guía do usuario: portasinaturas...guía do usuario: portasinaturas control de revisiÓns historia...

Guía do Usuario: Portasinaturas

Guía do Usuario:

Portasinaturas

Data

28/02/2012


CONTROL DE REVISIÓNS

Historia

Versión Data Documentos substituído Descrición / Detalles

0.1.0 03/11/2010 Versión Inicial

0.2.0 10/12/2010 Actualizado screenshots e

separacion roles

0.3.0 28/02/2012 Actualizar documentación

Cambios dende o última versión

Actualizar documentación e capturas de pantalla da aplicación tras o cambio de interface.

Difusión

Propietario: USC

Escritor: Balidea

Aprobado por:

Asinado:

Data: 28/02/2012

Distribución:

Referencias


Contido

1. INTRODUCIÓN 6

2. REQUISITOS 7

3. ACCESO 8

3.1 TIPOS DE USUARIOS 9

4. PESTANA “INICIO” 10

4.1 DOCUMENTOS RECIBIDOS PENDENTES DE ASINAR 10

4.1.1 SELECCIÓN DE DOCUMENTOS 10

4.1.2 PRIORIDADE 11

4.1.3 PROCEDEMENTO 11

4.1.4 PROPOSTO POR 11

4.1.5 SINATURA 11

4.1.6 DATA LÍMITE 11

4.1.7 INFORMACIÓN ADICIONAL 12

4.2 XANELA DE SELECCIÓN DE TIPO DE SINATURA 12

4.3 ENVÍOS SEN ARQUIVAR 12


4.3.2 SINATURAS REALIZADAS 13

4.3.3 ENVÍO 13

4.3.4 LÍMITE 13

4.3.5 ESTADO 13

5. PESTANA DE “RECIBIDOS” 15

5.1 DOCUMENTOS RECIBIDOS PARA ASINAR 15

5.1.1 SELECCIÓN DE DOCUMENTOS 16

5.1.2 PRIORIDADE 16


5.1.4 PROPOSTO POR 17

5.1.5 SINATURA 17

5.1.6 DATA LÍMITE 17


5.2 XANELA DE SELECCIÓN DE FIRMA 17

6. PESTANA DE “ENVIADOS” 19

6.1 LISTAXE DE “ENVÍOS DE DOCUMENTOS PARA ASINAR” 19


6.1.2 SINATURAS REALIZADAS 20

6.1.3 ENVÍO 20

6.1.4 LÍMITE 20

6.1.5 ESTADO 20



7. ACCIÓNS PARA USUARIOS BÁSICOS 22

7.1 CONSULTA DO DETALLE DUN DOCUMENTO RECIBIDO 22

7.2 ASINAR DOCUMENTOS 23

7.2.1 ASINAR DENDE A LISTAXE 24

7.2.2 ASINAR DENDE O DETALLE DUN DOCUMENTO 24

7.2.3 REXEITAR 27

7.3 CONSULTA DO DETALLE DUN DOCUMENTO ENVIADO 28

8. ACCIÓNS DE USUARIOS AVANZADOS 31

8.1 CREAR PROCEDEMENTO DE SINATURA 31

8.2 CREAR PROCEDEMENTO DE SINATURA SIMPLE 31

8.2.1 CREAR FLUXO DE SINATURA SIMPLE 32

8.2.2 CREAR PROCEDEMENTO DE SINATURA COMPLEXO 36

8.3 ELIMINAR PROCEDEMENTO 39

8.4 ARQUIVAR ENVÍO 40

8.5 CAMBIAR A ESTADO ASINADO 41

8.6 VALIDAR DOCUMENTO ASINADO 41

9. ANEXO I: FORMATO DAS SINATURAS 44

9.1 XADES XL 44

9.2 FORMATO DO DOCUMENTO ASINADO 44

10. ANEXO II: COPIA AUTÉNTICA 46

1. Introdución

A aplicación de Portasinaturas é unha ferramenta que permite que os usuarios asinen documentos que lles son asignados a través da creación de fluxos de traballo. Os fluxos de traballo permiten asignarlles documentos a un ou a varios usuarios do

sistema.

No caso de que un documento teña que ser asinado por varios usuarios, a

ferramenta permite distintos tipos de sinaturas que son mancomunadas e aniñadas.

O resultado dun fluxo de traballo é un documento debidamente asinado, co formato de sinatura definido pola USC, por todos os asinantes que integran o fluxo de

traballo.

Este documento describe o funcionamento da aplicación. Pódese atopar máis

información sobre o formato das sinaturas da USC no Anexo I deste documento.


