manual calidad

MANUAL DE CALIDAD

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código: M-SI-SIG-001 Revisión: C Fecha: Julio de 2012

M-SI-SIG-001

2

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................5

1. GENERALIDADES ....................................................................................................7

1.1 OBJETO DEL MANUAL..........................................................................................7

1.2 ALCANCE ...............................................................................................................7

1.3 CONTROL .............................................................................................................8

1.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................9

1.4.1 General................................................................................................................9

1.4.2 Específicos .........................................................................................................9

1.5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES.............................................................................10

2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL..............................................................................11

2.1 BREVE RESEÑA HISTORICA..............................................................................11

2.2 MISIÓN .................................................................................................................11

2.3 VISIÓN..................................................................................................................12

2.4 PRINCIPIOS ÉTICOS ...........................................................................................12

2.5 VALORES INSTITUCIONALES ............................................................................12

2.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.....................................................................13

2.7 MAPA ESTRATÉGICO .........................................................................................13

2.8 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS............................................................................16

2.9 IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES, PARTES INTERESADAS Y REQUISITOS ANTE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES. ...........................................................18

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MECI - CALIDAD .......................................22

3.1 POLÍTICA DE CALIDAD ................................................................................22

3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD ............................................................................23

M-SI-SIG-001

3

3.3 ALCANCE......................................................................................................23

3.4 EXCLUSIONES.....................................................................................................23

3.5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN............................................................24

3.5.1 Revisión por la Dirección ............................................................................25

3.5.2 Responsabilidad, autoridad y comunicación interna...................................26

3.6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS...........................................................................26

3.7 GESTIÓN POR PROCESOS................................................................................27

3.7.1 Modelo de operación por procesos.................................................................27

3.7.2 Mapa de Procesos ..........................................................................................28

3.7.2.1 Procesos estratégicos..................................................................................30

3.7.2.2 Procesos misionales ...................................................................................30

3.7.2.3 Procesos de apoyo .....................................................................................31

3.7.2.4 Procesos de evaluación y mejora ................................................................32

3.7.3 Estructura documental ....................................................................................33

3.7.4 Políticas operacionales ..................................................................................36

3.7.5 Controles ....................................................................................................37

3.7.6 Administración del Sistema Integrado de Gestión .....................................37

3.7.6.1 Control de Documentos ...............................................................................37

3.7.6.2 Control de Registros ....................................................................................37

3.7.6.3 Auditorías internas .......................................................................................38

3.7.6.4 Control de producto no conforme.................................................................38

3.7.6.5 Formulación de Acciones correctivas, preventivas y de mejora .................38

3.7.7 Medición del Sistema Integrado de Gestión ...............................................39

M-SI-SIG-001

4

3.7.8 Mejora Continua..............................................................................................39

3.7.9 Enfoque al cliente y partes interesadas ..........................................................40

4. Control de Cambios .............................................................................................40

5. Relación de anexos....................................................................................................41

M-SI-SIG-001

5

INTRODUCCIÓN

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, como Institución de Educación Superior establece que, “La educación que se imparte en la Universidad Francisco de Paula Santander debe desarrollarse dentro de un marco de claros criterios éticos y democráticos que garanticen el respeto, fortalecimiento y desarrollo de valores apropiados para enfrentar los cambios y requerimientos de la sociedad actual”. A la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, le corresponde como principio fundamental concebir la Educación Superior como un derecho de la persona, un servicio público cultural, un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades del ser humano de una manera integral, con miras a configurar una sociedad mas justa, equilibrada y autónoma, enmarcada dignamente en la comunidad internacional”, por ello ha implementado un Sistema de Gestión de Calidad basado en las directrices de la NTC GP 1000:2009, con el fin de cumplir su objeto social con eficiencia, eficacia y efectividad, generando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se reflejen principios como enfoque hacia el cliente, liderazgo, participación activa de los funcionarios, enfoque basado en procesos, la mejora continua, la coordinación, cooperación, articulación y la transparencia; mediante las actividades que realizan por medio de los procesos institucionales: Dirección y Planeación, Gestión Académica, Investigación, Extensión; Admisiones, Registro y Control; Bienestar Universitario, Gestión Humana, Gestión administrativa y financiera, Sistemas de Información Telecomunicaciones y Tecnología, Gestión de Comunicaciones, Secretaría General, Infraestructura y mantenimiento, Sistema Integrado de Gestión y Control Interno.

Por tal motivo, la implementación de este Sistema se ha realizado con base en la NTC GP 1000:2009, establecida por medio de la ley 872 de 2003 que crea el Sistema de Gestión de Calidad para el sector público, y el decreto 4110 de 2004 que adopta la Norma Técnica de Calidad. Asimismo, siguiendo los lineamientos dados por el MECI 1000:2005, que orienta la implementación de un modelo estándar de control interno, para la administración pública colombiana, lo cual está reglamentado en el decreto 1599 de 2005. El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Integrado de Gestión implementado por la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, para el aseguramiento de la calidad en los servicios ofrecidos y el control de los procesos, cumpliendo con los estándares de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2008.

M-SI-SIG-001

6

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, estructuró e implementó el Sistema Integrado de Gestión, con el propósito de mejorar su desempeño, y su capacidad de proporcionar servicios de educación superior, que respondan a las necesidades y expectativas de los estudiantes, del sector productivo y de las partes interesadas.

El Sistema Integrado de Gestión en la institución está conformado por el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno; y en adelante, todos aquellos sistemas de mejora que les sean complementarios, con el objetivo de lograr la armonización entre sistemas, optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones y, finalmente, dar cumplimiento a las directrices dispuestas por el Gobierno Nacional.

El compromiso permanente, por parte de la Dirección, líderes de procesos y funcionarios en general, ha sido el factor de éxito en el diseño, implementación, desarrollo y mejora del Sistema Integrado de Gestión. Los mecanismos de difusión han permitido que toda la información relacionada con el Sistema, sea socializada en forma permanente con los funcionarios, proveedores y con la misma comunidad, lo que ha generado un proceso de retroalimentación constante mejorando día a día el sistema y la labor educativa; objeto social de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.

M-SI-SIG-001

7

1. GENERALIDADES 1.1 OBJETO DEL MANUAL

El presente Manual del Sistema Integrado de Gestión, tiene por objeto:

a) Describir el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, documentando y comunicando a los funcionarios la Política y los objetivos de Calidad. b) Ofrecer un medio de consulta interna acerca de la gestión de la calidad y de las responsabilidades asociadas dentro de los sistemas de mejora de la Universidad.

c) Establecer una guía para la aplicación de procedimientos de calidad en cada uno de los procesos de la Universidad y así lograr la satisfacción de los requerimientos del cliente.

1.2 ALCANCE

El presente manual describe la estructura del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, y aplica a los procesos identificados por la institución, dentro del enfoque por procesos:

• Procesos Estratégicos: Dirección y Planeación. • Procesos Misionales :

o Gestión Académica o Investigación o Extensión.

• Procesos de Apoyo :

o Gestión Administrativa y Financiera o Gestión de Bienestar Universitario o Gestión Humana

M-SI-SIG-001

8

o Sistemas de Información Telecomunicaciones y Tecnología o Gestión de Comunicaciones o Secretaria General o Infraestructura y Mantenimiento o Admisiones Registro y Control.

• Procesos de Evaluación y Mejora :

o Control Interno o Sistema Integrado de Gestión.

Es compromiso de todos los funcionarios de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña aplicar el presente Manual para la consolidación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión. 1.3 CONTROL

Para la emisión, modificación, distribución y control del Manual del Sistema Integrado de Gestión, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento Control de Documentos. El Sistema Integrado de Gestión es el responsable de la validez de su contenido y de su formalización.

La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobación corresponde al equipo MECI-CALIDAD y al representante de la dirección. La evaluación y aprobación de las exclusiones son conducidas en el marco de las Revisiones por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.

