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Manual de DSPACE

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DSpace Herramientas administrativas

INDICE Introducción…….……………......................................................................................................... ..... 2 Comunidades y colecciones……….................................................................................................. 3 Usuarios………………………...………….................................................................................................. 9 Grupos……………………………..……………............................................................................................. 11 Artículos (Items)………….......................................................................................................……….. 12 Registro de metadatos................................................................................................................... 13 Formato Bitstream…………. …………….............................................................................................. 14 Flujo de trabajo……………………………............................................................................................... 15 Autorización………………………………................................................................................................. 16 Editar noticias………………. ………………………….................................................................................. 17 Licencia…………………………….…....................................................................................................... 17 Gestión de datos ……………….…………............................................................................................. 17

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INTRODUCCION La administración de DSpace implica un conjunto de tareas que el administrador desarrolla para lograr el éxito en la creación y mantenimiento del repositorio digital. Para acceder a la administración de DSpace, se debe ser administrador del sistema y entrar a la siguiente dirección: http://biblioteca.inifap.gob.mx:8080/jspui/password-login La administración de DSpace está formada por las siguientes secciones, visibles en el menú del lado izquierdo: 1) Comunidades y colecciones: en esta sección el administrador crea, modifica y elimina comunidades, subcomunidades y colecciones. 2) Usuarios: en esta sección el administrador crea, modifica y elimina usuario (persona) del repositorio digital. 3) Grupos: Los grupos son originados al crear una colección con características como aprobar, rechazar y/o editar metadatos. En esta sección el administrador podrá editar los grupos dando permisos a personas sobre estos. 4) Artículos: en esta sección el administrador podrá modificar y eliminar un ítem creado. 5) Registro de Metadatos: en esta sección el administrador podrá crear nuevos campos de metadatos para los ítems. 6) Registro de Formato Bitstream: en esta sección el administrador puede crear o eliminar nuevos campos para definir el formato de los archivos de los ítems (bitstream). 7) Flujo de trabajo (Workflow): Esta sección de la administración de DSpace muestra los flujos de trabajo existentes para los ítems ingresados, los que actualmente se encuentran activos. 8) Autorización: en esta sección el administrador puede gestionar las políticas de una comunidad, subcomunidad, colección y de un ítem. 9) Editar noticias: Esta sección el administrador permite editar las noticias central y lateral de la página principal del DSpace. 10) Editar licencia por defecto: El administrador en esta sección edita la licencia por defecto para el repositorio digital.

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COMUNIDADES Y COLECCIONES Cada sitio DSpace está dividido en comunidades. Las comunidades típicamente corresponden a Facultades, centros de investigación o departamentos. También las comunidades pueden contener sub-comunidades. Una sub-comunidad teóricamente es una comunidad, pero se utiliza generalmente cuando se requiere definir una extensión o especialización de esta última. Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos relacionados. Una colección puede aparecer en más de una comunidad.

Creación de comunidades en DSpace A continuación se explicaran los pasos para crear y configurar comunidades en Dspace, usando las interfaces de administración que esta herramienta nos proporciona. 1) Acceder a la administración de DSpace. Para crear comunidades, se debe ser administrador. 2) Acceder al enlace “Comunidades y colecciones” de la administración de DSpace. Aparecerá una pantalla como la siguiente:

3) Hacer clic en el botón “Crear comunidades de nivel superior”, ubicado en la parte superior derecha de la ventana en “Herramientas del Administrador”. Automáticamente Dspace le asignara un identificador único a esta comunidad (de la forma prefijo/sufijo según el sistema internacional “Handle System”). Se accede a un formulario para ingresar los datos representativos de una comunidad. Estos datos son:

Nombre: Nombre de la comunidad.

Descripción corta: Pequeña descripción de la comunidad.

Texto introductorio (HTML): Información general sobre la comunidad. Esta puede ir formateada

con HTML para mejor visibilidad de este texto en la página de la comunidad.

Texto de Copyright (texto plano) : es la información sobre la comunidad, como la licencia,

dirección, teléfono, correo. Puede ir también formateada con HTML que es aceptado.

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Texto de la barra lateral (HTML) : El texto que coloques aquí se verá en la barra lateral derecha

de la comunidad. Regularmente es el nombre de la Comunidad.

Logo: imagen que represente la comunidad.

Autorizaciones de la comunidad: estas autorizaciones son las que puedo otorgar a un grupo de

persona sobre la comunidad.

