HOJA DE CÁLCULO

Presenta:

Mtro. Osvaldo Trujillo Ibarra

Hoja de Cálculo

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas).Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas base de datos, informes y otros usos.

Hoja de Cálculo

Filas Columnas

Celdas

Referencia de Celdas

Identificadas por números

Identificadas por letras

Agrupadas en

Rango de Celdas

Estructurada en

Las intersecciones forman

Tipos de Datos

ContieneSe identifican

Adyacentes

No Adyacentes

Tales como:A1:A5E5:J5

Tales como:A1:C1,E5:J5

Relativas

Absolutas

Mixtas

Numéricos

Alfanuméricos

Formulas y Funciones

0123456789

Abc123$#%

Antecedidos por el signo (=)

=A1

=$A$1

=$A1=B$1

Hoja de CálculoVentajas Desventajas

• Permite importar, organizar y explorar grandes cantidad de datos.

• Los datos son fácilmente accesibles y se pueden analizar de diferentes formas, cuando son cuantificables.

• Se economiza tiempo al usar formulas para relacionar los números en una celda con otros, en la misma hoja de cálculo.

• Pueden usarse para crear tablas y gráficas para presentar los datos.

• Mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas.

• Permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad.

• Se debe asegurar que la formula es correcta para que los resultados sean significativos.

• Existe un limite en la capacidad de texto en las celdas.

• Hay una Incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900.

• Puede presentar resultados erróneos bajo ciertas condiciones.

Hojas de Cálculo

VisiCalc

Primer Hoja de Cálculo

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo.

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica

en el artículo Budgeting Models and System Simulation de

Richard Mattessich (Presupuesto Modelos y Simulación del Sistema de Richard

Mattessich).

Calc - OpenOffice.org

Lotus 123

Quattro Pro

Primeras Hojas de Cálculo

Hojas de Cálculo actuales

Excel - Microsoft Office

Gnumeric – GNOME Office

KSpread - KOffice

Numbers - iWork

Lotus 1-2-3 - Lotus SmartSuite

1979 - Dan Bricklin y Robert Frankston desarrollaron VisiCalc (visible calculator) para el Apple II.

1980 - Desarrollo de Supercalc por Sorcim.1982 - Microsoft introdujo Multiplan, inicialmente para el sistema

operativo CP/M.1983 - Mitch Kapor desarrolló LOTUS 1-2-3, que se convirtió

rápidamente en el nuevo estándar de las hojas de cálculo.1985 - Lotus adquiere Software Arts y descontinúa el programa

VisiCalc1985 - Microsoft Lanza al mercado Excel 1.0 originalmente escrito

para la Apple Macintosh de 512 Kbytes de RAM, fue una de las primeras hojas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y el cursor gráfico.

EVOLUCIÓN DE LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO

Pantalla de la hoja de cálculo VisiCalc, primera hoja de cálculo electrónica que fue desarrollada por Dan Bricklin y Robert Frankston en 1979.

Pantalla de la hoja de cálculo electrónica Supercalc, de la empresa Sorcim en 1980.

Pantalla de la hoja de cálculo electrónica Multiplan, desarrollada por Microsoft en 1982.

Pantalla de la hoja de cálculo LOTUS 1-2-3 Versión 2.01 para MS-DOS en 1983.

Pantalla de la hoja de cálculo electrónica Quattro Pro, de la empresa Borland desarrollado en 1989.

Excel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512Kb en 1984-1985. Excel fue una de las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la capacidad de clickear utilizando un puntero.La planilla de cálculo Excel era para mucha gente más fácil de usar que los comandos de interfaz de línea de los productos de PC-DOS. Mucha gente compró computadoras Apple Macintosh sólo para poder usar el programa de hojas de cálculo Excel.Hay algo de controversia acerca si la versión gráfica de Microsoft Excel fue lanzada en la versión de DOS. Los documentos de Microsoft muestran el lanzamiento de Excel 2.0 el 31 de octubre de 1987.

1985 Excel 1.0 se lanza al mercado. 1986-88 Microsoft lanza las versiónes 1.0.6 y 1.531/10/87 Lanzamiento de Excel 2.0 para MS-DOS 3.0 1989 Lanzamiento de Excel 2.2 para Macintosh. La nueva versión incluye

mejoras en la velocidad de cálculo en un 40% y flexibillidad agregada para diferentes estilos dentro de un mismo documento.

9/12/90 Excel 3.0 se lanza. Esta versión incluye libros de trabajo y es una de las primeras aplicaciones de Macintosh en ofrecer la funcionalidad Users Publish & Suscribe.

01/04/92 Microsoft lanza Excel 4.0 para Windows 3.1 01/11/92 Excel 4.0a para Windows 3.1. 14/12/93 Excel 5.0; Esta versión incluye mejores libros de trabajos y el reemplazo

del lenguaje del Macro de Excel con Visual Basic.27/07/95 Excel 7.0 para Windows 95/NT. 15/01/97 Excel versión 8 para Windows. 1999 Excel versión 9 para Windows 95/98.2001 Excel 10.0 (Office XP)2003 Excel 11.0 (Office 2003)2007 Excel 12.0 (Office 2007)18/11/09 Lanzamiento de la versión Beta de Office 2010 (Excel 14.0)

FECHAS CLAVES EN LA HISTORIA DE MICROSOFT EXCEL

Aplicación de

las Hojas

de Cálculo

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

INICIAR UNA HOJA DE CÁLCULO

Antes de empezar a utilizar una hoja de calculo es necesario saber como esta conformado su ambiente de trabajo, con el objetivo de hacer un uso adecuado de la aplicación y sacar mejor provecho.

