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MUNICIPALIDAD VÁZQUEZ DE CORONADO

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noviembre……………

…Junio, 2016

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA

DE ALGUNOS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL COMITÉ CANTONAL

DE DEPORTES Y RECREACIÓN

2017



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…Junio, 2016 CONTENIDO




RESUMEN EJECUTIVO Nº de página

1. INTRODUCCION

Origen del estudio…………….……….……………………………………….……………1

Objetivos y alcance del estudio…..…………………………………………………….…...1

Comunicación verbal de resultados…....................................................................................1

2. RESULTADOS......................................................................................................................1

Normativa del Comité Cantonal de Deportes y Recreación…………………………… 2

Presupuesto del Comité Cantonal de Deportes y Recreación…………………………. 3

Plan Anual Operativo e Informe de Ejecución Presupuestaria del CCDR…………….. 5

Base de datos de cheques emitidos por el CCDR……………………………………… 6

Proceso de gestión de compras………………………………………………………… 7

Expedientes de contratación administrativa…………………………………………… 9

Contrataciones servicios profesionales………………………………………………… 10

3. CONCLUSIONES………………………........................................................................ 10

4. RECOMENDACIONES..….………..………………………………………………. 12

Al Concejo Municipal………………………………………………………………… 12

A la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación………………... 12



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…Junio, 2016 RESUMEN EJECUTIVO




El presente resumen se refiere a los resultados del estudio sobre algunos aspectos relacionados

con la gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación.

El objetivo de este estudio consistió en determinar si la utilización de los recursos de

conformidad con los presupuestos, prácticas de control interno en la aprobación y ejecución de

gastos y contrataciones y la contratación de la reparación de la malla de la cancha de futbol de

San Antonio, se llevaron a cabo de acuerdo a la normativa legal y técnica aplicable. El período

de análisis correspondió del 01 de enero del 2015 al 30 de junio del 2016.

Según los resultados de este estudio, el CCDR no cuenta con normativa que regule las

actividades que éste ejecuta, en algunos casos porque se encuentra desactualizada tal es el

caso del Reglamento y en otros porque se carece de ella, como por el ejemplo el manual de

procedimiento y otros que se detallarán el en presente informe.

Además, se observaron algunas debilidades de control en la elaboración de los documentos

presupuestarios como el presupuesto, Plan Anual Operativo (PAO), informe de ejecución

presupuestaria y de liquidación presupuestaria, lo que pone de manifiesto la carencia de

controles en el desarrollo del proceso presupuestario.

Por otro lado, la base de datos de cheques emitidos por este Comité presenta errores en el

registro de la información, lo que podría generar serios problemas en el control de los recursos

administrados por este Comité.

También se observaron importantes debilidades de control en la gestión de compras y en la

contratación de servicios, así como en la documentación de los expedientes de contratación

respectivos.

De igual manera se mencionan algunos aspectos importantes relacionados con la contratación

de servicios profesionales dado que se observaron algunas debilidades en este proceso, las

cuales deben ser corregidas.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que se deben establecer controles adecuados

que aseguren que las acciones llevadas a cabo por el CCDR, se realizan de conformidad con la



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…Junio, 2016 normativa vigente y a su vez contribuyen al logro de los objetivos de este Comité y en pro del

desarrollo del deporte y la recreación en el Cantón.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el

artículo 12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las

recomendaciones pertinentes para que el Concejo Municipal y la Junta Directiva de este

Comité realicen las acciones correspondientes.

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INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DE

ALGUNOS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL COMITÉ CANTONAL DE

DEPORTES Y RECREACIÓN

1. INTRODUCCIÓN:

Origen del estudio

1.1. El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual de Auditoría Interna para el año

2016.

Objetivo y alcance del estudio

1.2. Determinar si la utilización de los recursos de conformidad con los presupuestos, prácticas de

control interno en la aprobación y ejecución de gastos y contrataciones y la contratación de la

reparación de la malla de la cancha de futbol de San Antonio, se llevaron a cabo de acuerdo a la

normativa legal y técnica aplicable.

1.3. Esta auditoría consideró, fundamentalmente, el análisis de los siguientes temas vinculados al

Comité Cantonal de Deportes y Recreación (CCDR): la utilización de los recursos de

conformidad con los presupuestos, prácticas de control interno en la aprobación y ejecución de

gastos y contrataciones así como la contratación de la reparación de la malla de la cancha de

futbol de San Antonio, si se llevaron a cabo de acuerdo a la normativa legal y técnica aplicable.

