instructivo: clasificaciÓn de la cartera, tipos de

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.009.036

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INSTRUCTIVO: CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA, TIPOS DE

DEUDORES Y GESTIÓN DE LAS OBLIGACIONES DINERARIAS Página: 1 de 37

PROCESO: COORDINACION Y GESTION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

SUBPROCESO: DIRECCIONAR LA CARTERA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

INSTRUCTIVO:

CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA, TIPOS DE DEUDORES Y GESTIÓN DE COBRO DE LAS

OBLIGACIONES DINERARIAS


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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Clasificar la cartera, establecer los tipos de deudores, definir los lineamientos para la constitución de las obligaciones dinerarias a favor de la Universidad Nacional de Colombia y orientar la gestión de cobro.

ALCANCE: Inicia con la identificación del tipo de deudor, continúa con la constitución de la obligación y finaliza con el envío de la documentación requerida a la oficina jurídica para que inicien el cobro jurídico una vez agotado el cobro persuasivo.

Se exceptúa lo correspondiente a:

El cobro de aportes de seguridad social e incapacidades de servidores públicos.

Los aspectos que por normativa nacional aplican a la facturación de servicios de salud.

Las obligaciones de préstamo estudiantil y/o préstamo beca.

Aplica para todas las áreas encargadas de la emisión de títulos y gestión de cobro de obligaciones dinerarias a favor de la Universidad.

DEFINICIONES:

1. Aceptación expresa de la factura o cuenta de cobro: Acto mediante el cual el deudor de la factura o cuenta de cobro acepta de manera expresa su contenido por escrito, colocando en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico, la fecha de radicación, nombre, identificación y firma del deudor, su representante legal o autorizado.

2. Aceptación tácita de la factura o cuenta de cobro: Aceptación irrevocable del deudor que se configura por su silencio ante el contenido de la factura o cuenta de cobro, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su radicación.

3. Actas de liquidación: Documento en el que constan los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas en la ejecución del acuerdo de voluntades y poder declararse a paz y salvo.

4. Bienes: Productos tangibles e intangibles generados por la Universidad y que son susceptibles de venta. 5. Cartera: Es el conjunto de los derechos y obligaciones económicas adquiridas a favor de la Universidad en

el desarrollo de todas sus operaciones. 6. Central de riesgo: Entidad que recopila información sobre la situación crediticia general e histórica,

positiva y negativa de los clientes de cada entidad, y que se pone a su servicio, previa autorización escrita y voluntaria del usuario.

7. Cláusula aceleratoria: Facultad de la Universidad o en general del tenedor de un título valor, para declarar anticipadamente el vencimiento de una obligación a causa del incumplimiento por parte del deudor, exigiendo el pago del monto total de la obligación de manera inmediata y dejando sin efecto el plazo inicialmente convenido. Dicha cláusula deberá estar explícita en el contenido del título valor.

8. Contrato: Acuerdo de dos o más voluntades tendiente a la producción de efectos jurídicos queridos por las partes y que para efectos del presente reglamento se considera título que presta mérito ejecutivo.

9. Copia auténtica: Es una copia que ha sido reconocida por notario público o por los Secretarios General, de Sedes y de Facultades de la Universidad, que da fe respecto a que su contenido es exactamente igual al original que reposa en los archivos de la Universidad, que corresponde en su contenido y en su forma.

10. Cuotas partes pensional: Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad por la Universidad, que se debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago en proporción al tiempo laborado o cotizado por el pensionado, conforme al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una obligación de tracto sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado y sus beneficiarios con derecho sobrevivan.

11. Deudor: Es el extremo pasivo de la relación obligacional. Para efectos del presente instructivo,


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corresponde a la persona natural o jurídica que ha adquirido una obligación con la Universidad Nacional de Colombia en virtud del cual se encuentra en el deber de entregar a ésta una suma de dinero determinada o determinable, dentro de un plazo definido y bajo las condiciones que la ley, el reglamento, una resolución, una factura, un documento equivalente o un contrato estipulen.

12. Documento de compromiso: Es aquel documento mediante el cual una persona jurídica pública o privada, se compromete con la Universidad a pagar un monto, por un concepto y en una fecha determinada, para efectos de la expedición de la factura.

13. Documento equivalente: Es un título valor que la Universidad expide para el cobro de determinadas obligaciones y que se entrega o remite a quien tiene la obligación de pago, el cual debe cumplir con los requisitos de ley, del Decreto Reglamentario 1165 de 1996, o las normas que las adicionen, modifiquen o subroguen, dando estricto cumplimiento a las fechas de pago establecidas en el mismo. Esta denominación incluye los recibos de matrícula y las cuentas de cobro. Los recibos de matrícula se regularan por la normativa académica pertinente.

14. Estudiante activo, retirado o egresado deudores: Son aquellos que en virtud de la relación académica con la Universidad, han adquirido la obligación de pagar por los diferentes servicios que la Institución le prestó, tales como, biblioteca, laboratorios, salud, matricula, derechos académicos y todos sus costos asociados, entre otros. Entiéndase por retirado aquel que ha perdido la calidad de estudiante de la Universidad.

15. Factura de venta: Es un título valor que la Universidad como vendedor o prestador de un bien o servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o adquiriente, una vez se haya efectuado la entrega real y material de los bienes o la prestación efectiva de los servicios contratados.

16. Interés moratorio: Es el valor que se cobra sobre el capital adeudado, a partir del día siguiente en que se hace exigible la obligación y, hasta la fecha de pago o, si es el caso, la de suscripción de un acuerdo de pago. Para efectos de este instructivo este interés no es capitalizable y se entenderá como interés simple. Se excluyen de este interés las deudas derivadas de derechos académicos, derechos administrativos y demás costos asociados a estos conceptos, los cuales se regularan por la normativa académica pertinente.

17. Oficinas de cobranza: Persona natural o jurídica contratada por la Universidad para el manejo y gestión de cobro de la cartera.

18. Pagaré: Es un título valor contentivo de la promesa incondicional hecha por escrito, por la cual una o varias personas se obligan con su firma a pagar a la Universidad, una suma cierta de dinero en un término fijo o determinable.

19. Provisión de la cartera: Monto estimado para mitigar el impacto de la desaparición de derechos u obligaciones a favor de la Universidad.

20. Radicación de factura o cuenta de cobro: Acto mediante el cual se presenta la factura o cuenta de cobro al deudor para obtener su aceptación expresa o tácita.

21. Resolución: Acto Administrativo plasmado en un documento donde consta una declaración unilateral de la Universidad con efectos jurídicos definitivos y concretos sobre determinado asunto; para efectos de este instructivo la resolución contiene una obligación dineraria, clara, expresa y exigible a favor de la Universidad y a cargo del deudor.

22. Servicios: Son actividades que se adelantan por la Universidad a favor de personas naturales y/o jurídicas, en cualquiera de las modalidades de extensión establecidas en la normativa interna vigente, así como en otras modalidades mediante las cuales la Universidad contrate frente a terceros una obligación de hacer, a cambio de una contraprestación.

23. Servidor público deudor: Es aquel que en vigencia de la relación laboral con la Universidad, le adeuda a la institución sumas de dinero por alguna de las causas establecidas en el presente instructivo. Entran dentro de esta denominación los empleados administrativos, los trabajadores oficiales, el personal académico adscrito y no adscrito a la carrera docente, los supernumerarios, los empleados temporales y en general todas aquellas personas que tengan un vínculo laboral con la Universidad.

24. Solicitante: Corresponde a los jefes de área, directores de proyectos, supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad o demás


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funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios o administración y control de espacios que soliciten la expedición de facturas o cuentas de cobro, según el caso. Para efectos de este instructivo el solicitante es el responsable del cobro preventivo y persuasivo de facturas y cuentas de cobro.

25. SFG – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macro proceso de Gestión Administrativa y Financiera de la Universidad.

26. Título que presta mérito ejecutivo: Documento que debe contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible a cargo del deudor. El título ejecutivo es un documento (por ejemplo: resolución, factura, documento equivalente, pagaré, contratos, entre otros) o conjunto de documentos que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe contener la obligación de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo. Entran dentro de esta definición los documentos a que hace referencia el artículo 99 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que la modifiquen, adicionen o subroguen. Puede ser singular o complejo.

27. Ventas a crédito: Son aquellas en las cuales la Universidad otorga al comprador un plazo máximo para efectuar el pago por la venta de bienes o servicios, una vez que éstos se han entregado o prestado.

CONDICIONES GENERALES: 1. A nivel marco

1.1 De acuerdo con las necesidades de la Universidad Nacional de Colombia y previo análisis de conveniencia

institucional por medio de conceptos de las áreas financieras, jurídicas y de personal adscritos a los respectivos Niveles Nacional y de Sedes y Unisalud, según sea el caso, se podrán celebrar convenios o contratos con oficinas de cobranza para la venta y el manejo de la cartera, así como con centrales de riesgo para el reporte de información financiera.

