la comunicaciÓn y su relaciÓn con la administraciÓn
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LA COMUNICACIÓN Y SU
RELACIÓN CON LA
ADMINISTRACIÓN
Es el proceso mediante el cual se transmite ideas y afectos y como tal contiene a la información que es dar noticia sobre algo (kisnerman)
Comunicación es un proceso que comprende todos los métodos de transmisión que sirven para conducir ideas, e informes o motivaciones que son comprendidos por individuos o grupo (Plowman)
La comunicación consiste en compartir información entre dos o más individuos o grupos para llegar a un entendimiento común.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
Emisor Receptor
Emite el mensaje
Recibe el mensaje
Lugar donde es el proceso tiene lugar
CLASES DE LA COMUNICACIÓN
Contenido:
Formal: Se establece entre las personas en razón del papel que desempeñan
Informal: Se establece independiente mente del papel que se desempeña
Por su sentido
Vertical: Se da entre personas que ocupan distintos niveles jerárquicos
Vertical ascendente: Se da entre las bases y la autoridad institucional
Vertical descendente: Se da desde la autoridad a las bases
Horizontal: Se establece entre personas del mismo nivel
•Por el receptor
•Individual o cerrada: el mensaje va a una sola persona concreta•Genérica o abierta: dirigida a un grupo
•Por su ámbito• Interna: se da dentro de un grupo o institución• Externa: se da fuera del grupo o institución
.Por su forma
• Oral: son órdenes o mandatos. Es más rápida• Escrita es la más usual en las instituciones• Gráfica: son a través de esquemas o afiches, etc.
IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICIÓN
Permiten la sincronización y coordinación necesarias para
alcanzar los objetivos propuestos
MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
La comunicación sirve como medio para corregir una dirección personal defectuosa
LA INNOVACIÓN
La comunicación eficaz es necesaria para que gerentes y todos los miembros de una organización incrementen la eficacia, eficiencia, calidad de respuesta hacia los clientes y los procesos de innovación y así, obtener una ventaja competitiva para la organización.
LA RIQUEZA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Para ser comunicadores eficaces, los gerentes necesitan seleccionar un medio de comunicación apropiado para cada mensaje que envían.No existe un único mejor medio de comunicación en que puedan confiar los gerentes.
Al elegir un medio de comunicación para cualquier mensaje los gerentes necesitan tomar tres factores:
Riqueza de información Tiempo Necesidad de una constancia en papel o electrónica
FACTORES
RIQUEZA DE INFORMACIÓN:
TIEMPO
NECESIDAD DE UNA CONSTANCIA
EN PAPEL O ELECTRÓNICA:
Capacidad de información que puede aceptar un medio de comunicación y la medida en que el medio permite a emisor y receptor llegar a un entendimiento común.
necesario para realizar la comunicación, porque el tiempo de los gerentes y otros miembros de la organización es un recurso escaso.
o alguna clase de documento escrito en que conste de que se envió y se recibió el mensaje
Son:
COMUNICACIÓN CARA A CARA
La comunicación cara a cara es el medio con mayor riqueza de información. Cuando los gerentes se comunican cara a cara, no sólo pueden aprovechar: la comunicación verbal, también tienen la posibilidad de interpretar las señales no verbales de la otra persona, como expresiones faciales y lenguaje corporal.
¿La comunicación cara a cara que nos
permite?
Permite que los gerentes reciban una retroalimentación instantánea.
Se puede resolver aspectos confusos, ambiguos o malentendidos, y el proceso de comunicación se puede reciclar cuantas veces sea necesario para llegar a un entendimiento común.
LA ADMINISTRACIÓN EN MARCHA
es una técnica de comunicación cara a cara, eficaz para
muchos gerentes en todos los niveles organizacionales.
Es una técnica de comunicación cara a cara, en que un
gerente deambula por un área de trabajo y habla
informalmente con los demás empleados sobre sus temas y
preocupaciones.
LA COMUNICACIÓN ESCRITA IMPERSONAL
Puesto
que
La comunicación escrita impersonal es la que se
considera con menor riqueza de información.
