keluaran 01 pindaan 00 1 - jupem.gov.my · ... sentiasa mengamalkan ciri-ciri kreatif, ......
TRANSCRIPT
Keluaran 01 Pindaan 00 i
KANDUNGAN
BIL. TAJUK MUKA
SURAT
1. PENGENALAN 1
1.1 Tujuan 1
1.2 Metodologi 1
2. SEJARAH DAN LATAR BELAKANG JABATAN 2
2.1 Carta Organisasi Jabatan 3
2.2 Program/Aktiviti Utama Jabatan 3
2.2.1 Khidmat Pengurusan 3
2.2.2 Perancangan dan Korporat 3
2.2.3 Kadaster 3
2.2.4 Pemetaan 4
2.2.5 Geospatial Pertahanan 4
2.3 Hala Tuju Jabatan 5
2.3.1 Visi 5
2.3.2 Misi 5
2.3.3 Objektif 5
2.3.4 Dasar Kualiti 5
2.3.5 Kod Etika 6
2.3.6 Fungsi Utama 6
2.3.7 Piagam Pelanggan 7
2.4 Latar Belakang Amalan Persekitaran Berkualiti Di JUPEM 8
2.4.1 Logo Persekitaran Berkualiti 9
2.4.2 Slogan 10
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 ii
3. KONSEP PERSEKITARAN BERKUALITI 10
3.1 Prinsip dan Langkah-Langkah Amalan Persekitaran Berkualiti 10
3.1.1 S1 – Sisih/Seiri/Sort 13
3.1.2 S2 – Susun/Set In Order/Seiton 14
3.1.3 S3 – Sapu/Shine/Seiso 15
3.1.4 S4 – Seragam/Stadardise/Seiketsu 16
3.1.5 S5 – Sentiasa Amal/Self Discipline/Shitsuke 17
3.2 Tindakan Bukan Amalan Persekitaran Berkualiti 18
3.3 Kunci Kejayaan SPPB 19
4. SKOP PELAKSANAAN 20
5. DOKUMENTASI 20
5.1 Kawalan Dokumen 20
5.2 Kawalan Rekod 23
6. REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI 24
6.1 Perancangan (Plan) 24
6.1.1 Komitmen Pengurusan 24
6.1.2 Polisi 25
6.1.3 Objektif 25
6.1.4 Jawatankuasa Amalan Persekitaran Berkualiti 26
6.1.4.1 Keanggotaan Jawatankuasa 26
6.1.4.2 Struktur Jawatankuasa 26
6.1.4.3 Skop dan Peranan 30
6.1.5 Wakil Pengurusan 33
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 iii
6.1.6 Komunikasi 33
6.1.7 Penyelarasan Aktiviti Persekitaran Berkualiti 35
6.1.8 Penyediaan dan Penyelarasan Sumber 35
6.1.8.1 Sumber Kewangan 35
6.1.8.2 Sumber Manusia 35
6.2 Pelaksanaan (Do) 36
6.2.1 Garis Panduan Pengurusan Bilik, Ruang dan
Peralatan
36
6.3 Pengukuran dan Penilaian (Check) 37
6.3.1 Pengukuran 37
6.3.2 Penilaian 38
6.4 Tindakan Penambahbaikan (Action) 38
6.4.1 Peningkatan Berterusan 38
6.4.2 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan 39
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 iv
Lampiran A CARTA ORGANISASI JUPEM
Lampiran B KAWASAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI
MENGIKUT ZON/BAHAGIAN DI IBU PEJABAT JUPEM
Lampiran C CONTOH CARTA PERBATUAN PERSEKITARAN
BERKUALIT IBU PEJABAT JUPEM
Lampiran D HURAIAN OBJEKTIF PERSEKITARAN BERKUALITI IBU
PEJABAT JUPEM
Lampiran E GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PAPAN TANDA
LOBI, RUANG TAMU DAN RUANG MENUNGGU
PAPAN TANDA
LOBI, RUANG TAMU DAN RUANG MENUNGGU
LOBI UTAMA
PUSAT KHIDMAT PELANGGAN
RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI
BILIK FAIL/BILIK REKOD/BILIK DOKUMEN
BILIK CETAK/BILIK JILID
STOR
BILIK LATIHAN
BILIK PERSIDANGAN/BILIK MESYUARAT/
BILIK PERBINCANGAN
DEWAN UKUR
SURAU
GIMNASIUM
PANTRI
TANDAS
KAFETARIA
PETI KECEMASAN
PETI KUNCI
ALAT PEMADAM API
TEMPAT LETAK KENDERAAN
Lampiran F PELAKSANAAN AUDIT DALAM
Lampiran G BORANG KAIZEN
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 1
1. PENGENALAN
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB) Jabatan Ukur dan
Pemetaan Malaysia (JUPEM) ini adalah satu standard yang disediakan selaras
dengan standard Sistem Persekitaran Berkualiti yang dibangunkan oleh Perbadanan
Produktiviti Malaysia (MPC).
Standard ini menyatakan keperluan persekitaran tempat kerja dalam memenuhi
elemen-elemen kebersihan, kekemasan, kecekapan dan keselamatan supaya
operasi kerja dan sistem penyampaian perkhidmatan dilaksanakan lebih efisyen,
efektif serta dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dalaman, pelanggan luaran
dan pihak berkepentingan.
1.1 Tujuan
Manual ini diwujudkan dengan tujuan seperti berikut:
a) menjelaskan komitmen Pihak Pengurusan dalam amalan persekitaran
berkualiti;
b) memberi gambaran menyeluruh mengenai SPPB JUPEM; dan
c) sebagai garis panduan kepada pegawai dan kakitangan di JUPEM
melaksanakan aktiviti persekitaran berkualiti secara berintegriti dan
sistematik.
1.2 Metodologi
Manual SPPB JUPEM dibentuk berlandaskan pendekatan PDCA yang
merangkumi empat fasa berikut:
a) Perancangan (Plan);
b) Pelaksanaan (Do);
c) Pengukuran dan penilaian (Check); dan
d) Tindakan penambahbaikan (Action).
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 2
Rajah 1: Pendekatan PDCA dalam melaksanakan aktiviti
persekitaran berkualiti
Pelaksanaan bagi setiap fasa pendekatan PDCA ini diterangkan
dalam klausa 6.1 hingga 6.4.
2. SEJARAH DAN LATAR BELAKANG JABATAN
JUPEM merupakan antara agensi kerajaan yang tertua di Malaysia di mana aktiviti
pengukuran bermula pada tahun 1885 dengan tertubuhnya Jabatan Ukur Negeri
Johor. Bertitik tolak dari tahun 1885 hingga 1957, Jabatan-jabatan Ukur Negeri dan
Topografi yang telah ditubuhkan sehingga membawa kepada penyatuan secara
berperingkat-peringkat kepada satu organisasi seperti hari ini.
Pada tahun 1965, kerajaan telah melulus penubuhan Direktorat Pemetaan Negara
Malaysia dengan mandat mengendalikan kerja-kerja ukur, pemetaan, topografi dan
geodesi. Penubuhan Jabatan diteruskan dengan penubuhan JUPEM Sabah (1983),
JUPEM Wilayah Persekutuan Labuan (1984), JUPEM Sarawak (1989) dan
kemudiannya JUPEM Perlis pada tahun 1995.
Sejak penubuhannya JUPEM telah merencanakan pelbagai pembaharuan serta
pemodenan bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan dan produk yang ditawarkan.
Bermula daripada peralatan konvensional sehinggalah kepada aplikasi satelit dan
penggunaan Unmanned Aerial System (UAS), JUPEM sentiasa mengorak langkah
mengikut perkembangan teknologi terkini dalam bidang ukur dan pemetaan serta
maklumat geospatial.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 3
2.1 Carta Organisasi Jabatan
Carta Organisasi Jabatan adalah seperti ditunjukkan di Lampiran A.
2.2 Program/Aktiviti Utama Jabatan
JUPEM diterajui oleh Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan yang juga
bertindak selaku Pengarah Pemetaan Negara dan Pengarah Pemetaan
Tentera. Program/aktiviti utama JUPEM adalah:
2.2.1 Khidmat Pengurusan
Bahagian yang terlibat dalam program/aktiviti khidmat pengurusan
adalah Bahagian Khidmat Pengurusan. Program/aktiviti yang
dijalankan oleh bahagian ini adalah:
a) Sumber manusia;
b) Pentabiran; dan
c) Kewangan.
2.2.2 Perancangan dan Korporat
Bahagian yang terlibat dalam program/aktiviti perancangan dan
korporat adalah Bahagian Perancangan dan Korporat.
Program/aktiviti yang dijalankan oleh bahagian ini adalah:
a) Pengurusan Korporat;
b) Inovasi dan Dokumentasi;
c) Pembangunan Kompetensi;
d) Pengurusan Sistem Maklumat;
e) Perancangan dan Dasar; dan
f) Penyelarasan Pembangunan.
2.2.3 Kadaster
Bidang kerja ini melibatkan Bahagian Kadaster dan semua JUPEM
Negeri. Program/aktiviti yang dijalankan oleh bahagian ini dan
JUPEM Negeri adalah:
a) Penggubalan dasar ukur kadaster;
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 4
b) Penyelarasan kerja luar dan pangkalan data ukur kadaster;
c) Kawal selia prestasi dan kualiti kerja ukur oleh Juruukur
Tanah Berlesen; dan
d) Pembangunan sistem ukur kadaster.
2.2.4 Pemetaan
Bahagian-bahagian yang terlibat dalam program/aktiviti pemetaan
ialah Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan, Bahagian Ehwal
Persempadanan, Bahagian Ukur Geodetik, Bahagian Pemetaan
Topografi (Semenanjung, Sabah dan Sarawak), Bahagian
Pangkalan Data Geospatial Negara, Bahagian Kartografi dan GIS
dan Bahagian Pemetaan Utiliti. Program/aktiviti yang dijalankan oleh
bahagian-bahagian ini adalah:
a) Penggubalan dasar pemetaan negara;
b) Penyediaan dan penerbitan pelbagai peta dan bukan peta;
c) Penggambaran udara untuk tujuan pemetaan;
d) Pemetaan topografi dan utiliti bawah tanah;
e) Penyelenggaraan pangkalan data topografi, kartografi dan
utiliti bawah tanah;
f) Pengukuran sempadan negeri dan antarabangsa;
g) Penyediaan prasarana ukur dan pemetaan;
h) Hitungan astronomi dan penentuan awal bulan hijriah; dan
i) Penyelenggaraan Perpustakaan Peta Negara.
2.2.5 Geospatial Pertahanan
Bahagian yang terlibat dengan program/aktiviti geospatial
pertahanan adalah Bahagian Geospatial Pertahanan.
Program/aktiviti yang dijalankan oleh bahagian ini adalah:
a) Pengurusan data dan maklumat geospatial pertahanan; dan
b) Penyelarasan semua aplikasi geospatial dalam sistem-
sistem pertahanan Angkatan Tentera Malaysia (ATM).
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 5
2.3 Hala Tuju Jabatan
2.3.1 Visi
Menjadikan JUPEM terbilang dalam perkhidmatan dan pengurusan
ukur, pemetaan dan geospatial bagi memenuhi wawasan Negara.
2.3.2 Misi
Menyediakan perkhidmatan dan pengurusan ukur, pemetaan dan
geospatial yang berkualiti melalui sistem terbaik, sumber manusia
yang kompeten dan persekitaran kerja yang kondusif.
2.3.3 Objektif
a) Memastikan produk dan perkhidmatan ukur kadaster,
pemetaan dan geodetik menepati sistem kualiti serta
memenuhi keperluan pelanggan.
b) Memastikan pewujudan dan penyelenggaraan Pangkalan
Data Ukur Kadaster dan Pemetaan yang kemas kini dan
berkualiti bagi memenuhi keperluan infrastruktur data
geospatial Negara.
c) Menjadikan JUPEM pusat kecemerlangan dan rujukan dalam
bidang ukur kadaster, pemetaan, geodetik, pemetaan utiliti
bawah tanah dan maklumat geospatial.
d) Memastikan penentuan, penandaan dan pengukuran
sempadan negeri dan antarabangsa memenuhi keperluan
pentadbiran negeri serta menjamin kedaulatan Negara.
e) Memastikan perkhidmatan geospatial pertahanan yang
berkualiti dan bersepadu dalam mendokong infrastruktur
pertahanan dan keselamatan Negara.
2.3.4 Dasar Kualiti
JUPEM komited kepada pemberian perkhidmatan ukur kadaster dan
pemetaan serta penyebaran maklumat geospatial yang berkualiti
mengikut standard yang ditetapkan dan kepada usaha
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 6
penambahbaikan yang berterusan bagi memenuhi kehendak
pelanggan.
2.3.5 Kod Etika
a) Amanah dan jujur dalam melaksanakan tugas yang
dipertanggungjawabkan tanpa menyalahgunakan kuasa dan
kedudukan.
b) Sentiasa sabar, tenang dan cekal dalam semua situasi.
c) Benar, tulus dan ikhlas dalam menjalankan sebarang urusan.
d) Berdisiplin dan berhemah tinggi.
e) Yakin, tepat, adil dan konsisten dalam membuat sebarang
keputusan.
f) Sentiasa mengamalkan ciri-ciri kreatif, inovatif, bermotivasi,
berdaya saing dan akuantabiliti.
g) Menjalinkan semangat kerjasama, muhibbah dan kasih
sayang pada semua peringkat.
h) Berbangga menjadi warga JUPEM dan sentiasa berusaha
meninggikan martabat dan imej jabatan.
i) Memberi perkhidmatan yang efisien dan berkualiti.
j) Berusaha memastikan produk-produk jabatan adalah
berkualiti dan memenuhi kehendak pelanggan.
k) Sentiasa berwaspada dalam pengendalian maklumat tanpa
membocori rahsia Negara kepada pihak yang tidak berhak
menerimanya.
2.3.6 Fungsi Utama
a) Menasihati Kerajaan dalam bidang ukur kadaster, pemetaan
dan geospatial serta persempadanan negeri dan antarabangsa.
b) Menyediakan maklumat ukur kadaster secara lengkap dan
kekal untuk tujuan pengeluaran hakmilik tanah, strata dan
stratum.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 7
c) Menguruskan pangkalan data ukur kadaster dan pemetaan
dengan efisien.
d) Menerbitkan peta-peta topografi, kadaster, tematik dan utiliti
bawah tanah untuk tujuan perancangan, pengurusan sumber
asli, pemuliharaan alam sekitar, pembangunan, pemantauan
dan keselamatan.
e) Menyediakan infrastruktur geodetik bagi ukuran kadaster,
pemetaan, kejuruteraan dan kajian saintifik.
f) Menyediakan khidmat geospatial pertahanan secara
menyeluruh dan bersepadu untuk tujuan pertahanan dan
keselamatan.
g) Menerbitkan produk falak dan astronomi termasuk jadual-jadual
arah kiblat, waktu solat, data rukyah hilal, takwim hijriah dan
maklumat gerhana serta almanak falak syarie.
