garis panduan pelaksanaan ekosistem ... - kimia.gov.my · menghasilkan persekitaran kerja yang...
TRANSCRIPT
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
KIMIA MALAYSIA
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
ii
ISI KANDUNGAN
1. TUJUAN ..................................................................................................................................................................... 1
2. PENGENALAN EKSA (SEBELUM DIJENAMAKAN SEMULA)................................................................. 1
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S ..................................................................................................... 1-3
4. PELAKSANAAN EKSA DI JABATAN KIMIA MALAYSIA (JKM) .............................................................. 4
4.1. Dasar ............................................................................................................................................................ 4
4.2. Visi ................................................................................................................................................................ 4
4.3. Misi ............................................................................................................................................................... 5
4.4. Objektif ....................................................................................................................................................... 5
4.5. Slogan dan Logo ...................................................................................................................................... 5
4.5.1. Slogan ............................................................................................................................................ 5
4.5.2. Logo ........................................................................................................................................... 5-6
4.6. Penubuhan Jawatankuasa dan Peranan…………………………………………………………………7
4.6.1. Jawatankuasa Pelaksana ....................................................................................................... 7
4.6.2. Peranan Penaung/ Pengerusi .............................................................................................. 8
4.6.3. Peranan Fasilitator .................................................................................................................. 8
4.6.4. Peranan Ketua Pelaksana ...................................................................................................... 8
4.6.5. Peranan Setiausaha ................................................................................................................. 9
4.6.6. Peranan Jawatankuasa Latihan........................................................................................... 9
4.6.7. Peranan Jawatankuasa Promosi .................................................................................. 9-10
4.6.8. Peranan Jawatankuasa Audit ............................................................................................ 10
4.6.9. Peranan Jawatankuasa Keseragaman ..................................................................... 10-11
4.6.10. Peranan Jawatankuasa Keselamatan dan Persekitaran OSH ............................... 11
4.6.11. Peranan Ketua Zon................................................................................................................ 11
4.6.12. Peranan Ahli ............................................................................................................................ 12
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
iii
4.6.13. Mewujudkan Zon EKSA…………………………………………………………………………....12
5. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA ......................................................................................................... 12-13
6. KEPERLUAN SUDUT EKSA ............................................................................................................................. 13
7. KEPERLUAN FAIL INDUK, LATIHAN, PROMOSI, AUDIT DAN ZON ................................................ 14
8. RUANG PEJABAT ................................................................................................................................................ 14
8.1. Peralatan Pejabat ........................................................................................................................... 14-15
8.2. Susun Atur Peralatan Pejabat ................................................................................................... 15-16
8.3. Hiasan Dalaman ................................................................................................................................... 15
8.4. Tanda Arah/ Petunjuk/ Peringatan ............................................................................................. 16
8.5. Ruang Kerja Terperingkat ................................................................................................................ 16
8.6. Susunan Fail ..................................................................................................................................... 16-17
8.7. Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)) ................................... 17
8.8. Ruang Kaunter ................................................................................................................................ 17-18
8.9. Peti Kecemasan………………………………………………………………………………………………….18
9. RUANG ATAU BILIK PEGAWAI ..................................................................................................................... 19
9.1 Meja (di atas meja) .............................................................................................................................. 19
9.2 Meja (di bawah / tepi meja) ............................................................................................................ 19
9.3 Laci Meja / Almari ......................................................................................................................... 19-20
9.4 Lantai ........................................................................................................................................................ 20
10. BAHAGIAN PENGELUARAN ........................................................................................................................... 20
10.1. Bilik Pencetakan/ Dokumentasi .............................................................................................. 20-21
10.2. Mesin dan Peralatan ........................................................................................................................... 21
11. RUANG KERJA ..................................................................................................................................................... 22
11.1 Ruang Analisis……………………………………………………………………………………………………22
11.2 Peti Sejuk/Chiller.………………………………………………………………………………………………22
11.3 Kebuk wasap……..………………………………………………………………………………….……………23
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
iv
11.4 Kabinet Penyimpanan Bahan Kimia dan Bahan Biologi.………………………….……………23
12. TEMPAT PENYIMPANAN / STOR……….………………………………………………………………………….23
12.1 Pelan Lantai……………………………………………………………………………………………………….23
12.2 Pintu Stor…………………………………………………………………………………………………………..23
12.3 Dalam Stor…………………………………………………………………………………………………………24
12.4 Simpanan Barang Stor…………………………………………………………………………………..24-25
12.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor………………………………………………………………………25
13. TEMPAT UMUM .................................................................................................................................................. 26
13.1 Surau/ Bilik Solat ........................................................................................................................... 26-27
13.2. Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan .................................................................................... 27-28
13.3. Bilik Latihan ..................................................................................................................................... 28-29
13.4. Bilik Sumber & Multimedia ........................................................................................................ 28-29
13.5. Pantri…………………………………………………………………………………………………………...29-31
13.6. Tandas ................................................................................................................................................ 31-32
13.7. Laluan Utama / Laluan Awam .................................................................................................. 32-33
13.8. Perpustakaan / Pusat Sumber ........................................................................................................ 33
13.9 Lobi Utama ............................................................................................................................................. 33
13.10. Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu .............................................................. 34
14. KAWASAN PERSEKITARAN ........................................................................................................................... 34
14.1. Papan Tanda Jabatan/ PapanTanda Arah/ Petunjuk ............................................................ 34
14.2. Media/ Bahan Pameran .................................................................................................................... 34
15. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA ................................................................................................................ 35
15.1. Dari Segi Penampilan Diri dan Imej ............................................................................................. 35
15.2. Perhubungan Dengan Rakan Sejawat .......................................................................................... 35
15.3. Perhubungan Dengan Pelanggan .................................................................................................. 35
15.4. Kecekapan dan Kemahiran Dalam Melaksanakan Tugas..................................................... 35
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
v
16. KESELAMATAN PERSEKITARAN........................................................................................................... 35-36
17. LIF……………………………………………………………………………………………………………………………… 36
18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI........................................................................................... 37
19. TINDAKAN PENJIMATAN/ AMALAN HIJAU ............................................................................................ 37
20. PENUTUP .............................................................................................................................................................. 37
LAMPIRAN 1 – CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA
LAMPIRAN 2 - KOMPONEN GENERIK KRITERIA PENILAIAN EKSA
LAMPIRAN 3- KESERAGAMAN
LAMPIRAN 4 – BORANG –BORANG EKSA
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
1
1. TUJUAN
Panduan ini disediakan bertujuan sebagai rujukan umum kepada warga Jabatan Kimia
Malaysia (JKM) dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) bagi
menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Panduan ini berperanan
sebagai penetapan piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara
minima dan pelaksanaannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon. Panduan
ini juga adalah selaras dengan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam yang
telah dikeluarkan oleh pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan
Malaysia (MAMPU).
2. PENGENALAN EKSA (SEBELUM DIJENAMAKAN
SEMULA)
EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 dan diamalkan di sektor-sektor awam bagi
mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, selesa, kemas dan selamat. Setelah
dijenamakan semula kepada EKSA (yang sebelumnya dikenali dengan Amalan 5S), amalan
ini mengambil kira keperluan semasa sesebuah sektor awam bagi mengetengahkan serta
mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan kondusif. Di samping
itu, amalan ini juga dapat mengurangkan pembaziran dari segi masa, ruang dan sebagainya,
justeru menjimatkan kos operasi.
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S
EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai sejak tahun 2010.
Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S, namun telah
ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baru. Terdapat 5 elemen baru yang
telah ditambah dalam pelaksanaan EKSA iaitu:
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
2
ELEMEN OBJEKTIF UTAMA PENERANGAN
Imej Korporat Meningkatkan imej
korporat
Imej korporat merujuk kepada identiti
atau persepsi pihak berkepentingan
terhadap persekitaran, tindakan dan
pencapaian sesebuah organisasi.
Nilai, etika dan norma kerja yang seragam
dalam kalangan warga kerja amat
diperlukan untuk mewujudkan budaya
korporat yang positif. Selain itu, EKSA juga
turut menitikberatkan aspek keselamatan
persekitaran di setiap agensi sektor awam.
Kreativiti dan
Inovasi
Menyemarakkan aktiviti
kreativiti dan inovasi
selaras dengan tuntutan
pihak berkepentingan
Dalam usaha untuk mempertingkatkan
produktiviti di tempat kerja, EKSA
menggalakkan warga agensi
membudayakan elemen kreativiti dan
inovasi semasa melaksanakan tugas dan
tanggungjawab masing-masing.
Persekitaran sektor awam yang sering kali
berubah mengikut peredaran masa
menuntut pewujudan budaya organisasi
yang dinamik berasaskan kreativiti dan
inovasi. Warga agensi digalakkan untuk
sentiasa berfikir di luar kotak (out of the
box) untuk menghasilkan persekitaran
kerja yang kondusif dan selamat.
Amalan Hijau Menggalakkan aktiviti ke
arah mewujudkan
persekitaran hijau
Penekanan turut diberikan pada aspek
Amalan Hijau di pejabat dengan
melaksanakan program seperti kitar
semula dan meningkatkan kecekapan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
3
melalui pembudayaan
Amalan Hijau
penggunaan tenaga ke arah penjimatan
sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap
dapat diterapkan kepada keseluruhan
warga agensi ke arah penggunaan sumber
secara optimum.
Persekitaran
Kondusif
Memperluas pelaksanaan
di agensi-agensi kerajaan
bagi mewujudkan
persekitaran yang
kondusif
Persekitaran kondusif adalah penting
dalam memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dan inovatif dalam
kalangan agensi sektor awam. Amalan EKSA
menggalakkan agensi sektor awam
memberikan penekanan pada penyampaian
sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan
memberi keselesaan semasa berurusan.
Bagi pelanggan orang kelainan upaya
(OKU), kemudahan yang sesuai harus
disediakan.
Kepelbagaian
Agensi
Memastikan elemen
pengauditan memenuhi
keperluan kepelbagaian
agensi kerajaan
EKSA memperkenalkan model penilaian
dan pengauditan baharu yang merangkumi
kriteria generik dan kriteria khusus dengan
mengambil kira kepelbagaian agensi
kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang
diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan
sebelum ini iaitu one size fits all didapati
kurang mencakupi keperluan kepelbagaian
agensi kerajaan pada masa kini.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
4
4. PELAKSANAAN EKSA DI JABATAN KIMIA MALAYSIA
4.1. Dasar
Jabatan Kimia Malaysia (JKM) komited dalam mengamalkan budaya kerja produktif
melalui persekitaran yang kondusif bagi memastikan sistem perkhidmatan yang
berkualiti, cekap dan efisien melalui pelaksanaan amalan EKSA yang berterusan.
4.2. Visi
Mewujudkan suasana kerja yang kondusif bagi meningkatkan motivasi, integriti dan
imej korporat warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM) dalam sistem penyampaian
perkhidmatan yang berkualiti.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
5
4.3. Misi
Menerapkan kesedaran kualiti yang berkekalan di kalangan warga Jabatan Kimia
Malaysia (JKM) bagi mewujudkan kesefahaman dan semangat kerjasama serta
memastikan misi EKSA dapat dicapai dan kepuasan pelanggan terjamin.
4.4. Objektif
4.4.1. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan kondusif
pada setiap masa bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan; dan
4.4.2. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di
kalangan warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM).
4.5. Slogan dan Logo
4.5.1. Slogan
“PERSEKITARAN KONDUSIF ORGANISASI PRODUKTIF”
4.5.2. Logo
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
6
Keterangan Logo:
Warna hijau dan kuning Melambangkan identiti ekslusif dan korporat
KIMIA Malaysia
Logo “KIMIA” Melambangkan fungsi dan peranan KIMIA
Malaysia dalam memberi perkhidmatan kimia
analisis dan sains forensik yang efisien bagi
menjamin kesejahteraan rakyat pada tahap
profesionalisme, kerahsiaan dan integriti yang
paling tinggi;
Akronim EKSA Simbolik kepada makna Ekosistem Kondusif Sektor
Awam secara amnya.
