kokoustekniikan perusteet

Kokoustekniikan perusteet

AYYE 2012-13 14.11.2011

Sisältö

1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä

hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja

1. Why? 2. How a meeting

runs 3. How to make

decisions 4. How to use public

powers 5. Tips & Tricks

Kokoustekniikka

• Kokoustekniikka on joukko käytäntöjä, joiden avulla pyritään ryhmänä tekemään päätöksiä tavalla, joka on – Tasapuolinen

• Kaikilla on mahdollisuus osallistua

– Ennustettava • Kaikki ymmärtävät, millä perusteilla päätöksiä tehdään

– Laillinen • On suotavaa, että tehdyt päätökset ovat laillisia • Julkista valtaa käytettäessä tiettyjen muotoseikkojen on

täytyttävä, jotta julkinen valta voi velvoittaa yksityistä

We would like to make decisions in a way that is

1. Fair 2. Predictable 3. Legal

Miksi?

• Kokoustekniikan avulla joukko ihmisiä voi tehdä yhdessä pitäviä päätöksiä yhteisten pelisääntöjen mukaisesti

• Kokoustekniikan ymmärtäminen on perusedellytys tehokkaalle päätöksentekoon osallistumiselle

• Kärjistäen: kokoustekniikka on vallankäyttöä – Valtaa ei anneta, se otetaan – Jos et ota valtaa, se otetaan sinulta

We’ll want to play by the same rules!

Knowledge is power: If you don’t take power, it’ll be taken from you...

Sovelluksia

• Mikä tahansa tilanne, jossa ihmisten tulee muodostaa yhteinen tahtotila – Erityisen tyypillistä

itsehallinnolle, kuten osuuskunnat, yhdistykset, kunnat, ylioppilaskunnat, osakunnat…

• Eri ympäristöissä eri asiat korostuvat

Kokous-taito

Yhdistykset

Valtion-hallinto

Kunnat

Työelämä

Taloyhtiöt

Yliopiston hallinto

There’s a number of useful applications for meeting skills...

Ylioppilaskunnan kokoukset

Hallituksen/taloustoimikunnan kokoukset • Yksityisiä kokouksia • Epäformaalia keskustelua, joka formalisoidaan

päätöksiksi kokouksessa

Edustajiston kokoukset • Lähetetään suorana AATE-kanavalla • Formaali kokoustekniikka korostuu

Liittokokoukset • Erittäin tarkkaan valmisteltuja • Kokoustekniikka keskeistä

Formaalius

Different meetings have varying levels of formality, ranging from formal conferences to board meetings.

Sisältö




runs 3. How to make



Kokouksen kulku • Todetaan kokouksen läsnäolijat…

– Edustajiston kokoukset ovat avoimia ylioppilaskunnan jäsenille, luottamustoimijoille, toimenhaltijoille, tilintarkastusyhteisön edustajille ja henkilöille, joille edustajiston kokouksen puheenjohtaja on antanut luvan olla läsnä kokouksessa. Edustajiston kokouksen puheenjohtaja voi tapauskohtaisesti myöntää myös puheoikeuksia.

– Edustajisto voi jonkin asian kohdalla päättää rajoittaa 12 § 1. momentissa mainittuja oikeuksia. • …ja laillisuus…

– Kutsu edustajiston kokoukseen on julkaistava ylioppilaskunnan virallisella ilmoitustaululla ja ylioppilaskunnan internetsivuilla vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta.

– Edustajiston jäsenelle on lähetettävä kokouskutsu sähköpostitse vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Kokouskutsu tulee lähettää suomen-, ruotsin- sekä englanninkielisenä.

• …ja päätösvaltaisuus… – Edustajiston kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on vähintään kaksikymmentäviisi (25) edustajiston

jäsentä ja edustajiston puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. • …ja nimetään toimihenkilöt…

– Edustajiston kokouksen puheenjohtaja kutsuu edustajiston esityksestä kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi kaksi kokouksessa läsnä olevaa, äänivaltaista edustajaa ja heille varahenkilöt.

– Edustajiston kokouksen puheenjohtaja kutsuu tarvittaessa ääntenlaskijoiksi kaksi kokouksessa läsnä olevaa, äänivaltaista edustajaa.

• …ja vahvistetaan asialista työjärjestykseksi.

