el cliente opera por montos
significativos
País de residencia Riesgo Medio
El Cliente opera por montos significativos
No cumple con ninguno de los factores anteriores Riesgo Bajo
En la medida que un mismo factor implica distintos grados de riesgos
para el cliente, se han definido tablas que asignan categorías de riesgo
diferenciales dentro de cada factor. En el Anexo II, se exponen las
tablas con las escalas internas asignadas a cada factor.
Una vez que la información del cliente se incorpora al Sistema, se
genera en forma automática la categoría de riesgo del mismo, en
24 | P á g i n a
función de los puntajes obtenidos en la evaluación de factores. Basta
con que en uno de los factores evaluados por categoría se cumpla para
que quede determinado el nivel de riesgo en dicha categoría.
Cabe mencionar que para mitigar el riesgo de ser usados en el lavado de
activo y financiamiento del terrorismo contamos con un sistema de
alerta que consiste en detectar cuando el cliente opera por encima de su
perfil transaccional, de modo de obtener la documentación que
justifique dicho desvío; de forma contraria no será aceptada la operación
y se informará al BCU de corresponder.
Anualmente se efectuará una revisión de la matriz de riesgo de clientes,
los factores y ponderadores considerados, a efectos de evaluar si en
necesario realizar ajustes en los mismos y/o actualizar los listados de
referencia (ejemplo: listado de países, listado de actividades).
ix. Política de actualización
La información y documentos obtenidos o elaborados en el proceso de
debida diligencia del cliente, deberá ser actualizada cuando se
verifiquen las siguientes situaciones:
Cuando tenga lugar un cambio sustancial en la forma y/o montos de
las operaciones del cliente;
Cuando D&P tenga conocimiento de un cambio en la actividad
económica, fuentes de fondos, volumen de ingresos;
Cuando sea solicitado por el Oficial de Cumplimiento y/o Directorio,
a partir de por ejemplo situaciones detectadas en los reportes de
monitoreo.
Asimismo, la información deberá actualizarse en función de la
calificación de riesgo:
Tipo de Cliente Período de Actualización
Riesgo Alto Anual
Clientes que operen por montos
significativos No mayor a 2 años
Cliente riesgo medio Como mínimo cada 3
años
Para los clientes de menor riesgo los procedimientos deberán prever que la actualización deberá realizarse también en forma aperiódica, cuando los sistemas de monitoreo detecten patrones inusuales o sospechosos en el comportamiento de los clientes.
x. Política de conservación de la documentación
De Simoni & Piaggio conservará registros de todas las operaciones
realizadas con o para sus clientes, así como toda la información
obtenida en el proceso de debida diligencia por un plazo no menor a 10
(diez) años después de terminada la relación comercial, en el marco de
lo establecido por el Artículo 255.7 de la RNMV.
25 | P á g i n a
VI. PROCESO DE MONITOREO Y REPORTES
La entidad ha implementado un proceso de monitoreo para controlar las
operaciones que realizan los clientes.
Objeto Procedimiento de monitoreo Frecuencia del
control
Desvíos de
Perfil
Reporte de los clientes que operaron por
fuera del perfil transaccional para ellos
definido.
Al cierre de cada
mes
Monitoreo y
Actualización
de Listas
Cruce de cliente contra las listas de ONU,
OFAC y PEPs publicadas por el Banco
Central del Uruguay.
Al ingresar el
cliente y al cruzar
base de clientes
trimestralmente
Monitoreo de
clientes con
factor de
riesgo
El Oficial de Cumplimiento efectuará un
monitoreo particular de las operaciones de
clientes a quienes corresponda un proceso
de Debida Diligencia Intensificada.
Menusalmente
Reporte de
operaciones
sospechosas
Informar a la UIAF las transacciones,
realizadas o no que, resulten inusuales, se
presenten sin justificación económica o
legal evidente, o se planteen con una
complejidad inusitada o injustificada, así
como también las transacciones
financieras que involucren activos sobre
cuya procedencia existan sospechas de
ilicitud.
