gerencia en bibliotecas

8/6/2019 Gerencia en Bibliotecas

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EXIGENCIAS DE LA GERENCIA EN LAS BIBLIOTECAS ACTUALES PARALOGRAR EL ÉXITO EN SU GESTIÓNMaría de los Angeles Ginori Gilkes

Acuario Nacional de Cuba Ave 1ra esq. 60 Ciudad de La Habana, Cuba

Email:[email protected] (537) 241442

RESUMENLa Era de la Información está caracterizada por el uso intensivo de las nuevastecnologías para el procesamiento de la misma y que han irrumpido de formadecisiva en el quehacer sistemático de las bibliotecas, las cuales durante muchotiempo mantuvieron de forma estable métodos de trabajo. Posicionarse en esteámbito cambiante constituye un verdadero reto para consolidar un trabajoeficiente. Se enuncian algunos aspectos imprescindibles para lograr el éxito, cadauno de los cuales, constituirán proyectos de desarrollo en beneficio delcliente/usuario de la biblioteca del Acuario Nacional de Cuba.palabra clave: bibliotecas, gerencia.

ObjetivosMostrar el rol del profesional de la información en el contexto actual y seleccionarlos requerimientos necesarios para el buen funcionamiento de una biblioteca.INTRODUCCIÓNLas bibliotecas están insertadas en un mundo cambiante donde las tecnologías deinformación y las comunicaciones han hecho su irrupción. Es por eso que hoyhablamos de conservación en formato digital, desarrollo de coleccioneselectrónicas, acceso a catálogos de bibliotecas remotas, todo esto es posible puesvivimos en la Era de la Información.Aparejado con esto quienes navegan en este mundo deben hacerlo de formaefectiva y eficaz para no naufragar, en ello les va el éxito de que continúensobreviviendo una de las instituciones más antiguas: las Bibliotecas, ya hoy condiferentes apellidos Bibliotecas Electrónicas, Bibliotecas Digitales, BibliotecasVirtuales. Todas tienen en común servir a una comunidad de usuarios o clientesque acceden cada vez más y las visitan cada vez menos pues la tecnología noestá al alcance de todos, aspecto a tener en cuenta cuando se diseñen losproductos y servicios informativos.

Incursionando en aspectos del léxico, mencionaremos algunas definiciones:Gerencia

Es la encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos en unaorganización.

ÉxitoFin o terminación de un negocio o dependencia. Resultado feliz de un negocio,

actuación, etc.Gestión

Acción o efecto de gestionar. Acción o efecto de administrar.

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Por tanto el resultado feliz de las acciones de planificar, organizar, dirigir ycontrolar es el fin de lo buscado por la gerencia en su acción.

En este trabajo se comentaran algunos pilares que podrían servir de base a lagerencia para que la conduzca al éxito. Agrupados en 2 niveles de prioridad, pero

que en la práctica actúan entrelazados. En el primer nivel está el personal, laconcepción, las fuentes de información, la tecnología y los servicios. En elsegundo nivel de prioridad los manuales de procedimientos, código de ética, elmarketing y los proyectos.

PERSONAL

TECNOLOGÍA FUENTES DE INFORMACIÓN

CONCEPCIÓNSERVICIOS/PRODUCTOS

1. PERSONAL

Constituyen los activos más valiosos de cualquier empresa los cuales deben estarmotivados, calificados y potenciados en la labor que realizan. Los recursoshumanos tengan o no cargos directivos deben transformar su cultura del pensar ycultura del hacer, pues con la aparición de las redes de alcance global elprofesional de la información ha tenido la oportunidad de ampliar su espectro detrabajo, pongamos por ejemplo como ha sido la transición:

PARADIGMAS TRADICIONALES NUEVOS PARADIGMAS

Almacenamiento AccesoCarteles y folletos Páginas webCatálogos Menúes y enlaces de accesoPreservación Control de virus informáticosAtención personal Atención remotaAdquisición de colecciones just in case Adquisición de colecciones just in time

En este último caso es conveniente expresar algo que tradicionalmente se hapensado: las bibliotecas deben tener todo lo que se publica en una materia

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determinada, razones de índole económica nos imponen lo contrario, dejandomargen a penas para adquirir sólo cuando se necesite.Con los nuevos paradigmas se evidencia la conveniencia de un análisis del puestode trabajo incorporando nuevas funciones, actividades, tareas conjugándolas conlos conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para un mejor desempeño.

2. CONCEPCIÓN

En su creación están presentes políticas trazadas a nivel nacional o empresarial,la misión, visión, objetivos, valores. Todo el personal debe conocerlas aunque seade forma simplificada para saber hacia donde se quiere llegar. Antecede a laplanificación.

3. FUENTES DE INFORMACIÓNAntes que nada definámosla:

Se considera fuente de información todo objeto o sujeto que genere, contenga,suministre o transfiera información. Clasificándose en interna o externa si esproducida dentro o fuera de una organización. Los tipos de información (Cruz,1992) son los siguientes:

Libros de textoArtículos de publicacionesseriadasInformes gubernamentalese institucionalesPatentesLiteratura gris

ResúmenesBases de datos

1. Información de dominio público

Comportamiento delproductoVentasCostosAcciones de mercadoCompetidores

2. Información sobre productos yprocesos de las compañías

Informes deproyectosConclusionesRecomendacionesEspecificaciones

3. Información Científica y tecnológica

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ResultadosInformación

experimental4. Información de referencia en el laboratorio

Datos originales de laboratorio

Mediciones y observacionesDescripcionesRegistros

5. Información experimental

PersonalAdministración

FinanzasAsignación de recursosGerencia de proyectosCostos

6. Información sobre gerencia deInvestigación y desarrollo

Las fuentes de información pueden ser

documentales no documentales.

primarias secundarias institucionales personales impersonales

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Escribir sobre fuentes de información en la Era de la Información podría pensarseque es llover sobre mojado, y así lo es teniendo en cuenta que pueden apareceren diversos soportes papel, electrónico.Atributos de actualidad, pertinencia, accesibilidad son los más preciados. Suadquisición debe responder a la visión, misión, y objetivos de la organización pues

sólo así es justificable las inversiones que se realizan para obtenerlas.4. TECNOLOGÍA La Era de la Información ha sido posible gracias al desarrollo tecnológico; lastecnologías de la información (TI) hoy en día son lo que el arado o la ruedasignificaron siglos atrás, una verdadera revolución. Hacia el lugar que evolucionanlas Bibliotecas existe un fuerte componente tecnológico es por eso que a aparecióuna clasificación que las diferencia según tecnología en: Bibliotecas electrónicas,Bibliotecas polimedias, Bibliotecas digitales. y Bibliotecas Virtuales. (Tomado deLos servicios de información: una experiencia latinoamericana, Universidad de LaColima).

Biblioteca Electrónica: Permitirán acceder a la información en formatoelectrónico in situ o a larga distancia; y en las colecciones de éstas bibliotecasconvivirán todo tipo de materiales y formatos

Biblioteca Digital: Sus colecciones están solamente en formato digital pues lascolecciones se digitalizan. No tienen ningún tipo de libro convencional. Requiereestaciones de consulta con equipo multimedia de propósito especial. Pueden seraccesadas a distancia y por multiusuario de manera simultánea. Uso intensivo delcorreo electrónico para la comunicación con el bibliotecario. Muy automatizada.

Bibliotecas Virtual: Incorpora los avances de la realidad virtual; sus equipos decómputo tendrán que reflejar la tecnología de punta y las representaciones enhipermedia serán las adquisiciones más representativas Se fundamentan en lassimulaciones realistas que proporciona que el usuario se sienta totalmenteinmerso por tanto es posible entrar a la Biblioteca virtual mediante lacomputadora, andar por las salas y los estantes, usar un catálogo, seleccionar unlibro, abrirlo, leerlo.

Si se el asunto es una Biblioteca que recién comienza se debe seleccionar quetipo de Biblioteca será en un futuro para dirigirnos hacia la seleccionada. Si existeya la Biblioteca debemos proyectar como será el proceso de transcisión pues conla inercia de la tradición se pudiera obviar la adquisición, procesamiento,divulgación, recuperación o servicios de la información electrónica.5. SERVICIOS/PRODUCTOS

Los servicios/productos se conforman para satisfacer a los clientes/usuarios,siendo el punto de enlace entre éstos y el profesional de la información. Debenconjugarse las características personales, conocimientos y habilidades con elservicio asignado. El sevicio no se puede separar de la persona que lo presta y

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ella además debe brindar la imagen de la organización por lo que tiene queconocerla en toda su extensión, resumiendo, es la persona más experimentada laque debe de canalizar las necesidades informativas con los productos y serviciosdebiéndose establecer con una interrelación fuerte para que sea más efectivo elservicio.

Concluimos entonces este primer nivel compuesto por personal, concepción,fuentes de información, tecnología y productos/servicios con algunos ejemplos quepueden evidenciar la unidad que existe entre ellos.

