manual de funciones y procesos y procedimientos de …

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

ALCALDIA MUNICIPAL DE VITERBO CALDAS

SANDRA LUCIA BURGOS RESTREPO

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

PEREIRA RDA. 2008

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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

ALCALDIA MUNICIPAL DE VITERBO CALDAS

SANDRA LUCIA BURGOS RESTREPO

Trabajo de Grado presentado como requisito para opt ar por el titulo de pregrado en Ingeniería Industrial

Directora: Luz Estella Restrepo Ferro Ingeniera Industrial y Docente de planta de la Facultad de Ingeniería Industrial

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

PEREIRA RDA. 2008

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Nota de Aceptación

________________________________

________________________________

________________________________

________________________________ Director

________________________________ Jurado

________________________________ Jurado

Pereira Risaralda, ____ de________________ 2008.

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AGRADECIMIENTOS

A Dios que me ha dado la vida. A mi Familia por su incondicional y constante apoyo en todo este proceso de realización y culminación de mis estudios Universitarios. A mis profesores y compañeros por su acompañamiento, y a todas aquellas personas que aportaron conocimientos y colaboración en este trabajo.

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RESUMEN DEL TRABAJO

En este trabajo se recopilan los resultados obtenidos a lo largo de la práctica realizada en La Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas, cuyo Objetivo general consistía en elaborar los Manuales de Funciones y Procesos y Procedimientos de esta Alcaldía, con el fin de dar un direccionamiento nuevo a la organización, permitiendo así un mejoramiento continuo tanto a nivel interno como para la comunidad en general. Inicialmente se realizó el Manual de Funciones que era un requerimiento primario que se tenía debido a la reestructuración que iniciaba con el periodo del nuevo Alcalde Municipal Carlos Alberto Ramírez. La modificación de La Planta de Personal y la supresión de empleos, como consecuencia de la aplicación de una reestructuración, se fundamentó en el Estudio Técnico elaborado por La Administración Municipal. En esta reestructuración se redujeron 9 cargos de la planta de personal, se fusionaron Secretarias y Oficinas y se rediseñaron los puestos de trabajo. En la realización de este Manual de Funciones se recopiló información procedente de un Manual de Funciones expedido por Decreto N° 0 14 de marzo 15 de 2006 que además modificaba el anterior Manual expedido por Decreto N° 025 de julio 8 de 2003. Anexo a esto se investigó con los Secretarios de cada Despacho y con el Alcalde Municipal acerca de los nuevos cargos y de las funciones que realizarían. Posteriormente se recopiló toda la información necesaria y se aprobó por Decreto N° 043 de enero 15 de 2008 “Por el cual se modifica el Decreto N. 014 de Marzo 15 de 2006 y se adopta el Manual de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos de la Planta de Personal de La Alcaldía de conformidad con las normas de Carrera Administrativa Ley 909 de septiembre de 2004, Decreto-Ley 785 y Decreto 2539 de 2005” Una vez terminado el Manual de Funciones se procedió a la documentación de los procesos y procedimientos con base en la Norma Técnica de Calidad en La Gestión Pública NTC GP 1000:2004. Primero se hicieron las caracterizaciones de los 11 procesos de La Alcaldía teniendo en cuenta los Procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y los de Evaluación, análisis y Mejora; esto como requisito de La NTC GP 1000:2004.

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Después de esto se documentaron los procedimientos de La Alcaldía, teniendo en cuenta que la norma exige 6 como requisito: Control de Documentos, Control de requisitos, Acciones correctivas, Acciones Preventivas, Auditorías Internas, Control al Producto no conforme; el resto de procedimientos fueron documentados de acuerdo a la importancia que dio cada Secretario de Despacho. Para la documentación de los procedimientos se tuvo en cuenta un Manual de procedimientos expedido por Decreto No. 046 de diciembre 03 de 2003 “Por el cual se establece el Manual de Procedimientos para las diferentes Unidades administrativas que dependen del Alcalde”. Debido a que este Manual existe desde hace 5 años, la información allí registrada en muchos de los casos estaba bastante obsoleta, lo que impidió sacar beneficio de esta información. Se debió hacer un análisis de procedimientos con cada funcionario del que depende cada procedimiento.

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SUMMARY

In this work there are compiled the results obtained along the practice realized in Viterbo Caldas's Municipal Mayoralty, which general Aim was consisting of elaborating the Manuals of Functions and Processes and Procedures of this Mayoralty, in order to give a new direction to the organization, allowing this way an improvement continue to internal levels and the community in general.

Initially there was realized the Manual of Functions that was a primary requirement that was had due to the restructuring that was initiating with the period of the new Municipal Mayor Carlos Alberto Ramirez. The modification of the Personnel and the suppression of employments, as consequence of the application of a restructuring, was based on the Technical Study elaborated by the Municipal Administration.

In this restructuring there diminished 9 charges of the personnel, Secretariats and Offices were fused and the working places were re-designed. In the Accomplishment of this Manual of Functions there was compiled information proceeding from a Manual of Functions sent by Decree N ° 014 On March 15 of 2006 that in addition was modifying the previous Manual sent by Decree N °025 On July 8 of 2003. Annexe to this was investigated by the Secretaries of every Office and with the Municipal Mayor it brings over of the new charges and of the functions that they would realize.

Later all the necessary information was compiled and was approved by Decree N °043 On January 15 of 2008 " By which there is mo dified the Decree N. 014 on march 15 of 2006 the Manual of Functions and of Labour Competitions was adopted, for the employments of the Mayoralty of conformity with the procedure of Administrative Career Law 909 On September, 2004, Decree - law 785 and Decree 2539 of 2005 "

Once finished one proceeded the Manual of Functions to the documentation of the processes and procedures with base in The Technical Norm of Quality in The Public Management NTCGP 1000:2004. First there were done the characterizations of 11 processes of the Mayoralty bearing in mind the Strategic Processes, Misionales, of Support and those of Evaluation, analysis and Improvement; this as requirement of the NTC GP 1000:2004.

After this the procedures of the Mayoralty received documents, bearing in mind that the norm demands 6 as requirement: Control of Documents, Control of requirements, corrective Actions, Preventive Actions, Internal Audits, Control for the Product does not agree; the rest of procedures were documented in agreement to the importance that every Secretary of Office gave. For the documentation of the procedures there was born in mind a Manual of

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procedures sent by Decree Not. 046 on December 03 of 2003 " By which the Manual of Procedures is established for the different administrative Units that depend on the Mayor ". Due to the fact that this Manual exists for 5 years, the information there registered in many of the cases was obsolete enough, which prevented from extracting benefit of this information. It was necessary to have done an analysis of procedures with every civil servant on whom every procedure depends.

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TABLA DE CONTENIDO

Pág. INTRODUCCION .................................................................................................... - 13 -

1. FORMULACION DEL PROBLEMA .................................................................... - 14 -

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. - 14 -

1.1.1 ANÁLISIS DE CAUSAS Y EFECTOS ........................................................... - 14 -

1.1.2 CONTROL AL DIAGNÓSTICO ...................................................................... - 14 -

1.1.3 PREDIAGNÓSTICO ...................................................................................... - 14 -

1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................ - 15 -

2. COBERTURA DEL ESTUDIO ............................................................................ - 16 -

2.1 LIMITACIONES DE ESPACIO Y TERRITORIO ............................................... - 16 -

2.2 LIMITACIONES DE TIEMPO ........................................................................... - 16 -

2.3 LIMITACIONES DE RECURSOS ..................................................................... - 16 -

2.4 DEMOGRAFICA .............................................................................................. - 16 -

2.5 TEMATICA...................................................................................................... - 16 -

3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. - 17 -

3.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................... - 17 -

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................ - 17 -

4. JUSTIFICACION ................................................................................................ - 18 -

5. MARCO REFERENCIAL ................................................................................... - 19 -

5.1 MARCO TEORICO .......................................................................................... - 19 -

5.1.1 MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................ - 22 -

5.1.2 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD .......................................................... - 23 -

5.1.3 CARACTERIZACION DE PROCESOS .......................................................... - 24 -

5.1.4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ....................................... - 28 -

5.2 MARCO CONCEPTUAL .................................................................................. - 29 -

5.3 MARCO SITUACIONAL ................................................................................... - 30 -

5.4 MARCO LEGAL Y JURIDICO .......................................................................... - 32 -

5.4.1 LEYES .......................................................................................................... - 32 -

5.4.2 NORMAS TECNICAS ................................................................................... - 33 -

5.4.3 DECRETOS .................................................................................................. - 34 -

6. DISEÑO METODOLOGICO ............................................................................... - 36 -

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6.1 MÉTODO DE INVESTIGACION ...................................................................... - 36 -

6.2 FASES DE LA INVESTIGACION ..................................................................... - 36 -

6.3 VARIABLES DE LA INVESTIGACION OPERACIONALIZADAS ...................... - 37 -

6.4 POBLACION Y MUESTRA .............................................................................. - 39 -

7. PRESENTACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION RECOGIDA ................. - 40 -

7.1 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA .......................................... - 40 -

7.1.1 LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES ...................................................... - 40 -

7.1.2 PLANTA DE PERSONAL .............................................................................. - 41 -

7.2 PRESENTACION DEL MANUAL DE FUNCIONES ......................................... - 45 -

7.2.1 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ............................................................... - 46 -

7.2.2 IDENTIFICACION DE LA METODOLOGIA Y RECOLECCION DE LA INFORMACION ...................................................................................................... - 48 -

7.2.3 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE FUNCIONES .......................................... - 48 -

7.3 PRESENTACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ...... - 66 -

7.3.1 IDENTIFICACION DE LA METODOLOGIA Y RECOLECCION DE LA INFORMACION ...................................................................................................... - 66 -

7.3.2 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ...... - 69 -

8. CONCLUSIONES .............................................................................................. - 77 -

9. RECOMENDACIONES ...................................................................................... - 78 -

10. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................ - 80 -

11. ANEXOS .......................................................................................................... - 81 -

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INDICE DE CUADROS

Pág. Cuadro 1. Información Poblacional del Municipio de Viterbo para el año 2007. ....... 31

Cuadro 2. Producción Agrícola para el año 2007. .................................................... 32

Cuadro 3. Normas Técnicas. .................................................................................... 33

Cuadro 4. Decretos Alcaldía Municipal ..................................................................... 34

Cuadro 5. Variables de la Investigación .................................................................... 37

Cuadro 6. Planta de Personal año 2007 ................................................................... 42

Cuadro 7. Planta de Personal año 2008 ................................................................... 43

Cuadro 8. Formato para la identificación del cargo ................................................... 50

Cuadro 9. Responsabilidades Generales para el Nivel Directivo ............................... 51

Cuadro 10. Responsabilidades Generales para el Nivel Asistencial .......................... 52

Cuadro 11. Responsabilidades Generales para el Nivel Técnico ............................... 53

Cuadro 12. Responsabilidades Generales para el Nivel Profesional .......................... 54

Cuadro 13. Responsabilidades Generales para el Nivel Asesor ................................ 54

Cuadro 14. Requisitos comunes a los Servidores Públicos ....................................... 56

Cuadro 15. Condiciones Ambientales ....................................................................... 58

Cuadro 16. Riesgos .................................................................................................. 59

