informe de auditorÍa proceso judicial y comitÉ de...

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INFORME DE AUDITORÍA PROCESO JUDICIAL Y COMITÉ DE CONCILIACION

PRESENTADO POR:

SAMUEL SAJAUT CAICEDO Jefe de Control Interno

LUIS ALBERTO VERGARA PALACIO Auditor par

AUDITADO

ANIBAL PALMERA JIMENEZ

Jefe Oficina Jurídica

LUIS FELIPE LOPEZ GARCIA Abogado Externo

Procesos Judiciales

SANTA MARTA, MAGDALENA VIGENCIA 2018

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TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIÒN ............................................................................................................................................................... 3

2. ANALISIS DE GESTIÒN DEL PROCESO ........................................................................................................................... 4

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1. PRESENTACIÒN

En desarrollo de las funciones que le competen a la Oficina de Control Interno en especial las

consagradas en la Ley 87 de 1993, se llevó a cabo la Auditoría Especial a los Procesos Judiciales y al

Comité de Conciliación del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DISTRITAL DE

SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL -DADSA, conforme al Programa de Auditoria Interna de la vigencia

2018 y el Plan de Auditoria presentado para la realización de reunión de apertura; cumpliendo de

esta forma con los roles que debe ejercer la Oficina de Control Interno en las entidades del Estado.

Debido a la relevancia que este proceso toma a nivel directivo, se estableció como prioritario su

realización para la vigencia 2018. El informe de auditoría tendrá como objetivo evaluar las actividades

del proceso en el marco de los procedimientos y normas que regulan su gestión

En su esquema general el informe se estructura inicialmente de un análisis de la gestión considerando

las evidencias aportadas por los funcionarios que hacen parte del proceso auditado; además, se indica

de acuerdo con el nivel de eficiencia del proceso cuáles son sus aspectos positivos o negativos del

mismo, al finalizar se dejan consignados en los resultados las falencias del proceso, para la posterior

implementación de acciones de mejora que permitan una mejor gestión.

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2. ANALISIS DE GESTIÒN DEL PROCESO

El objetivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado es reducir las condenas impuestas al

Estado por los organismos judiciales mediante políticas públicas que reduzcan la incidencia del daño

antijurídico y estrategias que mejoren la defensa judicial de las entidades que conforman el Estado

colombiano. Con esa meta de actuación, la Agencia pretende utilizar el conocimiento interdisciplinario a su

disposición en áreas de Derecho, Economía y Administración Pública a fin de que sus intervenciones

obtengan el mayor impacto posible. En tal sentido, se ha realizado una evaluación a la Gestión Jurídica

de la entidad en la ultima vigencia, con el objeto de identificar las posibles acciones de mejora para lograr

una defensa jurídica sólida para la entidad.

En primera instancia, se solicito al área encargada la relación de procesos jurídicos que están en curso en

la entidad, de los cual se obtuvo el siguiente cuadro.

NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO $ 22.524.900,00

$ 3.208.400,00

$ 43.120.000,00

$ 87.692.912,00

SUBTOTAL TOTAL $ 156.546.212,00

REPARACION DIRECTA $ 123.200.000,00

$ 275.682.400,00

$ 289.957.500,00

SUBTOTAL TOTAL $ 688.839.900,00

ACCION POPULAR $ -

SUBTOTAL TOTAL $ -

TOTAL $ 845.386.112,00

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Se identifico que, por procesos de Nulidad y Restablecimiento del Derecho, se tienen demandas por una

cuantía de $ 156.546.212,00, por procesos de Reparación Directa se tienen demandas por una cuantía de

$ 688.839.900,00 para un valor total $ 845.386.112,00, y 17 procesos de Acción Popular, como se puede

observar en el cuadro a continuación.

(C) Autoridad Judicial Que Tramita

(C) Tipo De Proceso

(C) Tipo De Acción Judicial

(D) Cuantía Inicial De La Demanda

(F) Fecha De Admisión De La Demanda

(C) Demandante

(C) Estado Actual

(C) Actuaciones Generadas En La Vigencia

(C) Sentido Del Fallo Ejecutoriado

(N) Valor Del Fallo Ejecutoriado En Contra

(F) Fecha De Ejecutoria Del Fallo

JUZGADO 1 ADMINISTRATIVO DE SANTA MARTA

ORDINARIO

NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO

0 08/22/2016

CONDOMINIO SIERRA LAGUNA

PRUEBAS CONTESTACION DE LA DEMANDA -AUDIENCIA INICIAL

NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 30/01/2014

WILLIAM AGUILAR

PENDIENTE PARA FALLO

PRESENTACION DE ALEGATOS DE CONCLUSION

NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 02/02/2017

DEFENSORIA DEL PUEBLO REGIONAL MAGDALENA

PRUEBAS CONTESTACION DE LA DEMANDA -AUDIENCIA DE PACTO DE CUMPLIMIENTO

NO APLICA

0 0

JUZGADO 2 ADMINISTRATIVO DE

CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 28/09/2016

DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL

PENDIENTE DE AUDIENCIA DE

CONTESTACION DE LA

NO APLICA

0 0

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SANTA MARTA

MAGDALENA

PACTO DE CUMPLIMIENTO

DEMANDA


ORDINARIO

REPARACION DIRECTA

$ 289.957.500

16/11/2016

MANUEL SEGUNDO BRITO Y OTROS

PENDIENTE PARA AUDIENCIA INICIAL

CONTESTACION DE LA DEMANDA

NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 22/02/2014

PABLO JAVIER JIMÉNEZ MANJARREZ

TERMINADO

TODAS FALLO FAVORABLE PARA LA ENTIDAD

0 27/08/2015


ORDINARIO


$ 32.084.00

01/03/2016

COMCEL S.A.



NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 18/08/2015

PROCURADURÍA JUDICIAL II PARA ASUNTOS CIVILES


ALEGATOS DE CONCLUSION

NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 05/07/2015

MARUTZA BERDUGO

TERMINADO


0 22/09/2016


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 21/08/2015

ANA GUILLOT

PRUEBAS CONTESTACION-AUDIENCIA DE PACTO

NO APLICA

0 0

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CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 20/11/2014

NACION-DIMAR-MINDEFENSA-DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA

TERMINADO


0 11/10/2016


ORDINARIO


$ 22.524.900

07/06/2015

POSTOBON S.A.



NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 15/12/2016

MIGUEL IGNACIO MARTINEZ OLANO

PENDIENTE DE AUDIENCIA DE PACTO DE CUMPLIMIENTO


NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 14/05/2015

JUAN DAVID PEREZ

PENDIENTE PARA AUDIENCIA DE PACTO


NO APLICA

0 0


ORDINARIO


$ 43.120.000

30/04/2015

POSTOBON S.A.

PRUEBAS CONTESTACION DE LA DEMANDA- AUDIENCIA INICIAL

NO APLICA

0 0


ORDINARIO

REPARACION DIRECTA

$ 123.200.000

04/06/2015

ANTONIO ALVAREZ



NO APLICA

0 0

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CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 07/08/2016

JOSE MANOTAS ROMERO

SE PRESENTO CONTESTACIÓN DE DEMANDA- PENDIENTE DE AUDIENCIA DE PACTO DE CUMPLIMIENTO


NO APLICA

0 0


ORDINARIO

REPARACION DIRECTA

$ 275.682,400

17/02/2015

LEANDRO GIL SALAZAR



NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 08/09/2014

FUNDASERVICIOS


ALEGATOS DE CONCLUSION

NO APLICA

0 0


ORDINARIO


$ 87.692.912

19/12/2016

AVIANCA PENDIENTE PARA AUDIENCIA INICIAL


NO APLICA

0 0

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE SANTA MARTA

CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 03/03/2017

RODRIGO MARTÍNEZ SILVA Y AYLIN YASIRA SERBOUSEK CASTRO



NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 30/05/2014

ALVARO ANDRADE

PRUEBAS AUDIENCIA DE PACTO

NO APLICA

0 0

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CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 07/03/2015

LIDYS NARANJO


NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 14/05/2014

RAFAEL ANDRADE EN REPRESENTACIÓN DE VEEDURÍA UNIDOS POR SANTA MARTA


NO APLICA

0 0


CONSTITUCIONAL

POPULAR 0 13/12/2016

VERONICA DAVILA DAVILA E INVERSIONES EYD S.A.S.



