informe final auditoria especial a los contratos...

INFORME FINAL AUDITORIA ESPECIAL A LOS CONTRATOS DE

SUMINISTRO SUSCRITOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA.

VIGENCIA 2014

Tunja, 24 de Agosto de 2015

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 02-03-2015

REGISTRO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O

EXPRES PÁGINA 2 DE 31

Contraloría Municipal de Tunja NIT 800107701-8 - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co Correo electrónico: [email protected]

Teléfono y Fax:098-7441843

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Auditor Fiscal

Comisionados

SANDRA MILENA PÉREZ ANGARITA Profesional Especializado- Líder Auditoría

http://www.contraloriatunja.gov.co/


CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 4

CARTA DE CONCLUSIONES ................................................................................. 5

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ......................................................................... 7

INFORME DE REVISION DE LA CUENTA SIA – ................................................ 7

1. CUADRO COMPARATIVO DE CONTRATOS DE SUMINISTRO SUSCRITOS EN LAS VIGENCIAS 2013 Y 2014 ...................................................................... 7

2. ESTUDIO DE LEGALIDAD, GESTIÓN Y RESULTADOS A LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO, SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA 2014. .................................................................................................. 8

2.1. CONTRATOS QUE NO PRESENTAN OBSERVACIONES O QUE SE ENCUENTRAN EN EJECUCIÓN: ......................................................................11

2.2. CONTRATOS QUE PRESENTAN OBSERVACIONES CON ALCANCE

ADMINISTRATIVO, FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL……………………….. 18

3. PLAN DE MEJORAMIENTO…………………………………………...…………22

4. CONSOLIDACIÓN DE LOS HALLAZGOS……………………………………...31



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Tunja, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, como ente de control fiscal, realizó auditoría especial a los contratos de suministro suscritos por la Alcaldía de Tunja en la vigencia 2014, pues es de gran importancia revisar la correcta administración de los recursos públicos invertidos por estos conceptos.

La evaluación se realiza a los soportes de los contratos entregados por la Secretaria de Contratación, Licitaciones y Suministros de la Alcaldía Mayor de Tunja; así como también se efectúan visitas de verificación y además se requiere información adicional a los supervisores y contratistas para verificar el cumplimiento de los mismos.

El grupo auditor evalúa el control de legalidad, de gestión y resultados de esta contratación, con el fin de establecer la eficiencia, eficacia, economía y equidad con que desarrolló su gestión en esta contratación, así como los resultados de la misma en pro del avance y ejecución del Plan de Desarrollo, estableciendo los resultados y beneficios logrados con ellas.

La Administración Municipal de Tunja es responsable del contenido de la información suministrada a la Contraloría Municipal de Tunja; la responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión y resultados de los contratos objeto de revisión, que incluya pronunciamientos sobre la conveniencia de lo contratado, el cumplimiento de los objetos contratados, la calidad de los mismos, el impacto social en la comunidad, la consistencia, integridad y oportunidad de los resultados.



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CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor

FERNANDO FLOREZ ESPINOSA

Alcalde

Alcaldía Mayor de Tunja

Asunto: Informe final auditoria especial a los contratos de suministro suscritos por la Alcaldía de Tunja. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad especial a los contratos de suministro suscritos por la Alcaldía de Tunja en la vigencia 2014. Es responsabilidad de la Administración Municipal el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombiana (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIAS) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT-, adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar el concepto. La Auditoría incluyó el examen sobre la base documental, legal y jurisprudencial que soportan los contratos de suministro suscritos por la Alcaldía de Tunja en la vigencia de 2014, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en la Contraloría Municipal de Tunja.



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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO Del estudio practicado se destaca lo siguiente:

Al verificar el principio de publicidad, se evidenció que los contratos de suministro se encuentran debidamente publicados en el portal único de contratación SECOP. Cumpliendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.

En algunos contratos se evidenció que los supervisores designados no cuentan con los conocimientos necesarios para verificar la correcta entrega de los elementos contratados, tal es el caso del contrato No. 1184 de 2014, el cual tiene por objeto, SUMINISTRO. INSTALACIÓN. PROGRAMACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA INTERACTIVO COMUNITARIO DE ALERTA VIA GSM PARA LA RENOVACIÓN. IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE TECNOLOGÍA PARA LA SEGURIDAD, para el cual designaron a la doctora Elina Ulloa, que cuenta con conocimientos en derecho.

Al parecer los supervisores no revisan las cuentas de cobro y/o facturas que emiten los contratistas, toda vez que se lograron evidenciar facturas que no cumplen con la discriminación del IVA, por lo que al parecer se presenta error en una factura en la que no está bien determinado el IVA

PLAN DE MEJORAMIENTO En cuanto a la revisión del plan de mejoramiento suscrito en la vigencia de 2014, en el que se presentaron las acciones de mejora sobre las observaciones de la Auditoria a los contratos de suministro suscritos en el año 2013, se observó que de las 20 acciones propuestas se cumplieron 15 y se siguen presentando debilidades en 5, que corresponden al ejercicio inadecuado de la supervisión de los contratos y al incumplimiento de los contratos respecto de la entrega de los bienes suministrados, entre otros. Cordialmente, YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Auditor fiscal



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RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

INFORME DE REVISION DE LA CUENTA SIA – Sistema Integral de Auditoria

para la vigencia fiscal 2014 en la Alcaldía de Tunja.

Se verificó el cumplimiento de rendición de la cuenta por parte de la Alcaldía Mayor de Tunja para la vigencia fiscal 2014, que es rendida a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, relacionada con la información contractual que se rinde en el formato F20_13. Se estableció que durante la vigencia 2014 se suscribieron un total de 58 contratos de suministro, de los cuales se tomó la muestra objeto de estudio. De la rendición se puede confirmar el cumplimiento satisfactorio de la rendición de la cuenta por parte de la Alcaldía Municipal de Tunja.

1. CUADRO COMPARATIVO DE CONTRATOS DE SUMINISTRO SUSCRITOS

EN LAS VIGENCIAS 2013 Y 2014

TIPO DE GASTO VIGENCIA 2013 VIGENCIA 2014 VARIACIÓN $ VARIACIÓN %

Valor pagado por año $ 4,160,921,374 $ 4,878,276,207 $ 717,354,833 17.24%

No. De contratos suscritos 69 58 -11 -16%

Tomando los valores correspondientes de las dos vigencias se puede evidenciar un aumento del valor total de la contratación de suministros entre las vigencias 2013 y 2014, pero una disminución en la cantidad de contratos suscritos, lo cual se observa en las siguientes gráficas:



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VERSIÓN: 01






2. ESTUDIO DE LEGALIDAD, GESTIÓN Y RESULTADOS A LOS CONTRATOS

DE SUMINISTRO, SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA 2014.