El período de análisis correspondió del 01 de enero del 2015 al 30 de junio del 2016.

1.4. El estudio se efectuó de conformidad con el Manual Normas para el Ejercicio de la Auditoría

Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009) y las Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público (R-D-064-2014) entre otras normas legales y técnicas vigentes.

Comunicación verbal de resultados.

1.5. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones

producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el día 11 de mayo del 2017

con la presencia de los señores miembros del Concejo Municipal, actividad a la que se convocó

mediante oficio AU-101-097 -17 del 28 de abril del presente año.

2. RESULTADOS

2.1 De conformidad con el estudio realizado sobre el CCDR, se observaron algunas debilidades de

control las cuales se mencionan a continuación:

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Normativa del Comité Cantonal de Deportes y Recreación.

2.2 El Reglamento vigente del CCDR se encuentra desactualizado. Mediante acuerdo 2015-297-10

del 28 de diciembre del 2015 el Concejo Municipal aprobó el Reglamento para la Organización y

Funcionamiento del Comité Cantonal de Deportes y Recreación e Instalaciones Deportivas del

Cantón de Vázquez de Coronado, el cual fue publicado en el Alcance 34 de la Gaceta del 4 de

marzo del 2016, para someterlo a consulta pública por un plazo de diez días hábiles a partir de tal

publicación de previo a su aprobación, no obstante, manifiesta la secretaria del Concejo

Municipal a.i que a la fecha no se encontró un acuerdo adicional de aprobación del citado

reglamento. Indica además que se consultó al departamento de Proveeduría si en sus registros se

encuentra la segunda publicación del mismo, a lo que se respondió negativamente.

2.3 Al respecto, comenta la presidenta del CCDR que, en vista de que el reglamento anteriormente

mencionado no se había aprobado en firme, ni publicado, este Comité presentó una propuesta de

reglamento al Concejo Municipal mediante oficio CCDRCoronado-233-2016 el 1 de noviembre

del 2016, no obstante a la fecha de este estudio este Órgano Colegiado no se ha pronunciado.

2.4 Por otro lado, el CCDR no cuenta con un manual en el que se establezcan los procedimientos que

debe llevar a cabo el Comité en las diferentes actividades que le competen, así como los

responsables de su ejecución. Según manifiesta la presidenta de este Comité en el oficio

CCDRCoronado-280-2016 no se cuenta con manuales de procedimientos formales debido a la

ausencia de un reglamento actualizado, sin embargo, es importante aclarar que no es necesario

contar con un reglamento para establecer por escrito los procedimientos.

2.5 Además, no cuentan con lineamientos que orienten la elaboración de los programas anuales de

actividades, obras e inversión que señala el Código Municipal y la ejecución de las etapas del

proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación).

2.6 Aunado a lo anterior, este Comité no cuenta con un reglamento sobre la adquisición de bienes y

servicios conforme lo establece la Ley de Contratación Administrativa.

2.7 El artículo 169 del Código Municipal establece que el Comité Cantonal funcionará con el

reglamento que dicte la respectiva municipalidad, el cual deberá considerar, además, las normas

para regular el funcionamiento de los comités comunales y la administración de las instalaciones

deportivas municipales.

2.8 La norma 1.4.c de las Normas de control interno para el sector público establece que es

responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados la emisión de instrucciones, a fin de que

las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente

documentados, oficializados, actualizados, y divulgados y puestos a disposición para su consulta.

2.9 Asimismo la norma 4.2.e de las citadas normas manifiesta que las actividades de control se deben

documentar en manuales de procedimientos, descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar y deberán estar disponibles para su uso, consulta y evaluación.

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2.10 El artículo 109 de la Ley de Contratación Administrativa establece que cada uno de los órganos o

entes sujetos a la presente Ley podrá emitir los reglamentos complementarios, que se necesiten

para el mejor desempeño de las actividades propias de la contratación administrativa.

2.11 La ausencia de reglamento actualizado, así como de manual de procedimientos podría originar

errores en los procesos que lleva a cabo este Comité por no contar con normativa actualizada, ni

procedimientos debidamente aprobados, y puestos en conocimiento de los miembros y

funcionarios del Comité.

Presupuesto del Comité Cantonal de Deportes y Recreación.

