hoja de calculo excel

Instituto de Formación Profesional Fundamentos de Microsoft Excel 0

Incorporado al Ministerio de Educación y Culto Res. N° 246 Telef. 504622

Instituto de Formación Profesional Incorporado al MEC Res. N° 246

Esta es una publicación de CYBERTRONIC® , Departamento de Enseñanza de Informática,

Incorporado al MEC (Ministerio de Educación y Culto) Res. No. 246

Casa Matriz: Edif. Plas Oficina Nº 8 y 9 Telef. 504622 E_mail [email protected]

Ciudad del Este - Paraguay

Dirección en Internet www.cybertronic-cde.com

Microsoft Corp. , Microsoft Office, son marcas registradas de Microsoft Corporation y sus subsidiarias

LO MEJOR DE OFFICE Nombre: ______________________________

mailto:[email protected]

http://www.cybertronic-cde.com/



La Hoja de cálculo es un programa que permite realizar operaciones matemáticas, de la misma manera en

que trabaja la más potente calculadora, además permite organizar y realizar gráficos estadísticos con

los resultados obtenidos. Las cuentas del hogar y la oficina no tendrán ningún secreto para cualquier

usuario que conozca las características básicas de Excel. En este modulo aprenderás a utilizar esta

fabulosa planilla de calculo, sabrá como se organizan los datos en filas y columnas.

Para construir una hoja de cálculo deberá crear

Títulos

Encabezados

Etiquetas

y luego introducirá los números. Por último indicará por

medio de formulas los cálculos que desee realizar y la hoja

de cálculo lo realizará por Ud.

Las hojas de cálculo poseen un amplio campo de aplicación

y pueden ser adaptadas prácticamente a cualquier necesidad

particular. A manera de ejemplo, se lista a continuación

varios usos que se le puede dar a una hoja de cálculo:

Liquidación de salarios

Preparación de presupuestos.

Conciliación de cuentas bancarias.

Elaboración de facturas.

Cálculo de impuestos.

Mantenimiento de un directorio telefónico.

Gráficos estadísticos

Control del resultado de las evaluaciones de los alumnos de un curso ( colegio, escuela, universitario, etc.)

Ventas mensuales, alquileres etc.

Los cálculos con lápiz, papel y calculadora pueden ser aburridos!!

Si algún dato cambia o si Ud. Desea intentar un método distinto, es

necesario volver a escribir, sumar y organizar todo de nuevo.

Con una hoja de cálculo dígale adiós a la jungla de las cuentas!

Con ella usted llegará a la última línea con mayor rapidez y exactitud.

Introduzca su información solo una vez...

y este programa lo hará todos los cálculos que usted pida.

Posee funciones financieras, estadísticas y científicas y lo podrá utilizar...

Para esto, los valores pueden disponerse en diferentes posiciones , que

recibe el nombre de celdas, todas las fórmulas que hacen uso del valor de la

celda modificada ,

son recalculadas automáticamente.

Después de introducir la información en las filas y en las columnas de una

hoja de cálculo, podrá:

Insertar fórmulas para que efectúe cálculos automáticamente.

Como: SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO VALOR, MINIMO VALOR,

CONTAR, VALOR VERDADERO, FILTRAR INFORMACIÓN Y

MUCHO MAS !

Analizar información mediante la elaboración e impresión de gráficos.

Modificar la presentación de la hoja de cálculos con diferentes estilos de

fuente y formatos.



Para crear una hoja de cálculo, lo primero que debe hacer es escribir información en celdas; las celdas están formadas

por la intersección de filas y columnas. La información puede ser texto, números, fechas u horas.

Cuando esté listo para calcular una fila o una columna, escriba una fórmula. Si tras haber introducido la fórmula,

modifica la información de las celdas a las que hace referencia, la fórmula se calculará de nuevo automáticamente y le

proporcionará un nuevo valor.

Toda columna en la hoja de cálculo está identificada por una letra y cada fila esta identificada por un número

Si las condiciones cambian o si Ud. desea especular sobre lo

que podría suceder , solo tiene que cambiar los números.

y la hoja de cálculo realizará todos los cálculos de nuevo.

Una vez que la hoja de cálculos este como Ud. desea, podrá

imprimirla o crear gráficos con ella.

Cuando la información en una hoja de cálculo se cambia, los

gráficos cambiarán automáticamente!!

Con una hoja de cálculos puede crear varios tipos de

gráficos diferentes...

BARRA

SECTORES

CINTAS

LÍNEAS PARALELAS

Y OTROS.

Quizás la característica más atractiva de todas sea el

que usted puede compartir información fácilmente con

otras herramientas.

Por ejemplo, puede poner un gráfico en un documento

del procesador de textos.

Extraer un listado de la base de datos a una hoja de

cálculos o en un procesador de textos.



El MICROSOFT EXCEL Es una de las hojas de cálculos de mayor éxito en el mercado por su facilidad de

manejo para cualquier tipo de usuario. Se lo conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de cálculos y entre sus

principales funciones incorpora el manejo de:

Fórmulas y funciones

Bases de datos

Auto formato de tablas

Gráficos

Imágenes

Objetos, entre otros

EL MICROSOFT EXCEL tiene la capacidad de intercambiar entre otras aplicaciones

sin importar el fabricante

Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos

sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones de origen ahorrando tiempo y

creando productos de altísima calidad .

Inicie el computador cargue el Windows, luego debemos buscar el icono

de Microsoft Excel que puede estar en el grupo Microsoft Office .

Haga clic en el botón INICIO ,

elegimos todos los Programas , MICROSOFT OFFICE

y luego clic en EXCEL

En cualquier caso se debe buscar una icono igual al que aparece a

continuación:

Posicione el ratón sobre el icono haga doble clic y Microsoft Excel se iniciará listo para utilizarse.

