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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LA PAZ - BOLIVIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA
INDICE MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ....................................................................................................... 1
INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES ................................................................................................. 4
PROCEDIMIENTOS ..................................................................................................................................................... 9
Ejecutar los Procesos Técnicos de biblioteca (selección, indización, clasificación, catalogación en el Sistema de
Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”, marbeteo y organización física en estantería preestablecida) para
publicaciones bibliográficas y/o periódicas adquiridas por transferencia interna, donación y/o canje externo.
DGAA 10-01-01 ........................................................................................................................................................ 9
Solicitar las publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas generadas por el MEFP para su resguardo y
conservación en la Biblioteca Económica Financiera. DGAA 10-01-02 ................................................................. 12
Comprar y/o suscribir publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en temas económico-
financieros. DGAA 10-01-03 ................................................................................................................................... 15
Elaborar y difundir boletín de novedades bibliográficas y/o hemerográficas en la página web de la Biblioteca del
MEFP y a través de correo electrónico. DGAA 10-02-01 ....................................................................................... 18
Distribución de publicaciones impresas editadas por el MEFP a bibliotecas con convenio de canje, bibliotecas
universitarias a nivel nacional e instituciones que fomenten la investigación económica. DGAA 10-02-02 .......... 21
Venta de la publicación impresa “Arancel Aduanero de Importaciones” emitida por el Viceministerio de Política
Tributaria, delegada a través de Resolución Ministerial. DGAA 10-02-03 ............................................................. 24
Brindar servicio de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios internos
de manera presencial, vía telefónica y/o correo electrónico. DGAA 10-03-01 ........................................................ 27
Brindar servicios de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios
externos de manera presencial, vía telefónica y/o correo electrónico. DGAA 10-03-02 ......................................... 30
Realizar transferencias de documentación pasiva de las diferentes áreas del MEFP a la Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-01-01................................................................................................ 33
Clasificar, ordenar, describir y sistematizar la documentación transferida a Memoria Institucional y Biblioteca
Económica Financiera. DGAA 11-01-02 ................................................................................................................. 36
Realizar tratamiento preventivo de conservación y preservación de series y unidades de documentación pasiva en
la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-01-03 .................................................... 39
Valorar y expurgar la documentación pasiva que no contenga valor administrativo, fiscal y/o legal. DGAA 11-01-
04 ............................................................................................................................................................................. 42
Prestar servicios de consulta documental directa en la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.
DGAA 11-02-01 ...................................................................................................................................................... 45
Elaborar Certificados de Aportes DGAA 12-01-01 ................................................................................................. 51
Extender Fotocopias legalizadas de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes. DGAA 12-
01-02 ........................................................................................................................................................................ 55
MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO N°4
LA PAZ - BOLIVIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA
1
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 04
MAPEO DE
PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA - MIB
CÓDIGO
PROCESO
PROCESOS
CÓDIGO
OPERACIÓN
OPERACIONES
CÓDIGO
PROCED.
PROCEDIMIENTOS
DGAA 10
Administrar,
resguardar,
difundir y
facilitar el acceso
a recursos
bibliográficos y/o
hemerográficos
DGAA
10-01
Sistematización y
organización física
de la colección
bibliográfica y/o
hemerográfica.
DGAA
10-01-01
Ejecutar los Procesos Técnicos de biblioteca para
publicaciones bibliográficas y/o periódicas adquiridas por
transferencia interna, donación y/o canje externo.
DGAA
10-01-02
Solicitar las publicaciones bibliográficas y/o
hemerográficas generadas por el MEFP para su resguardo
y conservación en Biblioteca Económica Financiera.
DGAA
10-01-03
Comprar y/o suscribir publicaciones bibliográficas y/o
hemerográficas especializadas en temas económico-
financieros.
DGAA
10-02
Difusión y venta
de recursos
bibliográficos
DGAA
10-02-01
Elaborar y difundir boletín de novedades bibliográficas y/o
hemerográficas en la página web de la Biblioteca del
MEFP y a través de correo electrónico.
DGAA
10-02-02
Distribución de publicaciones impresas editadas por el
MEFP a bibliotecas con convenio de canje, bibliotecas
universitarias a nivel nacional e instituciones que
fomenten la investigación económica.
DGAA
10-02-03
Venta de la publicación impresa “Arancel Aduanero de
Importaciones” emitida por el Viceministerio de Política
Tributaria, delegada a través de Resolución Ministerial.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 04
MAPEO DE
PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA - MIB
DGAA
10-03
Proporcionar y
brindar servicios
de información
eficientes, eficaces
y oportunos a
usuarios internos y
externos.
DGAA
10-03-01
Brindar servicio de información y préstamo de
publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios
internos de manera presencial, vía telefónica y/o correo
electrónico.
DGAA
10-03-02
Brindar servicios de información y préstamo de
publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios
externos de manera presencial, vía telefónica y/o correo
electrónico.
DGAA 11
Administrar,
organizar,
resguardar,
preservar y
prestar servicios
de información de
la documentación
pasiva del MEFP.
DGAA
11-01
Coordinación y
transferencia de
documentación
pasiva para la
aplicación de
tratamiento
archivístico a la
documentación
pasiva de la MIB.
DGAA
11-01-01
Realizar transferencias de documentación pasiva de las
diferentes áreas organizacionales del MEFP a la Memoria
Institucional y Biblioteca Económica Financiera.
DGAA
11-01-02
Clasificar, ordenar, describir y sistematizar la
documentación transferida a la Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera.
DGAA
11-01-03
Realizar tratamiento preventivo de conservación y
preservación de series y unidades documentales en la
Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.
DGAA
11-01-04
Valorar y expurgar la documentación pasiva que no
contenga valor administrativo, fiscal y/o legal.
DGAA
11-02-01
Prestar servicios de consulta documental directa en la
Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 04
MAPEO DE
PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA - MIB
DGAA
11-02
Disposición de
Servicios de
Información
Documental.
DGAA
11-02-02
Proporcionar servicios de información documental para
préstamo, consulta, reprografía y/o legalización de
documentos que se encuentran bajo resguardo de la
Memoria institucional y biblioteca económica Financiera.
DGAA 12
Atender
solicitudes de
certificación de
aportes y
legalización de
fotocopias de
comprobantes de
ejecución
presupuestaria y
de planillas de
haberes.
DGAA
12-01
Ejecución de
certificación de
aportes y
legalización de
fotocopias de
comprobantes de
ejecución
presupuestaria y
de planillas de
haberes.
DGAA
12-01-01
Elaborar Certificados de Aportes.
DGAA
12-01-02
Extender Fotocopias legalizadas de Comprobantes de
Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes.