4) Hacer clic en el botón “Actualizar” luego de ingresado estos datos. Se creará la comunidad. 5) Se presenta en la parte superior derecha de la página de la comunidad varios botones: para modificar la comunidad (“Editar”), para crear una colección de la comunidad (“Crear una colección”) y para crear una subcomunidad de la comunidad (“Crear una sub-comunidad”). 6) Hacer clic en el botón “Editar” para realizar modificaciones. Aparecerá los datos ingresados anteriormente en la creación de la comunidad. Modificar los datos necesarios y hacer clic en “Actualizar”. 7) Hacer clic en “Crear una subcomunidad” para crear subcomunidades en una comunidad. Aparecerá un formulario igual al de creación de comunidad. Realizar el mismo procedimiento de creación de comunidad:

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Creación de colecciones en DSpace Seguir los siguientes pasos: 1) Hacer clic en el botón “Crear una colección”, que se encuentra en la parte superior derecha de la página de la comunidad. Aparecerá una ventana como la de la siguiente imagen, que permitirá definir algunas características que tendrá la colección, en cuanto a permisos y flujo de trabajo asociados a los documentos:

La anterior es una lista de propiedades (casos) que se desea asignar a la colección que se está creando. Seleccionar según las políticas de manejo de la colección que se hayan definido previamente entre los encargados del manejo de los documentos. 2) Seleccionar los casos aplicables para la colección. Estas son: Los nuevos artículos deben ser públicamente leíbles: Esta opción esta seleccionada por defecto, de manera que el artículo que se envía sea visto por todos los usuarios de DSpace o aquellos que visiten el repositorio. Algunos usuarios podrán enviar a esta colección: esta opción está marcada por defecto, de manera que se pueda asignar personas al grupo de la colección.

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El flujo de trabajo de envío incluirá una fase de aceptar/rechazar: esta opción, el envío pasa por un proceso de flujo de trabajo (Workflow) en la cual otra persona autorizada aprueba o rechaza el envío. El flujo de trabajo de envío incluirá una fase de aceptar/rechazar/editar metadatos: el envío pasa por un proceso de flujo de trabajo (workflow) en la cual otra persona autorizada aprueba o rechaza el envío, además puede editar los metadatos del artículo enviado si se considera necesario. El flujo de trabajo de envío incluirá una fase de editar metadatos: el artículo enviado pasa por un proceso del flujo de trabajo (workflow) donde puedo editar los metadatos del artículo enviado. Esta colección tendrá administradores delegados de la colección: se asigna una persona como administrador de esta colección. Nuevos envíos tendrán algunos metadatos ya rellenos por defecto: esta opción puede ser seleccionada si quiere tener metadatos por defecto para los artículos ingresados a la colección. Luego, hacer clic en el botón “Siguiente”. 3) Especificar los siguientes datos para la descripción de la colección. Estos son:

Nombre: Nombre de la colección.

Descripción corta: pequeña descripción de la colección.

Texto introductorio: Información general sobre la colección. Esta puede ir formateada con HTML para mejor visibilidad en la página de la colección.

Texto copyright: es la información sobre la colección como la licencia, dirección, teléfono, correo. Puede ir también formateada con HTML que es aceptado.

Texto en el recuadro lateral: El texto que se coloque aquí se verá en la barra lateral derecha de la colección. Regularmente es el nombre de la colección.

Licencia: licencia que se debe garantizar para el artículo. Esta se define aquí para la colección, y de esta manera los artículos que se ingresen en esta colección tendrán esta licencia por defecto. si en este momento no se define la licencia, DSpace toma la que tiene por defecto definida en la administración de DSpace.

Origen: cualquier información sobre el origen de la colección.

Logo: imagen que represente la colección.

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Luego, hacer clic en el botón “Siguiente”. 4) Seleccionar los usuarios que se autorizarán para realiz ar envíos a esta colección. La búsqueda de estos se realiza al hacer clic en el botón “Seleccionar E-people”. Seleccionada la(s) persona(s), hacer clic en “Siguiente”.

5) Verificar los datos ingresados en la creación de la colección mediante el formulario mostrado, similar al de la siguiente imagen:

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5) En la parte inferior del formulario se presentarán las opciones de casos aplicables para la colección, en el caso que no se hayan definido al inicio de la creación de la colección (fases de Aceptar/rechazar metadatos, Aceptar/rechazar/editar metadatos y editar metadatos, definir los administradores de la colección (Collection Administrators), crear una plantilla para el ítem (Item Template), definir las políticas de la colección). 6) Finalizar la creación de la colección haciendo clic en el botón “Actualizar”.

