teatterituottamisen perusteet
TRANSCRIPT
TAPAHTUMAJRJESTMISEN PERUSKURSSI
TEATTERITUOTTAMISEN PERUSTEET
Jyvskyln ylioppilasteatteriMatti KoistinenKulttuurituottaja AMK / manageri
KURSSIN SISLT
Tuottajan rooli tyryhmss ja teatterissa
Aikataulutus
Rahoitus
Organisointi
Tuotteistaminen
Markkinointi ja tiedotus
Kytnnn toteutus
Tuotannon lopetus
TUOTTAJAN ROOLI
Vastata produktiosta taloudellisesti ja toiminnallisesti. Ohjaaja vastaa sisllst.
Tuottaja voi olla jotakin tai kaikkia nist: Johtaja, talousnero, viestij, aikatauluttaja, sisltosaaja, markkinoija, yleisorganisaattori, taustavoima, linkittj, jokapaikan hyl, projektijohtaja, myyntimies.
Tuottajan pitisi pysty kehittmn toimintaa pitkjnteisesti. Yleens tm on suurin kompastuskivi harrastajateattereissa.
TUOTTAJAN ROOLI
Osa tyryhm, mutta voi olla mys esimies.
Tuottaja jrjest oikean henkiln / palvelun, EI tee kaikkea!
Hyv tunnistaa omat vahvuudet & heikkoudet: jos et osaa myyd, hanki joku joka osaa. Jos talous on sinun heikko juttusi, pyyd apua osaavammalta!
TUOTTAJAN TYN PERUSTA
Ennakoi: Tuottaja toimii aina futuurissa!
Tynjako
Ei kannata turhasta stressata
Tuki hallitukselta ja muulta tyryhmlt
TUOTTAJAN TY
Sislt: Selvit mist nytelmss on kyseHaastattele tyryhm, ideoi yhdess!
Aikatauluta & suunnittele
Harjoitukset ja esitykset, markkinointi- ja
viestintsuunnitelma, eri toimenpiteet
Rahoituksen jrjestminen ja hallinnointi
Tee budjetit ja suunnitelmat, hae
rahoitusta, tee kustannusseuranta, pohdi
mitk tahot olisivat kiinnostuneita yhteistyst, luo
sopimuspohjat ja tarjoukset yhteistykumppaneille
TUOTTAJAN TY
Tiedotus-, markkinointi- ja yhteistysuunnitelmat kytntn- Mit, miss, milloin, ketk, miksi, miten?
Luvat, sopimukset, tekijnoikeudet
JlkihoitoVarmista tyryhmn, yhteistykumppaneiden ja
tukijoiden tyytyvisyys pitkjnteisyys!
TUOTANTOSUUNNITELMA
Suunnittelu, suunnittelu, suunnittelu
Varaa aikaa!
Ennakoi, kyt vaikkapa SWOT analyysi
Aikatauluta realistisesti seuraa mys aikataulun toteutumista
Konkreettiset toimenpiteet
Suunnittele yhdess ohjaajan, teatterin hallituksen ja tyryhmn kanssa tynjako
TUOTANTOSUUNNITELMASSA HUOMIOITAVA
Yleis- ja muut tavoitteet ja niiden arvionti
Budjetti
Apuraha & avustusten haut
Tiedottaminen ja markkinointi
Sisinen viestint
Yritysyhteisty
Lipunmyynti
Tekijnoikeudet
Sopimukset
Turvallisuus- ja kriisisuunnitelma
Viranomaisasiat / luvat
BUDJETTI
Luo pohjan tuotannolle
Perustuttava kokemukseen ja tietoon, ei arvauksiin
Ennakoi jrjestmisen kustannukset ja kertoo mist saadaan riittvsti tuottoja kulujen peittmiseksi
Oltava realistinen
Mahdollisimman tarkka
Kulkee ksi kdess tuotantosuunnitelman kanssa
Varattava riittvsti aikaa suunnittelulle
Huolehdittava seurannasta
Tapahtumien ongelmana on suuret pomavaatimukset ilman takuita tuloista tai omaisuudesta
Tuottajan on aina tiedettv mist luvuista budjetti koostuu!
TEATTEREIDEN SUURIMMAT KULUERT
Palkat, lomarahat ja niiden sivukulut (n. 25-30%) sek pivrahat ja lomakorvaukset
Tekniikka ja tilat (valo, ni, kuljetus, rakenteet, wc:t, vuokrat)
Markkinointi ja tiedotus
Vakuutukset ja luvat
Toimistokulut (postitus, kopiointi jne.)