2.12 De conformidad con la revisión efectuada al proceso presupuestario se observó lo siguiente:

2.13 No se cuenta con suficiente información para llevar a cabo un análisis a fondo de la elaboración

de los presupuestos del CCDR para los períodos en estudio, por cuanto no fue posible contar con

un expediente que contenga la información que respalde este proceso. Al respecto, manifiesta la

presidenta del CCDR en oficio CCDRCoronado-045-2017 que no se encuentra en los archivos

del Comité respaldo alguno, ni físico, ni digital que dé indicios o documente la forma o fechas en

que se trabajó con la confección de dichos presupuestos. Cabe destacar que la actual junta

directiva no se encontraba fungiendo en estos períodos por cuanto su nombramiento se llevó a

cabo el 21 de diciembre del 2015, no obstante, algunos miembros sí fungieron en la anterior Junta

Directiva.

2.14 El presupuesto suministrado por el CCDR carece de aspectos importantes que deben formularse

al elaborar un presupuesto, tales como objetivos, vinculación con la planificación institucional así

como los principios que establece la normativa vigente que deben tomarse en cuenta.

2.15 Por otro lado, no se encontró evidencia del registro de información presupuestaria en el Sistema

de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP).

2.16 Asimismo, en los folios que van del 95 al 100 del libro de actas CCDR-01-2016 se incorpora el

informe denominado “Informe final de cierre de presupuesto año 2015”; tanto los números como

el tipo de letra utilizado en la impresión de este informe es poco legible por lo que podría generar

dudas o errores de interpretación en la información que se presenta.

2.17 Las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/) establecen los

lineamientos que se deben seguir en la función pública para el desarrollo del presupuesto

institucional, entre los que se definen los objetivos, autores y responsables del sistema de

presupuesto, la vinculación con la planificación institucional, finalidad, así como los principios

que debe cumplir en la elaboración del presupuesto, entre ellos: a) universalidad e integridad. b)

vinculación del presupuesto con la planificación institucional. c) programación. d) anualidad. e)

unidad. f) especificación. g) equilibrio presupuestario h) presupuesto como instrumento para la medición de resultados i) especialidad cuantitativa y cualitativa j) gestión financiera k)

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Limitación en el presupuesto institucional para el financiamiento de gastos corrientes con

ingresos de capital. l) sostenibilidad m) claridad n) publicidad o) integralidad p) divulgación q)

participación r) flexibilidad.

2.18 Asimismo, la norma 2.2.6 indica que el presupuesto deberá contener al menos los siguientes

elementos: a) Una sección de ingresos que incluirá la estimación razonada, probable y con

supuestos fundamentados, de todos los ingresos con los que contará la institución durante el

período presupuestario b) Una sección de gastos que incluirá la estimación de todos los gastos

necesarios en que incurrirá la institución durante el año y que son necesarios para su operación e

inversión, con el fin de lograr los objetivos y metas definidos en la planificación anual. Por lo

tanto, dichos gastos deben estar debidamente financiados para todo el periodo presupuestario. c)

Sección de información complementaria que posibilite la comprensión de los ingresos y los

gastos incluidos en las secciones antes citadas, de acuerdo con los requerimientos establecidos

por las instancias internas y externas competentes.

2.19 Además, la norma 3.6 de las Normas citadas anteriormente, refieren sobre el tema de la

documentación del proceso presupuestario que las actuaciones que se realicen en las distintas

fases del proceso presupuestario deberán ser debidamente respaldadas, documentadas y

conservadas en expedientes administrativos elaborados de manera física o digital. Estos

expedientes deberán estar disponibles y ser de fácil acceso para todos los sujetos interesados. La

conformación, custodia y manejo de los citados expedientes es responsabilidad exclusiva de la

administración como parte de sus obligaciones en materia de control interno y cumplimiento de

principios constitucionales de legalidad, transparencia, publicidad, rendición de cuentas,

evaluación de resultados y libre acceso a los departamentos e información administrativa de

interés público.

2.20 Las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público establecen que las instituciones deben contar

con instrumentos de control que evalúen los resultados físicos y financieros de la administración

de los ingresos y la ejecución de los programas presupuestarios (norma 4.5.1). Asimismo, deben

suministrar la información de la ejecución presupuestaria al Órgano Contralor, debe registrarse en

el SIPP (norma 4.3.14).

2.21 La Resolución N.° R-DC-54-2010 del 7 de abril 2010 “Directrices generales a los sujetos pasivos

de la Contraloría General de la República para el adecuado registro y validación de información

en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP)”, informan que el plan y el

presupuesto de los comités cantonales de deportes, se registrarán en el SIPP.

2.22 Las debilidades presupuestarias mencionadas anteriormente podrían ocasionar que los registros

del CCDR no suministren información presupuestaria confiable, oportuna y exacta, para la toma

de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas.