ELABORADO POR: APROBADO POR:
ACTUALIZACIÓN N°:1
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional
y Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos Administrativos
FECHA DE APROBACIÓN O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES
FORMULARIO N° 5
LA PAZ - BOLIVIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INTSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA
4
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS- DGAA
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA - MIB
NOMBRE DEL PROCESO:
Administrar, resguardar, difundir y facilitar el acceso a recursos bibliográficos y/o
hemerográficos.
CÓDIGO:
DGAA 10
OBJETIVO:
El Acceso a recursos bibliográficos y/o hemerográficos ha sido administrado, resguardado, difundido y facilitado.
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:
Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.
PRODUCTOS DEL PROCESO:
Registro, sistema de registro, Base de datos actualizada.
Fichas de solicitud de préstamo, registradas.
Ubicación y asignación en estantería predeterminada de los recursos bibliográficos y hemerográficos
ordenados.
OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO
CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLE PRODUCTO TIEMPO
DÍAS
DGAA
10-01
Sistematización y
organización física de la
colección bibliográfica y/o
hemerográfico
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
Económica
Financiera
Material bibliográfico
sistematizado, codificado
y ordenado.
136 días
DGAA
10-02
Difusión y venta de recursos
bibliográficos.
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
Económica
Financiera
Se dio a conocer las
estadísticas e información
económica a las diferentes
entidades del Gobierno.
55 días
DGAA
10-03
Proporcionar y brindar
servicios de información
eficientes, eficaces y
oportunos a usuarios internos
y externos.
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
Económica
Financiera
Se proporcionó
información especializada
en temas económicos
financieros a usuarios
internos y externos.
2 días
TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO 193 días
OBSERVACIONES:
La venta del Arancel Aduanero de Importaciones se realizará solo en caso de contar con una Resolución Ministerial
vigente.
5
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
ELABORADO POR:
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
6
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA - MIB
NOMBRE DEL PROCESO:
Administrar, organizar, resguardar, preservar y prestar servicios de información de la
documentación pasiva del MEFP.
CÓDIGO:
DGAA 11
OBJETIVO:
La documentación pasiva ha sido preservada, resguarda y organizada para transparentar la información
documental.
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:
Dirección General de Asuntos Administrativos
Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera
PRODUCTOS DEL PROCESO:
Registros de transferencia documental.
Registros de series documentales organizadas.
Registros de préstamo y de información documental.
OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO
CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLE PRODUCTO TIEMPO
DÍAS
DGAA
11-01
Coordinación y transferencia
de documentación pasiva para
la aplicación de tratamiento
archivístico a la
documentación pasiva de la
MIB.
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
Económica
Financiera.
Series de documentación
pasiva clasificadas,
ordenadas y preservadas.
125
DGAA
11-02
Disposición de Servicios de
Información Documental.
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
Económica
Financiera
Series documentales
accesibles a la consulta y
al servicio de información
documental.
4
TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO
En la operación 11-01 el tiempo que conlleva realizar este proceso depende del volumen de
cada serie documental.
En la operación 11-02 el tiempo de atención de un requerimiento está sujeto al tipo de
solicitud.
129
OBSERVACIONES:
7
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
ELABORADO POR:
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
8
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA - MIB
NOMBRE DEL PROCESO:
Atender solicitudes de certificación de aportes y legalización de fotocopias
legalizadas de comprobantes de ejecución y de planillas de haberes a usuarios
internos y externos.
CÓDIGO:
DGAA 12
OBJETIVO:
Elaborar Certificados de Aportes.
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO
Dirección General de Asuntos Administrativos - Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.
PRODUCTOS DEL PROCESO:
Formularios de registros.
Documentación ubicada en estantería.
OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO
CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLE PRODUCTO TIEMPO
DÍAS
DGAA
12-01
Ejecución de certificados de
aportes y extender
fotocopias legalizadas de
Comprobantes de Ejecución
Presupuestaria y Planillas de
Haberes.
Responsable de la
Memoria
Institucional y
Biblioteca
Económica
Financiera
Certificaciones de
aportes emitidos y
fotocopias de
comprobantes de
ejecución
presupuestaria y de
planillas de haberes
legalizados.
65 días
TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO 65 días
ELABORADO POR:
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional
y Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO N°6
LA PAZ - BOLIVIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA
9
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENRAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA -FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Ejecutar los Procesos Técnicos de biblioteca (selección, indización,
clasificación, catalogación en el Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-
WEB”, marbeteo y organización física en estantería preestablecida) para
publicaciones bibliográficas y/o periódicas adquiridas por transferencia
interna, donación y/o canje externo. DGAA 10-01-01
CÓDIGO:
DGAA 10-01-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Sistematización y organización física de la colección bibliográfica y/o hemerográfica
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
El Registro bibliográfico está actualizado, y la colección bibliográfica organizada en estantería
preestablecida y disponible para su préstamo.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Reglas de Catalogación Angloamericanas
Sistema de Clasificación Dewey
Macrothesaurus de la OCDE – Lista de Descriptores en Banca y Finanzas
Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Registro de las unidades bibliográficas y/o periódicas en el sistema “LILDBI-WEB” verificable en el
resumen estadístico trimestral generado por el sistema.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
66 días.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Transfiere publicaciones bibliográficas
con listado mediante Hoja de Ruta (pase a
la tarea 3)
Diferentes Unidades
organizacionales del
MEFP
Hoja de Ruta
2
Entrega en calidad de donación y/o canje
publicaciones bibliográficas con nota
externa.
Otras Instituciones
públicas y/o privadas
3
Registra ingreso de la publicación
bibliográfica en Sistema de
Correspondencia “SIGA Internet”
Técnico Archivista
4
Recibe, coloca instrucción y deriva el
material bibliográfico al técnico
bibliotecario para su análisis y registro en
Base de datos.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
10
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
Selecciona y analiza el material remitido
para inicio del proceso técnico,
clasificándose de acuerdo a reglas
internacionales.
En caso de que la publicación
bibliográfica y/o periódica no corresponda
al área de especialidad económica-
financiera, se registra en hoja de cálculo
Excel y se ubica físicamente en estantería
predeterminada (Fin de proceso).
Bibliotecóloga (o)
Documentalista
Material Bibliográfico
6
Si la publicación bibliográfica y/o
periódica es de la especialidad económica-
financiera, se cataloga en el
Sistema de Registro “LILDBI-WEB”,
detallando los campos requeridos,
incluyendo el resumen de la publicación y
la indización.
Bibliotecóloga (o)
Documentalista
Sistema de registro
“LILDBI-WEB”
Sistema de
Clasificación Dewey.
Reglas de catalogación
Angloamericanas.