En el numeral 4. Control de Cambios, se describen las modificaciones realizadas a este Manual; su control y registro actualizado es responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión; su distribución se efectuará de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos; se mantendrá el original del mismo en la Oficina de Sistema Integrado de Gestión.

M-SI-SIG-001

9

1.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1.4.1 General

• Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, mediante la cual se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión.

• Norma ISO 19011:2002: Directrices para auditorias para SIG y/o medio ambiente.

• Decreto 1599 de 2005 mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

• Anexo Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2008: Establece el marco conceptual del Modelo

• Manual de Implementación del MECI 1000:2008 • Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000:2009 • Ley 594 de 2000 • Ley 87 de 1993 • Ley 142 de 1994 • Ley 30 de 1992 • Decreto 1295

1.4.2 Específicos

• Acuerdo 003 de 1974, por el cual se crea el área de tecnología de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña y se establece su estructura académico – administrativa.

• Acuerdo 084 de 1995, por el cual se aprueba la estructura orgánica de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.

• Resolución: 028 de marzo 15 de 2010 Creación del Grupo Interno de Trabajo de Calidad y MECI Mejoramiento en la oficina de SIG en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.

• Resolución Nº 0219 del 3 de octubre de 2008: Adopción de los procedimientos y demás documentación del SIG de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña

M-SI-SIG-001

10

y se establecen los mecanismos para su actualización y mejora continua. • Resolución 0169 del 23 de julio de 2008: Integración y responsabilidad del

Comité de Calidad. • Resolución 028 del 15 de marzo de 2010, donde se modifica y define la

estructura operativa del MECI y del SGC. • Resolución Nº 0147 del 28 de septiembre de 2009 Por medio de la cual se emite

el procedimiento interno para la recepción y tramite de Peticiones, Quejas, Reclamos y sugerencias “Mejorando la U” presentadas ante la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña

• Resolución 036 del 1 de marzo de 2011 Por medio de la cual se crea la reglamentación pertinente a la conformación del comité de Autoevaluación Institucional

• Resolución 092 del 21 de marzo de 2012 Por medio del cual se aprueba la obligatoriedad de la implementación del modelo y la guía de autoevaluación y su integración con la estructura del sistema integrado de gestión para la medición, análisis y mejora continua de la gestión.

1.5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual y demás documentos del Sistema Integrado de Gestión corresponden a las contenidas en el numeral 3 de la NTC GP 1000:2009, y a los conceptos que se manejan en el Manual de Implementación del MECI 1000:2008.

M-SI-SIG-001

11

2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

2.1 BREVE RESEÑA HISTORICA

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, “Alma Mater” de la zona del Catatumbo y Nororiente Colombiano, nace institucionalmente el 18 de julio de 1974, a través del Acuerdo 003, como una opción de Educación Superior, para los estudiantes de la Provincia de Ocaña y su zona de influencia.

El 5 de marzo de 1975 se dio inicio a las labores académicas en el Antiguo Convento anexo al Templo de San Francisco, con un programa académico de corte tecnológico denominado “Tecnología en Matemáticas y Física” abriendo sus puertas a los estudiantes, en su mayoría profesores de Primaria y Secundaria. En 1981, gracias a la gestión del entonces Director, El Doctor Edmundo Sarmiento Núñez, el ICFES expide la resolución de que da inicio al programa de Tecnología en Producción Agropecuaria, programa con el cual adquiere un amplio desarrollo, crecen las expectativas y se da solución inmediata, como la ampliación de la pequeña biblioteca existente.

Posteriormente con el fin de darle continuidad al programa de Tecnología en Producción Agropecuaria se aprueba para la seccional el Programa de Zootecnia, primero en la historia de la Universidad con completa autonomía, ya que en la sede central no existía dicho programa académico. En su constante preocupación el cuerpo docente y el personal Administrativo, logran más tarde crear el programa de Tecnología en Administración Comercial y Financiera, como una respuesta también al pensamiento comercial del habitante general de nuestra Provincia.

Esta nueva tecnología, alcanza su profesionalización, creándose en la seccional la carrera de Administración de Empresas, seguidamente vendrían los primeros semestres de las Ingenierías de Sistemas, Civil y Mecánica, e igualmente un segundo ciclo de Profesionalización de Tecnología en Producción Agropecuaria, dirigido hacia la Ingeniería Ambiental1.

2.2 MISIÓN

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, como Universidad Pública, tiene como Misión, el compromiso de formar en el nivel superior, profesionales idóneos, mediante la generación y difusión del conocimiento en los ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades, con autonomía y

1 Página Web UFPSO www.ufpso.edu.co

M-SI-SIG-001

12

vocación de servicio social. Atendiendo a su carácter de institución estatal, asume compromisos indelegables con la construcción de una sociedad justa y democrática.

2.3 VISIÓN

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, como institución de educación superior, con criterios de cobertura, calidad y diversidad de sus servicios, busca con la acreditación institucional, consolidarse como la IES, mas importante del nororiente del país, por su excelencia, eficiencia, pertinencia, competitividad, innovación, proyección e investigación2.

2.4 PRINCIPIOS ÉTICOS

Los principios éticos de la función pública que se direccionan a la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña”, de acuerdo a su misión Institucional están enmarcados dentro de los principios de responsabilidad, respeto, compromiso, justicia, lealtad, imparcialidad y transparencia. Los funcionarios de la Universidad, deben mantener una conducta ética, debiendo para ello cumplir las disposiciones legales y someterse a los principios éticos, estén o no regulados por la ley. El ejercicio de este importante servicio público estará fundamentado en la confianza y credibilidad dada por los estudiantes, la comunidad, los compañeros y otras instituciones. En este sentido, los principios éticos tienen como función primordial el desarrollar hábitos y actitudes positivas en los servidores de la Universidad, que permitan el cumplimiento de los fines institucionales. 2.5 VALORES INSTITUCIONALES

• Cultura autocontrol • Transparencia • Cultura de calidad • Excelencia • Liderazgo • Servicio

M-SI-SIG-001

13

Los Principios Éticos y Valores Institucionales de la Institución, se encuentran definidos en el Código de Ética.

2.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, cuenta con una estructura organizacional que soporta en forma coordinada sus procesos misionales, permitiéndole integrar la atención al cliente tanto interno como externo y los servicios que brinda, optimizando el talento humano y los recursos disponibles. (VER ANEXO 1.)

2.7 MAPA ESTRATÉGICO Los lineamientos generales del Plan de Desarrollo de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña 2012-2016, “Universidad Región y Desarrollo”, refleja la orientación de la institución apuntando hacia un mayor compromiso con la comunidad en los sectores económicos y sociales en el próximo quinquenio, enmarcado dentro de la políticas del Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, la política Nacional de Ciencia y Tecnología, la ley 30/92 y las reformas institucionales.

En el Mapa Estratégico vigente se establecieron los objetivos institucionales, los cuales son ejecutados a través de estrategias, enmarcados en la misión y visión institucional, como se muestran a continuación.

M-SI-SIG-001

14

MAPA ESTRATÉGICO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN

ACUERDO No.003 DE JULIO 18 DE 1974

(Por el cual se crea el área de tecnología de la Universidad Francisco de Paula Santander - Seccional de Ocaña -

y se establece su estructura académico - administrativa.). El fomento de la alta cultura, la investigación científica, la formación profesional, la prestación de servicios investigativos, técnicos y sociales, orientados a elevar el nivel intelectual y económico de la comunidad y la juventud Norte-Santandereana dentro de la moral cristiana y las leyes de Colombia, en condiciones accesibles a sus posibilidades económicas.

MISIÓN

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, como Universidad Pública, tiene como Misión, el compromiso de formar en el nivel superior, profesionales idóneos, mediante la generación y difusión del conocimiento en los ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades, con autonomía y vocación de servicio social. Atendiendo a su carácter de institución estatal, asume compromisos indelegables con la construcción de una sociedad justa.

VISIÓN

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, como institución de educación superior, con criterios de cobertura, calidad y diversidad de sus servicios, busca con la acreditación institucional, consolidarse como la IES, mas importante del nororiente del país, por su excelencia, eficiencia, pertinencia, competitividad, innovación, proyección e investigación.

M-SI-SIG-001

15

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

ESTRATEGIAS PROYECTOS PROCESO RECURSOS INDICADORES

Priorización de áreas de trabajo de los programas académicos, de acuerdo a las necesidades del entorno

Ajustes curriculares a las necesidades del currículo

Estudios técnicos pertinentes e incorporación de tecnologías

Numero de programas académicos ajustado

Número de convenios (alianzas) realizadas con organismos e instituciones regionales o centros de investigación

1. Incorporación del proyecto de desarrollo regional a las estrategias metodológicas de formación de los programas académicos.

Articulación de los proyectos con la política de investigación institucional

Definición de la política investigativa

Planes de desarrollo y estudios técnicos sectorizados

Acto administrativo aprobado.

Documento elaborado

Número de programas académicos ajustado

Estudio de procesos y procedimientos institucionales y su articulación con la gestión de la Universidad

Procesos misionales y de estrategia y de apoyo

Documentos

Mapa de procesos definidos y socializados.

2. Modernización institucional (académica y administrativa)

Procesos permanentes de formación y capacitación de personal; construcción y adecuación y modernización tecnológica.

Fortalecer la gestión humana a través de la definición de perfiles de los cargos, funciones y evaluación del desempeño por competencias.

Gestión humana Actos administrativos

Plan de capacitación.

Manual de funciones

Fortalecimiento de la división de Bienestar Universitario

Apoyo y fortalecimiento de los planes, programas y proyectos promovidos por Bienestar Universitario y articulados con todos los estamentos

Planes, programas y proyectos establecidos por Bienestar Universitario.

Actos administrativos

Planes, programas y proyectos implementados y ejecutados.

3. Desarrollo académico

Mejoramiento de la oferta académica pertinentes a la región.

Oferta de programas académicos con registro calificado

Académicos Cumplimiento de las condiciones de funcionan

Programas con registros académicos.

Fortalecimiento de las finanzas de la institución para responder al desarrollo y concordancia con la parte misional

Proceso estratégico

Formulación y presentación de proyectos

Numero de proyectos cofinanciados

4. Diversificar y optimizar la gestión financiera

Gestionar alianzas que faciliten el acceso a la obtención de recursos financieros y maximizar el aprovechamiento de los recursos existentes

Eficiencia y eficacia en el gasto institucional.

Proceso administrativo y apoyo

Seguimiento y evaluación de procesos

Manual de capacitación.

Informes

5. Implementación de T.I.C.

Incorporación de las nuevas TIC en los procesos institucionales.

Ajustes de las TIC al desarrollo misional.

Académico y misional

Estudios técnicos Asignatura y planes apoyados con TIC´S.

M-SI-SIG-001

16

Los planes operativos son definidos y administrados por cada uno de los procesos, periódicamente la Oficina de Planeación realiza el seguimiento a los mismos, para determinar el avance del Plan Estratégico.

2.8 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña ofrece los siguientes programas: PREGRADO (Modalidad Presencial)

FACULTAD DE INGENIERÍAS

• Ingenierías de Sistemas • Ingeniería Civil • Ingeniería Mecánica

Ciclos Técnicos (Propedéuticos):

• Técnico Profesional en Telecomunicaciones • Técnico Profesional en Informática

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

• Tecnología en Gestión Comercial y Financiera • Administración de Empresas • Contaduría Pública

Programas por Ciclos Técnicos (Propedéuticos):

• Técnico Profesional en Gestión Administrativa y Financiera

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Y DEL AMBIENTE

• Tecnología Agropecuaria • Zootecnia • Ingeniería Ambiental

M-SI-SIG-001

17

FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES

• Comunicación Social • Derecho

POSGRADO:

• Especialización Auditoria de Sistemas

CONVENIO UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

• Administración Agropecuaria (ciclo tecnológico y profesional) • Administración de Empresas Turísticas por ciclos • Ingenierías de Sistemas (ciclo tecnológico y profesional) • Licenciatura en Pedagogía Infantil • Salud Ocupacional • Tecnología Forestal • Administración Financiera (II ciclo) CONVENIO UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

• Licenciatura en Educación Básica con Énfasis en Educación Artística. • Licenciatura en Humanidades • Licenciatura en Educación Básica en énfasis en Educación Física • Licenciatura en Informática • Licenciatura en Matemáticas • Tecnología en Obras Civiles • Tecnología Comercial y Financiera

EDUCACIÓN CONTINUADA

• Diplomado en Gobernabilidad y Gerencia Política

ESCUELA DE BELLAS ARTES

• Iniciación Artística • Música

M-SI-SIG-001

18

• Artes Plásticas • Artes Escénicas

2.9 IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES, PARTES INTERESADAS Y REQUISITOS ANTE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES .

U. F. P. S. O.

PROGRAMAS ACADÉMICOS

DESARROLLO DE CONOCIMIENTO SERVICIO QUE SE PRESTA:

PROYECTOS DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL

ESTUDIANTES

CLIENTES Y/O USUARIOS: COMUNIDAD EN GENERAL

PARTES INTERESADAS:

EGRESADOS

ASPIRANTES

PADRES DE FAMILIA

FUNCIONARIOS

SECTOR EMPRESARIAL

ENTES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES

ENTES DE CONTROL

PROVEEDORES

COMUNIDAD

INSTITUCIONES EDUCATIVAS NACIONALES E

INTERNACIONALES

M-SI-SIG-001

19

PROCESOS INSTITUCIONALES

CLIENTES REQUISITOS DE LOS CLIENTES

INT

ER

NO

S

• Todos los procesos institucionales

1. DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN

EX

TE

RN

OS

• Estudiantes • Entes de control • Entidades gobierno • Comunidad • Sector empresarial

• Direccionamiento institucional • Políticas de gestión claras • Proyectos viables y pertinentes • Recursos para la gestión • Liderazgo • Cumplimiento de normatividad • Empoderamiento • Gestión ética • Transparencia • Comunicación permanente • Información veraz y oportuna

INT

ER

NO

S • Todos los procesos

• Información veraz y oportuna

2. GESTIÓN ACADÉMICA

EX

TE

RN

OS

• Estudiantes • Entes de control

• Pertinencia de los programas • Calidad en la enseñanza • Competitividad • Recursos • Planeación • Acreditación • Docentes competentes • Cumplimiento de las leyes • Información veraz y oportuna

INT

ER

NO

S • Todos los procesos

• Docentes • Políticas de investigación claras • Líneas de investigación definidas • Información veraz y oportuna • Gestión de recursos • Visibilidad de grupos

3. INVESTIGACIÓN

EX

TE

RN

OS

• Estudiantes • Comunidad • Entes de Control • Institutos • científicos

• Información veraz y oportuna • Nuevos conocimientos • Cumplimiento de normatividad

Visibilidad y reconocimiento grupal.