Muut ostopalvelut
Oheistuotteet -ja palvelut
TEATTEREIDEN SUURIMMAT TULOERT
Psyliput
Avustukset / organisaation poma
Yhteistysopimukset
Keikkapalkkiot
Muut mainostulot
Ravintolamyynti
Oheistuotemyynti
Muut tulot
Apurahoja & avustuksia tlt niit voi hakea
www.skr.fi
www.saatiopalvelu.fi
www.kstaide.net
Kaupugit & kunnat
Ja monet muut...
MARKKINOINTI
Trkein osa-alue, jos esitykselle halutaan yleis.
Markkinointi koskettaa kaikkea tuotannossa (palveludesing).
Teatterin ikuinen haaste tuotteena: Esitys on valmis ensi-iltana, eik yleis tied ikin mit se saa lippunsa maksaessa.
Nykyn idealla voi korvata rahan.
Tuotteista esitys mik on tmn esityksen juju ja miten sen voi saada.
MARKKINOINTI
Kolme tahoa joille markkinoidaan: Yleis
Yhteistykumppanit
Sisinen
Ajoitus trke: milloin ja mit kerrotaan.
TIEDOTTAMINEN
Yhteispeli toimittajan kanssa.
Toimittaja pohtii nytelmn ajankohtaisuutta, kiinnostavuutta, aihepiirin sopivuutta julkaisun/osaston linjaan, omaa ajankyttn ja tietmystn aiheesta. Tarjoa nihin vastaus.
Profiloi tiedotteet median mukaan: Seksikkmp Citylle ja yhteiskunnallisempaa Voimalle.
TIEDOTTAMINEN
Tiedote:
Heti asiaan eli lyhyt
Ajoissa (ota huomioon eri medioiden deadlinet)
Mit, miss, miksi, kuka, milloin?
Hyv kielt
Mielenkiintoinen (esim. kommentteja tekijilt)
Yhteystiedot, joista varmasti tavoittaa henkiln, jolla on riittvsti tietoa
Lue lpi 3 kertaa ja anna viel jonkun muunkin lukea
Soita pern
Mieti mik olisi kyseist mediaa tapahtumassasi kiinnostava asia
l kuitenkaan tyrkyt toimittajalle liikaa, vaan anna hnen itse keksi juttuaihe
Tarjoa hyv lismateriaalia (kuvaa, nt, teksti, haastateltavia)
Tiedotustilaisuus
Onko varmasti tarpeellinen?
Ytimeks ja hyvin suunniteltu ja johdettu
Tarjoa valmiita juttuja ja sovi haastatteluista toimittajien kanssa joustavasti
Hyvt kuvat lisvt nkyvyyden moninkertaiseksi!
YRITYSYHTEISTY
Kannattaa pyrki yhteistyhn, ei sponsorointiin
Nkyvyys harrastajateatterin yhteydess on harvoin merkittv yrityksille eivt valmiita maksamaan siit.
Liput esitykseen, tekijihin & teatteriin tutustuminen, improkoulutus, nenkytn typaja, asiakkaiden/sidoryhmien kohtaaminen esityksiss ovat paljon trkempi. valmiita maksamaan teatterin tuottaman palvelun pit olla laadullisesti hyv.
Tee yhteistyt kohdennetusti. Pohdi mik on kullekin esitykselle / teatterille hyv kumppani.
Mit omaleimaisempi toimintakulttuuri yrityksess on, sit villimpi ideoita yhteistyst voi heitt
Viestint, markkinointi ja sponsorointi
Tapahtuman kohderyhm
2 trkeint mediaa
3 trkeint markkinointikanavaa
Mik tekee esityksest kiinnostavan toimittajalle?
Mik tekee esityksest kiinnostavan yhteistykumppanille?
Mit voidaan tarjota yhteistykumppanille ja mit saada siit itse?
