hdsd hscv admin

16 Thu KhTI LIU

HNG DN S DNG B PHN MM TDOFFICEMODULE QUN L VN BN V H S CNG VIC ( Ti liu dnh cho Qun tr h thng )

Hng dn s dng h phn mm TDOffice

Module Qun l vn bn v h s cng vic

MC LCPHN I - GII THIU..........................................................................................................3 I. GII THIU CHUNG.........................................................................................................3 II. GIAO DIN CHUNG CA CHNG TRNH................................................................4 1. Cc phn chnh ca mn hnh lm vic............................................................................7 2. Cc nt tin ch hay s dng............................................................................................8 3. Cc phm g tt tr gip nhp liu...................................................................................8 PHN II THNG TIN DANH MC................................................................................11 I. CHC NNG DNH CHO QUN TR...........................................................................11 1. Gii thiu chung............................................................................................................11 2. Qun tr ngi dng.......................................................................................................11 2.1. Ngi s dng........................................................................................................12 2.2. Nhm ngi s dng..............................................................................................18 3. Qun tr h thng...........................................................................................................21 3.1. Thng tin h thng..................................................................................................21 3.2. t li tham s h thng.........................................................................................24 3.3. Sao lu d liu........................................................................................................25 3.4. Thng tin tra cu d liu.........................................................................................26 3.5. Hm th nhn vn bn............................................................................................27 3.6. Qun tr banner.......................................................................................................28 3.7. Qun tr thit lp trang ch.....................................................................................28 PHN III VN BN N...............................................................................................31 I. CC CHC NNG DNG CHUNG...............................................................................31 1. Tra cu vn bn.............................................................................................................31 2. Xem lung thng tin lun chuyn vn bn.....................................................................34 PHN IV X L CNG VIC.......................................................................................36 I. CHC NNG DNG CHUNG: TRA CU H S........................................................36

Trang 2 /39



PHN I - GII THIU I. GII THIU CHUNGModule Qun l vn bn v H s cng vic c xy dng trn nn Lotus Domino 6.x. Module Qun l VB&HSCV c xy dng vi mc ch phc v v qun l c hiu qu cc quy trnh iu hnh cng vic, hot ng tc nghip, x l, khai thc, trao i thng tin ti cc c quan hnh chnh. Cc qui trnh hot ng s c qun l v thc hin thng qua cc qui trnh x l v trao i thng tin trn mng. Module QLVB&HSCV c nhim v h tr ton din cng tc iu hnh ca lnh o, cc hot ng tc nghip ca cn b, chuyn vin trong c quan v ti cc c quan n v cc cp thng qua vic qun l v theo di cc VB i v n; x l VB, gii quyt cng vic thng qua HSCV ca lnh o, cn b, chuyn vin ti cc c quan; cc trao i thng tin ni b, trao i thng tin vi cc c quan, t chc, c nhn trong v ngoi c quan. Ti mi c quan, Module Qun l VB&HSCV bao gm cc chc nng chnh sau: Chc nng qun l cc VB i/n, thc hin gi v nhn VB vi cc c quan, t chc, c nhn bn ngoi thng qua ng mng. Chc nng to lp, qun l, lu tr, lun chuyn x l vn bn v h s cng vic ca c quan thng qua mng LAN. Chc nng gii quyt v theo di tin gii quyt cng vic, v vic trn mng thng qua HSCV Chc nng theo di, kim tra, n c thc hin ca Lnh o. Chc nng kim tra, sot xt nhim v cn thc hin ca cc Phng/ Ban chuyn mn. Chc nng h tr cng tc lu tr h s. Cc chc nng tra cu, khai thc thng tin. Chc nng thng k v in n bo co. Cc chc nng qun tr h thng. Module gm by phn: Danh mc, Vn bn n, H s cng vic, Vn bn d tho, Phiu trnh, X l cng vic, Vn bn i.

Trang 3 /39



Phm vi s dng ca Module: Tt c cc phng, b phn tham gia qui trnh x l vn bn v h s cng vic v tu theo chc nng ca tng i tng, c th: Vn th, Chuyn vin, Lnh o, Qun tr h thng.

II. GIAO DIN CHUNG CA CHNG TRNHTu vo tng i tng truy nhp, chng trnh s n hin mt s chc nng theo nhm v theo mt s quyn do ngi qun tr cp. Ngi Qun tr c th to thm bt nhm ngi s dng cng nh quyn s dng ca nhm hay ca ngi dng. S dng font UNICODE lm vic vi chng trnh. s dng chng trnh, dng trnh duyt Internet Explorer 6.0 tr ln (IE 6.0) truy cp vo a ch: http://[:]/ Trong : Tn my ch: L tn my ch ci t H phn mm Cng: L cng chy dch v http ca Domino Tn chng trnh: L tn ca H phn mm TDOffice (Tn ny c t khi ci t chng trnh).

Giao din ng nhp chng trnh nh sau:

Trang 4 /39



Ti hp thoi ng nhp h thng ngi s dng ng nhp theo Tn ng nhp v mt khu c cp. Sau khi ng nhp, chng trnh hin th mt trong cc giao din ngi dng thit lp nh sau: Giao din 1:

Trang 5 /39



Giao din 2:

Trong trng hp ang thao tc vi chng trnh, ngi s dng mun xem li trang ny th c th nhy chut vo ti gc trn bn phi mn hnh.

Ti y ngi s dng nhp chn vo mi tn mu xanh nh hnh v bn di chuyn ti module Qun l vn bn & HSCV hoc lm vic ngay ti giao din nhc vic ny

Trang 6 /39



1. Cc phn chnh ca mn hnh lm vicKhi ngi s dng ng nhp vo chng trnh, mn hnh sau khi ng nhp s hin th phn nhc vic. Ngi s dng c th nhy chut vo ng lin kt x l cng vic c chng trnh nhc:

Di y l cc phn chnh ca mn hnh lm vic:

Mn hnh lm vic gm ba phn chnh:Trang 7 /39



(1): Danh mc cc chc nng chnh (2): Vng hin th cc chc nng: Khi ngi s dng chn mt lnh vc qun l (qun l Danh mc, qun l Vn bn n, qun l Vn bn i, X l cng vic) cc chc nng thuc lnh vc s c lit k ti y (3): Vng lm vic chnh

2. Cc nt tin ch hay s dng+ Nt lnh mn hnh. + Nt lnh mn hnh. + Nt lnh + Nt lnh + Nt lnh + Nt lnh + Chc nng : Nhy chut vo nt lnh ny tri rng danh sch c lit k trn

: Nhy chut vo nt lnh ny thu gn danh sch c lit k trn

: Hin thng tin c lit k trang trc. : Hin thng tin c lit k trang tip theo. : Hin thng tin trang u tin. : Hin thng tin trang cui cng. : G chui k t cn tm, sau nhy chut vo

nt tm ra tt c cc vn bn tho mn iu kin (Chc nng ny ch hin th ti phn Vn bn n, Vn bn i). + Chc nng : Lc vn bn theo tng thi im (Chc nng ny ch hin th ti phn Vn bn n, Vn bn i) + Nt lnh: kt thc phin lm vic.

3. Cc phm g tt tr gip nhp liuChng trnh h tr nhiu phm tt (thay v dng chut di chuyn) ngi s dng c th thao tc nhanh v thun tin. Chc nng g tt: C th chn cc nt chc nng bng chut hoc bng s kt hp gia hai phm tt: Alt + mt phm c quy nh tng ng vi mt nt chc nng (trong

Trang 8 /39



chng trnh, phn tn ca cc nt chc nng, k t no c gch chn th c th s dng phm Alt kt hp vi phm k t ). V d: Trong nt Nhp mi, k t N c phn gch chn di v th khi mun dng phm tt thc hin chc nng vo s, ngi s dng ch cn nhn phm Alt v phm k t N trn bn phm l c. Chc nng chuyn qua cc nhp liu: Tu vo thi quen s dng ca ngi dng trong n v m ngi Qun tr c th nh ngha cc nt chc nng trong phn Qun tr h thng:

Nu ngi Qun tr thit t Phm chuyn sang nhp d liu khc l Cc phm ngm nh, th khi ngi dng nhp liu, dng cc phm mi tn xung hoc phm Tab chuyn ln lt xung cc nhp liu tip theo, dng phm mi tn ln hoc hai phm Shift + Tab chuyn ngc li ln lt cc nhp liu. Tng t, nu ngi Qun tr thit t Phm chuyn sang nhp liu khc l Phm Enter, th khi ngi dng nhp liu, dng phm Enter chuyn ln lt n cc nhp liu. Chc nng hin th ca s la chn Danh sch:

Tng t nh chc nng Chuyn qua cc nhp liu, chc nng dng phm tt hin th ca s la chn danh sch cng c ngi Qun tr khai bo.Trang 9 /39



Thay v ngi s dng dng chut nhn vo m ca s danh sch, th ngi s dng c th nhn phm Enter (Nu ngi Qun tr khai bo phm chuyn ca s nhp liu l phm Enter) hoc phm Ctrl (Nu ngi Qun tr khai bo phm chuyn ca s nhp liu l phm Ctrl). Lu : Khng khai bo c phm Enter ng thi cho Phm chuyn sang nhp d liu khc v Phm hin th ca s la chn Danh sch. Chc nng Nhp lch:

Cc nhp lch, c th dng chut chn vo biu tng lch chn ngy thng, ngoi ra trong nhp, ngi s dng c th nhp trc tip. Nu nhp ngy th chng trnh s t ng cp nht thm thng v nm hin ti:

Nu nhp ngy/ thng th chng trnh t ng cp nht thm nm hin ti.

Trang 10 /39



PHN II THNG TIN DANH MCCSDL Danh mc l cc d liu chun dng cho ton b Module Qun l vn bn v H s cng vic. Ch Vn th v Qun tr mi c quyn thay i ni dung y. Cn ngi s dng bnh thng ch c quyn tra cu thng tin. Cc thng tin qun l trong phn Danh mc u c phn Tn tt dng to cc k hiu g tt. Cc du (*) hin th ti mt s trng l cc thng tin bt buc nhp. Di y l giao din chung trong CSDL Thng tin danh mc:

I. CHC NNG DNH CHO QUN TR1. Gii thiu chungVi vai tr ca Qun tr th ngoi chc nng thay i thng tin trong phn Qun tr Danh mc ging vn th, c th t chc (thm mi, chnh sa, xo) cc danh mc sao cho thun tin cho qu trnh nhp vn bn v lu tr d liu, th ngi Qun tr cn c th thay i thng tin ti phn Qun tr ngi dng v Qun tr h thng.

2. Qun tr ngi dngTrong phn Qun tr ngi dng c hai nhm chc nng chnh: Qun tr ngi s dng v Qun tr nhm ngi s dng. Qun tr Ngi s dng: l danh sch cc cn b trong c quan, c phn theo cc n v v tham gia s dng chng trnh. Qun tr Nhm ngi s dng: L ni khai bo cc nhm ngi s dng trong chng trnh vi cc quyn khai bo cho tng nhm. Khi khai bo ngi s dng, nu chn thuc nhm ngi s dng no th c lun nhng quyn mc nh ca nhm ngi s dng .

Trang 11 /39



2.1. Ngi s dng2.1.1. To ngi s dng mi to mi ngi s dng, qun tr chng trnh chn vo chc nng Qun tr ngi dng/ Ngi s dng v nhy chut vo nt Nhp mi. Sau nhp cc thng tin ngi s dng v phn quyn cho ngi s dng . Nhn nt Lu ghi li cc thay i. Sau khi Lu, giao din hin th trng thi cho sa, do nu mun sa thng tin ngi s dng c th sa lun trc tip v nhn chut vo nt Lu ghi li thng tin mi va sa. Nu mun thm ngi s dng khc nhy chut vo nt Tip mi. Mt s thng tin cn ch khi thm ngi s dng mi: a ch Email c quan: a ch Email ca ngi s dng do c quan cp. Tn ng nhp: Phn ny cho php chn t danh sch c sn. Vic khai bo ny xc nh tn ng nhp (login) vo chng trnh ca ngi s dng.Trng hp h thng s dng ldap hoc active directory th danh sch v tn ng nhp ny l chn t ldap hoc active directory. Tn y : H tn ca ngi s dng. Tn y ny s c dng l tn hin th ca ngi s dng trong ton b Module. Tn tt: Tn tt phc v vic nhp d liu nhanh. tt c cc phn trong chng trnh cn nhp tn ngi th ch cn g tn tt ny, sau nhn phm tt ( c khai bo) th tn y ca ngi s hin th ti nhp d liu thay th cho tn tt va nhp. Gii tnh: Gii tnh ca ngi s dng c khai bo. Thuc n v: Vic khai bo mt ngi s dng thuc n v no l rt cn thit. Cc n v y l nhng n v ni b c khai bo trong phn Qun tr danh mc/ Danh sch n v ni b v trong phn khai bo ny th c th c chn t listbox. Thuc phng ban: Khi chn n v, th cc phng ban thuc n v s c lc y. V cc phng ban cng c khai bo trong phn Qun tr danh mc/ Danh sch phng ban. Cp lnh o: Nu ngi s dng ny thuc cp lnh o no th chn trong listbox nhm lnh o . Nu khng thuc th chn Khng.

Trang 12 /39



Quyn k vn bn: Nu c php k pht hnh vn bn th chn quyn C, nu khng c php k pht hnh vn bn th chn Khng. Chc v: Nhp chc v tng ng ca ngi s dng. Ti cc phn nhp d liu ti Vn bn n, Vn bn i, nu nhp tn ngi s dng, chng trnh s t ng tm kim phn ny, xc nh chc v tng ng ca ngi s dng v s t ng cp nht vo cn nhp chc v. Danh sch chc v cng c khai bo sn ti Qun tr danh mc/ Danh sch chc v Thuc nhm s dng: Phn ny c t chc thnh cc nhm do ngi Qun tr khai bo (trong chc nng Nhm ngi s dng). Mi mt nhm c nhng quyn s dng ring c nh ngha trong chng trnh. Mi mt ngi s dng ch c thuc vo mt trong cc nhm c nh ngha hoc khng thuc nhm no c. Tuy nhin c th thm bt quyn hn cho ngi s dng bng cch chn thm nhng quyn s dng c c th ha phn di. Quyn s dng: Tn cc quyn s dng phn nh r quyn hn ca ngi s dng trong cc chc nng trong chng trnh. Ty theo nhu cu ca ngi s dng m ngi qun tr s cp thm quyn cho nhng ngi ny. 2.1.2. Sa, xo ngi s dng c sn Sa ngi s dng Bc 1: Vo chc nng Danh mc menu ngang, bn menu tri nhy chut vo chc nng Qun tr ngi dng/ Ngi s dng. Nhy chut vo bt k ngi s dng no mun Sa:

Bc 2: Giao din ca ngi s dng hin th trng thi cho sa. Sa nhng thng tin cn thit v nhn nt Lu hoc Tip mi.Trang 13 /39



Xo mt hay nhiu ngi s dng nh du vo ngi s dng cn xo v nhy chut vo nt Xo (Alt+X). 2.1.3. ngha quyn s dng gip cho ngi s dng thao tc d dng vi chng trnh theo ng nghip v v chuyn mn ca mnh, th ngi qun tr phi bit cch phn quyn cho mi ngi s dng mt cch hp l. Sau y l ngha ca mi quyn s dng khi ngi s dng c cp: Qun tr h thng: Quyn ny cho php thay i thng tin ti phn Qun tr ngi dng v Qun tr h thng trong chng trnh (Thm mi, chnh sa, xo, phn quyn cho ngi s dng, thit t thng tin v cc tham s h thng). (Quyn ny c cp cho ngi Qun tr chng trnh) Qun tr danh mc h thng: Quyn ny co php cp nht, t chc cc thng tin trong phn Danh mc (Thm mi, chnh sa, xo) to s thun tin trong qu trnh cp nht, x l v lu tr thng tin ca vn bn v h s. (Quyn ny c cp cho Ngi qun tr chng trnh v Vn th) Xem tt c h s cng vic ton c quan: Quyn ny cho php ngi s dng xem ton b h s c lu tr (k c h s ca ngi khc) trong h thng tr cc h s c tnh mt ca c quan. (Quyn ny c cp cho Lnh o c quan). Xem tt c h s cng vic ca n v:Quyn ny cho php ngi s dng xem ton b h s ca n v c lu tr (k c h s ca ngi khc) trong h thng tr cc h s c tnh mt ca n v (Ngi s dng thuc n v no th xem c ton b h s ca n v ). (Quyn ny c cp cho Lnh o n v). Xem tt c vn bn i, n, d tho, h s cng vic c tnh mt ca c quan: Quyn ny cho php ngi s dng xem ton b vn bn i, n, d tho, h s c tnh mt ca c quan c lu tr (k c vn bn v h s mt ca ngi khc) trong h thng. (Quyn ny c cp cho Lnh o c quan). Xem tt c vn bn i ton c quan: Quyn ny cho php ngi s dng c quyn xem ton b vn bn i ca c quan c lu tr (tr cc vn bn mt, quan trng) trong h thng. (Quyn ny c cp cho Lnh o c quan)Trang 14 /39



Xem tt c vn bn i ca n v: Quyn ny cho php ngi s dng xem ton b vn bn i ca n v c lu tr (k c vn bn i ca ngi khc) trong h thng tr cc vn bn i c tnh mt ca n v (Ngi s dng thuc n v no th xem c ton b vn bn i ca n v ). (Quyn ny c cp cho Lnh o n v). Xem tt c vn bn n ton c quan: Quyn ny cho php ngi s dng c quyn xem ton b vn bn n ca c quan c lu tr (tr cc vn bn mt, quan trng) trong h thng. (Quyn ny c cp cho Lnh o c quan). Xem tt c vn bn n ca n v:Quyn ny cho php ngi s dng xem ton b vn bn n ca n v c lu tr (k c vn bn n ca ngi khc) trong h thng tr cc vn bn n c tnh mt ca n v (Ngi s dng thuc n v no th xem c ton b vn bn n ca n v ). (Quyn ny c cp cho Lnh o n v). Xem vn bn gi nhn ni b: Quyn ny cho php ngi s dng xem ton b vn bn gi nhn trong ni b ca c quan, n v c lu tr trong h thng (Quyn ny c cp cho Lnh o c quan, lnh o n v(Lnh o n v no th xem c vn bn ni b ca n v )). Xem tt c vn bn d tho v phiu trnh: Quyn ny cho php ngi s dng xem ton b cc loi vn bn d tho v ton phiu trnh c lu tr (k c vn bn d tho v phiu trnh ca ngi khc) trong h thng. (Quyn ny c cp cho Lnh o c quan) Cp nht vn bn n ca c quan: Cp nht v lu tr thng tin ca cc loi vn bn n theo ng thng thng (trn giy t) hay theo ng mng (vn bn in t). (Quyn ny c cp cho Vn th hoc ngi c quyn vo s cc vn bn n ca c quan). Cp nht vn bn n ca n v: Cp nht v lu tr thng tin ca cc loi vn bn n theo ng thng thng (trn giy t) hay theo ng mng (vn bn in t). (Quyn ny c cp cho Vn th hoc ngi c quyn vo s cc vn bn n ca n v). Cp nht vn bn i ca c quan: Cp nht v lu tr thng tin ca cc loi vn bn i theo ng thng thng (trn giy t) hay theo ngTrang 15 /39



mng (vn bn in t). (Quyn ny c cp cho Vn th hoc ngi c quyn vo s cc vn bn i ca c quan). Cp nht vn bn i ca n v: Cp nht v lu tr thng tin ca cc loi vn bn i theo ng thng thng (trn giy t) hay theo ng mng (vn bn in t). (Quyn ny c cp cho Vn th hoc ngi c quyn vo s cc vn bn i ca n v). To mi vn bn d tho: Cho php ngi s dng t to mi vn bn d tho (Quyn ny thng thng c cp cho cc cn b, chuyn vin chuyn son tho vn bn). To mi h s cng vic: Cho php ngi s dng t lp (to mi) h s cng vic (Quyn ny c cp cho cc cn b, chuyn vin chuyn trch ). Phn phi vn bn n ca c quan: Khi vn bn n c quan, vn th c quan c trch nhim chuyn vn bn n cho ngi c quyn phn phi vn bn ca c quan phn phi n cc n v hay phng ban, c nhn gii quyt. Trong chng trnh, ngi s c cp quyn ny (Thng thng quyn ny c cp cho Lnh o vn phng (Chnh vn phng) c quyn phn phi vn bn ca c quan) Phn cng x l vn bn n cho n v: Cho php lnh o c quan c th phn cng cho n v no thc hin x l vn bn n. (Quyn ny thng thng c cp cho Lnh o c quan). Phn phi vn bn n ca n v: Khi vn bn n n v, vn th n v c trch nhim chuyn vn bn n cho ngi c quyn phn phi vn bn ca n v phn phi n cc phng ban, c nhn gii quyt. Trong chng trnh, ngi s c cp quyn ny (Thng thng quyn ny c cp cho Lnh o vn phng ca n v c quyn phn phi vn bn ca n v) Cho kin ch o v phn cng x l vn bn n ca n v: Khi lnh o n v nhn c vn bn n ca n v th lnh o c th cho kin ch o v phn cng cho phng ban hay c nhn no thc hin x l vn bn n. (Quyn ny thng thng c cp cho Lnh o n v). Phn cng x l vn bn n ca phng: Lnh o phng c trch nhim phn cng cho mt hoc vi c nhn trong phng thc hin x l vn bnTrang 16 /39



n (Quyn ny c cp cho Lnh o phng hoc ngi c quyn phn cng cng vic trong phng ban) Duyt vn bn d tho: Quyn ny cho php ngi s dng c th duyt c tt c vn bn d tho ca c quan (Quyn ny c cp cho Lnh o c quan). Duyt vn bn d tho ca ton n v:Quyn ny cho php ngi s dng c th duyt c tt c vn bn d tho ca ton n v (Ngi s dng thuc n v no th duyt c ton b vn bn d tho ca n v ). (Quyn ny c cp cho Lnh o n v) Duyt vn bn d tho ca phng: Quyn ny cho php ngi s dng c th duyt c tt c vn bn d tho ca phng (Ngi s dng thuc phng no th duyt c ton b vn bn d tho ca phng ). (Quyn ny c cp cho Lnh o phng). X l vn bn n v h s cng vic: Cho php ngi s dng c th x l c vn bn n v h s cng vic nu ngi s dng nhn c vn bn hay h s (Quyn ny c cp cho cc cn b, chuyn vin ) Gi nhn vn bn in t: Cho php gi nhn vn bn trn mng din rng vi cc c quan, t chc, c nhn khc nu cc c quan, t chc, cc nhn c cng mt h thng v a ch gi nhn vn bn. (Quyn ny l quyn m rng c cp cho vn th) Quyn lp bo co v in s vn bn: C quyn in s vn bn n, vn bn i theo cc loi tiu thc d dng lu tr theo c cch th cng (trn giy t) hay tin hc ho (kho d liu in t), v thun tin cho qu trnh bo co t xut hay nh k (Ngi s dng thuc n v no th lp bo co v in s vn bn ca n v ). (Quyn ny c cp cho vn th c quan v vn th n v) Quyn sao y: Cho php ngi s dng sao y cc vn bn n chuyn i cc n v bn ngoi c quan, hoc i n cc c quan khc. (Quyn ny l quyn m rng c cp cho ngi c quyn Sao y vn bn trong c quan, n v (Ngi c th l Vn th hoc ngi ng du Sao y, k Sao y ) Quyn sa hn & tnh trng x l vn bn: Mi loi vn bn u c khong thi gian x l nht nh, nhng tu vo tnh cht vn bn m thiTrang 17 /39



hn c thay i (rt ngn hoc ko di thi gian x l), thi hn ny cng do Lnh o phn cng x l vn bn xc nh, v th mi vn bn khi cn thay i thi gian th ngi c cp quyn ny s thay i c thi gian x l vn bn . (Thng thng quyn ny c cp cho ngi Lnh o phn phi x l vn bn, Lnh o phn cng x l vn bn) Quyn phn x l thay lnh o: Trong trng hp ngi lnh o phn x l vn bn khng tham gia vo h thng m ch tham gia ch o, phn x l vn bn theo cch thng thng (th cng), th quyn ny c phn cho ngi c giao trch nhim phn x l thay lnh o trn h thng, ngi ny s cp nht thng tin phn x l ca lnh o vo h thng thay cho lnh o (Quyn ny l quyn m rng thng thng cp cho ngi Vn th cp nht thng tin, kin phn x l ca Lnh o phn x l v chuyn cho ngi tip nhn x l tip theo hoc th k lnh o). Quyn xo ton b vn bn n: C quyn xo ton b vn bn n m khng cn thit trong chng trnh, trnh tnh trng d liu tha, khng thng nht v ng b, lm nh hng n kho d liu v c tc ca chng trnh. (Quyn ny c cp cho ngi c quyn Xo vn bn v h s, phi lu khi xo vn bn v h s no th cc thng tin v vn bn v h s s khng cn, nn quyn ny thng thng cp cho ngi Qun tr hoc vn th v nhng ngi ny c ch th ca lnh o th mi c php Xo, hoc do Vn th nhp nhm hay c nhng vn bn rc (Vn bn nhp th) th c th Xo). Quyn xo ton b vn bn i: Tng t nh Quyn xo ton b vn bn n. Quyn xo ton b h s cng vic, vn bn d tho v phiu trnh: Tng t nh Quyn xo ton b vn bn n v vn bn i. (Quyn ny thng thng ch cp cho Ngi Qun tr).

2.2. Nhm ngi s dng2.2.1. To mi nhm ngi s dng Vo chc nng Danh mc menu ngang, bn menu tri nhy chut vo chc nng Qun tr ngi dng/ Nhm ngi s dng.

Trang 18 /39



Nhy chut vo nt "Nhp mi" v nhp cc thng tin Nhm ngi s dng v phn quyn cho nhm ngi s dng . Cc quyn s dng c trnh by phn Ngi s dng bn trn. Sau nhy chut vo nt Lu (Alt+L) ghi li thng tin mi cp nht. Mun ghi li thng tin va cp nht v thm mi nhm khc th nhy chut vo nt Tip mi (Alt+T) (Nt chc nng ny va ghi li thng tin va m ra giao din nhp liu mi). Sau khi Lu, giao din hin th trng thi cho sa, do nu mun sa thng tin ngi s dng c th sa lun trc tip v nhn chut vo nt Lu ghi li thng tin mi va sa. Nu mun thm ngi s dng khc nhy chut vo nt Tip mi. 2.2.2. Sa, xo nhm ngi s dng c sn Sa nhm ngi s dng Bc 1: Vo chc nng Danh mc menu ngang, bn menu tri nhy chut vo chc nng Qun tr ngi dng/ Nhm ngi s dng. Nhy chut vo bt k nhm ngi s dng no mun Sa:

Bc 2: Giao din ca nhm ngi s dng hin th trng thi cho Sa. Sa nhng thng tin cn thit v nhn nt Lu hoc Tip mi. Xo mt hay nhiu nhm ngi s dng nh du vo nhm ngi s dng cn Xo v nhy chut vo nt Xo(Alt+X). 2.2.3. Quyn ca ngi s dng trong nhm Khi to mi ngi s dng, cho ngi s dng vo trong nhm ngi s dng (Mt ngi s dng c th thuc nhiu nhm), khi ngi s dng s c cc quyn mc nh ca nhm ngi s dng. Ti giao din thng tin ca ngi s dng , cc quyn mc nh ca nhm s m i, khng thay i c, cc quyn khng mc nh cho nhm vn hin th c th thm quyn cho ngi s dng .

Trang 19 /39



Trang 20 /39



Ghi ch: Vi i tng s dng l vn th v my tnh c kt ni vi my scan, ngi dng tch chn cho nhm vn th quyn Qut vn bn

Lu ngi dng ch nh du chc nng ny i vi Vn th c s dng my tnh c nhn kt ni vi my scan. i vi ngi dng l vn th nhng my tnh khng c kt ni vi my scan th khng nh du chc nng ny hn ch lm chm tc s dng chng trnh.

3. Qun tr h thngTrong phn Qun tr h thng c su chc nng: Thng tin h thng, t li tham s h thng, Sao lu d liu, Thng tin tra cu d liu, Hm th nhn vn bn, Qun tr banner. Thng tin h thng: Bao gm thng tin c bn cho bit tn my ch, ng dn n cc th mc cha c s d liu, a ch nhn vn bn v thng tin v cc phm tt cho php thit t cc phm tt s dng trong chng trnh gip ngi s dng nhp liu v x l nhanh hn. t li tham s h thng: Cho php thit t li cc thng s nh S ca vn bn n v s th t ca vn bn i trong nm mi v s 1. Chc nng ny ch thc hin mt ln vo ngy lm vic u tin ca nm mi.

3.1. Thng tin h thngMun thay i Thng tin c bn hay Thng tin v cc phm tt, ngi Qun tr nhy chut vo nt Hiu chnh:

Trang 21 /39



Sau khi thay i cc thng s cn thit, nhy chut vo nt Ghi li lu li cc thng s va thay i. Lu : phn Cc thng s h thng ngi dng cn phi in chnh xc thng tin. Chc nng ny phc v cho vic chnh sa VBDT v Scan vn bn. Gii thch cc thng s h thng Tn my (hoc IP) lu th mc lm vic: l my cha th mc lu d liu chung ca chng trnh v cc my phi c ni mng LAN. Thng thng s l tn ca my ch ci t chng trnh. Th mc chia s: L tn ca th mc cha d liu chung ca phn mm QLVB & HSCV. Qun tr chng trnh cn phi phn quyn c v vit, chia s dng chung cho tt c ngi dng i vi th mc ny. My ch ci module Qun l vn bn v h s cng vic v tt c cc my trm ca ngi s dng phi truy xut c n th mc ny. Hai thng s Tn my ( hoc IP) lu th mc lm vic v Th mc chia s p ng mc ch h tr chnh sa trc tip File nh km trong vn bn d tho trn trnh duyt m khng phi lu li trn my tnh c nhn mi c th thc hin chnh sa v cho php thc hin chc nng Qut vn bn. M hnh n v: Ngi dng nh du chn thng s ph hp vi m hnh s dng ca n v: Mt cp: Khi s dng H thng Qun l vn bn & HSCV cho ring n v mnhTrang 22 /39



Hai cp: Khi s dng h thng Qun l vn bn & HSCV ti cc c quan c nhiu n v trc thuc Kim trng vn bn: L chc nng cho php ngi dng kim tra trng vn bn khi vo s vn bn n. Kim trng vn bn n: Cho php kim tra v bo trng vn bn n khi vo s vn bn da trn 3 thng tin vn bn l K hiu vn bn, Ngy ban hnh, C quan ban hnh Khng kim trng: Khng bt trng vn bn khi vo s vn bn n Kim trng vn bn i: Cho php kim tra trng khi vo s vn bn i vi Kim trng vn bn i: Cho php kim tra v bo trng vn bn khi vo s vn bn i da trn thng tin v K hi vn bn b Ngy ban hnh vn bn Khng kim trng: Khng bt trng vn bn khi vo s vn bn i Mc bt cht quyn xem vn bn: Cho php bt cht quyn xem vn bn vi la chn: Bt cht quyn xem VB: Cho php bt cht quyn xem vn bn. Ngi dng ch c th xem c nhng vn bn do mnh x l hoc phi hp x l m khng c quyn xem nhng vn bn do ngi khc x l Khng bt cht quyn xem VB:Khng bt cht quyn xem vn bn ca ngi dng Hin th phn x l thay: Cho php hin th chc nng Phn x l thay lnh o. Ngi dng c th thit lp hin th hoc n hin th chc nng ny da vo nhu cu s dng ca n v. Gii thch cc Cu hnh hin th menu: Vn bn n: Hin th vn bn chuyn: Cho php hin th Vn bn chuyn ti danh mc chc nng Vn bn n Hin th hm th cng: Cho php hin th Hm th cng ti danh mc chc nng Vn bn n Hin th Ton b vn bn: Cho php hin th Ton b vn bn ti danh mc chc nng Vn bn n Hin th Vn bn sao y: Cho php hin th Vn bn sao y ti danh mc chc nng Vn bn n Hin th Vn bn n qua ng mng: Cho php hin th Vn bn n qua ng mng ti danh mc chc nng Vn bn nTrang 23 /39



Vn bn i: Hin th ton b vn bn: Cho php hin th Ton b vn bn ti danh mc chc nng Vn bn i Gi vn bn qua mng: Cho php hin th chc nng Gi vn bn qua mng ti danh mc chc nng Vn bn i Chc nng xc nhn khng hon thnh: Cho php hin th ch nng Xc nhn khng hon thnh ti danh mc chc nng Vn bn i Hin th vn bn qua mng: Cho php hin th danh sch Vn bn qua mng ti danh mc chc nng Vn bn i Cp nht vn bn d tho duyt: Cho php hin th chc nng Cp nht vn bn d tho duyt ti danh mc chc nng Vn bn i H s cng vic: S dng phiu yu cu: Cho php hin th v s dng phiu yu cu. Ngi dng c th la chn hin th hoc n hin th phiu yu cu tu vo mc ch v nhu cu s dng ca n v S dng H s cng vic: Cho php hin th v s dng H s cng vic. Ngi dng c th la chn hin th hoc n hin th tu vo mc ch v nhu cu s dng ca n v Cu hnh khc Cho php ngi dng t tn tp tin c qut: L chc nng cho php ngi s dng t tn cho tp vn bn c qut v a vo chng trnh di dng file nh km. Ngi dng c th la chn s dng hoc khng s dng chc nng ny. i vi trng hp khng s dng la chn ny, h thng s mc nh tn tp tin di dng tn bt k.

3.2. t li tham s h thngBc 1: Ti phn Qun tr h thng/ t li tham s h thng, ngi Qun tr nhy chut vo dng ch mu ti giao din lm vic Nhn chut vo y thc hin chcnng ny!

Trang 24 /39



Bc 2: Nhn chut vo lin kt Nhn chut vo y thc hin chc nng ny ! thc hin thit t li tham s h thng. Sau khi thc hin, chng trnh hin th thng bo xc

nhn ngi s dng c thc hin thao tc ny hay khng

Bc 3: Nu hu b thao tc ny th nhy chut vo nt Cancel, nu mun thao tc tip, nhy chut vo nt OK Sau khi nhy chut vo nt OK th chng trnh s t ng cp nht cc tham s, khi thc hin xong s hin th thng bo thc hin xong trn giao din lm vic.

3.3. Sao lu d liuChc nng ny gip ngi dng c th sao lu d liu trong chng trnh ra. thc hin chc nng ny, ngi dng cn lm cc bc sau: Bc1: Chn chc nng Sao lu d liu menu bn tri chng trnh.

Bc 2: Nhp v la chn cc thng tin cn thit, sau nhn nt chc nng Tin hnh chng trnh thc hin sao lu.Trang 25 /39



3.4. Thng tin tra cu d liuChc nng ny gip ngi dng tra cu c d liu ca cc nm c. tra cu c qun tr chng trnh s thc hin cu hnh nh sau: Vo phn danh mc, menu bn tri, mc thng tin tra cu d liu.

Bm nt nhp mi thc hin cu hnh. Lu : ch c acount qun tr mi c quyn s dng nt Nhp mi ny. Cc account khc ch vo phn ny tra cu d liu, khng nhn thy nt Nhp mi trn giao din. Sau khi nhn nt Nhp mi, giao din chng trnh s hin th nh sau:

Giao din cho php khai bo cc thng tin v ng dn ti cc CSDL cn tra cu, ch khai bo ng v y ng dn cn thit Sau khi khai bo xong nhn nt nust Ghi lu li cc thng s khai bo.Trang 26 /39



Phn Tra cu d liu mc nh cc mc c th truy cp tra cu d liu. Ngi dng c th s dng mc ny tra cu thng tin phc v cho cng vic ca mnh.

3.5. Hm th nhn vn bnChc nng ny gip ngi dng thm mi, sa xo hm th nhn vn bn. thm hm th n, ngi dng click nt Nhp mi trn danh sch hm th n.

Chng trnh s hin th form nhp mi hm th n.

Ngi dng nhp cc thng tin cho hm th n: Tn hm th, my ch POP3, Cng kt ni n my ch POP3, Ti khon email, mt khu truy cp, ghi ch Sau click nt Lu ghi li thng tin, hoc click vo nt Tip mi ghi li thng tin v chuyn n trang nhp mi nhp tip. xa hm th n ngi s dng click chn hm th cn xa trn danh sch hm th hin th thng tin chi tit hm th, sau click vo nt Xa. Hoc ngi dng tick vo cc hm th cn xa trn danh sch hm th, sau click vo nt Xa.Trang 27 /39



hiu chnh hm th n, ngi dng click chn hm th trn danh sch hm th hin th thng tin chi tit. sau click nt Hiu chnh. Chng trnh s m ra form hiu chnh thng tin hm th, ngi dng thay i cc thng tin xong click nt Ghi li lu li thng tin, hoc click nt Tip mi ghi li thng tin v nhp mi hm th.

3.6. Qun tr bannerChc nng qun tr banner cho php ngi dng thay i banner trong chng trnh. thay i ngi dng thc hin cc bc sau: Bc 1: La chn chc nng Qun tr/ Qun tr banner ti danh mc chc nng bn tri mn hnh.

Bc 2: Nhn nt chc nng Nhp mi, giao din lm vic nh sau:

Bc 3: Cp nht thng tin cho banner, sau nhn nt Ghi lu li cc thng tin va nhp.

3.7. Qun tr thit lp trang chQun tr thit lp trang ch l chc nng cho php ngi dng la chn kiu hin th khi truy cp vo trang ch ca H chng trnh Qun l vn bn v H s cng vic. Cc bc thc hin nh sau:

Trang 28 /39



Bc 1: Ti trang ch ca H chng trnh Qun l vn bn v H s cng vic, ngi dng nhp chn tab chc nng Thit lp trang ch:

Bc 2: Ti trang Cu hnh trang ch, ngi dng thit lp lp cc thng s hin th cho trang ch

Trang 29 /39



Ch thch cc la chn: Module s chuyn tip ti: Module s hin th trang ch: L module trong s module nm trong h Qun l vn bn & H s cng vic Kiu hin th khi ng nhp: L kiu hin th trang ch khi ngi dng ng nhp vo H chng trnh Qun l vn bn v h s cng vic. Ngi dng c th la chn mt trong hai dng hin th sau: Dng th nht

Dng th hai

Trang 30 /39



Bc 3: Nhn ng xc nhn thit lp trang ch theo dng la chn

PHN III VN BN NQun l Vn bn n c thit k qun l cc vn bn n ca c quan; n v. T chc lu tr vn bn nhn c mt cch c h thng, d tm kim x l; Tr gip vic nhp vn bn v h tr vic phn x l cc vn bn theo thm quyn gii quyt; Gip Lnh o c th kim sot, kim tra, theo di qu trnh lun chuyn v tin x l vn bn; Cc n v ni b, phng ban v tng ngi s dng c th theo di c cng vic c th ca mnh. Di y l giao din chung trong CSDL Qun l Vn bn n:

I. CC CHC NNG DNG CHUNG1. Tra cu vn bnChc nng Tra cu vn bn cho php ngi s dng tm kim, tra cu ton b vn bn n c lu trong c s d liu ca chng trnh. Ti y ngi s dng c th la chn tra cu vn bn Theo S vn bn, Theo ni gi, Theo loi vn bn hoc Tra cu m rng. Cch thc hin tra cu vn bn nh sau: Bc 1: La chn loi hnh tra cu. V d vi loi hnh Tra cu theo tiu thc, giao din tm kim sau khi la chn hin th nh hnh di y:

Trang 31 /39



Vi loi tra cu ny, ngi s dng c th tm kim theo cc tiu thc ca vn bn nh S k hiu gc, Ngi x l, n v x l hoc Trch yu ca vn bn. Bc 2: Chn cc tiu thc ca vn bn mun tm kim Bc 3: Nhn nt chc nng Chp nhn xc nhn tm kim vn bn theo nhng tiu thc la chn, ngi s dng c c kt qu nh sau:

Ti y hin th danh sch nhng vn bn tho mn cc tiu thc m ngi s dng la chn. xem chi tit vn bn, ngi s dng c th nhy chut vo ng link Ngy nhn vn bn. Ngoi cc loi hnh tra cu nu, ngi s dng cng c th tra cu nhanh vi cc t kho ca vn bn.Cch tra cu nh sau: Bc 1: Nhp t kho ca vn bn cn tm vo tm kim

Trang 32 /39



Bc 2: Nhn biu tng tm kim pha tri giao din lm vic chnh, kt qu tm kim hin th tho mn t kho m ngi s dng nhp

Ti danh sch kt qu tm kim c, ngi s dng c th nhn chut vo ng link Ngy BH vn bn xem chi tit vn bn. Ch : Trong danh sch vn bn n: Vn bn hin th mu l nhng vn bn cn tr li bng vn bn i (c hn tr li) nhng cha tr li. Vn bn hin th mu en l nhng vn bn khng cn tr li bng vn bn i.Trang 33 /39



2. Xem lung thng tin lun chuyn vn bnChc nng xem lung lun chuyn vn bn, cho php ngi s dng c th bit c vn bn ang c phn phi n u x l. Mun xem lung vn bn, ti giao din ca vn bn n khi m chi tit:

Trang 34 /39



Nhn chut vo Xem lung lun chuyn bn gc phi giao din lm vic:

Ngoi ra, ti giao din chnh ca mi vn bn, ngi s dng c th bit c tnh trng ca vn bn Cha x l, ang x l hay Kt thc x l; V cc thng tin phn phi, phn cng x l vn bn, hn tr li cho vn bn. Ti danh sch vn bn, ct Ngi/ Ni qun l vn bn l ni hin th ngi/ ni qun l vn bn cui cng. Ti y, ngi s dng c th bit c cc vn bn hin ti ang u x l.Trang 35 /39



PHN IV X L CNG VICQun l ton b h s cng vic pht sinh trong qu trnh x l vn bn n, gii quyt cng vic, d tho vn bn, theo di hi bo ca mt vn bn i hay tp hp cc vn bn lin quan n mt vn trong t chc. Giao din chung ca H s cng vic nh sau:

I. CHC NNG DNG CHUNG: TRA CU H SChuyn vin c th xem c ton b h s do chuyn vin to ra hoc cc h s c lin quan n ngi chuyn vin. Do tra cu v tm kim cc h s , ti chc nng Tra cu h s, tu vo mc ch tm kim v tra cu, Chuyn vin nhy chut vo chc nng tm kim tng ng. Tra cu H s Theo ngi x l chnh: Bc 1: Nhy chut vo Theo ngi x l chnh:

Bc 2: Ti giao din lm vic hin th danh sch cc chuyn vin x l chnh, mun xem h s mnh to ra th nhy chut vo mi tn danh sch h s hin th: tng ng vi tn chuyn vin, khi

Trang 36 /39



Bc 3: Xem chi tit h s no th nhy chut vo h s theo Ngy m hoc K hiu:

Giao din chi tit ca h s hin th, ti y Chuyn vin c th xem ton b qu trnh x l cng vic ca mnh i vi h s ( Ngi dng ch c th xem chi tit h s do mnh x l hoc h s c lin quan )

Trang 37 /39



Tm kim Theo iu kin tu chn: Bc 1: Nhy chut vo chc nng Theo iu kin tu chn:

Bc 2: Trn giao din Tm kim h s, chuyn vin la chn tm kim theo mt hoc nhiu tiu thc bt k ca h s mun tm v nhn Chp nhn, danh sch h s tho mn cc tiu thc ngi dng la chn hin th. xem h s va tm kim c, ngi dng nhn chut vo vo h s mun xem trong danh sch m chi tit h s.Trang 38 /39



Trang 39 /39

hdsd hscv admin

Documents