KONGSBERGREGIONENSDIGITALISERINGSSTRATEGI2015-2018

1. INNLEDNING

Digitalisering gir mulighet for bedre og mer effektive offentlige tjenester. Innbyggere og

næringsliv har høye forventninger til gode kommunale digitale tjenester. Slike digitale

tjenester kan være alt fra enkle selvbetjeningsløsninger til mer omfattende og kritiske

løsninger innen helse og omsorg som f.eks. trygghets- og overvåkingsteknologi. Ansatte i

kommunene har også forventninger til gode digitale verktøy for å kunne jobbe så effektivt

og smart som mulig.

Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggere og

regionens kommuner, og mellom næringsliv og regionens kommuner. Kommunene skal i

størst mulig grad benytte digital kommunikasjon i dialog med andre offentlige instanser.

Hensikten med denne regionale digitaliseringsstrategien er å sikre at de 7 kommunene i

Kongsbergregionen kan oppfylle innbyggernes og de ansattes forventninger til gode

digitale tjenester. Digitaliseringsstrategien fastsetter felles mål for 9 satsningsområder for

perioden 2015 – 2018. Valg av satsningsområder og mål er gjort med utgangspunkt i KS

Digitaliseringsstrategi for kommuner for 2013 – 2016.

Vår visjon for det regionale digitaliseringssamarbeidet er:

Innbyggerne og næringslivet i Kongsbergregionen tilbys fremtidsrettede digitale tjenester.

Smart og effektiv bruk av IKT sørger for god kvalitet i tjenesteleveransene.

1. Innledning

2. Operasjonalisering av strategien

3. Prinsipper for digitaliseringsarbeidet

4. Dagens situasjon i kommunene

5. Satsningsområder og mål

5.1 Digital dialog

5.2 Strategisk ledelse og IKT

5.3 Kompetanse

5.4 Arkiv og dokumenthåndtering

5.5 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet

5.6 Arkitektur og standardisering

5.7 Helse og velferd

5.8 Oppvekst og utdanning

5.9 Plan, bygg og geodata

2. OPERASJONALISERING AV STRATEGIEN

Kommunene i Kongsbergregionen har samarbeidet innen IKT-området i flere år – og

gjennom dette etablert endel felles digitale tjenester og løsninger. Dette arbeidet har vært

forankret i regional digitaliseringsstrategi for perioden 2011 – 2014. Kommunene har også

etablert formelle samarbeid om både IKT-utvikling og IKT-drift. I 2010 etablerte

kommunene SuksIT – en felles samarbeidsarena om IKT strategi- og utvikling. I 2015

etablerer kommunene en felles IKT-driftsenhet «Kongsbergregionen IKT-drift» som får

ansvar for all drift av kommunenes IKT-infrastruktur og løsninger med hovedmål om å øke

kvaliteten på driftstjenestene.

Kommunene i regionen har også etablert ulike nettverk innenfor ulike tjeneste- og

fagområder. Disse har blant annet ansvar for å utarbeide forslag til årlige tiltak for «sine»

respektive satsningsområder i strategien – og gjennom dette også sikre at kommunenes

ønsker og behov blir ivaretatt. Ansvaret for koordineringen av forslagene og

operasjonalisering av strategien tillegges kommunenes felles strategiske organ SuksIT.

Tiltakene vedtas av rådmannsutvalget i forbindelse med utvalgets årlige budsjettvedtak.

Den enkelte kommune i regionen har selv ansvar for at den regionale

digitaliseringsstrategien blir godt forankret i kommunens egne overordnede planer, og at

det utarbeides en lokal strategi som har fokus på hvordan kommunen skal hente ut

gevinster fra det regionale digitaliseringssamarbeidet.

Figuren til høyre illustrerer hvordan operasjonaliseringen av strategien gjennomføres:

3 PRINSIPPER FOR DIGITALISERINGSARBEIDET

Felles kommunal IKT arkitektur

For å sikre at kommunene i regionen digitaliserer sine tjenester på en optimal måte, skal

KS «Felles kommunal IKT-arkitektur» legges til grunn. Felles IKT-arkitektur beskriver

brukerbehov, funksjonelle krav, arkitekturprinsipper og strategiske føringer for

kommunenes digitaliseringsarbeid. KS/KommIT har gjennom sin satsning KS 2020 som mål

å lage digitale løsninger som gir en enklere hverdag for innbyggere og kommuneansatte.

