filtrera markera cellinnehåll diagram formler funktioner · introduktion - menyflikar 1...
TRANSCRIPT
Markera
Cellinnehåll
Formler
Funktioner
Diagram
Sortera
Filtrera
Britt Tågmark
Innehåll
INTRODUKTION .............................................................................................................. 1
SKÄRMBILDEN ................................................................................................................ 1
MENYFLIKAR ............................................................................................................................ 2
VISNINGSLÄGEN (VYER) ............................................................................................................. 3
ZOOMA ................................................................................................................................... 4
SKAPA EN ENKEL KALKYL ................................................................................................ 5
MARKERING ............................................................................................................................ 5
MARKÖRFÖRFLYTTNING ............................................................................................................. 7
CELLINNEHÅLL .......................................................................................................................... 7
SKRIVA TEXT OCH TAL ................................................................................................................ 8
AUTOAVSLUTA ......................................................................................................................... 8
SPARA ARBETSBOK .................................................................................................................... 9
STÄNG .................................................................................................................................. 12
NY ARBETSBOK ....................................................................................................................... 12
REDIGERA KALKYL ........................................................................................................ 13
ÖPPNA SPARAT DOKUMENT ...................................................................................................... 13
NÅLA FAST FILER UNDER ARKIV ................................................................................................. 13
RADERA ................................................................................................................................ 14
REDIGERA CELLINNEHÅLL.......................................................................................................... 14
ÅNGRA ................................................................................................................................. 14
AUTOFYLL .............................................................................................................................. 15
FLYTTA OCH KOPIERA CELLER .................................................................................................... 17
KOPIERA CELLFORMAT ............................................................................................................. 19
KOMMENTARER ..................................................................................................................... 19
SKAPA FORMLER .......................................................................................................... 20
ENKEL FORMEL ....................................................................................................................... 20
AUTOSUMMA ........................................................................................................................ 21
KOPIERA FORMLER .................................................................................................................. 21
ABSOLUTA/RELATIVA REFERENSER ............................................................................................. 22
PRIORITERING AV RÄKNESÄTT ................................................................................................... 23
FORMATERA TAL .......................................................................................................... 24
FORMATERA TAL SOM TEXT ...................................................................................................... 24
VALUTAFORMAT (REDOVISNINGSFORMAT) .................................................................................. 24
PROCENTFORMAT ................................................................................................................... 24
TUSENTALSAVGRÄNSNING ........................................................................................................ 24
ANTAL DECIMALER .................................................................................................................. 24
TALFORMAT ........................................................................................................................... 25
VILLKORSSTYRD FORMATERING ................................................................................................. 27
Britt Tågmark
FORMATERA TEXT ........................................................................................................ 29
TECKENSNITT, TECKENSTORLEK OCH TECKENFÄRG ........................................................................ 29
JUSTERA INOM CELL OCH SNEDSTÄLLA TEXT ................................................................................. 29
SAMMANFOGA CELLER ............................................................................................................ 30
FORMATERA CELLER ..................................................................................................... 31
ÄNDRA RADHÖJD OCH KOLUMNBREDD ....................................................................................... 31
RAMAR OCH LINJER................................................................................................................. 32
FYLLNINGSFÄRG ..................................................................................................................... 32
CELLFORMATMALL .................................................................................................................. 33
RADER OCH KOLUMNER ............................................................................................... 34
INFOGA RADER OCH KOLUMNER ................................................................................................ 34
TA BORT RADER OCH KOLUMNER............................................................................................... 34
DÖLJA/VISA RADER OCH KOLUMNER .......................................................................................... 34
INFOGA/TA BORT CELLER ......................................................................................................... 35
LÅSA RUBRIKER (FÖNSTERRUTOR) ............................................................................................. 35
SKYDDA CELLER ............................................................................................................ 36