La Alcaldía Mayor de Tunja durante la vigencia 2014, de acuerdo a la información reportada en la cuenta anual consolidada, suscribió un total de 58 contratos de suministro, por un valor total de $4.878.276.207



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VERSIÓN: 01






Se determinó una muestra para la Auditoría de 20 contratos, los cuales ascienden a la suma de $3.377.214.898, valor que representa el 69% de la cuantía comprometida por el Municipio de Tunja en contratos de suministro de la vigencia 2014. MUESTRA SELECCIONADA:

NO. DE

CTO

MODALIDAD

CONTRATACION OBJETO VALOR

753

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE MATERIALES EN OBRA PARA MANTENIMIENTO.

CONSTRUCCIÓN. RECUPERACIÓN Y ADECUACIÓN DE LA MALLA

VIAL DE LA CIUDAD DE TUNJA. PROGRAMA PLAN ASOCIATIVO

CON LA COMUNIDAD M-373 $ 1,599,150,947

1086

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA. UTILES DE

ESCRITORIO Y OFICINA. CON DESTINO A FORTALECER EL

NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS PRESENTES

EN LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA $ 293,452,021

1111

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE MUEBLES Y ENSERES QUE REQUIERE LA

ADMINISTRACION MUNICIPAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DE

UNA OFICINA UBICADA EN EL SEGUNDO PISO DEL EDIFICIO

MUNICIPAL $ 63,300,000

1135

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA. CON

DESTINO A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA

PLANTA FÍSICA DE LAS DIFERENTES DEPRENDENCIAS

PRESENTES EN LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA $ 84,507,000

1184

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO. INSTALACIÓN. PROGRAMACIÓN Y PUESTA EN

FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA INTERACTIVO COMUNITARIO

DE ALERTA VIA GSM PARA LA RENOVACIÓN. IMPLEMENTACIÓN Y

MANTENIMIENTO DE TECNOLOGÍA PARA LA SEGURIDAD $ 275,999,999

1186

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE DOTACIONES CONSISTENTE DE VESTIDO DE

LABOR Y CALZADO PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA $ 230,555,000

1196

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE TECNOLOGÍA SOLICITADOS

POR LA POLICÍA NACIONAL DENTRO DEL CONVENIO

INTERINSTITUCIONAL CELEBRADO CON LA ALCALDÍA MAYOR DE

TUNJA $ 105,480,000

1202

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA DE SOFTWARE

QUE PERMITA LA PLANIFICACIÓN. ADMINISTRACIÓN Y

MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA

ALCALDÍA DE TUNJA $ 59,800,000



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






1209

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE EQUIPOS EN GENERAL. CON DESTINO A LAS

DIFERENTES DEPENDENCIAS PRESENTES EN LA ALCALDÍA

MAYOR DE TUNJA PARA ASÍ FORTALECER SU NORMAL

FUNCIONAMIENTO $ 113,379,000

1210

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE MUEBLES Y ENSERES QUE REQUIEREN LOS

FUNCIONARIOS DIFERENTES DEPEDENCIAS DE LA

ADMINISTRACION DEL MUNICIPIO DE TUNJA PARA EL

DESARROLLO DE SUS LABORES $ 223,130,000

1224

SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINISTRO DE SUDADERAS PARA LOS ADULTOS MAYORES

VINCULADOS A LOS CENTROS DE VIDA DE LA CIUDAD DE TUNJA.

DENTRO DEL COMPONENTE - FINANCIACIÓN Y/O

COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS

CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIANO (META DE PRODUCTO

219). $ 108,300,500

196 MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTROS DE 390 PAQUETES NUTRICIONALES PARA LOS

ADULTOS MAYORES VINCULADOS A LOS CENTROS VIDA DE LA

CIUDAD DE TUNJA. DENTRO DEL COMPONENTE `FINANCIACIÓN

Y/O COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS

CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIANO. $ 25,584,000

80 MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE UN EQUIPO DE SONIDO PARA EL DESARROLLO

DE DIFERENTES EVENTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA $ 13,945,100


SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE EQUIPOS. HERRAMIENTAS Y

ELEMENTOS DE ASEO NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO LA

RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS DE LA PLAZA DE

MERCADO DEL SUR DE TUNJA DENTRO DEL PROYECTO DE

FORTALECIMIENTO Y GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS

SÓLIDOS TUNJA BOYACÁ CENTRO ORIENTE FASE I EL CUAL SE

DEFINE COMO BASE PRINCIPAL PARA EL MONTAJE DE LA

PLANTA DE COMPOSTAJE DE LA CIUDAD. $ 27,570,000


SUMINISTRO DE ELEMENTOS PARA LA DOTACIÓNDEL HOGAR

GERIÁTRICO DENTRO DEL COMPONENTE FINANCIACION Y/O

COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS

CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIACNO $ 22,740,613


SUMINISTROS DE 390 PAQUETES NUTRICIONALES PARA LOS

NIÑOS Y NIÑAS DE LA CIUDAD DE TUNJA. DENTRO DEL

COMPONENTE `PLAN ALIMENTARIO Y NUTRICIONAL. $ 25,584,000


CONTRATAR EL SUMINISTRO PERIÓDICO DE BONOS Y/O

TARJETAS CANJEABLES ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA

COMPRA DE VESTUARIO. CALZADO O MERCADO. CON DESTINO A

PERSONAL DE LA POLICÍA NACIONAL DISTRITO DE TUNJA Y LA

POLICÍA NACIONAL. CUYO OBJETO ES GARANTIZAR LA

SEGURIDAD VIAL Y LA MOVILIDAD DE PERSONAS. VEHÍCULOS Y

BIENES POR LAS VÍAS PÚBLICAS O PRIVADAS ABIERTAS AL

PÚBLICO DE LA CIUDAD DE TUNJA $ 14,530,000



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






1208

SELECCIÓN

ABREVIADA

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO PARA ACTUALIZACIÓN

DE LA APLICACIÓN DESARROLLADA POR ESTUDIANTES DE LA

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

COMO ACCIÓN EN LA HOMOLOGACIÓN. VALIDACIÓN Y

UNIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE ENERGÍA Y GAS

CON LAS EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS PÚBLICOS

COMO ACUEDUCTO. ALCANTARILLADO Y ASEO PARA EL

REPORTE A LA SUPERSERVICIOS. DENTRO DEL COMPONENTE

DE SISTEMATIZACIÓN PARA LA ESTRATIFICACIÓN EN LÍNEA. M ¿

396 $ 34,790,000

5 MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR

DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y

LAS SECRETARÍAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA

EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL) SECRETARÍA DE

INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) PROTECCIÓN

SOCIAL (PREVENCIÓN. VIGILANCIA Y CONTROL DE ZOONOSISY

VIGILANCIA EN SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE $ 27,712,404