THESAURO
7
Marbetea cada unidad bibliográfica y/o
periódica y organiza en estantería
predeterminada, de acuerdo al plan de
clasificación temática.
Bibliotecóloga (o)
Documentalista
Plantilla de marbetes
8
Elabora y remite informe de avance
trimestral del listado de publicaciones
bibliográficas y/o periódicas registradas
en Sistema “LILDBI-WEB” al
Responsable de Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera.
Bibliotecóloga (o)
Documentalista
9
Corrobora por muestreo el ingreso de la
cantidad de publicaciones registradas en
Sistema “LILDBI-WEB”, a través del
resumen estadístico generado por el
sistema.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
10 Aprueba y remite informe para archivo. Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
11 Archiva copia de Informe con V°B° Técnico Archivista
ELABORADO POR:
Iris Natalia Zárate Durán
Técnico V
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
11
12
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar las publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas generadas por el
MEFP para su resguardo y conservación en la Biblioteca Económica Financiera.
DGAA 10-01-02
CÓDIGO:
DGAA 10-01-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Sistematización y organización física de la colección bibliográfica y/o hemerográfica.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Contarse con todas las publicaciones bibliografías y/o hemerográficas elaboradas en la entidad para su
debido resguardo y préstamo a usuarios.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los Ministerios.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Colección completa de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas del MEFP conservadas,
resguardadas y disponibles para su consulta.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
10 días.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora COMUNICADO y/o nota de
solicitud de envío de 5 ejemplares de cada
publicación editada anualmente por las
diferentes Unidades Organizacionales del
MEFP, para la Biblioteca.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
2 Remite para su revisión y aprobación a la
DGAA.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
3 Recepciona, aprueba y deriva
COMUNICADO para su difusión.
Director (a) General de
Asuntos
Administrativos.
4
Recepciona publicaciones editadas por las
diferentes Unidades Organizacionales del
MEFP y registra en Sistema de
Correspondencia “SIGA Internet”.
Técnico Archivista
5 Instruye se inicie procesos técnicos de
biblioteca.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
6 Inicia procesos técnicos de biblioteca
Bibliotecólogo
Documentalista
13
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
ELABORADO
POR:
Iris Natalia Zárate
Durán
Técnico VI
Cynthia Lahore
Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y Biblioteca
Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
14
15
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comprar y/o suscribir publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas
especializadas en temas económico-financieros. DGAA 10-01-03
CÓDIGO:
DGAA 10-01-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Sistematización y organización física de la colección bibliográfica y/o hemerográfica.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Contar con diversidad de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en temas
económicos-financieros para su consulta.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Presupuesto aprobado
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
Listado de material bibliográfico especializado, enviados por Librerías y Editoriales.
Solicitud de requerimientos bibliográficos de las áreas organizacionales del MEFP
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en temas Económico–Financieras
organizadas para préstamo y consulta.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 60 días.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora COMUNICADO para adquisición
de publicaciones bibliográficas y remite para
su revisión y aprobación.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
2
Recepciona, aprueba y deriva
COMUNICADO para su difusión.
Director General de
Asuntos
Administrativos.
3
Solicita compra y/o suscripción de
publicaciones bibliográficas y/o revistas,
hasta fecha establecida en el
COMUNICADO mediante Hoja de Ruta,
adjunta listado de publicaciones requeridas.
Unidad Solicitante
4 Recepciona solicitud de compra y registra en
Sistema de correspondencia “SIGA
Internet”.
Técnico Archivista
5
Solicita e instruye se analice la factibilidad
de compra de los requerimientos.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
6
Analiza, verifica y cotiza los requerimientos
en diferentes librerías.
Bibliotecólogo
Documentalista
7
Elabora y remite listado de factibilidad de
compra/suscripción de publicaciones
bibliográficas y/o revistas.
Bibliotecólogo
Documentalista
16
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
8
Verifica el listado y elabora nota de
autorización para inicio de proceso de
compra/suscripción de requerimientos
bibliográficos y/o revistas, adjuntando toda
la documentación necesaria.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
9
Autoriza proceso de compra y/o suscripción
y remite a la unidad correspondiente.
Director General de
Asuntos
Administrativos.
10
Recepciona y da conformidad a la compra
y/o suscripción del requerimiento.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
11
Deriva e instruye su registro en sistema
bibliográfico “LILDBI-WEB”
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
12 Inicia los Procesos Técnicos de biblioteca. Bibliotecólogo
Documentalista
ELABORADO POR:
Iris Natalia Zárate Durán
Técnico VI
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
17
18
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar y difundir boletín de novedades bibliográficas y/o hemerográficas en
la página web de la Biblioteca del MEFP y a través de correo electrónico. DGAA
10-02-01
CÓDIGO
DGAA 10-02-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Difusión y venta de recursos bibliográficos.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Darse a conocer las novedades bibliográficas y/o hemerográficas disponibles en la Biblioteca del MEFP
para su consulta.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Últimas publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas por donación, compra y/o suscripción.
Sistema de Biblioteca propio del MEFP
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Boletín de novedades bibliográficas y/o hemerográficas difundido vía correo electrónico y en la página
Web del MEFP, a usuarios de la Biblioteca.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
3 días.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye y deriva con hoja de ruta las
publicaciones bibliográficas y/o
hemerográficas en temas económico-
financieros, para registro en el “Sistema de
Biblioteca” del MEFP.
Responsable de
Memoria Institucional
y Biblioteca
Hoja de Ruta
“Sistema de
Biblioteca”
2
Recepciona y selecciona las publicaciones
bibliográficas y/o hemerográficas en temas
económico-financieros.
Bibliotecólogo
Documentalista
3
Escanea y edita la portada de cada unidad
bibliográfica y/o hemerográfica a introducirse
en el Sistema de Biblioteca” del MEFP.
Bibliotecólogo
Documentalista
4
Introduce y registra los datos bibliográficos
(Autor, título, código y resumen) de cada
publicación con su respectiva portada
escaneada.
Bibliotecólogo
Documentalista
5
Genera el boletín de novedades
bibliográficas en formato PDF y remite vía
correo electrónico a usuarios de la Biblioteca.
Bibliotecólogo
Documentalista
19
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Elabora y remite informe trimestral de
novedades bibliográficas adjuntando las
copias de correos electrónicos de envío.
