Manual de repositorio digital Dspace (cesa)

Por: Buenaño Richar

REPOSITORIO DIGITAL CESA

Tabla de contenidoTabla de ilustraciones..................................................................................................................1

Introducción................................................................................................................................2

Ejemplo de Objetos en el modelo de datos de DSpace:.............................................................2

Consideraciones generales al utilizar DSpace:............................................................................3

Tipos de documentos que acepta DSpace:.................................................................................3

Beneficios de usar DSpace:..........................................................................................................3

Estructura básica de DSpace:......................................................................................................4

Navegación:.................................................................................................................................4

Búsqueda.....................................................................................................................................4

Registrarse...................................................................................................................................6

¿Cómo subir contenidos al repositorio?.....................................................................................6

Tabla de ilustraciones Figura 1 Página principal de DSpace.............................................................................................4Figura 2 Caja de texto para realizar búsqueda.............................................................................4Figura 3 muestra motor de búsqueda de DSpace........................................................................5Figura 4 Editar perfil del usuario..................................................................................................6Figura 5 Registro de usuarios DSpace...........................................................................................7Figura 6 “Mi DSpace” del usuario.................................................................................................7Figura 7 Seleccionando la colección a la cual se realizará el envío...............................................7Figura 8 Descripción del artículo..................................................................................................8Figura 9 -1. Definiendo características propias del artículo..........................................................8Figura 10 Descripción de caracteristicas del artículo (continuación)............................................9Figura 11 Subir artículo luego de realizar la descripción............................................................10Figura 12 Archivo subido correctamente...................................................................................10Figura 13 -1. Verificación de los datos del envío........................................................................11Figura 143 -2. Verificación dle envío..........................................................................................11Figura 15 Licencia del artículo....................................................................................................11Figura 16 Envío completo...........................................................................................................12Figura 17 Vista del envío realizado.............................................................................................12Figura 18 “Mi DSpace” luego de aprobado el artículo enviado..................................................13Figura 19 Tus envíos aprobados.................................................................................................13

IntroducciónDSpace es un sistema de repositorio digital que es usado como repositorio institucional, un repositorio de objetos de aprendizaje, para el manejo de registros, y más. La plataforma de código abierto DSpace está libremente disponible para ser modificada y extendida según requisitos particulares para satisfacer necesidades.

DSpace es una plataforma de código abierto que permite a las organizaciones:

Capturar y describir el material digital usando un módulo del flujo de trabajo de la sumisión, o una variedad de opciones programáticas.

Distribuye los materiales digitales de una organización sobre la web a través de un sistema de la búsqueda y de recuperación.

Preserva el material digital por largo tiempo.

En nuestro caso, se pretende preservar todo el material digital de generado por las unidades y centros de investigación de la Universidad de los Andes.

Cada sitio DSpace es dividido en comunidades, estos típicamente corresponden a unidades, centros de investigación o departamentos. Una "Comunidad" del Repositorio Institucional de la Universidad de Los Andes (RIULA) es una unidad académica o de investigación como departamento, centro, grupo, instituto o laboratorio; tiene un individuo responsable por esa unidad, estabilidad a largo plazo, y puede asumir responsabilidades para definir las políticas de la comunidad.

Cada comunidad debe ser capaz de asignar a un coordinador que puede trabajar junto con el personal del repositorio y la biblioteca.

Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos relacionados. Una colección puede aparecer en más de una comunidad. También las comunidades pueden contener sub-comunidades.

Las comunidades pueden mantener un número ilimitado de colecciones en el RIULA.

Las colecciones pueden ser organizadas según la materia o por el tipo de información. Las colecciones pueden tener diferentes políticas y procedimientos de trabajo (workflows).

Cada colección de el RIULA tiene su propia página de entrada dónde se muestra información, noticias y enlaces relacionados con los intereses de los usuarios de aquella colección.

Cada colección es compuesta de artículos (items), la cual es el elemento básico de un archivo. Cada artículo es propiedad de una colección. Adicionalmente, el artículo puede aparecer en colecciones adicionales, sin embargo cada artículo es de una y solo una colección.

Ejemplo de Objetos en el modelo de datos de DSpace:

Objetivo EjemploComunidad CESAColección Reportes TécnicosÍtem Un reporte técnico, un conjunto de datos acompañado de descripción, el

registro de vídeo de una lecturaPaquete (Bundle) Un grupo de Bitstream HTML e imágenes que hacen un documento HTML

Bitstream Un simple archivo HTML, un simple archivo de imagen, un archivo de código fuente

Formato BitstreamsMicrosoft word versión 6.0, formato codificado de imagen JPEG

Consideraciones generales al utilizar DSpace: DSpace es una herramienta que permite preservar material digital a largo plazo. DSpace permite archivar cualquier tipo de documento Permite a los investigadores y/o usuarios buscar cualquier tipo de documento. La persona que se registre en DSpace y tenga la autorización correspondiente puede

enviar sus artículos a través de una interfaz web. Tamaño de los archivos a ingresar a DSpace: los archivos a ingresar a DSpace se

recomiendan que sean de 2MB para facilidad de manejo, si se desea trabajar con archivos superiores, se recomiendan que sean distribuidos en varios archivos y subidos individualmente como parte de un artículo. (los artículos pueden llegar incluso a 50MB).

Tipos de documentos que acepta DSpace:DSpace acepta documentos en cualquier formato digital. Se recomienda incluir principalmente material producto de una actividad académica, incluso los primeros resultados de un proyecto de investigación, papers o recursos de enseñanza aprendizaje.

Entre los tipos de contenidos que acepta DSpace son: Animaciones, artículos, libros, capítulos de libros, imágenes, imágenes 3D, mapas, música, preprint, blueprint, presentaciones, software, reportes técnicos, tesis, video entre otros.

Beneficios de usar DSpace: Visibilidad: Aumenta la difusión nacional e internacional de los documentos, ya que

permite que sean fácilmente recuperados y citados por académicos de todo el mundo. Ello, gracias al manejo de estándares para compartir información (Metadatos Dublín Core y el protocolo OAI-PMH), permite compartir toda nuestra información con los principales repositorios universitarios y los principales buscadores de información académicos.

Permanencia: Asegura la estabilidad de la localización de sus trabajo en línea, mediante la asignación de una dirección única en Internet (identificador Handle) para cada documento, lo que permite un modo de cita sencillo, directo y confiable.

Flexibilidad: Soporta el ingreso de múltiples formatos de archivo y tipos documentales, incluidos documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, programas, videos, etc..

Almacenamiento seguro: Garantiza la conservación, respaldo y perdurabilidad de todos los documentos ingresados, mediante mecanismos estándares de preservación digital automatizada.

Control de acceso: Faculta a los administradores de colecciones y a los mismos autores a determinar el nivel de acceso a sus documentos, dejándolos como públicos o privados, y con la posibilidad de variar esa condición en el tiempo.

Derechos de uso: Permite a los académicos definir el grado de uso que pueden hacer otras personas de sus documentos digitales, pudiendo determinar si permite el

uso comercial o modificaciones de su obra. Para ello, se ofrece un modelo flexible de licencias de derecho de autor (utilizando el licenciamiento Creative Commons), complementarias al tradicional copyright.

Estructura básica de DSpace:DSpace, como anteriormente se mencionó, esta compuestas de comunidades, colecciones e ítems. La página principal de DSpace se presenta como se muestra en la figura 1.

Figura 1 Página principal de DSpace

Navegación: Comunidades y colecciones: Le permite navegar por un listado de dependencias y

colecciones Títulos: permite ver por orden alfabético, los títulos de los documentos ingresados en

el repositorio. Autores: permite ver por orden alfabético los autores de los documentos ingresados

en el repositorio. Temas: muestra por orden alfabético el listado de temas de los cuales podemos

conseguir artículos dentro del repositorio. Fecha: permite ver por orden cronológico los ítems ingresados.

BúsquedaExisten opciones de búsqueda, que también la conseguimos en el lado derecho de la página (fig2):

Figura 2 Caja de texto para realizar búsqueda

A continuación se explican algunas directrices:

Los términos introducidos en el cuadro se buscarán en los campos de título, autor, materia, serie e identificador de cada registro.

Palabras vacías: en la búsqueda se ignoran palabras que no aportan valor a la búsqueda. Son: "a", "and" , "are" , "as" , "at" , "be" , "but" , "by" , "for" , "if" , "in" , "into", "is" ,"it" ,"no" , "not" , "of" , "on" , "or" , "such", "the" , "to" , "was"

Truncamiento: Se utiliza el asterisco * después del prefijo de una palabra para recuperar todos los documentos que contengan palabras con este prefijo. Ejemplo: so* recupera software, socioeconómico...

Stemming: el buscados expande automáticamente las palabras con las terminaciones habituales incluyendo plurales, tiempos verbales…etc.