Cuadro 17. Esfuerzo ................................................................................................. 60

Cuadro 18. Encabezado de la Caracterización ......................................................... 70

Cuadro 19. Información General del Proceso ........................................................... 70

Cuadro 20. Descripción del Proceso ......................................................................... 71

Cuadro 21. Cuadro de Control del Proceso ............................................................... 71

Cuadro 22. Encabezado del Procedimiento .............................................................. 74

Cuadro 23. Información General del Procedimiento .................................................. 75

Cuadro 24. Cuadro de Control del Procedimiento ..................................................... 75

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INDICE DE FIGURAS

Pág. Figura 1 . Administración por Procesos ...................................................................... 19

Figura 2. Administración por Resultados ................................................................... 21

Figura 3. Ciclo PHVA ................................................................................................ 25

Figura 4. Proceso ...................................................................................................... 26

Figura 5. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Resultados .... 27

Figura 6. Estructura Organizacional Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas ................ 47

Figura 7. Mapa de Procesos Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas ........................... 68

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INTRODUCCION

Las Entidades Públicas, con el propósito de brindar un servicio cada vez más transparente, ágil, humano y confiable, y de estar en altos niveles de calidad, ha emprendido la tarea de actualizar la gestión administrativa, materializada en parte, con la implementación de un Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP. Toda entidad pública organizada, debe de tener dentro de su Organización manuales debidamente documentados y adoptados mediante Actos Administrativos (Decretos, Resoluciones). Los manuales de Procesos y Procedimientos documentados son una herramienta muy valiosa en la implementación de sistemas de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia. Estos manuales, permiten a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente. No basta entonces, cumplir solo con la normatividad, es necesario el cambio de actitud por parte de los funcionarios, y adaptación al cambio. Es por esto que se ha venido presentando un uso más acelerado de las técnicas modernas de la Administración del Talento Humano, por ser uno de los elementos más importantes que cualquier organización debe tener en cuenta para encontrarse liderando el sector o mercado al que pertenece, o por lo menos compitiendo al mismo nivel que otras Empresas. Dado que esta Institución es de origen Gubernamental, La Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas está en disposición de competir a nivel administrativo con otras Administraciones del medio con un personal más apropiado para cada cargo dado la previa investigación que se ha desarrollado; mediante la realización del Manual de Funciones le permitirá a la Administración de la Alcaldía Municipal, conocer técnicas de selección de personal, de capacitación, de incentivos y compensaciones, de evaluación del desempeño, de desarrollo de procedimientos; reflejándose así como una organización dinámica, tal como actualmente lo demanda la época.

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1. FORMULACION DEL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1.1 ANÁLISIS DE CAUSAS Y EFECTOS La Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas actualmente no cuenta con una documentación de los procesos y procedimientos que se llevan a cabo allí, solo cuenta con algunas descripciones de procesos del área financiera. Faltando así, la documentación del resto de áreas que componen a la Alcaldía. Adicionalmente, cuenta con un manual de funciones que se pretende modificar ya que se optó por rediseñar la estructura organizacional de esta entidad. La realización de estos manuales, entonces, dará un direccionamiento nuevo a la organización, permitiendo así un mejoramiento continuo tanto a nivel interno como para la comunidad en general. 1.1.2 CONTROL AL DIAGNÓSTICO Si se continúa con la falta de estos manuales dentro de la empresa, muy posiblemente no se pueda competir con otras Administraciones Regionales o Nacionales en cuanto a la buena organización interna, además puede existir la posibilidad de que no se pueda acceder a recursos dados por el Gobierno, perdiendo así oportunidades de crecimiento y desarrollo para el municipio de Viterbo Caldas. 1.1.3 PREDIAGNÓSTICO En toda empresa es necesario que los puestos de trabajo no simplemente existan, sino que se conozcan con claridad cuáles son las funciones de cada puesto de trabajo. Además de conocerse cuáles son las funciones de cada puesto, es necesario también que conozcan cuales son los procesos internos de la Alcaldía, así como los procedimientos a seguir en cualquier situación que se presente. Es la parte humana la que da vida y movimiento a cualquier organización, y si todas las personas que laboran allí tienen pleno conocimiento de todos estos elementos fundamentales, muy seguramente el mejoramiento que se pretende para esta organización será un hecho real.

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1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA • ¿Se decide qué tipo de personas deben ocupar un puesto de trabajo

específico de acuerdo a la descripción del puesto y a las especificaciones del mismo?.

• ¿Conocen todos los empleados cuáles son sus funciones, sus responsabilidades y deberes?.

• ¿Todos los empleados conocen cuales son los procedimientos internos de la Organización?.

• ¿Existen descripciones de las actividades de cada procedimiento, su duración y los responsables de cada actividad?.

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2. COBERTURA DEL ESTUDIO

2.1 LIMITACIONES DE ESPACIO Y TERRITORIO La investigación se realizó en la Alcaldía del Municipio de Viterbo Caldas, Colombia.

2.2 LIMITACIONES DE TIEMPO

La investigación del proyecto se desarrolló entre los meses de Septiembre de 2007 y Julio de 2008, para un total de 10 meses.

2.3 LIMITACIONES DE RECURSOS

Para la realización del proyecto, la Alcaldía brinda todos los recursos necesarios, como papelería, acceso a información y uso de Sistemas Informáticos.

2.4 DEMOGRAFICA

41 empleados directos de la Planta de Personal de la Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas.

2.5 TEMATICA

Los temas contenidos en este trabajo están dentro del área Administrativa. Temas como Diseño de una Estructura Organizacional, Análisis y Especificaciones del Puesto de Trabajo, Manual de Funciones, Manual de Procesos y Procedimientos, estos últimos enfocados a la parte de Gestión de la Calidad, utilizado actualmente por las Empresas del Sector Público.

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3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar los Manuales de Funciones y Procesos y Procedimientos de la Alcaldía Municipal del Municipio de Viterbo Caldas. 3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar la Documentación de Procesos y Procedimientos. • Elaborar de forma coherente y eficiente los procesos de la Alcaldía

Municipal de Viterbo Caldas. • Rediseñar el Manual de Funciones de la Alcaldía.

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4. JUSTIFICACION

El cambio producido en la Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas este año, como consecuencia de la reestructuración hecha a partir del posicionamiento del nuevo Alcalde, el Señor Carlos Alberto Ramírez, es uno de los primeros pasos que se deciden dar para el nuevo direccionamiento de la Administración Municipal, enfocada al mejoramiento continuo y fortalecimiento de su Gestión Administrativa. Esta reestructuración Institucional, propende por mejorar los niveles de eficiencia (mejor utilización de los recursos) y eficacia (logro de objetivos y metas), los cuales al integrarse permiten obtener la tan anhelada productividad Empresarial; así como promover una mejor organización social para el fortalecimiento del tejido social y garantizar la gobernabilidad local, la cual es un factor clave de éxito que marca la diferencia entre las sociedades que mejoran los niveles de desarrollo. Como consecuencia de esta reestructuración, el Alcalde en uso de sus facultades, opta por realizar un nuevo Manual de Funciones, indispensable para la nueva planta de personal y para el buen funcionamiento de la Alcaldía, además de ser una herramienta fundamental para la excelente competitividad del talento humano de la misma. Se diseña además la estructura de los procesos y procedimientos de la Alcaldía, basado en La Norma Técnica de Calidad en La Gestión Pública NTC GP 1000:2004, esto para garantizar el cumplimiento de la Ley y la competitividad de esta empresa Estatal. Por tal motivo el desarrollo de este trabajo se hace atendiendo la necesidad que poseen las empresas del sector publico de implementar de manera objetiva y precisa la normatividad vigente, y así de esta manera entrar a formar parte de las Empresas del Sector Publico que han atendido el llamado de la Nación para aumentar niveles de calidad en la prestación del servicio que se ofrece a toda la comunidad.

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5. MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO TEORICO

Para referenciar con más precisión todo el documento, es necesario recurrir a información que proporcionan algunos textos, además son de vital importancia a la hora de tratar de sustentar temas relacionados con la parte Administrativa de una organización.

A continuación se cita al Grupo de Investigación en Desarrollo Humano y Organizacional de la Universidad Tecnológica de Pereira en su Libro “Administración por Resultados”.

La administración por procesos

Figura 1. Administración por procesos

______________________________________________________________

Fuente: ARENAS, Wilson y otros. Administración por Resultados. Pereira: Universidad tecnológica de Pereira. 2004.

Planeación

Estratégica

Procesos

Procedimientos

Sistema

de

Calidad

Medición

Gestión

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La figura anterior, muestra como este modelo parte de la elaboración de la planeación estratégica, teniendo como fundamento para realizar el sistema de calidad, todos los procesos y procedimientos de la empresa.

Características

• Comprende el diseño, control y mejora de los procesos esto es, la secuencia de actividades necesarias para obtener resultados.

• Tiene énfasis en el valor agregado que se le está dando al cliente, si éste no se genera, el proceso sobra en la organización.

• La gerencia se focaliza en la cantidad o en la calidad dándole soporte a las personas para identificar fácilmente la variación de los resultados.

• Es un sistema que requiere características específicas de liderazgo y persistencia, ya que requiere el cambio en la manera de actuar de las personas.

Ventajas

• La gestión gerencial se centra en cumplir los estándares, procedimientos o protocolos establecidos para el proceso, verificando las condiciones del mismo permitiendo que los resultados satisfagan las necesidades y expectativas del cliente.

• El desarrollo de procesos implica trabajo en equipo interfuncional, crítico para el éxito.

• Conlleva a un mejoramiento continuo en todas las actividades que se realizan.

• Los datos generados son cuantitativos, de fácil interpretación para las personas, que pueden analizarlos y medir así, los resultados.

• El énfasis principal es el valor agregado que se le está dando al cliente, generando una relación de mayor compromiso por parte de ambos.

Desventajas

• La necesidad de explicitar el proceso de una manera detallada. • Identificar en las salidas de los procesos el valor agregado a generar,

que en muchos casos no es cuantificable.

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La administración por resultados

Figura 2 . Administración por resultados

______________________________________________________________ Fuente: ARENAS, Wilson y otros. Administración por Resultados. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira. 2004.

En la figura 2, se visualiza como los resultados deben medir el quehacer de la empresa y desde allí se parte la construcción de los procesos y procedimientos que generan los manuales de funciones para cada uno de los cargos de la organización.

Características

• Tiene prevalencia en los resultados, en lo que realmente se desea obtener.

• Requiere toma de decisiones permanentes; de corrección y de ajuste que va graduando la forma en que se aproxima el cumplimiento de los objetivos y metas contenidos en la planeación corporativa.

• Es un sistema de planeación directivo - ejecutivo - operativo, íntimamente relacionada entre sí, y derivada de la planeación estratégica general de la alta dirección, que requiere de una gran sincronización en el desarrollo de las actividades.

Planeación

Estratégica

RESULTADOS

ORGANIZACIONALES

Procesos

Procedimientos

Funciones

Cargos

Personas

Medición

Gestión

Indicadores

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Ventajas

• Es una práctica basada en el control implícito, el que realizan todos los implicados en el desarrollo o ejecución de las actividades.

• Tiene por objeto no sólo hacer más eficiente el desarrollo empresarial en su conjunto, sino que además, busca por sistema eliminar los desperdicios y la ineficiencia e ineficacia corporativos.