Bibliotecólogo
Documentalista
7
Revisa de manera aleatoria las novedades
bibliográficas remitidas vía correo electrónico
y remite informe para archivo con V°B°
Responsable de
Memoria Institucional
y Biblioteca
Material bibliográfico
8 Archiva Informe de alerta bibliográficas con
sello de recepción
Técnico Archivista
ELABORADO POR:
Iris Natalia Zárate Durán
Técnico VI
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
20
21
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Distribución de publicaciones impresas editadas por el MEFP a bibliotecas con
convenio de canje, bibliotecas universitarias a nivel nacional e instituciones que
fomenten la investigación económica. DGAA 10-02-02
CÓDIGO:
DGAA 10-02-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Difusión y venta de recursos bibliográficos.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Difundirse las publicaciones editadas por las Unidades Organizacionales del MEFP con el fin de
transparentar la gestión pública.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Lista de entidades para distribución
Publicaciones de la Entidad.
Convenios interinstitucionales de canje.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Publicaciones editadas por el MEFP disponibles para su consulta en diferentes bibliotecas a nivel
nacional.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
30 días por lote distribuido.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora COMUNICADO de solicitud de
envío de ejemplares de cada publicación
editada por las diferentes Unidades
Organizacionales del MEFP, para su
distribución gratuita en Bibliotecas
Universitarias a nivel nacional e
instituciones de convenio.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
2 Remite para su revisión y aprobación a la
DGAA.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
3 Recepciona, aprueba y deriva
COMUNICADO para su difusión.
Director General de
Asuntos
Administrativos.
4
Recepciona publicaciones editadas por las
diferentes Unidades Organizacionales del
MEFP y registra en Sistema de
Correspondencia “SIGA Internet”.
Técnico Archivista
5 Instruye la distribución de publicaciones de
acuerdo a lista actualizada de instituciones.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
6
Realiza nota y remite las publicaciones a las
entidades de acuerdo a listado.
Bibliotecólogo
Documentalista
Lista actualizada de
entidades para
distribución
22
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
7 Elabora trimestralmente un informe de las
publicaciones distribuidas.
Bibliotecólogo
Documentalista
8 Revisa y coteja informe con sellos de
recepción de entrega de los ejemplares.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
9 Aprueba y remite informe con V°B° para su
archivo.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
10 Archiva Informe con V°B°
Técnico Archivista
ELABORADO POR:
Iris Natalia Zárate Durán
Técnico VI
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
23
24
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTIOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Venta de la publicación impresa “Arancel Aduanero de Importaciones” emitida
por el Viceministerio de Política Tributaria, delegada a través de Resolución
Ministerial. DGAA 10-02-03
CÓDIGO
DGAA 10-02-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Difusión y venta de recursos bibliográficos.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Difundirse la publicación impresa del “Arancel Aduanero de Importaciones” a través de su venta.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Resolución Ministerial que instruya la venta en instalaciones de la Memoria Institucional y
Biblioteca
Publicaciones impresas del Arancel Aduanero de Importaciones de la gestión.
Talonario de Facturas
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Publicaciones impresas del Arancel Aduanero de Importaciones vendidas.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
22 días.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye mediante Resolución
Ministerial la venta del Arancel
Aduanero de Importaciones en
instalaciones de la Memoria
Institucional y Biblioteca.
Director General de Asuntos
Administrativos
Hoja de Ruta
2
Envía a la MIB las publicaciones
impresas de Aranceles Aduaneros de
Importaciones para su venta al público
con Hoja de Ruta.
Director General de Asuntos
Arancelarios
Hoja de ruta
3
Recepciona y registra Resolución
Ministerial y publicaciones impresas de
Aranceles Aduaneros de Importaciones
para su venta con nota de entrega, en
Sistema de Correspondencia “SIGA
Internet”.
Técnico Archivista
4
Solicita mediante nota interna talonario
de facturas para la venta de
publicaciones impresas de Aranceles
Aduaneros de Importaciones.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
5 Recepciona y atiende nota de solicitud.
Unidad Financiera
25
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Deriva los ejemplares de Aranceles
Aduaneros de Importaciones para su
venta y respectivos talonarios de
facturas.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
Nota de entrega
7 Recibe Aranceles Aduaneros de
Importaciones
y talonarios de facturas para su venta.
Bibliotecólogo
Documentalista.
8 Proporciona información sobre los pasos
a seguir para la adquisición del Arancel
Aduanero de Importaciones.
Bibliotecólogo
Documentalista.
9 Recibe y revisa boleta bancaria de pago
por parte del comprador para la entrega
de la publicación.
Bibliotecólogo
Documentalista.
10 Entrega Arancel Aduanero de
Importaciones y emite factura de venta al
comprador.
Bibliotecólogo
Documentalista.
11 Elabora y remite informe mensual de
descargo de boletas recibidas y facturas
emitidas por separado.
Bibliotecólogo
Documentalista.
12
Verifica y deriva informes mensuales de
descargo a la Unidad Financiera.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
ELABORADO POR:
Iris Natalia Zárate Durán
Técnico VI
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
26
27
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Brindar servicio de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o
hemerográficas a usuarios internos de manera presencial, vía telefónica y/o
correo electrónico. DGAA 10-03-01
CÓDIGO:
DGAA 10-03-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Proporcionar y brindar servicios de información eficientes, eficaces y oportunos a usuarios internos y
externos.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Demanda de solicitudes de préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en
el área económica-financiera satisfechas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Formularios de préstamo a domicilio.
Terminales de consulta página web www.economiayfinanzas.gob.bo
Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”.
Material bibliográfico y/o hemerográfico.
Convenios interbibliotecarios.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Demanda de solicitud de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas atendidas, registradas en informe
estadísticos trimestrales.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1 día.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita información y/o préstamo de
publicación bibliográfica y/o hemerográfica
(presencial, vía telefónica y/o correo
electrónico)
Usuario interno
2 Recibe requerimiento bibliográfico. Bibliotecólogo
Documentalista
Sistema de registro
bibliográfico
“LILDBI-WEB”.
3 Busca y recupera la información en Sistema
de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”.
Bibliotecólogo
Documentalista
4
Remite, mediante correo electrónico,
información sobre la disponibilidad de la
publicación bibliográfica y/o hemerográfica
solicitada y ficha de préstamo.
En caso de no disponer de la publicación
requerida, solicita en calidad de préstamo
interbibliotecario la publicación
bibliográfica y/o hemerográfica, en
Bibliotecas de Convenio a nombre de
Bibliotecóloga (o) Documentalista /Técnico
Archivista
Bibliotecólogo
Documentalista
28
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
En caso de no contarse con la publicación
requerida en ninguna Biblioteca de
Convenio termina el proceso.
Bibliotecólogo
Documentalista
6 Selecciona el material bibliográfico a ser
prestado.
Usuario interno
7
Ubica la publicación bibliográfica y/o
hemerográfica en estantería predeterminada
y la entrega.
Bibliotecólogo
Documentalista
8 Recoge el material bibliográfico en
Biblioteca y entrega la ficha de préstamo.