Frases: para buscar frases concretas hay que entrecomillar la frase. Ejemplo: “software libre”

Coincidencia exacta de una palabra: cuando se buscan varios términos poner el signo + delante de un término si éste ha de salir obligatoriamente en el resultado. Ejemplo: +dog training (dog ha de aparecer en el resultado)

Términos no deseados: cuando un término no ha de aparecer en los resultados hay que marcarle por delante con el signo -. También se puede utilizar el operador NOT. Ejemplo: training –cat

Operadores booléanos: Se han de usar siempre en mayúscula. Se usa AND para sumar términos; OR para ampliar la búsqueda a dos términos; NOT para restringir la búsqueda.

Paréntesis: permiten agrupar distintos términos de búsqueda. Ejemplo: (cats OR dogs) AND (training OR discipline)

También tiene la opción de realizar “Búsqueda avanzada”. La búsqueda avanzada permite efectuar búsquedas sobre campos específicos del repositorio y asociarles términos booleanos AND, OR, o NOT.

Puede restringir su búsqueda a una colección o dependencia seleccionándola en el menú de cascada que aparece en la caja de búsqueda. Si lo desea buscar en todo el repositorio, deje el menú de cascada en la opción "Todo el Repositorio"

Luego, seleccione el campo por el que desea buscar y asocie más de un término con los conectores booleanos que aparecen en la caja de diálogo. (Ver Figura 3)

Figura 3 muestra motor de búsqueda de DSpace

RegistrarsePara acceder al área de repositorio se requiere de autorización. Por los momentos no es necesario para los usuarios auto registrarse, porque al ser ya usuarios de DSpace deben tener acceso por medio de su cuenta de correo de la UNCAH.

En el área “Registrarse para”, te presenta varias opciones:

Recibir actualizaciones por correo: Los usuarios pueden suscribirse para recibir correos electrónicos diarios sobre los nuevos artículos agregados a las colecciones. Los usuarios pueden suscribirse al número de colecciones que deseen. Para ello, debe ser usuario registrado de DSpace. Para suscribirse, debe visitar la página principal de la colección y haga clic en el botón “Suscribir”.

Mi DSpace: es tu sitio personal, donde te mostrará: Nombre y apellido, grupos a los cuales eres miembro (grupos donde estas autorizado para enviar, aprobar flujos de trabajos o administrar), enlace para ver sus suscripciones y dos botones: “Comenzar un nuevo envío”, “Ver los mensajes aceptados”. Si tienes los permisos correspondientes, podrás por subir artículos a los repositorios.

Editar Perfil: como vemos en la figura 4, este enlace nos permite editar características del usuario como Nombre, apellido, teléfono de contacto, y cambiar la contraseña.

Figura 4 Editar perfil del usuario

Ayuda: Al hacer clic en este enlace se desplegará una ventana con la ayuda en línea de DSpace, proporcionándote información sobre comunidades, colecciones, como realizar las búsquedas, como enviar ítems al repositorio, etc.

Sobre DSpace: este enlace te lleva a la página oficial de DSpace: http://www.DSpace.org

¿Cómo subir contenidos al repositorio?Primero, para subir contenidos digitales al repositorio tienes que ser usuario registrado de DSpace, aparte de tener la autorización correspondiente para hacerlo, dentro de una o más colecciones ya creadas. Esta autorización es dada por el administrador del sistema, dependiendo de tus características de usuario.

Entonces:

1. Haga clic en el enlace “Mi DSpace”, le mostrará una página como la de la figura 5:

Figura 5 Registro de usuarios DSpace

2. Ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña (las que debe tener como usuario autorizado de DSpace).

3. Si sus datos son correctos, debería entrar en una página como la que sigue: Ésta es su Página principal de DSpace “Mi DSpace”, donde muestra su nombre, los grupos a los cuales pertenece (es decir, las colecciones a las cuales puede realizar envíos)

Figura 6 “Mi DSpace” del usuario

4. Como puedes ver en las figuras anteriores, en tu página personal de DSpace se te presenta un botón, “comenzar nuevo envío”, al hacer clic ahí puedes comenzar a enviar un artículo. También se presenta información acerca del grupo de autorización al cual perteneces, estas son las colección a la cual puedes realizar envíos.

5. Al hacer clic en el botón “comenzar un nuevo envío” aparecerá un combo de selección como el que muestra la figura 7. En ella escogerás la colección a la cual enviarás el artículo, en el caso del ejemplo, la colección “Documentos libres”.