Järjes-täytyminen Ilmoitusasiat Päätösasiat Keskusteluasiat Lopetus

At the start, • Take stock of

participants • Ensure legality • Ensure quorum • Appoint officers • Confirm order of work

Kokouksen kulku

• Ilmoitusasioiksi todetaan ajankohtaisia asioita, joista ei yleensä käydä keskustelua

• Ilmoitusasiana voidaan merkitä myös tiedoksi asiakirja, joka liitetään pöytäkirjaan

• Ilmoitusasioiksi asiat tulkitsee puheenjohtaja


The Council can take note of Points of Information

Points of Information aren’t usually debated.

Kokouksen kulku

• Kokous käyttää valtaa tekemällä päätöksiä • Edustajistolla on päätös-, ei toimeenpanovaltaa

– Hallitus tai taloustmk panee toimeen päätöksen – Jos päätöstä ei toimeenpanna, mitään ei tapahdu

• Julkisen vallan käytöstä voi aina valittaa


The Council can make decisions but cannot put them into action.

The Board has executive powers. When using public powers, official complaints can

be filed at court

Kokouksen kulku

• Keskusteluasioista ei olla tekemässä päätöksiä • Tyypillisiä keskusteluasioita:

– Linjapaperin uudistamisen lähetekeskustelu – SYL-delegaation raportti – Talouskatsaus – Hallitusinformaatio


The Council can debate Points of Discussion.

These usually do not result in actionable decisions.

Kokouksen kulku

• Kokouksen päättyessä todetaan – Muut esille tulevat asiat – Seuraavan kokouksen ajankohta & asiat


At the end of the meeting, you take stock of supplementary points.

The time and place of the next meeting will be decided upon.

Sisältö




runs 3. How to make



Päätöksen tekeminen

1. Esittelijä esittelee tehtävän päätöksen 2. Asiasta käydään yleiskeskustelu

– Esitystä yleisesti koskevat asiat 3. Asiasta käydään yksityiskohtainen keskustelu

– Esityksen yksittäiset kohdat 4. Mikäli asiasta ollaan eri mieltä, tehdään

vastaesitys 5. Äänestetään vasta- ja pohjaesitysten välillä 6. Enemmän ääniä saanut voittaa

Introduction

General Discussion

Detailed Discussion

Opposing Motion

Vote

Decision

Päätöksen tekeminen

1. äänestys

2. äänestys Päätös

2 jäsentä

2 jäsentä 3 jäsentä

2 jäsentä

1 jäsen 1 jäsen

Sisältö

1. Miksi kokoustekniikkaa? 2. Kokouksen kulku 3. Päätöksen tekeminen 4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja

hyvä hallintotapa 5. Kokousteknisiä kikkoja


runs 3. How to make



Julkisen vallan käyttäminen

• Edustajisto käyttää julkista valtaa – Nimittäessään hallinnon opiskelijaedustajat – Asettaessaan jäsenmaksun

• Julkisuus

– Kaikki kokousasiakirjat liitteineen ovat julkisia, ellei julkisuuslaissa erikseen toisin määrätä

• Huolellisuusvelvoite – Erityisesti julkista valtaa käyttäessään tulee ymmärtää, mistä

on päättämässä – Huonosti esiteltyä tai lainvastaista päätöstä ei tarvitse

tehdä

The Council uses public powers • Appointing student

representatives • Deciding upon the membership

fee This means that • All documents are public • You work as public officials

there is a legal obligation to be thorough and impartial

Hallintomenettely

Hallintomenettely-kelpoisuus Asian vireilletulo Täydentäminen Esteellisyys

Tiedottaminen Asian selvittäminen Kuuleminen Päätöksenteko

Päätöksen tiedoksi antaminen

Päätöksen oikeusvaikutukset

There are certain formal requirements to using public powers.

Any decision to use public powers which doesn’t follow this procedure is null and void.

Esteellisyys

Esteellisyyden lajit 1. Osallisuusjääviys 2. Edustajanjääviys 3. Intressijääviys 4. Palvelussuhdejääviys 5. Yhteisöjääviys 6. Virasto- tai laitosjääviys 7. Yleislausekejääviys

Yksinkertaisesti • Julkisen vallan käyttämisestä

ei saa seurata sen käyttäjälle yksityistä hyötyä!