2.3.7 Piagam Pelanggan
a) Menyiapkan kerja ukur kadaster sehingga penyediaan Pelan
Akui dalam tempoh tidak melebihi 180 hari dari tarikh
penerimaan Permohonan Ukur yang lengkap dan teratur.
b) Memastikan penyemakan ke atas kerja-kerja Juruukur Tanah
Berlesen (JTB) disiapkan dalam tempoh 60 hari dari tarikh
penyerahan dokumen yang lengkap dan teratur.
c) Memproses Pelan Strata dalam tempoh 30 hari dan Pelan Akui
Strata dalam tempoh 50 hari dari tarikh penerimaan
permohonan yang lengkap dan teratur.
d) Memastikan pengeluaran nombor-nombor lot dilakukan dalam
tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh permohonan yang
lengkap dan teratur daripada Juruukur Tanah Berlesen.
e) Menyedia serta membekalkan data-data ukur untuk
penyediaan suratan hakmilik ke Pejabat Tanah/Pejabat
Pengarah Tanah dan Galian dalam tempoh 7 hari dari
penerimaan permohonan yang sempurna dan teratur.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 8
f) Memastikan dokumen geospatial terperingkat dibekalkan
dalam masa 2 hari selepas menerima kelulusan tapisan
keselamatan.
g) Memastikan data pasca proses MyRTKNet dapat diurus dan
dibekalkan dalam masa 4 jam.
h) Memastikan sebarang permohonan pembelian maklumat
geodetik tidak terhad dapat diurus dan dibekalkan dalam masa
1 hari.
i) Memastikan sebarang permohonan perkhidmatan
transformasi koordinat, penukaran koordinat, unjuran peta dan
interpolasi geoid dapat diurus dan dibekalkan dalam masa 1
hari.
j) Memastikan sebarang permohonan perkhidmatan/pembelian
bagi setiap salinan data ukur/peta tidak terhad di kaunter
JUPEM dapat diuruskan dalam masa 1 jam.
k) Memastikan data-data ukur dapat diakses dan diperolehi
melalui e-commerce pada bila-bila masa.
l) Membuat pembayaran bil dan invois tidak melebihi 14 hari dari
tarikh penerimaan lengkap diterima.
m) Mengeluarkan akuan penerimaan awal bagi aduan dalam
tempoh 1 hari bekerja dari tarikh aduan diterima.
2.4 Latar Belakang Amalan Persekitaran Berkualiti Di JUPEM
Amalan persekitaran berkualiti telah mula dipraktikkan oleh beberapa
Bahagian (dahulunya Seksyen) di Ibu Pejabat JUPEM sejak pertengahan
tahun 2008. Penerapan amalan persekitaran berkualiti kemudiannya
diperluaskan di seluruh Ibu Pejabat JUPEM pada awal tahun 2010. Ibu
Pejabat JUPEM telah mula memperoleh pensijilan persekitaran berkualiti
pada 28 Julai 2010 dan menepati sasaran Kementerian Sumber Asli dan
Alam Sekitar (NRE) supaya pensijilan dibuat secara serentak oleh semua
agensi dan jabatan di bawahnya pada tahun tersebut.
Pihak Pengurusan JUPEM telah membuktikan komitmen secara mewujudkan
hala tuju pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti sejajar dengan misi
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 9
Jabatan dalam menyediakan perkhidmatan yang berkualiti melalui sistem
terbaik, sumber manusia yang kompeten dan persekitaran kerja yang
kondusif. Jabatan sentiasa memberi penekanan dalam melaksana aktiviti
persekitaran berkualiti serta meneruskan usaha dalam meningkatkan
keberkesanannya.
2.4.1 Logo Persekitaran Berkualiti
Rajah 2: Logo persekitaran berkualiti JUPEM
Keterangan Logo:
Bulatan berbentuk cincin melambangkan warga JUPEM
bersatu dalam satu organisasi yang kukuh.
Titik berwarna oren di sebelah kiri dan kanan logo
(membahagikan logo secara simetri) mencerminkan pasak
kepada pendirian serta kepatuhan warga Jabatan kepada
polisi dan objektif persekitaran berkualiti.
Tulisan 5S adalah simbolik kepada amalan persekitaran
berkualiti (sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal).
Warna oren adalah inspirasi dari warna pada logo JUPEM.
Kilauan melambangkan realisasi persekitaran kerja yang
kondusif dalam memenuhi elemen-elemen kebersihan,
kekemasan, kecekapan dan keselamatan.
Logo persekitaran berkualiti turut mengandungi nama Jabatan
dan slogan.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 10
2.4.2 Slogan
Slogan SPPB Ibu Pejabat JUPEM adalah ‘Persekitaran Berkualiti
Pemangkin Produktiviti’.
3. KONSEP PERSEKITARAN BERKUALITI
Konsep persekitaran berkualiti mula diperkenalkan kepada syarikat-syarikat di
negara Jepun pada awal tahun 1980an. SPPB ialah suatu sistem yang berkesan
dalam menentukan kepatuhan kepada piawaian dan memupuk budaya
penambahbaikan yang berterusan dalam menghasilkan persekitaran kerja yang
berkualiti secara sistematik dan praktikal.
Di Malaysia, konsep persekiran berkualiti mula diperkenal dan dipraktikkan di
syarikat-syarikat multi-nasional pada pertengahan tahun 1980an. Penerapannya
telah berkembang dengan pesat di pelbagai sektor termasuk kementerian, jabatan
dan agensi kerajaan yang turut serta menerapkannya serta memperolehi
pengiktirafan menerusi pensijilan SPPB.
3.1 Prinsip Dan Langkah-Langkah Amalan Persekitaran Berkualiti
Amalan persekitaran berkualiti bermula dengan aktiviti Kaizen. Kaizen
adalah dua suku kata perkataan dalam Bahasa Jepun yang bermaksud
langkah penambahbaikan dalam aktiviti manusia dan proses kerja yang
dilakukan secara sedikit demi sedikit dan berterusan bagi meningkatkan
produktiviti dan kualiti. Aktiviti Kaizen yang dilakukan berulang-ulang dan
sedikit demi sedikit secara tidak langsung akan turut mengenal pasti,
mengurangkan dan mengelakkan pembaziran dari segi ruang, masa, proses
dan kos operasi dalam menambahbaik serta meningkatkan produktiviti dan
kualiti organisasi.
Persekitaran berkualiti adalah sekumpulan lima istilah asal dalam Bahasa
Jepun dan jika diterjemahkan dalam Bahasa Melayu dan Inggeris membawa
maksud seperti berikut:
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 11
Bahasa Jepun
Bahasa Inggeris
Bahasa Melayu
Maksud dan Contoh
Seiri Sort Sisih Maksud:
Mengasingkan dan membuang barangan
yang tidak diperlukan di tempat kerja
secara sistematik.
Contoh:
Buang sampah atau pindahkan barang
yang tidak perlu ke tempat yang
sewajarnya.
Seiton Set in Order
Susun Maksud:
Menyusun barangan yang diperlukan
dengan kemas, teratur dan sistematik
supaya mudah diambil dan dikembalikan.
Contoh:
Semua alat tulis (bekalan stok)
direkodkan dalam senarai dan Kad Petak
(bagi memudahkan kawalan penerimaan,
pengeluaran serta penyimpanan). Semua
alat tulis dapat dikesan/dicapai dalam
tempoh masa 30 saat.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 12
Bahasa Jepun
Bahasa Inggeris
Bahasa Melayu
Maksud dan Contoh
Seiso Shine Sapu Maksud:
Membersih dan memeriksa seluruh
tempat kerja termasuk peralatan/mesin
secara berjadual supaya tiada habuk dan
kotoran.
Contoh:
Membersih, memeriksa dan
menyelenggara peralatan/mesin secara
berjadual dengan menggunakan Borang
Pemantauan Kerja Pembersihan
Bulanan.
Seiketsu Standardise Seragam Maksud:
Mengekalkan tahap piawaian
penyusunan tempat kerja yang tinggi
dengan mengekalkan kebersihan dan
kekemasannya.
Contoh:
Mewujudkan garis panduan penyusunan
dan sistem pengurusan fail pentadbiran
dan fail teknikal dalam bilik fail.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 13
Bahasa Jepun
Bahasa Inggeris
Bahasa Melayu
Maksud dan Contoh
Shitsuke Sustain Sentiasa Amal
Maksud:
Melatih pekerja mematuhi sistem
persekitaran berkualiti secara berterusan
supaya menjadi amalan dan budaya
kerja organisasi.
Contoh:
Persekitaran tempat kerja yang bersih
dan teratur secara berterusan dapat
diwujudkan apabila ada pemantauan
(oleh Pihak Pengurusan) serta penilaian
prestasi (oleh Pasukan Audit Dalam)
yang kemudiannya disusuli langkah-
langkah pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan.
Prinsip, langkah-langkah dan kesan pelaksanaan persekitaran berkualiti
adalah seperti berikut:
3.1.1 S1 – Sisih/Seiri/Sort
Aktiviti sisih memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan
barang yang tidak diperlukan supaya tiada barangan yang tidak perlu
atau sampah di tempat kerja. Langkah-langkah sisih adalah seperti
berikut:
a) Pilih dan asingkan barangan yang perlu dan tidak perlu.
b) Barangan yang tiada nilai dan senang dibuang, dilupuskan
segera.
c) Barangan yang ada nilai tetapi tidak digunakan, dilupuskan
mengikut prosedur.
d) Barangan yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan yang
tinggi, ditentukan langkah, kaedah dan kos yang paling
bersesuaian.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 14
Kesan kepada aktiviti sisih adalah seperti berikut:
a) Tiada barangan yang tidak perlu atau sampah di tempat kerja.
b) Ruang kerja digunakan secara optimum.
c) Barangan yang dikehendaki lebih mudah dan cepat dilihat dan
dikesan oleh pekerja dan pelanggan.
d) Barangan, rekod dan peralatan yang hilang, rosak atau salah
tempat dapat dikesan dengan lebih awal.
3.1.2 S2 – Susun/Set In Order/Seiton
Aktiviti susun difokuskan kepada penyusunan dan penempatan
barang pada tempat yang dikhususkan supaya mudah dikesan,
diambil dan dikembalikan ke tempat asal selain lebih kemas, cekap
dan selamat. Langkah-langkah susun adalah seperti berikut:
a) Simpan barangan mengikut kategori, bentuk atau fungsi.
b) Barangan disenarai dan ditandakan secara melabel,
mengindeks, mewarna atau menanda kawasan (ciri-ciri visual,
mana yang bersesuaian) dengan memastikan tempoh masa yang
singkat untuk mengesan atau mencapainya.
c) Susun barangan mengikut konsep FIFO (First in - First out).
d) Hanya barangan yang perlu untuk kerja sahaja digunakan
manakala barangan selebihnya hendaklah disimpan di tempat
yang telah ditetapkan.
Kesan kepada aktiviti susun adalah seperti berikut:
a) Barangan, rekod dan peralatan lebih mudah dikesan dalam masa
yang singkat.
b) Kesilapan dan kadar kehilangan barangan, rekod dan peralatan
dapat dikurangkan.
c) Penggunaan sesuatu barangan dapat dirancang dan digunakan
sebelum tarikh luput untuk mengelakan pembaziran stok.
d) Penyusunan barangan yang lebih teratur dapat memudahkan dan
lebih selamat pergerakan kakitangan.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 15
e) Keselamatan dan kesihatan pekerja lebih terjamin dengan
wujudnya tanda dan amaran barangan yang berisiko.
f) Proses kerja menjadi lebih cepat, menjimatkan kos dan
meningkatkan produktiviti.
Penyusunan bolehlah dilakukan secara mewujudkan atau
menggunakan ciri-ciri visual yang berikut:
Ciri Visual Control Keberkesanan
Petunjuk atau papan tanda
Komunikasi yang efektif
Elak kekeliruan
Do it yourself
Warna Mudah faham dan patuh peraturan
Right the first time
Label/indeks/tag
Proses kerja lebih pantas, elak kesilapan
Dokumentasi secara sistematik
Pantas pengesanan
Kerja lebih produkrtif
Kod atau sistem rujukan
Penyimpanan atau susunan yang kemas dan teratur
Jaminan keselamatan dan kesihatan
Sistem lebih mudah dikembangkan atau dinaik taraf
Penetapan lokasi atau ruang
Memaksimumkan penggunaan ruang kerja
Had kawasan/parkir Komunikasi yang efektif
Carta aliran kerja/ SOP
Elak kelewatan atau kesilapan proses
3.1.3 S3 – Sapu/Shine/Seiso
Aktiviti sapu dilakukan dalam memastikan tempat kerja serta
peralatan/mesin sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tidak
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 16
menjejaskan fungsinya, kualiti kerja atau perkhidmatan, kualiti produk
serta kesihatan pekerja. Prinsip amalan sapu adalah bersih dilihat
secara zahir (cleaning with meaning).
Langkah kepada aktiviti sapu adalah seperti berikut:
a) Sediakan jadual (kekerapan dan masa) serta kaedah atau
langkah-langkah pembersihan tempat kerja.
b) Sediakan peralatan/kelengkapan pembersihan.
c) Sediakan borang senarai semak kerja pembersihan dan borang
laporan kerosakan peralatan/mesin dan implimentasikan
penggunaannya.
d) Rekod dan laporkan apa-apa kerosakan peralatan/mesin atau
kawasan tempat kerja untuk tindakan penyelenggaraan.
Kesan kepada aktiviti sapu adalah seperti berikut:
a) Langkah pembersihan menjadi lebih mudah dan cepat.
b) Persekitaran kerja lebih bersih dan suasana kerja tambah
selesa serta ceria.
c) Kadar kerosakan peralatan yang rendah dapat meningkatkan
jangka hayat peralatan dan melancarkan proses kerja.
d) Peralatan dan ruang kerja yang sentiasa diselenggara dapat
menjamin keselamatan tempat kerja yang maksimum.
3.1.4 S4 – Seragam/Stadardise/Seiketsu
Aktiviti seragam dapat dilakukan setelah semua langkah-langkah
sisih, susun dan sapu dilaksanakan berulang-kali dan disempurnakan.
Aktiviti seragam dilaksanakan bertujuan untuk menjadikan tempat
kerja sekeadaan dan sebentuk dari segi susun atur dan peraturannya.
Prinsip kepada amalan seragam adalah memilih amalan terbaik dan
seragamkan.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 17
Langkah kepada aktiviti seragam adalah seperti berikut:
a) Tentukan pegawai penyelia (Person Incharge - PIC) bagi
sesuatu bilik, ruang, kawasan dan peralatan.
b) Wujudkan prosedur atau sistem pengurusan dan kawalan ke
atas rekod/dokumen/peralatan dan lain-lain.
c) Pilih amalan terbaik bagi sesuatu proses penyusunan, prosedur,
sistem pengurusan dan kawalan serta diimplimentasikan.
Kesan kepada aktiviti seragam adalah seperti berikut:
a) Penggunaan sistem visual yang jelas dapat mendisplinkan
pekerja dalam pengguaan barangan dan peralatan pejabat.
b) Proses kerja yang dilakukan penambahbaikan secara berulang-
ulang dan sedikit demi sedikit dapat menjadikan pekerja
semakin mahir.
c) Pekerja dan pelanggan lebih jelas, mudah dan memahami
peraturan yang seragam di keseluruhan kawasan yang secara
langsung dapat mengurangkan rungutan dan aduan.
d) Persekitaran kerja bertambah kemas, teratur dan sistematik
dapat meningkatkan imej Jabatan.
3.1.5 S5 – Sentiasa Amal/Self Discipline/Shitsuke
Sentiasa amal ialah amalan dalam mengekalkan keempat-empat
langkah amalan persekitaran berkualiti pertama yang disusuli langkah
penambahbaikan demi penambahbaikan ke peringkat yang lebih
tinggi. Sentiasa amal memerlukan komitmen dan penglibatan semua
warga kerja yang berterusan serta disiplin diri yang tinggi dalam
merealisasikan sistem persekitaran berkualiti.
Langkah kepada aktiviti setiasa amal adalah seperti berikut:
a) Lakukan promosi dengan kerap bagi menarik lebih ramai
anggota menyertai aktiviti persekitaran berkualiti.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 18
b) Anjurkan program kesedaran dan latihan berkaitan prinsip dan
doktrin persekitaran berkualiti serta beri pendedahan amalan
terbaik kepada semua anggota secara berterusan.
c) Laksanakan program audit (untuk menilai prestasi) secara
berjadual dengan kerap secara jujur dan telus. Susuli langkah
pembetulan dan penambahbaikan.
d) Pihak Pengurusan turut memantau prestasi amalan
persekitaran berkualiti dan mencadangkan pembetulan dan
penambahbaikan dalam skala yang lebih besar.
e) Wujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan ke atas usaha-
usaha yang telah ditunjukkan oleh kakitangan dan bahagian.
