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INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ, VIGENCIA 2012

Tunja, 10 de julio de 2013.

JOSE ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

Integrantes comisión de auditoria:

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora - Contratista

DEISY DAYANA CAÑON BUITRAGO Pasante Contaduría Universidad Santo Tomás

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

El Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD

REGULAR A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ, VIGENCIA FISCAL 2012.

Elaboró: Equipo Auditor Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 3 de 49

Página web: www.contraloriatunja.gov.co Email: [email protected] Carrera 10 Nº 15-76 Telefax: 7441843

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4

1. DICTAMEN INTEGRAL ........................................................................................................... 5

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. ........................................................................ 6

1.1.1 Control de Gestión .......................................................................................................... 7

1.1.2 Control de Resultados ................................................................................................ 7

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal ............................................................................. 8

1.2 Alcance de la auditoría ........................................................................................................ 9

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ..................................................................................... 11

2.1. Concepto sobre Revisión de la Cuenta .............................................................................. 11

2.2. Análisis de la información financiera ................................................................................ 12

3. EVALUACION DE GESTION ............................................................................................ 24

3.1. Presupuesto 2012 .......................................................................................................... 26

3.2. Contratación Administrativa, vigencia 2012. .................................................................... 29

3.5. Evaluación Seguimiento Plan de Mejoramiento ............................................................... 42

4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS .................................................................................. 48







INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993 y en cumplimiento de su Plan General de Auditorias 2013, Incluyó la Auditoria Gubernamental, Modalidad Regular a la Institución Educativa SILVINO RODRIGUEZ DE TUNJA, vigencia 2012, con el fin de evaluar los resultados de la gestión administrativa y misional y el cumplimiento de las normas y demás disposiciones legales vigentes aplicables en los diferentes procesos de la administración.

Para ejercer esta labor la Contraloría Municipal de Tunja adoptó la Guía de Auditoría Territorial “GAT”, que contiene la metodología que unifica criterios y conceptos para el ejercicio del proceso Auditor en cada una de las fases de planeación, ejecución e informe, con el apoyo de la Contadora NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA, como Contratista y por la pasante de la Universidad Santo Tomás de Tunja DEISY DAYANA CAÑON BUITRAGO. El representante legal de la Institución Educativa, licenciado OMAR SANDOVAL FONSECA, rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia 2012, dentro de los plazos previstos en la Resolución No. 020 de 2011, emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. Con la notificación del memorando de asignación y la información rendida en la cuenta se inicia la auditoría que incluye, la elaboración del plan de trabajo dentro de la cual se realiza la revisión de la cuenta, que es la base de la selectividad para el examen; se ejecutó el trabajo recopilando y revisando documentación que servirá de evidencia y prueba que soporta la evaluación financiera, de la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento, acto seguido se opinará sobre los Estados Financieros y se conceptuará sobre la gestión para determinar si se fenecen o no las cuentas, por último la elaboración del respectivo informe preliminar y posteriores actuaciones propias del proceso auditor y si es del caso del orden jurídico. Los estudios y análisis son debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.







1. DICTAMEN INTEGRAL

Licenciado OMAR SANDOVAL FONSECA Rector Institución Educativa Silvino Rodríguez Ciudad

La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular a la INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre de la vigencia 2012, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo periodo y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables; así como el Sistema de Control Interno y cumplimiento al plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la Institución Educativa Silvino Rodríguez, el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja; la responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, la opinión sobre los estados financieros y el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Institución Educativa. El licenciado Omar Sandoval Fonseca, rindió la cuenta anual consolidada de las vigencia fiscal 2012, dentro del plazo previstos en la resolución No. 020 de fecha 31 de enero de 2011 de la Contraloría Municipal de Tunja. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental, prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen con base en pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de los







Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno, los cuales se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja. La auditoría incluyó el examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento, los cuales se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. Con base en la calificación total de 92.5 puntos, sobre la Evaluación de la Gestión Fiscal y Resultados, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Institución Educativa “Silvino Rodríguez” de Tunja, por la vigencia fiscal 2012.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD

VIGENCIA

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 87.0 0.5 43.5

2. Control de Resultados 100.0 0.3 30.0

3. Control Financiero 95.0 0.2 19.0

Calificación total 1.00 92.5

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nohora C. Buitrago V.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:







1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 86.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nohora C. Buitrago V.

En la anterior tabla se observa que la calificación más baja la obtuvo el Plan de Mejoramiento, esto obedece a que no presentaron ningún informe de avance de acuerdo a la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011. 1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 100 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

EVALUACIÓN FACTORES

TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN

ENTIDAD INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRIGUEZ VIGENCIA

Factores Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 100.0 0.20 20.0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta

87.5 0.20 17.5

4. Legalidad 83.2 0.20 16.6

5. Plan de Mejoramiento 74.0 0.20 14.8

6. Control Fiscal Interno 90.2 0.20 18.0


Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable







Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nohora C. Buitrago Vega 1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 95.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 100.0 0.70 70.0

2. Gestión presupuestal 83.3 0.10 8.3

3. Gestión financiera 83.3 0.20 16.7


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto



Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nohora Buitrago

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

ENTIDAD INSTITUCION EDUCATIVA SILVINO RODRIGUEZ

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificació

n Total

1. Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos.

100.0 1.00 100.0


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto









1.2 Alcance de la auditoría

La Auditoría realizada a la Institución Educativa SILVINO RODRIGUEZ DE TUNJA, tuvo el siguiente alcance:

Presupuesto: Para la vigencia fiscal 2012 el Presupuesto de la Institución Silvino Rodríguez de Tunja, fue de $535.334.959.00; se realizó verificación de las modificaciones con los respectivos actos administrativos que los soportan; se realizó comparativo de las ejecuciones de los años 2012 y 2011, con el ánimo de establecer las diferencias más significativas para su posterior análisis en CDP y Registro, y la concordancia con la ley Orgánica del presupuesto.

Contratación: De acuerdo a la información reportada por la Institución Educativa Silvino Rodríguez, dentro de la cuenta anual consolidada rendida a través del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta -SERECT- en la vigencia fiscal 2012, se celebraron 98 contratos por valor de $334.080.245 de los cuales se seleccionó una muestra de treinta (30) contratos por valor de $258.387.736, con los contratos que superaban los $5.000.000 de cuantía; la muestra tomada representa el 77.34% del valor total contratado.

Evaluación Financiera Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de Auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución Educativa; donde se ejecutaron algunas de las actividades contratadas. Dichas actuaciones soportan las acciones que la entidad llevó a cabo durante el período auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. En relación a la línea de auditoría Financiera se obtuvo la siguiente documentación: órdenes de pago de los meses de octubre, noviembre y diciembre, Libros de contabilidad, Ejecución presupuestal de Ingresos y egresos, conciliaciones bancarias, Resoluciones, Estados Financieros, actos administrativo en la cual se constituyeron las cuentas por pagar, conciliación bancaria.

Revisión de la Cuenta: En cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 020 de 2011 emanada de la Contraloría Municipal de Tunja, la Institución Educativa SILVINO RODRIGUEZ rindió dentro del término la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control y fueron analizados dentro de la etapa de planeación.

Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público: Mediante resolución número No. 043 del 03 de diciembre de 2008, se disponen medidas de austeridad del gastos, en aplicación del Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, en los conceptos de restringir los contratos de prestación de servicios con personas naturales o







jurídicas solo cuando no existe a personal de planta, restricción del gasto con relación al pacto de remuneración para el pago de servicios personales calificados con personas naturales o jurídicas, restricción del gasto en materia de publicidad y publicaciones, y restricción del gasto en relación a los servicios administrativos. En la vigencia 2012 la Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, rindió trimestralmente el informe sobre Austeridad y Eficiencia del gasto público sobre servicios se acueducto, servicio de energía, servicio de telefonía, Honorarios profesionales, Impresos y Publicaciones. Es de aclarar que esta información debe ser registrada mes a mes, según lo establecido en la resolución No. 020 de enero de 2011 emanada por la Contraloría municipal de Tunja.

Sistema de Control Interno de Gestión: La Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, con resolución No 003 del 20 de enero de 2012 crea el comité de control interno de gestión, conformado por 1 coordinador, un (1) representante de los docentes, uno (1) representante de los administrativos, un (1) representante de la parte de suministros, una secretaria y el encargado de control interno contable.

Evaluación Seguimiento Plan de Mejoramiento: La institución educativa SILVINO RODRIGUEA DE TUNJA, firmó plan de mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la vigencia 2011, conformado por 25 observaciones, en el que se plasmó el tiempo necesario para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento. No se evidenció que se presentaran avances de mejoramiento, no obstante se hizo un análisis de acuerdo a la auditoría realizada en esta vigencia, los cuales se hará las observaciones pertinentes en el cuerpo del informe.

HERNANDO FARFAN RUBIANO NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditora Fiscal (C.) Contadora TP 97347-T







2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1. Concepto sobre Revisión de la Cuenta

La Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución No. 020 de Enero 31 de 2011 reglamentó la rendición y revisión de la cuenta anual consolidada de los sujetos de control. El artículo 6º de dicha resolución define Rendición de Cuenta como el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 020 de 2011, la Institución Educativa SILVINO RODRIGUEZ, rindió la cuenta el día 27 de febrero de 2012 a las 19.45. Al hacer la revisión se evidencias las siguientes observaciones:

El Formato F07 en su anexo Relación de pagos, se observan mal los datos de la suma giro neto en el mes de noviembre, de igual forma no cumple con lo establecido en la resolución No. 020, no se llenan todas las columnas, imposibilitando hacer el cruce con contabilidad y creando confusión, no se observa cuáles fueron los pagos que quedaron pendiente en la vigencia anterior y qué se están pagado en esta vigencia.

El Formato F20- Contratación. En algunos contratos no guarda concordancia el valor del registro presupuestal dado con el relacionado en la columna.