1.2 Al interior de la Universidad y en tanto su estructura lo permita, se podrá manejar la cartera de manera concentrada en el nivel nacional y/o en cada una de sus sedes, previa justificación de la necesidad, de acuerdo con los siguientes requerimientos:

a. Análisis financiero de viabilidad por parte de la Gerencia, Direcciones Administrativas o Dirección de Gestión que corresponda al nivel que asume dicha decisión.

b. Concepto de disponibilidad de recurso humano, infraestructura física y tecnológica por parte de las respectivas dependencias de personal, infraestructura y oficinas de tecnología de información del nivel correspondiente.

c. Formulación del plan de acción por parte de la Gerencia, Direcciones Administrativas o Dirección de Gestión según corresponda al nivel que decidió concentrar la cartera.

1.3 Cuando se efectúen ventas de bienes y servicios o alquiler de espacios sin contrato o convenio en una

cuantía igual o inferior a un (1) SMMLV, se harán de estricto contado. No obstante, a juicio de los funcionarios responsables de la elaboración y firma de facturas o cuentas de cobro, por tratarse de un tercero con quien se ha establecido una relación constante de ventas a crédito, no aplicará esta restricción.

1.4 Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia que figure dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

1.5 La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa determinará las directrices para el manejo interno contable de la provisión de la cartera de la Universidad.


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2. A nivel de la clasificación de la cartera

2.1 De acuerdo a la antigüedad de los derechos y obligaciones económicas a favor de la Universidad y del tipo

de gestión de cobro, se adopta la siguiente clasificación de la cartera según el tipo de título que presta mérito ejecutivo:

TITULO

ANTIGÜEDAD TIPO DE COBRO

INTERESES RESPONSABLE

DE COBRO ESTADO DIAS CALENDARIO

MÁXIMOS Preventivo Persuasivo Jurídico

FACTURA

Vigente

Desde el primer día y hasta la fecha de vencimiento de la

factura

X N/A El solicitante

Vencida Del día siguiente a su vencimiento hasta 60

días más X Mora El solicitante

Morosa

Del día siguiente a la culminación del

cobro persuasivo y hasta 1800

X Mora Dirección u Oficina Jurídica

Castigada > 1801 N/A N/A

CUENTA DE COBRO

Vigente 1 -30 X N/A El solicitante

Vencida 31 - 90 X Mora El solicitante

Morosa 91 - 1800 X Mora Dirección u Oficina Jurídica


CUENTA DE COBRO POR

CUOTAS PARTES

PENSIONALES

Vigente 1- 30 X N/A Dirección Fondo Pensional

Vencida 31 - 180 X Mora Dirección Fondo Pensional

Morosa 181 - 1800 X Mora Dirección Jurídica


RECIBO DE PAGO DE

MATRICULA

Vigente N/A N/A N/A

Vencida

Del día siguiente del límite de fecha de

pago extemporáneo hasta 60 días más

X N/A

Dependencias responsables de la liquidación del recibo de matrícula

Morosa 61 - 1800 X N/A Dirección u Oficina Jurídica


RESOLUCIÓN

Vigente N/A N/A N/A

Vencida

Del día siguiente a la ejecutoria de la

resolución hasta 60 días más

X Mora

Área responsable de la emisión de la Resolución




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3. A nivel de constitución de títulos

3.1 De acuerdo a las disposiciones internas, se determinan los siguientes responsables del procedimiento de

emisión de los títulos que prestan merito ejecutivo en la Universidad:

TITULO

ANTIGÜEDAD TIPO DE COBRO

INTERESES RESPONSABLE

DE COBRO ESTADO DIAS CALENDARIO

MÁXIMOS Preventivo Persuasivo Jurídico

RESOLUCIÓN DE SANCIÓN

DISCIPLINARIA

Vigente

Del día siguiente a la ejecutoria de la

resolución hasta 30 días más

X N/A Divisiones o Jefaturas de Nómina

Vencida N/A Mora N/A



PAGARÉ

Vigente Antes de la fecha de

exigibilidad del pagaré

X N/A

Área responsable de la emisión del pagaré

Vencida

Del día siguiente a la exigibilidad del

pagaré hasta 60 días más

X Mora

Área responsable de la emisión del pagaré



CONTRATO

Vigente

Antes de la fecha de exigibilidad de la

obligación contractual

N/A Supervisor o Interventor

Vencida

Del día siguiente a la exigibilidad de la

obligación contractual hasta 60

días más

X Mora Supervisor o Interventor



ACTA DE LIQUIDACIÓN

Vigente

Antes de la fecha de exigibilidad de la

obligación contractual

X N/A

Supervisor, Interventor o Director de Proyecto

Vencida

Del día siguiente a la exigibilidad de la

obligación contractual hasta 60

días más

X Mora

Supervisor, Interventor o Director de Proyecto




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TIPOS DE OBLIGACIONES

DINERARIAS

TITULO / ORIGEN OBLIGACION

AREA RESPONSABLE DE DEFINIR EL

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DEL TITULO

AREA RESPONSABLE DE GESTIONAR LA EMISION DEL

TITULO

De ventas a crédito

Factura por venta de bienes, servicios y alquiler de espacios con o sin contrato

Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

Áreas de Tesorería, Jefaturas Administrativas y Jefaturas de Cartera

Cuenta de cobro por servicios públicos domiciliarios.



Contrato o convenio cuando la Universidad actúa como contratista

Vicerrectoría de Investigación y Extensión

Área que dio origen a la venta del bien o servicio

Contrato de arrendamiento o alquiler de espacio

Vicerrectorías de las sedes Área que dio origen al alquiler o arrendamiento del espacio

De Estudiantes activos, retirados o egresados

Recibo de pago de matrícula por conceptos académicos

Vicerrectoría Académica Divisiones o áreas de Registro y/o Facultades

Cuenta de cobro por servicios prestados por la Universidad



De Servidores públicos

Resolución por conceptos salariales y prestacionales

Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo

Divisiones o áreas de Nómina

Resolución por concepto de avances y cajas menores no legalizados


Áreas de contratación, Unidades Administrativas, Direcciones Administrativas y Dirección de Gestión

Resolución por incumplimiento de comisiones de estudio

Dirección Jurídica Nacional Oficinas Jurídicas de las sedes

Resolución por aportes y copagos de Unisalud

Unisalud

Pagaré por préstamo social

Unisalud

Cuenta de cobro por servicios prestados por la Universidad


Áreas de Tesorería, Jefaturas Administrativas y Jefaturas de Cartera.


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TIPOS DE OBLIGACIONES

DINERARIAS

TITULO / ORIGEN OBLIGACION

AREA RESPONSABLE DE DEFINIR EL

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DEL TITULO

AREA RESPONSABLE DE GESTIONAR LA EMISION DEL

TITULO

De acuerdos de voluntades

Resolución por devolución de anticipos


Áreas de Contratación Ordenadores del gasto Supervisores o Interventores.

Resolución de sanción contractual (declaratoria de incumplimiento)


Áreas de Contratación, Ordenadores del gasto Supervisores o Interventores.

Resolución de liquidación unilateral


Áreas de Contratación, Ordenadores del gasto Supervisores o Interventores.

Actas de liquidación Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

Áreas de Contratación ordenadores del gasto Supervisores o Interventores

Contrato o convenio Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

Áreas de Contratación Ordenadores del gasto

De Otras causas

Resolución declaratoria de deuda por pago de lo no debido


Área que dio origen al pago de lo no debido (Académica, de Extensión, de Investigación, Financiera, Administrativa, de Personal, entre otras)

De sanciones disciplinarias

Resolución de Sanción Disciplinaria

No aplica Oficina Nacional de Control Interno Disciplinario

Resolución de ejecución de la suspensión convertida en multa

Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo

Divisiones o jefaturas de nómina

De Cuotas partes pensionales

Cuenta de cobro por Cuotas partes pensionales

Dirección de Fondo Pensional

Dirección de Fondo Pensional


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3.2 La constitución de los títulos que prestan mérito ejecutivo se acogen a las disposiciones y procedimientos establecidos por el área encargada de su emisión.

3.3 El procedimiento de constitución de resoluciones que prestan mérito ejecutivo deberá contar con la asesoría y acompañamiento de las Direcciones u oficinas jurídicas correspondientes.

3.4 Los pagarés que la Universidad Nacional de Colombia acepte como garantía de una obligación dineraria y que contemplen pagos por cuotas, deberán contener cláusula aceleratoria. Todas las cartas de instrucciones para el diligenciamiento de pagarés en blanco deberán contener instrucciones precisas para el llenado de los espacios en blanco, así como la autorización para el reporte a las centrales de riesgo. Los pagarés en blanco que la Universidad acepte como garantía de una obligación dineraria deberán ser diligenciados en la etapa de cobro jurídico según carta de instrucciones. Para el caso del “Formato pagaré para venta de bienes y servicios persona Natural”, la fecha de vencimiento del pagare corresponde a la fecha de vencimiento de la factura. Ver formato Pagaré para venta de bienes y servicios persona natural

3.5 Los títulos ejecutivos que no correspondan a facturas y cuentas de cobro deberán ser registrados en los

estados financieros de la Universidad, para lo cual el responsable de gestionar la emisión del título deberá enviar a los responsables del numeral 4.1 de condiciones generales, una copia del título una vez sea constituido o se encuentre en firme, lo cual no implica el traslado de la responsabilidad de custodia y gestión de cobro de estos títulos.