Kesan kepada aktiviti seragam adalah seperti berikut:
a) Kesedaran dan pematuhan ke atas peraturan persekitaran kerja
dapat meningkatkan tahap keselamatan dan mengurangkan
kemalangan.
b) Persekitaran kerja yang sentiasa bersih dan ceria dapat
meningkatkan motivasi pekerja.
c) Penghargaan dan pengiktirafan yang berterusan dapat
mendorong pekerja lebih berdisiplin dan kreatif serta bangga
terhadap hasil kerja dan organisasi.
d) Memperkukuhkan sistem pengurusan kualiti Jabatan
berasaskan MS ISO 9001:2008, sistem pengurusan aset dan
sistem pengurusan rekod Jabatan.
3.2 Tindakan Bukan Amalan Persekitaran Berkualiti
Antara tindakan yang berlawanan dengan prinsip persekitaran berkualiti
ialah seperti berikut:
a) Memberi latihan atau mempraktikkan amalan persekitaran berkualiti
dengan tujuan untuk kelihatan kemas sahaja.
b) Menyalahkan pihak lain sekiranya masih berlaku sebarang kecacatan
ke atas produk setelah amalan persekitaran berkualiti telah dipraktik
dengan sempurna.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 19
c) Memaksa anggota bekerja dengan lebih pantas berbanding norma
kemampuan.
d) Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti secara bermusim sahaja.
3.3 Kunci Kejayaan SPPB
SPPB di Jabatan ini dapat dilaksanakan dengan jayanya berdasarkan faktor-
faktor berikut:
a) Sokongan dan komitmen berterusan pengurusan atasan
Pihak Pengurusan Atasan akan merangka hala tuju dan keputusan-
keputusan untuk memastikan SPPB dapat dilaksanakan dalam
organisasi dengan berkesan. Selain itu, sokongan dan komitmen Pihak
Pengurusan Atasan juga dapat menyemarakkan semangat amalan
persekitaran berkualiti yang berpanjangan.
b) Membentuk prasarana yang berkesan
Penyediaan prasarana bersesuaian dan tindakan yang sistematik
seperti mewujudkan beberapa jawatankuasa dengan terma rujukan
yang jelas dapat menyokong pelaksanaan persekitaran berkualiti
dengan licin dan lancar.
c) Mewujudkan sistem komunikasi yang berkesan
Sistem komunikasi serta promosi seperti mesyuarat, penggunaan
laman web dan poster dapat memberi penerangan dan maklumat
mengenai keperluan, kepentingan dan kebaikan persekitaran berkualiti
kepada seluruh kakitangan.
d) Melatih semua peringkat pegawai untuk mengamalkan amalan
persekitaran berkualiti
Jabatan perlu membuat perancangan dan memberi latihan asas
berkaitan prinsip dan doktrin amalan persekitaran berkualiti kepada
setiap kakitangan supaya semua dapat memahami peranan masing-
masing dalam menjayakan aktiviti yang direncanakan.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 20
4. SKOP PELAKSANAAN
Kawasan pelaksanaan SPPB di Ibu Pejabat JUPEM melibatkan enam bangunan
utama iaitu Wisma JUPEM, Bangunan Ukur, Bangunan CAMS, Bangunan
Percetakan, Pusat Penyimpanan Peta dan Dewan Ukur serta persekitaran luar
pejabat. Zon-Zon SPPB Ibu Pejabat JUPEM adalah seperti berikut:
a) Zon Kadaster;
b) Zon Dasar dan Penyelarasan Pemetaan;
c) Zon Ehwal Persempadanan;
d) Zon Ukur Geodetik;
e) Zon Perancangan dan Korporat;
f) Zon Pemetaan Topografi Semenanjung;
g) Zon Pemetaan Utiliti;
h) Zon Pangkalan Data Geospatial Negara;
i) Zon Kartografi dan GIS;
j) Zon Khidmat Pengurusan; dan
k) Zon Geospatial Pertahanan.
Kawasan amalan persekitaran berkualiti mengikut Zon/Bahagian tersebut adalah
seperti ditunjukkan di Lampiran B.
5. DOKUMENTASI
Ibu Pejabat JUPEM telah menyediakan dokumentasi persekitaran berkualiti,
mewujudkan prosedur kawalan dan mengambil tindakan susulan sewajarnya yang
selaras dengan prosedur yang telah diwujudkan. Dua jenis dokumentasi telah
diwujudkan ialah dokumen dan rekod. Dokumentasi tersebut disediakan untuk tujuan
rujukan dan rekod ke atas tindakan-tindakan yang telah diambil dalam melaksanakan
amalan persekitaran berkualiti serta sebagai bukti pematuhan kepada sistem
tersebut.
5.1 Kawalan Dokumen
Dokumen amalan persekitaran berkualiti merupakan bahan bertulis/bercetak
yang diwujud dan diguna pakai secara terkawal dalam sesuatu tempoh masa
yang tertentu. Dokumen tersebut terdiri daripada:
a) Manual SPPB;
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 21
b) Polisi serta Objektif;
c) Carta Perbatuan; dan
d) Kriteria Audit Dalam.
Prosedur kawalan terhadap dokumen dilakukan seperti berikut:
Bil. Dokumen Prosedur Langkah Kawalan
1. Polisi dan
Objektif
Penyediaan Cetakan dalam saiz yang bersesuaian.
Isi kandungannya dalam Bahasa Melayu.
Menggunakan jenis dan saiz font yang sama
kecuali bahagian tertentu yang menghendaki
sebaliknya.
Pengesahan Mengandungi pengesahan Ketua Pengarah Ukur
dan Pemetaan Malaysia (tanda tangan serta
tarikh) sebelum diimplementasikan.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Dikeluarkan oleh Setiausaha kepada Ketua
Zon, Ketua Jawatankuasa Promosi, Ketua
Jawatankuasa Latihan dan Ketua
Jawatankuasa Audit.
Dipamerkan di sudut persekitaran berkualiti
setiap Zon untuk rujukan pegawai dan
kakitangan.
Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha Jawatankuasa Induk
Persekitaran Berkualiti.
2.
Manual
SPPB
Penyediaan Dijilid atau dibukukan.
Isi kandungannya dalam Bahasa Melayu.
Menggunakan jenis dan saiz font yang sama
kecuali bahagian tertentu yang menghendaki
sebaliknya.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Dikeluarkan oleh Setiausaha kepada Ketua
Zon, Ketua Jawatankuasa Promosi, Ketua
Jawatankuasa Latihan dan Ketua
Jawatankuasa Audit.
Sebagai rujukan semua pegawai dan
kakitangan Jabatan.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 22
Bil. Dokumen Prosedur Langkah Kawalan
Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha Jawatankuasa Induk
Persekitaran Berkualiti.
3.
Carta
Perbatuan
Penyediaan Cetakan dalam saiz yang bersesuaian.
Isi kandungannya dalam Bahasa Melayu.
Menggunakan jenis dan saiz font yang sama
kecuali bahagian tertentu yang menghendaki
sebaliknya.
Pengesahan Mengandungi pengesahan Setiausaha (tanda
tangan serta tarikh) sebelum diimplementasikan.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Dikeluarkan oleh Setiausaha kepada Ketua
Zon, Ketua Jawatankuasa Promosi, Ketua
Jawatankuasa Latihan dan Ketua
Jawatankuasa Audit.
Sebagai rujukan semua pegawai dan
kakitangan Jabatan.
Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha Jawatankuasa Induk
Persekitaran Berkualiti.
4.
Kriteria
Audit Dalam
Penyediaan Cetakan dalam saiz yang bersesuaian.
Isi kandungannya dalam Bahasa Melayu.
Menggunakan jenis dan saiz font yang sama
kecuali bahagian tertentu yang menghendaki
sebaliknya.
Pengesahan Mengandungi pengesahan Ketua Jawatankuasa
Audit (tanda tangan serta tarikh) sebelum
diimplementasikan.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Dikeluarkan oleh Ketua Jawatankuasa Audit
kepada Ketua Zon, Ketua Jawatankuasa
Promosi dan Ketua Jawatankuasa Latihan.
Sebagai rujukan semua pegawai dan
kakitangan Jabatan.
Penyimpanan Disimpan oleh Ketua Jawatankuasa Audit.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 23
5.2 Kawalan Rekod
Rekod amalan persekitaran berkualiti merupakan bahan bertulis/cetakan
yang diwujudkan dalam tempoh masa yang terhad dan sering mengalami
perubahan atau pindaan. Rekod-rekod berkenaan terdiri daripada:
a) surat pelantikan jawatankuasa;
b) minit mesyuarat;
c) laporan aktiviti;
d) laporan audit dalam dan pensijilan; dan
e) surat-menyurat, memo serta emel.
Prosedur kawalan setiap rekod adalah seperti di bawah:
Bil. Rekod Prosedur Langkah Kawalan
1. Rekod Jawatankuasa
Induk Persekitaran
Berkualiti:
a) surat pelantikan ahli-
ahli
b) minit mesyuarat
c) laporan aktiviti
d) laporan audit
pensijilan
e) laporan pencapaian
sasaran objektif
SPPB
f) surat menyurat
Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha
Jawatankuasa Induk Persekitaran
Berkualiti.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Sebagai rujukan semua pegawai
dan kakitangan Jabatan.
2. Rekod Jawatankuasa
Promosi:
a) surat pelantikan ahli-
ahli
b) minit mesyuarat
c) laporan aktiviti
promosi
d) bahan promosi
e) surat menyurat
Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha
Jawatankuasa Promosi.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Sebagai rujukan Jawatankuasa
Promosi.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 24
Bil. Rekod Prosedur Langkah Kawalan
3. Rekod Jawatankuasa
Latihan:
a) surat pelantikan ahli-
ahli
b) minit mesyuarat
c) laporan aktiviti
latihan
d) nota latihan
e) surat menyurat
Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha
Jawatankuasa Latihan.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Sebagai rujukan Jawatankuasa
Latihan.
4. Rekod Jawatankuasa
Audit:
a) surat pelantikan ahli-
ahli
b) minit mesyuarat
c) laporan aktiviti audit
d) laporan audit dalam
e) surat menyurat
Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha
Jawatankuasa Audit.
Pengeluaran
dan
Penggunaan
Sebagai rujukan Jawatankuasa
Audit.
6. REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI
6.1 Perancangan (Plan)
6.1.1 Komitmen Pengurusan
Pihak Pengurusan JUPEM telah membuktikan komitmen terhadap
pelaksanaan persekitaran berkualiti secara:
a) menyampaikan kepada warga JUPEM tentang tanggungjawab
semua pegawai dalam memenuhi keperluan amalan
persekitaran berkualiti;
b) mewujudkan polisi dan objektif SPPB;
c) mewujudkan struktur jawatankuasa, melaksana dan
menyelaraskan aktiviti persekitaran berkualiti di pelbagai
peringkat; dan
d) menyedia dan menyelaraskan sumber-sumber dalam
menjayakan aktiviti persekitaran berkualiti dengan lancar.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 25
Pihak Pengurusan juga sentiasa memberi penekanan dalam
melaksana dan meningkatkan keberkesanan persekitaran berkualiti
secara merangka perancangan aktiviti sepanjang tahun semasa dan
melaksanakan perancangan aktiviti tersebut. Maklumat perancangan
aktiviti persekitaran berkualiti adalah seperti contoh Carta Perbatuan
Tahunan di Lampiran C.
6.1.2 Polisi
Polisi persekitaran berkualiti Ibu Pejabat JUPEM adalah
‘meningkatkan produktiviti organisasi serta memenuhi kepuasan
pelanggan luaran dan dalaman melalui pengurusan persekitaran
tempat kerja yang kondusif, sistematik, berkualiti serta
berinovasi dengan mempraktikkan prinsip persekitaran berkualiti
secara berterusan’.
6.1.3 Objektif
Objektif persekitaran berkualiti Ibu Pejabat JUPEM telah dibentuk
dalam memenuhi elemen SMART (Spesifik, Measurable, Achievable,
Realistic dan Timely) dan diselaraskan dengan polisi persekitaran
berkualiti. Objektif tersebut adalah seperti berikut:
a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang ceria, kondusif,
bersih, kemas dan teratur dengan mensasarkan 80% pekerja
dan pelanggan berpuashati setiap tahun.
b) Mengawal selia semua aset kerajaan secara optimum mengikut
garis panduan yang ditetapkan dengan mensasarkan kos
penyenggaraan aset kerajaan tidak melebihi 30% dari nilai
perolehan dalam setahun.
c) Memastikan pengurusan dan pengesanan kakitangan dibuat
dalam tempoh 5 minit.
d) Memastikan pengurusan dan pengesanan dokumen, rekod, fail
dan keperluan pejabat (stok) dibuat dalam tempoh 3 minit.
e) Meningkatkan budaya berdisiplin (self-diciplined culture) di
kalangan kakitangan dengan mensasarkan tiada kes
pelanggaran tatatertib dilaporkan setiap tahun.
f) Meningkatkan kerjasama antara kakitangan secara berterusan
ke arah membangunkan semangat kerja berpasukan yang tinggi
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 26
dengan mensasarkan permasalahan kerja diselesaikan dalam
tempoh sebulan.
g) Meningkatkan idea penambahbaikan secara berterusan di
kalangan warga JUPEM dengan mensasarkan sekurang-
kurangnya satu projek penambahbaikan (kaizen) setahun.
h) Meningkatkan tahap keselamatan dan kesihatan pelanggan
dalaman serta luaran ketika berada di persekitaran jabatan
dengan mensasarkan kemalangan dan kes penyakit pekerjaan
sifar setiap tahun.
Huraian objektif persekitaran berkualiti Ibu Pejabat JUPEM adalah
seperti di Lampiran D.
6.1.4 Jawatankuasa Amalan Persekitaran Berkualiti
Pihak Pengurusan JUPEM telah membentuk Jawatankuasa Induk
Persekitaran Berkualiti, Promosi, Latihan, Audit serta Zon. Pelantikan
ahli-ahli bagi semua jawatankuasa tersebut dilakukan secara rasmi
melalui surat lantikan dan difailkan.
6.1.4.1 Keanggotaan Jawatankuasa
Jawatankuasa Induk Persekiran Berkualiti Ibu Pejabat
JUPEM di anggotai semua pihak Pengurusan Tertinggi,
semua Pengarah Ukur Bahagian/Pengarah Bahagian serta
pegawai-pegawai yang dilantik bagi jawatan Setiausaha
serta Ketua-Ketua Jawatankuasa Kecil.
Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit masing-masing
diketuai pegawai yang dilantik oleh Pihak Pengurusan dan
ahli-ahli dilantik oleh Ketua Jawatankuasa masing-masing.
Jawatankuasa Zon pula diketuai Pengarah Ukur
Bahagian/Pengarah Bahagian dan dianggotai pegawai-
pegawai di Bahagian masing-masing.
6.1.4.2 Struktur Jawatankuasa
Struktur jawatankuasa tersebut adalah seperti di Rajah 5, 6
dan 7.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 27
Rajah 5: Struktur Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti Ibu Pejabat JUPEM
STRUKTUR JAWATANKUASA INDUK PERSEKITARAN BERKUALITI
IBU PEJABAT JUPEM
PENGERUSI (TKPUP I)/
PENGERUSI GANTI (TKPUP II)
SETIAUSAHA PUB (Perancangan dan
Korporat)
JAWATANKUASA PROMOSI PUB (Kartografi dan GIS)
AHLI PUB (Dasar dan Penyelarasan
Pemetaan)
AHLI PUB (Kadaster)
AHLI PB (Geospatial Pertahanan)
AHLI PUB (Perancangan dan Korporat)
AHLI PUB (Ukur Geodetik)
AHLI PB (Khidmat Pengurusan)
AHLI PUB (Pemetaan Utiliti)
AHLI PUB (Pemetaan Topografi
Semenanjung)
AHLI PUB (Pangkalan Data Geospatial
Negara)
AHLI PUB (Kartografi dan GIS)
URUS SETIA
AHLI PUB (Ehwal Persempadanan)
JAWATANKUASA LATIHAN PUS (Pembangunan Kompetensi)
JAWATANKUASA AUDIT PUB (Pemetaan Topografi
Semenanjung)
PENASIHAT
KPUP
Catatan: 1. KPUP = Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan Malaysia 3. PUB = Pengarah Ukur Bahagian 2. TKPUP = Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan 4. PB = Pengarah Bahagian
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 28
Rajah 6: Struktur Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit
TIMBALAN KETUA
SETIAUSAHA
KETUA
PENOLONG SETIAUSAHA
Catatan: Ahli-ahli jawatankuasa ini terdiri daripada wakil/wakil-wakil setiap Zon QE yang turut menganggotai Jawatankuasa Zon QE masing-masing dan beberapa ahli lain mengikut keperluan.