Vektor daun dan jalur
biru/kelabu
Melambangkan ekosistem mesra alam yang dicapai
dengan melaksanakan EKSA disamping
membudayakan elemen kreativiti dan inovasi
Bulatan Hijau Melambangkan kesinambungan konsep dan
matlamat EKSA berasaskan kesefahaman dan
semangat kerjasama serta komited bagi
menjamin kecemerlangan kualiti dan prestasi
warga kerja KIMIA Malaysia; dan
Enam kuntum bunga
berwarna putih
Melambangkan kekemasan, kebersihan dan
keceriaan yang terhasil sebagai pencetus
transformasi
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
7
4.6. Penubuhan Jawatankuasa dan Peranan
4.6.1 Jawatankuasa Pelaksana (Rujuk Lampiran 1)
CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA
JABATAN KIMIA MALAYSIA
PENAUNG/PENASIHAT
PENGERUSI
KETUA PELAKSANA
SETIAUSAHA
JAWATANKUASA AUDIT
JAWATANKUASA PROMOSI
JAWATANKUASA LATIHAN
JAWATANKUASA KESELAMATAN PERSEKITARAN
JAWATANKUASA KESERAGAMAN
JAWATANKUASA OSH
WAKIL ZON
BKP
PERSEKUTUAN
KAS
FOR
PJK
IKTD
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
8
PERANAN JAWATANKUASA
4.6.2. Penaung/ Pengerusi
i. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;
ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
iii. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;
iv. Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;
v. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;
vi. Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan;
vii. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan
viii. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan
terbaik.
4.6.3. Fasilitator
i. Pemudah cara serta memberi khidmat nasihat dan perundingan bagi
keseluruhan proses pelaksanaan Pensijilan EKSA Jabatan Kimia
Malaysia (JKM);
ii. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;
iii. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang
disediakan;
iv. Menentukan pembahagian zon;
v. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara
pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan
vi. Menyelaras dan memantau aktiviti.
4.6.4. Ketua Pelaksana
i. Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;
ii. Menyelaras program EKSA;
iii. Melaporkan kemajuan dan status penyelarasan EKSA;
iv. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta
memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA; dan
v. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
9
4.6.5. Setiausaha
i. Mengatur dan menyelaras urusan mesyuarat Jawatankuasa Induk
EKSA;
ii. Menyediakan dan menyimpan rekod utama, laporan keseluruhan dan
minit berkaitan dengan pelaksanaan EKSA;
iii. Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Induk EKSA; dan
iv. Merangka surat lantikan ahli Jawatankuasa Induk EKSA.
4.6.6. Jawatankuasa Latihan
i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya
EKSA kepada semua warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM);
ii. Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa
bagi mengukuhkan aktiviti EKSA;
iii. Menyelaras dan memastikan setiap warga Jabatan Kimia Malaysia
(JKM) mendapat latihan EKSA yang mencukupi;
iv. Menyediakan dokumentasi yang berkaitan dengn aktiviti latihan EKSA;
dan
v. Merangka sijil penghargaan kepada semua warga Jabatan Kimia
Malaysia (JKM) yang terlibat dalam EKSA.
4.6.7. Jawatankuasa Promosi
i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;
ii. Mengenal pasti aktiviti atau kempen promosi bagi memupuk
kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;
iii. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan;
iv. Menyediakan sudut maya EKSA Jabatan Kimia Malaysia (JKM);
v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dan
Go Green di kalangan warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM);
vi. Menyediakan dokumentasi yang berkaitan aktiviti promosi EKSA;
vii. Mengadakan pertandingan mencipta logo EKSA; dan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
10
viii. Mewujudkan dan mempromosikan aktiviti berkaitan dengan kitar
semula contohnya mewujudkan sudut kitar semula.
4.6.8 Jawatankuasa Audit
i. Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA.
ii. Menyediakan kriteria dan senarai semak audit dalaman EKSA.
iii. Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan
pembetulan diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan.
iv. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
v. Menyediakan laporan dan analisis keseluruhan audit kepada
jawatankuasa Induk amalan EKSA.
vi. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan
yang dikenalpasti semasa proses audit.
vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan;
viii. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;
ix. Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke semasa
mengikut keperluan; dan
x. Menyediakan dokumentasi yang berkaitan dengan aktiviti audit EKSA
seperti gambar – gambar penemuan, laporan penambahbaikan serta
laporan keseluruhan aktiviti.
xi. Borang-borang yang digunakan ialah :
Borang EKSA 1/1 : Jadual Audit Dalam EKSA
Borang EKSA 2/1 : Penemuan Audit EKSA
Borang EKSA 3/1 : Kriteria EKSA Komponen A – E
Borang EKSA 4/1 Laporan Audit Dalam EKSA
4.6.9 Jawatankuasa Keseragaman
i. Mengenalpasti kawasan/ruang yang memerlukan penambahan untuk
Keceriaan.
ii. Mereka dan menyediakan semua bahan / tagging untuk keseragaman
semua Zon EKSA.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
11
iii. Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan konsep
keceriaan terus diamalkan.
iv. Menggantikan tagging lama yang lusuh/usang dengan tagging baru.
v. Sentiasa memastikan / mengingatkan warga Jabatan untuk terus
mengekalkan keceriaan pejabat
vi. Membantu Ketua-Ketua Zon dalam merekabentuk bahan untuk
keceriaan zon.
4.6.10 Jawatankuasa Keselamatan Persekitaran dan OSH
i. Menyelaras maklumat keselamatan jabatan dari segi auditan
keselamatan fizikal, dokumen dan komputer
ii. Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan audit
keselamatan dan kesihatan.
iii. Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan ketidakpatuhan
mengikut zon
iv. Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yang mematuhi
kriteria E.
4.6.11 Ketua Zon
i. Bertindak selaku ketua pelaksana EKSA peringkat Zon;
ii. Melantik Ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon;
iii. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli zon;
iv. Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA;
v. Merancang aktiviti zon iaitu pelan tindakan mengikut kriteria;
vi. Memberikan maklumbalas mengenai status perlaksanaan di peringkat
zon secara berkala;
vii. Menyediakan tatacara dan pelan lantai mengikut zon.
viii. Menyediakan bahan dan informasi bagi penyediaan sudut EKSA Zon;
ix. Mengurus belanjawan Zon masing-masing; dan
x. Memberikan komitmen secara berterusan.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
12
4.6.12 Ahli
i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;
ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
iii. Bekerjasama dalam kumpulan; dan
iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA.
4.6.13 Mewujudkan Zon EKSA
Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan
pengawasan aktiviti yang dijalankan.
Senarai zon yang terlibat dalam pelaksanaan EKSA di Ibu Pejabat Jabatan
Kimia Malaysia (JKM):
BAHAGIAN NAMA ZON
Forensik Erythrosin
Kesihatan Alam Sekitar (KAS) Fast Green
Penyelidikan dan Jaminan Kualiti (PJK) Alura Red
Industri dan Klasifikasi Tarif Dagangan (IKTD) Carmoisine
Khidmat Pengurusan (BKP) Sunset Yellow
Persekutuan Brilliant Blue
5. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 10 kategori utama yang
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Jabatan Kimia Malaysia (JKM) iaitu:
i. Keperluan Sudut EKSA;
ii. Keperluan Fail Induk, Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa Promosi, Audit,
Jawatankuasa Keseragaman dan Jawatankuasa Keselamatan;
iii. Ruang Pejabat;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
13
iv. Ruang Kerja/ Bilik Pegawai;
v. Tempat Penyimpanan/ Stor;
vi. Tempat Umum;
vii. Kawasan Persekitaran;
viii. Keupayaan Sumber Manusia; dan
ix. Keselamatan Persekitaran dan OSH.
6. KEPERLUAN SUDUT EKSA
Sudut EKSA adalah merupakan salah satu kaedah penyaluran maklumat. Ia boleh
disediakan secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (dinding/papan
kenyataan) atau secara maya. Sudut EKSA di setiap zon perlu mengandungi perkara-
perkara berikut:
i. Dasar dan Objektif EKSA Jabatan Kimia Malaysia (JKM);
ii. Carta Organisasi Jawatankuasa EKSA;
iii. Carta Perbatuan Zon;
iv. Pelan Lantai Zon EKSA;
v. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA (gambar);
vi. Informasi/ hebahan berkaitan EKSA untuk tujuan promosi;
vii. Logo dan Slogan Amalan EKSA Jabatan Kimia Malaysia (JKM); dan
viii. Tarikh kemaskini sudut EKSA.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
14
7. KEPERLUAN FAIL INDUK, LATIHAN, PROMOSI,
AUDIT DAN ZON
i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA serta garis panduan EKSA Jabatan Kimia
Malaysia (JKM);
ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk dan zon;
iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);
iv. Jadual Perancangan Carta Perbatuan EKSA – Fail induk, jawatankuasa (berkenaan),
dan zon;
v. Minit Mesyuarat – Fail induk, jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
vi. Gambar aktiviti – aktiviti berkaitan EKSA;
vii. Gambar sebelum dan selepas – Fail induk dan zon; dan
viii. Sesi pengauditan (kriteria dan keputusan audit) – Fail induk, jawatankuasa
(berkenaan) dan zon. Logo EKSA
ix. Pelan Lokasi Semua Zon
x. Rekod Mesyuarat /Perbincangan Induk
xi. Gambar Pelancaran EKSA
xii. Laporan-Laporan :
xiii. Jawatankuasa Pelaksana
a. Laporan Latihan
b. Laporan Audit
c. Laporan Promosi
xiv. Laporan Keceriaan/Keseragaman
8. RUANG PEJABAT
8.1. Peralatan Pejabat
8.1.1. Memastikan peralatan pejabat dalam keadaan baik dan boleh digunakan
dengan selamat;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
15
8.1.2. Memastikan peralatan pejabat sentiasa bersih dan tersusun supaya kelihatan
kemas; dan
8.1.3. Mastikan lampu dan soket elektrik berfungsi dengan baik dan dilabelkan
mengikut kesesuaian.
8.2. Susun Atur Peralatan Pejabat
8.2.1. Memastikan perabot dan peralatan pejabat disusun dengan kemas,
berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
8.2.2. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya
mewujudkan suasana kerja yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; dan
8.2.3. Menggalakkan teknik penyusunan peralatan yang efisien dan teratur bagi
memendekkan masa memproses sesuatu kerja.
8.3. Hiasan Dalaman
8.3.1. Hiasan yang bersesuaian dengan imej Jabatan, mudah serta jimat
diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja;
8.3.2. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam
pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);
8.3.3. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup adalah TIDAK
DIGALAKKAN. Jika masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi
mengelakkan habuk terperangkap dan kerosakan pada lantai/ karpet.
Penggunaan yang tidak keterlaluan dari segi kuantiti;
8.3.4. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
8.3.5. Hiasan seperti lanskap berkonsepkan ‘water features’ dan akuarium dalam
ruang pejabat adalah TIDAK DIGALAKKAN. Jika masih digunakan,
penyelenggaraan diperlukan bagi memastikannya berfungsi dengan baik;
8.3.6. Memastikan semua hiasan yang dibuat tidak berhabuk, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
16
pemandangan; dan
8.3.7. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan
tidak mengancam keselamatan pekerja.
8.4. Tanda Arah/ Petunjuk/ Peringatan
8.4.1. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko;
8.4.2. Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition atau bilik
pegawai; dan
8.4.3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan
(laluan kecemasan) yang sesuai perlu
diletakkan di tempat yang strategik serta
mudah dilihat oleh orang ramai.
8.5. Ruang Kerja Terperingkat
8.5.1. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja
Larangan;
8.5.2. Memastikan kawasan bilik ini sentiasa dalam keadaan kemas, tersusun,
bersih, tidak berhabuk dan selesa;
8.5.3. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam
peraturan keselamatan); dan
8.5.4. Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlu dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon
hendaklah dipamerkan pada pintu
masuk bilik berkenaan.
8.6. Susunan Fail
8.6.1. Disusun dengan teratur, mudah
diperoleh/disimpan dan bersistem;
8.6.2. Sistem pengurusan fail yang
memudahkan pencarian/pencapaian
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
17
dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); dan
8.6.3. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.
8.7. Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)
8.7.1. Pelan Susun Atur/ pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di
ruang yang strategik;
8.7.2. Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis
dokumen dan meletakkan indeks;
8.7.3. Fail di dalam kabinet perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut
turutan nombor siri fail;
8.7.4. Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat
waktu bekerja;
8.7.5. Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail
yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar masuk
fail);
8.7.6. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi
berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar
kabinet;
8.7.7. Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
8.7.8. Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan
diparkirkan; dan
8.7.9. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/PIC) dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).