ARBETSBLADHANTERING .............................................................................................. 38
BLADFLIKAR ........................................................................................................................... 38
FÖRFLYTTNING MELLAN KALKYLBLAD ......................................................................................... 38
DÖPA OM BLAD I ARBETSBOKEN ................................................................................................ 38
BYTA FÄRG PÅ BLADFLIKARNA ................................................................................................... 38
INFOGA KALKYLBLAD ............................................................................................................... 39
FLYTTA BLAD ......................................................................................................................... 39
KOPIERA BLAD ....................................................................................................................... 39
TA BORT BLAD UR ARBETSBOKEN ............................................................................................... 39
GRUPPERA BLAD .................................................................................................................... 39
LÄNKNING ............................................................................................................................. 40
SÖKA OCH ERSÄTTA ................................................................................................................ 41
FUNKTIONER ................................................................................................................ 43
AUTOBERÄKNA ...................................................................................................................... 43
INFOGA FUNKTION .................................................................................................................. 44
STATISTIKFUNKTIONER ............................................................................................................ 46
LOGISKA FUNKTIONER ............................................................................................................. 46
UTSKRIFT ..................................................................................................................... 47
UTSKRIFTSFORMAT ................................................................................................................. 47
SIDHUVUD OCH SIDFOT ........................................................................................................... 50
SKRIVA UT ............................................................................................................................. 51
Britt Tågmark
DIAGRAM ..................................................................................................................... 52
SKAPA DIAGRAM ..................................................................................................................... 52
MARKERA OCH FLYTTA ETT INBÄDDAT DIAGRAM .......................................................................... 53
RADERA INBÄDDAT DIAGRAM ................................................................................................... 53
DIAGRAMVERKTYG .................................................................................................................. 53
MENYFLIKEN DESIGN .............................................................................................................. 54
MENYFLIKEN LAYOUT .............................................................................................................. 55
MENYFLIKEN FORMAT ............................................................................................................. 57
LÄGGA TILL OCH TA BORT DATASERIER ........................................................................................ 58
SKRIVA UT DIAGRAM ............................................................................................................... 60
MINIATYRDIAGRAM ................................................................................................................ 60
DATABAS ..................................................................................................................... 61
SKAPA DATABAS ..................................................................................................................... 61
SORTERA DATABAS .................................................................................................................. 63
FILTRERA LISTOR ..................................................................................................................... 65
TABELLHANTERING – LISTHANTERING ......................................................................................... 69
ÅTERSKAPA FILER ......................................................................................................... 72
PROBLEM MED PROGRAMMET .................................................................................................. 72
ÅTERSTÄLL EJ SPARADE ARBETSBÖCKER....................................................................................... 72
VERSIONER ............................................................................................................................ 73
INSTÄLLNINGAR FÖR ÅTERSKAPNING AV DOKUMENT ..................................................................... 73
INSTÄLLNINGAR FÖR PROGRAMMEN .......................................................................................... 74
INDEX .......................................................................................................................... 76
Introduktion - Menyflikar
1
Introduktion Excel är ett kalkylprogram, där du kan göra allt från enkla additioner till mycket avancerade
beräkningar. Excel innehåller en stor mängd specialfunktioner inom finans, datum och tid,
matematik och trigonometri, statistik, leta upp och referens, databas, text, logik och
information. Om de inbyggda funktionerna inte räcker till kan du skapa egna! De flesta av
funktionerna kräver fackkunskap för att kunna användas.
Skärmbilden När du startat programmet ser du det övre hörnet av en stor arbetsbok. Som standard
innehåller arbetsboken tre blad, men du kan bygga ut den till 255 blad. Varje blad är
uppbyggt av 16 384 kolumner och 1 048 576 rader. I skärningspunkten mellan rad och
kolumn finns en cell.
Namnlist
När du arbetar med Excel maximerat har programmet och arbetsboken en gemensam
namnlist. Så länge dokumentet är odöpt kallas det för Bok 1, Bok 2 och så vidare, en
löpande numrering. Du bör oftast arbeta med program och dokument maximerade för att
utnyttja arbetsytan på bästa sätt.
Snabbåtkomst Namnlist
Aktiv cell
Rullningslist
Kolumnrubrik
Statusrad Aktivt blad
Radrubrik
Bläddringsknappar
Cell- och namnruta
Formelfält
Menyfliksområde
Skärmbilden - Menyflikar
2
Menyflikar I Excel finns ett antal menyflikar som är åtgärdsspecifika. Ibland kallas menyflikarna för
engelskans ”ribbon”. Längst till vänster finns Arkiv (ibland kallad ”Backstage”).