Kommunene i Kongsbergregionen skal holde seg orientert om denne satsningen og ta i

bruk relevante digitale løsninger som blir utviklet for kommuner forutsatt at disse

løsningene understøtter målene i dette strategidokumentet.

Gevinstrealisering

For å sikre at ønskede gevinster oppnås skal «KS Gevinstkokebok» og «KS Gevinstverktøy»

benyttes i planleggingen og gjennomføringen av kommunenes digitaliseringsaktiviteter.

4 DAGENS SITUASJON I KOMMUNENE

Kommunene i regionen gjennomførte høsten 2014 en IKT-kostnads og modenhetsanalyse

som er utviklet av KS Kommit. Analysen sammenligner den enkelte kommunes IKT-kostnad

og kvalitet med kommuner av lik størrelse og identifisere forbedringspotensial. Analysen

gir dermed kommunene et godt grunnlag for å definere strategiske tiltak for sitt videre

digitaliseringsarbeid.

På bakgrunn av resultatene fra analysen foreslås følgende 5 anbefalinger til hva

kommunene bør ha fokus på i sitt videre digitaliseringsarbeid:

1. Implementere den regionale digitaliseringsstrategien i hver enkelt kommune

2. Øke samarbeid om tjenesteproduksjon og etablere felles fagsystemer

3. Ta eierskap til og jobbe systematisk med gevinstrealisering i hver enkelt kommune

4. Etablere felles drift og brukerstøtte på tvers av kommuner

5. Øke digitalisering innen sektorene helse/velferd og plan/bygg/geodata

Ovennevnte anbefalinger og forslagene til konkrete aktiviteter skal sammen med målene

i regional digitaliseringsstrategi for 2015 – 2018 legges til grunn for kommunenes videre

digitaliseringssamarbeid i perioden.

5 SATSNINGSOMRÅDER OG MÅL

Kommunene i Kongsbergregionen har med utgangspunkt i KS digitaliseringsstrategi

definert 9 satsningsområder med tilhørende mål i regional digitaliseringsstrategi for

2015 – 2018. Disse er nærmere beskrevet på de neste sidene.

5.1 DIGITAL DIALOG

For å lykkes med god digital forvaltning skal kommunene etablere digitale selvbetjenings-

løsninger som er forståelige og enkle å ta i bruk. Kommunene skal tilby digitale kanaler

tilrettelagt for dialog med innbyggere og næringsliv og ha et bevisst forhold til hvilke

digitale kanaler som brukes til hvilke formål. Det er sjelden bare en løsning ved valg av

digitale kanaler, ofte utfyller de hverandre.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.1.1 Kommunene har nettbaserte tjenester for kommunikasjon med innbyggere og

næringsliv som tilfredsstiller krav til universell utforming

5.1.2 Kommunene har løsninger for sikker pålogging for innbyggers tilgang til egne

opplysninger via nettsidene

5.1.3 Kommunene har automatiserte prosesser der tjenesteområdene henger sammen

5.1.4 Kommunene bruker sosiale medier for å fremme dialog, øke informasjonsspredning,

krisekommunikasjon og for å styrke lokaldemokratiet

5.1.5 Kommunene har en gjennomtenkt språkbruk i de digitale kanalene

5.1.6 Kommunene har etablert løsning for mottak og forsendelse av digital post fra/til

innbyggere og næringsliv

5.2 STRATEGISK LEDELSE OG IKT

IKT er et verktøy for å jobbe mer effektivt og understøtte de tjenestene kommunene

leverer. Det betyr at IKT-investeringer og bruk blir en sentral del av de strategiske

beslutningene som tas. Gevinster kan både være kvalitative og kvantitative. Ledelsen bør

derfor også avgjøre hvordan de ønskede gevinstene skal håndteres.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.2.1 Kommunene har ledere som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og

teknologibruk, og bruker dette i sin tjenesteutvikling

5.2.2 Kommunene har IKT-strategi og handlingsplan knyttet til organisasjonens

overordnede planer og tjenesteområdenes behov

5.2.3 Kommunene har tilgang på relevante digitale styringsdata

5.2.4 Politisk og administrativ ledelse har forståelse for at gevinstene ved innføring av IKT

ikke kan realiseres umiddelbart

5.2.5 Kommunene har kartlagt IKT-systemer og tilhørende arbeidsprosesser, og besluttet

hvilke system som må skiftes ut og arbeidsprosesser som må legges om

5.2.6 Kommunene har realisert gevinster ved å bruke IKT effektivt til å jobbe på nye måter

5.3 KOMPETANSE

Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Bruk av IKT krever ny

kompetanse på alle nivå i kommunene. Politisk og administrativ ledelse trenger

kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er

avgjørende for utvikling av en moderne digital forvaltning. Kommunene skal være

krevende kunder i sine anskaffelser og har dermed også behov for god bestiller-

kompetanse.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.3.1 Kommunene har kompetanse til å iverksette endringsprosesser og involvere de rette

aktørene, basert på tjenesteområdenes behov.