ICONO DE EXCEL

EXTENSION DE LOS ARCHIVOS

DE EXCELACCEDER A EXCEL

1997-2003.XLS

2007.XLSX

1. Hacer clic en el botón Inicio2. Seleccionar Todos los programas3. Dar clic en Microsoft Office4. Dar clic en Microsoft Excel

Barra de Titulo:Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

Barra de Acceso Rápido:La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Barra de Formulas:Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.Barra de Etiquetas:

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo y nos permiten darle un nombre que identifique a cada hoja que estamos trabajando en el archivo.

Barras de Desplazamiento:Excel tiene dos barras de desplazamiento una horizontal y una vertical y permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Ayuda:Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Banda de Opciones:Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Botón de Office:Se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar el menú en donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado.

Celda Activa:También conocido como cursor de celda, es un rectángulo del tamaño de las celdas con borde grueso y negro, indica la celda en donde se depositaran los datos que tecleamos, cuenta también con un pequeño recuadro en la parte inferior derecha que nos permitirá copiar o complementar datos.

MOVIMIENTO TECLADOCelda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna

activa FIN     FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa

FIN     FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN     FLECHA IZQUIERDA o  INICIO

Última celda de la fila activa FIN     FLECHA DERECHA

MOVIMIENTO EN LA HOJA DE TRABAJO:

MOVIMIENTO EN EL LIBRO DE TRABAJO:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

Hoja de Cálculo

Versión Filas Columnas Celdas Caracteres en una Celda

1995 16384 256 (A..IV) (2^8)

4194304 255 caracteres

1997

2000

2003

2007

2010

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir

los datos y teclear los datos que desees introducir.2. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la

Barra de Fórmulas, los datos como puedes observar en la imagen siguiente:

TIPOS DE DATOSTEXTO

Compuesto por

Cadena de CaracteresAlfanuméricos

Letras (abcdefg…)Números (0…9)Símbolos ($%#/)

Aparecen Alineados a la izquierda

La extensión del texto puede rebasar el tamaño inicial de la celda, dando la apariencia de que esta en las celdas contiguas a la derecha

La información solo estará contenida en la celda donde posicionaste el cursor de celda

TIPOS DE DATOSNUMÉRICO

Dígitos del 0 al 9

Signos + o –

Paréntesis ( ) que representan valores negativos

Signo / (barra diagonal) para definir fracción mixta

La coma (,) – separar los millares

El punto (.) – separador de decimales

El signo de porcentaje % y Moneda $

• Los datos numéricos aparecen alineados a la derecha

• Si el valor excede el tamaño de la celda, aparece en forma automática en potencia de 10 (representa potencia letra E)

TIPOS DE DATOSFecha y Hora

FORMATO DE FECHA Y HORA

Formato de Fecha

Ejemplo Formato de hora Ejemplo

D/M 4/9 (año actual) HH:MM 15:25

D/M/AA 4/9/69 HH:MM:SS 15:25:30

D-MMM 4-Sep (año actual) HH:MM am/pm 3:25 p.m.

D-MMM-AA 4-Sep-69 HH:MM:SS am/pm

3:25:30 p.m.

TIPOS DE DATOSFormulas y Funciones

Operadores Aritméticos y Operadores de Comparación

Operadores Aritméticos

Operación Operadores de Comparación

Operación

+ Suma > Mayor que

- Resta >= Mayor o igual que

* Multiplicación < Menor que

/ División <= Menor o igual que

& Porcentaje = Igual

^ Exponente <> Diferente

• Las Formulas se componen de números, operadores, direcciones de celda y en ocasiones de Funciones.

• Las Funciones son formulas predefinidas en las cuales se puede hacer referencia a un rango de celdas.

TIPOS DE DATOSJerarquía de Operadores

JERARQUIA DE OPERADORES

Jerarquía Símbolo Operación

1 ( ) Agrupación

2 ^ Exponente

3 * , / Multiplicación y División

4 + , - Suma y Resta

5 =, <, >, <=, >=, <> Comparación

VALOR TIPO VALOR TIPO

Juan Manuel Delgado Leyva

-4578.23

MAX(A1:B15) 3:45 p.m.

=A5+C8 09/04/2000

PROMEDIO(C5:D7) Promedio Semestral

3 000 000 =D6 + (A3*C5)

INSTRUCCIONES: Observa los valores de cada recuadro y anota el tipo de valor o dato que representa.

OPERACIONES Resultado de tu cálculo

=5-4*2-3

=(5-4)*(2-3)

=5+4*(2-3)

=5+4/2-3

=(5+4)/(2-3)

=(10+6)/(7-5)*(11-7)

=(10+6)/((7-5)*(11-7))

=6^4/2

=36^(2/4)

=(6^4)/2

=2^3*3

=2^(3*3)

=(2^3)*3

=2+3^2+4^2*5

Instrucciones: Elabora el siguiente cuadro y realiza las operaciones.

Cual será el resultado de las siguientes formulas:

1. =A4+B5+D42. =B4+D3-B53. =A5*C3/C54. =B3^C5+C3^C55. =A4*D5*C4/A5

Como serán las formulas de las siguientes operaciones:

1. =8*4*7/22. =10+17*3+273. =27-11*5-74. =1+2*3+4^55. =21-12*8+16

Error #####

Error #¡DIV/0!

Error #N/A

Error #¿NOMBRE?

Error #¡NULO!

Error #¡NUM!

Error #¡REF!

Error #¡VALOR!

Valores de errorSi una fórmula no puede proporcionar un resultado correcto, Microsoft Office Excel presentará un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones.