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Manual de Empleado

Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados

Revisión 4

agosto 2021

Manual de Empleado


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Tabla de Contenido

1 ¿Qué es el Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados? ............................................................ 6

2 Terminología ......................................................................................................................................... 7

3 ¿Como usar este manual? ..................................................................................................................... 8

4 Estatus de una Solicitud ........................................................................................................................ 8

5 Entrada al Sistema ................................................................................................................................ 9

6 ¿Olvidó su contraseña? ......................................................................................................................... 9

7 Configuración Inicial del Sistema ........................................................................................................ 11

8 Página de Inicio ................................................................................................................................... 14

8.0.1 Encabezado ............................................................................................................................. 14

8.0.2 Página de inicio ....................................................................................................................... 15

9 Módulo de Reembolsos ...................................................................................................................... 17

9.0 Mis Reembolsos .......................................................................................................................... 18

9.0.1 Lista de solicitudes en proceso por categoría ......................................................................... 18

9.0.2 Lista de solicitudes .................................................................................................................. 19

9.0.3 Exportar resultados ................................................................................................................. 20

9.0.4 Solicitudes marcadas ............................................................................................................... 20

9.0.5 Eliminar solicitudes ................................................................................................................. 20

9.1 Reembolsos Generales ................................................................................................................ 21

9.1.1 Toolbar .................................................................................................................................... 23

9.1.2 Barra lateral izquierda ............................................................................................................. 23

9.1.3 Estatus de la Solicitud ............................................................................................................. 24

9.1.4 Rendición de Gastos ................................................................................................................ 24

9.1.5 Controles adicionales .............................................................................................................. 24

9.1.6 Contenido ................................................................................................................................ 25

9.1.7 Proxy ....................................................................................................................................... 25

9.1.8 Crear nueva solicitud .............................................................................................................. 26

9.1.9 Añadir concepto de millaje sin pasajeros ............................................................................... 26

9.1.10 Añadir concepto de millaje con pasajeros .......................................................................... 27

9.1.11 Añadir concepto de dieta .................................................................................................... 29

9.1.12 Añadir concepto de peaje ................................................................................................... 30

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9.1.13 Someter solicitud para aprobación ..................................................................................... 31

9.1.14 Anejos.................................................................................................................................. 32

9.1.15 Comentarios ........................................................................................................................ 32

9.1.16 Historial ............................................................................................................................... 33

9.2 Reembolsos de Licencias y Adiestramientos .............................................................................. 34

9.2.1 Toolbar .................................................................................................................................... 34





9.2.6 Contenido ................................................................................................................................ 37

9.2.7 Proxy ....................................................................................................................................... 37


9.2.9 Agregar un concepto a la solicitud .......................................................................................... 38


9.2.11 Anejos.................................................................................................................................. 40

9.2.12 Comentarios ........................................................................................................................ 40

9.2.13 Historial ............................................................................................................................... 41

9.3 Reembolsos de Otros Gastos Misceláneos ................................................................................. 42

9.3.1 Toolbar .................................................................................................................................... 42





9.3.6 Contenido ................................................................................................................................ 44

9.3.7 Proxy ....................................................................................................................................... 45


9.3.9 Agregar un concepto a la solicitud .......................................................................................... 46


9.3.11 Anejos.................................................................................................................................. 48

9.3.12 Comentarios ........................................................................................................................ 49

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9.3.13 Historial ............................................................................................................................... 49

9.4 Rembolsos de Viajes al Exterior .................................................................................................. 50

9.4.1 Toolbar .................................................................................................................................... 50



9.4.4 Totales del anticipo ................................................................................................................. 52

9.4.5 Totales de rendición de gastos ............................................................................................... 53


9.4.7 Contenido ................................................................................................................................ 53

9.4.8 Añadir una rendición de gastos a un anticipo existente ......................................................... 53

9.4.9 Añadir una rendición de gastos sin anticipo ........................................................................... 55

9.4.10 Someter rendición de gastos para aprobación ................................................................... 56

9.4.11 Anejos.................................................................................................................................. 56

9.4.12 Comentarios ........................................................................................................................ 57

9.4.13 Historial ............................................................................................................................... 57

9.5 Pagos de Standby ........................................................................................................................ 58

9.5.1 Toolbar .................................................................................................................................... 58




9.5.5 Contenido ................................................................................................................................ 60

9.5.6 Proxy ....................................................................................................................................... 61


9.5.8 Someter solicitud para aprobación ......................................................................................... 63

9.5.9 Anejos...................................................................................................................................... 63

9.5.10 Comentarios ........................................................................................................................ 64

9.5.11 Historial ............................................................................................................................... 64

10 Módulo de Autorizaciones .................................................................................................................. 65

10.0 Mis Autorizaciones ...................................................................................................................... 65

10.0.1 Lista de solicitudes en proceso por categoría ..................................................................... 66

10.0.2 Lista de solicitudes .............................................................................................................. 66

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10.0.3 Solicitudes marcadas ........................................................................................................... 67

10.0.4 Eliminar solicitudes ............................................................................................................. 67

11 Mi Perfil del Empleado ........................................................................................................................ 68

11.0.1 Cambiar mi información ..................................................................................................... 69

11.0.2 Cambiar mi contraseña ....................................................................................................... 69

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1 ¿Qué es el Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados?