8.8. Ruang Kaunter
8.8.1. Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
8.8.2. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berhabuk, bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas;
8.8.3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
18
8.8.4. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini;
8.8.5. Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
8.8.6. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan,
ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;
8.8.7. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan
8.8.8. Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pengguna
ii. Direktori pegawai
iii. Borang
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Piagam pelanggan
8.9 Peti Kecemasan
8.9.1 Setiap ubatan hendaklah dinomborkan.
8.9.2 Tarikh luput ubat hendaklah ditampal pada setiap ubat.
8.9.3 Peti kecemasan hendaklah dibahagikan kepada tiga bahagian.
8.9.4 Pastikan indeks dibuat dan ditampalkan pada bahagian atas dalam peti
kecemasan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
19
9. RUANG ATAU BILIK PEGAWAI
9.1 Meja (di atas meja)
9.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan “MASUK/ KELUAR”;
9.1.2 Fail-fail aktif/ diari/ planner hendaklah
disusun dengan kemas dan teratur pada
setiap masa; dan
9.1.3 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan
disenaraikan (tidak termasuk self-ink
rubber stamp) jika berkaitan dengan
tugasan harian sahaja.
9.2 Meja (di bawah / tepi meja)
Wayar/ kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan
bahan-bahan yang bersesuaian seperti pita pelekat hitam atau penutup kabel (cable
casing).
9.3 Laci Meja / Almari
9.3.1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja,
penggunaan ruang laci boleh dilabelkan seperti
berikut:
i. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS”
dan dikhaskan penggunaannya kepada
alat-alat tulis dan disusun kemas
mengikut kreativiti pegawai;
ii. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN RASMI” dan dikhaskan bagi
menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan
buku catatan; dan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
20
iii. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan dikhaskan bagi menempatkan
alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan
lain-lain.
iv. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di
dalam laci / almari ruangan peribadi dan disusun kemas;
9.3.2. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang
berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur;
dan
9.3.3. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada dalam keadaan kemas,
tersusun dan bersih.
9.4 Lantai
9.4.1. Memastikan lantai tidak berhabuk, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran; dan
9.4.2. Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di
sekitar ruang kerja.
10. BAHAGIAN PENGELUARAN
10.1. Bilik Pencetakan/ Dokumentasi
10.1.1. Memastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berhabuk, tidak terdapat
lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai;
10.1.2. Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu
dilabelkan dengan nama atau simbol alatan;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
21
10.1.3. Penggunaan label yang sesuai untuk
membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan
(Contoh: label barang siap, barang dalam proses,
rosak, pelupusan dan lain-lain); dan
10.1.4. Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan
teratur dan boleh dilabelkan dengan nama
alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau
almari yang telah disediakan supaya mudah
diperolehi dan disimpan semula.
10.2. Mesin dan Peralatan
10.2.1. Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang
pergerakan proses kerja;
10.2.2. Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka
hayat mesin;
10.2.3. Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya
bahan yang berbentuk cecair;
10.2.4. Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang
merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
10.2.5. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut
kesesuaian;
10.2.6. Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau
dilupuskan; dan
10.2.7. Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
22
11. RUANG KERJA
11.1. Ruang analisis
11.1.1. Memastikan persekitaran makmal bersih, kemas dan selamat;
11.1.2. Memastikan meja, rak dan almari sentiasa kemas dan bersih;
11.1.3. Memastikan semua peralatan di makmal dilabel dengan betul, disusun
dengan kemas dan berada dalam keadaan baik;
11.1.4. Menyediakan tempat pembuangan sisa berasingan seperti sisa bahan Kimia,
bahan buangan berbahaya, domestik dan alatan tajam untuk mengelakkan
sisa bahan Kimia yang tidak serasi daripada bercampur;
11.1.5. Memastikan semua bekas reagen makmal dan bahan Kimia ditutup dan
diletakkan di rak yang sesuai dan dilabelkan dengan betul dan jelas dengan
nama bahan Kimia, kepekatan dan tarikh penyediaan;
11.1.6. Memastikan peralatan keselamatan dilabel dengan betul, disusun dengan
kemas dan sentiasa berada dalam keadaan baik serta disimpan ditempat
yang senang diambil;
11.1.7. Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan baik
serta sempurna; dan
11.1.8. Menyediakan etika keselamatan makmal.
11.2. Peti sejuk / chiller
11.2.1. Memastikan setiap bahan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan
berada dalam keadaan baik;
11.2.2. Memastikan suhu peti sejuk direkod dan diperiksa secara berkala; dan
11.2.3. Memastikan makanan dan minuman tidak disimpan didalam peti sejuk yang
digunakan untuk penyimpanan bahan Kimia;
11.3. Kebuk wasap
11.3.1. Memastikan persekitaran dalam kebuk wasap bersih, kemas dan selamat;
11.3.2. Memastikan reagen, cecair, alat kaca dan lain-lain alat radas tidak disimpan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
23
di dalam kebuk wasap kerana boleh mengganggu pengaliran udara dan
mengurangkan keberkesanan penggunaan kebuk wasap sebagai alat
keselamatan; dan
11.3.3. Menyediakan etika penggunaan kebuk wasap (contohnya: sentiasa pastikan
kebuk wasap boleh beroperasi sebelum memulakan ujikaji atau analisis).
11.4. Kabinet penyimpanan bahan kimia dan bahan biologi
11.4.1. Memastikan semua bahan kimia di dalam kabinet dilabel dengan betul,
disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik;
11.4.2. Bahan biologi perlu diasingkan dengan bahan kimia menggunakan kabinet
yang berbeza dan bersesuaian;
11.4.3. Untuk kabinet penyimpanan bahan kimia perlu dipastikan hanya disimpan
bahan kimia yang serasi sahaja di dalam kabinet tersebut
12. TEMPAT PENYIMPANAN / STOR
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 tahun 2009:
12.1. Pelan Lantai
Pelan lantai stor hendaklah disediakan dan dipamerkan di lokasi yang sesuai dan
mudah dilihat serta difahami seperti pada pintu masuk stor.
12.2 Pintu Stor
12.2.1 Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:
i. Suis hendaklah dilabelkan
ii. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan
iii. Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.
12.3 Dalam Stor
12.3.1. Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berhabuk dan tersusun kemas;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
24
12.3.2. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen
barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);
12.3.3. Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut
diambil/dicapai/dicari;
12.3.4. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;
12.3.5. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi
(contoh: tangga dan troli);
12.3.6. Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan
garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor
tetapi melambangkan imej korporat; dan
12.3.7. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
12.4 Simpanan Barang Stor
12.4.1. Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor;
12.4.2. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar
Dulu / First In First Out (MDKD/ FIFO);
12.4.3. Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada
seperti berikut:
i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti
bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;
ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau
nombor atau kedua-duanya sekali; dan
iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak
diberikan satu nombor (contohnya seperti liquid paper botol terletak
di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2).
12.4.4. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya
hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah
dilihat;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
25
12.4.5. Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;
12.4.6. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang
berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun
dengan kemas;
12.4.7. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang
masih boleh digunakan;
12.4.8. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang
selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;
12.4.9. Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa
(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor
utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan
12.4.10. Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
12.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor
12.5.1. Alat pemadam api yang memenuhi kriteria keselamatan berikut:
i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;
ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan
iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.
12.5.2. Sistem Pencegahan Kebakaran (contohnya water sprinkler system dan hose
reel);
12.5.3. Pencahayaan yang mencukupi;
12.5.4. Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar”
dipamerkan dengan jelas; dan
12.5.5. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai.
13. TEMPAT UMUM
Ruang Umum termasuk Surau/ Bilik Solat, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-
lain merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
26
digunakan. Oleh itu, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan
pengguna.
13.1 Surau/ Bilik Solat
Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat
tempat yang selesa untuk beribadat:
13.1.1 Memastikan pelan lantai disediakan dan suis hendaklah dilabelkan
13.1.2. Pastikan semua peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna dan
boleh digunakan dengan baik;
13.1.3. Sentiasa memastikan lantai tidak berhabuk, tidak basah dan sentiasa
bersih untuk keselesaan ramai;
13.1.4. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas;
13.1.5. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan “Surau/ Bilik Solat”;
13.1.6. Almari/ kabinet/ rak/ penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;
Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/
kabinet/ rak yang disediakan;
13.1.7. Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat
dengan jelas;
13.1.8. Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;
13.1.9. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
13.1.10. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
27
13.1.11. Penggunaan pewangi (air freshener)
digalakkan untuk mendapatkan suasana
yang sentiasa segar;
13.1.12. Jam dinding
disediakan
(jika
diperlukan);
13.1.13. Mempunyai
sistem
inventori dan
penyelenggaraan
kemudahan/
peralatan; dan
13.1.14. Pegawai
bertanggungjawab boleh dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/
bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).
13.1.15. Pastikan surau tidak berbau hapak.
13.1.16. Etika surau tidak boleh tidur didalam surau, jangan berborak sewaktu
pegawai sedang solat.
13.1.17. Pastikan tempat wuduk bersih dan tidak berlumut.
13.2 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan
Pastikan Bilik Mesyuarat/ Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
13.2.1 Memastikan pelan disediakan bagi:
i. Pelan lantai bilik mesyuarat
ii. Pelan suis sekiranya lebih daripada dua suis
iii. Suis hendaklah dilabelkan
13.2.2. Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berhabuk dan tiada kekotoran;
13.2.3. Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan baik;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
28
13.2.4. Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun
kemas ketika tidak digunakan;
13.2.5. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
13.2.6. Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik
mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
13.2.7. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada
penyelenggaraan yang berkala (contohnya seperti gambar korporat,
maklumat pencapaian Jabatan/ Bahagian, penyataan kualiti/ hala tuju,
piagam pelanggan, program Jabatan/ Bahagian dan lain-lain);
13.2.8. Papan putih hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai;
13.2.9. Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam
diletakkan di tempat yang disediakan;
13.2.10. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
13.2.11. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan
power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat;
13.2.12. Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan
bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon); dan
13.2.13. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi
yang bersesuaian.
13.2.14. Buku kehadiran mesyuarat dan kalendar tahunan semasa disediakan.
13.2.15. Pastikan jam tidak rosak dan pastikan waktu tidak berhenti.
13.3 Bilik Latihan
13.3.1 Memastikan pelan disediakan bagi:
i. Pelan lantai bilik latihan
ii. Pelan suis
iii. Suis hendaklah dilabelkan
13.3.2. Lantai bersih, tidak berhabuk dan tiada kekotoran;
13.3.3. Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (contoh:
gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan
kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain);
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
29
13.3.4. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik;
13.3.5. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
13.3.6. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif; dan
13.3.7. Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan
bilik latihan (nama pegawai dan nombor telefon).
13.4 Bilik Sumber & Multimedia
13.4.1 Memastikan pelan lantai lantai bilik sumber dan multimedia disediakan.
Suis hendaklah dilabelkan.
13.4.2. Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;
13.4.3. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/
dicapai/ dicari (contohnya seperti rak/ tanda/ label/ abjad/ bahan) apabila
diperlukan;
13.4.4. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik;
13.4.5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif;
13.4.6. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan
13.4.7. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) boleh dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik sumber & multimedia (nama pegawai dan
nombor telefon).
13.5 Pantri
13.5.1 Memastikan pelan lantai disediakan
i. Pelan lantai pantri
ii. Label pada setiap plug
iii. Pelan lantai suis hendaklah dibuat sekiranya suis lebih daripada dua.
13.5.2. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
30
13.5.3. Semua peralatan/ perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah
digunakan;
13.5.4. Kabinet/ rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan
seragam (mengikut kesesuaian);
13.5.5. Tiada pinggan mangkuk/ cawan/ gelas diletak di atas meja dan sinki selepas
digunakan;
13.5.6. Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan
teratur di dalam kabinet/rak;
13.5.7. Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
13.5.8. Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
13.5.9. Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya
hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contohnya dimasukkan ke
dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian);
13.5.10. Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
13.5.11. Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada
sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak
menyenangkan;
13.5.12. Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak
menyenangkan;
13.5.13. Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;
13.5.14. Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,
peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;
13.5.15. Dilarang merokok dan memasak di dalam pantri; dan
13.5.16. Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan
pantri (nama pegawai dan nombor telefon).