Observación No. 1

- El anexo al formato F7 relación de pagos, no cumple con lo establecido en la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011.

- De igual forma el formato F-20, el valor del registro presupuestal no guarda concordancia con el valor del registro real.

De no allegar los documentos soportes que desvirtúen esta observación se configurar hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

- En la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, no hay ningún ítem que establezca como se debe diligenciar la relación de pagos. Además llevamos dos años entregando la cuenta consolidada en la plataforma SIA y a la fecha no nos habían efectuado ninguna observación en el lleno de requisitos en la relación de pagos, además está efectuada correctamente, ya que contiene los ítems suficientes y claros con los valores brutos de descuentos y el valor neto girado después de descuentos.







- Con relación a la observación del formato F-20 me permito asumir la responsabilidad ya que por error de digitación quedó mal el registro real, se tomará para el plan de mejoramiento a partir del mes de agosto de 2013.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta en cuanto a que en la Resolución No. 020 de 2011 no hay lineamiento para diligenciar la relación de pagos, pero si se debe tener en cuenta que estas sumas sean coherentes; un ejemplo claro es el de los valores de la relación del mes de noviembre donde se indica que el valor del giro es $85.141.585 menos descuentos de rete Iva $1.200.452, rete fuente $625.232, Reteica $203.653 y que se giró un neto de $23.256.332. -Con relación a la observación del formato de contratación se debe tener cuidado al diligenciarlo para evitar confusiones. Por lo anterior NO SE LEVANTA lo observado y se configura un hallazgo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.2. Análisis de la información financiera 2.1.1. Alcance de la Auditoria. Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de Auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución Educativa; donde se ejecutaron algunas de las actividades contratadas. Dichas actuaciones soportan las acciones que la entidad llevó a cabo durante el período auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.

Se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estado de Planeación y Presupuesto y Notas a los Estados Contables

Se auditaron las órdenes de pago de los meses de octubre, noviembre y diciembre de la vigencia 2012.

Se verificaron los libros auxiliares, principales de contabilidad, se verificaron conciliaciones bancarias, y relación de inventario de almacén.

Los criterios con los cuales se estableció las cuentas de alto impacto a auditar fue el análisis Horizontal:

RESULTADOS DE LA AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS INDIVIDUALES

VERIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2011 Y 2012







DESCRIPCIÓN 2012 2011 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

ACTIVOS

499.616.106.00 286.697.305.00

212.918.801.0

0

74.27%

PASIVOS

19.339.506.00 52.135.645.00

(32.796.139.0

0) -62.91%

PATRIMONIO

480.276.600.0 234.561.660.00

245.714.940.0

0

104.75%

Activos: Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad obtenida como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad: Se observa que para la vigencia 2012 el activo aumento en un 74.27% respecto a la vigencia 2011, las cuentas que presentaron un aumento significativo corresponde a propiedad planta y equipo, seguida de otros activos y deudores, esto obedece a que la Institución Educativa depuró todo de los inventarios e incluyó en sus estados financiero. Pasivo: Es donde se agrupan las cuentas que reflejan las obligaciones y compromisos con terceros de la Institución Silvino Rodríguez de Tunja, de su función administrativa. En la vigencia 2012 disminuyó en un 62.91% con respecto al 2011, esto obedece a que las Cuentas por Pagar disminuyeron en $32.796.139; en esta vigencia no se presentaron dificultades de pago por parte de tesorería. Patrimonio: Incluye los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función del cometido estatal. Se evidencia un aumento en 104.75%, esto obedece a que la Institución Educativa avaluó sus inventarios y los actualizo al 31 de diciembre de 2012. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL Es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones del cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado.

-

50,000,000.00

100,000,000.00

150,000,000.00

200,000,000.00

250,000,000.00

300,000,000.00

350,000,000.00

400,000,000.00

450,000,000.00

500,000,000.00

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

2011

2012







DESCRIPCIÓN 2012 2011 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

INGRESOS 440.461.998.00 429.449.623.00 11.012.375.00 2.56%

GASTOS Y COSTOS 398.877.164.00 391.056.517.00 7.820.647.00 2.00%

Ingresos: se observa un incremento del 2.56% que corresponde a la cuenta 44 transferencias, esto obedece a la mayor cobertura de la población estudiantil. Gastos y Costos: se evidencia un aumento de 2.00% con respecto a la vigencia anterior, éstos subieron debido a la mayor cobertura de estudiantes, de igual forma se ejecutaron más recursos. De acuerdo a la revisión a los Estados Financieros de la Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, la cual es posterior y selectivo en concordancia con la Constitución y la ley, se obtuvo las siguientes observaciones en las diferentes cuentas auditadas así: CUENTA 4, INGRESOS En el cotejo de las cifras reflejadas en el Balance y en el presupuesto de ingresos, se observa lo siguiente: RECAUDOS PRESUPUESTO 2012

526.258.059.00

MENOS CUENTAS POR COBRAR(presupuesto)211 1.190.100.00

MENOS RECURSOS DEL BALANCE (Bancos)2011 88.045.713.00

MENOS OTROS RECURSDOS DDE CAPITAL 4.009.600.00

INGRESOS CONTABILIDAD 440.461.998.00

CUENTAS POR COBRAR CAUSADAS EN CONTABILIDAD 2011

0

CUENTAS POR COBRAR CAUSADAS EN CONTABILIDAD 2012

2.244.800.00

Extraordinarios 5.199.700.00

Aprovechamientos. 4.852.00

SUMAS IGUALES 433.012.646.00 433.012.646.00

Al comparar los estados financieros con presupuesto y con la relación de ingresos se observa que no hay diferencia alguna.

CUENTA 5, EGRESOS En esta se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad susceptibles de reducir el patrimonio durante el periodo contable bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo. Se compararon los estados financieros con la relación de egresos suministrado por la Institución educativa de la vigencia 2012:







PAGOS SEGÚN RELACION

470.642.367.00

MENOS CUENTAS POR PAGAR 2011 CAUSADAS EN EL 2011 Y PAGAS EN 2012.

49.150.402.00

CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5 Y COSTOS 6

398.877.164.00 MENOS CUENTAS POR PAGAR 2012 CAUSADAS EN 2012.

12.314.378.00

MAS CTA 1670 12.605.000.00

MAS CTE 1655 11.327.080.00

MAS 1665 8.348.000.00

SUMAS IGUALES 421.491.965.00 418.842.866.00

En el cuadro anterior se observa una diferencia de $2.649.099 entre la relación de egresos suministrada por la Institución Educativa y las cuentas que afectaron estos egresos.

Observación No. 2

Se observa una diferencia de $2.649.099 entre la relación de egresos y las cuentas afectadas contablemente, en la vigencia 2012. De no allegar la documentación y la explicación a la observación se configurará un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Con relación al cuadro establecido en el cuerpo del informe el cual presenta una diferencia de $2.649.099 le manifiesto que empezando por el total de pagos según relación de egresos este valor no es correcto ya que la suma total de la relación de egresos valor bruto sin descuentos es de $496.379.627 pesos, igualmente el valor de las cuentas por pagar correcto es de $50.277.402, con relación a los valores de las cuentas del activo no cuadra con lo que se compra. Teniendo en cuenta que se efectuó depuración de inventarios, por esta razón el cuadro en mención quedo mal elaborado; los soportes se pueden verificar en la misma relación de pagos subida a plataforma SIA. Se solicita se levante la observación ya que no hay lugar a ello.

DECISION DE LA CONTRALORIA: No se acepta la respuesta en cuanto a que el valor pagado en el año 2012 y que se causó en el 2011 es de $50.277.402, por cuanto lo que se evidencia en los libros auxiliares corresponde a $49.150.402, de igual forma nos damos cuenta que en la relación de pagos no se establece si es una cuenta por pagar o es de la vigencia actual, por lo anterior se dificulta hacer estos cruces contables. No obstante se verificaron los libros auxiliares con presupuesto y no se evidencia ninguna diferencia. Teniendo en cuenta que en la observación No. 1 se configuró como hallazgo administrativo, en cuanto a que la relación de egresos no es clara, SE LEVANTA LO OBSERVADO EN CUANTO A LA DIFERENCIA.







CUENTAS DEL ACTIVO: CAJA MENOR: Mediante resolución No. 06 del 31 de enero de 2012 se autorizó la constitución de la caja menor por valor de $5.000.000 y su manejo es autorizado al almacenista de la Institución, de los cuales se efectuaron tres desembolsos así:

Se gira un valor de $500.000 de los cuales se gasta un valor de $364.600 los cuales se legalizaron el 18 de septiembre de 2012.

Se gira un valor de $500.000 y un saldo que tenia de $135.400 para una caja definitiva a la fecha de $635.400, de éstos se ejecuta un valor de $369.800.

Se gira un valor de $234.400 más un saldo anterior $265.600 para una caja menor de $500.000, de éstos se ejecutó el total de la caja, según recibos adjuntos. Se observa que la institución educativa Silvino Rodríguez, cumple con las normas establecidas para su manejo.