Es un sistema automatizado para la administración del pago de reembolsos y otros conceptos a

empleados, integrando los requisitos y procedimientos para agilizar el proceso y minimizar los riesgos

de pagos incorrectos

Los siguientes conceptos de reembolsos y solicitudes serán procesados a través de SIRE:

• Reembolsos Generales

En el módulo de Reembolsos Generales puede solicitar reembolsos por los conceptos de Dieta,

Millaje y Peaje.

• Licencias y Adiestramientos

En este módulo puede solicitar reembolso por los gastos incurridos en renovación de licencias

profesionales, certificaciones, adiestramientos o cursos relacionados a su profesión.

• Otros Gastos y Misceláneos

En este módulo puede solicitar reembolsos por gastos incurridos por empleados en gestiones

oficiales; para hospedaje, pasaje y estacionamiento.

• Viajes al Exterior

Este módulo le permite al empleado hacer la rendición de gastos del viaje realizado. Este

reembolso requiere una solicitud previa aprobada en sistema.

• Standby

Comprende el proceso de solicitud de pago del incentivo por standby. Para realizar la solicitud

se requiere que el empleado este incluido en el itinerario de standby para la semana que realiza

la solicitud.

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2 Terminología

Término Definición

AAA Autoridad de Acueductos y Alcantarillados

SIRE Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados

Reembolsos

Generales Comprende los siguientes conceptos de reembolsos: Dieta, Millaje, Peaje.

Licencias y

Adiestramientos Comprende los conceptos de Licencias, Colegiaciones y Adiestramientos.

Otros Gastos y

Misceláneos Hospedaje, pasaje y estacionamiento.

Suplidor Se entiende como cualquier proveedor de servicios externos a la AAA.

Viajes al Exterior Concepto que se utiliza cuando el empleado realiza un viaje fuera de Puerto Rico

Standby Concepto utilizado cuando el empleado es activado en itinerario de Standby, por un periodo

determinado de días

Área de Nóminas Se refiere a Grupo Laboral al cual pertenece el empleado

Usuario Persona que entra su número de empleado y contraseña y utiliza el sistema.

Empleado Persona a quien le corresponde la solicitud realizada en el sistema

Perfil del Empleado Información que tiene el sistema del empleado que se muestra en la pantalla cuando el empleado ingresa al sistema.

Dieta Fija Compensación mensual para el pago de dieta y millaje a empleados a quienes se le requiera trabajar

fuera de su estación oficial de trabajo durante un periodo de tiempo de 30 días o más

Autorización Activa Toda autorización que no esté terminada o cancelada. Una autorización activa puede tener conceptos

aprobados y denegados.

Número de Solicitud

El número de solicitud tiene el siguiente formato: CCAAAAMM#####.

CC = Categoría: Reembolsos Generales (RG), Dieta Fija (DF), Licencias y Adiestramientos (LA), Otros

Gastos Misceláneos (OM), Viajes al Exterior (VE), Estipendios (EE), Standby (SB), Planes Médico (PM).

AAAA = Año de Fecha de Registro

MM = Mes de Fecha de Registro

##### = Número secuencial por concepto; reinicializa mensualmente.

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3 ¿Como usar este manual?

Este manual está dividido en temas idénticos a las secciones principales del sistema con el propósito de

demostrar las capacidades de cada módulo. En cada sección le presenta un resumen del módulo seguido

de los procesos, paso a paso, que se pueden realizar en dicho módulo. Aunque es recomendable leer todo el manual pare tener un mejor entendimiento del sistema, no es necesario para el entendimiento

de un módulo específico.

4 Estatus de una Solicitud

Toda solicitud de reembolso o autorización viaja por un flujo de aprobación por parte del personal

administrativo de la AAA. El siguiente diagrama muestra los estados por los que pasa una solicitud:

• Borrador: Solicitud que ha sido generada y no se ha enviado para pago. En este estatus se puede

realizar cualquier modificación.

• En Proceso: Solicitud fue generada y enviada y está siendo revisada por el personal

administrativo quienes decidirán su estatus final de aprobación.

• Terminado: Estatus de una solicitud cuando paso por todos los roles de aprobación. La solicitud

puede terminar de las siguientes tres maneras:

o Aprobada: Solicitud que cumplió con todos los requisitos y en espera para ser procesada

para pago.

o Denegada: Estatus de una solicitud cuando no cumple o cubre los requisitos y es rechazada

directamente por algún usuario administrativo durante el proceso de aprobación.

o Cancelada: Estatus de una solicitud cuando fue cancelada por procesos automáticos del

sistema (el empleado estar inactivo).

• Enviada a SAP: Conceptos en la solicitud fueron enviados a SAP para pago.

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5 Entrada al Sistema

Para utilizar el sistema, el empleado deberá entrar su código de usuario y contraseña. El código de usuario en el sistema será el número de empleado de AAA y su contraseña por defecto serán los dígitos del 1 al 8. Una vez entrado su usuario y contraseña presione el botón “Ingresar”. De olvidar o no saber su contraseña presione el enlace “¿Olvido su contraseña?”