3.6 Es responsabilidad de los delegados del numeral 4.1 de Condiciones Generales llevar un control de las obligaciones dinerarias. Asimismo, deberán hacer seguimiento a las mismas con el fin de controlar el debido cumplimiento de la gestión de cobro y pago de la obligación.

4. A nivel de facturas y cuentas de cobro

4.1 Tratándose de facturas o cuentas de cobro, son responsables de su elaboración, firma y custodia los

siguientes funcionarios:

SEDES,FACULTADES O UNIDADES ESPECIALES

DELEGADOS PARA ELABORACIÓN, FIRMA Y CUSTODIA DE FACTURAS O

CUENTAS DE COBRO

Nivel Nacional

Jefe División Nacional de Tesorería o quien haga sus veces y en su ausencia, el Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos.

Fondos Especiales y Nivel Central de la Sede Bogotá

Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Jefe de Unidad o quien haga sus veces.

Fondos Especiales y Nivel Central de la Sede Manizales

Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Jefe Financiero o quien haga sus veces.

Fondos Especiales y Nivel Central de la Sede Palmira:

Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Director Administrativo o quien haga sus veces.

Fondos Especiales de la Sede Medellín El asistente administrativo o quien haga sus veces, y en su ausencia el Jefe de Cartera o quien haga sus veces.

Nivel Central y Fondo Especial del Nivel El jefe de cartera o quien haga sus veces, y

http://www.gerencia.unal.edu.co/documentos/COO_5_FT_pagare_ventas_bys_natural.doc


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Central de la Sede Medellín en su ausencia el tesorero o quien haga sus veces.

Fondos Especiales y Nivel Central de las Sedes Orinoquía, Amazonía, Caribe

Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Asistente Administrativo o quien haga sus veces.

Fondos Especiales y Nivel Central de la Sede Tumaco

Jefe División Nacional de Tesorería o quien haga sus veces y en su ausencia, el Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos

Editorial UN Jefe Financiero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Director.

Unimedios Tesorero o quien haga sus veces y en su ausencia el Jefe Unidad Administrativa o quien haga sus veces.

Fondo Pensional El Director del Fondo Pensional o quien haga sus veces.

4.2 La suplencia para la elaboración y firma de facturas o cuentas de cobro, será únicamente por situaciones

de ausencia justificada. 4.3 La impresión del formato de factura o cuenta de cobro se convierte en original cuando ha sido radicada o

aceptada expresa o tácitamente por el deudor. Este es el título que debe ser custodiado por los responsables enunciados el numeral 4.1 de las condiciones generales.

4.4 Para efectos de este instructivo, debe entenderse que el autorizado o delegado de un representante legal es aquel que consta en el certificado de Cámara de Comercio, en los estatutos de la entidad o empresa, o en un documento de autorización o delegación emitido por la entidad o empresa.

4.5 En caso de que la Universidad haya entregado la factura o cuenta de cobro de manera oportuna al deudor y éste no haya efectuado y requiera una nueva factura o cuenta de cobro, la Universidad no anulará ni repetirá el documento; en este caso, envía una fotocopia del documento con la constancia del recibido y/o entrega para que se proceda al pago.

4.6 En caso de pérdida del original de la factura o cuenta de cobro una vez radicados por la Universidad y sin haberse recibido pago por parte del deudor, la Universidad deberá realizar las actuaciones jurídicas necesarias para su cancelación y/o reposición.

5. A nivel del cobro de la obligación

5.1 El cobro de las deudas producto de sanciones disciplinarias se efectuará con respecto a funcionarios

retirados o que han perdido vínculo laboral con la Universidad y que no sean servidores públicos de otra entidad pública.

5.2 En el caso de facturas y cuentas de cobro los responsables de la conformación y envío del expediente a la Dirección u Oficina Jurídica correspondiente, serán los responsables enunciados el numeral 4.1 de las condiciones generales. En los demás casos dicha actividad corresponderá a quienes ejerzan el cobro persuasivo, ver tabla del numeral 2.1 de las condiciones generales.

5.3 Una vez agotada la gestión de cobro persuasivo sin obtener el pago de la obligación, el responsable de la conformación y envío del expediente a la Dirección u Oficina Jurídica correspondiente, deberá organizar una carpeta con todos los soportes originales o copias auténticas, debidamente organizados y foliados así:

a. Documento que constituye título ejecutivo: factura, cuenta de cobro, recibo de matrícula, resolución,

actas de liquidación, contrato y pagaré. La resolución debe ir acompañada de documento emitido por la Secretaria correspondiente, en el que conste la firmeza del acto administrativo.


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b. Los que se incorporan al título ejecutivo principal por tratarse de un título ejecutivo complejo (cuando aplique).

c. Documentos que garanticen la obligación principal, como es el caso de pagarés, pólizas, entre otros (cuando aplique).

d. El formato “Seguimiento gestión de cobro” junto con sus soportes. e. Si se trata de facturas o cuentas de cobro, los documentos indicados en la tabla del numeral 1.1 del

Capítulo de Obligaciones dinerarias de ventas a crédito, según sea el caso, además de los contenidos en el numeral 1.7

f. Constancia de no pago de la deuda expedida por la respectiva tesorería del nivel correspondiente. En caso de pago parcial, la constancia será únicamente sobre el saldo adeudado.

g. Los demás que se consideren parte del expediente. Ver formato Seguimiento gestión de cobro

5.4 En caso de rechazo o reclamación de la factura o cuenta de cobro, que a juicio de la Universidad no sea procedente, no aplica el cobro preventivo ni persuasivo, el responsable de la conformación y envío del expediente a la Dirección u Oficina Jurídica correspondiente, deberá organizar una carpeta con todos los soportes originales o copias auténticas, debidamente organizados y foliados así:

a. Acuerdo de voluntades (si aplica) b. Factura o cuenta de cobro con constancia de rechazo o reclamación en el mismo documento o en

documento aparte. c. Concepto escrito emitido por el solicitante en el cual se determinen los fundamentos de no

aceptación de la reclamación o rechazo de la factura o cuenta de cobro. d. Los documentos indicados en la tabla del numeral 1.1 del Capítulo de Obligaciones dinerarias de

ventas a crédito, según sea el caso. e. Los demás que se consideren pertinentes.

5.5 En caso de pérdida del original de la factura o cuenta de cobro una vez radicados por la Universidad y sin

haberse recibido pago por parte del deudor una vez agotado el cobro persuasivo, el responsable de la conformación y envío del expediente a la Dirección u Oficina Jurídica correspondiente, deberá organizar una carpeta con todos los soportes originales o copias auténticas, debidamente organizados y foliados así:

a. Acuerdo de voluntades (si aplica) b. Copia de la factura o cuenta de cobro c. Copia de la denuncia de la pérdida del documento ante las autoridades correspondientes. d. Los documentos indicados en la tabla del numeral 1.1 del Capítulo de Obligaciones dinerarias de

ventas a crédito, según sea el caso. e. Los demás que se consideren pertinentes.

6. A nivel del pago de la obligación

6.1 En caso de pago parcial de una deuda, éste se imputa al capital adeudado. El responsable del proceso de

cobro persuasivo deberá informar de esta situación al deudor. 6.2 Los intereses moratorios se liquidan sobre el capital adeudado. En caso de pago total del capital sin

intereses, se interrumpe el cobro de intereses moratorios y sólo se cobrarán aquellos que se hayan causado hasta la fecha de pago.

6.3 En caso de pago parcial del capital, se cobrarán intereses moratorios sobre el saldo del capital que se siga adeudando desde la fecha del pago.

6.4 No procede el cobro de intereses sobre intereses causados y no pagados.

http://www.gerencia.unal.edu.co/documentos/COO_5_FT_ficha_seguimiento.xls


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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO

Este instructivo relaciona cada una de las tareas para la gestión de obligaciones dinerarias de acuerdo al tipo

de deudor, tal y como se relacionan a continuación:

(Para ir a revisar cada una de las tareas para la gestión de obligaciones dinerarias, se debe poner el cursor del mouse sobre el

nombre del tipo de obligación y oprimir la tecla control)

◘ Obligaciones dinerarias de ventas a crédito

◘ Obligaciones dinerarias de estudiantes activos, retirados o egresados

◘ Obligaciones dinerarias de servidores públicos

◘ Obligaciones dinerarias generadas en virtud de contratos o convenios

◘ Obligaciones dinerarias por otras causas

◘ Obligaciones dinerarias de sanciones disciplinarias de funcionarios desvinculados

◘ Obligaciones dinerarias de cuotas partes pensionales

1. Obligaciones dinerarias de ventas a crédito

1.1 ¿La obligación dineraria requiere de la expedición de una factura o cuenta de cobro?

SI: El solicitante requerirá de manera escrita al responsable de elaboración y firma del título, para que en

un término no mayor a 5 días hábiles, el área responsable elabore, firme y entregue la factura o cuenta

de cobro. El solicitante deberá indicar a cargo de qué proyecto y empresa en el SGF – QUIPU y adjuntará

los siguientes documentos de acuerdo al origen de la obligación:


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ORIGEN DE

LA

OBLIGACIÓN

Por la venta de bienes y servicios o

alquiler de espacios sin contrato o

convenio

Por la venta

de bienes y

servicios,

arrendamient

o o alquiler

de espacios,

en virtud de

un contrato o

convenio

Para el cobro

de servicios

públicos

domiciliarios

con o sin

contrato de

arrendamiento

o alquiler

Para las

ventas de

bienes y

servicios

interdepend

encias en la

Universidad

Personas jurídicas Personas

naturales

DOCUMENTOS REQUERIDOS

Formato “Documento de compromiso persona jurídica” firmado por el representante legal, autorizado o delegado.