Om du har en stor skärm med hög upplösning visas fler kommandon. Storleken på ikonerna
kan också växla beroende på skärmstorlek och upplösning. Det är inte säkert att bilderna i
det här häftet helt överensstämmer med Office i din dator.
Menyflikarna är indelade i grupper. Vid
vissa grupperingar finns en pil längst
ner till höger. Genom att klicka på pilen
visas ytterligare alternativ för just den
grupperingen.
Menyflik Innehåll (ej beskrivning av alla funktioner)
Start Grundläggande och villkorsstyrd formatering, sök och ersätt
Infoga Infoga pivottabell, bilder, figurer, smartart, diagram, sidhuvud och
sidfot, ekvation och symboler
Sidlayout Marginaler, stående och liggande format, utskriftsrubriker
Formler Infoga funktioner, definiera namn, felkontroll
Data Infoga extern data, sortering, filtrering dubbletthantering, konsolidera
data, konsekvensanalys
Granska Stavning och grammatik, synonymer, kommentarer, skydda och dela
arbetsbok
Visa Visningslägen, zoom, nytt fönster
Dölja menyfliksområdet
När du tycker att menyflikarna tar stor plats kan du minimera
dessa och bara visa fliknamnen genom att klicka på pilen till
vänster om hjälpknappen. Expandera menyfliksområdet genom
att klicka på pilen igen. Kortkommandot för detta är Ctrl + F1.
Skärmbilden - Visningslägen (vyer)
3
Alt-tangenten
Alt-tangenten
aktiverar
kortkommandon
kopplade till
menyflikar. För
att komma åt ett
visst kommando,
kan du behöva
trycka sekvenser
av bokstäver eller
siffror.
För att exempelvis infoga funktionen Summa i Excel trycker du i tur och ordning Alt, M
(behöver inte vara stor bokstav) och U.
Använda musen
Håll muspekaren över en av flikarna. Sedan kan du använda hjulet på musen för att växla
mellan flikarna.
Nedtonade kommandon
När du inte kan använda ett kommando i en meny eller på en verktygsrad, beror det på att
du inte utfört ett grundkommando som datorn behöver. Om saxen för att klippa ut text inte
är tillgänglig är anledningen att du inte markerat någon text. Då finns det inget att klippa ut.
Visningslägen (vyer) Längst ner till höger på skärmen finns knappar för olika visningslägen.
Normalläge
Arbetsläge
Sidlayout
Visar hur kalkylbladet ser ut vid utskrift
Förhandsgranska sidbrytningar
Visar sidbrytningarna. Dessa kan flyttas manuellt för att dela in kalkylbladet i
lämpliga avsnitt.
Skärmbilden - Zooma
4
Zooma Att zooma betyder att du kan förminska respektive förstora texten du ser på skärmen, det
påverkar inte texten vid utskrift.
Dra i reglaget längst ner till höger för att ändra zoomningen på skärmen.
Genom att klicka på själva procentsatsen
öppnas dialogrutan för Zooma där du kan
göra ytterligare inställningar.
Det kan vara användbart att förstora den
markerade ytan, så att den täcker hela
skärmen genom att markera lämpligt
område och välja Passa markering.
Helskärm
När du arbetar med en stor kalkyl kan du tillfälligt dölja
verktygsfälten.
1. Menyfliken Visa
2. Välj knappen Helskärm
3. För att återgå till vanlig visning trycker du på tangenten
Escape
Skapa en enkel kalkyl - Markering
5
Skapa en enkel kalkyl
Markering För att skriva in uppgifter i olika celler måste du kunna markera celler.
Markera en cell
Klicka i önskad cell med muspekaren, som har formen av ett stort vitt
plustecken.
Markera ett cellområde
Det markerade området visas med en ljusblå bakgrund. Den första cellen har vit bakgrund
och det är den aktiva cellen, vilket innebär att det du skriver på tangentbordet visas i cellen.
