MANAJEMEN PENGELOLAAN OBAT TERHADAP

KETERSEDIAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KUDUNGGA SANGATTA

KABUPATEN KUTAI TIMUR

DRUG MANAGEMENT FOR DRUG SUPPLY IN PHARMACY’S INSTALATION GENERAL HOSPITAL KUDUNGGA OF SANGATTA

EAST KUTAI

ADELHEID

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS HASANUDIN

MAKASSAR 2018

ii

MANAJEMEN PENGELOLAAN OBAT TERHADAP

KETERSEDIAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH

SAKIT UMUM DAERAH KUDUNGGA SANGATTA

KABUPATEN KUTAI TIMUR

Tesis

Sebagai Salah Satu Syarat untuk Mancapai Gelar Magister

Program Studi Kesehatan Masyarakat

disusun dan diajukan oleh

ADELHEID

kepada

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS HASANUDIN

MAKASSAR 2018

iii

iv

v

PRAKATA

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas

segala limpahan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat

menyelesaikan tesis dengan judul “Manajemen pengelolaan obat terhadap

ketersediaan obat di instalasi farmasi rumah sakit umum daerah

Kudungga Sangatta kabupaten Kutai Timur”

Tesis ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

gelar Magister Kesehatan pada Program Studi Ilmu Kesehatan

Masyarakat Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin.

Tesis ini terwujud atas usaha kerja keras yang tak terhingga

dengan harapan hasilnya yang maksimal, hal ini tentu tidak diperoleh

dengan mudah melainkan atas bantuan dan motivasi dari berbagai pihak,

baik bantuan moril maupun materil selama proses penelitian hingga

penyelesaian tesis ini. Karena itu, perkenankanlah penulis untuk

menyampaikan terima kasih yang sangat mendalam dan penghargaan

yang sebesar-besarnya kepada Dr. dr. A. Indahwaty Sidin, MHSM, selaku

Ketua Komisi Penasihat dan Prof. Dr. Nur Nasry Noor, MPH selaku

Anggota Komisi Penasihat atas segala kesabaran, waktu, bantuan,

bimbingan, nasehat, arahan dan juga saran yang diberikan selama ini

kepada penulis. Rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya

penulis sampaikan pula kepada Dr. dr. Noer Bahry Noor, M.Sc., Prof. Dr.

vi

dr. M. Alimin Maidin, MPH, Prof. Dr.dr. Muh. Tahir Abdullah, M.Sc., MSPH

selaku Penguji yang telah memberikan arahan, saran dan masukan demi

perbaikan tesis ini. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada:

1. Ibu Prof. Dr. Dwia Aries Tina Pulubuhu,M.A selaku Rektor Universitas

Hasanuddin Makasar.

2. Bapak Prof. Dr. Muhammad Ali, SE, MS selaku Dekan Sekolah

Pascasarjana Universitas Hasanuddin.

3. Bapak Prof. Dr. drg. A. Zulkifli Abdullah, M.Kes selaku Dekan Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin, Wakil Dekan, dan

seluruh pegawai yang telah memberikan dukungan dan bantuan

kepada penulis selama mengikuti pendidikan di Fakultas Kesehatan

Masyarakat Universitas Hasanuddin.

4. Bapak Dr. Ridwan Mochtar Thaha, M.Sc. selaku ketua Program Studi

Ilmu Kesehatan Masyarakat Sekolah Pascasarjana Universitas

Hasanuddin.

5. Bapak Dr. Syahrir A. Pasinringi, MS selaku Ketua Konsentrasi

Magister Administrasi Rumah Sakit Universitas Hasanuddin Makassar,

dalam mengarahkan penulis hingga terselesaikannya penelitian ini.

6. Direktur RSUD Kudungga Sangatta, dr Anik Istiyandari, MPH. dan

seluruh karyawan RSUD Kudungga Sangatta yang telah memberikan

izin dalam membantu sehubungan dengan lancarnya kegiatan

penelitian.

vii

7. Segenap dosen pengajar Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat

Program Pascasarjana khususnya Bagian Manajemen Rumah Sakit

atas segala ilmu yang dicurahkan.

8. Teman-teman seperjuangan Bagian Magister Administrasi Rumah

Sakit. Terima kasih kerjasama dan motivasinya.

9. Semua pihak yang tidak dapat disebut satu persatu, yang telah

memberikan dukungan dalam proses penyusunan tesis ini.

Tidak lupa penulis haturkan juga terima kasih yang tak terhingga

kepada ayah tercinta alm. Marthen Buntukaraeng dan ibunda tercinta

almh. Sarce Saratu’ Palullungan, kedua mertua saya bapak Jaman

Sembiring dan ibu Sada Arih Ginting, serta suami tercinta Sejahtera

Suranta Rasmana Sembiring dan anak-anak tersayang Vici Gabriel

Pratama Sembiring, May Angel Sembiring, dan Frendly Ardeo Langi

Karaeng Sembiring yang selalu mendoakan dan memberikan motivasi

serta semangat yang tak henti. Semoga Tuhan yang Maha Esa akan

membalas semua kebaikan bapak/ibu/saudara/i, teman-teman serta

keluargaku tercinta.

Semoga hasil karya ini dapat memberikan manfaat, menjadi

sumber informasi dan perbaikan yang lebih baik bagi kinerja organisasi

rumah sakit khususnya terhadap manajemen pengelolaan obat di

instalasi farmasi rumah sakit.

Akhirnya, manusia tidak pernah luput dari kekhilafan, Jika dalam

hasil penelitian ini terdapat kekurangan, baik dalam hal sistematika, pola

viii

penyampaian dan bahasa di luar kemampuan penulis, hal ini tidak

terlepas dari keterbatasan penulis sebagai manusia biasa sehingga

penulis sangat berterima kasih dan mengharapkan adanya kritik dan

saran demi kesempurnaan hasil penelitian ini.

Makassar, Januari 2017

Penulis

ix

x

xi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................. i

HALAMAN PENGAJUAN .................................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................ iii

PERNYATAAN KEASLIAN TESIS .................................................... iv

PRAKATA ......................................................................................... v

ABSTRAK .......................................................................................... ix

ABSTRACT ........................................................................................ x

DAFTAR ISI ........................................................................................ xi

DAFTAR TABEL ................................................................................. xiii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................. xiv

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... xv

DAFTAR SINGKATAN ........................................................................ xvi

BAB I PENDAHULUAN………………………………..................... ....... 1

A. Latar Belakang .................................................................... 1

B. Kajian Masalah ................................................................... 7

C. Rumusan Masalah .............................................................. 10

D. Pertanyaan Penelitian ......................................................... 11

E .Tujuan Penelitian ................................................................ 11

F. Manfaat Penelitian ............................................................. 12

BAB II TINJAUAN PUSTAKA………………………………............ ...... 13

A. Rumah Sakit………………………………………………… .... 13

B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit…………………………… .... 15

C. Manajemen Obat…………………………………………… .... 17

D. Persediaan Obat……………………………………………. ... 33

E .Pelayanan Obat untuk Pasien Rawat Jalan…………….. .... 36

xii

F. Penelitian terdahulu………………………..………………. .... 39

G. Mapping Teori…………………………………………........ .... 43

H. Kerangka Teori…………………………………………..... ..... 44

I. Kerangka Konsep…………………………………………... ... 45

J. Defenisi Konsep…………………………………………... ...... 49

BAB III METODE PENELITIAN ........................................................... 52

A. Pendekatan dan Jenis Penelitian ........................................ 52

B. Tempat dan Waktu Penelitian ............................................. 53

C. Informan Penelitian ............................................................. 54

D. Teknik Pengumpulan Data………………………………… ... 55

E Teknik Analisa Data………………………………………... .... 56

F. Pengecekan Validitas Temuan…………………………… .... 58

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................. 60

A. Gambaran Umum RSUD Kudungga ................................... 60

B. Hasil Penelitian ................................................................... 71

C. Pembahasan ....................................................................... 88

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ................................................... 109

A. Kesimpulan……………………......................................... .... 109

B. Saran .................................................................................. 112

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 113

LAMPIRAN .......................................................................................... 118

xiii

DAFTAR TABEL

nomor halaman

1. Proporsi resep pasien rawat jalan yang terlayani di apotek IFRS umum daerah Kudungga Sangatta tahun 2016 ...................... 4

2. Proporsi resep pasien rawat jalan menurut status pasien di

apotek IFRS umum daerah Kudungga Sangatta tahun 2016 ........ 5

3. Penelitian terdahulu ......................................................................... 39

4. Karateristik responden di RSUD Kudungga Sangatta ..................... 72

5. Persentase dana yang tersedia untuk anggaran belanja obat tahun 2014, tahun 2015 dan tahun 2016 ......................................... 75

6. Data Stok Obat Instalasi Farmasi RSUD Kudungga Sangatta Tahun 2015 dan Tahun 2016 ............................ 81

7. Daftar obat kadaluarsa di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2015 dan tahun 2016 ..................... 83

8. Rata-rata waktu pelayanan resep obat jadi di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2017 ......................... 85

9. Rata-rata waktu pelayanan resep racikan di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2017 ........................................... 85

10. Persentase peresepan obat generic di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2016 ................................................... 87

xiv

DAFTAR GAMBAR

nomor halaman

1. Skema kajian masalah ..................................................................... 7 2. Siklus pengelolaan di rumah sakit ................................................... 19 3. Mapping teori ................................................................................... 43 4. Kerangka teori ................................................................................ 44 5. Kerangka konsep penelitian ............................................................ 48 6. Struktur organisasi RSUD Kudungga Sangatta ............................... 68 7. Struktur organisasi instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta .... 70

xv

DAFTAR LAMPIRAN

nomor halaman

1. Pedoman wawancara 119

2. Tabel hasil penelitian 122

3. Perbandingan standar pengelolaan obat dengan hasil penelitian 129

4. Dokumentasi wawancara di RSUD Kudungga 1341

xvi

DAFTAR SINGKATAN

Singkatan Keterangan

BPJS Badan penyelenggara jaminan sosial

FEFO First expired first out

FIFO First in first out

IGD Instalasi gawat darurat

IFRS Instalasi farmasi rumah sakit

KFT Komite farmasi dan terapi

MCU Medical center unit

PBF Pedagang besar farmasi

PPK - BLUD Pola Pengelolaan Keuangan Badan

Layanan Umum Daerah

RSUD Rumah sakit umum daerah

RBA Rencana bisnis anggaran

SDM Sumber daya manusia

SIM Sistem informasi manajemen

TDR Tanda Daftar Rekanan

TOR Turn Over Ratio

ODD One daily doses

UDD Unit dosis dispensing

VEN Vital, esensial, non esensial

WHO World health organization

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di

rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Hal

tersebut diperjelas dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 1333 /

Menkes/ SK / XII / 1999 tentang Standar

Pelayanan Rumah Sakit, yang menyebutkan bahwa pelayanan farmasi

rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem

pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi

kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu (Depkes

RI,1999).

Salah satu upaya dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan

rumah sakit dapat dilakukan dengan penggunaan obat-obatan yang

rasional dan berorientasi kepada pelayananan pasien, penyediaan obat

yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat ( Siregar,

2004).

Biaya yang diserap untuk penggunaan obat merupakan komponen

terbesar dari pengeluaran rumah sakit. Menurut standar DEPKES RI

bahwa anggaran untuk biaya obat-obatan di rumah sakit menyerap

sekitar 40-50% dari biaya keseluruhan rumah sakit. Belanja perbekalan

farmasi yang demikian besar tentunya harus dikelola dengan efektif dan

2

efisien, sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi

pasien dan rumah sakit.

Rumah sakit selalu dituntut untuk meningkatkan kualitas pelayanan

yang dapat memenuhi kepuasan pasien sesuai dengan standar profesi

yang ditetapkan dan juga sesuai dengan kode etik. Peningkatan kualitas

pelayanan yang dimaksud tidak semata-mata diberikan oleh tenaga medis

dan para medis tetapi menyangkut seluruh aspek yang terkait dengan

pelayanan kepada pasien termasuk pelayanan farmasi.

Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan salah satu segi

manajemen rumah sakit yang penting, karena mempunyai tujuan adalah

agar obat yang diperlukan tersedia setiap saat, dalam jumlah yang cukup

dan terjamin untuk mendukung pelayanan yang bermutu.Pengelolaan

obat di rumah sakit merupakan suatu rangkaian kegiatan yang

menyangkut fungsi-fungsi manajemen meliputi perencanaan, pengadaan,

distribusi, dan penyimpanan serta penggunaan obat (Quick et al, 1997).

Perencanaan obat meliputi kegiatan untuk menentukan jenis dan

jumlah obat yang diperlukan untuk periode pengadaan yang akan datang.

Perencanaan dapat dilakukan dengan metode komsumsi, metode

epidemiologi dan metode kombinasi.

Pengadaan adalah suatu proses untuk mendapatkan perbekalan,

dalam hal ini obat/barang farmasi untuk menunjang kegiatan pelayanan

rumah sakit.

3

Penyimpanan merupakan suatu proses kegiatan menempatkan

perbekalan farmasi pada tempat yang dinilai aman dan memenuhi syarat.

Distribusi merupakan suatu proses , mulai dari permintaan sampai

penyerahan kepada petugas kesehatan dan pasien. Sistem distribusi obat

dapat dilaksanakan dengan system floor stock, order individu, system

kombinasi dan pelayanan tunggal. Proses penggunaan obat dimulai dari

permintaan obat oleh dokter sampai dengan penyerahan obat kepada

pasien. Untuk menggungkapkan pola penggunaan obat. World Health

Organization telah menentukan beberapa indikator penggunaan obat.

Efektif dan efisiensi pelayanan medik tercermin dari cara peresepan

tenaga medis baik yang rasional dan yang tidak rasional. Peresepan yang

tidak rasional dikelompokkan sebagai berikut; (1) peresepan boros; (2)

peresepan berlebihan; (3) peresepan salah; (4) peresepan majemuk; dan

perespan kurang.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta

merupakan bagian unit pelayanan penunjang, yang terdiri dari Instalasi

farmasi unit rawat jalan dan instalasi farmasi rawat inap. Dalam

melaksanakan kegiatannya didukung oleh sejumlah tenaga sebanyak 29

orang yang terdiri 10 orang Apoteker dan 11 orang Asisten apoteker, 8

tenaga admnistrasi.

Dari laporan tahunan rumah sakit diperoleh data jumlah

pasien yang dilayani poliklinik pada tahun 2016 sebanyak 41.358 orang

dengan jumlah lembar resep yang masuk di apotik IFRS sebanyak

4

22.256 lembar. Proporsi jumlah resep pasien poliklinik yang dilayani oleh

apotik IFRS tahun 2016 bisa dilihat dari Tabel 1

Tabel 1. Proporsi Resep Pasien Rawat Jalan Yang Terlayani Di Apotek IFRS Umum Daerah Kudungga, Tahun 2016

Bulan Jumlah Pasien

Poliklinik

Jumlah lembar

Resep yang keluar dari Poli

Rawat Jalan

Lembar resep yang dilayani

Persentase resep yang

dilayani (%)

Januari 3329 2996 1802 60,15

Februari 4038 3634 1941 53,41

Maret 3711 3340 1970 58,98

April 3823 3441 2081 60,48

Mei 3418 3076 1979 64,34

Juni 3070 2763 1867 67,57

Juli 3000 2700 1429 52,93

Agustus 3420 3078 1910 62,05

September 3089 2780 2035 73,20

Oktober 3470 3123 2095 67,08

November 3754 3379 1376 40,72

Desember 3236 2912 1771 60,82

Total 41358 37222 22256 59,79

Sumber : Data Informasi Cakupan Pelayanan RSUD kudungga Sangatta

Bila dilihat dari tabel tersebut di atas, tampak selisih antara jumlah

pasien yang dilayani di poliklinik dengan jumlah resep yang keluar dari

poliklinik rawat jalan hal ini disebabkan karena tidak semua pasien

mendapatkan resep dokter. Pasien tidak mendapatkan resep dokter

karena kemungkinan pasien hanya periksa laboratorium, radiologi,

physiotherapi, dan pasien yang keadaannya tidak memerlukan obat.

Adapun jumlah pasien rawat jalan dan jumlah resep yang dilayani

oleh Apotik IFRS bila dikelompokkan berdasarkan status pasien dapat

dilihat Tabel 2

5

Tabel 2. Proporsi Resep Pasien Rawat Jalan Menurut Status Pasien Di Apotik IFRS Umum Daerah Kudungga Sangatta Tahun 2016

No.

Status Pasien

Pasien Rawat Jalan Resep Yang dilayani

Jumlah pasien

Jumlah lembar Resep yang

keluar dari Poli Rawat Jalan

Persen (%)

Jumlah Lembar

Persen (%)

1. Umum 14385 12947 34,78 9111 70,37

2. BPJS 19009 17108 45,96 9873 57,71

3 Perusahaan 4143 3729 10,01 1715 46,00

4. SKTM/Jamkesprov

3821 3439 9,24 1557 45,27

Total 41358 37223 100 22256 59,79

Sumber : Data Informasi Cakupan Pelayanan RSUD Kudungga Sangatta

Berdasarkan wawancara awal dengan manajemen RSUD

Kudungga didapatkan data bahwa manajemen menargetkan 80% resep

masuk ke apotek Instalasi Rawat Jalan dari total pasien yang

mendapatkan resep.

Tabel 2 menunjukkan bahwa Apotik IFRS Umum Daerah Kudungga

Sangatta selama tahun 2016 hanya melayani 70,37 % resep umum ,

57,71 % resep pasien BPJS, perusahaan sebanyak 46,00 % serta resep

pasien SKMT/Jamkesprov sebanyak 45,27 % .Dari data tersebut berarti

sekitar 29,63% pasien umum, 42,29 % pasien BPJS, 54,00% pasien

perusahaan dan Jamkesprov sebanyak 54,73 % tidak mengambil obat di

Apotik IFRS tetapi mungkin mengambil obatnya ke apotek swasta yang

ada disekitar rumah sakit.. Melihat presentase tidak mengambil obat di

apotek IFRS bagi pasien dari umum, BPJS, perusahaan dan jamkesprov

sangat rendah yaitu rata-rata 59,79 % dari seluruh lembar resep yang

dikeluarkan dari poliklinik yang artinya target RS tidak tercapai hal ini

6

disebabkan karena tidak tersedianya obat yang dibutuhkan.

Permasalahan tersebut dapat terlihat dari data adanya perbedaan antara

rencana kebutuhan obat dengan jumlah obat yang tersedia pada tahun

2016.

Data ketersediaan obat di rumah sakit daerah Kudungga Sangatta

Kutai Timur pada tahun 2016 menunjukkan bahwa rata-rata jumlah obat

yang tersedia untuk 10 jenis penyakit terbanyak hanya 51,8 persen dari

total perencanaan kebutuhan obat. Rendahnya presentase jumlah obat

dari rencana kebutuhan menandakan bahwa obat tersebut belum dapat

disediakan dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan

sehingga menyebabkan pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar.

Berdasarkan permasalahan yang ditemukan terkait ketersediaan obat ,

maka dalam hal ini peneliti ingin mengetahui proses pengelolaan

persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah

Kudungga Sangatta Kutai timur.

7

B. Kajian Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut diatas maka dapat di

identifikasi faktor yang memungkinkan permasalahan yang ditemukan

terkait ketersediaan obat di IFRSUD Kudungga dengan skema sebagai

berikut :

Gambar 1. Gambar Skema Kajian Masalah

Berdasarkan gambar skema di atas maka secara teoritis dapat

diurai kemungkinan berpengaruh terhadap rendahnya ketersediaan obat

di IFRS UD Kudungga sebagai berikut :

1. Perencanaan

Perencanaan obat merupakan proses kegiatan dalam pemilihan

jenis, jumlah, dan harga obat yang sesuai dengan kebutuhan dan

anggaran untuk periode pengadaan yang akan datang. Perencanaan

dipengaruhi berbagai hal seperti beban epidemiologi penyakit, keefektifan

Perencanaan Pengang-

garan

Rendahnya presentase

pengambilan obat pasien

BPJS, Jamkesprov dan

perusahaan

Rendahnya Ketersediaan

obat IFRS

Penyimpanan

Pengadaan

Pendistribusian

8

obat terhadap suatu penyakit dan dipertimbangkan pula harga obat

(Budiono dkk, 1999). Dalam pengelolaan obat yang baik, perencanaan

sebaiknya dilakukan dengan berdasarkan data yang diperoleh dari tahap

akhir pengelolaan, yaitu penggunaan obat periode yang lalu. Gambaran

penggunaan obat dapat diperoleh berdasarkan data riel konsumsi obat

(metode konsumsi) atau berdasarkan data riil pola penyakit (metode

morbiditas) dan gabungan dari kedua metode tersebut (Quick dkk, 1997).

2. Penganggaran

Penganggara merupakan suatu mekanisme penting pengelolaan

obat. Untuk dapat melakukan penganggaran yang sesuai dengan

kebutuhan, maka diperlukan adanya suatu data pendukung yang

memadai. Data yang diperlukan untuk mendukung penyusunan anggaran

antara lain: data kompilasi penggunaan obat per tahun, data kompilasi

biaya perbekalan farmasi per tahun, data biaya obat per kasus per tahun

dan data sisa stok stok. Tujuan penganggaran agar dapat memenuhi

kebutuhan obat di rumah sakit. Salah satu komponen penunjang yang

sangat vital dalam pengelolaan perbekalan farmasi adalah ketersediaan

anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk penyediaan

perbekalan farmasi di rumah sakit. ( Menkes RI, 2010) untuk itu perlu

dilakukan penelitian tentang bagaimana sistem penganggaran yang ada di

RSUD Kudungga Sangatta.

9

3. Pengadaan

Pengadaan adalah suatu proses untuk mendapatkan barang atau

obat yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan kesehatan di rumah

sakit. Termasuk dalam pengadaan adalah pengambilan keputusan dan

tindakan untuk menentukan jumlah obat yang spesifik, harga yang harus

dibayar, kualitas obat yang diterima, pengiriman barang tepat waktu,

proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga berlebihan.

Pemborosan waktu, tenaga dan dana akan meningkatkan biaya obat dan

akan menurunkan kualitas pelayanan rumah sakit. Pengadaan merupakan

faktor terbesar menyebabkan pemborosan maka perlu dilakukan efisiensi

dan penghematan biaya. Agar proses pengadaan dapat berjalan lancar

dan teratur diperlukan struktur komponen berupa personil yang terlatih

dan menguasai permasalahan pengadaan, metode dan prosedur yang

jelas, sistem informasi yang baik, serta didukung dengan dana dan

fasilitas yang memadai (Budiono dkk, 1999).

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan obat dengan

cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai

aman, mengatur obat agar mudah ditemukan kembali pada saat

diperlukan, mengatur kondisi ruang dan penyimpanan agar obat tidak

mudah rusak/hilang, serta melakukan pencatatan dan pelaporan obat.