Usuario Interno
9 Recibe la ficha de préstamo y archiva en
folder predeterminado para usuarios internos
del MEFP y registra ficha de préstamo para
estadísticas mensuales.
Bibliotecólogo
Documentalista
Correo electrónico,
ficha de préstamo
10 Llama al usuario para recordar la fecha
establecida de devolución.
Bibliotecólogo
Documentalista
11 Devuelve la publicación solicitada a
Biblioteca.
Usuario Interno
12
Guarda y acomoda en el estante
prestablecido la publicación bibliográfica
y/o hemerográfica devuelta.
Realiza la devolución de la publicación
bibliográfica y/o hemerográfica a Biblioteca
de Convenio si se tratara de préstamo Inter
bibliotecário.
Bibliotecólogo
Documentalista
13 Elabora y remite informe trimestral de
estadísticas de atención de solicitudes de
préstamo de publicaciones.
Bibliotecólogo
Documentalista
14
Revisa y aprueba informe trimestral de
estadísticas de solicitudes de préstamo de
publicaciones bibliográficas y/o
hemerográficas.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
15 Remite informe para su archivo Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
16 Archiva Informe con V°B° Técnico archivista
ELABORADO POR:
Iris Natalia Zárate
Durán
Técnico VI
Cynthia Lahore
Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzman Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
29
30
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Brindar servicios de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o
hemerográficas a usuarios externos de manera presencial, vía telefónica y/o
correo electrónico. DGAA 10-03-02
CÓDIGO:
DGAA 10-03-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Proporcionar y brindar servicios de información eficientes, eficaces y oportunos a usuarios internos y
externos.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Demanda de solicitudes de préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en
el área económica-financiera satisfechas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Formularios de préstamo en sala
Terminales de consulta página web www.economiayfinanzas.gob.bo
Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”
Material bibliográfico
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Demanda de solicitud de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas atendidas, registradas en informe
estadísticos trimestrales.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1 día.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita información y/o préstamo de
publicación bibliográfica y/o hemerográfica
(de forma: presencial, vía telefónica y/o
correo electrónico)
Usuario externo
2
Recibe requerimiento bibliográfico.
Bibliotecólogo
Documentalista
Sistema de Registro
Bibliográfico
“LILDBI-WEB”
3
Busca y recupera la información en Sistema
de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”
Bibliotecólogo
Documentalista
4
Remite información sobre la disponibilidad
de la publicación bibliográfica y/o
hemerográfica solicitada vía correo
electrónico y/o llamada telefónica (fin del
proceso)
Informa, de forma presencial, sobre la
disponibilidad de las publicaciones
solicitadas o similares.
En caso de no contar con la información
requerida termina el proceso.
Bibliotecólogo
Documentalista
31
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
Selecciona el material bibliográfico a ser
prestado.
Usuario externo
Ficha de préstamo
6 Ubica físicamente la publicación
bibliográfica y/o hemerográfica en estantería
predeterminada.
Bibliotecólogo
Documentalista
7
Proporciona la publicación bibliográfica y/o
hemerográfica requerida a usuario externo
para revisión en sala.
Bibliotecólogo
Documentalista
8 Llena ficha de registro de préstamo. Usuario externo
9 Devuelve la publicación bibliográfica y/o
hemerográfica prestada.
Usuario externo
10
Recibe la ficha de préstamo y registra para
estadísticas mensuales, conjuntamente con la
devolución de la publicación prestada.
Bibliotecólogo
Documentalista
11 Guarda y acomoda en el estante prestablecido
el material bibliográfico prestado.
Bibliotecólogo
Documentalista
12
Elabora y remite informe trimestral de
estadísticas de atención de solicitudes de
préstamo de publicaciones.
Bibliotecólogo
Documentalista
13
Revisa informe trimestral de estadísticas de
solicitudes de préstamo de publicaciones
bibliográficas y/o hemerográficas y da V°B°.
Remite a archivo informe trimestral.
Responsable de
Memoria Institucional y
Biblioteca
14
Archiva informe trimestral en folder de
palanca correspondiente a la gestión.
Técnico Archivista
ELABORADO POR:
Iris Natalia Zárate Durán
Técnico VI
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
32
33
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar transferencias de documentación pasiva de las diferentes áreas del
MEFP a la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera. DGAA
11-01-01
CÓDIGO:
DGAA 11-01-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Coordinación y ejecución de transferencias de documentación a la MIB.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Documentación pasiva del MEFP concentradas, preservadas y organizadas en la MIB.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Comunicado y cronograma de Transferencia documentales de todas la unidades del MEFP
Tabla de retención documental (plazos de permanencia)
Documentación pasiva de archivos de oficina.
Inventarios.
Formulario de transferencia.
Contenedores de polietileno (bolsas).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Documentación pasiva concentrada en la MIB.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
10 días por dependencia.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora COMUNICADO para la
transferencia de documentación pasiva de
las diferentes unidades organizacionales del
Ministerio, adjunta cronograma de fechas.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
Económica Financiera
2 Remite para su revisión y aprobación a la
DGAA.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
Económica Financiera
3 Recepciona, aprueba y deriva
COMUNICADO para su difusión.
Director General de
Asuntos Administrativos
4
Instruye la preparación de documentación
pasiva a ser transferidos.
Director y/o Jefe de
Unidad
5
Valora documentación de acuerdo a plazos
de permanencia y frecuencia de consulta.
Secretaria y/o encargado
de archivo oficina
Comunicado y
Cronograma de
transferencias
6 Asesora y proporciona directrices para la
transferencia de documentación pasiva a
archivo
Técnico Archivista de
documentación pasiva.
7 Organiza y prepara las unidades y series
documentales para transferencia.
Secretaria y/o encargado
de archivo oficina
34
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
8
Prepara y elabora relaciones de entrega en
Formularios normalizados de Transferencia
en tres ejemplares y en medio magnético.
Técnico Archivista de
documentación pasiva.
9 Realiza la entrega previa de los formularios
de documentación pasiva.
Secretaria y/o encargado
de archivo oficina
10
Verifica la documentación y las relaciones
de los formularios de transferencias, si no
existe observaciones para a la firma del Jefe
de la Unidad organizacional, caso contrario
devuelve para corregir la organización de la
documentación.
Técnico Archivista de
documentación pasiva.
Relaciones de entrega
11 Firma conformidad en los formularios de
transferencia la entrega y recepción de la
documentación pasiva.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
12 Solicita al área de servicios generales el
traslado de la documentación a los
depósitos de la MIB
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
Comunicado y
Cronograma de
transferencias
13
Traslada la documentación a la Memoria
Institucional.
Servicios Generales Memorándum
14
Supervisa e instruye ubicar en depósitos la
documentación transferida.
Responsable de Memoria
Institucional.
15 Ubica la documentación en depósitos de la
MIB.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
En base a guía de
transferencias.
ELABORADO POR:
María Luz Laura Lima
Administrativo II
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional
y Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
35
36
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLITECA ECONÓMICA Y FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Clasificar, ordenar, describir y sistematizar la documentación transferida a
Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-01-02
CÓDIGO:
DGAA 11-01-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Aplicación de tratamiento archivístico de la documentación pasiva en la MIB.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Documentación pasiva organizada, sistematizada y accesible para su uso administrativo.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
- Documentación pasiva
- Inventarios de transferencia
- Cuadro de clasificación
- Sistema de Registro documental.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
- Índice de series documentales actualizados.
- Documentación pasiva conservada en cajas normalizadas de archivo ubicadas en estantería.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
15 días por serie documental.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye se proceda a realizar la identificación,
clasificación y descripción de series
documentales de la documentación transferida de
las diferentes áreas organizacionales del MEFP.
Responsable
Memoria Institucional
y Biblioteca
2 Clasifica y agrupa la documentación pasiva
transferida por las diferentes áreas
organizacionales del MEFP.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
3
Identifica y asigna la serie documental
correspondientes a la documentación
recepcionada por transferencia.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
4 Transcribe información a hoja de Cálculo Excel. Técnico Archivista de
documentación pasiva
5 Remite para su aprobación la identificación y
asignación de series documentales realizadas.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
6
Revisa y aprueba el trabajo realizado, en caso de
no existir observaciones continua el
procedimiento de lo contrario retorna a la anterior
tarea.
Responsable
Memoria Institucional
y Biblioteca
7 Exporta y actualiza la información al Sistema de
Registro Documental.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
8 Elabora y coloca marbetes para su identificación Técnico Archivista de
documentación pasiva
9 Almacena y ubica documentación en estantería
según unidades de instalación correspondientes.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
37
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
10 Elabora instrumentos de descripción (guía,
índice, inventarios) para el acceso y control
de la información.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
11
Elabora informe dando a conocer la
identificación, clasificación y descripción
de series documentales de la
documentación transferida de las
diferentes áreas organizacionales del
MEFP.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
12 Verifica, revisa y valida trabajo realizado
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca.
13 Aprueba y remite informe para archivo. Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
14 Archiva copia de Informe con V°B°
Técnico Archivista
ELABORADO POR:
María Luz Laura Lima
Administrativo II
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
38
39
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar tratamiento preventivo de conservación y preservación de series y
unidades de documentación pasiva en la Memoria Institucional y Biblioteca
Económica Financiera. DGAA 11-01-03
CÓDIGO:
DGAA 11-01-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Aplicación de tratamiento archivístico de la documentación pasiva en la MIB.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Documentación pasiva en la MIB conservada y resguardada.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Documentación pasiva transferida.
Insumos de preservación y restauración (pegamento, papel ceda, saca grapas, franela, hilo de
algodón).
Tapas de cartón.
Aspiradora de polvo manual.
Fumigación.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Fondo documental de la MIB preservada en buenas condiciones.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
10 días por serie documental.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye se realice el tratamiento preventivo
(limpieza, eliminación de objetos metálicos
y/o otros elementos dañinos al papel) de la
documentación pasiva transferida por las
diferentes áreas organizacionales del MEFP.
Responsable Memoria
Institucional y
Biblioteca
Memorándum
Formularios de
transferencia
2
Identifica y revisa el estado de la
documentación deteriorada de la MIB.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
3
Traslada documentos de carpeta a legajos para
su conservación, elimina objetos metálicos,
post-it y/o cualquier elemento dañino para el
documento.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
4 Restaura la documentación transferida
aplicando técnicas y procedimientos
estandarizados.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
5 Ubica documento restaurado en estantería
correspondiente a la serie documental
asignada.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
6 Elabora y remite informe de la documentación
sometida al tratamiento de conservación y
preservación.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
Inventario
40
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
7
Revisa por muestreo y da conformidad al
proceso preventivo de la documentación
pasiva transferida por las diferentes áreas
organizacionales del MEFP.
Responsable Memoria
Institucional y
Biblioteca
8
Remite Informe para su archivo Responsable Memoria
Institucional y
Biblioteca
9
Archiva Informe con V°B° del Responsable
de Memoria Institucional y Biblioteca. Técnico Archivista
ELABORADO POR:
María Luz Laura Lima
Administrativo II
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
41
42
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLITECA ECONÓMICA Y FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Valorar y expurgar la documentación pasiva que no contenga valor
administrativo, fiscal y/o legal. DGAA 11-01-04
CÓDIGO:
DGAA 11-01-04
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Aplicación de tratamiento archivístico de la documentación pasiva en la MIB.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Volumen documental controlado.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Documentación de más de 15 años de permanencia en la MIB.
Tabla de retención documental
Inventarios.
Informe técnico de valoración.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Actas de expurgo de series documentales.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
90 días por serie documental.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye se realice la valoración y expurgo
de documentación pasiva que no contenga
valor administrativo, fiscal y/o legal.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
2 Analiza las unidades documentales,
elabora registros e inventarios.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
Nota a la DGAA
3
Identifica piezas documentales que no
contengan valor administrativo, fiscal y
legal (copias, borradores, etc.)
Técnico Archivista de
documentación pasiva
4
Elabora y remite informe de la valoración y
el listado de la documentación pasiva que
no contiene valor administrativo, fiscal y/o
legal.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
5
Verifica, analiza y autoriza se extraiga la
documentación pasiva listada en el informe
para su expurgo.
En caso de no autorizar retorna a la
identificación de piezas documentales que
no contengan valor administrativo.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
6 Extrae y acopia las piezas documentales
para eliminar.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
43
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
7 Elabora y remite inventario de las piezas
documentales a ser eliminadas
Técnico Archivista de
documentación pasiva
8
Verifica y coteja datos del primer listado
remitido y el listado de documentación
extraída y acopiada para eliminar
Si existen observaciones al registro o
inventario devuelve al Técnico archivista
para subsanar las observaciones.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
9
Elabora Informe técnico y solicita
autorización de la DGAA para iniciar
proceso de expurgo o eliminación de series
documentales a través de Imprenta.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
10
Revisa y autoriza la eliminación de
documentos, de lo contrario devuelve al
responsable de la Memoria Institucional.
Dirección General de
Asuntos Administrativos
11
Solicita a la Imprenta la eliminación
(picado de papel) bajo la supervisión del
Responsable de la MIB.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
12 Procede al picado del papel para su
eliminación firma acta de destrucción.
Imprenta.
13 Elabora el acta de destrucción de
documentación pasiva para firma.
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
14 Remite Acta de Destrucción de
documentación pasiva a la DGAA
Responsable Memoria
Institucional y Biblioteca
15 Recepciona Acta de Destrucción de
documentación pasiva debidamente
firmada
Dirección General de
Asuntos Administrativos
ELABORADO POR:
María Luz Laura Lima
Administrativo II
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
44
45
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLITECA ECONÓMICA Y FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Prestar servicios de consulta documental directa en la Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-02-01
CÓDIGO:
DGAA 11-02-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de servicios de Información Documental.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Recursos de información documental proporcionados oportuna y eficientemente.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Índice de series documentales actualizados
Sistema de Registro Documental
Documentación pasiva
Inventarios de transferencias
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
- Formularios de atención.
- Correos electrónicos de solicitudes atendidas.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
2 días.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita documentos para consulta en la
Memoria Institucional, a través del
formulario correspondiente y presenta la
credencial en el caso de Servidores
Públicos de la Entidad y Cédula de
Identidad en el caso de usuarios externos.
Usuario Solicitante
2 Instruye se atienda solicitud de préstamo
de documentación pasiva ubicada en los
archivos de la Memoria Institucional y
Biblioteca.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
Nota Interna
3 Verifica los datos del solicitante, en caso
de no encontrar observaciones pasa a la
siguiente tarea, caso contrario devuelve
documentos al solicitante.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
Formulario de
Préstamo
4
Ubica documentación requerida y
proporciona la misma al solicitante, en su
reemplazo coloca la hoja testigo con los
datos del documento (Nº de cite, fecha,
asunto y Nº de fojas) y registra en el Libro
de Registro de Consulta y Préstamo de
Documentos.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
5 Realiza las consultas requeridas a la
documentación solicitada.
Usuario solicitante
46
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6 Devuelve la documentación solicitada al
Técnico Archivista de documentación
pasiva
Usuario solicitante
7
Verifica que la documentación se
encuentra en el mismo estado que le fue
entregada al solicitante y devuelve sus
documentos
Técnico Archivista de
documentación pasiva
8 Registra la devolución en el Libro de
Registro de Consulta y Préstamo de
documentos.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
9 Ubica documentación en el archivo
correspondiente en lugar de la hoja testigo.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
10 Elabora Informe mensual de estadísticas
de consulta documental.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
11 Verifica y remite Informe para archivo en
carpeta predeterminada.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
12 Archiva Informe con V° B° Técnico Archivista
ELABORADO POR:
María Luz Laura Lima
Administrativo II
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
47
48
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Proporcionar servicios de información documental para préstamo, consulta,
reprografía y/o legalización de documentos que se encuentran bajo resguardo de
la Memoria institucional y biblioteca económica Financiera. DGAA 11-02-02
CODIGO:
DGAA 11-02-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de servicios de información documental.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Atender de manera eficiente y oportuna todos los requerimientos de información documental.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Base de Datos Actualizada
Instrumentos de descripción (inventarios, guías, índices)
Solicitudes de usuarios internos
Ordenador
Formulario de préstamo y consulta documental
Hoja testigo
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Registro de préstamo y consulta documental
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 2 días
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita fotocopias préstamo y/o fotocopias
legalizadas de documentación pasiva
justificando el objeto del mismo,
resguardados en la MIB.
Esta solicitud puede ser realizada por
servidores públicos de la entidad o usuarios
externos adjuntando en el primer caso su
credencial y la autorización de su jefe
inmediato superior, en el segundo caso su
cedula de identidad y nota dirigida a la
Dirección General de Asuntos
Administrativos.
Usuario solicitante
2
Analiza la solicitud y remite para su
atención de no existir observaciones.
En caso de existir observaciones devuelve
la solicitud al solicitante para ampliar la
justificación o como rechazo definitivo,
Dirección General de
Asuntos Administrativos
Nota Externa
3
Revisa la solicitud presentada e instruye se
atienda la misma.
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
4
Verifica los datos del solicitante, en caso de
no encontrar observaciones pasa a la
siguiente tarea, caso contrario devuelve
documentos al solicitante.
Técnico Archivista de
documentación pasiva
49
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5 Ubica documentación requerida de acuerdo
a la solicitud,
Técnico Archivista de
documentación pasiva
6 Entrega documentación a Usuario
Solicitante para su revisión
Técnico Archivista
7 Realiza las consultas requeridas a la
documentación solicitada y solicita
fotocopias autentificadas.
Usuario solicitante
8 Verifica que la documentación devuelta se
encuentre en el mismo estado que le fue
entregado al usuario y saca reprografías
para su autentificación.
Técnico Archivista
9 Remite fotocopias para autentificación de
las mismas mediante sellos y firma.
Técnico Archivista
10 Autentifica mediante sellos y firma,
documentos reprografiados y remite
fotocopias autentificadas
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
11
Entrega los documentos las reprografías
autenticadas, de acuerdo a la solicitud al
Usuario solicitante
Técnico Archivista
12
Registra la documentación pasiva prestada
y/o legalizaciones en registro y formularios
de préstamo.
Técnico Archivista
13
Ubica la documentación devuelta por el
usuario en el archivo correspondiente en el
lugar de la hoja testigo.
Técnico Archivista
14 Elabora Informe mensual de estadísticas de
préstamo documental y/o legalización.
Técnico Archivista
15 Revisa, aprueba y remite informe para
archivo
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
16 Archiva Informe con V° B° Técnico Archivista
ELABORADO POR:
María Luz Laura Lima
Administrativo II
Cynthia Lahore Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
50
51
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaborar Certificados de Aportes DGAA 12-01-01 CÓDIGO:
DGAA 12-01-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Extensión de Certificación de Aportes.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Solicitudes de Certificación de Aportes extendidos
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Notas de solicitudes.
Antecedentes del solicitante (Boletas de pago, memorándums, certificados de trabajo, altas y bajas
de la Caja Nacional de Salud y Otros)
Base de datos del Sistema de Emisión de Certificación de Aportes SECA.
Documentación de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes
Formularios de verificación extendida por el servicio SECA.
Inventarios
Material de escritorio
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Certificaciones de aportes elaborados
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
35 días hábiles por certificación.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Solicita mediante nota Certificación
de Aportes.
Usuario Solicitante
2 Instruye y deriva atención a
requerimiento
Director General de Asuntos
Administrativos
Notas de solicitud
3 Recepciona solicitud de Certificación
de Aportes
Técnico Archivista
4
Instruye previa verificación de la
solicitud de Certificación de aportes
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
5
Verifica en planillas de haberes los
datos del solicitante (N° de ítem,
entidad, N° de servicio) en caso de
existir datos, se continua con el
proceso.