Desventajas

• Como se trata de anticipar el futuro, la organización necesita mecanismos de ajuste y corrección permanentes.

• El control implícito, demanda de un cuidado y atención que se puede convertir en rutina, incrementando la posibilidad de error.

A continuación se hace una breve descripción de los términos más generales utilizados a lo largo de este trabajo. La descripción se hace desprendiendo de unos conceptos generales otros más detallados.

5.1.1 MANUAL DE FUNCIONES

Compendios que describen cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de una organización. Es un conjunto de tareas, actividades y operaciones que se ejercen de manera sistémica en pro de objetivos y resultados concretos. Su objeto es ayudar los dirigentes a ser más efectivos, a través de un entendimiento claro de su propio trabajo y del de sus diferentes colaboradores, desde el punto de vista primordial de los resultados. Ofrecen instrumentos de seguimiento y control, a través de ideas claras sobre los diferentes trabajos que deben llevarse a cabo. Permiten identificar a cada cual, qué parte le corresponde, cuál es su impacto y cuál su aporte a los resultados colectivos esperados, además de realizar procesos de autoevaluación sobre los logros obtenidos en cada periodo de tiempo1.

1ARENAS, Wilson y otros. Administración por Resultados.” Un enfoque teórico practico para organizaciones cambiantes”. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira 2004. Página 64.

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ANALISIS DE PUESTOS: Es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlos. DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO: Una extensa relación del propósito, alcance, obligaciones y responsabilidades de un puesto de trabajo en particular2 ESPECIFICACION DEL PUESTO: Una relación detallada de las actividades físicas y mentales que implica el puesto de trabajo y, cuando proceda, del entorno social y físico. La especificación se expresa generalmente en términos de comportamiento, es decir, en términos de lo que hace el trabajador, los conocimientos que utiliza para realizar su trabajo3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL : Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad Pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misión. FUNCIONES: Conjunto de tareas, actividades y operaciones que se ejercen de manera sistémica en pro de objetivos y resultados concretos. Su objetivo es ayudar a los dirigentes a ser más efectivos, a través de un entendimiento claro de su propio trabajo y del de sus diferentes colaboradores, desde el punto de vista primordial de los resultados. Ofrecen instrumentos de seguimiento y control, a través de ideas claras sobre las diferentes actividades que deben llevarse a cabo.

Permiten identificar a cada cual, qué parte le corresponde, cuál es su impacto y cuál es su aporte a los resultados colectivos esperados, además de realizar procesos de auto evaluación sobre los logros obtenidos en cada periodo de tiempo.4

5.1.2 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Herramienta de gestión sistémica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, está enmarcado en los planes estratégicos y de

2 H.T Graham. Administración de Recursos Humanos. Página 188. 3 H.T Graham. Administración de Recursos Humanos. Página 188. 4 ARENAS, Wilson y otros. Administración por Resultados.” Un enfoque teórico practico para organizaciones cambiantes”. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira 2004. Página 161.

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desarrollo de La Entidad Pública. El Sistema de Gestión de la Calidad adopta un enfoque basado en los procesos que se surten al interior y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. ISO: International Organization for Standarization. Organización Internacional para la Normalización. Fundada en Ginebra Suiza en 1946, está integrada por más de 100 Países. Está representada en ISO a través de Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC.

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos5.

POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD: La política de la calidad y los objetivos de la calidad se establecen para proporcionar un punto de referencia para dirigir la organización. Ambos determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar sus recursos para alcanzar dichos resultados. La política de la calidad proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. Los objetivos de la calidad tienen que ser coherente con la política de la calidad y el compromiso de mejora continua y su logro debe poder medirse. El logro de los objetivos de la calidad puede tener un impacto positivo sobre la calidad del producto, la eficacia operativa y el desempeño financiero y en consecuencia sobre la satisfacción y la confianza de las partes interesadas6.

5.1.3 CARACTERIZACION DE PROCESOS Este documento desagrega cada proceso en sus elementos fundamentales: nombre del proceso, objetivo, alcance, líder del proceso, actividades, entradas, proveedores, salidas, usuarios, recursos, documentos asociados, requisitos, indicadores y riesgos. EL CICLO DE LA MEJORA CONTINUA

Las Normas ISO 9000:2000 se basan en el Ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). El esquema de la Mejora Continua se presenta a continuación:

5 ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. 6 ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

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Figura 3. Ciclo PHVA.

Fuente: ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

1. Planificar: • Involucrar a la gente correcta. • Comprender las necesidades de los clientes. • Recopilar los datos disponibles • Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados • ¿Es el proceso capaz de cumplir las necesidades? • Desarrollar el plan/entrenar al personal

2. Hacer: • Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas • Recopilar los datos apropiados

3. Verificar: • Analizar y desplegar los datos • ¿Se han alcanzado los resultados deseados? • Comprender y documentar las diferencias • Revisar los problemas y errores • ¿Qué se aprendió? • ¿Qué queda aún por resolver?

4. Actuar: • Incorporar la mejora al proceso

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• Comunicar la mejora a todos los integrantes de la empresa • Identificar nuevos proyectos/problemas

PROCESO: Conjunto ordenado de métodos, procedimientos, tareas y actividades relacionadas entre sí y que contribuyen a determinar las diferentes funciones. A través de ellos se logra la interacción de las unidades estratégicas, las tácticas y las operativas7. OTRA DEFINICION

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados8.

Figura 4. Proceso

Fuente: ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entradas en resultados puede considerarse como un proceso.

Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan. A menudo el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La identificación y gestión sistemática de los procesos

7 ARENAS, Wilson y otros. Administración por Resultados.” Un enfoque teórico practico para organizaciones cambiantes”. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira 2004. Página 150. 8 ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

PROVEEDOR

INSUMO

PROCESO PRODUCTO O

SERVICIO

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empleados en la organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en procesos"9.

Figura 5. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos.

Fuente: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2004.

CADENA DE VALOR : Es conocida también como Mapa de Procesos; La Cadena de Valor es un conjunto de macro-procesos que están estructurados para brindar una propuesta de valor a los clientes y a la Organización. La cadena de valor es un marco de referencia para identificar todas estas actividades y analizar cómo afectan tanto los costos de la Empresa como el valor entregado a los clientes.

Existen 4 Tipos de Procesos que están en la Cadena de valor: • En el primer nivel de la Cadena de Valor están los Procesos

Estratégicos. Estos son aquellos que en la estructura son ejecutados por un Centro Corporativo y que obedecen a las actividades que estén asociadas a las prioridades estratégicas de la compañía. Sus objetivos siempre están alrededor de mejorar la gestión y el control, hacer la definición de la estrategia y asimilar y planear el cambio organizacional.

9 ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

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• En el segundo nivel están los Procesos Misionales. Estos son aquellos que son la razón de ser de la Compañía. Esencialmente mercadear, producir, despachar, vender y soportar un producto o servicio.

• En el tercer nivel están los Procesos de Soporte o Apoyo a la organización. Son aquellos que deben operar para mantener la operación en correcto funcionamiento. Por ejemplo, la gestión de la contabilidad, el recurso humano, la tecnología y otras funciones. Algunos de estos procesos pueden ser contratados a terceros (outsourcing) pues no siempre es esencial tenerlos dentro de la organización.

• Finalmente están los Procesos de Evaluación, Análisis y mejora o Transversales que son aquellos que están dentro de todos los procesos anteriores. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición y seguimiento, auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

5.1.4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Es un manual que contiene la información de todos los Procesos y el resumen de la descripción literaria de los procedimientos que debe realizar un empleado de una empresa. PROCEDIMIENTO: Sucesión cronológica y secuencial de operaciones, concatenadas entre sí, que constituyen una unidad orientadora para la realización de actividades y tareas especificas, dentro de un ámbito ordenado de aplicación. Se caracteriza por tener un principio y un fin, una secuencia y la activa participación del talento humano. No se puede concebir sin un objetivo determinado10.

OTRA DEFINICIÓN

Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo;

10 ARENAS, Wilson y otros. Administración por Resultados.” Un enfoque teórico practico para organizaciones cambiantes”. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira 2004. Página 154.

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cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse11.

5.2 MARCO CONCEPTUAL

A lo largo de todo el documento se hace referencia a conceptos propios de la actividad desarrollada al interior de la Alcaldía Municipal. Estos aspectos se describen en detalle a continuación.

CARRERA ADMINISTRATIVA

Es un Sistema Técnico de Administración de Personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la Administración Pública y ofrecer estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público. Para alcanzar este objetivo, el ingreso y la permanencia en los empleos de carrera Administrativa se hará exclusivamente con base en el merito, mediante procesos de selección en los que se garantice la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna12.

ELECCION POPULAR

Este tipo de nombramiento se hace mediante la elección por voto popular, es decir, el caso del Alcalde Municipal es un ejemplo de elección popular donde es el pueblo quien elige sus gobernadores.

LIBRE NOMBRAMIENTO

En este tipo de nombramiento, es la Administración quien decide que personal requiere la Alcaldía, siguiendo por supuesto un procedimiento de selección y contratación del personal.

NIVEL DEL CARGO 13

• Nivel Directivo : Comprenden los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, Formulación de políticas Institucionales, y adopción de Planes, Programas y Proyectos.

• Nivel Asesor : Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos.

11 ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. 12 Régimen del Empleado Oficial. Principios Generales. Legis. Pág. 270.

13 Régimen del Empleado Oficial. Niveles Jerárquicos. Legis. Pág. 592.

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• Nivel Profesional : Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica.

• Nivel Técnico : Comprende los empleos cuyas funciones exige el desarrollo de Procesos y Procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de ciencia y tecnología.

• Nivel Asistencial : Comprenden los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.

5.3 MARCO SITUACIONAL

El municipio de Viterbo se encuentra localizado en el territorio occidental del Departamento de Caldas, en una de las estribaciones de la Cordillera Occidental. La posición astronómica lo muestra ubicado entre las coordenadas 5º y 4’ de latitud norte y 75º y 53’ de longitud oeste, situación que conlleva a caracterizar el territorio por sus diferentes pisos térmicos, propios de la altimetría del terreno, pero especialmente, por la presencia de altas temperaturas ambientales durante casi todos los meses del año, favoreciendo con ello, no solo la producción agropecuaria, de las tierras cálidas, sino además por la diversidad de cultivos propios de climas menos ardientes. Igualmente, se destaca la dinámica en la construcción de vivienda, proceso avalado por el atractivo de tierras aptas para la consolidación de condominios, inversión que ha tomado un gran auge en los últimos años.

El Municipio posee una extensión de 113.8 kilómetros2, de los cuales 2.42 km2 que representan el 2.13% del área total, conforman el sector urbano y 111.38 km2, es decir el 97.87% corresponden a la zona rural. En relación con el área total del departamento 7.888 km2, Viterbo representa el 1.43%. El Municipio presenta los siguientes límites en la extensión perimetral de su territorio: Al Norte con Belén de Umbría y Anserma; al Sur Occidente con Santuario; al Sur Oriente con Risaralda; al Occidente con Apía y Santuario; al Sur con La Virginia y Balboa.