1. Klicka i den cell som ska vara det övre vänstra hörnet
2. Håll ner vänster musknapp och dra till det nedre högra hörnet.
Markera flera cellområden
1. Markera det första cellområdet
2. Håll ner tangenten Ctrl och markera nästa cellområde
3. Upprepa tills samtliga områden är markerade.
Markera rader/kolumner
Håll ner vänster musknapp och dra över önskade radnummer
respektive kolumnbokstäver.
Markera hela bladet
Klicka på den så kallade allmarkeringsknappen i skärningspunkten
mellan kolumnbokstäver och radnummer.
Skapa en enkel kalkyl - Markering
6
Markera stora områden
1. Klicka i den cell som ska vara det övre vänstra hörnet.
2. Håll ner tangenten Shift och använd därefter piltangenterna för att markera.
Ta bort markering
Klicka någonstans på arbetsytan.
Ytterligare markeringstekniker
Alternativ 1
Håll ner Shift-tangenten och dubbelklicka på kanten på markerad cell. Då markeras
återstoden av kolumnen respektive raden uppåt/nedåt eller åt sidorna.
För att markera en hel kalkyl (ett sammanhängande område) gör du förslagsvis så här:
1. Markera första cellen i kalkylen
2. Håll ner Shift-tangenten och dubbelklicka på högerkanten
3. Fortsätt att hålla ner Shift-tangenten och dubbelklicka i nederkanten. Nu är hela
kalkylen markerad.
Alternativ 2
1. Klicka på tangenten End
2. Håll därefter ner Shift-tangenten och klicka på höger piltangent, för att markera till
sista raden
3. Klicka på tangenten End igen
4. Håll ner Shift-tangenten och klicka på pil ner. Nu är hela kalkylen markerad
Markera hel rad/kolumn från enstaka cell
Om du har förflyttat dig långt till höger och långt ner i din kalkyl, kan du snabbt markera
hela raden eller hela kolumnen utan att förflytta dig till rad- eller kolumnrubriken.
Markera rad: Shift + Mellanslag
Markera kolumn: Ctrl + Mellanslag
Skapa en enkel kalkyl - Markörförflyttning
7
Markörförflyttning
Via mus
Klicka i önskad cell med musen.
Dubbelklicka på kanten på markerad cell för att förflytta
dig till första respektive sista cell i ett sammanhängande
område.
Via tangentbord
Använd piltangenterna för att förflytta dig mellan olika celler.
Tryck på tangenten End och därefter på en piltangent för att komma till sista raden eller
kolumnen i ett sammanhängande område
Förflyttning till specifik cell
Skriv in cellreferensen i namnrutan och tryck på tangenten Enter.
Cellinnehåll En cell kan innehålla:
Text Kumla kommun, Månader, Namn
Tal 500, -1,5, 10%, 12 kr
Formler =A1+B1, =SUMMA(A1:A10)
Format kr, datum, bakgrundsfärg, textfärg
Skapa en enkel kalkyl - Skriva text och tal
8
Skriva text och tal När du skrivit de tecken som ska finnas i aktuell cell måste du bekräfta inmatningen. Det
finns ett antal alternativ.
Tryck på tangenten Enter. Som standard flyttas markeringen en cell nedåt.
Tryck på tangenten Tabb. Som standard flyttas markeringen en cell åt höger.
Tryck på någon av piltangenterna.
Klicka på inmatningsknappen vid formelfältet . Markeringen stannar kvar i
cellen.
När du gör en inmatning i en cell kommer text som
standard att vänsterställas och tal, det som Excel
kan räkna med, kommer att högerställas. Ta för
vana att kontrollera. En fälla är att decimaltal
måste skrivas med kommatecken, inte punkt.
Autoavsluta När du skriver in text i en kolumn och de första bokstäverna matchar en befintlig inmatning
föreslår Excel automatiskt resten av texten. Då kan du trycka på tangenten Enter för att
bekräfta inmatningen. Om förslaget inte passar, fortsätter du att fylla i önskad text.
Autoavslutafunktionen fungerar på text, inte på tal.
Välj i listruta
Du har möjlighet att välja tidigare inskrivna
poster ur en lista.