INT

ER

NO

S

• Todos los procesos • Políticas claras • Información veraz y oportuna • Gestión de recursos

4. EXTENSIÓN

EX

TE

RN

OS

• Comunidad • Entes de Control

• Alianzas estratégicas • Información veraz y oportuna • Beneficios para la comunidad • Cumplimiento de normatividad • Cobertura

M-SI-SIG-001

20

INT

ER

NO

S

• Todos los procesos

• Información veraz y oportuna

5. ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL

EX

TE

RN

OS

• Estudiantes • Comunidad • Entes de control

• Rapidez y pertinencia en el servicio • Claridad y veracidad en la información • Buen servicio • Sistemas de información ágiles • Acceso a la información • Seguridad en el tratamiento de las hojas

de vida académica

INT

ER

NO

S

• Funcionarios de la institución

• Programas de bienestar laboral

6. BIENESTAR UNIVERSITARIO

EX

TE

RN

OS


• Programas de bienestar universitario • Información veraz y oportuna

INT

ER

NO

S

• Todos los procesos • Funcionarios de la

institución

• Información veraz y oportuna • Claridad y veracidad en la información • Buen servicio • Procedimientos definidos

7. GESTIÓN HUMANA

EX

TE

RN

OS

• Aspirantes a convocatorias laborales

• Entes de control • E.P.S y A.R.P • Entidades bancarias

• Procedimientos definidos • Transparencia • Información veraz y oportuna

INT

ER

NO

S


• Calidad • Oportunidad • Celeridad • Economía • Cumplimiento de los procedimientos 8. GESTION

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

EX

TE

RN

OS

• Entes externos de control • Proveedores • Entidades con quienes

existen convenios • Firmas calificadoras de

riesgos

• Información veraz y oportuna • Gestión de los recursos • Procedimientos establecidos • Transparencia • Cumplimiento de las obligaciones

M-SI-SIG-001

21

INT

ER

NO

S


• Claridad y oportunidad de la información • Medios de comunicación adecuados

9. GESTION DE COMUNICACIONES

EX

TE

RN

OS

• Estudiantes • Comunidad • Entes externos de

control

• Información veraz y oportuna • Transparencia

INT

ER

NO

S


10. SISTEMAS DE INFORMACIÓN , TELECOMUNICACIONES Y TECNOLOGIA

EX

TE

RN

OS

• Estudiantes • Comunidad

• Agilidad • Facilidad de acceso y manejo • Trazabilidad • Veracidad y oportunidad de la

información • Tecnología de punta • Actualización

INT

ER

NO

S


11. INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO

EX

TE

RN

OS

• Estudiantes • Contratistas • Entes de control

• Infraestructura adecuada para la ejecución de las actividades

• Planes de mantenimiento de infraestructura

• Oportunidad • Seguridad de las instalaciones • Cumplimiento de normatividad • Procedimientos establecidos y claros • Transparencia • Información veraz y oportuna

INT

ER

NO

S


• Claridad de los procedimientos • Comunicación clara y oportuna • Asesoría en la implementación de

procedimientos 12. SECRETARIA GENERAL

EX

TE

RN

OS


• Agilidad y oportunidad en el servicio • Información veraz y oportuna

13. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

INT

ER

NO

S


• Información veraz y oportuna • Acompañamiento y asesoría

M-SI-SIG-001

22

EX

TE

RN

OS

• Entes de control

• Cumplimiento de la normatividad • Información veraz y oportuna

INT

ER

NO

S


• Información veraz y oportuna • Acompañamiento y asesoría

14. CONTROL INTERNO

EX

TE

RN

OS

• Entes de control • Cumplimiento de la normatividad • Información veraz y oportuna

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MECI - CALIDAD

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 872 de 2003, a la ley 489 de 1998 y a la ley 87 de 1993; la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, asume el compromiso de implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y el Modelo Estándar de Control Interno, basado en las directrices de la norma técnica colombiana para la gestión pública, NTC GP 1000:2009 y al MECI 1000:2008 respectivamente.

3.1 POLÍTICA DE CALIDAD

“La Universidad Francisco de Paula Santander, como institución de Educación superior, comprometida con la formación de profesionales idóneos; garantiza mediante la implementación del Sistema Integrado de Gestión la satisfacción plena de los requerimientos de sus clientes, a través de la idoneidad del recurso humano, la investigación permanente del entorno, el desarrollo sostenible y la mejora continua de sus procesos; los cuales contribuyen al logro de los objetivos institucionales, impactando el desarrollo regional.”

M-SI-SIG-001

23

3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD

• Satisfacer las necesidades de los clientes, a través del aseguramiento del Sistema Integrado de Gestión.

• Desarrollar procesos de modernización de todos los medios de operación, a fin de garantizar la calidad en los procesos y el permanente control de los mismos.

• Fortalecer el Sistema de Gestión de talento humano, generando mayor compromiso

de los funcionarios con los procesos que desarrolla dentro de la institución. • Fomentar la cultura de autocontrol dentro de los procesos de la universidad,

fundamentado con el enfoque en la mejora continua dentro del Sistema Gestión de Calidad.

• Contribuir con el mejoramiento de nuestro entorno, en consonancia con los criterios

de desarrollo sostenible del Sistema de Gestión Ambiental 3.3 ALCANCE

El Sistema Integrado de Gestión aplica a todos los procesos institucionales, clasificados como procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y mejora, los cuales están definidos en el Mapa de Procesos institucional, adoptado mediante Resolución Nº 0233 del 28 de octubre de 2008 . El cual muestra la secuencia e interacción de los procesos, los cuales son fundamentales para el cumplimiento del objeto social de la institución y de los requerimientos de los clientes.

3.4 EXCLUSIONES

Debido a la naturaleza de las actividades misionales desarrolladas en la Institución, se excluyen los requisitos de la NTC GP 1000:2009, que se remiten a continuación:

CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (7.6)

M-SI-SIG-001

24

3.5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

En el marco de la implementación del Sistema Integrado de Gestión, la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, asume un compromiso con el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, para lo cual establece una estructura que permita el diseño, implementación, mantenimiento y mejora de ambos sistemas.

La alta dirección designa la conformación del Sistema Integrado de Gestión, como un proceso de mejora institucional, que por medio del equipo MECI-CALIDAD, conformado por funcionarios de todos los procesos, revisan, diseñan y aprueban elementos de mejora continua de los sistemas. Por medio de la Representante de la dirección, dichos elementos son revisados y aprobados o desaprobados por parte del Comité Coordinador de Control Interno, para que finalmente sea oficializado. De esta manera, se involucra a los funcionarios de diferentes niveles y procesos, en el diseño, implementación, mantenimiento, mejora e interiorización de ambos sistemas. La oficina del Sistema Integrado de Gestión, es responsable de la divulgación, entendimiento y apropiación de los elementos que requieren el MECI y el SGC, por parte de los funcionarios que ejecutan las actividades dentro de los procesos institucionales. El Director de Universidad, además de realizar un reconocimiento a las bondades de la implementación del Sistema Integrado de Gestión, ha manifestado su compromiso y ha invitado a todos los servidores, mediante comunicación escrita, a continuar este esfuerzo para forjar así un futuro institucional de excelencia. Por medio del siguiente texto: La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, atendiendo a su carácter de institución estatal, asume compromisos indelegables con la construcción de una sociedad justa y democrática; tiene la misión de formar en el nivel superior, profesionales idóneos, mediante la generación y difusión del conocimiento en los ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades, por tal razón esta administración ha implementado un Sistema Integrado de Gestión que permita, dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social.

M-SI-SIG-001

25

• Nuestra misión institucional está enmarcada dentro de los principios de liderazgo, excelencia, eficiencia, pertenencia, competitividad, innovación, proyección e investigación, garantizando el mejoramiento continúo de los procesos con el propósito de consolidar a la Universidad como la Institución de Educación Superior más importante del nororiente colombiano.

• Asumimos la responsabilidad de la implementación del Sistema Integrado de

Gestión bajo la norma NTCGP 1000:2009, como una herramienta administrativa que facilita el manejo integral de la institución, propiciando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se de un enfoque hacia el cliente que son los estudiantes y la comunidad.

• Este Manual de Calidad, constituye una herramienta fundamental del Sistema

Integrado de Gestión de la Universidad, ya que además de identificar procesos, determina su secuencia e interacción a través del mapa de procesos.

• El Manual de Calidad de la Universidad, se encuentra a disposición de todos los

usuarios, servidores y partes interesadas, como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y compromiso de la dirección.

Igualmente la Dirección de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, a través del “Código de Buen Gobierno” Adoptado por Resolución 0132 del 15 de septiembre de 2009 se ha definido mecanismos de autorregulación; este documento contiene los lineamientos y políticas de la Entidad que permite guiar y orientar sus acciones frente a los clientes y partes interesadas con enfoque hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado, generando autoridad y confianza, demostrando conocimiento de las necesidades y requisitos de los mismos, y manifestando su compromiso con el control, el cumplimiento de sus objetivos y la utilización transparente y eficiente de los recursos. 3.5.1 Revisión por la Dirección La Revisión por la Dirección es un pilar para garantizar la continuidad del Sistema Integrado de Gestión, es coordinado por el proceso de mejora y se realizará anualmente.