• Esteellinen jäävää itsensä – Esteellisyyttä ei tulkita

objektiivisesti

• Jos epäilet olevasi esteellinen, kysy!

The use of public powers must not result in personal gain or gain to organizations you govern or people close to you.

If this might happen, you must disqualify yourself and not influence decision-making in any way. You are responsible for this!

Sisältö




runs 3. How to make



Kokoustekniikkaa

• Jos keskustelu ei etene, koskee jotain aivan muuta tai kokous toimii muuten vain leväperäisesti, voi pitää työjärjestyspuheenvuoron – Työjärjestyspuheenvuoro kiilaa jonon ohi – ”Esitän, että asiasta äänestetään siten, että Peltosen

esitys asetetaan Kronqvistin esitystä vastaan, minkä jälkeen äänestetään pohjaa vastaan.”

You can use a Point of Order to interrupt an irrelevant discussion or to propose a technical way forward.

A Point of Order passes the queue.

Kokoustekniikkaa

• Muutosesitys menee läpi, jos: 1. Se on riittävän lyhyt

• Jaa siis pitkä esitys useammaksi pieneksi 2. Sen perusteluissa ei ole vääriä asioita

• Tiivistä siis perustelut pariin parhaaseen kohtaan • Lisäkohdat lisäävät todennäköisyyttä, että joukkoon

eksyy väärä peruste 3. Sen sanamuodot on mietitty tarkasti

• Väärään sanamuotoon nojaten asia voidaan pöydätä tai päättää heti

An Opposing Motion will be passed if

• It is sufficiently short • It is argumented properly • It is carefully worded

Kokoustekniikkaa

• Huonosti esiteltyä tai lainvastaista päätöstä ei tarvitse tehdä

• Jos pelkäät takapuolesi puolesta, jätä eriävä mielipide – Yleensä kirjallisesti pöytäkirjan tarkistamiseen

mennessä – Eriävä mielipide vapauttaa vastuusta – Eriävää mielipidettä ei voi jättää, ellei ole äänestänyt

tehtyä päätöstä vastaan You are not obligated to make a decision which you feel is illegal.

You can leave a minority opinion to protect yourself from legal repercussions.

Kokoustekniikkaa

• Jos tarvitsee kilauttaa kaverille tai pöydälle ilmestyy radikaali esitys, voi pyytää kokoustauon

• Kokoustaukoa ei tarvitsee myöntää, mutta yleensä hyvästä perustelusta annetaan

• Jos kokoustaukoa ei myönnetä, voi uhata eriävällä mielipiteellä

If a radical new proposition comes on the table or you’re unsure of something, feel free to call for a recess.

The chairman just might grant you one.

Kokoustekniikkaa

• Leväperäisen asian voi pöydätä eli jättää pöydälle • Pöytääminen siirtää asian seuraavaan kokoukseen (tai

pidemmäs, jos erikseen päätetään) – Seuraava kokous voi pöydätä uudestaan

• Pääsääntöisesti 1. kerralla pienellä joukolla, 2. kerralla yksinkertaisella enemmistöllä

• Pöytäämisestä ei käydä keskustelua • Perusteita pöytäämiselle:

– Ei etukäteen jaettuja materiaaleja – Päätöksen laillisuutta ei osata perustella – Päätöksen seurauksista ei voida olla varmoja

An item can be tabled until the next meeting. A tabled item will be raised at the next meeting as-is.

Mistä puhuimmekaan?

1. Miksi kokoustekniikkaa? – Määritelmä – Sovellukset

2. Kokouksen kulku – Aloitus – Ilmoitusasiat – Päätösasiat – Keskusteluasiat

3. Päätöksen tekeminen – Esittely – Yleiskeskustelu – Yksityiskoht. keskustelu – Päätöksenteko

4. Julkisen vallan käytön periaatteet ja hyvä hallintotapa

– Huolellisuusvelvoite – Julkisuus – Esteellisyys – Hallintomenettely

5. Kokousteknisiä kikkoja – Työjärjestyspuheenvuoro – Muutosesitys – Eriävä mielipide – Kokoustauko – Pöytääminen

A brief summary.

Sananen kokouskiimasta

Viestintä epäonnistuu aina, paitsi vahingossa.

Osmo A. Wiio

Communication always fails, except by accident.

kokoustekniikan perusteet

Documents