Guía deAuditoría

GuíadeAuditoríadelaContraloríaGeneraldelaRepúblicadeColombia

SandraMorelliRicoContraloraGeneral

delaRepública

Agosto22de2011

Oficina de Comunicaciones y Publicaciones

Silvana Orlandelli UruburuDirectora Oficina de Comunicaciones y Publicaciones

Lissy Esperanza Mantilla MuñozJaime Viana SaldarriagaEdición

Ana Kelly Rojas CubillosNestor Adolfo Patiño ForeroConstanza Patricia Leal Rozo Diseño y Diagramación

Nestor Adolfo Patiño ForeroDiseño de Carátula

Impresión

Imprenta Nacional de Colombia

©2011

Equipo Directivo

Sandra Morelli RicoContralora General de la República

Álvaro Miguel Navas PatrónVicecontralor General

Zoraida Rincón Ardila Directora Oficina de Planeación

Manuel Antonio Díaz JimenoSecretario Privado

Nelson Izaciga LeónContralor Delegado para el Sector de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional

Claudia Cristina Serrano Evers Contralora Delegada para el Sector Medio Ambiente

Ligia Helena Borrero Restrepo Contralora Delegada para el Sector Gestión Pública e Instituciones Financieras

Carlos Felipe Cordoba Larrarte Contralor Delegado para Participación Ciudadana

Rodrigo Fernando Quimbayo Carvajal Contralor Delegado para el Sector Agropecuario

Javier Alonso Lastra Fuscaldo Contralor Delegado para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad

Carlos Eduardo Acosta Moyano Contralor Delegado para Economía y Finanzas

Jhon Jaiver Jaramillo Zapata Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva

Claudia Isabel Medina Siervo Contralora Delegada para el Sector de Minas y Energía

Margarita Jiménez Quintero Contralora Delegada para el Sector Social

Luisa Fernanda Morales Noriega Gerente Talento Humano

Carlos Eduardo Umaña LizarazoGerente Gestión Administrativa y Financiera

Alexandra Katheryne Manzano GuerreroDirectora Oficina de Control Disciplinario

Raimundo José Velez Cabrales Director Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional

Héctor Javier Osorio BotelloDirector Oficina de Control Interno

Rafael Enrique Romero Cruz Director Oficina Jurídica

Jorge Enrique Ortiz KronneDirector Oficina de Sistemas e Informática

Silvana Orlandelli UruburuDirectora Oficina de Comunicaciones y Publicaciones

Aurora Rojas RojasOrlando Sotelo ÁvilaWilliam Velásquez RodríguezHéctor Oswaldo Amaya TovarYazmín Beltrán TorresOscar Alcides Duarte CaviedesOlga Isabel Garzón PérezMercedes Ortiz Cañón Jaime Rodríguez TibochaGladys Stella Romero PérezJosé Miguel Zambrano GuerreroIsauro Suárez Ramírez

Alberto Ruiz PovedaLuis Alberto Aguirre GarcíaMargarita Aragón GonzálezMaría Dolores Garzón LaverdeSimón Alejandro Guzmán GuerreroBibiana Guevara AldanaJorge Alberto López RuizFrancisco José Ordúz AvellaGildardo Quintero CardonaEdison Romero OchoaOlga Lucía Romero SantiagoMisael García González

Equipo de Trabajo

Zoraida Rincón Ardila Directora Oficina de Planeación

Servidores públicos que realizaron el diagnóstico y presentaron propuestas de ajuste y modificación a la Guía de Auditoría de la CGR:

Aurora Rojas Rojas William Velásquez RodríguezHéctor Oswaldo Amaya T.Yaneth SilvaMartha Constanza OvalleMiguel Adaime Vanegas

Graciela Rocío Abril CaballeroGloria Zoraida CáceresIvonne Janeth GuerreroMiguel Pinzón SalcedoLuis Antonio Ramírez Ricardo Antonio PulidoRafael Martínez

Mesa 1 - PGA y sectorización

Mesa 2 – Participación ciudadanaBertha Lucia Ramírez ParraLuis Alberto Hernández M.Beatriz Mestre CarreñoMartha Lucía Mesa

Verónica Caro de Bernal Isabel Forero CristanchoMaría Cristina Blanco SilvaGema Victoria Truke Ospina

Mesa 2a – Articulación micro–macroLiliana Rodríguez S.Maximiliano Andrade LópezNicolás Sánchez M.

Orlando Hernández MartínezLeón Arturo QuijanoGildardo Quintero C.Leonardo Payán Potes

Mesa 3 – Modalidades de auditoríaCarlos Saavedra ZafraPascual Uribe M.Nilsón Mesino A.Rosa Díaz de ArrietaDiego A. OssaJavier Ramírez C.Javier Alex Hurtado M.Hernando de la Cruz PoloJuan Pablo TorresMónica ValderramaLuis Alberto Higuera M.Carlos Méndez Sánchez

Gloria Moreno LemusOrlando Sotelo ÁvilaFrancisco José OrduzEsperanza SandovalTeresa Toro GonzálezMartha MedinaJosé Nicolás Sánchez MorenoSonia Gómez TaboadaLuis Enrique Castaño MuñozMartha Elvira Neira MurallaClaudia Vargas MoraGil Mariano Mejía Estrada

Servidores públicos que redactaron textos finales y consolidaron ajustes de la Guía de Auditoría de la CGR:

Mesa 4 – Fase planeaciónBibiana Guevara Aldana Einar Cuadros ClavijoDelia Matilde Monroy de R.Gloria Yolanda Niño R.Jorge Edgar Araque Aldana Dalila Hernández Bastidas Henry Castellanos Cárdenas Mario Prieto Morales Sigifredo Velasco Dizu

Diego Antonio MárquezSory Ruedas ZapardielOscar Duarte CaviedesFernando AlmeidaElsa Lozano RodríguezDiana Patricia Barón CastilloJosué Bermeo VélezMónica Esperanza Cano B.José Luis García Cortés

Mesa 5 – Fase de planeación – evaluación sistema de control internoEdison RomeroJaime Rodríguez TibochaOlga Isabel Garzón PérezNéstor González Camelo Misael García GonzálezLuis Carlos Pichón Gómez Gabriel Ángel Muriel G.

Luz Marina Rodríguez S.Nhora Patricia Mejía MejíaHada Lucero Morales Gil Ayda Cecilia Díaz BravoYolanda Loboa Vásquez Mileidi Isabel Corpus Grey

Mesa 6 – Fase de ejecución, estados contables, gestión y fenecimientoGilma SossaJorge CamargoAlberto Ruiz PovedaAdalberto DuqueRicardo SamperYaneth MuñozRoque LlanosPatricia López JaramilloAgobardo Cagua C.Doris A Gómez

Ana CumplidoDiana M HolguinMartha A SeguraAlfredo EstradaTeresa ChacónMaría Dolores GarzónMaría Judith ReyesCarlos GuzmánJosé Miguel Zambrano G.

Mesa 7 – Configuración de hallazgos, indagación preliminar y grupo enlaceLuis Alberto Aguirre GarcíaEdwin A. Rodríguez MartínezJacob Perafan PérezYenny Erazo MuñozMargareth Rodríguez MoraCarlos Antonio Trigos Vega Juan Carlos Arenas

Natalia CaroLuz Edith TorradoÁlvaro Hernando Ávila B.Amparo Ayala RodríguezJhon Rentería RíosLaura E. Ríos MosqueraVictoria Eugenia Acevedo

Mesa 8– InformeMaría Patricia ArbeláezAndrés Medina PinedaJorge Mario GómezHelmer QuinteroNancy Páez Franco

Bidialdo Mina CamildeRuth Maribel CuadradoYazmín Beltrán TorresClara Eugenia GonzálezMiriam Suárez

Mesa 9– Actuaciones posterioresRaúl Eduardo Arévalo O.Edgar Moisés Ballesteros R. Mónica Patricia Cortés Ch.Alcira Díaz HerreraLuz Victoria Erazo SolerCesar Armando Fajardo W.Víctor Hugo García Quintero

Juana Carlos Guerra MillánRodrigo Martínez BotiaFresia de J. Maturana A.Jairo Oyaga ArmentaLuis Eduardo Rocha BriceñoMaría Patricia Sánchez V.Alda Inés Ortega Otero.

Mesa10– Herramientas tecnológicas que soportan el proceso auditorClara Inés González GaribelloMaría Elena Ángel SánchezGladys Rubiela Rodríguez M.Ricardo Páramo TobarBelisario Rodríguez ZipaquiráMaría Doris Pulido PulidoSilvio Chicunque PantojaNury Elizabeth Pérez

Oscar Felipe Pardo RamosCésar Alberto Barrera C.Lesvy Socorro Molina Q.Octavio Luna RuízCeleste Mendoza GómezJairo Ortega PeñaJosé Enrique PérezMartha Lucía Amaya Vargas

Mesa11– Procedimientos especializadosLuz Ángela García Bibiana Domínguez V.Rosa Angulo M.Nayibe AlmanzaMercedes Ortiz Cañón

Luis Rojas SánchezHeber CeballosJosé M. VanegasEdgar Michael’sKarol J. Martínez M.

Contenido

1. Planeación Estratégica

1.1 Elaboración del Plan General de Auditoría (PGA) 1.2 Asignación de actividades

2. Generalidades de auditoría de la CGR 2.1 Normas de auditoría 2.2 Definición de auditoría 2.3. Componentes básicos de la auditoría 2.4 Enfoque de la auditoría 2.5. Propósitos de la auditoría 2.6 Alcance de la auditoría 2.7 Resultados esperados de la auditoría

3. Fases del proceso de auditoría

3.1 Fase de Planeación de la auditoría 3.2 Fase de ejecución de la auditoría 3.3. Fase de informe de auditoría

4. Evaluación del proceso auditor

4.1. Generalidades 4.2 Actividades básicas

5. Administración del proceso auditor

5.1. Generalidades 5.2. Roles del proceso auditor 5.3. Administración documental y papeles de trabajo 5.4. Aseguramiento de la calidad

6. Anexos

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24242425262627

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PresentaciónApreciados Funcionarios.

Cuando fui elegida Contralora General de la República nos propusimos trabajar decididamente para darle un nuevo enfoque al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, para lograr mayor efectividad y oportunidad y, por lo tanto, me-jores resultados institucionales.

Por ello, con base en los instrumentos jurídicos del orde-namiento vigente, se han propuesto estrategias procesales y de gestión para introducir correctivos a las disfuncionali-dades del control fiscal y, así, permitir que el erario público pueda reincorporar activos que había perdido de manera fraudulenta y, concomitantemente, procurar el fortaleci-miento institucional del Estado.

Este nuevo modelo de control fiscal, basado en resultados, tiene como fundamento el ejercicio auditor sectorial e in-tersectorial a planes, programas y proyectos de inversión, sin descuidar el mandato constitucional y legal de auditar los sujetos de control. En efecto, la Contraloría General de la República (CGR) orienta su proceso auditor no sólo al cumplimiento de normas, procesos y procedimientos, sino que se basa fundamentalmente en la verificación del logro de los resultados, que le permitan al Estado cumplir con sus fines esenciales.

Dicho proceso se inició con la definición del objetivo corpora-tivo de “Establecer un nuevo modelo de control fiscal”, dentro del Plan Estratégico formulado por esta administración. De manera paralela, y con la coordinación de la Oficina de Pla-neación, se adelantó la revisión de propuestas de modificación presentadas por las diferentes dependencias y funcionarios de la CGR. Estas propuestas evidenciaron la necesidad de ajustar la metodología que venía utilizando la entidad, para la ejecu-ción de las auditorías. Posteriormente, se realizó un diagnósti-co que permitió puntualizar los ajustes necesarios.

Para concluir este trabajo, un equipo interdisciplinario de las diferentes contralorías delegadas y dependencias, co-ordinado por la Oficina de Planeación, se dio a la tarea de redactar, analizar y consolidar las diferentes propuestas presentadas, hasta obtener una herramienta técnica que oriente el proceso auditor de una manera expedita, ágil y eficaz. Este propósito lo hemos alcanzado con la adopción de la “Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República de Colombia”, aprobada en Comité Directivo el 11 de agosto de 2011 y adoptada mediante Resolución No. 6368 del 22 de agosto de 2011.

Entre los cambios relevantes se destaca la incorporación del concepto de “Planeación estratégica” que permite, en un paso inicial, realizar un análisis detallado de los entes o asuntos a auditar para orientar el proceso auditor hacia aquellos aspectos en los que por existir un mayor riesgo ameritan focalizar la evaluación. Para cumplir con ese pro-pósito se diseñó una herramienta de identificación de prio-ridades sectoriales, denominada “mapa de riesgos” que, con base en la aplicación de indicadores, permite priorizar entes o asuntos a auditar para programar el Plan General de Auditorias (PGA).

Otra modificación importante en la fase de planeación, es la nueva metodología para evaluar el Sistema de Control interno y/o los mecanismos de control, a partir del dise-ño de preguntas encaminadas a determinar la aplicación y efectividad de los controles para minimizar los riesgos, por parte del ente o asunto vigilado.

En la fase de ejecución se destaca que, a través de nuevos crite-rios y ponderaciones, se pretende una mayor coherencia entre la evaluación de la gestión y los resultados reales obtenidos por las entidades, lo cual determina el fenecimiento de la cuenta. Con esta estrategia se busca profundizar en la evaluación de los prin-cipios de eficiencia, economía, eficacia, equidad, valoración de costos ambientales y efectividad o impacto, en la aplicación de los sistemas de control establecidos en la Ley 42 de 1993.

En la fase de informe se resalta la reducción de los aspectos para validar los hallazgos; se eliminó el informe preliminar para hacer más ágil el proceso auditor, sin perjuicio de co-municar las observaciones en la medida en que se vayan en-contrando para que el auditado las controvierta oportuna-mente. El trabajo de los equipos auditores se orientará hacia la identificación y estructuración de hallazgos con incidencia fiscal, si hay lugar a ello. No obstante, debe cumplirse con la obligación legal de comunicar aquellos con incidencia penal o disciplinaria a las instancias correspondientes.

Para que esta Guía de Auditoria sea un proyecto exitoso invi-to a todos los funcionarios de la entidad a unir esfuerzos para cumplir nuestra misión: “Vigilar y controlar, oportuna y efec-tivamente, los recursos públicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho”.

Colombia requiere de un Estado en el que prevalezca el interés general y la Contraloría General de la República tiene un rol protagónico en la consecución de dicho obje-tivo. Espero que todos los servidores públicos respondan positivamente a este nuevo reto institucional, para hacer del propósito de la evaluación por resultados una realidad en procura de la transparencia en la administración de los recursos públicos.

SANDRA MORELLI RICO

CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Introducción

La “Guía de Auditoría de la Contraloría General de la Re-pública (CGR)” contiene las pautas básicas para orientar el proceso auditor en la institución y fue elaborada con el propósito de obtener los resultados esperados, con la cali-dad y el tiempo requeridos.

La Guía aplica para todo proceso auditor que adelante la Contraloría General de la República, por lo que se refiere a “ente o asunto a auditar”. Un ente es un organismo, ins-titución o empresa de carácter público del orden nacional, una entidad con participación en su capital con recursos públicos del orden nacional y/o particular que administra recursos públicos; por tanto, sujetas al control fiscal que debe ejercer la CGR. Dentro de los asuntos a auditar se incluyen: política pública, programa, proyecto, recurso público o cualquier otro objeto definido claramente, que requiera ser vigilado fiscalmente.

La Guía debe aplicarse en armonía con las Normas In-ternacionales de Auditoría (NIAs) y busca garantizar una mayor autonomía y criterio profesional de los auditores. Los formatos, procedimientos e instancias de revisión in-cluidos son los esenciales para el trabajo de programación y ejecución de las auditorías. Los criterios de calificación apuntan a la consistencia entre los resultados de las audi-torías y la situación real de las entidades públicas.

Por otra parte, como resultado de la aplicación de la nueva Guía, el proceso de auditoría se fundamentará en un en-foque de riesgos y controles, cuyo objetivo primordial es verificar que la prestación de bienes y servicios, por parte de los entes o asuntos auditados, se oriente hacia el cum-plimiento de los fines esenciales del Estado.

Como complemento de esta Guía, los funcionarios en-cuentran a su disposición las bibliotecas y herramientas de software, que pueden ser consultadas y aplicadas para fortalecer el proceso sin que se constituyan en elementos de obligatorio cumplimiento. En consecuencia, ninguno de los actores que interviene en la administración del proceso auditor, puede exigir el uso de alguno de los documentos que se encuentran disponibles en las bibliotecas; pero pue-de sí recomendarse como una buena práctica.

Se espera que con la aplicación de esta Guía se fortalezca la labor fiscalizadora de la CGR y se contribuya en general con el mejoramiento de la gestión pública del país.

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1. PlaneaciónestratégicaGráfica 1

Actividades Responsables

Contralorías Delegadas / Gerencias Departamentales o Distrital o Contra-

lores Provinciales.

Oficina de Planeación.

Comité Operativo.

Contralor General de la República.

Contralorías Delegadas / Gerencias Departa-mentales o Distrital o Contralores Provinciales

Contralorías Delegadas/ Gerencias Departamentales o Distrital o Contralores Provinciales/ Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, Gerencia del Talento Humano y Oficina de Sistemas.

Oficina de Planeación.

Comité Operativo.

Comité Directivo.

Oficina de Planeación.

Contralorías Delegadas / Gerencias Departamentales o Distrital o Contralores Provinciales

/ Comité Operativo / Oficina de Planeación.

Elaboración de la matriz de riesgo de entes o asun-tos a auditar (entidad, política, plan, programa,

proyecto, proceso o tema a auditar)

Definición de políticas y lineamientos para el PGA

Si

Estimación y asignación de recursos

No

Si

No

Actualización del PNA

Formalización / Actualiza-ción del PGA en el sistema

Inicio

Consolidación de la matriz de riesgo

Priorización de entes o asuntos a auditar

Determinación de objetivos y estrategias

Consolidación del proyecto de PGA

¿PGA alineado con po-líticas y lineamientos?

Estudio y preparación propuesta para presentar en Comité Directivo

Seguimiento a ejecución del PGA

¿PGA aprobado?

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1.1 ElaboracióndelPlanGeneral deAuditoría–PGA1.1.1 GeneralidadesObjetivos

• Determinar los entes o asuntos a ser auditados por la CGR, de acuerdo con el horizonte de planeación definido.

• Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor de acuerdo a la disponibilidad de los mismos.

• Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proce-so auditor.

Alcance

Esta actividad se inicia con la elaboración de la matriz de riesgo por parte de las contralorías delegadas y gerencias departamentales y distrital colegiadas, y termina con la aprobación del PGA.

1.1.2 Elaboración de la matriz de riesgo sectorial a partir de los entes

o asuntos objeto de controlA partir de los insumos internos (SIRECI, documentos téc-nicos sectoriales, SINOR, etc.) y externos (SIIF II, CHIP, SECOP, matriz de riesgo sectoriales, etc.), las contralorías delegadas en coordinación con las gerencias departamenta-les y distrital colegiadas elaborarán la matriz de riesgo sec-torial e intersectorial y enviarán a la Oficina de Planeación, una matriz por Contraloría Delegada, con base en la meto-dología y los términos que se definan.

1.1.3 Consolidación de la matriz de riesgo

La Oficina de Planeación consolidará y socializará en Comité Operativo la matriz de riesgo de las contralorías delegadas.

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1.1.4 Priorización de entes o asuntos a auditar En sesión de Comité Operativo se evaluará la propuesta de priorización preparada por la Oficina de Planeación con base en la matriz de riesgos consolidada, con el fin de selec-cionar los entes y asuntos y proponer al Comité Directivo los que se auditarán en el horizonte de planeación del PGA.

1.1.5 Definicióndepolíticas y lineamientos para el PGACon base en las prioridades que el Comité Directivo decida, el Contralor General de la República establece y comunica las políticas y lineamientos que deberán seguir los contralo-res delegados para elaborar su proyecto de Plan General de Auditoría (PGA) en coordinación con las gerencias departa-mentales y distrital colegiadas y su eventual articulación con las contralorías territoriales y/o coordinación o cooperación con organismos o entidades de fiscalización y control.

1.1.6 Determinación de objetivos y estrategiasComunicadas las políticas y lineamientos para elaborar el PGA, cada Contraloría Delegada, a partir de los documentos técnicos, diagnósticos, etc., que sirvieron de insumo, deter-minará sus objetivos generales sectoriales o intersectoriales, con el fin de establecer las estrategias a implementar para alcanzar dichos objetivos, los cuales serán socializados con las gerencias departamentales y distrital colegiadas.