Este icono sirve para cargar el programa de Excel.



Al iniciar Microsoft Excel para Windows automáticamente se genera un nuevo libro de trabajo en blanco en la pantalla

principal que aparece y es similar a la que se muestra a continuación:

Esta ventana contiene los elementos tradicionales de cualquier ventana de una aplicación Windows, como son la barra de título, la

barra del menú, los botones de maximización y minimización, y la barra de desplazamiento adicionalmente posee otros elementos

que son propios de Excel como la barra de herramientas, la regla y la línea de estado .

En particular la parte más importante de la ventana de Excel es la zona rectangular grande que se encuentra en el centro de la

ventana , esta es la zona en la que Excel despliega el contenido de la hoja , inicialmente ésta área se presenta vacía .

Los archivos de Excel reciben el nombre de libros. Cada uno de estos se componen de varias Hojas; cada Hoja contiene hasta 65536

Filas y 250 columnas abarcando así un volumen de datos grandioso.

Esto facilita el trabajo, además podemos

acceder a los datos más rápidamente,

por ejemplo si tenemos un libro

correspondientes a los salarios de los

empleados de una firma; y queremos

acceder a la liquidación de salarios del mes de enero, vasta con dar un clic en la

hoja correspondiente a enero del 2000.

En un libro se puede almacenar los salarios correspondientes a un determinado

año, en otro libro las ventas mensuales y en otro podrían ser los alquileres, etc.

cada libro puede contener un tipo de información clasificada.

Para acceder a ellas solo tendrá que pulsar sobre la lengüeta asociada a la

planilla.

Hojas del Excel

Para cambiar el nombre de las hojas se

pulsa el botón derecho sobre la hoja y

se escribe el nuevo nombre observe el

ejemplo.



La siguiente figura señala los elementos en la ventana de Excel :

Una hoja consta de columnas y filas. Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con letras. Las filas se disponen de

forma horizontal y se identifican con números . A la intersección de una columna y fila se le denomina celda . Las celdas se

denominan según sus posiciones en la filas y columnas. A esta combinación de una letra de columna y un número de fila se le llama

referencia de celda . Con la intersección de la primera columna y la primera fila se obtiene la celda A1. La que se encuentra una fila

por debajo de A es A2 y así sucesivamente.

Las barras de herramientas se encuentran localizadas debajo de la barra de menús. Cuando se carga el programa Microsoft Excel ,

aparece la barra de herramientas Estándar y la barra de herramientas Formato.

Estas barras contienen botones con dibujos que están relacionadas con comandos para la elección de ordenes que permiten agilizar el

trabajo con Excel .

Existen varias barras de herramientas en Microsoft Excel , cada una de los cuales pueden estar a la vista o bien quedar ocultas

dependiendo de las necesidades del momento .

Tómese unos instantes para familiarizarse con los botones existentes en la barra de herramientas estándar; si pulsa accidentalmente

un botón puede pulsar la tecla Escape .

Coloque el puntero sobre una de las herramientas, espere unos instantes aparecerá inmediatamente el nombre de la herramienta, fíjese

en la parte inferior de la pantalla aparece la descripción del botón.

Las instrucciones de este material resaltan el uso de la barra de herramientas como el método más eficaz para la mayoría de las

operaciones básicas de Microsoft Excel.

Barra de Menú

Barra de herramientas

Estándar

Celda

Columnas

Filas



La primera fila de botones , justamente debajo de la barra de menús de Microsoft Excel, es la barra de herramientas

Estándar. Esta barra de herramientas cuenta con botones para la activación de las funciones utilizadas con mas

frecuencia en el programa .

En la siguiente ilustración pueden verse identificados algunos botones de la barra de herramientas Estándar.

La barra de herramientas de Formato ( Situada justamente debajo de la barra de herramientas Estándar ). Permite realzar

el aspecto del texto en el documento, incluyendo el estilo y tamaño de los caracteres; por lo general , es mucho mas

rápido pulsar un botón de una barra de herramientas que seleccionar la orden correspondiente en los menús.

La siguiente figura muestra la barra de Formato identificando sus botones.

Nuevo Guardar Ortografía Cortar Pegar Deshacer Ordenar en forma Inserta la barra

Imprimir Ascendente de Dibujo

Abrir Correo Visualización Copiar Rehacer Asistente de Zoom

Electrónico Preliminar Auto suma Gráficos

Ayudante

Tamaño de Fuente Negrita Subrayado Millar Disminuir

Centrado decimal

Cursiva Alineación a la Porcentaje

Izquierda Aumentar

decimal

Tipo fuente



Con Excel, es fácil introducir información dentro de una hoja y poder cambiar, suprimir y añadir dicha información. No

tiene por que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo ha hecho en

forma correcta. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos mas tarde. Cada archivo de Microsoft Excel es un

libro de trabajo con varias hojas que pueden intercambiar información entre si fácilmente e introducir rápidamente datos

entre en ellas. Puede organizar las hojas de un libro de trabajo y ponerles un nombre para poder localizar rápidamente la

información que necesita.

En esta lección aprenderá como :

Introducir datos en una hoja - Abrir y guardar un archivo - Trabajar con libros de trabajo.

Suponga que desea transcribir la siguiente planilla usando la hoja de cálculo Excel :

NOMBRE APELLIDO SUELDO VALE BONIFICACION I.P.S. TOT DESCUENTO TOT A COBRAR

RICARDO ACOSTA 875000 65000 85400

EVER RAMIREZ 950000 45000 75000

FELIPE MEZA 650000 30000 54000

ANDRES ORTIZ 755000 85000 65000

JOSÉ BENITEZ 960000 150000 40000

LUIS MENDEZ 1200000 55000 25000

PAOLA GOMEZ 550000 65000 125000

PABLO AYALA 685000 75000 63000

MARIA ALVAREZ 750000 35000 50000

CARLOS LOPÉZ 980000 86000 78000

VIVIANA GAUTO 360000 25000 450000

RAMÓN PORTILLO 645000 45200 850000

JUAN CARRY 1450000 352000 100000

PEDRO MARTINEZ 865000 45200 75000

NELSON CASTILLO 480000 150000 30000

DEMI MOORE 580000 65000 65000

FABIOLA ALCARAZ 630000 45800 36000

NOELIA ALVAREZ 752000 25000 62000

GUSTAV MENDOZA 465000 125000 65000

JUSTO VALVUENA 550000 42000 36000

HECTOR GODOY 2500000 350000 42500

Área de entrada: El área de entrada es la parte de la hoja de cálculo que permite introducir o modificar datos en una celda. El área de

entrada se ubica en la parte superior o inferior del área de las celdas. En el caso de Excel, está en la parte superior de las

celdas, como se muestra en la siguiente figura:

Cuando se modifica el contenido de una celda, el mismo aparece en el área de entrada.

Puede introducir texto, números y fórmulas en cualquier celda de una hoja. Seleccione simplemente una celda y luego

introduzca . Comenzará la hoja con su Liquidación de salarios del mes de Enero , introduciendo texto en la columna A

para poner rótulo a las filas de su hoja de Liquidación . Pondrá titulo a las filas con descripciones como Nombre ,

Apellido, Sueldo, Vale , Bonificación, I.P.S. , Total Descuento y Total a Cobrar . Así sucesivamente tal como se observa

en el modelo de arriba. Cuando ponga título a sus hojas, usted y otros podrán comprender el objetivo , la lógica y las

suposiciones de su hoja haciendo que sus hojas sean más fáciles de usar.

Cualquier cosa que introduzca aparece en la celda activa y en la barra de fórmulas .

Puede cancelar la entrada, pulsando ESC. Si comete un error mientras introduce datos en una celda, puede utilizar la

tecla RETROCESO o las teclas de dirección para mover el punto de inserción .

CYBERTRONIC S.A. LIQUIDACION DE SALARIOS DEL MES DE ENERO



Para escribir el titulo puede utilizar el cuadro de texto y luego podrá modificar el color de fondo y el color del texto.

También podrá modificar el estilo de fuente y el tipo de la fuente.

Cuando introduzca los títulos de fila, las entradas largas ocuparán otras columnas o se truncarán si la columna siguiente

ya está ocupada aun cuando estén contenidas en la columna B. puede corregir esto cambiando el ancho de la columna.

Para comenzar a escribir en la hoja proceda de la siguiente forma:

1. Comience por Escribir el Titulo para ello deberá abrir un cuadro de texto y escribirá LIQUIDACION DE

SALARIOS DEL MES DE ENERO .

2. Luego haga clic en la celda A8 escriba NOMBRE , luego pulse la flecha a la derecha o ENTER (puede utilizar

TAB para desplazarse de izquierda a derecha.

3. Seleccione la celda B8.

4. Escriba APELLIDO y luego pulse ENTER

5. Seleccione la celda C8 escriba SUELDO

6. Escriba la planilla con todos los campos que contiene la muestra de la LIQUIDACIÓN DE SALARIOS.

7. Cuando termine de escribir los campos posicionese en la celda A9 allí comenzará a introducir los datos para la

planilla. Copie todos los datos dejando vacíos el I.P.S. El Total Descuento y el Total a Cobrar.

8. Su hoja deberá ser como la siguiente:

Ajuste de tamaño del documento

También puede ajustar la escala de presentación del documento para conseguir ver la totalidad de la hoja en la pantalla.

Ajuste el modo de visualización del documento para ello; pulse clic en el cuadro desplegable Zoom que se encuentra en

la barra de herramientas Estándar.

Seleccione 25%

Para ajustar el tamaño de las celda se

posiciona entre las celdas que desee

ampliar y cuando el apuntador adquiera

esta forma arrastrar para ajustar al

tamaño deseado.

Zoom: Aumenta y disminuye la visualizacion del documento.

Con éste porcentaje le permitirá visualizar la totalidad de la hoja.



Cambiar el aspecto del texto

Si ya conoce Word , las modificaciones del formato

del texto en Excel son las mismas.

Color de Relleno

Estilo de fuente: Excel incorpora los estilos

típicos de fuente: Negrita, cursiva, subrayado.

En el menú Formato de Celdas encontrará

Para acceder a la opción formato de fuentes

deberá hacer clic en el menú Format luego

Celdas – elija la carpeta Fuentes.

Allí seleccione los estilos y tipos de fuente

que desee para terminar clic en Aceptar.

En Bordes podrá modificar el grosor del borde

y aplicar color de relleno a las celdas es muy

útil para resaltar parte de la planilla.

Es importante darle un aspecto atractivo a la planilla de

calculo, teniendo en cuenta que en muchas ocasiones

contiene una cantidad inmensa de datos y resultados. Que

podrían confundir un poco, por ello aplicarles colores es

fundamental.

La opción color de relleno permite aplicar colores a la

planilla.



Guardar una hoja de cálculo Guarde una hoja de cálculo de Excel que haya creado y editado. En Excel, cuando interrumpe el trabajo o cierra el programa, debe "Guardar", de

lo contrario, perderá el trabajo. Al "Guardar", la hoja de cálculo se almacena como un "archivo" en el equipo. Más tarde, puede abrir el archivo,

modificarlo e imprimirlo.

Para guardar una hoja de cálculo siga estos pasos.

1. Haga clic en (botón Guardar).

Haga clic en en la Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Especifique la ubicación donde desea guardar la hoja de cálculo.

En el cuadro Guardar en especifique la ubicación donde desea guardar la hoja de cálculo. Se muestra la carpeta Mis documentos

seleccionada previamente.

Automáticamente, se especifica "Libro1" en el cuadro Nombre de archivo.

Para cambiar el nombre del archivo, escriba un nuevo nombre de archivo.

Haga clic en Guardar.

3. La hoja de cálculo se guarda como un "archivo".

El nombre de archivo en la barra de título cambia de "Libro1" al nombre de archivo guardado.

4. Compruebe la ubicación en la que se guardó el archivo.

Haga clic en (botón Inicio) y, luego, en Mis documentos.



Compruebe que el archivo guardado está en la carpeta Mis documentos.

Cerrar Excel Para cerrar Excel siga estos pasos.

1. Haga clic en el botón de la parte superior derecha de la ventana Excel.

Haga clic en .

2. Excel se cerrará.



Qué hacer si aparece el mensaje "¿Desea guardar los cambios efectuados en Libro1?"

Si realiza un cambio, aunque sea menor, en una hoja de cálculo y hace clic en , aparecerá un cuadro de mensaje similar al siguiente.

Para guardar los cambios, haga clic en Sí. Para salir sin guardar los cambios, haga clic en No. Si hizo clic en por error, haga clic en

Cancelar.

Para crear un nuevo libro de trabajo . Una de las formas de hacerlo es ejecutar el comando Nuevo del menú Archivo, sin

embargo, usando la barra de herramientas Estándar, este proceso puede realizarse tan solo haciendo clic en el siguiente

botón:

Nuevo: Crea un nuevo documento.

El botón "Libro de trabajo nuevo" se encuentra en la barra de herramientas Inicio

Nota : Al hacer clic en el botón "Libro de trabajo nuevo" se abre un nuevo libro de trabajo basado en la plantilla

predeterminada. Para seleccionar otra plantilla guardada en el directorio de inicio o en el directorio de inicio

alternativo para que sirva como base de su nuevo libro de trabajo, elija el comando Nuevo.



Abrir una hoja de cálculo Abra el archivo que acaba de guardar. Abrir el archivo le permite continuar con su trabajo.

Para abrir el archivo de hoja de cálculo, siga estos pasos.

Al hacer clic en (botón de Office) de Excel, el comando Abrir se muestra en el menú que aparece. Puede usar Abrir para abrir una hoja de

cálculo.

1. Haga clic en (botón de Office) y, luego, en Abrir.

2. Seleccione la hoja de cálculo que desea abrir y haga clic en Abrir.



Las formulas utilizan los valores de las hojas de cálculo para

analizar datos y realizar distintas operaciones, por ejemplo, sumas,

multiplicaciones y comparaciones.

En esta lección aprenderá a sumar los datos de filas y

columnas, creando fórmulas sencillas y a denominar

rangos para hacer que las fórmulas y referencias sean

fáciles de comprender .

Aprenderá a copiar formulas, y a totalizar columnas

utilizando el Autosuma.

Introducir fórmulas

Utilice una fórmula para calcular un nuevo valor a partir de los valores existentes en una hoja de cálculo. Cada vez que

cambie un número o una fórmula, Excel calculará y actualizará automáticamente la hoja de cálculo. Por ejemplo, si

escribe una fórmula que suma los valores de un grupo de celdas y a continuación, cambia uno de los números, Excel

actualizará el resultado de la fórmula.

Para escribir una fórmula en una celda

1 Haga clic en la celda donde desee que aparezca la formula.

2 Antes de empezar la fórmula, escriba el signo ( = ) o el signo ( + )

3 Escriba la fórmula.

Para nuestro ejemplo: Escriba =F8*9% 4 Pulse enter y el resultado de la fórmula aparecerá en la celda E3.

Cómo Sumar Filas Y Columnas Automáticamente.

Una de las tareas que probablemente realizará con más frecuencia en Microsoft Excel es sumar filas y columnas.

Para hallar el I.P.S.

1. Lo primero que hay que hacer es elegir la celda que será usada para introducir el valor del I.P.S.

Para este ejemplo, se selecciona la celda F8. ( La formula para el I.P.S. será Sueldo X 9% )

Basta con escribir la formula apropiada en la celda F8.

escriba =C8*9% y presione la tecla Enter

El contenido de la celda F3 se actualiza inmediatamente mostrando el resultado.

Las formulas comienzan siempre con el signo igual ( = ) o

el signo ( + ) para calcular el IPS la formula es Sueldo por

9% , escribiendo la letra de la columna y el numero de la

fila. Ejemplo: =C8*9%



Nótese que la celda F8 muestra un número en lugar de la fórmula. En realidad, la fórmula permanece almacenada en la

celda, sólo que en vez de mostrar la expresión, se muestra el resultado de la evaluación. El valor mostrado en este caso

corresponde a :

Luego calcule el Tot. A Cobrar: Allí se suman el sueldo + la Bonificación - el Tot de Descuento

La formula es Sueldo + Bonificacion – Total descuento

Posicione el cursor en la celda H8

escriba =C8+E8-G8 presione la tecla Enter

Una vez que tenemos terminada las formulas para la fila 8 podemos proceder a copiar las formulas para toda la columna.

Para copiar una fórmula en las demás celdas:

1º Seleccione la celda que contiene la fórmula y luego arrastre el controlador de relleno abajo hasta donde lo necesite.

2. la fórmula se copia automáticamente en las nuevas celdas.

En el ejercicio siguiente, copie la fórmula del I.P.S. , del Tot a Descuento y El Tot a Cobrar.

Para copiar la Fórmula del I.P.S.

1. Seleccione la celda F8.

2. Arrastre el apuntador del Mouse hasta la celda F22 y suéltelo.

La fórmula del I.P.S. se copia en las celdas F8: F22. Su hoja deberá ser como la siguiente:

El apuntador del Mouse debe

tener la forma de cruz negra

De la misma forma copie la formula del Tot

Descuento y del Tot A cobrar.

Una vez que haya terminado de copiar las

columnas deberá totalizar cada columna.

A continuación posicione el

cursor en la celda G8 en Total a

Cobrar

allí se sumará los descuentos

que sufre el empleado la

formula es VALE + I.P.S.

Escribir la formula.

=D8+F8 y presione la

tecla Enter.



Microsoft Excel nos proporciona una forma fácil para realizar operaciones matemáticas el botón Auto Suma de la barra

de herramientas Estándar crea automáticamente una fórmula para sumar las filas y columnas.

Para sumar automáticamente una columna posicione el cursor en la celda donde desee que aparezca el resultado haga clic

en Auto suma y presione Enter

Para sumar las columnas del I.P.S. proceda de la siguiente forma:

1. Seleccione la celda F23.

2. Pulse una vez el botón AutoSuma de la barra de herramientas Estándar.

El rango F8:F22 quedará marcado en un recuadro de líneas de punto, y una fórmula de sumar, =Suma(F8:F22)

aparece al pie de la columna donde esta el cursor.

Cuando haga clic sobre el botón Auto Suma aparecerá marcado

el rango que desea sumar su hoja deberá ser como la siguientes:

Pegar función

3. Pulse ENTER.

El resultado se introducen en la celda C23.

Aparece de inmediato.

Proceda a calcular los totales de las demás

columnas.

Los cálculos ya están listos ahora grabe la hoja

de trabajo.

Para ver como será impresa haga clic en el botón

presentación preliminar.

Puede utilizar Auto Suma para totalizar las filas o columnas de una planilla.

Este comando es sumamente útil para efectuar diferentes operaciones con los datos,

por ejemplo hallar el promedio el máximo valor y pruebas lógicas, contar datos etc.

Para acceder a esta opción haga clic en el botón pegar función en la barra de herramientas.

CATEGORÍA – Además de la lista de

todas las funciones o las utilizadas

recientemente, el cuadre Categorías las

muestra clasificadas por el tipo de datos

y operaciones a los que se aplica.

SINTAXIS Y DESCRIPCIÓN

En la parte inferior de la ventana se muestra

una escueta descripción de la función

seleccionada y su sintaxis. Se puede

profundizar en ella mediante la ayuda. NOMBRE - Algunas funciones y sus

variantes figuran en varias categorías. El

nombre es otro indicativo del tipo de

operación que realizan y de su relación con

otras funciones similares.



Qué significa , esto en una celda ? Con estos símbolos Excel expresa que no puede mostrar el numero, hora o fecha porque el numero es demasiado largo

para el ancho de la celda. Si se modifica suficientemente el ancho de la celda, el numero se verá normalmente.

Promedio, Máximo y Mínimo, algunas funciones habituales

Excel cuenta con innumerables funciones, por lo que explicarlas todas resultaría una tarea interminable. A continuación

se comentan las tres funciones estadísticas, que probablemente, mas utiliza un usuario de planilla de calculo. Es bueno

practicar con ellas a fin de poder en el futuro utilizar luego funciones mas complejas.

Formato de Celdas Cuando los números aparecen con un formato diferente a lo que necesitamos los podemos cambiar en la opción Formato

de Celdas para acceder allí haga clic en el menú Formato, luego clic en Celdas, clic en la carpeta numero. Aparecerá un

cuadro de dialogo como el que se observa abajo, allí seleccione la categoría que desee.

Cuando la celda aparece con

formato fecha y usted desea el

formato de números normales

haga clic aquí en Numero.

PROMEDIO( C8: C34 )

PROMEDIO - Se utiliza para calcular la

media aritmética de una serie de valores. Se

encuentra en la categoría Estadísticas, bajo el

nombre de Promedio. Simplemente hay que

ejecutar la función con el asistente y seleccionar

el rango de celdas a promediar.

=MIN(C8:C34)

MINIMO - El procedimiento es exactamente

el mismo que para las otras dos funciones, sólo

que ésta calcula el valor mínimo de la selección

y se denomina MIN.

En la opción categoría: Podrá seleccionar

el tipo de Formato que desee.



Si desea ordenar su planilla en orden alfabético por apellido

haga clic en el titulo Apellido, luego clic en el botón Orden

Ascendente. Y la planilla quedará ordenada alfabéticamente,

y quedara como lo muestra la ilustración.

Ordenar los Datos

Para tener ordenado los datos se utilizan los comandos Orden ascendente y Orden Descendente, en la barra de

herramientas.

En Excel puede crear una fórmula con los contenidos de las celdas y mostrar los resultados en otra celda.

Cree una fórmula que calcule la cantidad total de cada tipo de gasto para crear un libro personal de cuentas.

Crear una tabla Primero cree una tabla donde se incluirá la fórmula.

1. Escriba los mismos encabezados que se utilizan en un libro personal de cuentas, por ejemplo, "Comidas" y "Entretenimiento".

2. En la fila donde especificó los encabezados, seleccione Tabla en el menú Insertar para crear una tabla.

3. Establezca el formato de la celda donde se muestran las cantidades totales en Moneda. Este menú desplegable se encuentra en la

paleta Número de la ficha Inicio.

Para disminuir o aumentar los

decimales haga clic en los

botones de la barra de

herramientas.

Formas del

Apuntador.

El apuntador o

flechita puede

tomar varias

formas es

importante

saber que

función realiza

cada una de

ellas.



Fórmulas simples Inserte una fórmula que calcule automáticamente los totales de cada uno de los gastos.

En este ejemplo, los gastos especificados en el libro personal de cuentas para cada día se agrupan por tipo, y se muestran los resultados.

1. Seleccione la celda donde desea insertar la fórmula.

Haga clic en la celda "Comidas".

2. Haga clic en Autosuma en la Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas.

3. La fórmula se muestra en la celda "Comidas".

El rango de cálculo se reconoce automáticamente. En este ejemplo, se reconocen las dos columnas consecutivas junto a la columna

Comidas.



Sugerencia: ¿qué es la función SUM?

En Excel las "funciones" permiten aprovechar al máximo los valores escritos en las celdas. Hay funciones para insertar fórmulas,

funciones para obtener el valor máximo o el promedio de un rango seleccionado y funciones para contar cuántas veces

aparece un carácter específico dentro del rango seleccionado.

"SUM" es una función que permite obtener el total de los números del rango seleccionado.

4. Arrastre para seleccionar "Comidas" en la tabla original.

5. La fórmula se muestra en la celda "Comidas".

6. Presione la tecla Entrar.

Se muestran los resultados del cálculo.

7. Inserte de la misma manera una fórmula mediante "Autosuma" para los otros elementos.



QUE SON LOS GRAFICOS?

Los gráficos son representaciones visuales de la información contenida en una hoja de cálculo. Cuando se crea un

gráfico, se presentarán los números de la hoja de cálculo como líneas, barras, marcadores o sectores en el gráfico,

facilitando tanto el análisis y la interpretación de los números de una hoja de cálculo como la apreciación de sus

tendencias y distribuciones.

* Serie de datos Una serie de marcadores de

datos del mismo color o

diseño en un gráfico,

correspondientes a una fila o

a una columna de valores

relacionados en la hoja de

calculo.

* Eje de Coordenadas

Línea que rodea los datos del gráfico. Proporciona un

marco de referencia para medir o comparar. Cuando se

representa un gráfico de líneas un balance año tras año, el

eje horizontal se destina a los años y el vertical a los

valores o cantidades. Excel adaptará las proporciones del

gráfico según el mayor valor existente.

TITULO DEL GRAFICO –

Permite identificar el contenido o la

idea global del gráfico.

* Leyenda Una clave que identifica los diseños, colores o

símbolos asociados con cada serie de datos en un

gráfico. Permite tener una referencia

prácticamente inmediata acerca de qué color está

representando a cada elemento que aparece en el

gráfico.

Cada gráfico puede tener los siguientes

elementos:



En Excel puede crear un gráfico a partir de los valores que escriba.

Cree un gráfico de columnas con los gastos de su libro personal de cuentas.

Crear un gráfico 1. Seleccione la tabla que desea convertir en gráfico.

Arrastre para seleccionar la tabla en la que se calcula cada uno de los gastos.

2. Haga clic en Cilindro agrupado desde Columna en Gráficos, en la ficha Insertar.

3.

Se muestra el gráfico de columnas.



Sugerencia: al insertar el gráfico, apareció una nueva ficha

Al insertar una ficha, aparece Herramientas de gráficos, y las fichas Diseño, Presentación y Formato se agregan automáticamente a la Cinta de

opciones. Los comandos que le permiten cambiar el tipo de gráfico y el diseño de gráfico se agrupan en la ficha Diseño. Los comandos que le

permiten especificar la posición de las etiquetas y establecer la visualización de las líneas de la cuadrícula se agrupan en la ficha Presentación. Los

comandos que le permiten modificar el texto y el tamaño del gráfico se agrupan en la ficha Formato.

Si hace clic fuera del gráfico que insertó, se ocultan las herramientas de gráficos. Para volver a mostrar las herramientas, haga clic en el gráfico.

Cambiar el contenido de visualización del gráfico Cambie el nombre del eje horizontal del gráfico.

1. Seleccione el gráfico.

Se muestran las herramientas de gráficos.

2. Haga clic en Seleccionar datos en Datos, en la ficha Diseño de Herramientas de gráficos.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

3. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Haga clic en Editar en Etiquetas del eje horizontal (categoría).

Haga clic en la celda donde desea incluir el nombre del eje horizontal.

Haga clic en la celda que contiene "Gastos".



4. Se abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje.

Sugerencia: configurar el rótulo del eje

En este ejemplo, se especifica una celda para el nombre del eje horizontal, pero también es posible escribir directamente en Rango de

rótulos del eje.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

8. Cambia el nombre del eje horizontal del gráfico.



Existen tantas posibilidades de representar gráficamente conjuntos de datos, que sería imposible definirlas a todas en estas páginas;

pero en resumen, se puede decir que existen tres tipos de gráficos fundamentales: los de Barras, los Lineales y los circulares. La

ventaja de cada uno de ellos depende del tipo de información que quiera representar y los aspectos que quiera destacar.

Un gráfico de barras: Como su nombre

lo indica, en estos gráficos las cantidades se

reflejan mediante barras de mayor o menor

longitud. Estas barras pueden ser

tridimensionales o tener forma plana. De

una u otra forma, las barras representan los

totales, y cada segmento de barra, la

importancia que cada concepto representa en ellos. En la

contabilidad doméstica, estos gráficos son útiles para ver mes a

mes la evolución de las distintas partidas de gastos.

Un gráfico de líneas representa cada serie de valores en un gráfico con marcadores o puntos conectados por

una línea para demostrar tendencias.

Este tipo de gráfico es el más sencillo y

austero en aspecto, pues se configura con

líneas que enlazan varios puntos. Se utiliza

para comparar la evolución de varias

cantidades a lo largo del tiempo. En

nuestro caso podemos comparar la exportación agrícola en 5 años.

AMAZONA

NILOPARANÁ

PARAGUAY

RIOS MAS LARGOS

4- Seleccione el rango de los datos – Si lo hizo al

principio, aparecerá una ventana que le permitirá definir las

celdas que se emplearán para hacer el gráfico. Pulse el botón

Siguiente.

5-Opciones – En la pantalla siguiente podrá

definir el título del gráfico, el de los ejes de

coordenadas y variar la posición de la leyenda

Pulse Terminar.

Un gráfico circular representa una serie de valores como sectores, o

partes o porcentajes de un todo.

Existen múltiples variantes de este tipo de gráficos. De todos modos,

en ei modelo básico, las cantidades referidas a cada concepto están

representadas por los distintos segmentos de un círculo. De esta

manera, se puede apreciar la importancia asignada a cada rubro de

gastos según el tamaño de la porción que le corresponde en el

gráfico.

También puede incorporar una copia del gráfico a un documento del

Procesador de textos. Para más información acerca de cómo hacer

gráficos y una oportunidad de practicar, vea también ejemplos y

demos en la ayuda de Microsoft Excel para Windows.

�

�

2002 2003 2004 2005 2006

2002 2003 2004 2005 2006

2002

2003 2004

2005 2006



Antes de imprimir un gráfico, puede cambiar los márgenes, el tamaño o la orientación de página, revisarlo en

presentación preliminar , especificar impresora entre otros.

Para imprimir un gráfico

En la Barra de herramientas, haga clic en el botón "Imprimir" y elija las opciones que desee usar. O vaya en el menú

Archivo, luego Imprimir.

En unos instantes aparece el siguiente cuadro de dialogo es el mismo que apareció antes para imprimir la planilla.

Vista previa

Puede obtener una presentación preliminar de un documento de Excel para ver cómo quedará una vez impreso. Los

márgenes, encabezados, pies de página y saltos de página se muestran en sus posiciones respectivas. Es posible acercar

el texto (Zoom) para poder leerlo.

Para obtener una presentación preliminar de un documento antes de imprimirlo

1 Haga clic en el botón "Presentación preliminar" de la Barra de herramientas.

Botón "Presentación preliminar"

El documento aparecerá en la ventana de presentación preliminar

2 Para volver al documento, elija el botón "Cerrar".

-O-

Para imprimir el documento, elija el botón "Imprimir".

Zoom para acercar una página en la presentación preliminar

1 Haga clic una vez en la página preliminar para lograr un zoom del 50%.

Si hace clic de nuevo, logrará un zoom completo.

2 Para alejar la página, elija el botón "Zoom alejar".

Para desplazarse a otra página.

1 Para desplazarse a la página siguiente, elija el botón

"Siguiente".

2 Para desplazarse a la página anterior, elija el botón

"Anterior".

Para ver una muestra

de cómo saldrá en la

impresión

En numero de

copias puede

especificar la

cantidad de

hojas que desea

imprimir

Desde: Aquí se

especifica desde

que hoja hasta que

hoja se desea

imprimir.



Para crear gráficos proceda como se explico arriba

Para cada ejemplo crear 3 tipos de gráficos Modifique el color de relleno, el tamaño de la fuente, resalte lo mas posible el titulo

Verifique errores que pudiera tener, vaya a presentación preliminar Grave el gráfico, luego imprima el gráfico.

Ejercicio 1

Ejercicio 2

Ejercicio 3

Ejercicio 4

Ejercicio 5

Ejercicio 6

2010 2011 2012 2013 2014

SOJA 22000000 44000000 66000000 88000000 99000000 AALLGGOODDOONN 99000000 77000000 55000000 33000000 11000000

NILO 7200

AMAZONAS 5800

PARANÁ 2800

PARAGUAY 1800

Exportación agrícola en 5 años

RIOS MÁS LARGOS

GUTIERREZ 45%

PATIÑO 35%

AYALA 15%

OTROS 5%

ASUNCION 442 MM

CIUDAD DEL ESTE 380 MM

PEDRO JUAN CABALLERO 254 MM

ENCARNACION 180 MM

CASTELLANO 55%

GUARANI 25%

CASTELLANO GUARANI 15%

OTROS 5%

CANDIDATOS A INTENDENTE

LLUVIAS CAIDAS EN LAS PRINCIPALES CIUDADES

IDIOMAS HABLADOS EN VILLETA

JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

ALIMENTOS 700 800 850 870 1100 2200

BEBIDAS 1500 1800 1700 1750 2200 2800

JUGETES 800 1000 900 1000 1500 1900

VENTAS SEGUNDO SEMESTRE AÑO 2006



Para empezar una formula primero se escribe el signo ( = ) es igual ó es signo ( + )

TRANSCRIBIR LA SIGUIENTE PLANILLA LUEGO ESCRIBA LAS FÓRMULAS PARA EL I.P.S. , EL TOT

DESCUENTO Y EL TOTAL A COBRAR.; TOTALICE LAS COLUMNAS.

POR ULTIMO CAMBIE EL FORMATO DE LOS TÍTULOS AGREGANDO COLOR , TAMAÑO Y TIPO DE

FUENTE, OEDENE EN ORDEN ALFABETICO Y GRABE LA HOJA.

EMPRESA CYBERTRONIC S.A.

LIQUIDACION DE SALARIOS DEL MES DE ENERO

NOMBRE APELLIDO SUELDO VALE BONIFICACION IPS TOTAL DESC TOTAL A COB RICARDO VALBUENA 875000 65000 85400 EVER RAMIREZ 950000 45000 75000 FELIPE MEZA 650000 30000 54000 ANDRES ORTIZ 755000 85000 65000 JOSÉ BENITEZ 960000 150000 40000 LUIS MENDEZ 1200000 55000 25000 PAOLA GOMEZ 550000 65000 125000 PABLO AYALA 685000 75000 63000 MARIA ALVAREZ 750000 35000 50000 CARLOS LOPÉZ 980000 86000 78000 VIVIANA GAUTO 360000 25000 450000 RAMÓN PORTILLO 645000 45200 850000 JUAN ZANABRIA 1450000 352000 100000 PEDRO MARTINEZ 865000 45200 75000 SIMON W HITE 480000 150000 30000 DENIS MARTINEZ 580000 65000 65000 FABIOLA ALCARAZ 630000 45800 36000 ZACARIAS PEREZ 750000 45000 36200 NOELIA ALVAREZ 752000 25000 62000 GUSTAVO MENDOZA 465000 125000 65000 JUSTO ACOSTA 550000 42000 36000 HECTOR GODOY 2500000 350000 42500 VALERIA DOLORES 280000 100000 50000 NORMA MIRANDA 360000 60000 80000 MIRNA LEIVA 465000 125000 63000 OSVALDO CHAMORRO 755000 36000 450000 VICTOR PEREIRA 950000 650000 155000 MIRIAN ZALA 450000 35500 86000 RAQUEL BRITEZ 550000 65000 32000 SOTELO GAMARRA 650000 120000 60000 JUSTINA MUÑOS 980000 320000 452000 OSVALDO GIMENEZ 465000 25000 42000 JUAN MENDOZA 450000 96000 25000 PEDRO LEDESMA 650000 85000 630000 ANTONIO SANCHES 720000 26000 45000 CARLOS PENAYO 550000 630000 30000 RAMON FLEITAS 3650000 45000 75000

Escriba la formula de los siguientes

ejercicios:

17+3=

8+2=

5*2=

5*2/6=



TRANSCRIBIR LA SIGUIENTE PLANILLA LUEGO ESCRIBA LA FÓRMULA PARA EL TOTAL.

LUEGO TOTALICE LAS COLUMNAS.

POR ULTIMO CAMBIE EL FORMATO DE LOS TÍTULOS AGREGANDO COLOR , TAMAÑO Y TIPO DE

FUENTE. GRABE E IMPRIMA LA HOJA.

CYBERTRONIC IMPORT - EXPORT

VENTAS DEL MES DE ENERO

CODIGO PRODUCTO PRECIO UNIT. CANTIDAD VENDIDA

P-700 PALA 17500 10

M-500 MACHETE 9250 16

A-100 ALAMBRE 72650 15

P-701 PASTILLA 20145 69

A-101 AZADA 18019 54

C-300 CUADERNO 3340 10

C-301 CLAVO 2210 157

R-800 REGLA 254 90

T-900 TENAZA 8558 28

C-302 CARRETILLA 15999 25

S-1000 SERRUCHO 7012 21

T-901 TEJIDO 5141 60

S-1001 SIERRA 5258 96

D-400 DESTORNILLADOR. 5012 39

B-200 BOLIGRAFO 530 96

C-303 CUCHARA 9650 36

B-201 BORRADOR 210 30

C-304 CARPETA 1500 58

B-202 BALDE 4012 75

T-902 TUERCA 560 27

M-501 MARTILLO 5400 13

P-703 PINTURA 72000 35

L-600 LIMA 5055 25

T-903 TORNILLO 510 63

L-601 LAPIZ 421 36

T-904 TEMPERA 345 20

P-704 PALA ANCHA 17500 19

M-502 MACHETE BELLOTA 9250 16

A-102 ALAMBRE DE PUA 72650 10

P-705 PASTILLA DE FRENO 20145 19

A-103 AZADA CON MANGO 18019 54

C-305 CUADERNO T/DURA 3340 10

C-306 CLAVO 5 1/4 2210 87

R-801 REGLA 40 CM 254 90

T-905 TENAZA CORTA 8558 28

C-307 CARRETILLA 15999 25

S-1002 SERRUCHO CORTO 7012 11

D-401 DESTOR. PLANO 5012 39

TOTAL



Responda a las siguientes preguntas:

¿Que es una hoja de cálculo?

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

¿ Describa para que consideraría útil el Excel en sus actividades cotidianas?

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Para que sirve este icono:?

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Señala estos elementos en la ventana de Excel :

Una hoja de cálculo consta de _ _ _ _ _ _ _ _ _ y _ _ _ _ _ _ _ _ .

Las columnas se disponen _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ y se identifican con _ _ _ _ _ _ _ _ _.

Las filas se disponen de forma _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ y se identifican con _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

A la intersección de una columna y fila se le denomina _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

¿ Cual es el nombre de la primera barra de herramientas de Microsoft Excel?

_ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

Los botones de esta barra de herramientas sirven para: ? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _

Si esta interesado en obtener un certificado reconocido por el MEC Ministerio de Educación y Culto, Lea el

reglamento interno Pagina 2 Nº5. También puede infórmese en secretaría sobre los requisitos.



La barra de herramientas de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ( Situada justamente debajo de la barra de herramientas Estándar )

Permite: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ ___ _ _ _

Y por lo general , es mucho mas rápido pulsar un botón de una barra de herramientas que seleccionar la orden

correspondiente en los menús.

¿Qué son los gráficos Estadísticos?

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Describa la función de estos botones:



DIRECCIÓN Y CONSULTAS TÉCNICAS Prof. ENRIQUE MEZA A.

E_Mail [email protected] Dirección en Internet www.cybertronic.com.py

REDACCION Prof. ENRIQUE MEZA A.

11 Edición año 2007 - Material didáctico de CYBERTRONIC.

Departamento de Enseñanza de Informática,

registro número OKO 1022195. CYBERTRONIC ®

LIBROS CONSULTADOS PARA LA ELABORACIÓN DE ESTE MATERIAL: “MICROSOFT Excel Paso a Paso“”

EDITORIAL Mc GRAW HILL. Curso Oficial de Microsoft

¨ Revistas referentes al tema¨ Dirección en Internet www.microsoft.com/latam/paraguay

Queda prohibida la reproducción total o parcial .

mailto:[email protected]

http://www.cybertronic.com.py/

hoja de calculo excel

Education