Viterbo tuvo su fundación oficial el 19 de Abril de 1911, este día se hizo la entrega de solares a los nuevos pobladores. Desde esta fecha y hasta la historia moderna del municipio, el incipiente caserío no ha cesado en su

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implacable tarea de crecer urbanísticamente y de buscar el desarrollo social de sus habitantes, gracias al empeño, civismo y solidaridad de sus gentes. Mediante el Acuerdo No. 14 del Junio de 1913, promulgado por el Concejo de Apía, el naciente poblado fue elevado a la categoría de corregimiento, acto que al parecer no fue cumplido, si se tiene en cuenta que durante el periodo 1913 a 1930, el poblado siguió figurando como inspección de policía y solo hasta este último año, fue elevado a la categoría de corregimiento. Posteriormente, Viterbo fue erigido Municipio el 31 de Diciembre de 1951, mediante Decreto No. 826, firmado entre otros por los doctores Bernardo Mejía Rivera y Roberto Urdaneta Arbeláez, actuando este último en calidad de Presidente de la República Encargado, ante la ausencia temporal del titular, doctor Laureano Gómez14. La Alcaldía Municipal representa un Municipio que cuenta con una población total de 15.359 habitantes distribuidos en 7.924 Mujeres y 7.435 Hombres.

Cuadro 1: Información Poblacional del Municipio de Viterbo Caldas para el año 2007.

Por grupos de edades Población Por nivel del SISBEN Población

Menores de un año 115 Nivel 1 5.420

Entre 1 y 2 años 117 Nivel 2 6.336

Entre 3 y 15 años 3.642 Nivel 3 3.475

Entre 15 y 24 años 3.258 Nivel 4 128

Entre 25 y 69 años 7.517 Nivel 5 0

Más de 69 años 710 Nivel 6 0

TOTAL 15.359 TOTAL 15.359

Total mujeres 7.924 Total hombres 7.435

Fuente: Secretaría de Salud. Diagnóstico municipal, Plan de Desarrollo 2008 – 2011. La producción Agrícola es otra de las actividades principales del Municipio, entre los principales productos que se cultivan está la caña de azúcar, el café, la yuca, Cítricos, entre otros.

14 Fernell Ocampo M. Reseña histórica “Viterbo, nueva propuesta turística”, Viterbo Caldas.

2002.

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Cuadro 2: Producción Agrícola para el año 2007. PRODUCTO Toneladas PRODUCTO Toneladas

Plátano asociado 1.343 Plátano tecnificado 1.600 Maracuyá 230 Café 6.900 Cítricos 3.800 Yuca 4.950 Maíz tecnificado 1.600 Maíz tradicional 60 Cacao 170 Aguacate 300 Caña de azúcar 270.000 Caña panelera 3.240 Fríjol tradicional 18 Acuicultivo 300

Fuente: Secretaría de Desarrollo Económico y Social. Diagnóstico Municipal, Plan de Desarrollo 2008 – 2011.

Hasta el 31 de Diciembre de 2007, la Administración tenía como Estructura Organizacional y Salarial, la adoptada por el Alcalde Julio Hernando Cano Patiño mediante los Decretos Extraordinarios N° 002 y 003 de 10 Enero de 2002; así mismo las funciones especificas para los diferentes cargos que conformaban la Planta de personal fueron definidas mediante el Decreto N° 025 de 08 julio de 2003 modificado por el Decr eto N° 014 de 15 de marzo de 2006. Esto nos muestra la necesidad del cambio y del fortalecimiento Institucional, lo que se está logrando a través de la implementación de una nueva Planta de Personal que está funcionando desde comienzos de este año, y de un Sistema de Gestión de Calidad, que estará listo para finales del mismo.

5.4 MARCO LEGAL Y JURIDICO

La elaboración de este trabajo se fundamenta en el entorno Legal y Normativo definido por el Gobierno Nacional para la Gestión Administrativa territorial. A continuación se mencionan cada una de las normas, Decretos y Leyes que se tuvieron en cuenta al momento de desarrollar todo el trabajo.

5.4.1 LEYES

• Constitución Política de Colombia.

• Ley 136 de 1994. Por la cual se expiden normas tendientes a modernizar la Organización y el Funcionamiento de los Municipios.

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• Ley 909 de 2003. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo Público, la Carrera Administrativa, Gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

• Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

5.4.2 NORMAS TECNICAS

Las Normas Técnicas empleadas en la elaboración de este trabajo se describen a continuación y corresponden a la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Alcaldía y a la implementación de un Modelo Estándar de Control Interno MECI.

Cuadro 3 . Normas Técnicas

ISO 9001:2000

Sistemas de gestión de la

calidad. Requisitos.

ISO 9000:2000

Sistemas de gestión

de la calidad. Fundamentos y

vocabulario.

NTCGP

1000:2004

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica

MECI 1000:2005

Modelo Estándar de

Control Interno para el Estado Colombiano

Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad, cuando una organización:

a) Necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios aplicables y;

b) Aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del

La norma ISO 9000:2000 describe los fundamentos y el vocabulario de los Sistemas de Gestión de la Calidad y especifica la terminología para los Sistemas de Gestión de la Calidad.

Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades prestadoras de Servicios.

El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las Entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos Institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las

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sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

entidades del Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.

Fuente: Normas Técnicas ISO 9001:2000 Y 9000:2000; MECI 1000:2005

5.4.3 DECRETOS

En la Realización de este trabajo se tuvo en cuenta Decretos ya existentes en la Alcaldía Municipal y Decretos que se expidieron en el transcurso del mismo.

A continuación se mencionan algunos de ellos:

Cuadro 4. Decretos Alcaldía Municipal

Decreto N°. 046 de 03 de Diciembre de

2003

Decreto N° 014 de Marzo 15 de 2006

Decreto N°. 003 de Enero 02 de 2008

Decreto N° 043 de Enero 15 de 2008

“Por el cual se establece el Manual de Procedimientos para las diferentes unidades administrativas que dependen del Alcalde”.

“Por medio del cual se adopta el manual de Funciones y de Competencias laborales, para los empleos de la Planta de Personal de la Alcaldía de conformidad con las Normas de Carrera

“Por el cual se adopta la Planta de Cargos de la Administración Central del Municipio de Viterbo, Caldas, se establece su sistema de nomenclatura, clasificación y

“Por el cual se modifica el Decreto N. 014 de Marzo 15 de 2006 y se adopta el Manual de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos de la Planta de Personal de La

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Administrativa Ley 909 de Septiembre de 2004, Decreto-Ley 785 y Decreto 2539 de 2005”.

categoría de los empleos y se dictan otras disposiciones”

Alcaldía de conformidad con las normas de Carrera Administrativa Ley 909 de Septiembre de 2004, Decreto-Ley 785 y Decreto 2539 de 2005”

Fuente: Despacho Alcalde. Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas.

Otros Decretos como:

• DECRETO 1599 de 20 Mayo de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado MECI “. Expedido por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DAFP.

• DECRETO 2539 de Julio 22 de 2005 “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos Ley 770 y 785 de 2005”. Expedido por el Gobierno Nacional.

• DECRETOS LEYES 770 y 785 de 2005. Por los cuales se establecen los criterios y la obligatoriedad para definir e incorporar en los Manuales específicos de Funciones y de requisitos las competencias laborales mínimas para los diferentes empleos públicos de las entidades del orden Nacional y Territorial, en sus sectores Central y Descentralizado.

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6. DISEÑO METODOLOGICO

6.1 MÉTODO DE INVESTIGACION

El método de investigación empleado en la elaboración de este proyecto fue el de investigación análisis y síntesis, en el que se involucran los dos métodos correspondientes al inductivo y al deductivo. El método analítico procede mediante el análisis, y el método sintético procede por síntesis.

6.2 FASES DE LA INVESTIGACION Etapa I: Recopilación de la información (nueva y existente) del Manual de Funciones de la Alcaldía municipal.

Etapa II: Análisis de la información recogida. Etapa III: Rediseño del Manual de Funciones de la Alcaldía Municipal.

Etapa IV : Recopilación de la información de los Procesos de la Alcaldía Municipal.

Etapa V: Caracterización y documentación de 11 Procesos.

Etapa VI : Recopilación de la información de los Procedimientos de la Alcaldía Municipal.

Etapa VII: Documentación de los Procedimientos.

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Etapa VIII: Diseño y elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos.

Etapa IX: Elaboración del documento final.

6.3 VARIABLES DE LA INVESTIGACION OPERACIONALIZADA S

Las siguientes son las variables utilizadas en la realización del trabajo, tanto para la realización del Manual de Funciones como para el Manual de Procesos y Procedimientos.

Cuadro 5. Variables de la investigación.

VARIABLE

DEFINICION

DIMENSION

INDICADOR

INDICE

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Elemento de Control, que

configura integral y articuladamente

los cargos, las funciones, las

relaciones y los niveles de

responsabilidad y autoridad en la

Entidad Pública, permitiendo dirigir

y ejecutar los procesos y

actividades de conformidad con

su Misión.

Todas las Secretarias y

Unidades de la Alcaldía

Municipal, con sus

respectivos cargos

• Áreas

• Cargos

• Por cada Secretaria y cada Unidad Administrativa

• Cada Cargo de la

Planta de Personal.

MANUAL DE FUNCIONES

Documento que contiene una

descripción de cada uno de los

cargos existentes en la empresa

Todas las Secretarias y

Unidades de la Alcaldía

Municipal, con sus

• Identificación del cargo

• Responsabilidades Generales

• Descripción de

Por cada cargo de la Planta de

Personal

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respectivos cargos

funciones esenciales

• Contribuciones individuales

• Conocimientos básicos

• Requisitos generales

• Condiciones de trabajo

• Esfuerzo

PROCESOS

Conjunto de actividades

mutuamente relacionadas o

que interactúan, las cuales

transforman elementos de

entrada en resultados.

Todas las Secretarias de

la Alcaldía Municipal

• Proveedores

• Entradas

• Actividades

• Salidas

• Cliente

• Registro

• Documentos Aplicables

• responsable

Para cada Proceso

PROCEDIMIENTOS

Sucesión cronológica y secuencial de operaciones, concatenadas

entre sí, para la realización de actividades y

tareas especificas. Se caracteriza por

tener un principio y un fin, una secuencia.

Todos los procesos

Actividades

Para cada Procedimiento

Fuente: La Autora.

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6.4 POBLACION Y MUESTRA

La Estructura Poblacional de la Alcaldía cuenta con 41 cargos distribuidos en 6 Secretarias, El Despacho del Alcalde Municipal y La Unidad de Control Interno.

Para la realización del Manual de Funciones se analizaron la totalidad de los cargos (población), entre los cuales se encuentran:

• Alcalde • Secretarias • Técnicos • Auxiliares Administrativos • Profesionales • Secretarios de despacho

De estos 41 cargos, 24 fueron nombrados por carrera Administrativa, 16 por libre nombramiento y 1 por elección popular.

En la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos se caracterizaron 11 Procesos, y se documentaron 58 Procedimientos, dentro de los cuales están los 6 Procedimientos que son obligatorios por la Norma NTC ISO 9001:2000, el resto son los más importantes dentro del desarrollo de las actividades normales de la Alcaldía Municipal.