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USUARIOS En esta sección, el administrador puede editar, agregar y/o eliminar una persona. 1) Hacer clic en el enlace “Usuarios” de la administración de DSpace. Observará una imagen como la siguiente:

2) Hacer clic en el botón “Agregar persona” para la creación de un nuevo usuario. Observará un pequeño formulario como el de la figura, donde

3) Hacer clic en el botón “Seleccionar una persona”. Seleccione la persona que quiere modificar o eliminar y haga clic en “Aceptar”. 4) Hacer clic en el botón “Editar” para modificar el persona. Aparecerá un pequeño formulario igual al de “agregar persona” pero con la información ingresada anteriormente. Modifique los datos y haga clic en “Guardar”. 5) Hacer clic en el botón “Eliminar” para borrar la persona.

Creación de contraseña para una persona El administrador no puede crear clave (contraseña) para la persona por medio de la administración de DSpace. Si el administrador requiere asignarle clave a la persona creada, debe realizarlo por medio de la actualización directamente en la base de datos dspace. 1) Conectarse a la BD dspace: #su – postgres $/usr/local/pgsql/bin/psql dspace 2) Buscar el persona_id del usuario creado: select * from persona;

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3) Asignar a este usuario la clave: update persona set password=md5('a') where persona_id=b; Donde: a es el password y b es el persona_id

Auto registro de los usuarios Otra manera de ser usuario del repositorio digital es por medio del auto registro. 1) Hacer clic en el enlace “Mi DSpace” de la página principal. Observará una ventana solicitando su nombre de usuario y contraseña. Haga clic en el enlace que se encuentra en la parte superior de la ventana “New user? Click here to register”.

2) Accederá a una página donde se le solicitará el correo electrónico. Ingréselo. Haga clic en “Enviar”. Recibirá un correo electrónico de parte del sistema con el asunto “DSpace Account Registration”. 3) Hacer clic en el enlace que proporciona el correo electrónico para completar el registro. Se abrirá en un navegador una ventana como la siguiente:

4) Ingresar los datos solicitados: nombre, apellido, teléfono de contacto, password y confirmación del password. Finalice el registro haciendo clic en “Completar registro”.

Olvido de contraseña Con esta modalidad, el administrador puede asignar la contraseña al usuario creado sin modificar la base de datos directamente (teniendo acceso al correo electrónico). Además de poder cualquier persona recuperar su contraseña en caso de olvido o extravío. 1) Acceder a “Mi DSpace”. En la ventana de registro, hacer clic en el enlace inferior izquierdo “Olvidó su contraseña”. Aparecerá una ventana como la siguiente:

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2) Ingresar la dirección de correo electrónico de la persona del cual quiere recuperar la contraseña. 3) Recibirá un correo electrónico. Haga clic en el enlace que le proporciona el email. Accederá a una ventana del sistema donde puede crear una nueva contraseña.

GRUPOS En la administración de DSpace, los grupos son los creados automáticamente los según las propiedades asignadas en la creación de la colección o los definidos por el administrador del sistema. 1) Hacer clic en el enlace grupos de la administración de DSpace. Accederá a una ventana como la siguiente, donde se presentará una tabla con el nombre del grupo y dos botones “Editar” y “Borrar”.

En la imagen: El grupo de ID “1” es el grupo del administrador DSpace. Toda persona incluida en este grupo tendrá propiedades de administrador. El grupo de ID “0” es el grupo Anonymous. Este grupo incluye a todos los usuarios DSpace. El grupo de ID “2” es el grupo “COLLECTION_1_SUBMIT” formado al crear la colección “Trabajos de investigación”, dada la característica “Algunos usuarios podrán enviar a esta colección”. 2) Haga clic en “Borrar” si desea eliminar el grupo. Si intenta borrar un grupo que está referenciado a una política de autorización o a un flujo de trabajo (workflow) tendrá un error interno del sistema. 3) Hacer clic en “Editar”. en esta sección podrá modificar o ingresar quienes son las persona autorizadas para formar parte del grupo, como puede ver en la siguiente imagen:

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ARTICULOS (ITEMS) En esta sección, el administrador tiene la opción de editar y/o eliminar los metadatos de un ítem ya ingresado en el repositorio. 1) Hacer clic en el enlace “Artículos” de la administración de DSpace. Observará una ventana similar a la siguiente:

2) Ingresar el handle del ítem que quiere editar o borrar, en la caja de texto indicada por la palabra “Handle”. Hacer clic en “Buscar”. 3) Modificar los metadatos que se le presentan del ítem, como los que puede observar en la siguiente figura:

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4) Hacer clic en “Actualizar” luego de editado los metadatos. 5) Hacer clic en el botón “Borrar” en el caso de querer eliminar ese ítem.