5.3.2 Kommunene har kompetanse til å utnytte anskaffelseprosessen som et strategisk

virkemiddel for å fremme innovasjon

5.3.3 Kommunene har ansatte som har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle

IKT-løsninger

5.3.4 Kommunene har ansatte som kan gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i

bruk av de digitale løsningene

5.3.5 Kommunene har kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og

informasjonssikkerhet blant sine ansatte

5.4 ARKIV OG DOKUMENTHÅNDTERING

Behovet for å dokumentere hva kommunene faktisk har gjort er gjennomgående for alle

sektorer og tjenesteområder uavhengig av type system eller teknologi. For at innsynsretten

for parter og publikum skal oppfylles, må arkivene være innrettet slik at dokumentene

alltid er sikret som informasjonskilder. Digitale arkiv er både en forutsetning for og et

resultat av en elektronisk kommunikasjon og saksbehandling.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.4.1 Kommunene kan hente ut relevante opplysninger fra arkivet til egne ansatte, parter,

publikum og omkringliggende datasystem

5.4.2 Kommunene har forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder, både når

det utføres av kommunene selv og av andre som utfører oppgaver på vegne av kommunen

5.4.3 Kommunene har metodikk som sikrer at arkivperspektivet inngår i alle planer,

kravspesifikasjoner og anskaffelsesprosesser som får konsekvenser for dokumentasjon av

kommunenes aktiviteter

5.4.4 Kommunene har sørget for dokumentfangst og sikker arkivhåndtering ved

implementering av nye digitale løsninger og tjenester på alle områder og for alle typer

system

5.4.5 Kommunene har sikre rutiner og prosesser for langtidsbevaring av kommunens

arkiver i arkivdepot, og at dokumenter som skal slettes i henhold til lover og forskrifter

faktisk blir slettet.

5.4.6 Kommunene har implementert NOARK-5 kjerne i alle løsninger som arkiverer

saksdokument.

5.5 PERSONVERN, TAUSHETSPLIKT OG INFORMASJONSSIKKERHET

Teknologi med økt kompleksitet stiller høye krav til informasjonssikkerhet i kommune-

sektoren. Økende digitalisering av informasjonsbehandling og et trusselbilde i rask

utvikling fordrer at kommunene ivaretar nødvendig grad av sikkerhet. Personopplysninger

skal vernes på en slik måte at de ikke kommer i feil hender eller utilsiktet endres, og

sensitive personopplysninger skal skjermes spesielt. God informasjonssikkerhet og god

internkontroll bidrar til å sikre at kommunene behandler personopplysninger lovlig,

sikkert og forsvarlig.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.5.1 Kommunene har strategi for informasjonssikkerhet

5.5.2 Kommunene har databehandleravtaler med andre som behandler

personopplysninger på vegne av kommunene

5.5.3 Kommunene har ledelsesforankret internkontroll og styringssystem på plass

5.5.4 Kommunene har løsninger som tilfredsstiller kravene til sikkerhetsarkitektur

5.5.5 Kommuner som tar i bruk skytjenester har gjennomført grundige risiko- og

sårbarhetsanalyser og inngått databehandleravtale eller annen tilfredsstillende

dokumentasjon på sikkerhetsnivå, -system og løsninger

5.6 ARKITEKTUR OG STANDARDISERING

For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne

systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltnings-

nivå. For å få dette til, må det utvikles en IKT-arkitektur som beskriver sammenhengen

mellom de strategiske målene og de teknologiske behovene. Bruk av standarder og

gjenbruk av nasjonale og kommunale felleskomponenter er viktige elementer i en slik

IKT-arkitektur.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.6.1 Kommunene har utarbeidet IKT-arkitektur basert på felleskomponenter og

standarder

5.6.2 Kommunene har tatt i bruk løsninger basert på nasjonale standarder og

felleskomponenter

5.6.3 Kommunene har kravspesifikasjoner basert på nasjonale og felleskommunale

standarder ved nyanskaffelser og endringer i eksisterende systemer

5.6.4 Kommunene har bredbånd med tilstrekkelig kapasitet i hele organisasjonen

5.6.5 Kommunene har bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt som gir alle innbyggere

og næringsliv tilstrekkelig kapasitet

5.6.6 Kommunene har skytjenester som et alternativ ved anskaffelse for IKT-drift, der det

er relevant

5.7 HELSE OG VELFERD

Kommunene har ansvar for at innbyggerne får gode helse- og omsorgstjenester.