Documento donde conste la delegación o autorización del Representante Legal (cuando aplique).

Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio con fecha inferior o igual a noventa (90) días calendario a su presentación.

Formato “Autorización y manejo de datos personales” firmado por el representante legal, autorizado o delegado.

Copia del registro presupuestal, si se trata de una entidad pública.

Copia documento de identidad del deudor.

Formato “Autorización y manejo de datos personales”

Pagaré en blanco y carta de instrucciones suscritos por la persona natural.

Certificación laboral o en caso de trabajador independiente, certificación expedida por contador público, en la cual conste ingresos mensuales superiores a tres (3) veces el valor de la deuda. Ambos documentos deben contar con vigencia no mayor a 30 días.

Copia del

documento

donde

conste el

acuerdo de

voluntades

debidamente

legalizado

Constancia

del director

de proyecto

que indique

que la

Universidad

cumplió con

la venta del

bien y/o

servicio,

salvo en

arrendamien

to o alquiler

de espacios

Liquidación

efectuada por el

respectivo

supervisor,

interventor o

área a cuyo

cargo se

encuentre la

administración o

control del

espacio

Autorización de Transferencia Interna - ATI


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Ver formato autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios Ver formato compromiso persona jurídica

NO: Porque que la obligación está constituida en un acuerdo de voluntades que no establece la

obligación de expedir factura o cuenta de cobro. El contrato por si solo presta mérito ejecutivo y en caso

de no pago oportuno de la obligación dineraria que en él se incluye, se debe iniciar las gestiones de

cobro persuasivo. Ir al numeral 1.8.2.

1.2 Verificar solicitud de elaboración de factura o cuenta de cobro

El auxiliar del área responsable de gestionar la emisión de la factura o cuenta de cobro debe verificar los

soportes adjuntos a la solicitud y debe revisar en el SGF – QUIPU, si el tercero a nombre de quien se va

a expedir la factura o cuenta de cobro está creado en el SGF – QUIPU

1.2.1 ¿Los documentos soportes de la solicitud están correctos?

SI: Verificar la creación del tercero en el SGF – QUIPU

NO: Devolver la documentación al solicitante. Fin del Instructivo.

1.2.2 ¿El tercero está creado en el SGF – QUIPU?

SI: Registrar factura o cuenta de cobro en el SGF – QUIPU.

NO: Informar al Solicitante que debe realizar el trámite de creación del tercero.

Ir al procedimiento Actualizar base de datos de terceros (Proceso Contable)

1.3 Elaborar la factura o cuenta de cobro en el SGF – QUIPU

El auxiliar del área responsable de gestionar la emisión de la factura o cuenta de cobro debe registrar la

factura cuenta de cobro en el SGF – QUIPU.

Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para elaborar la factura o cuenta de cobro:

SGF – QUIPU:

Facturación Cartera>Operativo>Grabar Factura y CXC>Documento de Facturación.

http://www.gerencia.unal.edu.co/documentos/COO_5_FT_autorizacion_datos.doc

http://www.gerencia.unal.edu.co/documentos/COO_5_FT_compromiso_juridico.doc

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/CON_1_PR_actualizar_base_datos_terceros.htm


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El auxiliar del área responsable de gestionar la emisión de la factura o cuenta de cobro debe imprimir tres

formatos de factura o cuenta de cobro a través del SGF – QUIPU.

Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para imprimir la factura o cuenta de cobro:

SGF-QUIPU:

Facturación Cartera>Reportes>Documentos> Factura de venta UN o Cuenta de cobro>Ejecución de reportes.

El auxiliar del área responsable de gestionar la emisión de la factura o cuenta de cobro debe revisar la

información relacionada en el formato de factura o cuenta de cobro, con el fin de establecer que todos los

datos sean correctos respecto a la información enviada por el solicitante.

1.3.1 ¿Es correcta la información registrada en la factura o cuenta de cobro?

SI: El responsable de su elaboración deberá firmar tres impresiones de la factura o cuenta de

cobro. Ir al numeral 1.5, Entrega de la factura o cuenta de cobro al solicitante

NO: El auxiliar del área responsable de gestionar la emisión de la factura o cuenta de cobro debe

anular la factura o cuenta de cobro, Ir al numeral 1.3, Elaborar la factura o cuenta de cobro en el

SGF-QUIPU

Ir al numeral 1.3.

Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para anular la factura o cuenta de cobro:

SGF – QUIPU:

Facturación Cartera>Operativo>Anular Factura y CXC >Anulación de documentos.

1.4 Anular factura o cuenta de cobro por otras causales

El auxiliar del área responsable de gestionar la emisión de la factura o cuenta de cobro podrá anular las

facturas o cuentas de cobro en un plazo no mayor a su vencimiento y previo a su radicación, por las

siguientes causales:

Error en la elaboración de la factura o cuenta de cobro detectado una vez firmada y entregada al solicitante.

Por la pérdida o daño de la factura o cuenta de cobro en caso de que no sea posible su reimpresión


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y firma.

Situaciones ajenas a la Universidad y al deudor tales como: a. Devolución de la factura o cuenta de cobro no recibida por inconvenientes en el envío del

correo certificado. b. No recibo de la factura o cuenta de cobro.

Por solicitud expresa y escrita de los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios o administración y control de espacios, por situaciones internas justificables.

Además, podrá anularse posterior a su vencimiento en caso de no ser posible su radicación oportuna por situaciones ajenas a la Universidad o al deudor.

1.4.1 ¿Procede la anulación de la factura o cuenta de cobro?

SI: El auxiliar del área responsable de gestionar la emisión de la factura o cuenta de cobro debe

anular la factura o cuenta de cobro. Ir al numeral 1.3 Elaborar la factura o cuenta de cobro en el

SGF-QUIPU

Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para anular o cancelar la factura:

SGF – QUIPU:

Facturación Cartera>Operativo>Anular Factura y CXC >Anulación de documentos.

Facturación Cartera>Operativo> Cancelar Factura y CXC >Cancelación de documentos.

NOTA:

Anular documento: Cuando la anulación se realiza en el mismo mes en que se elaboró la factura o

cuenta de cobro.

Cancelación de documento: Cuando la anulación se realiza en un mes diferente al que se elaboró

la factura o cuenta de cobro.

NO: Ir al numeral 1.5, Entrega de la factura o cuenta de cobro al solicitante

1.5 Entregarla factura o cuenta de cobro al solicitante

El responsable de la elaboración y firma de la factura o cuenta de cobro hará entrega al solicitante tres

facturas o cuentas de cobros firmadas para su respectiva radicación, dejando constancia de esta

actividad en cualquier medio por el cual se evidencie dicha entrega.

1.6 Radicar la factura o cuenta de cobro


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El solicitante en un término no mayor a 5 días hábiles radicara ante el deudor la factura o cuenta de cobro.

1.6.1 ¿Se tiene certeza de poder radicar directamente ante el deudor, su representante

legal o autorizado la factura o cuenta de cobro?

SI: Presentar la factura o cuenta de cobro ante el deudor. Ir al numeral 1.6.2

NO: Radicar impresión de la factura o cuenta de cobro mediante correo certificado a la dirección

informada por el deudor para que este se pronuncie sobre el contenido de la misma, aceptándola o

rechazándola en un término máximo de tres días hábiles. Ir al numeral 1.6.3

1.6.2 ¿Es posible que el deudor, su representante legal o autorizado acepte de manera

inmediata la factura o cuenta de cobro?

SI: Obtener la firma con nombre e identificación del deudor, representante legal o autorizado y

fecha de aceptación en el mismo cuerpo de la factura o cuenta de cobro o en documento separado

físico o electrónico. Ir al numeral 1.7

NO: Entregar una impresión de la factura o cuenta de cobro, dejando constancia de ello, para que

el deudor, su representante legal o autorizado se pronuncie sobre el contenido de la misma,

aceptándola o rechazándola en un término máximo de tres días hábiles. Ir al numeral 1.6.3

1.6.3 ¿El deudor, su representante legal o autorizado aceptó el contenido de la factura o

cuenta de cobro en un término máximo de 3 días hábiles?

SI: El deudor, su representante legal o autorizado devuelve la factura o cuenta de cobro firmada

con nombre, identificación y fecha de radicado. . Ir al numeral 1.7

NO: Ir al numeral 1.6.4

1.6.4 ¿El deudor, su representante legal o autorizado presento rechazo o reclamación

sobre el contenido de la factura o cuenta de cobro en un término máximo de 3 días

hábiles?

SI: El solicitante deberá evaluar los motivos que generan la reclamación o rechazo y deberá

proceder así:


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En caso de ser subsanable el motivo de la reclamación o rechazo con la expedición de una

nueva factura o cuenta de cobro, se debe anular la factura o cuenta de cobro rechazada. Ir

al numeral 1.4.