21 MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR

DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y

LAS SECRETRIAS DE TRANSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA

EDUCACION Y SEGURIDAD VIAL) SECRETARIA DE

INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) PROTECCIÓN

SOCIAL (PREVENCIÓN. VIGILANCIA Y CONTROL DE ZOONOSIS Y

VIGILANCIA EN SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE) $ 27,704,314

2.1. CONTRATOS QUE NO PRESENTAN OBSERVACIONES O QUE SE ENCUENTRAN EN EJECUCIÓN: Los siguientes contratos cumplieron con los requisitos que se exigen para la suscripción de los mismos, asimismo revisando la etapa de gestión y resultados se pudo verificar el cumplimiento del objeto de cada uno de ellos. A algunos contratos solo les fue revisada la legalidad, toda vez que aún se encuentran en ejecución. Los siguientes contratos de prestación de suministro cumplieron con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la normatividad vigente y con el objeto para el cual fueron suscritos, así como también fueron ejecutados conforme a lo acordado en el contrato:



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






2.1.1 Contrato de suministro No. 1111 de 2014

OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE MUEBLES Y ENSERES QUE REQUIERE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DE UNA OFICINA UBICADA EN EL SEGUNDO PISO DEL EDIFICIO MUNICIPAL

VALOR DEL CONTRATO

$ 63,300,000

CONTRATISTA FERNANDO BOHORQUEZ Y CIA S.A.S

SUPERVISOR GLADYS MARLEN LARROTA

GESTIÓN Y RESULTADOS: el contrato fue realizado con el fin de acondicionar las dependencias del edificio municipal para el desarrollo de las actividades de los funcionarios y de prestar un adecuado servicio a la comunidad. Así las cosas verificando las entradas al almacén se logró evidenciar la entrega de los elementos suministrados por el contratista. 2.1.2 Contrato de suministro No. 179 de 2014

OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE EQUIPOS. HERRAMIENTAS Y ELEMENTOS DE ASEO NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO LA RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS DE LA PLAZA DE MERCADO DEL SUR DE TUNJA DENTRO DEL PROYECTO DE FORTALECIMIENTO Y GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS TUNJA BOYACÁ CENTRO ORIENTE FASE I EL CUAL SE DEFINE COMO BASE PRINCIPAL PARA EL MONTAJE DE LA PLANTA DE COMPOSTAJE DE LA CIUDAD.

VALOR DEL CONTRATO

$ 27,570,000

CONTRATISTA OLIVERO JIMENEZ OROZCO

SUPERVISOR RAUL FERNANDO TORRES- SECRETARIA DE DESARROLLO

GESTIÓN Y RESULTADOS: se revisó la información (actas de entrada al almacén, actas de entrega, entre otros) allegada por el supervisor y se evidenció el suministro de todos y cada uno de los elementos. 2.1.3 Contrato de suministro No. 197 de 2014

OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTROS DE 390 PAQUETES NUTRICIONALES PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS DE LA CIUDAD DE TUNJA. DENTRO DEL COMPONENTE `PLAN ALIMENTARIO Y NUTRICIONAL.

VALOR DEL CONTRATO

$ 25,584,000

CONTRATISTA ALFONSO MOLINA DIAZ

SUPERVISOR LUIS ALFREDO VELASCO CARDENAS- SECRETARIA DE PROTECCIÓN SOCIAL



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






GESTIÓN Y RESULTADOS: se revisó la información (actas de entrega firmadas por los beneficiarios, registros fotográficos, entre otros) allegada por el supervisor y se evidencio el suministro de todos y cada uno de los paquetes nutricionales objeto del contrato.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA DE SOFTWARE QUE PERMITA LA PLANIFICACIÓN. ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA ALCALDÍA DE TUNJA

VALOR DEL CONTRATO

$ 59,800,000

CONTRATISTA ISOLUCION- SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

SUPERVISOR JULIETA BERNAL MORENO

GESTIÓN Y RESULTADOS: la necesidad del contrato se basó en la modernización de los procesos que adelanta la Alcaldía de Tunja, así como también al cumplimiento de las normas de calidad tales como el MECI:1000 y la NTCGP: 1000. Así las cosas, verificando los soportes del contrato y las actas de entrada al almacén, se logró establecer el cumplimiento del objeto mismo. 2.1.5 Contrato de suministro No. 753 de 2014

OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE MATERIALES EN OBRA PARA MANTENIMIENTO. CONSTRUCCIÓN. RECUPERACIÓN Y ADECUACIÓN DE LA MALLA VIAL DE LA CIUDAD DE TUNJA. PROGRAMA PLAN ASOCIATIVO CON LA COMUNIDAD M-373

VALOR DEL CONTRATO

$ 1,599,150,947

CONTRATISTA SOLUCIONES INTEGRALES UNIÓN S.A.S

SUPERVISOR FLORELBA CASTRO MORENO

GESTIÓN Y RESULTADOS: El contrato se pactó inicialmente por 5 meses iniciándose el 25 de agosto de 2014; posteriormente el 30 de diciembre de 2014 se presentó una prórroga por el término de 4 meses, toda vez que a la fecha no se encontraba acondicionado el terreno. El 28 de abril de 2015, se presenta una suspensión como consecuencia de trabajos que debía adelantar la empresa Proactiva Aguas de Tunja S.A E.S.P, reiniciándose el día 15 de mayo de 2015; posteriormente se presenta una segunda prórroga por el término de un mes, por lo cual el contrato aún sigue vigente.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Así las cosas, se revisó la legalidad del mismo, quedando pendiente la revisión de la gestión y resultados hasta tanto el contrato se encuentre liquidado.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE EQUIPOS EN GENERAL. CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS PRESENTES EN LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA PARA ASÍ FORTALECER SU NORMAL FUNCIONAMIENTO

VALOR DEL CONTRATO

$ 113,379,000

CONTRATISTA GILBERTO HERNANDEZ MERCHAN

SUPERVISOR MARLEN LARROTA IZARIZA

GESTION Y RESULTADOS: el contrato fue realizado con el fin de acondicionar las dependencias del edificio municipal para el desarrollo de las actividades de los funcionarios y de prestar un adecuado servicio a la comunidad. Así las cosas verificando las actas de entrada al almacén se logró evidenciar la entrega de los elementos suministrados por el contratista como son: aparato telefónico inalámbrico, brilladora, calculadora manual, calculadora electrónica, cámara de video profesional, cámara fotográfica, disco externo, DVD reproductores, grabadora digital, lector de tarjeta microcomponente, micrófonos, picadora de papel, scanner, televisores, video beam, entre otros.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE MUEBLES Y ENSERES QUE REQUIEREN LOS FUNCIONARIOS DIFERENTES DEPEDENCIAS DE LA ADMINISTRACION DEL MUNICIPIO DE TUNJA PARA EL DESARROLLO DE SUS LABORES

VALOR DEL CONTRATO

$ 223,130,000

CONTRATISTA ARCHIVO TOTAL LTDA.