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Plan Anual Operativo e Informe de Ejecución Presupuestaria del CCDR.

2.23 Según análisis efectuado por esta Auditoría a la documentación facilitada por el CCDR referente

al Plan Anual Operativo PAO y el Informe de Ejecución Presupuestaria, se observó lo siguiente:

2.24 No se encontró evidencia de la existencia del Plan Anual Operativo (PAO) para el período 2015,

por cuanto no fue presentado a esta Auditoría para su revisión.

2.25 El PAO correspondiente al 2016 presentado a esta Auditoría Interna enfoca sus metas en su

mayoría a la participación de las diferentes disciplinas en los juegos nacionales y en algunas

disciplinas, a diferentes torneos. Este documento no reúne los requisitos mínimos según lo

establece la normativa presupuestaria sobre la elaboración del plan anual operativo. No cuenta

con marco jurídico institucional, diagnóstico institucional, estructura programática del plan

presupuesto, marco estratégico institucional (el cual contiene visión/misión, políticas

institucionales, objetivos generales o estratégicos, objetivos operativos o específicos, valores,

factores claves de éxito), cronograma para la ejecución física y financiera de los programas.

2.26 El Informe de Ejecución Presupuestaria para el período 2015 presenta saldos negativos en el

rubro de remuneraciones. Para el período se presupuestaron ¢16.574.340.91 y según este informe

se ejecutaron ¢20.108.558.75, lo que implica que se ejecutaron ¢3.237.330.53 sin contenido

presupuestario.

2.27 El nombre del Informe de Ejecución Presupuestaria correspondiente al período 2015 presenta el

nombre incorrecto; según indica el documento corresponde al Informe de presupuesto ordinario,

siendo que se refiere a la ejecución presupuestaria.

2.28 El informe de Liquidación presupuestaria presentado al Concejo Municipal se llevó a cabo con

base en los saldos a setiembre 2015, quedando pendiente la rendición de cuentas a diciembre

2015.

2.29 Las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP) establecen que las instituciones deben

contar con instrumentos de control que evalúen los resultados físicos y financieros de la

administración de los ingresos y la ejecución de los programas presupuestarios (norma 4.5.1). Así

por ejemplo, los informes de gestión son parte de la rendición de cuentas, por lo tanto valora

cuantitativa y cualitativamente el cumplimiento de los objetivos, metas y los resultados

alcanzados en el ejercicio presupuestario -tanto a nivel institucional como programático- en

relación con los esperados y para los cuales se aprobó el presupuesto (norma 4.5.2 de las normas

técnicas de presupuesto).

2.30 Asimismo, el documento emitido por la Contraloría General de la República denominado

“Indicaciones para la formulación y aprobación interna del presupuesto para el ejercicio

económico de los órganos, unidades ejecutoras, fondos, programas y cuentas que están exentos

de la aprobación presupuestaria por parte de la Contraloría General de la República” establece que el presupuesto institucional en sus diferentes programas debe reflejar fielmente las

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metas, objetivos e indicadores de la planificación anual que se pretenden lograr con su ejecución.

Asimismo, esa planificación debe estar en concordancia con los planes de mediano y largo plazo,

planificación a nivel nacional, sectorial, regional, o de desarrollo local en los que participe la

institución (Norma 2.1.4 NTPP). En concordancia con lo anterior, y de acuerdo con lo dispuesto

en la Norma 2.1.4 de las NTPP, el presupuesto debe estar fundamentado en la planificación anual

de la institución y no podrán dejarse recursos por montos importantes sin la correspondiente

vinculación al plan anual respectivo.

2.31 Por otro lado, la Contraloría General de la República elaboró la “Guía para la elaboración del

plan operativo anual para las municipalidades y otras entidades de carácter municipal” en el cual

se establecen todos los lineamientos que deben seguir las municipalidades y entidades adscritas a

éstas en la elaboración del Plan Anual Operativo.

2.32 La ausencia de planes anuales operativos conforme lo establece la normativa vigente podría

generar que se estén asignando anualmente sumas millonarias al Comité sin tener claro un

horizonte de desarrollo en materia deportiva y recreativa del Cantón.

2.33 Asimismo, podría suceder que se financien actividades que no contribuyen al logro de los

objetivos vinculados al deporte, a la recreación y al bienestar del Cantón. Además, que no se

cuente con información oportuna para la rendición de cuentas de la gestión realizada el Comité.

Base de datos de cheques emitidos por el CCDR.