En caso de no aceptar los motivos de la reclamación o rechazo, se constituye en un posible

conflicto de carácter económico que se debe tramitar a través de las vías contractuales o

jurídicas a que haya a lugar. Ir al numeral 5.4 de las condiciones generales

NO: Se entenderá que el deudor, su representante legal o autorizado guarda silencio y por

consiguiente se configura en aceptación tácita. Ir al numeral 1.7

1.7 Custodiar la factura o cuenta de cobro aceptada

El solicitante debe hacer entrega de la factura o cuenta de cobro debidamente aceptada por el deudor, su

representante legal o autorizado a los responsables de elaborar y firmar estos documentos.

Para el caso de aceptación tácita, se debe adjuntar con la correspondiente factura o cuenta de cobro

la constancia del correo certificado o constancia de la entrega de la copia de este documento al

deudor, su representante legal o autorizado.

En caso de aceptación expresa en documento separado, éste deberá adjuntarse a la

correspondiente factura o cuenta de cobro.

1.8 Gestionar el cobro de la factura o cuenta de cobro

Una copia de la factura o cuenta de cobro quedará en poder del solicitante para efectuar las gestiones de

cobro preventivo y persuasivo con base en la información suministrada por el deudor en los formatos

“Documento de compromiso de persona jurídica” y “Autorización y manejo de datos personales” y según las

siguientes reglas:

a. Gestión de Cobro preventivo:

Antes de la fecha de vencimiento de la factura o cuenta de cobro o de la exigibilidad del título valor

que presta merito ejecutivo, el solicitante deberá adelantar una de las siguientes actividades para

informarle al deudor que se acerca la fecha límite de pago y recordarle el monto de lo adeudado y

pago oportuno de la deuda, so pena de la causación de intereses. En el formato “Seguimiento

gestión de cobro” se dejará constancia de la gestión realizada:

Efectuar llamada telefónica.

Enviar correo electrónico, caso en el cual dejará impreso el mensaje enviado con la respectiva

constancia de envío.

Enviar comunicación en correo certificado, caso en el cual conservará este documento y la guía

de envío correspondiente.


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b. Gestión de Cobro persuasivo:

El solicitante realizara la gestión de cobro persuasivo la cual tendrá un plazo máximo de sesenta (60)

días calendario e inicia a partir del vencimiento de la factura o cuenta de cobro o de la exigibilidad del

título valor que presta mérito ejecutivo. Dentro de este lapso el solicitante deberá adelantar al menos

en dos ocasiones cualesquiera de las siguientes actividades, para requerir al deudor el pago de la

obligación con los respectivos intereses moratorios en atención a su vencimiento, so pena del inicio de

las acciones de cobro jurídico respectivas y dejará constancia de la gestión realizada en el formato

“Seguimiento gestión de cobro”

Enviar correo electrónico, caso en el cual dejará impreso el mensaje enviado con la respectiva

constancia de envío.

Enviar comunicación en correo certificado, caso en el cual conservará este documento y la guía de

envío correspondiente.

El solicitante efectuara el cobro de los intereses moratorios, los cuales liquidará a una tasa del 1%

m.v. y base 360, con la siguiente formula.

Interés de mora diario = Valor obligación x (0.01)

30

Intereses moratorios1 = Interés de mora diario

2 x No. de días en mora de la obligación

Ver formato autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios Ver formato compromiso persona jurídica Ver formato Seguimiento gestión de cobro

1.9 Verificar el pago de la obligación

El solicitante durante la etapa de cobro deberá estar en contacto con el área de tesorería para hacer seguimiento al pago de la obligación.

1.9.1 ¿La deuda fue cancelada por el deudor?

SI: En caso de pago parcial de la deuda el solicitante debe continuar con la gestión de cobro persuasivo respecto al saldo dejado de cancelar, hasta agotar la etapa de cobro persuasivo. Si el pago fue por el total de la deuda el solicitante hace entrega de los documentos que evidencian las gestiones de cobro preventivo y persuasivo al responsable de la custodia del título para que junto

1 El valor obtenido de Intereses Moratorios se aproxima al peso más cercano.

2 Se toma el valor obtenido de Interés de mora diario con dos decimales.

http://www.gerencia.unal.edu.co/documentos/COO_5_FT_autorizacion_datos.doc

http://www.gerencia.unal.edu.co/documentos/COO_5_FT_compromiso_juridico.doc



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con este documento se proceda a registrar el pago de la obligación por parte de la respectiva área de tesorería. Fin del instructivo

Ir al subproceso recaudar y registrar ingresos: En caso de Cajas Ir al procedimiento Recaudar por caja (Proceso Tesorería)

En caso de Bancos Ir al procedimiento Recaudar por banco (Proceso Tesorería)

En caso de Recaudo virtual Ir al procedimiento Administrar recaudo virtual (Proceso Tesorería)

NO: El solicitante hace entrega de los documentos que evidencian las gestiones de cobro preventivo y persuasivo al responsable de la custodia del título, para que junto con este documento y una constancia del no pago del total de la deuda, expedida por el respectivo tesorero o quien haga sus veces, se de trámite al cobro jurídico. Ir al numeral 1.12, Enviar documentación para cobro jurídico

1.10 Enviar documentación para cobro jurídico

El responsable de la custodia del título, previo al envío del expediente a la oficina jurídica respectiva u oficina de cobranza externa (si aplica) debe hacer las siguientes actividades:

Verificar que cuenta con la factura o cuenta de cobro debidamente aceptada con sus respectivos soportes de aceptación.

Verificar que cuenta con los documentos que evidencian las gestiones de cobro preventivo y persuasivo por parte del solicitante.

Verificar que cuenta con la respectiva constancia del no pago total de la deuda, expedida por el respectivo tesorero o quien haga sus veces.

Organizar el expediente con todos los soportes originales o copias auténticas debidamente organizados y foliados.

En caso de remitir a la Oficina de cobranza externa contratada por la Universidad, deberá ajustarse el expediente a lo dispuesto en las respectivas condiciones del contrato.

Ir a Condiciones Generales, numeral 5.3

2. Obligaciones Dinerarias de estudiantes activos, retirados o egresados

2.1 Verificar origen de la deuda

Se debe verificar si el origen de la deuda del estudiante activo, retirado o egresado proviene:

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/TES_1_PR_recaudar_caja.htm

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/TES_1_PR_recaudar_bancos.htm

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/TES_1_PR_recaudo_virtual.htm


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Del no pago de un recibo de matrícula fraccionado, que corresponde a derechos académicos,

derechos administrativos y demás costos asociados a estos conceptos.

De una liquidación errónea del recibo de matricula

Por concepto de bienes o servicios prestados en virtud de la relación académica con la universidad

(laboratorio, salud estudiantil, multas de biblioteca)

2.1.1 ¿La deuda proviene del no pago de un recibo de matrícula fraccionado, que

corresponde a derechos académicos, derechos administrativos y demás costos

asociados a estos conceptos?

SI: Ir numeral 2.2

NO: Ir al numeral 2.1.2

2.1.2 ¿La deuda corresponde a una errónea liquidación del recibo de matrícula?

SI: Verificar si es viable incluir la deuda en el recibo de matrícula del siguiente periodo académico.

Ir al numeral 2.2. En caso contrario, el área responsable de la información que generó la

liquidación errónea deberá solicitar la expedición de un nuevo recibo de matrícula que contenga los

valores dejados de cobrar liquidados erróneamente en el recibo de matrícula original. En este

último evento si el deudor es egresado o retirado, radicar el nuevo recibo conforme a lo establecido

en el numeral 1.6. Obligaciones dinerarias de ventas a crédito.

NO: Ir al numeral 2.1.3.

2.1.3 ¿La deuda es por concepto de bienes o servicios prestados en virtud de la relación

académica con la universidad (laboratorio, salud estudiantil, multas de biblioteca

etc.)?

SI: Verificar si en el marco de la normativa interna de la Universidad y en la medida que el sistema

de información académico lo permita, es viable incluir la deuda en el recibo de matrícula del

siguiente periodo académico. Ir al numeral 2.2. En caso contrario, el solicitante deberá gestionar la

inclusión de esta deuda en una cuenta de cobro, caso en el cual deberá remitirse a lo establecido

en el numeral 1 de Obligaciones dinerarias de ventas a crédito.

NO: Ir al numeral 5 de Obligaciones dinerarias por otras causas.

2.2 ¿Es viable incluir la deuda en el recibo de matrícula del siguiente periodo académico?

SI: No procede cobro porque la deuda adquiere nuevamente vigencia. Fin del instructivo.


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NO: Ir al numeral 2.3.

2.3. Gestionar el cobro persuasivo del recibo de matrícula

De acuerdo con el título que presta merito ejecutivo se deben realizar las correspondientes gestiones de cobro y atender lo indicado en el numeral 3.5 de condiciones generales.

