Informe de Evaluación al Sistema de Control Interno Contable

A junio 30 2013

Informe No: 003 de 2013

1. INTRODUCCIÓN La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su función evaluadora independiente, realizó evaluación al proceso contable a junio 30 de 2013, para lo cual tuvo en cuenta las actividades propuestas por la Contaduría General de la Nación en la Resolución 357 de 2008.

El presente informe evalúa el desarrollo del Sistema de Control Interno Contable, del Ministerio, Gestión General, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste, que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en el Ministerio de Salud y Protección social, para el mejoramiento continuo del proceso contable.

2. OBJETIVO:

Evaluar la implementación y efectividad del control interno contable, para generar

la información financiera, económica, social y ambiental; así como realizar

seguimiento a la ejecución presupuestal y al PAC de la entidad, teniendo en

cuenta la normatividad vigente.

3. ALCANCE:

La auditoría parte de los Informes y Reportes Contables exportados del SIIF correspondientes al período, abril 1° a junio 30 de 2013, hasta la publicación de los Estados Financieros.

Los criterios que sirvieron de base para la auditoría fueron las normas internas y externas aplicables, en especial la Resolución 357 de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable que en el marco del Modelo Estándar de Control Interno –MECI 1000:2005- es necesario implementar controles al proceso contable, para que la información contable logre las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.

4. ANTECEDENTES

De acuerdo con lo estipulado en la Resolución 357 de 2008 en su artículo 3°. “Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad, con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública “. El control interno contable debe implementarse y evaluarse en el marco del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005.

5. PRESENTACIÓN DE HALLAZGOS Y JUSTIFICACIÓN

Para el desarrollo de la evaluación se descargó y verificó la información extractada el SIIFF Nación, como son: Libro Mayor de Saldos y Movimientos, Estado de la situación financiera, económica y social, reporte consolidado libro diario, reporte auxiliar contable por rubro, reporte de ejecución presupuestal de la vigencia, ejecución presupuestal del rezago año anterior, Situación PAC detallada, listados de CDP, Compromisos y Obligaciones y demás actividades realizadas durante el período evaluado, teles como: obtención de evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección, preguntas, informes Contraloría GR , entre otros.

La oficina de Control Interno realizó seguimiento a los siguientes elementos de control, que de acuerdo con la normatividad vigente la entidad, debe observar como mínimo, a fin de lograr una información contable con las características de Confiabilidad, relevancia y comprensibilidad:

A. Depuración contable y permanente y sostenibilidad:

De acuerdo con la verificación de los estados financieros de la entidad, la Cuenta del Activo - Deudores, continúa presentando un valor de $422.990,5 millones, registrados desde el año 2009, los cuales tienen que ver con movimientos del Pasivo Social Puertos de Colombia, por Sentencias condenatorias, sin que a la fecha se tenga un avance de recuperación.

De acuerdo con lo estipulado por la Subdirección financiera, se están

adelantando las gestiones y se encuentra en estudio la vigencia jurídica de

estas sentencias. La entidad ya tiene definido los responsables y a la fecha

está en proceso de identificar cuanto le corresponde a cada uno y el grado de

insolvencia de los implicados.

Se recomienda continuar con las acciones administrativas pertinentes a efectos

definir el tratamiento de esta cartera para el cierre de la vigencia.

Se recomienda implementar un procedimiento de control y de información

sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a depuración.

B. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

A le fecha se encuentra publicado el procedimiento GFI-Gestión Financiera y se encuentran para Visto bueno del Subdirector Financiero y posterior publicación los siguientes procedimientos:

C. Registro de la totalidad de las operaciones.

A la fecha no se ha recibido de la Oficina Tics el Acta de cesión del software del Ministerio del Trabajo a Min salud para ser registrado en la Contabilidad del Ministerio de Salud y PS. Se recomienda adelantar las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar el registro de dichos bienes en la contabilidad del ministerio, en la presente vigencia.