BANCOS: Representa el valor de los fondos disponibles depositados en Instituciones Financieras. La Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, maneja sus recursos en dos cuentas corrientes en el banco de Bogotá, distribuidas una para recursos propios y otra para recursos del Sistema General de Participaciones, de las cuales se evidencia lo siguiente:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRIGUEZ 2012 ELABORO: NOHORA CECILIA BUITRAGO Y DEISY DAYANA

CAÑÓN BUITRAGO

Mes No. De Cuenta

Tipo de Cuenta

Entidad Bancaria

Saldo s/g Extracto

Cheques pendientes *

cobrar

Saldo S/g Libros CMT

Saldo Libros Auxiliares I.E

Diferencia

Enero 585065915 Corriente

Banco Bogotá

77,883,847.50

14,937,095.00

101,840,767.90

102,524,767.90 -684,000

585065923 Corriente Banco Bogotá

44,379,035.40

5,485,020.00

Febrero 585065915 Corriente

Banco Bogotá

63,240,640.50

239,888.00

307,337,385.90

307,337,385.90 0


250,256,111.40

5,919,478.00

Marzo 585065915 Corriente

Banco Bogotá

72,748,840.50

239,888.00

328,146,875.90

328,146,875.90 0


257,781,423.40

2,143,500.00

Abril 585065915 Corriente

Banco Bogotá

77,874,220.50

239,888.00

336,036,181.90

336,036,181.90

0








259,326,727.40

924,878.00

Mayo 585065915 Corriente

Banco Bogotá

112,475,470.50

1,076,766.00

378,581,357.90

378,581,357.90 0


267,222,653.40 40,000.00

Junio 585065915 Corriente

Banco Bogotá

103,085,744.50

15,685,183.00

261,979,643.90

261,979,643.90 0


183,237,871.40

8,658,789.00

Julio 585065915 Corriente

Banco Bogotá

81,932,239.50

229,888.00

208,737,558.90

208,737,558.90 0


147,570,526.40

20,535,319.00

Agosto 585065915 Corriente

Banco Bogotá

95,877,599.50

229,888.00

196,678,336.90

196,678,336.90 0


104,967,403.40

3,936,778.00

Septiembre 585065915 Corriente

Banco Bogotá

169,055,473.50

229,888.00

275,749,130.90

275,749,130.90 0


110,450,323.40

3,526,778.00

Octubre 585065915 Corriente

Banco Bogotá

137,691,480.50

229,888.00

208,046,400.90

208,046,400.90 0


79,004,561.40

8,419,753.00

Noviembre 585065915 Corriente

Banco Bogotá

114,777,367.50

2,379,138.00

139,519,492.90

139,519,492.90 0


51,672,639.40

24,551,376.00

Diciembre 585065915 Corriente

Banco Bogotá

90,239,018.50 -

93,060,821.90

93,060,821.90 0


2,821,803.40 -

- Al comparar los saldos iniciales de la cuenta 1110 correspondiente a Bancos se

observa que la cuenta 11100501 correspondiente a Banco de Bogotá cuenta corriente 923 presenta un saldo en libros auxiliares de $41.033.987.40 y en el extracto Bancario existe un saldo inicial de $48.510.387.40 y cheques por cobrar por valor de $5.522.000.00 lo que se presume una diferencia de $1.954.400.00.

- De igual forma se verificó la cuenta corriente 585065915, con un saldo inicial en

libros auxiliares por valor de $77.570.719.50 y en el extracto bancario $78.861.227.50, teniendo en cuenta cheques por cobrar por valor de $3.536.388.00, se presume una diferencia de $2.245.880.00

- En la conciliación del mes de enero se observa una diferencia de $684.000.00.







- Se observa que las conciliaciones Bancarias efectuadas por la Institución Educativa no son claras, y hay confusión entre cuentas, en algunos casos se coloca una cuenta y el saldo bancario de la otra.

- Se observa que durante la vigencia 2012 se anularon 21 cheques, causando

gastos innecesarios a la Institución, si tenemos en cuenta que la chequera se paga con recursos públicos.

DEUDORES: En esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en el desarrollo de sus funciones del cometido estatal. La Institución educativa tiene representado estos derechos en las subcuentas 1407 y 1470.

- Subcuenta 1407 cuentas por cobrar prestación de servicios, esta corresponde a reconocimientos de cuentas por cobrar vigencias anteriores $2.244.800.00 valor que se registró en esta cuenta en el mes de diciembre de 2012. La gestión de cobro se debe realizar de inmediato, para evitar un hallazgo fiscal.

- De la subcuenta 1470 Otros deudores se observa que este saldo viene de años anteriores, por lo que se recomienda hacer las gestiones necesarias para depurar la cuenta.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Se observa que la Institución Educativa está cumpliendo con lo establecido en la norma en cuanto a depreciación, se evidencia que al 31 de diciembre de 2012 los inventarios se actualizaron y se incluyeron en contabilidad. Se observan donaciones que no se han podido incluir en el balance por cuanto no hay un valor real establecido. Se recomienda hacer la gestión necesaria para poderlos incluirlos en contabilidad.

INVENTARIO/ DEPENDENCIA

ARTICULO CANT VALOR TOTAL $

ESTADO OBSERVACIONES

B R M NO

SEÑALES DE EMERGENCIA.

Escaleras de evacuación.

4 $

44,000 x Están en Servicio.

Evacuación alterna. 2 $


Ruta evacuación izquierda.

20 $


Ruta de evacuación. 2 $


Ruta de evacuación derecha.

28 $


Punto de encuentro. 2 $








Señal de Botiquín. 4 $


Salida de Emergencia.

3 $


Señal camilla de emergencia.

2 $


SEÑALES DE FUEGO.

Extintor. 8 $


Ruta de evacuación. 8 $


Guía de extintor. 8 $


Punto de pánico. 3 $

33,000 x

El punto de pánico debe estar ubicado

en un lugar con rápido acceso, para en momento de una

emergencia.

SEÑALES DE PRECAUCIÓN.

Riesgo Eléctrico. 6 $


Atención camine no corra.

8 $


Riesgo de caída. 8 $


Precaución gas y líquidos inflamables.

10 $


Precaución llave paso de gas.

2 $


Atención riesgo (varios).

8 $


Peligro caída de objetos.

6 $

66,000 Están en Servicio.

SEÑALES DE INFORMACIÓN.

Recipiente de residuos sólidos y

demás. 12

$ 132,000

x Están en Servicio.

Baños. 4 $


Baños profesores. 2 $


Cuarto de aseo. 1 $


Dependencias. 20 $

220,000 x

Están en Servicio.

Enfermería. 1 $


Prohibido encender fuego.

4 $


Prohibido fumar. 4 $


OTROS ELEMENTOS.

Alarmas contra incendios.

2 $








Botiquín de primeros auxilios tipo industrial.

2 $

220,000 x

La función del botiquín es poder brindar una ayuda rápida referente a medicamentos y

utensilios indispensables para brindar los primeros

auxilios. De lo anterior no se esta

cumpliendo.

PLANOS DE RUTA DE EVACUACIÓN.

Planos de evacuación.

3 $


DIGITALIZACIÓN DE PLANOS.

Digitalización de planos.

1 $


CINTA ANTODESLIZANTE

Antideslizantes en escaleras

81 m $


PUNTO ECOLOGICO.

Puntos ecológicos con soporte metálico.

3 $


EQUIPO DE AYUDA

AUDIOVISUAL.

Televisor marca Samsung plasma de

43" 1

$ 1,093,000

x

No se pudo verificar la existencia de

estos elementos en la sede Jordán, ni el comprobante de egreso de almacén

a esta sede. Video Beam modelo

H430A PI S 12 3

$ 3,570,000

x

Computador portátil marca toshiba.

1 $

1,500,000 x Están en Servicio.

Video beam Epson 512.

1 $


Computador ATX Janus.

1 $


Equipo de escritorio ATX Marca Janus.

1 $

1,666,000 x

No pudo ser verificado en la

sede Manzanares. Pero se evidencia

documento de egreso a nombre Julio Neftalí Daza Coordinador de esta sede, en

satisfacción de entrega.

EQUIPO DE COMPUTO

Cámara fotográfica Canon 100hs.

1 $


Reguladores de 5KVA.

2 $








Servidor marca H.P. Proliant Ml 110GHZ.

Intel xeon quad. 1

$ 2,353,449

x

No esta en uso ya que se encuentra dañado, nunca se

ha utilizado.

Licencia de Windows 7 Home Base OEM.

1 $

189,655 X Están en Servicio.

Windows server 2008, 64 bits.

1 $

551,725 x

No se encuentra en uso.

UPS de 1000 wts 4 salidas.

1 $

379,310 x Están en servicio.

Impresora HP 2050 Multifuncional.

1 $

183,793 x

No pudieron ser verificados en la

sede Manzanares. Pero se evidencia

documento de egreso a nombre Julio Neftalí Daza Coordinador de esta sede, en

satisfacción de esta entrega.

Licencia de Windows 7 Home Premium.

1 $

380,000 x

OTROS.

Aspiradora profesional Electro lux.

1 $


Construcción de muro en la sede Jaime

Rook. 1

$ (20,000)

x

Se verifico su existencia. Solo que evidencio un

error de IVA. Diferencia de $

20.000 respecto a pago y valor que se

estipulo en el contrato.

Observación que se encuentra en contratación.

Remodelación de dos baños de docentes y uno de administrativo.

3 $

10,059,610 x

Están en servicio. Observación que se

encuentra en contratación.

IMPLEMENTOS DEPORTIVOS

Balones de baloncesto

20 $

700,000 No fue posible su

verificación debido a que se

encuentran en receso escolar.

Existe un egreso de almacén a Judith Martínez docente

de la sede Manzanares y a

María Ibagué coordinadora de la sede San Antonio. En satisfacción de

Balones de futbol. 20 $

1,186,000

Balones de salón. 10 $

500,000

Balones de futbol sal. 10 $

510,000

Balones de voleibol. 20 $

1,360,000

Pelotas de caucho suave.

20 $

126,000

Pelotas de lanzamiento.

20 $

90,000







Malla para baloncesto 4 $

48,000

de entrega.

Malla para voleibol con guaya Nº 7

2 $

128,000

Malla para futbol tipo cabaña

2 $

280,000

Malla para futbol en nylon Nº 7

2 $

50,000

Postes para voleibol con triqueta

1 $

648,000

Silbatos marca fox 4 $

56,000

Petos (baloncesto, voleibol y futbol)

8 $

720,000

Conos de 30 cm PVC 30 $

300,000

Sogas (cuerdas para saltar)

20 $

60,000

Raquetas de tenis de mesa x 2

3 $

78,000

Mallas para tenis de mesa con soporte

2 $

70,000

Cajas de ping pong x 6

6 $

30,000

Filas y dados de parques x 6

12 $

21,600

Megáfono 1 $

420,000

Tulas grandes en lona 4 $

240,000

Pelotas de caucho Nº 7

70 $

441,000

Cuerdas para saltar mango plástico.