13.5.17. Piramid kesihatan dan poster hendaklah ditampal.
13.5.18. Memastikan sabun pencuci pinggan diasingkan dengan peralatan.
13.5.19. Susu hendaklah diletak didalam bekas plastik.
13.5.20. Peralatan elektrik hendaklah disusun rapi seperti microwave, pembakar roti
dan pemanas air.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
31
13.5.21. Periuk nasi dan peralatan menggoreng tidak dibenarkan dibawa dan
disimpan di dalam pantri.
13.5.22. Etika penggunaan pantri dibenarkan berada 15 minit didalam pantry.
13.5.23. Pamerkan doa sebelum/ selepas makan.
13.6 Tandas
13.6.1 Memastikan Pelan lantai tandas disediakan
13.6.2 Labelkan tandas cangkung/duduk. Labelkan (1),(2),(3) bagi menyenangkan
laporan kerosakan.
13.6.3. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;
13.6.4. Senarai peralatan,
kelengkapan yang perlu
ada dalam bilik air:
i. Bekas sampah;
ii. Sanitary bin (untuk
bilik air wanita);
iii. Alat pengering tangan
(hand drayer);
iv. Mesin penyembur pewangi;
v. Soap dispenser; dan
vi. Kertas tisu.
13.6.5. Permukaan dinding
keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama;
13.6.6. Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang;
13.6.7. Semua lampu berfungsi dengan baik;
13.6.8. Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak,
penyangkut seluar dan kelihatan bersih;
13.6.9. Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
selamat;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
32
13.6.10. Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system
berfungsi dengan sempurna;
13.6.11. Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan
sempurna;
13.6.12. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan
sempurna;
13.6.13. Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;
13.6.14. Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan semua paip air berfungsi
dengan baik;
13.6.15. Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada
sabun;
13.6.16. Tisu sentiasa ada di dalam tandas;
13.6.17. Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;
13.6.18. Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di
dalam bilik air;
13.6.19. Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan
13.6.20. Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan
tandas (nama pegawai dan nombor telefon).
13.6.21. Notis penjimatan hendaklah dipamer.
13.6.22. Etika dan peraturan penggunaan tandas.
13.6.23. Suis lampu dibuat pelan lantai sekiranya lebih dari dua suis.
13.6.24. Jadual pembersihan tugas hendaklah ditampal dibelakang pintu tandas.
13.7 Laluan Utama / Laluan Awam
13.7.1. Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan;
13.7.2. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)
disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
13.7.3. Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan
baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
13.7.4. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
33
13.7.5. Papan kenyataan yang diletakkan di sepanjang laluan perlulah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
13.8 Perpustakaan / Pusat Sumber
13.8.1. Memastikan pelan lantai disediakan
13.8.2. Perpustakaan/ pusat sumber perlulah sentiasa dalam keadaan bersih dan
kemas;
13.8.3. Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/ tanda/
label/abjad/bahan);
13.8.4. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik; dan
13.8.5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan
mudah dilihat.
13.9 Lobi Utama
13.9.1. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan
baik;
13.9.2. Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam pelanggan dan lain-
lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat;
13.9.3. Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan
seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum; dan
13.9.4. Menyediakan perkara-perkara berikut:
i. Buku kedatangan pelawat;
ii. Direktori pegawai;
iii. Sudut informasi untuk pelanggan; dan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.
13.10 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu
13.10.1. Memastikan kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan
tersusun;
13.10.2. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/ tetamu luar;
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
34
13.10.3. Peralatan/ kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan
teratur dan berada dalam keadaan baik;
13.10.4. Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan
kemas; dan
13.10.5. Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan
yang mudah dilihat.
13.10.6. Memastikan bahan bacaan disediakan seperti surat khabar dan majalah-
majalah ilmiah yang berkaitan.
14 KAWASAN PERSEKITARAN
14.1. Papan Tanda Jabatan/ PapanTanda Arah/ Petunjuk
14.1.1. Papan tanda Jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di
lokasi penting iaitu kawasan pentadbiran, tandas dan pintu keluar;
14.1.2. Berada dalam keadaan baik, tidak berhabuk dan sentiasa bersih;
14.1.3. Saiz yang sesuai dan senang difahami;
14.1.4. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
14.1.5. Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
14.2. Media/ Bahan Pameran
14.2.1. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau
papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik,
tidak berhabuk dan sentiasa bersih;
14.2.2. Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
14.2.3. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,
berimej korporat, kemas dan teratur; dan
14.2.4. Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan
supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
35
15 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
15.1. Dari Segi Penampilan Diri Dan Imej
Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara
pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri
sesuai dengan imei penjawat awam.
15.2. Perhubungan Dengan Rakan Sejawat
Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti,
mesyuarat dan sebagainya.
15.3. Perhubungan Dengan Pelanggan
Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa,
sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.
15.4. Kecekapan Dan Kemahiran Dalam Melaksanakan Tugas
Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan
komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas
hakiki dan berinisiatif.
16 KESELAMATAN PERSEKITARAN
Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang
selamat:
16.1. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak
diperlukan (contohnya seperti pasu bunga, alat pemadam api, kotak-kotak dan
sebagainya);
16.2. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak
dihalang;
16.3. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
16.4. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
16.5. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contohnya
seperti “DILARANG MEROKOK”, tanda “KELUAR” dan “AWAS”);
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
36
16.6. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contohnya seperti barang-barang
pra pelupusan);
16.7. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman Jabatan Kimia Malaysia
(JKM) (contohnya seperti pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga,
ruang awam dan sebagainya);
16.8. Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;
16.9. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan
pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat
berkumpul serta tanda arah laluan kecemasan.
16.10. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan
sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
16.11. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
16.12. Memastikan lampu kecemasan berada dalam keadaan baik.
16.13. Memastikan laluan kecemasan tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan
yang tidak diperlukan seperti kerusi, meja yang rosak.
17. LIF
17.1. Lif hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:
i. Pastikan Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat : dipaparkan dan masih sah
ii. Lif dalam keadaan bersih/baik/berfungsi
iii. Menyediakan senarai nama pegawai yang boleh dihubungi semasa kecemasan
iv. Direktori pegawai atau Bahagian/Seksyen setiap aras dengan jelas
v. Pegawai bertanggungjawab telah dilantik.
18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI
18.1. Melaksanakan inovasi atau amalan baik yang boleh meningkatkan produktiviti dan
kualiti kerja warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
37
18.2. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk
hiasan setiap zon atau dalam kegunaan amalan EKSA
19. TINDAKAN PENJIMATAN/ AMALAN HIJAU
Langkah-langkah penjimatan tenaga dan sumber dijalankan secara
menyeluruh seperti:
19.1. Menaikkan notis atau arahan penjimatan tenaga di
tempat yang bersesuaian;
19.2. Penggunaan peralatan yang menjimatkan penggunaan
elektrik (save energy);
19.3. Penetapan suhu optimum di pejabat;
19.4. Perjimatan kertas dan air; dan
19.5. Membudayakan program kitar semula.
20. PENUTUP
Dengan adanya panduan ini diharap dapat membantu warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM)
dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti dan kondusif serta
membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di Jabatan Kimia Malaysia
(JKM).
Rujukan
1. Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Panduan
Perlaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA),2015
2. Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI) Garis Panduan Perlaksanaan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), 2017.
Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017
38
Disediakan oleh:
Puan Halimah binti Abdul Rahim Ketua Pelaksana EKSA
Puan Aminah binti Hussin
Jawatankuasa Keseragaman EKSA
Puan Aziati binti Mokhtar Jawatankuasa Audit EKSA
Cik Nurfarahin binti Mohamad
Urusetia
Semakan oleh:
Pn.Kamaliah binti Hj.Kassim
Fasilitator Jabatan Kimia Malaysia
Diluluskan oleh:
Jawatankuasa Induk EKSA Jabatan Kimia Malaysia
i
LAMPIRAN 1– CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA
LAMPIRAN 2 – KOMPONEN GENERIK KRITERIA PENILAIAN EKSA
Borang EKSA 3/1
LAMPIRAN 3– KESERAGAMAN
LAMPIRAN 4 – BORANG –BORANG EKSA
Borang EKSA 1/1 : Jadual Audit Dalam EKSA
Borang EKSA 2/1 : Penemuan Audit EKSA
Borang EKSA 4/1 Laporan Audit Dalam EKSA
iii
CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA
JABATAN KIMIA MALAYSIA
PENAUNG/PENASIHAT Datuk Haji Ismail Bin Talib
PENGERUSI Tuan Haji Mohd Zaini Bin Abdul
Rahman
(Berkuatkuasa 28 Ogos 2017)
FASILITATOR
Puan Kamaliah Binti Haji Kassim
KETUA PELAKSANA Puan Halimah Binti Abdul
Rahim
SETIAUSAHA Encik Ridzuan Abd Aziz Bin
Mohd Yusop
JAWATANKUASA
AUDIT Puan Aziati Binti
Mokhtar
JAWATANKUASA
PROMOSI Puan Yamuna Devi
A/P Govindarajoo
JAWATANKUASA
LATIHAN Encik Ahmad Shamsul
Irwan Bin Mohd Zaki
JAWATANKUASA
KESELAMATAN
PERSEKITARAN Encik Saiful Anuar Bin
Mohd Kesah
JAWATANKUASA
KESERAGAMAN Puan Aminah Binti
Hussin
JAWATANKUASA
OSH Encik Ahmad Dahlan
Bin Ubaidah
WAKIL ZON
(BAHAGIAN)
SUNSET YELLOW
(BKP)
PERSEKUTUAN
(BRILLIANT BLUE)
KAS
(FAST GREEN)
FOR
(ERYTHROSIN
RED)
PJK
(ALLURA RED)
IKTD
(CARMOISINE)
iv
KOMPONEN GENERIK
ZON/SEKSYEN: KOMPONEN A
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
1 2 3 4 5 MARKAH A1) Dasar / Polisi EKSA
1 1 Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi.
Garis panduan tidak disediakan
Garis panduan disediakan kepada sebahagian warga
agensi
Garis panduan disediakan kepada
semua warga agensi
2 2 Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya.
Dasar dan Garis Panduan EKSA tidak disebarkan
Dasar dan Garis Panduan EKSA disebar dan
difahami oleh sebahagian warga
Dasar dan Garis Panduan EKSA
disebar dan difahami oleh semua warga
3 3 Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.
Amalan EKSA tidak diamal dan dipatuhi oleh warga agensi
Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh sebahagian
warga agensi
Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh
semua warga agensi
4 4
Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini: i. Minit mesyuarat ii. Surat lantikan Jawatankuasa iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa
Dokumentasi tidak teratur dan tidak
dikemaskini
Sebahagian dokumentasi teratur dan dikemaskini
Semua dokumentasi teratur dan dikemaskini
5 5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh agensi.
Tiada keseragaman
Keseragaman pada sebahagian agensi
Keseragaman pada keseluruhan agensi
6
6
a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut: i. Dasar EKSA agensi ii. Carta organisasi iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS iv. Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Tarikh kemaskini sudut EKSA
Sudut EKSA tidak disediakan
Sudut EKSA disediakan
tetapi hanya mengandungi dua perkara
seperti dicadangkan
Sudut EKSA disediakan tetapi hanya mengandungi tiga hingga empat perkara
seperti dicadangkan
Sudut EKSA mengandungi
semua perkara seperti
dicadangkan
Sudut EKSA mengandungi semua
perkara seperti dicadang serta
dipaparkan secara kreatif dan inovatif
7
b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik.
Tidak terkini dan tidak berada dalam
keadaan baik
Sebahagian sahaja yang terkini dan dalam keadaan
baik
Terkini dan berada dalam keadaan baik
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Tarikh:
v
A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA
7
8
a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: i. Jawatankuasa Latihan ii. Jawatankuasa Promosi iii. Jawatankuasa Audit
Jawatankuasa Pelaksana tidak
dibentuk dan tidak dilantik
Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan dilantik tetapi
hanya mempunyai satu hingga dua jawatankuasa
yang disyorkan
Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan
dilantik serta mempunyai semua jawatankuasa yang
disyorkan
9 b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.
