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Organizzazione aziendale Lezione 23– Adonis
Ing. Marco Greco
Tel.0776.299.3641
Stanza 1S-28
Creazione di un nuovo processo
Per creare un nuovo modello in qualunque momento basta cliccare su
model, quindi su New
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Creazione di un nuovo processo
Usiamo sempre Business process diagram (BPMN) come model type.
Riempiamo il campo name con il nome del modello
Il campo version è facoltativo (ma consigliato)
Clicchiamo sulla cartella models, poi sul tasto Create.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
L’area di lavoro
• La parte centrale grande è rappresentata dall’area di lavoro
• Subito a sinistra dell’area di lavoro c’è la barra degli strumenti
• Nella parte sinistra c’è l’elenco dei modelli creati
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
La barra degli strumenti
Strumento selezione: si usa per selezionare gli
oggetti, spostarli ,etc..
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
La barra degli strumenti
Servono a creare le Swimlanes:
Polls (partecipanti)
Lanes (corsie)
N.B.: sono tutti oggetti facoltativi
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
La barra degli strumenti
Servono a creare gli eventi:
Start - Inizio
Intermediate event (boundary) – eventi intermedi
collegati ad un’attività
Intermediate event (sequence flow) – eventi intermedi
collegati al flusso
End – Fine
N.B.: L’evento Inizio e l’evento Fine devono sempre
essere presenti in diagramma di processo.
Gli eventi intermedi sono facoltativi.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
La barra degli strumenti
Servono a creare le attività:
Task – attività
Sub-process - sottoprocesso
N.B.: ci deve essere almeno un task in un diagramma
di processo.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
La barra degli strumenti
Servono a creare i gateways:
Exclusive – esclusivo
Non exclusive – non esclusivo o parallelo
Non exclusive (converging) - non esclusivo o
parallelo (di unione)
N.B.: servono a gestire il flusso del processo.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
La barra degli strumenti
Servono a creare i connettori:
Subsequent – Flusso sequenziale
Message flow – messaggio di flusso
N.B.: L’uso delle frecce di flusso sequenziale è
obbligatorio.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Importazione ed esportazione di modelli
• ADONIS permette l’importazione e
l’esportazione di modelli attraverso i file adl.
• È possibile importare/esportare più modelli
attraverso lo stesso file.
• Questo consente di poter scambiare
agevolmente modelli tra i vari uffici, gruppi, etc.
permettendo ad esempio di lavorare sugli stessi
file di sottoprocesso.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Importazione di modelli da file adl
Clicchiamo sul pulsante a forma di puzzle Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Importazione di modelli da file adl
Clicchiamo sul pulsante adl import Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Importazione di modelli da file adl
Cliccando su browse andiamo ad individuare il file .adl da
importare.
Dopo clicchiamo su ok
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Importazione di modelli da file adl
Nella parte di sinistra, sotto
models in file, c’è l’elenco
dei processi presenti nel
file. Selezioniamo i modelli
che vogliamo importare (di
default sono selezionati
tutti), quindi clicchiamo sulla
cartella di destinazione
(Models).
Infine clicchiamo su Import
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Importazione di modelli da file adl
Nell’elenco dei modelli presenti sul pc compariranno i file
importati Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Creazione degli oggetti
Per creare un oggetto basta cliccare sul tipo di oggetto che vogliamo
creare (in questo caso un evento Inizio): il cursore del mouse sullo
schermo diventa a forma di penna. Basta poi cliccare di nuovo sull’area
di lavoro per far apparire l’oggetto desiderato. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Creazione degli oggetti
Se vogliamo creare più oggetti dello stesso tipo, basta cliccare più
volte sull’area di lavoro.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Creazione degli oggetti
Allo stesso modo è stato creato un’attività ed un evento Fine..
Nella slide successiva andiamo a vedere come si collegano gli oggetti
tra loro (inserimento delle frecce di flusso sequenziale)
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento delle frecce di flusso
Cliccando nella barra degli strumenti sulla freccia di flusso sequenziale, il
cursore diventa a forma di penna.
Per collegare due oggetti tra loro, basta cliccare una volta sull’oggetto da
cui parte il flusso ed una seconda volta sull’oggetto a cui arriva il flusso. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento delle frecce di flusso
Per collegare due oggetti tra loro, basta cliccare una volta sull’oggetto
da cui parte il flusso ed una seconda volta sull’oggetto a cui arriva il
flusso.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento delle frecce di flusso
Allo stesso modo colleghiamo l’attività con l’evento Fine.