70 $

210,000

Aros 80*60 cm 70 $

175,000

Balones de mini baloncesto

15 $

465,000

Balones de microfútbol

15 $

750,000

Pelotas medicinales 4 Kgs PVC

2 $

70,000

Pelotas medicinales 5 Kgs PVC

2 $

90,000

En general la Institución Educativa tiene organizado sus inventarios y tiene establecido su valor real.







Observación No. 3

Con respecto a las donaciones que no se han podido registrar en los estados financieros La Institución Educativa debe hacer las gestiones necesarias para establecer un valor y subsanar lo observado. Observación con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: En relación a su observación las donaciones fueron registradas en su totalidad al cierre de la vigencia 2012, lo que se habló verbalmente con la auditoria corresponde es a la vigencia 2013, prueba de esto es la depuración de inventarios realizada en esta vigencia, soportes que se le entregaron a la auditora

en físico y medio magnético. Favor levantar la observación no hay lugar a ello. DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la auditoría se realizó a la vigencia 2012 se acepta la respuesta y SE LEVANTA LO OBSERVADO.

Observación No. 4

El servidor marca H.P. Proliant Ml 110GHZ. Intel xeon quad después de un año de compra no esta en uso, al parecer se encuentra dañado. De no allegar la respuesta que desvirtué lo observado se tendrá alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Con relación a su observación lo que se dijo en el momento de la auditoria es que el servidor no se ha utilizado porque se está cuadrando el programa de notas el cual debe contener toda la información requerida para empezar el proceso, pero nunca se manifestó que estuviera dañado. Si desean volver a verificar dicho equipo se encuentra en las instalaciones de la Institución para que comprueben lo dicho. Favor levantar la observación no hay lugar a ello.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta y SE LEVANTA LO OBSERVADO.

2.2.2. Evaluación del control interno contable. Este sistema de control interno contable, comprende todos los métodos adoptados dentro de la Institución con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los registros contables. El control interno contable, en las entidades y organismos públicos está asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, que garantizan que la información financiera económica y social, cumpla con los requisitos a que se refiere el capítulo 5 del plan general de







contabilidad pública revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones efectuadas, dentro de las cuales se debe llevar acabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos, bienes, sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permitan preparar informes operativos, administrativos y financieros como lo establece el artículo 3 literal 10 y 12 de la ley 87de 1993. El presente informe evalúa el desarrollo del control interno contable, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa del reconocimiento, así como las actividades de la elaboración de los Estados Contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en la institución educativa para el mejoramiento continuo del proceso contable. Presenta la evaluación del Control Interno Contable a 31 de diciembre de 2012, con el objeto de verificar la efectividad de los controles establecidos al interior de la institución, de acuerdo con lo señalado en la normatividad vigente: Dentro de la Institución Educativa Silvino Rodríguez, al 31 de diciembre de 2012 no se tiene establecido el manual de políticas y procedimientos contables aprobado mediante acto administrativo. No se evidencia mapa de riesgos a nivel financiero. No se evidencia por medio de flujo gramas u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad. La entidad no cuenta con un sistema para el procesamiento integrado de la información contable. Falta implementar las tablas de retención documental para el archivo de la información contable. 3. EVALUACION DE GESTION

Relación de alumnos según los distintos niveles

PREESCOLAR

231

PRIMARIA 1.231

BACHILLERATO 1.565

DATOS DE PERSONAL QUE TRABAJAN EN LA INSTITUCION EDUCATIVA







Total Administrativos Total directivos Total personal de Ordenes de

prestación de servicios

Total contratos de prestación de

servicios

38 10 2 15

Se observa que los 15 contratos fueron por órdenes de prestación de servicios como, instructor de la banda, música, soporte técnico software, los otros dos si son asesores directos de la Institución como son la contadora y el asesor jurídico.

ANÁLISIS DE COBERTURA Y COMPORTAMIENTO POBLACIONAL, AÑO 2012

RANGO JAIME ROOK

DORADO MANZANARES

SAN ANTONIO

JORDAN

Número estudiantes

matriculados 2012

188

212

1.928

519

180

Número estudiante promovidos

162

177

1.501

463

137

Número estudiantes reprobados

16

0

236

20

17

Número de estudiantes desertores

4

5

16

3

1

Número de estudiantes trasladados

6

30

175

33

19

Número docentes por

sede

32

8

65

16

6

Se observa una excelente gestión por parte del señor rector ya que todas las sedes que conforman la Institución Educativa se encuentran en un muy buen estado, de igual forma la parte de tecnología es amplia para el estudiantado.

AREA 2008 2009 2010 2011 2012

BIOLOGIA 46.26 45.51 50.76 45.51 47.13

QUIMICA 45.91 46.1 50.94 46.17 46.08

FISICA 44.38 44.74 50.78 45.52 44.83

MATEMATICAS 46.8 44.42 50.19 47.48 48.53

FILOSOFIA 42 40.74 50.84 38.53 41.28

SOCIALES 46.57 46.23 51.25 44.29 46.17







LENGUAJE 46.2 45.56 49.6 46.85 46.51

INGLES 39.1 45.56 49.42 42.26 45.39

PROMEDIO 44.65 44.86 50.47 44.58 45.74

Se observa que no hay un cambio significativo de un año a otro en su promedio.

La institución Educativa cuenta con una amplia sala de bilingüismo, dotada de computadores y docentes, lo cual se debe ver reflejada en el puntaje de inglés.

3.1. Presupuesto 2012 El control de presupuesto en la Institución Educativa SILVINO RODRIGUEZ DE TUNJA, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.

SILVINO RODRIGUEZ DE TUNJA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2012

Código Nombre Rubro

Presupuesto Definitivo Recaudos % Por Recaudar %

1 INGRESOS 535.334.959.00 526.258.059.00 98.30% 9.076.900.00

1.70

SILVINO RODRIGUEZ DE TUNJA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2012

Código Nombre Rubro

Presupuesto Definitivo

Total Ejecutado % Por Ejecutar %

2 GASTOS 535.334.959.00 431.593.102.00 80.62 103.741.857.00 19.38

Se observa que la Institución Educativa realizó una buena gestión de recaudo si tenemos en cuenta el 98.30% del presupuesto de ingresos de la vigencia 2012.

En cuanto a los egresos se observa que falto por ejecutar un 19.38%, es alto el porcentaje si tenemos en cuenta que la Institución Educativa tienen un presupuesto muy pequeño y las necesidades son grandes.

ACTOS ADMINISTRATIVOS CON LA CUAL SE APROBO, LIQUIDO Y MODIFICO EL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 2012.

ACTO ADMINISTRATI

VO

CONCEPTO VALOR $

REDUCCIONES $

ADICION $

CREDITOS Y CONTRACRE

DITOS $

Acuerdo número Adicionar 88.045.713.00







01 de enero 12 de 2012

Recursos del balance.

Acuerdo 02 del 16 de febrero de

2012

Ingresa a Servicios

extensivos a la comunidad para

servicios técnicos y Honorarios

profesionales.

20.000.000.00

Acuerdo 03 de marzo 22 de

2012

Recursos propios.

15.000.000.00

Acuerdo número 04 de Junio 7 de

2012

Traslado de materiales y

suministro para honorarios

profesionales

10.000.000.00

Acuerdo número 05 de Junio 07

de 2012

Adicionar a materiales y suministro

12.264.000.00

Acuerdo Numero 06 de Agosto 21

de 2012

Traslado de materiales y

suministro para mantenimiento

21.700.000.00

Acuerdo número 07 del 17 de

septiembre de 2012

Adicionar recursos propios

de la tienda escolar

1.050.000.00


Noviembre de 2012

Traslado de servicios

técnicos a mantenimiento.

2.000.000.00


Noviembre de 2012

Transferencia de la Alcaldía

10.000.000.00








noviembre de 2012

Ajuste reducción por no recibirse lo que se había proyectado y

que ya no se va a recibir.

.transferencia SGP$124.509.254.00 CONPES $3.153.676.00 Transferencia s municipal gratuidad $80.330.338.00. Igualmente se efectuó traslado de otros gastos de funcionamiento a honorarios profesionales

235.998.538.00 $5.382.442.00

Acuerdo número 13 del 20 de diciembre de

2012

Donación de la fundación

transformemos.$4.009.600.00 y

recursos propios $3.040.000.00

7.049.600.000

DEFINITIVO 535.334.959.00 235.998.538.00 153.409.313.00 39.082.442.00

- En el anterior cuadro se evidencia unos traslados presupuestales por

$39.082.442, valor que se comparó con la ejecución presupuestal y se evidencia una diferencia de $2.000.000, al parecer la Institución Educativa no tuvo en cuenta el acuerdo No. 09 del 14 de septiembre de 2012.

- De igual forma se evidencia una diferencia de $270 entre los actos administrativos, Acuerdo No. 12 del 28 de noviembre de 2012 y la ejecución presupuestal.

- En forma general las obligaciones contraídas que afectaron el presupuesto están

soportados con su respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y con su registro presupuestal según lo establecido en el artículo 71 del decreto 111 de 1996, no obstante se observa una reducción muy significativa, lo que indica tener más cuidado en el momento de la planeación del presupuesto para que la entidad no se vea en apuros en cuanto a cifras no muy acordes a la realidad.







- Los mayores ingresos corresponde a Transferencias municipales y Nacionales.

- Se observa que el Acuerdo No. 010, no se encuentra firmado por el presidente del Consejo Omar Sandoval Fonseca ni por el representante de los docentes Mireya Reyes de Camacho.

Observación No.5

Al comparar la ejecución presupuestal y los actos administrativos en cuanto a traslados presupuestales se observa una diferencia de $2.000.000. De no allegar la explicación y los soportes correspondientes que desvirtúen lo observado se configurara un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: La ejecución presupuestal esta correcta con los actos administrativos o acuerdos, lo que pasó en la revisión es que tomaron el Acuerdo No. 9 y éste se encuentra anulado; no se debió tomar por lo anteriormente expuesto. Favor levantar la observación no hay lugar a ello.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución Educativa no anexó el Acuerdo No. 9 donde desvirtué esta observación, por lo anterior NO SE LEVANTA LO OBSERVADO, se configura un hallazgo administrativo.

Observación No.6

Algunos actos administrativos que modificaron el presupuesto no se encuentran con la totalidad de las firmas. De no allegar los soportes que desvirtúen lo observado, este quedará como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Su observación es correcta ya que no pueden firmar los que no asistieron a las reuniones de Consejo Directivo, la norma lo específica, por tal razón no debió existir esta observación. Favor levantarla. Se adjunta formato de asistencia de los consejeros.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta no desvirtúa lo observado, por lo anterior NO SE LEVANTA LO OBSERVADO, teniendo en cuenta que en el acto administrativo aparecen estos nombres pero no están firmados, si no asisten no deben esta incluidos. Se configura un hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

3.2. Contratación Administrativa, vigencia 2012.

De acuerdo a la información reportada por la Institución Educativa Silvino Rodríguez, dentro de la cuenta anual consolidada rendida a través del Sistema de Rendición







Electrónica de la Cuenta -SERECT- en la vigencia fiscal 2012, se celebraron 98 contratos por valor de $334.080.245 de los cuales se seleccionó una muestra de treinta (30) contratos por valor de $258.387.736, con los contratos que superaban los $5.000.000 de cuantía; la muestra tomada representa el 77.34% del valor total contratado. En el siguiente cuadro se observa cuáles contratos se revisaron y se desglosa cada contrato que presentó alguna observación, los demás contratos no presentan observación alguna. La contratación de la Institución Educativa fue directa, sin formalidades plenas por no superar los 20 salarios mínimos. Del análisis efectuado se obtienen las siguientes observaciones:

No. DE CONT.

FECHA CONTRATISTA IDENTIFICACION VALOR DEL CONTRATO

001 14/01/12 MIRIAM PILAR

MANCERA 40.030.299 10.042.536.00

OBJETO DEL CONTRA: SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADORA INDEPENDIENTE PARA RENDIR INFORMES DE LA ENTIDAD Y ELABORACIÓN DE LA CONTABILIDAD DURANTE LA VIGENCIA 2012.

GESTIÓN DE RESULTADOS: se cumplió con el objeto del Contrato, se rindieron todos los

informes, se evidencian los libros oficiales y auxiliares de contabilidad.

OBSERVACIONES:

No se evidencia el Certificado de NO disponibilidad de personal.

No. DE CONT.


005 22/02/12 NELSON ELIECER GUIO

1.042.605. $10.530.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS ALUMNOS EN TRES RUTAS AL SUR

GESTIÓN DE RESULTADOS: se cumplió con el objeto del contrato, todos los niños

pudieron asistir a sus clases oportunamente, es una necesidad del servicio.

OBSERVACIONES:

Se observa que existe disponibilidad presupuestal por $208.526.826, lo que indica que se violó el principio de transparencia al fraccionar los contratos de transporte escolar, pudiéndose realizar mediante licitación pública. Se observa que se contrató siempre con la misma persona.

No. DE CONT.



1.042.605 $10.530.000.00







OBJETO DEL CONTRATO: SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA 260 CON DOS FRECUENCIAS DIARIAS

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato

OBSERVACIONES:

Se observa que existe disponibilidad presupuestal por $197.996.826, lo que indica que se violó el principio de transparencia al fraccionar los contratos de transporte escolar, pudiéndose realizar mediante licitación pública. Se observa que se contrató siempre con la misma persona.

No. DE CONT.


15 12/04/12 OMAR DANIEL GONZALEZ LOPEZ

19.401.230 $11.300.000.00

OBJETIVO: SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR JURIDICO EN TODOS LOS ASUNTOS LEGALES DE LA INSTITUCIÓNEN TODOS LOS ASUNTOS JURIDICOS EN MATERIA DE PROYECCIÓN,REVISIÓNDE ACTOS JURIDICOS ADMINISTRATIVOSINTERNOS Y EXTENOS EN TODO LO RELACIONADO CON CONTRATACIÓN.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato.

OBSERVACIONES:

No se evidencia certificado de NO disponibilidad de personal.

No. DE CONT.


32 22/06/12 LUZ MERY MORA PARADA

40.034.207 $13.500.000.00

SE ADICION 3.500.000.00

OBJETO: LEVANTAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INVENTARIOS, CODIFICACION PARA LA INCLUSION EN CONTABILIDAD.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato. Se observa que al 31

de diciembre se actualizaron los Inventarios.

OBSERVACIONES: No se evidencia el Certificado de NO disponibilidad de personal.

No. DE CONT.


34 22/06/12 CALING LTDA (Rep. Legal: Henry Orlando

Buitrago Ortega. 6.763.578 $10.715.142.00

OBJETO: CONSTRUCCIÓN DE UN MURO DE PROTECCIÓN EN LA SEDE JAIME ROOK DE LA INSTITUCIÓN.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, se evidencia que el

muro es importante para la seguridad se la Institución ya que protege la entrada de personas







ajenas y la salida de estudiantes.

OBSERVACIONES: Se observa que la orden de pago no se realizó por $10.715.142 como lo estipula el contrato sino por $10.735.142 presentando una diferencia de $20.000. Se observa que es un contrato de obra pública, estaría exenta de IVA de acuerdo a lo estipulado en la ley 21 de 1992, ARTÍCULO 100: Los contratos de Obras Públicas que celebren las personas naturales o jurídicas con las Entidades Territoriales y/o Entidades Descentralizadas del Orden Departamental y Municipal estarán excluidos del IVA.

No. DE CONT.



1.042.605 $10.920.000.00

OBJETO: SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA 260 CON DOS FRECUENCIAS DIARIAS.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, el servicio es

necesario para que el estudiantado de esta zona pueda desplazarse oportunamente.

OBSERVACION: - Se observa que existe disponibilidad presupuestal por $187.466.826, lo que

indica que se violó el principio de transparencia al fraccionar los contratos de transporte escolar, pudiéndose realizar mediante licitación pública. Se observa que se contrató siempre con la misma persona.

- No se evidencia el informe y relación de estudiantes transportados.

- No hay informe del supervisor del contrato.

No. DE CONT.


46 17/09/12 REMBER EDUARDO BUITRAGO

7.161.213 10.500.000.00

OBJETO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LA SALA DE COMPUTO EN TODAS LAS SEDES

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, a cada computador se le tiene una hoja de máquina.

OBSERVACIONES:

No hay informe detallado por parte del supervisor del contrato.

No. DE CONT.


53 19/09/12 EDGAR ENRIQUE BECERRA

74.377.081 $5.711.000.00







CRISTANCHO

OBJETO: SERVICIO DE REPARACION Y MANTENIMIENTO A TODO COSTO DE LOS INSTRUMENTOS DE LA BANDA MARCIAL.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, los instrumentos

funcionaros en su debida forma, según información suministrada por funcionarios delo colegio.

OBSERVACIONES: No se evidencia los aportes a seguridad social, producto de este contrato.

No hay informe del supervisor del contrato.

No se evidencia en forma detallada qué elementos fueron reparados y que se le realizó a cada uno.

No. DE CONT.



1.042.605 $10.920.000.00

OBJETO: SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA 260 CON DOS FRECUENCIAS DIARIAS.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, al igual que todos los

contratos de transporte escolar se cumplió a cabalidad.

OBSERVACION: Se observa que existe disponibilidad presupuestal por $165.626.826, lo que indica que

se violó el principio de transparencia al fraccionar los contratos de transporte escolar, pudiéndose realizar mediante licitación pública. Se observa que se contrató siempre con la misma persona.

No se evidencia el informe y relación de estudiantes transportados.

No hay informe del supervisor del contrato.

No. DE CONT.


62 Noviembre 19 de

2012

Henry Orlando Buitrago Ortega.

6.763.578 $11.321.842.50

OBJETO: REMODELACIÓN DE DOS BAÑOS DE DOCENTES Y UNO ADMINISTRATIVO DE LA SEDE JAIME ROOK.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, se evidencia que el

los baños cumplen con la función y se encuentran en buen estado.

OBSERVACIONES: - Se observa que es un contrato de obra pública, estaría exenta de IVA de acuerdo a lo

estipulado en la ley 21 de 1992, ARTÍCULO 100: Los contratos de Obras Públicas que celebren las personas naturales o jurídicas con las Entidades Territoriales y/o Entidades Descentralizadas del Orden Departamental y Municipal estarán excluidos del IVA.

- Se observa que la retención en la fuente se aplicó sobro el 10% y un contrato de obra tiene el 1% para este caso.

- Se observa que el acta de liquidación encabeza con un concepto y el contenido es







otros. En este caso se dice que el contrato es de suministro de papelería cuando realmente es un contrato de obra.

Observación No.7

Hay contratista que son empleados públicos y contratan con la Institución Educativa, no efectúan los aportes a seguridad social producto de este contrato. Al no allegar los documentos soportes y la explicación que desvirtué lo observado esta se configurara como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Se acepta su observación y se toma en plan de mejoramiento a partir del mes de

agosto de 2013. DECISION DE LA CONTRALORIA: NO SE LEVANTA LO OBSERVADO, se configura hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Observación No.8

En los contratos de órdenes de prestación de servicios, no se evidencia la certificación por parte del representa legal que no existe dentro de la planta de personal idóneo para ejercer esta labor. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA En relación a su observación me permito manifestarle como Rector de la Institución que estoy cumpliendo a cabalidad con los requisitos exigidos de acuerdo a la norma, hasta el momento no hay dentro de los ítems de las diferentes normas que me competen como Institución Educativa que me obligue a efectuar una certificación de que no hay plantas de personal la norma establece que lo debo hacer en los estudios previos y además lo hago en los contratos pero en los de servicios calificados es donde me exige la norma en los servicios generales o de mantenimiento, por la tanto no acepto la observación y solicito se levante. Se anexa estudio previo.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta dada por la Institución Educativa evidenciándose que se estableció en los estudios previos. SE LEVANTA LO OBSERVADO.

Observación No.9

En algunos contratos no se evidencia el informe del supervisor y en otros el informe no especifica claramente que se realizó o que se recibió en forma detallada.







RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: El informe del supervisor está en absolutamente todos los contratos; la diferencia es que algunos los hacen demasiado detallados y otros a nivel general, pero la norma tampoco me especifica como los debo solicitar ya que no hay un formato especifico para el mismo. Favor levantar la observación no hay lugar a ello.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución Educativa no adjunto soporte alguno donde se desvirtué lo observado, por lo anterior NO SE LEVANTA LO OBSERVADO, se configura hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Observación No.10

La Institución Educativa realizó varios contratos de transporte escolar que al sumarlos supera el valor para contratación directa, se observa que se está violando el principio de transparencia. De no allegar la explicación y soportes que desvirtúen lo observado se configurar un hallazgo disciplinario. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: No entiendo por qué dejaron esta observación si cuando la auditora preguntó al respecto de los contratos se le expuso claramente el por qué se contrataba por períodos, teniendo en cuenta que la Secretaria de Educación no efectúa un giro en total para efectuar la convocatoria respectiva y nos toca a medida que van girando los recursos por esta razón no me pueden tipificar fraccionamiento en la contratación. Además La Contraloría tiene conocimiento de estos giros. Adjunto resolución de uno de ellos. Favor levantar la observación no corresponde.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que las Instituciones Educativas para poder contratar deben tener sus recursos en bancos y la Alcaldía de Tunja efectúa giros por períodos, se acepta la respuesta y SE LEVANTA LO OBSERVADO.

Observación No.11

Se observa un contrato de obra que se está pagando de más al contratista en $20.000. De no allegar los soportes que desvirtúen esta observación se tendrá un hallazgo con alcance administrativo y fiscal. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Con relación a la observación no entiendo por qué la dejaron si se le explicó a la auditora del giro demás que se le efectuó al contratista. No hay lugar a la observación porque en el mismo momento se subsano la inconsistencia. Se

adjunta copia de la consignación. DECISION DE LA CONTRALORIA: El señor Rector no debe sorprenderse por la observación efectuada ya que toda







explicación verbal debe estar soportada con evidencia física y esta no se allegó en ningún documento. Pero teniendo en cuenta que se allega el soporte de la consignación efectuada el 03 de diciembre de 2012, SE LEVANTA LA OBSERVACION.

Observación No.12

En algunos contratos de obra se están efectuando mal los descuentos según la Ley 21 de 1992, articulo 100. De no allegar la explicación y los documentos pertinentes que desvirtué lo observado se configurará hallazgo administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: En el único contrato que supuestamente quedo mal el descuento de impuesto corresponde es a una remodelación de baños, para efectuar los descuentos correspondientes se solicitó asesoría a la DIAN, quien nos explicó que como no se trataba de una construcción como tal y que esta remodelación la efectuaba un profesional se le debía efectuar descuento de impuesto retefuente del 10% ya que prima la parte intelectual sobre la material, por esta razón no debe efectuar el

descuento del 1%. Favor levantar la observación no hay lugar a ello. DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la observación 12 y 13 corresponden al mismo se tendrá en cuenta en la observación 13. SE LEVANTA.

Observación No.13

Se observa que en algunos contratos se les está aplicando mal la retención en la fuente y como el reteica. De no allegar soportes y respuesta que desvirtué lo observado, se configura hallazgo administrativo y en el momento en que la DIAN o el Municipio sancionen a la Institución se configura hallazgo fiscal. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: En el único contrato que supuestamente quedo mal el descuento de impuesto corresponde es a una remodelación de baños, para efectuar los descuentos correspondientes se solicito asesoría a la DIAN, quien nos explicó que como no se trataba de una construcción como tal y que esta remodelación la efectuaba un profesional se le debía efectuar descuento de impuesto retefuente del 10% ya que prima la parte intelectual sobre la material, por esta razón no debe efectuar el descuento del 1%. Favor levantar la observación no hay lugar a ello.

DECISION DE LA CONTRALORIA: El artículo 100 de la ley 21 de 1992 establece: “Los contratos de obras públicas que celebren las personas naturales o jurídicas con las entidades territoriales y/o entidades descentralizadas del orden departamental y municipal estarán excluidos del IVA”, La Institución Educativa debe tener claro cuándo es un







contrato de obra pública y cuándo de servicios profesionales, para así no cometer erros en liquidaciones y evitar controversias en los pagos con los contratistas. Por lo anterior NO SE LEVANTA LO OBSERVADO, se configura en hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Observación No.14

Se observa que no hay coherencia en algunas actas de liquidación, se pegan textos de un lado y se pegan en otros sin que tenga sentido. De no allegar la documentación y la respuesta que desvirtué lo observado se tendrá un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Se acepta su observación y se tendrá en cuenta para el plan de mejoramiento a partir del agosto de 2013.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la Institución es clara NO SE LEVANTA LO OBSERVADO, se configura como hallazgo administrativo y se debe tener en cuenta en el plan de mejoramiento.

ORDENES DE PAGO: La Institución Educativa en la vigencia 2012 efectuó 183 órdenes de pago, de las cuales el grupo Auditor tomó para su estudio las pagadas en los meses de octubre, noviembre y diciembre que van numeradas de la 120 a la 183, para un total de 63 órdenes. Las siguientes órdenes tuvieron alguna observación y se relacionan a continuación:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRIGUEZ ORDENES DE PAGO 2012

ORDEN DE

PAGO N°

CONCEPTO VALOR FECHA BENEFICIARIO CDP RP FACT S.S. RUT

OBSERVACIONES

OCTUBRE

99

Servicio de luz de la

Institución Educativa

Silvino Rodríguez,

sedes CASD, San Antonio,

Jordán y Dorado.

5,712,580 01/10/2012 Empresa de Energía de

Boyacá. 104 104 C N/A N/A

Se verifica existencia de

(interes de mora 1.2%). Factura 66571702 con

valor de $ 6655.00; Factura 66566672

con valor de $3296.00, Factura

66571707 con valor de $5146.00; Factura 67030182

con valor de $24.667.







126 Compra de

tapete Atrapamugre.

$ 145,000

09/11/2012 Almacén Mójica.

125 125 C N/C C

No se evidencia certificado de pago

de seguridad social.

131

Pago de servicios de

luz de la institución

sede Rafael Uribe.

$1,216,146

16/11/2012 Empresa

Energía de Boyacá S.A.

123 123 C N/A N/A

En la factura numero 67207403

se evidencia (intereses 1.2%)

con valor de $14054.00

134

Servicio de acueducto,

alcantarillado y aseo de la sede CASD.

$1,946,273

19/11/2012 Proactiva Aguas de

Tunja. 129 129 C N/A N/A

En la factura numero

124100502537 se evidencia

(intereses) con valor de $756.00

140

Servicio de acueducto,

alcantarillado y aseo de las

sedes.

$5,478,724

22/11/2012 Proactiva Aguas de

Tunja. 134 134 C N/A N/A

En la factura numero

124100511698 se evidencia

(intereses) con valor de $42.00,

Factura 124100511882 se

evidencia (intereses) $96.00,

Factura 124100511709 se

evidencia (intereses)

$533.00, Factura 124100502347 se

evidencia (intereses)

$147.00, Factura 124100502733 se

evidencia (intereses) $361.00.

152

Depuración contable al rubro de

Propiedad Planta y Equipo.

$4,410,000

30/11/2012 Luz Mery Mora

Parada. 110 110 C C N/C

No se evidencia RUT

153

Pago de servicios de

luz de la institución

sede CASD y San Antonio.

$2,149,250

30/11/2012 Empresa

Energía de Boyacá S.A.

141 141 C N/A N/A

Se evidencia intereses en la

factura Nº 68290807 con

valor de $10124.00

169

Reparación fuente principal de video beam

Epson.

$ 239,888

07/12/2012 Mejía Asociados

Ltda. - - - - -

Pago de la orden NO 62 de 2011, ya que el

cheque que se giro en esa fecha no fue cobrado a tiempo y este fue anulado.

Observación No. 16

Se observa que algunas facturas de servicio público no se pagan a tiempo generando intereses de mora. De no allegar una justificación y soportes que desvirtúen lo observado, se configurará en hallazgo administrativo con alcance







fiscal. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Las facturas fueron pagadas extemporáneamente debido a problemas de sobrecosto ante la empresa de energía y el giro de recursos para el pago de servicios públicos por parte de la Secretaria de Educación hecho explicado a la empresa Proactiva. Se adjuntan copias de comunicaciones. Favor levantar la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Se tiene en cuenta la explicación de la Institución Educativa y SE LEVANTA LO OBSERVADO.

Observación No. 17

En algunas órdenes de pago no se evidencia el RUT. De no allegar el soporte correspondiente se configurara un hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Su observación es correcta, las órdenes de pago que no contiene el RUT son las que corresponden a los contratos de tracto sucesivo y estas se encuentran en las carpetas originales de los contratos, se deja a disposición de los auditores para que por favor verifiquen lo expuesto. Se solicita se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que este se refería a la orden de pago número 152 que corresponde a la contadora Luz Mery Mora Parada cuyo objeto es la depuración de inventarios, la institución educativa allega el Rut, por lo anterior se LEVANTA LA OBSERVACION.

