• Giáo sư, tiến sĩ Davis J. Schwartz, từng chia sẻ rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạchcho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn sẽ là cuộc đờicủa kể hành khất, nếu trong tay bạn chẳng cómột kế hoạch gì”.

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

KHO BÁU

“BÍ KÍP

THÀNH CÔNG”

Người thực hiện:

Nội dung trình bày

Một số vấn đề chung

về lập kế hoạch

Cách lập một bản kế

hoạch

Các bước lập kế

hoạch

Một số vấn đề chung về lập kế hoạch

Lập kế hoạch?

• Xác định mục tiêu cần đạt được

• Lựa chọn các Phương án hành động

• Tiên liệu được các tình huống xảy ra

• Kiểm tra, giám sát hiệu quả thực

hiện

Kế hoạch?

• tập hợp những hoạt động

• được sắp xếp theo lịch trình, có thời

gian, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ

thể, xác định biện pháp tốt nhất

Khái niệm

Vì sao phải lập kế hoạch ?

Có cần thiết? Mang lại lợi ích gì

Ứng phó tình huống

Định hướng công việc

Giảm trùng lặp, lãng phí

Xây dựng các mục tiêu, tiêu chuẩn kiểm

tra

Căn cứ và nguyên tắc lập kế hoạch

• Các dự báo tương lai

• Các điều kiện hiện tạiCăn cứ

• Chủ động lập kế hoạch: tạo môi trường làm việc

• Tham gia ý kiến của nhiều người: bám sát thực tế

• Cụ thể và có sự liên kết các mục tiêu khác

• Có tính linh hoạt: phù hợp với thay đổi bên ngoài

• Có cơ chế kiểm tra: phát hiện sớm sai lệch

Nguyên tắc

Bản đồ tư duy – công cụ hiệu quả để lập kế hoạch

Bản đồ tư duy?

Từ khóa gốc

Phát triển thành ý nhỏ

Giúp phát triển tối đa

sáng tạo

Tăng hiệu quả sắp xếp

thông tin

Phương pháp Buzan

Một tờ giấy trắng

Bút chì màu;

Bộ não của bạn;

Trí tưởng tượng

B1: Từ khóa gốcB2: Hình ảnh đại

diện từ khóa gốc

B3: Sử dụng bút

chì màu,

B4: vẽ nhành

chính và các

nhành phụ

B5: Vẽ nhánh

bằng đường cong,

thay đường thẳng

B6: Từ khóa mỗi

nhánh

B7: Sử dụng hình

ảnh xuyên suốt

bản đồ

Bài tập thực hành• Tóm lược Phần I

• Lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cần đạt được của tổ chức, cá nhân hình thành cácchiến lược chung để đạt được những mục tiêu đó và xây dựng các phương pháp chi tiết để kếthợp và điều phối công việc của tổ chức.

• Lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống cũng như trong công việc, nó là tấtyếu để bạn đạt được sự thành công.

• Khi lập kế hoạch bạn phải dựa trên những căn cứ khoa học và thực tiễn. Đó là phải nắm đượccác dự báo về môi trường thực hiện kế hoạch trong tương lai và các điều kiện hiện có.

• Để bản kế hoạch có tính khả thi và mang lại hiệu quả, bạn phải tuân theo các nguyên tắc khithực hiện. Đó là: Phải chủ động lập kế hoạch; Cần có sự tham gia ý kiến của nhiều người; Cácmục tiêu của kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết thành một mạng lưới mục tiêu; Kế hoạchphải có tính linh hoạt; Các hoạt động thực hiện kế hoạch phải rõ ràng, nguồn lực cho việc thựchiện kế hoạch phải được xem xét cẩn thận; Phải có cơ chế kiểm tra việc thực hiện kế hoạchtrên thực tế.

• Bản đồ tư duy là công cụ hiệu quả để bạn lập một bản kế hoạch khoa học, hiệu quả. Do đó, cần nắm được các bước tiến hành khi bạn thiết kế một bản đồ tư duy.

Cách lập một bản kế hoạch

5W1H2C5M

Mục tiêu cấp công ty, bộ phận,

cá nhân

Mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài

hạn như sau

•Tồn tại và tăng trưởng

•Lợi nhuận

•Phân bổ các nguồn lực và rủi ro

•Năng suất

•Vị thế cạnh tranh

•Phát triển nguồn lực

•Phát triển công nghệ

•Trách nhiệm xã hội

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (1W – Why)

Tên trò chơi: Đếm

số mục tiêu

Tại sao tôi phải

làm công việc này

Nó có ý nghĩa như

thế nào

Phân loại

mục tiêu

Điều kiện của mục tiêu

Specific (cụ thể, rành mạch)

Measurable (đo được, lường được)• Con số, định lượng

Achievable (có thể đạt được, có thể thực hiện được hay tính khả thi)• Tính thách thức để cố gắng

Realistict (thực tế):• Phù hợp với khả năng

Timing (có thời gian xác định)

What (cái gì?):

Nội dung công

việc đó là gì?

Hãy chỉ ra các

bước để thực

hiện công việc

đó.

Bạn hãy chắc

rằng, bước sau là

sự phát triển của

bước trước

Xác định nộidung công việc(1W – What)

Xác định 3W ( Where, When, Who)

• Thực hiện ở đâu?

• Thực hiện bởi bộ phận nào?

• Những công đoạn nào?

Where (ở đâu?):

• Thực hiện khi nào?

• Khi nào làm, kết thúc khi nào?

• Xác định mức độ khẩn, quan trọng của các công việc

When (khi nào?):

• Ai làm, ai kiểm tra, ai hỗ trợ, ai chịu trách nhiệm…?

Who: (ai?):

4 loại công việc:

• công việc quan trọng và khẩn cấp,

• công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,

• công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,

• công việc không quan trọng và không khẩn

cấp

Bạn phải thực hiện công việc quan

trọng và khẩn cấp trước

Xác định cách thức thực hiện (1H – How)

How (như thế nào?)

• Tài hiệu hướng dẫn là gì?

• Tiêu chuẩn là gì?

• Máy móc vận hành như thế nào?

Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra ( 2C –Control, check)

• Phương pháp kiểm soát (Control)

• Đặc tính công việc

• Làm thế nào để đo lường

• Công cụ đo lường, các điểm cần kiểm soát…

• Phương pháp kiểm tra (check)

• Việc gì cần kiểm tra

• Tần suất kiểm tra

• Ai kiểm tra

• Điểm kiểm tra trọng điểm

• nguyên tắc Pareto (20/80)

Xác định nguồn lực thực hiện (5M – Man, money, material, machine, method)

Man = nguồn nhân lực

Money = Tiền bạc

Material = nguyên vật liệu/hệ

thống cung ứng

Machine = máy móc/công

nghệ

Method = phương pháp làm

việc

• Ai hỗ trợ, có đủ năng lực

không?

• Ai kiểm tra?

• Phòng ngừa có đủ không

Man –

Nguồn

nhân lực

• Tiêu chuẩn nguyên liệu

• Tiêu chuẩn nhà cung ứng

• Phương pháp giao hàng

• Thời gian giao hàng

Material:

nguyên

vật liệu

Bài tập

• Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thểdùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (1W – Why).

• Xác định nội dung công việc (1W – What).

• Xác định 3W ( Where, When, Who).

• Xác định cách thức thực hiện (1H – How).

• Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra ( 2C – Control, check).

• Xác định nguồn lực thực hiện (5M – Man, money, material, machine, method).

Các bước lập kế hoạchLập danh sách các

công việc cần làm trong ngày, tuần,

tháng, năm

Đưa ra các mục tiêu

tương ứng

Ưu tiên sắp xếp thứ tự

các công việc

Tập trung thực hiện kế

hoạch

Linh hoạt trong việc

thực hiện kế hoạch

Kiểm tra việc thực hiện

kế hoạch

Tự tạo động lực cho

bản thân

Lập danh sách các công việc cần làm trongngày, tuần, tháng, năm

Cần suy nghĩ

kỹ trước khi

lập danh sách

công việc

Chủ động

trong công

việc

Giúp bạn tổng

quát về số

lượng, trình tự

công việc

Quyết định

thành bại của

kế hoạch

Đưa ra các mục tiêu tương ứng

Thiết lập mục tiêu công việc

Luôn áp dụng nguyên tắc smart trong lập mục tiêu

Mục tiêu có thể là thời gian hoặc kết quả mong muốn

Bám sát mục tiêu và mong muốn của bạn

Ưu tiên sắp xếp thứ tự các

công việc

• Ưu tiên các công việc cấp

bách, quan trọng

• Loại bỏ các công việc không

phù hợp, tiết kiệm thời gian

và nguồn lực

Tập trung thực hiện kếhoạch

• Tập trung cho việc hoàn thành mục tiêu đã đặt ra

• Có thể kết hợp với các công việc khác

• Lý thuyết và thực tế luôn khác nhau

• Luôn dành thời gian để xử lý sự cố phát sinh

Linh hoạt trong

việc thực hiện kế hoạch

• Luôn kiểm tra mức độ hoàn thành công việc

theo chỉ tiêu định lượng

• % hoàn thành công việc, thời gian công việc

Kiểm tra việc

thực hiện kế hoạch

Tự tạo động lực cho bản thân

Hãy tự khích lệ tinh thần và

khen thưởng cho bản thân

mình

Không nên khen thưởng liên

tục, hãy tự khen thưởng khi

bạn thực sự khá vất vả mới

hoàn thành xong mục tiêu ấy

Trân trọng cảm ơn !