Figura 7 Seleccionando la colección a la cual se realizará el envío

6. Luego de seleccionar la colección, describirás el artículo con características tales como las mostrada en la figura 8: “El ítem tiene más de un título, por ejemplo, título traducido”, “El ítem ha sido publicado o distribuido públicamente con anterioridad” y el “ítem contiene más de un archivo”. Seleccione la que se adecúe a su artículo:

Figura 8 Descripción del artículo

7. Al hacer click en siguiente, le mostrará un formulario con más preguntas sobre el artículo que está ingresando (figura 9 -1 y figura 9 -2), como son: nombre del autor (o de los autores), título (o títulos en el caso que haya seleccionado en que el ítem tiene más de un título, como muestra en la figura 8), fecha de publicación, donde fue publicado anteriormente, cita, número de serie del reporte, identificadores (other, isbn ...), tipo de documento (artículo, libro, preprint, software...), lenguaje en el que está el artículo. Haga click en el botón “siguiente”.

Figura 9 -1. Definiendo características propias del artículo

Figura 9 -2. Definiendo características propias del artículo (continuación)

8. Luego aparecerá una última ventana donde seguirá describiendo características del artículo (figura 10), como son, palabras claves o descriptores (subject keywords), un resumen del artículo (Abstract), patrocinadores (Sponsors) y cualquier otra descripción del artículo (Description).

Figura 10 Descripción de caracteristicas del artículo (continuación)

9. Al terminar de describir el artículo, pasamos a cargarlo o subirlo. Se te presenta una caja de texto donde colocas la ruta donde se encuentra el archivo y su nombre. Se encuentra al lado de la caja de texto un botón “Browse” para buscar dentro de tu computador donde se encuentra el artículo. Si al comenzar el envío del artículo, seleccionaste “El ítem tiene más de un archivo” (en la figura 8), se te va a presentar la opción de ingresar un nuevo artículo luego de ingresado el primero (figura 11).

Figura 11 Subir artículo luego de realizar la descripción

10. Luego de seleccionar el artículo y hacer clic en el botón “siguiente”, te muestra si el archivo fue subido correctamente (figura 12). En caso afirmativo, se muestra los detalles del archivo subido: nombre, tamaño, formato y maneras de comprobar que el archivo ha subido correctamente. En esta sección, te permite realizar cualquier modificación si el formato no es correcto y si el archivo no es correcto. Si todo es correcto, haga clic en el botón “siguiente” y entrará en una ventana de verificación (figura 13 -1 y figura 13 -2).

Figura 12 Archivo subido correctamente

11. En la ventana de verificación se te muestra todos los datos que has ingresado.Verifica si todos están correctos, de lo contrario aquí tienes la opción de corregirlos (figura 14-1 y figura 14 -2).

Figura 13 -1. Verificación de los datos del envío.

Figura 143 -2. Verificación dle envío

12. El último paso del envío es aceptar la licencia del artículo. Existe una licencia por defecto de DSpace, pero esta es definida cuando es creada la colección. Esta licencia permite reproducir, traducir y distribuir el artículo por todo el mundo. Si estás de acuerdo con ella, acepta. Si no estás de acuerdo con la licencia y no aceptas, no borrará su artículo ingresado, lo dejara en su “Mi DSpace” hasta que tomes la decisión de aceptar la licencia o rechazar el envío.

Figura 15 Licencia del artículo

13. Al aceptar la licencia, finaliza su envío. !!!!

Figura 16 Envío completo.

14. Si todo transcurrió satisfactoriamente, lograste subir tu artículo al repositorio. Luego tu envío pasará por un proceso de flujo de trabajo para la colección a la que lo estás enviando (si este fue definido al crear la colección). Luego podrás ver tu artículo por la barra de navegación (como te reseñamos anteriormente) o por los motores de búsqueda. En tu página personal de DSpace, podrás ver tu envío realizado:

Figura 17 Vista del envío realizado.

15. en la figura 17, puedes ver el envío que realizaste, en un cuadro que dice “envíos en proceso de flujo de trabajo”. Esto porque aún las personas responsables de aprobar que ingrese tu artículo no han completado el flujo de trabajo. Al ellos completarlo, tu “Mi DSpace” se verá así:

Figura 18 “Mi DSpace” luego de aprobado el artículo enviado

16. Luego de aprobado el envío, deberías poder ver tus artículos enviados al hacer clic en el botón “Ver envíos aceptados”.

Figura 19 Tus envíos aprobados