6 ¿Olvidó su contraseña?

De olvidar su contraseña puede presionar el enlace “¿Olvido su contraseña?” en la pantalla de entrada. La nueva contraseña debe cumplir con los siguientes requerimientos:

1. El largo de la contraseña debe ser 8 caracteres o más. 2. La contraseña debe contener dígitos, letras mayúsculas y minúsculas. 3. La contraseña no puede repetirse dentro del periodo de 1 año.

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Para realizar el cambio de contraseña siga los siguientes pasos:

1. Nombre de usuario: Escriba su número de empleado 2. Últimos 4 números del seguro social: Escriba los últimos 4 números de su seguro social 3. Nueva contraseña: Escriba la nueva contraseña 4. Confirmar contraseña: Escriba nuevamente la nueva contraseña 5. Presione “Cambiar contraseña”

Si no desea cambiar la contraseña y volver a la pantalla de entrada presiona “Cancelar”.

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7 Configuración Inicial del Sistema

El sistema importará los empleados de AAA mediante cargas provenientes de SAP. Por tal razón, los

empleados tendrán sus credenciales de seguridad autogeneradas por el sistema. Debido a esto, todo

usuario deberá pasar por una configuración inicial la cual le pedirá la siguiente información:

• Validación de usuario

• Cambio de contraseña

• Información básica

Cuando entra al sistema por primera vez será recibido por la configuración inicial de sistema. Si el

nombre del usuario no corresponde al usuario del Sistema, presione el enlace “Presione aquí para salir y comenzar nuevamente”. De esta manera podrá salir del sistema y entrar nuevamente con sus

credenciales.

Para comenzar el proceso de configuración inicial presione “Próximo”.

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El primer paso es configurar su nueva contraseña. Esta nueva contraseña debe cumplir con los siguientes requerimientos:

• El largo de la contraseña debe ser 8 caracteres o más.

• La contraseña debe contener dígitos, letras mayúsculas y minúsculas.

• La contraseña no puede repetirse dentro del periodo de 1 año. Para realizar el cambio de contraseña siga los siguientes pasos:

1. Últimos 4 números del seguro social: Escriba los últimos 4 números de su seguro social 2. Nueva contraseña: Escriba la nueva contraseña 3. Confirmar contraseña: Escriba nuevamente la nueva contraseña 4. Presione “Próximo”

El último paso es configurar su lugar de residencia y lugar de trabajo. Para esto escoja el municipio para cada uno de estos y presione “Finalizar”.

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8 Página de Inicio

La pantalla de Inicio contiene todos los enlaces a las funcionalidades del sistema. Esta pantalla inicial del

sistema puede ser accedida desde cualquier pantalla en la aplicación presionando el enlace “Inicio” en el

menú principal del encabezado. La pantalla principal del sistema consta de dos secciones principales:

1. Encabezado

2. Menú Rápido

8.0.1 Encabezado

El encabezado contiene un menú escondido el cual tiene como propósito mostrar la navegación del

sistema de una manera fácil, rápida e informativa desde cualquier página en el sistema. Para ver este

menú presione “Reembolso” para ver el listado de solicitudes de reembolsos disponibles o

“Autorizaciones” para ver las posibles solicitudes de autorización. Para su conveniencia, cada enlace

contiene una breve descripción del módulo. El presionar un enlace lo redirigirá al módulo seleccionado.

Note que su nombre aparece en la esquina derecha superior acompañado del enlace “Salir”.

Presionar este enlace lo redirigirá al “Perfil del Empleado” (Ver sección Mi Perfil del Empleado). Presionar “Salir” cierra las sesiones del usuario y lo redirige a la pantalla de “Entrada al Sistema”.

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8.0.2 Página de inicio

La pantalla de inicio muestra enlaces a todos los reembolsos y autorizaciones que tiene disponible. El siguiente es un resumen de estos:

• Mis Reembolsos

Permite acceder las solicitudes de reembolso entradas en sistema para el usuario conectado.

Tiene la funcionalidad de filtrar por varios criterios.


Permite crear solicitudes para los conceptos de dieta, millaje y peaje.


Permite crear solicitudes de hospedaje, pasaje y estacionamiento.


Abarca solicitudes de reembolsos por gastos incurridos en renovación de licencias profesionales,

certificaciones, adiestramientos o cursos relacionados a su posición de la AAA.

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• Pagos de Standby

Solicitud de pago del incentivo por standby. Para realizar la solicitud se requiere que el

empleado este incluido en el itinerario de Standby para la semana que realiza la solicitud

• Rembolsos de Viajes al Exterior

Permite al empleado hacer la rendición de gastos del viaje realizado. Estos reembolsos

requieren una solicitud previa aprobada en sistema.

• Manual de Empleados

Enlace a este documento.

• Mis Autorizaciones

Permite acceder las solicitudes de autorizaciones entradas en sistema para el usuario

conectado. Tiene la funcionalidad de filtrar por varios criterios.

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9 Módulo de Reembolsos

El módulo de reembolso está dirigido a todo empleado de la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados.

El mismo le permite crear solicitudes de reembolso, someterlos para aprobación y posteriormente ser

pagados automáticamente por el proceso normal de nómina o cuentas a pagar.

Los siguientes módulos le permiten solicitar reembolsos sin tener una solicitud de autorización previa:




El módulo siguiente necesita una solicitud de autorización previa a la solicitud de reembolso:

• Viajes al Exterior

Aunque los pagos de Standby no necesitan un récord de autorización creada por parte del empleado, el

mismo debe estar incluido en el itinerario para el periodo que está solicitando pago. Si el empleado no

está en un itinerario deberá comunicarse con su supervisor o persona responsable para proceder con la

solicitud de reembolso.

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9.0 Mis Reembolsos

Esta pantalla le provee la información de las solicitudes de reembolsos que ha entrado al sistema. Para

agilizar el sistema y facilitar la experiencia al usuario, aparecen de manera inicial todas las solicitudes

entradas en sistema hasta un máximo de 100 resultados. Puede cambiar los filtros para ver otras

solicitudes si así lo desea.

9.0.1 Lista de solicitudes en proceso por categoría

Presenta al empleado todas las solicitudes de reembolso categorizado por concepto. A la derecha de

cada concepto le muestra el total de solicitudes para esa categoría. Al presionar la categoría filtra el

listado de la derecha con el detalle de las solicitudes que comprenden el total mostrado a la izquierda.

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9.0.2 Lista de solicitudes

Le permite al usuario filtrar por todas sus solicitudes. La pantalla cuenta con los siguientes criterios para

filtrar:

1. Número de Solicitud 2. Categoría de reembolso 3. Estatus 4. Fecha desde y hasta de la solicitud

Note que los filtros son acumulativos, es decir, al seleccionar la categoría “Reembolsos Generales” y estatus “En Proceso” al presionar filtrar mostrará solamente las solicitudes de reembolsos generales en procesos de aprobación (Error! Reference source not found.).

Los resultados le mostrarán un resumen de la solicitud con los siguientes campos:

• Número de solicitud

• Fecha de creación de la solicitud

• Fecha de la solicitud

• Categoría de la solicitud

• Estatus de la solicitud

• Total de conceptos de reembolso dentro de la solicitud

• Total de conceptos aprobados dentro de la solicitud

• Monto total de la solicitud

• Monto total aprobado de la solicitud Una vez encontrada la solicitud deseada, presione el botón de abrir la solicitud ( ) para ver el detalle.

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9.0.3 Exportar resultados

Para exportar los resultados oprima “Exportar a PDF” localizado en la parte superior del listado de

solicitudes. Note que solo se exportan los resultados que se muestran en pantalla, es decir, si utiliza los

filtros de la pantalla solo exportará aquellas solicitudes que aplican a dichos filtros.

9.0.4 Solicitudes marcadas

Durante el proceso de aprobación es posible que el personal administrativo encuentre una anomalía con los documentos o proceso (Ej. Digitalización de un documento borroso). Para este fin se le permite al

personal administrativo pausar el proceso para el concepto o solicitud en cuestión. En su listado de

solicitudes aparecerán marcadas en color naranja ( ) aquellas solicitudes que requieren su atención. Una vez atienda el problema y marque el concepto como corregido la solicitud quedará marcada en

amarillo ( ) para la atención del personal administrativo.

9.0.5 Eliminar solicitudes

El sistema le permite eliminar solicitudes que no han sido sometidas. Para eliminar una solicitud:

1. Presione el botón al extremo derecho de la solicitud.

2. Presione “Si” en la confirmación “¿Seguro que desea eliminar esta solicitud?”.

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9.1 Reembolsos Generales

En este módulo se agrupan los conceptos de dietas, millaje y peaje. Por favor note los siguientes criterios del sistema:

1. El sistema no permite entrar millaje si ya hay un concepto de millaje para el mismo día en otra solicitud previamente entrada.

2. El sistema calculará el millaje más económico para la AAA. Es decir, el sistema calculará las millas entre el lugar de residencia y el destino y comparará contra el cálculo de lugar de trabajo a destino. (Ej. Empleado trabaja en San Juan, reside en Caguas y viaja a Ponce, Se calcula desde Caguas a Ponce ida y de Ponce a Caguas vuelta). El sistema cambiará los cálculos entrados por el empleado. Queda a discreción del supervisor el resultado final.

3. En el caso de pasajeros, se calculará el millaje a una tarifa de + $0.05 por pasajero, hasta un máximo de tres (3) pasajeros.

4. Solicitudes con fecha mayor a 90 días serán escaladas automáticamente al director asociado al centro de costo del empleado o director ejecutivo regional según corresponda una vez aprobada por el supervisor.

5. El total de millaje para un mes puede exceder el millaje autorizado de 1000 millas para ese mes, pero será escalado automáticamente al director asociado al centro de costo del empleado o director ejecutivo regional según corresponda una vez aprobada por el supervisor

6. El supervisor solo aprobará dieta si el empleado se encuentra a 5 millas o más fuera de su estación oficial de trabajo a la hora de tomar alimentos.

7. El sistema no permite entrar la misma dieta para el mismo día. 8. Se añade concepto de desayuno al listado de conceptos si la primera entrada de viaje del día es

previa o igual a las 6:00am y la última entrada del día es posterior o igual a las 7:30am. 9. Se añade concepto de almuerzo al listado de conceptos si la primera entrada de viaje del día es

previa o igual a las 11:30am y la última entrada del día es posterior o igual a las 12:30pm. 10. Se añade concepto de cena al listado de conceptos si la última entrada del día es posterior o

igual a las 6:00pm. 11. El usuario seleccionará el peaje tomado y el sistema calculará la tarifa automáticamente.

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De forma general, la solicitud de reembolso está dividida en las siguientes áreas principales:

9.1.1 Toolbar

Centralizar los comandos más comunes y generales del sistema.

• Nueva solicitud: Presenta solicitud en blanco.

• Guardar: Guarda la información entrada.

• Regresar: Regresa a la pantalla anterior.

• Agregar conceptos: Agrega conceptos de reembolso a la solicitud

• Listado de Rutas: Presenta el listado de peajes en las rutas más comunes.

• Someter solicitud: Una vez terminada la solicitud, presione para someter la solicitud a aprobación.

9.1.2 Barra lateral izquierda

Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los

campos son:

• Nombre Empleado

• Numero de Empleado

• Nombre del Supervisor

• Región

• Municipio de Residencia

• Municipio de Trabajo

• Área de Nóminas

• Puesto Oficial

• Número de Suplidor

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9.1.3 Estatus de la Solicitud

Estatus actual de la solicitud que se está realizando. Los estados de la solicitud son los siguientes:

• Borrador: Estado inicial

• En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación

• Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de ambos

• Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.

9.1.4 Rendición de Gastos

Aparecerán los conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada para reembolso.

9.1.5 Controles adicionales

El siguiente listado presenta los botones encontrados en la forma y su propósito.

Imagen Propósito

Permite editar el concepto seleccionado del listado en la solicitud.

Permite ver el listado y descargar el documento.

Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado en la solicitud.

Elimina el concepto seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea

sometida.

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9.1.6 Contenido

Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en

4 secciones:

• Solicitud

• Anejos

• Comentarios

• Historial

9.1.7 Proxy

El Sistema tiene la funcionalidad de permitirle entrar solicitudes por otro empleado. Esta funcionalidad

es conocida como Proxy y debe ser autorizado por el personal administrativo del sistema. De usted estar

autorizado siga los siguientes pasos para comenzar la solicitud de otro empleado:

1. Note que por defecto el sistema le muestra su nombre.

2. Presione la “X” para remover su nombre.

3. Comience a escribir el nombre o número del empleado al que desea crear la solicitud.

4. Seleccione el empleado del listado.

Luego de seleccionar el empleado puede continuar con la solicitud como de costumbre.

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9.1.8 Crear nueva solicitud

Esta sección le provee al empleado para entrar sus solicitudes de reembolso por día. El estatus por

defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:

1. En el menú principal de Reembolsos localizada en la barra azul superior, presione “Reembolsos

Generales”. 2. Entre una fecha de solicitud

3. Entre el horario apropiado

4. Seleccione Vehículo 5. Presione “Guardar”

9.1.9 Añadir concepto de millaje sin pasajeros

1. Presione “Agregar Conceptos” en el Toolbar para presentar popup de conceptos.

2. Seleccione millaje en listado

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3. Seleccione la siguiente información:

a. Municipio origen b. Municipio destino

c. Hora de comienzo del viaje

d. Hora final del viaje

e. Marque no tuvo pasajeros

f. Presione “Guardar” para completar el concepto de millaje.

9.1.10 Añadir concepto de millaje con pasajeros


2. Seleccione millaje en listado

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3. Seleccione la siguiente información:

a. Municipio origen b. Municipio destino

c. Hora de comienzo del viaje

d. Hora final del viaje

e. Marque si tuvo pasajeros para presentar sección de pasajeros

4. Escriba el nombre o número de empleado del pasajero, el sistema buscará mientras escribe

aquellos empleados que pareen con la información entrada.

5. Presione “Agregar Pasajero” para añadir el empleado a la solicitud.

6. Para remover un pasajero presione la “X” a la derecha de su nombre. 7. Presione “Guardar” para completar el concepto de millaje.

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9.1.11 Añadir concepto de dieta


2. Seleccione la dieta deseada del listado. Note que solo salen las dietas permitidas según el

horario seleccionado.

3. Presione Guardar para completar el concepto de dieta

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9.1.12 Añadir concepto de peaje


2. Seleccione peaje del listado.

3. Seleccione el peaje deseado del listado de “Peajes Disponibles” y presione para

añadir al listado de “Peajes Seleccionados”.

4. Presione “Guardar” para completar el concepto de peaje.

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9.1.13 Someter solicitud para aprobación

1. Presionar el enlace “Someter Solicitud”

2. El sistema le dará una alerta explicando que no podrá editar la solicitud una vez sometida.

Presione Si para someter la solicitud a aprobación.

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9.1.14 Anejos

Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud aún cuando la solicitud

ha sido sometida a aprobación.

Para anejar un documento siga los siguientes pasos:

1. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.

2. Presione “Subir Archivo”

9.1.15 Comentarios

En esta pantalla aparecerán todos los comentarios correspondientes a la solicitud. El usuario podrá entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la

misma no podrá ser borrada.

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Para hacer un comentario siga los siguientes pasos:

1. Escriba su comentario en el encasillado “Comentarios.

2. Presione “Agregar Comentario”

9.1.16 Historial

Esta pantalla provee al usuario con todos los mensajes de sistema relacionados a la solicitud abierta.

Estos mensajes de auditoría no pueden ser editados ni entrados manualmente, los mismos son creados

automáticamente por el sistema durante eventos específicos de las transacciones. Este historial solo

podrá ser leído por el usuario o el rol autorizado.

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9.2 Reembolsos de Licencias y Adiestramientos

Este módulo agrupa los conceptos de gastos incurridos en licencias profesionales, certificaciones,

reválidas, educación continua o adiestramientos. Abarca conceptos relacionados a la profesión del empleado o puesto, no conducentes a un grado académico en particular. El empleado podrá solicitar

reembolso de gastos incurridos en alguno de los conceptos antes mencionados, siempre y cuando

someta evidencia del periodo de vigencia de la licencia, aneje evidencia de la licencia o concepto y del recibo de pago. Por favor note los siguientes criterios del sistema:

1. No permite entrar una solicitud de reembolso para un periodo entrado previamente. 2. El primer mes del periodo de una licencia nueva puede cubrir el último mes de la licencia

anterior. 3. Solo se reembolsan licencias vigentes.


9.2.1 Toolbar






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campos son:

• Nombre Empleado

• Numero de Empleado


• Región




• Puesto Oficial


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Imagen Propósito





sometida.

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9.2.6 Contenido


4 secciones:

• Solicitud

• Anejos

• Comentarios

• Historial

9.2.7 Proxy


es conocida como Proxy y debe ser autorizado por el personal administrativo del sistema. De usted estar







Manual de Empleado


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defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:

1. En el menú principal de Reembolsos localizada en la barra azul superior, presione “Licencias y

Adiestramientos”. 2. La Fecha es escogida automáticamente para el día corriente.

3. Puede entrar una descripción si desea ya que es opcional.

4. Puede presionar “Guardar”

9.2.9 Agregar un concepto a la solicitud

1. Presione Agregar Conceptos ( )

2. Seleccione categoría

3. Seleccione Concepto

4. Seleccione fecha “Desde”

5. Seleccione fecha “Hasta” 6. Entre el Número de licencia (si aplica)

7. Entre el costo del concepto

8. Presionar “Guardar” para presentar sección de anejos al concepto. 9. Presione “Browser” y localice el documento que desea anejar.

10. Puede entrar una descripción del archivo en el campo “Descripción”

11. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto.

12. Presione “Guardar” para agregar el concepto a la solicitud.

13. Al agregar el concepto, tiene la opción de editarlo mediante el icono del lápiz ( ) en el lado izquierdo o borrar el concepto mediante el icono de la “x” en el lado derecho.

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9.2.11 Anejos




1. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar. 2. Presione “Subir Archivo”

9.2.12 Comentarios

En esta pantalla aparecerán todos los comentarios correspondientes a la solicitud. El usuario podrá

entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la misma no podrá ser borrada.

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9.2.13 Historial





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9.3 Reembolsos de Otros Gastos Misceláneos

Como regla general, se considera los conceptos de "otros" los gastos de hospedaje, estacionamiento y pasaje. El empleado podrá solicitar reembolso, siempre y cuando aneje evidencia del recibo de pago.


9.3.1 Toolbar








Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los

campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los

campos son:

• Nombre Empleado

• Número de Empleado


• Región


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• Puesto Oficial








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Imagen Propósito





sometida.

9.3.6 Contenido

Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:

• Información

• Anejos

• Comentarios

• Historial

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9.3.7 Proxy

El Sistema tiene la funcionalidad de permitirle entrar solicitudes por otro empleado. Esta funcionalidad es conocida como Proxy y debe ser autorizado por el personal administrativo del sistema. De usted estar



2. Presione la “X” para remover su nombre. 3. Comience a escribir el nombre o número del empleado al que desea crear la solicitud.





defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud

a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:

1. En el menú principal de Reembolsos localizada en la barra azul superior, presione “Otros Gastos

y Misceláneos”.

2. Seleccionar la fecha de gasto.

3. La descripción debe ser completada ya que es un campo requerido.

4. El sistema trae por defecto el centro de costo del empleado y puede ser editado de ser

necesario.

5. Puede presionar “Guardar”

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9.3.9 Agregar un concepto a la solicitud

1. Presione Agregar Conceptos ( ) 2. Seleccione fecha de gasto 3. Seleccione la descripción

4. Entre el costo

5. Presionar “Guardar” para presentar sección de anejos al concepto.

6. Presione “Browser” y localice el documento que desea anejar.

7. Puede entrar una descripción del archivo en el campo “Descripción” 8. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto.

9. Presione “Guardar” para agregar el concepto a la solicitud.

10. Al agregar el concepto, tiene la opción de editarlo mediante el icono del lápiz ( ) en el lado izquierdo o borrar el concepto mediante el icono de la “x” en el lado derecho.

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9.3.11 Anejos




1. Presione “Browser” y localice el documento que desea anejar.

2. Incluya descripción de ser necesaria (No requerido)


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9.3.12 Comentarios


entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la misma no podrá ser borrada.


1. Escriba su comentario en el encasillado “Comentarios”.


9.3.13 Historial


Estos mensajes de auditoría no pueden ser editados ni entrados manualmente, los mismos son creados automáticamente por el sistema durante eventos específicos de las transacciones. Este historial solo


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9.4 Rembolsos de Viajes al Exterior

El concepto de Viajes al Exterior se refiere a los viajes realizados fuera de Puerto Rico relacionados a las

responsabilidades de la empresa o del empleado. Para poder crear una solicitud de rendición de gastos debe haber una solicitud de autorización de viaje al exterior aprobada en sistema.


9.4.1 Toolbar



• Agregar gasto: Agrega gasto sin anticipo a la solicitud


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Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los

campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los

campos son:

• Nombre Empleado



• Región




• Puesto Oficial




• Estatus de la Autorización a. Borrador: Estado inicial

b. En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación

c. Terminado: Todos los conceptos d. han sido aprobados, denegados o combinación de ambos

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• Estatus de la solicitud de rendición de gastos

a. Borrador: Estado inicial b. En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación

c. Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de

ambos d. Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.

9.4.4 Totales del anticipo

Aparecerán el total de conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada de anticipos.

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9.4.5 Totales de rendición de gastos

Aparecerán el total de conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada para rendición de

gastos.



Imagen Propósito

Permite editar el record seleccionado del listado.

Permite ver el listado de anejos.

Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.

Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea

sometida.

9.4.7 Contenido


4 secciones:

• Solicitud

• Anejos

• Comentarios

• Historial

9.4.8 Añadir una rendición de gastos a un anticipo existente

1. Abra su caso de Viajes al Exterior presionando “Reembolsos de Viajes al Exterior” localizado en

el menú principal de Reembolsos en la barra azul superior.

2. Presione el botón de editar ( ) rendición de gastos para el anticipo deseado para presentar el popup de rendición de gastos.

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3. Entre la cantidad del gasto incurrido. 4. Presione “Continuar” para presentar la sección de anejos del concepto

5. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar. 6. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto.

7. Presione “Cerrar” para hacer los cambios a la solicitud.

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9.4.9 Añadir una rendición de gastos sin anticipo


el menú principal de Reembolsos en la barra azul superior.

2. Presione el botón “Agregar Gasto” ( ) para presentar el popup de rendición de

gastos. 3. Entre la siguiente información:

a. Seleccione un concepto del listado de conceptos

b. Entre el costo del gasto

4. Presione “Continuar” para presentar la sección de anejos del concepto


6. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto. 7. Presione “Cerrar” para agregar el gasto a la solicitud.

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9.4.10 Someter rendición de gastos para aprobación


el menú principal de Reembolsos en la barra azul superior. 2. Presionar el enlace “Someter Solicitud”



9.4.11 Anejos

Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud aun cuando la solicitud


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9.4.12 Comentarios


entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la





9.4.13 Historial

Esta pantalla provee al usuario con todos los mensajes del sistema relacionados a la solicitud abierta.




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9.5 Pagos de Standby

Para poder solicitar un pago de Standby el empleado debe estar previamente registrado en un itinerario de standby. De no estar registrado en un itinerario el empleado deberá comunicarlo a su supervisor.


9.5.1 Toolbar






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campos son:

• Nombre Empleado



• Región




• Puesto Oficial





• Supervisor: Una vez sometido por el empleado está en espera de aprobación por el supervisor.

• Director Regional: Una vez sometido por el empleado está en espera de aprobación por el

Director Regional.

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• Recursos Humanos: Una vez sometido por el empleado está en espera de aprobación por el

Departamento de Recursos Humanos.





Imagen Propósito

Permite editar el record seleccionado del listado.

Permite ver el listado de anejos.

Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.

Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea sometida.

9.5.5 Contenido

Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:

• Solicitud

• Anejos

• Comentarios

• Historial

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9.5.6 Proxy


es conocida como Proxy y debe ser autorizado por el personal administrativo del sistema. De usted estar autorizado siga los siguientes pasos para comenzar la solicitud de otro empleado:







Esta sección le provee al empleado para entrar sus solicitudes de pago por standby. Es importante recalcar que para poder solicitar un pago de Standby, el empleado debe estar previamente registrado en un itinerario de standby. De no tener un itinerario, el empleado deberá comunicarlo a su supervisor. El estatus por defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:

1. En el menú principal de Reembolsos localizada en la barra azul superior, presione “Pagos de StandBy”.

2. Seleccione un periodo de trabajo, también conocido como itinerario de standby. De no aparecer

el periodo específico, comuníquese con su supervisor para ser añadido al itinerario de dicho periodo.