Selain persyaratan fisik, penyimpanan obat juga memerlukan prasyarat

10

yang lebih spesifik serta pengaturan yang rapi. Hal ini dikarenakan obat

memerlukan perlakuan tersendiri seperti: suhu tertentu, memerlukan

pengamanan yang ketat, zat yang eksplosif dan pencahayaan tertentu.

Obat luar harus disimpan terpisah dari obat dalam. Obat diatur sesuai

sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out), serta

obat yang hampir kadaluwarsa diberi tanda agar bisa selalu dimonitor

(Quick dkk, 1997).

5. Distribusi

Distribusi merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi

di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien

rawat inap dan rawat jalan serta untuk penunjang pelayanan medis.

Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau

oleh pasien dengan mempertimbangkan antara lain: efisiensi dan

efektifitas sumber daya yang ada, metode sentralisasi atau desentralisasi,

sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi

(DepKes RI, 2004).

C. Rumusan Masalah

Bagaimana proses perencanaan, penganggaran, pengadaan,

penyimpanan dan pendistribusian obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kudungga Kutai Timur

11

D . Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan permasalahan di atas maka dalam penelitian ini

dirumuskan pertanyaan sebagai berikut:

1. Bagaimana proses perencanaan obat di Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta Kutai Timur?

2. Bagaimana proses penganggaran obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta Kutai Timur?

3. Bagaimana proses pengadaan obat di Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta Kutai Timur?

4. Bagaimana proses penyimpanan obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta Kutai Timur?

5. Bagaimana proses pendistribusian obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta Kutai Timur?

E. Tujuan Penelitian

Tujuan Umum :

Untuk mengetahui sistem pengelolaan obat pada layanan IFRS-UD

Kudungga Sangatta Kutai Timur

Tujuan Khusus :

1. Untuk menganalisis proses perencanaan obat di IFRS-UD

Kudungga Sangatta Kutai Timur

2. Untuk menganalisis proses penganggaran obat di IFRS-UD

Kudungga Sangatta Kutai Timur.

12

3. Untuk menganalisis proses pengadaan obat di IFRS-UD Kudungga

Sangatta Kutai Timur

4. Untuk menganalisis proses penyimpanan obat di IFRS-UD

Kudungga Sangatta Kutai Timur

5. Untuk menganalisis proses pendistribusian obat di IFRS-UD

Kudungga Sangatta Kutai Timur.

F . Manfaat Penelitian

1. Bagi Ilmiah

Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian

selanjutnya, serta menambah pengetahuan, pengalaman dan

keterampilan yang lebih aplikatif dan kemampuan manajerial di

bidang manajemen pelayanan kesehatan khususnya mengenai

pengelolaan obat di Rumah Sakit.

2. Bagi Praktisi

Dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi

manajer untuk mengetahui strategi apa yang sebaiknya diterapkan

untuk meningkatkan pendapatan dan pelayanan dengan cara

mengurangi persentase resep yang tak terlayani.

3. Bagi Peneliti

Mendapatkan pengalaman untuk melakukan penelitian, sehingga

dapat menunjang kepentingan dalam tugas dimasa yang akan

datang.

13

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009

tentang Rumah Sakit pasal 1 menyatakan bahwa rumah sakit adalah

institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripuma yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Pelayanan

kesehatan paripurna adalah kesehatan yang meliputi peningkatan

kesehatan (promotif) pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan

penyakit (kuratij) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatij) yang

dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan.

Rumah sakit juga merupakan salah satu dari sarana kesehatan

tempat menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan

adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan

kesehatan, bertujuan menciptakan deraj at kesehatan yang optimal

bagi masyarakat (Siregar, 2004).

Dalam Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit pasal 5 menjelaskan fungsi rumah sakit antara lain

yaitu:

a. Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan sesuai

14

dengan standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga

sesuai dengan kebutuhan medis.

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya

manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam

pemberian pelayanan kesehatan.

d. Penyelenggarakan penelitian dan pengembangan serta

penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan

pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu

pengetahun bidang kesehatan.

Peraturan Menkes Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang

Klasifikasi Rumah Sakit Umum Pasal 6, 10, dan 14, berdasarkan

bentuk layanan kesehatan dan kemampuan pelayanan adalah

sebagai berikut:

a. Rumah Sakit kelas A harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis

dasar, 5 pelayanan spesialis penunjang medik, 12 pelayanan

medik spesialis lain dan 13 pelayanan medik sub spesialis.

Mempunyai tempat tidur minimal 400 tempat tidur.

b. Rumah Sakit kelas B harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis

dasar, 4 pelayanan spesialis penunjang medik, 8 pelayanan

15

medik spesialis lain dan 2 pelayanan medik sub spesialis.

Mempunyai tempat tidur minimal 200 tempat tidur.

c. Rumah Sakit kelas C harus mempunyai fasilitas dan

kemampuan pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik

spesialis dasar, 4 pelayanan spesialis penunjang medik.

Mempunyai tempat tidur minimal 100 tempat tidur.

d. Rumah Sakit kelas D harus mempunyai fasilitas dan

kemampuan pelayanan medik paling sedikit 2 pelayanan medik

spesialis dasar, Mempunyai tempat tidur minimal 50 tempat tidur.

B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah suatu bagian/unit/divisi

atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua

kegiatan pekerjaan kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan

rumah sakit itu sendiri. Seperti diketahui, pekerjaan kefarmasian

adalah pembuatan, termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi,

pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat,

pengelolaan obat pelayanan atas resep dokter, pelayanan informasi

obat, serta pengembangan obat, bahan dan obat tradisional. Tugas

Utama IFRS adalah pengelolaan mulai dari perencanaan,

pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan

langsung kepada penderita, sampai pada pengendalian semua

perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah

16

sakit baik untuk penderita rawat inap, rawat jalan, maupun untuk

semua unit termasuk poliklinik rumah sakit (Siregar, 2004).

Pelayanan farmasi Rumah Sakit adalah bagian yang tidak

terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang

berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang

bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi

semua lapisan masyarakat (Depkes, 2004). Tujuan tujuan pelayanan

farmasi Rumah Sakit adalah pelayanan yang paripurna sehingga

dapat memberikan obat tepat pasien, tepat dosis, tepat cara

pemakaian, tepat kombinasi, tepat waktu dan tepat harga. Selain itu

pasien diharapkan mendapat pelayanan yang dianggap perlu oleh

farmasi sehingga pasien mendapat pengobatan efektif, efisien,

aman, rasional dan terjangkau (Maimun, 2008). Pelaksanaan

pelayanan farmasi terdiri dari 4 pelayanan yaitu (Purwanti, 2003):

1. Pelayanan Obat Non Resep

Merupakan pelayanan kepada pasien yang ingin melakukan

pengobatan sendiri, dikenal dengan swamedikasi. Obat untuk

semua medikasi meliputi obat-obat yang dapat digunakan tanpa

resep yang meliputi obat wajib di apotik (OWA), obat bebas

terbatas (OBT), dan obat bebas (OB).

2. Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE)

Apoteker hendaknya mampu menggalang komunikasi dengan

tenaga kesehatan lain, termasuk kepada dokter, termasuk

17

memberi informasi tentang obat barn atau obat yang sudah ditarik.

Apoteker hendaknya aktif mencari masukan tentang keluahan

pasien terhadap obat-obatan yang dikonsumsi.

3. Pelayanan Obat Resep

Pelayanan resep sepenuhnya tanggng jawab apoteker pengelola

apotik. Apoteker tidak diizinkan mengganti obat yang tertulis

dalam resep dengan obat lain.

4. Pengelolaan Obat

Kompotensi penting yang harus dimiliki apoteker dalam bidang

pengelolaan obat meliputi kemampuan merancang, membuat,

melakukan pengelolaan obat yang efektif dan efisien.

C. Manajemen Obat

Pengelolaan obat merupakan satu aspek manajemen yang

penting, oleh karena ketidakefisiensinya akan memberi dampak

yang negatif terhadap sarana kesehatan baik secara medis

maupun ekonomis. Pengelolaan obat di rumah sakit meliputi tahap-

tahap perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian

serta penggunaan yang saling terkait satu sama lainnya, sehingga

harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat

berfungsi secara optimal. Ketidakterkaitan antara masing- masing

tahap akan mengakibatkan tidak efisiennya sistem suplai dan

penggunaan obat yang ada (Indrawati dkk, 2001).

18

Menurut Aditama (2003), bahwa fungsi manajemen obat

membentuk sebuah siklus pengelolaan (1) fungsi perencanaan dan

proses penentuan kebutuhan, mencakup aktifitas menetapkan

sasaran, pedoman dan pengukuran penyelenggaraan bidang

logistik, (2) fungsi penganggaran, merupakan usaha untuk

merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala

standar, (3) fungsi pengadaan, merupakan kegiatan memenuhi

kebutuhan operasional sesuai fungsi perencanaan dan penentuan

kepada instansi pelaksana, (4) Fungsi Penerimaan, penyimpanan

dan penyaluran, diadakan melalui fungsi pengadaan dilakukan oleh

instansi pelaksana, (5) fungsi pemeliharaan, merupakan proses

kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan

daya hasil barang inventaris, dan (6) fungsi penghapusan, berupa

kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban

yang berlaku, serta (7) fungsi pengendalian, merupakan usaha

untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan

logistik.

Pengendalian obat perlu dilakukan dari tahap perencanaan

sampai dengan penggunaan obat. Pengendalian dilakukan pada

bagian perencanaan yaitu dalam penentuan jumlah kebutuhan,

rekapitulasi kebutuhan dan dana. Pengendalian juga diperlukan

pada bagian pengadaan yaitu dalam pemilihan metode pengadaan,

penentuan rekanan, penentuan spesifikasi perjanjian dan

19

pemantauan status pemesanan. Di bagian penyimpanan

pengendalian diperlukan dalam penerimaan dan pemeriksaan obat.

Sedangkan pengendalian di bagian distribusi diperlukan dalam hal

pengumpulan informasi pemakaian dan review seleksi obat.

Sebagaimana digambarkan dalam siklus berikut ini:

Perencanaan

Penggunaan Pengendalian/ Pengadaan

Distribusi koordinasi

Penyimpanan

Gambar 2. Siklus Pengelolaan Obat Rumah Sakit

(Aditama 2003)

Obat sebagai salah satu unsur penting bagi pengobatan,

mempunyai kedudukan sangat strategis dalam upaya

penyembuhan dan operasional RS. Di RS pengelolaan obat

dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Panitia

Farmasi dan Terapi (PFT) dan terkait erat dengan anggaran RS.

Menurut Kementerian Kesehatan RI (2008) dbahwa pengelolaan

obat terdiri dari beberapa siklus kegiatan yaitu :

20

1. Perencanaan Obat

Perencanaan obat merupakan proses kegiatan dalam

pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai

dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan

obat dengan menggunkan metode yang dapat

dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah

ditentukan antara lain konsumsi, Epidemiologi, kombinasi metode

konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang

tersedia (Kementerian kesehatan RI, 2004).

Metode konsumsi didasarkan atas analisis data konsumsi

obat sebelumnya. Perencanaan kebutuhan obat menurut pola

konsumsi mempunyai langkah-langkah sebagai berikut :

pengumpulan dan pengolahan data, perhitungan perkiraan

kebutuhan obat dan penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan

alokasi dana. Jumlah kebutuhan obat menurut metode konsumsi

dapat dihitung dengan rumus berikut:

A = (B+C+D ) -E

Keterangan :

A = Rencana Pengadaan

B = Pemakaian rata rata x 12 bulan

C = Buffer stock (10%- 20%)

D = Lead time 3 - 6 bulan

E = Sisa stok

21

Keunggulan metode konsumsi adalah data yang diperoleh

akurat, metode paling mudah, tidak memerlukan data penyakit

maupun standar pengobatan. jika data konsumsi lengkap pola

penulisan tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan maka

kemungkinan kekurangan atau kelebihan obat sangat kecil.

Kekurangannya antara lain tidak dapat untuk mengkaji penggunaan

obat dalam perbaikan penulisan resep, kekurangan dan kelebihan

obat sulit diandalkan, tidak memerlukan pencatatan data morbiditas

yang baik (Depkes RI,2004).

Metode epidemiologi didasarkan pada jumlah kunjungan,

frekuensi penyakit dan standar pengobatan. Keunggulan metode

epidemiologi adalah perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran,

standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola

penggunaan obat. Sedangkan kekurangannya antara lain

membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil, data penyakit sulit

diperoleh secara pasti, diperlukan pencatatan dan pelaporan yang

baik.

Seleksi obat dalam rangka efisiensi dapat dilakukan dengan

cara analisis VEN dan analisis ABC. Analisis VEN adalah suatu

cara untuk mengelompokkan obat yang berdasarkan kepada

dampak tiap jenis obat pada kesehatan, yaitu sebagai berikut:

1. Kelompok V adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial,

yang termasuk dalam kelompok ini adalah obat-obat penyelamat

22

(life saving drugs), obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok

dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab

kematian terbesar.

2. Kelompok E adalah obat-obatan yang bekerja kausal yaitu obat

yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.

3. Kelompok N adalah merupakan obat-obatan penunjang yaitu obat-

obat yang kerjanya ringan dan bisa dipergunakan untuk

menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan

(Ratnaninggrum, 2002)

Menurut Suciati (2006), analisa ABC dilakukan dengan

Mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya yaitu:

a) Kelompok A: kelompok obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari

jumlah dana obat keseluruhan.

b) Kelompok B: kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.

c) Kelompok C: kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari

jumlah dana obat keseluruhan.

Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C:

a) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat

dengan cara kuantum obat x harga obat.

b) Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil.

23

c) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

d) Hitung kumulasi persennya.

e) Obat kelompok A termasuk dalam 70%.

f) Obat kelompok B termasuk dalam 20%.

g) Obat kelompok C termasuk dalam 10%.

Suciati dan Adisasmito (2006) dalam penelitiannya dapat diambil

kesimpulan antara lain :

1. Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan obat di

Rumah Sakit yaitu standarisasi obat atau formularium, anggaran,

pemakaian periode sebelumnya, stok akhir dan kapasitas gudang,

lead time dan stok pengaman, jumlah kunjungan dan pola penyakit,

standar terapi, penetapan kebutuhan obat dengan menggunakan

ABC Indeks Kritis.

2. Penggunaan ABC Indeks Kritis secara efektif dapat membantu

Rumah sakit dalam membuat perencanaan obat dengan

mempertimbangkan aspek pemakaian, nilai investasi, kekritisan

obat dalam hal penggolongan obat vital, essensial dan non

essensial. Standar terapi merupakan aspek penting lain dalam

perencanaan obat karena akan manjadi acuan dokter dalam

memberikan terapinya.

24

2. Pengadaan Obat

Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang

telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan adalah sebuah

tahapan yang penting dalam manajemen obat dan menjadi sebuah

prosedur rutin didalam sistem manajemen obat yang berlalu di

banyak negara. Sebuah proses pengadaan yang efektif akan

menjamin ketersediaan obat dalam jumlah yang benar dan harga

yang pantas serta kualitas obat yang terjamin (Kementerian

Kesehatan RI, 2008).

Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan

pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya, memperoleh

harga yang murah, menjamin semua obat yang dibeli memenuhi

standar kualitas, dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak

terjadi penumpukan atau kekurangan obat, memilih supplier yang

handal dengan service memuaskan, dapat menentukan jadwal

pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam

proses pengadaan.

Menurut WHO (1999), ada empat strategi dalam pengadaan

obat yang baik (a) Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal

dengan jumlah yang tepat, (b) Seleksi terhadap supplier yang dapat

dipercaya dengan produk yang berkualitas, (c) Pastikan ketepatan

waktu pengiriman obat, (d) Mencapai kemungkinan termurah dari

harga Total.

25

3. Penyimpanan Obat

Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut

persyaratan yang ditetapkan : 1) dibedakan menurut bentuk sediaan

dan jenisnya, 2) dibedakan menurut suhunya, kesetabilannya, 3)

mudah tidaknya meledak/terbakar, 4) tahan tidaknya terhadap cahaya

disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan

perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.Pengaturan penyimpanan obat

dan persediaan adalah sebagai berikut

a. Simpan obat-obatan yang mempunyai kesamaan secara

bersamaan di atas rak. ‘Kesamaan’ berarti dalam cara pemberian

obat (luar,oral,suntikan) dan bentuk ramuannya (obat kering atau

cair)

b. Simpan obat sesuai tanggal kadaluwarsa dengan menggunakan

prosedur FEFO (First Expired First Out). Obat dengan tanggal

kadaluwarsa yang lebih pendek ditempatkan di depan obat yang

berkadaluwarsa lebih lama. Bila obat mempunyai tanggal

kadaluwarsa sama, tempatkan obat yang baru diterima dibelakang

obat yang sudah ada.

c. Simpan obat tanpa tanggal kadaluwarsa dengan menggunakan

prosedur FIFO (First In First Out). Barang yang baru diterima

ditempatkan dibelakang barang yang sudah ada

d. Buang obat yang kadaluwarsa dan rusak dengan dibuatkan catatan

pemusnahan obat, termasuk tanggal, jam, saksi dan cara

26

pemusnahan.

Indikator penyimpanan obat yaitu:

1) Kecocokan antara barang dan kartu stok,indikator ini digunakan

untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah

dalam pengecekan obat, membantu dalam perencanaan dan

pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi

obat dan kekosongan obat.

2) Turn Over Ratio (TOR), indikator ini digunakan untuk mengetahui

kecepatan perputaran obat, yaitu seberapa cepat obat dibeli,

didistribusi, sampai dipesan kembali, dengan demikian nilai TOR

akan berpengaruh pada ketersediaan obat. TOR yang tinggi berarti

mempunyai pengendalian persediaan yang baik, demikian pula

sebaliknya, sehingga biaya penyimpanan akan menjadi minimal,

3) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak,

indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit,

4) Sistem penataan gudang, indikator ini digunakan untuk menilai

sistem penataan gudang standar adalah FIFO dan FEFO,

5) Persentase stok mati, stok mati merupakan istilah yang digunakan

untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak

mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan,

6) Persentase nilai stok akhir, nilai stok akhir adalah nilai yang

menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa

pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding

27

terbalik dengan nilai TOR

Menurut Kementerian Kesehatan RI (2012) dalam Standar

Akreditasi RS menjelaskan bahwa obat bisa disimpan dalam tempat

penyimpanan, di dalam pelayanan farmasi atau kefarmasian, atau di

unit asuhan pasien pada unit—unit farmasi atau di nurse station dalam

unit klinis. Standar 1 menyiapkan mekanisme pengawasan bagi

semua lokasi dimana obat disimpan. Dalam semua lokasi tempat obat

disimpan, hal berikut ini adalah jelas :

a) Obat disimpan dalam kondisi yang sesuai untuk stabilitas produk;

b) Bahan yang terkontrol (controlled substances) dilaporkan secara

akurat sesuai undang-undang dan peraturan yang berlaku

c) Obat-obatan dan bahan kimia yang digunakan untuk

mempersiapkan obat diberi label secara akurat menyebutkan isi,

tanggal kadaluwarsa dan peringatan;

d) Elektrolit pekat konsentrat tidak disimpan di unit asuhan kecuali

merupakan kebutuhan klinis yang penting dan bila disimpan dalam

unit asuhan dilengkapi dengan pengaman untuk mencegah

penatalaksanaan yang kurang hal-hal (diberi nilai pada Sasaran

Keselamatan Pasien).

e) Seluruh tempat penyimpanan obat diinspeksi secara periodik

sesuai kebijakan rumah sakit untuk memastikan obat disimpan

secara benar; dan

f) Kebijakan rumah sakit menjabarkan cara identfikasi dan

28

penyimpanan obat yang dibawa oleh pasien

4. Pendistribusian Obat

Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di RS

untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan

rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi

dirancang atas dasar kemudahan untuk di jangkau oleh pasien dengan

mempertimbangkan : 1) efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada, 2)

metode sentralisasi atau desantrilisasi, 3) sistem floor stock, resep

individu, dispensing dosis unit atau kombinasi.

Ada beberapa metoda yang dapat digunakan oleh IFRS dalam

mendistribusikan perbekalan farmasi dilingkungannya. Adapun metoda

yang dimaksud antara lain :

a. Resep Perorangan

Resep perorangan adalah orderl resep yang ditutis dokter untuk

tiap pasien. Dalam sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan

distribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep.

b. Sistem Distribusi Persediaan Lengkap Di Ruang

Definisi sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah

tatanan kegiatan pengantaran sediaan perbekalan farmasi sesuai dengan

yang ditulis dokter pada order perbekalan farmasi, yang disiapkan dari

persediaan di ruang oleh perawat dengan mengambil dosis/ unit

perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang langsung diberikan

kepada pasien di ruang tersebut (Siregar, J.P.Ch,2004).

29

5. Penggunaan Obat

Penggunaan obat oleh pasien ditentukan bagaimana cara

persepan, dispensing (penyerahan obat), dan cara pemakaian.

Menurut Tjiptoherjanto dan Soesetyo (1994) dokter bertindak

sebagai agen bagi pasiennya yang kurang mempunyai informasi

tentang segala sesuatu yang menyangkut pelayanan kesehatan

yang akhirnya mengacu kepada situasi di mana dokterlah yang

secara efektif sering bertindak untuk melakukan permintaan

(demanding).

Dokter membutuhkan beberapa informasi agar penulisan

resep dapat dituliskan secara rasional (Wirtoatmodjo,1990).

Informasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Informasi mengenai ketersediaan obat yang jenis, jumlah, mutu

dan harga yang sesuai di dalam formularium

2. Pedoman diagnosis dan terapi.

Setelah adanya informasi tersebut di atas maka dokter dapat

menuliskan resep secara tepat, cepat dan dengan harga yang

terjangkau. Penulisan resep yang rasional dapat mempengaruhi

proses penyerahan obat.

Proses penyerahan obat (dispensing process) adalah mulai

dari persiapan permintaan obat sampai dengan penyerahan obat

kepada pasien (Quick el al, 1982). Ada 5 hal yang penting

diperhatikan dalam proses dispensing (IFRS-DS, 1990).

30

1. Mengetahui dengan jelas obat apa yang dibutuhkan

2. Mengumpulkan data mengenai obat tersebut

3. Membuat formulasi (mencampur, menghitung, dan menuang)

4. Memberi label

5. Menyalurkan (menyerahkan obat)

Sebelum memberikan suatu jenis obat, petugas harus

mengetahui obat apa yang dibutuhkan oleh pasien. Petugas

harus dengan jelas membaca dan mengetahui obat yang

dipesan atau ditulis dokter supaya tidak terjadi kesalahan

penyerahan obat yang dipesan atau ditulis dokter supaya tidak

terjadi kesalahan penyerahan obat. Setelah semua dilakukan

dengan jelas maka petugas membuat formulasi, artinya bila

diperlukan mencampur maka dilakukan pencampuran, bila tidak

dibutuhkan pencampuran dilakukan perhitungan. Tugas

perhitungan harus dilakukan secara teliti, karena bila kurang

pengobatan tidak efektif sedangkan kalau kelebihan dapat

menyebabkan kerugian.