SUPERVISOR MARLEN LARROTA IZARIZA

GESTION Y RESULTADOS: el contrato fue realizado con el fin de acondicionar las dependencias del edificio municipal con elementos electrónicos para el desarrollo de las actividades de los funcionarios y de prestar un adecuado servicio a la comunidad. Así las cosas verificando las actas de entrada al almacén se logró evidenciar la entrega de los elementos suministrados por el contratista como son: archivadores, buzones de sugerencia, cartelera de vidrio, descansapies, división en aluminio, escalera plástica, escritorio, puerta en aluminio, sillas ergonómicas, estante metálico, rejas en hierro, tablero acrílico, entre otros.




CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA. CON DESTINO A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS PRESENTES EN LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA.

VALOR DEL CONTRATO

$ 84,507,000

CONTRATISTA FERNANDO BOHORQUEZ Y CIA S.A.S


GESTIÓN Y RESULTADOS: verificando los soportes allegados se logró evidenciar el acta de entrada al almacén de los elementos objeto del contrato como son: azúcar, blanqueadores, bolsas de basura, café, canecas plásticas, cera, crema multidesengrasante, escobas, esponjas, filtro de tela, gel desinfectante, guantes, jabones detergentes, jabones líquidos, limpiadores, lustra muebles, mangueras, traperos, varsol, gafas, entre otros; de estos elementos se constató su entrega en Almacén a las aseadoras para su utilización en el Edificio Municipal de acuerdo a las solicitudes que pasaban cada una de ellas.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE UN EQUIPO DE SONIDO PARA EL DESARROLLO DE DIFERENTES EVENTOS DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA

VALOR DEL CONTRATO

$ 13,945,100

CONTRATISTA HECTOR GABRIEL GAMBOA HUERTAS


GESTIÓN Y RESULTADOS: verificando los soportes allegados se logró evidenciar el acta de entrada al almacén de los elementos objeto del contrato, este equipo fue asignado a la oficina de Comunicaciones para el apoyo de eventos de recreación adulto mayor, infancia y adolescencia, entre otros.


OBJETO DEL CONTRATO

CONTRATAR EL SUMINISTRO PERIÓDICO DE BONOS Y/O TARJETAS CANJEABLES ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA COMPRA DE VESTUARIO. CALZADO O MERCADO. CON DESTINO A PERSONAL DE LA POLICÍA NACIONAL DISTRITO DE TUNJA Y LA POLICÍA NACIONAL. CUYO OBJETO ES GARANTIZAR LA SEGURIDAD VIAL Y LA MOVILIDAD DE PERSONAS. VEHÍCULOS Y BIENES POR LAS VÍAS PÚBLICAS O PRIVADAS ABIERTAS AL PÚBLICO DE LA CIUDAD DE TUNJA

VALOR DEL CONTRATO

$ 14,530,000

CONTRATISTA BIGG PASS S.A.S

SUPERVISOR NELSON FABIAN RANGEL CRISPIN



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






GESTIÓN Y RESULTADOS: verificando el contrato se evidencio que éste hacía parte de lo estipulado en el convenio No. 065 de 2014, en lo referente al plan de compras por el que se comprometió la Administración Municipal con la Policía Nacional, cumpliéndose con lo anterior el objeto del contrato.

Los bonos bienestar fueron destinados para alimentos, vestuario a excepción de licores y cigarrillos e iban destinados exclusivamente a los patrulleros que pertenecen a la seccional Tunja y que prestaron sus servicios, determinados por la Policía Nacional.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE DOTACIONES CONSISTENTE DE VESTIDO DE LABOR Y CALZADO PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA

VALOR DEL CONTRATO

$ 230,555,000

CONTRATISTA MARCELO HERNAN GARCIA CUBILLOS

SUPERVISOR VICTOR MANUEL LEGUIZAMO DIAZ

GESTION Y RESULTADOS: se revisó la información allegada por el supervisor y se evidencio la entrega de las dotaciones respectivas por medio de listas firmadas por cada uno de los beneficiarios del contrato; en total fueron entregadas 315 dotaciones a docentes de las instituciones educativas Rural del Sur, Silvino Rodríguez, Instituto de educación media Diversificada, Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, Instituto Educativo Libertador Simón Bolívar, Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón, Gustavo Rojas Pinilla, Colegio Gran Colombiano, entre otras.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE TECNOLOGÍA SOLICITADOS POR LA POLICÍA NACIONAL DENTRO DEL CONVENIO INTERINSTITUCIONAL CELEBRADO CON LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA

VALOR DEL CONTRATO

$ 105,480,000

CONTRATISTA UNION TEMPORAL ALCALDIA DE TUNJA ELEMENTOS TECNOLOGICOS 2014

SUPERVISOR NELSON FABIAN RANGEL CRISPIN

GESTION Y RESULTADOS: verificando el contrato se evidencio que éste hacía parte de lo estipulado en el convenio No. 018 de 2014, en lo referente al plan de



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






compras por el que se comprometió la Administración Municipal con la Policía Nacional, cumpliéndose con lo anterior el objeto del contrato.

Los elementos entregados a la Policía Nacional fueron: 6 cámaras fotográficas semi profesionales, 2 computadores portátiles para oficina, 9 computadores de escritorio, 7 impresoras a color, 2 impresoras láser de alto rendimiento, 7 impresoras portátiles, 7 scanner portátil, 1 video beam, 6 videocámaras, 1 televisor; lo anterior con el fin de garantizar el control operativo del tránsito en la ciudad de Tunja.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTROS DE 390 PAQUETES NUTRICIONALES PARA LOS ADULTOS MAYORES VINCULADOS A LOS CENTROS VIDA DE LA CIUDAD DE TUNJA. DENTRO DEL COMPONENTE `FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIANO.