En helhetlig satsning på IKT vurderes av mange som det mest virkningsfulle tiltaket for

styrket kvalitet og effektivitet i helse- og omsorgssektoren. Det overordnede målet for

digitialisering av disse tjenestene er å understøtte målet om et helhetlig pasientforløp

Det er derfor behov for verktøy og systemer som understøtter informasjon og

kommunikasjon mellom kommuner og eksterne parter. Velferdsteknologi bidrar til en

sikrere og bedre hverdag for brukere og helse- og omsorgspersonell.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.7.1 Kommunene har tatt i bruk Helsenettet for elektronisk samhandling

5.7.2 Kommunene har lagt til rette for deling av helseinformasjon mellom samhandlende

aktører på helse- og omsorgsområdet, og sørget for at planleggingen og innføringen er

koordinert med alle aktørene

5.7.3 Kommunene har løsninger som sikrer rask tilgang til og sikker lagring av

dokumentasjon i pasientadministrative prosesser og styringssystemer

5.7.4 Kommunene har tatt i bruk hensiktsmessige verktøy slik at helsepersonell kan

registrere og få tilgang til helseopplysninger når de er hos pasienten

5.7.5 Kommunene har lagt Norm for informasjonssikkerhet til grunn for alt arbeid med

personvern og sikker informasjonsbehandling i helse- og omsorgssektoren

5.7.6 Kommunene har tatt i bruk nasjonal kjernejournal i den akuttmedisinske kjeden når

løsningen er på plass

5.7.7 Kommunene har valgt løsninger for velferdsteknologi som baseres på standarder og

som understøtter de gjeldende IKT-arkitekturprinsippene

5.8 OPPVEKST OG UTDANNING

Digitale ferdigheter er en av fem grunnleggende ferdigheter i skolen og skal være integrert

i alle fag. Digitale læremidler er digitale ressurser utviklet for læringsformål. Bruk av IKT

i skolen omhandler også digitale verktøy/ressurser som ikke nødvendigvis er utviklet til

læringsformål. Skoleeiere bør ha planer for planer for innkjøp og forvaltning av digitale

læremidler samt planer for kompetanseutvikling av lærere. Skoleeiere må også tilrette-

legge for digital vurdering og egenstyrt læring.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.8.1 Elevene får et undervisningstilbud som oppfyller kravene til bruk av IKT i gjeldende

læreplaner

5.8.2 Lærerne bruker digitale læremidler og verktøy i den daglige undervisningen

5.8.3 Skolene utnytter mulighetene IKT gir for å gi tilpasset og differensiert opplæring til

hver enkelt elev

5.8.4 Lærere og barnehageansatte er gode klasseledere i teknologirike omgivelser

5.8.5 Skolene har tatt i bruk innloggingsløsningene og ressursene i Feide

5.8.6 Kommunene tilbyr stabil drift av IKT-tjenestene for barnehagene og skolene,

som ivaretar krav til kapasitet, fleksibilitet, personvern og sikkerhet

5.9 PLAN, BYGG OG GEODATA

Innbyggere og næringsliv forventer at kommunene legger til rette for en utvikling som sik-

rer en optimalisert arealbruk og bebyggelse. Kommuner har ansvar for at plan- og

byggesaksprosesser bygger på grundige analyser og at saksbehandlingen er åpen og at det

er tilrettelagt for innsyn og medvirkning i prosessene. Kommunene bør utnytte de

mulighetene som ligger i digitale planregistre.

Mål for perioden 2015 – 2018:

5.9.1 Kommunene har en digital plan- og byggesaksprosess både internt i organisasjonen,

i samhandling med resten av forvaltningen og i dialogen med innbyggere og næringsliv

5.9.2 Kommunene har planer og rutiner for etablering, forvaltning, viderebruk og deling

av geografisk informasjon og kommunaltekniske fagdata

5.9.3 Kommunene har løsninger for digitale arealplaner, digitalt planregister, matrikkelen,

og det offentlige kartgrunnlaget og kommunaltekniske fagdata som støtter gjeldende stan-

darder og nasjonale krav

5.9.4 Kommunene har tilgang til nasjonale løsninger for bruk innenfor teknisk sektor