Tidak efektifnya manajemen obat menurut WHO (1998) dapat

dilihat dari :

1. Kekurangan obat yang terlalu sering dan terjadi pada banyak

jenis obat

2. Kelebihan persediaan (over stock) jenis obat tertentu

3. Penyediaan obat yang tidak merata

31

4. Perimbangan manfaat biaya (cost-effectiveness) yang tidak

baik

5. Pengaturan anggaran obat yang tidak proporsional

6. Cara peresepan yang tidak rasional dan efektif

7. Penyimpangan atau distorsi kebutuhan obat.

Menurut Mulyadi (1996) komsumen akan memilih

produsen yang mampu yang menghasilkan produk yang

memiliki mutu dan harga yang murah. Harga murah hanya

dapat dihasilkan oleh produsen yang secara terus menerus

melakukan perbaikan terhadap aktivitas penambah nilai.

Penggunaan obat oleh pasien harus dipertimbangkan

berdasarkan konsep, suatu aktivitas yang menambah nilai bagi

customers, sehingga customers memperoleh manfaat (benefit)

dari pengorbanan (sacrifice) yang dilakukan. Protabilitas perlu

dipandang dari konsep manajemen menyeluruh, bukan hanya

difokuskan pada bidang yang sempit : penjualan obat kepada

pasien. Protabilitas rumah sakit ditentukan oleh (1) kemampuan

menghasilkan pendapatan dengan dengan menyediakan

customers value, (2) kemampuan mengelola pengorbanan

sumber daya hanya untuk aktivitas yang menambah nilai bagi

customers (value added activities), (3) kemampuan

menhasilkan laba memadai sebanding dengan investasi yang

dilakukan. Market-driven strategy adalah suatu cara berfikir

32

manajemen yang memberi prioritas kepada persyaratan pasar

atau komsumen dibandingkan dengan keterbatasan teknologi

yang dimiliki oleh perusahaan. Pada strategi ini perhatian

manajer harus diberikan terhadap perkembangan pasar dan

apa yang diinginkan oleh konsumen, dengan strategi ini

manajer dipaksa untuk menghilangkan hambatan teknoli untuk

memenuhi kebutuhan konsumen, sehingga manajer

bertanggung jawab untuk mencari terobosan-terobosan baru

untuk memnuhi kebutuhan pasar.

Efisiensi, suatu keadaan/derajat/tingkat dimana

ketersediaan obat tidak menambah beban atau menurunkan

pembiayaan. Perbekalan yang efisien dapat diartikan

perbekalan yang efektif dan relatif tidak mahal, sedangkan

stockout merupakan keadaan yang tidak efektif

(Suryawati,1997).

Menurut Handoko (1992), pengendalian persediaan

merupakan fungsi manajemen yang penting karena nilai

persediaan merupakan nilai yang sangat besar. Makin besar

nilai barnag yang disimpan akan semakin besar opportunity cost

dan apabila sering mengalami kekurangan persediaan, maka

akan terjadi kerugian akibat kekosongan barang. Bila tidak

dilakukan pengendalian persediaan barang di gudang, maka

33

akan berdampak pada kekosongan obat atau persediaan yang

berlebih sehingga biaya persediaan menjadi besar.

Ciri-ciri system distribusi yang well-managed (Suryawati,

1997)

1. Mutu obat/barang farmasi terjamin.

2. Manajemen barang optimal

3. Barang diperlukan ada setiap saat.

4. Adanya informasi keperluan obat untuk masa datang

5. sedikit /tidak ada obat /barang yang rusakj /hilang/expire

date

D. Persediaan Obat

Manajemen persediaan merupakan suatu cara

mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan

yang tepat yaitu dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu

konsep mengelola sangat penting diterapkan agar tujuan

efektifitas dan efisiensi tercapai. Manajemen persediaan yang baik

merupakan salah satu faktor keberhasilan suatu perusahaan

untuk melayani kebutuhan konsumen dalam menghasilkan suatu

produk layanan yang berkualitas dan tepat waktu. Permasalahan

tidak tepatnya waktu kedatangan barang yang telah dijadualkan

dapat membuat suatu kepanikan apabila stok persediaan habis,

sebaliknya kelebihan persediaan menimbulkan biaya tambahan

34

seperti biaya keamanan, biaya gudang, resiko penyusutan yang

kerap kali kurang diperhatikan pihak manajemen

Menurut Crandall dan Markland (1996) dalam Titta H.S

(2008), strategi manajemen persediaan berdasarkan jenis

permintaannya dapat dibagi menjadi empat, yaitu:

1. Provide. Pada kondisi ini perusahaan berusaha untuk selalu

memiliki kapasitas yang mencukupi untuk memenuhi

permintaan puncak pada sepanjang tahun. Sehingga

perusahaan cenderung memiliki kelebihan kapasitas. Hal ini

dilakukan karena perusahaan tidak ingin kehilangan penjualan

atau tidak mampu memberikan pelayanan terhadap

pelanggannya.

2. Match. Perusahaan berusaha untuk mengantisipasi pola

permintaan sehingga perusahaan dapat mengubah tingkat

kapasitas sesuai dengan yang dibutuhkan. Pada saat

permintaan tinggi, perusahaan mempunyai beberapa strategi

untuk meningkatkan kapasitasnya dan disaat permintaan

rendah, perusahaan juga memiliki beberapa strategi untuk

mengurangi jumlah kapasitas.

3. Influence. Perusahaan yang termasuk dalam jenis ini adalah

perusahaan yang mampu mengubah pola permintaan

konsumennya dan mampu mendayagunakan sumber-sumber

yang dimilikinya dengan lebih berdaya guna.

35

4. Control. Perusahaan dengan jenis permintaan ini adalah

perusahaan dengan tipe jasa yang unik dan membutuhkan

biaya sumber daya yang tinggi untuk

mampu menyrediakan kapasitas ataupun pelayanan seperti

yang telah dijanjikan kepada konsumennya. Sebagai hasilnya

perusahaan berusaha untuk menjaga agar variasi permintaan yang

terjadi dapat seminimum mungkin. Rumah sakit adalah perusahaan

jasa yang membutuhkan persediaan dalam pelayanan jasanya.

Salah satu jenis persediaan yang dibutuhkan oleh pihak rumah

sakit dan sangat penting adalah persediaan obat. Rumah sakit

perlu menyediakan jenis dan jumlah obat tertentu untuk melayani

dan menyembuhkan pasiennya. Masalah yang dihadapi oleh pihak

rumah sakit adalah jenis dan jumlah obat yang harus disediakan

tersebut berbeda untuk periode waktu yang berbeda. Ketersediaan

obat adalah kecukupan obat (dalam bulan) di gudang obat farmasi.

Obat digolongan menurut VEN yaitu Vital, Essensial, dan Non

Essensial

Hasil penelitian menurut Crandall-Markland (1996) dalam

Titta H.S (2008) menunjukkan bahwa rumah sakit cenderung

menggunakanprovide dan match sebagai strategi permintaannya,

artinya bahwa rumah sakit cenderung untuk mempunyai kapasitas

yang dapat memenuhi permintaan terutama pada permintaan tinggi

atau puncaknya, kapasitas berlebih dianggap lebih baik

36

dibandingkan kehilangan kesempatan melayani pasiennya; atau

rumah sakit mempunyai kecenderungan untuk melakukan antisipasi

pola permintaan sehingga rumah sakit dapat mengubah kapasitas

sesuai dengan yang dibutuhkan, dalam hal ini peramalan

mempunyai arti yang sangat penting.

Dalam pengendalian persediaan terdapat tiga kemungkinan

yang dapat terjadi yakni stockout, stagnant, dan obat yang

dibutuhkan sesuai dengan yang ada di persediaan. Stockout adalah

manajemen persediaan terdapat sisa obat akhir kurang dari jumlah

pemakaian rata-rata tiap bulan selama satu bulan disebut stockout

(Waluyo, 2006). Stockout adalah sisa stok obat pada waktu

melakukan permintaan obat, stok kosong (Setyowati dan Purnomo,

2004).Obat dikatakan stagnant jika sisa obat pada akhir bulan lebih

dari tiga kali rata-rata pemakaian obat per bulan (Muzakin,2008).

E. Pelayanan Obat Untuk Pasien Rawat Jalan

Pasien rawat jalan berbeda banyak hal dengan pasien rawat

inap, pasien yang dirawat di Rumah Sakit selalu berada dalam

lingkungan yang secara rutin diawasi dimana tanda-tanda penting

yang terjadi juga dicatat secara rutin, pengobatan dijadwal dan

diberikan oleh tenaga medis terdidik yang professional, dan pasien

ditempatkan disuatu tempat yang khusus. Sebaliknya pasien rawat

jalan biasanya berada dalam lingkungan yang tidak terkontol sehingga

tanda-tanda penting yang terjadi diantara waktu kunjungannya ke

37

klinik tidak dicatat, dan kadang-kadang mungkin obat yang digunakan

oleh pasien tidak teratur.

Dihadapan pada masalah demikian, disamping melayani resep

dengan benar, petugas apotek harus menyediakan pelayanan yang

diperluas yaitu memberikan informasi kepada pasien agar lebih

mengerti tentang obat-obat yang mereka gunakan (IFRS-DS, 1990).

Lokasi IFRS untuk pasien rawat jalan hendaknya berdekatan

dengan poliklinik. Instalasi Farmasi rawat jalan sebaliknya dipisahkan

dari intalasi rawat inap. Tentu hal ini membutuhkan perencannan untuk

transportasi obat dan pengiriman dari instalasi farmasi pusat ke

instalasi farmasi rawat jalan, juga penambahan tenaga perlu dipikirkan

untuk pengambilan obat dari instalasi farmasi pusat. Bila instalasi

farmasi rawat jalan satu dengan instalasi rawat inap, maka loket untuk

pasien rawat jalan dipisah dari pasien rawat inap agar ahli farmasi

dapat memberikan informasi sejelas-jelasnya (IFRS-DS, 1990). Pada

instalasi farmasi yang banyak dikunjungi pasien rawat jalan, bila

pasien harus menunggu, digunakan kartu bernomor untuk mengenali

dan mengerjakan resepnya. Juga lebih baik menggunakan prosedur

ban berjalan untuk mempercepat pelayanan, selain cara seperti ban

berjalan untuk mempercepat pelayanan juga dapat dilakukan

pengemasan obat dan mengikuti formulirium rumah sakit dengan ketat.

Pengemasan obat ini dapat dilaksanakan dengan kerjasama unit-unit

terkait seperti dokter poliklinik dan Komite Farmasi dan Terapi. Obat

38

yang digunakan sepanjang tahun dapat dikemas sesuai dengan

kebutuhan pasien sehingga dapat mempercepat pelayanan (IFRS-DS,

1990).

39

F. Penelitian terdahulu

Tabel 3. Penelitian terdahulu

Penulis

(tahun)

Tujuan Lokasi Rancangan

penelitian

Sampel Hasil Perbedaan dengan

Penelitian Ini

Nurul qiyam

,dkk (2010)

Mengetahui

manajemen

pengelolaan

obat

RSUD.dr.Soedjono

Selong Lombok

Timur.

Deskriptif

Kualitatif

Instalasi farmasi,

bagian keuangan

dan bagian

logistik

Managemen obat sudah

baik dan benar

berdasarkan 5 indikator

pengelolaan obat

Perbedaan waktu ,tempat

,obyek penelitian serta

hanya menggunakan

variabel penyimpanan

obat

Anna

Apriyanti,dkk

Melakukan

evaluasi sistem

pengadaan Obat

terhadap

ketersediaan

obat

RSUD Hadji

Boejasin Pelaihari

Deskriptif

Kualitatif

Tim pengadaan

obat.

Proses pengadaan obat

menggunakan dana APBD

Perbedaan waktu,

tempat, obyek penelitian

dan hanya menggunakan

variabel pengadaan obat

Akhmad

Fakhriadi dkk

(2011)

Mengetahui

efisiensi

pengelolaan

obat dan

gambaran

managemen

pendukungnya.

RS.PKU

Muhammadiyah

Temanggung.

Kualitatif dan

kuantitatif

Direktur

Rs,Bagian

Farmasi dan

pihak terkait

Efisiensi pada tahap

selection,procurement,dist

ribution dan use

Perbedaan ,waktu dan

tempat penelitian dan

menggunakan metode

kuantitatif

M.Roni dkk

(2016)

Menganalisa

dan

mengevaluasi

sistem

pengelolaan

obat

RSUD Ambarawa deskriptif Instalasi farmasi

dan logistik

Sistem pengelolaan ,obat

tidak efektif

Perbedaan waktu,

tempat, obyek

penelitian.dan hanya

menggunakan variabel

distribusi

40

Penulis

(tahun)

Tujuan Lokasi Rancangan

penelitian

Sampel Hasil Perbedaan dengan

Penelitian Ini

Deviana,dkk

(2016)

Mengetahui

pengeloaan obat

pasien BPJS.

RS panti wilasam

Citarum Semarang

Studi kasus,

deskriptif

analitik

Instalasi farmasi

rs, logistik

Perencanaan obat

menggunakan

formularium.

Perbedaan

waktu,tempat,objekdan

hanya menggunakan

variabel perencanaan

obat.’

Guswani

(2016)

Mengetahui

pengelolaan

manajeman obat

RSUD lanto daeng

pasewang jeneponto

Deskriptif

kualitatif

Kepala instalasi

farmasi,direktur

RS

perencanaan metode pola

penyakit,pengadaan sistem

tender

Perbedaan

tempat,waktu,objek dan

tidak memasukkan

variabel anggaran

Saparuddin

Latu (2011)

Menganalisis

Manajemen

Obat Di

Instalasi

Farmasi Dinas

Kesehatan

Dinas Kesehatan

Jaya Wijaya Propinsi

Papua

Metode

kualitatif

Kepala dinas

kesehatan, kepala

gudang farmasi

dinas kesehatan,

kasubid farmasi

Penganggaran Manajemen

Obat di Instalasi Farmasi

melalui Musrembang dan

alokasi dana dari otonomi

khusus .

Sumber anggaran

melalui alokasi dana

otonomi khusus.

Pendistribusian dilakukan

dengan perhitungan Stok

optimum Penghapusan

obat yang kadaluarsa

dilakukan sesuai pedoman

pemusnahan obat dan

petunjuk teknis dari badan

POM Jayapura

41

Penulis

(tahun)

Tujuan Lokasi Rancangan

penelitian

Sampel Hasil Perbedaan dengan

Penelitian Ini

Djemi J

Rantung

(2015)

Untuk

menganalisis

manajemen

pengelolaan

obat yang

mempengaruhi

stock out di

instalasi farmasi

RSUD Kanujoso

Djatiwibowo

Balikpapan

instalasi farmasi

RSUD Kanujoso

Djatiwibowo

Balikpapan

Metode

kualitatif

Direktur rs,

kepala IFRS,

dokter, bagian

perencanaan dan

pengadaan, KFT,

kasie penunjang

medik, kabid

penunjang medik

Perencanaan obat belum

selesai dengan prinsip

dasar manajemen

pengelolaan obat, metode

pembelian dengan cara

pembelian langsung,

sering terjadi tertunda

pembayaran obat,

penyimpana obat secara

FEFOdan FIFO, waktu

tunggu pelayanan obat

tergolong lama, peresepan

obat generic masih rendah

Ada menggunakan

Indikator penggunaan

obat yaitu persentase

peresepan obat diluar

formularium,

menganalisis

perbandingan antara item

obat tersedia dengan

daftar obat di

formularium

Nurlinda,dkk

(2016)

Mengetahui

manajemen

pengelolaan

obat

RSUD kabupaten

pangkep

Deskriptif

kualitatif

Kepala instalasi

farmasi, gudang

perbekalan,

penanggung

jawab rawat jalan

dan inp,

administrasi dan

mutu instalasi

farmasi

Perencanaan dengan

nmetode konsumsi dan

morbiditas.pengadaan obat

dengan pembelian

langsung atau lelang.

proses penyimpanan,

masih belum memenuhi

standar Pendistribusian

dilakukan dengan sistem

distribusi resep individu

Perbedaan

tempat,waktu,objek dan

tidak memasukkan

variabel anggaran obat

42

Penulis

(tahun)

Tujuan Lokasi Rancangan

penelitian

Sampel Hasil Perbedaan dengan

Penelitian Ini

Khadijah

Bachtiar

Untuk

menganalisi

pengelolaan

obat

Rumah Sakit Umum

Daerah Kota

Makassar

Metode

Kualitatif

Kabid

penunjang, KFT,

IFRS, gydang

farmasi, kasubid

penunjang medik

Proses Perencanaan Obat

di RSUD kota Makassar

sudah sesuai standar

operasional Rumah Sakit

dengan metode konsumsi.

Proses Pengadaan Obat di

RSUD Kota Makassar

sesuai standar operasional

rumah sakit dengan

metode pengadaan

langsung. Proses

penerimaan obat RSUD

kota Makassar sudah

sesuai standar operasional

rumah sakit. Perencaan

obat dilakukan dengan

baik sesuai fungsinya

Hasil penelitian bahwa

proses perencanaan,

pengadaan, penerimaan

obat sudah sesuai

standar.

Hasratna ,dkk

(2016)

Gambaran

pengelolaan

obat

RSUD Kabupaten

Muna

Deskriptif

kualitatif

Instalasi

farmasi,direktur

,kepala gudang

Perencanaan metode

kombinasi,pengadaan

dengan tender,

menyimpanan kurang

memadai

Perbedaan waktu,tempat

,objek dan tidak

menggunakan variabel

penganggaran obat

43

G. Mapping teori

Gambar 3. Mapping teori

Input Proses Out put

Siregar (2004), Aditama (2007), - SDM

- Dana

- Prosedur

- Kebijakan

- Distributor

Wijono (2000)

- Manajemen

administrasi

- Keuangan

- Peralatan

- Tenaga

kesehatan

- Aditama (2003) Siklus pengelolaan obat - Depkes (2004) Perencanaan obat - Kepmenkes

(2008), WHO (1999) Pengadaan obat

-Kepmenkes (2012) Penyimpanan obat: - Siregar, J.P.Ch

(2004) Pendistribusian obat - Quick el al (1982) Proses penyerahan obat Seto (2004), Depkes

(2008), Depkes

(2003)

- Perencanaan

- Penganggaran

- Pengadaan

- Penyimpanan

- Pendistribusian

Depkes RI (1990),

kemenkes RI (2012),

Donal J.B (2006)

- Pengadaan

- Persediaan

- Penyimpanan

- seleksi

- Handoko (1992)

Pengendalian persediaan

obat

- Setyowati dan Purnomo

(2004) Stock out

- Waluyo (2006)

Stock out

- Muzakin (2008)

Obat Stagnant

- Crandall-Markland (2008)

Strategi manajemen

persediaan.

- Pudjaningsih, D., 1996 penilaian TOR, persentase obat kadaluarsa, persentase stok mati, persentase nilai stok akhir

- Quick et al, 2012

Stock out Stock opname

44

H. Kerangka Teori

Kerangka teori yang digunakan oleh peneliti adalah seto

(2008). Teori ini cocok digunakan untuk melihat gambaran

pengelolaan persediaan obat. Dalam teori ini, pengendalian

persediaan di pengaruhi oleh fungsi-fungsi manajemen yang

merupakan suatu siklus kegiatan yang saling berhubungan yaitu

perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan,

pendistribusian, dan penghapusan. Dari fungsi-fungsi tersebut,

keseluruhannya saling berhubungan satu sama lain secara tidak

langsung. Adapun Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagaiberikut:

Sumber : Seto (2008)

Gambar 4. Kerangka teori

Perencanaan dan

peramalan kebutuhan

Penganggaran

Pengadaan

Pemeliharaan dan

penyimpanan

penghapusan

pendistribusian

Pengendalian

persediaan

45

I. Kerangka Konsep

Berdasarkan hasil telaah pustaka yang telah dilakukan, maka

ditemukan model hubungan pengaruh variabel yang mendasari

kerangka teori dan menyajikan varibel-variabel independen yang

memberikan pengaruh langsung atau tidak langsung terhadap

rendahnya ketersediaan obat, yang pada penelitian ini dinyatakan

sebagai variabel dependen. Dari model teoritis ini juga dapat dipelajari

alur pengaruh antara variabel-variabel independen terhadap variabel

dependen (rendahnya ketersediaan obat yang berpengaruh terhadap

rendahnya persentase resep).

Dalam mencapai suatu tujuan penilitian tidak harus mengikut setiap

variabel yang terlihat dalam model teoritis untuk menyelesaikan

masalah dan menjawab pertanyaan-pertanyaan penelitian. Berangkat

dari perkiraaan seperti dikemukakan di atas dan telaah pustaka yang

telah dilakukan dapat dibuat resume, variabel-variabel independen

yang dianggap mempunyai pengaruh positif terhadap rendahnya

ketersediaan obat di Rumah Sakit.

Resume hasil telaah pustaka yang telah dilakukan tersebut

mempelihatkan variabel-variabel yang terikat dalam system

pengelolaan obat, yakni :

a) Perencanaan

b) Pengadaan

c) Penerimaan

46

d) Penyimpanan

e) Pendistribusian

f) Pengendalian

g) Penghapusan

h) Pencatatan dan Pelaporan

Dari semua variabel yang terlihat dalam model teoritis tersebut

ditentukan variabel-variabel yang akan dimasukkan dalam penelitian

ini dengan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut:

a. Variabel-variabel yang dipilih diasumsikan memiliki pengaruh positif

atau negatif yang kuat dengan rendahnya ketersediaan obat di

Apotek IFRS-UD Kudungga Sangatta

b. Variabel-variabel yang dipilih juga diduga peka terhadap

perubahan-perubahanan dalam manajemen pengelolaan obat.

c. Secara teknis variabel-variabel tersebut layak diteliti dengan alasan

sebagai berikut :

a) Cara pengumpulan datanya yang memungkinkan untuk

dilakukan

b) Kontrol kualitas data dapat dilakukan

c) Tersedia waktu yang cukup untuk melakukan penelitian tersebut

d) Kualitas dan kuantitas tenaga yang dimiliki memungkinkan.

e) Kualitas dan kuantitas peralatan yang diperlukan tersedia

f) Tersedianya dana.

47

Berdasarkan kerangka teori tersebut, dapat disusun alur pikir

penelitian. Penelitian ini akan menganalisis tentang pengelolaan obat

di Instalasi Farmasi RSUD Kudungga Sangatta Kutai Timur yaitu

perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan

penganggaran.

. Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari

3 bagian yaitu input, proses, dan output. Dalam pendekatan sistem,

setiap bagian menjadi suatu rangkaian yang saling berkaitan satu

dengan yang lainnya. Input pengelolaan persediaan obat terdiri dari

SDM, anggaran, sarana&prasarana, dan kebijakan. Proses dari

pengelolaan persediaan terdiri dari perencanaan, pengganggaran,

pengadaan, pendistribusiaan, dan penghapusan. Sedangkan output

dari pengelolaan persediaan adalah tersedianya persediaan obat yang

efektif dan efisien.

Dari uraian yang dikemukakan di atas disusun kerangka konsep

penelitian sebagai berikut:

48

Input :

SDM

Proses :

Variabel yang diteliti

Variabel yang tidak diteliti

Gambar 5. Kerangka konsep penelitian

Perencanaan

Penganggaran

Pengadaan

Penyimpanan

Pengendalian

Penghapusan

Pencatatan/Pelaporan

Monitoring/Evaluasi

Input : SDM Sarana/Prasarana SIM Kebijakan

Output : Ketersediaan Obat di RS

Pendistribusian

49

J. Defenisi Konsep

1. Perencanaan

Yang dimaksud dengan perencanaan adalah kegiatan untuk

mendapatkan jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai dengan

kebutuhan untuk menghidari terjadinya kekosongan obat dan

meningkatkan penggunaan secara rasional, yang dinilai secara

kualitatif dengan melakukan wawancara mendalam dengan key

person tentang kebijakan obat yang diterapkan di Rumah Sakit,

peran dan fungsi komite farmasi dan terapi, sistem perencanaan

obat yang dilakukan di Rumah Sakit, peran dokter poliklinik dalam

penyusunan obat dalam formularium rumah sakit, dan penilaian

dengan menggunakan indikator perencanaan yaitu: ada tidaknya

tim perencanaan, aktif tidaknya tim perencanaan, metode

perencanaan yang dibuat, persentase dana yang tersedia.

2. Penganggaran

Yang dimaksud dengan penganggaran adalah dana yang

disediakan oleh pihak rumah sakit untuk menunjang

kegiatanpengelolaan obat di gudang farmasi, Penilaian dilakuan

secara kualitatif dengan melakukan wawancara mendalam kepada

key person tentang jumlah dana yang disediakan dan

dipergunakan untuk pengelolaan persediaan obat di RS.

50

3. Pengadaan

Yang dimaksud dengan pengadaan adalah proses yang

meliputi pembiayaan, pemilihan pemasok, dan pembelian.

Penilaian dilakuan secara kualitatif dengan melakukan wawancara

mendalam kepada key person tentang sumber dana untuk obat dari

mana saja, jumlah dana yang tersedia terhadap kebutuhan riil, cara

pemilihan pemasok, dan cara pembilian. Penilaian menggunakan

indikator pengadaan yaitu seleksi supplier, metode pembelian,

frekuensi pengadaan tiap item obat, frekuensi tertunda pembayaran

terhadap waktu yang telah ditetapkan dan persyaratan kontrak.

4. Penyimpanan

Yang dimaksud penyimpanan obat adalah proses

pengaturan atau penataan obat pada tempat memenuhi syarat utu

mempertahankan agar kondisi obat dalam keadan baik. Penilaian

dilakukan secara kualitatif dengan melakukan wawancara secara

mendalam kepada key person yang berkaitan erat dengan proses

penyimpanan obat di IFRS Umum Daerah. Penilaian dilakukan

dengan menggunakan indikator penyimpanan yaitu; penyimpanan,

Turn Over Ratio (TOR), persentase Obat kadaluarsa, persentase

nilai akhir stock.

51

5. Pendistribusian

Yang dimaksud dengan pendistribusian obat adalah

pemberian obat secara individu kepad pasien. Penilaian dilakukan

dengan mengunakan indikator pendistribusian obat yaitu : Rata-

rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ketangan

pasien, persentase resep oleh dokter poliklinik, dispensing

(penyerahan obat) dan cara pemakaian. Penilaian dilakukan secara

kualitatif dengan melakukan wawancara pada dokter yang bertugas

di poliklinik tentang apakah dokter mendapatkan informasi obat

yang bersedia, keterlibatan dokter dalam penyusunan formularium,

pengetahuan dokter tentang formularium. Penilaian dengan

menggunakan indikator penggunaan obat yaitu: Persentase

penulisan resep dengan obat generic, persentase resep sesuai

dengan formularium rumah sakit.

52

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Pendekatan dan Jenis Penelitian

Rancangan penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif.

Penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami

fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya

perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dan lain-lain secara holistik dan

dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu

konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai

metode alamiah (Moleong, 2007). Jenis pendekatan yang digunakan

adalah pendekatan fenomenologi

. Penelitian fenomenologi berorientasi untuk memahami, menggali,

dan menafsirkan arti dan peristiwa-peristiwa, dan hubungan dengan

orang-orang yang biasa dalam situasi tertentu. Ini biasa disebut dengan

penelitian kualitatif dengan menggunakan pengamatan terhadap

fenomena-fenomena atau gejala-gejala sosial yang alamiah yang

berdasarkan kenyataan lapangan (empiris) (Moleong, 2007). Pendekatan

fenomenologi berusaha memahami makna dari suatu peristiwa atau

fenomena yang saling berpengaruh dengan manusia dalam situasi

tertentu.

53

Pada penelitian ini fenomena yang akan diteliti adalah tentang

pengelolaan manajemen persediaan obat di Instalasi farmasi RSUD

Kudungga Sangatta Kutai timur. Dimana dalam penelitian ini peneliti

mencoba untuk menggali informasi dengan melakukan wawancara,

observasi dan mengumpulkan data sekunder untuk mendukung informasi

yang didapat dari hasil wawancara dalam upaya untuk memperoleh data

tentang bagaimana manajemen pengelolaan obat yang dilakukan oleh

pihak-pihak yang terkait di RSUD Kudungga Sangatta.

Penelitian kualitatif dilakukan untuk memperoleh informasi secara

mendalam tentang bagaimana proses manajemen pengelolaan obat mulai

dari perencanaan, pengadaan, pengganggaran, penyimpanan dan

distribusi.

Alasan peneliti menggunakan metode penelitian secara kualitatif

karena merupakan penelitian yang sederhana dan mudah dilakukan (tidak

memerlukan pemahaman mengenai statistik yang terlalu dalam) dan

metode ini dapat mengetahui cara pandang obyek penelitian lebih

mendalam yang tidak bisa diwakili dengan angka-angka statistik. Metode

kualitatif dapat memberikan rincian yang kompleks tentang fenomena

yang sulit diungkapkan oleh metode kuantitatif.

B. Tempat dan waktu penelitian

Lokasi penelitian yang terpilih adalah Rumah Sakit Umum Daerah

Kudungga Sangatta Kabupaten Kutai Timur. Alasan pemilihan lokasi ini

54

adalah karena Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta

merupakan salah satu rumah sakit pemerintah dan merupakan pusat

rujukan Kabupaten Kutai timur baik dari puskesmas maupun klinik

perusahaan, karena menjadi pusat rujukan sehingga jumlah kunjungan

pasien akan lebih banyak dan akan berdampak pada tingkat kebutuhan

penggunaan obat-obatan yang tinggi, sehingga berdampak pula akan

timbulnya permasalahan tentang ketersediaan obat yang tidak sesuai

dengan tingkat kebutuhan obat di RSUD Kudungga, selain itu pemilihan

lokasi penelitian di RSUD Kudungga karena sebelumnya belum pernah

dilakukan penelitian tentang manajemen pengelolaan obat di RSUD

Kudungga Sangatta. Adapun waktu penelitian pada bulan agustus

sampai dengan oktober 2017.

C. Informan penelitian

Informan penelitian adalah orang yang dimanfaatkan untuk

memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar belakang penelitian

(Moleong, 2007). Informan merupakan orang yang benar-benar

mengetahui permasalahan yang akan diteliti. Informan dalam penelitian ini

ditetapkan dengan prinsip kecukupan dan kesesuaian. Kesesuaian berarti

sampel dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki yang berkaitan

dengan manajemen pengelolaan persediaan obat seperti pendidikan,

jabatan, lama kerja dan pengalaman. Kecukupan berarti data yang

diperoleh harus dapat menggambarkan seluruh kejadian yang

55

berhubungan dengan manajemen pengelolaan persediaan obat. Informan

antara lain kepala instalasi Farmasi dan kepala gudang farmasi , Komite

farmasi dan Terapi, kepala bidang penunjang, kepala sub bidang

penunjang medik, bagian keuangan, dan dokter

D. Teknik pengumpulan data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah terdiri dari dua

jenis data yaitu sebagai berikut :

1. Data Primer yang diperoleh dari objek penelitian melalui :

a. Melakukan wawancara mendalam terhadap informan yang

mengetahui permasalahan secara mendalam terkait dengan

manajemen pengelolaan obat yang terdiri dari perencanaan,

pengadaan, penganggaran, penyimpanan dan pendistribusian.

b. Melakukan pengamatan (Observasi)

Metode ini dilakukan dengan cara mengamati langsung kondisi

di lapangan proses yang terkait dengan manajemen

pengelolaan obat dan sarana prasarana di Instalasi farmasi

RSUD Kudungga.

2. Mengumpulkan data sekunder. Data sekunder diperoleh dari hasil

pemeriksaan/telaah dokumen dan laporan-laporan yang terkait

dengan obyek penelitian. Data sekunder yang dimaksud antara lain

: profil RSUD Kudungga Sangatta, struktur organisasi instalasi

farmasi, laporan anggaran belanja obat, laporan data stok obat,

56

laporan obat kadaluarsa, laporan penggunaan obat generik,

laporan persediaan obat akhir tahun (stok opname).

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah adalah

anlisis data kualitatif metode analisis tematik (thematic analysis). Metode

ini sesuai dengan pendapat Mathew B. Miles dan A. Michael Huberman

(1992) yang menyebutkan analisis data kualitatif terdiri dari tiga

komponen, yaitu :

1. Reduksi Data

Reduksi dapat diartikan sebagai proses pemilihan,

pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan

transformasi data yang muncul dari catatan-catatan lapangan.

Reduksi data berlangsung secara terus menerus selama

pengumpulan data berlangsung. Sebenarnya reduksi data sudah

tampak saat penelitian memutuskan kerangka konseptual, wilayah

penelitian, permasalahan penelitian, dan pendekatan penelitian,

dan metode pengumpulan data yang dipilih. Pada saat

pengumpulan data berlangsung, terjadilah tahapan reduksi

selanjutnya membuat ringkasan, mengkode, menelusur tema,

membuat gugus-gugus dan membuat catatan kaki. Pada intinya

reduksi data terjadi sampai penulisan akhir penelitian.

57

2. Penyajian Data

Setelah mereduksi data, langkah selanjutnya yaitu

menyajikan data. Dengan menyajikan data maka akan mudah

memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya

berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut.

Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan

dalam bentuk kata-kata yang merupakan hasill penelitian. Jika

terdapat data lain selain pernyataan pastisipan maka dapat

ditambahkan gambar, dokumen, diagram, denah, model atau

metafora. Bentuk penyajian data dalam kualitatif tidak terdapat

batasan baku, sebagaimana karakteristik penelitian kualitatif yang

fleksibel maka penyajian data kualitatif juga sangat dipengaruhi

oleh kemampuan peneliti dalam merangkai kata-kata sehingga

terbentuk kalimat yang mewakili hasil penelitian (Saryono &

Anggraeni, 2010).

Untuk mempermudah melihat pola-pola jawaban informan,

maka data dimasukan kedalam matriks jawaban. Semua jawaban

dimatriks dianalisa dengan cara mencari persamaan dan

perbedaan jawaban narasumber, mengelompokan antara jawaban

yang sama dan berbeda, mengutip ungkapan lisan dari informan

yang menggambarkan tiap sudut pandang informan yang berbeda.

58

3. Verifikasi

Bagian terakhir dari analisis data adalah menarik kesimpulan

dan verifikasi. berdasarkan data relevan yang dikumpulkan dan

ditampilkan tersebut, kemudian ditarik satu kesimpulan untuk

memperoleh hasil akhir penelitian.

F. Pengecekan Validasi Temuan

Menurut Poerwandari (1998) dalam Saryono & Anggraeni,

(2010), salah satu cara untuk uji validitas data dalam penelitian

kualitatif yang cukup populer adalah teknik triangulasi. Triangulasi

adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan

sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau

sebagai pembanding terhadap data itu. Triangulasi pada hakikatnya

merupakan pendekatan multimetode yang dilakukan peneliti pada

saat melakukan penelitian, mengumpulkan, dan menganalisis data.

Ide dasarnya adalah bahwa fenomena yang diteliti dapat dipahami

dengan baik sehingga diperoleh kebenaran tingkat tinggi jika

didekati dari berbagai sudut pandang. Memotret fenomena tunggal

dari sudut pandang yang berbeda-beda akan memungkinkan

diperoleh tingkat kebenaran yang handal. Pada dasarnya

triangulasi ini merupakan teknik yang didasari pola pikir

fenomenologi yang bersifat multiperspektif. Artinya, untuk menarik

59

kesimpulan yang mantap, diperlukan tidak hanya dari satu sudut

pandang saja.

Tekinik Triangulasi yang digunakan pada penelitian ini

adalah teknik triangulasi dengan sumber. Menurut Moleong (2005:

330-331) teknik triangulasi dengan sumber berarti membandingkan

dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang

diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda. Hal tersebut dapat

dilakukan melalui: a) perbandingan data hasil pengamatan dengan

hasil wawancara; b) perbandingan apa yang dikatakan seseorang

di depan umum dengan apa yang diucapkan secara pribadi; c)

perbandingan apa yang dikatakan tentang situasi penelitian dengan

apa yang dikatakan sepanjang waktu; d) perbandingan keadaan

dan perspektif seseorang berpendapat sebagai rakyat biasa,

dengan yang berpendidikan dan pejabat pemerintah; dan e)

membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang

berkaitan. Hasil dari perbandingan yang diharapkan adalah berupa

kesamaan atau alasan-alasan terjadinya perbedaan.

Teknik triangulasi sumber yang dipakai peneliti adalah

dengan membandingkan data hasil observasi dengan hasil

wawancara mendalam. Dilakukan juga dengan membandingkan

dan mencocokkan hasil wawancara mendalam subjek penelitian

atau informan satu dengan informan lain untuk menyakinkan

keabsahan data.

60

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran umum Rumah Sakit Kudungga Sangatta Kutai Timur

Kutai Timur adalah kabupaten pemekaran dari Kabupaten

Kutai Kartanegara pada tahun 1999. Sebagai Kabupaten baru, Kutai

Timur berbenah dalam hal pelayanan kepada masyarakat. Salah

satunya adalah menyediakan layanan kesehatan dengan mendirikan

pusat layanan kesehatan masyarakat ( PUSKESMAS ) Plus Rawat

Inap yang diresmikan pertama kali oleh Bupati Kutai Timur pada

tanggal 11 Oktober 2002, kemudian pada tahun 2003, terbit SK

BUPATI KUTAI TIMUR No : 334/02.188.45/HK/VIII/2003 tentang

Penetapan status PUSKESMAS RAWAT INAP KECAMATAN

SANGATTA MENJADI RSU TYPE C SANGATTA KABUPATEN KUTAI

TIMUR yang kemudian dikukuhkan oleh SK. MENTERI KESEHATAN,

No. 407/ MENKES/ SK/ III /2004 tanggal 25 Maret 2004 menjadi

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SANGATTA. Pendirian RSUD

Sangatta ini merupakan wujud komintem nyata dan tanggung jawab

Pemerintah Kabupaten Kutai Timur dalam menyediakan pelayanan

kesehatan yang berkualitas dan terjangkau untuk seluruh lapisan

masyarakat.

61

Pada tanggal 17 Maret 2015 Rumah Sakit Umum Daerah

Sangatta berubah nama menjadi Rumah Sakit Umum Daerah

Kudungga dan diresmikn langsung oleh Bupati Kutai Timur Bapak H.

Isran Noor,berdasarkan SK Bupati Kutai Timur No. 445/K.92/2015.

Pada tahun 2015 RSUD Sangatta berubah type dari type C ke type B

berdasarkan keputusan Menteri KesehatanNo : HK.02.03/I/0552/2015

Dalam rangka meningkatkan pelayanankesehatankepada

masyarakat, maka pada tahun 2007 Pemerintah Kabupaten Kutai

Timur bekerjasama dengan PT. Kaltim Prima Coal (KPC) telah

melaksanakan pembangunan gedung baru yang lebih refresentatif

dengan luas bangunan 15.108,95 M2, di atas lahan seluas 8.4 Ha yang

berlokasi di Jalan Soekarno Hatta dan pada tanggal 4 Oktober 2010

RSUD Sangatta telah menempati gedung baru tersebut. Pada awal

menempati gedung baru tersebut jumlah tempat tidur yang tersedia

sebanyak 41 TT dan hingga tahun 2016 memiliki151tempat tidur

dengan tingkat hunian rata-rata 64,27 % per tahun.

Sejak Bulan Juni 2009, RSUD Kudungga telah dikukuhkan

sebagai Rumah Sakit dengan Pola Pengelolaan Keuangan Badan

Layanan Umum Daerah ( PPK-BLUD) berdasarkan SK Bupati kutai

Timur Nomor 59 Tahun 2009. Dengan perubahan menjadi PPK-BLUD

tentunya memberikan fleksibilitas dan keleluasaan dalam mengelola

sumber daya, pelaksanaan tugas operasional publik dan pengelolaan

keuangan yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan

62

kepada masyarakat menjadi lebih efisien dan efektif sehingga mampu

memenuhi tuntutan dan harapan pelanggan yang datang ke Rumah

Sakit Umum. Pada tanggal 03 Desember 2012 RSUD Sangatta

ditetapkan menjadi BLUD bertahap berdasarkan SK Bupati Kutai Timur

No 445/K.883/2012 dan terhitung mulai tanggal 30 Desember 2014

Status BLUD Bertahap ditingkatkan menjadi BLUD Penuh berdasarkan

SK Bupati Kutai Timur Nomor 440/k.992./2014.

Untuk mencapai pelayanan Prima maka RSUD Kudungga Sangatta

pada tahun 2012 mengadakan akreditasi 5 pelayaan dasar meliputi (

Administrasi dan Manajemen, Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat

Darurat, Pelayanan Keperawatan, Rekam Medis ) untuk mencapai

pelayanan yang prima , dan tahun 2015 RSUD Kudungga melakukan

penilaian akreditasi versi 2012 memiliki sertifikat akreditasi dengan

nomor : KARS-SERT/170/XII/2015 ,sertifikat ini diberikan sebagai

pengakuan bahwa Rumah Sakit telah memenuhi standar pelayanan

Rumah Sakit dengan berstatus akreditasi lulus tingkat utama yang

berlaku sejak tanggal 11 Juni 2015 sampai dengan 10 Juni 2018.

Tugas Pokok dan fungsi rumah sakit yang tertuanng dalam SK

Bupati Kutai Timur No : 350 / 02.188.45 / Hk / Ix / 2003 Tentang

Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah

Sangatta yaitu:

“ Membantu Bupati dalam melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna, dengan mengutamakan upaya

63

penyembuhan, pemulihan yang dilakukan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan”.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Rumah

Sakit Umum Daerah Kudungga mempunyai fungsi :

a. Penyenggaraan pelayanan medis

b. Penyenggaraan pelayanan penujang medis dan non medis.

c. Penyenggaraan pelayanan usaha keperawatan.

d. Penyenggaraan pelayanan rujukan

e. Penyenggaraan pendidikan dan pelatihan

f. Penyenggaraan administrasi umum dan keuangan

RSUD Kudungga Sangatta mempunyai visi “Menjadi Rumah Sakit

Unggulan dan Professional yang Berorientasi pada Kepuasan

Masyarakat”. Rumah Sakit Unggulan maksudnya adalah unggulan dalam

hal sumber daya manusia, pelayanan dan sarana prasarana dan rumah

Sakit Profesional adalah rumah sakit dengan sumber daya manusia yang

memiliki pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang baik. Dalam

mewujudkan Visi RSUD Kudungga Sangatta menjadi kondisi nyata maka

disusun langkah – langkah yang akan ditempuh untuk mencapai visi

tersebut dalam bentuk misi yaitu :

1. Memberikan pelayanan kesehatan secara paripurna,bermutu

dan terjangkau yang berorientasi pada kepuasan masyarakat

dan berwawasan lingkungan.

64

2. Menyediakan produk layanan yang unggul terdiri dari MCU,

Perinatologi dan pelayanan IGD.

3. Menyiapkan sumber daya manusia professional untuk

menunjang pelayanan kesehatan melalui pendidikan dan

pelatihan.

4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas saranan/prasarana

pelayanan si semua bidang secara terus menerus dan

berkesinambungan.

5. Menciptkan kemitraan jangka panjang yang saling

menguntungkan.

6. Meningkatkan kesejahteraan kayrawan yang berkeadilan.

Adapun fasilitas pelayanan yang tersedia di RSUD Kudungga Kutai Timur

adalah:

1. Instalasi Gawat Darurat, merupakan pelayanan gawat daruratan

yang dilengkapi dengan peralatan yang memadai, buka 24 jam

sehari 7 hari seminggu.

2. Instalasi Rawat Inap, merupakan pelayanan rawat inap dengan

kapasitas 151 ( Seratus Lima Puluh Satu) tempat tidur.

3. Instalasi Rawat Jalan, dengan jumlah 12 (Dua Belas) poliklinik

spesialis.

4. Instalasi Bedah Sentral dengan 3 kamar operasi ditunjang dengan

2 orang dokter spesialis bedah dan 1 orang dokter Ortopedi.

5. Instalasi Radiologi

65

6. Instalasi Laboratorium Patologi Klinik

7. Instalasi Rehabilitasi Medik

8. Instalasi Gizi

9. Instalasi Farmasi yang memberikan pelayanan 24 jam

10. Instalasi Perawatan Intensif

11. Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit

Fasilitas pelayanan pendukung yang tersedia adalah pelayanan

klinik VCT.

Struktur Organisasi RSUD Kudungga Sangatta berdasarkan adanya

Peraturan Daerah Kabupaten Kutai Timur yaitu Peraturan Daerah Kutai

Timur Nomor 5 Tahun 2013 tentang Struktur Organisasi RSUD Kudungga

Sangatta yang berlaku sampai sekarang adalah :

1. Susunan Organisari Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga

Sangatta terdiri dari :

a. Direktur

b. Tata Usaha

c. Bidang Pelayanan Medik dan Keperawatan

d. Bidang Penunjang

e. Bidang Pengembangan dan Baku Mutu

f. Kelompok Jabatan Fungsional

2. Tata usaha dipimpin oleh seorang kepala tata usaha, yang

berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.

66

3. Bidang Pelayanan Medik dan Keperawatan dipimpin oleh kepala

bidang, yang berada dibawah dan bertanggun jawab kepada

Direktur.

4. Sub Bagian Penunjang oleh seorang kepala Sub Bagian, yang

berada dibawah dan tanggung jawab kepada Direktur.

5. Sub Bidang Pengembangan dan Baku Mutu dipimpin oleh

seorang kepala Sub Bidang, yang berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur.

6. Kelompok jabatan fungsional ditetapkan dan berada di bawah

dan bertanggung jawab kepada Direktur.

Adapun garis koordinasi bagian dan bidang ke jenjang bawah sebagai

berikut:

1. Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta dipimpin oleh

seorang Direktur yang membawahi

a. Tata usaha.

b. Bidang medik dan Keperawatan.

c. Bidang penunjang

d. Bidang Pengembangan dan Baku mutu.

e. Kelompok jabatan fungsional.

2. Tata usaha membawahi

a. Sub bag perencanaan dan program

b. Sub bagian keuangan dan akuntansi

c. Sub bagian umum,kepegawaaian dan perlengkapan

67

3. Bidang Pelayanan medik dan Keperawatan membawahi

a. Sub bagian pelayanan medik

b. Sub bagian keperawatan

c. Sub bagian Informasi Kesehatan

4. Bidang penunjang membawahi

a. Sub Bidang Penunjang Medis

b. Sub Bidang Penunjang Non Medis

c. Sub Bidang Penunjang Logistik

5. Bidang Pengembangan dan Baku mutu

a. Sub bagian Diklat dan Pengembangan Pelayanan

b. Sub Bidang Baku Mutu

c. Sub bagian Hukum dan Humas

6. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari kepala instalasi, Komite

medik, Komite keperawatan, Komite Farmasi Terapi, Komite rekam

medik.

68

Gambar 6. Struktur organisasi RSUD Kudungga Sangatta

Instalasi Farmasi RSUD Kudungga adalah salah satu pelayanan

penunjang medik yang dipimpin oleh seorang apoteker sebagai kepala

instalasi farmasi, dengan dibantu oleh kepala gudang farmasi, koordinator

farmasi rawat jalan, koordinator farmasi rawat inap, depo OK dan

administrasi.

Instalasi farmasi RSUD Kudungga yang terdiri dari gudang farmasi,

farmasi rawat inap, farmasi rawat jalan dan Depo Ok yang kegiatannya

adalah pengelolaan obat mencakup tentang perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan,

administrasi dan pelaporan, evaluasi, pelayanan informasi obat dan

konseling.

69

Adapun visi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah

Kudungga Sangatta adalah “Menjadi Instalasi Farmasi RS yang unggul

dalam Pelayanan Kefarmasian menuju terwujudya RSUD Sangatta

sebagai RS PILIHAN UTAMA di Kutai Tmur dan TERBAIK di Kalimantan

Timur”. Dalam mewujudkan visi tersebut maka misi Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta adalah :

1. Menyelenggarakan pelayanan farmasi RS sesuai dengan

standar dan pelayanan yang berlaku.

2. Memberikan pelayanan prima yang berorientasi pada

profesionalisme tenaga kefarmasian.

3. Menyediakan perbekalan farmasi yang lengkap dan berkualitas

dengan harga yang terjangkau.

4. Pengelolaan perbekalan farmasi RS yang berdaya guna dan

berhasil guna

5. Meningkatkan kesejahteraan karyawan instalasi farmasi melalui

Tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga

Sangatta adalah menjadikan Instalasi Farmasi yang mampu memberikan

pelayanan farmasi secara cepat,tepat, dan akurat sesuai standar

pelayanan farmasi dengan didukung sumber daya manusia yang

professional.

Sesuai dengan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum

Daerah Kudungga Sangatta tentang Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

70

Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta, kedudukan Instalasi

Farmasi adalah langsung di bawah Direktur Rumah Sakit. Instalasi

Farmasi dipimpin oleh seorang Apoteker yang membawahi Bagian

Gudang Farmasi, Bagian farmasi rawat inap, bagian farmasi rawat jalan

dan Depo OK.

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kudungga Sangatta

adalah sebagai berikut :

Gambar 7. Struktur organisasi instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta

Kepala

Instalasi Farmasi

Gudang

Farmasi

Farmasi

Rawat Inap

Farmasi

Rawat Jalan

Depo

OK

Administrasi

71

B. Hasil Penelitian

1. Gambaran Umum Responden

Wawancara mendalam dilakukan terhadap informan penelitian

sebanyak 10 orang secara terpisah dengan menggunakan pedoman

wawancara. Pemilihan informan berdasarkan kepada kewenangan dalam

pelaksanaan pengelolaan obat dengan tugas pokok dan fungsi masing-

masing, dianggap sebagai orang yang paling memahami/mengetahui dan

terlibat langsung tentang manajemen pengelolaan obat mulai dari

perencanaan, pengadaan, penganggaran, penyimpanan dan

pendistribusian. Informan tersebut adalah Ketua Komite Farmasi dan

Terapi, Kepala Bagian Penunjang, Kepala sub bagian Penunjang Medik,

Kepala sub bagian Logistik, Kepala Instalasi Farmasi, Koordinator farmasi

rawat jalan, koordinator farmasi rawat inap, dokter spesialis, kepala

gudang farmasi dan staf keuangan.

Kepala bidang penunjang dan Ketua Komite Farmasi dan Terapi

adalah seorang dokter, kepala instalasi farmasi dan koordinator rawat inap

dan rawat jalan adalah seorang apoteker sedangkan kepala gudang

adalah asisten apoteker.

Responden dokter spesialis yang dipilih karena dianggap sebagai

dokter yang paling banyak pasiennya.

Adapun karateristik informan dapat dilihat pada tabel berikut ini :

72

Tabel 4. Karateristik responden di RSUD Kudungga Sangatta tahun 2017

NOInitial

Informan

Umur

(tahun)Jabatan Pendidikan

Lama

Kerja

(tahun)

1 RP 53 Kepala Bidang Penunjang S1 24

2 ZLM 44 Ketua KFT & Sp.S S2 20

3 SMK 50 Kasubid Penunjang Medik S1 10

4 YMD 42 kasubid Logistik D4 20

5 DTSB 41 Dokter spesialis paru & pernapasan S2 12

6 LA 34 Kepala Instalasi Farmasi S1 Apt 2

7 HHH 35 Kepala Gudang Farmasi SMF 15

8 HNS 27 Koordinator Farmasi Rawat Jalan S1 Apt 2

9 NRA 35 Koordinator Farmasi Rawat Inap S1 Apt 2

10 MRN 42 Staf Keuangan S1 10

Sumber : Data Primer

2. Analisis Manajemen Pengelolaan Obat

2.1 Perencanaan Obat

Kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan obat di gudang

farmasi menggunakan metode konsumsi. Metode ini digunakan karena

lebih mudah dalam penerapannya. Dalam proses perencanaan belum

ada menggunakan suatu sistem atau metode VEN, analisis ABC, belum

ada menghitung stok maksimum, stok minimum, dan lead time. Hal ini di

dukung oleh pernyataan Informan sebagai berikut:

“ proses perencanaan kebutuhan persediaan obat yang dilakukan oleh instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta adalah dengan melihat pemakaian obat sebelumnya atau metode konsumsi, perencanaan obat belum ada menggunakan suatu sistem atau metode analisis VEN, analisis ABC, belum ada menghitung stok maksimum, stok minimum, dan tidak memperhitungkan lead time” (LA, 34 tahun)

73

Kegiatan perencanaan obat dilakukan dengan membuat

perencanaan kebutuhan obat selama setahun dimana perencanaan

dibuat dengan melihat data pemakaian obat sebelumnya ditambah

buffer 20%. Hal ini di dukung oleh pernyataan Informan sebagai berikut:

“Kami juga ada membuat perencanaan obat selama 1 tahun dengan melihat pemakaian atau stok obat keluar pada tahun sebelumnya ditambah buffer 20%, kami belum menerapkan perencanaan berdasarkan jenis penyakit atau epidemiologi baru sebatas menggunakan metode komsumsi saja”. (HHH, 35 tahun)

Adapun team yang terlibat dalam perencanaan obat menurut

informan adalah kepala instalasi farmasi, kepala gudang dan komite dan

terapi dan dokter dimana perannya ikut serta dalam penentuan jenis obat

dan membuat formularium Rumah Sakit berikut pernyataan informan :

“Team yang terlibat dalam perencanaan obat adalah kepala

instalasi farmasi, kepala gudang dan Komite Farmasi dan Terapi

dan dokter dimana peran KFT ikut dalam penentuan jenis obat

dan membuat formularium Rumah Sakit” sedangkan dokter ikut

menentukan jenis obat yang akan dipakai di rumah sakit.(LA, 34

tahun)

Begitupula pernyataan informan lain terkait keterlibatan team KFT

dalam perencanaan obat bahwa keterlibatan team KFT dalam

managemen pengeloaan obat yaitu bertanggung jawab dalam penentuan

jenis obat dan menyusun formularium rumah sakit, KFT meminta usulan

dari user berikut pernyataan informan :

“Team KFT dalam managemen pengelolaan obat berperan

dalam hal perencanaan obat yaitu bertanggung jawab dalam

penentuan jenis obat yang akan di masukkan dalam

formularium, KFT meminta usulan dari user obat-obat apa yang

74

akan di masukkan dalam formularium, setelah mendapatkan

daftar usulan disusunlah formularium RS, baru dua kali

dilakukan perubahan formularium sekarang lagi proses

perubahan untuk ketiga kalinya sejak saya menjabat sebagai

ketua KFT. Apabila ada obat yang akan dipakai oleh

dokter/user tapi belum ada dalam formularium, dokter bisa

membuat usulan obat baru dengan mengisi form pengusulan

obat baru kemudian dibawah komite medik setelah mendapat

persetujuan dari komite medik barulah KFT bisa memasukkan

dalam daftar obat formularium.”(ZLM, 44 tahun)

“ Kami user ikut menentukan jenis obat yang akan dipakai di

rumah sakit, ada form yang diisi untuk mengajukan obat-obatan

yang akan dimasukkan dalam formularium, form tersebut

setelah di isi diserahkan kepada Komite medik setelah

mendapatkan persetujuan baru di serahkan kepada tim KFT

untuk dimasukkan dalam formularium rumah sakit

begitu”(DTSB, 41 tahun)

Hasil wawancara terkait dengan Proses Perencanaan obat,

Instalasi Farmasi rumah sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta

menggunakan metode konsumsi. Perencanaan obat tidak sesuai dengan

kebutuhan pasien, baik dari segi jumlah maupun jenisnya. Hal ini terjadi

karena kasus penyakit tidak bisa diprediksi sehingga kebutuhan pasien

tidak segera dapat terpenuhi.

75

2.2.Penganggaran

Pengganggaran adalah dana yang disediakan oleh pihak rumah

sakit untuk menunjang kegiatan pengelolaan obat di gudang farmasi.

Proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSUD Kudungga

Sangatta Kutai Timur menjadi tanggung jawab bagian keuangan dan

kepala instalasi farmasi.

Berdasarkan hasil telah dokumen berupa Laporan keuangan

Obat menggunakan dana operasional dari Badan Layanan Umum

Daerah (BLUD), Persentase dana yang tersedia sesuai dengan yang

dianggarkan dalam Rencana Bisinis Anggaran (RBA). Persentase dana

yang dikeluarkan untuk pengadaan obat dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 5. Persentase dana yang tersedia untuk anggaran belanja obat RSUD Kudungga Sangatta tahun 2014, tahun 2015 dan tahun 2016

Tahun Total Anggaran Belanja Rumah

Sakit (Rp)

Anggaran Belanja Obat (Rp)

Persen (%) Anggaran Obat

dari Total Anggaran Rs

Tahun 2014

71.483.700.000,00 11.000.000.000,00 15,48%

Tahun

2015

74.229.678.175,00 11.000.000.000,00 14,82%

Tahun

2016

62.645.045.352,00 7.765.978.914,00 12,40%

Rata-rata 69.452.807.842,00

9.921.992.971,00

14,23 %

Sumber : Data Keuangan RSUD Kudungga Sangatta

76

Dana yang digunakan untuk anggaran obat rata-rata sebesar ±9

miliar pertahun. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara dengan

informan sebagai berikut:

“Anggaran yang digunakan dalam belanja obat adalah menggunakan anggaran dari BLUD. Anggaran yang ada digunakan untuk belanja obat, alat kesehatan, bahan laboratorium dan radiologi. Anggaran yang di siapkan untuk pembelian obat-obatan masih sangat minim kita di batasi karena memang anggaran untuk obat-obatan sudah diplotkan seperti itu jadi kita menyesuaikan saja belanja obat sesuai dengan anggaran yang ada”(Mrn, 42 tahun).

Adapun team yang terlibat dalam penyusunan anggaran adalah

direktur rumah sakit ,staf keuangan ,kabid keuangan dan kasubid logistik

hal tersebut sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut :

“Team yang terlibat langsung dalam proses pembayaran obat

adalah direktur rumah sakit, staf keuangan, kabid keuangan dan

kasubid logistic”.(Mrn, 42 tahun)

Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa dana yang digunakan untuk

belanja obat masih sangat rendah yaitu persentase dana yang tersedia

untuk anggaran belanja obat rata-rata pertahun hanya 14,23 % bila

dibandingkan dengan standar DEPKES RI bahwa anggaran untuk

belanja obat-obatan adalah sebesar 40-50% dari total anggaran rumah

sakit. Anggaran obat di rumah sakit masih sangat rendah karena rumah

sakit lebih memprioritaskan kebutuhan lain untuk peningkatan sarana

dan prasarana rumah sakit, seperti hasil wawancara seorang informan

sebagai berikut :

77

“Alokasi dana untuk anggaran obat itu diambil dari BLUD, anggaran yang di berikan belum dapat memenuhi semua kebutuhan pengadaan obat-obatan karena rumah sakit masih lebih mengutamakan peningkatan sarana dan prasarana rumah sakit seperti pengadaan alat-alat kesehatan kedokteran, jadi karena anggaran yang minim ini menyebabkan obat tidak bisa terpenuhi sesuai dengan kebutuhan pasien”(RP, 53 tahun)

2.3. Pengadaan

Pengadaan merupakan salah satu kegiatan merealisasikan

perencanaan dan penentuan kebutuhan obat dirumah sakit. Dari hasil

wawancara yang dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa proses

pengadaan yang ada di RSUD Kudungga Sangatta Kutai timur dimulai

dari pengajuan dari gudang farmasi yaitu di gudang farmasi dilakukan

pengecekan sisa stok barang yang menipis di catat dalam lembar

defecta kemudian di serahkan ke kepala instalasi farmasi untuk

membuat perkiraan kebutuhan obat dengan melihat pemakaian obat

sebelumnya dan sisa stok obat yang ada, sebelum membuat Surat

Pemesanan dari sub bagian logistik melakukan pengecekan langsung ke

gudang farmasi untuk melihat sisa stok yang ada apakah udah sesuai

dengan data yang dibuat oleh gudang farmasi setelah di verifikasi oleh

kepala sub bagian logistik baru kepala instalasi farmasi membuat surat

pesanan ke distributor obat dan sebelum surat pesanan diserahkan

kepada distributor obat harus melalui persetujuan kasubid penunjang

medik terlebih dahulu baru surat pesanan obat dapat diserahkan ke

78

distributor obat. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan dibawah

ini.

“Proses pengadaan yaitu staf gudang mengisi lembaran defecta

yaitu mengecek sisa stok obat di gudang, berdasarkan sisa stok

obat kepala Instalasi Farmasi membuat perkiraan kebutuhan obat

selama 1 bulan ditambah buffer 20 % berdasarkan kebutuhan

bulan sebelumnya kemudian dilakukan penentuan jumlah order

setelah itu dari staf kepala sub bagian logistik melakukan verifikasi

atau pengecekan langsung ke gudang farmasi apakah benar daftar

yang dibuat oleh bagian gudang di instalasi farmasi sudah benar.

Setelah mendapat persetujuan dari sub bagian logistik barulah

kepala Instalasi membuat Surat Pesanan dan sebelum di serahkan

ke Pedagang besar Farmasi atau distribusi harus di paraf atau di

setujui dulu oleh kepala sub bidang penunjang medik”.(LA, 34

tahun)

Adapun team yang terlibat dalam proses pengadaan obat menurut

hasil wawancara adalah kepala instalasi farmasi ,kepala gudang ,kasubid

logistik dan kasubid penunjang medik ,sedangkan frekuensi pemesanan

atau pengadaan obat ke distributor dilakukan sebulan sekali atau dalam

keadaan tertentu dapat dilakukan sekali dalam seminggu. Pernyataan

informan sebagai berikut :

“Team yang terlibat untuk pengadaan obat adalah kepala Instalasi

farmasi, kepala gudang, kasubid logistik dan kasubid penunjang

medik. Frekuensi Pengadaan obat dilakukan sekali sebulan namun

bila dalam keadaan tertentu bisa sekali seminggu “(LA, 34 tahun)

Untuk pemilihan pemasok obat RSUD Kudungga Sangatta tidak

ada melakukan seleksi pemasok atau distributor obat. Distributor obat

79

yang dipakai sudah dianggap sudah memenuhi persyaratan ketentuan

yang berlaku yaitu ketentuan Keppres no 18 tahun 2000 bahwa pemasok

harus memiliki TDR ( Tanda Daftar Rekanan), surat izin sebagai PBF

(Pedagang Besar Farmasi) dari Depkes dan izin sebagai penyalur resmi

dari pabrik obat. Pemilihan distributor hanya berdasarkan ketersediaan

obat yang ada pada distributor tersebut bila satu distributor tidak

mempunyai stok obat maka RSUD Kudungga Sangatta mencari distributor

lain. Hal ini di dukung oleh pernyataan informan sebagai berikut :

“RSUD Kudungga secara teknis tidak ada melakukan seleksi atau

pemilihan distributor hanya berdasarkan ketersedian obat pada

distributor tersebut, kalau distributor yang satu obat yang

dibutuhkan tidak ada maka kami mencari distributor lain”(LA, 34

tahun)

Metode pembelian obat di RSUD Kudungga Sangatta adalah

pengadaan dilakukan dengan sistem e-purchasing dan metode pembelian

langsung ke distributor dengan memberikan kredit kepada rumah sakit

selama 1 (satu) bulan atau jatuh tempo pembayaran obat satu bulan. Hal

ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut :

“Pembelian obat dilakukan dengan sistem e-purchasing dan

metode pembelian langsung kepada distributor obat bukan secara

tender, jadi pembelian obat dilakukan sesuai kebutuhan saja dan

distributor obat memberikan jatuh tempo pembayaran obat selama

1 (satu) bulan”(HHH, 35 tahun)

Frekuensi tertundanya pembayaran obat sering terjadi dimana

pembayaran obat tidak sesuai dengan waktu yang disepakati melewati

80

tanggal jatuh tempo. Pembayaran obat dilakukan apabila obat yang

dipesan sudah tidak dapat dilayani atau terpending. Pembayaran

dilakukan dua kali dalam satu bulan dimana proses pembayaran dilakukan

setelah diverifikasi oleh kasubid logistik dan sudah mendapat persetujuan

dengan direktur baru dilakukan pembayaran oleh bagian keuangan. Hal ini

didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut :

“Pembayaran obat dilakukan pada saat obat sudah pending atau

pembayaran obat dilakukan pada saat faktur sudah jatuh tempo

dan pembayaran dilakukan dua kali dalam sebulan, sebelum

dilakukan pembayaran harus atas persetujuan langsung dengan

direktur dimana semua distributor harus datang absen ke ruangan

penunjang medik kemudian datang menghadap direktur untuk

meminta persetujuan pembayaran setelah mendapat persetujuan

direktur baru dibuatkan daftar pembayaran faktur obat oleh staf

logistik dan kemudian dilakukan pembayaran ke bank oleh staf

keuangan. Apabila salesman belum datang menghadap bertemu

direktur maka tidak dilakukan pembayaran meskipun faktur obat

sudah jatuh tempo.”.(MRN, 42 tahun)

Kendala yang dihadapi dalam pengadaan obat adalah adanya

kekosongan obat yang dibutuhkan pada distributor sehingga harus

meminjam obat yang dibutuhkan kerumah sakit lain yang sudah ada

jalinan kerjasama

“Permasalahan yang biasa terjadi adalah adanya kekosongan obat

karena di distributor stoknya kosong, dan juga karena

keterlambatan pemesanan obat dan obat pending sehingga untuk

menghindari pasien membeli obat keluar terutama pada pasien

BPJS dari instalasi farmasi meminjam obat ke rumah sakit yang

sudah ada kerja sama dengan rumah sakit.”(SMK, 50 tahun)

81

Tabel 6. Data stok obat instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2015 dan tahun 2016

No Tahun Jumlah

Item Obat

Stok Ada Persentase

(%)

Stok kosong Persentase (%)

Total Persentase

(%)

1 2015 2116 46,16 53,84 100

2 2016 2218 44,18 55,82 100

Sumber : Data instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta

Tabel 6 di atas menunjukkan bahwa persentase stok obat kosong

pada tahun 2015 dan tahun 2016 lebih tinggi dibanding stok obat ada.

Berdasarkan data laporan perencanaan obat yang di ambil peneliti pada

tahun 2016 menunjukkan bahwa persentase jumlah item obat yang

diadakan dengan yang direncanakan adalah sebesar 71 %.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti dengan

menggunakan wawancara dan observasi, maka dapat disimpulkan bahwa

proses pengadaan obat di gudang farmasi RSUD Kudungga Sangatta

Kutai Timur belum sesuai standar karena masih sering terjadi

kekosongan obat sehingga harus meminjam obat kerumah sakit yang

sudah ada kerjasama dengan rumah sakit Kudungga Sangatta Kutai

Timur .

2.4 Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengamanan terhadap obat-

obatan yang diterima agar tidak hilang, terhindar dari kerusakan fisik

maupun kimia, serta mutunya tetap terjamin. Berdasarkan hasil

wawancara diketahui bahwa penyimpanan obat dilakukan berdasarkan

82

bentuk sediaan seperti tablet, sirup, salep, atau jenis lainnya, alfabetis,

kestabilan obat yaitu penyimpanan pada suhu tertentu, dipisahkan obat

paten dan obat generik, penyimpanan obat ini menggunakan sistem

FIFO (First In First Out) yang artinya obat yang baru datang di letakkan

di belakang sedangkan obat lama di letakkan di depan dan FEFO (First

Expired First Out) artinya obat-obat dekat tanggal kadaluarsa di letakkan

di depan dan tanggal kadaluarsa yang lama di letakkan di belakang rak.

Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan dibawah ini.

“Penyimpanan obat dilakukan dengan memisahkan antara obat

paten dan obat generik, bentuk sediaan, alfabetis, kestabilan obat

yaitu penyimpanan pada suhu kamar dan lemari pendingin dan

secara FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) .

Penyimpanan obat di ruangan rawat inap hanya ada di Depo OK

dimana ada satu orang petugas farmasi dan di Instalasi Gawat

Darurat, ruangan rawat inap yang lain tidak disiapkan stok obat

hanya cairan infus dan obat-obatan life saving dalam emergency

kit.

Mengenai kondisi gudang penyimpanan obat masih kurang, obat

yang ada dalam dos diletakkan di lorong-lorong gudang dan

sebagian di simpan didalam ruangan yang bercampur dengan

barang yang sudah kadaluarsa, ac juga sering rusak. “ (LA, 34 th)

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, maka dapat

disimpulkan bahwa proses penyimpanan di gudang farmasi RSUD

Kudungga Sangatta Kutai Timur dilakukan oleh petugas gudang farmasi

sudah sesuai dengan standar yang berlaku. Namun ada beberapa

kendala atau masalah yang ditemukan dalam proses penyimpanan antara

lain yaitu gudang farmasi terlalu banyak sekat-sekat atau ruang-ruang

83

kecil sehingga penyimpanan barang tidak efektif dan terjadinya

penumpukkan kardus yang berisi obat-obatan yang diletakkan pada

lorong-lorong ruangan dan ada obat-obatan yang di simpan dalam

ruangan bercampur dengan obat yang sudah kadaluarsa hal ini

disebabkan oleh kondisi gudang yang kurang memadai. Kendala lain ac

sering rusak bisa mempengaruhi kestabilan obat.

Tabel 7. Daftar obat kadaluarsa di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2015 dan tahun 2016

No Tahun Nilai persediaan

Obat (Rp) Nilai Obat

kadaluarsa (Rp) Persentas

e (%)

1 2015 6.928.397.014 40.037.527 0,58

2 2016 7.213.035.134 38.078.389 0,53

Rata -rata 7.070.716.074 39.057.958 0,55

Sumber : Data instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta

Di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta banyak ditemukan

obat yang sudah kadaluarsa dimana baru sekali di lakukan pemusnahan

obat kadaluarsa. Obat-obatan yang sudah dimusnahkan yaitu obat yang

kadaluarsa mulai tahun 2014 kebawah dan obat yang belum dimusnahkan

masih disimpan di gudang farmasi adalah obat kadaluarsa pada tahun

2015, tahun 2016 dan tahun 2017. Hal ini di perkuat dengan pernyataan

informan sebagai berikut

“Mengenai obat kadaluarsa di gudang farmasi selama saya kerja di

RS masih tergolong tinggi ini disebabkan dokter kurang komitmen

dalam peresepan obat, user meminta untuk disiapkan obat tersebut

tapi peresepan kurang atau obatnya jarang keluar jadi

mengakibatkan obat tersebut kadaluarsa”

84

“Ada beberapa obat yang dekat tanggal kadaluarsa kami retur ke distributor tapi ada juga yang tidak kami retur karena sudah melewati tanggal kadaluarsanya dan untuk pemusnahan obat kadaluarsa baru sekali di lakukan yaitu obat kadaluarsa dari tahun 2014 kebawah kalau tahun 2014 ke atas belum dilakukan” (LA, 34 tahun).

2.5 Pendistribusian

Hasil wawancara, diketahui bahwa distribusi obat dilakukan

RSUD Kudungga Sangatta adalah menggunakan sistem desentralisasi

dari gudang farmasi ke farmasi rawat jalan, farmasi rawat inap, Depo

OK, dan penyaluran bahan habis pakai ke ruangan rawat inap.

Penyaluran obat dilakukuan apabila ada permintaan dari unit-unit untuk

farmasi rawat jalan dan rawat inap dilakukan setiap hari melakukan

permintaan obat ke gudang. Sebelum melakukan permintaan dilakukan

pengecekan stok obat yang menipis untuk di amprah ke gudang begitu

juga halnya dengan Depo OK. Pendistribusian obat ke pasien rawat

jalan dengan cara individual prescribing sedangkan pasien rawat inap

menggunakan cara One Daily Dispensing (ODD) Hal ini seperti yang

diungkapkan oleh informan dibawah ini.

“Pendistribusian obat, alkes dan bahan habis pakai dilakukan dari

gudang farmasi ke instalasi farmasi rawat jalan, instalasi farmasi

rawat inap, Depo OK dan Instalasi Gawat Darurat.

Pendistribusian obat di rawat jalan dengan cara individual

prescribing sedangkan untuk pendistribusian rawat inap dengan

cara ODD ( One Daily Dispensing”)(LA, 34 tahun)

Dalam proses pendistribusian obat ke pasien berdasarkan hasil

survei langsung di farmasi rawat jalan bahwa rata-rata waktu yang

85

digunakan untuk melayani pasien mulai dari pasien menyerahkan resep

sampai menerima obat dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 8. Rata-rata waktu pelayanan resep obat jadi di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2017

NO Kegiatan Rata-rata

waktu (menit)

1. Resep di terima petugas dan telaah resep 5 – 10

2. Proses pembayaran 3 - 5

3. Menyiapkan obat sampai penyerahan obat 14 - 25

Total waktu pelayanan 22 - 35

Sumber: Data Primer

Tabel 9. Rata-rata waktu pelayanan resep obat racikan di Instalasi

farmasi RSUD Kudungga Sangatta Tahun 2017

No Kegiatan Rata-rata

waktu (menit)

1. Resep di terima petugas dan telaah resep 8 – 15

2. Proses pembayaran 2 – 7

3. Menyiapkan obat sampai penyerahan obat

22 - 36

Total waktu pelayanan 33 - 58

Sumber : Data primer

Tabel tersebut di atas dapat dilihat bahwa rincian kegiatan dengan

rata-rata waktu pelayanan per lembar resep adalah untuk resep obat jadi

adalah antara 22 - 35 menit dan resep racikan adalah antara 33 - 58

menit. Nilai ini cukup lama dibandingkan standar yang ada yaitu untuk

resep obat jadi 15 menit dan resep racikan 30 menit (Depkes RI, 2008),

hal ini di sebabkan tenaga petugas di farmasi rawat jalan kurang. Ini

didukung dengan pernyataan informan sebagai berikut :

86

“waktu tunggu pelayanan resep obat jadi mulai dari resep di terima

sampai obat di serahkan kepada pasien sekitar 15-20 menit

tergantung jumlah petugas farmasi pada saat itu kalau kami lagi

sedikit tenaganya bisa lama, begitu juga waktu tunggu obat racikan

normalnya lebih dari 30 menit tapi bisa sampai 1 jam kalau sedikit

tenaga farmasi yang jaga. Tenaga di instalasi farmasi rawat jalan

masih kurang kami ada berlima dua orang apoteker dan tiga orang

asisten apoteker kalau ada yang cuti dan sakit kadang kami hanya

bertiga saja itulah yang memperlambat pengerjaan resep karena

keterbatasan tenaga jadi pasien komplain dan lebih memilih untuk

membeli obat ke rumah sakit lain karena tidak mau menunggu

lama”(NRA, 35 tahun)

Dilakukan juga wawancara dengan pasien di poli rawat jalan pada saat

menunggu obat dan hasil wawancara sebagai berikut:

“sudah sering saya datang berobat ke sini, saya berobat butuh

kesabaran lebih karena saya lama sekali menunggu obat biasanya

saya menunggu bisa sampai 1 jam lebih pernah juga sampai 2 jam

lebih saya menunggu baru nama saya dipanggil untuk mengambil

obat”. (EP, 32 tahun)

Ketersediaan obat di RSUD Kudungga Sangatta masih banyak

terjadi kekosongan obat dimana resep dokter tidak dapat terpenuhi

dengan baik akibat pasien dan dokter sering mengeluh. Hal ini didukung

dengan pernyataan informan sebagai berikut :

“Mengenai ketersediaan obat sering terjadi kekosongan obat tapi

untuk pasien BPJS kami upayakan untuk tidak memberikan

langsung copy resep kami berusaha dulu dengan menghubungi

dokter si penulis resep untuk menggantikan obat yang sejenis tapi

kalau tidak bisa kami menghubungi gudang farmasi untuk

mencarikan obat keluar atau meminjamkan obat ke rumah sakit

lain, kami informasikan ke pasiennya untuk menunggu agak lama

karena obat lagi kosong dan baru dicarikan ke rumah sakit lain

87

kalau pasien tidak mau menunggu terpaksa kami berikan copy

resep saja untuk ditebus keluar. Untuk pasien umum biasanya

langsung kami berikan copy resep saja bila obat yang diresepkan

tidak tersedia di apotek”.(NRA, 35 tahun)

Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan beberapa dokter

spesialis sebagai berikut :

“Sering terjadi kekosongan obat, banyak item obat yang kosong,

obat habis baru dicari, tidak ada persiapan terutama obat-obatan

yang penting. Dari instalasi farmasi sering menelpon saya bila ada

obat yang diresepkan tidak tersedia jadi saya bilang beli diluar

saja. Informasi mengenai persediaan obat tidak pernah ada dari

instalasi farmasi dan juga informasi tentang obat dekat tanggal

kadaluarsa”.(DTSB, 41 tahun)

Tabel 10. Persentase peresepan obat generik di instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta tahun 2016

No Bulan Total R/ Obat Total R/ Obat

Generik Persentase (%)

1 Januari 22142 10746 48,53

2 Februari 31729 12170 38,36

3 Maret 38116 11920 31,27

4 April 36522 11090 30,37

5 Mei 16621 11404 68,61

6 Juni 15791 11277 71,41

7 Juli 23775 11412 48,00

8 Agustus 30337 12239 40,34

9 September 15590 10186 65,34

10 Oktober 31166 12509 40,14

11 November 5698 3725 65,37

12 Desember 17286 12058 69,76

Rata-rata 51,46

Sumber : Data instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta

88

Tabel 10 di atas menunjukkan bahwa penggunaan obat generik di

RSUD Kudungga Sangatta masih rendah yaitu rata-rata 51,46% dari total

peresepan obat dimana standar penggunaan obat generic adalah 82-94%

(WHO, 1993). Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan dokter

spesialis sebagai berikut :

“untuk penyediaan obat-obatan sering sekali mengalami

kekosongan obat yang sering sekali obat-obat generik jadi banyak

pasien datang kepada saya mengeluh obat-obat yang rutin dipakai

sering tidak tersedia jadi pasien langsung menebus obat diluar atau

obatnya di copy resep”. Jadi yang seharusnya diresepkan obat

generik tapi karena ketersediaan kurang di instalasi maka biasa

saya ganti dengan obat pateni”. (ZLM, 44 tahun)

C. Pembahasan

1. Perencanaan

Perencanaan dan penetapan kebutuhan merupakan langkah awal

dalam proses pengelolaan obat. Dalam Permenkes No. 58 Tahun 2014

perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah

dan periode pengadaan obat sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan

untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat waktu, tepat jumlah

dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat

dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan

dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi,

epidemiologi dan kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan

disesuiakan dengan anggaran yang tersedia.

89

Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementrian

Kesehatan tahun (2010) menyebutkan bahwa tujuan dari perencanaan

kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan:

a. Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan

b. Menghindari terjadinya kekosongan obat.

c. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

d. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Berdasarkan hasil penelitian di gudang farmasi RSUD Kudungga

Sangatta Kutai Timur bahwa Perencanaan obat di gudang farmasi RSUD

Kudungga Kutai Timur dibuat pada periode setahun. Perencanaan

kebutuhan obat di gudang farmasi dilakukan berdasarkan pada rata-rata

jumlah konsumsi obat atau jumlah pemakaian pada periode sebelumnya

dan ditambah 20% dari jumlah pemakaian sebelumnya. Metode ini

digunakan karena lebih mudah dalam penerapannya. Pada tahap

perencanaan obat-obatan yang akan dibuat dalam perencanaan adalah

obat-obatan yang merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN),

formularium rumah sakit dan Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) untuk obat

askes. Proses perencanaan obat di RSUD Kudungga yang selama ini

dilakukan belum sesuai dengan prinsip dasar manajemen pengelolaan

obat, sebab meskipun sudah dibentuk Komite Farmasi dan Terapi (KFT)

dan formularium rumah sakit yang perencanaannya berdasarkan

permintaan/usulan dari user (dokter) dengan menggunakan metode

komsumsi namun belum ada menggunakan suatu sistem atau metode

90

VEN, analisis ABC, belum ada menghitung stok maksimum, stok

minimum, dan lead time sehingga sering menyebabkan terjadinya

kekosongan obat dan ketersediaan obat tidak dapat terpenuhi dengan

baik.

Disamping itu Keterbatasan dana untuk belanja pengadaan obat

sangat mempengaruhi ketersediaan obat di instalasi farmasi yang

tentunya berdampak pada akan terjadi kekosongan persediaan obat

sehingga pasien tidak mendapatkan obat sesuai yang diresepkan oleh

dokter pada saat pasien berobat dirumah sakit.

Hasil ini sejalan dengan hasil penelitian Pratiwi (2012) yang

menyebutkan bahwa metode yang digunakan di Sub Unit Gudang

Farmasi RSUD Kota Depok adalah menggunakan metode konsumsi yang

merupakan dasar perencanaan melalui data laporan jumlah pemakaian.

Dari hasil penelitian tersebut juga diketahui bahwa perencanaan

kebutuhan obat berdasarkan pada rata-rata jumlah kebutuhan obat pada

periode sebelumnya, selain itu dilihat slow moving dan fast moving dari

masing-masing obat.

Selain itu juga menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan (2010) menyebutkan bahwa untuk mengantisipasi melonjaknya

permintaan dan penggunaan obat, maka dalam perencanaan kebutuhan

harus disertakan stok pengaman (buffer stock). Menurut Heijanto (2008)

Buffer stock merupakan persediaan tambahan yang diadakan untuk

91

melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan

(stock out).

Pada perencanaan kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD

Kudungga Sangatta Kutai Timur pun disertai dengan stok pengaman.

Stok pengaman yang dilakukan oleh gudang farmasi sebesar 20% dari

persediaan yang ada. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi melonjaknya

permintaan kebutuhan. Ini sejalan dengan hasil penelitian yang di lakukan

oleh Utari (2014) di RS Zahirah yang menyatakan bahwa gudang farmasi

harus menambahkan stok pengaman (buffer stock) sebesar 10% sampai

20% pada setiap kali melakukan perencanaan dan pengadanaan obat, hal

ini dilakukan untuk mengantisipasi kelonjakan permintaan kebutuhan

persediaan obat, maka perlu dilakukan perhitungan stok pengaman. Hal

ini juga sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh John dan Harding

(2010), keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali

terletak pada dua faktor yaitu pertama pertimbangan tingkat pemesanan

kembali secara langsung berdasarkan pemakain normal, dan yang kedua

sediaan pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat

pelayanan yang diminta.

Masalah yang dihadapi dalam perencanaan obat di gudang farmasi

adalah perencanaan hanya menggunakan metode konsumsi dengan

melihat pemakaian obat sebelumnya dan kurang memperhatikan pola

penyakit, oleh karena itu ada obat yang sering kosong dan ada juga obat

yang mengalami over stock. Dalam Depkes (2008) telah disebutkan

92

bahwa perencanaan harus melihat dari segi konsumsi dan pola penyakit,

karena dengan menggunakan dua metode tersebut dapat menghitung

jumlah kunjungan dan jenis penyakit yang dilayani pada tahun-tahun

sebelumnya. Disamping itu juga instalasi farmasi tidak memperhitungkan

waktu tunggu obat mulai dari di pesan sampai obat datang dari distributor,

sangat perlu memperhitungkan waktu tunggu karena jarak antara

distributor obat dan RSUD Kudungga Sangatta jauh. Penyebab lain

perencanaan obat berjalan belum optimal karena belum didukung oleh

sumber daya manusia, dari hasil wawancara dengan kepala instalasi

farmasi RSUD Kudungga bahwa masih kurangnya pengalaman kerja yang

dimiliki sehingga perencanaan yang dilakukan belum optimal. Kurangnya

pengetahuan tentang perencanaan obat dengan menggunakan metode

analisis ABC-VEN, penentuan lead time hal ini karena belum pernah

dilakukan pelatihan kepada para karyawan instalasi farmasi rumah sakit

RSUD Kudungga tentang perencanaan obat.

2. Penganggaran

Sumber dana merupakan salah satu input yang mendukung

terlaksananya suatu proses. Proses akan berjalan sesuai dengan

keinginan apabila didukung penuh dari segi pendanaannya. Begitu juga

dengan pelayanan yang ada di RSUD Kudungga Sangatta Kutai Timur ,

pelayanan kesehatan akan berjalan dengan baik apabila didukung oleh

pendanaan yang memadai.

93

Hasil wawancara mendalam yang dilakukan oleh peneliti kepada

informan diketahui bahwa anggaran yang dikeluarkan oleh RSUD

Kudungga Sangatta Kutai Timur untuk pengadaan obat rata-rata sebesar

± 9 miliar pertahun. Dana tersebut berasal dari BLUD. Persentase dana

yang tersedia dibandingkan dengan kebutuhan rumah sakit sesuai dengan

yang dianggarkan di dalam Rencana Bisnis Anggaran (RBA) pola

pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah (BLUD), untuk

belanja kebutuhan obat yang ada mengikuti jumlah dana yang tersedia.

Dana yang tersedia untuk anggaran belanja obat pada tahun 2014, tahun

2015 dan tahun 2016 rata-rata sebesar Rp. 9.921.992.971 dan total

anggaran operasional belanja rumah sakit pada tahun 2014, tahun 2015

dan tahun 2016 rata-rata sebesar Rp. 69.452.807.842 jadi persentase

anggaran obat yang digunakan yaitu sebesar rata-rata 14,23 % dari total

anggaran operasional rumah sakit. Hal ini masih sangat rendah bila

dibandingkan dengan standar DEPKES RI bahwa anggaran untuk belanja

obat-obatan adalah sebesar 40-50% dari total anggaran operasioanal

rumah sakit. Kendala yang dihadapi dalam penganggaran obat adalah

kurangnya dana untuk pembelian obat. Dengan dana yang tersedia

sekarang dirasa masih belum cukup untuk memenuhi permintaan

kebutuhan yang meningkat hal ini menyebabkan ketersediaan obat tidak

sesuai dengan perencanaan. Alokasi dana untuk anggaran obat masih

sangat rendah karena pihak rumah sakit lebih mengutamakan

94

peningkatan sarana dan prasarana rumah sakit untuk menunjang

pelayanan rumah sakit.

Menurut Suciati dkk (2006) Pelayanan kefarmasian merupakan

pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama.

Hal tersebut mengingat bahwa hampir 90 % pelayanan kesehatan di

rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia,

bahan radiologi bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medis),

dan 50% dari pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan

pembekalan farmasi termasuk obat-obatan.

Dengan tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi dalam

proses perencanaan dan pengadaan obat. Dengan anggaran yang cukup

maka kebutuhan obat akan terpenuhi dengan baik, sebaliknya jika

anggaran yang disediakan untuk pengadaan obat terbatas maka

pelayanan kefarmasian rumah sakit akan terganggu. Pernyataan ini

sesuai dengan pedoman perbekalan kefarmasian yang dibuat oleh Dirjend

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010 yang menyebutkan bahwa

salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan

perbekalan farmasi adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan

sesuai dengan kebutuhan untuk penyediaan perbekalan farmasi di rumah

sakit. Disamping karena perencanaan obat yang dilakukan kurang baik

maka akan berimbas pada penentuan anggaran yang digunakan untuk

belanja obat-obatan.

95

3. Pengadaan

Pengadaan merupakan suatu kegiatan untuk merealisasikan

kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian obat

ke distributor. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan

farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman

barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak

memerlukan tenaga serta waktu berlebihan (Depkes RI, 2008). Di RSUD

Kudungga Sangatta tim yang terlibat di bagian pengadaan adalah kepala

instalasi farmasi, kepala gudang farmasi, kasubid logistik dan kasubid

penunjang medik.

Hasil paparan beberapa informan dan pengamatan dokumen,

pengadaan dilakukan dengan sistem e-purchasing dan pembelian

langsung ke distributor. Sistem e-purchasing obat yang masuk dalam

daftar e-cataloq dilakukan agar mempermudah petugas dalam melakukan

pembelian, karena barang atau obat yang akan dibeli dalam e-catalog

sudah memuat daftar, jenis, dan spesifikasi termasuk harga obat tersebut.

Dalam penelitian Sumangkut dan Jansen (2014) menyebutkan hal yang

sama yaitu pengadaan secara e- purchasing dilakukan secara langsung

kepada penyedia barang, pengadaan seperti ini untuk mempermudah

petugas dalam melakukan pemesanan barang kepada penyedia barang.

Proses pengadaan persediaan melalui e-purchasing ini dirasa

cukup efektif karena proses pengadaannya dilakukan secara online dan

langsung kepada penyedia yang telah telah terdaftar di Lembaga

96

Kebijakan Pengelolaan Barang/Jasa (LKPP) tanpa adanya kompetisi.

Penelitian Wibowo, dkk (2011) juga menyebutkan bahwa manfaat dari

pengadaan melalui e-purchasing adalah membuat efisiensi dari sisi biaya

yang dibutuhkan relatif tidak banyak, dan membutuhkan lebih sedikit

waktu, tenaga, dan biaya. Akan tetapi sistem pengadaan ini terkadang

belum sesuai dengan yang diharapkan, karena terkadang sering terjadi

masalah pada jenis, jumlah obat yang tidak tersedia dan harga obat yang

tidak sesuai dengan perencanaan. Untuk frekuensi kegiatan pengadaan

obat dilakukan satu bulan sekali bahkan dapat dilakukan seminggu sekali

pemesanan tergantung dengan pergerakan obatnya. Ini sesuai dengan

pernyataan semua informan yang menyatakan bahwa pengadaan

persediaan obat dilakukan untuk memenuhi kebutuhan diadakan satu kali

dalam satu bulan, akan tetapi tidak menutup kemungkinan bahwa obat

juga dapat diadakan setiap minggu, mengingat permintaan kebutuhan

yang tinggi.

Proses pengadaan obat di Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga

Sangatta menggunakan metode pembelian langsung, untuk

menyesuaikan trend kebutuhan di Rumah Sakit. Hal ini sesuai Peraturan

Presiden RI. nomor 95 Tahun 2007 tentang Perubahan ketujuh atas

Keputusan Presiden Nomor 80 tentang pelaksanaan Pengadaan Barang

/Jasa Pemerintah disebutkan bahwa untuk mempercepat pengadaan dan

pendistribusian bahan dan obat generik dipandang perlu segera

97

menetapkan penyedia barang/jasa melalui penunjukan langsung(

pembeliang langsung).

Pembelian obat dengan metode pembelian langsung hal tersebut

dapat dilaksanakan sebab obat dapat dikategorikan didalam pekerjaan

untuk keadaan khusus dan juga merupakan barang spesifik yang hanya

dilaksanakan oleh satu penyedia barang /jasa pabrikan, pemegang hak

paten, dan berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan oleh pemerintah. Dan

untuk harga obat generik, telah ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan

Menteri Kesehatan R I Nomor 320/ MenKes/SK/III/2008 tanggal 26-3-2008

tentang Harga Obat Generik.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengadaan dan

perencanaan sering tidak sesuai dan ketidak sesuaian disebabkan karena

ketidak tersedianya ditingkat distributor atau kosong pabrik dan

keterbatasan dana. Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang

harus diperhatikan :

1). Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi.

2) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk

menjaga agar pelaksanaan pengadaan mutu terjamin (misalnya

persyaratan kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu.

3) Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu dan tempat.

(DepKes 2010).

Hal tersebut bila dianalisis lebih jauh bahwa pengadaan obat belum

optimal karena perencanaan yang tidak baik sehingga mempengaruhi

98

tingkat ketersediaan obat. Ketersediaan obat di Instalasi Farmasi akan

berubah sesuai trand kebutuhan misalnya saja atas permintaan dokter

untuk jenis tertentu yang tidak tercantum baik dalam formularium maupun

dalam DPHO atau perubahan pola penyakit. Ketidaksesuaian obat yang

tersedia dengan kebutuhan akan menyebabkan pelayanan tidak maksimal

yaitu pasien tidak mendapatkan obat pada saat dibutuhkan sehingga

tujuan pengobatan tidak tercapai.

Untuk mengatasi masalah ketidak tersediaan obat tersebut tidak

jarang pihak rumah sakit melakukan pengadaan dengan meminjam obat

yang dibutuhkan kerumah sakit lain yang telah terjalin kerjasama, hal ini

dikarenakan permintaan yang tinggi dan mendesak, sedangkan

persediaan yang dibutuhkan yang ada di dalam gudang mengalami

kekosongan hal ini didukung oleh data stok obat pada tahun 2015 dan

tahun 2016 yang menunjukkan stok obat kosong masih tinggi

dibandingkan dengan stok obat yang ada yaitu tahun 2015 stok obat

kosong 53,84% sedangkan stok obat yang ada 46,16% dan tahun 2016

stok obat kosong 55,82% sedangkan stok obat yang ada 44,18%.

Berdasarkan data laporan perencanaan obat yang di ambil peneliti pada

tahun 2016 menunjukkan bahwa persentase jumlah item obat yang

diadakan dengan yang direncanakan adalah sebesar 71 %. Jumlah ini

belum sesuai standar yaitu jumlah item obat yang di adakan sebesar 100-

120% dari total perencanaan obat (Pudjaningsih,1996). Pengadaan obat

99

tidak sesuai dengan yang direncanakan yaitu hanya 71% yang terealisasi

hal ini disebabkan karena kurangnya anggaran obat.

Permasalahan lain yang didapat pada saat penelitian berdasarkan

wawancara yang mempengaruhi pengadaan obat di RSUD Kudungga

Sangatta adalah sering menunda pembayaran obat meskipun faktur obat

sudah jatuh tempo. Pesanan obat ke distributor terpending karena

lambatnya pembayaran obat. Hal ini disebabkan karena lambatnya proses

administrasi untuk pengajuan pembayaran faktur obat yang sudah jatuh

tempo dari instalasi farmasi ke bagian keuangan.

Dalam proses pengadaan obat, kendala lain yang sering terjadi

ketika melakukan pembelian obat adalah distributor yang sering terlambat

dalam melakukan distribusi obat kerumah sakit dan obat yang dipesan

tidak tersedia atau kosong pada distributor tersebut, sehingga pihak

gudang farmasi melakukan pemesanan pada distributor lain. RSUD

Kudungga belum memperhitungkan waktu tunggu pemesan obat mulai

dari di pesan sampai obat datang. Waktu tunggu sangat diperlukan

dikarenakan jarak distributor yang jauh dari rumah sakit.

Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas bahwa proses

pengadaan sudah sesuai standar yang ada, namun ketersediaan obat

belum terpenuhi sesuai dengan kebutuhan di rumah sakit hal ini karena

dipengaruhi oleh perencanaan yang kurang baik, pembayaran obat yang

tidak tepat waktu dan ketersediaan anggaran obat yang kurang.

100

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dan menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang

dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu

obat. Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu sediaan

farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab,

menjaga ketersediaan, dan memudahkan pencarian dan pengawasan

(Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

Berdasarkan hasil penelitian melalui survei diketahui bahwa

pelaksanaan kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi RSUD

Kudungga Sangatta Kutai Timur menggunakan sistem FIFO (First In First

Out) dan FEFO (First Expired First Out). Artinya dalam penyusunan, obat-

obatan yang baru datang diletakkan dibelakang dan obat-obatan yang

lama diletakkan di bagian depan dan obat-obatan yang dekat tanggal

kadaluarsa di letakkan di depan sedangkan obat-obatan yang tanggal

kadaluarasa masih lama diletakkan di belakang. Hasil penelitian ini juga

didukung oleh hasil penelitian Sheina dan Umam (2010) yang

menyebutkan bahwa penyimpanan dan penyusunan obat di gudang

Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit I

menggunakan metode FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired

First Out) dan berdasarkan abjad, metode ini digunakan agar

mempermudah petugas dalam pengambilan obat- obatan dan menjaga

mutu obat-obatan di Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah

101

Yogyakarta Unit I. Menurut Dina (2012) pengaturan obat yang dilakukan di

rak/lemari penyimpanan dapat memberikan kemudahan bagi petugas

gudang dalam mencari barang saat dibutuhkan dan dapat membuat

penyimpanan menjadi lebih efisien.

Dalam kegiatan penyimpanan, barang yang sudah diterima dan

sudah diperiksa oleh petugas gudang farmasi disimpan di gudang farmasi.

Penyusunan obat yang dilakukan di rak-rak dan lemari penyimpanan obat

di gudang farmasi RSUD Kudungga Sangatta Kutai Timur dipisahkan

menurut abjad, bentuk sediaan, obat paten dan obat generik, kestabilan

obat dalam suhu tertentu atau obat-obatan yang memerlukan kondisi

penyimpanan khusus seperti vaksin diletakkan di lemari es/kulkas dengan

suhu terkontrol, pemisahan bahan mudah meledak/terbakar dan

pemisahan obat-obat high alert seperti LASA (Look alike, sound alike),

elektrolit pekat, obat sedasi, insulin, nutrisi parenteral, obat kemoterapi

dan agen radiokontras masing-masing golongan tersebut diberi stiker

warna dengan tulisan high alert begitu juga dengan obat yang mendekati

expired date diberi kode atau pelabelan dan ditulis tanggal kadaluarsanya.

Menurut Dirjen Bina Kefarmasian, proses penyimpanan harus

menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired

First Out), abjad, berdasarkan sedian dan diberi kode atau nama agak

untuk mempermudah dalam pengambilan obat.

Penyimpanan disertai dengan system informasi yang selalu

menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan dan

102

merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan

yang ditetapkan (Kepmenkes RI No.1197/MENKES/SK/X/2004) yaitu di

bedakan menurut 1).Bentuk sediaan dan jenis; 2). Menurut suhunya; 3)

Mudah tidak meledak / terbakar; 4) Tahan/tidaknya terhadap cahaya. Jika

dibandingkan dengan teori, hal ini sudah sesuai dengan pedoman Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan..

Menurut G Jeetu dan T Girish (2010) dalam hasil penelitian

menyebutkan bahwa 25% dari semua kesalahan obat yang dikaitkan

dengan nama obat dan 33% untuk kemasan dan pelabelan. Hasil

penelitian ini juga didukung oleh hasil penelitian Wardhana (2013) yang

menyebutkan bahwa terjadinya medication error disebabkan karena obat-

obatan yang disimpan tidak menggunakan kode atau tanda khusus baik

obat yang expired date maupun yang tidak expired date. Dengan

menggunakan tanda khusus atau kode atau pun pelabelan tersebut

diharapkan agar lebih mudah membedakan obat yang akan kadaluarsa

dengan obat yang belum kadaluarsa.

Menurut hasil penelitian Palupiningtiyas (2014) yang menyebutkan

bahwa luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat

petugas dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang farmasi.

Dari hasil penelitian tersebut juga diketahui bahwa gudang farmasi RSUD

Kudungga Sangatta Kutai Timur tidak hanya digunakan untuk menyimpan

obat, namun juga digunakan untuk menyimpan alat kesehatan.

103

Menurut Seto (2008) gudang farmasi adalah awal dari penyimpanan

perbekalan farmasi yang datang dari supplier, perbekalan farmasi tersebut

kemudian didistribusikan ke bagian rawat inap, rawat jalan, dan unit-unit

pelayanan rumah sakit yang membutuhkannya.

Persyaratan gudang penyimpanan perbekalan farmasi: 1)

Accesibility, adalah ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses.

2) Size, ruang penyimpanan harus cukup untuk menampung barang yang

ada.

Dalam proses penyimpanan ada faktor hambatan yang

mempengaruhi proses tersebut yaitu kondisi gudang yang kurang

memadai. Letak dan tata ruang yang kurang baik terdiri dari banyak sekat

atau ruang-ruang kecil sehingga ruang yang digunakan untuk

penyimpanan obat tidak efektif dimana gudang obat yang digunakan

adalah bekas ruang untuk operasi. Luas gudang yang kurang memadai

tentunya sangat menghambat petugas gudang dalam melakukan tugas

penyimpanan obat di gudang tersebut. Petugas gudang menjadi tidak

leluasa bergerak pada saat akan menyusun obat-obatan yang baru

diterimanya. Minimnya luas gudang farmasi juga menyebabkan petugas

gudang terpaksa harus menumpuk obat-obatan dan alat kesehatan pada

lorong-lorong ruangan dan ada beberapa obat yang belum kadaluarsa di

satukan dalam satu ruangan penyimpanan dengan obat kadaluarsa.

104

Menurut Depkes RI (2007) menyebutkan bahwa untuk mendapatkan

kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan

pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang

dengan baik. Departemen Kesehatan juga menyebutkan bahwa dalam

penataan gudang farmasi harus dibagi menjadi ruang produksi, ruang

kantor, ruang arsip dokumen, dan ruang penyimpanan. Hal ini berfungsi

untuk mempermudah kegiatan di gudang farmasi.

Penyimpanan obat udah sesuai dengan standar yang ada namun di

instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta masih di temukan obat-

obatan kadaluarsa, data yang di ambil yaitu pada tahun 2015 nilai obat

kadaluarsa Rp. 40.037.527 dengan persentase 0,58% dari nilai

persediaan obat dan tahun 2016 Rp. 38.078.389 dengan persentase

0,53% dari nilai persediaan jadi rata-rata persentase obat kadaluarsa

adalah 0,55%. Nilai ini masih tergolong tinggi dibanding nilai yang sesuai

standar yaitu ≤ 0,2% (Pudjaningsih, 1996). Hal ini di sebabkan karena

dokter kurang komitmen dalam peresepan obat, user meminta untuk

disiapkan obat tersebut tapi peresepan obat kurang atau obatnya jarang

keluar jadi mengakibatkan obat tersebut kadaluarsa. Dan juga kurangnya

informasi ke dokter tentang daftar obat-obatan yang dekat kadaluarsa dan

obat yang tergolong slow moving. Penyebab lain masih tingginya obat

kadaluarsa karena pengadaan obat di instalasi farmasi tidak mengikuti

perkembangan obat baru atau tidak mengikuti trend yang ada sedangkan

dokter setiap selesai mengikuti seminar atau simposium mendapatkan

105

informasi tentang obat baru sehingga obat yang lama sudah tidak mau

diresepkan dokter lagi.

Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) sudah diatur tentang bagaimana

cara atau sistem penyimpanan obat-obatan yang baik dan benar.

Tujuannya adalah untuk mempertahankan mutu obat dan menghindari

kerugian akibat kesalahan penyimpanan obat. Penyimpanan obat sudah

dilakukan dengan baik namun belum dapat memenuhi semua persyaratan

yang ditetapkan karena keterbatasan SDM, sarana dan prasarana.

5. Pendistribusian

Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010)

menyebutkan bahwa sistem distribusi dilakukan dua metode yaitu sistem

distribusi sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dilakukan oleh IFRS

sentral ke semua unit rawat inap di rumah sakit secara keseluruhan.

Artinya, di rumah sakit itu mungkin hanya satu IFRS tanpa depo/satelit

IFRS di beberapa unit pelayanan. Sedangkan sistem desentralisasi

dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS di sebuah rumah sakit. Pada

dasarnya sistem distribusi desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi

obat persediaan lengkap di ruangan, hanya saja sistem distribusi

desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan

pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.

106

Proses pendistribusian obat di RSUD Kudungga Sangatta Kutai

Timur dilakukan dengan sistem desentralisasi yaitu pendistribusian obat

dari gudang farmasi ke farmasi rawat jalan, farmasi rawat inap, Depo OK

dan ruang rawat inap untuk bahan habis pakai. Permintaan setiap unit

akan obat semua ditujukan ke gudang farmasi. Pendistribusian obat-

obatan ke unit-unit rumah sakit di pusatkan di gudang tujuannya adalah

untuk memudahkan pendataan dan pengontrolan terhadap obat-obatan

yang dikeluarkan Jika stok obat di farmasi rawat jalan, farmasi rawat inap,

Depo OK dan IGD tersebut sudah habis atau sedikit jumlahnya, maka

akan melakukan permintaan ke gudang farmasi yang disertai dengan bukti

berupa surat permintaan obat.

Dalam proses pendistribusian obat dipengaruhi oleh banyak

sedikitnya jumlah permintaan obat, jika obat yang tersedia di gudang

jumlahnya memungkinkan, maka bisa dilakukan pendistribusian ke unit

tersebut, akan tetapi jika obat yang diminta jumlahnya tidak

memungkinkan untuk dilakukan pendistribusian sesuai permintaan, maka

obat yang disediakan oleh pihak gudang hanya sedikit dan bahkan tidak

dapat dilakukan distribusi karena obat yang diminta kosong.

Pendistribusian obat ke pasien rawat jalan dengan cara individual

prescribing sedangkan pasien rawat inap menggunakan cara One Daily

Dispensing (ODD).

Pendistribusian obat ke pasien berdasarkan hasil survei langsung di

farmasi rawat jalan bahwa rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani

107

pasien mulai dari pasien menyerahkan resep sampai menerima obat rata-

rata waktu pelayanan per lembar resep adalah untuk resep obat jadi

adalah antara 22 - 35 menit dan resep racikan adalah antara 33 - 58

menit. Nilai ini cukup lama jika dibandingkan dengan standar rata-rata

waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien

untuk Obat racikan maksimal 30 menit, non racikan 15 menit (Depkes RI,

2008). Hal ini di sebabkan tenaga petugas di farmasi rawat jalan kurang

dan tidak jarang pasien komplain karena lambatnya pelayanan dan lebih

memilih menebus obat di rumah sakit lain karena tidak mau menunggu

lama. Selain itu mengenai ketersediaan obat sering terjadi kekosongan

obat tapi untuk pasien BPJS di upayakan untuk tidak memberikan

langsung copy resep, petugas farmasi berusaha dengan menghubungi

dokter si penulis resep untuk menggantikan obat yang sejenis atau

mengganti obat yang lain dengan kandungan obat dan komposisi yang

sama tapi kalau dokter tidak menyetujui petugas menghubungi gudang

farmasi untuk mencarikan obat keluar atau meminjamkan obat ke rumah

sakit lain, dan diinformasikan ke pasiennya untuk menunggu agak lama

karena obat lagi kosong dan baru dicarikan ke rumah sakit lain kalau

pasien tidak mau menunggu terpaksa diberikan copy resep saja untuk

ditebus keluar. Untuk pasien umum biasanya langsung diberikan copy

resep saja bila obat yang diresepkan tidak tersedia di apotek, hal tersebut

dapat terjadi karena ketersediaan obat yang rendah dan juga kurangnya

informasi ke dokter tentang stok obat yang ada di instalasi farmasi.

108

Persentase peresepan obat dengan nama generik Pengukuran

persentase peresepan obat dengan nama generik dimaksudkan untuk

mengetahui kecenderungan dokter untuk meresepkan obat dengan nama

generik yang berarti tertulis sebagai zat aktif sediaan sehingga ada

kesepemahaman antara dokter dan farmasis dimana secara tidak

langsung turut mencegah prescribing error, yang merupakan awal

terjadinya medication error (WHO, 1993). Hasil penelitian yang dilakukan

menunjukkan bahwa persentase penulisan resep dengan nama generik

oleh dokter masih rendah yaitu sebesar 51,46% apabila dibandingkan

dengan standar penelitian yang dilakukan oleh WHO (1993) sebesar 82-

94%. Jadi penggunaan obat generik di RSUD Kudungga Sangatta belum

memenuhi standar yang ada . Hal ini di sebabkan karena kurangnya

ketersediaan obat generik di RSUD Kudungga karena sering mengalami

kekosongan obat dan juga dokter lebih cenderung menggunakan obat

paten dibandingkan dengan obat generik.

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian terhadap manajemen obat di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kudungga Sangatta, yang

berpengaruh terhadap rendahnya ketersediaan obat di rumah sakit umum

daerah Kudungga Sangatta maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Perencanaan Obat

Perencanaan kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD

Kudungga Sangatta Kutai Timur pada dasamya sudah sesuai

dengan prinsip dasar manajemen pengelolaan obat yaitu

perencanaan menggunakan metode komsumsi dengan melihat

kebutuhan pemakaian sebelumnya, namun belum maksimal

karena perencanaan belum menggunakan suatu system atau

analisis VEN, metode ABC, belum menghitung stok maksimum

dan minimum, dan belum menghitung lead time. Kurangnya

pengetahuan tentang perencanaan obat karena belum pernah

mengikuti pelatihan-pelatihan terkait dengan perencanaan obat.

2. Penganggaran Obat

Penganggaran persediaan obat yang ada di RSUD Kudungga

Sangatta Kutai Timur menggunakan anggaran BLUD. Persentase

dana yang tersedia untuk anggaran belanja obat adalah 14,23 %

110

dari total anggaran operasional rumah sakit. Alokasi dana untuk

anggaran belanja obat masih sangat kurang sehingga

ketersedian obat dari perencanaan tidak terpenuhi.

3. Pengadaan Obat

Metode pembelian obat dilakukan dengan cara pembelian

langsung dan e-purchasing, jangka waktu pembayaran selama 1

(satu) bulan, frekuensi pembelian obat sebulan sekali tapi dalam

keadaan tertentu pembelian obat bisa sekali dalam seminggu.

Pengadaan obat di gudang farmasi RSUD Kudungga Sangatta

Kutai Timur belum berjalan dengan baik, sering terjadi

kekosongan obat karena obat yang di pesan ke distributor tidak

langsung dikirim karena pending yang disebabkan oleh

tertundanya pembayaran obat tidak sesuai dengan waktu yang

disepakati sering melewati tanggal jatuh tempo. dan terlambatnya

distributor dalam mendistribusikan obat ke rumah sakit juga

karena obat yang dipesan tidak ada atau kosong di distributor,

Untuk mengatasi kekosongan obat maka dilakukan peminjaman

obat kerumah sakit yang sudah ada kerjasama dengan rumah

sakit Kudungga Sangatta Kutai Timur .

4. Penyimpanan Obat

Sistem penyimpanan obat yang dilaksanakan di RSUD Kudungga

Sangatta menggunakan system sistem FIFO (First In First Out)

dan FEFO (First Expired First Out). Penyimpanan di gudang

111

farmasi RSUD Kudungga Sangatta Kutai Timur belum sesuai

dengan standar dimana obat yang sudah kadaluarsa di simpan

pada satu ruangan dengan obat yang belum kadaluarsa. Selain

itu ada beberapa kendala atau masalah yang ditemukan dalam

proses penyimpanan antara lain dan terjadinya penumpukkan

kardus yang berisi obat-obatan hal ini disebabkan oleh kondisi

gudang tempat penyimpanan obat terbatas.

Persentase dan nilai obat kadaluarsa pada tahun 2015 dan tahun

2016 rata-rata 0,55% dari total nilai persediaan obat dan nilai obat

kadaluarsa rata-rata Rp. 39.057.958 nilai termasuk cukup tinggi.

5. Pendistribusian Obat

Waktu tunggu untuk pendistribusian obat ke pasien mulai dari

pasien menyerahkan resep sampai pada penyerahan obat

menggunakan waktu cukup lama untuk obat jadi yaitu 22 – 35

menit dan obat racikan 33 – 58 menit hal ini disebabkan karena

kurangnya tenaga farmasi khususnya di farmasi rawat jalan.

Pendistribusian obat ke pasien rawat jalan dengan cara individual

prescribing sedangkan pasien rawat inap menggunakan cara One

Daily Dispensing (ODD).

Untuk penggunaan obat persentase penulisan resep dengan

nama generik oleh dokter masih rendah yaitu sebesar 51,46%.

112

B. Saran

1. Perlunya menggunakan metode lain dalam perencanaan obat

,seperti metode analisis VEN dan analisis ABC dan

memperhitungkan stok maksimum, stok minimum, lead time dan

stok pengaman (safety stock).

2. Perlunya menambah anggaran untuk pengadaan obat agar dapat

memenuhi stok obat berdasarkan kebutuhan.

3. Melakukan pembayaran tepat waktu tidak menunda pembayaran

obat jika sudah jatuh tempo atau melakukan pembayaran obat

sebelum obat pending sehingga pengiriman obat dari distributor

tidak terhambat.

4. Perlunya menambah jumlah tenaga farmasi untuk mengatasi waktu

tunggu pelayanan distribusi obat ke pasien yang lama.

5. Diharapkan Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kudungga Sangatta

lebih memperhatikan sarana gudang farmasi yang kurang memadai

untuk proses penyimpanan persediaan obat.

6. Prioritas utama yang harus dilakukan atau perlu dibenahi untuk

mengatasi permasalahan terkait dalam pengelolaan obat di

instalasi farmasi RSUD Sangatta adalah mengenai perencanaan

obat yaitu perlu adanya peningkatan pengetahuan sumber daya

manusia melalui pelatihan-pelatihan yang terkait dengan

perencanaan obat.

DAFTAR PUSTAKA

Aditama Y T, (2003). Manajemen Administrasi Rumah Sakit . Jakarta Penerbit Universitas Indonesia.

A. Harianto. Supardi, S. 2004. Gambaran Pelaksanaan Standar

Pelayanan Farmasi Di Apotek DKI Jakarta Tahun 2003. Majalah Ilmu Kefarmasian

Ali, Maimun. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi

Metode Konsumsi dengn Analisis ABC dan Reorder Point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Rasio di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal. Tesis. Universitas Diponegoro.

Anggraeni, Mekar Dwi dan Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif

dalam Bidang Kesehatan. Yogyakarta:Nuha Medika. Berry, L., Zeithaml, V., Parasuraman, A. (1990) The Service-. Quality

Puzzle Business Horizon

Budiono, S., Suryawati, S., Sulanto, S.D., 1999, Manajemen Obat Rumah

Sakit : Kumpulan Modul, 33-36, Fakultas Kedokteran, Program Pendidikan Pascasarjana, Magister Manajemen Rumah Sakit, Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta

Danu S dan Suryawati S., 1997, Distribusi dan Penyimpanan, Universitas

Gadjah Mada Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2004, Pedoman Pengelolaan

Obat Program Kesehatan, Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian Dan Alat Kesehatan, Jakarta.

Departemen Kesehatan RI,(2004) Keputusan Menteri Kesehatan RI

Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta:Depkes RI;2004

Depkes RI , 2008, Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, Direktorat

Jendral Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI, Jakarta

Depkes RI, 2010. Materi-Materi Kefarmasian Di Instansi Farmasi

Kabupaten/Kota. Direktorat Bina Obat Publik Dan Perbekalan Kesehatan Direktorat Jendral BinaKefarmasian Dan Alat Kesehatan Kementrian Kesehatan RI bekerja sama dengan

114

International Coorperation Agency(JICA). Jakarta. Handoko, 1992 Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi, BPPE,

Yokyakarta Herjanto, Eddy. 2008. Manajemen Operasi. Edisi ketiga. Grasindo.

Jakarta. IFRS-RSDS, 1990, Pedomanan Pengelolaan dan Pelayanan Farmasi

Rumah Sakit yang Baik. Instalasi Farmasi Rumah Sakit RSUD Dr. Sutomo, Surabaya.

Indriawati, C.S., Suryawati, S., Pujaningsih.,1996 Analysis of Drug

Management In Wates Local Public Hospital. Indonesia,Departemen Kesehatan 1999 ,Keputusan Menteri Kesehatan

Nomor : 1333/Menkes/SK/XII/1999 , Standar Pelayanan Rumah Sakit,departemen kesehatan,Jakarta

Jeetu G, Girish T. 2010. Prescription Drug Labeling Mediction Errors: A

Big Deal for Pharmacists. Journal of Young Pharmacists.

Johns, D.T dan Harding, H.A. 2001. Manajemen Operasi untuk Meraih Keunggulan Kompetitif. PPM. Jakarta.

Kementerian Kesehatan RI,(2008). Pedoman Pengelolaan Perbekalan

Farmasi di Rumah Sakit.Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI Bekerja sama dengan Japan International Cooperation Agency.

Kementerian Kesehatan RI,(2012). Standar Akreditasi Rumah Sakit Tahun

2012, Dirjen Bina Upaya Kesehatan, Kementerian Kesehatan RI, Jakarta

Miles, Matthew B dan Huberman, A Michael. 1992. Analisis Data Kualitatif.

Jakarta. Universitas Indonesia Press

Moleong, J Lexy. 2007. Metode Penelitian Kualitatif. PT Remaja Rosdakarya. Bandung

Mulyadi, 1996, Pengelolaan Obat di Rumah Sakit, Universitas Gadjah Mada

Muzakin, M.,(2008). Analisis Kerugian yang Ditanggung Oleh RSU Dr.

Soetomo Surabaya sebagai akibat dari stagnant dan stockout obat. Skripsi. Surabaya. Universitas Airlangga

115

Nadzam D.M., 1991, Development of medication-use indicators by the Joint

Commission on Accreditation of Healthcare Organizations. Am J Hosp

Pharm. Sep;48(9):1925-30. PubMed PMID: 1928134

Naiborhu, JP., 1995, Upaya Peningkatan Proses Penyerahan Obat di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bethesta, Yokyakarta.

Palupiningtiyas, Retno. 2014. Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun2014. Skripsi. FKIK UIN. Jakarta.

Pudjaningsih, D., 1996, Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi Rumah Sakit, [Tesis], Yogyakarta: Magister Manajemen Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada.

Purwanti Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.

Poli, W. 2001. Peningkatan Daya Saing Output Rumah Sakit diera Afta

2003, Makalah disajikan pada Seminar Perubahan Dalam Kebijakan dan Manajemen Rumah Sakit di era Otonomi dan Menjelang AFTA 2003 yang dilaksanakan oleh PPS UNHAS Makassar. Oktober 2001.

Pratiwi,Sauzan. 2012. Gambaran Perencanaan Obat Antibiotik Menggunakan Analisis ABC di Sub Unit Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok Tahun 2012. Skripsi. FKM UI. Depok.

Prihatiningsih, Dina.2012. Skripsi: Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di

Gudang Farmasi RS Asri Tahun 2011. Depok: UI Quick,, Hume, M.L,O Conner, R.W., 1982, Managing Drug Suplay.

Management Sciences of Health, Boston.,Massachuset Quick,, Hume, M.L,O Conner, R.W., 1997, Managing Drug Suplay.

Second Edition, Revised And Expanded, Kumarin Pres, West Hartford.

116

Ratnaningrum, E. (2002). Pengembangan Model Pengadaan Alat Kesehatan Habis Pakai Untuk Mencapai Efisiensi Biaya Di Instalasi Farmasi RSUD Kota Semarang. Tesis Mahasiswa IKM Universitas Diponegoro, Semarang

Seto, Soerjono. 2008.Manajemen Farmasi. Airlangga University Press.

Surabaya.

Setyowati, J.d.,Purnomo, W.,2004. Analisis Kebutuhan Obat Dengan Metode Konsumsi Dalam Rangka Memenuhi Kebutuhan Obat Di Kota Kediri. Jurnal Administrasi Kebijakan Kesehatan. V(02): 188-195.

Sheina, B., Umam, M.R., Solikhah. (2010) Penyimpanan Obat di Gudang

Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit I. Jurnal Kesehatan Masyarakat. 4 (1). p. 1-75.

Siregar, Ch. J.P., dan Amalia, L., 2004, Farmasi Rumah Sakit, Teori dan

Penerapan, 25 – 49, Penerbit Buku Kedokteran EGC, Jakarta. Suciati S, Adisasmito WBB. (2006).”Analisis Perencanaan Obat

berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi”. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan Vol 09/Maret 2006,hal 9.

Sugiono, 1999, Metode Penelitian Administrasi, Alfabeta Bandung Supranto, J., 1997, Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan, Rineke

Cipta, Jakarta

Suryawati, S., 1997. Menuju swamedikasi yang rasional.Yogyakarta:Pusat

Studi Farmakologi Klinik dan Kebijakan Obat ,Universitas Gadjah Mada.

Titta.H.S, (2008). Analisis Manajemen Obat di Rumah Sakit Angkatan

Darat Tk. II Dustira Cimahi. Tesis Mahasiswa Magister Manajemen Farmasi. Program Studi Ilmu Farmasi, Program Pasca Sarjana Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.

Tjiptoherijanto, Prijino, dan Budi Soesetyo, 1994. Ekonomi Kesehatan. Reneke Cipta, Jakarta.

117

Umar Husen. 2000. Riset Pemasaran dan Perilaku Konsumen Jakarta: Gramedia.

Utari, Anindita. 2014. Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan

Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014. Skripsi. FKIK UIN. Jakarta.

Waluyo, D.S., (2006). Analisis Penyebab Utama Stagnan Pada

Manajemen Persediaan Obat di Rumah Sakit Kusta Kediri. Tesis. Surabaya Universitas Airlangga : 1-5.

Wardhana, Zendy Priscillia. 2013. Profil Penyimpanan Obat di Puskesmas Pada Dua Kecamatan Yang Berbeda Di Kota Kediri. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.2.

World Health Organization.1988. Estimating Drug Requirement. A Practical Annual World Health Organization, Geneva.

Wibowo, dkk. (2011). Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (E- Procarement) Pada Pemerintah Kota Yogyakarta. Volume 23, Nomor 2, Juni 2011.

WHO, 1993, How to Investigate Drug Use In Health Facilities, Selected Drug Use Indikators, Action Program on Essential Drugs, 46-52, WHO, Genewa.

WHO (1999), Promoting Rational Use of Medicine:core Component. Geneva

Wirjoatmodjo, K., 1990 Kebutuhan Pelayanan Farmasi Rumah Sakit

Sebagai Bagian Integral dari Sistem Pelayanan Rumah Sakit, Work Shop on Hospital Pharmacy, Jakarta.

Wijono, D., 2000, Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Airlangga

University Press, Surabaya.

118

LAMPIRAN

119

Lampiran 1. Pedoman wawancara

Yang harus digali dari responden adalah :

A. Perencanaan Kebutuhan Obat dengan indikatornya adalah sebagai

berikut:

1. Team dalam proses perencanaan.

2. Persentase dana yang tersedia dibandingkan dengan

kebutuhan rumah sakit.

3. Perbandingan jumlah item obat.

4. Alur proses perencanaan.

5. Metode yang digunakan dalam perencanaan.

6. Kendala dan solusi dalam proses perencanaan.

B. Penganggaran

1. Proses penganggaran dalam kegiatan pengadaan obat.

2. Team yang terlibat dan bertanggungjawab dalam proses

penganggaran.

3. Besarnya anggaran yang dikeluarkan dan sumber anggaran

yang dipakai.

4. Kendala dalam proses penganggaran.

5. Cara mengatasi kendala tersebut.

C. Pengadaan

1. Proses pengadaan obat.

120

2. Team yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam

pengadaan obat.

3. Seleksi pemasok.

4. Metode pembelian.

5. Frekuensi pembelian.

6. Frekuensi tertunda pembayaran.

7. Frekuensi kesalahan faktur.

8. Waktu yang dibutuhkan dalam proses pengadaan.

9. Kendala dan solusi yang dihadapi dalam pengadaan.

D. Penyimpanan

1. Proses penyimpanan obat.

2. Team yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam

penyimpanan.

3. Metode atau sistem yang digunakan

4. Kondisi dan tempat penyimpanan obat.

5. Sistem penataan gudang penyimpanan obat.

6. Kendala dan solusi pada proses penyimpanan.

E. Pendistribusian

1. Proses distribusi obat.

2. Team yang terlibat dan bertanggung jawab dalam distribusi.

3. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses distribusi.

121

4. Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai

ke tangan pasien.

5. Persentase item obat yang diresepkan dengan item obat yang

dilayani

12

2

Lampiran 2. Tabel hasil penelitian

Jenis informasi

Informan

Kabid Penunjang

Kasubid penunjang

medik

Kasubid Logistik

Ketua KFT Kepala IFRS Kepala Gudang

Farmasi RJ & RI

Dokter Staf Keuangan

Kesimpulan

Perencanaan a. Metode

perencanaan b. Tim yang

terlibat dalam perencanaan

c. Proses perencanaan

Tim yang terlibat dalam perencanaan KFT, dokter, kepala instalasi dan gudang farmasi dan apoteker KFT yang membuat formularium rs, dokter memasukkan usulan obat-obatan ke KFT.

Peran KFT terlibat dalam penentuan jenis obat dan membuat formularium Perencanaan obat sesuai dengan yang ada di formularium rumah sakit.

Metode komsumsi dilihat dari pemakaian sebelumnya. Team KFT dalam managemen pengelolaan obat berperan dalam hal perencanaan obat yaitu bertanggung jawab dalam penentuan jenis obat yang akan di masukkan dalam formularium, KFT meminta usulan dari user obat-obat apa yang akan di masukkan dalam formularium,

Proses perencanaan kebutuhan persediaan obat yang dilakukan oleh instalasi farmasi RSUD Kudungga Sangatta adalah dengan melihat pemakaian obat sebelumnya atau metode konsumsi, perencanaan obat belum ada menggunakan suatu sistem atau metode analisis VEN, analisis ABC, belum ada menghitung stok

Perencanaan obat selama 1 tahun dengan melihat pemakaian atau stok obat keluar pada tahun sebelumnya ditambah buffer 20%, belum menerapkan perencanaan berdasarkan jenis penyakit atau epidemiologi baru sebatas menggunakan metode komsumsi Perencanaan obat sesuai dengan usulan dokter yang ada dalam

Apoteker penanggung jawab rawat inap dan rawat jalan terlibat dalam perencanaan obat Mengajukan usulan obat ke gudang untuk dipesan

user ikut menentukan jenis obat yang akan dipakai di rumah sakit, ada form yang diisi untuk mengajukan obat-obatan yang akan dimasukkan dalam formularium, form tersebut setelah di isi diserahkan kepada Komite medik setelah mendapatkan persetujuan baru di serahkan kepada tim KFT untuk dimasukkan dalam formularium rumah sakit.

kegiatan perencanaan kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD Kudungga Sangatta Kutai Timur menggunakan metode konsumsi dengan melihat pemakaian sebelumnya dengan buffer 20%. perencanaan obat belum menggunakan metode analisis VEN, analisis ABC, belum ada menghitung stok maksimum, stok

12

3

setelah mendapatkan daftar usulan disusunlah formularium RS, apabila ada obat yang akan dipakai oleh dokter/user tapi belum ada dalam formularium, dokter bisa membuat usulan obat baru dengan mengisi form pengusulan obat baru kemudian dibawah komite medik setelah mendapat persetujuan dari komite medik barulah KFT bisa memasukkan dalam daftar obat formularium

maksimum, stok minimum, dan tidak memperhitungkan lead time Team yang terlibat dalam perencanaan obat adalah kepala instalasi farmasi, kepala gudang dan Komite Farmasi dan Terapi dan dokter dimana peran KFT ikut dalam penentuan jenis obat dan membuat formularium Rumah Sakit” sedangkan dokter ikut menentukan jenis obat yang akan dipakai di rumah sakit

formularium rumah sakit.

minimum, dan tidak memperhitungkan lead time perencanaan berdasarkan Formularium yang dibuat oleh KFT.

12

4

Penganggaran

a. Sumber anggaran

b. Tim yang terlibat

Tidak terlibat dalam penganggaran obat. Anggaran yang ada masih sangat minim sekali karena rumah sakit lebih mengutamakan peningkatan sarana dan prasarana rumah sakit seperti pengadaan alat-alat kedokteran

Anggaran yang digunakan dari BLUD disesuaikan dengan RBA. Sub bagian logistik melakukan pengecekan pembayaran faktur yang jatuh tempo sebelum dibuatkan rencana pembayaran oleh bagian keuangan. Pembayaran obat atas persetujuan direktur.

Anggaran yang digunakan dalam belanja obat adalah menggunakan anggaran dari BLUD. Anggaran yang ada digunakan untuk belanja obat, alat kesehatan, bahan laboratorium dan radiologi. Team yang terlibat langsung dalam proses pembayaran obat adalah direktur rumah sakit, staf keuangan, kabid keuangan dan kasubid logistic Anggaran obat yang disiapkan terbatas.

penganggaran obat di RSUD Kudungga Sangatta Kutai Timur menggunakan anggaran BLUD Anggaran obat yang disiapkan terbatas.

12

5

Pengadaan obat

a. Sistem pengadaan

b. Metode pengadaan

c. Frekuensi pembelian

d. Seleksi pemasok

e. Frekuensi tertunda pembayaran

Tidak ikut terlibat dalam proses pengadaan

Pengadaan obat dilakukan dengan mengecek sisa stok yang menipis dan sudah di setujui oleh bagian logistik dan penunjang medis. keterlambatan pemesanan obat ke distributor dan obat pending karena faktur jatuh tempo belum dibayar untuk menghindari kekosongan obat dilakukan peminjaman obat-obatan ke rumah sakit yang bekerja sama dengan RSUD Kudungga.

Mengecek stok obat digudang bila sudah di verifikasi oleh bagian logistic baru boleh dilakukan pengadaan obat.

obat menipis diorder dengan melihat sisa stok obat di gudang farmasi

KFT Tidak ikut dalam pengadaan obat semuanya di serahkan kepada instalasi farmasi

Metode pengadaan dengan pembelian langsung dan melalui e-purchasing. Pembelian dilakukan sekali sebulan namun bila dalam keadaan tertentu bisa sekali seminggu. tidak melakukan seleksi pemasok hanya dilihat ketersediaan stok obat kalau distributor satu kosong maka dilakukan pemesanan ke distributor lain. Obat sering pending karena faktur

pembelian langsung ke PBF, untuk pemesanan obat e-kataloq menggunakan e –purchasing. Pemilihan Distributor dilihat dari ketersediaan obat dan harga obat bila distributor satu tidak mempunyai stok obat maka di cari distributor lainnya.

Pembayaran dilakukan pada saat obat sudah pending, pembayaran tidak tepat waktu karena prosesnya yang lama, pembayaran dilakukan dua kali dalam sebulan.

Metode pengadaan dengan pembelian langsung dan melalui e-purchasing Pembelian dilakukan sekali sebulan namun bila dalam keadaan tertentu bisa sekali seminggu. Terjadi kekosongan obat karena obat pending pembayaran faktur jatuh tempo tidak tepat waktu sehingga pengiriman obat dipending. untuk menghindari kekosongan obat dilakukan peminjaman

12

6

obat yang telah jatuh tempo belum dibayar, sehingga sering terjadi kekosongan obat akibat lambatnya pengiriman

obat-obatan ke rumah sakit yang bekerja sama dengan RSUD Kudungga.

Penyimpanan

a. Sistem penyimpanan

b. Penataan gudang

Penyimpanan obat dilakukan dengan memisahkan antara obat yang masuk e-katalog dan obat non e-katalog, bentuk sediaan, alfabetis, kestabilan obat yaitu penyimpanan pada suhu kamar dan lemari pendingin, bahan mudah terbakar dan secara FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)

Sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out), obat di beri label/stiker high alert, LASA barang banyak diletakkan di lorong-lorong ruangan, ada beberapa obat yang belum kadaluarsa dicampur dengan obat kadaluarsa dalam satu ruangan.

Sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out), penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan, alfabetis, kestabilan obat , bahan mudah terbakar dan di beri label/stiker high alert, LASA Ruang tempat penyimpanan obat terbatas. Banyak stok obat-obat

12

7

Letak dan tata

ruang yang

kurang baik

terdiri dari

banyak sekat

atau ruang-

ruang kecil

sehingga ruang

yang

digunakan

untuk

penyimpanan

obat tidak

efektif.

Nilai obat

yang sudah

kadaluarsa

cukup tinggi.

Pemusnahan

obat baru

dilakukan

sekali.

yang sudah kadaluarsa

Pendistribusian

a. Sistem distribusi

b. Penggunaan obat

c. Waktu tunggu obat

Peresepan obat generik masih rendah, persediaan obat generik kurang, stoknya selalu mengalami kekosongan. Pasien langsung

Pendistribusian obat di rawat jalan dengan cara individual prescribing sedangkan untuk pendistribusian rawat inap dengan cara ODD ( One

Pelayanan resep rawat inap menggunakan metode ODD belum ada depo di ruangan rawat inap kecuali ruang OK

Obat generik banyak kosong jadi diganti obat paten

Pendistribusian obat di rawat jalan dengan cara individual prescribing sedangkan untuk pendistribusian rawat inap dengan cara ODD (One

12

8

menebus obat keluar atau di beri copy resep.

Daily Dispensing)

Sering terjadi kekosongan obat generik di distributor Waktu tunggu obat lama

rata-rata waktu pelayanan per lembar resep untuk resep obat jadi adalah antara 22 - 35 menit dan resep racikan adalah antara 33 - 58 menit, ini disebabkan karena kurangnya tenaga farmasi sehingga pelayanan resep lambat. obat generik stoknya sering kosong jadi biasanya dilakukan peminjaman ke rumah sakit lain, kadang juga di copy resep keluar.

Daily Dispensing)

Peresepan obat generik masih rendah, persediaan obat generik stoknya selalu kurang, selalu mengalami kekosongan. Waktu tunggu pasien lama untuk obat jadi dan obat racikan

129

Lampiran 3. Perbandingan standar pengelolaan obat dengan hasil penelitian di instalasi RSUD Kudungga Sangatta

No Pengelolaan

obat Standar

Temuan/hasil penelitian

Keterangan

1. Perencanaan obat

1.

Metode Metode kombinasi Perencanaan belum sesuai standar

a. Metode komsumsi -

b. Metode epidemiologi -

c. Metode kombinasi -

2. Menghitung stok

minimum -

3. Menghitung stok

maksimum -

4.

Menghitung lead time -

5.

Analisis VEN dan ABC -

6. Hukum pareto -

7.

Menghitung safety stok 20%

Sesuai standar

2 Penganggaran 1 Anggaran obat 40-50% Anggaran obat

13,61% Belum sesuai standar

3 Pengadaan Obat

1. Tender terbuka -

2. Tender tertutup -

3.

Pembelian langsung Pembelian langsung

Pembelian langsung menggunakan pedoman pengadaan BLUD

4 Persentase jumlah item obat diadakan dengan yang direncanakan 100 -120%

Persentase jumlah item obat diadakan dengan yang direncanakan 71 %

Belum sesuai standar

4 Penyimpanan obat

1.

FEFO FEFO Sudah sesuai standar

2. FIFO FIFO

3. Menurut bentuk

sediaan dan jenis Menurut bentuk sediaan dan jenis

4. Menurut suhu dan

kestabilan obat Menurut suhu dan kestabilan obat

130

5.

Bahan mudah terbakar Bahan mudah

terbakar

6. Alfabetis Alfabetis

7.

Persentase nilai obat kadaluarsa ≤ 0,2 % Persentase nilai

obat kadaluarsa 0,5 %

Belum sesuai standar

5 Pendistribusian obat

1.

Sentralisasi

2

. Desentralisasi Desentralisasi Sudah sesuai

standar

3. Flour Stok

4.

Individual dispensing Individual dispensing

5. Unit dose dispensing

6.

Unit day dispensing Unit day dispensing

7. Penggunaan obat

generik 82-94%

51.46% Belum sesuai standar

131

Lampiran 4. Dokumentasi wawancara di RSUD Kudungga Sangatta

Wawancara dengan drg. Rudi Purwono Kepala Bidang Penunjang

Wawancara dengan Suraini Makatita, SKM Kasubid. Penunjang Medik

132

Wawancara dengan Jumardi, SST Kasubid. Logistik

Wawancara dengan dr. Zulmiaty, Sp.S ketua KFT dan dokter Spesialis Syaraf

133

Wawancara dengan dr. Didit Tri Setyo Budi Sp.P dokter Spesialis Paru

dan Pernafasan

Wawancara dengan Liza Arifiyanti S.Farm., Apt Kepala Instalasi Farmasi

134

Wawancara dengan Harnita Sari, S.Farm., Apt Koordinator Farmasi Rawat Inap

Wawancara dengan Nurahmi Abdullah, S.Farm., Apt Koordinator Farmasi Rawat

Jalan

135

Wawancara dengan Hadi Hamidan Hakim Koordinator Gudang Farmasi

Wawancara dengan Marni Tandi Ayu, SE staf Keuangan

136

Wawancara dengan pasien di poli rawat jalan