2.34 De acuerdo con la revisión efectuada a la base de datos de los cheques emitidos por el CCDR

durante el 2015 y la primera mitad del 2016, se observó lo siguiente:

2.35 La base de datos presenta el registro de algunos cheques sin anular no obstante en la revisión

física de estos comprobantes se determinó que se encuentran anulados (7545, 7588, 7589, 7590,

7620, 7622, 7623, 7624, 7625, 7631, 7648, 7668, 7669, 7700, 7704, 7706, 7852, 7905).

2.36 Algunos cheques se encuentran físicamente anulados, no obstante en la base de datos no aparecen

en el consecutivo, ni vigentes, ni anulados (7400, 7401, 7402, 7403, 7404, 7405, 7416, 7417,

7421, 7434, 7471, 7475, 7476, 7478, 7481, 7506, 7507, 7508).

2.37 La numeración de algunos cheques se encuentra errónea en la base de datos. Así por ejemplo, de

los cheques que van del 7662 al 7669 aparecen en la base de datos dos veces pero con diferente

beneficiario, monto y fecha; mientras que la numeración que va del 7762 al 7769 no aparece en el

consecutivo de cheques. Se verificó en los documentos físicos de los cheques en cuestión y se

comprobó que el segundo dígito de la numeración se registró incorrectamente.

2.38 Los cheques 7520 y 7911 aparecen anulados en el reporte, no obstante el comprobante físico

evidencia que los mismos fueron entregados a su beneficiario.

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2.39 La norma 5.6 de las Normas de control interno para el Sector Público señalan que: El jerarca y

los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los

sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar

información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben

estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos

fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y

utilidad.

2.40 La tenencia de una base de datos con información errónea podría generar extravío de cheques por

no contar con información confiable en el registro y control de los mismos, así como pérdida de

credibilidad en la información que administra el Comité, por no contar con datos correctos

relacionados con la emisión de cheques; además de no contar con información oportuna para la

toma de decisiones.

Proceso de gestión de compras.

2.41 De acuerdo con la revisión efectuada a una muestra de cheques seleccionada se determinaron las

siguientes debilidades de control en el proceso de gestión de compras, las cuales se mencionan a

continuación:

2.42 Los comprobantes de cheques se encuentran respaldados en su mayoría solamente con la factura

de la compra efectuada. La mayoría de las facturas indican el bien o el servicio adquirido, no

obstante, no se justifica la razón de la compra efectuada.

2.43 No se observa en la documentación que respalda los cheques evidencia del contenido

presupuestario para llevar a cabo la erogación.

2.44 Se observó que algunos de los cheques se encuentran respaldados con facturas o recibos no

timbrados o con facturas proformas, que en ocasiones son impresiones de factura sin valor

comercial.

2.45 Cheques emitidos para el pago de “Servicios profesionales, no obstante, no se justifica qué tipo

de servicio está prestando.

2.46 En comprobantes de cheques por reintegro de caja chica, se observaron facturas por compras que

no son propias de la actividad del Comité y no se indica la justificación de la compra tal como,

compra de alimento para perro Ascan, asimismo se presenta un vale de veinte mil para compra de

materiales de mantenimiento a nombre de Marvin Arguedas, el cual no cuenta con facturas de

respaldo. Por otro lado aparece el pago de un recibo telefónico 2292-6380 por ¢21,500 el cual fue

pagado mediante débito a la cuenta de una señora María Isabel Mora Jara, la cual no tiene

relación con el Comité, siendo que al tratarse del teléfono del CCDR debió ser pagado

directamente con fondos del mismo.

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2.47 Cheque emitido para pago de viáticos para juegos nacionales. El respaldo es una factura del señor

Luis Carlos Aguilar Córdoba, entrenador de Taekwondo. No aporta comprobantes de liquidación

de esos viáticos.

2.48 No se encontró evidencia de la retención del 2% en las compras conforme lo establece la Ley del

Impuesto sobre la Renta.

2.49 El Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa establece todos los lineamientos que

deben acoger todas las instituciones públicas e instituciones adscritas, en el proceso de gestión de

compras.

2.50 Por otro lado, el artículo 23, inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta, N.° 7092 establecen

que: (…) las municipalidades en los casos de licitaciones públicas o privadas, contrataciones,

negocios u otras operaciones realizadas por ellas, que paguen o acrediten rentas a personas físicas

o jurídicas con domicilio en el país, deben retener el dos por ciento (2%) del producto bruto sobre

las cantidades mencionadas.