Es muy adecuada para
los mensajes que
necesitan llegar a un gran
número de receptores.
pero
Dichos mensajes no están dirigidos a receptores
específicos
Los gerentes pueden hacer uso de la comunicación escrita impersonal para diversos mensajes:
Anuncio de nuevas reglas.
anuncio de nuevas políticas.
Información digna de trasmitirse.
Cambios en los procedimientos.
La llega de un nuevo miembro a la organización.
las comunicaciones impersonales escritas se pueden enviar y recuperar en forma electrónica, esto sucede cada vez más en
compañías grandes y pequeñas.
Desventajas de la comunicación escrita impersonal
Por la saturación de mensajes
Corre el riesgo de que la información importante pueda no ser
leída, mientras que la información tangencial reciba atención.
pueda provocar pérdidas de productividad en miles de horas y
millones de dólares.
Los gerentes y empleados pueda que no tengan tiempo para leer la información.
o
también
La información fluye hacia
afuera desde un miembro central
del grupo y hacia adentro en
dirección al mismo miembro.
Redes de comunicación en los grupos y equipos
Red de Rueda
Las redes de ruedas se encuentran frecuentemente en
unidades de trabajo con tareas interdependientes y en
grupos de fuerte coherencia interna, con objetivos
claramente delineados.
REDES DE COMUNICACIÓN
Red de Cadena
En este tipo de red los miembros se
comunican entre sí en una secuencia
predeterminada. Las redes de cadena
se encuentran en grupos con
interdependencia secuencial de tareas,
como en los grupos de línea de enlace.
Habitualmente, esta tipología se da en las instituciones
castrenses o en organismos altamente jerarquizados.
Red de Circular
Los miembros del grupo se comunican
con quienes son similares a ellos en
experiencia, creencias, áreas de
pericia, antecedentes-
La gente también tiende a comunicarse con personas
cuyas oficinas están próximas a las suyas.
Red de Multicanal
la red multicanal si se encuentra entre
los equipos. estas redes se
caracterizan por los altos niveles de
comunicación, donde cada miembro
del equipo se comunica con cada uno
de los miembros restantes.
La interdependencia reciproca de tareas que frecuentemente
se encuentran en estos equipos hace indispensable que la
información fluya en todas las direcciones.
la comunicación suele ser
informal y fluye alrededor de
asuntos, metas proyectos de
ideas, en lugar de moverse de
manera ordenada hacia arriba y
hacia debajo de la estructura
jerárquica de la organización.
Redes de comunicación organizacional
la red de comunicación influye en las rutas formales que se
resumen en el organigrama de la organización
los gerentes, profesionales y
quienes poseen relaciones con
gente externa a su organización,
suelen formar parte de redes
externas cuyos miembros se hallan
ubicados en diversas compañías.
Las Redes Externas
LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACION
Desarrollo de la
comunicación humana
El desarrollo del lenguaje oral La difusión de la escritura
La aparición de la imprenta El uso de los medios electrónicos y la digitalización
TERMINOLOGÍA
Tecnología Información
Comunicación
Tecnologías de la información y la comunicación
LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACION
Aplicación de los conocimientos científicos
Datos que tienen significado para determinados colectivos
Transmisión de mensajes entre personas
Conjunto de avances tecnológicos que nos proporcionan la informática, las telecomunicaciones y las tecnologías audiovisuales
LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACION
DEFINICIÓN
Conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones
CARACTERÍSTICAS
Inmaterialidad
Instantaneidad
Aplicaciones Multimedia
Convierten la información, tradicionalmente sujeta a un medio físico, en inmaterial
Transmitir la información a lugares muy alejados físicamente
Las redes digitales de comunicación, proporciona una comunicación bidireccional
LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACION
AVANCES TECNOLÓGICOS EN LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA
INTERNET:
Es un sistema global de redes de computadoras al que es fácil unirse, y es utilizado por empleados de organizaciones
INTRANETS
Permiten que los empleados tengan muchas clases de información al alcance de sus manos. Se puede ingresar a los intranets con diferentes clases de computadoras.
EL GROUPWAREY EL SOFTWARE DE COLABORACIÓN
LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACION
El groupware es un software de computadora que habilita a los miembros de grupos y de equipos de trabajo a compartir información para mejorar su comunicación.
AVANCES TECNOLÓGICOS EN LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA
El software de colaboración
Permite a los miembros del equipo contar con un sitio de trabajo en línea
HABILIDADES DE COMUNICACIÓN PARA GERENTES EMISORES Y RECEPTORES
Algunas barreras para la comunicación eficaz en las organizaciones tienen origen en los emisores. Cuando los mensajes son poco claros, incompletos difíciles de entender, cuando se envían a través de un medio inadecuado, Otras barreras en la comunicación tienen su origen en los receptores. Cuando estos no ponen atención o no escuchan los mensajes.
Es probable que la comunicación sea deficiente.
Para superar estas barreras y poder comunicarse con otros, los gerentes (así como otros miembros de la organización) deben poseer o desarrollar ciertas habilidades de comunicación.
Dispongan de la información que necesitan para tomar buenas decisiones
Estas habilidades ayudan a que los gerentes puedan compartir información
emprender acciones y pueda llegar a un entendimiento común con otras personas.
LAS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN PARA LOS GERENTES QUE ACTUAN COMO EMISORES.
A continuación se muestra las siete habilidades de comunicación para los gerentes que actúan como emisores.
Un mensaje es claro cuando es fácil que su receptor lo entienda e interprete, y es completo cuando contiene toda la información que su emisor y receptor necesitan para llegar a un entendimiento común.
Enviar mensajes claros y
completos
Codificar los mensajes en símbolos comprensibles
para el receptor
Los gerentes deben entender que cuando codifican mensajes necesitan usar símbolos o lenguaje que el receptor entienda.
Elegir un medio adecuado para el mensaje
Cuando utilizan la comunicación verbal, los gerentes pueden elegir entre diversos medios de comunicación cara a cara, cartas escritas, recordatorios, boletines de noticias, conversaciones telefónicas, correo electrónico, correo de voz, faxes, videoconferencias.
Elegir un medio que el receptor revise
Los gerentes a quienes desagradan las conversaciones telefónicas y, puedan preferir usar el correo electrónico, enviar mensajes diarios por este medio y revisar su buzón electrónico.
Evitar filtrar la información y provocar la
distorsión
La distorsión de la información ocurre cuando el significado de un mensaje cambia conforme pasa. Por una serie de emisores y receptores. Alguna distorsión de la información es accidental, por una codificación y decodificación fallidas o por falta de retroalimentación.
Incluir un mecanismo de retroalimentación en los
mensajes
Como la retroalimentación es esencial para la eficacia de la comunicación, los gerentes deben construir un mecanismo de retroalimentación en los mensajes que envían. Este puede ser una solicitud de respuesta o indicar cuándo y cómo se hará el seguimiento, para corroborar que el mensaje fue recibido y comprendido.
HABILIDADES DE COMUNICACIÓN PARA
LOS GERENTES COMO RECEPTORES
Prestar atención:
Mostrar empatía:
Saber escuchar:
Para ser eficaces, siempre se debe poner atención a los mensajes que reciben, no importa qué tan ocupados se esté.
Primero, deben abstenerse de interrumpir a los emisores en medio de su mensaje.
Segundo, deben mantener un buen contacto visual con los emisores.
Tercero, después de recibir un mensaje, deben hacer preguntas para aclarar ambigüedades y confusiones.Cuarto, deben parafrasear o expresar con sus propias palabras los aspectos que los emisores consideran importantes o complejos.
Los receptores muestran empatía cuando tratan de entender la forma en que el emisor siente.
LOS ESTILOS LINGUISTICOS
Los elementos del estilo lingüístico incluye el tono de voz, la velocidad, el volumen, el uso de las pausas, si se va al grano o se dan rodeos, la elección de vocabulario, asunción de créditos y el uso de preguntas, bromas y otras figuras de lenguaje.
Cuando los estilos lingüísticos difieren y estas diferencias no se entienden, es probable que la comunicación sea ineficaz.
Es la forma característica de hablar de una persona.