AHLI Wakil Zon Kadaster
AHLI Wakil Zon Dasar dan
Penyelarasan Pemetaan
AHLI Wakil Zon Ehwal Persempadanan
AHLI Wakil Zon Ukur Geodetik
AHLI Wakil Zon Perancangan dan
Korporat
AHLI Wakil Zon Geospatial
Pertahanan
AHLI Wakil Zon Pemetaan Topografi
Semenanjung
AHLI Wakil Zon Pemetaan Utiliti
AHLI Wakil Zon Khidmat Pengurusan
AHLI Wakil Zon Kartografi dan GIS
AHLI Wakil Zon Pangkalan Data
Geospatial Negara
AHLI (Dilantik)
STRUKTUR JAWATANKUASA KECIL
(PROMOSI, LATIHAN DAN AUDIT)
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 29
Rajah 7: Struktur Jawatankuasa Zon
SETIAUSAHA
JAWATANKUASA PROMOSI
URUS SETIA KETUA FASILITATOR
KETUA ZON
Pengarah Ukur Bahagian/ Pengarah Bahagian
Catatan: 1. Semua Zon QE diterajui Pengarah Ukur Bahagian atau Pengarah Bahagian masing-masing. 2. Jawatan Timbalan Ketua Zon dan Ketua Fasilitator (jika bilangan fasilitator lebih seorang)
adalah pilihan, tertakluk kepada keperluan. 3. Jumlah ahli dalam Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit adalah tertakluk kepada
keperluan. 4. Ahli (seorang atau lebih) dalam Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit hendaklah turut
menganggotai (jawatan yang sepadan) dalam Jawatankuasa Kecil 5S peringkat Induk.
TIMBALAN KETUA ZON
FASILITATOR
WAKIL TINGKAT/KAWASAN WAKIL TINGKAT/KAWASAN WAKIL TINGKAT/KAWASAN
AHLI
AHLI
JAWATANKUASA LATIHAN
AHLI
AHLI
JAWATANKUASA AUDIT
AHLI
AHLI
STRUKTUR JAWATANKUASA ZON
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 30
6.1.4.3 Skop dan Peranan
Tanggungjawab Pengerusi/Pengerusi Ganti seperti berikut:
a) Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan
amalan persekitaran berkualiti di Ibu Pejabat JUPEM.
b) Menjadual dan melaksanakan mesyuarat peringkat
Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti.
c) Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.
d) Melantik Setiausaha, Ketua Jawatankuasa Kecil dan
Ketua Zon dalam membantu menyelaraskan
pelaksanaan aktiviti persekitaran berkualiti.
e) Menentukan pembahagian zon persekitaran
berkualiti.
f) Menetapkan langkah bagi peningkatan kesedaran
pengurusan persekitaran berkualiti bagi seluruh
Jabatan.
g) Memantau dan menilai prestasi pelaksanaan
persekitaran berkualiti dengan bantuan Setiausaha,
Jawatankuasa-Jawatankuasa Kecil dan Urus Setia.
h) Menetapkan sistem pengiktirafan dan penghargaan.
i) Melaporkan prestasi dan keperluan untuk peningkatan
amalan persekitaran berkualiti kepada Ketua Zon.
Tanggungjawab Setiausaha seperti berikut:
a) Membantu tugas-tugas Pengerusi/Pengerusi Ganti.
b) Memantau kemajuan pelaksanaan amalan
persekitaran berkualiti melalui contoh amalan terbaik.
c) Mengumpul dan menyediakan maklumat yang perlu
untuk tujuan mesyuarat penyelarasan, pensijilan dan
lain-lain.
d) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa Induk
Persekitaran Berkualiti bagi tujuan dokumentasi dan
audit.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 31
Tanggungjawab Jawatankuasa Promosi seperti berikut:
a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi
tahunan.
b) Mengadakan mesyuarat dan membincang serta
menyelaraskan aktiviti promosi secara berkala.
c) Membuat perancangan perbelanjaan bagi
menjalankan aktiviti promosi.
d) Menyebar luas maklumat dan panduan pelbagai
aktiviti Jabatan yang bersesuaian kepada semua
warga JUPEM termasuk langkah mempromosi
galakan amalan persekitaran berkualiti dalam bentuk
poster, bunting, banner, flyers, buletin, brosur, lencana
dan emel mengikut kesesuaian.
e) Menyedia dan mengemaskini sudut persekitaran
berkualiti.
f) Mengemaskinikan maklumat persekitaran berkualiti
dalam laman web Jabatan (JUPEM Geoportal).
g) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa bagi
tujuan dokumentasi dan audit.
Tanggungjawab Jawatankuasa Latihan seperti berikut:
a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan
tahunan.
b) Menganjurkan pelbagai program latihan berbentuk
taklimat, seminar, bengkel, lawatan dan lain-lain yang
bersesuaian yang bertujuan meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran warga Jabatan.
c) Menyediakan garis panduan persekitaran berkualiti
untuk rujukan semua warga JUPEM.
d) Mengurus dan menyimpan nota, slide dan bahan
latihan, taklimat, seminar dan bengkel yang perlu dan
bersesuaian untuk rujukan.
e) Mengurus dan menyimpan maklumat peserta latihan
serta kajian keberkesanan latihan.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 32
f) Memberi khidmat latihan persekitaran berkualiti
kepada JUPEM Negeri apabila perlu.
g) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa bagi
tujuan dokumentasi dan audit.
Tanggungjawab Jawatankuasa Audit seperti berikut:
a) Mengadakan mesyuarat dan membincang serta
menyelaraskan aktiviti audit dalam secara berkala.
b) Menyediakan kriteria audit dalam.
c) Menentukan kekerapan, menyediakan jadual dan
menjalankan aktiviti audit dalam.
d) Mengedarkan laporan audit dalam yang mengandungi
teguran/maklum balas audit kepada semua Zon bagi
tindakan pembetulan dan penambahbaikan.
e) Mengumpul data (statistik), menganalisis prestasi
amalan persekitaran berkualiti, menyediakan laporan
yang mengandungi cadangan bagi penambahbaikan
dan peningkatan kualiti serta produktiviti untuk tujuan
penilaian serta review oleh Pihak Pengurusan.
f) Melaksana kajian semula dan menambahbaik kriteria
audit dalam dari masa ke semasa mengikut
keperluan.
g) Menasihat Jawatankuasa Induk Persekitaran
Berkualiti berhubung keperluan amalan persekitaran
berkualiti semasa.
h) Memberi khidmat nasihat audit kepada JUPEM Negeri
apabila perlu.
i) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa bagi
tujuan dokumentasi dan audit.
Tanggungjawab Ketua Zon seperti berikut:
a) Mengadakan mesyuarat dan membincang serta
menyelaraskan aktiviti persekitaran berkualiti
peringkat zon secara berkala.
b) Memberikan panduan dan motivasi kepada ahli-ahli.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 33
c) Menggalakkan penglibatan ahli-ahli dalam aktiviti
persekitaran berkualiti untuk memenuhi elemen-
elemen kebersihan, keselesaan, keselamatan dan
produktif supaya penyampaian perkhidmatan dan
operasi bahagian lebih efisyen dan efektif.
d) Menyediakan etika kerja yang perlu dipatuhi oleh ahli.
e) Merancang dan melaksanakan aktiviti persekitaran
berkualiti termasuk menyelaras aktiviti promosi,
latihan dan audit peringkat Zon.
f) Membuat penilaian keberkesanan pelaksanaan
amalan persekitaran berkualiti.
g) Memberikan maklum balas mengenai prestasi
amalan persekitaran berkualiti zon masing-masing
kepada Setiausaha apabila diperlukan.
6.1.5 Wakil Pengurusan
Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan Malaysia telah melantik
Pengerusi Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti sebagai Wakil
Pengurusan. Di samping menjalankan tugas-tugas hakiki, beliau
bertanggungjawab dalam:
a) memastikan aktiviti-aktiviti yang diperlukan bagi persekitaran
berkualiti diwujudkan, dilaksana dan dipantau;
b) melaporkan prestasi dan keperluan untuk peningkatan
persekitaran berkualiti kepada Pihak Pengurusan; dan
c) memastikan peningkatan kesedaran terhadap keperluan
persekitaran berkualiti di seluruh Jabatan.
6.1.6 Komunikasi
Instrumen komunikasi dalaman yang digunakan dalam menyalurkan
maklumat aktiviti persekitaran berkualiti kepada warga JUPEM ialah
seperti berikut:
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 34
Bil. Instrumen Lokasi Bahan Hebahan
1. Emel Emel rasmi
warga JUPEM
Tips persekitaran berkualiti
Promosi aktiviti persekitaran berkualiti
Keputusan audit dalam
Panggilan mesyuarat dan edaran minit
mesyuarat
2. Bunting dan
poster
Papan
kenyataan/ Sudut
Persekitaran
Berkualiti
Slogan
Promosi persekitaran berkualiti
Keputusan audit dalam
3. Buletin Semua Bahagian Maklumat dan laporan aktiviti persekitaran
berkualiti
4. Mesyuarat Pejabat Ketua
Jawatankuasa
Kecil/ Zon/Urus
Setia
Jawatankuasa
Induk
Persekitaran
Berkualiti
Perancangan gerak kerja aktiviti
persekitaran berkualiti
Laporan aktiviti persekitaran berkualiti
5. Laman web
JUPEM
Geoportal
Laman web
JUPEM
Geoportal
Garis panduan persekitaran berkualiti
Carta perbatuan persekitaran berkualiti
Kriteria Audit Dalam
Aktiviti persekitaran berkualiti
Promosi aktiviti persekitaran berkualiti
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 35
6.1.7 Penyelarasan Aktiviti Persekitaran Berkualiti
Mesyuarat Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti akan
diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. Mesyuarat
dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I
atau Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan II.
Mesyuarat penyelarasan aktiviti peringkat Jawatankuasa Kecil dan
Zon pula bolehlah diadakan dari masa ke semasa mengikut
keperluan.
6.1.8 Penyediaan dan Penyelarasan Sumber
Pihak Pengurusan JUPEM telah mengenalpasti dan menyediakan
dua sumber utama iaitu sumber kewangan dan sumber manusia
sebagai asas merealisasikan perlaksanaan aktiviti persekitaran
berkualiti.
6.1.8.1 Sumber Kewangan
Bagi memastikan urus tadbir JUPEM dijalankan dengan lebih
berkesan, Pihak Pengurusan telah memperuntukkan sumber
kewangan bagi tujuan latihan, perolehan aset, infrastuktur,
peningkatan sistem penyampaian dan lain-lain yang secara
tidak langsung dapat melicinkan pelaksanaan persekitaran
berkualiti.
6.1.8.2 Sumber Manusia
Warga JUPEM secara keseluruhan terlibat dalam
merealisasikan persekitaran berkualiti dan perlulah
mempunyai tahap kompetensi dengan meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran. Sehubungan itu, Pihak
Pengurusan telah menetapkan perkara-perkara berikut:
a) Merangka, merancang keperluan dan menganjurkan
latihan/ kursus yang bersesuaian kepada semua warga
Jabatan;
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 36
b) menggalakkan penyertaan warga Jabatan menghadiri
latihan/kursus luaran;
c) menilai tahap kompetensi warga Jabatan yang
menghadiri latihan/kursus;
d) merekod latihan/kursus ke dalam Buku Perkhidmatan
dan Log Latihan; dan
e) memantau kehadiran latihan/kursus warga Jabatan.
6.2 Pelaksanaan (Do)
JUPEM telah melaksanakan langkah-langkah Sisih, Susun, Sapu, Seragam
dan Sentiasa Amal dalam merealisasikan persekitaran berkualiti. Penekanan
diberikan supaya wujud persekitaran kerja yang visual secara kemas, mudah
dilihat, mudah dikesan atau akses, mudah disimpan, mudah dikawal, mudah
diamalkan dan mudah proses penambahbaikan.
6.2.1 Garis Panduan Pengurusan Bilik, Ruang dan Peralatan
JUPEM telah menyediakan garis panduan (seperti di Lampiran E)
bagi pengurusan bilik, ruang dan barangan seperti di bawah:
a) Papan tanda.
b) Lobi, ruang tamu dan ruang menunggu.
c) Lobi utama.
d) Pusat Khidmat Pelanggan.
e) Ruang kerja/bilik pegawai.
f) Bilik fail/bilik rekod/bilik dokumen.
g) Bilik cetak/bilik jilid.
h) Stor.
i) Bilik latihan.
j) Bilik persidangan/bilik mesyuarat/bilik perbincangan.
k) Dewan Ukur.
l) Surau.
m) Gimnasium.
n) Pantri.
o) Tandas.
p) Kafetaria.
q) Peti kecemasan.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 37
r) Peti kunci.
s) Alat pemadam api.
t) Tempat letak kenderaan.
6.3 Pengukuran dan Penilaian (Check)
Pengukuran dan penilaian akan dilakukan untuk memastikan amalan
persekitaran berkualiti dipatuhi serta usaha peningkatannya dijalankan secara
berterusan dan konsisten.
6.3.1 Pengukuran
Proses pengukuran akan dilakukan ke atas maklumat/maklum balas
yang berikut:
a) Perbandingan aktiviti persekitaran berkualiti yang
dirancang dan pencapaian sebenar
Perbandingan aktiviti persekitaran berkualiti dilakukan dengan
mengemaskinikan petunjuk warna (lagenda) bagi aktiviti yang
dirancang dan pencapaian sebenar dalam Carta Perbatuan
Tahunan.
b) Pencapaian objektif
Jadual pencapaian objektif persekitaran berkualiti disediakan
dan dikemaskinikan dengan maklumat sasaran yang ditetapkan
serta pencapaian sebenar dalam tahun semasa.
c) Audit dalam
Laporan audit dalam persekitaran berkualiti disediakan oleh
Jawatankuasa Audit bagi setiap program audit dalam yang telah
dijalankan. Garis panduan pelaksanaan audit dalam adalah
seperti di Lampiran F.
d) Audit pensijilan
Laporan dan keputusan audit pensijilan yang diterima daripada
badan pensijilan diedarkan oleh Setiausaha Jawatankuasa
Induk Persekitaran Berkualiti kepada Ketua Jawatankuasa
Promosi, Ketua Jawatankuasa Latihan, Ketua Jawatankuasa
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 38
Audit dan semua Ketua-Ketua Zon untuk makluman serta
tindakan pembetulan dan penambahbaikan.
e) Kajian kepuasan pelanggan
Laporan kajian kepuasan pelanggan terhadap produk dan
perkhidmatan Jabatan disediakan oleh Bahagian Perancangan
Korporat sebagai input kepuasan pelanggan.
f) Aktiviti penambahbaikan (Kaizen)
Laporan aktiviti penambahbaikan disediakan oleh Zon dalam
Borang Kaizen seperti ditunjukkan di Lampiran G. Aktiviti yang
telah diketengahkan adalah merupakan cadangan penyelesaian
bagi penambahbaikan perkhidmatan dan proses kerja bahagian
masing-masing.
g) Pemantauan dan semakan pengurusan
Pihak Pengurusan JUPEM melakukan pemantauan dan
Semakan Pengurusan untuk tujuan mengesahkan Sistem
Pengurusan Persekitaran Berkualit Jabatan telah dilaksanakan
mengikut pelan yang telah dirancang dan memenuhi peraturan
serta prosedur yang telah ditetapkan.