2.51 Asimismo, el apartado 2.8.2.8 del documento denominado “Tipos de retenciones en la fuente

Impuesto sobre la Renta” emitido por la Dirección General de Tributación Directa, manifiesta

que “El Estado o sus instituciones, autónomas o semiautónomas, las municipalidades, las

empresas públicas y otros entes públicos, en los casos de licitaciones públicas o privadas,

contrataciones, negocios u otras operaciones realizadas por ellas, que paguen o acrediten rentas a

personas físicas o jurídicas con domicilio en el país, deben retener el 2% del producto bruto sobre

las cantidades mencionadas, aun cuando se trate de pagos a cuenta o adelanto de esas

operaciones.

2.52 El contribuyente podrá solicitar que los montos de las retenciones efectuadas del 2%, se acrediten

a los pagos parciales del impuesto sobre la renta. Esas retenciones deben practicarse en las fechas

en que se efectúen los pagos o los créditos que las originen. No procederá la retención cuando:

a) Las operaciones no excedan de un salario base.

b) En transacciones que se efectúen entre entes públicos, cuando éstos se encuentren exentos o no

sujetos al Impuesto sobre la Renta.

c) En pagos efectuados a personas domiciliadas en el extranjero, que estuvieren gravados con

remesas al exterior.

d) En caso de créditos o pagos efectuados a personas o entidades exentas del Impuesto sobre la

Renta.

e) Cuando se haya practicado la retención del 3% en empresas de transporte, comunicaciones,

reaseguros, películas cinematográficas, noticias internacionales, prestados por empresas no

domiciliadas en el país.

f) En las situaciones que expresamente autorice la Dirección General de Tributación, por razones

de conveniencia fiscal y por gestión de los interesados, cuando lo justifiquen debidamente ante

la Administración”.

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2.53 Además, la norma 4.4.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público mencionan que

el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas

pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos

relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen

razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.

2.54 La ausencia de controles asociados al proceso de gestión de compras podrían generar un uso

inadecuado de los recursos trasladados al CCDR por no llevar a cabo el proceso de adquisición

de bienes y servicios conforme a lo establecido en la normativa vigente.

Expedientes de contratación administrativa

2.55 El CCDR no mantiene en sus archivos expedientes de contratación administrativa conforme lo

establece la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. De acuerdo con un muestra

seleccionada de compras y contrataciones de profesionales en diferentes disciplinas, se observó lo

siguiente:

a) Algunos expedientes solicitados para su revisión no fueron facilitados por el CCDR.

b) Expedientes facilitados carecen de decisión inicial.

c) No se encontró evidencia de la existencia de un cartel de invitación en el cual se establezcan

las características y condiciones de la contratación. En algunos de los casos de la muestra

seleccionada se observó un correo electrónico enviado a diferentes proveedores en el cual se

indica en términos generales lo que se requiere, no obstante no se dan especificaciones de lo

que se pretende contratar o adquirir.

d) Fecha de recepción de ofertas.

e) Análisis de las ofertas presentadas.

f) Ofertas de proveedores.

g) Orden de compra.

h) Algunos expedientes solo presentan la oferta y el currículum del oferente sin atestados y el

contrato correspondiente a la contratación.

2.56 La Ley de Contratación Administrativa (LCA) y su Reglamento establecen que: Una vez

tramitada la decisión inicial se debe conformar un expediente el cual deberá estar debidamente

foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes.

(Artículo 11 del Reglamento).

2.57 La carencia de expedientes de las contrataciones que lleve a cabo el CCDR conforme lo establece

la regulación vigente podría generar que se lleven contrataciones irregulares por no cumplir con

el procedimiento establecido para el efecto.

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Contrataciones servicios profesionales

2.58 De la revisión efectuada a la muestra en este tipo de contrataciones se determinó que las mismas

carecen de un cartel que especifique los requisitos de elegibilidad de los oferentes, cuál es la tarea

o producto que se requiere, la metodología de ejecución del contrato, entre otros.

2.59 Con respecto al presupuesto el contrato se deja abierto sin indicar el monto del presupuesto que

existe correspondiente a esa contratación.

2.60 La Contraloría General de la República (CGR) ha expuesto en diversos criterios las

características de estas contrataciones, en el oficio DAGJ-0587-2009 (4380-2009) señaló:

2.61 Las contrataciones de servicios profesionales se caracterizan entre otros, por los siguientes

aspectos:

a. Atienden a un objeto determinado, constatable y exigible con base en los términos de la

contratación, lo cual se refiere a los elementos de especificidad y verificabilidad de sus

resultados.

b. No generan una relación de dependencia o subordinación con la entidad contratante.

c. Obedecen a situaciones o necesidades puntuales, no permanentes, lo cual se refiere al

principio de especificidad.