1. Högerklicka i en cell närmast under
befintlig lista
2. Markera Välj i listruta i
snabbmenyn
3. Nu visas i det här fallet alla
namnen i listan och du kan välja
önskat namn
Skapa en enkel kalkyl - Spara arbetsbok
9
Spara arbetsbok När du har skrivit en text vill du oftast spara den, på USB-minne, på hårddisken eller på
nätverket. Mycket lämpligt är att spara med jämna mellanrum under tiden du skriver. Om
datorn hänger sig, förlorar du inte så mycket av arbetet.
Spara en fil första gången
1. Menyfliken Arkiv eller
Spara-knappen
högst upp till vänster
2. Välj Spara eller Spara
som (saknar betydelse
första gången)
3. Dialogrutan Spara som
visas, eftersom du
måste skriva vad filen
ska heta. Namnge filen
i rutan Filnamn. Du
behöver inte ta bort
den blåmarkerade
texten. Skriv det nya
namnet direkt på
tangentbordet.
4. Välj var arbetsboken ska sparas genom att navigera dig fram i mapplistan till
vänster i dialogrutan
5. Först när önskad mapp
visas i adressfältet
klickar du på knappen
Spara
När du sparar en arbetsbok, lägger programmet till en filändelse. Det är inte säkert att
ändelsen visas, det beror på hur Windows är inställt. När dokumentet är sparat kan du se
filnamnet på namnlisten.
Skapa en enkel kalkyl - Spara arbetsbok
10
Filformat
När du arbetar med filer skapade i
Excel 2003 eller äldre visas ett
meddelande om detta i namnlisten.
En kompatibilitetskontroll
genomförs när du sparar och du får
frågan om du vill spara i ett nyare
filformat.
Skapa en enkel kalkyl - Spara arbetsbok
11
Spara som PDF
I Excel 2010 kan du spara arbetsböcker i PDF-format
1. Menyfliken
Arkiv
2. Välj Spara som
3. Byt filformat
till PDF
4. Knappen Spara
1.
PDF/A
För att spara boken i arkivbeständigt format gör du så här:
1. Spara som PDF
2. Knappen
Alternativ som
visas när du har
valt PDF
3. Bocka för
ISO 19005-1-
kompatibet
(PDF/A)
4. Klicka OK
Skapa en enkel kalkyl - Stäng
12
Stäng När du sparar en arbetsbok finns den kvar på skärmen. Du måste själv stänga boken. Du kan
stänga dokumentet genom att klicka på stängningsknappen .
Du kan även välja menyfliken Arkiv och Stäng. Om du stänger utan att tidigare ha sparat
ändringarna får du en kontrollfråga. Läs den och fundera på om du gjort några ändringar!
Det är lätt att slentrianmässigt svara nej.
Går inte att stänga filen
Om du inte kan trycka på krysset för att stänga filen innebär det förmodligen att du är i
redigeraläge. Det innebär att insättningspunkten blinkar i en cell eller att den visas i
formelfältet. Bekräfta inmatningen så kan du stänga filen
Ny arbetsbok När du startar Excel visas en ny arbetsbok.
Om du redan arbetar inne i Excel och vill ha
fram ett nytt tomt dokument gör du så här:
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Nytt
3. Dubbelklicka på Tom arbetsbok
Ett snabbt sätt att få fram ett tomt dokument
är att använda kortkommandot Ctrl+N.
Redigera kalkyl - Öppna sparat dokument
13
Redigera kalkyl
Öppna sparat dokument Det är mycket vanligt att du vill öppna ett tidigare sparat dokument för att göra
redigeringar eller skriva ut det. Du kanske vill använda ett dokument som är lagrat på en
gemensam enhet på nätverket.
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Öppna
3. Klicka dig fram i
genvägslisten till dess
du hittar rätt mapp
4. Dubbelklicka på
excelfilen i rutan till
höger eller markera och
klicka på knappen
Öppna
Nåla fast filer under Arkiv För att snabbt komma åt filer och mappar du ofta använder kan du ”nåla fast dem
1. Menyfliken
Arkiv
2. Välj Senaste
3. Anslå ”nåla”
dokument eller
mappar
När du inte vill ha filen
eller mappen kvar i
listan klickar du på
nålen igen.
Redigera kalkyl - Radera
14
Radera Du kan göra olika typer av radering. Du kan exempelvis radera format, innehåll eller allting i
en cell.