GFI- P01 Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto

GFI- P02 Modificaciones, Traslados, Distribuciones y Asignaciones Internas del Presupuesto

GFI- P03 Expedición de Certificado Disponibilidad Presupuestal

GFI- P04 Registro Presupuestal del Compromiso

GFI- P05 Generación de Obligación

GFI- P06 Registro de Bienes y Movimientos Gestión de Operaciones

GFI- P07 Presentación y Sustentación de Informes a Organismos de Control

GFI- P08 Información Pago a Terceros DIAN y Secretaría de Hacienda Distrital

GFI- P09 Conciliaciones Bancarias

GFI-P10 Registro de Demandas y Litigios

GFI- P11 Pago de Compromisos Adquiridos

GFI- P12 Reintegros

GFI- P13 Programa Anual de Caja PAC Procedimiento

GFI- P14 Administración de Cajas Menores

GFI- P15 Arqueo de Cajas Menores

D. Individualización de bienes, derechos y obligaciones.

El registro de los bienes en la contabilidad del Ministerio de Salud y Protección

se realiza en forma individualizada a nivel de auxiliares en un aplicativo

administrado por la Subdirección de Operaciones, (sistema Activo); igualmente

los procesos de demandas y litigios se tienen de manera individualizada

(Sistema Dinamic ) de conformidad con lo establecido en el numeral 3.19.2 de

la resolución 357 de 23 de julio 2008, expedida por la Contaduría General de

la Nación.

De otro lado se observó que la Subdirección de Operaciones publicó los

siguientes procedimientos para el manejo y registro contable de los bienes del

ministerio:

E. Reconocimiento de cuentas valuativas.

El Grupo de Contabilidad registra el cálculo y reconocimiento de las provisiones, amortizaciones, y depreciación, en forma global y asociadas a los derechos, bienes y recursos, de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

F. Actualización de los valores. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad se encuentran registrados en la contabilidad a valores actualizados, como lo establece el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

Procedimiento Nombre

Procedimiento GIO-P01 Donaciones

Procedimiento GBR-P01 Ingreso al Almacén

GBR Gestión de Bienes y Recursos Físicos

Procedimiento GBR-P02 Salida de Almacén

Procedimiento GBR-P03 Baja de Elementos del Almacén

Procedimiento GBR-P04 Inventario

GBR-M01 Manual para el Manejo Administrativo de

Bienes del MSPS

GBR-F01 Verificación de Inventario Físico

GBR-F02 Traslado de Bienes

G. Soportes documentales.

En la Subdirección Financiera los documentos se encuentran archivados y organizados los soportes documentales de las transacciones registradas. El Ministerio se encuentra en la actualización e implementación del sistema

Orfeo, herramienta que contribuye a agilizar y organizar el trámite

documental. El desarrollo, actualización, reformulación y parametrización de la

Herramienta Orfeo se está ejecutando actualmente por parte de la empresa

UNE.

Igualmente la entidad se encuentra en proceso de elaboración y aprobación las Tablas de Retención Documental.

H. Conciliaciones de información

Se verificó que el área financiera realizó las siguientes conciliaciones a Junio 30 2013:

o Conciliación Bancaria

En la Subdirección Financiera se manejan tres cuentas corrientes como se aprecia en el cuadro anterior, se identificaron dos conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas del Banco Ganadero Nos. 309014116 y 309014496, la cuenta 309014488 no tuvo movimiento a junio 30 de de 2013.

o Conciliación de cuentas recíprocas Se verificó en la página WEB del Ministerio de Salud y PS, que se publicó el 1°de Agosto de 2013, las operaciones recíprocas que tiene registradas la entidad a junio 30, con el fin de facilitar los procesos de conciliación de operaciones recíprocas con otras entidades públicas que realizaron operaciones con este Ministerio. De otra parte el Grupo de contabilidad responde por escrito a las entidades que solicitan aclaraciones al respecto.

Banco Cuenta Saldo libros conciliación

Ganadero 309014116 0 0

Ganadero 309014496 0 0

Ganadero 309014488 No tuvo movimiento

o Conciliación de bienes y servicios.

De acuerdo con lo evidenciado la Subdirección de Operaciones, quien tiene la función de manejar, llevar el control y mantener actualizado el sistema de información sobre los inventarios y la situación de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, reporta mensualmente al Grupo de Contabilidad, los movimientos y saldos de inventarios, así como las depreciaciones correspondientes para su registro y conciliación. El Grupo de contabilidad, a junio 30, realizó conciliación de saldos y movimientos de almacén como se muestra en el siguiente cuadro:

Fuente contabilidad, Subd. Operaciones

o Con relación a los bienes en bodega se efectuaron verificaciones

aleatorias en el 2° trimestre de 2013, de manera mensual. o Los bienes en servicio se encuentran cargados a los funcionarios, en la

base de datos de la Subdirección de Operaciones donde se lleva el control.

o Según lo informado por la Subdirección de Operaciones a junio de 2013,

se realizaron 69 traslados de bienes y verificaciones de inventarios y actualización de los mismos.

Cuenta DescripciónSaldo según

Balance

Saldo según Subd

Operaciones

1.6.35 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1.045.412.588,57 1.045.412.588,57

1.6.35.01 Maquinaria y equipo 129.622.723,17 129.622.723,17

1.6.35.02 Equipo medico y cientifico 256.980.810,25 256.980.810,25

1.6.35.03

Muebles, enseres y equipo de

oficina 2.118.436,00 2.118.436,00

1.6.35.04

Equipos de comunicacion y

computacion 478.093.876,70 478.093.876,70

1.6.35.05

Equipos de transporte, traccion y

elevacion 178.596.742,45 178.596.742,45

1.9.10 CARGOS DIFERIDOS 119.591.397.518,08 119.591.397.518,08

1.9.10.01 Materiales y suministros 118.553.300.695,20 118.553.300.695,20

1.9.10.03 Material quirurgico 1.031.190.955,58 1.031.190.955,58

1.9.10.04 Dotacion a trabajadores 6.905.867,30 6.905.867,30

CONCILIACION DE SALDOS Y MOVIMIENTOS DE ALMACEN Y CONTABILIDAD

o Continúa pendiente de recibir el Acta de cesión del software del

Ministerio del Trabajo a Min salud para ser registrado en la Contabilidad del Ministerio de Salud y PS.

Se recomienda a la Subdirección de Operaciones realizar las gestiones administrativas pertinentes a fin de obtener de la Oficina de Tics la información sobre el proceso de sesión de las licencias de Min trabajo a Min salud y poder realizar los registros tanto en los inventarios como en contabilidad, en esta vigencia. A la fecha no se tiene cronograma de actividades para verificación de inventario, toda vez que se está el proceso de contratación de una firma para el levantamiento y actualización de los inventarios.

En relación con la observación de la Contraloría respecto de la cuenta de Activos Diferidos 1910, con saldo a diciembre 31 de 2012, por $159.388,5 millones, el 98% son Drogas, elementos odontológicos y laboratorio; que no corresponden a lo definido por la Contaduría General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública sobre Activos Diferidos, el Grupo de contabilidad atendiendo la observación la reclasificará a la cuenta 1510 Mercancías en Existencia, en el próximo trimestre.

o Conciliación sobre procesos demandas y litigios

El Grupo de contabilidad realizó conciliación y registro de saldos y movimientos en el segundo trimestre, según información descargada del sistema Dinamic, remitida por la Dirección Jurídica, como se muestra en el siguiente cuadro:

PR OC ESOS N o. D E PR OC ESOS V R PR OC ESOS

CON CUANTIA 3825 2.374.433.432.528,49

SIN CUANTIA 1019 0,00

TOTA L 2 .3 74 .4 3 3 .4 3 2 .52 8 ,4 9

CON CUANTIA 910 40.801.082.885,00

SIN CUANTIA 649 0,00

TOTA L 4 0 .8 0 1.0 8 2 .8 8 5,0 0

CON CUANTIA 15 2.813.923.345,00

SIN CUANTIA 35 0,00

TOTA L 2 .8 13 .9 2 3 .3 4 5,0 0

CON CUANTIA 2 112.490.206,00

SIN CUANTIA 5 0,00

TOTA L 112 .4 9 0 .2 0 6 ,0 0

PR OC ESOS N o. D E PR OC ESOS V R PR OC ESOS

CON CUANTIA 29 2.381.698.841,00

SIN CUANTIA 5 0,00

TOTA L 2 .3 8 1.6 9 8 .8 4 1,0 0

CON CUANTIA 0,00

SIN CUANTIA 0,00

TOTA L 0 ,0 0

CON CUANTIA 1 2.813.923.345,00

SIN CUANTIA 0 ,0 0

TOTA L 2 .8 13 .9 2 3 .3 4 5,0 0

CON CUANTIA 0,00

SIN CUANTIA 0,00

TOTA L 0 ,0 0

CONTENCIOSOS 34

LABORALES

CIVILES

PENALES 1

PR OC ESOS A C TIV OS EN C ON TR A D EL M SPS A B R IL- JU N IO 2 0 13

ADM INISTRATIVOS 4844

LABORALES 1559

CIVILES 50

PENALES 7

PR OC ESOS A C TIV OS IN STA U R A D OS POR EL M SPS A B R IL- JU N IO 2 0 13

Se encuentra en proceso de aprobación el procedimiento GFI-P-10 Registro de las Demandas y Litigios.

I. Libros de contabilidad.

Los libros de contabilidad son registrados en SIIF y se pueden consultar e

imprimir.

J. Estructura del área contable y gestión por procesos.

Para la realización de las actividades de identificación, clasificación, registro,

revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable,

además de realizar el proceso de liquidación y registro de obligaciones de las

cuentas por pagar del Ministerio de Salud y P.S., se incrementó el personal en

un profesional y un técnico quedando el Grupo de Contabilidad integrado por 4

profesionales especializados y uno de ellos hace las veces de Coordinador,

dos profesionales universitarios, 3 técnicos y un auxiliar Administrativo.

K. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

El 16 de abril de 2013, se reunió el Comité, para tratar los siguientes temas:

Presentación Ficha técnica 001 – Pago Impuesto Vehículos de la

Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación.

Son vehículos que están parqueados en las instalaciones de Malaria, en

estado de deterioro y no están registrados en la contabilidad del Ministerio.

El Comité reunido concluyó que el tema planteado por la Subdirección de

Operaciones no debía considerarse en el mencionado comité. Pero que en su

concepto, para poder pagar el impuesto de los vehículos se debía tener

legalizada la propiedad o la tenencia de los mismos.

Presentación Ficha Técnica 002, Retiro elementos inservibles que no se encuentran en los inventarios del Ministerio de Salud y Protección Social.

El comité concluyó que como estos elementos no están dentro de los

registros contables, no es competente para recomendar dar de baja unos

elementos que no están en inventarios. Por lo cual recomienda que estos

elementos como no están valorizados, se deben valorizar ingresar a la

contabilidad y solicitar al Comité dar de baja los elementos inservibles.

Se sugiere establecer un reglamento que de lineamientos y procedimientos

en los que se base el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, para

recomendar como instancia asesora, al área contable y financiera del

Ministerio de Salud y P.S.

L. Responsabilidad de los Contadores que agregan información. Para las formas de organización y ejecución del proceso contable se sigue lo establecido en el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y se encuentran en aprobación los procedimientos financieros de la entidad para facilitar el registro de información y establecer responsables.

M. Actualización permanente y continuada. Los responsables del procesamiento de la información contable en el Ministerio se actualizan permanentemente en conceptos contables, financieros y tributarios; consultan permanentemente la página WEB de la Contaduría General de la Nación, y realizan mesas de trabajo con la Contaduría General de la Nación para conocer las nuevas disposiciones en materia contable y financiera.

N. Eficiencia de los sistemas de información.

La información financiera y contable de la entidad opera bajo la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACIÓN. Durante el 2° trimestre de este año no presentó dificultades en su operación.

O. Cierre contable El cierre contable del 2 trimestre 2013 se realizó el 29 de julio de 2013, de acuerdo con el cronograma estipulado por la CGN.