Corresponde a las áreas o dependencias contenidos en la tabla 2.1 de Condiciones Generales efectuar las gestiones de cobro persuasivo, atendiendo lo siguiente:

El cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días calendario e iniciara a partir del día

siguiente al vencimiento de la última fecha de pago establecida en el recibo de matrícula. Durante este

lapso, sin que se haya efectuado el pago, se deberá enviar al menos dos (2) comunicaciones por correo

certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor de pago inmediato de la obligación en atención

a su vencimiento, so pena del inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas. En el formato

“Seguimiento gestión de cobro” se dejará constancia de la gestión realizada con los siguientes

soportes:

Correo electrónico: impresión del mensaje enviado con la respectiva constancia de envío. En este caso deberá verificarse que la dirección se encuentre en la hoja de vida del estudiante y se debe dejar constancia del envío del mensaje de datos.

Comunicación en correo certificado: copia de este documento y la guía de envío correspondiente. Ver formato Seguimiento gestión de cobro Ir a Condiciones Generales, numeral 2.1

2.4. Verificar el pago de la obligación

Las áreas o dependencias contenidas en la tabla de clasificación de la cartera, durante la etapa de cobro deberán estar en contacto con el área de tesorería correspondiente para hacer seguimiento al pago de la obligación. Ir a Condiciones Generales, numeral 2.1,

¿La deuda fue cancelada por el deudor?

SI: En caso de pago parcial de la deuda el responsable del cobro persuasivo deberá continuar con esta

gestión respecto al saldo dejado de cancelar, hasta agotar la etapa de cobro persuasivo. Si el pago fue

por el total de la deuda el responsable de la tabla 2.1 de Condiciones Generales hace entrega de los

documentos que evidencian las gestiones de cobro persuasivo al responsable del numeral 4.1 de

condiciones generales para que se proceda a registrar el pago de la obligación por parte de la

respectiva área de tesorería. Fin del instructivo.

Ir al subproceso recaudar y registrar ingresos:



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En caso de Cajas Ir al procedimiento Recaudar por caja (Proceso Tesorería)



NO: Ir al numeral 2.5, Enviar documentación para cobro jurídico

2.5. Enviar documentación para cobro jurídico

Las áreas o dependencias de la tabla de clasificación de la cartera conforme a lo establecido en el

numeral 5.2 de condiciones generales deberán conformar el expediente para su traslado a la oficina

jurídica respectiva. Previo al envío del expediente, debe hacer las siguientes actividades:

Verificar que cuenta con el recibo de matrícula fraccionado.

Verificar que cuenta con los documentos que evidencian las gestiones de cobro persuasivo.

Verificar que cuenta con la respectiva constancia del no pago total de la deuda, expedida por el

respectivo tesorero o quien haga sus veces.

Organizar el expediente con todos los soportes originales o copias auténticas debidamente

organizados y foliados.

Ir a Condiciones Generales, numeral 2.1 Ir a Condiciones Generales, numeral 5.3

3. Obligaciones dinerarias de servidores públicos

3.1. Verificar origen de la deuda

Se debe verificar si el origen de la deuda del servidor público proviene de alguna de las siguientes

causas:

a. Haber percibido sumas de dinero por concepto de salarios o prestaciones sociales, liquidadas de

manera anticipada, que al momento del retiro del servidor público no pueden ser descontadas.

b. Haber recibido sumas de dinero por concepto de honorarios, salarios o prestaciones sociales,

liquidadas erróneamente causando el pago de lo no debido, que deban ser reembolsadas a la

Universidad.

c. Haber incumplido el plazo para legalizar avances y cajas menores otorgadas por la Universidad, que

no puedan descontarse en la nómina por afectar el salario mínimo vital y móvil o que en el momento

del retiro no tengan capacidad de descuento.





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d. Haber recibido pagos hechos en virtud de la relación laboral como salarios, prestaciones, seguridad

social y demás emolumentos que no hayan sido legal o legítimamente causados.

e. Haber adquirido la obligación de reintegrar sumas de dinero por cambios de intensidad horaria, y

pagos salariales sin haber prestado el servicio.

f. Cualquier tipo de obligación determinada o determinable, generada durante la relación laboral.

En caso de identificar que la deuda se origina por alguna de las anteriores causas. Ir al numeral 3.2,

Expedir resolución de declaratoria de deuda De lo contrario Ir al numeral 3.3,

3.2. Expedir resolución de declaratoria de deuda

Para los casos mencionados en el numeral 3.1, los funcionarios competentes (Rector o su delegado en

materia de asuntos de personal académico o administrativo) expedirán resolución de declaratoria de

deuda donde se indique el nombre del servidor público deudor, causa y el monto de la deuda, la cual una

vez en firme se constituye en título que presta mérito ejecutivo.

3.3. ¿La deuda es generada entonces por concepto de servicios de salud del servidor

público deudor?

SI: Verificar si corresponde a las siguientes causales.

Tener saldos pendientes, por concepto de aportes de salud de UNISALUD a quienes no se les haya

efectuado el respectivo descuento.

Saldos pendientes, por concepto de aportes de beneficiarios adicionales de UNISALUD y copagos

correspondientes, a quienes han contraído el compromiso.

Es posible generar cuenta de cobro en contra del deudor, para lo cual se debe remitir al cobro de

Obligaciones dinerarias de ventas a crédito. Ir al numeral 1.


3.4. ¿Entonces, la deuda es generada por concepto de préstamo social otorgado al

servidor público deudor en calidad de afiliado a UNISALUD, que al momento de

su retiro no pueden ser descontada?

SI: Constituir deuda con los siguientes documentos:

a) Constancia expedida por el jefe de nómina o quien haga sus veces, dirigida a UNISALUD, en la que

se indique que el servidor público no tiene capacidad de descuento o no puede producirse el

descuento, indicando los datos de ubicación del último domicilio registrado por el servidor público.

b) Pagaré o documento que respalda la deuda.


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c) Constancia expedida por el jefe de la oficina encargada de otorgar el préstamo social que indique

como mínimo: a) Nombre e identificación completa del servidor público deudor y, b) monto total de la

deuda.

NO: Ir numeral 3.5.

3.5. ¿Finalmente, la deuda es generada por incumplimiento de contratos de comisiones de estudio?

SI: Constituir deuda, para lo cual los funcionarios competentes (Rector o su delegado en materia de

asuntos de personal académico o administrativo) expedirán resolución de declaratoria de deuda donde se

incorpore como deudores al servidor público, a la compañía aseguradora o al codeudor según

corresponda, estableciendo así mismo la causa y el monto de la deuda; resolución que una vez en firme

se constituye en título que presta mérito ejecutivo. La resolución debe ir acompañada de:

a) Documento emitido por la secretaria de sede o secretaría general según corresponda, en el que

conste la firmeza del acto administrativo.

b) Contrato de comisión de estudios en original o copia autentica

c) Póliza o pagaré según corresponda.

NO: Ir al numeral 5. Obligaciones Dinerarias por otras causas

3.6. Gestionar el cobro preventivo y persuasivo de las deudas de servidores públicos.

La gestión de cobro preventivo y persuasivo, según corresponda, estará a cargo de los funcionarios señalados a continuación:

A los jefes de las áreas de Nómina o quienes hagan sus veces en el caso de los literales a, b, d, e del numeral 3.1.

A las Tesorerías a quienes les corresponde la gestión de legalización de avance en el caso del literal c del numeral 3.1.

A las áreas financieras de Unisalud, según corresponda, en el caso de los numerales 3.3 y 3.4.

A la Dirección u oficinas jurídicas lo referente al numeral 3.5.

A las dependencias que gestionaron la constitución o expedición del título ejecutivo en el caso del literal f). del numeral 3.1.

De acuerdo con el título que presta merito ejecutivo se deben realizar las correspondientes gestiones de

cobro y atender lo indicado en el numeral 3.5 de condiciones generales.


3.6.1 ¿La deuda corresponde a los casos enunciados en los numerales 3.1 y 3.5?


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SI: No se gestiona cobro preventivo. La gestión de cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de

sesenta (60) días calendario e inicia a partir a la fecha de firmeza de la respectiva resolución o

acto administrativo, sin que se haya efectuado el pago. Durante este lapso se deberán enviar al

menos dos (2) comunicaciones por correo certificado o por correo electrónico, requiriendo al

deudor el pago inmediato de la obligación en atención a su exigibilidad y recordándole que se

generarán intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago, so pena del inicio de las acciones

de cobro jurídico respectivas. En el formato “Seguimiento gestión de cobro” se dejará

constancia de la gestión realizada con los siguientes soportes:

Correo electrónico: impresión del mensaje enviado con la respectiva constancia de envío. En este caso deberá verificarse que la dirección se encuentre en el expediente administrativo de declaratoria de deuda y se debe dejar constancia del envío del mensaje de datos.

Comunicación en correo certificado: copia de este documento y la guía de envío correspondiente.

Ver formato Seguimiento gestión de cobro

NO: ir al numeral 3.6.2

3.6.2 ¿La deuda corresponde a los casos enunciados en los numerales 3.3 y 3.4?

SI: Se hace el cobro preventivo y persuasivo con base en la información contenida en las bases

de datos de la Universidad o en cualquier documento suministrado por el deudor. Ir al numeral

1.8. Obligaciones dinerarias de ventas a crédito

NO: Ir al numeral 5. Obligaciones Dinerarias por otras causas


Los funcionarios del numeral 3.6 durante la etapa de cobro, deberán estar en contacto con el área de tesorería correspondiente para hacer seguimiento al pago de la obligación.

3.7.1 ¿La deuda fue cancelada por el deudor?