REGISTRO DE METADATOS DSpace trae incorporado por omisión el uso del esquema de metadatos Dublín Core, para describir los contenidos del repositorio; pero también permite incluir otros esquemas (estandarés) de metadatos. Para visualizar el esquema de metadatos incluido en Dspace, hacer clic en la opción Registro de Metadatos de la administración de Dspace. Por defecto, solo está el esquema de metadatos Dublin Core (dc). Allí podrá también, si lo desea, añadir un nuevo esquema de metadatos , como lo puede visualizar en la siguiente imagen:

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Añadir un nuevo campo al metadato 1) Hacer clic en el “namespace” del esquema al que se quiera añadir un nuevo campo (al esquema por defecto o al que se haya creado). 2) En la parte inferior de la página se encuentra un pequeño formulario “agregar un campo de metadatos”, en el cual se puede definir el “Elemento”, el “cualificador” y la “nota de alcance” para el nuevo campo del metadato. Solamente el campo “Elemento” es requerido.

3) Hacer clic en “Agregar nuevo” para añadir este nuevo campo.

REGISTRO DE FORMATO BITSTREAM (FOMATO DEL DOCUMENTO)

En esta sección de la administración, se muestra una lista de los tipos de formatos de los archivos que se subirán al repositorio.

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1) Para ingresar un nuevo formato de bitstream, ir a la parte inferior de la lista de los formatos, y hacer clic en el botón “Agregar nuevo”. Aparecerá el campo para ser editado, donde colocarás: - Tipo MIME: describe el contenido del archivo - Nombre: nombre de la extensión de archivo - Descripción: breve descripción de la extensión de archivo - Nivel de soporte (si es un formato conocido o desconocido) - Interno: inicialmente el nuevo formato bitstream es marcado “interno”, hasta que se complete todos los metadatos del nuevo formato. Hay que desmarcarlo para poder ser visible por el usuario. - Extensiones: lista separada por coma de extensiones de ficheros

2) Completado los campos, hacer clic en el botón “Actualizar”.

FLUJO DE TRABAJO (WORKSFLOW) Esta sección de la administración de DSpace se muestra los flujos de trabajo (workflow) existentes para los ítems ingresados, los que actualmente se encuentran activos. Para configurar las opciones relacionadas, seguir los siguientes pasos: 1) Hacer clic en el enlace “Flujo de trabajo” de la administración de DSpace. 2) Observará una ventana como la siguiente. Si tiene flujos de trabajos activos, estos aparecerán en la tabla, mostrando los datos:

a) Nombre de la colección b) Quien envió el artículo c) Y el título del nuevo artículo

Mecánica del flujo de trabajo en una colección El workflow de una colección puede tener hasta tres pasos (steps): Cada colección puede tener un grupo asociado para desarrollar cada paso; si no hay un grupo asociado a cada paso, el paso es saltado. Si una colección no tiene un grupo asociado con un paso, los envíos de esa colección son instaladas directamente dentro del ítem, o sea, son montadas directamente en el sitio DSpace sin esperar aprobación. En otras palabras, la secuencia es esta: La colección recibe un envío. Si la colección tiene un grupo asignado para el paso 1 del workflow, ese paso es invocado, y el grupo es notificado. De otra manera, el

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paso 1 del workflow es saltado. Así mismo, los pasos 2 y 3 del workflow son desarrollados si y solo si la colección tiene un grupo asignado para estos pasos. Cuando un paso es invocado, la tarea de desarrollar ese paso del workflow se ubica en el “pool de tareas” del grupo asociado. Un miembro del grupo toma la tarea del pool, y es entonces removido del “pool de tareas”, para evitar la situación donde varias personas en el grupo pueden realizar la misma tarea sin ser notificada. El miembro del grupo el cual tomo la tarea del pool de tareas puede desarrollar una de las tres acciones:

AUTORIZACION En esta sección de la administración DSpace el administrador puede asignar políticas a comunidades, colecciones e ítems. 1) Haga clic en el enlace “Autorización” de la administración de DSpace. Verá una ventana como la siguiente:

2) Observe que se presentan tres botones. Cada uno de ellos es para gestionar las políticas de una comunidad, una colección o artículo. 3) Al hacer clic en “Gestionar políticas de una comunidad”, se presentará un listado de las comunidades. Seleccione una y haga clic en “Editar políticas”. 4) Se presentará entonces una tabla con las autorizaciones actuales. Generalmente observará que el grupo “Anonymous” tiene autorización de lectura (READ). 5) Hacer clic en agregar una nueva política para ingresar un nuevo grupo con políticas de lectura (READ), escritura (WRITE), agregar (ADD) y eliminar (REMOVE). 6) Procede de manera similar para las colecciones e ítems.

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EDITAR NOTICIAS Esta sección de la administración permite editar las noticias central y lateral de la página principal del DSpace. Hacer clic en el enlace “Editar noticias”. Aparecerá en la ventana dos opciones, “Editar” 1. Las Noticias más importantes y “Editar” las noticias del recuadro lateral.

LICENCIA 1. Para editar la licencia, hacer clic en la administración de DSpace en el enlace “Editar licencia por defecto”. Preferiblemente, la licencia introducida debe cumplir con las condiciones legales de cada país.

2. Editada la licencia, haz clic en “Guardar”.

GESTION DE DATOS

Ingreso de Ítem 1) Registrarse como usuario DSpace. Debe tener autorización para envío de ítems en la colección correspondiente. (esta autorización es dada por el administrador del sistema, en “Grupos” o al crear la colección).

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2) Ya realizado el registro, accederá a “Mi DSpace”. Esta es la página principal de cada persona, donde tiene acceso a realizar envíos al repositorio y ver sus envíos realizados. También tendrás información de los grupos a los cuales perteneces.

3) Hacer clic en “comenzar un nuevo envío”. Aparecerá un lista con las colecciones a las cuales tienes permiso de enviar. Selecciona una de ellas y haz clic en “Siguiente”.

4) Seleccionar una de las características (o todas) que tiene tu artículo y haz clic en “Siguiente”. Estas son: - El ítem tiene más de un título - El ítem ha sido publicado o distribuido con anterioridad - El ítem contiene más de un archivo

5) Llenar el formulario de ingreso del ítem, con datos como: nombre del autor (o de los autores), título (o títulos en el caso que haya seleccionado que el ítem tiene más de un título), fecha de publicación,

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donde fue publicado anteriormente, cita, número de serie del reporte, identificadores (other, is bn ...), tipo de documento (articulo, libro, preprint, software...), lenguaje en el que está el artículo. Haga clic en el botón “siguiente”.

6) Aparecerá una continuación del formulario de ingreso del ítem, donde se debe ingresar datos como palabras claves (Subject Keywords), Resumen (Abstract), Patrocinadores (Sponsors) y Descripción (Description). Llenado los datos, haz clic en “Siguiente”.

7) Se te presenta una caja de texto donde se coloca la ruta donde se encuentra el archivo y su nombre. Al lado de esta caja de texto, está un botón “Browse” para buscar donde se encuentra el artículo. Haz la búsqueda y luego haz clic en “Siguiente”.

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8) Si el archivo fue cargado correctamente, verás una tabla con el nombre del archivo, el tamaño y el formato del mismo. Se presentan dos opciones para seleccionar en caso de: 1. si el formato no es correcto. Haz clic en el botón “Haz clic aquí si el formato no es correcto”. Se presentará un listado de formatos de archivos, y en el caso que no esté el que tú buscas, puedes ingresarlo 2. Si el archivo no es correcto. Haz clic en “Haga clic aquí si el archivo no es correcto”. Se presentará de nuevo la opción del paso anterior.

9) Haz clic en “Siguiente”. Se mostrará una ventana de verificación mostrando los datos ingresados y dando la opción de corregirlos. Haz clic en “Siguiente”.

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10) El último paso del envío es aceptar la licencia del artículo. Existe una licencia por defecto de DSpace la cual es editable según las políticas de la institución. También puedes definir políticas para la colección. Según la licencia que se establezca, se permitirá modificar, traducir y distribuir el artículo. Si está de acuerdo con ella, acepta haciendo clic en “Concedo la licencia”. De lo contrario haz clic en “No concedo la licencia”. El envío no se borrará, quedará en “Mi DSpace” de la persona hasta que se tome la decisión de aceptar la licencia o rechazar el envío.

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11) Si la licencia fue aceptada, el envío fue finalizado.

Modificación de Ítems Para realizar la modificación de un ítem, debes ser administrador del sistema o ser una persona con permisos de edición de metadatos en una colección específica. Buscar el ítem a modificar, puede ser por la administración del sistema en “Artículos”

También puedes buscar el artículo por el listado de items ya sea por búsqueda porautor o por fecha.

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Localizado el artículo a modificar, se presentará una tabla con todos los campos de metadatos de ese ítem. Modificar de ser necesario los campos de bitstream para el artículo, pudiendo agregar o eliminar estos.

Eliminación de Ítems 1) Para eliminar un artículo, debes ser administrador de DSpace. Accede de la misma manera que para modificarlo.

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2) Haz clic en el botón “Borrar” que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. 3) Se observa una ventana de confirmación de eliminación del artículo. Si está seguro de eliminarlo, haga clic en el botón “Borrar”.

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