¿Qué haríamos en los casos siguientes?

♦ Una Biblioteca con tecnología, fuentes de información bien concebidas, perocarente de personal o el existente es incompetente para brindarservicios/productos informativos.

♦

Una Biblioteca con tecnología para diseñar productos/servicios bienproyectados y con el personal adecuado pero sin las fuentes de informaciónnecesarias.

♦ Y, qué hacer cuando se tiene personal, concepción, fuentes de información,servicios/productos pero sin tecnología

Los pilares seleccionados en un segundo nivel de prioridad también ayudarán asustentar a la gerencia camino al éxito estos son:

CÓDIGO DE ÉTICA

PROYECTOSMANUALES DE

PROCEDIMIENTOS

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MARKETING

Armonizando entre el cliente/usuario y el profesional de información no sólo esta lanecesidad de uno y el servicio que prestará el otro o las tecnologías deinformación; muy ligados a esta interrelación aparecen los códigos de ética y losmanuales de procedimiento asegurando la calidad del servicio, ambos sondesconocidos para el usuario.

6. Los manuales de procedimientos son guías de organización del trabajo,permiten que la misma actividad se realice de igual forma independientemente lapersona que la ejecute, dejan constancia escrita de un grupo de instruccionesrepetitivas según una secuencia lógica, pero, sobretodo intenta extraer elconocimiento tácito en esa actividad. Se utilizan además para explicar el flujotecnológico de los productos y servicios (Ver anexo 1 de un Esquema de unManual de Procedimiento) Algunos manuales de procedimiento podrían ser:♦ Para la Adquisición de Fuentes de Información♦ Para la Estrategia de Búsqueda de Información

7. El código de ética Siempre que se trabaje con el público debe existir puespreserva al usuario/cliente y al profesional de la información de conductas

incorrectas.Algunas normas de conducta que debe cumplir el profesional de la información:

Con relación a los servicios:

a. Debe luchar porque se reconozca el valor de los servicios e informarse delas actividades de la institución donde labora.

b. Debe hacer lo posible para que el servicio o el producto del trabajo llegue alusuario correctamente con esmero, calidad y acompañado de un tratoamable cortés y respetuoso.

c. Debe guiar al usuario en el uso y manejo de los recursos y mediosdisponibles ofreciéndoles toda la información y facilidad que brinda lainstitución.

d. Debe prestar servicios completamente confidenciales a los usuarios siestos los admiten o requieren de esta forma.

Ante las nuevas tecnologías de información y comunicación:

El campo de la ética referente a las nuevas tecnologías de información ycomunicación está creciendo y desarrollándose tan vertiginosamente que en cada

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momento surgen problemas de carácter ético y social como son los relacionadoscon:• Debe preservar el derecho a la privacidad y confidencialidad de los usuarios y

clientes.• El derecho de autor del software o la información.

• Daños físicos a las computadoras y equipos de comunicación.• Equidad y acceso a los recursos.

Debe prepararse y superarse para hacer frente a las nuevas tecnologías.Con la biblioteca virtual surge una nueva identidad de profesionales de lainformación los cuales pasarán una gran cantidad de tiempo en la fronteraelectrónica la que incrementa su rol creativo y proactivo (Boce, 1996).

• Debe velar incluso por la integridad de la información registrada en losservidores y redes de desconocidos.

• Debe atender y orientar al usuario o cliente ante el uso de las nuevas

tecnologías. Debe explicarle claramente la cartera de productos y servicios quese ofertan, las tarifas, opciones y derechos.• No debe discriminar a ningún usuario o cliente bajo ningún concepto.

8. Marketing.En la actualidad, dado el extraordinario auge de las industrias de servicios en elmundo entero, el concepto de marketing ha sido desarrollado más allá de suaplicación comercial tradicional. Ahora encontramos que el marketing no solo tieneque ver con los productos sino también con las organizaciones de servicios y dentrode éstas con las bibliotecas, donde ha tenido un gran crecimiento y significación enlos últimos tiempos.

En el caso particular de las Bibliotecas Marinas en Cuba, el marketing es nuevo y,por consiguiente, bastante desconocido. Las nuevas condiciones económicas delpaís, han creado características diferenciales en muchos de nuestros centros, nosólo por los recursos de que se disponen, sino en el carácter lucrativo o no de lasactividades que desarrollan.

Aplicar los conceptos y técnicas de marketing en el área de la información es sobretodo un esfuerzo para obtener más calidad y profesionalismo en la gestiónbibliotecaria, (Cruz y Mirabal, 1999).El marketing: ♦♦ EEss uunnaa ffiilloossooffííaa ggeerreenncciiaall ddee oorriieennttaacciióónn aall mmeerrccaaddoo yy aall cclliieennttee ppaarraa ssaattiissffaacceerr

ssuuss nneecceessiiddaaddeess ccoonn llaa mmááxxiimmaa ccaalliiddaadd.. ♦♦ EEss uunnaa ttééccnniiccaa qquuee ppeerrmmiittee iinntteerrccaammbbiiaarr uunnaa ooffeerrttaa ddee pprroodduuccttooss yy sseerrvviicciiooss

ccoonn eell mmááxxiimmoo bbeenneeffiicciioo ppaarraa aammbbaass ppaarrtteess yy qquuee pprroodduuzzccaa rreellaacciioonneess ppeerrdduurraabblleess..

♦ CCoommoo ffiilloossooffííaa yy ttééccnniiccaa,, eell mmaarrkkeettiinngg ppeerrssiigguuee PPOOSSIICCIIOONNAARR llaa oorrggaanniizzaacciióónn yy ssuuss pprroodduuccttooss oo sseerrvviicciiooss eenn uunn mmeerrccaaddoo sseelleecccciioonnaaddoo..

Ejemplo:

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Catálogo de Investigadores electrónica gratuito altala Biblioteca Público en general electrónica/impresa pagado alta

en línea Niños - - -

PRODUCTO SEGMENTOS DISTRIBUCIÓN PRECIO PUBLICIDADBoletín Investigadores electrónica gratuito alta

de Nuevas Público en general electrónica/impresa pagado altaAdquisiciones Niños impresa gratuito mediaCatálogo de Investigadores electrónica gratuito altala Biblioteca Público en general electrónica/impresa pagado alta

en línea Niños - - -

9. Proyectos Como se ha evolucionado de la dirección por objetivos a la dirección por proyectoses necesario tener habilidades prácticas en la confección, presentación, ejecucióncontrol y sobre todo para la búsqueda de financiamiento. Son muy necesarios lospatrocinadores pues aportan recursos financieros. Un proyecto puede serejecutado totalmente por la Biblioteca o sólo algunas tareas se deben realizar,estamos en presencia entonces de proyectos integrados.

Cuando se cumple con estas exigencias puede hablarse del éxito de lagerencia en su gestión.

Los enunciados comentados deberían ser práctica cotidiana de nuestrasBibliotecas marinas, el reto al que hoy nos enfrentamos es llevar a un entorno másamplio: la institución a la cual pertenecemos nuestra experiencia, en todos losprocesos del ciclo de vida de la información.

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RECOLECCIÓN

SELECCIÓN

RECUPERACIÓN

ALMACENAMIENTO

REPRESENTACIÓN

DIFUSIÓN

USO

GENERACIÓN

CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN

Conclusiones

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El éxito es deseable en cualquier actividad de la vida humana por lo que granparte de lo enunciado aquí puede ser extrapolable.La observancia y cumplimiento de los aspectos comentados apuntan hacia elobjetivo de consolidar la imagen de las bibliotecas en las condiciones actuales.La razón de ser de las Bibliotecas son los clientes/usuarios; el profesional de la

información a través de productos y servicios definidos según estudios demarketing realizados previamente, ofrecerá fuentes de información de calidad conla tecnología adecuada. Para un mejor desempeño además de sus conocimientos,habilidades y destrezas guiará su actuación con el cliente de forma implícita losmanuales de procedimientos y el código de ética.

RecomendacionesPoner en marcha la concepción de las exigencias de la gerencia en lasbibliotecas actuales para lograr el éxito en su gestión.

AgradecimientosAl Comité Organizador de este Congreso por otorgarle un espacio a una reflexióndel trabajo en las bibliotecas.A mi familia por todos estos días de ausencia.A los magníficos profesores que he tenido en esta etapa de mi carrera.Y, a Armando, por su apoyo de siempre.

Bibliografía

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ANEXOS

Anexo1ESQUEMA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA ...APROBADO POR: EDICION:

FECHA:HOJA 1 DE FECHA DE SUSTITUCION:

1. OBJETIVOS

El propósito resume la intención del documento resume la intención Elpropósito resume la intención del documento. 2. ALCANCE

En esta sección se presenta el área, departamento, grupo o miembros delpersonal a los que se aplica el procedimiento

3- Documentos o referencia asociados

En esta sección se deben enumerar los documentos internos y externos quedeben consultarse en relación con el procedimiento

4. DEFINICIONES

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