Observación No. 18

Con la orden de pago No. 062 de 2011, se giró un cheque por valor de $239.888, valor que no se justificó el no cobro y se volvió a girar con la orden de pago No. 169 sin que exista un documento soporte. De no allegar la documentación pertinente que desvirtúe lo observado se tendrá hallazgo con alcance fiscal. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: No entiendo su observación ya que en la orden de pago No 169 se explicó el por qué el giro de dicho cheque y se adjuntó el cheque anulado, sin embargo se adjunta copia de la orden de pago No. 062 de 2011 con sus soportes y copia de la orden No. 169 con sus soportes. Favor levantar la observación no corresponde.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la Institución educativa explico claramente lo observado con nota del 10 de Julio el motivo por el cual se anulo este cheque y







se giro otro SE LEVANTA LO OBSERVADO.

3.3. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público:

Mediante resolución No. 043 del 03 de diciembre de 2008 se dispone medidas de austeridad del gastos, en aplicación al decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, en los conceptos de restringir los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas solo cuando no existe a personal de planta, restricción del gasto con relación al pacto de remuneración para el pago de servicios personales calificados con personas naturales o jurídicas, restricción del gasto en materia de publicidad y publicaciones, y restricción del gasto en relación a los servicios administrativos.

En la vigencia 2012 la Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, trimestralmente presenta informe sobre Austeridad y Eficiencia del gasto público sobre Honorarios profesionales, servicios técnicos, servicio de teléfono fijo, mantenimiento de inmuebles, y servicios públicos, avisos publicitarios, y materiales e impresiones. Se llevó a cabo un análisis por cada concepto y se determina lo siguiente:

Este informe se observa que no se están rindiendo mensualmente de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 020 del 31 de enero del 2011.

A excepción de las observaciones anteriores, la Institución Educativa uso

adecuadamente los recursos administrados por la entidad.

Observación No. 19

La Institución educativa no rindió en forma mensual los anexos sobre austeridad del gasto. De no allegar los soportes que desvirtúen lo observado se tendrá un hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: El informe se rindió en cumplimiento de lo expuesto por la Contraloría en mensaje publicado en la Plataforma SIA, se adjunta copia. Por tanto solicito se levante la observación no corresponde.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta por parte de la Institución Educativa y SE LEVANTA LO OBSERVADO.

3.4. Evaluación del Sistema de Control Interno de Gestión:

La Ley 87 de 1993 establece que el Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así







como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario.

La Gestión de control interno debe constituirse en un apoyo gerencial que evalúe objetivamente la eficacia y la efectividad de la gestión encomendada a la Institución, por lo tanto, las acciones que se propongan para su mejoramiento en los distintos procesos evaluados deben ser claras y precisas.

La Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, con resolución No. 003 del 20 de enero de 2012 crea el Comité de Control Interno de Gestión, conformado por un (1) coordinador, un (1) representante de los docentes, un (1) representante de los administrativos, un (1) representante de la parte de suministros, una (1) secretaria y el encargado de control interno contable.

Según los soportes presentados por la Institución Educativa el Comité presenta las siguientes actividades en la vigencia 2012 así:

Reuniones para discutir sobre la adjudicación de la tienda escolar, y contrataciones varias.

Discutir la evaluación de desempeño del personal administrativo provisional y planta.

Reunión para que se cambiaran firmas en el banco de la tesorera.

Reuniones varias para recibir la tesorería, ya que se presentaron muchos inconvenientes por parte de la tesorera saliente que no cumplía con la entrega de llaves y documentos. El comité dio a conocer a la secretaria de Educación estos inconvenientes.

Indagación por pérdida de un computador que estaba a cargo de la psi orientadora Lucia Gaona, esto ocurrió el viernes 3 de julio cpu 010091101320 procesador 2.8, monitor 98cm serie 10112682894,estabilizador de 1000 voltios, denuncio que no se evidencia.

Reuniones para discutir ausencia de la señora pagadora Lizeth Góngora Alcalá que trabaja cuando quiere y en los horarios que ella desea.

Observación No. 20

No se evidencia la gestión realizada para la investigación de la pérdida del computador y los demás elementos citados. De no allegar los documentos soportes y la explicación que desvirtué lo observado se configurar en un presunto hallazgo fiscal.







RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: El informe se rindió en cumplimiento de lo expuesto por la Contraloría en mensaje publicado en la Plataforma SIA, se adjunta copia. Por tanto solicito se levante la observación no corresponde.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución Educativa aporta en medio físico la prueba de denuncia y comunicación enviada por la Aseguradora Solidaria dando acuse del recibo del aviso del siniestro. Se acepta la respuesta y SE LEVANTA LO OBSERVADO.

3.5. Evaluación Seguimiento Plan de Mejoramiento

La institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja firmó plan de mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a las vigencias 2011 conformado por 25 acciones, en el que se plasmó el tiempo necesario para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento. Debemos tener en cuenta que el objetivo primordial de un Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de la entidad fiscalizada, se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Se solicitó en forma verbal a la Institución Educativa el último avance del plan de mejoramiento, este no se allegó, pues entregó el plan radicado en la contraloría el 22 de noviembre de 2012. Con 25 acciones de mejoramiento a las cuales el grupo auditor les realizó un análisis y de acuerdo a la auditoría se establece lo siguiente:

Se observa que la Institución Educativa no ha cumplido con la rendición de los avances establecidos en la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, por esto en la casilla de avance se dejó en blanco.

No. (A)

AVANCES POR PARTE DE LA INSTITUCION

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA

CONTRALORIA DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN FORMULADA POR LA CMT

1.

En la cuenta Rendida se evidencia que en el formato F7 relación de pagos rendidos por la entidad, la existencia de 37 cheques que aparecen duplicados en su número los cuales corresponden a la cuenta corriente 585065923 del banco de Bogotá según anexo 01, de lo anterior se solicita explicación detallada por parte de la institución.

Esta observación se da en la rendición de cuenta y la cuenta rendida este año, se observan inconsistencia en el anexo relación de pagos, no cumple lo establecido en la resolución 020 por lo anterior esta







ACCION NO CUMPLIDA,

2.

Se solicita órdenes de pago y soporte de los cheques girados números: T5198794 y T5198795 de la cuenta corriente número 585065915 del Banco de Bogotá, dado que las colillas no dejan ver los valores ni la fecha de giro.

En la carpeta solicitad a la institución no se observa ningún soporte que demuestre la explicación, por lo anterior ACCION NO CUMPLIDA.

3.

Se solicita explicación, de por qué el cheque número W7023411 cuenta corriente número 585065923 del Banco de Bogotá, aparentemente anulado, pero sin el cheque en físico, por lo tanto se solicita explicación y el respectivo soporte de anulación.

La institución educativa al no presentar el avance no anexo ningún documento que evidencie el cumplimiento a esta acción. ACCION NO CUMPLIDA.

4.

La Resolución que crea la caja menor de la institución, es la número 01 de Enero 27 de 2011, en la que su artículo primero va en contra vía de la resolución 01 de 2011 expedida por el Ministerio de Hacienda y crédito público “por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la cajas menores” en su artículo cuarto “Cuantía” , ya que de acuerdo a la Resolución del ministerio, el tope máximo del monto de caja menor va de acuerdo al presupuesto total de la Institución, que para el caso de la Institución educativa SILVINO RODRÍGUEZ era de $5.891.600 y no de $8.000.000 como fue fijado. Vale aclarar que este hallazgo en esta oportunidad queda con alcance administrativo dado que la Institución no hizo uso del monto total de la caja menor.

Para la vigencia 2012 se cumplió con lo establecido en la norma sobre caja menor. Por lo anterior SE CUMPLIO EN UN 100%.

5.

Con respecto al reembolso de caja menor correspondiente a Noviembre de 2011, se evidencia: El pago de un gasto por valor de $78.000 cuyo soporte no es válido para erogaciones de dinero, ya que lo anexado a la orden de pago corresponde a una Cotización y no a una factura de venta. Por otra parte se relaciona gastos por $25.000 por combustible cancelado a la estación de servicios FUEL Y GAS de los cuales solo aparecen soportes por valor de $15.000. Lo anterior se configura como un presunto hallazgo de tipo fiscal por la suma de $88.000

Para la vigencia 2012 se cumplió con lo establecido en la norma con respecto a facturas. A la fecha se cumple en un 100%.

6.

La Institución Educativa no cuenta con un sistema de Registro Permanente de los bienes del almacén lo cual imposibilita conocer las cantidades disponibles de los bienes o saldos existentes de los mismos, lo que va en contravía con las prácticas que salvaguardan los recursos patrimoniales de las entidades

A la fecha se lleva un registro permanente de almacén, depurados y actualizado a la fecha (En excel). ACCION CUMPLIDA EN 90%.







7. La institución en la vigencia 2010 adquirió un software, el cual incluía el módulo de inventarios, el cual a la fecha se encuentra subutilizado

ACCION NO CUMPLIDA, en la auditoria de la vigencia 2011 esta observación se dejó como hallazgo disciplinario y fue trasladado a personería. Se recomienda verificar en la siguiente auditoria y si es el caso hacer un análisis para configurarlo como hallazgo Fiscal, dependiendo de los resultados de personería.

8.

No existe política para dar de baja los inventarios obsoletos o en mal estado, por lo evidenciado en esta auditoría y por lo expresado por la persona encargada del almacén son muchos los bienes que se deben dar de baja, pero a la fecha no se ha hecho, a pesar del volumen de inventario y que se está ocupando un espacio importante en una de la sedes de la institución

La institución educativa ya tiene establecido los elementos que se van a dar de baja, entre ellos se encuentra dos buses, se está en espera de coordinar con el municipio. ACCION CUMPLIDA EN UN 70%.

9.

Otros Activos: La Institución educativa adquirió un software denominado Alamasoft por valor de $3millones, en los Estados Financieros no se evidencia el registro de esta adquisición en la cuenta 1970 INTANGIBLES, ni la amortización del mismo

No se evidencia soporte alguno donde se contabilizo este intangible. ACCION NO CUPLIDA.