- 40 -

7. PRESENTACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION RECOG IDA

7.1 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA

De acuerdo al trabajo realizado en La Alcaldía Municipal, se ha observado que esta cuenta con todos los lineamientos organizacionales que debe poseer toda organización, bien sea Pública o Privada. Además de esto se está implementando un Sistema de Calidad regido por La Norma Técnica de Calidad en La Gestión Pública NTCGP 1000:2004.

También se observa que la nueva Administración Municipal está optando por redireccionar la Alcaldía basándose en los nuevos lineamientos que se están implementando en todas las Empresas del Estado. Entre ellos se encuentran las reestructuraciones, elaboración de Manuales y documentos requisitos de los Sistemas de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno MECI, entre otros; con el propósito de que las entidades del Estado puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento de sus procesos.

7.1.1 LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES

La Alcaldía cuenta con todos los lineamientos organizacionales como:

MISION

Implementar los instrumentos que permitan generar las mejores oportunidades de progreso y el mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad.

VISION

Ser reconocido como el eje económico, turístico y cultural del Occidente Colombiano. Esto exigirá:

• Lograr altos índices de desarrollo. • Ser competitivos, eficientes y transparentes en el manejo de los

recursos públicos.

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• Incluyentes en el trato con las personas. • Actuar planificadamente. • Establecer mecanismos de autocontrol. • Orientar el accionar de las próximas administraciones Municipales.

OBJETIVOS

1. Optimizar y fortalecer el uso de los recursos financieros: mayor recaudo, racionalidad en el gasto y transparencia en la ejecución.

2. Propiciar nuevas oportunidades que permitan el acceso a la satisfacción de las necesidades básicas de la sociedad.

3. Generar escenarios de concertación entre los actores fundamentales de la economía, con el fin de promover la inversión productiva y la generación de empleo.

POLITICA DE CALIDAD

“En el Municipio de Viterbo, Caldas; somos modelo y ejemplo a seguir en el ejercicio de la Administración Municipal, con conceptos modernos en el Desarrollo Institucional, teniendo como base los principios que rigen la función pública, contando con el compromiso de un equipo de trabajo comprometido y competente, ejerciendo una Administración eficiente y transparente de los recursos y mejorando continuamente el Sistema de Gestión de Calidad, logrando óptimos niveles de desarrollo integral".

7.1.2 PLANTA DE PERSONAL

La Alcaldía Municipal, hasta 31 de Diciembre de 2007 poseía una Planta de Personal conformada por 50 puestos de trabajo. Posteriormente, el 1 de Enero de 2008 debido a la reestructuración la Planta de Personal se redujeron a 41 Puestos de Trabajo, esta nueva planta de personal fue aprobada mediante Decreto N° 043 de Enero 15 de 2008.

La Planta de Personal poseía 11 Oficinas en las que estaba repartido todo el personal. A continuación se muestra un cuadro con toda la información detallada.

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Cuadro 6. Planta de Personal año 2007

PLANTA DE PERSONAL AÑO 2007

NIVEL DENOMINACION # DE

PUESTOS DEPENDENCIA

DIRECTIVO Alcalde 1 DESPACHO ALCALDE

ASISTENCIAL Secretaria ejecutiva despacho del

alcalde 1 DESPACHO ALCALDE

ASISTENCIAL Auxiliar de servicios generales 1 DESPACHO ALCALDE

ASISTENCIAL Conductor Mecánico 1 DESPACHO ALCALDE

DIRECTIVO Tesorero general 1 TESORERIA

TECNICO Técnico operativo 1 TESORERIA

ASISTENCIAL Secretaria ejecutiva despacho del

Alcalde 1 TESORERIA

DIRECTIVO Jefe de oficina 1 CONTABILIDAD

DIRECTIVO Jefe de oficina 1 PRESUPUESTO

ASISTENCIAL Auxiliar administrativo 1 PRESUPUESTO

ASESOR Auxiliar administrativo 1 OFICINA DE CONTROL

INTERNO

ASISTENCIAL Secretario de Despacho 1 OFICINA DE ASEO

ASISTENCIAL Secretaria Ejecutiva 1 OFICINA DE ASEO

DIRECTIVO Secretaria Ejecutiva 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Secretaria 2 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Secretaria Ejecutiva 2 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Secretaria 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Auxiliar Administrativo 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Auxiliar Administrativo 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Inspector 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

TECNICO Técnico operativo 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Auxiliar de servicios generales 5 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Celador 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

TECNICO Subcomandante de Bomberos 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Bombero 2 SECRETARIA DE GOBIERNO

ASISTENCIAL Conductor mecánico (bomberos) 1 SECRETARIA DE GOBIERNO

DIRECTIVO Secretario de despacho 1 SECRETARIA DE PLANEACION

- 43 -

DIRECTIVO Jefe de oficina 1 SECRETARIA DE PLANEACION

TECNICO Técnico operativo 1 SECRETARIA DE PLANEACION

ASISTENCIAL Auxiliar administrativo 1 SECRETARIA DE PLANEACION



DIRECTIVO Secretario de Despacho 1 SECRETARIA DE SALUD

ASISTENCIAL Auxiliar Administrativo 1 SECRETARIA DE SALUD

ASISTENCIAL Secretaria Ejecutiva 1 SECRETARIA DE SALUD

DIRECTIVO Secretario de Despacho 1 SECRETARIA DE EDUCACION

ASISTENCIAL Secretaria Ejecutiva 1 SECRETARIA DE EDUCACION

ASISTENCIAL Auxiliar Administrativo 2 SECRETARIA DE EDUCACION

DIRECTIVO Jefe de Oficina 1 UMATA

TECNICO Técnico Operativo 2 UMATA

ASISTENCIAL Secretaria 1 UMATA

TOTAL CARGOS 50

Fuente: La Autora

A partir de este año, la Planta de Personal es la que se referencia a continuación la Planta de Personal para el año 2008:

Cuadro 7. Planta de Personal año 2008

PLANTA DE PERSONAL AÑO 2008

NIVEL DENOMINACION # DE

PUESTOS UNIDAD

ADMINISTRATIVA SECRETARIA

DIRECTIVO Alcalde 1 DESPACHO ALCALDE DESPACHO ALCALDE

ASISTENCIAL Secretario Ejecutivo Despacho Alcalde

1 DESPACHO ALCALDE DESPACHO ALCALDE

ASISTENCIAL Conductor Mecánico 1 DESPACHO ALCALDE DESPACHO ALCALDE

ASISTENCIAL Auxiliar de Servicios

Generales 1 DESPACHO ALCALDE DESPACHO ALCALDE

DIRECTIVO Secretario de

Despacho 1

SECRETARIA DE DESARROLLO

ECONOMICO Y SOCIAL


ECONOMICO Y SOCIAL

PROFESIONAL Profesional 1 DESARROLLO SECRETARIA DE

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Universitario ECONOMICO DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL

TECNICO Técnico Operativo 1 ASISTENCIA TECNICA

RURAL


ECONOMICO Y SOCIAL

TECNICO Técnico

Administrativo 1 DESARROLLO SOCIAL


ECONOMICO Y SOCIAL

ASISTENCIAL Auxiliar

administrativo 1 PLAZA DE MERCADO


ECONOMICO Y SOCIAL


administrativo 1

CENTRAL DE SACRIFICIO


ECONOMICO Y SOCIAL


Generales 1 PLAZA DE MERCADO


ECONOMICO Y SOCIAL


Generales 1

CENTRAL DE SACRIFICIO


ECONOMICO Y SOCIAL

ASISTENCIAL Celador 1 PLAZA DE MERCADO SECRETARIA DE

DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL


administrativo 1 UNIDAD AMBIENTAL


ECONOMICO Y SOCIAL

ASISTENCIAL Secretario 1 SECRETARIA DE

DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL


ECONOMICO Y SOCIAL


Despacho 1

SECRETARIA DE PLANEACION, VIVIENDA E INFRAESTRUCTURA


PROFESIONAL Profesional Universitario

1 PLANEACION Y DESARROLLO

INSTITUCIONAL


TECNICO Técnico

Administrativo 1

VIVIENDA E INFRAESTRUCTURA



administrativo 1

PLANEACION Y DESARROLLO

INSTITUCIONAL



Administrativo 1




Despacho 1

SECRETARIA DE GOBIERNO


PROFESIONAL Comisario 1 JUSTICIA SECRETARIA DE

GOBIERNO

TECNICO Técnico

Administrativo 1

CONTRATACION Y RECURSO HUMANO



administrativo 1

GOBIERNO, DEFENSA Y SEGURIDAD



administrativo 1

GOBIERNO, DEFENSA Y SEGURIDAD


ASISTENCIAL Auxiliar de Servicios 1 GOBIERNO, DEFENSA Y SECRETARIA DE

- 45 -

Generales SEGURIDAD GOBIERNO


Despacho 1

SECRETARIA DE HACIENDA


DIRECTIVO Jefe de Oficina 1 CONTABILIDAD SECRETARIA DE

HACIENDA


administrativo 1 TESORERIA Y RECAUDO



administrativo 1 TESORERIA Y RECAUDO


TECNICO Técnico

Administrativo 1 PRESUPUESTO



Despacho 1 SECRETARIA DE SALUD SECRETARIA DE SALUD

PROFESIONAL Profesional Universitario

1 SALUD PUBLICA SECRETARIA DE SALUD

TECNICO Técnico

Administrativo 1 REGIMEN SUBSIDIADO SECRETARIA DE SALUD


administrativo 1 SECRETARIA DE SALUD SECRETARIA DE SALUD


Despacho 1

SECRETARIA DE EDUCACIÓN, DEPORTE

Y CULTURA


Y CULTURA


administrativo 1


Y CULTURA


Y CULTURA

TECNICO Técnico

Administrativo 1 CULTURA


Y CULTURA


administrativo 1 CULTURA


Y CULTURA


administrativo 1

RECREACION Y DEPORTE


Y CULTURA

ASESOR Asesor 1 CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO

TOTAL CARGOS 41

Fuente: La Autora

7.2 PRESENTACION DEL MANUAL DE FUNCIONES En este Manual se identifica la nueva Planta de Personal de la Alcaldía , con sus respectivas funciones, requisitos, responsabilidades, entre otros aspectos tenidos en cuenta a la hora de desarrollar este documento, y que realmente interpretan las competencias del personal, lo que garantiza la efectividad en la prestación del servicio público.

- 46 -

7.2.1 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA La Alcaldía del Municipio de Viterbo Caldas, se rige a partir de enero de 2008 con la siguiente estructura administrativa:

1. DESPACHO ALCALDE 2. UNIDAD ASESORA 3. SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO-SOCIAL 4. SECRETARIA DE GOBIERNO 5. SECRETARIA DE PLANEACION-VIVIENDA E INFRAESTRUCTURA 6. SECRETARIA DE SALUD 7. SECRETARIA DE EDUCACION-DEPORTE Y CULTURA 8. SECRETARIA DE HACIENDA

ESTRUCTURA ORGANIZACI ONAL

Figura 6 Estructura Organizacional Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas

Fuente: La Autora

- 48 -

7.2.2 IDENTIFICACION DE LA METODOLOGIA Y RECOLECCI ON DE LA INFORMACION

La recolección de la información se dio a través de varios elementos:

1. Información obtenida en el Estudio Técnico para la modificación de la Planta de Personal de la Alcaldía Municipal. Con esta información se identificaron las nuevas Oficinas y Cargos.