SI: En caso de pago parcial de la deuda el funcionario del numeral 3.6 debe continuar con la

gestión de cobro persuasivo respecto al saldo dejado de cancelar, hasta agotar la etapa de cobro

persuasivo. Si el pago fue por el total de la deuda el funcionario del numeral 3.6 hace entrega de

los documentos que evidencian las gestiones de cobro preventivo y persuasivo al responsable del

numeral 4.1 de condiciones generales para que se proceda a registrar el pago de la obligación

por parte de la respectiva área de tesorería. Fin del instructivo.







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En caso de Recaudo virtual Ir al procedimiento Administrar recaudo virtual (Proceso

Tesorería)

NO: Ir al numeral 3.8, Enviar documentación para cobro jurídico


El funcionario del numeral 3.6 conforme a lo establecido en el numeral 5.2 de condiciones generales

deberá conformar el expediente para su traslado a la oficina jurídica respectiva u oficina de cobranza

externa (si aplica). Previo al envío del expediente, debe hacer las siguientes actividades:

Según el caso que aplique, verificar que la resolución se encuentre debidamente notificada y en

firme; para cuentas de cobro deberá estar debidamente aceptada con sus respectivos soportes de

aceptación; en caso de pagare que se encuentre debidamente firmado y sea exigible.

Verificar que cuenta con los documentos que evidencian las gestiones de cobro preventivo y

persuasivo.





En caso de remitir a la Oficina de cobranza externa contratada por la Universidad, deberá ajustarse

el expediente a lo dispuesto en las respectivas condiciones del contrato.


4. Obligaciones dinerarias generadas en virtud de contratos o convenios

4.1. Verificar origen de la deuda

Cuando la deuda se origine por reembolso de anticipos, devolución de recursos desembolsados en

exceso, incumplimiento del contratista o saldos a favor de la Universidad y exista acuerdo entre las partes

en el trámite de liquidación, se deberá suscribir acta de liquidación en el que consten los saldos a favor

de la Universidad. Una vez suscrita el acta de liquidación en donde se reconozcan dichos saldos, éste

documento prestará mérito ejecutivo.

En caso contrario, de no existir acuerdo entre las partes, el delegado de la función contractual según el

manual de convenios y contratos vigente, deberá expedir resolución en la que se declare la deuda y se




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establezca su monto, afectando las garantías que hubiere lugar, resolución que una vez en firme prestará

mérito ejecutivo.

4.2. Gestionar el cobro preventivo y persuasivo de las deudas generadas en virtud de

contratos o convenios

Las gestiones de cobro se realizarán respecto de las obligaciones dinerarias de las personas naturales o jurídicas que hayan suscrito acuerdos de voluntades con la Universidad como contratante.

Se debe verificar el tipo de título constituido para proceder a la gestión de cobro. Corresponde a los supervisores o interventores, según sea el caso, efectuar la gestión de cobro preventivo o persuasivo.

De acuerdo con el título que presta merito ejecutivo se deben realizar las correspondientes gestiones de

cobro y atender lo indicado en el numeral 3.5 de condiciones generales


4.2.1. ¿El título corresponde a Acta de liquidación por mutuo acuerdo?

SI: Se hace el cobro preventivo y persuasivo con base en la información contenida en el

expediente contractual o en cualquier documento suministrado por el deudor. Ir al numeral 1.8.

Obligaciones dinerarias de ventas a crédito

NO: Ir al numeral 4.2.2.

4.2.2. ¿El título corresponde a una resolución de declaratoria de deuda o liquidación

Unilateral?

SI: No se gestiona cobro preventivo. La gestión de cobro persuasivo se efectuara tanto al deudor

como a la compañía aseguradora (si aplica) y tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días

calendario e inicia a partir a la fecha de firmeza de la respectiva resolución o acto administrativo,

sin que se haya efectuado el pago. Durante este lapso se deberán enviar al menos dos (2)

comunicaciones por correo certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor y/o a la

compañía aseguradora, el pago inmediato de la obligación en atención a su exigibilidad y

recordándoles que se generarán intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago, so pena del

inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas. En el formato “Seguimiento gestión de

cobro” se dejará constancia de la gestión realizada con los siguientes soportes:


Comunicación en correo certificado: copia de este documento y la guía de envío


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correspondiente


NO: Ir al numeral 5, Obligaciones Dinerarias por otras causas


Los supervisores o interventores durante la etapa de cobro, deberán estar en contacto con el área de tesorería correspondiente para hacer seguimiento al pago de la obligación.

4.3.1. ¿La deuda fue cancelada por el deudor?

SI: En caso de pago parcial de la deuda el supervisor o interventor debe continuar con la gestión

de cobro persuasivo respecto al saldo dejado de cancelar, hasta agotar la etapa de cobro

persuasivo. Si el pago fue por el total de la deuda el supervisor o interventor hace entrega de los

documentos que evidencian las gestiones de cobro preventivo y persuasivo al responsable del

numeral 4.1 de condiciones generales para que se proceda a registrar el pago de la obligación

por parte de la respectiva área de tesorería. Fin del instructivo.




Tesorería)

NO: Ir al numeral 4.4


El supervisor o interventor conforme a lo establecido en el numeral 5.2 de condiciones generales deberá

conformar el expediente para su traslado a la oficina jurídica respectiva u oficina de cobranza externa (si

aplica). Previo al envío del expediente, debe hacer las siguientes actividades:

Según el caso que aplique, verificar que la resolución se encuentre debidamente notificada y en firme;

para actas de liquidación deberá estar debidamente firmada.

Verificar que se cuente con el original de la póliza (cuando aplique).

Verificar que cuenta con los documentos que evidencian las gestiones de cobro preventivo (cuando

aplique) y persuasivo.







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En caso de remitir a la Oficina de cobranza externa contratada por la Universidad, deberá ajustarse el

expediente a lo dispuesto en las respectivas condiciones del contrato.

Ir al numeral 5.2, Condiciones Generales.

5. Obligaciones Dinerarias por otras causas

5.1. Generar deudas por otras causas

Corresponde a aquellas deudas generadas por estudiantes activos, retirados, egresados, servidores públicos, contratistas y demás personas naturales o jurídicas a quienes les han sido pagadas sumas de dinero sin tener derecho a ello ya sea porque el pago se hizo a una persona diferente al acreedor, porque se pagó algo que en realidad no se debía o porque se entregaron mayores valores no definidos en la ley, el reglamento o acuerdo de voluntades y no efectuaron la devolución inmediata de los recursos girados.

Para constituir el título ejecutivo, el funcionario competente (Rector o su delegado conforme a la normativa interna de la Universidad) deberá expedir resolución de declaratoria de deuda donde se indique el nombre del deudor, causa y el monto de la deuda, la cual una vez en firme se constituye en título que presta mérito ejecutivo y el responsable de gestionar su emisión, ver tabla 3.1 de Condiciones Generales, deberá atender lo indicado en el numeral 3.5 de condiciones generales.

5.2. Gestionar el cobro persuasivo

De acuerdo con el título que presta merito ejecutivo se deben realizar las correspondientes gestiones de cobro y atender lo indicado en el numeral 3.5 de condiciones generales.

Corresponde a los jefes de las dependencias y/o funcionarios responsables contenidos en la tabla 2.1 de Condiciones Generales efectuar las gestiones de cobro persuasivo, atendiendo lo siguiente:

La gestión de cobro persuasivo tendrá un plazo máximo de sesenta (60) días calendario e inicia a partir

del día siguiente de la fecha de firmeza de la respectiva resolución o acto administrativo, sin que se haya

efectuado el pago. Durante este lapso se deberán enviar al menos dos (2) comunicaciones por correo

certificado o por correo electrónico, requiriendo al deudor el pago inmediato de la obligación en atención

a su exigibilidad y recordándole que se generarán intereses moratorios hasta la fecha efectiva de pago,

so pena del inicio de las acciones de cobro jurídico respectivas. En el formato “Seguimiento gestión de

cobro” se dejará constancia de la gestión realizada con los siguientes soportes:


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Comunicación en correo certificado: copia de este documento y la guía de envío correspondiente.



Los funcionarios de la tabla de clasificación de la cartera durante la etapa de cobro, deberán estar en contacto con el área de tesorería correspondiente para hacer seguimiento al pago de la obligación.



SI: En caso de pago parcial de la deuda el funcionario del numeral 3.6 debe continuar con la

gestión de cobro persuasivo respecto al saldo dejado de cancelar, hasta agotar la etapa de cobro

persuasivo. Si el pago fue por el total de la deuda el funcionario de la tabla de clasificación de la

cartera hace entrega de los documentos que evidencian las gestiones de cobro persuasivo al

responsable del numeral 4.1 de condiciones generales para que se proceda a registrar el pago de

la obligación por parte de la respectiva área de tesorería. Fin del instructivo.




Tesorería)






El funcionario de la tabla de clasificación de la cartera conforme a lo establecido en el numeral 5.2 de

condiciones generales deberá conformar el expediente para su traslado a la oficina jurídica respectiva.

Previo al envío del expediente, debe hacer las siguientes actividades:







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Verificar que la resolución se encuentre debidamente notificada y en firme.