6.3.2 Penilaian
Proses penilaian dilakukan ke atas maklumat/maklum balas yang
telah diukur pencapiannya berdasarkan objektif SPPB yang telah
digariskan.
6.4 Tindakan Penambahbaikan (Action)
6.4.1 Peningkatan Berterusan
JUPEM sentiasa meningkatkan tahap keberkesanan persekitaran
berkualiti melalui mekanisma pemeriksaan dan penilaian
sebagaimana yang dijelaskan di klausa 6.3.
Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)
Keluaran 01 Pindaan 00 39
6.4.2 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
Ketua Zon akan sentiasa memastikan tindakan susulan dilakukan
terhadap punca-punca supaya ketidakpatuhan tidak berulang.
Tindakan pembetulan dan pencegahan dilakukan untuk menentukan
keperluan-keperluan berikut:
a) Menyemak ketidakpatuhan berdasarkan laporan audit dalam
dan audit pensijilan persekiaran berkualiti serta aduan
pelanggan.
b) Mengenalpasti punca-punca kepada ketidakpatuhan.
c) Menilai tindakan susulan bagi memastikan ketidakpatuhan
berulang.
d) Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan dengan
sewajarnya.
Lampiran A CARTA ORGANISASI JUPEM
(Berkuatkuasa pada 1 Oktober 2013)
KETUA PENGARAH UKUR DAN PEMETAAN
(JURUUKUR JUSA A)
TIMBALAN KETUA PENGARAH UKUR DAN PEMETAAN I
(JURUUKUR JUSA B)
TIMBALAN KETUA PENGARAH UKUR DAN PEMETAAN II
(JURUUKUR JUSA B)
PENASIHAT UNDANG-UNDANG
(L48)
UNIT INTEGRITI
(M41)
BAHAGIAN DASAR DAN
PENYELARASAN PEMETAAN
(JURUUKUR JUSA C)
BAHAGIAN EHWAL
PERSEMPADAN (JURUUKUR JUSA C)
BAHAGIAN UKUR
GEODETIK (JURUUKUR JUSA C)
BAHAGIAN PERANCANGAN DAN KORPORAT (JURUUKUR J54)
BAHAGIAN KARTOGRAFI
DAN GIS
(JURUUKURJ54)
BAHAGIAN PEMETAAN TOPOGRAFI
SEMENANJUNG
(JURUUKUR J54)
BAHAGIAN PEMETAAN TOPOGRAFI
SABAH
(JURUUKUR J54)
BAHAGIAN PEMETAAN TOPOGRAFI SARAWAK
(JURUUKUR J54)
BAHAGIAN PEMETAAN
UTILITI (JURUUKUR J54)
BAHAGIAN KADASTER
(JURUUKUR JUSA C)
JUPEM JOHOR
(JURUUKUR JUSA C)
JUPEM SELANGOR
(JURUUKUR JUSA C)
JUPEM PAHANG
(JURUUKUR JUSA C)
JUPEM KELANTAN
(JURUUKUR J54)
JUPEM KEDAH
(JURUUKUR J54)
JUPEM W. PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR/
PUTRAJAYA
(JURUUKUR J54)
JUPEM PULAU PINANG
(JURUUKUR J54)
JUPEM TERENGGANU
(JURUUKUR J54)
JUPEM WILAYAH
PERSEKUTUAN LABUAN
(JURUUKUR J48)
JUPEM NEGERI SEMBILAN
(JURUUKUR J54)
JUPEM PERLIS
(JURUUKUR J48)
JUPEM MELAKA
(JURUUKUR J52)
BAHAGIAN GEOSPATIAL PERTAHANAN
(ZA26)
JAWATAN KADER
BTUP, NRE
JKR
MaCGDI
KPKT
INSTUN
MKN
JLM
JUPEM PERAK
(JUR UUKUR JUSA C)
BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN (M54)
Lampiran B
RUANG LINGKUP AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI
MENGIKUT ZON/BAHAGIAN DI IBU PEJABAT JUPEM
Zon Bangunan/Tempat Liputan
a) Dasar dan Penyelarasan Pemetaan
Tingkat 14, Wisma JUPEM Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan
Tingkat 10, Wisma JUPEM Pejabat Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan)
Tingkat 1,
Bangunan Ukur
Perpustakaan Peta Negara
b) Perancangan dan Korporat
Tingkat 15, Wisma JUPEM Bilik Persidangan
Tingkat 14, Wisma JUPEM Seksyen Pembangunan Kompetensi
Tingkat 13, Wisma JUPEM Bahagian Perancangan dan Korporat
Tingkat 11, Wisma JUPEM
Pejabat Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan
Pejabat Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan II
Unit Integriti
Pegawai Undang-Undang
Tingkat 5, Wisma JUPEM Seksyen Pengurusan Sistem Maklumat
Aras Bawah, Wisma JUPEM Pusat Khidmat Pelanggan
Tingkat 1, Bangunan Ukur Galeri JUPEM
Bangunan Stor Peta Negara Pusat Penyimpanan Peta
Kawasan persekitaran luar pejabat
Gelanggang tenis
Gelanggang futsal
Zon Bangunan/Tempat Liputan
c) Bahagian Khidmat Pengurusan
Tingkat 16, Wisma JUPEM Gimnasium
Aras Bawah, Wisma JUPEM Lobi Wisma JUPEM
Bangunan Dewan Ukur Dewan Ukur
Bangunan Percetakan Stor Pusat
Aras Bawah Bangunan Ukur Bilik Pengawal Keselamatan
Kawasan persekitaran luar pejabat
Pondok pengawal
keselamatan
Tempat letak kereta dan
bas
Tempak letak motorsikal
Tempat pembuangan
sampah
Pusat janakuasa elektrik
dan pendingin hawa
d) Kadaster Tingkat 10, Wisma JUPEM Pejabat Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I
Bahagian Kadaster
Tingkat 9, Wisma JUPEM Bahagian Kadaster
e) Ehwal Persempadanan
Tingkat 8, Wisma JUPEM Bahagian Ehwal Persempadanan
f) Ukur Geodetik Tingkat 7 & 8, Bangunan Ukur Bahagian Ukur Geodetik
g) Geospatial Pertahanan
Tingkat 2, Bangunan Ukur Bahagian Geospatial Pertahanan
Tingkat 2, Bangunan CAMS Bahagian Geospatial Pertahanan
Zon Bangunan/Tempat Liputan
h) Pangkalan Data Geospatial Negara
Tingkat 6 & 7, Wisma JUPEM Bahagian Pangkalan Data Geospatial Negara
i) Pemetaan Utiliti Tingkat 4, Bangunan Ukur Bahagian Pemetaan Utiliti
Bangunan Makmal Ujian Alat Pengesanan Utiliti Bawah Tanah
j) Kartografi dan GIS
Tingkat 3 & 6, Bangunan Ukur Bahagian Kartografi dan GIS
Bangunan Percetakan Seksyen Percetakan
k) Bahagian Pemetaan Topografi Semenanjung
Tingkat 3 & 5, Bangunan Ukur Bahagian Pemetaan Topografi Semenanjung
Aras Bawah & Tingkat 1, Bangunan CAMS
Bahagian Pemetaan Topografi Semenanjung
Aras Bawah, Bangunan Percetakan
Pejabat Ukur Wilayah Barat
RUANG LINGKUP YANG TIDAK TERLIBAT AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI DI IBU PEJABAT JUPEM
Kawasan Bangunan/Tempat
a) Jabatan Ukur dan Pemetaan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur/Putrajaya
Tingkat 3 & 4 Wisma JUPEM
b) Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian (JKPTG)
Tingkat 1 & 2 Wisma JUPEM
c) Pos Malaysia Berhad Aras bawah Bangunan Ukur
d) Taska Permata JUPEM Bersebelahan Bangunan Dewan Ukur
Lampiran D
HURAIAN OBJEKTIF PERSEKITARAN BERKUALITI IBU PEJABAT JUPEM
Bil. Objektif Persekitaran Berkualiti Sasaran Tempoh Sumber Keterangan
a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang ceria, kondusif, bersih, kemas dan teratur melalui kepuasan pekerja dan pelanggan.
80% pelanggan berpuashati.
1 tahun Bahagian Perancangan dan Korporat
Analisis kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran daripada sekurang-kurangnya 100 respondan setiap suku tahunan.
b) Mengawal selia semua aset kerajaan secara optimum mengikut garis panduan yang ditetapkan.
Kos penyenggaraan aset kerajaan tidak melebihi 30% dari nilai perolehan.
1 tahun Bahagian Khidmat Pengurusan
Analisis jumlah kos penyelenggaraan aset bagi setiap bahagian di Ibu Pejabat JUPEM berbanding nilai perolehan.
c) Memastikan pengurusan dan pengesanan kakitangan dalam tempoh yang singkat.
Pengesanan kakitangan dibuat dalam tempoh 5 minit.
Sepanjang masa
Jawatankuasa Audit
Ujian pengesanan kakitangan, dokumen, fail dan keperluan pejabat (stok) dibuat semasa audit dalam.
d) Memastikan pengurusan dan pengesanan dokumen, rekod, fail dan keperluan pejabat (stok) dalam tempoh yang singkat.
Pengesanan dokumen, rekod, fail dan keperluan pejabat (stok) dibuat dalam tempoh 3 minit.
Sepanjang masa
Jawatankuasa Audit
Ujian pengesanan kakitangan, dokumen, fail dan keperluan pejabat (stok) dibuat semasa audit dalam.
e) Meningkatkan budaya berdisiplin (self-diciplined culture) di kalangan kakitangan.
Tiada kes pelanggaran tatatertib dilaporkan.
1 tahun Unit Integriti Laporan kes pelanggaran tatatertib.
f) Meningkatkan kerjasama antara kakitangan secara berterusan ke arah membangunkan semangat berpasukan yang tinggi.
Permasalahan kerja diselesaikan dalam masa yang singkat secara berpasukan.
1 bulan Zon Cadangan/aduan pelanggan dalaman diselesaikan dalam masa 30 hari oleh kakitangan Kumpulan Pelaksana dan Pihak Pengurusan.
g) Meningkatkan idea penambahbaikan secara berterusan (kaizen) di kalangan warga JUPEM.
Menghasilkan sekurang-kurangnya 1 projek penambahbaikan (kaizen).
1 tahun Zon Projek penambahbaikan (kaizen) dihasilkan oleh Zon.
h) Meningkatkan tahap keselamatan dan kesihatan pelanggan dalaman serta luaran ketika berada di persekitaran Jabatan.
Kemalangan dan kes penyakit pekerjaan sifar
1 tahun Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
Tiada kes kemalangan dilaporkan.
Tiada kes penyakit pekerjaan dilaporkan dan disahkan oleh pakar kesihatan.
Lampiran E
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PAPAN TANDA/SIGNAGE
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan papan tanda/signage secara
sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
Tiada.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Papan tanda/signage nama
Jabatan
Di pintu utama.
ii. Papan tanda/signage nama
Bahagian
Di pintu lobi hadapan dan belakang Bahagian.
iii. Papan tanda/signage nama
Seksyen/Unit
Di kawasan/bilik/ruang Seksyen atau Unit.
e. ETIKA PENGURUSAN PAPAN TANDA/SIGNAGE
Papan tanda/signage (termasuk tiang dan lampu, jika ada) hendaklah disediakan dalam saiz
yang bersesuaian dan ditempatkan di lokasi yang bersesuaian.
Papan tanda/signage hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, teratur dan selamat
digunakan dan memudahkan pergerakan.
Wayar/kabel elektrik, jika ada hendaklah dipasang kemas, elakkan berselirat.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN LOBI, RUANG TAMU DAN RUANG MENUNGGU
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan lobi, ruang tamu dan ruang menunggu
secara sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di mana yang sesuai seperti dinding lobi, ruang tamu atau ruang
menunggu.
ii. Pelan lantai/pelan
keselamatan keseluruhan
tingkat
Di papan kenyataan/Sudut QE.
iii. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Berhampiran peralatan (jika berkenaan).
iv. Salinan Sijil Perakuan
Kelayakan Mesin Angkut
(PMA)
Dalam lif.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Papan tanda/signage ruang Di tempat yang bersesuaian (jika perlu).
ii. Tanda arah penting Tandas, laluan kecemasan dan lain-lain.
iii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di tempat yang bersesuaian.
iv. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Buku rujukan dan bahan bacaan.
Maklumat korporat dan poster.
Hiasan dan cenderahati.
Maklumat-maklumat di papan kenyataan.
v. Papan kenyataan Signage papan kenyataan.
e. ETIKA PENGURUSAN LOBI, RUANG TETAMU DAN RUANG MENUNGGU
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap, siling, tangga dan lif hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan
baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, sofa, kabinet, jam dinding, mesin perakam waktu, papan
kenyataan dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat
digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan
tetamu.
Ruang hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.
Sedia dan pamerkan maklumat korporat Jabatan, Bahagian serta lain-lain (terkini dan tidak
lapuk) untuk makluman dan rujukan warga serta tetamu.
Wujudkan hiasan dan keceriaan yang sederhana dan sesuai.
Bekalkan majalah atau bahan promosi yang sesuai (terkini dan tidak lapuk) di ruang tamu
atau ruang menunggu untuk bacaan tetamu.
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, buku rujukan/
bahan bacaan, poster, cenderahati dan maklumat di papan kenyataan (mana yang perlu dan
bersesuaian).
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan:
PIC hendaklah membuat pemeriksaan ke atas kebersihan dan susun atur semua aset dan
membuka suis elektrik (yang berkenaan) selewat-lewatnya pada pukul 8.00 pagi.
Semua warga dan tetamu boleh menggunakan ruang ini untuk tujuan perbincangan ringkas
pada bila-bila waktu yang perlu semasa waktu bekerja.
Semua pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis
peralatan elektik hendak dimatikan apabila selesai digunakan (tertakluk kepada keperluan).
PIC hendaklah membuat pemeriksaan kali kedua ke atas kebersihan dan susun atur semua
aset pada sebelah petang selewat-lewatnya pukul 5.00 petang dan kemudiannya menutup
semua suis elektrik yang berkaitan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan ruang kerja/bilik pegawai secara
sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding dalam bilik atau di dinding partition.
ii. Pelan lantai Di dinding dalam bilik (bagi pelan bilik) atau di dinding ruang
kerja yang dipilih (bagi pelan sesuatu ruang kerja).
iii. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Disediakan berhampiran peralatan gunasama.
iv. Senarai fail/rekod Berhampiran rak, almari atau kabinet fail/rekod.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Maklumat pegawai/PIC (nama,
jawatan dan foto)
Di dinding bilik/pintu/partition.
ii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Fail dan buku rujukan.
e. ETIKA PENGURUSAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, peralatan pejabat dan bakul sampah)
hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan. Susun aturnya
hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan tetamu.
Ruang atau bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
Wujudkan ruang yang bersesuaian dan minimum untuk penempatan kasut serta hiasan.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak fail kerja teknikal dan kabinet
kertas kerja), tunjukkan dalam pelan lantai dan pamerkan.
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, fail dan buku
rujukan, mana yang perlu dan bersesuaian supaya mudah kawalan (penggunaan,
peminjaman, pengembalian dan penyimpanan).
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kaebl/cable casing.
Gunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis peralatan elektik hendak dimatikan
apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan. Komputer hendaklah dimatikan (shut
down) selepas habis waktu bekerja.
Kunci pintu bilik apabila keluar atau meninggalkan pejabat.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK PERSIDANGAN/BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik persidangan, bilik mesyuarat
atau bilik perbincangan secara sistematik, bersih, kemas, cekap
dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding dalam bilik.
ii. Pelan lantai Di dinding dalam bilik.
iii. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Berhampiran peralatan (jika berkenaan).
iv. Senarai fail/rekod Berhampiran rak, almari atau kabinet fail/rekod (jika ada).
v. Daftar penggunaan bilik Di meja PIC.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage bilik Di pintu bilik.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu bilik.
iii. Status penggunaan bilik Di pintu bilik.
iv. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Fail, rekod dan dokumen (jika ada).
e. ETIKA PENGURUSAN BILIK PERSIDANGAN/BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, komputer, projector, skrin, white board, jam
dinding, bakul sampah dan lain-lain) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan
selamat digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan
pengguna.
Bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Senaraikan semua aset, tunjukkan dalam pelan lantai dan dipamerkan.
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, buku rujukan
dan fail, mana yang perlu dan bersesuaian supaya mudah kawalan (penggunaan,
peminjaman, pengembalian dan penyimpanan).
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan:
Pengguna hendaklah membuat permohonan secara melengkapkan borang tempahan sehari
lebih awal serta dapatkan kelulusan penggunaannya daripada PIC.
Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status mesyuarat di pintu bilik selewat-
lewatnya 30 minit sebelum mesyuarat.
PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan bilik,
jika ada.
PIC hendaklah membuka bilik mesyuarat 30 minit lebih awal sebelum mesyuarat.
Selepas mesyuarat/perbincangan, Urus Setia hendaklah:
membuat pemeriksaan;
mengembalikan semua kerusi dan peralatan ke tempat asal;
mengalihkan/mengeluarkan semua kertas, alat tulis dan sampah;
membersihkan papan kenyataan/white board;
menguruskan pengalihan kelengkapan jamuan;
menutup semua suis elektrik;
menutup pintu bilik; dan
memaklumkan kepada PIC.
iv. PIC hendaklah menukar maklumat status bilik kepada ‘TIADA AKTIVITI’, mengemaskinikan daftar
penggunaan bilik (jika ada) dan kunci pintu bilik.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK FAIL/BILIK REKOD/BILIK DOKUMEN
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik fail, bilik rekod dan bilik dokumen
secara sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Bahagian sebagai Pegawai Rekod Jabatan/
Bahagian
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding dalam bilik.
ii. Pelan lantai Di dinding dalam bilik.
iii. Senarai atau daftar fail/
rekod/dokumen
Di meja PIC.
iv. Daftar peminjaman fail/
rekod/dokumen
Di meja PIC.
v. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Berhampiran alat (jika berkenaan).
vi. SOP peminjaman fail/
rekod/dokumen
Di dinding/pintu bilik.
vii. Borang pinjaman fail/rekod/
dokumen
Di meja PIC.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage bilik Di pintu bilik.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu bilik.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Fail, rekod dan dokumen.
e. ETIKA PENGURUSAN BILIK FAIL, BILIK REKOD DAN BILIK DOKUMEN
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, rak, komputer, white board, jam dinding dan
bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.
Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.
Bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
Kawalan haiwan/makhluk perosak hendaklah dilakukan secara berjadual.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak fail pentadbiran), tunjukkan
kedudukan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.
Senaraikan semua fail, rekod, dokumen, CD data dan buku rujukan mengikut jenis dan
kategori keselamatan dan pamerkan atau daftarkan (dalam Buku Daftar).
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, fail, rekod,
dokumen, CD data dan buku rujukan, mana yang perlu dan bersesuaian.
Wujudkan sistem kawalan (perolehan, peminjaman, pengembalian dan penyimpanan) bagi
fail, rekod dan dokumen biasa dan terperingkat mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan bilik:
Bilik fail/rekod/dokumen diurus selia oleh PIC. Pegawai lain dilarang masuk ke bilik
fail/rekod/dokumen tanpa urusan.
Gunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis peralatan elektik hendak dimatikan
apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan. Komputer hendaklah dimatikan (shut
down) selepas habis waktu bekerja.
iv. Peminjaman fail/rekod/dokumen:
Pengguna hendaklah membuat permohonan peminjaman secara melengkapkan maklumat
dalam Borang Pinjaman Fail/Rekod/Dokumen serta dapatkan kelulusan peminjaman
daripada PIC.
PIC hendaklah membuat semakan ke atas rekod pinjaman dan memaklumkan status
fail/rekod/dokumen kepada pemohon serta merta.
PIC kemudiannya hendaklah membuat carian dan jika ada dalam simpanan hendaklah
menyerahkannya kepada pemohon.
Seterusnya PIC hendaklah mengemaskinikan Daftar Peminjaman Fail/Rekod/ Dokumen dan
menfailkan Borang Pinjaman Fail/Rekod/Dokumen.
v. Pengembalian fail/rekod/dokumen:
Setelah selesai menggunakan fail, rekod dan dokumen, pengguna hendaklah segera
mengembalikannya kepada PIC.
PIC hendaklah mengesahkan pengembalian dengan mengemaskinikan Borang Pinjaman
Fail/Rekod/Dokumen dan Daftar Peminjaman Fail/Rekod/Dokumen.
Seterusnya PIC hendaklah menyimpan kembali fail/rekod/dokumen ke tempat asalnya.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN STOR
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan stor secara stematik, bersih, kemas,
cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Bahagian sebagai Pegawai Stor.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Pelan Lantai Di dinding dalam stor.
ii. Senarai stok Di dinding dalam stor.
iii. Senarai peralatan Di dinding dalam stor.
iv. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Diletakkan dalam beg/kotak peralatan.
v. Borang KEW.PA-2 (Daftar
Harta Modal)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
vi. Borang KEW.PA-3 (Daftar
Inventori)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
vii. Borang KEW.PA-6 (Daftar
Pergerakan Harta Modal dan
Inventori)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
viii. Borang KEW.PA-7 (Senarai
Aset Alih Kerajaan)
Di dinding bahagian dalam stor.
ix. Borang KEW.PA-13 (Senarai
Aset Alih Yang Memerlukan
Penyelenggaraan)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
x. Borang KEW.PA-14 (Daftar
Penyelenggaraan Harta
Modal)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
xi. Borang KEW.PS-3 (Kad
Kawalan Stok)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
xii. Borang KEW.PS-4 (Kad
Petak)
Di petak rak stor.
xiii. Borang KEW.PS-5 (Senarai
Daftar Kad Kawalan Stok)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
xiv. Borang Kew.PS-11 (Borang
Permohonan Stok)
Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).
xv. SOP peminjaman peralatan
(harta modal dan inventori)
Di dinding/pintu stor.
xvi. SOP permohonan stok Di dinding/pintu stor.
xvii. SOP keselamatan dan
kesihatan pekerjaan
Di dinding/pintu stor (jika berkenaan).
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage bilik Di pintu stor.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu stor.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Stok bekalan pejabat.
Fail dan rekod stor.
e. ETIKA PENGURUSAN STOR
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, komputer, tangga, troli dan bakul
sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan. Susun
aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.
Stor hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak kertas, almari peralatan kerja
luar), tunjukkan kedudukan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.
Senaraikan semua fail, rekod, dokumen, peralatan dan stok bekalan pejabat dan pamerkan
atau daftarkan (dalam Buku Daftar) mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, fail, rekod,
dokumen, peralatan dan stok, mana yang perlu dan bersesuaian.
Wujudkan sistem kawalan (penyimpanan, peminjaman dan pengembalian) bagi fail, rekod,
dokumen, peralatan dan stok mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
Wujudkan tanda arah, petunjuk atau panduan yang sesuai dan strategik mengikut keperluan.
Kawalan haiwan/makhluk perosak hendaklah dilakukan secara berjadual.
iii. Penggunaan stor:
Stor diurus selia oleh PIC. Pegawai lain dilarang masuk stor tanpa urusan.
Gunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis peralatan elektik hendak dimatikan
apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan. Komputer hendaklah dimatikan (shut
down) selepas habis waktu bekerja.
Setelah selesai menjalankan tugas dalam stor atau apabila meninggalkan stor, PIC hendaklah
menyimpan kembali semua rekod stor ke tempat asalnya, tutup dan kunci pintu stor.
iv. Penerimaan stok dan aset:
Pegawai Stor hendaklah menerima stok dan aset dan merekodkan maklumat penerimaannya
dalam borang KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan KEW.PS-5 (jika berkenaan).
v. Permohonan bekalan stok:
Pemohon hendaklah membuat permohonan bekalan secara menyerahkan Borang KEW.PA-
11 (Permohonan Stok) yang telah lengkap diisi maklumat permohonan serta telah mendapat
kelulusan pegawai (kebiasaannya Pegawai Aset Bahagian) kepada PIC.
PIC hendaklah membuat semakan ke atas rekod stok.
Jika ada dalam simpanan, selepas membuat carian, PIC hendaklah menyerahkan stok
kepada pemohon.
Seterusnya PIC hendaklah mengemaskinikan daftar pengeluaran.
vi. Permohonan pinjaman aset:
Pemohon hendaklah membuat permohonan pinjaman secara melengkapkan maklumat
dalam Borang KEW.PA-6 (Pergerakan Harta Modal dan Inventori) dan menunggu kelulusan
pegawai (kebiasaannya Pegawai Aset Bahagian).
PIC hendaklah membuat semakan ke atas rekod aset.
Selepas membuat carian (setelah mendapat kelulusan), jika ada dalam simpanan, PIC
hendaklah menyerahkan aset kepada pemohon.
Seterusnya PIC akan mengemaskinikan daftar pengeluaran.
Setelah selesai menggunakan aset, pengguna hendaklah segera mengembalikannya kepada
PIC.
vii. Pengembalian aset:
PIC hendaklah mengesahkan pengembalian dengan mengemaskinikan Borang KEW.PA-6
(Pergerakan Harta Modal dan Inventori).
Seterusnya PIC hendaklah menyimpan kembali aset ke tempat asalnya.
viii. Pelupusan aset:
Apabila menerima arahan berserta maklumat pelupusan, PIC hendaklah mengumpulkan dan
menyenaraikan aset untuk pelupusan secara berkumpulan.
PIC hendaklah meletakkan aset tersebut di rak, kabinet atau kawasan tertentu dan
meletakkan nota bagi maksud pelupusan.
Pada masa yang sama, PIC hendaklah mengurus selia tatacara pelupusan aset dengan
sewajarnya mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK CETAK/BILIK JILID
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik cetak secara sistematik, bersih,
kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding dalam bilik.
ii. Pelan lantai Di dinding dalam bilik.
iii. Daftar cetakan Di meja PIC.
iv. Daftar jilid Di meja PIC.
v. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Berhampiran alat.
vi. SOP kerja mencetak Di dinding dalam bilik.
vii. SOP kerja menjilid Di dinding dalam bilik.
viii. SOP kerja mengimbas Di dinding dalam bilik.
ix. SOP keselamatan dan
kesihatan pekerjaan
Di dinding dalam bilik.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage bilik Di pintu bilik.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu bilik.
iii. Signage/panduan
keselamatan dan kesihatan
pekerjaan
Berhampiran alat atau bahan (jika berkenaan).
iv. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Stok bekalan pejabat.
Lampu.
Rekod.
e. ETIKA PENGURUSAN BILIK CETAK/BILIK JILID
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, komputer, pencetak, plotter, mesin jilid,
alat pengimbas dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan
selamat digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan
pengguna.
Peralatan atau operasui kerja yang menggunakan sistem pencahayaan, sinaran dan bahan
kimia seboleh-bolehnya hendaklah ditempatkan di dalam bilik atau sudut atau ruang yang
terpisah jauh dari tempat kerja pegawai.
Bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
Kawalan haiwan/makhluk perosak hendaklah dilakukan secara berjadual.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak kertas cetak dan kabinet spiral
jilid), tunjukkan kedudukan aset dalam pelan lantai dan pamerkan.
Senaraikan semua rekod, peralatan dan stok bekalan kerja menjilid dan mencetak dan
pamerkan atau daftarkan (dalam Buku Daftar) mengikut kesesuaian.
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, rekod,
peralatan dan bekalan stok, mana yang perlu dan bersesuaian.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan bilik:
Bilik cetak/jilid adalah bilik guna sama dan semua pegawai boleh menggunakannya pada bila-
bila masa.
Pengguna hendaklah mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam mengendalikan
peralatan cetak dan jilid serta aspek-aspek keselamatan mengenainya.
Gunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis peralatan elektik hendak dimatikan
apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK LATIHAN
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik latihan secara sistematik, bersih,
kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding dalam bilik.
ii. Pelan lantai Di dinding dalam bilik.
iii. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Berhampiran alat (jika berkenaan).
iv. SOP keselamatan dan
kesihatan pekerjaan
Di dinding dalam bilik (jika berkenaan).
v. Senarai rekod/buku rujukan Berhampiran rak, almari atau kabinet rekod/buku rujukan.
vi. Daftar penggunaan bilik Di meja PIC.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage bilik Di pintu bilik.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu bilik.
iii. Status penggunaan bilik Di pintu bilik.
iv. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Rekod dan buku rujukan.
Kabel, nod ICT dan lain-lain.
e. ETIKA PENGURUSAN BILIK LATIHAN
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, komputer, projector, skrin, white board dan
jam dinding dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan
selamat digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan
pengguna.
Bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak nota latihan dan kabinet buku
rujukan ICT), tunjukkan kedudukan aset dalam pelan lantai dan pamerkan.
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu dan peralatan,
mana yang perlu dan bersesuaian.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
Kawalan haiwan/makhluk perosak hendaklah dilakukan secara berjadual.
iii. Penggunaan bilik:
Bilik latihan diurus selia oleh PIC. Pegawai lain dilarang masuk tanpa urusan.
Pengguna hendaklah membuat permohonan secara melengkapkan Borang Tempahan Bilik
Latihan dalam tempoh sehari lebih awal serta dapatkan kelulusan penggunaannya daripada
PIC.
Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status latihan di pintu bilik latihan
selewat-lewatnya 30 minit sebelum mesyuarat.
PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan bilik
latihan, jika ada.
PIC hendaklah membuka bilik latihan 30 minit sebelum program bermula.
Selepas program latihan, Urus Setia latihan hendaklah:
membuat pemeriksaan,
mengembalikan semua kerusi dan peralatan ke tempat asal;
mengalihkan/mengeluarkan semua kertas, alatulis dan sampah;
membersihkan papan kenyataan/white board;
menguruskan pengalihan kelengkapan jamuan;
menutup semua suis elektrik;
menutup pintu bilik; dan
memaklumkan kepada PIC.
Kemudiannya, PIC hendaklah menukar maklumat status bilik kepada ‘TIADA AKTIVITI’,
mengemaskinikan daftar penggunaan bilik latihan, jika ada dan kunci pintu bilik.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PANTRI
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan pantri secara sistematik, bersih,
kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding dalam bilik.
ii. SOP dan manual penggunaan
peralatan
Berhampiran alat (jika berkenaan).
iii. SOP keselamatan dan
kesihatan pekerjaan
Di dinding dalam bilik.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage bilik Di pintu bilik.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di pintu bilik.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset (termasuk peralatan dan kelengkapan dapur).
Lampu.
e. ETIKA PENGURUSAN PANTRI
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, peti sejuk, ketuhar, cerek elektrik, dan
water dispenser, pinggan-magkuk, gelas, cawan, sudu, pisau, bekas hidangan, kain lap dan
bahan pencuci) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.
Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.
Bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
Kawalan haiwan/makhluk perosak dan nyah bau hendaklah dilakukan secara berjadual.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset dan makanan, mana
yang perlu dan bersesuaian.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
Lakukan pemeriksaan tarikh luput bahan makanan dengan kerap.
iii. Penggunaan:
Pantri adalah bilik guna sama dan semua pegawai boleh menggunakannya pada bila-bila
masa.
Pengguna hendaklah mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam mengendalikan
peralatan dapur serta aspek-aspek keselamatan dan kesihatan.
Gunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah. Semua suis peralatan elektik dan paip
air hendak dimatikan apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN TANDAS
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan tandas secara bersih, cekap dan
selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Jadual pembersihan Di dinding tandas.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage tandas Di dinding/pintu tandas.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu tandas.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Kelengkapan lain (jika berkenaan).
e. ETIKA PENGURUSAN TANDAS
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua peralatan/kelengkapan (sinki, magkuk tandas, cermin, bekas tisu, bekas cecair
pencuci dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat
digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Susun bekas tisu, cecair pencuci dan lain-lain dengan kaedah label/indeks/kod/tag/had
kawasan mana yang bersesuaian.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel /cable casing.
Kawalan haiwan/makhluk perosak dan nyah bau hendaklah dilakukan secara berjadual.
iii. Penggunaan:
Semua pegawai boleh menggunakan tandas bila-bila masa.
Gunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah. Semua suis peralatan elektik dan paip
air hendak dimatikan apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN SURAU
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan surau secara sistematik, bersih,
kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Jabatan.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding surau.
ii. Jadual aktiviti surau Di papan kenyataan surau.
iii. Borang cadangan Dalam surau.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage surau Di pintu surau.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu surau.
iii. Tanda arah kiblat Dalam surau.
iv. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Lampu.
Bahan bacaan.
e. ETIKA PENGURUSAN SURAU UTAMA
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, white board, jam dinding, sejadah, rak kasut
dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat
digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset dan kelengkapan surau,
mana yang perlu dan bersesuaian, tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.
Susun aset dan kelengkapan surau (termasuk sejadah, kain sarung, telekung dan songkok)
dan bahan bacaan dengan kemas dan teratur.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan:
PIC hendaklah membuka kunci pintu surau pada selewat-lewatnya pukul 8.00 pagi dan
menutup serta mengunci pintu pada selewat-lewatnya pukul 5.00 petang setiap hari.
Semua pegawai dan pengunjung boleh menggunakan surau untuk solat dan lain-lain pada
waktu pejabat setiap hari kerja.
Pengguna hendaklah membuat permohonan menggunakan surau secara melengkapkan
borang/makluman kepada PIC dalam tempoh sehari lebih awal serta dapatkan kelulusan
penggunaannya daripada PIC.
Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status penggunaan surau di pintu
surau 1 jam sebelum digunakan.
PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan
surau, jika ada.
Semua pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah.
Semua suis peralatan elektik dan paip air hendak dimatikan apabila selesai digunakan,
tertakluk kepada keperluan.
Selepas penggunaan, Urus Setia hendaklah (mana yang berkenaan):
membuat pemeriksaan,
mengembalikan semua peralatan dan lain-lain ke tempat asal;
membersihkan papan kenyataan/white board;
menguruskan pengalihan kelengkapan jamuan;
menutup semua suis elektrik;
menutup pintu bilik; dan
memaklumkan kepada PIC.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN LOBI BANGUNAN
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan lobi bangunan secara sistematik,
bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding lobi (jika berkenaan).
ii. Pelan laluan kecemasan Di dinding lobi (kawasan yang sesuai).
iii. Manual penggunaan peralatan Berhampiran peralatan (jika berkenaan).
iv. Maklumat korporat Jabatan Dipamerkan di papan kenyataan.
v. Carta organisasi Di dinding lobi (kawasan yang sesuai).
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding lobi (kawasan yang sesuai).
e. ETIKA PENGURUSAN LOBI BANGUNAN
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, sofa, kabinet, jam dinding, papan kenyataan dan bakul
sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan. Susun
aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan tetamu.
Lobi hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Susun dan tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.
Sedia dan pamerkan maklumat korporat Jabatan untuk rujukan warga serta pelanggan dan
hendaklah mengandungi maklumat yang tidak lapuk.
Sediakan senarai nama pegawai atasan serta tempat bertugas, nombor telefon pejabat,
nombor faks dan emel dan hendaklah mengandungi maklumat yang tidak lapuk.
Sediakan senarai nama Bahagian, fungsi serta lokasi masing-masing dan hendaklah
mengandungi maklumat yang tidak lapuk.
Wujudkan hiasan yang bersesuaian.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan:
PIC hendaklah membuat pemeriksaan ke atas kebersihan dan susun atur semua aset pada
selewat-lewatnya pukul 8.00 pagi (atau pada waktu lain yang ditentukan) dan kemudiannya
membuka suis elektrik yang berkaitan.
Semua warga dan pengunjung boleh menggunakan ruang ini untuk tujuan perbincangan
ringkas pada bila-bila waktu yang perlu semasa waktu bekerja.
PIC hendaklah juga membuat pemeriksaan kali kedua ke atas kebersihan dan susun atur
semua aset pada sebelah petang selewat-lewatnya pukul 5.00 petang (atau pada waktu lain
yang ditentukan) dan kemudiannya menutup semua suis elektrik yang berkaitan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PUSAT KHIDMAT PELANGGAN
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan Pusat Khidmat Pelanggan secara
sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding.
ii. Pelan laluan kecemasan Di dinding.
vi. Maklumat korporat Dipamerkan di dinding.
iii. Piagam Pelanggan Dipamerkan di dinding.
iv. Senarai produk dan
perkhidmatan
Dipamerkan di dinding.
v. SOP pembelian produk dan
perkhidmatan
Dipamerkan di dinding.
vi. Manual penggunaan peralatan Berhampiran peralatan (jika berkenaan).
vii. Borang Aduan dan Soal
Selidik Kajian Kepuasan
Pelanggan
Di rak borang.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage Pusat Khidmat
Pelanggan
Di dinding luar.
ii. Signage kaunter, bilik dan
ruang
Di tempat yang bersesuaian.
iii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di tempat yang bersesuaian.
iv. Maklumat masa operasi Di dinding luar.
iv. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
Rekod dan dokumen.
Produk.
Borang.
e. ETIKA PENGURUSAN PUSAT KHIDMAT PELANGGAN
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset (seperti meja, kerusi, sofa, kabinet, jam dinding, papan kenyataan, bakul sampah
dan lain-lain) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.
Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan tetamu.
Ruang hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Susun dan tunjukkan semua aset alih dalam pelan lantai dan pamerkan.
Sediakan kemudahan kerusi, meja, TV dan lain-lain untuk kemudahan pelanggan berurusan
di kaunter atau menunggu giliran mendapatkan perkhidmatan.
Wujudkan hiasan dan keceriaan yang sederhana dan sesuai.
Majalah atau bahan promosi yang sesuai (hendaklah mengandungi maklumat yang tidak
lapuk) dibekalkan untuk bacaan pengunjung.
Sedia dan pamerkan maklumat korporat Jabatan serta lain-lain untuk makluman dan rujukan
warga serta pengunjung (hendaklah mengandungi maklumat yang tidak lapuk).
Sediakan maklumat produk dan perkhidmatan Jabatan berserta harga jualan.
Sedia dan tempatkan borang-borang pembelian produk dan perkhidmatan Jabatan di rak.
Sediakan sistem penggiliran kepada pelanggan dalam berurusan pembelian produk dan
perkhidmatan Jabatan di kaunter.
Sediakan peti cadangan di tempat yang bersesuaian. Borang Soal Selidik Kajian Kepuasan
Pelanggan dan Aduan Pelanggan hendaklah disedia dan ditempatkan di rak.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan:
PIC hendaklah membuat pemeriksaan ke atas kebersihan dan susun atur semua aset
selewat-lewatnya pada pukul 8.00 pagi (atau pada waktu lain yang ditentukan) dan
kemudiannya membuka suis elektrik yang berkaitan.
Semua warga dan pengunjung boleh menggunakan pusat ini untuk tujuan membuat
pembeliaan, rujukan atau khidmat nasihat ke atas perkhidmatan dan produk Jabatan pada
bila-bila waktu yang perlu semasa waktu bekerja.
PIC hendaklah membuat pemeriksaan kali kedua ke atas kebersihan dan susun atur semua
aset pada sebelah petang selewat-lewatnya pukul 5.00 petang (atau pada waktu lain yang
ditentukan) dan kemudiannya menutup semua suis elektrik yang berkaitan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN GIMNASIUM
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan gimnasium secara sistematik, bersih,
kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding bilik (jika berkenaan).
ii. Jadual aktiviti Di papan kenyataan gimnasium.
iii. Manual penggunaan peralatan Di papan kenyataan gimnasium.
iv. Daftar penggunaan bilik Di kaunter.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage gimnasium Di pintu gimnasium.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu gimnasium.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
e. ETIKA PENGURUSAN GIMNASIUM
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.
Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset dan kelengkapan
gimnasium (mana yang perlu dan bersesuaian), tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan
pamerkan.
Susun aset dan kelengkapan gimnasium dengan kemas dan teratur.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel /cable casing.
iii. Penggunaan:
Semua pegawai dan pengunjung boleh menggunakan gimnasium pada hari waktu yang
ditetapkan.
Pengguna hendaklah merekodkan maklumat penggunaan dalam daftar yang disediakan.
Pengguna hendaklah mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam mengendalikan
peralatan gimnasium serta aspek-aspek keselamatan mengenainya.
Pengguna hendaklah menggunakan kemudahan gimnasium dengan baik dan menyusun
kembali ke tempat asal selepas menggunakannya.
Pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis
peralatan elektik hendak dimatikan apabila selesai digunakan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN KAFETARIA
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan kafetaria secara sistematik, bersih,
kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding bahagian dalam kafetaria (jika berkaitan).
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage kafetaria Di pintu.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di diding/pintu.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
e. ETIKA PENGURUSAN KAFETARIA
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset dan kemudahan kafetaria hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan
selamat digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan
pengguna.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Susun aset dan kelengkapan kafetaria dengan kemas dan teratur.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan:
Semua pegawai dan pengunjung boleh menggunakan kafetaria pada waktu rehat yang
dibenarkan.
Semua pengguna hendaklah menggunakan kemudahan kafetaria dengan baik dan
menyusun kembali ke tempat asal selepas menggunakannya.
Semua pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah.
Semua suis peralatan elektik hendak dimatikan apabila selesai digunakan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN DEWAN UKUR
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan Dewan Ukur secara sistematik,
bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Borang KEW.PA-7 (Daftar
Harta Modal)
Di dinding bahagian dalam dewan.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage dewan Di pintu dewan.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di dinding/pintu dewan.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Aset.
e. ETIKA PENGURUSAN DEWAN UKUR
i. Susun atur dan kebersihan:
Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Semua aset dan kemudahan dewan hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan
selamat digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan
pengguna.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Kerusi, sofa dan meja hendalak disusun dengan teratur di tempat yang dikhususkan.
Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat
kabel/cable casing.
iii. Penggunaan:
Pengguna hendaklah membuat permohonan secara melengkapkan Borang Tempahan
Dewan Ukur dalam tempoh sehari lebih awal serta dapatkan kelulusan penggunaannya
daripada PIC.
Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status penggunaan dewan di pintu
dewan 30 minit sebelum program bermula.
PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan
dewan.
PIC hendaklah membuka dewan selewat-lewatnya 30 minit lebih awal sebelum penggunaan.
Selepas penggunaan dewan, Urus Setia program hendaklah:
membuat pemeriksaan,
mengembalikan semua kerusi, meja dan peralatan ke tempat asal;
mengalihkan/mengeluarkan semua kertas, alatulis dan sampah;
membersihkan papan kenyataan/white board;
menguruskan pengalihan kelengkapan jamuan;
menutup semua suis elektrik;
menutup pintu bilik; dan
memaklumkan kepada PIC.
PIC hendaklah menukar maklumat status dewan kepada ‘TIADA AKTIVITI’,
mengemaskinikan daftar penggunaan dewan (jika ada) dan kunci pintu dewan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PETI KECEMASAN (FIRST AID KIT)
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan peti kecemasan secara sistematik,
bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Senarai ubat-ubatan dan
bekalan rawatan
Di dalam peti kecemasan.
ii. Daftar pengeluaran ubat-
ubatan dan bekalan rawatan
Di meja PIC.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage peti kecemasan Berhampiran peti.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Berhampiran peti.
iii. Label/indeks/kod/warna
mengikut kesesuaian
Ubat-ubatan dan lain-lain.
e. ETIKA PENGURUSAN PETI KECEMASAN
i. Penempatan:
Peti kecemasan hendaklah diletakkan di tempat yang bersesuaian.
ii. Kebersihan:
Peti kecemasan dan segala kandungannya hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan
baik.
iii. Penyusunan secara visual (visual control):
Susun ubat-ubatan dan bekalan rawatan dengan kemas dalam peti, senaraikan dan
pamerkan atau letakkan dalam peti.
Susun ubat-batan dan bekalan rawatan jenis racun dan yang boleh dimakan secara
berasingan (atau dalam peti kecemasan yang berasingan) dengan label/indeks/kod/warna
mengikut kesesuaian.
Lakukan pemeriksaan tarikh luput ubat-ubatan dan bekalan rawatan dengan kerap.
iv. Penggunaan:
Peti kecemasan diurus selia oleh PIC.
v. Pengeluaran:
Jika pegawai memerlukan rawatan atau ubat-ubatan, pegawai hendaklah membuat
permohonan secara lisan kepada PIC.
PIC hendaklah memeriksa dan membuat keputusan.
Jika bersetuju, PIC hendaklah membuka peti kecemasan dan membekalkan bekalan rawatan
atau ubat-ubatan kepada pemohon.
Seterusnya PIC hendaklah mengemaskinikan maklumat pengeluaran dalam senarai.
Akhirnya, PIC hendaklah mengunci kembali dan menyimpan peti ke tempat asal.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PETI KUNCI
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan peti kunci secara sistematik, bersih,
kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. Daftar kunci Di meja PIC.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage peti kunci Berhampiran peti.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Berhampiran peti.
iii. Label/indeks/kod/warna
mengikut kesesuaian
Kunci.
e. ETIKA PENGURUSAN PETI KUNCI
i. Penempatan:
Peti kunci hendaklah diletakkan di bilik PIC.
ii. Kebersihan:
Peti kunci dan segala kandungannya hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
iii. Penyusunan secara visual (visual control):
Sedia senarai kunci dan daftarkan kunci dalam Daftar Kunci.
Semua kunci pejabat (kunci pintu pejabat, bilik, almari, kabinet dan kenderaan) hendaklah
disediakan dalam dua (2) atau lebih unit (asal dan pendua). Susun kunci secara
label/indeks/kod/warna kunci asal dengan kemas dalam peti dan kunci pendua pula
diserahkan kepada PIC yang berkenaan.
iv. Penggunaan peti kunci:
Peti kunci diurus selia oleh PIC dan hendaklah sentiasa dikunci.
Pegawai lain adalah dilarang daripada membuka peti serta mengambil dan menggunakan
kunci di dalamnya tanpa kebenaran PIC.
v. Peti kunci hanya dibuka untuk tujuan pengeluaran kunci pendua sahaja. Kunci asal tidak boleh
diserahkan atau dipinjam oleh sesiapa tanpa kebenaran PIC.
vi. Pengeluaran kunci pendua:
Kunci pendua hendaklah diserahkan kepada PIC bilik, almari, kabinet dan kenderaan atau
kepada pegawai lain atas arahan Pengurusan.
Maklumat dan tandatangan penerimaan kunci pendua hendaklah direkodkan dalam Daftar
Kunci.
vii. Pengembalian kunci pendua:
Pegawai yang bertukar, berpindah atau lain-lain hendaklah menyerahkan kembali kunci
pendua kepada PIC.
Maklumat dan tandatangan penyerahan kunci pendua hendaklah direkodkan dalam Daftar
Kunci.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ALAT PEMADAM API (FIRE EXTINGUISHER)
a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan alat pemadam api secara sistematik,
bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
i. SOP penggunaan alat
pemadam api
Berhampiran alat.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage alat pemadam api Berhampiran alat.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Berhampiran alat.
iii. Label/kod/warna mengikut
kesesuaian
Berhampiran alat.
e. ETIKA PENGURUSAN ALAT PEMADAM API (FIRE EXTINGUISHER)
i. Penempatan:
Alat pemadam api hendaklah digantung di suatu sudut yang sesuai dan jelas untuk dilihat.
ii. Kebersihan:
Alat pemadam api hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
iii. Penyusunan secara visual (visual control):
Tandakan alat secara label/indeks/kod/warna mengikut kesesuaian serta tunjukkan maklumat
tarikh sah guna dengan jelas.