1. Menyfliken Start
2. Knappen Radera
3. Gör önskat val, läs förklaringar till
ett par av valen:
Radera innehåll
För att radera innehållet kan du förutom att använda radera-knappen trycka på tangenten
Delete. Använd aldrig mellanslagstangenten, cellen ser tom ut men innehåller ett
mellanslag. Det ställer till problem när du vill söka tomma celler.
Radera format
En cell kan innehålla inställningar för till exempel teckensnitt, färger, antal decimaler och
datumformat. När du raderar innehållet i cellen finns formatet kvar.
Radera allt
När du vill radera allt i en cell använder du detta val.
Redigera cellinnehåll När du skriver uppgifter i en cell visas inmatningen både i aktuell cell, och i formelfältet.
Redigering kan utföras på båda ställena.
Redigera efter bekräftning
Markera cellen du vill redigera och skriv in nya uppgifter. Du behöver inte radera den gamla
inmatningen, den försvinner automatiskt. Om du vill göra en smärre redigering kan du
dubbelklicka i cellen eller utföra redigeringen i formelfältet.
Ångra Du kan ångra dina inmatningar, om du av misstag utför något du skulle vilja ha
ogjort. De senaste 100 operationerna kan du ångra.
Redigera kalkyl - Autofyll
15
Autofyll Om du behöver skapa en serie av tal, datum eller text och tal, gör du det med ett lämpligt
startvärde och ”fyllningshandtaget” nere till höger på markeringen.
1. Markera startvärdet/startvärdena.
2. Placera muspekaren i nedre högra hörnet så fyllningshandtaget visas.
3. Dra nedåt eller åt höger för att fylla serien. Möjlighet finns även att dra med
höger musknapp. Det är användbart till exempel när du vill fylla ett område med
samma datum. Då kan du välja alternativet Kopiera celler i snabbmenyn.
Exempel på serier
Startvärde Serie som skapas
Januari Januari, Februari, Mars
Måndag Måndag, Tisdag, Onsdag
8:00 8:00, 9:00, 10:00
2011-01-01 2011-01-01, 2011-01-02, 2011-01-03
1 1, 1, 1
Om du vill ha en annan stigande följd på din serie skriver du in två startvärden.
Startvärde 1 Startvärde 2 Serie som skapas
8:00 8:10 8:00, 8:10, 8:20
2011-01-01 2011-02-01 2011-01-01, 2011-02-01, 2011-03-01
1 2 1, 2, 3, 4
Redigera kalkyl - Autofyll
16
Inklistringsalternativ
Använd knappen Inklistringsalternativ
som visas längst ner till höger när du har
fyllt ett värde. Då kan du välja att fylla
exempelvis serie
Om du har skrivit in ett datum finns det
ett antal val att göra under
inklistringsknappen.
Tips!
Du kan även dubbelklicka på autofyllhandtaget för att fylla inom en uppställning.
Redigera kalkyl - Flytta och kopiera celler
17
Flytta och kopiera celler När du vill flytta eller kopiera celler kan du välja vad du vill flytta eller kopiera från cellen,
till exempel innehåll eller format. Sedan finns det ett antal tillvägagångssätt för att flytta
eller kopiera. Alla tillvägagångssätt kan kombineras fritt. Här beskrivs de olika
möjligheterna. Testa vilket sätt som passar dig bäst, förmodligen kommer du att hitta ett
par varianter som passar just dig. Om du är van att arbeta på ett sätt, kan du fortsätta så.
Tips
När du kopierar ett cellområde blir det en ”myrgång” runt
området. Du kan nämligen klistra in cellområdet flera gånger.
Myrgången försvinner om du trycker på tangenten Esc.
Om du vill klistra in cellområdet en gång kan du välja tangenten
Enter för att klistra in. Då släpper kopieringskommandot och
myrgången försvinner.
A. Verktygsknapparna på menyfliken Start
1. Markera texten
2. Klicka på knappen Klipp ut
3. eller knappen Kopiera
4. Placera insättningspunkten där
texten ska klistras in och klicka på
knappen (själva ikonen) Klistra in
B. Kortkommandon
Det är snabbt, effektivt och skonsamt mot kroppen att arbeta med kortkommandon när du
klipper och klistrar text.