Fasilitator tidak dilantik
Fasilitator dilantik tapi tidak terlatih
Fasilitator telah dilantik dan terlatih
8 10
Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksana program pengayaan ilmu
Program/aktiviti EKSA tidak
dirancang dan dilaksanakan
Program/aktiviti EKSA dirancang tetapi tidak
dilaksanakan
Program/aktiviti EKSA dirancang dan dilaksanakan
A3) Penglibatan Pengurusan Atasan
9 11 Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA.
Pengurusan atasan bukan
penaung/penasihat EKSA
Pengurusan atasan sebagai
penaung/penasihat EKSA
10 12 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.
Program tidak dilaksanakan
Mempunyai program
kesedaran/ pendedahan
yang kurang aktif
Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yang aktif tanpa penglibatan
pengurusan atasan
Mempunyai program
kesedaran/ pendedahan
yang aktif dengan
sebahagian-nya
melibatkan pengurusan
atasan
Mempunyai program kesedaran/
pendedahan yang aktif dengan penglibatan pengurusan atasan
sepenuhnya
11 13 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan.
Aktiviti EKSA tidak dibentang dan
dilaporkan dalam mesyuarat
pengurusan
Sebahagian aktiviti EKSA dibentang dan dilaporkan
dalam mesyuarat pengurusan
Semua aktiviti EKSA dibentang dan
dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan
A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)
12 14
Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.
Audit Dalam tidak dilaksanakan
Audit Dalam dilaksanakan sekali dalam satu tahun
Audit Dalam dilaksanakan mengikut
jadual
13 15 Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi.
Hasil/laporan Audit Dalam tidak disebarkan
Hasil/laporan Audit Dalam disebarkan kepada sebahagian warga
Hasil/laporan Audit Dalam disebarkan
kepada semua warga
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
vi
14 16
Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula)
Laporan Penilaian Kendiri tidak dikemukakan
kepada MAMPU
Laporan Penilaian Kendiri dikemukakan
kepada MAMPU
A5) Pengiktirafan
15 17
Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA di peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut: i. Zon Terbaik ii. Bilik Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Workstation Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil kreativiti terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik
Program pengiktirafan tidak
dilaksanakan
Satu hingga dua program
pengiktirafan dilaksanakan
Sekurang-kurangnya tiga program pengiktirafan
dilaksanakan
Empat program
pengiktirafan dilaksanakan
Lima atau lebih program pengiktirafan dilaksanakan
16 18 Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain.
Tiada pengiktirafan diterima/tidak
ditanda aras oleh agensi lain
Menerima pengiktirafan tetapi tidak ditanda aras
oleh agensi lain
Menerima pengiktirafan dan ditanda aras oleh
agensi lain
17 19 Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi.
Program pengiktirafan tidak
disebarkan
Program pengiktirafan disebar dan dipamerkan
kepada sebahagian warga
Program pengiktirafan disebar dan dipamerkan
kepada semua warga
A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
18 20 Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.
Program inovasi/ Best Practice tidak
dilaksanakan
Program inovasi/ Best Practice dilaksanakan
19 21
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA
Program kreativiti dan inovasi tidak
dilaksanakan
Program kreativiti dan inovasi dilaksanakan
A7) Tindakan Penjimatan/Go Green
20 22
a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut: i. Notis/ arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau
Tidak melaksanakan program penjimatan
tenaga
Melaksana sekurang-kurangnya dua program
penjimatan tenaga
Melaksana sekurang-kurangnya tiga program
penjimatan tenaga
b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.
Tiada program/usaha kitar
semula dilaksanakan
Program/usaha kitar semula dilaksanakan
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
vii
c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh: i. Kos ii. Masa iii. Tenaga Pekerja iv. Ruang
Tiada analisis penjimatan disediakan
Analisis penjimatan
disediakan
JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) 0
Jumlah Markah : /120X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
Semua penemuan telah dimaklumkan sepenuhnya dan telah dipersetujui :
Juru Audit : _______________________________ Ketua Zon : _______________________________
(Nama & Tandatangan) (Nama & Tandatangan)
Disahkan oleh :
Ketua Juru Audit : _______________________________
(Nama & Tandatangan)
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
viii
ZON/SEKSYEN: KOMPONEN B
RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
1 2 3 4 5 MARKAH FIZIKAL
B1) Lantai
1
Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut: i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan
Tidak bersih Bersih dan memenuhi
satu kriteria Bersih dan memenuhi
dua kriteria Bersih dan memenuhi
tiga kriteria Bersih dan memenuhi
kesemua kriteria
2 Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi.
Tiada program pemantauan
Menyediakan program
pemantauan tetapi tidak dipatuhi
Menyediakan program
pemantauan dan dipatuhi
B2) Dinding dan Siling
3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
Dinding kotor dan rosak
Dinding dalam keadaan baik tetapi tidak bersih
Dinding dalam keadaan
baik dan bersih
4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan keterlaluan dan tidak
bersesuaian
Hiasan sederhana tetapi tidak selaras dengan
imej korporat
Hiasan bersesuaian dan selaras dengan imej
korporat
B3) Lampu Dan Soket
5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
Ada lampu yang rosak
Semua lampu berfungsi Semua lampu bersih, berfungsi dan dalam
keadaan baik
6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.
Soket elektrik tidak berfungsi
Sebahagian soket
elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik
Semua soket elektrik berfungsi dan dalam
keadaan baik
KEPERLUAN UMUM
B4) Susun Atur Peralatan
7 Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal.
Susunan laci meja/ mobile pedestal tidak
seragam
Sebahagian susunan laci meja/ mobile pedestal seragam
Semua susunan laci
meja/ mobile pedestal seragam
8
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas: i. Komputer ii. In/Out Tray iii. Folder/fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci
Semua peralatan tidak teratur dan tidak
kemas
Sebahagian peralatan teratur dan kemas
Semua peralatan teratur dan kemas
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Tarikh :
ix
B5) Keadaan Peralatan
9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray/dalam laci.
Alat tulis tidak disusun dengan kemas dan
teratur
Sebahagian alat tulis disusun dengan kemas
dan teratur
Semua alat tulis disusun dengan kemas dan
teratur
10 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
Semua peralatan tidak dalam keadaan baik dan tidak boleh
digunakan
Sebahagian peralatan
dalam keadaan baik dan boleh digunakan
Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan
11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci.
Tiada tanda/label bagi barang yang disimpan
Sebahagian barang yang disimpan
bertanda/berlabel
Semua barang yang disimpan
bertanda/berlabel
12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.
Semua peralatan berdebu, tidak bersih
dan tidak kemas
Sebahagian peralatan berdebu, tidak bersih
dan tidak kemas
Semua peralatan tidak berdebu, bersih dan
kemas
13 Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama (yang bersesuaian)
Tiada tatacara penggunaan dipamerkan
Mempamerkan tatacara penggunaan pada
sebahagian peralatan gunasama
Mempamerkan tatacara penggunaan dengan
jelas dan mudah difahami pada semua peralatan gunasama
14 Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.
Tiada arahan/notis dipamerkan
Arahan/notis dipamerkan di
sebahagian tempat (yang bersesuaian)
Arahan/notis dipamerkan di semua
tempat (yang bersesuaian)
B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
15 Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
Tiada tanda nama pada bilik/kubikel
Sebahagian bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang
seragam
Semua bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang
seragam
16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/unit.
Tidak berlabel
Label lengkap, jelas tetapi tidak seragam
Label lengkap, jelas dan seragam
17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.
Saiz yang tidak sesuai dan sukar
dibaca
Saiz yang sesuai tetapi sukar dibaca
Saiz yang sesuai dan mudah dbaca
18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.
Semua papan tanda di kedudukan tidak strategik dan sukar
dilihat
Sebahagian papan tanda pada kedudukan strategik dan mudah
dilihat
Semua papan tanda pada kedudukan
strategik dan mudah dilihat
B7) Perhiasan
19 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan yang keterlaluan dan tidak
berimej korporat
Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima dan selaras dengan imej
korporat
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
x
20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.
Perhiasan berdebu dan usang
Sebahagian perhiasan dalam keadaan baik dan
tidak berdebu
Perhiasan dalam keadaan baik, bersih
dan tidak berdebu
B8) Keperluan Umum
21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat.
Pelan lantai tidak disediakan
Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelan
lantai yang jelas difahami
Semua bilik/ruang menyediakan pelan
lantai yang jelas difahami
22 Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).
Pelan lampu tidak disediakan
Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelan
lampu yang jelas difahami
Semua bilik/ruang menyediakan pelan
lampu yang jelas difahami
23 Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di semua bilik/ruang.
KEW.PA-7 tidak dipaparkan
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan KEW.PA-7 tetapi tidak
dikemaskini
Sebahagian bilik/ruang menyediakan
KEW.PA-7 dan dikemaskini
Semua bilik/ruang menyediakan
KEW.PA-7 tetapi tidak dikemaskini
Semua bilik/ruang menyediakan
KEW.PA-7 dan dikemaskini
24
Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.
PIC tidak dilantik bagi setiap ruang/bilik
Sebahagian ruang/bilik
mempunyai PIC tetapi tidak mempunyai
nombor untuk dihubungi
Sebahagian ruang/bilik mempunyai PIC dan mempunyai nombor
untuk dihubungi
Semua ruang/bilik mempunyai PIC tetapi
tiada nombor untuk dihubungi
Semua ruang/bilik mempunyai PIC dan
nombor untuk dihubungi
25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas.
Etika/tatacara bilik tidak disediakan
Etika/tatacara bilik
disediakan tetapi tidak jelas
Etika/tatacara bilik
disediakan dengan jelas
26 Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).
Tiada inisiatif Merencanakan inisiatif/tindakan
pembaikan proaktif
RUANG KERJA
B9) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja
27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan
baik
Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik
Semua meja kerja
kemas dan peralatan disusun dengan baik
28 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan yang keterlaluan dan tidak
berimej korporat
Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima dan selaras dengan imej
korporat
B10) Bilik Pegawai
29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan
baik
Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik
Semua meja kerja
kemas dan peralatan disusun dengan baik
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xi
30 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak disusun
kemas
Sebahagian perabot disusun kemas
Semua perabot disusun
kemas
31 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan yang keterlaluan dan tidak
berimej korporat
Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima dan selaras dengan imej
korporat
B11) Stor Peralatan Pejabat
32
Memastikan stor memenuhi kriteria berikut: i. Bersih; ii. Tidak berdebu; iii. Susunan kemas dan teratur
Tidak memenuhi kriteria
Memenuhi dua kriteria Memenuhi kesemua
kriteria
33 Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.
Tidak menyediakan sistem
Sistem kurang jelas dan
tidak teratur Sistem jelas dan teratur
34 Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.
Tiada label Sebahagian ruang letak barang/bahan berlabel
Semua ruang letak
barang/bahan berlabel
35 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.
Tidak menyediakan etika penggunaan
Etika penggunaan disediakan tetapi tidak
dipaparkan kepada warga kerja
Etika penggunaan disediakan dan
dipaparkan kepada warga kerja
36 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.
Tidak menyediakan kad inventori
Sebahagian barang sahaja memaparkan
kad inventori dan tidak dikemaskini
Sebahagian barang memaparkan kad
inventori dan dikemaskini
Semua barang memaparkan kad
inventori tetapi tidak dikemaskini
Semua barang memaparkan kad
inventori dan sentiasa dikemaskini
37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.
Terdapat bahan/ peralatan tidak
diperlukan disimpan dan tidak disusun
dengan kemas
Terdapat bahan/ peralatan tidak
diperlukan disimpan tetapi disusun dengan
kemas
Tiada barang/ peralatan
tidak diperlukan disimpan dalam stor
38 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.
Tiada penanda aras minima
Penanda aras minima disediakan pada
sebahagian barang sahaja
Penanda aras minima
disediakan pada semua barang
B12) Bilik Fail
39
Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas
Tidak memenuhi kriteria
Memenuhi sebahagian
kriteria
Memenuhi kesemua kriteria
40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas
Tidak teratur, tidak baik dan tidak kemas
Sebahagian peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik
dan kemas
Peralatan, kabinet, dan
rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas
41 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.
Fail berselerak dan tidak teratur.
Fail disusun kemas tetapi tidak teratur
Fail disusun kemas dan
teratur
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xii
42 Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
Senarai indeks dan nombor fail tidak
disediakan
Senarai indeks dan nombor fail disediakan
43
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail
Tiada label Sebahagian sahaja
berlabel
Setiap fail/ dokumen berlabel
44 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup.