3. Entre una descripción de hasta 1,000 caracteres.

4. Entre el monto de pago, por defecto presenta $500 pero puede editarlo a una cantidad menor. 5. Marque “Certifico que en los días aquí incluidos no reclamé ni reclamaré compensación alguna

por tiempo compensatorio no trabajado.” 6. Presione “Guardar” para presentar la sección de anejos.

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7. Como parte de la solicitud es requerido que aneje los informes de turno.


9. Puede entrar una descripción del archivo en el campo “Descripción” 10. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo a la solicitud.

11. Presione “Guardar” para agregar el concepto a la solicitud

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9.5.9 Anejos

Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud, aún cuando la solicitud


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9.5.10 Comentarios


entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la





9.5.11 Historial





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10 Módulo de Autorizaciones

Algunos conceptos de reembolso requieren una autorización previa al mismo. Este módulo le permite

solicitar y someter para aprobación estas autorizaciones.

10.0 Mis Autorizaciones

Esta pantalla le provee la información de las solicitudes de autorización que han sido entradas al

sistema. Para agilizar el sistema y facilitar la experiencia al usuario, aparecen de manera inicial todas las

solicitudes entradas en sistema hasta un máximo de 100 resultados. Puede cambiar los filtros para ver

otras solicitudes si así lo desea.

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10.0.1 Lista de solicitudes en proceso por categoría

Presenta al empleado todas las solicitudes de autorización categorizadas por concepto. A la derecha de

cada concepto le muestra el total de solicitudes para esa categoría. Al presionar la categoría filtra el

listado de la derecha con el detalle de las solicitudes que comprenden el total mostrado a la derecha.

10.0.2 Lista de solicitudes

Le permite al usuario filtrar por todas sus solicitudes. La pantalla cuenta con los siguientes criterios para

filtrar:

1. Número de Solicitud 2. Categoría de autorización 3. Estatus 4. Fecha desde y hasta de la solicitud

Note que los filtros son acumulativos, es decir, al seleccionar la categoría “Viajes al Exterior” y estatus “En Proceso” al presionar filtrar mostrará solamente las solicitudes de viajes al exterior en proceso de aprobación.

Los resultados le mostrarán un resumen de la solicitud con los siguientes campos:

• Número de solicitud

• Fecha de creación de la solicitud

• Fecha de la solicitud

• Categoría de la solicitud

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• Estatus de la solicitud

Una vez encontrada la solicitud deseada, presione el botón de abrir la solicitud ( ) para ver el detalle de esta.

10.0.3 Solicitudes marcadas

Durante el proceso de aprobación es posible que el personal administrativo encuentre una anomalía con los documentos o proceso (Ej. Digitalización de un documento borroso). Para este fin, se le permite al

personal administrativo pausar el proceso para el concepto o solicitud en cuestión. En su listado de

solicitudes, aparecerán marcadas en color naranja ( ), aquellas solicitudes que requieren su atención. Una vez atienda el problema y marque el concepto como corregido, la solicitud quedará marcada en

amarillo ( ) para la atención del personal administrativo.

10.0.4 Eliminar solicitudes

El sistema le permite eliminar solicitudes que no han sido sometidas. Para eliminar una solicitud:

1. Presione el botón al extremo derecho de la solicitud.

2. Presione “Si” en la confirmación “¿Seguro que desea eliminar esta solicitud?”.

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11 Mi Perfil del Empleado

En esta pantalla aparecerá la información básica del empleado, proveniente de SAP. Usted puede editar la información no proveniente de SAP y cambiar la contraseña. El récord del empleado tendrá las siguientes secciones:

1. Nombre, Inicial y primer apellido 2. Últimos 4 dígitos del seguro social 3. Número de suplidor 4. Número de ADP 5. Lugar de residencia (Municipio) 6. Lugar de trabajo (Municipio) 7. Número de empleado 8. Revisor Kronos 9. Puesto 10. Área de Nómina 11. Exento/No Exento 12. Centro de Costo 13. Región 14. Área

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11.0.1 Cambiar mi información

La información en el perfil es entrada automáticamente de SAP. La única información que puede

cambiar es el lugar de residencia y lugar de trabajo. Esta podrá ser modificada por el administrador.

Para cambiar la información de lugar de residencia siga los siguientes pasos:

1. Seleccione un municipio del listado de municipios en lugar de residencia

2. Presione “Guardar”

Para cambiar la información de lugar de trabajo siga los siguientes pasos:

1. Seleccione un municipio del listado de municipios en lugar de trabajo

2. Presione “Guardar”

11.0.2 Cambiar mi contraseña

Una vez haya entrado en el perfil de empleado, siga los siguientes pasos para realizar el cambio de

contraseña:

1. Nueva contraseña: Escriba la nueva contraseña 2. Confirmar contraseña: Escriba nuevamente la nueva contraseña 3. Presione “Cambiar Contraseña”

Recuerde que la nueva contraseña debe cumplir con los siguientes requerimientos:

• El largo de la contraseña debe ser 8 caracteres o más.

• La contraseña debe contener dígitos, letras mayúsculas y minúsculas.

• La contraseña no puede repetirse dentro del periodo de 1 año.

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