Kortkommando Funktion Tips
Ctrl + X Klipp ut, flytta X påminner om en sax för att klippa
Ctrl + C Kopiera C är lika med engelska Copy
Ctrl + V Klistra in V då skjuter du in texten
Tangenterna ligger i samma ordning på tangentbordet!
1. Markera cellområdet
2. Ctrl + X för att klippa ut eller Ctrl + C för att
kopiera cellområdet
3. Placera markören där cellområdet ska infogas och tryck på Ctrl + V för att klistra in
Redigera kalkyl - Flytta och kopiera celler
18
C. Dra och släpp-metoden
För att flytta eller kopiera både cellinnehåll och format med hjälp av musen gör du så här:
1. Markera cellområdet
2. Placera muspekaren på kanten av det markerade området
Muspekaren ändrar utseende till ett ”fyrkors”.
3. Håll ner vänster musknapp och dra cellerna till det önskade
stället
4. För att kopiera cellerna håller du ner tangenten Ctrl när du drar.
Släpp musknappen först och sedan Ctrl.
D. Snabbmeny
Du kan även använda höger musknapp för att redigera kalkylen.
1. Markera cellområdet
2. Håll muspekaren i det markerade området och klicka
med höger musknapp.
3. Välj Klipp ut eller Kopiera
4. Placera markören där cellområdet ska infogas och
högerklicka
5. Välj Inklistringsalternativ och därefter Klistra in, Klistra
in värden, Formler, Transponera, Formatering
respektive Klistra in länk
Knappen Inklistringsalternativ
Med hjälp av knappen Inklistringsalternativ som visas
precis när du har klistrat in, får du samma val som vid
högerklick samt ytterligare några val. Du kan till och med
klistra in innehållet som en bildlänk!
Redigera kalkyl - Kopiera cellformat
19
Kopiera cellformat När du har gjort inställningar av format i celler, till exempel bakgrundsfärg, textfärg eller
talformat kan du kopiera formatet genom att använda ”penseln”
1. Markera en cell som innehåller önskad formatering
2. Menyfliken Start
3. Klicka på knappen Hämta format .
Om du dubbelklickar fastnar penseln. Markören ändrar utseende.
4. ”Måla” över de celler du vill ska få samma format.
5. För att avsluta funktionen klickar du på formathämtningsknappen igen, eller klickar
på tangenten Esc.
Kommentarer Kommentarer fungerar som anteckningslappar. Kommentaren inleds med namnet på
personen som lagt in den. Kommentarerna kan vara synliga eller dolda. Om de är dolda
visas de bara när muspekaren befinner sig i den aktuella cellen. I en cell som innehåller en
kommentar finns en liten röd triangel uppe i högra hörnet. Kommentarer syns inte vid
vanlig utskrift. Det finns dock möjlighet att skriva ut dem.
Infoga kommentar:
1. Högerklicka på cellen
2. Välj Infoga kommentar
3. Skriv texten och klicka vid sidan
om rutan för att avmarkera.
Du kan sedan genom att högerklicka på cellen redigera kommentaren, ta bort
kommentaren och ändra storlek på textrutan genom att dra i handtagen.
Skapa formler - Enkel formel
20
Skapa formler Att skriva in text och värden i Excel fungerar likadant som när du arbetar i
ordbehandlingsprogrammet Word.
Enkel formel När du ska göra beräkningar i Excel är det annorlunda
mot den vanliga matematiken. Excel räknar med
cellreferenser. En cellreferens är uppbyggd av
kalkylbladets kolumn- och radrubriker. När du ska
skriva en formel inleder du den alltid med ett
likhetstecken, =. Sedan anger du de cellreferenser som
ska ingå i formeln.
Alternativ 1
Du kan skriva in cellreferenserna på tangentbordet =b1+b2. Börja med ett
likhetstecken. Skriv därefter med små bokstäver för om Excel kan tolka
cellreferenserna som värden, ändras referenserna till versaler när du bekräftat
inmatningen.
Alternativ 2
1. Skriv =
2. Klicka på första cellen som ska ingå i formeln, ange räknesätt, markera nästa cell
och upprepa till dess formeln är komplett. Avsluta alltid med en cellreferens, inte
ett räknesätt.