2. Información existente del manual de Funciones expedido por Decreto N° 014 de Marzo 15 de 2006 que además modificaba el anterior Manual expedido por Decreto N° 025 de Julio 8 de 2003.

3. Información proporcionada por los Secretarios de cada Despacho, el Alcalde Municipal y el Asesor de la Oficina de Control Interno, acerca del diseño de los perfiles de los cargos nuevos, de la fusión de tareas y funciones.

4. Información proporcionada por el Personal acerca de sus funciones actuales.

5. Observación directa de las condiciones de trabajo y del esfuerzo exigido por el cargo.

6. Información obtenida en el Régimen Jurídico de la Administración Municipal, de donde se extrajeron algunas funciones de algunos de los cargos.

Con ayuda del Asesor de Control Interno, se rectifico toda la información y se corroboro, con los Secretarios de Despacho, y el Señor Alcalde. El Manual se aprobó por Decreto N° 043 de Enero 15 de 2008 “Por el cual se modifica el Decreto N. 014 de Marzo 15 de 2006 y se adopta el Manual de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos de La Planta de Personal de La Alcaldía de conformidad con las normas de Carrera Administrativa Ley 909 de Septiembre de 2004, Decreto-Ley 785 y Decreto 2539 de 2005”

7.2.3 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE FUNCIONES

Este Manual describe cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de la Alcaldía Municipal.

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Permiten identificar a cada cual, qué parte le corresponde, cuál es su impacto y cuál su aporte a los resultados colectivos esperados, además de realizar procesos de autoevaluación sobre los logros obtenidos en cada periodo de tiempo. El formato del Manual de Funciones se divide en:

a. Identificación de cada Secretaria b. Identificación del cargo c. Responsabilidades Generales d. Descripción de Funciones esenciales e. Contribuciones individuales f. Conocimientos básicos g. Requisitos generales h. Condiciones de Trabajo i. Esfuerzo

A continuación se detalla cada uno de los ítems del Manual de Funciones.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

La identificación de los diferentes empleos se hace a través de varios conceptos que se relacionan a continuación:

• El nivel del cargo corresponde a la designación como Directivo, Asistencial, Profesional, Técnico o Asesor.

• La denominación es el nombre del cargo según lo establecido en el Acto Administrativo de ajuste de la Planta de Personal.

• Para el manejo adecuado del régimen de nomenclatura y clasificación, cada empleo se identifica con un código de tres dígitos. El primero señala el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo, los dos siguientes indican la denominación del cargo dentro del respectivo nivel jerárquico.

• El Grado son dos dígitos y corresponde al grado salarial. Estos Códigos y su denominación corresponden a los establecidos en el decreto Ley 785 del 17 de marzo de 2.005, reglamentario de la Ley 909 de 2004.

• Número de cargos es el número de empleos de igual denominación, código y grado de remuneración existentes en la Planta de Personal.

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• Unidad Administrativa y Secretaria y/o Dependencia es a la cual pertenece o está ubicado el empleo.

• El cargo del Jefe inmediato es el nombre del Cargo a quien le corresponde ejercer supervisión directa del desempeño laboral del empleado.

• El tipo de nombramiento son las iniciales del nombramiento que tiene ese cargo. Libre Nombramiento LN, Elección Popular EP y Carrera Administrativa CA.

• El Propósito Principal es la razón de ser del empleo a partir de las funciones esenciales.

Cuadro 8. Formato para la identificación del Cargo

Nivel del cargo

Denominación del Empleo

Código

Grado

Nº de cargos

Unidad administrativa

Secretaria y/o Dependencia

Cargo del Jefe inmediato

Tipo de nombramiento

PROPÓSITO PRINCIPAL

Fuente: Manual de Funciones. Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas. 15 de Marzo de 2006.

RESPONSABILIDADES GENERALES

Las Responsabilidades generales están señaladas para los Niveles: Directivo, Asistencial, Técnico, Profesional y Asesor.

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Cuadro 9. Responsabilidades Generales para el Nivel Directivo

DIRECTIVO DEFINICION DE LA RESPONSABILIDAD

Planeación de Actividades

Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los

responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.

Toma de Decisiones

Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose

con acciones concretas y consecuentes con la Decisión.

Orientación a Resultados

Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad; orientando las

decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y

externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.

Transparencia

Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su

utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental.

Compromiso con la Organización

Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades, y metas organizacionales; anteponiendo el

interés general sobre el interés particular.

Rendición de Cuentas Organismos de control

Presentar con exactitud y oportunidad los informes de auditoría y de gestión administrativa solicitados por las

autoridades de control.

Rendir Informes Concejo Municipal-comunidad en general

Presentar al Concejo Municipal y Comunidad en general informes de gestión que dé cuenta de la labor

desarrollada y del logro de los objetivos y metas organizacionales propuestas en el Plan de Desarrollo y

demás planes estratégicos.

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Conocimiento del Entorno

Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional.

Personal a Cargo

Direccionar el trabajo de su personal a cargo en procura de los objetivos y metas institucionales.

Manejo de Dinero

Adelantar con transparencia-Eficiencia y austeridad la gestión económico-financiera de los recursos públicos.

Liderazgo

Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos

organizacionales.

Fuente: Presidencia de la República. Decreto N° 2539 de 22 de Julio de 2005.

Cuadro 10. Responsabilidades Generales para el Nivel Asistencial.

ASISTENCIAL DEFINICION DE LA RESPONSABILIDAD

Trabajo en equipo

Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución

de metas institucionales comunes.




Conservación y correcta Utilización del equipo de oficina.

Velar por la buena conservación y utilización correcta del equipo de oficina y demás herramienta de trabajo que se le ha entregado para el cumplimiento de sus funciones.

Relaciones Interpersonales

Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y

- 53 -

en el respeto por los demás.

Disciplina

Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente.

Adaptación al Cambio

Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y

constructivamente.

Manejo de Información

Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.


Cuadro 11. Responsabilidades Generales para el Nivel Técnico.

TÉCNICO DEFINICION DE LA RESPONSABILIDAD

Trabajo en equipo



Creatividad e innovación

Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones.




Conservación y correcta Utilización del equipo de oficina


Adaptación al Cambio Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones

nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente.

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Cuadro 12. Responsabilidades Generales para el Nivel Profesional.

PROFESIONAL DEFINICION DE LA RESPONSABILIDAD

Planeación de Actividades Determinar eficazmente las tareas que se deben

desarrollar periódicamente en procura de los objetivos y metas institucionales.

Aprendizaje continuo

Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos-destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos

estándares de eficacia organizacional.

Trabajo en equipo



creatividad e innovación

Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones.




Experticia Profesional

Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de Problemas y transferirlo a su entorno laboral.


Cuadro 13. Responsabilidades Generales para el Nivel Asesor.

ASESOR DEFINICION DE LA RESPONSABILIDAD

Iniciativa Anticiparse a los problemas iniciando acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas concretas.

Construcción de Relaciones Establecer y mantener relaciones cordiales y recíprocas con redes o grupos de personas internas y externas a la organización que faciliten la consecución de los objetivos institucionales.

Conocimiento entorno Conocer e interpretar la organización, su funcionamiento

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y sus relaciones políticas e administrativas.

Compromiso con la Organización Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades, y metas organizacionales; anteponiendo el interés general sobre el interés particular.

Rendición de Cuentas Organismos de control

Presentar con exactitud y oportunidad los informes de auditoría y de gestión administrativa solicitados por las autoridades de control.


DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

Son todas aquellas funciones que se requieren para el cumplimiento del propósito principal del empleo.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Se refieren al conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos de los resultados observables como consecuencia de la realización del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar que es competente e idóneo. No se describen tareas, se describen los resultados esperados del desempeño. Entre las contribuciones que se manejaron en general para cada uno de los cargos tenemos:

• Capacidad de liderazgo.

• Propender porque los proyectos, programas y actividades realizadas por la Unidad, se ajusten a las metas y objetivos propuestos por la Secretaría.

• Atender y orientar al usuario con calidez en relación con sus necesidades.

• Gestionar frente a las Entidades del orden Departamental y Nacional, en búsqueda de la integración del Municipio y la obtención de recursos es diligente y oportuna.

• Aplicar por sí mismo el AUTOCONTROL.

• Participar activamente en los grupos de mejoramiento y proponer Planes y Proyectos tendientes a lograr las metas Institucionales.

• Cumplir con el horario de trabajo establecido.

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• Tener disposición para colaborar con funciones diferentes a las de su cargo.

CONOCIMIENTOS BASICOS

Los conocimientos básicos comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender cada persona. Estos conocimientos básicos no se refieren a los certificados o títulos académicos de un determinado estudio formal.

Los conocimientos básicos exigidos en este manual van desde el conocimiento de La Constitución Política de Colombia como herramienta fundamental de conocimiento de nuestros derechos y deberes como Colombianos, pasando por las Leyes y Decretos, procedimientos e información básica que conciernen a las funciones del cargo, hasta los conocimientos básicos de conducta y manejo de relaciones personales.

REQUISITOS GENERALES

Requisitos comunes a los Servidores Públicos. Los Requisitos comunes para las diferentes categorías de empleos a los que se refiere son los siguientes:

Cuadro 14. Requisitos comunes a los Servidores Públicos

DIRECTIVO

FORMACION EXPERIENCIA

GRADO ACADEMICA

01. Título Profesional 12 Meses experiencia relacionada o laboral




ASESOR


GRADO ACADEMICA


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03. Título Profesional 20 meses Experiencia Relacionada o

laboral


PROFESIONAL


GRADO ACADEMICA





TECNICO


GRADO ACADEMICA

01. Diploma Bachiller 24 meses Experiencia Relacionada o

laboral

02. Aprobación 1 año educación

superior 12 Meses experiencia relacionada o laboral

03. Titulo Formación Técnica o

tecnológica o 2 años de educación Superior

6 Meses experiencia relacionada o laboral


tecnológica 9 Meses experiencia relacionada o laboral


tecnológica 12 Meses experiencia relacionada o laboral

ASISTENCIAL

GRADO FORMACION EXPERIENCIA

ACADEMICA

01. Educación Básica Primaria 12 Meses experiencia relacionada o laboral



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04. Aprobación 4 años de educación

básica secundaria 6 Meses experiencia relacionada o laboral

05. Diploma Bachiller 6 Meses experiencia relacionada o laboral




Fuente: Régimen del Empleado Oficial. Administración de Personal, Empleados Oficiales del Orden nacional. Legis. Pág. 108-110.

CONDICIONES DE TRABAJO

Se hace una breve descripción de las condiciones de trabajo del empleado, entre las que se tienen descripción de la oficina o lugar de trabajo, horario de trabajo, requisitos de concentración y capacidad de análisis entre otros.

CONDICIONES AMBIENTALES

A continuación se muestra el formato utilizado para la descripción de las condiciones ambientales en las que labora el empleado. Se tienen unos factores ambientales entre los que están: Iluminación, Calor, Humedad, Polvo, Ventilación, Olores y Frio; además se les da una calificación al nivel de intensidad de cada uno de los factores.

Cuadro 15. Condiciones Ambientales

FACTORES

AMBIENTALES

NIVEL INTENSIDAD

BAJO NORMAL ALTO

ILUMINACIÓN

CALOR

HUMEDAD

POLVO

VENTILACIÓN

OLORES

FRIO

Fuente: La Autora

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RIESGOS

Los riesgos laborales a los que pueden estar expuestos los empleados son: Lesiones de poca importancia, Enfermedades profesionales, Incapacidad parcial temporal, permanente, o total, y Muerte. Los riesgos se califican con una probabilidad de ocurrencia desde Baja hasta Alta.

Cuadro 16. Riesgos

RIESGOS

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

BAJA MEDIA ALTA

LESIONES DE POCA IMPORTANCIA

ENFERMEDADES PROFESIONALES

INCAPACIDAD PARCIAL TEMPORAL

INCAPACIDAD PARCIAL PERMANENTE

INCAPACIDAD TOTAL

MUERTE

Fuente: La Autora

ESFUERZO

Es una descripción de del tipo de esfuerzo que hace cada persona en su lugar de trabajo. Para cada tipo de esfuerzo hay un nivel requerido que está entre Bajo y Alto.

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Cuadro 17. Esfuerzo

TIPO DE ESFUERZO NIVEL REQUERIDO

BAJA MEDIA ALTA

FISICO-SENSORIAL

VISUAL

AUDITIVO

OLFATIVO

MENTAL CONCENTRACIÓN

RETENCION DE DATOS

CAPACIDAD DE ANALISIS

FISICO-MUSCULAR

Fuente: La Autora

a. EJEMPLO:

A continuación se muestra como ejemplo del Manual de Funciones, el cargo de Auxiliar de servicios generales del Despacho del Alcalde.

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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nivel del cargo ASISTENCIAL

Denominación del Empleo AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

Código 470

Grado 04

Nº de cargos 1

Unidad administrativa DESPACHO ALCALDE

Secretaria y/o Dependencia DESPACHO ALCALDE

Cargo del Jefe inmediato ALCALDE

Tipo de nombramiento L.N

PROPÓSITO PRINCIPAL

Contribuir en el desarrollo de las actividades del Despacho del Alcalde y de todas las dependencias a través de la distribución oportuna de la información interna y de la entrega efectiva de la información externa.

II. RESPONSABILIDADES GENERALES

ASISTENCIAL DEFINICION DE LA RESPONSABILIDAD

Trabajo en equipo Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes.


Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades, y metas organizacionales; anteponiendo el interés general sobre el interés particular.

Conservación y correcta Utilización del equipo de

oficina.


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Relaciones Interpersonales Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.

Disciplina Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente.

Adaptación al Cambio Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente.

Manejo de Información Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Entregar y recoger la documentación en las diferentes entidades y llevar control diario en planilla.

2. Recoger diariamente la documentación que llega al despacho del Alcalde y entregarla oportunamente a las diferentes dependencias de La Administración Municipal.

3. Realizar entre otras las diferentes diligencias de afiliación y pago de seguridad social, servicios públicos, consignaciones bancarias y recolección de extractos bancarios.

4. Desplazarse a otros Municipios y entidades a fin de llevar documentos y demás que se requieran en las diferentes dependencias del Municipio.

5. Informar y orientar a las personas sobre la ubicación de las diferentes oficinas. 6. Atender funciones auxiliares que le sean solicitadas. 7. Presentarse a las dependencias de La Alcaldía Municipal, a fin de coordinar la

entrega de documentación interna y/o externa. 8. Planificar diariamente su trabajo. 9. Las demás que le sean asignadas en razón de las necesidades del servicio.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1. Atender y orientar al usuario con calidez en relación con sus necesidades y expectativas de acuerdo con las políticas de la administración Municipal.

2. Custodiar y buen manejo de los documentos que estén bajo su responsabilidad. 3. Guardar absoluta reserva sobre las actividades cumplidas en la oficina,

reuniones, contenidos de documentos, correspondencia y decisiones que se tomen en el Despacho.

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4. Informar al Jefe inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia encomendados.

5. Tramitar en forma oportuna todas las diligencias que correspondan a las labores propias de la dependencia.

6. Aplicar por si mismo el AUTOCONTROL y responder ante su superior inmediato por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de Control Interno.

7. Tener disposición para colaborar con funciones diferentes a las de su cargo. 8. Cumplir con el horario de trabajo establecido.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS

• Constitución Política de Colombia • Plan de Desarrollo Municipal • Ley 909 de 2004 • Ley 734 de 2002 • Informática básica e Internet • Orientación al ciudadano y al usuario • Conocimiento sobre nomenclatura del Municipio • Solución Alternativa de Conflictos •

VI. REQUISITOS GENERALES

FORMACIÓN ACADEMICA MINIMA

• Aprobación de 4 años de Educación Básica Secundaria

EXPERIENCIA MINIMA

• 6 meses de experiencia relacionada o laboral

OTROS REQUISITOS

• Conducir motocicleta • Licencia de conducción para motocicleta

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

Trabaja la mayor parte del tiempo sobre el terreno, con desplazamientos regulares a otras ciudades, de uno a dos días por semana; trabaja el tiempo normal establecido en la jornada laboral.

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CONDICIONES AMBIENTALES

FACTORES

AMBIENTALES

NIVEL INTENSIDAD

BAJO NORMAL ALTO

ILUMINACIÓN X

CALOR X

HUMEDAD X

POLVO X

VENTILACIÓN X

OLORES X

FRIO X

RIESGOS

RIESGOS

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

BAJA MEDIA ALTA

LESIONES DE POCA IMPORTANCIA

X

ENFERMEDADES PROFESIONALES

X

INCAPACIDAD PARCIAL TEMPORAL

X

INCAPACIDAD PARCIAL PERMANENTE

X

INCAPACIDAD TOTAL X

MUERTE

X

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VIII. ESFUERZO

TIPO DE ESFUERZO NIVEL REQUERIDO

BAJA MEDIA ALTA

FISICO-SENSORIAL

VISUAL X

AUDITIVO X

OLFATIVO X

MENTAL CONCENTRACIÓN X

RETENCION DE DATOS

X

CAPACIDAD DE ANALISIS

X

FISICO-MUSCULAR

X

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7.3 PRESENTACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIM IENTOS

Este documento contiene cada uno de los Procesos y Procedimientos desarrollados en la Alcaldía, basado en los lineamientos de la Norma de Calidad. En él se resume la información de los Macro-procesos y la descripción detallada de los procedimientos que debe seguir un empleado de una empresa, en forma consecutiva y clara, lo que permite un fácil entendimiento por parte de cualquier persona, bien sea Funcionario Público o Persona externa a la Organización. El modelo de operación por procesos de la Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas, se estableció a partir de la identificación de procesos y sus interrelaciones, los cuales fueron agrupados en cuatro grandes subsistemas o macro procesos, de acuerdo con las definiciones del Sistema de Gestión de Calidad: Procesos Estratégicos, Procesos Misionales, Procesos de Apoyo y Procesos de Evaluación, Análisis y mejora o también llamados Procesos Transversales.

7.3.1 IDENTIFICACION DE LA METODOLOGIA Y RECOLECCI ON DE LA INFORMACION

Los Procesos de la Alcaldía se estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con los Secretarios de Despacho de la Alcaldía, el Asesor de Control Interno y el Alcalde Municipal.

La caracterización de los Procesos se realizó con base en la siguiente metodología:

1. En conjunto con todos los Secretarios de Despacho, El Alcalde Municipal y el Asesor de Control Interno, se definieron los Procesos de la Alcaldía, teniendo en cuenta la Norma de Calidad que divide los procesos en Estratégicos, Misionales, Apoyo y Transversales. De aquí salieron 11 procesos que luego se procedió a la caracterización de los mismos.

2. Con cada persona líder de cada proceso se realizo la caracterización de cada uno de ellos, basado en la Norma de Calidad. Este documento desagrega cada proceso en sus elementos fundamentales: nombre del proceso, objetivo, alcance, líder del proceso, actividades, entradas, proveedores, salidas, usuarios, recursos, documentos asociados, requisitos, indicadores y riesgos.

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3. Se procedió a realizar el Mapa de Procesos o Cadena de Valor de la Alcaldía teniendo en cuenta los niveles de cada proceso.

Los 11 procesos se distribuyeron de la siguiente manera: en el primer nivel del Mapa están 2 procesos Estratégicos: DIRECCION MUNICIPAL Y GESTION DE LA CALIDAD; en el segundo nivel están los 6 procesos Misionales de la Alcaldía: PLANIFICACION Y DESARROLLO MUNICIPAL, ADMINISTRACION FINANCIERA MUNICIPAL, GESTION DE SALUD MUNICIPAL, GESTION DE EDUCACION, DEPORTE Y CULTURA MUNICIPAL, GESTION DE GOBIERNO MUNICIPAL Y DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL MUNICIPAL; en el tercer nivel están los procesos de Apoyo: ADMINISTRACION INSTITUCIONAL Y GESTION CONTABLE Y FINANCIERA; por ultimo esta el proceso transversal: CONTROL Y EVALUACION DE LA GESTION.

A continuación se presenta el Mapa de Procesos de la Alcaldía de Viterbo Caldas.

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Figura 7: Mapa de Procesos Alcaldía Municipal de Viterbo Caldas

Fuente: La Autora

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Los Procedimientos de la Alcaldía se estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con todas las Secretarias y dependencias de la Alcaldía. La realización de la documentación se hizo con la siguiente metodología:

1. Para la descripción de los procedimientos se tuvo en cuenta un Manual de procedimientos expedido por DECRETO No. 046 de Diciembre 03 de 2003 “Por el cual se establece el Manual de Procedimientos para las diferentes Unidades administrativas que dependen del Alcalde”. Como es información muy antigua, se corroboro parte de ella con todo el Personal.

2. Para cada uno de los procedimientos identificados se hace un "levantamiento de información", buscando entender claramente la forma como se desarrolla. El levantamiento se hace mediante un diálogo directo con todas las personas involucradas. El procedimiento se documenta identificando el responsable, el Objetivo, Alcance, Descripción del procedimiento, Glosario, etc.

3. Una vez esta información se ha recogido, se procede a ordenarla, de tal manera que se pueda seguir en forma detallada el procedimiento. Es decir, cada procedimiento se desagrega en una serie de actividades y se describe de manera secuencial para guardar coherencia con el desarrollo de cada uno de ellos.

4. Finalmente se documenta toda la información.

7.3.2 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIM IENTOS

7.3.2.1 CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

El formato de la caracterización de los procesos consta de 4 partes que son: Encabezado, Información General del Proceso, Descripción del Proceso Y Cuadro de Control.

A continuación se detalla cada una de las partes.

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ENCABEZADO

Al lado izquierdo del encabezado esta el logo de la Alcaldía Municipal; en el centro está la palabra CARACTERIZACION y debajo el nombre del Proceso; al lado derecho está el Código del proceso, la versión, fecha de elaboración, fecha de revisión y pagina (el paginado debe ser de la forma pagina__ de __).

Cuadro 18. Encabezado de la Caracterización

CARACTERIZACIÓN

( Nombre del Proceso )

Código: Versión: Fecha Elaboración: Fecha Revisión: Página __ de __

Fuente: Norma de Calidad

INFORMACION GENERAL DEL PROCESO

Cada proceso debe tener establecido el nombre del proceso, el tipo de proceso (Estratégico, Misional, de Apoyo y Transversal), el Objetivo del Proceso, el Alcance y el nombre del Líder del Proceso.

OBJETIVO: identifica la finalidad última del Proceso. ALCANCE: describe las relaciones entre el Proceso y las áreas que lo deben aplicar. LIDER: Persona dentro de la Organización responsable del Proceso.

Cuadro 19. Información General del proceso


PROCESO: TIPO DE PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO:

ALCANCE DEL PROCESO:

LIDER DEL PROCESO:

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DESCRIPCION DEL PROCESO

La descripción del proceso es la forma detallada de describir las actividades que conforman el proceso, sus Proveedores, Entradas, Clientes, Salidas, Cliente, Registros, Documentos Aplicables y el Responsable de cada Actividad.

Cuadro 20. Descripción del Proceso

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE REGISTRO

DOCUMENTOS APLICABLES

RESPONSABLE


CUADRO DE CONTROL

En este cuadro se detallan las firmas de las personas encargadas de la Elaboración, Revisión y Aprobación de cada una de las caracterizaciones. La persona que elabora el documento es la Autora, el que revisa es el Profesional Universitario de la Secretaria de Planeación, y el que aprueba es el Señor Alcalde Municipal.

Cuadro 21. Cuadro de Control del Proceso


a. EJEMPLO: A continuación se muestra como ejemplo la caracterización del Proceso de Administración Institucional.

Elaboración

La Autora

Revisión

Profesional Universitario

Aprobación

Alcalde

- 72 -

CARACTERIZACIÓN

ADMINISTRACION INSTITUCIONAL

Código: DGAI09 Versión: 01 Fecha Elaboración: 4 de Junio de 2008 Fecha Revisión: 4 de Junio de 2008 Página: - 72 - de 2



RESPONSABLE

Comunidad

Todos los Procesos

Direccionamiento e imprevistos Contratación

Contratos elaborados

Convenios y evaluaciones para

contrataciones especificas

Comunidad en general

Entes de control

Todos los procesos

Contratos

Convenios

Constitución Política Nacional

Ley 80

Ley 1150 Decreto 066

Secretario de gobierno

Conceptos Jurídicos y

Gestión del

Transmitir la

Servidores públicos

Comunidad en

Ley 734, Ley 136,Ley 909,

Actualizaciones


PROCESO: ADMINISTRACION INSTITUCIONAL TIPO DE PROCESO: APOYO

OBJETIVO DEL PROCESO: Suministrar el talento humano, los recursos materiales y de servicios generales; así como direccionar el sistema de información y la actividad contractual con el fin de garantizar la efectividad en la prestación del servicio Público Municipal.

ALCANCE DEL PROCESO: Desarrollar confianza en la comunidad con el manejo de los procesos para sus beneficios.

LIDER DEL PROCESO: SECRETARIO DE GOBIERNO

- 73 -



RESPONSABLE

Autoridades

Entes de control

Todos los Procesos

Ordenanzas

Trámites disciplinarios

Capacitaciones

Talento Humano

información

Capacitaciones

Bienestar laboral

Evaluaciones de desempeño

general Informes

Sanciones

Manuales

Decretos

jurídicas

Todos los Procesos

Entes externos

Comunidad en

General

Documentos

Archivo Central Organización

orden de entrega

e información

Todos los Procesos

otros entes

Información Documental

Ley 594 de 2000 Acuerdo 042


Elaboración

SANDRA LUCIA BURGOS R.

Revisión

MARIA FANNY PATIÑO L. Profesional Universitario

Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional

Aprobación

CARLOS ALBERTO RAMIREZ G.

Alcalde

- 74 -

7.3.2.2 DOCUMENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

En este manual se incluyen todos los procedimientos documentados, incluyendo los que son requisitos por la Norma de Calidad.

A continuación se presenta la descripción del formato utilizado en la documentación de los procedimientos.

ENCABEZADO

Al lado izquierdo del encabezado esta el logo de la Alcaldía Municipal; en el centro está la palabra PROCEDIMIENTO y el nombre del Procedimiento; al lado derecho está el Código del procedimiento, la versión, fecha de elaboración, fecha de revisión y pagina (el paginado debe ser de la forma pagina__ de __).

Cuadro 22. Encabezado del Procedimiento.

PROCEDIMENTO

(Nombre del Procedimiento)

Código: Versión: Fecha Elaboración: Fecha Revisión: Página: de


INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Cada procedimiento debe tener establecido el Objetivo del Procedimiento, el Alcance, el nombre del Responsable, la Descripción y el Glosario de términos para cada Procedimiento.

OBJETIVO: identifica la finalidad última del procedimiento.

ALCANCE: describe las relaciones entre el procedimiento y las áreas que lo deben aplicar. En algunos casos complejos requiere señalar dónde empieza y dónde termina.

RESPONSABLE : Persona dentro de la Organización responsable del Procedimiento.

- 75 -

DESCRIPCION: Describe en forma detallada y secuencial el desarrollo del Procedimiento.

GLOSARIO: Definición de términos desconocidos y siglas empleadas en la descripción del Procedimiento.

Cuadro 23. Información General del Procedimiento.

1. OBJETIVO:

2. ALCANCE:

3. RESPONSABLE:

4. DESCRIPCION

5. GLOSARIO


CUADRO DE CONTROL

En este cuadro se detallan las firmas de las personas encargadas de la elaboración, Revisión y Aprobación de cada uno de los Procedimientos. La persona que elabora el documento es la Autora, el que revisa es el Profesional de cada Secretaria, y el que aprueba es el Señor Alcalde Municipal.

Cuadro 24. Cuadro de Control del Procedimiento.


a. EJEMPLO: A continuación se muestra como ejemplo el Procedimiento Embajadas Culturales y artísticas, correspondiente al Proceso Gestión de Educación, Deporte y Cultura.

Elaboración

LA AUTORA

Revisión

PROFESIONAL

Aprobación

ALCALDE

- 76 -

PROCEDIMIENTO

EMBAJADAS CULTURALES Y

ARTISTICAS

Código: PRGE08 Versión: 01 Fecha Elaboración: 01 de Julio de 2008 Fecha Revisión: 01 de Julio de 2008 Página: - 76 - de 1

1. OBJETIVO: Participar en los diferentes eventos Departamentales, Regionales y

Nacionales.

2. ALCANCE: Aplica para todas las manifestaciones artísticas del Municipio.

3. RESPONSABLE: Secretaria de Educación, Deporte y Cultura; y el Técnico Administrativo de la Unidad de Cultura.

4. DESCRIPCION

4.1 Invitación o convocatoria a participar de los diferentes certámenes o celebraciones

a nivel Departamental, Regional o Nacional.

4.2 La Unidad de Cultura procede a la formulación del Proyecto.

4.3 Presentación del Proyecto ante la Secretaria de Educación, Deporte y Cultura.

4.4 Estudio de Factibilidad.

4.4.1 El Secretario de Despacho analiza el Proyecto.

4.4.2 Se modifica el Proyecto si es del caso.

4.5 Presentación del Proyecto al Consejo de Gobierno.

4.6 Aprobación o negación del Proyecto. Si el proyecto es aprobado se procede a la

ejecución del proyecto, a través de la Unidad de Cultura.

4.7 Participación en los eventos.

4.8 La participación en los diferentes eventos se hace en compañía de los instructores de la Unidad de Cultura en las diferentes áreas.

4.9 Entrega del Informe de Gestión al Señor Alcalde Municipal, Concejo Municipal, Secretaria de Cultura Departamental y demás entes que lo requieran.

Elaboración

SANDRA LUCIA BURGOS R.

Revisión

MARIA FANNY PATIÑO R. Profesional Universitario Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional

Aprobación

CARLOS ALBERTO RAMIREZ

G. Alcalde

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8. CONCLUSIONES

• La documentación de los procesos, procedimientos y funciones, permite

realizar un control efectivo sobre la calidad del servicio prestado en la

Alcaldía Municipal.

• La implementación de una estructura por procesos y procedimientos, trae

consigo un impacto positivo, ya que se puede llevar a cabo una

Administración en la que se valorizan los recursos y el talento humano.

• La estructuración de la organización es la base fundamental para la mejora

continua de la misma, ya que se facilita su propia gestión y la planificación

de los objetivos.

• La puesta en marcha de un sistema de gestión de calidad permitirá a la

Entidad, trabajar de manera coordinada en todos sus procesos teniendo

claridad sobre sus fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades.

• Actualmente, la única posibilidad que tienen las Entidades Públicas para

permanecer y para competir con otras entidades, es implementado

Sistemas de Gestión de Calidad lo que conlleva al mejoramiento de su

administración.

• Se observó poco interés por parte de algunos de los funcionarios de la

Alcaldía para desarrollar e implementar los Manuales tanto de Funciones

como de Procesos y Procedimientos al interior de la Entidad, aunque hubo

otras personas que estuvieron más comprometidas con el Proyecto, en

gran parte, estas últimas estaban más informadas y sensibilizadas acerca

de lo que se estaba realizando.

- 78 -

9. RECOMENDACIONES

• Capacitar, asesorar y sensibilizar a todos los funcionarios de la Alcaldía

en cuanto a temas relacionados con la Implementación de un Sistema

de Gestión de Calidad, administración de Personal, entre otros temas

importantes que ayudaran a comprometerlos aun mas con las

actividades que desarrollan. Esto a través de convenios realizados con

entidades como el SENA, COMFAMILIARES, Universidades, El DAFP,

entre otras.

• Empezar a implementar un programa de Bienestar Laboral en el que se

tomen medidas en cuanto al mejoramiento y adecuación de las

instalaciones de la Alcaldía, programas de motivación, manejo de

relaciones interpersonales, entre otras.

• Promover el contacto y la interrelación entre Secretarias y Unidades

Administrativas para generar buena comunicación y empatía entre los

empleados.

• Socializar por parte de cada Secretario de Despacho, cada

Procedimiento, Proceso y funciones documentadas con el personal de la

Alcaldía Municipal.

• Convertir la Administración Municipal en punto de referencia para otras

Alcaldías Municipales, dando a conocer la gestión de recursos que se

está realizando a nivel Departamental, Nacional e Internacional; la

implementación de Programas, los Proyectos que se están realizando y

los empleos generados.

- 79 -

• Darle un mejor uso a los Manuales realizados para el Bienestar y el buen

funcionamiento de la administración. Además de su continua

modificación y mejoramiento.

• Acercar más la población a la Alcaldía Municipal, y darles a conocer los

programas, proyectos y Planes que se están ejecutando actualmente.

- 80 -

10. BIBLIOGRAFIA

ARBOLEDA, Guillermo de Jesús. Estudio Técnico para la modificación de la Planta de Personal de la Alcaldía Municipal: Viterbo Caldas: 2007.

ARENAS, Wilson y otros. Administración por Resultados. Pereira: Universidad tecnológica de Pereira. 2004

CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. Bogotá. Mc Graw Hill. 1981.

ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

Legis Editores S.A. Régimen Jurídico de la Administración Municipal. Bogotá D.C: Federación Colombiana de Municipios. 2006.

Legis Editores S.A. Régimen del Empleado Oficial. Pág. 2007

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11. ANEXOS

ANEXO 1. MANUAL DE FUNCIONES

ANEXO 2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS