Kurumlararası Bilgi Paylaşımı ve Birlikte Çalışabilirlik

Esasları

Kurumsal Belleklerin GeleceğiDijitalleştirme-Elektronik Arşiv-

Elektronik Belge Yönetimi Sempozyumu

Araş. Gör. Şahika EROĞLU - Araş. Gör. Tolga ÇAKMAK - Prof. Dr. Özgür KÜLCÜHacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü

{sahikaeroglu, tcakmak, kulcu}@hacettepe.edu.tr

• Giriş• Çalışmanın Amacı• Kurumlararası Bilgi Paylaşımı• Birlikte Çalışabilirlik• Dünyada ve Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe Yönelik

Girişimler• Genel Değerlendirme• Sonuç ve Öneriler

İçerik

• Küreselleşmenin etkisi ile bilgi paylaşımına yönelik ihtiyaçların ortaya çıkması

• Benzer nitelikteki verilerin farklı kurumsal yapılarda tutulması

• Geleneksel kurum yapılarından bilginin paylaşımı ve entegrasyonunu temel alan örgütsel yapılara geçiş

• Bilgi paylaşımının çok yönlü bir yapıya taşınması ile e-Devlet uygulamalarına da zemin oluşturulması

• Kurumlararası yakınsama ve birlikte çalışabilirlik süreçleri

Giriş

• Kurumlar arasında veri ve bilgi paylaşımına yönelik uygulamaları ve birlikte çalışabilirlik kavramını ele almak;

• Ulusal ve uluslararası boyutta yasalar, planlar ve mevzuatlar çerçevesinde kurumsal veri/bilgi paylaşımına yönelik yaklaşımları değerlendirmek.

Çalışmanın Amacı

• e-devlet uygulamaları – kurumlararası bilgi paylaşımı gerekliliği

• e-Devlet uygulamaları, • kamu hizmetlerinin şeffaflaşması, • daha hızlı ve etkili bir şekilde işleyişin sağlanması, • vatandaşların ayrım yapılmaksızın yönetime katılımının sağlanması, • kurumlar arası bilgi alışverişinin sağlanarak iş ve bilgi tekrarının önlenmesi, • vatandaşların yaşam olanaklarının teknoloji ile kolaylaştırılması • bilgiye dayalı karar verme süreçlerinin geliştirilmesi ve hızlandırılması amaçlarıyla ortaya

çıkmaktadır (Türkiye Bilişim Derneği, 2002, s. 10).

• Uygulamalarının kurgusunda ve dayanak noktasında birlikte çalışabilirlik ve bilgi paylaşımı yer almaktadır.

Kurumlararası Bilgi Paylaşımı

• Kurumlararası bilgi paylaşımının avantajları• Kurumları birbirine bağlayan bir iletişim sisteminin oluşturulması,• Kurumların birbirinden bağımsız hareket etmeleri yerine bütüncül bir

yaklaşımla işleyişlerini sürdürmeleri,• Aynı verilerin farklı kurumlarda tekrar tutulmasının önüne geçilmesi,• Hizmet amaçlı proje tekrarlarının önüne geçilmesi,• Bütün bu süreçlere yönelik belge yönetim süreçlerinin etkinliğinin

sağlanması,• Zaman ve insan kaynağı bakımından etkililik

Kurumlararası Bilgi Paylaşımı

Tümüyle farklı yapılarda ve çeşitlilikte olan organizasyonların (kamu idarelerinin) destekledikleri iş süreçleri üzerinden ilgili bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla bilgi ve birikimlerini paylaşarak karşılıklı fayda sağlama ve ortak hedeflere doğru ilerleyebilme becerisi (Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi, 2004)

Ortak standartların kullanımı aracılığıyla bilgi paylaşımı ve entegrasyonunun iş süreçlerinde kurumlar tarafından kullanılması (State Services Commission, 2007; Gottschalk ve Solli-Sæther, 2008)

Birlikte Çalışabilirlik

Ortak Süreç / Hizmet / Bilgi

e-Türkiye

1. Uyulması Zorunlu: Kamu kurumları tarafından ilgili bileşene ilişkin açıklama bölümünde belirtilen kapsamda uyulması zorunlu standart, format, belirtim ya da kılavuzları ifade eder. 2. Takdire Bırakılan: İhtiyaçlara bağlı olarak, ilgili bileşene ilişkin açıklama bölümünde belirtilen kapsamda uyulması zorunlu olan, ancak bu bileşen altında listelenenler arasından seçimi kurumun takdirine bırakılan standart, format, belirtim ya da kılavuzları ifade eder. 3. Önerilen: İhtiyaçlara bağlı olarak kullanımı önerilen standartları ifade eder. 4. Üzerinde Çalışılan: Rehber’de zorunlu tutulması için bir takım geliştirmeler ve incelemeler gerektiren veya henüz geliştirilmemiş, ancak geliştirilmesi gereken standartlar  • 1. Kamu Web Siteleri; uyulması zorunlu Kamu Kurumları İnternet Sitesi Kılavuzu

(2006) ve üzerinde çalışılan Kamu Internet Siteleri Standartları Ve Önerileri Rehberi, • 2. Web Sitesi Erişilebilirliği; önerilen W3C Erişilebilirlik Kılavuzu 2.0 (2008), • 3. Elektronik Belge Yönetimi Sistemi; uyulması zorunlu TS 13298,

Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberinde Ön Plana Çıkan Unsurlar

Gürleyen, 2014

• 4. Elektronik Kayıt Yönetimi Metaveri Standardı; uyulması zorunlu TS 13298,

• 5. Kaynak Keşfi Metaveri Standardı; üzerinde çalışılan Elektronik kayıt yönetimi metaveri standardı ile uyumlu olacak şekilde Dublin Core veri kümesine (ISO 15836:2009) dayanarak geliştirilecek, kaynak keşfi, arşiv ve kayıt yönetim sistemi için tasarlanmış metaveri kümesinin alt kümesi olarak kullanılacak bir standart,

• 6. Metaveri Sınıflama ve Kayıt; önerilen ISO/IEC 11179. İçerik yönetimi bileşenlerini desteklemek üzere süreç yönetimi kapsamında belirlenen bileşenler; • 1. Kurum Kimlik ve Haberleşme Kodları; uyulması zorunlu Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT), • 2. Süreç Modelleme; önerilen Süreç Zincir Çizenekleri (Process Chain Diagram) UML 2.0, • 3. Süreç Uygulama Dili (web servisleri için); önerilen BPEL (Business Process Execution Language)

ve BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services), • 4. Süreç Tanımlama (web servisleri için süreç tanımı depoları); önerilen ebXML, • 5. Süreçlerin Çağırılması; önerilen ASAP (Aggregate Server Access Protocol), • 6. Veri Modelleme; önerilen Nesne bağıntı çizeneği (Entity Relationship Diagram) ve Veri akış

çizeneği (Data Flow Diagram),

• 7. Veri Modeli Değişimi; önerilen XMI,

• 8. Veri/Metaveri Yapısı Tanımlama; uyulması zorunlu XSD,

• 9. Veri Gösterimi; uyulması zorunlu XSL,

• 10. Veri Dönüştürme; önerilen XSLT (XSL Transformation),

• 11. Ontoloji Tabanlı Bilgi Değişimi; önerilen OWL,

• 12. Veri Değişimi (data transformation); uyulması zorunlu Web Servisi, XML,

• 13. Web Servisi İstemi (web service request delivery); uyulması zorunlu SOAP RFC 4277,

• 14. Web Servisi İstem Kaydı (web service request registry); önerilen UDDI,

• 15. Web Servisi Tanımlama; uyulması zorunlu WSDL 1.1,

• 16. Web Servisleri Arasında Mesajların Güvenli Aktarımı; önerilen WS-Security 1.1,

EBYS

Sistem Kriterleri Belge Kriterleri

Dosya TasnifPlanları

SistemKullanımı

Belge Kayıtİşlemleri

SaklamaPlanları

Erişim Kontrolü

Tasarım veYönetim

Metadata Kriterleri

12

Menteş, 2014

Temel E-Devlet Bileşenleri

Bilgi Teknolojileri

Sektörel

Yeniden Yapılanma ve İş Süreçleri

E-Devlet

Politikalar, Stratejiler, Standartlar ve Yasalar

İletişim ve Bilgi Teknolojisi Alt Yapısı/ Güvenlik

Eğitim ve Oryantasyon Faaliyetleri

E-Uygulamaların Gelişimi

• Birlikte çalışabilirlik kavramının boyutları:• Örgütsel Boyut: Kurumsal amaçları tanımlayarak farklı iç yapı ve işleyişler arasında bilgi

alışverişi sağlamak amacı taşıyan bu süreç kullanıcı topluluklarının gerekliliklerini göze alarak kolayca erişilebilen tanımlanabilen kullanıcı odaklı hizmetler sunmayı hedeflemektedir.

• Semantik Boyut: Semantik açıdan birlikte çalışabilirlik ile paylaşılan bilgilerin tam anlamlarının diğer bilgi sistemleri ile anlaşmasını sağlamak, diğer bilgi kaynakları ile alınan bilgileri birleştirmek ve bu bilgilerin anlamlı bir şekilde işlenmesini sağlayan sistemleri oluşturmayı hedeflemektedir. Bu kapsamda kullanıcıya çok dilli hizmet sağmada bir ön koşul olarak görülmektedir.

• Teknik Boyut: Birlikte çalışabilirliğin bu yönü bilgisayar sistemleri ve hizmetlerini birbirine bağlayan teknik konuları kapsamaktadır. Bu süreç içerisinde açık arayüzler, arabağlantı hizmetleri, veri entegrasyonu ve ara katmanlar, veri sunumu ve değişimi, erişebilirlik ve güvenlik gibi teknik konular yer almaktadır (Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi, 2004).

Birlikte Çalışabilirlik

• Kurum içi birimler arası birlikte çalışabilirlik (Intra-Organizational): Bir toplum örgütü içinde farklı departmanlar ya da birimler arasında gerçekleştirilecek olan girişimleri ifade etmektedir.

• Yatay birlikte çalışabilirlik (Horizontal interoperability): Farklı kamu idare düzeyleri içinde yer alan eşit seviler arasında var olan girişimleri ifade etmektedir (Yerel idare birimleri)

• Dikey birlikte çalışabilirlik (Vertical interoperability): Bir ülke içinde farklı yönetim düzeylerinin etkileşimini ifade etmektedir.

• Bölgesel Birlikte Çalışabilirlik (Regional interoperability): Farklı ülkelere ait kamu idarelerinin etkileşimlerini içeren bir kavramdır (Gasco, 2010).

Birlikte Çalışabilirlik - Türleri

• Amerika• 1999 yılında e-devlet projelerine rehberlik etmek amacıyla Federal Kurumsal

Mimari Çerçevesi Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) yayınlanmıştır.

• e-devlet girişimlerini daha ayrıntılanırsak ve yönlendirmek amacıyla e-Government Enterprise Architecture Guidance (CIOC EAG) e-Devlet Kurumsal Mimari Rehberi yayınlanmıştır (CIOC, 2002; Guijarro, 2007).

• Avrupa Parlementosu• 2002 yılında benimsenen e-Avrupa Eylem Planı, Avrupa Komisyonu’nun e-

devlet hizmetlerinin vatandaşa ve iş dünyasına sunumunu desteklemek için bir birlikte çalışabilirlik çerçevesi hazırlamasını öngörmektedir. Bu kapsamda Avrupa Birliği birlikte çalışabilirlik çerçevesinde farklı girişimler oluşturmuştur.

• IDABC (Interoperable Delivery of European e-Government Services to public Administrations, Businesses and Citizens) ilk olarak 1999 yılında Architecture Guidelines Version 4.1 yayınlamıştır.

• 2004 yılında Interoperability and Access to Trans-European Networks for the Electronic Interchange of Data between Administrations” Version 7.1 yayınlanmıştır. Bu rehber Avrupa kurumları, Avrupa ajansları ve topluluğa üye devletlere birlikte çalışabilirlik için referans sağlamak amacıyla yayınlanmıştır.

• Ayrıca IDABC, 2004 yılının Kasım ayında Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi (Europen Interoperability Framework, EIF) yayınlamıştır.

• Pan-Avrupa e-Devlet Hizmetleri için Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi (European Interoperability Framework for Pan - European e-Government Services – EIF 2.0 ) hazırlanmıştır (IDABC, 2002; IDABC, 2004a; IDABC, 2004b; Guijarro, 2007).