En ocasión de la
operación
i. Desvíos de Perfil
Como consecuencia del análisis efectuado, se deberá dejar constancia
en el Reporte de Monitoreo de alguno de los siguientes cursos de
acción:
Se trata de un desvío causado por una actividad/situación puntual, y
se han documentado las razones por las cuales el cliente excedió el
límite.
Concluye que la actividad del cliente ha variado en forma sustancial,
y que por tanto es necesario modificar el Perfil Transaccional y/o
Perfil de Riesgo del Cliente. El Oficial de Cumplimiento detallará los
motivos que justifican el cambio de perfil del cliente, explicitando los
elementos considerados.
Solicitar información adicional al cliente, para determinar las causas
del desvío, y descartar que no se trate de fondos de terceros no
identificados.
Concluir que se trata de una operación inusual o sospechosa.
En todos los casos, deberá dejarse constancia del análisis efectuado,
documentando adecuadamente las razones que motivaron la decisión
adoptada.
ii. Monitoreo y Actualización de Listas
Al ingresar un cliente, el Sistema efectuará el cruce de cliente contra las
listas de ONU, OFAC y PEPs publicadas por el Banco Central del
Uruguay. Además, trimestralmente la entidad llevará a cabo la
verificación de toda su base de clientes contra las mencionadas listas.
Con el resultado de esta verificación, el Oficial de Cumplimiento
procederá al análisis y descarte manual de las coincidencias.
26 | P á g i n a
iii. Monitoreo de clientes con factor de riesgo
A efectos de llevar un monitoreo más detallado de sus operaciones,
mensualmente el Oficial de Cumplimiento efectuará un monitoreo
particular de las operaciones de clientes a quienes corresponda un
proceso de Debida Diligencia Intensificada (detallados en numeral iv).
Este reporte mensual, permitirá llevar un control de las operaciones
realizadas por los clientes catalogados con mayor riesgo y verificar que
se haya cumplido con los procedimientos estipulados para este tipo de
clientes.
Están comprendidos dentro los clientes catalogados de mayor riesgo:
Clientes de riesgo alto
Clientes PEP
Clientes que manejan u operan con fondos de terceros
Clientes que operan por montos significativos
Clientes no residentes.
iv. Reporte de operaciones sospechosas
De Simoni & Piaggio informará a la Unidad de Información y Análisis Financiero las transacciones, realizadas o no que, en los usos y costumbres de la respectiva actividad, resulten inusuales, se presenten sin justificación económica o legal evidente, o se planteen con una complejidad inusitada o injustificada, así como también las
transacciones financieras que involucren activos sobre cuya procedencia existan sospechas de ilicitud, a efectos de prevenir el delito de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. En este último caso, se informarán incluso aquellas operaciones que, aun involucrando activos de origen lícito, se sospeche estén vinculadas a personas físicas
o jurídicas comprendidas en dicho delito o destinados a financiar cualquier actividad terrorista.
a) Señales de Alerta
La Unidad de Información y Análisis Financiero del BCU ha dictado, a
través de las Comunicaciones 2002/198, 2010/216, 2012/191, 2014/108,
2018/293 y 2018/294, guías para colaborar con los regulados en la
detección de patrones sospechosos o inusuales en el comportamiento de
los clientes.
Las guías proporcionadas no revisten carácter taxativo, sino que se trata
de una recopilación de tipologías o patrones de transacciones
financieras que podrían estar vinculadas con operaciones de
legitimación de activos provenientes de actividades delictivas.
En caso de detectarse alguna de las situaciones descriptas, el personal
deberá informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento de la entidad,
remitiéndole todos los antecedentes del caso:
Señales de alerta en las operaciones de inversión
Cliente que realiza depósitos en efectivo o compras en efectivo de
instrumentos monetarios por montos inferiores al umbral de reporte
en forma repetitiva.
Compra de valores para ser mantenidos en custodia en la institución,
que no guardan relación con la actividad o el nivel de vida del
cliente.
27 | P á g i n a
Clientes que solicitan servicios de administración de inversiones,
donde el origen de los fondos no es claro o no resulta consistente
con la actividad o nivel de vida del cliente.
Movimientos significativos e inusuales en cuentas de valores en
custodia.
Operaciones de compra-venta de valores sin un objetivo claro y en
circunstancias que resultan poco usuales.
Operaciones importantes o inusuales con valores al portador.
Cliente que exhibe una inusual preocupación acerca de la
confidencialidad.
Cliente que exhibe una inusual falta de preocupación respecto a los
riesgos y costos de transacción.
Varias transacciones financieras relacionadas en las que participa
una misma persona física o jurídica, sin que exista una razón
económica lógica para ello.
Transacciones financieras realizadas por grupos de personas que
puedan estar relacionadas entre sí (por lazos familiares, por lazos
profesionales, por personas de una misma nacionalidad, por
personas en las que exista coincidencia en el domicilio o
coincidencia en los representantes o apoderados, etc.) sin que exista
una razón económica lógica para ello.
Señales de alerta en operaciones vinculadas con la actividad
internacional
Cliente presentado por un banco del exterior ubicado en un país
donde exista una importante actividad vinculada con la producción y
el tráfico de drogas o con organizaciones terroristas, o en un país o
territorio que haya sido identificado como no cooperador en la lucha
contra el lavado de dinero, o en un país sobre el cual existan dudas
acerca de la efectiva aplicación de los estándares
internacionalmente aceptados en materia de conocimiento e
identificación de clientes.
Uso de cartas de crédito y otros métodos de financiamiento de
comercio exterior para mover dinero entre países, cuando esas
operaciones no resultan consistentes con el negocio habitual del
cliente.
Operaciones de comercio exterior - importaciones y exportaciones -
articuladas con gran sofisticación a través de diversos mecanismos,
donde no existe movimiento real de mercadería.
Exportaciones ficticias o sobrefacturación de operaciones de
exportación.
Operaciones de comercio exterior cuyos precios no concuerdan con
los de mercado o cuyos volúmenes resultan muy diferentes de los
comercializados normalmente por parte del cliente y/o sector.
Constitución de importantes saldos en cuenta que no resultan
consistentes con el volumen y la índole de los negocios del cliente, y
su posterior transferencia a cuentas en el exterior.
Solicitudes de emisión de cheques de viajero, cheques bancarios en
moneda extranjera y otros instrumentos negociables, realizadas con
mucha frecuencia.
Cliente que origina o recibe grandes transferencias de fondos en
forma regular, que no pueden ser claramente identificadas como
operaciones legítimas, hacia o desde países donde exista una
importante actividad vinculada con la producción y el tráfico de
drogas o con organizaciones terroristas, o países o territorios que
hayan sido identificados como no cooperadores en la lucha contra el
lavado de dinero, o aquellos países sobre los cuales existan dudas
acerca de la efectiva aplicación de los estándares
internacionalmente aceptados en materia de conocimiento e
identificación de clientes.
28 | P á g i n a
Transferencias electrónicas de fondos de clientes que, sin
explicación, ingresan y egresan de manera casi inmediata, en
especial si el cliente solicita que las mismas no queden registradas
en la cuenta.
Transferencias recibidas del exterior que, en forma casi inmediata,
se aplican a la compra de instrumentos monetarios para efectuar
pagos a terceros.
Señales de alerta relacionadas con la ubicación geográfica
Transacciones en las que intervengan personas físicas o jurídicas
domiciliadas o provenientes de:
Países o territorios que no integren el GAFI, GAFISUD u otros
organismos similares, o que hayan sido identificados por éstos como
carentes de leyes adecuadas o no cooperadores en el combate al
lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
Países o territorios que sean considerados paraísos fiscales o en los
que rijan normas de secreto que puedan dificultar el adecuado
conocimiento de los verdaderos beneficiarios finales de las
operaciones y/o el origen de los fondos utilizados.
Países o territorios identificados por fuentes confiables por sus
niveles considerables de corrupción u otra actividad delictiva.
Países o territorios que han sido objeto de sanciones
internacionales, embargos o medidas similares emitidas por las
Naciones Unidas (ONU) por su vinculación con actividades
terroristas.