Esta revisión tendrá en cuenta los resultados de auditorías integradas, la retroalimentación del cliente, el desempeño de los procesos, la conformidad del

M-SI-SIG-001

26

producto y/o servicio, el estado de las acciones correctivas y preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, los cambios que podrían afectar al sistema Integrado de gestión, las recomendaciones para la mejora y los riesgos actualizados e identificados para la Institución.

El procedimiento de Revisión por la Dirección, junto con el compromiso de los líderes de proceso, permitirá asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema. 3.5.2 Responsabilidad, autoridad y comunicación int erna

La responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión, están dadas en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Generales, en las competencias propias de cada proceso y en los procedimientos establecidos.

Las funciones y responsabilidades del equipo MECI CALIDAD, del representante de la dirección, del Equipo directivo o comité coordinador de Control Interno, y del comité evaluador, están establecidas por medio de la Resolución 0169 del 23 de julio de 2008 y la Resolución 028 de 2010; cualquier cambio que afecte la operación del Sistema Integrado de Gestión es planificado y aprobado por esta estructura.

Los flujos de información y comunicación de la Universidad, a nivel interno y externo se encuentran documentados en los instrumentos “Matriz de Información” y “Matriz de

Comunicación”, las cuales permiten identificar el tipo de información, las fuentes, características, responsables, clientes y la forma en donde se conserva y salvaguarda dicha información. La responsabilidad del mantenimiento y socialización de estas matrices corresponde al Gestión de la Comunicación.

3.6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña cuenta con el talento humano competente y la estructura necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de sus objetivos, es así como:

Cuenta con funcionarios competentes en cuanto a educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas para el desarrollo de las actividades laborales. Con base en los procedimientos internos se evalúan las competencias y se establecen planes de

M-SI-SIG-001

27

mejoramiento individual e institucional con el propósito de garantizar la calidad de los productos y servicios que entrega el Sistema Integrado de Gestión.

• La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña cuenta con instalaciones físicas, apropiadas al desarrollo de sus actividades.

• Se cuenta con información actualizada de la capacidad instalada para la prestación de los servicios académicos de la institución, en relación a la cantidad de estudiantes que reciben los programas académicos.

• Se dispone de una plataforma tecnológica conformada por equipos de cómputo, programas, servicios asociados y de apoyo, y medios de comunicación apropiados para el desarrollo de la gestión institucional. La gestión, control e interrelación de los sistemas y medios de comunicación se establece en las matrices de comunicación e información.

• La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña con la implementación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, la divulgación y aplicación de los principios de la NTC GP-1000 y del MECI, busca garantizar un ambiente de trabajo adecuado para la prestación del servicio. 3.7 GESTIÓN POR PROCESOS

El Sistema Integrado de Gestión se encuentra direccionado para funcionar bajo un enfoque de operación basado en procesos; el cual identifica y gestiona de manera eficaz numerosas actividades relacionadas entre sí; permitiendo el control continuo que proporcionan los vínculos entre los procesos, así como sobre su combinación e interacción.

3.7.1 Modelo de operación por procesos

El Modelo de Operación de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña está conformado por catorce (14) procesos; clasificados así: un proceso estratégico, tres

M-SI-SIG-001

28

procesos misionales, ocho procesos de apoyo y un proceso de evaluación y un proceso de mejora, los cuales interactúan entre sí para suplir las necesidades y requisitos de los clientes y partes interesadas de la institución.

3.7.2 Mapa de Procesos

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, ha adoptado un Mapa de Procesos, como un esquema que integra los procesos de la Entidad y su interacción dentro del Sistema Integrado de Gestión, la cual se puede evidenciar en la identificación de clientes internos y externos, de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2008.

En el Mapa de Procesos se pueden apreciar como entrada las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas, los tipos de procesos y la interacción de los mismos y como salida la satisfacción del cliente y partes interesadas.

M-SI-SIG-001

29

M-SI-SIG-001

30

3.7.2.1 Procesos estratégicos

Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de disponibilidad de los recursos necesarios y revisiones por la dirección.

Proceso: Objetivo:

DIRECCIÓN Y

PLANEACIÓN

Asesorar, elaborar y coordinar planes, programas y proyectos para el desarrollo de las actividades institucionales de carácter académico, administrativo, financiero y de infraestructura física de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, acordes con el plan de desarrollo y con las necesidades nacionales y regionales de manera efectiva, oportuna y de impacto social.

3.7.2.2 Procesos misionales

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social.

Proceso: Objetivo:

GESTION ACADEMICA

Formar en el nivel superior, profesionales idóneos, mediante la generación y difusión del conocimiento en los ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades, con autonomía y vocación de servicio social para la construcción de una sociedad justa y democrática.

INVESTIGACION

Desarrollar proyectos y productos de investigación científica, que contribuyan a la solución de problemas del entorno social y que permitan consolidar el interés científico y tecnológico de la comunidad académica de la Universidad, acorde con las tendencias y necesidades del país.

EXTENSIÓN

Realizar actividades de extensión y proyección social desde la institución hacia la comunidad y/o clientes internos, a través del desarrollo de programas y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas de la región.

M-SI-SIG-001

31

3.7.2.3 Procesos de apoyo

Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos, que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de evaluación y mejora.

Proceso: Objetivo:

BIENESTAR UNIVERSITARIO

Promover y mantener el bienestar de la comunidad universitaria, a través de la coordinación de programas orientados al desarrollo físico, psicoafectivo, espiritual, artístico y social de los estudiantes, docentes, egresados y personal administrativo, facilitando con ello al desarrollo integral de los mismos.

GESTIÓN HUMANA

Velar por la gestión integral del Talento Humano, hacia el cumplimiento de los objetivos de la Universidad, de acuerdo con las normas legales vigentes requeridas para el desarrollo de los procesos institucionales, de manera oportuna y eficaz garantizando la pertinencia y efectividad en el servicio.

SECRETARIA GENERAL

Administrar y controlar los procesos relacionados con la formalización, custodia, refrendación, aspectos legales, gestión documental y notificación de los actos administrativos que expidan los organismos de dirección y gobierno universitario y asegurar su disponibilidad a la comunidad en general.

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Suplir las necesidades de bienes y servicios a los diferentes procesos institucionales y administrar de forma oportuna y eficaz los recursos económicos y financieros de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.

ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL

Llevar a cabo las acciones correspondientes a la admisión, registro y control académico de los estudiantes de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, a través de la administración de los registros académicos y el trámite oportuno y eficaz para la prestación de servicios como soporte a la formación.

M-SI-SIG-001

32

Proceso: Objetivo:

INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO

Coordinar y supervisar las actividades correspondientes a la proyección, construcción y mantenimiento de la infraestructura física de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, en sus diferentes sedes; asegurando que las condiciones de los espacios físicos, sean las adecuadas para la prestación de los servicios ofrecidos.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN, TELECOMUNICACIONES Y TECNOLOGÍA.

Administrar y Mantener los sistemas de información, las telecomunicaciones y la infraestructura tecnológica utilizados para el desarrollo de los procesos de la Universidad de manera eficaz, efectiva y oportuna en el cumplimiento de su misión.

GESTION DE COMUNICACIONES

Garantizar de manera oportuna, el flujo de la información en todos los procesos internos, así como la comunicación y las relaciones públicas institucionales; a través de los medios y canales de comunicación institucional, propendiendo por el buen nombre e imagen de la institución y el respeto a la pluralidad, facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales.

3.7.2.4 Procesos de evaluación y mejora

Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y mejora de la eficacia y eficiencia institucional. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Proceso: Objetivo:

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad y la mejora continua de los procesos institucionales, de acuerdo a los requerimientos legales y a las necesidades y expectativas de los clientes.