1.1.7 Estimación y asignación de recursosLas contralorías delegadas en coordinación con las geren-cias departamentales y distrital colegiadas, las áreas de apoyo y las contralorías territoriales, en los casos que apli-que, con base en las políticas y lineamientos, identificarán los requerimientos de recursos físicos, financieros, tecno-lógicos y de talento humano para cumplir los objetivos del PGA y para ello se deberán tener en cuenta al menos, las siguientes consideraciones:

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• Talento humano disponible a nivel central y nivel des-concentrado.

• Evaluación y asignación de recursos de tecnología de in-formación y comunicaciones (TICs)

• Experiencia y conocimiento por parte del talento huma-no disponible en el nivel central y desconcentrado.

• Disponibilidad de recursos financieros

• Coordinación y cooperación con otros organismos nacio-nales e internacionales.

Estimados y asignados los recursos, con base en los entes o asuntos seleccionados, las contralorías delegadas deberán aprobar el respectivo proyecto de PGA y registrarlo en el módulo del PGA del SIIGEP (módulo Plan General de Au-ditoría – Presentar propuesta PGA).

1.1.8 Consolidación proyecto del PGAUna vez las contralorías delegadas hayan registrado sus respectivos proyectos de PGA en el SIIGEP, la Oficina de Planeación deberá:

• Determinar la coherencia de cada proyecto de PGA sectorial e intersectorial con las políticas y lineamientos dictados.

• Verificar el nivel de participación y discusión con las geren-cias departamentales y distrital colegiadas, en la formulación de cada proyecto de PGA sectorial e intersectorial.

• Verificar que no exista la duplicidad de programación de auditorías en el nivel territorial contempladas en el Plan Nacional de Auditoría (PNA)

• Si la Oficina de Planeación encuentra inconsistencias en los proyectos de PGA de las contralorías delegadas, las co-munica y las resuelve con ellas.

Una vez se resuelven las inconsistencias y se recibe el PGA de las contralorías delegadas corregido, se consolidará el

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proyecto de PGA de la CGR para el horizonte de planea-ción definido y se continúa con el proceso de aprobación por parte de las instancias respectivas.

1.1.9 Aprobación del PGAEn las fechas establecidas, la Oficina de Planeación deberá presentar el proyecto de PGA para revisión y discusión en Comité Operativo.

Finalmente, el proyecto de PGA deberá ser aprobado por el Comité Directivo, dicha aprobación debe quedar consig-nada en un acta.

1.1.10 Formalización / Actualización del PGA en el sistemaEl PGA aprobado y registrado en el SIIGEP, dará lugar al inicio de los procesos auditores.

A partir de este momento, cualquier modificación al PGA se efectuará mediante solicitud de la Contraloría Delegada respectiva a la Oficina de Planeación, con base en el pro-cedimiento establecido el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad.

Las contralorías delegadas deben consultar el Plan Nacio-nal de Auditorías para determinar posibles duplicidades en la programación de auditorías a los entes territoriales en ejercicio del control prevalente y concurrente, antes de solicitar ajustes en el PGA, para reafirmar su necesidad o concertar con la correspondiente Contraloría Territorial.

La Oficina de Planeación verificará las modificaciones pro-puestas frente a las políticas y lineamientos y si detecta que no se ajustan, negará tal solicitud, comunicando su decisión. De ser necesario, esta solicitud podrá ser llevada a Comité Directi-vo y si es aprobada, realizará el cambio correspondiente.

En los casos de modificaciones aprobadas en el PGA, la Oficina de Planeación deberá realizarlas de manera opor-

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tuna en el módulo Plan General de Auditoría – Modificar auditoría, del SIIGEP.

1.1.11 Seguimiento a ejecución del PGAEl seguimiento a la ejecución del PGA será realizado de manera permanente por el Comité Operativo y a través del SIIGEP por cada Contraloría Delegada y Gerencia Depar-tamental y distrital colegiada. De acuerdo con los resulta-dos de este seguimiento, cada una de ellas tomará, con la debida oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo planeado en el PGA se cumpla.

Complementario al seguimiento anterior, el responsable de la administración del PGA en la Oficina de Planeación, realizará un monitoreo trimestral o en su defecto, cuando el Contralor General lo solicite, sobre el avance y ejecución de los procesos auditores. Este monitoreo lo efectuará a través de la consulta y generación de informes del módulo Observatorio del PGA dentro del SIIGEP.

1.1.12 Actualización del Plan Nacional deAuditorías(PNA)El Plan Nacional de Auditorías es la programación anual armonizada y articulada entre la CGR y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio del control fiscal en todo el país, a través de una herramienta tecnológica, que facilita la planeación y racionalización del proceso auditor.

Este sistema de información sobre el plan de auditorías que adelantan las contralorías territoriales y la CGR, per-mite agrupar todos los planes generales de auditoría de las contralorías departamentales, distritales y municipales y de la CGR, respetando la autonomía e independencia de los diferentes organismos de control.

A través de este aplicativo la CGR puede:

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• Identificar cruces de procesos auditores de la CGR y con-tralorías territoriales;

• Identificar los casos en los que se requiera acudir a la competencia concurrente;

• Determinar el accionar del control fiscal en las diferentes zo-nas del territorio nacional e identificar los vacíos de control;

• Determinar cobertura en cuanto a número de sujetos de control y valor de los recursos que se auditan;

• Conocer el avance y los resultados del proceso auditor; y

• Poner a disposición de la ciudadanía la información anterior.

La Oficina de Planeación adelantará la respectiva actuali-zación del PNA con el PGA aprobado en la CGR.

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1.2 AsignacióndeActividades

ActividadesGráfica 2

Responsables

Comité Técnico

Responsable de auditoría

Comité Técnico / Contralor Delegado o Gerente Departamental, o Distrital o

Contralores Provinciales

Director de Vigilancia Fiscal / Gerente Departamental o Distrital y/o los Contra-

lores Provinciales

Roles del Proceso Auditor

Contralor Delegado

PGA aprobado

Designación del supervisor y responsable de auditoría

Elaboración memorando de asignación de auditoría

Aprobación memorando de asignación y designación

del equipo de auditoría

Comunicación memorando de asignación

Declaración de impedimentos éticos y conflicto de intereses

¿Existe conflicto de intereses?

Comunicación al auditado, e instalación de la auditoría

Si

No

Fin

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Objetivos

• Designar el supervisor, responsable de auditoría y equi-po del proceso auditor

• Elaborar y aprobar el memorando de asignación de auditoría

• Comunicar oportunamente del inicio del proceso auditor al equipo auditor y a los auditados.

El siguiente módulo establece actividades para comunicar la asignación al proceso auditor, las cuales detallan los re-querimientos para ejecutar el memorando de asignación de auditoría.

En desarrollo de éste procedimiento se realizarán las si-guientes actividades:

a.) Designación de la supervisión y responsable de audito-ría: una vez aprobado el PGA, el Comité Técnico designará al Supervisor y al responsable de auditoría. El Supervisor realizará el seguimiento y monitoreo al desarrollo del pro-ceso auditor. El responsable de auditoría tiene a su cargo la administración de los recursos asignados a la auditoría, para que sean utilizados de forma efectiva con el fin de lo-grar los objetivos establecidos en la misma.

b.) Elaborar memorando de asignación de auditoría: el responsable de auditoría elaborará el memorando de asig-nación de auditoría, a partir del PGA, teniendo en cuen-ta los lineamientos del Contralor General y documentos técnicos de la Contraloría Delegada correspondiente. Este documento contiene, como mínimo: objetivos específicos de auditoría, objetivos detallados por punto de control (si aplica), términos de referencia (cobertura, duración y ad-ministración), equipo auditor y firma. Formato memoran-do asignación (1.2 Formato memorando asignación).

El responsable de auditoría tanto en el nivel central como en el desconcentrado (si el auditado tiene su sede princi-pal en esa jurisdicción), elaborará el proyecto de memo-

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rando de asignación de auditoría, a partir de los objetivos específicos establecidos e identificará el perfil requerido de los miembros del equipo auditor. El Director de Vi-gilancia Fiscal, teniendo en cuenta el requerimiento del responsable de auditoría y en consulta con las gerencias departamentales y distrital colegiadas (si se trata de punto de control), presenta la propuesta de conformación de los equipos auditores al Comité Técnico del nivel central, para su asignación.

En el nivel desconcentrado, el Gerente Departamental o Distrital o los contralores provinciales, teniendo en cuenta el requerimiento del responsable de auditoría, presenta la propuesta de conformación de los equipos auditores ante el Comité Técnico del nivel desconcentrado, para que se proceda a realizar la asignación del equipo en la jurisdic-ción correspondiente.

c.) Aprobación memorando de asignación de auditoría: los memorandos de asignación deberán ser previamente revisados por el Director de Vigilancia Fiscal, (nivel cen-tral), aprobados por el Comité Técnico respectivo y refren-dados por el Contralor Delegado o el Gerente Departamen-tal o Distrital o el Contralor Provincial.

d.) Comunicación memorando de asignación: mediante comunicación escrita, el Director de Vigilancia Fiscal no-tificará al equipo auditor del nivel central. En el nivel des-concentrado el memorando de asignación será notificado a los miembros del equipo auditor por el Gerente Departa-mental o el Distrital y/o los contralores provinciales.

Para las auditorías en las gerencias departamentales y/o Distrital Colegiadas, la comunicación del memorando de asignación podrá hacerse a través del cualquier medio electrónico o físico y deberá ser enviada a éstas con una anticipación de al menos cinco (5) días hábiles del inicio de los procesos auditores.

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e.) Declaración de impedimentos éticos y conflictos de intere-ses: si los auditores u otros que participen en cualquier rol dentro del proceso auditor tiene impedimentos a la inde-pendencia u objetividad relacionados con la auditoría pro-puesta, deberán declarar esta situación ante la instancia superior jerárquica correspondiente, mediante comunica-ción escrita el día hábil siguiente a la notificación, antes de aceptar el trabajo. En caso de presentarse esta situación, la instancia respectiva procederá a nombrar a otro funcio-nario y reasignarlo a otra auditoría, con la aprobación de esta modificación por parte del Comité Técnico.

f.) Comunicación al auditado e instalación de la audito-ría: en reunión previa al inicio de la auditoría con el o los representantes legales o su delegado, y la participación del Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el distrital o los contralores provinciales, se presenta el equi-po auditor, se hace entrega de la comunicación escrita, sus-crita por el Contralor Delegado o Gerente, donde informa al auditado el inicio del proceso auditor, se solicita la carta de salvaguarda1 y se da por instalada la auditoría. De la sesión se elaborará una ayuda de memoria. (1.2.6 Formato carta salvaguarda y carta de presentación)

1 La carta de salvaguarda, es el medio a través del cual el auditado da fe de que entregará toda la información única y oficial solicitada por la CGR.

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2. GeneralidadesdelaauditoríadelaCGR

2.1 NormasdeauditoríaLa Guía de Auditoría que establece el procedimiento para realizar el proceso auditor se fundamenta en las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS).

2.2 DefinicióndeauditoríaEs un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la gestión fiscal en términos de prestación de servicios o provisión de bienes públicos para el cumpli-miento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría General de la República funda-mentar sus opiniones y conceptos.

2.3 ComponentesbásicosdelaauditoríaEn el ejercicio de control fiscal que le corresponde a la Con-traloría General de la República se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del con-trol interno2, así:

Control financiero: el control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de acep-tación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se obser-varon y cumplieron las normas prescritas por las autorida-des competentes y los principios de contabilidad univer-salmente aceptados o prescritos por el Contador General.

2 Art.9 Ley 42 de 1993

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Control de legalidad: es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.

Control de gestión: es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públi-cos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabi-lidad pública y desempeño y la identificación de la distri-bución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

Control de resultados: es el examen que se realiza para es-tablecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adop-tados por la administración, en un período determinado.

Revisión de cuentas: es el estudio especializado de los do-cumentos que soportan legal, técnica, financiera y conta-blemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equi-dad de sus actuaciones.

Evaluación de control interno: es el análisis de los siste-mas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficaces y efi-cientes en el cumplimiento de sus objetivos.

2.4 EnfoquedelaauditoríaLa auditoría practicada por la Contraloría General de la República está orientada a evaluar entidades, políticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inte-rés, vistos como un sistema o como parte de él, los cuales poseen un conjunto interrelacionado de recursos con la ca-pacidad de crear, regular y producir bienes y/o servicios en cumplimiento de los fines del Estado.

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Esta forma de observar lo auditado permite establecer la relación entre el uso de los recursos y el impacto que pro-ducen las entidades, políticas, planes, programas, proyec-tos, procesos o temas de interés; evaluados en términos de eficacia, economía, eficiencia, equidad y la valoración de los costos ambientales.

2.5 Propósitosdelaauditoría

VigilanciaycontroloportunosyefectivosVigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos públicos destinados al cumplimiento de los fines esencia-les del Estado Social de Derecho.

Generación de confianza, promoción delaparticipaciónciudadanay de la transparencia en el manejo delosrecursospúblicosAdelantar un control y vigilancia, generadores de confian-za, abiertos a la participación ciudadana y promotores de la transparencia y de las mejores prácticas de desempeño en la gestión.

Fortalecimiento del apoyo técnico alCongresodelaRepúblicaLa Contraloría como organismo técnico debe brindar al Con-greso información resultado del proceso auditor, que no ten-ga carácter reservado (artículo 127 Ley 1474 de 2011 - Estatu-to Anticorrupción), para apoyar su labor de control político.

2.6 AlcancedelaauditoríaPara abordar el trabajo de auditoría de la CGR se propo-ne un enfoque basado en el conocimiento del auditado, es decir, el auditor debe comprender y entender sus asuntos misionales y el entorno en que operan, la naturaleza de sus operaciones, los procesos, los mapas de riesgo, los métodos utilizados y su sistema de control, entre otros.

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Otro punto de vista importante del enfoque de la auditoría de la CGR tiene que ver con la evaluación de los riesgos, tan-to el riesgo inherente al que las actividades de la entidad es-tán expuestas, como a los riesgos de control o de auditoría.

El enfoque de la auditoría de la CGR contempla el análisis de los riesgos, lo que implica profundizar en la evaluación del Sistema de Control Interno, de manera que con base en los resultados de su evaluación se identifiquen las áreas críticas de las entidades, políticas, planes, programas, pro-yectos, procesos o temas de interés a auditar y se establez-ca adecuadamente el alcance de las pruebas de auditoría.

2.7 ResultadosesperadosdelaauditoríaEl ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contraloría General de la República, mediante la aplicación de la Guía de Auditoría, se orienta a la consecución de resultados que permitan establecer sí los recursos humanos, físicos, financieros y tecnologías de información y comunicación puestos a disposición de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz y económica y de manera transpa-rente en cumplimiento de los propósitos y de los planes y programas del auditado.

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3. Fasesdelprocesodeauditoría3.1 Fasedeplaneacióndelaauditoría

3.1.1 Generalidades

Actividades

Gráfica 3

Inicio

Responsables

Definir actividades fase planeación de la auditoría (cronograma de actividades)

Análisis en detalle del ente o asunto a auditar

Evaluar el sistema de control inter-no y/o mecanismos de control

Determinar criterios técnicos de evaluación

Determinar la muestra y estrategia de auditoría

¿Involucra más de un equipo auditor?

Determinar coherencia del plan de trabajo

Si

No

Equipo Auditor

Equipo Auditor

Equipo Auditor

Equipo Auditor

Equipo Auditor

Responsable de Auditoría

Elaborar plan de trabajo Responsable de Auditoría / Equipo Auditor

Aprobar plan de trabajo

Elaborar y aprobar programa de auditoría

Comité Técnico

Responsable de Auditoría / Equipo Auditor

Ejecución de la auditoría Equipo Auditor

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ObjetivoDefinir el alcance y la estrategia de auditoría a partir del conocimiento del auditado y de la evaluación de los con-troles para mitigar los riesgos.

Alcance Esta fase se inicia con la notificación del memorando de asignación y comprende la elaboración del cronograma de actividades para la misma; el análisis en detalle del ente o asunto a auditar; la evaluación del sistema de control in-terno o de los mecanismos de control; la determinación de los criterios técnicos de evaluación, alcance y estrategia de auditoría, hasta la elaboración y aprobación del plan de trabajo y de los programas de auditoría.

3.1.2 Actividades fase de planeación delaauditoríaRecibido el memorando de asignación de auditoría por parte del equipo auditor3, este deberá conocer y analizar su contenido, para desarrollar las siguientes actividades.

3.1.2.1 Cronograma de actividades fasedeplaneaciónEn mesa de trabajo, el equipo auditor deberá definir un cro-nograma a ejecutar en la fase de planeación, el cual contendrá como mínimo las siguientes actividades y el tiempo estableci-do para cada una: analizar en detalle el ente o asunto a audi-tar; evaluar el Sistema de Control Interno y/o mecanismos de control; determinar criterios técnicos de evaluación; elaborar el plan de trabajo y elaborar y aprobar los programas de audi-toría. (3.1.2.1 Cronograma Fase Planeación)

3 Cuando se hace referencia al Equipo Auditor se entiende incluido el responsable de auditoría, quien lidera y orienta el desarrollo del proceso.

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Cuando el desarrollo de una auditoría comprenda la actua-ción en más de una jurisdicción territorial, el responsable de auditoría tendrá a su cargo la determinación de la cohe-rencia del cronograma conjunto.

La información requerida del ente o asunto a auditar para desarrollar esta etapa será solicitada por el responsable de auditoría o el líder de auditoría, si es punto de control, a través de comunicaciones escritas, estipulando los tiem-pos para la entrega de la misma por parte el ente o asunto a auditar, teniendo especial cuidado en no solicitar infor-mación que haya sido remitida a través de la rendición de cuenta e informes. Dicha información deberá ser utilizada en el proceso auditor y no para otros fines y cuando tenga el carácter de reservada, confidencial y/o de uso restringi-do, el auditor debe pactar las condiciones para su acceso y salvaguarda. Así mismo, el acceso a la consulta de los sistemas de información está restringido al uso exclusivo de la auditoría.

Cuando la entidad disponga de bienes de su propiedad para el uso del equipo auditor, el responsable de auditoría o el líder de auditoría, si es punto de control, recibirá por escrito, mediante inventario, especificando cada uno de los elementos: estado, número de placas o identificación y las condiciones de seguridad.

El equipo auditor debe identificar, verificar, proteger y sal-vaguardar los bienes que son propiedad de la parte intere-sada suministrados para su utilización.

3.1.2.2 Análisisendetalledelente oasuntoaauditarObtener una comprensión del ente o asunto a auditar y su entorno es un proceso continuo y dinámico, que se inicia en la fase de planeación de la auditoría y se debe actualizar y analizar en el transcurso de la misma. Esta comprensión facilita la determinación del objeto principal del auditado; el bien y/o servicio a prestar; la naturaleza, características,

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actividades y/o procesos; los riesgos de pérdida o de in-adecuada utilización de recursos, que se pueden presentar en desarrollo del objeto principal y la existencia o no de controles establecidos.

Esto implica realizar, entre otras, las siguientes actividades y preguntas: conocer cuál es su día a día; ¿qué actividades desarrollan su razón de ser? ¿cuáles son los productos y/o servicios que ofrece? ¿qué necesidades específicas satisfa-cen sus productos y/o servicios? ¿cuál es la población ob-jetivo? ¿cuál es su relación con otras entidades públicas? ¿cómo es el flujo de recursos públicos?

A partir de la matriz de riesgos el equipo auditor focalizará su análisis y conocimiento en los aspectos específicos ob-jeto de auditoría, para lo cual podrá consultar, analizar y evaluar la información y datos del auditado, que sirvieron de insumo a dicha matriz.

Existen diferentes métodos y herramientas para que el au-ditor obtenga un entendimiento holístico del negocio y una visión de conjunto del ente o asunto a auditar, como por ejemplo entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamien-to de complejidad, PEST o modelo de revisión del negocio.

Para asegurar que todos los integrantes se apropien del conocimiento integral del auditado, en mesa de trabajo se socializará dicho conocimiento, y se deja constancia sobre los aspectos analizados de mayor importancia en la ayuda de memoria y en el formato análisis en detalle. (3.1.2.2 For-mato Análisis Detalle).

3.1.2.3 Evaluación del Sistema de Control Interno o mecanismos de controlConsiste en obtener suficiente comprensión del sistema de control interno o de los mecanismos de control y la impor-tancia que tiene para facilitar el logro de los objetivos del objeto o ente a auditar. Este conocimiento implica que el equipo auditor deberá diseñar las preguntas orientadas a

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determinar la efectividad de controles que permitan mini-mizar los riesgos y de esta forma enfocar la auditoría. El éxi-to de la identificación de riesgos dependerá de la adecuada y acertada formulación de las preguntas, razón por la cual se deben socializar, analizar y validar en mesa de trabajo.

Lo anterior implica que independientemente del modelo de control que tenga implementado el objeto a auditar, el cuestionario de control interno que diseñe el equipo audi-tor se debe enfocar a la identificación de los riesgos.

Metodología de evaluaciónEl modelo adoptado por la CGR para la evaluación del Sistema de Control Interno y los mecanismos de control son instrumentos que permiten a los auditores determi-nar durante el desarrollo del proceso auditor el grado de confianza que éstos puedan depositar en los mecanismos de control implementados por el objeto o ente a auditar, establecer la profundidad de las pruebas de auditoría y so-portar el concepto que se emita por parte de la CGR sobre la aplicación y efectividad de los mismos.

La evaluación se apoya en el manejo y verificación de los controles establecidos ya sea por el ente o asunto a auditar o los que catalogue como tal el equipo auditor, con base en los procesos y los componentes de MECI. Para los audi-tados que les aplica y para aquellos a los que no les aplica el MECI, se debe encaminar hacia los controles estableci-dos en los diferentes procesos, los cuales se calificarán en la fase de planeación y ejecución de la auditoría. El siste-ma de evaluación y valoración está presupuestado en dos eventos, así:

Evaluación en la fase de planeación (Primera)Para efectuar la primera evaluación se debe preparar un cuestionario con preguntas encaminadas a evaluar los con-troles que minimicen los riesgos establecidos por el ente o asunto a auditar o determinados en los diferentes procedi-mientos por el equipo auditor; en todo caso, se debe con-

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siderar la misión del auditado. (3.1.2.3 matriz evaluación del Sistema Control Interno)

El equipo auditor debe identificar y comprender los con-troles relevantes de los diferentes procesos.

Una vez el cuestionario haya sido aprobado en mesa de trabajo, el equipo deberá validar los controles que se deri-van de las preguntas propuestas mediante pruebas de re-corrido. (3.1.2.3 Formato pruebas de recorrido).

Cuando el equipo auditor haya realizado las pruebas sobre los controles deberá determinar si estos son aplicados y efectivos por el objeto o ente a auditar y si mitigan los ries-gos asociados con ellos.

Los resultados de las pruebas de recorrido corresponderán a los conceptos “se aplica”, “se aplica parcialmente” y “no se aplica”; para efectos de cuantificar su resultado, su equi-valencia numérica es:

EvaluacióndecontrolesCuadro 1

Puntaje

Se aplica 1

Se aplica parcialmente 2

No se aplica 3

Evaluación en la fase de ejecución (Segunda)Después de que los auditores realicen las pruebas sobre los controles que identificaron en la fase de planeación, en la eje-cución de la auditoría, el equipo auditor deberá determinar si los controles son efectivos, por medio de la ejecución de los procedimientos. Por lo cual, la segunda evaluación se realiza-rá terminando la fase de ejecución de la auditoría.

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Efectividaddecontroles

Cuadro 2

Puntaje

Efectivo 1

Con deficiencias 2

Inefectivo 3

Para la segunda evaluación solo serán objeto de verifica-ción por parte de los auditores las preguntas a las que se les asignó una evaluación en la primera fase de 1 o 2 y de-ben corresponder a los siguientes conceptos y puntaje:

Si la evaluación en la primera fase fue “no se aplica” no se deberá probar en la fase de ejecución y su evaluación por consiguiente será de 3.

Consolidación Sistema Control Interno (SCI) y mecanismos de control interno con puntos de controlCuando el auditado cuente con puntos de control, en el nivel central o descentralizado, el equipo auditor deberá evaluar el control interno y remitir el formato diligenciado con los comentarios pertinentes al responsable de audito-ría para efectuar la consolidación

El responsable de auditoría deberá tener en cuenta todos los resultados de la evaluación de los controles y consolidarlos en un único formato de evaluación de control interno, en el cual se obtendrá la evaluación consolidada del auditado.

La evaluación final del SCI mecanismos de control, así como la consolidación se ejecuta bajos los siguientes parámetros:

• De acuerdo con el puntaje asignado a cada evaluación, se realiza la sumatoria correspondiente.

• La primera etapa se pondera con un 30% y la segunda tendrá un 70% sobre el total.

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Para efectos de la evaluación final del Sistema de Control Interno, se han definido los siguientes rangos:

Rangos

Cuadro 3

Concepto

De 1 a <1,5 Eficiente

De =>1,5 a <2 Con deficiencias

De =>2 a 3 Ineficiente

Por cada evaluación (valoración y efectividad) se realiza la sumatoria de los puntajes asignados a cada control evalua-do, el resultado se multiplica por el porcentaje de pondera-ción de cada criterio y se divide por el número de controles que fueron evaluados.

La evaluación final del Sistema de Control Interno será la sumatoria de los resultados obtenidos por cada crite-rio (valoración y efectividad), y será la que se traslada a la matriz de evaluación y resultados, teniendo en cuenta que uno (1) equivale a 100% y tres (3) es igual a 0%.

La verificación debe permitir al equipo auditor determinar si los controles generales se reflejan de manera adecuada sobre cada uno de los controles específicos a nivel proceso y transacción.

El resultado final de la evaluación del Sistema de Control Interno o mecanismos de Control determinará la calidad y eficiencia del mismo para incluir en el informe final y para efectos del trabajo del proceso auditor definirá si debe au-mentar o no el alcance de sus procedimientos de auditoría.

Identificar y comprender los controlesLos controles pueden relacionarse con cualquiera de los componentes del control interno, siempre que sean rele-vantes respecto a los puntos en que pudieran ocurrir erro-res, se aplican y que sean eficaces en reducir el riesgo.

36

Grá

fica

4

Metodologíadeevaluacióndelsistemadecontrolinterno

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Los controles pueden incluir cualquier procedimiento que el auditado haya establecido para prevenir errores durante la eje-cución de las actividades dentro de un proceso y procesamien-to de transacciones o para detectar oportunamente las desvia-ciones que puedan haber ocurrido en el procesamiento.

Los objetivos de identificar y comprender los controles son:

• Identificar controles eficaces que generen seguridad ra-zonable de que las desviaciones en los procesos son detec-tados de manera oportuna.

• Identificar controles eficaces que provean seguridad ra-zonable de que los riesgos significativos identificados son prevenidos o son detectados.

• Identificar los controles que puedan ser probados.

• Determinar si faltan controles que sean necesarios.

• Determinar la dependencia de los controles sobre TI.

Evaluación riesgo de controlA partir de las pruebas de recorrido que realice el equipo auditor se debe establecer si los controles se encuentran diseñados de manera adecuada y mitigan el riesgo para el cual fueron definidos. En la fase de ejecución el equipo auditor realizará pruebas sustantivas o de cumplimiento sobre los controles que identificó en la fase de planeación, con el fin de determinar si los controles son aplicados de manera eficiente.

Para determinar si el control es efectivo, el auditor, como mínimo, debe verificar que el control cumpla con los si-guientes criterios:

Diseño del control: determinar si es apropiado a la activi-dad a controlar.

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Responsable de ejecutar el control: la persona que aplica los controles se ajusta al cargo que desempeña y existe se-gregación de funciones.

Frecuencia del control: la periodicidad de la aplicación del control es correspondiente con la frecuencia de ejecución de las actividades para las cuales se estableció el control.

Documentación del control: el control se encuentra debi-damente formalizado (Políticas / Manuales de procedi-miento y de funciones)

3.1.2.4 Determinar la muestra de auditoríaEl equipo auditor definirá los criterios que considere nece-sarios para establecer la importancia relativa de la infor-mación objeto de análisis, para lo cual utilizará la meto-dología para el diseño y selección estadística de la muestra que se defina en mesa de trabajo, o el nivel de materia-lidad, relacionado con el error de muestreo que utilizará para el diseño de muestras.

La determinación de la muestra le permitirá al equipo au-ditor establecer a qué procesos, cuentas, contratos, fac-turas, partidas u otra información, se les debe aplicar los procedimientos técnicos de control para fundamentar los resultados de la auditoría.

El muestreo estadístico en la auditoría implica la aplica-ción de procedimientos técnicos de tal manera que el audi-tor obtenga y evalúe la evidencia de auditoría sobre alguna característica de las partidas seleccionadas, que le permi-ta inferir estadísticamente sobre el universo. (Ejemplo: 3.1.2.4. Aplicativo muestreo)

3.1.2.5 Determinar la estrategia de auditoríaLa estrategia de auditoría consiste en establecer el direcciona-miento que se le dará al proceso auditor, fundamentalmente definiendo el alcance, el cómo y dónde se desarrollará el tra-bajo, el cual debe registrarse en el plan de trabajo.

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De acuerdo con los resultados de las evaluaciones de riesgo realizadas para los procesos y transacciones representativas, el equipo auditor desarrollará una estrategia de auditoría que permita el cumplimiento de los objetivos trazados en el memorando de asignación de auditoría. Las estrategias po-sibles son: enfoque en controles y enfoque sustantivo.

Indistintamente de la estrategia que se seleccione, el requi-sito es el mismo para verificar las actividades que compren-den los procesos representativos, el ente o asunto a auditar, considerando los tipos de errores que pueden ocurrir.

En la selección de la estrategia de auditoría se deberán te-ner en cuenta los resultados obtenidos por:

• Resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno

• Evaluación del riesgo de control

La comprensión integral del auditado y los resultados de au-ditorías anteriores permitirán establecer el grado de confian-za que merecen los controles de los procesos representativos que inician, registran, procesan y reportan las transacciones.

Como resultado de la definición de la estrategia de audito-ría, existirán procesos o transacciones sobre los cuales la estrategia será enfoque en controles, para lo que el equipo auditor deberá aplicar su juicio profesional con el fin de seleccionar los controles que, de acuerdo con las pruebas de recorrido, se aplican o se aplican parcialmente.

Plan de trabajoEl plan de trabajo se considera como la carta de navegación del equipo de auditoría para las fases de ejecución e informe y es un instrumento para el control de calidad del proceso.

El propósito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos re-querimientos y propuestas, definir la estrategia de audito-ría para las fases de ejecución e informe, proporcionar una

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base de discusión sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoría.

Los elementos que debe contener como mínimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la auditoría, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoría, cronograma de actividades para las fases de eje-cución de la auditoría e informe.

Cuando la auditoría comprenda la actuación de más de un equipo auditor de una o varias contralorías delegadas (inter-sectorial), se estructurará de manera consolidada e incluirá las actividades asignadas a cada una, verificando que los as-pectos definidos sean acordes con los objetivos específicos establecidos en el memorando de asignación de auditoría.

El plan de trabajo consolidado incluirá como anexo los cronogramas de actividades que presentaron los equipos de auditoría.

Los aspectos mínimos que se deben considerar para su va-lidación y aprobación son:

• Que el alcance definido esté acorde con los objetivos del memorando de asignación de auditoría.

• Que el cronograma de actividades contemple los aspec-tos mínimos requeridos para alcanzar los objetivos esta-blecidos en el memorando de asignación de auditoría.

• Que exista una alineación entre la estrategia de auditoría y los resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno y demás información.

Cuando el desarrollo de una auditoría comprenda la actua-ción en más de una jurisdicción territorial, el responsable de auditoría garantizará que el plan de trabajo consolidado contenga las líneas de auditoría o aspectos específicos que deben ejecutar los equipos de auditoría a nivel nacional.

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El plan de trabajo deberá ser aprobado por el Comité Téc-nico del nivel central y en el nivel territorial por el Comité Técnico del nivel desconcentrado, cuando la sede principal del auditado esté ubicada en la respectiva jurisdicción te-rritorial. Dicha aprobación deberá surtirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su presentación; vencido este término y si no hay pronunciamiento alguno, se en-tenderá aprobado. (3.1.2.5. Plan de Trabajo y cronograma fases de ejecución e informe).

3.1.2.6 Elaboraryaprobar los programas de auditoríaLos programas de auditoría son el esquema detallado del trabajo a realizar y los procedimientos a aplicar en la fase de ejecución. En el programa se determina el alcance, la oportunidad y la profundidad de las pruebas para la ob-tención de las evidencias que soporten los conceptos y opi-niones. Los propósitos del programa de auditoría son:

• Verificar los objetivos previstos para cada línea de auditoría.

• Evaluar riesgos y mecanismos de control específicos por cada línea.

• Identificar fuentes y criterios de auditoría.

• Describir los procedimientos de auditoría que se aplicarán.

• Obtener evidencia sobre la línea evaluada.

La elaboración, contenido y ejecución de los programas de auditoría son responsabilidad del equipo auditor, por cuanto éste tiene conocimiento pleno de los procedimientos de la entidad y es el encargado de desarrollar el trabajo de campo. Cuando la ejecución de una auditoría comprenda la actuación en más de una jurisdicción territorial, el respon-sable de auditoría, verificará que los programas de auditoría contengan los procedimientos específicos a desarrollar por los demás equipos auditores, previo a su aprobación.

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Los programas de auditoría deberán ser aprobados por el responsable de auditoría.

La estructura de los programas de auditoría, como míni-mo, debe considerar los siguientes componentes: qué ha-cer, cómo hacer, cuándo hacer, dónde hacer y para qué hacer, así:

• Denominación de la línea de auditoría: hace referencia al nombre del ente, proceso, programa, proyecto, plan, procedimiento, ciclo operacional, actividad, área, cuenta o asunto que se va auditar.

• Objetivos: están relacionados con lo que el evaluador pretende buscar al realizar un examen específico como por ejemplo: verificar el adecuado uso de los recursos públicos; verificar la producción o provisión de los bienes y servicios en términos de calidad, cantidad, costo, oportunidad; eva-luar los riesgos de desvío de recursos en la obtención de esos bienes y/o servicios; establecer el cumplimiento de políticas, planes y programas; comprobar la efectividad de los proce-sos o actividades; establecer la confianza hacia los controles; determinar la efectividad de los sistemas de información; comprobar la calidad de los registros de las transacciones y operaciones; y evaluar el cumplimiento de la normatividad que regula la actividad o el proceso auditado.

• Fuentes de criterios: corresponden a las normas, dispo-siciones, procesos, procedimientos, guías y buenas prácti-cas aplicables a la línea auditada.

• Criterios de auditoría4: son el “deber ser” de lo que se eva-lúa, se constituyen en parámetros razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtención de bienes y servicios, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las prácti-cas administrativas, los sistemas de control e información y los procesos y procedimientos operacionales observados.

4 Los criterios emanan de las fuentes de criterio y se utilizan como base para determi-nar el grado de cumplimiento de normas, metas, planes, programas u objetivos de una organización. Son el referente para evaluar la condición actual. El mejor criterio es simplemente una mejor manera de llevar a cabo una tarea o lograr un propósito.

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• Identificación de riesgos de control: se relaciona con los riesgos identificados en la evaluación de control interno.

• Evaluación de los mecanismos de control interno: tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a la línea que se audita y la determinación de su efectividad.

• Procedimientos: conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluación. Incluye la aplicación de técnicas de au-ditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opi-niones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser: escrita, verbal, física, ocular y documental.

3.2 Fasedeejecucióndelaauditoría

3.2.1 Generalidades

Objetivos

La fase de ejecución es la parte central de la auditoría; en ella se practican todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoría que sustentarán el informe.

Su contexto es el de satisfacer los objetivos establecidos en el memorando de asignación de auditoría y desarrollar las tareas definidas en el plan de trabajo.

En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los pro-gramas de auditoría para cada línea y aplica pruebas me-diante las diferentes técnicas de auditoría que conduzcan a determinar los hallazgos.

El análisis está orientado a examinar, de acuerdo con el alcance de la auditoría, los siguientes aspectos:

• Obtención de los bienes y/o servicios que produce el auditado en términos de calidad, cantidad, costo y oportunidad.

• Evaluación de los riesgos de desvío de los recursos para la obtención de los bienes y/o servicios.

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• Cumplimiento de la reglamentación que regula sus operaciones.

• Razonabilidad de la información financiera.

• Efectividad del sistema de control interno.

3.2.2 Actividades Generales

ActividadesGráfica 5

Inicio

Responsables

Aplicación de procedimientos, pruebas y obtención de evidencias

Ajustar programas de auditoría

Determinar observaciones y validar hallazgos

Conclusión por línea de auditoría

Equipo Auditor

Responsable de auditoría

Equipo auditor

Supervisor

Comité técnico

3.2.2.1 Ajustar programas de auditoría.Si surgen aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de auditoría, se procederá a rea-lizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor y el responsable de auditoría los revisará y aprobará.

3.2.2.2 Aplicación de procedimientos, pruebas yobtencióndeevidenciaEsta actividad consiste en ejecutar los programas de audi-toría, mediante la aplicación de los procedimientos y prue-bas de auditoría, con el propósito de obtener evidencia que soporte las conclusiones de cada una de las líneas de audi-toría evaluadas.

Cuando la auditoría tenga en su alcance la opinión de sus estados financieros y la calificación de la gestión se segui-rán los siguientes lineamientos:

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3.2.3 OpinióndeestadosfinancierosPara efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrán en cuenta las detectadas en las cuentas examina-das del activo, pasivo y patrimonio, considerando el prin-cipio y el enunciado de la “partida doble”. Para el caso de los errores e inconsistencias que se detecten en las cuentas examinadas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, se cuantificarán por el efecto neto pro-ducido en la cuenta patrimonial resultado del ejercicio.

3.2.3.1 Tiposdeopiniones:Sin salvedades: es una opinión en la cual se manifiesta de forma clara y precisa que los estados financieros en su con-junto expresan en todo aspecto significativo la situación financiera; así como los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio, y contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Aunque la determinación del tipo de opinión se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, éste tipo de opinión es aplicable cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean inferiores o iguales al 2% del total de activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la “partida doble”. Por con-siguiente permite opinar que los estados financieros están razonablemente presentados.

Esta opinión se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye:

• Que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos materiales, la conformidad con los prin-cipios de contabilidad generalmente aceptados.

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• Que los estados financieros en su conjunto y la infor-mación reflejada en ellos en su proceso de registro, mo-vimientos y saldos, se han formulado de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

• Que la información suministrada ha sido la necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada.

• Que no se evidenciaron errores e inconsistencias significativas.

Con salvedades: se expresa cuando el auditor bajo su cri-terio profesional concluye que una opinión sin salvedades, no puede expresarse o que la limitación sobre el alcance no es tan material como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión.

Aunque la determinación del tipo de opinión se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, este tipo de opinión es aplicable, cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean superiores al 2% e infe-riores o iguales al 10% del total de activos, pasivos más pa-trimonio, teniendo en cuenta el principio y el enunciado de la “partida doble”, las cuales consideradas en su conjunto, permiten opinar que los estados contables son razonables, excepto por o con sujeción a las salvedades referidas.

La opinión debe expresarse en términos de “excepto por” o “con sujeción a” los efectos de los hallazgos obtenidos.

Para efectos de determinar la base de las salvedades se tendrán en cuenta los hallazgos evidenciados en los esta-dos financieros considerados en su conjunto.

En el párrafo de la opinión del informe se deben mencio-nar las salvedades.

Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinión con salvedades, en caso de que sean significativas en relación con los estados financieros son, entre otras, las siguientes:

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• Errores o incumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabi-lidad universalmente aceptados o prescritos por el Con-tador General.

• Utilización de principios y normas contables distintas de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

• Errores en la información registrada en las cuentas.

• Información insuficiente registrada en las cuentas que impi-de la interpretación y comprensión adecuada de las mismas.

• Cambios durante el ejercicio con respecto a los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General, utilizados en el ejerci-cio anterior (comparabilidad).

Adversa o negativa: se emite cuando las salvedades toma-das en su conjunto superen el 10% del total de los activos o de los pasivos más patrimonio, lo que significa que el audi-tor bajo su criterio profesional, concluye que en su conjun-to los estados financieros no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del auditado y los resultados de sus operaciones por el año terminado, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Para que el auditor pueda llegar a expresar una opinión adversa o negativa, es preciso que se hayan identificado in-cumplimientos de los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabili-dad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General, que ocasionan errores e inconsistencias de la infor-mación financiera que afectan a los estados contables.

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Abstención de opinión: ocurre cuando el auditor tiene limi-taciones en el acceso a la información o ésta no se ha sumi-nistrado a tiempo por el auditado, o es suministrada incom-pleta; y por lo tanto, no se ha podido obtener la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre los estados fi-nancieros tomados en su conjunto. Lo cual no permite al auditor formarse una idea sobre la calidad de las cifras suje-tas a examen y por consiguiente debe abstenerse de opinar.

Bajo esta última condición el auditor deberá evaluar si el auditado estaría obstaculizando la labor de la Contraloría General de la República, caso en el cual se sometería a las posibles sanciones previstas por la Ley.

La necesidad de abstenerse de emitir una opinión, puede originarse por:

• Limitaciones al alcance de la auditoria originadas por el auditado.

• Incertidumbres contables

En ambos casos, ha de tratarse de circunstancias de im-portancia y magnitud significativas que impidan al auditor formarse una opinión.

El auditor en su trabajo para opinar sobre los estados fi-nancieros puede establecer: subestimaciones, sobrestima-ciones e incertidumbres.

• Subestimación: se habla de subestimación contable cuan-do al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en éste no corresponde a la realidad de las tran-sacciones que lo han afectado, siendo menor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiara que debía presentarse en la fecha de corte de dicho estado, lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad.

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• Sobrestimación: se presenta sobrestimación contable cuan-do al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en éste no corresponde a la realidad de las tran-sacciones que lo han afectado, siendo mayor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiera que debía presentarse. Lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la conta-bilidad del periodo contable correspondiente.

• Incertidumbres contables: en los procesos auditores que adelanta la Contraloría General de la República, entién-dase el concepto de “incertidumbre contable” sobre una cuenta examinada, como un motivo de salvedad en un in-forme de auditoría, ante la imposibilidad de evaluar, en forma razonable, la repercusión de un acontecimiento fu-turo sobre los estados financieros.

En este evento, el auditor en desarrollo de la “norma de auditoría relacionada con la persona” hará uso de su co-nocimiento, experiencia y capacidad técnica para encon-trar mecanismos que permitan identificar y cuantificar, en forma idónea, el saldo de las cuentas o subcuentas que presentan la incertidumbre, dejando evidencia de su eva-luación en los papeles de trabajo.

Cuando a la fecha del informe de auditoría no se haya re-suelto la incertidumbre contable, se emitirá una opinión con salvedades de “excepto por”. En casos excepcionales, se emitirá una abstención de opinión, cuando los efectos que pueda suponer la incertidumbre sean tan significativos y generalizados que no permitan emitir opinión sobre los estados financieros en su conjunto. En ningún caso la abs-tención se puede originar en limitaciones profesionales del auditor. Frente a la abstención, el auditor debe documen-tar y presentar ante el equipo de auditoría, supervisor y el comité técnico la justificación soportada de esta opinión.

Las salvedades en el balance se presentarán por cada una de las cuentas examinadas.

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3.2.3.2ModelosdeOpinión

Opinión sin salvedades:

En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencio-nados presentan razonablemente, en todo aspecto signi-ficativo, la situación financiera del auditado XYZ, a 31 de diciembre de XXXX así como los resultados de las opera-ciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmen-te aceptados o prescritos por el Contador General.

Opinión con salvedades:En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos pre-cedentes, “excepto por” o “con sujeción a”, los estados fi-nancieros del auditado XYZ, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de XXXX y los resulta-dos del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autori-dades competentes y los principios de contabilidad univer-salmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Opinión adversa o negativa:En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos pre-cedentes, los estados financieros del auditado XYZ, no presentan razonablemente, en todos los aspectos impor-tantes, la situación financiera de la XYZ a 31 de diciembre de XXXX y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los princi-pios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Abstención de opinión:Debido a que el auditado no suministró la información re-querida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes, los libros principales oficiales y libros auxiliares; y que al auditor, por las mismas limita-

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ciones en el suministro de información, no le fue posible aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar la razonabilidad de los registros y saldos de las cuentas que se presentan en los estados financieros con corte 31 de diciembre del año XXXX, la Contraloría Gene-ral de la República se abstiene de emitir una opinión sobre los razonabilidad de los estados financieros mencionados.

Cuando se emite una abstención de opinión, el párrafo in-troductorio se cambia de “hemos auditado” por “fuimos de-signados para auditar” y se elimina el párrafo de alcance.

3.2.4 Evaluación de gestión y resultadosLa evaluación de la gestión y resultados se realiza con el objeto de analizar integralmente la gestión y se fundamen-ta en la valoración de los sistemas de control de: gestión, resultados, legalidad, financiero y control interno; los cua-les contemplan las variables que son verificadas y califica-das por el equipo auditor, mediante la aplicación de pro-gramas de auditoría, utilizando como insumo las fuentes internas y externas de información.

En esta evaluación deben tenerse en cuenta los principios de la gestión fiscal fundamentados en la eficiencia, la eco-nomía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, así:

Economía Consiste en evaluar la adecuada adquisición y asignación de recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efec-tuada por un gestor en los diferentes procesos, en procura de maximizar sus resultados.

Esto implica que dichos recursos sean aplicados en canti-dad y calidad dependiendo de la necesidad específica que se tenga de cada uno de ellos.

La gestión se inicia desde el momento en que le son asig-nados unos recursos a un administrador para ser transfor-

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mados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo, la adquisición, mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación de los mismos. En estas actividades el audi-tor encuentra elementos para enfocar este principio.

Equidad Identifica los receptores de la acción económica y evalúa la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos.

Eficiencia Evalúa la relación existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. Tiene dos me-didas esenciales: técnica y económica. La técnica es el re-sultado de su medición en términos físicos (productividad) y la económica en términos monetarios (costos). Una ope-ración eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos.

Eficacia Es la evaluación de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad.

Efectividad:

La efectividad es el grado de satisfacción o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o po-blación objeto. Este impacto debe medirse en la comunidad receptora de dicho bien y/o servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la organización que lo produce.

La efectividad se puede asimilar al principio de eficacia, en el sentido que ésta mide el grado de cumplimiento de objetivos; sin embargo, no es suficiente medir el cumpli-miento de lo planeado en términos de cantidad, calidad y oportunidad, sino que es necesario determinar cuál fue el resultado con respecto al impacto esperado. Valoración de costos ambientales (Ecología – Desarrollo Sostenible)

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La gestión, los programas, proyectos y actividades del Es-tado deben conducir al crecimiento económico, la eleva-ción de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los recursos naturales en que se sustentan, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las genera-ciones futuras a utilizarlo para la satisfacción de sus pro-pias necesidades.

Igualmente, corresponde al compromiso (política) de la organización auditada a desarrollar sus actividades mi-sionales y de apoyo con el debido respeto por la protec-ción del medio ambiente, implementando, manteniendo y mejorando continuamente principios y prácticas medio-ambientales, de conformidad con las políticas, normas y regulaciones aplicables.

En las empresas se puede evidenciar a través de la pro-moción de un eco-diseño integral de tecnología para redu-cir la intensidad de uso de materiales y energía durante la producción, además de impulsar la reutilización de insu-mos a través de procesos de reconversión tecnológica y de reciclaje, aumentando la funcionalidad de los productos y su durabilidad, entre otros aspectos.

MetodologíaEl equipo auditor deberá llevar a cabo la evaluación de la ges-tión y resultados, que incluye un examen de los siguientes componentes y sus factores mínimos de evaluación:

La matriz estará disponible en Excel con los porcentajes señalados en esta tabla o para ser ajustados cuando no se evalúe uno o más subcomponentes dentro de uno de los componentes, caso en el cual los demás subcomponentes deben llevarse a base 100. De la misma manera, cuando se decida no evaluar todo un componente, los demás com-ponentes se califican y el total se lleva a base 100. Estas modificaciones deben estar debidamente justificadas en el plan de trabajo y aprobadas en el comité técnico.

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Ejemplo: Si el total de la calificación de 25 puntos sobre el 70%, que co-rresponde a la suma de las ponderaciones de componentes evaluados. Esta calificación se debe expresar en base 100%, lo que arrojaría una ca-lificación del 35.71 (25*100/70), que es la que se debe reflejar, como total de la calificación.

Matrizdecalificacióndelagestiónyresultados

Cuadro 4

Compo-nente

Princi-pios

Objetivo de evaluación

Factores minimos

Variables a evaluar

Control de Gestión (20%)

Eficien-cia, Eficacia

Determinar la eficiencia y la eficacia mediante la evaluación de sus proce-sos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identifi-cación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

Procesos Ad-ministrativos

Dirección, planeación, organización, control (seguimiento y monitoreo) y ejecución.

Indicadores Formulación, oportuni-dad confiabilidad de la información o datos de las variables que los con-forman, calidad, utilidad relevancia y pertinencia de los resultados

Ciclo presu-puestal

Manejo recursos pre-supuesto (planeación, asignación, ejecución y evaluación)

Población objetivo y beneficiaria

Cobertura, focalización de-manda futura, población objetivo y/o beneficiaria

Control de Resul-tados (30%)

Efica-cia, Econo-mía, Eficien-cia, Equi-dad Valo-ración Costos am-bienta-les

Establecer en qué medida los sujetos de la vigilan-cia logran y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración en un período determinado

Objetivos misionales

Grado de cumplimiento en términos de cantidad, calidad, oportunidad y coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo y/o planes del sector.

Cumplimien-to Planes Programas y Proyectos

Grado de avance y cumpli-miento de las metas esta-blecidas en términos canti-dad, calidad, oportunidad, resultados y satisfacción de la población beneficia-ria y coherencia con los objetivos misionales

continúa...

Eval

uaci

ón d

e ge

stió

n y

resu

ltad

os

55

Continuación cuadro 4

La metodología a aplicar para evaluar las variables definidas en la matriz anterior será la adoptada para la auditoría por proyectos.

A continuación se presenta una descripción del procedimiento para la eva-luación de las variables, factores mínimos y principios, correspondientes a cada componente:

Control de gestión: el equipo auditor deberá evaluar la eficiencia y la efi-cacia de los procesos administrativos, los indicadores, el ciclo presupues-tal y la población objetivo y beneficiaria del ente o asunto auditado. Para cada factor se utilizarán las siguientes variables de evaluación:

Proceso administrativo: considerando la teoría administrativa, se evalua-rán como mínimo los siguientes instrumentos gerenciales: dirección, pla-neación, organización, control (seguimiento y monitoreo) y ejecución.

Indicadores: evaluación de la formulación, oportunidad, confiabilidad de la información o datos de las variables que los conforman, calidad, utili-

Matrizdecalificacióndelagestiónyresultados

Compo-nente

Princi-pios

Objetivo de evaluación

Factores minimos

Variables a evaluar

Control de Le-galidad (10%)

Efica-cia

Establecer aplicación nor-mativa en las operaciones financieras , administrati-vas, económicas y de otra índole

Cumplimiento de normativi-dad aplicable al ente o asun-to auditado

Normas externas e inter-nas aplicables

Control Finan-ciero (30%)

Econo-mía, Efica-cia

Establecer si los EF reflejan razonablemente el resultado de sus opera-ciones y sus cambios en su situación financiera

Razonabilidad Financiera

Opinión

Evalua-ción SCI o Meca-nismos de Control (10%)

Efica-cia, Eficien-cia

Consiste en obtener su-ficiente comprensión del sistema de control interno o de los mecanismos de control y la importancia que tiene para facilitar el logro de los objetivos del objeto o Ente a Auditar, según la metodología descrita en esta Guía.

Calidad, Con-fianza

Concepto

Eval

uaci

ón d

e ge

stió

n y

resu

ltad

os

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dad, relevancia y pertinencia de los resultados, de los indi-cadores presentados por el ente o asunto auditado.

Ciclo presupuestal: evaluación de la planeación, asignación, eje-cución y evaluación del manejo de los recursos presupuestales.

Población objetivo y beneficiaria: evaluación de la cober-tura, focalización, demanda futura, población objetivo y/o beneficiaria de los productos, bienes o servicios del ente o asunto auditado.

Control de resultados: el equipo auditor establecerá el grado de cumplimiento de los objetivos misionales en tér-minos de cantidad, calidad, oportunidad y su coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo y/o planes del sector.

Complementariamente, se determinará el grado de avan-ce y cumplimiento de las metas establecidas en los planes, programas y proyectos del ente o asunto auditado en tér-minos de cantidad, calidad, oportunidad, resultados y sa-tisfacción de la población beneficiaria, así como, su cohe-rencia con los objetivos misionales.

Control de legalidad: verificación del cumplimiento de las nor-mas externas e internas aplicables al ente o asunto auditado.

Control financiero: corresponde a la opinión sobre la ra-zonabilidad de la evaluación de los estados financieros, resultante de la aplicación de los procedimientos mencio-nados en esta Guía sobre el particular.

Control interno: en este aparte se relaciona el concepto del sistema de control o mecanismos de control de asunto o ente auditado, resultante de la aplicación de los procedi-mientos mencionados en esta Guía al respecto.Evaluación de la gestión y resultados para puntos de controlCuando el alcance incluya puntos de control, los aspectos específicos evaluados en cada uno de ellos se tendrán en

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cuenta para la consolidación y calificación de la gestión, por parte del responsable de auditoría y equipo auditor de la sede principal del auditado.

Consolidación de la calificación de la gestión y fenecimientoDe acuerdo con los resultados obtenidos, se calificará con base en los factores a evaluar de cada componente, en la matriz anexa (3.2.4. Matriz de calificación de la gestión y resultados), que cuenta con la ponderación de cada uno de los porcentajes de tal manera que su agregación genera la calificación final de la “Gestión y Resultados” que será “fa-vorable” cuando sea mayor a 80 puntos y “desfavorable” cuando sea igual o menor a 80 puntos.

Cuadro 5

Mayor a 80 puntos Favorable

Menor o igual a 80 puntos Desfavorable

Consecuentemente, cuando la auditoria tenga como alcan-ce fenecer la cuenta, ésta se fenecerá con los mismos pará-metros. En uno u otro caso, el párrafo del fenecimiento o no de la cuenta deberá incluir su explicación por cada uno de los componentes y variables calificadas.

3.2.5 Determinar los hallazgos3.2.5.1 ConceptoEl hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se cons-tituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular al comparar la condición [situación de-tectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una si-tuación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.

Cuadro 6

Mayor a 80 puntos Se fenece

Menor o igual a 80 puntos No se fenece

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Todos los hallazgos determinados por la CGR, son ad-ministrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, pena-les, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, in-equitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del au-ditado (efecto).

Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valo-rado y validado en mesa de trabajo, con base en la respues-ta de la administración, cuando ésta se da.

Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación y validación de hallazgos especialmente con connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en bue-na parte la opinión y conceptos del auditor.

Los hallazgos se constituyen en un componente importan-te en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo de cada uno de sus componentes re-fleja la situación del auditado.

La aplicación de técnicas y procedimientos permite al audi-tor encontrar hechos o situaciones que impactan el desem-peño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas.

La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponi-ble y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos. Los procedimientos realizados se deben documen-tar en los papeles de trabajo.

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Característica

/Requisito

Cuadro 7

Objetivo El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición.

Factual (de los hechos, o relati-vo a ellos)

Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo.

Relevante Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor.

Claro y preciso Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados.

Verificable Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.

Útil Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización.

Concepto

3.2.5.2 Características y requisitos del hallazgoLa determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso para que cumpla con las características que lo iden-tifican, las cuales exigen que éste debe ser:

Gráfica 6

Características y requisitos

Análisis de causa - efecto Evidencia

Conclusiones

Materialidad y reportabilidad

Validación en mesa de trabajo

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3.2.5.3 Sieteaspectosatenerencuenta para validar el hallazgoUna debilidad o diferencia que en principio constituye una observación de auditoría y que potencialmente pueda con-vertirse en hallazgo deberá agendarse, debatirse y anali-zarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la información que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones al-canzadas, es importante que en mesa de trabajo (que pue-de realizarse en varias sesiones) con el acompañamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal se tengan en cuenta los siguientes aspectos:

• Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio.

• Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la observación.

• Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.

• Identificar y valorar responsables y líneas de autoridad.

• Comunicar y trasladar al auditado las observaciones.

• Evaluar y validar la respuesta.

• Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente.

Cabe indicar que estos aspectos deben tenerse en cuenta durante la fase de ejecución de la auditoría.

Este análisis involucra la evaluación de las diferencias entre la condición y los criterios de auditoría, incluyendo las causas principales, comparadas con los síntomas y, de ser el caso, la recopilación de evidencia adicional sobre los efectos de di-chas observaciones, para ilustrar la importancia del asunto con propósitos relativos a la presentación de informes.

En el análisis el auditor debe tener en cuenta que:

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Las causas y los efectos estén interrelacionados y que el co-nocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, el conocer el sistema de administración o manejo de los recursos humanos ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos humanos.

El análisis de la información esté orientado hacia la solu-ción de problemas. Se requiere habilidad para llegar a con-clusiones válidas sobre los datos recolectados durante las fases de planeación y ejecución.

Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso así lo exija.

Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o pa-trón que indique potencialmente la ineficiencia del Siste-ma de Control Interno.

Las causas pueden ser externas al auditado; por ejemplo, el impacto de las órdenes impartidas por los organismos centrales afecta las operaciones de muchos puntos de con-trol de los auditados.

Hasta donde sea posible, la relación causa-efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisión debe ase-gurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del análisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administración del auditado.

Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterioConsiste en establecer y reunir los hechos deficientes relati-vos a la observación, mediante el debate y la valoración de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de opera-ciones con los criterios o requerimientos establecidos.

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La condición es la situación encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la compa-ración entre “lo que es” -condición- con “lo que debe ser” -criterio- , se pueden tener los siguientes comportamientos:

• Se ajusta satisfactoriamente a los criterios.

• No se ajusta a los criterios.

• Se ajusta parcialmente a los criterios.

• Supera los criterios.

Cuando la condición supera el criterio se considera que el auditado está cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el cumplimiento de su mi-sión y objetivos institucionales.

Toda desviación resultante de la comparación entre la con-dición y el criterio se identifica como una observación, la que es entendida como el primer paso para la constitución de un hallazgo. En la evaluación de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo au-ditor con el acompañamiento del funcionario de responsa-bilidad fiscal.

Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el au-ditor culmina su prueba de auditoría y debe quedar docu-mentado en los papeles de trabajo.

Verificar y analizar las causas, los efectos y la recurrencia de la observaciónUna vez detectada la observación, el auditor debe estable-cer las causas o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observación de que el problema existe porque alguien no cumplió el deber ser, no es suficiente para construir un hallazgo.

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El auditor debe identificar, revisar y comprender de ma-nera imparcial las causas de la observación antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el ori-gen de la situación adversa, por qué persiste y si existen procedimientos internos para evitarla.

Generalmente una debilidad en el Sistema de Control In-terno hace que aparezca una deficiencia que al no ser co-rregida desencadene en nuevas deficiencias. Al compren-der la causa de la observación, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirán que el auditor complemente su examen.

Las causas más recurrentes de problemas detectados en la administración pública son:

• Deficiencias en la comunicación entre dependencias y personas. Esta deficiencia es aún más grave cuando los problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor.

• Falta de conocimiento de requisitos.

• Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, ob-soletas o poco prácticas.

• Uso ineficiente de los recursos.

• Debilidades de control que no permiten advertir oportu-namente el problema.

• Falta de delegación de autoridad.

• Falta de capacitación.

• Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.

Dentro del proceso de evaluación del auditado es necesa-rio considerar la relación que existe entre las causas y los efectos de un hecho o situación determinada, por cuanto le permite a su administrador implementar las acciones co-

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rrectivas o preventivas que le permitan mejorar la gestión y los resultados.

Los efectos de un hallazgo se entienden como los resulta-dos adversos, reales o potenciales, que resultan de la con-dición encontrada; normalmente representa la pérdida en dinero, bajo nivel de economía y eficiencia en la adquisi-ción y utilización de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.

Una deficiencia significativa puede definirse como una omisión, error o irregularidad que genera resultados ad-versos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes áreas, ciclos o actividades del auditado.

Al emitir un juicio u opinión, se deben considerar las cir-cunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organización y el ambiente en que éste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones.

Algunos efectos pueden ser:

• Uso ineficiente de recursos.

• Pérdida de ingresos potenciales.

• Incremento de costos.

• Incumplimiento de disposiciones generales.

• Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados).

• Gastos indebidos.

• Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.

• Control inadecuado de recursos o actividades.

• Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.

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Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efec-tos en la forma más específica posible, basándose en com-probaciones, comparaciones, documentos de la entidad, in-formes de auditoría interna u otras fuentes apropiadas.

Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidenciaLa validez de un hallazgo depende de su importancia rela-tiva. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por su efecto. Además, es necesario evaluar si las situacio-nes adversas son casos aislados o recurrentes y para este último caso indicar su frecuencia. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en térmi-nos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiem-po o número de transacciones. Cualquiera sea el uso de los términos, el hallazgo debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El análisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean éstos tangibles o intangibles.

En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efec-tos financieros o pérdida causada por una deficiencia identi-ficada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argu-mentar los conceptos y opiniones emitidos en el informe.

Identificada la observación de auditoría, es necesario es-tablecer con qué frecuencia ocurre la deficiencia e irregu-laridad y aunque ésta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran importancia, en términos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial.

Así, una condición adversa percibida en un programa rela-tivamente nuevo puede no ser recurrente aún, pero podría tener implicaciones o posibilidades más importantes si no se elimina.

En el análisis debe tenerse en cuenta la suficiencia, perti-nencia y utilidad de las evidencias.

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Para cada observación se hace necesario evaluar la sufi-ciencia y pertinencia de la evidencia que la respalda, si ésta no cumple con los requisitos de suficiencia y pertinencia es necesario realizar procedimientos adicionales de audito-ría, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a través de distintas fuentes y técnicas, cuando lleva resulta-dos similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad.

El equipo auditor debe confiar en evidencias que son de naturaleza persuasiva y no necesariamente concluyentes. El grado de esta debe ser alto en las áreas más vulnerables o que puedan dar lugar a controversia.

Durante una auditoría, es usual que se presente la incerti-dumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisión, la relación costo/beneficio. La validez de la evi-dencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.

Identificar líneas de autoridad y responsabilidadUna vez analizada la observación, el auditor debe identi-ficar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad y responsa-bilidad con los cuales haya relación directa frente a la ob-servación formulada, especialmente cuando se considera que ésta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propósito de obtener la información necesa-ria para los trámites posteriores.

Tal identificación es especialmente importante en las ofi-cinas descentralizadas del auditado que están sujetas a la dirección por parte de los niveles más altos en las depen-dencias centrales.

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Los manuales de funciones y reglamentos internos, así como los objetivos concertados para la evaluación de des-empeño y las órdenes de servicio o contratos de prestación de servicios, según la situación evaluada, son fuente im-portante para que el auditor determine las líneas de auto-ridad y la responsabilidad.

Comunicar y trasladar al auditado las observacionesUna vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoría, éstas de-ben ser comunicadas al auditado, advirtiendo que es la única oportunidad para que el auditado presente los argumentos y soportes que permitan desvirtuar la observación.

El proceso de comunicación de observaciones de audito-ría al auditado incluye una interacción permanente con los funcionarios responsables de realizar las operaciones, mediante comunicaciones escritas y reuniones formales e informales. Lo anterior permite considerar otros puntos de vista, identificar posibles causas de las observaciones, proponer soluciones o mejoras, comprender mejor la si-tuación objeto de evaluación, reducir el tiempo en el pro-ceso de validación e ir consolidando los fundamentos del informe de auditoría buscando que éste sea oportuno.

El auditado deberá dar respuesta a la observación dentro del término establecido por el equipo auditor, el cual no podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación. Cumplidos los términos, si no se ha obteni-do respuesta, los auditores continuarán en mesa de traba-jo definiendo y validando el hallazgo.

El oficio mediante el cual se comuniquen las observaciones al auditado, deberá incluir una solicitud de confirmación de que su respuesta a las observaciones formuladas están basadas en los documentos fuentes únicos existentes a la fecha de su respuesta.

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Esta es la única oportunidad que tiene el auditado para dar respuesta y presentar los documentos pertinentes para desvirtuar la observación, garantizando de esta manera el derecho a la contradicción y defensa.

Evaluar y validar la respuesta del auditadoLa respuesta del auditado a las observaciones comunicadas puede, en ocasiones, develar que en ejercicio de su discre-cionalidad la administración toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado ba-sadas en hechos razonables en su momento. En este caso el auditor debe tratar de ser lo más objetivo posible.

Se debe, en la medida de lo posible, procurar obtener pun-tos de vista coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios correspondientes acerca del análisis sobre ocurrencia de los hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en los resultados o en el efecto de la decisión.

Si definitivamente no es posible llegar a un consenso sobre un determinado asunto, es necesario informarlo a la entidad, sin perjuicio de dar el trámite correspondiente al hallazgo.

En la sesión de mesa de trabajo para analizar la respuesta, se mantendrá el acompañamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal.

Cuando la respuesta del auditado requiera de niveles su-periores de consulta para llegar a un consenso al interior del equipo auditor, se convocará a la sesión al funcionario competente para decidir conforme a las normas de admi-nistración del proceso auditor.

A juicio del auditor, se puede realizar una mesa de trabajo con participación del auditado, con el propósito de discutir y comprender con mayor acierto, los argumentos plantea-dos en la respuesta.

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Si la respuesta del auditado satisface y desvirtúa de ma-nera idónea y soportada la observación de auditoría esta se retira, dejando constancia en papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de las razones técnicas y los soportes necesarios de la decisión tomada por el equipo auditor.

En mesa de trabajo, realizada con el acompañamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal, una vez valo-radas las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas, la res-puesta del auditado, se concluye sobre si la observación se establece como hallazgo administrativo y se determina su po-sible incidencia fiscal, penal, disciplinaria o de otra índole.

Establecido el hallazgo en mesa de trabajo por el equipo au-ditor con el acompañamiento del funcionario enlace de res-ponsabilidad fiscal, se sustentará ante el comité técnico o la instancia competente para su validación teniendo en cuenta la reglamentación de la administración del proceso auditor.

En los eventos en que no exista acuerdo entre el equipo auditor y el funcionario enlace de responsabilidad fiscal acerca de la incidencia fiscal del hallazgo, se convocará a sesión de mesa de trabajo a los funcionarios de más alta jerarquía del proceso auditor, al comité técnico y de res-ponsabilidad fiscal, para que participen de la evaluación y definan si existe o no incidencia fiscal.

Habrá de tenerse en cuenta que existen situaciones que fi-nalmente no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, pero que pueden ser objeto del ejercicio de la función de advertencia; igualmente, que en los casos excepcionales en los que dentro de la fase de ejecución de la auditoría y dada la complejidad del asunto no se logre definir la exis-tencia del hallazgo con incidencia fiscal, tendrá que trami-tarse la indagación preliminar con la coordinación del área de responsabilidad fiscal.

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Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competenteLos hallazgos con incidencia disciplinaria, penal o de otra connotación, serán trasladados mediante oficio a las ins-tancias competentes con los soportes necesarios, una vez validados en mesa de trabajo. El oficio de traslado será sus-crito por el Contralor Delegado Sectorial en el nivel central o Gerente Departamental o el Distrital o los contralores provinciales, en el nivel desconcentrado; o por el funciona-rio que según la administración del proceso auditor tenga esa responsabilidad.

Previo el diligenciamiento del formato de entrega del ha-llazgo con incidencia fiscal, este será suministrado junto con sus soportes al funcionario enlace de responsabilidad fiscal, una vez sea validado por el comité técnico o la ins-tancia competente para tal fin conforme a la administra-ción del proceso auditor en la última sesión de validación. (3.2.5.3. Formato Entrega hallazgos fiscales)

El funcionario enlace de responsabilidad fiscal verificará el oportuno registro en los sistemas de información y pro-yectará los documentos necesarios para hacer entrega del hallazgo a la dependencia o funcionario competente para dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal.

El hallazgo administrativo puede tener varias incidencias, pudiendo dar lugar a su traslado a diferentes autoridades.

3.2.5.4 Hallazgo administrativo con incidencia fiscalPara la identificación del hallazgo administrativo con inci-dencia fiscal deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los que a continuación se relacionan, contenidos en la Ley 610 del 15 de agosto de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de com-petencia de las contralorías”:

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Gestion Fiscal. Para los efectos de la presente ley, se en-tiende por gestión fiscal el conjunto de actividades econó-micas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conserva-ción, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esen-ciales del Estado, con sujeción a los principios de legali-dad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparciali-dad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. (Art. 3).

Objeto de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fis-cal tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasiona-dos al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.

Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada caso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal.

Parágrafo 1o. La responsabilidad fiscal es autónoma e in-dependiente y se entiende sin perjuicio de cualquier otra clase de responsabilidad. (Art. 4).

Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabili-dad fiscal estará integrada por los siguientes elementos:

• Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal.

• Un daño patrimonial al Estado.

• Un nexo causal entre los dos elementos anteriores. (Art. 5).

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Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del pa-trimonio público, representada en el menoscabo, dismi-nución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómi-ca, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos ge-nerales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías.

Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. (Art. 6).

3.2.5.5 Material probatorio que soporta el hallazgo con incidencia fiscalSe deberán aportar pruebas útiles, pertinentes y condu-centes para la demostración del daño causado al patri-monio del Estado en ejercicio de la gestión fiscal, aque-llas que comprometan la responsabilidad de sus autores y que permitan establecer la información requerida para dar curso a un Proceso de Responsabilidad Fiscal con o sin imputación.

Si los documentos soporte son fotocopias tomadas direc-tamente de los documentos que se encuentran en los ar-chivos que reposan en el auditado, deberá acompañarse constancia que señale en qué diligencia se toma la copia y si la misma se toma de original o de copia autenticada o simple. Si la prueba es el papel de trabajo o las actas de visita administrativa o inspección, éstos deben tener cons-tancia del lugar y fecha de diligenciamiento o realización y estar firmado por el auditor y por los funcionarios que atendieron la diligencia cuando a esto haya lugar.

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Teniendo en cuenta la temática del hallazgo, los audi-tores deberán recaudar evidencia, entre otros, de los si-guientes aspectos:

• Cuentas, facturas, contratos, pólizas, cheques y otros tí-tulos valores.

• Formato único de las hojas de vida del Departamento Administrativo de Función Pública (DAFP) de los presun-tos responsables fiscales con el fin de indagar sobre la di-rección de residencia y domicilio.

• Último formato de declaración de bienes y rentas de los presuntos responsables fiscales, en búsqueda de la infor-mación patrimonial.

• Certificaciones de cargos, salarios, manuales de funciones, fechas de ingreso y retiro, copias y/o certificaciones de los ac-tos de nombramiento y actas de posesión de los servidores públicos o copia de contratos para determinar la responsabi-lidad para la época de ocurrencia de los hechos.

• Copias de contratos y sus actas precontractuales, con-tractuales y postcontractuales, documentos e información sobre obras adicionales, actas de iniciación, terminación y recibo de obra y liquidación de contratos.

• Cotizaciones o avalúo de bienes y servicios para la fecha de las diversas etapas contractuales a fin de determinar posibles sobrecostos, aclarando que aquellos que se recauden por fun-cionarios de la CGR deben ir dirigidas a nuestra organización, teniendo en cuenta que éstas deben referirse a las mismas condiciones de tiempo, modo y lugar.

• Actas o documentos de juntas directivas o de socios, o del órgano rector de la entidad, aprobación de compras, evalua-ción de contratos, de entrega y recibo de inventarios.

• Pólizas de cumplimiento y otras garantías.

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• Tarjetas de kárdex, comprobantes de egreso e ingreso de bienes, libros, minutas de entrada y salida de bienes del almacén de la entidad.

• Comprobantes de pago, recibos de caja.

• Documentos de registro mercantil, de la Superintendencia de Sociedades y otros organismos de vigilancia y control.

• Conceptos jurídicos y técnicos sobre aprobación de con-tratos, de prestación de servicio o de obra.

• Conceptos jurídicos y técnicos sobre estudio y aprobación o ido-neidad de garantías para otorgamiento de créditos.

• Actas de aprobación de créditos. Soportes técnicos y/o con-tables y financieros sobre el patrimonio vigente para la época de la aprobación del crédito y fecha de desembolso.

• Reestructuraciones efectuadas al crédito, indicando montos, fecha y el órgano que lo aprueba.

• Estado actual de la operación crediticia, indicando fecha de vencimiento de las cuotas y vencimiento final, si existe recomposición de cartera, ofertas, etc.

• Establecer los hechos, si es del caso, del por qué se en-cuentra en cobro jurídico y las acciones adelantadas.

• Fundamento concreto sobre la lesión patrimonial.

• Estados contables.

• Libros de contabilidad y balances.

• Información y documentos sobre constitución de parte civil u otras acciones iniciadas por la entidad para recupe-rar faltantes fiscales.

• Actas de visitas especiales de la Procuraduría o visitas del órga-no de control fiscal o informe de auditorías anteriores.

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• Informes sobre pérdida de bienes, siempre que exista gestión fiscal. Copias de actuaciones disciplinarias o admi-nistrativas de control interno de la entidad, por pérdida o daño de bienes o fondos de la Nación.

• Información y documentos de acciones penales iniciadas por delitos contra la administración pública o conexos.

• Copia de estatutos, resoluciones, directivas, circulares y otros documentos o actos administrativos que haya proferido el auditado, que regulen su funcionamiento interno y que ten-gan relación con el hecho auditado a investigar

• Fotografías, cintas magnetofónicas o de vídeo, medios electrónicos, cuadros, pinturas, y otros documentos rela-cionados con el hecho sometido a vigilancia fiscal.

• Archivos magnéticos y los registros en los sistemas de información que soportan los hallazgos detectados por los auditores o los especialistas de TI.

En todo caso, el hallazgo deberá acompañarse de los so-portes que suministren la información que a continuación se relaciona, necesaria para proferir auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal o auto de apertura e im-putación de responsabilidad fiscal.

• Daño patrimonial y su cuantía.

• Los hechos u omisiones que generan el daño patrimonial.

• Las disposiciones internas, actos administrativos, proce-dimientos etc., que regulan el tema cuya vulneración gene-ra el daño patrimonial al Estado.

• Nombre, identificación, dirección de domicilio, residen-cia o lugar de trabajo actualizados de los presuntos res-ponsables fiscales.

• Cargo ejercido o rol y/o funciones de los presuntos res-ponsables fiscales (que se ejercieron o debieron ejercerse al momento en que se genera el daño patrimonial al Estado).

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• Existencia de garantía del responsable del manejo del bien o del contrato objeto del asunto cuestionado (contra-to o póliza de seguros íntegra).

• Información patrimonial de los presuntos responsables.

• Hecho u omisión que comprometa la responsabilidad del presunto responsable fiscal.

• Monto de la menor cuantía para contratación del audita-do en la vigencia anual en la que se ocasionó el daño patri-monial al Estado.

3.2.5.6 Marcoregulatoriodelsoporteprobatorio Ley 610 del 15 de agosto de 2000:Artículo 22: Toda providencia dictada en el proceso de res-ponsabilidad fiscal debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas o aportadas al proceso.

Artículo 23: Todo fallo con responsabilidad fiscal debe es-tar debidamente soportado con el acervo probatorio que conduzca a la certeza del daño patrimonial y de la respon-sabilidad del investigado.

Artículo 30: Las pruebas incorporadas en el proceso de responsabilidad fiscal sin el lleno de los requisitos y for-malidades sustanciales y de forma que afecte los derechos del investigado, se tendrán como inexistentes.

Artículo 28: Pruebas trasladadas. Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fis-cal, administrativo o disciplinario, podrán trasladarse en copia o fotocopia al proceso de responsabilidad fiscal y se apreciarán de acuerdo con las reglas preexistentes, según la naturaleza de cada medio probatorio.

Los hallazgos encontrados en las auditorías fiscales ten-drán validez probatoria dentro del proceso de responsabi-lidad fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley.

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Artículo 48: Auto de imputación de responsabilidad fiscal. El funcionario competente proferirá auto de imputación de responsabilidad fiscal cuando esté demostrado objeti-vamente el daño o detrimento al patrimonio económico del Estado y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la responsa-bilidad fiscal de los implicados.

El auto de imputación deberá contener:

• La identificación plena de los presuntos responsables, de la entidad afectada y de la compañía aseguradora, del nú-mero de póliza y del valor asegurado.

• La indicación y valoración de las pruebas practicadas.

• La acreditación de los elementos constitutivos de la res-ponsabilidad fiscal y la determinación de la cuantía del daño al patrimonio del Estado.

Artículo 12. Medidas cautelares. En cualquier momento del proceso de responsabilidad fiscal se podrán decretar medidas cautelares sobre los bienes de la persona presun-tamente responsable de un detrimento al patrimonio pú-blico, por un monto suficiente para amparar el pago del posible desmedro al erario, sin que el funcionario que las ordene tenga que prestar caución. Este último responde-rá por los perjuicios que se causen en el evento de haber obrado con temeridad o mala fe. (Aparte subrayado de-clarado Exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-840-01 de 9 de agosto de 2001. Magistrado Ponente Dr. Jaime Araujo Rentería, “por los cargos ana-lizados en esta sentencia. Aclarando que, en todo caso, el respectivo funcionario responderá siempre que obre con dolo o culpa grave”).

Las medidas cautelares decretadas se extenderán y tendrán vigencia hasta la culminación del proceso de cobro coactivo, en el evento de emitirse fallo con responsabilidad fiscal.

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Se ordenará el desembargo de bienes cuando habiendo sido decretada la medida cautelar se profiera auto de ar-chivo o fallo sin responsabilidad fiscal, caso en el cual la Contraloría procederá a ordenarlo en la misma providen-cia. También se podrá solicitar el desembargo al órgano fiscalizador, en cualquier momento del proceso o cuando el acto que estableció la responsabilidad se encuentre de-mandado ante el tribunal competente, siempre que exista previa constitución de garantía real, bancaria o expedida por una compañía de seguros, suficiente para amparar el pago del presunto detrimento y aprobada por quien decre-tó la medida.

Parágrafo. Cuando se hubieren decretado medidas caute-lares dentro del proceso de jurisdicción coactiva y el deu-dor demuestre que se ha admitido demanda y que esta se encuentra pendiente de fallo ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, aquellas no podrán ser le-vantadas hasta tanto no se preste garantía bancaria o de compañía de seguros, por el valor adeudado más los inte-reses moratorios.

Código de Procedimiento Civil:Artículo 251: Distintas clases de documentos: son docu-mentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupo-nes, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscrip-ciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Los documentos son públicos o privados.

Artículo 254: Valor probatorio de las copias. Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, en los si-guientes casos:

• Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina

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judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el origi-nal o una copia autenticada.

• Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente.

• Cuando sean compulsadas del original o de copia auten-ticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa.

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del con-trol de la gestión pública”:Artículo 97: Procedimiento verbal de responsabilidad fis-cal. El proceso de responsabilidad fiscal se tramitará por el procedimiento verbal que crea esta ley cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se de-termine que están dados los elementos para proferir auto de apertura e imputación. En todos los demás casos se conti-nuará aplicando el tramite previsto en la ley 610 de 2000.

El procedimiento verbal se someterá a las normas genera-les de responsabilidad fiscal previstas en la ley 610 de 2000 y en especial por las disposiciones de la presente ley.

Parágrafo 1. Régimen de Transición. El proceso verbal que se crea por esta ley se aplicará en el siguiente orden:

• El proceso será aplicable al nivel central de la Contraloría General de la República y a la Auditoría General de la Repú-blica a partir de la entrada en vigencia de la presente ley.

• A partir del 1 de enero de 2012 el proceso será aplicable a las gerencias departamentales de la Contraloría General y a las contralorías territoriales.

Parágrafo 2. Con el fin de tramitar de manera adecuada el proceso verbal de responsabilidad fiscal, los órganos de control podrán redistribuir las funciones en las dependen-

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cias o grupos de trabajo existentes, de acuerdo con la orga-nización y funcionamiento de la entidad.

Parágrafo 3. En las indagaciones preliminares que se en-cuentren en trámite a la entrada en vigencia de la presente ley, los órganos de control fiscal competentes podrán ade-cuar su trámite al procedimiento verbal en el momento de calificar su mérito, profiriendo auto de apertura e imputa-ción si se dan los presupuestos señalados en este artículo. En los procesos de responsabilidad fiscal en los cuales no se haya proferido auto de imputación a la entrada en vi-gencia de la presente ley, los órganos de control fiscal com-petentes, de acuerdo con su capacidad operativa, podrán adecuar su trámite al procedimiento verbal en el momento de la formulación del auto de imputación, evento en el cual así se indicará en este acto administrativo, se citará para audiencia de descargos y se tomarán las provisiones pro-cesales necesarias para continuar por el trámite verbal. En los demás casos, tanto las indagaciones preliminares como los procesos de responsabilidad fiscal se continuarán ade-lantando hasta su terminación de conformidad con la Ley 610 de 2000.

Artículo 98: Etapas del procedimiento verbal de responsabili-dad fiscal. El proceso verbal comprende las siguientes etapas:

a. Cuando se encuentre objetivamente establecida la exis-tencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal, el funcio-nario competente, expedirá un auto de apertura e imputa-ción de responsabilidad fiscal, el cual deberá cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000 y contener además la formulación individua-lizada de cargos a los presuntos responsables y los motivos por los cuales se vincula al garante.

El auto de apertura e imputación indicará el lugar, fecha y hora para dar inicio a la audiencia de descargos. Al día hábil siguiente a la expedición del auto de apertura se remitirá la citación para notificar personalmente esta providencia.

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Luego de surtida la notificación se citará a audiencia de des-cargos a los presuntos responsables fiscales, a sus apodera-dos, o al defensor de oficio si lo tuviere y al garante.

b. El proceso para establecer la responsabilidad fiscal se desarrollará en dos (2) audiencias públicas, la primera denominada de descargos y la segunda denominada de decisión. En dichas audiencias se podrán utilizar medios tecnológicos de comunicación como la videoconferencia y otros que permitan la interacción virtual remota entre las partes y los funcionarios investigadores.

c. La audiencia de descargos será presidida, en su orden, por el funcionario del nivel directivo o ejecutivo compe-tente o en ausencia de éste, por el funcionario designado para la sustanciación y práctica de pruebas. La audiencia de decisión será presidida por el funcionario competente para decidir.

d. Una vez reconocida la personería jurídica del apoderado del presunto responsable fiscal, las audiencias se instala-rán y serán válidas, aun sin la presencia del presunto res-ponsable fiscal. También se instalarán y serán válidas las audiencias que se realicen sin la presencia del garante.

La ausencia injustificada del presunto responsable fiscal, su apoderado o del defensor de oficio o del garante o de quien éste haya designado para que lo represente en alguna de las sesiones de la audiencia, cuando existan solicitudes pendientes de decidir, implicará el desistimiento y archivo de la petición. En caso de inasistencia a la sesión en la que deba sustentarse un recurso, éste se declarará desierto.

Artículo 103: Medidas cautelares. En el auto de apertura e imputación deberá ordenarse la investigación de bienes de las personas que aparezcan como posibles autores de los hechos que se están investigando y deberán expedirse de inmediato los requerimientos de información a las autori-dades correspondientes.

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Si los bienes fueron identificados en el proceso auditor, en forma simultánea con el auto de apertura e imputación, se proferirá auto mediante el cual se decretarán las medidas cautelares sobre los bienes de las personas presuntamente responsables de un detrimento al patrimonio del Estado. Las medidas cautelares se ejecutarán antes de la notifica-ción del auto que las decreta.

El auto que decrete medidas cautelares se notificará en es-trados una vez se encuentren debidamente registradas y contra él sólo procederá el recurso de reposición, que de-berá ser interpuesto, sustentado y resuelto en forma oral, en la audiencia en la que sea notificada la decisión.

Las medidas cautelares, estarán limitadas al valor estima-do del daño al momento de su decreto. Cuando la medida cautelar recaiga sobre sumas líquidas de dinero, se podrá incrementar hasta en un cincuenta por ciento (50%) de di-cho valor y de un ciento por ciento (100%) tratándose de otros bienes, límite que se tendrá en cuenta para cada uno de los presuntos responsables, sin que el funcionario que las ordene tenga que prestar caución.

Se podrá solicitar el desembargo al órgano fiscalizador, en cualquier momento del proceso o cuando el acto que estable-ció la responsabilidad se encuentre demandado ante la Juris-dicción competente, siempre que exista previa constitución de garantía real, bancaria o expedida por una compañía de seguros, suficiente para amparar el pago del valor integral del daño estimado y probado por quien decretó la medida.

Artículo 104: Notificación de las decisiones. Las decisio-nes que se profieran en el curso del proceso verbal de res-ponsabilidad fiscal, se notificarán en forma personal, por aviso, por estrados o por conducta concluyente, con los si-guientes procedimientos:

a. Se notificará personalmente al presunto responsable fis-cal o a su apoderado o defensor de oficio, según el caso, el auto de apertura e imputación y la providencia que resuel-

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ve los recursos de reposición o de apelación contra el fallo con responsabilidad fiscal.

La notificación personal se efectuará en la forma prevista en los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella no fuere posible se recurrirá a la notificación por aviso esta-blecida en el artículo 69 de la misma ley.

b. Las decisiones que se adopten en audiencia se entende-rán notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se haga el pronunciamiento, se encuentren o no presentes en la audiencia.

En caso de no comparecer a la audiencia a pesar de haber-se hecho la citación oportunamente, se entenderá surtida la notificación salvo que la ausencia se justifique por fuerza mayor o caso fortuito dentro de los dos (02) días siguien-tes a la fecha en que se profirió la decisión, caso en el cual la notificación se realizará al día siguiente de haberse acep-tado la justificación. En el mismo término se deberá hacer uso de los recursos, si a ello hubiere lugar.

c. Cuando no se hubiere realizado la notificación o ésta fuera irregular, la exigencia legal se entiende cumplida, para todos los efectos, cuando el sujeto procesal dándose por suficiente-mente enterado, se manifiesta respecto de la decisión, o cuan-do él mismo utiliza en tiempo los recursos procedentes.

Dentro del expediente se incluirá un registro con la cons-tancia de las notificaciones realizadas tanto en audiencia como fuera de ella, para lo cual se podrán utilizar los me-dios técnicos idóneos.

d. La vinculación del garante, en calidad de tercero civilmen-te responsable, se realizará mediante el envío de una comuni-cación. Cuando sea procedente la desvinculación del garante se llevará a cabo en la misma forma en que se vincula.

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3.2.5.7 Procedimiento para optimizar la articulación entre control fiscal micro

y responsabilidad fiscal. Como complemento de la regulación aquí establecida para la determinación y validación de hallazgos con incidencia fiscal, habrá de tenerse en cuenta el Procedimiento para optimizar la articulación entre control fiscal micro y res-ponsabilidad fiscal (actual “MANUAL PROYECTO EN-LACE”, documento que puede consultarse dentro de los documentos del sistema integrado de gestión y control de calidad del macroproceso de responsabilidad fiscal y juris-dicción coactiva).

3.3 FasedeInformedelaAuditoría3.3.1 Generalidades

Objetivo General

Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditoría, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinata-rios correspondientes.

Específicos• Definir la estructura del informe.

• Establecer las características de los informes emitidos.

• Determinar los responsables de la elaboración, aproba-ción y comunicación de los resultados del proceso auditor de la CGR.

Alcance y coberturaEsta fase inicia con la estructuración del informe y culmi-na con la firma y comunicación.

El nivel central o la gerencia que consolide, cuando la sede principal del auditado se encuentre en su jurisdicción, emitirá un solo concepto, evaluación del control interno

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y/u opinión de los estados financieros, soportados en los resultados obtenidos tanto por el nivel central como por los puntos de control.

En todo caso, cuando la auditoria involucre puntos de con-trol, las gerencias departamentales y distrital colegiadas remitirán al nivel que consolide un reporte de resultados con los hallazgos y conclusiones correspondientes, que serán insumo para consolidar los resultados del proceso auditor. El resultado final se comunicará al representante legal en un solo informe.

Concepto y propósito del Informe de AuditoríaEl informe de auditoría es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignación de au-ditoría, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución.

Los propósitos del informe son:

• Registrar los resultados de la auditoría adelantada co-rrespondientes al periodo auditado.

• Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor.

• Comunicar e informar públicamente la opinión sobre la ra-zonabilidad de los estados financieros y/o el concepto sobre la gestión y resultados obtenidos por el auditado.

• Comunicar sobre el fenecimiento o no de la cuenta rendi-da por los responsables del erario.

• Apoyar el control político que ejerce el Congreso de la República

3.3.2 AtributosycaracterísticasdelInforme• El informe debe cumplir con los siguientes atributos:

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• El informe debe tener las siguientes características de presentación:

Cuadro 8

Preciso Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, cohe-rente y en orden de importancia.

Conciso La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CGR.

Objetivo Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.

Soportado Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente.

Oportuno Debe cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunica-ción y publicidad.

continúa...

Cuadro 9

Protocolos Debe redactarse en: Letra Arial tamaño 12 de Word. Margen superior, 4 cms. Margen inferior, 3 cms. Margen izquierdo, 3 cms. Margen derecho, 3 cms. Espacio interlineado sencillo.

Numeración Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así:1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado.1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquier-da.1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula con negrilla a la izquierda.1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la iz-quierda.

Paginación Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítu-lo Resultados de Auditoría.

Redacción Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografíaEn la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios.

87

Estructuración del informe

El informe de auditoría, de acuerdo con el memorando de asignación de audito-ría, debe contener como mínimo, lo siguiente:

Cuadro 10

1 Carátula

2 Hoja de Presentación

3 Tabla de Contenido

4 Hechos Relevantes en el Período Auditado (si aplica)

5 Dictamen Integral o carta de conclusiones

6 Resultados de la Auditoría

7 Anexos

Contenido(vermodelo)

3.3.3 Actividades básicas para generación de informesPara la elaboración de los reportes e informe, teniendo en cuenta el memoran-do de asignación de auditoría, se deben seguir los siguientes procedimientos:

continuación Cuadro 9

Denominación e Identi-ficación de los hallazgos

A los Hallazgos se les colocará un titulo en positivo y se numerarán en forma consecutiva, esto último con el fin de facilitar su codificación.

Cifras Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas.

Cuadros, Tablas y Gráfi-cas

En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecu-tivos a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y des-pués el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño.

El análisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden con-secutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona.

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Gráfica 6

Procedimiento de informes deauditoríayauditados

Nivel central que no consolida

Actividad Responsable

Director de vigilancia

fiscal / Super-visor Nivel

Central

Contralor delegado

sectorial / Comité técnico

Equipo auditor y Responsable

de auditoría

No

No

Inicio

Elabora InformeRealiza ajustes

¿Valida?

Revisa de forma y fondo

Evaluar y aprobar el informe

o declaración de no conformidad

Fin

¿Aprueba?

Firma y comunica el informe Activa

procedimiento “Conservación y preservación del

producto informe”

Si

Nivel desconcentrado que no consolida

Actividad Responsable

• Generación de informes de auditados nivel central y desconcentrado que no consolida

Equipo auditor y Responsable

de auditoría

Gerente departamental / Comité técnico

nivel desconcentrado

Director de vigilancia fiscal / Supervisor Nivel

Central

Contralor delegado

sectorial / Comité técnico nivel central /

Gerente departamental

Contralor delegado sectorial

Gerente nivel desconcentrado

No

No

No

Si

Si

Si

Inicio

Evalúa

Valida el informe o declaración de

no conformidad

Firma y remite al Gerente departamental

Comunica el informe Activa procedimiento “Conservación y pre-

servación del producto informe”

Elabora InformeRealiza ajustes

Revisa de forma y fondo

¿Valida?

Fin

¿Valida?

¿Valida?

Gráfica 7

Procedimiento para informes de auditoría que consolida puntos de control en el nivel central

Responsable

Elaboración reporte de resultados

Realización de ajustes

Revisión de fondo y forma

No

SiValida reporte

Remite reporte resultados

Evalúa

Elaboración informe

estructurado

Evaluación y aprobación

del informe o declaración de no

conformidadFirma y comu-nica el informe

Activa pro-cedimiento

“Conservación y preservación del producto

informe”

Fin

Contralor delegado / Comité técnico

Director vigilancia fiscal y supervisor

Equipo auditoría y responsable auditoría

Responsable de auditoría

Comité técnico territorial

Equipo auditoría y lider punto de control

No

No

Si No

Si

• Generación de informe del auditado nivel central que consolida con los puntos de control (ubicado entre pgs. 88 y 89)

Revisa

Si

Consolida¿Valida reporte?

¿Valida ?

¿Aprueba?

• Generación de informe del auditado nivel desconcentrado que consolida

Gráfica 8

Procedimiento para informes de auditoría que consolida puntos de control en el nivel desconcentrado

Responsable

Elaboración reporte de resultados

Realización de ajustes

Si

No

Remite informe de resultados

No

Elaboración informe estructurado

Realización ajustes

Evalúa

No

Si

No

Si

A

Comunica el informe

Activa procedimiento “Conservación y preserva-ción del producto informe”

Valida el informe o decla-ración de no conformidad

No

Si

Contralor delegado

Contralor delegado sectorial/ Comité técnico

nivel central/Gerente departamental

Director vigilancia fiscal y supervisor

Gerente departamental /Comité técnico departamental

sede principal auditado

Equipo auditoría y responsable

sede principal auditado

Responsable de auditoría sede principal auditado

Comité técnico departa-mental punto de control

Equipo auditoría y lider punto de control

Revisión de fondo y forma

¿Valida ?

Revisa

Si

Consolida¿Valida reporte?

¿Valida ?

Evalúa

¿Valida ?

A ¿Valida ?

Firma y remite al Gerente departamental

Fin

89

Elaboración de informeEsta actividad es realizada por el equipo auditor y el res-ponsable de auditoría, con base en los hallazgos y conclu-siones que obtenga el equipo auditor y que incluyan los líderes en su reporte. Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- Que incluya la totalidad de los hallazgos detectados y va-lidados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo y que se haya surtido el derecho a la contradicción.

- Todo hallazgo con incidencia fiscal debe validarse en mesa de trabajo con la participación del funcionario enlace de responsa-bilidad fiscal, como se indica en el capítulo de “hallazgos”.

- Que exista coherencia entre los hallazgos y las conclu-siones y que las cifras que se presenten sean consistentes (texto vs. cuadros)

- Que se hayan analizado los hechos sobre los que existan controversias con el auditado, determinando la validez de incluir dentro del informe los criterios opuestos que la en-tidad tenga sobre lo detectado en la auditoría.

- El informe contendrá un dictamen, si el proceso auditor tuvo como alcance el pronunciamiento de la cuenta (fene-cimiento o no de la cuenta), control de gestión, resultados, legalidad, evaluación del Sistema de Control Interno, y opinión a los estados financieros. De lo contrario conten-drá una carta de conclusiones.

Revisión y validación del informe: debe ser de forma y fondo, encaminada a validar que se haya cumplido con los (el) objetivo(s) definido(s) en el memorando de asigna-ción de Auditoría y Plan de trabajo. En el evento que se de-tecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos con-tenidos, el (los) responsable (s) de la revisión, validación y

90

aprobación del informe debe(n) solicitar las aclaraciones, y/o ajustes correspondientes.

Aprobación del informe: todo informe que se comunique al auditado debe ser aprobado en el Comité Técnico co-rrespondiente, en el cual se declara la conformidad o no del mismo.

Firma, liberación y remisión del informe: los informes se entienden liberados una vez estén firmados por las respec-tivas instancias.

En el nivel central, el informe de auditoría lo firma el Con-tralor Delegado quien lo remitirá al auditado, dentro de los cinco (5) días hábiles después de la firma del mismo. De este informe, el Contralor Delegado enviará copia a las instan-cias que la normatividad y el Contralor General designe.

En el nivel desconcentrado, una vez validado el informe por parte del comité técnico del nivel desconcentrado, será presentado al comité técnico del nivel central, para la declaración o no de su conformidad. En este comité, se requiere la participación obligatoria del(os) Gerente(s) Departamental(es) o distrital colegiadas, respectivo(os), en forma presencial o virtual, y será firmado por el Contralor Delegado correspondiente. Le compete al Gerente Departa-mental o al Distrital o los contralores provinciales, remitir el respectivo informe al auditado, así como la publicación de los resultados de la auditoría en su jurisdicción, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.

3.3.4 Modelos de informes Modelo Informe de auditoría para nivel central y descon-centrado (3.3.4 Modelo de informe).

Modelo reporte de resultados puntos de control. (3.3.4.1 Modelo de reporte).

91

3.3.5 Caracterización del producto informe

CaracterísticaCuadro 11

De estructura El informe consolidado del auditado: Debe contener los resultados de la sede princi-pal del auditado y puntos de control por línea de auditoría.

El Informe del punto de control: Debe contener los resultados de la evaluación de cada línea de auditoría que se remitirán a la Delegada correspondiente o Gerencia Departamental donde este la sede principal del auditado, quien consolidará, califi-cará la gestión, emite opinión de los estados financieros y calificara el Sistema de Control Interno.

De presentación Tener en cuenta los requisitos de presentación previstos en los numerales: 3.3.2. Atri-butos del Informe y Estructuración del Informe.

Carátula: En la parte central de la hoja se debe identificar: nombre del auditado y pe-ríodo o periodos auditados. En la parte inferior derecha, se registra la sigla de la CGR, de la Delegada y de la Gerencia departamental cuando corresponda, el consecutivo asignado y la fecha de elaboración del informe. El color, tamaño y diseño debe ser el vigente establecido por la CGR.

Hoja de presentación: relaciona los cargos y nombres de los responsables de la Auditoría.

Tabla de contenido: Se deben identificar títulos, subtítulos y número de página en el orden en que aparecen en los modelos de informes numeral 3.3.4 Modelos y formatos

De contenido Informe del auditado nivel central o desconcentrado: Debe estar de acuerdo con los modelos presentados en el numeral 3.3.4

De validación Para el auditado y punto de control del nivel central: La revisión final del informe que firma el Contralor Delegado la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal y el Supervisor.

Para el auditado del nivel desconcentrado: La revisión final del informe que firma el Contralor Delegado, la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal y el supervisor.

En la Gerencia Departamental o en el nivel central no habrá informe para el punto de control. Se debe garantizar que el reporte de los resultados, que se remite al Nivel Central, o donde está la sede principal del auditado, contenga los hallazgos comu-nicados y validados.

De suscripción Para el auditado del Nivel Central: El informe de auditoría debe ser firmado por el Contralor Delegado.

Para el auditado del Nivel desconcentrado: El Informe de auditoría debe ser firmado por el Contralor Delegado, previa la validación en Comité Técnico del Nivel Central con la participación obligatoria del Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, respectivo.

De remisión y publi-cación

Para el auditado del nivel central: La remisión del Informe la debe hacer el Contralor Delegado respectivo.

La publicación de resultados consolidados debe hacerla el Contralor Delegado en coordi-nación con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe.

Para auditados del Nivel Desconcentrado: La comunicación del Informe, la debe ha-cer el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.

La publicación del informe, la hará el Gerente Departamental o el Distrital o los Con-tralores Provinciales, en coordinación con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe.

Criteriosdeaceptaciónorechazo

92

3.3.6 Aspectos a tener en cuenta antes de la entrega del informeReunión con el auditadoLa reunión final “cierre de auditoría” con el auditado tiene como único fin informar la terminación del proceso auditor y hacer la entrega de los bienes prestados al equipo auditor por el auditado para el desarrollo de la auditoría.

3.3.7 FacultaddelContralor(a)El Contralor(a) General de la República, en uso de su facul-tad de revisión de los resultados de los informes prevista en el Decreto Ley 267 del 22 de Febrero de 2000, artículo 51, numeral 12, podrá adelantar directamente o por dele-gación, el conocimiento de los mismos.

3.3.8 Cierredeauditoría y publicación de resultadosEl cierre de la auditoría se da al momento de remitir el informe al auditado.

El Contralor Delegado y/o Gerente Departamental o el Distrital o los contralores provinciales, a solicitud del Con-tralor General, remitirá un resumen ejecutivo elaborado por el supervisor y/o el responsable de auditoría, para rea-lizar el pronunciamiento sobre los aspectos que considere que deben ser divulgados.

La publicación de informes, en los medios de comunica-ción, deberá ser coordinada entre la respectiva Contraloría Delegada o Gerencia Departamental y la Oficina de Comu-nicaciones y Publicaciones de la CGR o la dependencia que determine el Contralor General.

3.3.9 Plan de MejoramientoEl auditado como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de Mejoramiento el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI), así como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría

93

General de la República no emitirá pronunciamiento de coherencia e integridad, sino que será evaluada dentro del proceso auditor

3.3.10 RemisióndeinformaciónalaContraloríaDelegada para Participación Ciudadana

En los casos en que el informe incluya resultados sobre denuncias ciudadanas, debe garantizarse la respuesta de fondo al ciudadano y la comunicación a la Contraloría De-legada para la Participación Ciudadana, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento adoptado y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

Igualmente, cuando la auditoría se haya realizado articu-lando a organizaciones de la sociedad civil, el reporte de los resultados se debe realizar de acuerdo con lo estableci-do en el procedimiento de auditorías articuladas.

3.3.11 RemisióndeinformaciónalaContraloríaDelegadaparaEconomía

y Finanzas PúblicasPara la conformación del Informe de Auditoría al Balance General de la Nación, a cargo de la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, las contralorías delega-das deberán remitir los resultados de las auditorias practi-cadas a los entes auditados de acuerdo con el procedimien-to que establezca la Delegada de Economía y Finanzas, así como los responsables de su registro en el sistema.

4 Evaluacióndelprocesoauditor4.1 GeneralidadesObjetivos• Revisar y calificar el cumplimiento de los objetivos de cada auditoría planteados en el PGA.

• Revisar y calificar el desarrollo y aplicación de la meto-dología establecida por la CGR.

94

• Evaluar el desempeño de los integrantes del equipo auditor

• Retroalimentar la planeación estratégica del proceso au-ditor como valor agregado de los resultados del proceso de control micro de la CGR.

• Generar beneficios del control fiscal

4.2 ActividadesbásicasEn éste módulo se presentan las actividades que se desa-rrollan, cuyos resultados serán plasmados en un documen-to que se presentará al comité técnico a través del Director de Vigilancia Fiscal o los gerentes departamentales según corresponda, para ser tenido en cuenta en la planeación estratégica del siguiente Plan General de Auditoría y para el planteamiento de acciones de mejora de la Contraloría General de la República:

4.2.1 Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditorSemestralmente, con base en el documento consolidado a nivel nacional, presentado por el Director de Vigilancia Fiscal, el Comité Técnico evaluará el cumplimiento de los objetivos propuestos y el logro de los resultados esperados del proceso auditor, para lo cual comparará los logros ob-tenidos vs los esperados y se identificarán las limitantes presentadas en el desarrollo, tanto internas como exter-nas; es importante indicar limitaciones de tiempo, talen-to humano, recursos financieros y otros, que afectaron el normal desarrollo de la auditoría.

Así mismo, se deben incluir observaciones y propuestas, tanto de mejora como de temas para futuros procesos auditores.

4.2.2 Evaluar desempeño profesional en el proceso auditorAl finalizar el proceso, el supervisor y el equipo auditor autoevaluarán su desempeño para la consecución de los objetivos de la auditoría, teniendo en cuenta los aspectos establecidos en el formato definido para tal fin.

95

En este momento, el equipo auditor debe dar a conocer y consignar si fueron ejecutadas las funciones establecidas para cada rol.

Esta evaluación se presentará al Comité Técnico y podrá ser insumo para la evaluación de desempeño que realice el evaluador periódicamente.

4.2.3 Evaluar aplicación y cumplimiento delametodologíaCorresponde al supervisor, la evaluación tanto de la apli-cación de la metodología como de su funcionabilidad5 para el desarrollo del proceso.

Mínimo, debe evaluar los siguientes aspectos:

• Trazabilidad del proceso y su documentación calidad de papeles de trabajo

• Cumplimiento del SIGCC

• Consistencia interna del informe

4.2.4 Evaluación del sustento probatorio de los hallazgos El Supervisor evaluará que en desarrollo del proceso au-ditor se haya obtenido evidencia suficiente para sustentar el hallazgo y su connotación. En tratándose de hallazgos con incidencia fiscal, tendrá en cuenta que se haya aporta-do evidencia sobre los presupuestos exigidos por las leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011 para dar inicio a un proce-so de responsabilidad fiscal con o sin imputación, que se enunciaron en la parte final del numeral 3.2.5.5; que para su obtención el auditor haya aplicado en debida forma los

5 Funcionablidad: Es lo que un producto puede hacer. Probar la funcionalidad signi-fica asegurar que el producto funciona tal como estaba especificado. Que un pro-ducto funcione correctamente es crítico, pero no suficiente, para que ese producto tenga éxito. Un producto por sí mismo no tiene valor. El valor se lo da el uso, y el uso lo dan los usuarios. La forma en la que el producto es utilizado es una responsabili-dad de los diseñadores y desarrolladores de producto. Usabilidad significa que las personas, al usar un producto, pueden hacer sus tareas de forma rápida y fácil.

96

procedimientos y técnicas propias del proceso auditor y que de su obtención se hayan dejado los registros corres-pondientes en los papeles de trabajo.

Adicionalmente, debe tener en cuenta que el auditor haya evaluado la respuesta del auditado a cada una de las obser-vaciones formuladas y los soportes que haya presentado como sustento de la misma. Que en caso de no encontrar el registro o documento que acredite la acción u omisión ge-neradora de daño al patrimonio del Estado o que desvirtúe la indebida gestión o que acredite la información adicional requerida para dar curso al proceso de responsabilidad fis-cal, haya dejado registro en papeles de trabajo del procedi-miento que ejecutó para su búsqueda u obtención.

4.2.5 GenerarbeneficiosdelcontrolfiscalEl reporte de beneficios del control fiscal es una forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la Con-traloría General de la República (CGR); por lo tanto se de-berá cuantificar o cualificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal, bien se trate de acciones evi-denciadas, que correspondan al seguimiento de acciones es-tablecidas en planes de mejoramiento o que sean producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o adverten-cias efectuados por la CGR y que exista una relación directa entre la acción de mejoramiento y el beneficio.

5. Administracióndel procesoauditor5.1 GeneralidadesObjetivosEstablecer mecanismos de dirección, supervisión, ejecu-ción y comunicación que permitan a la Contraloría Gene-ral de la República gestionar y controlar el proceso audi-tor para que éste cumpla con el propósito de evaluar que la prestación de servicios y provisión de bienes públicos atiendan los fines esenciales del Estado.

97

PlaneaciónestratégicaCuadro 11

Actividad Responsable/Rol Registro

Elaborar la matriz de riesgo de entes o asuntos a auditar (entidad, política, plan, programa, proyecto, proceso y/o tema de interés a auditar)

Contralorías Delegadas y Gerencias Departamenta-les y Distrital colegiadas

Matriz de Riesgo de cada Delegada

Consolidar y presentar ante el Comité operativo la matriz de riesgo

Oficina de Planeación Matriz consoli-dada

Preparar Proyecto de priorización de entes o asuntos a auditar

Comité Operativo Acta

Priorizar temas y/o asuntos a auditar. Comité Directivo Acta

Establecer políticas y lineamientos para la elaboración del PGA

Contralor General Circular

Proyectar el PGA de la Delegada en coordi-nación con las Gerencias Departamentales, y Distrital Colegiadas, Determinar objetivos y estrategias y asignación de recursos

Contralorías Delegadas y Gerencias Departamenta-les y Distrital colegiadas y Gerencias de apoyo

Proyecto de PGA por Delegada

Consolidar proyecto de PGA Oficina de Planeación PGA consolidado

Estudiar el proyecto de PGA Comité operativo Acta

Aprobar el PGA Comité Directivo Acta

Designación de Supervisor, Responsable de auditoría y equipo auditor.

Comité Técnico Acta

Definir las actividades generales del proceso auditor según sus etapas y fases, describir los roles y sus responsabilidades y determinar los registros requeridos.

Gestionar el talento humano, los recursos técnicos, tecnológicos, físicos y financieros necesarios para la ejecución del proceso auditor.

Garantizar la organización, conservación y preservación de la informa-ción generada en el proceso auditor para apoyar la toma de decisiones y retroalimentar el proceso auditor.

Garantizar que los productos del proceso auditor se generen con la calidad requerida por la CGR.

Actividades en la administración del proceso auditorA continuación se presentan las actividades del proceso auditor en cada una de las etapas y fases, su relación con los responsables y los registros requeridos para la trazabilidad del proceso.

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FasedeplaneaciónCuadro 12

Elaborar el memorando de Asignación de Auditoría Responsable de Auditoría Documento

Aprobar el memorando de Asignación de Audi-toría y designar el Equipo de Auditoría

Comité Técnico Acta

Comunicar al Auditado e Instalar la Auditoria Contralor Delegado o Ge-rente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales

Oficio y Ayuda de memoria

Definir actividades para desarrollar la fase de Planeación

Equipo Auditor Cronograma

Elaborar y presentar Plan de Trabajo al Comité Técnico

Responsable de Auditoría y Equipo Auditor

Plan de trabajo

Aprobar Plan de Trabajo Comité Técnico Acta

Aprobar programa(s) de auditoría Responsable de Auditoría Firma en programa(s) de auditoría

Actividad Responsable/Rol Registro

Cuadro 13

Fasedeejecución

Realizar mesas de trabajo Responsable de Audi-toría y Equipo Auditor

Ayudas de Memoria

Revisar Papeles de trabajo Supervisor y/o Res-ponsable de Auditoría

Papel de trabajo refrendado

Verificar cumplimiento de cronogramas de auditoría Supervisor Papel de trabajo

Verificar el registro en el Sistema de los resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno.

Supervisor Reporte al DVF

Actividad Responsable/Rol Registro

Cuadro 14

Fasedeinforme

Analizar y validar el reporte de auditoría Comité Técnico Departamental Acta

Reportar las conclusiones por línea de Auditoría a la DVF correspondiente

Gerente Departamental o el Distri-tal o los Contralores Provinciales

Reporte

Consolidar y elaborar proyecto de informe para sustentarlo ante el Comité Técnico.

Responsable de Auditoría, Equipo Auditor y Enlace Responsabilidad Fiscal

Proyecto Informe

Analizar y aprobar proyecto de informe consolidado y entrega de los hallazgos con presunta connota-ción fiscal al Enlace de Responsabilidad Fiscal

Comité Técnico Acta y Oficio de entrega

Cierre de la Auditoría con gestores fiscales y equipo auditor

Contralor Delegado Informe liberado

Actividad Responsable/Rol Registro

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5.2 RolesdelprocesoauditorEl rol es el papel que desempeñan los servidores públicos de la Contralo-ría General de la República en el proceso auditor, donde el nivel de res-ponsabilidad está definido por el grado de participación en el mismo. Los roles identificados son los correspondientes al Comité Directivo, al Comi-té Operativo, a los Comités Técnicos, incluido el de la jurisdicción territo-rial, el Contralor Delegado, los directores de vigilancia fiscal y de estudios sectoriales, el Gerente Departamental y/o el Distrital, o los contralores provinciales, el supervisor, el responsable de la auditoría, el equipo audi-tor y el enlace de responsabilidad fiscal.

5.2.1 ComitésLa administración del proceso auditor está apoyada por tres tipos de comi-tés: el Comité Directivo, el Comité Operativo y los comités técnicos. Cada tipo de comité representa un nivel diferente para el Control Fiscal Micro.

Los comités técnicos operan de acuerdo con los requerimientos específi-cos durante la administración del proceso auditor. Estos requerimientos están mediados por el ente o asunto a auditar y el lapso en que se desarro-

EvaluacióndelprocesoauditorCuadro 15

Reportar beneficios del proceso auditor Responsable de Auditoría y Equipo Auditor

Reporte

Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditor, desempeño profesional del equipo audi-tor, aplicación de la metodología en el proceso auditor y el sustento probatorio de los hallazgos.

Supervisor Documento

Elaborar una propuesta de estrategia (capacita-ción, SISED, Certificación auditores, metodología) de la contraloría delegada para el mejoramiento del proceso auditor.

Contralor Dele-gado

Documento con estra-tegias

Consolidar una propuesta con las estrategias para presentar al Comité Operativo

Oficina de Planea-ción

Documento consoli-dado con estrategias

Analizar y definir estrategias de mejoramiento Comité operativo Documento con estra-tegias y Acta

Implementar las Estrategias de mejoramiento Dependencias involucradas

Plan de Trabajo y so-portes de seguimiento

Actividad Responsable/Rol Registro

100

lle el proceso y se ejecute y programe el PGA. Los asuntos tratados por los comités quedarán consignados en actas que deben ser firmadas por sus integrantes.

El Comité Técnico cumple el rol establecido en el numeral 14 del Artículo 11 y referido por el artículo 22 del Decre-to Ley 267 del 22 de febrero de 2000 para el Comité de Evaluación Sectorial, en lo correspondiente al proceso de control micro.

5.2.2 Comité Directivo• Priorizar los entes o asuntos a auditar, con base en la matriz de riesgo consolidada por la Oficina de Planeación.

• Validar la propuesta de PGA que se debe presentar al Co-mité Directivo para ser aprobada.

• Validar el informe de la Auditoría al Balance General de la Nación.

• Validar el informe del Concepto de Evaluación del Siste-ma de Control Interno

• Aprobar las modificaciones y actualizaciones de la Guía de Auditoría

5.2.3 Comité Operativo• Presentar propuesta de priorización de los entes o asun-tos a auditar, con base en la matriz de riesgo consolidada por la Oficina de Planeación.

• Validar la propuesta de PGA que se debe presentar al Co-mité Directivo para ser aprobada.

• Analizar y definir estrategias para el mejoramiento del proceso auditor.

• Garantizar la articulación de los macroprocesos de con-trol fiscal micro, control fiscal macro, enlace con clientes y partes interesadas y responsabilidad fiscal.

101

• Garantizar el cumplimiento de las políticas señaladas por el Contralor General de la República relacionadas con el PGA.

• Establecer las líneas estratégicas a seguir por las contra-lorías delegadas y las gerencias departamentales para la Formulación y ejecución del PGA.

• Propender por la ejecución eficaz y eficiente del PGA.

• Aprobar ajustes al PGA .

5.2.4 ComitéTécnico(nivelcentral)El Comité Técnico opera de acuerdo con los requerimien-tos específicos durante el proceso auditor, según el ente o asunto a auditar, no obstante podrá estar conformado por el Contralor Delegado quien lo preside, los directores de vigilancia fiscal y de estudios sectoriales, los supervisores, y los asesores y responsables de auditoría, quienes serán invitados según se requiera.

Cuando en el proceso auditor participen diferentes de-pendencias (contralorías delegadas sectoriales y/o inter-sectoriales), el Comité Técnico estará conformado por un representante de los directivos de cada una de ellas, por el supervisor, por el responsable de auditoria y por el directi-vo responsable del asunto a auditar, quien lo presidirá.

Desarrollarán, entre otras, las siguientes actividades:

• Elaborar la matriz de riesgo de la Contraloría Delegada.

• Elaborar proyecto de PGA, estableciendo objetivos, es-trategias y talento humano requerido, con base en los li-neamientos y políticas definidas por el Contralor General para la construcción del PGA.

• Presentar ante la Oficina de Planeación el proyecto de PGA de la Contraloría Delegada.

• Designar los funcionarios que deben asumir cada rol en el proceso auditor (supervisor, responsable de auditoría y

102

equipo auditor), teniendo en cuenta el Decreto Ley 269 de 2000 y la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.

• Designar supervisor para los sujetos de control del nivel desconcentrado, cuando lo considere pertinente.

• Validar los memorandos de asignación de auditoría.

• Hacer el seguimiento a la ejecución del PGA.

• Analizar y aprobar el proyecto de informe de auditoría y darle el tratamiento de producto no conforme en caso de que haya lugar a ello.

• Definir y remitir a la Oficina de Planeación las estrate-gias para el mejoramiento del proceso auditor.

• Validar los resultados de Evaluación del Sistema de Control Interno de cada proceso auditor a registrar en el sistema.

• Validar las opiniones sobre los estados financieros y con-cepto de control interno contable resultantes de las audi-torías del sector y consolidar el informe a reportar a la De-legada de Economía y Finanzas.

• Validar la reasignación de roles producto de manifesta-ción de impedimento o conflicto de intereses.

• Solucionar las controversias técnicas que surjan en de-sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso.

5.2.5 ComitéTécnico(niveldesconcentrado)El Comité Técnico del nivel desconcentrado opera de acuerdo con los requerimientos específicos durante el pro-ceso auditor, según el ente o asunto a auditar, no obstan-te, podrá estar conformado por el Gerente Departamental o Distrital, los contralores provinciales, el supervisor, el responsable de auditoría y líderes (de puntos de control), quienes serán invitados según se requiera.

103

Cuando en el proceso auditor participe diferentes geren-cias el Comité Técnico estará conformado por un repre-sentante de los directivos de cada una de ellas, por el su-pervisor, por el responsable de auditoría y por el directivo responsable del asunto a auditar, quien lo presidirá.

Desarrollarán, entre otras, las siguientes actividades:

• Elaborar la matriz de riesgo de los entes auditados con sede en su jurisdicción.

• Presentar propuesta de PGA correspondiente a su ju-risdicción, en coordinación con los objetivos y estrategias definidos por las contralorías delegadas, con base en los li-neamientos y políticas del Contralor General, para la cons-trucción del PGA.

• Designar los funcionarios que deben asumir cada rol para el desarrollo del proceso auditor teniendo en cuenta el De-creto Ley 269 de 2000 y la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.

• Validar los memorandos de asignación de auditoría de los entes auditados con sede en su jurisdicción.

• Hacer el seguimiento a la ejecución del PGA correspon-diente a su jurisdicción.

• Validar el reporte de auditoría de los asuntos auditados, con base en los lineamientos establecidos en el plan de trabajo.

• Validar el Informe de Auditoría de los entes auditados con sede en su jurisdicción y darle el tratamiento de pro-ducto no conforme en caso de que haya lugar a ello.

• Definir y remitir a la Oficina de Planeación las estrate-gias de mejoramiento del proceso auditor.

• Validar los resultados de evaluación del Sistema de Control Interno de cada proceso auditor a registrar en el sistema.

• Validar las opiniones sobre los estados financieros y con-cepto de control interno contable resultantes de las audito-

104

rías de los entes con sede en su jurisdicción y consolidar el informe a reportar a la Delegada de Economía y Finanzas.

• Solucionar las controversias técnicas que surjan en de-sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso.

5.2.6 Contralor Delegado• Presidir los comités técnicos para cada una de las actua-ciones necesarias.

• Refrendar el memorando de asignación de auditoria.

• Presentar el equipo auditor e instalar la auditoria.

• Suscribir la comunicación dirigida al auditado sobre el inicio del proceso auditor.

• Suscribir la solicitud de la carta de salvaguarda.

• Aprobar y firmar el informe final previa validación del Comité Técnico.

• Realizar el cierre del proceso auditor y remitir el informe al ente auditado o gestor fiscal correspondiente.

5.2.7 Gerente Departamental y/o Distrital, o Contralores Provinciales • Presidir los comités técnicos en su jurisdicción para cada una de las actuaciones necesarias.

• Refrendar y aprobar el memorando de asignación de auditoria, cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdicción.

• Presentar el equipo auditor e instalar la auditoria en su jurisdicción.

• Suscribir la comunicación dirigida al auditado sobre el inicio del proceso auditor en su jurisdicción.

• Suscribir la solicitud de la carta de salvaguarda, cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdicción.

105

• Comunicar al responsable de auditoría, el reporte de re-sultados del punto de control de su jurisdicción.

• Participar en el Comité Técnico del nivel central donde se presente para su validación el informe correspondiente al auditado de su jurisdicción.

• Reasignación de roles producto de una manifestación de impedimento o conflicto de intereses y presentar al Comité Técnico para su aprobación cuando el ente o asunto audi-tado tenga su sede principal en su jurisdicción.

5.2.8 Director de Vigilancia Fiscal• Presentar propuesta de PGA al Comité Técnico.

• Presentar propuesta de conformación del equipo auditor.

• Revisar el memorando de asignación de auditoria.

• Reasignar roles, cuando se presente una manifestación de impedimento o conflicto de intereses.

• Ejercer la supervisión de los procesos auditores que le designe el Comité Técnico.

• Dirigir y monitorear el desarrollo de las auditorías, para contribuir a la gestión de la delegada, al cumplimiento de sus objetivos y de los institucionales.

• Facilitar el flujo de información entre los actores del pro-ceso auditor para contribuir a la gestión de la delegada.

• Garantizar la oportuna entrega de los hallazgos con inci-dencia fiscal.

• Responder por el suministro de la información relacio-nada con el proceso auditor a las demás dependencias de la CGR que la requieran para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales.

106

• Analizar las propuestas de modificación a la metodología del proceso auditor para contribuir al mejoramiento de la vigilancia fiscal.

• Gestionar los recursos físicos, financieros, informáticos y do-cumentales necesarios para el desarrollo del proceso auditor.

• Administrar el talento humano de la dependencia para garantizar el cumplimiento de los derechos y deberes de los servidores públicos, facilitar el desarrollo de las políti-cas de personal y fortalecer el clima laboral.

• Ejecutar las políticas que fije el despacho del Contralor General y las estrategias definidas por el Comité Operativo y el Comité Técnico.

• Solucionar las controversias técnicas que surjan en de-sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso.

5.2.9 Director de Estudios SectorialesEl Director de Estudios Sectoriales y los funcionarios de las direcciones de estudios sectoriales (DES) desarrolla-rán, entre otras, las siguientes actividades:

• Participar en las diferentes fases del proceso auditor, desde la perspectiva del análisis de política pública, para fortalecer las acciones de vigilancia a los recursos públicos realizados por las direcciones de vigilancia fiscal (DVF) a los auditados.

• Para la determinación del PGA, recolectar, procesar, analizar y evaluar la información requerida para elaborar la matriz de riesgo del sector a su cargo, en coordinación con las direcciones de vigilancia fiscal.

• Elaborar la matriz de riesgo con base en las políticas del Plan Nacional de Desarrollo, importancia estratégica de los entes o asuntos a auditar, las reformas organizacionales y modificaciones de política pública, las prioridades secto-

107

riales de estudio y de análisis transversales, la cuenta fiscal y los insumos entregados por las DVF sobre resultados de PGA anteriores.

• En coordinación con el responsable de auditoría, las DES participarán en la preparación del memorando de asigna-ción de actividades, aportando los insumos pertinentes so-bre el auditado.

• Apoyar al equipo auditor suministrando información y propiciando espacios que le permita ampliar el conoci-miento integral del auditado.

• Participar y/o apoyar el proceso auditor, en casos de ser asignado.

5.2.10 SupervisorDe acuerdo con lo establecido en las normas internaciona-les de auditoría y en la Ley 43 de 1990 (Artículo 7, numeral 2, 1) es necesario un proceso de supervisión para garanti-zar que la auditoría cumpla con los principios, normas y objetivos establecidos para su desarrollo y la correspon-dencia entre los resultados obtenidos (opinión y concepto) y la situación real del ente o asunto auditado. Esta labor debe realizarse por personal calificado, en forma sistemá-tica y oportuna.

Todas las tareas de supervisión deben quedar plasmadas en los papeles de trabajo, desde la supervisión realizada en la planeación, en la ejecución y hasta en la fase del infor-me. Esto garantiza un control de calidad eficiente al traba-jo del equipo de auditoría.

Las responsabilidades del supervisor son:

• Conocer los entes o asuntos a auditar, a su cargo y apoyar técnicamente el proceso auditor.

• Participar en la elaboración de la propuesta del PGA.

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• Participar en la evaluación del plan de trabajo y presen-tar su concepto al Comité Técnico.

• Verificar que el equipo de trabajo haya analizado en de-talle el ente o asunto a auditar.

• Examinar y validar la evaluación del sistema de control interno y de los mecanismos de control.

• Evaluar la estrategia de auditoría y verificar el uso técnico de una metodología para determinar la muestra.

• Garantizar que los resultados de la auditoria sean consis-tentes con su situación real.

• Verificar que el desarrollo de la auditoria se haya realiza-do según el plan y los programas de auditoría.

• Verificar que los hallazgos identificados cumplan con los requisitos establecidos y se efectúe la entrega o el traslado oportuno de los mismos.

• Revisar la calidad del informe y verificar su consistencia con los objetivos propuestos.

• Armonizar el trabajo del equipo de auditoría con el en-lace de responsabilidad fiscal en la conformación y valida-ción de los hallazgos fiscales.

• Velar por el cumplimiento del plan de calidad, segui-miento y medición del proceso auditor de las entidades a su cargo.

• Solucionar las controversias técnicas que surjan en de-sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso.

5.2.11 ResponsabledeauditoríaEl responsable de auditoría es un experto técnico

que orienta la auditoría, interactúa con el auditado y con el supervisor y coordina el proceso, incluso con el nivel

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6 Se entiende que un asunto a auditar es complejo cuando tiene puntos de control y/o los recursos que manejan son significativos. En todo caso este criterio debe ser examinado por el Comité Técnico para la asignación de más de un proceso auditor.

desconcentrado, para los puntos de control o asuntos a au-ditar. Por tal razón y dependiendo de la complejidad del ente o asunto a auditar6, tendrá a su cargo sólo una audi-toría, no ejecuta línea de auditoría y debe ser investido de un nivel de autoridad tal que le permita asumir la respon-sabilidad de garantizar los resultados del proceso auditor, a nivel nacional.

Sus responsabilidades son:

• Elaborar el proyecto de memorando de asignación de auditoría.

• Identificar el perfil del equipo auditor incluido el de los puntos de control de las gerencias departamentales o distrital colegiadas.

• Garantizar que el plan de trabajo consolidado contenga las líneas y aspectos específicos que deben ejecutar los equipos de auditoría a nivel nacional.

• Aprobar los programas de auditoría garantizando que contengan los procedimientos específicos a desarrollar en la ejecución.

• Orientar la adopción de un método de muestreo y el de-sarrollo técnico de la auditoria.

• Administrar los recursos asignados a la auditoria.

• Consolidar la evaluación de control interno del auditado.

• Consolidar, con el equipo auditor, los resultados de la auditoría.

5.2.12 Líderdeauditoría(puntodecontrol)El líder de auditoría es quien interactúa con el auditado y con el responsable de auditoría y ejecuta la línea de audito-ría que se le asigne. Sus responsabilidades son:

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• Ser enlace con el ente auditado y el responsable de auditoría.

• Adelantar la línea de auditoría acorde a lo previsto en el memorando de asignación.

• Preparar con el equipo auditor el proyecto de reporte resul-tado del proceso ejecutado en el punto de control.

• Presentar el proyecto de reporte al Comité Técnico del nivel desconcentrado para su aprobación.

• Asistir al Comité Técnico del nivel desconcentrado cuan-do sea invitado.

• Reportar los resultados del proceso al responsable de au-ditoría previa aprobación del comité.

• Administrar los recursos asignados a la auditoría.

5.2.13 Equipo auditor • Elaborar cronograma fase de planeación.

• Analizar en detalle el ente o asunto a auditar.

• Evaluar los controles para mitigar los riesgos.

• Sustentar ante el Comité Técnico el plan de trabajo.

• Preparar cuestionario para evaluar si los controles esta-blecidos para mitigar los riesgos son efectivos.

• Determinar la muestra de auditoría.

• Determinar la estrategia de auditoría.

• Elaborar el plan de trabajo.

• Elaborar y ejecutar los programas de auditoría.

• Aplicar los procedimientos para el desarrollo del proceso auditor.

• Presentar y validar los hallazgos en mesa de trabajo.

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• Conceptuar sobre la gestión del auditado.

• Opinar sobre los estados financieros del auditado.

• Elaborar y sustentar el informe de auditoría.

• Realizar los ajustes que le sean requeridos en la revisión del informe.

5.2.14 EnlacederesponsabilidadfiscalEl enlace de responsabilidad fiscal tiene como fin propiciar un acompañamiento para orientar al auditor sobre la in-formación que debe consultar para determinar la observa-ción y, dependiendo de la respuesta del auditado, de aque-lla que debe complementar para soportar probatoriamente el hallazgo. Cumple una participación puntual durante el proceso auditor y no juega un rol operativo en el desarrollo del mismo. Además del acompañamiento, el funcionario enlace debe participar en la sustentación del hallazgo y del informe de auditoría en lo relacionado con los hallazgos ante las instancias pertinentes.

5.2.15 Mesas de trabajoLas “mesas de trabajo” son espacios conversacionales que se dan durante todo el proceso auditor. Es una herramienta fundamental para el desarrollo de la auditoría, puesto que se constituye en elemento integrador del proceso, posibilita la interacción permanente entre los profesionales audito-res y contribuye a su diálogo constructivo para mantenerse enterado sobre avances, resultados y acciones que se den durante el proceso. Los resultados de cada mesa de trabajo se plasman en una ayuda de memoria.

5.2.16 Solución de controversiasLas controversias son situaciones expresadas en diferen-cias de criterio de carácter técnico, se presentan entre los diferentes roles e instancias del proceso auditor.

El análisis y solución de las controversias se debe surtir du-rante el proceso auditor por parte del equipo de expertos

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técnicos a nivel nacional, designado por el Director de la Oficina de Planeación, con el único propósito de apoyarse en la solución de controversia y sin que éste se constituya en una nueva instancia de decisión.

Equipo de expertos técnicos El equipo de expertos técnicos será interdisciplinario, in-tegrado por funcionarios expertos en auditoría y en mate-rias afines al objeto de la controversia. Serán designados teniendo en cuenta perfil, experiencia y formación.

El equipo de expertos técnicos sesionará periódicamente y excepcionalmente cuando se requiera, caso en el cual se convocará con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles y en ejercicio de su competencia podrá practicar las investigaciones y pruebas complementarias que consi-dere necesarias.

El equipo de expertos técnicos como resultado de sus ac-tuaciones deberá entregar el concepto y/o informe al Con-tralor Delegado sectorial o Gerente Departamental o al Distrital o los Contralores Provinciales, según correspon-da, para que éste lo presente ante el respectivo comité.

El comité técnico, una vez revisado y analizado el concep-to, hará las recomendaciones correspondientes al Contra-lor Delegado o Gerente Departamental o al Distrital o los contralores provinciales. El comité técnico, podrá suspen-der los términos establecidos para el proceso auditor con el propósito de adelantar las diligencias que consideren necesarias para solucionar la controversia; de dicha situa-ción debe informar a la Oficina de Planeación para la res-pectiva modificación del PGA.

Las controversias se pueden presentar entre los siguientes roles e instancias:

Controversias al interior del equipo auditor

La primera controversia que se puede presentar es al inte-rior del equipo auditor, controversia que se comunicará al

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supervisor de auditoría, quien en mesa de trabajo bajo su orientación, acordará las alternativas de solución y las ac-ciones a emprender para dar solución a la controversia, de-jando el registro en la ayuda de memoria; así mismo, se hará responsable del seguimiento y cumplimiento de las medidas adoptadas y del registro del desenlace y finalización de la controversia en las ayudas de memoria siguientes.

Controversias entre el supervisor y el equipo auditor

Si la controversia se genera entre el supervisor y el equipo auditor, el Director de Vigilancia Fiscal y/o Comité Técni-co Departamental, se encargará de dar solución a la misma en mesa de trabajo y el registro se hará en la ayuda de me-moria de la mesa de trabajo dónde se aborda el tema.

Si el Director de Vigilancia Fiscal y/o Gerente Departa-mental o el Distrital o los Contralores Provinciales, no lo-gra solucionar la controversia, este funcionario presenta dicha controversia ante el Comité Técnico del nivel central, quien analizará el tema y presentará las recomendaciones de solución. Para este comité se invita al equipo auditor, dejando en el acta constancia de la recomendación y la de-cisión del Contralor Delegado como funcionario que presi-de el Comité. El Contralor Delegado mediante memorando comunica la solución de la controversia a la Dirección de Vigilancia Fiscal y/o Gerencia Departamental.

La última instancia de solución de controversias la tiene el Contralor Delegado quien para soportar técnicamente la decisión de acuerdo con las recomendaciones del Comité Técnico que preside, cuenta con el apoyo de sus asesores de gestión y de la Dirección de Estudios Sectoriales.

Controversias entre el responsable de auditoría de la sede principal que consolida y el equipo del punto de control.

Si se llegara a presentar esta situación dirime la controver-sia el Supervisor respectivo.

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En cualquiera de los casos, donde se genere controversia de ser necesario el comité técnico, podrá designar un equi-po Ad-Hoc que apoye la solución de controversia.

5.2.17 InterpretacionestécnicasyjurídicasLas interpretaciones técnicas sobre el contenido de la Guía de Auditoria le corresponden a la Oficina de Planeación quien se apoyara en los representantes de las delegadas sec-toriales y las de carácter legal a la Oficina Jurídica

5.3 Administracióndocumental ypapelesdetrabajoEl propósito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos importantes de la au-ditoría que proporcionan evidencia de que su trabajo se lle-vó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estos deben ser legibles, lógicos, completos, fáci-les de entender y estar diseñados técnicamente.

Los papeles de trabajo a menudo contienen información confidencial. Es esencial la salvaguarda de información confidencial del auditado que se encuentra en las manos del equipo auditor, así como la preservación de la integri-dad de los procedimientos de auditoría y conclusiones.

La conservación y custodia de los papeles de trabajo co-mienza cuando se originan hasta la disposición final de los mismos; una vez culmine la auditoria y de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia.

Los papeles de trabajo se pueden registrar en papel, en formato electrónico u otros medios. Los papeles de traba-jo preparados en forma electrónica deben someterse a los mismos estándares de preparación, revisión y retención de los papeles de trabajo manuales.

Los papeles de trabajo serán entregados al archivo de ges-tión de la dependencia, con copia al Director de Vigilancia

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Fiscal o Gerente Departamental o al Distrital o los Con-tralores Provinciales, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la firma del informe. (Anexo 5.3 Conservación y custodia de papeles de trabajo.)

5.4 AseguramientodelacalidadConsiste en asumir y seguir un conjunto de acciones pla-nificadas y sistemáticas, con el objetivo de generar un pro-ducto o servicios acorde con los requerimientos de calidad del control fiscal. Para lograr dicho propósito esas acciones deben seguir los estándares de las normas técnicas de cali-dad, ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009.

Observatorio de calidadEs un instrumento exógeno al proceso auditor, dirigido a la recolección y administración de datos, procesándolos y transformándolos en información para analizar y monito-rear el comportamiento y evolución del proceso auditor.

El observatorio de calidad implica la evaluación del cum-plimiento de los registros de calidad definidos en el proce-so auditor, con el fin de dotar y apoyar a los actores, con información confiable y oportuna que facilite tomar accio-nes para la ejecución de los objetivos del Plan General de Auditoría (PGA) y el acatamiento al Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad, procurando el mejoramiento continuo en el ejercicio del control fiscal.

El observatorio se diferencia de las actividades de control, en razón de que éste se fundamenta en la vocación de ser inde-pendiente en su trabajo, en su reflexión y en sus propuestas sobre el proceso auditor, en forma periódica. Por el contrario, las actividades de control implican actividades inherentes al proceso de auditoría, en forma permanente, con el propósito de validar cada una de las actuaciones del mismo

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Los responsables del diligenciamiento y trámite de los registros que evi-dencian las actuaciones del proceso auditor deben enviar o reportar los mismos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha que se generan, según se detalla a continuación

InsumosrequeridosporelobservatoriodecalidadCuadro 16

Administración PGA Administrador del Observatorio

Fecha de aprobación por el Comité del Memorando de Asig-nación de Auditoria

Administrador del Observatorio

Registro del Memorando de Asignación de Auditoría Administrador del Observatorio

Registro en el observatorio del Cronogramas de Actividades Equipo Auditor

Fecha de aprobación por el Comité del Plan de Trabajo Equipo Auditor

Registro en el observatorio del Plan de Trabajo Equipo Auditor

Registro de Ayudas de Memoria Equipo Auditor

Registro de Hallazgos del proceso auditor Equipo Auditor

Registro Hallazgos Fiscales Equipo Auditor

Registro de envío de los informes y reportes de auditoría a la Dirección de Vigilancia Fiscal

Responsable de Auditoria

Fecha de aprobación por el Comité del Informe de auditoría Administrador del Observatorio

Fecha de envío del informe al auditado. Administrador del Observatorio

Registro del Informe de auditoría Administrador del Observatorio

Insumos Responsable del reporte

EsquemaorganizacionaldelobservatoriodecalidadCuadro 17

Ubicación Estructural

El Observatorio depende de la Dirección de Vigilancia Fiscal o del Despacho del Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, según el caso

Objetivos del Observatorio

Mantener una base de datos que recopila la información que sirve de referen-cia para la orientación del proceso auditor.

Informar oportunamente a la Dirección de Vigilancia Fiscal o a la Gerencia Departamental, sobre los aspectos observados en el comportamiento del proceso auditor.

Contribuir de manera activa en el fortalecimiento del control fiscal, presen-tando recomendaciones que permitan el mejoramiento continuo del proceso auditor.

Generar la información requerida por los diferentes procesos institucionales, originados en la información que maneja el Observatorio.

continúa...

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Esquemaorganizacionaldelobservatoriodecalidad

Continuación cuadro 17

Perfil del ad-ministrador del Observatorio

En el nivel central, el Observatorio debe estar a cargo de un equipo de profesionales, y en nivel desconcentrado por un profesional, con conoci-mientos y experiencia en el ejercicio del proceso auditor y habilidades en informática.

Institucionaliza-ción

El Observatorio de Calidad, debe adoptarse mediante comunicación escrita del Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, según el caso, en donde se determinen los nombres de los responsables que lo integran; cualquier modificación debe efectuarse a través del mismo medio.

Condiciones El diálogo con la Dirección de Vigilancia Fiscal o el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, debe darse en forma directa.

La designación y dedicación del o los profesionales al observatorio será la que determine el Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, según sea el caso.

Responsabili-dades

Los responsables del diligenciamiento y tramite de la información del Observatorio, es garante institucionalmente por:La integralidad de la información que se produce como resultado de la revisión y análisis de la información en el Observatorio.La reserva de la información recopilada a través de los diferentes medios, que forman parte del Observatorio.

Plan de calidad, seguimiento y mediciónEl plan de calidad describe los siguientes elementos:

• Qué se necesita revisar;

• Cuál es la forma adecuada de revisar la calidad;

• Cuándo debe realizarse esta revisión;

• Quién debería realizar esta revisión;

• Qué registros de calidad deben ser realizados;

• El Plan de calidad, seguimiento y medición es obligatorio para todas las auditorías.

(Ver documento en el Sistema Integrado de Gestión y Control de Cali-dad SIGCC).

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Procedimiento control del producto No conformePara el informe de auditoría las no conformidades son de origen interno. Esto significa que la no conformidad se evi-dencia al interior de la CGR antes de liberar el producto.

De acuerdo con la normas técnicas de calidad, la CGR debe tratar los informes no conformes mediante la utilización de una de las siguientes acciones:

• Tomar acciones para eliminar la causa de la no confor-midad detectada antes de la liberación del informe.

• Si fuere el caso, autorizar su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente.

• En todo caso, la respectiva Contraloría Delegada tomará ac-ciones para prevenir que en futuros procesos auditores, se pre-senten las causas que generan estas no conformidades.

Criterios para determinar el producto no conforme (Informe)Se puede identificar como producto No conforme, a los in-formes que presenten las siguientes condiciones:

• Incumplimiento parcial de los objetivos del memorando de asignación de auditoría.

• Incumplimiento total de los objetivos del memorando de asignación de auditoría.

• No desarrollo de la totalidad de líneas de auditoría.

• Falta de evidencia y soporte de los hallazgos.

• No se evidencia seguimiento, control y monitoreo del proceso auditor.

• Si después de aprobar el informe final por el Comité Téc-nico, surte alguna modificación

Una vez identificado el Producto No Conforme se aplicará el numeral 2 (Tratamiento) y 3 (Control) del Procedimien-to Producto No conforme definido en el SIGCC.

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Preservación del Producto InformeLa CGR debe preservar la conformidad del producto du-rante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta preservación debe incluir la identificación, manipu-lación, embalaje, almacenamiento y protección. En todo caso, se debe aplicar el procedimiento de preservación del producto informe definido en el SIGCC.

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6.AnexoRelacióndeFormatosdelaGuíadeAuditoríadelaCGR

1.2 Formato memorando de asignación1.2.6 Formato carta de salvaguarda y carta de presentación3.1.2.1 Cronograma fase de planeación3.1.2.2 Formato análisis en detalle3.1.2.3 Matriz evaluación del sistema de control interno3.1.2.3 Formato pruebas de recorrido3.1.2.4 Ejemplo aplicativo muestreo3.1.2.5 Plan de trabajo3.1.2.5 Cronograma fases de ejecución e informe3.2.4 Matriz de calificación de la gestión y resultados3.2.5.3 Entrega hallazgos fiscales3.3.4 Modelo de informe3.3.4.1 Modelo de reporte5.3 Conservación y custodia de papeles de trabajo

Consulte estos formatos en el link http://200.93.128.215/guia de auditoria

La presente Guía de Auditoría surge de la necesidad de trabajar decididamente para darle un nuevo enfo-que al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, para lograr mayor efectividad y oportunidad y, por lo tan-to, mejores resultados institucionales.

Con base en los instrumentos jurídicos del ordenamien-to vigente, se han propuesto estrategias procesales y de gestión para introducir correctivos a las disfuncionali-dades del control fiscal y, así, permitir que el erario pú-blico pueda reincorporar activos que había perdido de manera fraudulenta y, concomitantemente, procurar el fortalecimiento institucional del Estado.

Este nuevo modelo de control fiscal, basado en resul-tados, tiene como fundamento el ejercicio auditor sec-torial e intersectorial a planes, programas y proyectos de inversión, sin descuidar el mandato constitucional y legal de auditar los sujetos de control. En efecto, la Contraloría General de la República orienta su proceso auditor no sólo al cumplimiento de normas, procesos y procedimientos, sino que se basa fundamentalmen-te en la verificación del logro de los resultados, que le permitan al Estado cumplir con sus fines esenciales.