2. Requisitos

É requisito que o usuario dispoña de ferramentas de sinatura electrónica, como DNI electrónico ou calquera outro certificado electrónico válido para a realización de sinaturas electrónicas.

No caso dos certificados electrónicos baseados en dispositivos seguros de creación de sinatura (tarxetas intelixentes ou dispositivos USB), cómpre ter

instalados os controladores correspondentes.

Os controladores para o DNI electrónico pódense descargar na seguinte ligazón:

http://www.dnielectronico.es/descargas/index.html

Para o correcto funcionamento da aplicación, cómpre ter instalado Java 1.6 ou superior, que se pode descargar de forma gratuíta na seguinte ligazón:

http://www.java.com/es/download/

Funcionan cos navegadores:

o FireFox 3.0

o IE 8

o Safari

Compatibles cos sistemas operativos:

o Windows

o Linux

o Mac OS

http://www.dnielectronico.es/descargas/index.html

http://www.java.com/es/download/


3. Acceso

Para facer uso da función de validación de documentos, hai que acceder á Aplicación Pública de Sinatura e Validación da USC a través do seguinte URL:

https://aplicacions.usc.es/eadmin/ferramentas

Para acceder á Aplicación Corporativa do Portasinaturas da USC, farase a través da seguinte URL:

https://probasaplicacions.usc.es/eadmin/sinatura/

O Portasinaturas está integrado no sistema de Single Sign On da USC, polo que se xa iniciou sesión no sistema poderá acceder a el directamente. En caso contrario, terá que introducir as credenciais:

Ditas credenciais poderán ser o usuario e contrasinal, asignados ó usuario pola universidade ou calquera certificado electrónico válido para a USC (FNMT clase 2 CA,

DNI electrónico e certificado de empregado público expedido pola USC).

Polo tanto, Os usuarios externos á USC, que non teñan usuario e contrasinal propios, terán que usar o aceso mediante certificado, mentres que os internos poderán elexir entre ámbolos métodos.

https://aplicacions.usc.es/eadmin/ferramentas

https://probasaplicacions.usc.es/eadmin/sinatura/


É preciso sinalar, que o comportamento dos distintos navegadores é distinto, co respecto os certificados software. Deste xeito, tanto Internet Explorer coma Chrome

operan cos certificados do sistema (polo que calquera certificado que se instale nun destes navegadores, estará disponible no outro), mentres que o Firefox ten o seu

almacén propio de certificados. Por isto, é bastante probable, que os certificados software “vistos” polo navegador varíen dun navegador a outro.

3.1 Tipos de usuarios

Existen tres tipos de usuario con acceso á aplicación, que son:

Usuario anónimo: Poderán acceder só á aplicación Ferramentas para validar os documentos firmados, ou cotexar as copias auténticas mediante o “Código

Seguro de Validación (CSV)”.

Usuario básico: Poderán acceder ó Portasinaturas, para asinar ou rexeitar as

peticións pendentes, así como ver os documentos que firmaron (na pestana “Enviados”) ou que teñen pendentes de firma (na pestana “Recibidos”). Actualmente dito grupo componse dos usuarios externos, e os internos que

non estean dados de alta como PAS ou PDI.

Usuario avanzado: Poderá realizar as mesmas accións que un usuario básico

e tamén crear procedementos de sinatura e asignárllelos a outros usuarios. Actualmente dito grupo componse dos usuarios internos dados de alta como PAS ou PDI.

En cada sección desta guía indícase qué usuarios poden realizar cada acción. As accións hanse mostrar ou non, dependendo do tipo de usuario que inicie sesión no

sistema.


4. Pestana “Inicio”

Cando un usuario accede a aplicación, amósaselle unha xanela onde poderá ver (dependendo dos permisos que teña) os documentos pendentes de asinar e documentos pendentes de finalizar.

Nesta pestana o usuario poderá realizar as accións máis habituais relacionadas cos documentos: asinar documentos, enviar documentos e finalizar envíos. O resto de

pestanas serven realizar buscas no histórico de documentos enviados e recibidos.

Por outra banda e, dependendo dos permisos asignados o usuario, nesta poderase realizar entre outras as seguintes accións:

- Asinar documentos pendentes

- Acceso o detalle de documentos enviados

- Acceso o detalle de documentos recibidos

- Creación dun fluxo de sinatura simple

- Creación dun fluxo de sinatura avanzado

4.1 Documentos recibidos pendentes de asinar

O usuario dispón dunha listaxe onde se amosan todos os documentos que se lle enviaron para seren asinados e que aínda están pendentes de ser procesados. O

proceso de sinatura dos mesmos pódese realizar de xeito individual ou en lote.

A listaxe amosa a seguinte información:

4.1.1 Selección de documentos

Premendo na caixa de verificación de cada documento podemos seleccionar os

documentos para proceder a sua sinatura. Pódense seleccionar un ou varios


documentos. No caso de que se seleccionen varios documentos con tipo de sinatura diferente, amosaráselle ó usuario unha xanela onde deberá seleccionar o tipo de

sinatura que desexa empregar, enviándose só a asinar os documentos do tipo seleccionado (ver apartado 4.2).

Destacar que premendo na caixa de verificación da cabeceira da táboa selecciónanse todos os documentos amosados ó usuario.

4.1.2 Prioridade

Na columna da esquerda amósase unha icona que indica a prioridade dos documentos que deben ser asinados. En concreto, establécense dúas prioridades:

- Prioridade alta

- (sen icona) Prioridade normal

- Prioridade baixa

A través destas iconas, o usuario pode diferenciar dun xeito rápido a prioridade dos

diferentes documentos pendentes de asinar.

4.1.3 Procedemento

Este campo indica o tipo de procedemento do que se trata.

O premer nesta cabeceira accedese o detalle dun documento recibido para asinar (ver apartado 7.1)

4.1.4 Proposto por

Na columna "Proposto por" aparece o nome do creador do procedemento.

4.1.5 Sinatura

Indica o tipo de sinatura que require o documento. Pode tomas os seguintes valores:

- Calquera Calquera sinatura electrónica

- Emp. Púb. Sinatura de empregado público

- Eq. Manus Equivalente a manuscrita

4.1.6 Data límite

Data máxima en que se debe asinar o documento. Segundo a opción elixida á hora de introducir o fluxo, pódese asinar ou non fóra do prazo. Esta información pódese

ver nos detalles do documento recibido (ver apartado 7.1).


4.1.7 Información adicional

Co fin de completar a información e, no caso de que teñan valor, amósanse máis información debaixo da información comentada anteriormente, en concreto:

- Asunto do procedemento

- Descrición do procedemento

4.2 Xanela de selección de tipo de sinatura

Cando un usuario envía a asinar varios documentos que requiren diferente tipo de sinatura, amósaselle unha xanela onde deberá seleccionar que tipo de sinatura

desexa realizar:

Como se observa na imaxe, os documentos seleccionados previamente amósanse agrupados por tipo de sinatura que precisan, enviándose para asinar unicamente os

dun só tipo de sinatura.

Se o usuario selecciona varios documentos que precisan un mesmo tipo de sinatura esta xanela xa non aparece.

4.3 Envíos sen arquivar

Nesta listaxe amósanse os documentos que un usuario enviou a asinar a outros

usuarios e, que xa están asinados e están pendentes de arquivar (ver apartado 8.4).



4.3.1 Procedemento


O premer nesta cabeceira accedese o detalle dun documento enviado a asinar (ver apartado 7.3)

4.3.2 Sinaturas realizadas

Número de sinaturas realizadas sobre o documento.

4.3.3 Envío

Campo que indica a data na que se enviou o documento a asinar os diferentes

usuarios.

4.3.4 Límite

Data máxima na que se debe asinar o documento. Segundo a opción elixida á hora de introducir o fluxo, pódese asinar ou non fóra do prazo. Esta información pódese ver nos detalles do documento (sección 7.3).

4.3.5 Estado

Indica o estado do documento:

- Asinado: Foi asinado por todos os usuarios

- Rexeitado: Foi rexeitada a sinatura do documento por un usuario.


Co fin de completar a información e, no caso de que teñan valor, amósanse máis

información debaixo da información comentada anteriormente, en concreto:




5. Pestana de “Recibidos”

Nesta pestana un usuario poderá consultar tódolos documentos que recibiu para asinar. Dende esta listaxe poderá acceder para ver o detalle do documento recibido e no caso de que estea pendente, asinalo ou rexeitalo.

Por outra banda e, dependendo dos permisos asignados o usuario, nesta poderase realizar entre outras as seguintes accións:


- Rexeitar documentos pendentes (dende o detalle do documento)

- Acceso o detalle de documentos

Por defecto na listaxe de busca, amósanse os documentos pendentes de asinar.

5.1 Documentos recibidos para asinar

Este listado amosará os documentos que un usuario recibiu para asinar. Os

resultados poderán ser filtrados por unha serie de criterios:

- Nº de rexistros por páxina

- Estado dos documento recibidos

o Mostrar os documentos pendentes (sen asinar/rexeitar polo usuario)

o Mostrar os documentos asinados

o Mostrar os documentos rexeitados

- Campo de texto, que buscará a cadea introducida nos seguintes campos:

o Creador do fluxo

o Procedemento

o Descrición

o Asunto



5.1.1 Selección de documentos

Premendo na caixa de verificación de cada documento podemos seleccionar os

documentos para proceder a súa sinatura. Pódense seleccionar un ou varios documentos. No caso de que se seleccionen varios documentos con tipo de sinatura

diferente, amosaráselle ó usuario unha xanela onde deberá seleccionar o tipo de sinatura que desexa empregar, enviándose só a asinar os documentos do tipo seleccionado (ver apartado 4.2).

5.1.2 Prioridade

Na columna da esquerda amósase unha icona que indica a prioridade dos

documentos que deben ser asinados. En concreto, establécense dúas prioridades:

- Prioridade alta

- (sen icona) Prioridade normal

- Prioridade baixa

5.1.3 Procedemento


O premer nesta cabeceira accedese o detalle dun documento recibido para asinar

(ver apartado 7.1)


5.1.4 Proposto por

Na columna "Proposto por" aparece o nome do creador do procedemento.

5.1.5 Sinatura

Indica o tipo de sinatura que require o documento. Pode tomas os seguintes valores:

- Calquera Calquera sinatura electrónica

- Emp. Púb. Sinatura de empregado público

- Eq. Manus Equivalente a manuscrita

5.1.6 Data límite

É a data máxima en que se debe asinar o documento. Segundo a opción elixida á hora de introducir o fluxo, pódese asinar ou non fóra do prazo. Esta información

pódese ver nos detalles do documento (ver apartado 7.1).


Co fin de completar a información e, no caso de que teñan valor, amósanse dous campos debaixo dos arriba comentados:



5.2 Xanela de selección de firma

Cando un usuario envía a asinar varios documentos que requiren diferente tipo de

sinatura, amósaselle unha xanela onde deberá seleccionar que tipo de sinatura desexa realizar:


Como se observa na imaxe, as sinaturas seleccionadas amósanse agrupadas por tipo de sinatura que precisan.


6. Pestana de “Enviados”

Nesta pestana un usuario poderá consultar tódolos documentos que enviou para asinar. Entre as opcións que se poden realizar nesta pestana atopamos as seguintes:

- Consulta do detalle dun documento enviado

- Arquivar un documento rexeitado ou asinado (dende o detalle)

- Eliminar un documento enviado que estea pendente (dende o detalle).

- Validar un documento asinado (dende o detalle)

Por defecto, o acceder a listaxe por primeira vez, amósanse os documentos enviados

sen finalizar.

6.1 Listaxe de “Envíos de documentos para asinar”

Esta listaxe amosa os documentos que un usuario avanzado enviou a asinar. Os resultados poderán ser filtrados por unha serie de criterios:

- Nº de rexistros por páxina:

- Estado dos documento recibidos

o Mostrar os envíos pendentes

o Mostrar os envíos asinados

o Mostrar os envíos rexeitados

o Mostrar os envíos eliminados

o Mostrar os envíos arquivados (asinados)

o Mostrar os envíos arquivados (rexeitados)

o Mostrar os envíos arquivados

o Mostrar os envíos sen arquivar

- Campo de texto, que buscará a cadea introducida nos seguintes campos:

o Creador do fluxo

o Procedemento

o Descrición

o Asunto



6.1.1 Procedemento


O premer nesta cabeceira accedese o detalle dun documento enviado a asinar (ver

apartado 7.3)

6.1.2 Sinaturas realizadas

Número de sinaturas realizadas sobre o documento.

6.1.3 Envío

Campo que indica a data na que se enviou o documento a asinar os diferentes

usuarios.

6.1.4 Límite

Data máxima na que se debe asinar o documento. Segundo a opción elixida á hora de introducir o fluxo, pódese asinar ou non fóra do prazo. Esta información pódese

ver nos detalles do documento (sección 7.3).

6.1.5 Estado

Indica o estado do documento:

- Asinado: Foi asinado por todos os usuarios

- Rexeitado: Foi rexeitada a sinatura do documento por un usuario.


Co fin de completar a información e no caso de que teñan valor, amósanse outros

campos debaixo dos arriba comentados:


7. Accións para usuarios básicos

Entre as principais operacións que pode realizar un usuario básico atopamos as seguintes:


- Rexeitar documentos pendentes

7.1 Consulta do detalle dun documento recibido

Un usuario poderá consultar os detalles dun documento recibido, para elo deberá

premer na ligazón presente columna “procedemento” que se lle amosa nas seguintes listaxes:

- Listaxe de “Documentos recibidos pendentes de asinar” da pestana de inicio

- Listaxe de “Documentos recibidos” da pestana Recibidos

- Listaxe de “Resume de sinaturas” que se amosa tras asinar un documento

Cando un usuario prema na ligazón da columna “procedemento” accederá o detalle dun documento recibido onde poderá realizar diferentes accións dependendo do

estado do documento e dos permisos que teña. Entre estas accións atopamos:

- Descargar o documento que ten que asinar.

- Asinar o documento (só se amosa se está pendente de asinar polo usuario).

- Rexeitar o documento (só se amosa se está pendente de asinar polo usuario).

- Ver detalles da sinatura (só se amosa se ten algunha sinatura realizada).


Como se comentou anteriormente, cando un documento ten algunha sinatura realizada, pódense consultar os detalles da mesma, premendo na ligazón “ver

detalles” da sinatura correspondente.

7.2 Asinar documentos

Procesar os documentos pendentes de sinatura é a acción que todos os usuarios do

sistema deben realizar con frecuencia.

O primeiro que cómpre facer é revisar (ben na listaxe inicial ou ben dende a pestana

de recibidos) os documentos pendentes pendentes de asinar e, a seguir, decidir se hai que asinalos ou ben rexeitalos.

Para revisar os documentos pendentes, recoméndase acceder aos datos completos

do documento en cuestión (accedendo o detalle) e visualizar a versión imprimible deste para asegurarse do que vai asinar.


7.2.1 Asinar dende a listaxe

Dende a listaxe de documentos recibidos presente na pestana inicial ou pestana de recibidos, pódese asinar un documento de xeito individual ou varios en lote.

Para realizar esta tarefa é preciso seleccionar un ou mais documentos pendentes de

sinatura nos que o tipo de sinatura sexa o mesmo. Posteriormente deberase premer no botón asinar.

É preciso lembrar que cando se seleccionan varios documentos cun tipo de sinatura diferente, amosarase unha xanela na que se deberá seleccionar os documentos segundo o tipo de firma co que se desexa asinar (ver apartado 4.2 Xanela de

selección de tipo de sinatura).

A continuación amosarase o applet de sinatura sendo preciso seguir os pasos que se

indican nos puntos posteriores (ver apartado 7.2.2 asinar dende o detalle dun documento)

7.2.2 Asinar dende o detalle dun documento

Cando un usuario desexe asinar un documento dende o detalle do mesmo, deberá premer na columna “Procedemento” que se amosa nunha das listaxes de

documentos recibidos. Se o documento está pendente amosarase o botón Asinar.


Premendo no botón “Asinar” redirixirase o applet de sinatura, que será o encargado

de realizar a firma do documento. Este proceso consta de tres pasos:

- Paso 1 de 3: Selección da procedencia do certificado

O usuario debe seleccionar a procedencia dos certificados desexada e premer en

“Seguinte”.

- Paso 2 de 3: Selección do certificado de sinatura

Unha vez seleccionado a procedencia dos certificados amósanselle o usuario os certificados que pertencen o mesmo, debendo seleccionar o certificado desexado

e premer no botón “Seguinte”.


Se o certificado seleccionado está aloxado nun dispositivo seguro de creación de sinaturas, pediráselle ao usuario o PIN do token.

- Paso 3 de 3: Asinar un documento

Por último, para rematar o proceso de sinatura, o usuario precisará confirmar a

sinatura do documento ou documentos que seleccionou.

Unha vez rematados estes pasos, amosaráselle ó usuario unha pantalla co resume

das sinaturas realizadas. De igual xeito, na columna “Procedemento” do rexistro desexado poderá consultar o detalle do documento que asinou (ver apartado 7.1)


7.2.3 Rexeitar

Se por calquera motivo, o usuario considera que non debe asinar un procedemento,

este debe rexeitalo para que se lle notifique esa negativa ao seu creador.

Para realizar este proceso debese acceder o detalle do documento (ben dende a

Pestana de Inicio ou dende a Pestana de Recibidos). Una vez no detalle do documento (e sempre e cando este teña estado pendente), deberase premer no

botón “Rexeitar” para comezar o proceso de rexeitamento dun documento.

Cando un usuario prema neste botón, amosaráselle a xanela de rexeite dun documento onde deberá proporcionar o motivo polo que rexeita a sinatura dun

documento.


7.3 Consulta do detalle dun documento enviado

Un usuario poderá consultar os detalles dun documento enviado, para elo deberá

premer na ligazón presente columna “procedemento” que se lle amosa nas seguintes listaxes:

- Listaxe de “Documentos enviados sen arquivar” da pestana de inicio

- Listaxe de “Documentos enviados” da pestana Enviados

Para acceder o detalle un usuario deberá premer na ligazón da columna

“procedemento”.


Ademais de mostrar información sobre o procedemento, permítese a descarga do ficheiro que se debe asinar en formato orixinal, en formato XML ou en formato

imprimible.

No caso de documentos PDF os formatos coinciden, mais no caso de ficheiros XML o formato imprimible consistirá nunha representación en PDF do ficheiro orixinal que

se debe asinar.

Tamén se prememos sobre o ligazón “ver detalles” da táboa de destinatarios,

amosarase o detalle da sinatura seleccionada.

Dependendo do estado do fluxo, amosarase no menú da dereita diferentes opcións:


Validar documento asinado (no caso de que estea asinado por todolos usuarios, ver sección 8.6).

Arquivar Envío (no caso de que o documento este asinado ou rexeitado ver sección 8.4).

Cambiar estado a asinado (no caso de que o documento estea arquivado ver sección 8.5).

Eliminar fluxo (no caso do que o documento este pendente sección 8.3)


8. Accións de usuarios avanzados

Entre as principais operacións que pode realizar un usuario básico atopamos as seguintes:


- Rexeitar documentos pendentes

- Crear, cancelar e arquivar fluxos de sinatura, tanto simples como complexos

8.1 Crear procedemento de sinatura

Os usuarios poden crear novos fluxos de traballo asignándolles documentos a outros

usuarios do sistema para que os asinen.

Os procedementos pódense subdividir en distintos ciclos ou pasos; así, ata que

asinen todos os usuarios do primeiro ciclo non poden comezar a asinar os usuarios asignados ao segundo ciclo.

En cada ciclo do procedemento pódese definir se as sinaturas dos asinantes se deben

realizar seguindo unha orde establecida ou se, pola contra, poden asinar en calquera orde.

O uso de ciclos dentro dun procedemento permite realizar asignacións e sinaturas complexas, polo que o circuíto de portasinaturas se asemella a un circuíto tradicional en papel.

Existen varias opcións para crear un fluxo, que son:

Crear un fluxo de sinatura simple.

Crear un fluxo de sinatura complexo.

8.2 Crear procedemento de sinatura simple

Os usuarios poden crear novos fluxos de traballo asignándolles documentos a outros

usuarios do sistema para que os asinen.

Os procedementos pódense subdividir en distintos ciclos ou pasos; así, ata que asinen todos os usuarios do primeiro ciclo non poden comezar a asinar os usuarios

asignados ao segundo ciclo.

En cada ciclo do procedemento pódese definir se as sinaturas dos asinantes se deben

realizar seguindo unha orde establecida ou se, pola contra, poden asinar en calquera orde.

O uso de ciclos dentro dun procedemento permite realizar asignacións e sinaturas

complexas, polo que o circuíto de portasinaturas se asemella a un circuíto tradicional en papel.

Existen varias opcións para crear un fluxo, que son:

Crear un fluxo de sinatura simple.

Crear un fluxo de sinatura complexo.


8.2.1 Crear fluxo de sinatura simple

Esta é a opción máis simple e versátil para crear un fluxo de sinatura, sempre que cumpra cos seguintes parámetros:

O fluxo vai constar dun único ciclo.

Poderá ter un ou mais asinantes.

Pódese acceder á opción de crear un fluxo de sinatura simple a través do menú de

accións situado na parte dereita da pestana de “inicio” ou da pestana de “enviados”:

Posteriormente, o usuario debe introducir a información do procedemento e do fluxo de sinatura entre a que se atopan:

- Datos xerais do procedemento

- Asinantes do procedemento


8.2.1.1 Datos xerais do procedemento

Debe introducir a seguinte información:

Documento que vai ser asinado: Este documento debe estar en formato PDF.

Procedemento: Refírese ao procedemento ao que pertence o documento ou a actividade, como por exemplo: "Sinatura de convenios".

Nome do procedemento: Este recadro de texto aparece dependendo da

opción de procedemento escollida no selector anterior e serve para darlle un nome o procedemento de sinatura.

Asunto: Asunto descritivo do documento que se vai asinar.

Descrición: Descrición detallada do documento que se vai asinar.

Enderezo de correo para recibir notificacións: Enderezo onde o creador do

fluxo vai recibir as distintas notificacións sobre o estado do fluxo.

As sinaturas deben realizarse en orde: Indicará se o documento debe ser

asinado no orden establecida.


8.2.1.2 Engadir asinantes do procedemento

Un usuario deberá indicar cales son os usuarios da plataforma que deben asinar o

documento. Para elo, ten dúas posibilidades (dependendo dos permisos que teña):

- Engadir destinatarios do directorio da USC (esta opción dependerá dun permiso especial que permita engadir usuarios deste tipo)

- Engadir destinatario manualmente

8.2.1.2.1 Engadir un asinante do directorio da USC:

Cando un usuario teña os permisos correspondentes e prema na ligazón “Engadir destinatario do directorio da USC” amosaráselle un pop-up onde deberá

completar a seguinte información:

Tipos de sinaturas permitidas: Refírese aos tipos de certificado

aceptados para realizar a sinatura. Permítense tres opcións:

o Sinatura de empregado público: Só se aceptan certificados de empregado público.

o Sinatura equivalente á manuscrita: Só se aceptan certificados recoñecidos aloxados nun dispositivo seguro de creación de sinatura.

o Calquera tipo de sinatura electrónica.

Asinante: Combo que busca o asinante no directorio de usuarios da USC.

E-mail: Dirección de correo onde o asinante vai recibir as notificacións. Por

defecto a que ten o directorio da USC, pero pódese establecer outra.

Data límite: Data antes da que se debe realizar a sinatura.

Unha vez completados todos os valores, e trás premer no botón “engadir”, o asinante quedara asignado o fluxo.


8.2.1.2.1 Engadir un asinante manualmente:

Dita opción será a usada para engadir usuarios externos á USC, xa que non se poderán dar de alta doutro xeito.

Opción empregada cando un dos usuarios que debe asinar o documento non se atopa no directorio da USC, ou ben o usuario non ten permisos para engadir destinatarios do

directorio da USC.

Cando un usuario prema na ligazón “Engadir destinatario manualmente” amosaráselle un pop-up onde deberá completar a seguinte información:

Tipos de sinaturas permitidas: Refírese aos tipos de certificado aceptados para realizar a sinatura. Permítense tres opcións:

o Sinatura de empregado público: Só se aceptan certificados de empregado público.

o Sinatura equivalente á manuscrita: Só se aceptan certificados

recoñecidos aloxados nun dispositivo seguro de creación de sinatura.

o Calquera tipo de sinatura electrónica.

Nome: Nome do asinante

Apelidos: Apelidos do asinante.

NIF/NIE: NIF ou NIE do asinante.

E-Mail: Dirección de correo do asinante.

Data límite: Data antes da que se debe realizar a sinatura.


É moi importante revisar o contido das caixas de texto Nome, Apelidos, NIF/NIE xa que se os datos son incorrectos o documento non lle aparecerá na pestana de

“Recibidos” do destinatario.

Unha vez completados todos os valores, e trás premer no botón “engadir”, o

asinante quedara asignado o fluxo.

8.2.2 Crear procedemento de sinatura complexo

Se se precisa crear fluxos que non cumpran os requisitos dos procedementos

simples, pódese crear un procedemento de sinatura complexo.

A opción de crear un fluxo de sinatura complexo está accesible a través do menú de

accións situado na parte esquerda da pestana de “inicio” ou da de “enviados”:


Posteriormente, o usuario debe introducir a información do procedemento e do fluxo

de sinatura entre a que se atopan:

- Datos xerais do procedemento

- Pasos do procedemento

- Asinantes de cada paso do procedemento

8.2.2.1 Datos xerais do procedemento

Igual que no caso dos fluxos simples, cómpre introducir a seguinte información:

Documento que se vai ser asinado: Este documento debe estar en formato

PDF.

Procedemento: Refírese ao procedemento ao que pertence o documento ou a

actividade, como por exemplo: "Sinatura de convenios".

Asunto: Asunto descritivo do documento que se vai asinar.

Descrición: Descrición detallada do documento que se vai asinar.

Enderezo de correo para recibir notificacións: Enderezo onde o creador do fluxo vai recibir as distintas notificacións sobre o estado do fluxo, por defecto

amosase a dirección de correo que teña no directorio da USC.


8.2.2.2 Pasos do fluxo de sinatura

No caso dos fluxos complexos, o usuario ten liberdade total para crear tantos ciclos e subciclos como precise e incluír tantos asinantes como se requiran en cada paso.

Á hora de deseñar a árbore de ciclos, subciclos e asinantes, cómpre ter en conta que un ciclo (paso) pode conter ou ben subpasos ou ben asinantes, pero non as

dúas cousas.

Pódense engadir e eliminar ciclos (pasos), subciclos (subpasos) e asinantes ata obter o deseño da árbore que se precisa. Tamén se pode indicar se as sinaturas dun

subciclo determinado deben ir ordenadas.


8.2.2.3 Engadir asinantes do procedemento

Un usuario deberá indicar cales son os usuarios da plataforma que deben asinar o

documento. O procedemento é exactamente o mesmo que o descrito en apartados anteriores para a creacion de fluxos simples. Para elo, ten dúas posibilidades

(dependendo dos permisos que teña):

- Engadir destinatarios do directorio da USC (esta opción dependerá dun permiso especial que permita engadir usuarios deste tipo)

- Engadir destinatario manualmente

8.3 Eliminar procedemento

Esta opción só está dispoñible para o usuario creador do procedemento cando o

estado do procedemento non estea rematado (asinado ou rexeitado).

Para eliminar un procedemento, é preciso acceder o detalle do documento enviado accédese aos detalles do procedemento dende a pestana de “enviados”.

No menú da dereita aparece a opción "Eliminar":


Premendo nesta opción “Eliminar” e confirmando a operación no pop-up que amosa a aplicación a tal efecto marcarase como eliminado o fluxo.

8.4 Arquivar envío

Dende o detalle dun documento enviado, e cando un documento que estea asinado por tódolos usuarios ou rexeitado poderase arquivar un documento. Premendo na ligazón que se amosa no menú dereito, marcarase un documento como arquivado

deixa de amosarse na listaxe da pestana de Inicio “Envíos sen arquivar”.


8.5 Cambiar a estado asinado

Dende o detalle dun documento enviado, e cando un documento estea arquivado reverter o seu estado a “documento asinado/rexeitado sen arquivar”. Premendo na ligazón que se amosa no menú dereito, reverterase o estado do documento a

“asinado/rexeitado sen finalizar”

8.6 Validar documento asinado

Dende o detalle dun documento enviado que estea asinado por tódolos usuarios,

poderase realizar a validación do documento.

Para realizar esta operación un usuario debe premer na ligazon do menu dereito “Validar documento asinado”.


Despois de premer na ligazón, procédese á validación de todas as sinaturas do

documento e amosa o resultado da validación do documento. Na nova xanela amosada tamén se poderá descargar o documento orixinal e o documento asinado.

Poderase consultar os detalles dunha sinatura premendo na ligazón “ver detalles”.


De igual xeito, pódese ampliar a información amosada premendo na ligazón “ver detalles adicionais validación”. Esta operación amosa máis información sobre a

sinatura e do certificado co que se asinou.


9. Anexo I: Formato das Sinaturas

9.1 Xades XL

O formato das sinaturas que xera a plataforma da USC baséase no estándar XADES-

XL. É un tipo de sinatura, baseado en XML, que incorpora unha serie de elementos no documento asinado que proporcionan garantías adicionais.

En todas as sinaturas se poden atopar os seguintes elementos XADES-XL:

9.2 Formato do documento asinado

Os documentos asinados inclúen o documento orixinal codificado en Base64 dentro dunha estrutura XML como a que se mostra no seguinte gráfico:


As sinaturas do documento atópanse en diferentes nodos Signature. Existe un nodo

Signature por cada sinatura do documento.

Unha sinatura pode asinar o documento en si ou sinaturas anteriores, e pódense

efectuar sinaturas aniñadas e mancomunadas. A complexidade de verificar estes detalles correspóndelle á aplicación de validación, co que o usuario queda liberado

desta acción.


10. Anexo II: Copia Auténtica

A copia auténtica é un documento en formato PDF que representa de forma visual o documento orixinal.

Ademais da representación visual do documento contén os metadatos esixidos pola

Lei 11/2007. En particular, ao pé de cada páxina do documento móstranse tanto o CSV da copia auténtica como o URL que permite acceder a ela:

Todas as copias auténticas da USC son representacións de documentos asinados, e na última páxina achégase ademais información das sinaturas que contén o

documento orixinal:

Como medida extra de seguridade, o documento está asinado electrónicamente, polo que se pode comprobar a súa validez dende o mesmo Acrobat Reader accedendo ao

panel de sinaturas.

guía do usuario: portasinaturas...guía do usuario: portasinaturas control de revisiÓns historia...

Documents