0 0

Por otra parte, El Decreto 1716 de 2009 (“Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009,

el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001”) determina en su artículo 16

que: El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y

formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad., se

identificó que este comité se encuentra creado en la entidad, sin embargo, no se evidenciaron actas de

sesión del respectivo comité.

En cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto 1716 De 2009, la Oficina de Control Interno

de la entidad procedió a verificar en cumplimiento de las mismas en la vigencia 2018, para lo cual se valió

de una lista de verificación de las obligaciones:

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CRITERIO CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACION

¿Está conformado legalmente el Comité de Conciliación?

X

¿El Comité de Conciliación de la entidad sesiona periódicamente?

X

¿El Comité de Conciliación ha formulado las políticas de prevención del daño antijurídico?

X

¿El Comité de Conciliación aplica las políticas de prevención del daño antijurídico?

X

¿El Comité de Conciliación ha formulado las políticas generales que orienten la defensa de los intereses de la entidad?

X

¿El Comité de Conciliación estudia y evalúa los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; ¿y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos?

X

¿El Comité de Conciliación fija directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto?.

X

¿El Comité de Conciliación determina, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señala la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, ¿de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada?

X

¿El Comité de Conciliación evalúa los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia

X

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condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición?

¿El Comité de Conciliación determina la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición?

X

¿El Comité de Conciliación ha definido los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados?

X

Se elaboran las actas del respectivo comité (El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.)

X

¿El Secretario del Comité de Conciliación Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité??

X

¿El Secretario del Comité de Conciliación prepara un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, y lo entrega al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses? (Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.)

X

¿El Secretario del Comité de Conciliación Proyecta y somete a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente?

X

¿El Secretario del Comité de Conciliación Informa al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición?

X

Se observa si el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, remite el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a

X

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seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión

Por último, considerando los lineamientos de la Guía para la generación de política de prevención del daño

antijurídico, se identificaron algunos aspectos que la entidad debe trabajar para un mejoramiento de sus

procesos, se debe resaltar que esta la fecha la entidad no ha tenido fallos en contra que impacten en su

patrimonio. En este sentido, se determinaron los siguientes hallazgos:

3. HALLAZGOS

3.1. DESCRIPCION DE LOS HALLAZGOS

N° DESCRIPCION CRITERIO

1 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: No se elabora el

informe de la gestión del comité de conciliación y de

la ejecución de sus decisiones, el cual debe ser

entregado al representante legal de la entidad y a los

miembros del comité cada seis (6) meses (Una copia

del mismo será remitida a la Dirección de Defensa

Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de

Justicia.)

CAUSA: El comité de Conciliación no sesiona

periódicamente

CONSECUENCIA: Falta de información para la toma

de decisiones.

Evidencias/documentos:

Ley 448/ 98, Decreto 423 de

2011, Ley 819 de 2003

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RESPONSABLE: Jefe Ofician Jurídica

2 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: Existe incertidumbre

en la cuantificación de los pasivos contingentes se

tienen cuantificados a la fecha un valor de

$ 845.386.112,00, por demandas, estas no se

incorporan a la sistema de información contable

debido a que no existen establecidas políticas en la

entidad para que periódicamente se actualicen los

estados financieros con la actualización de las bases

de datos de procesos jurídicos.

CAUSA: Desarticulación del Proceso Jurídico con el

Proceso Contable y Financiero

CONSECUENCIA: Deficiencias en la estimación de

los pasivos contingentes

RESPONSABLE: Jefe Oficina de Jurídica


Ley 448/ 98, Decreto 423 de

2011, Ley 819 de 2003

3 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: El proceso de

Gestión Jurídica no tiene definido una Política de Daño

Antijurídico. En este sentido, “La política de

prevención es la solución de los problemas

administrativos que generan litigiosidad e implica el

uso de recursos públicos para reducir los eventos

generadores del daño antijurídico”

CAUSA: No se han identificado las causas primarias

o sub-causas que originan el daño antijurídico, no se


Manual para la elaboración de

políticas de prevención del año

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ha adoptado una metodología para elaborar las

políticas de daño antijurídico.

CONSECUENCIA: Ocurrencia de posibles eventos

generadores de daño antijurídico

RESPONSABLE: Jefe Jurídica

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