M-SI-SIG-001

33

Proceso: Objetivo:

CONTROL INTERNO

Evaluar y verificar la conformidad del Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña en forma independiente, objetiva y oportuna.

3.7.3 Estructura documental

La estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión se fundamenta en la Política de Calidad, abarcando documentos tales como manual de calidad, procedimientos obligatorios y registros, los cuales se convierten en las evidencias que soportan el Sistema Integrado de Gestión.

En la estructura definida para la documentación del Sistema Integrado de Gestión se determinan cinco (5) categorías, las cuales se describen a continuación:

M-SI-SIG-001

34

El control documental se ha definido a partir de la implementación de la ley 594 de 2000, la cual establece el manejo de los archivos en las entidades públicas. Dada la necesidad de dar cumplimiento a este requerimiento legal, la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, decide derivar del proceso de Secretaría General quien es el encargado del manejo y administración del archivo, la gestión documental de la institución, en concordancia con lo establecido en la NTC GP 1000:2009 y a los requerimientos en cuanto al manejo de información del MECI 1000:2008.

De acuerdo al tipo de documentos que se generan en la Universidad, se ha definido la siguiente codificación:

CODIGO DOCUMENTO

A Acta

G Acuerdos Z Caracterizaciones

CP Carpeta Con Documentos T Certificados C Circular H Citación

CS Consignaciones S Constancia B Contratos V Convenios J Documentos Fines Externos U Documentos Institucionales Y Reportes F Formato K Guías

HL Historias Laborales HP Hoja De Vida Proveedores E Informe I Instructivo

IV Inventarios M Manual D Memorando N Normograma O Oficio L Planes Y Programas R Procedimiento P Proceso W Radicado Q Reporte Sistemas X Resoluciones

M-SI-SIG-001

35

La documentación que de manera general estructura el Sistema Integrado de Gestión en la Universidad Francisco de Paula Santander es la siguiente:

La documentación en general del Sistema se administra de acuerdo con lo indicado en los procedimientos “Control de documentos” y “Control de Registros”. Se determinó que los documentos vigentes del Sistema Integrado de Gestión son los que se encuentran para consulta de todos los funcionarios en el Sistema Integrado de Gestión, y en la página web de la universidad; en el Link MECI-CALIDAD, de requerirse copia física del documento, ésta se entregará al solicitante como copia no controlada.

DOCUMENTO

Política y objetivos de calidad

Manual de calidad

Procedimiento para el control de documentos

Procedimiento para el control de registros

Procedimiento para el control de producto no conforme

Procedimiento de auditorías internas

Procedimiento para la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Procedimiento de Tratamiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias

Procedimiento de revisión por la dirección

Mapa de procesos

Fichas de caracterización de los procesos

Manual de funciones y competencias

Guía de administración de riesgos

Manual de indicadores

Registros requeridos por la NTC GP 1000:2009 y otros definidos dentro de los procesos.

M-SI-SIG-001

36

3.7.3.1 Conceptos de tipos de documentos A continuación se describen algunos tipos de documentos que soportan la el desarrollo de las actividades y funciones de los procesos. Protocolo : conjunto de acciones, lineamientos y/o actividades que deben seguirse de forma secuencial para llevar a cabo un procedimiento o producir una comunicación.

Guía: describe las pautas y directrices para la ejecución de acciones de forma que se pueda llevar a cabo un trabajo o actividad concreta

Instructivo : describen cómo se realiza una tarea. Se pueden extraer las que se desean realizar como parte de un procedimiento o de un proceso general.

Manual : documento que contiene la identidad de un proceso en cuanto a su imagen, visión, misión, indicadores, servicios, productos, riesgos, líneas entre otras. En el caso de productos o servicios los manuales contienen información específica que identifica su uso aplicación para cada tipo de usuario o de acuerdo a sus características y utilidades.

Plan: lista en la que se enumeran unas acciones concretas que se van a desarrollar en un momento concreto

Programa : es una serie de actividades en el tiempo que se desarrollan en unas fechas previstas con una duración determinada

Informe : Documento en el cual se da cuenta de los avances realizados a lo largo de un proyecto o proceso

3.7.4 Políticas operacionales

En el Código de Buen Gobierno se encuentran definidas las políticas para la administración y gestión de la Entidad, las cuales constituyen el marco de acción para hacer eficiente la gestión institucional, así como servir de guía de acción para la implementación de estrategias, planes, programas, proyectos y actividades. Dentro del código de buen gobierno, están establecidas las políticas de operación que se norman y apoyan el funcionamiento general de la institución.

M-SI-SIG-001

37

3.7.5 Controles

Dentro de la Guía de Administración de Riesgos, establecida por el proceso de Sistema Integrado de Gestión, se orienta la identificación, análisis y valoración de los riesgos de cada proceso. Adicionalmente, en los procedimientos se definieron puntos de control los cuales tienen enfoque preventivo.

3.7.6 Administración del Sistema Integrado de Gest ión

Para garantizar el mantenimiento, revisión y mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, la universidad define el Proceso de Sistema Integrado de Gestión, creado según la Resolución Nº 0169 del 23 de julio de 2008; el cual gestiona el mejoramiento continuo de la institución, a través de la estructura organizativa definida para tal fin. Definido de la siguiente manera: Oficina de MECI Calidad, Jefe del SIG, Equipo operativo MECI Calidad, Representante de la dirección, Comité Coordinador de Control Interno y Comité Evaluador.

Otro aspecto que apoya el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, lo constituye la implementación de los procedimientos requeridos por la NTC GP 1000:2009, la Universidad los define de la siguiente manera:

3.7.6.1 Control de Documentos Este procedimiento tiene por objeto efectuar el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de asegurar la disponibilidad de la versión vigente de los documentos aplicables y facilitar el acceso a éstos cuando se requiera. Aplica también para el control de los documentos externos, referidos éstos a la normatividad que es aplicable y utilizada directamente por los procesos

3.7.6.2 Control de Registros Los registros de la gestión que se hace en los procesos institucionales, dentro del Sistema Integrado de Gestión, deben ser consolidados en los respectivos formatos, con el fin de brindar evidencia objetiva de la realización de las actividades. En especial, se

M-SI-SIG-001

38

llevan los registros establecidos como obligatorios, en la NTC GP 1000:2009. Para ello, se ha documentado el procedimiento de Control de Registros. 3.7.6.3 Auditorías internas Con este procedimiento documentado se estandariza la forma como se deben realizar las Auditorias Integrales a los procesos de la institución, con el fin de determinar mediante evidencia objetiva el cumplimiento con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión, así como su eficiencia, eficacia y efectividad. Inicia con la selección de los auditores internos y finaliza con el archivo de los papeles de trabajo que soportan las actividades de las Auditorias Integrales. Es un procedimiento implementado para todo tipo de auditorías internas, de calidad, de control, ambientales, entre otras que son realizadas en la Universidad.

3.7.6.4 Control de producto no conforme

Este procedimiento se enfoca en la identificación, control y tratamiento al producto o servicio no conforme que resulte de no cumplir los requisitos establecidos ante el Ministerio de Educación Nacional, para la oferta de programas académicos. Definidos en el Proyecto educativo Institucional, en el plan de calidad y en documentos asociados a estos. Su implementación corresponde a los procesos misionales que entregan directamente los productos y servicios al cliente externo, éstos son: Gestión académica, Investigación y Extensión. Inicia con la identificación de los productos y/o servicios no conformes y finaliza con el seguimiento a las acciones tomadas para asegurar la conformidad con los requisitos.

3.7.6.5 Formulación de Acciones correctivas, preven tivas y de mejora En este procedimiento se describen las actividades que se deben desarrollar para tomar acciones que eliminen las causas de no conformidades reales o potenciales en el desarrollo de las actividades de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, y prevenir que vuelva a ocurrir, así como evaluar los aspectos que permitan desarrollar actividades de mejora en cada uno de los procesos. Inicia con la revisión y análisis de las fuentes que generan la no conformidad, y finaliza con la verificación de la efectividad de las acciones tomadas para eliminar y/o minimizar las causas del hallazgo, logrando el mejoramiento del proceso.

M-SI-SIG-001

39

3.7.7 Medición del Sistema Integrado de Gestión

El Sistema Integrado de Gestión se monitorea y mide a través de indicadores de gestión definidos para los procesos institucionales y para los planes y programas; se han diseñado indicadores que miden la gestión institucional en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Para verificar el enfoque del sistema con respecto a los lineamientos estratégicos se construyó un cuadro de mando que permite establecer la cohesión de los procesos del Mapa de Procesos, los Objetivos Estratégicos y los Objetivos de Calidad.

El cuadro de mando es un instrumento que apoya al proceso de Sistema Integrado de Gestión para el seguimiento, evaluación y toma de decisiones con base en hechos y datos. Se actualiza y mantiene en los archivos del proceso de mejora Sistema Integrado de gestión y en el proceso de Dirección y Planeación, lo cual garantiza la responsabilidad de la Dirección y la Medición, análisis y Mejora del Sistema Integrado de Gestión.

Otro mecanismo que le permite a la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña fortalecer y controlar el Sistema Integrado de Gestión es la autoevaluación institucional, mecanismo que evalúa los controles y monitorea la gestión de la Entidad a través de la medición de los resultados generados por los procesos misionales, evaluando su diseño y aplicación en un periodo de tiempo determinado.

Esta información sirve de insumo para que el proceso de Control Interno, de manera independiente verifique la coherencia y aplicación de los elementos de control del Sistema de Control Interno por parte de los funcionarios, en cada uno de sus procesos y su incidencia en la gestión institucional.

3.7.8 Mejora Continua

En cumplimiento del principio Mejora Continua, la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, ha establecido instrumentos para planificar y ejecutar los planes de mejoramiento en los tres niveles que establece el MECI; estos instrumentos relacionan las actividades que se deben adelantar con el propósito de eliminar las brechas detectadas a nivel de cada servidor público, de cada proceso y a nivel institucional, esta información queda plasmada en:

M-SI-SIG-001

40

• El Plan de Mejoramiento Individual que lo lidera el proceso de Gestión Humana. Se soporta con la evaluación del desarrollo laboral.

• Los Planes de Mejoramiento por Proceso se encuentran a cargo del Sistema Integrado de Gestión; se fundamenta en las acciones correctivas, preventivas y de mejora producto del seguimiento y evaluación de la gestión.

• Plan de mejoramiento Institucional: Recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y las observaciones del órgano de Control Fiscal. Está a cargo del proceso de Control Interno.

3.7.9 Enfoque al cliente y partes interesadas La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña define el principio de enfoque hacia el cliente tanto interno como externo, como un lineamiento que norma la gestión de los procesos, para asegurar que sus necesidades y requisitos legales y reglamentarios estén determinados y se cumplan. Se aprovechará para este fin la información relacionada con la percepción del cliente respecto del cumplimiento de sus requisitos por parte de la institución, el procedimiento de acciones correctivas y preventivas; la atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; el tratamiento a los productos no conformes; los planes de mejoramiento, la revisión por la dirección, entre otros.

4. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN 28-06-2010 Creación del documento A 30-09-2011 Se agregó la resolución 036 - 2011 de autoevaluación

a los documentos de referencia. Se cambió la plantilla del documento a 3. Se agregó el proceso de autoevaluación a los elementos de medición institucional.

B

M-SI-SIG-001

41

10-07-2012 Se agregó la resolución 092 – 2012 por la cual se articula la autoevaluación con la medición, análisis y mejora del sistema integrado de gestión. Se actualizó el plan de desarrollo institucional 2012 – 2016. Se actualizaron los productos y servicios. Se actualizaron los objetivos de los procesos de acuerdo a las caracterizaciones. Se actualizó el listado de tipos de documentos y sus descripciones.

C

REVISO APROBO

Coordinador SIG

Representante de la dirección 5. RELACIÓN DE ANEXOS Anexo 1. Estructura Orgánica Anexo 2. Matriz de coherencia entre el modelo por procesos y la estructura

organizacional Anexo 3. Correspondencia entre la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública y el Modelo Estándar de Control Interno Anexo 4 . Caracterización del proceso

M-SI-SIG-001

42

Anexo 1

M-SI-SIG-001

43

Anexo 2. Coherencia entre el Organigrama y el mapa de procesos institucional

M-SI-SIG-001

44

Anexo 4. Correspondencia entre la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándar de Control Interno

NTCGP 1000:2009

MECI:2005

Título Numeral Subsistema Componente Elementos

Sistema de Gestión de la Calidad

4

Direccionamiento Estratégico

Control Estratégico

Administración del riesgo

Valoración del riesgo

Información primaria

Información secundaria

Requisitos generales

4.1

Control de gestión

Información

Sistemas de información

Gestión documental 4.2

Generalidades 4.2.1

Manual de la calidad 4.2.2

Control de documentos 4.2.3

Control de los registros 4.2.4

Control de gestión

Actividades de control Información

Responsabilidad de la dirección 5

Ambiente de control

Estilo de dirección Control

Estratégico Direccionamiento Estratégico

Estructura organizacional

Compromiso de la dirección

5.1 Control de gestión

Comunicación pública

Comunicación organizacional

M-SI-SIG-001

45

Enfoque al cliente

5.2

Control

Estratégico

Direccionamiento

Estratégico



Ambiente de control Acuerdos éticos,

compromisos y protocolos éticos

Política de la calidad

5.3

Control de gestión

Actividades de control

Políticas de operación

Planificación 5.4

Objetivos de la calidad 5.4.1

Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

5.4.2

Control de

gestión

Direccionamiento

Estratégico

Planes y programas

Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.5

Estructura organizacional

Responsabilidad y autoridad

5.5.1

Control

Estratégico


Estilo de dirección

M-SI-SIG-001

46

Tabla B.1. (Continuación)

NTCGP 1000:2009

MECI:2005


Representante de la dirección

5.5.2

Comunicación interna

5.5.3

Control de gestión


Comunicación organizacional

Revisión por la dirección

5.6


Generalidades 5.6.1


Administración del riesgo

Evaluación independiente

Autoevaluación del control

Información para la revisión

5.6.2

Control de evaluación

Autoevaluación

Autoevaluación de la gestión

M-SI-SIG-001

47

Resultados de la revisión

5.6.3


Planes de mejoramiento

Gestión de los recursos 6

Provisión de recursos

6.1



Planes y programas

Talento humano 6.2

Generalidades 6.2.1

Competencia, toma de conciencia y formación

6.2.2


Ambiente de control

Desarrollo del talento

humano

Infraestructura

6.3

Control de gestión

Información

Sistemas de información

Ambiente de trabajo

6.4



Planes y programas

Realización del producto y/o prestación del servicio

7

M-SI-SIG-001

48

Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio

7.1

Control

Estratégico

Direccionamiento

Estratégico

Procesos relacionados con el cliente 7.2

Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

7.2.1

Control de

gestión

Información


Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

7.2.2

Control de

gestión

Actividades de

control

Políticas de operación

M-SI-SIG-001

49


NTCGP 1000:2009

MECI:2005


Información


Medios de comunicación

Comunicación con el cliente

7.2.3

Control de

gestión Comunicación

pública Comunicación informativa


Direccionamiento estratégico

Diseño y desarrollo

7.3

Control de gestión


Planificación del diseño y desarrollo 7.3.1

Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

7.3.2

Resultados del diseño y desarrollo 7.3.3

Revisión del diseño y desarrollo 7.3.4

Verificación del diseño y desarrollo 7.3.5

Validación del diseño y desarrollo 7.3.6

Control de los cambios del diseño y desarrollo

7.3.7



Planes y programas Adquisición de bienes y servicios

7.4

Control de


Comunicación informativa

M-SI-SIG-001

50


Controles

Proceso de adquisición de bienes y servicios

7.4.1

Información de la adquisición de bienes y servicios

7.4.2

Verificación de los productos y/o servicios contratados

7.4.3

Control de gestión


Producción y prestación del servicio

7.5


Autoevaluación

Control de la producción y de la prestación del servicio

7.5.1

Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio

7.5.2

M-SI-SIG-001

51


NTCGP 1000:2009

MECI:2005


Identificación y trazabilidad 7.5.3

Propiedad del cliente 7.5.4

Preservación del producto 7.5.5

Control de los equipos de seguimiento y de medición

7.6

Control de gestión


Controles

Medición, análisis y mejora

8

Generalidades

8.1


Seguimiento y medición 8.2

Satisfacción del cliente

8.2.1

Control de gestión

Información


Auditoría interna

8.2.2


Evaluación independiente

Auditoría interna

Autoevaluación de la gestión

Autoevaluación Autoevaluación del control

Control de evaluación Actividades de

control

Indicadores Medios de comunicación

Seguimiento y medición de los procesos

8.2.3

Control de gestión


Comunicación informativa

M-SI-SIG-001

52

Seguimiento y medición del producto y/o servicio

8.2.4


Autoevaluación

Autoevaluación del control

Control del producto y/o servicio no conforme

8.3

Control de gestión


Controles

Análisis de datos

8.4

Control de gestión

Información

Información secundaria

Mejora 8.5 Planes de mejoramiento por

proceso

Planes de mejoramiento Institucional

Mejora continua

8.5.1


Planes de

mejoramiento

Planes de mejoramiento Individual

8.5.2



Acción correctiva

Control de gestión


Controles

8.5.3



Acción preventiva

Control de gestión


Controles

M-SI-SIG-001

53

Anexo 5. Caracterización del proceso

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Documento

CARACTERIZACION SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código

Z-SI-SIG-001 Fecha

05-06-2012 Revisión

C

Dependencia

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Aprobado

COORDINADOR SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

Pág.

1 (57)

NOMBRE DEL PROCESO : SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OBJETIVO : Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad y la mejora continua de los procesos institucionales, de acuerdo a los requerimientos legales y a las necesidades y expectativas de los clientes. ALCANCE: Desde planificación de las actividades para el mantenimiento del SGC hasta su evaluación y mejora continua LIDER DE PROCESO: JEFE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

SALIDA USUARIOS - PROCESOS ENTRADA / INSUMO PH

VA ACTIVIDADES CLAVE

DEL PROCESO RESULTADO INTERNO EXTERNO NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 MECI Normatividad interna Calendario académico Resultados de la revisión por la dirección Informes de auditorías externas Decreto 1295 Modelo de autoevaluación institucional Guía de autoevaluación institucional

P � Planificación de las actividades que respondan a los requerimientos normativos del SGC en la institución. - Conformación de equipos

de trabajo. - Evaluación de la política

y objetivos de calidad. - Requisitos generales del

SGC. - Responsabilidad de la

Dirección.

� Plan de acción del proceso

� Resolución de estructura organizativa del Sistema Integrado de Gestión

� Estructura del Sistema de

Gestión de Calidad � Plan de trabajo para la

medición, análisis y mejora

� Manual del SIG

Procesos institucionales

Entes de control MEN Entidades certifica-doras

M-SI-SIG-001

54

- Gestión de los recursos. - Realización del producto

o prestación del servicio. - Medición, análisis y

mejora.

� Manual de Indicadores � Manual de procedimientos � Guía de Autoevaluación

institucional � Política y objetivos de

calidad

� Mapa de procesos

Manual de indicadores Matriz de autoevaluación Informes de autoevaluación anteriores Planes de mejoramiento por procesos Plan de trabajo para la medición, análisis y mejora Fichas de indicadores Procedimientos obligatorios NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009

H Aseguramiento del Sistema Integrado de Gestión en los procesos institucionales, a través del diseño, implementación, mantenimiento y mejora del sistema. � Organización de comité de

calidad � Control de documentos � Control de registros � Administración del

procedimiento de PQRS

� Actas de comités

� Listado maestro de documentos

� Fichas de caracterización de

los procesos.

� Evidencias de socialización del procedimiento de PQRS y de PNC

� Actualización de las fichas

de indicadores



M-SI-SIG-001

55

Normatividad interna Decreto 1295 Modelo de autoevaluación institucional Guía de autoevaluación institucional

� Identificación de hallazgos � Aseguramiento del

procedimiento de Revisión por la Dirección.

� Acompañamiento permanente a los procesos para el mantenimiento del SGC.

� Orientación de lineamientos para la medición, análisis y mejora en los proceso institucionales

� Evidencias de socialización del modelo de autoevaluación institucional.

� Renovación de licencias internas y registros calificados.



Manual de indicadores Informes de autoevaluación anteriores Planes de mejora por procesos Plan de trabajo para la medición, análisis y mejora Fichas de indicadores Procedimientos obligatorios NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 Normatividad interna Guía de autoevaluación institucional Decreto 1295 de 2010

V � Verificación de efectividad de acciones de mejora para: - Peticiones, Quejas,

Reclamos y Sugerencias. - Producto no conforme - Hallazgos del SGC.

� Revisión y actualización

permanente del Listado Maestro de documentos

� Informes de PQRS por procesos

� Informes de PNC por

procesos � Informe de Revisión por la

Dirección

� Listado Maestro de documentos actualizado



Manual de indicadores Informes de autoevaluación anteriores Planes de mejora por procesos Plan de trabajo para la medición, análisis y mejora Fichas de indicadores Procedimientos obligatorios NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 Normatividad interna Guía de autoevaluación institucional Decreto 1295 de 2010

V � Implementación del modelo de Autoevaluación institucional

� Informe de autoevaluación por programa

� Informe de autoevaluación institucional

� Estrategias de mejoramiento por proceso

� Actualización de los planes de mejoramiento por programa

M-SI-SIG-001

56

Documento clientes internos y externos y sus expectativas. Formatos de encuestas Calendario académico Guía de autoevaluación institucional

V � Medición de la satisfacción del cliente

� Resultados de las encuestas de satisfacción de los estudiantes.

� Resultados de la medición de la satisfacción de los clientes internos.

� Medición de la percepción

de los empresarios, respecto del desempeño de los pasantes.



� Resultados de las encuestas de satisfacción de los estudiantes.

� Resultados de la medición de la satisfacción de los clientes internos.

� Medición de la percepción de los

empresarios, respecto del desempeño de los pasantes.

� Informes de auditorías internas

� Informes de PQRS por procesos � Informes de PNC por procesos � Informe de Revisión por la

Dirección

A � Proporcionar información de la gestión por procesos, para el diseño de planes de mejoramiento.

� Definición de acciones de mejoramiento para los hallazgos que afecten el cumplimiento de los objetivos del proceso.

� Plan de mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.



RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

M-SI-SIG-001

57

Representante de la Dirección Jefe del Sistema Integrado de Gestión Equipo operativo MECI CALIDAD Coordinador de Autoevaluación Personal de apoyo al Sistema Integrado de Gestión

Recursos tecnológicos, físicos, equipos de oficina.

• Ver manual y fichas de indicadores • Ejecución del plan de acción • Eficacia de las acciones de mejora por

proceso • Satisfacción del cliente interno / externo

REQUISITOS LEGALES REQUISITOS SGC REQUISITOS MECI

Ver Normograma

4. Sistema de gestión de calidad 5. Responsabilidad de la dirección 6.Gestión de los recursos 7. Realización del producto o prestación del servicio excepto 7.6 8. Medición, análisis y mejora.

1. Control estratégico 2. Control de Gestión 3. Control de Evaluación

RIESGOS PARAMETROS DE CONTROL Ver mapa de riesgos

• Información veraz y oportuna • Rapidez y pertinencia en el servicio • Auditorías internas • Control de documentos y registros • Revisión por la dirección • Producto no conforme • Acciones correctivas y preventivas • PQRS

manual calidad

Documents