Transacciones en las que se utilicen fondos provenientes de
cualquiera de los países o territorios mencionados en el numeral
anterior.
Señales de alerta relacionadas con el tipo de cliente
Transacciones que se realicen a nombre de personas que presenten
evidentes indicios de carecer de la capacidad económica necesaria
para tales adquisiciones o que, sin una razón clara, se realicen a
nombre de menores de edad o personas que presenten signos de
discapacidad mental.
Transacciones en las que participen -directamente o a través de
sociedades-personas incluidas en la definición de personas
políticamente expuestas (PEP) o sus allegados.
Transacciones en las que los intervinientes presenten las siguientes
características:
― Personas físicas o jurídicas incluidas en listas
internacionales por su participación o apoyo a actividades
vinculadas al terrorismo.
― Personas físicas que hayan sido procesadas o condenadas
por delitos precedentes del lavado de activos o sobre las que
existan sospechas respecto de su presunta relación con
actividades delictivas.
― Personas físicas que estén relacionadas con las anteriores
por lazos familiares, profesionales, de origen, en las que
exista coincidencia en el domicilio o coincidencia de
representantes o apoderados, etc.
― Personas físicas o jurídicas con domicilio desconocido o de
mera correspondencia (ej. apartado de correos, sedes
compartidas, estudios profesionales, etc.), o con datos
supuestamente falsos o de probable no certeza.
― Personas jurídicas que no realicen actividades o cuya única
actividad conocida sea la inversión en inmuebles para
tenencia de los mismos o cuando no parezca existir una
relación entre las características de la operación y la
actividad realizada por la empresa compradora.
29 | P á g i n a
Transacciones en las que intervengan Fundaciones o Asociaciones
Civiles u otras organizaciones sin fines de lucro, cuando no
presenten un propósito económico lógico o cuando las
características y los demás participantes de la operación no se
correspondan con los objetivos de la entidad.
Transacciones en las que existan indicios o certeza de que los
clientes no actúan por cuenta propia, o cuando participen
intermediarios de cualquier tipo que intenten ocultar la identidad del
beneficiario final de la operación, o cuando se utilicen sociedades o
fideicomisos para intentar impedir el acceso a la información sobre
la verdadera titularidad de la persona o entidad compradora.
Transacciones en las que se realizan arreglos entre compradores
que permiten la introducción de terceros desconocidos en la última
etapa, formalizándose la operación a su nombre.
Transacciones en las que los participantes demuestren un gran
interés por realizarla muy rápidamente, sin que exista causa que lo
justifique, no prestando atención a las características de los bienes
objeto de la operación ni a las condiciones financieras de la misma
(precio, condiciones de pago).-
Transacciones con fondos generados por un negocio que pertenece
a individuos del mismo origen o nacionalidad, o vinculado con varios
individuos del mismo origen, procedente de países que generan una
preocupación específica por su posible vinculación con actividades
terroristas.
b) Examen de Operaciones Inusuales / Bienes vinculados al terrorismo y Reporte
Ante una operación inusual, compleja o que presente alguna de las
señales de alerta detalladas en a), el personal interviniente deberá
contactarse con el Oficial de Cumplimiento. Éste será responsable de
evaluar si la operación requiere de un examen, y si el mismo deberá ser
presentado al Directorio para decidir el plan de acción.
El Oficial de cumplimiento conjuntamente con el Directorio analizará la
situación, a efectos de establecer si se cumplen las hipótesis
establecidas en los artículos 202 y 203 de la RNMV. En caso afirmativo,
el Oficial de Cumplimiento confeccionará un Reporte de Operación
Sospechosa (ver Anexo III) que se presentará a la Unidad de
Información y Análisis Financiero del BCU.
El reporte se integrará en el formulario proporcionado por el BCU,
siguiendo las indicaciones del documento de Mejores Prácticas Para el
Reporte de Operaciones Sospechosas publicado en el sitio web del BCU.
En caso contrario, de todas formas el Oficial de Cumplimiento
documentará el análisis efectuado, y dejará asentado en un informe.
Confidencialidad
Se cumplirá esta disposición exhaustivamente por parte de los
accionistas, Directorio, personal dependiente y/o asesores; ninguno de
ellos podrá poner en conocimiento de las personas involucradas u de
terceros, las actuaciones o informes que la institución realice o produzca
en cumplimiento de su deber de informar en respuesta a una solicitud
de información que le haya realizado a D&P la UIAF.
30 | P á g i n a
Bienes vinculados al Terrorismo
La entidad informará a la Unidad de Información y Análisis Financiero
la existencia de bienes vinculados a personas que se encuentren en
cualquiera de las siguientes situaciones:
a) Haber sido identificados como terroristas o pertenecientes a
organizaciones terroristas, en las listas de individuos o entidades
asociadas, confeccionadas en cumplimiento de las Resoluciones
del Consejo de Seguridad de la organización de las Naciones
Unidas, para impedir el terrorismo y su financiamiento así como
la proliferación de armas de destrucción masiva;
b) Haber sido declaradas terroristas por resolución judicial firme
nacional o extranjera.
VII. INSTITUCIONES FINANCIERAS CORRESPONSALES
Se entiende por Relaciones de Corresponsalía aquellos vínculos comerciales establecidos con instituciones financieras, locales y del exterior, en condiciones operativas que habiliten a éstas a realizar pagos o transferencias de fondos para sus Clientes por nuestro intermedio. Según lo establece la RNMV en su artículo 197.1, deberán aplicarse procedimientos de debida diligencia especiales cuando se establezcan relaciones de corresponsalía con instituciones financieras del exterior,
en condiciones operativas que habiliten a éstas a mantener cuentas o realizar transacciones para sus propios clientes por intermedio de la institución de plaza. A tales efectos, las instituciones deberán: 1) Obtener información suficiente sobre dichas instituciones del exterior para conocer:
a) la naturaleza de su negocio, la reputación de la institución, gerenciamiento, actividades principales y dónde están localizadas; b) propósito de la cuenta o transacción; c) regulación y supervisión en su país, incluyendo si ha sido objeto o no de una investigación sobre lavado de activos y financiamiento del terrorismo o de una acción regulatoria.
2) Evaluar las políticas y procedimientos de la institución del exterior, incluyendo los controles implementados, para prevenirse de ser utilizadas para el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, entre otros. 3) Entender y documentar las respectivas responsabilidades de cada entidad. 4) Obtener la aprobación de los principales niveles jerárquicos de la institución al establecer la relación de corresponsalía.
31 | P á g i n a
VIII. REPORTES AL BANCO CENTRAL DEL URUGUAY
i. Reporte de Transacciones Financieras
De acuerdo al artículo 204 de la RNMV, los intermediarios de valores
deberán proporcionar a la Unidad de Información y Análisis Financiero
información sobre las personas físicas o jurídicas que efectúen las
siguientes transacciones:
a) recepción de efectivo de clientes por importes superiores a los
US$ 10.000 (diez mil dólares USA) o su equivalente en otras
monedas.
b) retiros en efectivo de clientes por importes superiores a
U$S10.000 (diez mil dólares USA) o su equivalente en otras
monedas.
c) recepción de fondos (tanto de clientes como de terceros para los
clientes) mediante giros y transferencias locales o del exterior,
por importes superiores a U$S 1.000 (mil dólares USA) o su
equivalente en otras monedas, cualquiera sea la modalidad
operativa utilizada para su ejecución.
d) entrega de fondos (ya sea a clientes o a terceros por cuenta de
los clientes) mediante giros y transferencias locales o del
exterior, por importes superiores a U$S 1.000 (mil dólares USA) o
su equivalente en otras monedas, cualquiera sea la modalidad
operativa utilizada para su ejecución.
En las operaciones comprendidas en los numerales a) y b) también se
deberá comunicar la información sobre las transacciones por montos
inferiores al umbral definido, cuando la suma de las operaciones
realizadas en una cuenta determinada supere los U$S 10.000 (diez mil
dólares USA) o su equivalente en otras monedas, en el transcurso de un
mes calendario.