De no encontrarse registro en
planillas de pago de haberes finaliza el
proceso.
Técnico Archivista -
Certificaciones
Formulario
6 Autoriza el depósito bancario al
solicitante
Técnico Archivista -
Certificaciones
52
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
7
Entrega la boleta de depósito bancario, adjuntando
antecedentes y formulario de verificación.
Usuario
Solicitante
8
Recepciona y registra nota de solicitud con
antecedentes para trámite de certificación de
aportes en Sistema Integrado de Gestión
Administrativa “SIGA” y en el Sistema de Emisión
de certificación de Aportes “SECA”
Técnico Archivista
Boleta de depósito
bancario
9 Deriva solicitud e instruye procesar certificación de
aportes.
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
Hoja de ruta
10
Elabora Certificación en borrador de acuerdo a los
datos extraídos del SECA incluyendo datos
(Numero de servicio institucional, numero de tomo
y numero de comprobante de pago - No. Rojo).
Técnico Archivista
Certificaciones
Formularios
Certificado impreso
Nota de solitud y
certificado de aportes
11 Remite borrador de Certificación de Aportes
impresa para su revisión.
Técnico Archivista
Certificaciones
12
Revisa y aprueba Certificado de Aportes procesado.
En caso de existir observación devuelve al técnico
archivista – certificaciones para corrección.
Técnico Archivista
(Supervisor)
13 Deriva Certificados de Aportes concluidos y
antecedentes para V°B°.
Técnico Archivista
(Supervisor)
14 Recepciona solicitudes con trabajos concluidos de
certificados de aportes.
Técnico archivista
15 Remite trabajos de Certificado de Aportes para
aprobación y firma, adjuntando antecedentes y
boleta de pago.
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
16 Verifica, Firma y devuelve Certificado de Aportes.
En caso de existir observaciones devuelve
Certificados de Aportes para su corrección.
Director General
de Asuntos
Administrativos
Nota Interna
17 Remite e instruye la entrega de Certificación de
Aportes a solicitante con firmas correspondientes.
Responsable de
Memoria
Institucional y
Biblioteca
18 Entrega de Certificación de Aportes a Usuario
Solicitante con firmas correspondientes y Archiva
expediente en orden correlativo con sistema de
ordenamiento numérico de acurdo a registro del
SECA.
Técnico Archivista
Certificaciones
19 Elabora Informe Trimestral de Solicitudes
realizadas.
Técnico Archivista
Certificaciones
20 Verifica a través de muestreo en
Sistema de Emisión de Certificación
Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
Económica y Financiera
Documentos
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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
de aportes SECA y aprueba informe y
remite informe para su archivo.
21 Archiva una copia con V°B°. Técnico Archivista
ELABORADO POR:
Pastor Mamani Ojeda
Administrativo II
Cynthia Lahore
Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA-FINANCIERA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Extender Fotocopias legalizadas de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria
y Planillas de Haberes. DGAA 12-01-02
CODIGO:
DGAA 12-01-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Extensión de Certificación de aportes y legalización de comprobantes de Ejecución presupuestaria y
planillas de haberes.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Legalización de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y planillas de haberes extendidas
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Notas de solicitudes.
Antecedentes del solicitante (Boletas de pago, memorándums, certificados de trabajo, altas y bajas
de la Caja Nacional de Salud y Otros)
Base de datos del Sistema de Emisión de Certificación de Aportes SECA.
Documentación de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes
Formularios de verificación extendida por el servicio SECA.
Inventarios
Fotocopiadora
Material de escritorio
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Fotocopias legalizadas de comprobantes de ejecución presupuestaria y planillas de haberes
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
30 días hábiles por solicitud.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita mediante nota la extensión de
fotocopias legalizadas de comprobantes de
ejecución presupuestaria y planillas de
haberes.
Usuario Solicitante Notas de solicitud
2 Instruye y deriva atención a requerimiento Director General de
Asuntos Administrativos
3 Recepciona solicitud de Certificación de
Aportes
Técnico Archivista
4 Instruye atención de requerimiento. Responsable de Memoria
Institucional y Biblioteca
5
Coteja en planillas de haberes la
documentación remitida, de no ser la misma
termina el proceso.
Técnico Archivista –
Certificaciones
Formulario
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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6 Autoriza el depósito bancario al solicitante.
Técnico Archivista –
Certificaciones
7
Entrega boleta de depósito bancario con
nota de solicitud.
Usuario Solicitante
8
Recepciona y registra nota de solicitud para
la extensión de fotocopias legalizadas de
comprobantes de ejecución presupuestaria
y planillas de haberes en SIGA y SECA.
Técnico Archivista
Boleta de depósito
bancario
9 Deriva solicitud e instruye fotocopiar
planillas y comprobantes de ejecución
presupuestaria para su legalización
Responsable de la
memoria Institucional y
Biblioteca
10
Ubica físicamente documentación
solicitada y procede al fotocopiado de
planillas y comprobantes de ejecución
presupuestaria.
Técnico Archivista –
Certificaciones
Formularios
Nota de solitud y
fotocopias
11
Remite fotocopias para su verificación y
aprobación.
Técnico Archivista –
Certificaciones
12
Revisa y aprueba las fotocopias de
comprobantes de ejecución presupuestaria
y planillas de haberes y remite para su
legalización y V° B°.
En caso de existir observaciones devuelve
documentos para su corrección.
Técnico Archivista
(Supervisor)
Nota de solicitud y
fotocopias
13 Remite Fotocopias para su legalización Técnico Archivista
(Supervisor)
14
Legaliza fotocopia de comprobante de
ejecución presupuestaria y planilla de haber
para su entrega.
Responsable de la
memoria Institucional y
Biblioteca
fotocopias
15
Remite e instruye fotocopias legalizadas
para su entrega.
Responsable de la
memoria Institucional y
Biblioteca
16 Entrega de fotocopias legalizadas de
comprobantes y Archiva expediente.
Técnico Archivista -
Certificaciones
Firma de conformidad
solicitante
17 Elabora informe de actividades. Técnico Archivista -
Certificaciones
18 Verifica, aprueba informe y remite para
archivo
Responsable de la
memoria Institucional y
Biblioteca
57
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
19 Archiva copia de Informe con V°B°. Técnico Archivista
ELABORADO POR:
Pastor Mamani Ojeda
Administrativo II
Cynthia Lahore
Andrade
Técnico V
APROBADO POR:
Fernando Chuquimia Bonifaz
Responsable Memoria Institucional y
Biblioteca Económica Financiera
Elvis Guzmán Céspedes
Director General de Asuntos
Administrativos
ACTUALIZACIÓN
N°:1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
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