Una volta che due oggetti sono collegati, anche se li spostiamo, le
frecce si spostano di conseguenza (restano ancorate all’oggetto)
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Cancellazione di un oggetto
Se vogliamo cancellare un’oggetto , clicchiamo sulla freccia di
selezione, poi con il tasto destro del mouse sull’oggetto da cancellare,
quindi clicchiamo su Delete
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Spostamento di un oggetto
Se vogliamo spostare un oggetto , clicchiamo sulla freccia di
selezione, poi con il tasto sinistro del mouse sull’oggetto da spostare, e
sempre tenendo premuto il tasto sinistro, lo portiamo nella posizione
desiderata
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Descrizione di un oggetto
Per accedere alle proprietà di un oggetto sono disponibili tre modi
(sempre dopo aver cliccato sullo strumento selezione):
- doppio clic con il tasto sinistro sull’oggetto;
- Un clic con il tasto sinistro e poi preme il tasto invio della tastiera;
- Clic con il tasto destro sull’oggetto, poi cliccare su Notebook.
Descrizione di un oggetto
Nel primo campo (Name) è
possibile cambiare il nome
dell’oggetto
Oppure inserire una descrizione
(description) dell’oggetto.
Questo campo è facoltativo.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento dati – frequenza di un processo
Apriamo le proprietà di un
evento Inizio,
Clicchiamo su Simulation
data .
Inseriamo la frequenza del
processo (numero di volte
in cui si ripete il processo
nell’arco di un anno) nel
campo Quantity
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Descrizione di un oggetto - attività
Si consiglia fortemente di assegnare un nome che sia indicativo del tipo di attività svolta, ad esempio: «scrittura documento».
Ovviamente, il nome deve essere univoco all’interno dello stesso processo: non possono cioè esistere due attività con lo stesso nome, all’interno dello stesso processo
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento dati – tempo di esecuzione di un’attività
È obbligatorio inserire sempre un dato relativo alla durata
del processo.
Se stiamo modellando un’attività che non ha durata (l’ufficio
non impiega tempo a compiere l’attività), forse non è il caso
di inserirla all’interno del processo, e considerarla insieme
ad un’altra attività.
Ad esempio le attività scrittura del documento e firma del
documento da parte del responsabile, possono essere
considerate come un’attività unica, se il visto del
responsabile è una consuetudine che occupa poco tempo.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento dati – tempo di esecuzione di un’attività
Il valore da inserire è relativo al tempo effettivamente impiegato per
eseguire una singola attività (esempio – scrittura documento: quanto
tempo impiego a completare la scrittura di un documento in questo
processo). Il valore è per forza di cose un valore approssimato
(possono essere presenti casi in cui impiego mezz’ora per completare
un documento e casi in cui impiego un giorno): il valore da indicare è
allora quello più probabile, vale a dire il tempo che più frequentemente
impiego per completare questa attività.
Nota che si deve indicare il tempo in cui effettivamente lavoro su questa
attività, eventuali ritardi (esempio non arriva la pratica dall’ufficio
accanto, o la comunicazione dal ministero arriva in ritardo) non vanno
considerati qui.
Se stiamo modellando attività di durata molto breve (esempio 10
minuti), ci dobbiamo chiedere se sono attività appartenenti ad un
processo a frequenza elevata (ad esempio: protocollo) oppure se non è
il caso di accorparlo ad un’altra attività al fine di semplificare il
processo. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Pubblicazione documento
ufficiale
50 min • Scrittura bozza
3 gg • Attesa presso responsabile
25min • Approvazione da parte del responsabile
10 min • Invio a gazzetta ufficiale
30 gg • Pubblicazione su gazzetta ufficiale
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento dati – tempo di esecuzione di un’attività
Apriamo le proprietà di
un’attività (task),
Clicchiamo su
Times/Costs.
Clicchiamo sul quadrato in
corrispondenza di
Execution time.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Inserimento dati – tempo di esecuzione di un’attività
Nella finestra inseriamo i
valori relativi al tempo di
esecuzione di una singola
attività (quanto tempo si
lavora per completare
un’attività) in anni (Year),
giorni (Days), ore (Hours),
minuti (Minutes), secondi
(Seconds).
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Salvataggio del modello
Per salvare le modifiche basta cliccare sul pulsante a forma di dischetto
nella barra superiore
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway esclusivi (or esclusivo)
Inseriamo un gateway di tipo esclusivo allo stesso modo di un’attività e
colleghiamolo al resto del processo..
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway esclusivo – modifica proprietà
Per accedere alle proprietà del gateway, clicchiamo due volte su una delle
frecce in uscita.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway esclusivo – modifica proprietà
È possibile specificare il
nome del percorso nel
campo Denomination, ad
esempio «semplice»
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway esclusivo – modifica proprietà
Nel campo Transition
condition scriviamo la
probabilità che si verifichi la
condizione, seguito da «:
si».
Ad esempio, se il 50% delle
volte i certificati sono di tipo
semplice, scrivo 0.5 : si.
Nel campo transition
probability, ripeto il valore
della probabilità dell’evento.
Nell’esempio: 0.5
Clicco poi su close per
chiudere la finestra
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway esclusivo – modifica proprietà Ripetiamo lo stesso procedimento per l’altra freccia.
Nel campo Transition condition scriviamo la probabilità che si verifica la condizione, seguito da «: no».
Ad esempio, se il 50% delle volte i certificati sono di tipo non-semplice, scrivo 0.5 : no.
Nel campo transition probability, ripeto il valore della probabilità dell’evento. Nell’esempio: 0.5
Attenzione al fatto che la somma delle probabilità faccia sempre 1.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway esclusivo
Risultato finale
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway esclusivo
Come calcolo le probabilità del mio processo:
Il modo più semplice è quello di andare a vedere lo storico. Quanti
documenti di tipo1 e quanti di tipo2 ho scritto nell’anno precedente?
Se l’anno precedente ho scritto 30 documenti di tipo1 e 10 documenti di
tipo2, la probabilità associata al primo ramo (semplice) sarà:
30 / (30+10) = 0.75
Allo stesso modo la probabilità associata al secondo ramo sarà:
10 / (30+10) = 0.25 = 1- 0.75
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway non-esclusivi (paralleli – and)
Inseriamo un gateway di tipo non esclusivo allo stesso modo di gateway
esclusivo, e lo colleghiamo al resto del processo..
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway non-esclusivi (paralleli – and)
In questo caso le attività creazione fascicolo ed invio fax cineca vengono eseguite contemporaneamente. Per ogni gateway non-esclusivo inserito, è necessario inserire un gateway non-esclusivo convergente usando l’icona in figura.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway non-esclusivi (paralleli – and)
Il collegamento con le altre attività avviene come negli altri casi..
In questo modo l’attività archiviazione è eseguita solo al termine di
entrambe le attività precedenti: creazione fascicolo ed invio fax cineca
Gateway non-esclusivi (paralleli – and)
Se invece vogliamo che
l’attività archiviazione parta
non appena una delle due
attività precedenti è
completata, dobbiamo
accedere alle proprietà del
gateway non-esclusivo
convergente.
Clicchiamo su Object
properties e come
gateway type selezioniamo
Inclusive. Infine
clicchiamo su close.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Gateway non-esclusivi (paralleli – and)
Il risultato finale è quello in figura. In questo modo l’attività archiviazione
è eseguita non appena termina una delle attività precedenti: creazione
fascicolo o invio fax cineca. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso
Ai fini di favore la semplificazione ed il riutilizzo dei
processi, è utile far ricorso ai sottoprocessi.
Un sottoprocesso non è altro che un insieme di attività che
per convenienza sono raggruppate.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso
Non è necessario che l’intero sottoprocesso sia eseguito
dallo stesso ufficio.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso
La prima cosa da fare è creare il sottoprocesso in un file
separato, come un qualunque altro processo (clicchiamo
su models, poi new).
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso
Ricordiamoci di assegnare tempi di esecuzione e risorse alle attività.
Non bisogna invece assegnare la frequenza all’evento di inizio (poiché
dipenderà dal processo principale).
Salviamo il tutto cliccando su save. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso
Per inserire il sottoprocesso creato nel modello principale,
utilizziamo l’apposito pulsante evidenziato cliccandoci sopra, poi
come nei casi precedenti, clicchiamo nell’area di disegno. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso
Naturalmente va collegato al resto del processo..
Per accedere alle proprietà, facciamo doppio clic sul
sottoprocesso. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso Specifichiamo il nome
nel campo Name
Per collegare al
sottoprocesso che
abbiamo creato in
precedenza, clicchiamo
sul +
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso Nell’elenco dei processi
clicchiamo sul
sottoprocesso che
abbiamo creato in
precedenza
(miosottoprocesso).
Dopo clicchiamo su
Add
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Sottoprocesso Chiudiamo la schermata
cliccando su close
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Controllo sulla validità del modello
Per eseguire il controllo sulla validità del modello, clicchiamo su Model
nella barra superiore, quindi su Check cardinalities
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Controllo sulla validità del modello
Se è tutto ok, viene visualizzato il messaggio di conferma come in figura
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Messaggi di errore più comuni restituiti dalla
verifica del modello
Mancanza di una
freccia: l’attività non
ha una connessione
in uscita (ogni attività
deve avere almeno
una connessione in
uscita)
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Messaggi di errore più comuni restituiti dalla
verifica del modello
L’attività 1 ha due
frecce in uscita (le
biforcazioni vanno
gestite attraverso i
gateway)
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Messaggi di errore più comuni restituiti dalla
verifica del modello
L’attività 2 non ha un
flusso di ingresso
(solo l’evento start
non ha nessuna
freccia in ingresso)
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Messaggi di errore più comuni restituiti dalla
verifica del modello
L’evento start ha 2
frecce in uscita: devo
utilizzare un gateway
appropriato (le attività 1
e 2 sono alternative o
devono essere eseguite
entrambe?)
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Salvataggio modello – creazione di nuove
versioni
All’occorenza può essere utile salvare un modello in più versioni: ad esempio perché si è aggiornato il processo ma si vuole conservare la versione precedente.
Clicchiamo su model, poi su Save as.. Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Salvataggio modello – creazione di nuove
versioni
Inseriamo un nuovo numero a Version (si consiglia fortemente di
usare numeri progressivi in modo da individuare sempre la
versione più recente), quindi clicchiamo su Save
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Esportazione di modelli in file adl
Clicchiamo sul pulsante a forma di puzzle Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Esportazione di modelli in file adl
Clicchiamo sul pulsante adl export Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Esportazione di modelli in file adl
Dall’elenco dei modelli selezioniamo
quali modelli vogliamo esportare
(selezioni multiple sono possibili
tenendo premuto il tasto ctrl della
tastiera e cliccando).
Mettiamo il segno di spunta come in
figura su Including models e
Including referenced models.
Scriviamo il nome del file sotto
Export file (se vogliamo salvarlo in
una cartella particolare utilizziamo il
tasto Browse).
Creiamo il file cliccando su Export
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Pools / lanes
Pools e lanes aiutano nella comprensione grafica della
mappatura dei processi eseguita, permettendo di capire in
modo intuitivo chi sono i partecipanti ad un processo e
come interagiscono.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Pools / lanes
Supponiamo che nel caso illustrato la prima e la terza
attività siano eseguite dall’ufficio1 mentre la seconda attività
è eseguita dall’ufficio 2.
Creiamo un pool attraverso l’apposito pulsante.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Pools / lanes
L’oggetto pool creato è in ADONIS un mero oggetto grafico, che va
sovrapposto o meno alle attività che vanno considerati appartenenti al
pool. Per modificare il nome del dobbiamo cliccare due volte sul nome e
modificare il campo name.
Dato che protocollo non appartiene al pool lo spostiamo più in basso
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Pools / lanes
Allo stesso modo creiamo il pool per l’ufficio 2.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Chiusura dei processi
Per chiudere un processo basta cliccare sulla x evidenziata
in figura oppure andare su model e cliccare su close.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Chiusura dei processi
Se ci sono modifiche apportate al modello, comparirà un
messaggio che chiede se si vogliono salvare le modifiche
prima di chiudere.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Stampa su carta dei processi
Per stampare un modello bisogna andare su model quindi
cliccare su print Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Stampa su carta dei processi
Per stampare tutto in
una pagina
orizzontale, occorre
selezionare
landscape e Fit one
page come in figura.
Per avviare la
stampa, cliccare su
print.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Eventi intermedi
L’inserimento di eventi
intermedi avviene come
per gli altri oggetti
attraverso l’apposita
icona.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Eventi intermedi
È possibile specificare
il tipo di evento
intermedio dal menù
Event type, accessibile
dal menù dell’oggetto.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Eventi intermedi - simulazione
Se dobbiamo simulare il
ritardo di tre mesi inserito
con l’evento intermedio,
dobbiamo farlo attraverso
il task immediatamente
successivo.
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Eventi intermedi - simulazione
Dallo stesso menù dove
abbiamo inserito il tempo
di esecuzione, inseriamo
il ritardo nella voce
Resting time
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Altre proprietà di una attività
È possibile specificare la
tipologia di una attività
dopo essere entrati nel
menù delle proprietà,
attraverso Task type
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata
Altre proprietà di una attività
È possibile accedere
all’aiuto dei comandi del
software attraverso il
pulsante i (in inglese).
Fonte: «Introduzione al BPMN»,
CoGe di Tor Vergata