El Oficial de Cumplimiento revisará que los formatos diseñados para
registrar las transacciones señaladas por la autoridad competente,
cubran los aspectos requeridos y controlará que estos estén siendo
debidamente diligenciados por parte del empleado encargado de
atender al cliente al momento de la transacción.
ii. Transporte de Valores por Frontera
El artículo 206 de la RNMV, establece que los intermediarios de valores que transporten dinero en efectivo, metales preciosos u otros instrumentos monetarios a través de la frontera por un monto superior a US$ 10.000 (diez mil dólares USA) o su equivalente en otras monedas, deberán comunicarlo al Banco Central del Uruguay de acuerdo con las instrucciones que se impartirán.
iii. Volumen operativo
De acuerdo a la Comunicación N° 2016/0145, De Simoni & Piaggio
deberá remitir anualmente información sobre el volumen operativo del
ejercicio económico anterior expresado en miles de dólares americanos,
discriminando por líneas de actividad, las cuales se desglosarán en
factores y sub-factores.
La información será remitida a la Superintendencia de Servicios
Financieros dentro de los 30 días siguientes al cierre de cada ejercicio.
32 | P á g i n a
IX. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CON RESPECTO AL
PERSONAL.
i. Conozca a su empleado
Los empleados de D&P son responsables de proteger su integridad y la
de la institución ante la eventual introducción de recursos de
procedencia ilícita. La responsabilidad en el cumplimiento de las
normas de prevención de lavado de activos corresponde a todos los
empleados, de acuerdo con las funciones y grado de responsabilidad
que se le hayan asignado.
Es por esto que D&P cuenta con políticas definidas para la contratación
y conocimiento de sus empleados.
1.1. Incorporación de Personal En la instancia de reclutamiento del personal, D&P realizará los
mayores esfuerzos para corroborar la información de postulantes,
verificando referencias personales y laborales, y constatar la idoneidad
para ocupar el cargo que se le va a asignar.
Asimismo, se verificarán los antecedentes de los mismos contra las
listas de ONU y OFAC.
El nuevo empleado deberá conocer y comprometerse con las políticas y
procedimientos definidos por D&P, para lo cual se le entregará:
Copia del Manual de Prevención del Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo;
Código de Conducta
Además se le destacarán los siguientes aspectos:
deberá participar en todas las actividades (cursos, charlas, eventos,
etc.) referidas a la prevención de lavado de activos y financiamiento
del terrorismo, cuando sus superiores lo consideren oportuno;
deberá comunicar a sus superiores, toda actitud de sus compañeros
que resulte particularmente sospechosa;
ante cualquier “operación sospechosa” que pretenda realizar un
cliente, se lo comunicará a su superior, quien determinará los pasos
a seguir.
Toda información que se maneje dentro de la empresa es totalmente
confidencial.
1.2 Evaluación del Personal
Anualmente el Oficial de Cumplimiento deberá hacer una evaluación
general de los funcionarios con el objetivo de detectar cambios
relevantes en el comportamiento de los mismos que constituyan una
señal de alerta o una situación que requiera un seguimiento posterior.
Para ello, deberá analizar aspectos como: cambios relevantes en sus
hábitos de consumo en su estilo de vida que no resulten acordes a sus
posibilidades económicas, negativa a tomar la licencia anual, niveles de
endeudamiento que exceden su capacidad de pago, etc.
En dicha oportunidad, se solicitará a los funcionarios la presentación de
una Declaración Jurada de Bienes e Ingresos, la misma será tratada y
resguardada con carácter confidencial.
Los resultados de esta evaluación, así como la Declaración Jurada,
deberán documentarse e incorporarse al legajo del funcionario.
33 | P á g i n a
1.3 Responsabilidades en materia de prevención de lavado de activos
Cumplir cabalmente con las normas de prevención del lavado de
activos y financiamiento del terrorismo;
Ante la eventualidad de encontrarse frente a una operación
sospechosa o dudosa, deberán informar de tal circunstancia al
Oficial de Cumplimiento en ese mismo instante, entregándole los
elementos reunidos;
Implementar los controles de prevención del lavado de dinero y de
prevención del financiamiento del terrorismo previos a la
materialización de la operación;
Tener un cabal conocimiento del Código de Conducta de la entidad,
del presente Manual, así como de la normativa nacional e
internacional, vigentes en la materia;
Conocer los contenidos de las guías de transacciones sospechosas o
inusuales, dictadas por la UIAF.
Aplicar las políticas y procedimientos de debida diligencia definidos
por la entidad respecto a los clientes con los que se opera, de forma
tal de obtener un adecuado conocimiento de los mismos, prestando
especial atención al volumen y a la índole de los negocios u otras
actividades económicas que éstos desarrollen.
No poner en conocimiento de las personas involucradas ni de
terceros, las actuaciones o informes que se realicen en cumplimiento
de su deber de informar o en respuesta a una solicitud de
información que se le haya formulado, debiendo asegurar la
confidencialidad.
1.4 Legajo del Funcionario
Para cada funcionario se mantendrá un legajo con la recopilación de
antecedentes, información identificatoria, constancias de capacitaciones
recibidas, evaluaciones realizadas por el Oficial de Cumplimiento, así
como cualquier otro hecho relevante que ocurra.
A modo no taxativo se detallan los documentos a incluir en el legajo:
Fotocopia del documento de identidad.
Constancia de domicilio.
Constancia de recepción del Código de Ética y Conducta.
Constancia de recepción por parte del funcionario del Manual de
Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del
Terrorismo.
Constancias de capacitaciones recibidas.
Constancia de verificación de las referencias aportadas por el
funcionario y/o búsquedas web.
Constancia de verificación en listas (ONU, OFAC, otras).
Constancia de la evaluación anual por parte del Oficial de
Cumplimiento.
Constancia de recepción de la Declaración Jurada de Bienes e
Ingresos.
34 | P á g i n a
1.5 Código de Conducta
El Código de Conducta es el conjunto de normas y principios éticos que
tiene por objeto regular la conducta y actividad de cada uno de los
integrantes de la Sociedad, encausándola ante los desvíos en que los
mismos pudieren incurrir.
El referido código deberá ser aprobado por la Bolsa de Valores de Montevideo, según lo establece el artículo 187 de la RNMV.
Con la finalidad de mantener la integridad y el prestigio de la institución,
se ha adoptado el Código de Conducta aprobado por la Bolsa de Valores
de Montevideo, que se adjunta en el Anexo IV.
Todos los funcionarios deberán cumplir cabalmente con las
disposiciones contenidas en dicho documento.
ii. Capacitación del personal
D&P está comprometido con la capacitación de su personal, para que
esté constantemente actualizado en materia de prevención del Lavado
de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
El Oficial de Cumplimiento será responsable de:
Realizar un plan anual de capacitación, el que será presentado
al Directorio para su evaluación y aprobación;
Determinar el alcance del personal interviniente en la
capacitación.
De cada actividad de capacitación se dejará constancia formal,
documentándolo en el Legajo del Funcionario.
iii. Régimen Sancionatorio
El incumplimiento de lo preceptuado en el presente manual por parte
del personal de la empresa será pasible de sanciones.
Será el Directorio quien evalúe la situación, y determine si corresponde
la aplicación de una medida sancionatoria, en el marco de las leyes
laborales vigentes.
Se considera falta, la violación de cualquiera de las normas contenidas
en el presente Manual, ya sea a título culposo o doloso.
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XIII. REVISIÓN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA INTEGRAL DE
PREVENCIÓN
Se deberá disponer de una revisión independiente del Sistema de
Prevención adoptado por D&P, con una periodicidad anual, a cargo de
un auditor externo.
Como resultado de la misma, el auditor deberá emitir un informe con el
resultado del análisis efectuado sobre la idoneidad y el funcionamiento
de las políticas y procedimientos adoptados por la institución para la
prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo,
indicando deficiencias u omisiones si las hubiera, así como las
recomendaciones para superarlas.
ANEXOS
# Anexo Contenido
I Formularios, Fichas y Check List
II Tabla de Países y Tabla de Actividades
III Formulario ROS
IV Código de Conducta y Ética
V Aspectos normativos
VI Guía de transacciones sospechosas