Sediakan SOP penggunaan alat dan pamerkan berhampirannya.
Semak tarikh luput sah guna alat.
iv. Penggunaan alat pemadam api:
Apabila berlaku kebakaran, mana-mana individu boleh menggunakan alat ini untuk memadam
kebakaran kecil dengan mengikuti SOP.
v. Penyenggaraan:
Penyenggaraan alat pemadam api hendaklah dilakukan secara berkala setahun sekali serta
mendapat pengesahan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
TEMPAT LETAK KENDERAAN
a. OBJEKTIF Menguruskan kawasan tempat letak kenderaan secara
sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.
b. PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB (PIC)
Dilantik oleh Ketua Zon.
c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI
Tidak berkenaan.
d. PELABELAN DAN LOKASI
i. Signage Di tempat yang bersesuaian.
ii. Maklumat PIC (nama, jawatan
dan foto)
Di tempat yang bersesuaian.
iii. Label/indeks/kod/warna/had
kawasan (parkir/petak)
mengikut kesesuaian
Petak tempat kenderaan.
e. ETIKA PENGURUSAN TEMPAT LETAK KENDERAAN
i. Susun atur dan kebersihan:
Kawasan tempat letak kenderaan hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.
Susun atur petak letak kenderaan dan lain-lain hendaklah kemas serta memudahkan
pergerakan pengguna.
ii. Penyusunan secara visual (visual control):
Cat petak letak kenderaan hendaklah terang dan mudah dilihat oleh pengguna.
iii. Penggunaan:
Pengguna hendaklah meletak kenderaan mengikut petak yang dikhususkan mengikut jenis
kenderaan yang telah ditetapkan.
Pengguna dilarang meletak kenderaan di tempat selain daripada tempat letak kenderaan
yang telah ditetapkan.
PIC hendaklah melaporkan sebarang kerosakan atau halangan (jika ada) kepada pihak
pengurusan bagi tujuan pembaikan.
Lampiran F
PELAKSANAAN AUDIT DALAM SPPB
Audit dalam SPPB perlu dilaksanakan secara berkala mengikut tarikh dan waktu yang
dirancang ke atas persekitaran kerja di JUPEM sebagai penilaian kendiri pelaksanaan
amalan persekitaran berkualiti. Audit dalam ini dilaksanakan bertujuan untuk menilai
prestasi dan kemajuan pelaksanaan amalan tersebut, memastikan setiap Zon mengetahui
tahap amalan masing-masing dan menggalakkan langkah penambahbaikan berdasarkan
maklum balas dan teguran yang diberikan oleh Juruaudit.
1. TUJUAN
Manual ini menjelaskan garis panduan kepada Ahli Pasukan Audit Dalam serta
pegawai lain untuk melaksanakan audit dalam persekiran berkualiti di JUPEM.
2. PEMBENTUKAN PASUKAN AUDIT DALAM
Pihak pengurusan JUPEM akan melantik Jawatankuasa Audit manakala ahli
pasukan audit dalam pula akan dilantik oleh jawatankuasa tersebut dari kalangan
pegawai di setiap bahagian. Rangka Struktur Jawatankuasa Audit adalah seperti di
klausa 6.1.4.2 dan bidang tugas serta tanggungjawab Jawatankuasa Audit adalah
seperti di klausa 6.1.4.3.
3. LATIHAN AUDIT DALAM
Setiap ahli Pasukan Audit Dalam akan dipastikan mendapat latihan dan
pendedahan yang secukupnya mengenai prinsip asas, kaedah audit serta hala tuju
amalan persekitaran berkualiti Jabatan supaya Juruaudit mempunyai kefahaman
yang tinggi dan kompeten dalam melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan
berkesan.
4. PEMBENTUKAN KRITERIA AUDIT DALAM
Jawatankuasa Audit telah menyediakan Kriteria Audit Dalam mengikut keperluan
dan kesesuaian yang selaras dengan SPPB JUPEM. Kriteria Audit Dalam dan
Penilaian Tahap Prestasi Amalan Persekitaran Berkualiti di JUPEM yang
digunakan adalah seperti di bawah:
a) Kriteria Audit Dalam SPPB
Bil. Kriteria/Elemen Audit Markah
(maksimum)
Bahagian A: Rekod dan Maklumat Utama Persekitaran Berkualiti
1.
Sudut
Persekitaran
Berkualiti
(50 markah)
Saiz dan lokasi - sesuai dan mudah dikunjungi.
Persembahan - teratur, kemas dan menarik.
5
Polisi dan Objektif SPPB. 5
Carta Organisasi Persekitaran Berkualiti yang
dikemaskini.
5
Carta Organisasi Zon Persekitaran Berkualiti yang
dikemaskini.
5
Pelan Zon dan ‘ownership’. 5
Carta Perbatuan Aktiviti Persekitaran Berkualiti
Tahunan yang dikemaskini.
5
Maklumat/gambar foto aktiviti (latihan, promosi,
audit, galakan, dorongan, motivasi dan
management review dll.) dan maklumat semasa.
5
Keputusan audit dalam yang dikemaskini. 5
Garis panduan/pamplet/buletin dll. 5
Mengandungi juga maklumat korporat, kualiti,
slogan, moto dll.
5
2.
Dokumen
SPPB
(50 markah)
Polisi dan Objektif SPPB. 5
Carta Organisasi Persekitaran Berkualiti yang
dikemaskini.
5
Carta Organisasi Zon Persekitaran Berkualiti yang
dikemaskini.
5
Pelan Zon dan ‘ownership’. 5
Carta Perbatuan Aktiviti Persekitaran Berkualiti
Tahunan yang dikemaskini.
5
Maklumat/gambar foto aktiviti latihan, promosi,
audit, galakan, dorongan, motivasi dan
management review dan maklumat semasa.
5
Surat-menyurat aktiviti persekitaran berkualiti yang
dikemaskini.
5
Garis panduan/pamplet/buletin persekitaran
berkualiti dll.
5
Maklumat korporat Bahagian dan JUPEM. 5
Persembahan keseluruhan - teratur, kemas dan
menarik.
5
Jumlah markah 100
Bil. Kriteria/Elemen Audit SPPB Markah
(maksimum)
Bahagian B: Realisasi Fizikal SPPB
1.
Petunjuk/
Panduan
Penting
(10 markah)
Petunjuk/signage Bahagian/ Seksyen.
10
Maklumat korporat dan Carta Organisasi di
Bahagian/Seksyen.
Tanda nama bilik/pegawai atau ‘ownership’
Pengesanan kakitangan dibuat dalam tempoh 5
minit.
MPK/FM
2.
Susun atur
perabot/
kabinet/
peralatan
(20 markah)
Susunan perabot/kabinet/peralatan yang teratur
memudahkan pergerakan anggota.
20 Semua perabot/kabinet/peralatan yang rosak
direkod dan diuruskan sewajarnya.
3.
Penyusunan
rekod/
barang
(30 markah)
(Kaedah
susunan:
senarai, daftar,
label, kod, tag,
warna, had
kawasan dll.
Sistem
susunan:
perolehan,
penyimpanan,
pinjaman dan
pengembalian)
Kaedah penyusunan rekod/barang (label, kod, tag,
warna, had kawasan dll.), - teratur dan kemas
mengikut jenis/kategori dan tidak bercampur-
campur.
30
Dokumen/fail (di bilik/ruang simpanan, bilik
pegawai, ruang kerja dll.) teratur dan kemas.
Peralatan/bekalan stok barang (di stor dan bilik
simpanan, ruang kerja dsb.) teratur dan kemas.
Sistem penyusunan dan kawalan rekod/barang -
ada daftar/senarai dan kawalan (penerimaan,
pergerakan dan penyimpanan)
Pengesanan dokumen, rekod, fail dan keperluan
pejabat (stok) dibuat dalam tempoh 3 minit.
Dokumen/fail (di bilik/ruang simpanan, bilik
pegawai, ruang kerja dsb.) teratur dan kemas.
Peralatan/bekalan stok barang (di stor dan bilik
simpanan, ruang kerja dsb.) teratur dan kemas.
Jaket/topi keledar/pakaian (yang tidak dipakai) -
disimpan kemas atau di tempat khusus.
Maklumat/panduan/SOP/Carta Alir/ Etika (mengikut
fungsi bilik/ruang/ peralatan) disediakan dengan
kemas.
Peralatan untuk pelupusan - disusun teratur dan
kemas, ada daftar/senarai dan diuruskan dengan
baik.
4.
Kawalan
keselamatan
dan kesihatan
(15 markah)
Susun atur (penempatan), kaedah dan sistem
penyusunan bagi peralatan keselamatan dan
kesihatan - teratur dan kemas dan ada rekod/
daftar pemantauan atau penyelenggaraan bagi:
15 - Kunci pintu pejabat dan Peti Kunci Bahagian
- CCTV
- Alat pemadam api
- Peti kecemasan (First aid kit)
- Bahan kimia/racun
- Kabel elektrik
5. Kebersihan
(15 markah)
Dalam keadaan bersih dan tidak berdebu – lantai,
dinding, siling, langsir dan peralatan.
15 Jadual pemantauan/ penyelenggaraan secara
berjadual - pemantauan kebersihan
- semakan sistem atau peralatan tertentu supaya
sentiasa berfungsi dengan baik.
6.
Hiasan,
keceriaan dan
kreativiti
(10 markah)
Hiasan, keceriaan dan kreativiti seperti poster,
slogan, moto, bunga, projek inovasi (menunjukkan
impak bagi kualiti/produktiviti) dll - teratur, kemas
dan kreatif.
10
Jumlah markah 100
Bahagian D: Skala Pemarkahan
Markah Amalan (Praktikal) Teori Rekod/Data
1 Langsung tiada.
Langsung tidak melakukannya.
Melakukannya secara salah.
Tidak ada pengetahuan.
Salah fakta.
Tidak dapat menjelaskan.
Tiada data/rekod.
Tiada contoh.
2 Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi.
Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan.
Ada sedikit data atau rekod tetapi
Bahagian C: Pengiraan Markah Audit Dalam
Bil. Markah Diperoleh Peratusan Markah Markah
Sebenar
1. Jumlah Markah Bahagian A
(30%) A ( A / 100 ) X 30 = C %
(C + D) %
2. Jumlah Markah Bahagian B
(70 %) B ( B / 100 ) X 70 = D %
contoh tidak mencukupi.
3 Telah lakukan apa yang patut diamalkan secara sederhana tetapi usaha perlu ditingkatkan lagi.
Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh.
Ada data/rekod mencukupi tetapi tidak tersusun.
Masih ambil masa (lama) untuk mencarinya
4 Baik tetapi tidak lengkap sepenuhnya atau belum mencukupi.
Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan.
Baik tetapi dalam sesetengah bidang tidak mencukupi.
Tidak boleh menjawab dan/ atau mengambil sedikit masa menunjukkan sesuatu bila diperlukan.
5 Lengkap mencukupi dan cemerlang.
Langkah untuk pencegahan dan pengelakan diamalkan.
Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya.
Data dan rekod tersusun, kemas dan berasingan.
Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan segera bila diperlukan.
b) Penilaian Tahap Prestasi Amalan Persekitaran Berkualiti
Pencapaian Markah Audit
Cadangan Rumusan
Tahap Prestasi (Kategori Bintang)
LULUS
Sangat Baik
(90% - 100%)
1. Mengamal dan berjaya mengekalkan amalan persekitaran berkualiti dengan cemerlang dan boleh dijadikan penandaarasan.
2. Wujud usaha dan langkah yang jelas untuk meningkat dan menambahbaik.
*****
Baik
(70% - 89%)
1. Berjaya mengamalkan amalan persekitaran berkualiti dengan baik.
2. Berpuas hati dengan amalan yang sedia ada dan diamalkan. Wujud usaha dan langkah untuk meningkat dan menambahbaik.
****
TIDAK LULUS
Memuaskan
(60% - 69%)
1. Amalan persekitaran berkualiti secara sederhana dan tidak konsisten.
2. Berpuas hati dengan amalan yang sedia ada dan kurang/inisiatif untuk menambah baik.
3. Melaksanakan berdasarkan arahan tidak menajdi amalan yang berterusan.
***
Lemah
(50% - 59%)
1. Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti ditahap minimum atau sebahagian kecil sahaja mengamalkan amalan persekitaran berkualiti.
2. Amat kurang langkah atau minat dalam amalan persekitaran berkualiti atau penambahbaikan.
3. Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti mengikut arahan dari semasa ke semasa dan bermusim.
**
Sangat Lemah
(0% - 49%)
1. Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti ditahap paling minimum. Tiada langsung langkah penambahbaikan.
2. Wujud sikap negatif terhadap amalan amalan persekitaran berkualiti.
3. Pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti hanya mengikut arahan dan menganggap amalan persekitaran berkualiti suatu bebanan.
*
Kriteria audit yang diwujudkan telah dimasukan ke dalam borang audit dalam
untuk kegunaan pasukan audit dalam. Kriteria tersebut akan disemak dan
dikaji oleh Jawatankuasa Audit mengikut keperluan dari masa ke semasa.
5. PELAKSANAKAN AUDIT DALAM
Sebelum audit dalam dilakukan, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi:
a) Menyediakan jadual perlaksanaan audit dalam;
b) Mengenalpasti ahli pasukan audit dalam dan lokasi auditan;
c) Menghubungi dan memaklum ketua zon mengenai tarikh dan skop
auditan;
d) Menyenaraikan dokumen yang diperlukan untuk tujuan audit; dan
e) Menetapkan sekurang-kurangnya seorang pegawai pengiring bagi setiap
zon yang diaudit.
Semasa audit dalam dilakukan, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi:
a) Mengadakan Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam bersama pegawai
pengiring/wakil zon;
b) Menjalankan audit ke atas dokumen berdasarkan kreteria audit;
c) Menjalankan lawatan serta membuat penilaian fizikal persekitaran kerja
berdasarkan kreteria audit;
d) Merekodkan hasil penemuan ketidakakuran (jika berkaitan), membuat
ulasan serta menyelaraskan pemarkahan ke dalam borang audit dalam;
dan
e) Mengadakan Mesyuarat Penutup Audit Dalam serta membentangkan
hasil penemuan bersama pegawai pengiring/wakil zon.
6. PENILAIAN DAN KEPUTUSAN AUDIT DALAM
Selepas audit dalam dijalankan, Jawatankuasa Audit hendaklah
melaksanakan perkara-perkara berikut:
a) Mengadakan perbincangan bersama ahli pasukan audit untuk
menyelaraskan pemarkahan dan penetapan bintang;
b) Menyediakan laporan audit dalam serta cadangan penambahbaikan
kepada ahli Jawatnkuasa Induk Persekitaran Berkualiti;
c) Mempamerkan keputusan audit dalam di sudut persekitaran berkualiti
atau papan kenyataan Jabatan untuk makluman dan rujukan semua
warga Jabatan; dan
d) Membentang laporan audit dalam dan tindakan yang telah diambil oleh
setiap zon ke atas teguran audit dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk
Persekitaran Berkualiti.
7. PENGHARGAAN, PENGIKTIRAFAN DAN GANJARAN
Program audit dalam ini bolehlah disusuli dengan sistem penghargaan,
pengiktirafan dan ganjaran kepada individu dan Zon yang menyumbang
dalam menjayakan SPPB yang cemerlang. Langkah ini akan memberikan
motivasi, meningkatkan moral serta semangat dan mewujudkan persaingan
yang sihat di kalangan warga Jabatan bagi menjayakan amalan persekitaran
berkualiti ke peringkat yang lebih tinggi.