Sistem kawalan dan pergerakan fail tidak
disediakan
Sistem kawalan dan pergerakan fail
disediakan tetapi tidak dikemaskini
Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan dan
dikemaskini
B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi
45
Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat
Tidak memenuhi kriteria.
Hanya dua kriteria dipenuhi
Hanya tiga kriteria dipenuhi
Hanya empat kriteria dipenuhi
Memenuhi kesemua kriteria
46 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas
Tidak teratur, tidak baik dan tidak kemas
Sebahagian peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik
dan kemas
Peralatan, kabinet, dan
rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas
B14) Bilik Pemandu
47 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.
Meja kerja tidak kemas, tidak bersih dan peralatan tidak
disusun dengan baik
Sebahagian meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun
dengan baik
Semua meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun
dengan baik
48 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan yang keterlaluan dan tidak
berimej korporat
Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima dan selaras dengan imej
korporat
B15) Bilik Server/Terperingkat
49
Memastikan bilik server/terperingkat memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat
Tidak memenuhi kriteria.
Memenuhi satu kriteria
Memenuhi dua kriteria Memenuhi tiga hingga
empat kriteria Memenuhi kesemua
kriteria
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xiii
JUMLAH SKOR (KOMPONEN B) 0
Jumlah Markah : /245 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
Semua penemuan telah dimaklumkan sepenuhnya dan telah dipersetujui :
Juru Audit : _______________________________ Ketua Zon : _______________________________
(Nama & Tandatangan) (Nama & Tandatangan)
Disahkan oleh :
Ketua Juru Audit : _______________________________
(Nama & Tandatangan)
No. Borang : EKSA 4/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authoriti : Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xiv
ZON/SEKSYEN: KOMPONEN C
TEMPAT UMUM
1 2 3 4 5 MARKAH C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan
1 Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.
Persekitaran lobi kotor, tidak kemas
tidak ceria dan tidak selaras dengan imej
korporat
Persekitaran lobi bersih dan kemas tetapi
kurang ceria dan tidak selaras dengan imej
korporat
Persekitaran lobi bersih,
kemas ceria selaras dengan imej korporat
2
Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut: i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Moto dan iv. Piagam Pelanggan
Tiada maklumat dipaparkan
Sebahagian maklumat yang dipaparkan dan
terkini
Semua maklumat yang dipaparkan dan terkini
3
Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama: i. Buku kedatangan pelawat ii. Direktori pegawai iii. Sudut informasi untuk pelanggan iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
Tidak menyediakan semua perkara yang
disyorkan
Menyediakan satu hingga tiga perkara
yang disyorkan
Menyediakan semua perkara yang disyorkan
C2) Kaunter Utama
4
Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut: i. Sistem maklum balas pelanggan ii. Direktori warga agensi iii. Borang-borang/brosur berkaitan iv. Bahan bacaan/informasi v. Info mengenai agensi/piagam pelanggan vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
Kaunter menyediakan satu kriteria yang
disyorkan
Kaunter menyediakan dua kriteria yang
disyorkan
Kaunter menyediakan semua kriteria yang
disyorkan
5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.
Kaunter tidak bersih, tidak kemas dan tidak
ceria
Kaunter bersih dan kemas tetapi tidak
ceria
Kaunter bersih, kemas dan ceria
6 Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
Usaha-usaha delighting the customer tidak dilaksanakan
Usaha-usaha delighting the customer dilaksanakan
7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
Perkhidmatan yang tidak mesra pelanggan
Perkhidmatan yang mesra pelanggan
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Tarikh :
xv
8 Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini.
Tidak disediakan
Carta aliran perkhidmatan
disediakan tetapi tidak dikemaskini
Carta aliran perkhidmatan disedia
dan dikemaskini
C3) Ruang Menunggu
9 Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.
Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan
tidak disediakan
Sofa/tempat duduk disediakan tetapi tiada
bahan bacaan
Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan
bersesuaian disediakan
10 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
Semua peralatan kotor, tidak kemas dan tidak teratur
Sebahagian peralatan bersih, kemas dan
teratur
Semua peralatan bersih, kemas dan teratur
11 Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
Tong sampah tidak disediakan
Tong sampah disediakan tetapi tidak bersesuaian dan tidak
mencukupi
Tong sampah yang bersesuaian dan
mencukupi disediakan
C4) Laluan Utama/Koridor
12 Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.
Semua susunan peralatan atau hiasan
tidak kemas, tidak bersih dan berserabut
Sebahagian susunan peralatan atau hiasan
kemas, bersih dan teratur
Semua susunan peralatan atau hiasan
kemas, bersih dan teratur
13 Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.
Terdapat halangan di semua laluan dan pintu kecemasan
Terdapat halangan di sebahagian laluan dan
pintu kecemasan
Tiada halangan di semua laluan dan pintu
kecemasan
C5) Bilik Mesyuarat
14 Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.
Semua peralatan tidak berfungsi
Sebahagian peralatan berfungsi dengan baik
Semua peralatan berfungsi dengan baik
15 Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.
Persekitaran bilik kotor, tidak kemas dan tidak selamat
Persekitaran bilik bersih dan kemas
tetapi tidak selamat
Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
C6) Perpustakaan/Pusat Sumber
16 Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.
Ruang perpustakaan kotor, tidak kemas dan tidak teratur
Ruang perpustakaan bersih tetapi tidak
kemas dan tidak teratur
Ruang perpustakaan bersih, kemas dan
teratur
17 Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.
Sistem susunan/ capaian tidak disediakan
Sistem susunan/ capaian/ label menyukarkan
pelanggan
Sistem susunan/ capaian/label
memudahkan pelanggan
18 Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.
Tiada sistem rekod kawalan
Sistem rekod kawalan disedia, tetapi tidak
dikemaskini
Sistem rekod kawalan disedia dan dikemaskini
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xvi
C7) Surau/Bilik Solat
19
Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih: i. Telekung/Kain Pelekat; ii. Sejadah; dan iii. Tempat sangkut sejadah/telekung
Peralatan dalam keadaan tidak baik
dan tidak memenuhi kriteria yang
disyorkan
Sebahagian peralatan dalam keadaan baik
dan memenuhi kriteria yang disyorkan
Semua peralatan dalam keadaan baik dan memenuhi semua
kriteria yang disyorkan
20
Menyediakan kemudahan berikut: i. Tanda arah kiblat ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan iii. Tempat letak/rak kasut iv. Selipar
Hanya satu kemudahan disediakan
Dua kemudahan
disediakan
Semua kemudahan disediakan
21 Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.
Al-Quran/bahan bacaan tidak kemas
dan tidak dalam keadaan baik
Sebahagian Al-Quran/bahan bacaan
kemas dan dalam keadaan baik
Semua Quran/ bahan bacaan kemas dan dalam keadaan baik
22 Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.
Surau berkeadaan tidak bersih, berdebu
dan tidak selesa
Surau berkeadaan bersih, tidak berdebu
tetapi tidak selesa
Surau berkeadaan bersih, tidak berdebu
dan selesa
23 Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)
Bau surau tidak menyenangkan
Bau surau menyenangkan
24 Memastikan tempat wudhu' bersih. Tempat wudhu' kotor
Tempat wudhu' bersih
C8) Lif
25 Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.
Lif rosak & kotor
Sebahagian lif dalam keadaan baik dan
bersih
Semua lif dalam keadaan baik dan bersih
26 Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.
Tiada maklumat pegawai disediakan
Maklumat pegawai ada disediakan
27 Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.
Tidak disediakan
Disediakan tetapi kurang jelas
Disediakan dengan jelas
28 Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala
Tidak dipaparkan
Dipaparkan
C9) Pantri/Tempat Minum
29 Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
Peralatan tidak terurus dan tidak boleh digunakan
Sebahagian peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan
Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan
30 Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.
Pantri dalam keadaan tidak bersih, berdebu
dan tidak terurus
Pantri dalam keadaan bersih, tidak berdebu tetapi tidak terurus
Pantri dalam keadaan bersih, tidak berdebu
dan terurus
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xvii
C10) Tandas
31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
Persekitaran tandas kotor dan basah
Persekitaran tandas bersih dan kering
32 Memastikan bau tandas menyenangkan. Bau yang tidak menyenangkan
Tidak berbau/ bau menyenangkan
33 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.
Semua peralatan tidak berfungsi
Sebahagian peralatan berfungsi dengan baik
Semua peralatan berfungsi dengan baik
34 Memastikan pengudaraan tandas baik. Pengudaraan tidak
baik Pengudaraan baik
35 Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas
Tiada pemakluman disediakan
Sebahagian maklumat dipaparkan
Pemakluman disediakan
36
Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut: i. Cecair pencuci tangan ii. Tisu tangan iii. Bakul sampah/Tong Sanitari iv. Cermin Muka v. Bahan pewangi
Menyediakan satu peralatan yang
disyorkan
Menyediakan dua peralatan yang
disyorkan
Menyediakan tiga peralatan yang
disyorkan
Menyediakan empat peralatan yang
disyorkan
Menyediakan semua peralatan yang disyorkan
37 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.
Tiada tandas OKU
Tandas OKU disediakan tetapi tidak berfungsi dengan baik
Tandas OKU disediakan dan berfungsi dengan
baik
JUMLAH SKOR (KOMPONEN C) 0
Jumlah Markah : /185 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
K.EKOSISTEM (A-E)_v11
Semua penemuan telah dimaklumkan sepenuhnya dan telah dipersetujui :
Juru Audit : _______________________________ Ketua Zon : _______________________________
(Nama & Tandatangan) (Nama & Tandatangan)
Disahkan oleh :
Ketua Juru Audit : _______________________________
(Nama & Tandatangan)
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xviii
ZON/SEKSYEN: KOMPONEN D
KESELAMATAN PERSEKITARAN 1 2 3 4 5 MARKAH
D1) Pelan Tindakan Kecemasan
1
Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan.
Tiada Pelan Tindakan
Kecemasan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi dua kriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi tiga kriteria yang disyorkan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi empatkriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi kesemua kriteria yang disyorkan
2 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan.
Tiada lampu kecemasan
Ada lampu kecemasan
dan berfungsi tetapi terhalang
Ada lampu kecemasan,
berfungsi dan tidak terhalang
D2) Pendawaian/Kabel
3 Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.
Pendawaian dalam keadaan tidak
kemas, tidak teratur dan tidak selamat
Sebahagian pendawaian dalam keadaan kemas,
teratur dan selamat
Semua pendawaian
dalam keadaan kemas, teratur dan selamat
4 Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan.
Plag tidak dilabel Plag dilabel
D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran
5
Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut: i. Penyelengaraan secara berkala ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan iii.Berkeadaan bersih iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
Tiada alat pemadam api disediakan
Alat pemadam api
menepati sebahagian kriteria yang disyorkan
Alat pemadam api menepati kesemua
kriteria yang disyorkan
6 Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
Tiada gelung hos pemadam api
disediakan
Gelung hos pemadam api disediakan tetapi
tidak boleh digunakan
Gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan
7 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik
Terdapat halangan
Tiada halangan
D4) Laluan/Tangga Kecemasan
8 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Tarikh :
xix
9 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas. Tiada tanda arah
KELUAR yang jelas
Sebahagian tanda arah KELUAR dipaparkan
dengan jelas
Semua tanda arah KELUAR dipaparkan
dengan jelas
10 Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.
Terdapat halangan di laluan/tangga
kecemasan
Tiada halangan di laluan/tangga kecemasan
D5) Kunci
11 Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.
Anak kunci tidak dilabel/ditanda
Anak kunci dilabel/ditanda tetapi
tidak memenuhi tatacara keselamatan
Anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara
keselamatan
12 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.
Anak kunci tidak disimpan di dalam peti keselamatan
Anak kunci disimpan di dalam peti keselamatan
13 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab.
Senarai anak kunci tidak disimpan
Senarai anak kunci disimpan dengan
selamat
14 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.
Buku log peminjaman kunci tidak disediakan
Buku log peminjaman kunci disediakan tetapi
tidak dikemaskini
Buku log peminjaman kunci disediakan dan
dikemaskini
JUMLAH SKOR (KOMPONEN D) 0
Jumlah Markah : /70 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
Semua penemuan telah dimaklumkan sepenuhnya dan telah dipersetujui :
Juru Audit : _______________________________ Ketua Zon : _______________________________
(Nama & Tandatangan) (Nama & Tandatangan)
Disahkan oleh :
Ketua Juru Audit : _______________________________
(Nama & Tandatangan)
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xx
ZON/SEKSYEN: KOMPONEN E1 (Agensi Mempunyai Bangunan dan Kawasan Sendiri)
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 1 2 3 4 5 MARKAH
1 Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.
Tiada tempat meletak kenderaan disediakan untuk pekerja, pelawat
dan OKU
Tempat meletak kenderaan disediakan,
tetapi tidak sesuai untuk pekerja, pelawat dan
OKU
Tempat meletak kenderaan sesuai untuk
pekerja, pelawat dan OKU
2 Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang disediakan.
Garisan antara lot-lot yang disediakan
tidak jelas
Sebahagian garisan antara lot-lot disediakan
dengan jelas
Semua garisan antara lot-lot yang disediakan
jelas
3 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
Tunjuk arah laluan pelawat disediakan
Tunjuk arah laluan pelawat disediakan tetapi kurang jelas
Tunjuk arah laluan pelawat disediakan
dengan jelas
4 Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
Semua kawasan persekitaran tidak
berada dalam keadaan baik dan
bersih
Sebahagian kawasan persekitaran berada
dalam keadaan baik dan bersih
Semua kawasan persekitaran berada
dalam keadaan baik dan bersih
5 Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.
Lampu jalan tidak disediakan
Sebahagian lampu jalan berfungsi dan dalam
keadaan baik
Semua lampu jalan berfungsi dan dalam
keadaan baik
6 Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.
Jalan berlubang dan tidak dalam keadaan baik
Jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik
7 Memastikan taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada).
Taman permainan dan peralatan di
taman permainan dalam keadaan
tidak baik dan tidak boleh digunakan
Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan boleh digunakan
8 Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan.
Sistem kawalan keluar masuk tidak
disediakan
Sistem kawalan keluar masuk disediakan tetapi
tidak berkesan
Sistem kawalan keluar masuk yang berkesan
disediakan
9 Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak /mati di sekitar kawasan.
Tanaman/pokok tidak dijaga dengan
rapi
Sebahagian tanaman pokok dijaga dengan
rapi
Semua tanaman pokok dijaga dengan rapi
10 Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.
Kawasan padang kotor dan rumput
panjang
Sebahagian kawasan padang bersih dan
rumput tidak dibiarkan panjang
Kawasan padang bersih dan rumput tidak
dibiarkan panjang
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Tarikh :
xxi
11 Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi .
Tong/bakul sampah tidak
bersesuaian dan tidak mencukupi
Tong/bakul sampah sesuai dan mencukupi
12 Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.
Kawasan/ tong pengumpulan sampah tidak
bersih, berbau dan tidak diuruskan
dengan baik
Kawasan/tong pengumpulan sampah
bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik
13 Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.
Pondok pengawal tidak kemas dan
kotor
Pondok pengawal dalam keadaan baik & bersih
JUMLAH SKOR (KOMPONEN E1) 0
Jumlah Markah : /65 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
Semua penemuan telah dimaklumkan sepenuhnya dan telah dipersetujui :
Juru Audit : _______________________________ Ketua Zon : _______________________________
(Nama & Tandatangan) (Nama & Tandatangan)
Disahkan oleh :
Ketua Juru Audit : _______________________________
(Nama & Tandatangan)
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xxii
ZON/SEKSYEN: KOMPONEN E2 (Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan)
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 1 2 3 4 5 MARKAH
1 Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.
Tiada tempat meletak kenderaan disediakan untuk pekerja, pelawat dan OKU
Tempat meletak kenderaan
disediakan, tetapi tidak sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU
Tempat meletak kenderaan
sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU
2 Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang disediakan.
Garisan antara lot-lot yang disediakan tidak jelas
Sebahagian garisan antara lot-lot disediakan dengan jelas
Semua garisan antara lot-lot yang disediakan jelas
3 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. Tunjuk arah laluan pelawat
disediakan
Tunjuk arah laluan pelawat disediakan tetapi kurang jelas
Tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas
4 Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
Semua kawasan persekitaran tidak berada dalam keadaan baik dan
bersih
Sebahagian kawasan persekitaran berada dalam keadaan baik dan bersih
Semua kawasan persekitaran berada dalam keadaan baik
dan bersih
5 Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.
Kawasan/tong pengumpulan sampah tidak bersih, berbau dan tidak diuruskan dengan
baik
Kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik
6 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. Tunjuk arah laluan pelawat
disediakan
Tunjuk arah laluan pelawat disediakan tetapi kurang jelas
Tunjuk arah laluan pelawat
disediakan dengan jelas
7 Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang. Laluan ke pintu masuk
terhalang
Laluan ke pintu masuk tidak terhalang
8 Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat agensi.
Hiasan yang keterlaluan dan tidak terurus
Hiasan minima dan
menonjolkan imej korporat
JUMLAH SKOR (KOMPONEN E2) 0
Jumlah Markah : /40 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
Semua penemuan telah dimaklumkan sepenuhnya dan telah dipersetujui :
Juru Audit : _______________________________ Ketua Zon : _______________________________
(Nama & Tandatangan) (Nama & Tandatangan)
Disahkan oleh :
Ketua Juru Audit : _______________________________
(Nama & Tandatangan)
Tarikh :
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xxiii
LAMPIRAN 3
KESERAGAMAN
No. Borang : EKSA 3/1
Tarikh Isu : 1 Jun 2017
Authoriti : Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)
xxiv
PELAKSANAAN KESERAGAMAN EKSA
1. PERALATAN/LABEL UMUM
1 PERALATAN / LABEL UMUM
Tujuan Penyeragaman Menyeluruh
Impak Memberi penerangan yang jelas kepada semua Bahagian / Zon
Pelaksanaan Semua Bahagian di KIMIA
Keseragaman 1. Label pada suis Lampu dan Kipas
Menggunakan pelan lampu bagi menggantikan label dilampu / gantungan
Tampal pelan lampu berdekatan suis lampu (sebaik-baiknya ditampal di
atas papan suis).
Warna yang digunakan sebagai warna petunjuk di suis hendaklah warna
dari kumpulan warna yang berlainan untuk membezakan kedudukan
lampu tersebut. Contoh: Sekiranya terdapat 4 suis pada satu papan,
warna yang dicadangkan untuk digunakan adalah merah, biru, kuning dan
kelabu.
Warna petunjuk di suis hendaklah dilekatkan berdekatan suis
Labelkan visual “JIMATKAN ELEKTRIK”
2. Pintu
Label pintu masuk utama (TOLAK/TARIK)
Peringatan sebelum meninggalkan pejabat
Contohnya : sekiranya anda orang terakhir yang meninggalkan pejabat
pastikan :
Semua suis lampu dan eletrik ditutup
Semua pintu telah dikunci
Label yang ditampal perlu dilaminasi
Label yang ditampal pada paras mata
Semua latar belakang menggunakan template Jabatan
xxv
3. Aspek Keselamatan
Pintu Kecemasan : Kenalpasti pintu kecemasan dan tampal ‘signage’
laluan keluar
Visual digunakan bagi :
Tong sampah
Jimatkan Elektrik
Tempat Letak Kasut
Larangan Merokok
Setiap pintu masuk Makmal di Bangunan Utama perlu dilabelkan
“UNTUK KAKITANGAN SAHAJA” dan diletakkan pada paras mata (eye
level)
4. S.O.P/Etika/Peraturan
Perlu ada visual dan penerangan :
Mesin Photostat
Faksimili
Stapler Elektrik
Lain-lain barangan elektrik
(Letakkan etika penggunaan dan cara penjimatan)
Pelan lantai bagi setiap bilik di tampal bersebelahan (bahagian dalam)
pintu masuk dan senang dilihat
Pelan Lantai ditanda mengikut pintu & Bahagian / Zon
Mempamerkan arahan / notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.
5. Ruang Kerja
Laci pegawai / staf dilabel
Alat tulis (laci pertama)
Dokumen Rasmi (Laci Kedua)
Peribadi (Laci Ketiga)
Laci Alat Tulis
Disusun dengan kemas
Perlu seragam – mengikut bahagian / zon
Rubber Stamp / Cop
Petunjuk ditampal dan dinomborkan dalam satu senarai cop.
xxvi
Perkataan pada cop hendaklah ditaip kecuali cop bulat dan cop
simbol tangan
Perlu seragam – mengikut bahagian / zon
Rak dokumen
Dinomborkan mengikut dokumen yang berkaitan
Tempat Pegawai / Kakitangan
Setiap Tempat Pegawai / kakitangan perlu seragam - mengikut
bahagian / zon
Susunan hiasan adalah minima dan seragam
Tempat Letak Kasut
Hendaklah seragam untuk bahagian/ zon.
Kemas dan tersusun
Plag
Ditag pada wayar di bawah kepala plag, dilabel dan dilaminasi
Senarai peralatan pejabat atau inventori ditampal di setiap bilik atau ruang
kerja
6. Jenis dan Saiz Tulisan
Jenis huruf adalah menggunakan Times New Roman
Saiz tulisan adalah berbeza mengikut peralatan
Peralatan besar dan kecil (Instrument) – Saiz : 36, ID : 20
Rak Kayu – Saiz : 28
Rak Besi – Saiz : 28
Kabinet besi – Saiz : 32
Kabinet kayu – Saiz : 28
Kabinet asid – Saiz : 65
Kabinet pelarut – Saiz : 65
Laci dan Meja Pejabat – Saiz : 32
Plag – Saiz : 32
2. RUANG PEJABAT
xxvii
2 RUANG PEJABAT
Tujuan Mewujudkan ruangan pejabat yang teratur dan kemas
Impak Memudahkan pengesanan kedudukan pegawai dan pencapaian peralatan
pejabat
Pelaksanaan Menyediakan carta pergerakan individu dan penglabelan alat tulis
Keseragaman 1. Carta Pergerakan Individu Pegawai (di pintu / partition) –
diselaraskan berdasarkan harian dan mengandungi maklumat berikut :
a) Nama Pegawai
b) Jawatan
c) Gambar
d) E-mail/ no untuk dihubungi
e) Petunjuk :
Hadir
Cuti Rehat
Cuti Sakit
Kursus/ Seminar
Mesyuarat
Lain-lain
f) Warna mengikut warna korporat Bahagian / Zon
2. Almari Alat Tulis
Perlu ada signage “minimum / maksimum”
Senarai inventori alat tulis perlu ada bagi semua alat tulis
Warna mengikut warna korporat Bahagian / Zon
Label perlu diletak di luar pintu kabinet alat tulis pada bahagian kiri atas
(sekiranya terdapat label aset, label EKSA perlu diletakkan dibawah
label aset)
Perlu ada kad “in / out” bagi alat tulis yang diterima dan yang
dikeluarkan
Stok kad item perlu mengikut peraturan / pekeliling yang berkuatkuasa
3. KOMPUTER / KOMPUTER RIBA
xxviii
3 KOMPUTER / KOMPUTER RIBA
Tujuan Mewujudkan Wallpaper dan Screen Saver bagi Komputer / Komputer Riba
yang seragam
Impak Penyeragaman pada semua Komputer / Komputer Riba pegawai dan
kakitangan warga Jabatan
Pelaksanaan Komputer
Komputer Riba
Keseragaman Wallpaper dan Screen Saver desktop komputer / komputer riba diseragamkan
dengan logo Jabatan Kimia Malaysia
Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja
xxix
4. PERSON IN CHARGE (PIC)
4 PERSON IN CHARGE (PIC)
Tujuan Untuk memastikan pengawalan, kekemasan dan kebersihan kawasan
Impak Mudah untuk membuat pemantauan berterusan
Pelaksanaan Mewujudkan Sticker PIC
Keseragaman Size sticker (6.5 X4.5 cm) mengikut kesesuaian setiap zon.
Saiz gambar passport
Tulisan Times New Roman / Font 12/ mengikut tamplet yang sedia ada.
Latar belakang warna biru
Ditampal di tepi pintu kawasan seliaan
Maklumat PIC
Nama
Kawasan Seliaan
No.untuk dihubungi
E-mail pegawai
xxx
5. BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN
5 BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN
Tujuan Penambahbaikan berterusan
Impak Bilik akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tersusun
Pelaksanaan Semua Bilik Mesyuarat dan Bilik Perincangan di Jabatan
Keseragaman Perkara yang perlu diseragamkan di bilik mesyuarat adalah;
PIC bilik mesyuarat dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) –
tampal di pintu masuk bilik mesyuarat
Perlu ada pelan lantai dan pelan lampu (sekiranya suis lebih dari 2)
Semua plug perlu dilabel
Signage: Pengerusi/ Urus setia perlu ada
Buku kehadiran mesyuarat/ kalender tahun semasa perlu ada di bilik
mesyuarat
Hendaklah memastikan jam di dinding bilik mesyuarat tidak rosak/ waktu
tidak berhenti
Perhiasan hendaklah diletakkan secara minimum
Kerusi/meja/ mikrofon dalam keadaan baik
Perlu digantung gambar Yang Di Pertuan Agung serta Permaisuri dan
gambar Perdana Menteri di Bilik Mesyuarat.
Etika bilik mesyuarat
Kandungan Etika Bilik Mesyuarat
Pastikan bilik ini sentiasa berada dalam keadaan bersih
Kehadiran ahli mesyuarat lebih awal/ tepat pada waktunya
Pastikan semua peralatan berada dalam keaadaan baik dan
dikembalikan ke kedudukan asal selepas digunakan
Larangan penggunaan alat telekomunikasi/ letakkan dalam mod senyap
Ahli mesyuarat adalah tertakluk dan perlu mematuhi Akta Rahsia Rasmi
1972 (Akta 88)
Individu terakhir hendaklah memastikan semua suis ditutup
xxxi
6. TANDAS
6 TANDAS
Tujuan Penambahbaikan berterusan
Impak Tandas akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan selesa digunakan
Pelaksanaan Semua Tandas di Jabatan
Keseragaman Elemen-elemen yang perlu diseragam dan dilaksanakan di tandas adalah;
PIC tandas dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di
pintu masuk tandas.
Perlu ada pelan lantai
Suis lampu dibuat pelan lampu sekiranya lebih dari 2 suis.
Doa masuk/keluar tandas ditampal di pintu masuk.
Semua paip air ditanda nombor untuk kemudahan pembaikan.
Bilik tandas perlu dilabel dan dinyatakan jenis tandas samada jenis
duduk, mencangkung atau OKU.
Perlu ada jadual pembersihan (tugas) yang ditampal di belakang pintu
tandas
Pastikan ada peralatan tambahan seperti cecair pencuci tangan, tisu
tangan, bakul sampah/ tong sanitari dan bahan pewangi di dalam
tandas.
Tampal visual label “JIMAT PENGGUNAAN AIR” pada paip air.
Etika penggunaan tandas
Kandungan Etika Tandas
Dilarang mencangkung di atas mangkuk tandas duduk
Sila pam selepas diguna
Jangan membazir air dan elektrik
Larangan pembuangan sampah (tisu atau tuala wanita) ke dalam
mangkuk tandas
Hos hendaklah diletak semula ke tempatnya selepas diguna
Penggunaan tisu secara berhemah
Individu terakhir hendaklah memastikan semua suis elektrik dimatikan
dan paip air ditutup
xxxii
7. SURAU LELAKI/ PEREMPUAN
7 SURAU LELAKI/ PEREMPUAN
Tujuan Penambahbaikan berterusan
Impak Surau akan sentiasa berada dalam keadaan bersih, tidak berbau dan
tersusun
Pelaksanaan Semua Surau Lelaki/ Perempuan di Jabatan
Keseragaman Perkara yang perlu diseragamkan bagi penyelenggaraan surau adalah;
PIC surau dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di
pintu masuk surau
Perlu ada pelan lantai dan pelan lampu (sekiranya suis lebih dari 2)
Semua plug perlu dilabel
Semua peralatan seperti telekung pegawai disimpan dalam beg KIMIA
atau digantung supaya seragam
Kain pelikat hendaklah dilipat kemas
Perlu ada jadual waktu solat dan tanda arah kiblat
Kopiah lelaki disusun kemas di dalam bekas atau kotak supaya tidak
berselerak/ berbau/ kopiah bertukar warna dan bertahi lalat
Semua paip air di tempat wuduk hendaklah dilabel dan dipastikan tidak
berlumut
Disediakan tempat meletak selipar supaya selipar tidak berselerak
selepas digunakan
Etika penggunaan surau
Kandungan Etika Penggunaan Surau
Pastikan surau sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas
Jangan tidur di surau
Dilarang berborak sewaktu jemaah sedang bersolat
Al-Quran dan kitab disusun rapi di rak selepas digunakan
Dilarang meninggalkan kain/ tuala lembap/ basah di dalam surau bagi
mengelakkan bau hapak
Pengguna terakhir hendaklah memastikan semua suis dimatikan dan
paip ditutup
xxxiii
8. LIF
8 LIF
Tujuan Penambahbaikan berterusan
Impak Lif akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan selamat digunakan
Pelaksanaan Semua Lif di Jabatan
Keseragaman Perkara yang perlu diseragamkan bagi penyelenggaraan lif adalah;
PIC lif dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di luar
berhampiran pintu masuk lif
Perlu pastikan Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat dipaparkan
dalam lif dan masih valid
Perlu disediakan senarai nama pegawai yang boleh dihubungi
semasa kecemasan
Direktori Floor Warden ditampal dengan jelas bagi setiap aras.
xxxiv
9. PANTRI
9 PANTRI
Tujuan Penambahbaikan berterusan
Impak Pantri akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan selesa digunakan
Pelaksanaan Semua pantri di Jabatan
Keseragaman Elemen-elemen yang perlu diseragam dan dilaksanakan di pantri adalah;
PIC pantri dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di pintu
masuk pantri.
Perlu ada pelan lantai
Suis lampu dibuat pelan lampu sekiranya lebih dari 2 suis.
Doa sebelum/ selepas makan ditampal di tempat yang bersesuaian.
Hiasi dengan gambar buah-buahan/piramid makanan.
Peralatan pinggan mangkuk/ bekalan makanan minuman perlu dilabel
Etika penggunaan pantri
Kandungan Etika Penggunaan Pantri
Selepas menggunakan peralatan di pantri, ia hendaklah dibersihkan dan
disimpan di tempatnya semula
Kerusi dan meja makan sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan
tersusun
Jangan membazir air dan elektrik
Larangan pembuangan sisa dan bahan bungkusan makanan dan
meludah merata-rata
Dilarang memakai kot makmal di dalam pantri
Semua plag peralatan elektrik hendaklah dicabut daripada soket setelah
digunakan (kecuali peti sejuk)
Pengguna terakhir hendaklah memastikan semua suis elektrik dimatikan
dan paip air ditutup
xxxv
10. MAKMAL DAN BILIK PERALATAN ANALISIS
10 MAKMAL DAN BILIK PERALATAN ANALISIS
Tujuan Penambahbaikan berterusan
Impak Makmal dan bilik peralatan akan sentiasa berada dalam keadaan bersih,
kemas dan selamat digunakan
Pelaksanaan Semua kawasan Makmal dan Bilik Peralatan di Jabatan
Keseragaman Elemen-elemen yang perlu diseragam dan dilaksanakan di makmal adalah;
PIC dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di pintu masuk
makmal.
Perlu ada pelan lantai
Suis lampu dibuat pelan lampu sekiranya lebih dari 2 suis.
Semua alatradas di dalam makmal yang bersih hendaklah disimpan di dalam
kubikel yang disediakan dan dilabel mengikut jenis masing-masing.
Semua peralatan/ instrument perlu dilabel berserta no ID nya dan ditampal
tatacara/SOP penggunaannya.
Kawasan mencuci peralatan kaca hendaklah dilabel dan ditampal dengan
tanda larangan pembuangan sisa bahan kimia.
Kebuk wasap juga perlu dilabel
Buku rujukan disusun di atas rak/ almari yang disediakan dan dilabel.
Etika penggunaan makmal
Kandungan Etika Penggunaan Makmal
Semua peralatan hendaklah dibersihkan dan disimpan di tempatnya semula
selepas diguna
Wajib memakai kot makmal dan kasut bertutup.
Penggunaan PPE yang sesuai semasa bekerja
Dilarang bekerja berseorangan di dalam makmal
Dilarang makan dan minum di dalam makmal
Semua plug peralatan elektrik hendaklah dicabut daripada socket setelah
digunakan
Pengguna terakhir hendaklah memastikan semua suis elektrik dimatikan dan
paip air ditutup
xxxvii
JABATAN KIMIA MALAYSIA
JADUAL AUDIT DALAM EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
No. Borang : EKSA 1/ 1
Tarikh Isu : 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
NO. ZON TARIKH AUDIT
KETUA AUDIT JURUAUDIT
1.
FAST GREEN
(KESIHATAN ALAM
SEKITAR)
2.
SUNSET YELLOW
(BAHAGIAN
KHIDMAT
PENGURUSAN)
3. BRILLIANT BLUE
(PMT/PLKM/PJK)
4. ERYTHROSIN RED
(FORENSIK )
5.
ALURA RED
(PENYELIDIKAN
JAMINAN KUALITI)
6. CARMOISINE
(IKTD)
xxxviii
JABATAN KIMIA MALAYSIA
(Disimpan dalam fail Jawatankuasa Induk Audit )
Nama Zon/Makmal:
No Rujukan Fail.:
Tarikh audit:
Auditee:
Juruaudit:
KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
A1) Dasar / Polisi EKSA
Kriteria:
Lokasi:
Penemuaan:
Penambahbaikan:
Penerangan Penambahbaikan
Gambar
Gambar
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT (FIZIKAL)
B1) LANTAI
Kriteria:
Lokasi:
Penemuaan:
Kriteria:
Lokasi:
Penemuaan:
Gambar Gambar
No. Borang : EKSA 2/1
Tarikh Isu : 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
PENEMUAN AUDIT DALAM EKSA
xxxix
JABATAN KIMIA MALAYSIA
Nama Zon:
No.Fail Rujukan :
Tarikh Laporan :
Ketua Zon: Ketua Audit :
Juruaudit :
Audit standard: Garis Panduan EKSA MAMPU dan Jabatan serta komponen penilaian EKSA
Bilangan Penemuan : Bilangan Amalan Baik :
1. Latar belakang Audit (Pasukan Audit, Tarikh Audit, Skop Audit)
Pasukan Audit: (Gambar Ahli)
Tarikh Audit:
Skop Audit:
2. Latar belakang Zon dan Kekuatan Sistem Pengurusan Makmal dalam perlaksanaan EKSA (Kekuatan dan
Kelemahan Sistem dan Perubahan Pengurusan )
LAPORAN AUDIT DALAM EKSA
No. Borang : EKSA 4/1
Tarikh Isu : 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xl
No.Rujukan Fail:
3. Hasil auditan (Penemuan dan Amalan Baik)
Amalan Baik 1 dari _
Gambar
Ulasan
Amalan Baik 2 dari _
Gambar
Ulasan
Penemuaan 1 dari _
Gambar
Ulasan
No. Borang : EKSA 4/1
Tarikh Isu : 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xli
4. Kesimpulan Audit
Ulasan audit
MARKAH PURATA KESELURUHAN
BIL KOMPONEN MARKAH
A Keperluan Utama perlaksanaan
B Ruang Tempat Kerja/Pejabat
C Tempat Umum
D Keselamatan persekitaran
E Kawasan Persekitaran bangunan
JUMLAH KESELURUHAN
No. Borang : EKSA 4/1
Tarikh Isu : 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
xlii
No.Rujukan Fail:
Salinan kriteria yang tidak mematuhi dari Komponen A hingga Komponen E yang telah dipersetujui disertakan.
Ketua Juru Audit : ….………………………………….
(Nama dan Tandatangan)
Progress Audit: (untuk diisi oleh Ketua Juru Audit)
Audit Mula : Tarikh: ………………………………
Audit Tamat : Tarikh: ………………………………
Tindakan Pembetulan diambil : Tarikh: ................................*
Makluman kepada Pengarah
Saya mengesahkan bahawa semua pembuktian bagi penemuan audit akan diserahkan kepada Jawatan Kuasa Induk
bagi penambahbaikan penemuan audit didalam tempoh yang telah di tetapkan diatas.*
Pengerusi Zon : …………………………………………… Tarikh: ……………………………..
(Nama dan Tandatangan)
No. Borang : EKSA 4/1
Tarikh Isu : 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)