2.62 Por su parte, además ha señalado reiteradamente, que la contratación de servicios profesionales se

concibe como un medio legal idóneo para atender necesidades que tengan el carácter de

ocasionales, y que estén referidas a un objeto específico, susceptible de ser verificado en el

cumplimiento de las obligaciones y derechos asumidos previamente. De tal manera, que las

necesidades continuas y permanentes de la institución, deben ser satisfechas a través de una

relación de empleo público.

2.63 En el caso que nos ocupa, los contratos están redactados de una forma muy general sin señalar la

necesidad puntual que pueda ser verificada, ya que no indica cual es el producto que se requiere.

2.64 La situación comentada podría generar que se lleven a cabo contrataciones que no cumplan con

las expectativas del CCDR dado que los objetivos de esas contrataciones, la verificación del

trabajo efectuado y el control de los recursos presupuestados para esas contrataciones no se

especifican, o que las actividades contratadas puedan pertenecer a un trabajo permanente que no

se debe realizar bajo el régimen de contratación administrativa.

3 CONCLUSIONES

3.1 Los resultados obtenidos del presente estudio permiten concluir que existen importantes

debilidades de control en el desarrollo de las actividades que desarrolla el CCDR, las cuales se

reflejan en:

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La ausencia de un reglamento actualizado para el funcionamiento de este Comité, aprobado

y publicado. Si no se cuenta con lineamientos debidamente constituidos es poco probable

que las acciones de este Órgano Colegiado se lleven a cabo correctamente y considerando

el bloque de legalidad que le es inherente.

La carencia de un manual de procedimientos debidamente aprobado y divulgado a los miembros del Comité, funcionarios y miembros que mantengan alguna relación con el

deporte en el Cantón, en el que se establezcan los lineamientos a seguir en todas las

actividades que desarrolle el Comité en pro del desarrollo del deporte y la recreación.

Debilidades de control en la elaboración, administración y ejecución del presupuesto del

Comité, lo que conlleva a errores significativos en su manejo tales como el giro de recursos

sin contenido presupuestario.

Ausencia de Plan Anual Operativo (PAO) para el período 2015, asimismo el PAO presentado en el 2016 no fue elaborado de conformidad con los requerimientos en la

normativa vigente en materia presupuestaria.

Errores en el registro de los cheques emitidos por el Comité en la base de datos de cheques, lo que deja como resultado cheques entregados a proveedores que se encuentran anulados

en la base de datos, cheques anulados en el documento físico que no están anulados en la

base de datos, entre otros.

Debilidades de control en el proceso de gestión de adquisición de bienes y servicios, por no dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa

y su Reglamento que toda institución pública que administra fondos públicos debe acatar.

3.2 La Junta Directiva deberá trabajar arduamente en establecer controles en todas las actividades

que realiza para lograr fortalecer su estructura de control interno y con ello el logro de los

objetivos planteados en pro del desarrollo deportivo y recreativo en el Cantón.

3.3 Si bien es cierto, las funciones de esta Junta Directiva son ad honorem, la responsabilidad al

asumir su participación en este Órgano Colegiado es la misma que adquiere todo funcionario

público en el ejercicio de sus funciones por lo que es imprescindible el acatamiento de toda la

normativa vigente en todas las decisiones que lleve a cabo.

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4 RECOMENDACIONES

Al Concejo Municipal

4.1 Llevar a cabo las acciones correspondientes a fin de que el Comité Cantonal de Deportes y

Recreación cuente con un reglamento actualizado y publicado que permita que sus actuaciones se

lleven a cabo con absoluta transparencia y en estricto apego a la normativa vigente. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante el envío a esta Auditoría

Interna de un oficio indicando la fecha en que se publicó en la Gaceta la actualización del citado

Reglamento, a más tardar el 31 de agosto del 2017. Ver párrafo 2.1 al 2.11 de este informe.

4.2 Coordinar la elaboración de un reglamento para la adquisición de bienes y servicios de

conformidad con la normativa vigente en materia de contratación administrativa. La acreditación

del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante el envío a esta Auditoría Interna de un

oficio indicando la fecha en que se publicó en la Gaceta el citado Reglamento, a más tardar el 31

de agosto del 2017. Ver párrafo 2.6 de este informe.

A la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación.

4.3 Llevar a cabo las gestiones necesarias a fin de que el CCDR cuente con un Manual de

procedimientos debidamente aprobado y de conocimiento de los funcionarios del Comité. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a

la Auditoría Interna en el que se consignen que el manual fue aprobado y dado a conocer a las

personas interesadas, a más tardar el 31 de octubre del 2017. Ver párrafo 2.1 al 2.11 de este

informe.

4.4 Tomar las acciones necesarias para que el proceso de presupuesto sea acorde a la normativa

vigente. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión

del acuerdo a la Auditoría Interna en el que se consignen las acciones tomadas por la Junta

Directiva para garantizar que el proceso presupuestario se lleva a cabo de conformidad con la

normativa vigente, a más tardar el 31 de julio del 2017. Ver párrafo 2.12 al 2.22 de este informe.

4.5 Elaborar un expediente del proceso presupuestario que contenga toda la información financiera y

de otra índole que sea necesaria para la elaboración de este documento. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría

Interna en el que se consigne que el expediente fue elaborado y cuenta con todos los

requerimientos establecidos en la normativa vigente, a más tardar el 31 de julio del 2017. Ver

párrafo 2.12 al 2.22 de este informe.

4.6 Establecer los mecanismos de control que aseguren que el presupuesto del CCDR será registrado

oportunamente en el sistema SIPP de la Contraloría General de la República. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría

Interna en el que se consignen las acciones realizadas para asegurar el adecuado registro del

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presupuesto del Comité Cantonal de Deportes y Recreación en el sistema anteriormente

mencionado, a más tardar el 30 de junio del 2017. Ver párrafo 2.12 al 2.22 de este informe.

4.7 Llevar a cabo las acciones necesarias para que en adelante los datos que se incluyan en el libro de

actas sean legibles. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la

remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se consignen las acciones tomadas para

asegurar que toda la información incluida en el libro de actas sea clara, a más tardar el 30 de

junio del 2017. Ver párrafo 2.17 de este informe.

4.8 Establecer los lineamientos necesarios que aseguren que los documentos presupuestarios se

realicen de conformidad con los requerimientos establecidos en la normativa vigente en materia

de presupuestos públicos. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará

mediante la remisión del acuerdo tomado por la Junta Directiva del CCDR, a la Auditoría Interna

en el que se consignen los lineamientos establecidos y que los mismos fueron debidamente

divulgados, a más tardar el 30 de junio del 2017. Ver párrafo 2.23 al 2.33 de este informe.

4.9 Establecer los controles necesarios que garanticen que los registros de cheques en la base de

datos se llevan a cabo correctamente y que se lleva una conciliación periódica de la información

que en ella se maneja. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se realizará

mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se consignen los controles

establecidos que garanticen que el registro de los cheques en la base de datos se lleva a cabo

correctamente y que se realizan conciliaciones periódicas de esta información, a más tardar el 30

de junio del 2017. Ver párrafo 2.34 al 2.40 de este informe.

4.10 Llevar a cabo la corrección de la base de datos de cheques a fin de lograr transparencia en la

información que en ella se presenta La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se

realizará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se consigne que la

base de datos fue corregida, a más tardar el 30 de junio del 2017. Ver párrafo 2.34 al 2.40 de este

informe.

4.11 Establecer los controles necesarios que garanticen que la gestión de adquisición de bienes y

servicios se lleva a cabo en estricto apego a la Ley de Contratación Administrativa y su

Reglamento. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se llevará a cabo mediante

la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se consignen los controles

implementados para que las futuras contrataciones para la adquisición de bienes y servicios se

lleven conforme lo establece la normativa aplicable, a más tardar el 30 de junio del 2017. Ver

párrafo 2.41 al 2.54 de este informe.

4.12 Llevar a cabo la elaboración de los expedientes de contratación de conformidad con los

lineamientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se llevará a cabo mediante la remisión de

un oficio a la Auditoría Interna en el que se consignen que se están llevando dichos expedientes

de conformidad con la normativa vigente, a más tardar el 30 de junio del 2017. Ver párrafo 2.55

al 2.57 de este informe.

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4.13 Coordinar con la Administración Municipal la asesoría en las diferentes materias en que necesite

apoyo el CCDR. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se llevará a cabo

mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se consignen las acciones que

se realizarán para garantizar que cuando el CCDR requiera de asesoría, la solicitará a la

Administración y ésta procederá a brindar el apoyo a la Junta Directiva en su gestión, a más

tardar el 30 de junio del 2017. Ver párrafo 2.58 al 2.64 de este informe.

informe de la auditorÍa de carÁcter especial acerca …

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