VALOR DEL CONTRATO

$ 25,584,000

CONTRATISTA ALFONSO MOLINA DIAZ

SUPERVISOR LUIS ALFREDO VELASCO CARDENAS- SECRETARIA DE PROTECCION SOCIAL

GESTIÓN Y RESULTADOS: se revisó la información (actas de entrega firmadas por los beneficiarios, registros fotográficos, entre otros) allegada por el supervisor y se evidencio el suministro de todos y cada uno de los paquetes nutricionales objeto del contrato. Los beneficiaros de los paquetes nutricionales se determinaron así:

CENTROS DE VIDA NUMERO DE

BENEFICIARIOS

Centro de vida sur 50

Centro de vida norte 55

Centro de vida occidente 63

Centro de vida oriente 50

Centro de vida veredal 150

Centro de vida centro – lotería 22

TOTAL 390


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA. UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA. CON DESTINO A FORTALECER EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS PRESENTES EN LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






VALOR DEL CONTRATO

$ 293,452,021

CONTRATISTA COMERCIALIZADORA SERLE.COM S.A.S

SUPERVISOR GLADYS MARLEN LARROTA IZARIZA

GESTION Y RESULTADOS: verificando el acta de entrada al almacén suministrada por la Supervisora del contrato se logró evidenciar el suministro de los elementos contratados cumpliéndose con ello el objeto del contrato.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y LAS SECRETRIAS DE TRANSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA EDUCACION Y SEGURIDAD VIAL) SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) PROTECCIÓN SOCIAL (PREVENCIÓN. VIGILANCIA Y CONTROL DE ZOONOSIS Y VIGILANCIA EN SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE)

VALOR DEL CONTRATO

$ 27,704,314

CONTRATISTA ESTACION DE SERVICIO ESSO MALDONADO- AUGUSTO VARGAS SAENZ

SUPERVISOR LINA CECILIA CHIQUILLO

GESTIÓN Y RESULTADOS: se solicitó al supervisor del contrato la relación de vehículos a los que se les suministro el combustible y al verificar cada uno de los tiquetes expedidos por el contratista se evidenció que efectivamente se abastecieron a los vehículos de propiedad de la Administración Municipal así como se logró verificar el cumplimiento del valor total contratado.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y LAS SECRETARÍAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL) SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) PROTECCIÓN SOCIAL (PREVENCIÓN. VIGILANCIA Y CONTROL DE ZOONOSISY VIGILANCIA EN SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE

VALOR DEL CONTRATO

$ 27,712,404

CONTRATISTA ESTACION DE SERVICIO ESSO MALDONADO- AUGUSTO VARGAS SAENZ

SUPERVISOR LINA CECILIA CHIQUILLO

GESTIÓN Y RESULTADOS: se solicitó al supervisor del contrato la relación de vehículos a los que se les suministro el combustible y al verificar cada uno de los tiquetes expedidos por el contratista se evidenció que efectivamente se



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






abastecieron a los vehículos de propiedad de la Administración Municipal así como se logró verificar el cumplimiento del valor total contratado.

2.2. CONTRATOS QUE PRESENTAN OBSERVACIONES


OBJETO DEL CONTRATO

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO PARA ACTUALIZACIÓN DE LA APLICACIÓN DESARROLLADA POR ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA COMO ACCIÓN EN LA HOMOLOGACIÓN. VALIDACIÓN Y UNIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE ENERGÍA Y GAS CON LAS EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS PÚBLICOS COMO ACUEDUCTO. ALCANTARILLADO Y ASEO PARA EL REPORTE A LA SUPERSERVICIOS. DENTRO DEL COMPONENTE DE SISTEMATIZACIÓN PARA LA ESTRATIFICACIÓN EN LÍNEA.

VALOR DEL CONTRATO

$ 34,790,000

CONTRATISTA JAVIER GONZALO BECERRA GALINDO

SUPERVISOR JULIETA BERNAL MORENO

GESTIÓN Y RESULTADOS: Verificando los soportes allegados por la Administración Municipal no se evidencio el acta de liquidación del contrato.

OBSERVACIÓN No. 1

No se allega acta de liquidación del contrato, lo cual contraviene el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, toda vez que el contrato fue terminado el 20 de febrero de 2015.

De no ser aclarada la observación conllevara a establecerse como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Las actas de terminación y liquidación y recibo final a satisfacción del contrato 1208 de 2014 fueron formalizadas el día 20 de Febrero de 2015 y radicadas en la Secretaría de Contratación, Licitaciones y Suministros el día 24 de Febrero de 2015. El documentos de Acta de Liquidación y recibo final a satisfacción del Contrato N° 1208 de 2014 aparece publicada en la página oficial del Sistema Electrónico de Contratación Pública con fecha27/02/2015, link htpps://contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=14-9-392965 DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Verificada la información remitida por parte



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






de la entidad auditada se encuentra que existe Acta de Terminación calendada 20

de Febrero de 2015 y Acta de Liquidación fechada 20 de Febrero de 2015. Así

mismo al revisar el contenido de las mismas se encuentra un error en la digitación

en el Acta de Liquidación en la celda en la que se relaciona fecha de terminación,

pues allí refiere fecha 25 de Febrero de 2015, siendo la fecha correcta 20 de

Febrero de 2015. Sin embargo, la entidad evidencia el yerro y mediante Acta

aclaratoria publicada en el Portal único de Contratación el día 09 de Abril de 2015

procede a aclarar el error manifestando que la fecha de terminación corresponde

al 20 de Febrero de 2015. Por lo anteriormente señalado, se procede a levantar la

observación administrativa.

Los equipos fueron requeridos por la Oficina asesora de planeación y el Comité de estratificación socioeconómica del Municipio de Tunja se destinaron para entre otras cosas la georeferenciación exacta de los predios urbanos y rurales del Municipio, y el cumplimiento de sus deberes; los equipos suministrados fueron: 7 equipos de cómputo, un televisor LED, 1 GPS, 1 video proyector y 1 computador portátil.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE SUDADERAS PARA LOS ADULTOS MAYORES VINCULADOS A LOS CENTROS DE VIDA DE LA CIUDAD DE TUNJA. DENTRO DEL COMPONENTE – FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIANO (META DE PRODUCTO 219).

VALOR DEL CONTRATO

$ 108,300,500

CONTRATISTA DIANA PAOLA FLOREZ LOPEZ

SUPERVISOR LUIS ALFREDO VELASCO CARDENAS- SECRETARIA DE PROTECCIÓN SOCIAL

GESTIÓN Y RESULTADOS: el contrato tuvo por objeto el suministro de 1.100

sudaderas para los adultos mayores; se solicitó al supervisor del contrato las actas

de entrega firmadas por los beneficiarios del contrato y se evidenció que al

parecer fueron entregadas 905 sudaderas, quedando sin soporte la entrega de

195 sudaderas, presentándose un presunto detrimento al patrimonio público por

valor de $19.198.725, valor total de las sudaderas que al parecer no fueron

entregadas.

OBSERVACIÓN No. 2

Se presenta al parecer un incumplimiento del contrato, toda vez que en el mismo



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






se estipulo la entrega de 1.100 sudaderas pero solo se allegaron soportes de

entrega de 905, presentándose un faltante de 195 sudaderas por valor de

$19.198.725, suma que es tomada como presunto detrimento al patrimonio

público.

Lo anterior al parecer vulnera lo estipulado la cláusula primera del contrato, toda

vez que allí se menciona el objeto del contrato y la cantidad de sudaderas que

debían entregar (1.100) por valor de $108.300.500, suma que fue cancelada por

la Administración Municipal en su totalidad.