6. Obligaciones dinerarias de sanciones disciplinarias de funcionarios desvinculados

6.1. Verificar el tipo de sanción disciplinaria

Se deben verificar que la deuda corresponde a lo indicado en el numeral 5.1 de Condiciones Generales


6.1.1 ¿La sanción disciplinaria es de multa?

SI: Se remite a la Dirección u oficina jurídica competente para el inicio de cobro Coactivo.

NO: ir al numeral 6.2.

6.2. Tramitar la conversión de suspensión a multa

Para la conversión se hace necesario surtir las siguientes etapas:

a. Una vez en firme la sanción de suspensión, la Oficina de Control Disciplinario Interno, la Secretaría de Sede o la Secretaría General, según corresponda, enviará a la respectiva área de nómina copia del fallo y del documento emitido por el área notificadora en el que conste la fecha a partir de la cual ha quedado ejecutoriado.

b. El área de nómina deberá verificar que el sancionado ya no se encuentra vinculado a la Universidad, y en la medida de lo posible verificará que el sancionado no se encuentra vinculado en otra entidad del estado. El área de nómina elaborará un oficio, con destino al nominador, con la liquidación del valor


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correspondiente a la conversión de la suspensión en multa, con el fin de que éste de traslado de la misma al sancionado para que se pronuncie en el término de cinco (5) días hábiles contados a partir del envío de la comunicación.

c. Una vez cumplido este plazo, el nominador procederá a elaborar la resolución de ejecución que contendrá la liquidación definitiva de la deuda hecha por el área de nómina. En esta resolución se resolverá, si es el caso, el pronunciamiento del sancionado.

d. El área de nómina comunicará al sancionado la resolución de ejecución para efectos de cancelar la multa en un plazo máximo de treinta (30) días calendario contados a partir del recibo de la comunicación.

e. El área de nómina deberá atender lo indicado en el numeral 3.5 de condiciones generales.



El área de nómina durante la etapa de cobro deberá estar en contacto con el área de tesorería correspondiente para hacer seguimiento al pago de la obligación.

6.3.1 ¿La deuda fue cancelada por el deudor a partir del recibo de la comunicación de la resolución de ejecución? SI: En caso de pago parcial de la deuda el área de nómina debe esperar el agotamiento de los treinta

(30) días calendario para verificar el pago del saldo restante. En caso de constatar el no pago ir al

numeral 6.4. Si el pago fue por el total de la deuda el área de nómina hace entrega de los documentos

para registrar el pago de la obligación por parte de la respectiva área de tesorería. Fin del instructivo.






El área de nómina conforme a lo establecido en el numeral 5.2 de condiciones generales deberá conformar el expediente para su traslado a la Oficina Jurídica respectiva. Previo al envío del expediente, debe verificar que cuenta con todos los soportes originales o copias auténticas de las actuaciones desarrolladas en el numeral 6.2. Ir a Condiciones Generales, numeral 5.2






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7. Obligaciones dinerarias de cuotas partes pensionales

7.1. Constituir cuenta de cobro de cuotas partes pensionales

El Fondo Pensional elaborará la cuenta de cobro dirigida a la entidad deudora, una vez reunidas las

siguientes condiciones, para constituir el título ejecutivo complejo:

a. Acto administrativo en firme contentivo del reconocimiento de la prestación económica o pensión de

sobrevivientes, proferido por el Fondo Pensional (antes Caja de Previsión Social) donde se haya

aplicado la figura de la cuota parte pensional y demás actos que lo modifiquen.

b. Oficio de aceptación de la cuota parte pensional proferido por la entidad contribuyente u oficio de

consulta para constituir el silencio administrativo positivo.

c. Acto administrativo donde conste el retiro del servicio o documento donde conste la fecha de

inclusión en nómina de pensionados.

d. Liquidación individual, histórica y detallada, y liquidación consolidada de los valores adeudados por

la entidad concurrente por concepto de cuotas partes pensionales, reflejando los pagos efectuados

si a ello hubiere lugar y diferenciando el valor causado por concepto de intereses DTF.

e. Certificar el pago oportuno de las mesadas pensionales a la fecha de corte de la cuenta de cobro.

7.2. Gestionar cobro persuasivo

De acuerdo con el título que presta merito ejecutivo se deben realizar las correspondientes gestiones de cobro y atender lo indicado en el numeral 3.5 de condiciones generales El procedimiento de cobro persuasivo de cuotas partes pensionales inicia con la radicación de la cuenta de cobro y deberá agotarse en un término máximo de seis (6) meses, contado a partir de dicha fecha. El Director del Fondo pensional o quien haga sus veces deberá realizar la gestión de cobro persuasivo conforme a los siguientes lineamientos:

7.2.1. Radicar cuenta de cobro en la entidad deudora

El Director del Fondo pensional o quien haga sus veces debe radicar la cuenta de cobro ante la entidad deudora con los siguientes documentos:

a. Copia del acto administrativo de reconocimiento de la prestación económica, donde se especifique la

asignación de cuotas partes, y los que lo modifiquen.


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b. Copia de la constancia de aceptación de la cuota parte pensional por parte de la entidad contribuyente o copia del oficio de consulta de la cuota parte pensional en el caso de haber operado el silencio administrativo positivo.

c. Copia del acto administrativo donde conste el retiro del servicio o documento donde conste la fecha de inclusión en nómina de pensionados

d. Copia del Registro Civil de Nacimiento o partida de bautismo según corresponda. e. Tratándose de pensión de sobrevivientes, se anexará copia del acto administrativo respectivo, copia

del documento de identidad de los beneficiarios de la pensión de sobrevivientes y copia el registro civil de defunción del causante.

f. Liquidación individual, histórica y detallada, y liquidación consolidada de los valores adeudados por la entidad concurrente por concepto de cuotas partes pensionales, reflejando los pagos efectuados si a ello hubiere lugar y diferenciando el valor causado por concepto de intereses DTF.

g. Certificación del pago oportuno de las mesadas pensionales a la fecha de corte de la cuenta de cobro.

La entrega de la cuenta de cobro se acreditará mediante la respectiva constancia de radicación o guía de correo certificado. De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto 019 de 2012, cuando los documentos señalados en los literales a), b), c), d) y e) reposen en la entidad deudora, no será necesario su envío, salvo solicitud expresa por parte de dicha entidad

7.2.2. Hacer seguimiento a la obligación

El Director del Fondo pensional o quien haga sus veces debe estar atento a la respuesta dada por la entidad deudora a la cuenta de cobro radicada, en un plazo de treinta (30) días contados a partir de la fecha de su recibido.

7.2.2.1. ¿La entidad deudora requiere un plazo adicional para el estudio de la procedencia del pago de la cuota parte pensional?

SI: El Fondo Pensional podrá conceder un término adicional no mayor a treinta (30) días, atendiendo el número de pensionados y las circunstancias particulares de cada caso. No: Ir al numeral 7.2.2.2.

7.2.2.2. ¿La entidad deudora objeta la cuenta de cobro por interpretación normativa, falta de documentación o inconsistencias en la liquidación?

Sí: El Fondo Pensional procederá a resolver de fondo las objeciones, indicando que el plazo máximo para el pago de la obligación será de treinta (30) días a partir del recibo de la respuesta a las objeciones. No: Ir al numeral 7.2.2.3.

7.2.2.3. ¿La entidad deudora acepta expresamente la cuenta de cobro?

Sí: Verificar pago de la cuenta de cobro por parte de la entidad deudora


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No: Ir al numeral 7.2.3

7.2.3. Efectuar único requerimiento

Vencido el término de treinta (30) días sin que exista pronunciamiento por parte de la entidad deudora, se procederá a efectuar un único requerimiento, solicitando el pago de la obligación dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de recibo del mismo, informándole que vencido dicho plazo se dará inicio al cobro coactivo de la obligación.


El Director del Fondo pensional o quien haga sus veces durante la etapa de cobro deberá estar en contacto con el área de tesorería para hacer seguimiento al pago de la obligación.


SI: En caso de pago parcial de la deuda el Director del Fondo pensional o quien haga sus veces

debe continuar con la gestión de cobro persuasivo respecto al saldo dejado de cancelar, hasta

agotar la etapa de cobro persuasivo. Si el pago fue por el total de la deuda el Director del Fondo

pensional o quien haga sus veces hace entrega de los documentos que evidencian las gestiones

de cobro persuasivo para registrar el pago de la obligación por parte de la respectiva área de

tesorería. Fin del instructivo




Tesorería)



El Director del Fondo pensional o quien haga sus veces conforme a lo establecido en el numeral 5.2 de

condiciones generales deberá conformar el expediente para su traslado a la Dirección Jurídica Nacional

Previo al envío del expediente, debe hacer las siguientes actividades:









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Fin del Instructivo

ELABORÓ María Elvira García Luis Alberto Quintero Cielo Jazmín Murcia Moreno

REVISÓ

Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Fernanda Forero Siabato, Cielo Murcia Moreno

APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro

CARGO

Jefe División Nacional de Tesorería Asesor Jurídico y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

CARGO

Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Asesora y contratista de Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo

FECHA Agosto 26 de 2014 FECHA Septiembre 5 de 2014 FECHA Septiembre 15 de 2014

instructivo: clasificaciÓn de la cartera, tipos de

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