10.

Ciclo de Información financiera Se hace las siguientes observaciones encontradas en las órdenes de pago de los meses Junio, Julio, Agosto y Noviembre, las cuales están debidamente detallados en el Anexo 02, sin embargo hacemos un consolidado de las observaciones evidenciadas:

OBSERVACIÓN NÚMEROS DE ORDEN

DE PAGO

Sin Pago a Seguridad Social

59-63-69-70-77-80-81-82-84-86-89-91-99-104-

165-180

Enmendaduras 60

Sin firmas del proveedor del servicio en la Orden de Pago

69-81-82-83-84-121-122-123-170-173-174-177-180-181-182-183-184

Sin firmas del proveedor del servicio en la Orden de Suministro

122-123-170-173-177-180-181-183-184

ACCION CUMPLIDA EN UN 80%. Teniendo en cuanta que todavía falta por mejorar como es el caso de seguridad social, falta de algunos documentos, el RP Y CDP, LOS ANTECEDENTES, se en cuentan en los documentos de contratación como debe ser.







No se evidencia ingreso al almacén de los productos

85

Retenciones en la fuente mal aplicadas.

99-123

No adjunta antecedentesJudiciales

116-184

No se adjunta RP 170-173-174-177-180-

181-182-183-184

No se adjuntaCDP, RP, antecedentes

163-165

Inconsistencias en los soportesadjuntos a la Orden de Pago

92-163

11.

Según Resolución 010 de Abril 26 de 2012 a la pagadora de la institución Señora Lizeth Góngora Alcalá le reasignan funciones y la trasladan de sede, sin embargo durante la visita a la institución por parte de la comisión de auditoría (Julio 19), la funcionaria no había hecho entrega de su cargo, lo cual ha generado inconvenientes en la Institución, que de cara a la Ley 734 de 2002 artículo 34 se configura como un presunto hallazgo con alcance disciplinario

En cuanto a la entrega de la tesorería se presentaron muchas dificultades por parte de la tesorera saliente ya que según actas de control interno de gestión esta entrego hasta en el mes de diciembre. Acción cumplida en cuanto a entrega. ACCIÓN CUMPLIDA EN UN 100%.

12.

Una vez revisados actos administrativos que respaldan las modificaciones al presupuesto se evidenció que en la carpeta correspondiente no está completo el acto administrativo por el cual se fija se aprueba el presupuesto de Ingresos y Gatos para la vigencia 2011

Para la vigencia 2012 se presentaron todos los actos administrativos que modificaron el presupuesto, ACCION CUMPLIDA EN UN 100%.

13.

Para la vigencia 2011 el presupuesto definitivo de egresos de $645.528.352 de los cuales se ejecutó $414.823.614 equivalente al 64.3% dejándose de ejecutar un 35.7% es decir $230.704.738 lo indica una baja gestión en la ejecución de sus recursos

Para la vigencia 2012 su ejecución mejoro respeto al año anterior, pero si falta más compromiso para lograr los objetivos ya que la institución educativa tiene muchas necesidades. ACCION CUMPLIDA EN UN 80%

14.

Se evidenció la constitución extemporánea del Comité del Control Interno y se detectaron debilidades como: no existe elaboración de mapas de riesgos, no existen programa que fomenten la cultura del autocontrol y la evaluación, no se han fijado horarios de atención al público, no existe un buzón de quejas, peticiones,

Acción cumplida en un 70% ,







Reclamos y sugerencias.

15.

En cuanto al Control Interno contable se identificó como debilidades: La falta de un manual de procedimientos financieros y contables, No se tienen identificados los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros contables, no se tienen identificadas las tablas de retención documental para el archivo de la información contable, no existe un sistema integrado entre contabilidad, presupuesto y almacén, no existe la evidencia de realizaciones de arqueos de caja menor esporádicos y sorpresivos, no realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y su conciliación con la contabilidad, La incorporación de bienes en almacén, no lo hacen de manera técnica.

ACCION NO CUMPLIDA.

16.

Las observaciones que se relacionan a continuación fueron recurrentes en los siguientes contratos:

OBSERVACIONES

CONTRATOS Nº

La falta de documentación mínima exigida para la contratación Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Salud y Riesgos Profesionales

001- 002-003-005-019

No existe supervisión por parte del funcionario designado Art. 04 de la ley 80 de 1993

001- 002-003-005-006-007-028

ACCION CUMPLIDA EN UN 90%,

17. No se firmó los estudios previos por el almacenista. Contrato Nº 003

Todos los estudios previos se encuentran firmados en a vigencia 2012 ACCIÓN CUMPLIDA 100%

18.

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de Cuatro Millones peso ($4.000.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado. Contrato Nº 005

ACCION NO CUMPLIDA a la fecha, por cuanto se debe tener en cuenta en la decisión de la autoridad competente.

19.

No se sustentó la entrada de los elementos al almacén en su primera entrega por parte del contratista. Por un valor de $21.922.539 constituyéndose en un posible hallazgo fiscal Contrato Nª 006

Se observa que el almacenista tiene archivadas todas sus entradas y salidas de almacén en forma ordenada. ACCION CUMPLIDA EN 100% A LA FECHA

20. Se evidencia que las factura no contienen fecha de emisión ni de recibido por los encargados del control. Contrato Nº 006

ACCION CUMPLIDA EN 100%







21. Presunta violación al artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, en lo referente a la no publicación en el SECOP, de los documentos requeridos. Contrato Nº 008

Acción no valora por cuanto la contratación fue directa en la vigencia 2012.

22.

Presunta irregularidad en el acta de liquidación ya que se registra el valor total de ejecución del contrato y no se relaciona el valor por el cual se pagó al finalizar el objeto del contrato. En los contratos Nº 009 y el Nº 015

Acción cumplida en un 90%, se contrató un jurídico para la asesoría de contratación. ACCION CUMPLIDA en un100%

23.

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($6.700.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado. Contrato Nª 019

ACCION NO CUMPLIDA a la fecha este se trasladó a la oficina de responsabilidad fiscal pendiente de una decisión.

24.

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($3.495.000) con fundamento por violación a los decretos de austeridad en el gasto y al Decreto 0650 de 2008, En la orden de servicio Nº 0034

En la vigencia 2012 no se presentaron diferencias en cuanto a austeridad se gastó razonablemente, acción cumplida en un 100%

25.

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($4.070.000) con fundamento por violación a los decretos de austeridad en el gasto y al Decreto 0650 de 2008 en la orden de Servicio Nº 00042

En el 2012 ACCION CUMPLIDA EN UN 100%.

En cuanto al plan de mejoramiento se observa que la Institución Educativa no ha cumplido con lo establecido en la resolución No. 020 de 2011, de rendir cada cuatro meses el avance, pues se solicitó esta información y en la carpeta no hay ningún avance, solo existe el plan radicado el 22 de noviembre de 2012, por cuanto no se pudo evidenciar cual era el porcentaje de avance valorado por la institución.

Las observaciones no cumplidas en un 100% deben ser incluidas en el plan de mejoramiento producto de esta auditoría.

Observación No. 21

La institución Educativa no presentó ningún avance al plan de mejoramiento producto de la vigencia 2011. Al no allegar los documentos soportes que desvirtúen esta observación esta se configurar como hallazgo sancionatorio. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Con relación a la supuesta sanción por no entregar plan de mejoramiento, les manifiesto que este fue entregado con la cuenta consolidada a febrero 27 de 2013 y el siguiente avance en junio del 2013, para su conocimiento. En espera de estar cumpliendo con mis obligaciones de carácter público y normatividad vigente.

DECISION DE LA CONTRALORIA:







Teniendo en cuenta que la Institución Educativa allega el avance al plan de mejoramiento de forma extemporánea según resolución No. 020 de enero de 2011, pero que se pudo verificar y calificar de acuerdo a lo evidenciado en la auditoria de la vigencia 2012, sin que se entorpeciera de manera grave la auditoría, se configura como hallazgo administrativo por la no entrega oportuna del avance del plan de mejoramiento. Es de aclarar que estos avances se hacen con corte al 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre, independientemente de su aprobación.

4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No HALLAZGOS HA HS HD HF

TESORERIA

1.

El anexo al formato F7 relación de pagos, no cumple con lo establecido en la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011.

De igual forma el formato F-20, el valor del registro presupuestal no guarda concordancia con el valor del registro real

X

2. Al comparar la ejecución presupuestal y los actos administrativos en cuanto a traslados presupuestales se observa una diferencia de $2.000.000.

X

3.

. Algunos actos administrativos que modificaron el presupuesto no se encuentran con la totalidad de las firmas. .

X

4.

Hay contratista que son empleados públicos y contratan

con la Institución Educativa, no efectúan los aportes a

seguridad social producto de este contrato.

X

5.

En algunos contratos no se evidencia el informe del supervisor y en otros el informe no especifica claramente que se realizó o que se recibió en forma detallada.

X

6.

Se observa que algunos contratos se les esta aplicando mal la retención en la fuente y por ende el reteica. No es claro que es un contrato de obra mal los descuentos según la Ley 21 de 1992, articulo 100

X

7.

Se observa que no hay coherencia en algunas actas de liquidación, se pegan textos de un lado y se pegan en otros sin que tenga sentido. .

X

8. Teniendo en cuenta que la institución educativa allega el avance al plan de mejoramiento de forma

X







extemporánea, según resolución 020 de enero de 2011, pero que se pudo calificar de acuerdo a lo evidenciado en la auditoria de la vigencia 2012 SE CONFIGURA hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento. Es de aclarar que estos avances se hacen con corte al 30 de abril, 31 de Agosto, y 31 de diciembre, independientemente de su aprobación.

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora – Contratista.

HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

informe final de auditorÍa gubernamental, modalidad...

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