De no ser aclarada la observación conllevara a establecerse como hallazgo

administrativo con alcance fiscal.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: En el término de traslado del Informe preliminar,

la entidad se pronunció en los siguientes términos: “Se hace entrega de los

soportes faltantes del Contrato de Suministro N° 1224 de 2014. Se anexan las

195 firmas faltantes por parte del IRDET, correspondiente a los barrios Santa

Lucia, Altamira, Sol de Oriente, San Francisco, Hunza, Vereda La Colorada, Asilo

San José”.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Verificada la información remitida en término

por el Supervisor del Contrato de Suministro N° 1224 de 2014, se encuentra que

si bien las planillas allegadas relacionan la entrega de 195 sudaderas, tan solo se

encuentra firma de 193 beneficiarios. Ante la inexistencia de soporte que acredite

la entrega material de dos (2) sudaderas, se encuentra que se desvirtuó

parcialmente la observación, por lo tanto se configura como hallazgo

administrativo con alcance fiscal el cual tiene una cuantía igual a CIENTO

NOVENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS DIEZ PESOS ($196.910).

2.2.3 Contrato de suministro N° 195 de 2014.

OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS PARA LA DOTACIÓN DEL HOGAR GERIÁTRICO DENTRO DEL COMPONENTE FINANCIACION Y/O COFINANCIACIÓN DOTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIACNO

VALOR DEL CONTRATO

$ 22,740,613

CONTRATISTA COMERCIALIZADORA LICUAEXPRES S.A.S.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






SUPERVISOR LUIS ALFREDO VELASCO CARDENAS- SECRETARIA DE PROTECCION SOCIAL

LEGALIDAD: analizando la factura expedida por el contratista no se logró

establecer cómo fue determinado el valor del IVA a los elementos suministrados,

toda vez que tan sólo uno se encontraba exento de este gravamen y al aplicar el

porcentaje a cada uno de los elementos el valor total estipulado no coincidió.

Los elementos suministrados fueron: 15 camas, 15 colchones, 30 forros impermeables para colchón, 65 cobijas, 50 juegos de sabana, 20 edredones, 20 almohadas, 45 toallas, 10 batas o salidas de baño, 40 pares de chanclas, 1 máquina de afeitar, 1 nevecon y una camilla.

OBSERVACION No. 3

Al parecer el valor del IVA en la factura no corresponde al que se debía aplicar en

los elementos suministrados por el contratista.

Lo anterior contraviene lo estipulado en el art. 617 del Estatuto Tributario, literal c,

el cual indica: “c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del

adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado”.

De no ser aclarada conllevara a establecerse como hallazgo administrativo con

alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: En el término de traslado del Informe preliminar,

la entidad se pronunció en los siguientes términos:” Se aclara que como

supervisor mis obligaciones específicas se enfocaban hacia el cumplimiento total

de los suministros con las características específicas estipuladas en el contrato, el

cual se cumplió a satisfacción. Por lo anterior se canceló la totalidad del contrato.

Por lo anterior es de plena responsabilidad del contratista la aplicación del IVA en

la factura para su respectivo cobro, aclarando que el contratista deberá responder

a la entidad DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia)

sobre el pago de estos impuestos.

De igual forma se notificará al contratista para que subsane esta situación

directamente con la DIAN.”.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: A folio 107 de la carpeta contractual se

encuentra la Designación de la Supervisión de la Aceptación de Oferta

SMC.AMT-195-2014, documento que expresamente señala: “Es de anotar que la

supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero,

contable y jurídico del cumplimiento del objeto del contrato…”.

Así las cosas, no es dable para esta Contraloría que el supervisor manifieste que

su obligación específica se enfocaba hacia el cumplimiento total de los

suministros con las características específicas estipuladas en el contrato, toda

vez que la supervisión no solamente contempla el control técnico y administrativo

(al cual hace referencia el supervisor) sino además establece un control jurídico,

contable y financiero, siendo este último en el que se enmarca la revisión - por

parte del supervisor- de todos los documentos que soportan el cobro de una

obligación derivada del contrato, para el caso en estudio la factura de venta.

Considerando la respuesta extendida por el supervisor designado para la

Aceptación de la Oferta SMC.AMT-195-2014 y lo previamente considerado por

este órgano de control fiscal, se decide mantener la observación, configurándose

así un hallazgo con alcance disciplinario, toda vez que existe una presunta

omisión de las obligaciones establecidas en el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011

y por ende una presunta trasgresión a lo descrito en la Ley 734 de 2002

modificado parcialmente por la Ley 1474 de 2011.

GESTIÓN Y RESULTADOS: se revisó la información (actas de entrega, registros

fotográficos, entre otros) allegada por el supervisor y se evidencio el suministro de

todos y cada uno de los elementos de dotación objeto del contrato.


OBJETO DEL CONTRATO

SUMINISTRO. INSTALACIÓN. PROGRAMACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA INTERACTIVO COMUNITARIO DE ALERTA VIA GSM PARA LA RENOVACIÓN. IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE TECNOLOGÍA PARA LA SEGURIDAD

VALOR DEL CONTRATO

$ 275,999,999

CONTRATISTA SMARTY COLOMBIA S.A.S

SUPERVISOR ELINA ULLOA SAENZ



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






GESTIÓN: verificando las calidades que ostenta la supervisora del contrato se

logró evidenciar que al parecer ella no es la persona con la experticia requerida

para ser supervisora del suministro de estos elementos.

OBSERVACIÓN NO. 4

Al parecer la supervisora del contrato no reúne las calidades requeridas para

verificar el correcto cumplimiento del contrato.

De no ser aclarada la observación conllevara a establecerse como hallazgo con

alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: En respuesta a la observación número 4

referente al contrato de suministro 1184 de 2014, me permito dar respuesta de la

siguiente manera: No era necesario un perfil específico, teniendo en cuenta que

existía conforme se verificó, obligación a cargo del contratista de entregar

instalado y en funcionamiento el sistema, y éste hecho pudo ser comprobado por

la supervisora. En todo caso se contó con el apoyo técnico del personal de la

Policía para determinar y verificar el funcionamiento de las alarmas comunitarias,

tal como se evidencia en los cinco (5) folios anexos a la presente respuesta.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA. Considerando la respuesta que en oportuno

término allegó la supervisora del Contrato de Suministro N° 1184 de 2014, en la

que manifiesta que no era necesario contar con un perfil específico para ejercer la

supervisión del contrato en mención, esta Contraloría difiere de tal aseveración

toda vez que el objeto de la supervisión es el seguimiento técnico, administrativo,

financiero, contable y jurídico sobre la ejecución del objeto contractual.

Para el caso en particular y teniendo en cuenta que se trata de la instalación y

puesta en funcionamiento de unos elementos tecnológicos, se hace necesario

contar con conocimiento relacionado con el asunto. Si bien es de recibo para esta

entidad el apoyo prestado por la Policía Nacional para la verificación de la correcta

instalación y puesta en funcionamiento de los elementos, es necesario y pertinente

mencionar que este apoyo debió solicitarse previo a la suscripción del acta de

recibo a satisfacción y no posterior a la firma del acta de liquidación como para el

caso sucedió.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






El desarrollo efectivo de la supervisión permite a la entidad garantizar que los

elementos adquiridos por la administración cumplen con todas las

especificaciones en los términos y bajo las condiciones señaladas por la

contratante (Alcaldía Mayor de Tunja) y tan así es que el pago del valor del

contrato queda supeditado a la suscripción del Acta de Liquidación y recibo a

satisfacción.

Para esta Contraloría, no es procedente levantar la observación administrativa, ya

que se evidencia como una falencia que debe ser subsanada para prevenir

posibles daños patrimoniales por la entrega - a la administración - de elementos

que no cumplen con las especificaciones exigidas y/o que no satisfagan la

necesidad. Por lo anterior se mantiene la observación para ser incluía en el Plan

de Mejoramiento.

RESULTADOS: verificando los soportes allegados se logró evidenciar el acta de

entrada al almacén de los elementos objeto del contrato.

La finalidad de este contrato se basa en un procedimiento en materia de

tecnología y movilidad de alerta vía GSM para ser instalado en los diferentes

barrios de la ciudad de Tunja conforme al plan adelantado con la policía

Metropolitana de Tunja. Los elementos suministrados fueron: 70sistemas

interactivos comunitarios y la mano de obra para la instalación de cada uno de

ellos, incluida la adecuación del cuarto de control.

3. PLAN DE MEJORAMIENTO

En cumplimiento de lo establecido por el artículo 49 de la Resolución 175 de 2013, la Alcaldía de Tunja presentó avances al plan de mejoramiento suscrito con ocasión de la auditoria a la vigencia 2013. A continuación se realiza un análisis a cada hallazgo teniendo en cuenta el plan de mejoramiento de la Auditoría a los contratos de prestación de servicios suscritos en la vigencia 2013. Además, para la evaluación al plan se tiene en cuenta lo evidenciado y analizado por el equipo auditor en la presente auditoria. Del análisis al plan de mejoramiento se concluye que de los veinte hallazgos administrativos que quedaron en firme de la auditoria a la vigencia 2013, se



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






encuentran cumplidos 13 hallazgos equivalentes al 65%, cinco hallazgos se encuentra parcialmente cumplidos y los 3 restantes equivalentes al 15%, se encuentran sin cumplir. De los hallazgos que a continuación se relacionan, la Alcaldía de Tunja deberá incluirlos en el plan de mejoramiento que surja con ocasión de esta auditoría, todos aquellos a los que se calificó con acción de mejora no cumplida.

No. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO OBSERVACIÓN

CUMPLIDA PARCIALMENTE CUMPLIDA

NO CUMPLIDA

1

AL PARECER LOS CONTRATOS Nº 527 Y 528 SE ENCUENTRAN MAL DENOMINADOS, PUES EL OBJETO DE ESTOS CONTRATOS CORRESPONDE A LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLE (DENOMINADO EN EL FORMATO F20_13 DEL SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS, COMO C9) Y NO COMO CONTRATOS DE SUMINISTROS (DENOMINADO C6) X

2

CONTRATO 316 DE 2013: REVISANDO LOS SOPORTES NO SE LOGRA ESTABLECER CON CLARIDAD LOS INSUMOS ENTREGADOS, SI BIEN SE PRESENTAN DOCUMENTOS FOTOGRÁFICOS Y ALGUNOS FORMATOS DE ENTREGA DE LOS MISMOS, DEBIDO A LA DEFICIENTE ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE TIENEN QUE DILIGENCIAR LOS RESPONSABLE DE LA ENTREGA DE INSUMOS, CONLLEVA A QUE SE PRESENTE ESTA FALENCIA X

3

CONTRATO DE SUMINISTROS NO. 048 DE 2013. AL REVISAR LOS SOPORTES ENTREGADOS SE PUDO EVIDENCIAR QUE AL PARECER, SE CANCELÓ UN VALOR ADICIONAL DE $122.500, REVISANDO LAS CUENTAS DE COBRO EXPEDIDAS POR EL CONTRATISTA, ASÍ COMO TAMBIÉN EL ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.

EN LA PRESENTE AUDITORIA SE VOLVIÓ A PRESENTAR LA MISMA OBSERVACIÓN RESPECTO DEL CONTRATO NO. 1224 DE 2014 X

4

CONTRATO DE SUMINISTROS NO. 261 DE 2013. SE PRESENTA AL PARECER UN VALOR ADICIONAL CANCELADO POR CONCEPTO DE RACIONES DE COMIDA EN LA SUMA DE $100.000, TENIENDO EN CUENTA EL INFORME DE RECIBIDO DEL DEPARTAMENTO DE POLICÍA DE BOYACÁ Y EL ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.


5

CONTRATO DE SUMINISTRO Nº 527 DE 2013: SE PUDO EVIDENCIAR QUE AL PARECER EL CONTRATO SE ENCUENTRA MAL DENOMINADO , PUES X



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






EL OBJETO CORRESPONDE A LA ADQUISICIÓN DE UN BIEN INMUEBLE (DENOMINADO EN EL FORMATO F20_13 DEL SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS, COMO C9) Y NO COMO CONTRATO DE SUMINISTROS (DENOMINADO C6)

6

CONTRATO DE SUMINISTRO Nº 528 DE 2013: SE PUDO EVIDENCIAR QUE AL PARECER EL CONTRATO SE ENCUENTRA MAL DENOMINADO , PUES EL OBJETO CORRESPONDE A LA ADQUISICIÓN DE UN BIEN INMUEBLE (DENOMINADO EN EL FORMATO F20_13 DEL SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS, COMO C9) Y NO COMO CONTRATO DE SUMINISTROS (DENOMINADO C6) X

7

CONTRATO DE SUMINISTRO Nº 246 DE 2013: SE PRESENTA UNA VARIACIÓN A LAS CONDICIONES PACTADAS EN EL CONTRATO RESPECTO DE LOS ELEMENTOS PACTADOS INICIALMENTE, LA CUAL NO SE LEGALIZÓ MEDIANTE DOCUMENTO ALGUNO, YA QUE NO QUEDO ESTIPULADO EN UN MODIFICATORIO X

8

CONTRATO Nº 63/2013 LA SUPERVISORA DEL CONTRATO DELEGO A UNA PERSONA DIFERENTE DE LA ALMACENISTA PARA RECIBIR LOS PEAJES, LOS FUNCIONARIOS DEBEN DESARROLLAR LAS FUNCIONES INTUITO PERSONAE, MAXIME CUANDO SE REFIERE A ELEMENTOS DE LOS CUALES SE UTILIZAN RECURSOS PUBLICOS Y ESTAN BAJO SU CUIDADO. X