AIKATAULUTUS
Tehosta ajankytt:
Kirjaa jokainen tehtv asia yls, et sit kuitenkaan muista huomenna
Mik on kiireellisin ja trkein -> tee nyt!
l takerru epolennaisuuksiin
Tarkastele omaa tekemistsi jatkuvasti
Ole valmis tekemn muutoksia nopeasti
Delegoi
l jahkaile kokouksissa, mutta anna ideoille tilaa
Muistiot laadukkaina ja nopeasti
Suunnittele jrkev aikataulu koko projektille
Tiedota aikataulusta selkesti muille
Seuraa suunnitelmia, ky lpi aikaisempia ptksi
Ole askeleen tai kaksi edell
Arkistoi ja tee muistiinpanoja -> auttaa projektin lopettamisessa
TURVALLISUUS JA KRIISIT
Pohdi esitykseen liittyvt turvallisuusriskit
Yleis / alkoholi
Tekniikka / rakennukset
Ulkopuoliset
Sairastapaukset
Esiintyjt
Ratkaisut:
Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma (isoilla tapahtumilla pakollinen)
Jrjestyksenvalvojat (kannattaako kouluttaa?)
Yhteisty poliisin ja pelastusviranomaisten kanssa
Ensi-apu ja ensisammutus
Ei liikaa yleis tilaan
Noudatetaan rakennusturvallisuus jne. ohjeita
Suunnitelma kriisiviestint varten
Velvoitteet:
Yhteys palopllikkn ajoissa (tekee tarkastuksen)
Ilmoitus poliisille ja ympristviranomaisille ajoissa! Neuvottelu kannattaa aina!
TEKIJNOIKEUDET
Kannattaa aina pit huoli, ett tekijnoikeudet on kunnossa etukteen-> voi tulla kalliiksi jos ei ole!
Tapahtuman jrjestv taho on aina velvollinen hoitamaan tekijnoikeuskorvaukset, ei esiintyj
Teosto ry: Musiikin sveltjien, sanoittajien ja sovittajien jrjest
Gramex ry: Soittajien, tuottajien ja tuotantosopimukset omistavien jrjest (kun tapahtumassa on tallennemusiikkia)
Tuotos ry: AV-materiaalin valvoja (mys tv-ohjelmat tallenteina!)
Kuvasto ry: Kuvataiteet
Kirjailijaliitto ry: Runot, nytelmt ja muut tekstit
Kopiosto ry: Valokopiot
Kysy neuvoa jrjestilt
SOPIMUKSET
Sovi aina kirjallisesti!
Allekirjoittajaksi nimenkirjoitusoikeuden omaavat!
Mit sovitaan, miten pitkksi aikaa, ketk sopivat, hinta, sanktiot
Lue lpi 3 kertaa
Allekirjoitukset
LUVAT JA ILMOITUKSET
Ilmoitus poliisille yleistapahtumasta
Vhintn 5 piv ennen tilaisuutta
Kaikista tilaisuuksista kannattaa tehd
Ilmoitus kunnan ympristnsuojeluviranomaisille melusta
Jos yleis odotetaan yli 500 hl ja tilaisuudessa tarjoillaan elintarvikkeita, on tehtv ilmoitus terveystarkastajalle
Huomioitava vesi, viemrinti, ilmastointi, jtehuolto, pesupisteet, terveyshaittojen estminen, tuotevalikoima ja helposti pilaantuvien tuotteiden silyttminen
Ilmoitettava vhintn 15 piv ennen tilaisuutta
Anniskeluluvat
Lninhallitukselta
Vkevien tarjoiluun sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskukselta
Vaati henkilkunnalta koulutuksen ja tykokemusta alalta
Mys selvitys saniteettitiloista ja anniskelun toteutuksesta jne.
Ksittely kest 3-5 viikkoa, joten todella ajoissa!
Ympristsuunnitelma
Jrjestj on velvollinen huolehtimaan alueen siisteydest
Kymlt
HOIDA LUVAT KUNNOLLA!
Kirjallisuutta
Jukka Hytti: Teatterituottajan opas
Juha Iso-aho ja Elina Lyijynen (toim.): Unohda hyv veli - Toimi oikein kulttuurituottajana
Hanna Iiskola-Kesonen: Mit, miksi, kuinka? Ksikirja tapahtumajrjestjlle
Vallo, Helena & Hyrinen, Eija: Tapahtuma on tilaisuus, opas onnistuneen tapahtuman jrjestmiseen.
Paikallisesti Jyvskylss voi olla jotain iloa opinnytetystni: https://pro.humak.fi/humakpro/humak/221140/opinn%C3%A4ytety%C3%B6.doc
Kysyttv? Kehuttavaa? Haukuttavaa?
Matti KoistinenP. [email protected]@yahoo.com