Dünyada ve Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe Yönelik Girişimler

• Türkiye’de e-Dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında; • Başbakanlık, Kalkınma Bakanlığı, Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı,

Türk Standartları Enstitüsü, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, TÜBİTAK - UEKAE, Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası, TÜRKSAT A.S., Türkiye Bilişim Derneği ve Türkiye Bilişim Vakfı gibi kurumların işbirliği ile Birlikte Çalışabilirlik Çalışma Grubu oluşturulmuş ve grup tarafından 2005 yılında “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi” hazırlanmıştır. • İlk versiyonu 4.8.2005 tarih ve 2005/20 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile

yayımlanmıştır. • İkinci versiyonu ise 28.02.2009 tarih ve 27155 sayılı Resmi Gazete’de 2009/4 sayılı

Başbakanlık Genelgesi ile yayımlanmıştır. • 2012 yılında ise Rehber’de bazı güncellemeler yapılarak yeniden yayımlanmıştır

(Kalkınma Bakanlığı, 2012).

Dünyada ve Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe Yönelik Girişimler

• Türkiye’de birlikte çalışabilirlik açısından önemli bir gelişme • İçerik: 3 Bölüm• Genel esaslar ve birlikte çalışabilirlik politikası; • Bilginin sunumu, taşınması, değişimi, entegrasyonu, güvenliği ve geliştirilen

çözümlerin yaşam döngülerine ilişkin teknik standartlar• Sonraki dönemde yürütülmesi öngörülen rehberi tamamlayıcı nitelikteki çalışmalar

• Teknik Standartlar bölümünde altı temel konuda esaslar ve kullanılacak standartlar belirleyerek kurumlara yol gösterici nitelik taşımaktadır.

• e-devlet hizmetlerinin sunumunda kamu kurum ve kuruluşlarının birlikte çalışabilirliğinin temelini oluşturma niteliğini taşımaktadır.

Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi

• 2010 yılında Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı’nın 5’inci Değerlendirme Raporu’nun yayınlanması• “Birlikte Çalışabilirlik Standartları ve Veri Paylaşımı Altyapısı”

eylemi kapsamında yapılan çalışmaların özetlendiği görülmektedir.

• Metaveri Çalışma Grubunun kurulmasına yönelik kararlara yer verilmesi

• Çalışma grubunun görev ve sorumluluklarının belirlenmesi (Türkiye Büyük Millet Meclisi, 2012).

Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe Yönelik Girişimler

• Kurumlararası bilgi paylaşımı girişimlerinde bilgi gizliliği, mahremiyet ve bilgi edinme konuları temel bileşenlerdir.

• Birlikte çalışabilirlik çalışmaları yönetimsel, teknolojik, politik açılardan ele alınması gereken bir kavramdır.

• Kişisel veri güvenliği ve Bilgi Güvenliği sürecin önemli ayaklarındandır.• Bilginin kurumlar arasında kullanılabilmesi ve paylaşımı temelinde kişisel

verilen korunması ön plana çıkmaktadır. • Türkiye’de yapılan Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi’nde • kişisel verilerin, bilgiye sahip olan kurum tarafından diğer kurumlarla

paylaşımında bilgiyi veren kullanıcının iznine tabi olduğu, • bilgilerin korunmasından ve amacı dışında kullanılmamasından bilgi sahibi

kurum ve paylaşılan diğer kurumlar ortak şekilde sorumlu olarak tutulduğu görülmektedir.

Genel Değerlendirme

Sonuç ve Öneriler• Türkiye’deki gelişmeler Avrupa ve Amerika’daki süreçlerle

paralel bir yapıdadır.• Avrupa ve Amerika’da konuyla ilgili yasal ve hukuki altyapının

oluşturulduğu dikkati çekmekte, yayımlarla da teknik boyut geliştirilmeye çalışılmaktadır.

• Yayımlanan rehberlerde teknik konular daha fazla ön planda• Kapsam olarak tek yönlü bir düzen görülmekte (veri entegrasyonu,

coğrafi bilgi sistemleri…)• İç dinamiklere yönelik unsurların da dikkate alınmasına yönelik

ihtiyaçlar• Ülke koşulları bağlamında kültürel, sosyal ve yönetsel farklılıkların

göz önüne alınması gerekliliği. • Yasal ve hukuksal çerçevenin gözden geçirilmesi gerekliliği

Kurumlararası Bilgi Paylaşımı ve Birlikte Çalışabilirlik

EsaslarıAraş. Gör. Şahika EROĞLU - Araş. Gör. Tolga ÇAKMAK - Prof. Dr. Özgür KÜLCÜ

Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü{sahikaeroglu, tcakmak, kulcu}@hacettepe.edu.tr

Kurumsal Belleklerin GeleceğiDijitalleştirme-Elektronik Arşiv-

Elektronik Belge Yönetimi Sempozyumu