P. Elaboración de estados, informes y reportes contables. Como producto del proceso contable se generó la información correspondiente, con corte a 30 de junio 2013, debidamente certificada por el señor Ministro y el contador de la Entidad. Los reportes contables y financieros se tienen en el SIIF y se publican en la página web del Ministerio.

Q. Análisis, interpretación y comunicación de la información La información financiera de la entidad fue transmitida vía Chip a la contaduría General de la Nación oportunamente y se publicó en la página WEB del Ministerio el 1°de agoto de 2013, para conocimiento de los usuarios internos y externos.

R. Coordinación entre las diferentes dependencias

Con el fin de lograr la coordinación entre las dependencias que generan información contable, se sugiere expedir un instructivo, manual, guía, procedimiento o lo que consideren pertinente, para que los responsables de

remitir la información cumplan con la calidad, oportunidad y contenido, a fin de evitarle reprocesos al Grupo de Contabilidad.

6. ANALISIS ESTADOS FINANCEROS

COMPORTAMIENTO DE LAS CUENTAS EN EL BALANCE GENERAL A JUNIO 30 DE 2013

Gráfica Balance Ministerio de Salud y PS-Gestión General

Fuente Siif Nación

ACTIVO: El Activo total de la entidad a junio 30 de 2013, se encuentra conformado por los grupos de efectivo, inversiones e instrumentos derivados, deudores, propiedad planta y equipo y otros activos por valor de $ 684.656 millones que comprado con el trimestre anterior $696.036 millones presenta una disminución equivalente al 1.63%, representada especialmente en la cuenta Deudores y Otros Activos.

PASIVO: El Pasivo total de la entidad, se encuentra conformado por los grupos de operaciones de crédito público y financiamiento, operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, cuentas por pagar, obligaciones laborales y de seguridad social integral, pasivos estimados y otros pasivos. El saldo reflejado de $1.653.803 millones, comparado con el trimestre anterior, $1.709.308 millones, presenta una disminución equivalente al 3.2%, representado especialmente en las cuentas por pagar-transferencias, obligaciones laborales y seguridad social integral.

684.656,00

1.653.803,00

(969.147,00)

684.656,00

(1.500.000,00)

(1.000.000,00)

(500.000,00)

-

500.000,00

1.000.000,00

1.500.000,00

2.000.000,00

Activo Pasivo Patrimonio Pasivo +Patrimonio

II Trimestre

PATRIMONIO: Se encuentra conformado por las cuentas de capital fiscal, resultado del ejercicio, superávit por valorización, superávit por donación, patrimonio público incorporado, provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones. El valor del patrimonio reflejado a junio 30 de 2013 es de -$969.147 millones que comparado con el trimestre anterior, de -$ 1.013.272 millones refleja un menor valor de $44.125 equivalente al 4.44%

Comparativo Estados Financieros 2012-2013

Fuente Siif Nación

SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN PRESUPUESTAL VIGENTE A 30 de junio el Ministerio alcanzó compromisos por un 47% de su apropiación a su vez se registraron obligaciones en un 83% de los compromisos y se encuentra pagado el 100% de las obligaciones registradas, como se muestra en el siguiente cuadro: Ejecución presupuestal a junio 30 de 2013

Fuente Siif Nación

Se observa entonces, que queda pendiente compromisos por el 53% de la apropiación, siendo más representativo el rubro de transferencias, se sugiere revisar el tema para evitar en lo posible dejar estos recursos en reserva presupuestal para ser ejecutados en el 2014.

Activo, 684.656 Activo, 696.036

Pasivo +Patrimonio, 684.656

Pasivo +Patrimonio, 696.036

678.000,00

680.000,00

682.000,00

684.000,00

686.000,00

688.000,00

690.000,00

692.000,00

694.000,00

696.000,00

698.000,00

Trim actual Trim anterior

RUBRO APROPIACION COMPROMISO

%

COMPR

OMISO

OBLIGACION%

OBLIGAC PAGO

%

PAGO

INVERSION 471.603.633.000,00 281.432.988.280,38 60% 228.388.839.142,95 81% 228.384.697.503,95 100%

TRANSFERENCIAS 389.266.091.904,00 122.399.845.611,00 31% 107.003.409.723,20 87% 107.003.409.723,20 100%

G GENERALES 10.807.660.000,00 8.851.817.208,36 82% 4.791.226.823,74 54% 4.791.226.823,74 100%

G PERSONAL 53.760.789.309,00 21.665.133.754,06 40% 19.058.552.136,55 88% 19.058.552.136,55 100%

TOTALES 925.438.174.213,00 434.349.784.853,80 47% 359.242.027.826,44 83% 359.237.886.187,44 100%

Distribución Saldo Apropiación a junio 30 de 2013

o Comparativo entre CDP y compromisos, con respecto a la

apropiación vigente.

RUBRO APROPIACION CDPS COMPROMISO % CDP/COMP

INVERSION 471.603.633.000,00 337.556.905.997,53 281.432.988.280,38 83%

TRANSFERENCIAS 389.266.091.904,00 159.777.223.026,12 122.399.845.611,00 77%

G GENERALES 10.807.660.000,00 9.907.372.689,42 8.851.817.208,36 89%

G PERSONAL 53.760.789.309,00 23.601.332.416,30 21.665.133.754,06 92%

925.438.174.213,00 530.842.834.129,37 434.349.784.853,80 82%

Fuente SIIF

CDP Vs COMPROMISOS A JUN 30/13

SALDO APROPIACION

INVERSION 40% 190.170.644.720

SALDO APROPIACION TRANSFERENCIAS 69%

266.866.246.293

SALDO APROPIACION G GENERALES 18%

1.955.842.792

SALDO APROPIACION G PERSONAL 60%

32.095.655.555

Se sugiere establecer los controles que sean necesarios para que los CDPs expedidos, que tengan saldos por comprometer, si no se utilizan, se liberen oportunamente.

o Controles evidenciados Para efectos de realizar control a la ejecución presupuestal, la Subdirección Financiera mensualmente remite a las dependencias responsables, un análisis de la ejecución presupuestal, clasificando tipo de gasto y dependencia advirtiendo el cumplimiento de los plazos establecidos por la Secretaría General, para adelantar los procesos contractuales.

SEGUIMIENTO A REZAGO PRESUPUESTAL Reservas

Con el propósito de verificar el estado de la ejecución presupuestal del rezago constituido en la vigencia 2012, se consultaron reportes en el SIIF con corte a junio 30 y se observó lo siguiente: De las Reservas constituidas a diciembre 31 de 2012, por $165.598 millones se

advierte una ejecución a junio 30 de 2013, del 32 % con un saldo por ejecutar del

68% equivalente a $113.172 millones.

Fuente Siif

Comparado con trimestre anterior, se reporta un aumento del 12% en la ejecución tal como se evidencia a continuación:

DESCRIPCION COMPROMISO OBLIGACION %OBLIG

GASTOS DE PERSONAL $ 1.119.331.698,63 $ 432.740.607,00 39%

GASTOS GENERALES $ 373.663.102,00 $ 56.830.477,00 15%

TRANSFERENCIAS $ 96.554.693.233,34 $ 29.947.948.993,00 31%

INVERSION $ 67.550.049.031,51 $ 2.708.212.647,00 4%

GRAN TOTAL $ 165.597.737.065,48 $ 33.145.732.724,00 20%

Fuente SIIF

Se recomienda revisar la ejecución de la reserva, para evitar posibles trámites de vigencias expiradas.

DESCRIPCION COMPROMISO OBLIGACION

%

OBLIG/

COMPR

PAGOS

%

PAGO/

COMPR

GASTOS DE PERSONAL $ 1.119.331.698,63 $ 700.528.606,60 63% $ 690.628.606,60 62%

GASTOS GENERALES $ 373.663.102,00 $ 102.849.222,05 28% $ 102.347.022,05 27%

TRANSFERENCIAS $ 96.554.693.233,34 $ 44.607.033.310,71 46% $ 44.607.033.310,71 46%

INVERSION $ 67.550.049.031,51 $ 7.015.743.699,72 10% $ 6.986.359.028,22 10%

GRAN TOTAL $ 165.597.737.065,48 $ 52.426.154.839,08 32% $ 52.386.367.967,58 32%

Cuentas por pagar Según lo verificado en el reporte del SIIF a 30 de junio de 2013, se tienen ejecutadas el 99.5% de las cuentas por pagar correspondientes al rezago presupuestal de 2012, así:

Verificado por rubro presupuestal, se puede apreciar en el siguiente cuadro, los programas que presentan obligaciones por pagar a junio 30, correspondientes al rezago presupuestal 2012.

Se recomienda verificar con las dependencias involucradas a fin de agilizar el proceso de pago y evitar posibles vigencias expiradas.

SEGUIMIENTO AL PAC El objetivo es la proyección mensualizada de los recursos requeridos en el Ministerio, con base en el presupuesto asignado para la atención de las obligaciones adquiridas por la entidad. Se verificó el seguimiento y control sobre la ejecución de los recursos a junio 30 de 2013, para lo cual se tuvo en cuenta los reportes SIIF, y lo informado por la Coordinadora de Tesorería y se pudo establecer lo siguiente:

DESCRIPCION OBLIGACION ORDEN PAGO PAGOS POR PAGAR

GASTOS D DE PERSONA $ 652.983.102,62 $ 652.983.102,62 $ 652.983.102,62 $ 0,00

GASTOS GENERALES $ 901.446.680,04 $ 901.446.680,04 $ 901.446.680,04 $ 0,00

TRANSFERENCIAS $ 278.872.241.595,56 $ 278.872.241.595,56 $ 278.872.241.595,56 $ 0,00

INVERSION $ 52.770.107.280,18 $ 51.131.819.780,18 $ 51.131.819.780,18 $ 1.638.287.500,00

TOTALES $ 333.196.778.658,40 $ 331.558.491.158,40 $ 331.558.491.158,40 $ 1.638.287.500,00

RUBRORECUR

SOSIT DESCRIPCION OBLIGACION ORDEN PAGO PAGOS

POR

EJECUTAR

C-320-301-5 16 SSF

PROTECCION DE LA SALUD

PUBLICA EN EL AMBITO

NACIONAL.

25.117.200.534 23.517.199.034 23.517.199.034 1.600.001.500

C-410-300-7 11 CSF

IMPLANTACIÓN DEL PLAN

DE ESTUDIOS E

INVESTIGACIONES DEL

SECTOR SALUD Y

PROTECCIÓN SOCIAL A

NIVEL NACIONAL

218.288.033 180.002.033 180.002.033 38.286.000

TOTAL 25.335.488.567 23.697.201.067 23.697.201.067 1.638.287.500

Reporte Saldos de PAC Detallado- Vigencia Actual

Fuente Siif

En el cuadro anterior se resumió de acuerdo con el del reporte SIIF, los saldos de PAC, de la vigencia actual, correspondiente al 2° trimestre de 2013, en todas sus instancias: PAC Vigente, PAC Gestionado, PAC Pagado, PAC Reintegrado, en la Gestión General del Ministerio. Se observa un Cupo Pac reintegrado, por valor total de $31.504.029, que corresponde a:

No se presentaron anticipos cupo PAC gestionado, Aplazamiento de cupo PAC disponible, Aplazamiento de cupo PAC gestionado. Se verificó que se dio cumplimiento a lo establecido en la circular 01 del 4 de enero de 2013, en lo relacionado con el calendario PAC para 2013.

PAC rezago año anterior: Reserva año anterior.

Fuente Siif

El anterior cuadro muestra la ejecución del PAC, con relación a la Reserva año anterior, se aprecia que el PAC vigente es igual al PAC pagado y no se evidenciaron modificaciones.

Abr. May. Jun.

Cupo PAC Vigente 42.001.911.961,93 14.930.078.230,05 25.357.247.046,10

Cupo PAC Gestionado -

Cupo PAC Pagado 42.013.873.856,93 14.949.440.064,05 25.357.427.346,10

Cupo PAC Reintegrado 11.961.895,00 19.361.834,00 180.300,00

Cupo PAC Disponible 0 0 0

DESCRIPCION Abr. May. Jun.

GASTOS DE PERSONAL 10.974.625,00 17.419.369,00 0,00

GASTOS GENERALES - BIENES Y SERVICIOS 516.768,00 0,00 0,00

TRANSFERENCIAS CTES - MESADAS PENSIONALES 34.000,00 54.800,00 180.300,00

INVERSION ORDINARIA -PROYECTOS 436.502,00 1.887.665,00 0,00

TOTALES 11.961.895,00 19.361.834,00 180.300,00

Concepto Abril Mayo Junio

PAC Vigente 73862891870 1387056113 12010479821

PAC Gestionado 0 0 0

PAC Reintegrado 73862891870 1387056113 12010479821

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El cierre contable del 2 trimestre 2013 se realizó el 30 de junio de 2013, de acuerdo con el cronograma estipulado por la CGN y la información financiera de la entidad fue transmitida vía Chip a la contaduría General de la Nación oportunamente, se publicó en la página Web del Ministerio el 1° de Agosto de 2013. El Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACIÓN. Durante el 2° trimestre de este año no presentó dificultades en su operación.

Con relación a los procedimientos de la Subdirección Financiera, se evidenció publicado en la intranet el procedimiento GFI-Gestión Financiera y se encuentran para Visto bueno y posterior publicación los demás procedimientos relacionados con la gestión financiera y contable.

Se recomienda publicar los procedimientos que se encuentran en aprobación en lo posible antes del cierre de la vigencia.

Se recomienda continuar con la gestión de conseguir el resultado del estudio que determine la vigencia jurídica de las sentencias que tienen que ver con movimientos del Pasivo Social Puertos de Colombia, por Sentencias condenatorias, las cuales registran más de 2 años de antigüedad por valor de $422.933 millones y presentar al Comité de Sostenibilidad atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

Se sugiere establecer un reglamento que dé lineamientos y procedimientos en los

que se base el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, para recomendar como

instancia asesora, al área contable y financiera del Ministerio de Salud y P.S.

Continúa pendiente de recibir el Acta de cesión del software del Ministerio del Trabajo a Min salud para ser registrado en la Contabilidad del Ministerio de Salud y PS. Por lo que se recomienda a las Subdirecciones Financiera y de Operaciones, realizar las gestiones administrativas pertinentes a fin de obtener de la Oficina de Tics la información sobre el proceso de sesión de las licencias de Min trabajo a Min salud y poder realizar los registros tanto en los inventarios como en contabilidad, para el cierre de esta vigencia.

Se evidenció la publicación en la página web los saldos de operaciones recíprocas que tiene registradas la entidad, a fin de facilitar el proceso de conciliación de operaciones recíprocas con otras entidades públicas que realizaron operaciones con este Ministerio.

Con relación con la ejecución presupuestal acumulada a junio 30 de 2013, se observó por ejecutar recursos por el 53% de la apropiación, se sugiere revisar el tema de transferencias para evitar en lo posible reservas presupuestales para ejecutar en el 2014.

En consideración a lo señalado en la función de advertencia suscrita por la CGR de fecha 29-11-12 con relación a la constitución de reservas presupuestales y solicitud de autorización de vigencias futuras se recomienda realizar las acciones pertinentes que permitan dar cumplimiento a lo allí establecido.

Se sugiere verificar los CDPs expedidos, que tengan saldos por comprometer, si no se utilizan, se liberen oportunamente.

Igualmente se recomienda realizar las gestiones pertinentes a fin de ejecutar el rezago presupuestal constituido en la vigencia anterior y evitar vigencia expiradas

Apoyar y promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las diferentes etapas y actividades del Proceso Contable.

Atentamente,

DILSA DELITH RIVEROS DIAZ MARIA LUCENY RUIZ SUAREZ

Profesional Especializado Contratista

Oficina de Control Interno

Elaboró: DilsaR,LucenyR

Revisó: RuthG

Aprobó:EstherM