9

CONTRATO Nº 175 /2013: ES NECESARIO QUE SE ESTANDARICEN LOS FORMATOS Y EN LO POSIBLE SE MEJORE LA SISTEMATIZACION DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS ELEMENTOS DEL ALMACEN,

TODA VEZ QUE AUNQUE YA SE ESTANDARIZARON LOS FORMATOS DE ENTRADAS AL ALMACEN, SE SIGUEN PRESENTANDO DIFERENTES ACTAS DE ENTREGA A LOS BENEFICIARIOS DE LOS CONTRATOS DIFICULTANDO EL CONTEO Y LA REVISION DE LAS MISMAS. X



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






10

CONTRATO 612/2013: ES NECESARIO QUE SE ESTANDARICEN LOS FORMATOS Y EN LO POSIBLE SE MEJORE LA SISTEMATIZACION DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS ELEMENTOS DEL ALMACEN


11

CONTRATO Nº 652/2013: ES NECESARIO QUE SE ESTANDARICEN LOS FORMATOS Y EN LO POSIBLE SE MEJORE LA SISTEMATIZACION DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS ELEMENTOS DEL ALMACEN


12

CONTRATO Nº 695/2013. ES NECESARIO QUE SE ESTANDARICEN LOS FORMATOS Y EN LO POSIBLE SE MEJORE LA SISTEMATIZACION DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS ELEMENTOS DEL ALMACEN.


13

CONTRATO DE SUMINISTRO NO 760 DE 2013: TENIENDO EN CUENTA QUE EL CONTRATO FUE SUSCRITO PARA LA PAVIMENTACIÓN DE UNAS VÍAS ESPECÍFICAS Y SE REALIZARON ACTIVIDADES EN VÍAS QUE NO ESTABAN ESTIPULADAS DENTRO DEL CONTRATO COMO ES EL CASO DE LOS SECTORES DEL BARRIO LA GRANJA, CARRERA 9 A CON CALLE 53, POR UN VALOR DE $30.648.668 M/CTE Y CALLE 54 ENTRE CARRERA 7 Y 7 A POR UN VALOR DE $23.356.853 M/CTE. X



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






14

SE PRESENTA DESORDEN FRENTE A LOS FORMATOS DE ENTREGA DE LAS SUDADERAS, DIFICULTANDOSE LA VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO DEL CONTRATO, POR LO ANTERIOR SE PRESENTA UNA OBSERVACION DE ALCANCE ADMINISTRATIVO

EN LA AUDITORÍA REALIZADA DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS EN EL 2014, AÚN SE SIGUEN PRESENTANDO DIFERENTES ACTAS DE ENTREGA DE LOS ELEMENTOS X

15

SMC-AMT-003/2013: AL REVISAR LOS SOPORTES DEL CONTRATO SE PUDO EVIDENCIAR QUE SE REALIZARON MODIFICACIONES EN CUENTO A LOS VALORES ESTIPULADOS EN EL CONTRATO INICIAL, PERO LAS MISMAS NO FUERON DETALLADAS EN UN ACTA MODIFICATORIA DEL MISMO. X

16

SMC-AMT-010/2013: SE CONFIGURA HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON ALCANCE DISCIPLINARIO Y FISCAL EN CUANTÍA DE $5,332,946 VALOR VIATICOS NO JUSTIFICADOS ALCALDE FERNANDO FLÓREZ Y $393,036 VALOR VIATICO NO JUSTIFICADO DOCTORA ELINA ULLOA SÁENZ. PARA UN VALOR TOTAL DE $5,726,012, COMO PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL X

17

SMC-AMT-062-2013: NO SE LOGRÓ EVIDENCIAR LA ENTREGA DE UNA PERSIANA DE DIMENSIONES 1,78M X 1,52M, CONFIGURÁNDOSE UN PRESUNTO DETRIMENTOS PATRIMONIAL, POR EL VALOR DE LA PERSIANA, LA CUAL SEGÚN FACTURA ASCIENDE A LA SUMA DE $126,693 M/TE X

18

NO SE EVIDENCIO EL CUMPLIMIENTO TOTAL DEL OBJETO DEL CONTRATO, YA QUE AL PARECER NO SE REALIZO LA ENTREGA DE 16 MERCADOS, LOS CUALES ASCIENDEN A LA SUMA $1.448.272, VALOR TENIDO EN CUENTA COMO PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL, POR LO ANTERIOR SE PRESENTAN UNA OBSERVACION ADMINISTRATIVO CON ALCANCE FISCAL


19

SMC-AMT-265/2013: SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO SIN ESTAR AMPARADO POR LA PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO, ASÍ COMO TAMPOCO DE LA PÓLIZA MODIFICATORIA EN CONCORDANCIA CON LA PRÓRROGA DEL MISMO X

20

CONTRATO DE SUMINISTRO NO 842 DE 2013: SE CONFIGURA UNA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA TODA VEZ QUE SE DEBEN SURTIR LOS PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES PARA HACER ENTREGA DE LAS MOTOBOMBAS CON PRONTITUD, PUES EL FIN DE LA COMPRA DE ESTOS ELEMENTOS NO ES NINGÚN CASO ALMACENARLAS EN LA BODEGA DE LA ALCALDÍA X



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HP: Hallazgo Penal

N° Contrato HALLAZGO HA HD HF HP

1 1224 de

2014

Se presenta al parecer un incumplimiento del contrato, toda vez que en el mismo se estipulo la entrega de 1.100 sudaderas; sin embargo, no se evidenció soporte de entrega material de dos (2) sudaderas, razón por la cual se configura como hallazgo administrativo con alcance fiscal por el valor de CIENTO NOVENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS DIEZ PESOS ($196.910).

X

X

2 195 de 2014

Al parecer el valor del IVA en la

factura no corresponde al que se

debía aplicar en los elementos

suministrados por el contratista.

Lo anterior contraviene lo

estipulado en el art. 617 del

Estatuto Tributario, literal c, el cual

indica: “c. *Modificado* Apellidos y

nombre o razón social y NIT del

adquirente de los bienes o

servicios, junto con la

discriminación del IVA pagado”.

X

X

3 1184 de

2014

La funcionaria encargada de la supervisión del contrato no reunió las calidades requeridas para

X



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






verificar el correcto cumplimiento del objeto contractual, tal es así, que conllevo a que la verificación del correcto funcionamiento de los elementos suministrados, se realizara de forma posterior a la suscripción del Acta de Liquidación y de recibo a satisfacción.

Elaboró: Revisó: SANDRA MILENA PÉREZ A. Profesional Especializada

YOHN FREDY PIRACOCA OCHOA. Auditor Fiscal


informe final auditoria especial a los contratos...

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