3. Tryck på tangenten Enter
Du ser hela tiden formeln växa fram i
formelfältet. När du bekräftat inmatningen
visas resultatet av beräkningen i cellen,
medan själva formeln visas i formelfältet.
När du dubbelklickar i en cell med en formel
visas alla celler och områden, som formeln
refererar till, i färg och en motsvarande
kantlinjefärg används för celler och områden.
Skapa formler - Autosumma
21
Autosumma Eftersom summafunktionen är den i särklass mest utnyttjade har Excel en särskild knapp för
den. Det finns flera olika sätt att använda Autosumma. Här beskrivs ett par varianter.
Autosumma finns på menyfliken Start och även på
menyfliken Formler
Alternativ 1
1. Markera cellen där du vill ha summan och
klicka på Σ-knappen.
2. Excel föreslår vilka celler som ska summeras.
Excel är programmerat att föreslå
sammanhängande celler ovanför den
markerade cellen. Om du vill summera andra
celler än de föreslagna, måste du dra med
musen över önskade celler.
3. Tryck på Σ-knappen igen eller tryck på Enter.
Alternativ 2
1. Markera cellerna du vill summera samt cellen där du vill ha totalsumman, alltså
en tom cell i anslutning till de celler du vill summera.
2. Klicka på Σ-knappen. Summeringen sker direkt.
Kopiera formler Istället för att upprepa samma formel på olika ställen i en kalkyl, kan du kopiera den till
önskade platser.
Använda autofyll
När en formel ska kopieras till flera närliggande celler är det snabbt och effektivt att
använda Autofyll.
1. Markera cellen som innehåller formeln.
2. Placera muspekaren i nedre högra hörnet så fyllningshandtaget visas.
3. Håll ner vänster musknapp och dra över de celler som ska få kopior av formeln.
I början är det ovant att tänka att det är formeln, inte värdena som kopieras.
Skapa formler - Absoluta/Relativa referenser
22
Absoluta/Relativa referenser
När du kopierar en formel från en cell till en annan ändras automatiskt formelns referenser.
Det kallas för relativ kopiering, eftersom formelns referenser ändras i relation till den
ursprungliga formeln.
I cell B8 i exemplet ovan skriver du in =B7/F7. Om du kopierar den med autofyll till cell C8
skapas formeln =C7/G7. Båda cellreferenserna skjuts ett steg åt höger. I exemplet behöver
du kunna låsa cellreferensen F7. Det gör du genom att trycka på funktionstangenten F4.
Dollartecknet $ visar att en referens är låst. Du kan trycka på F4 redan när du skapar
formeln eller dubbelklicka på cellen som innehåller formeln i efterhand. Tryck på F4 till dess
du har önskad referenstyp. Du kan även skriva dollartecknet.
$F$7 Absolut cellreferens
F$7 Blandad cellreferens, radnumret är låst
$F7 Blandad cellreferens, kolumnbokstaven är låst
F7 Relativ referens
Skapa formler - Prioritering av räknesätt
23
Prioritering av räknesätt När du skapar formler måste du ta hänsyn till datorns sätt att räkna. Sätt parenteser för att
styra i vilken ordning uträkningarna ska ske.
Automatisk prioritering
1. Parenteser ()
2. Multiplikation * och Division /
3. Addition + och Subtraktion –
Exempel
Du har en inkomst på 20 000 kr per månad och ett extraknäck som ger 2 000. För att räkna
ut årsinkomsten ställer du upp formeln:
=20 000 + 2 000 * 12
vilket ger resultatet 44 000 kr, då datorn först multiplicerar 2 000 med 12 och sedan
adderar 20 000. För att få rätt svar skriver du istället:
=(20 000 + 2 000) * 12
vilket ger det rätta svaret 264 000 kr.
Formatera tal - Formatera tal som text
24
Formatera tal I en kalkyl får alla tal ett standardformat. Excel försöker använda rätt format på tal. Om du
skriver % efter ett tal får det procentformat, skriver du 03-01-01 formateras talet som ett
datum. Alternativen för att formatera tal finns under menyfliken Start.
Formatera tal som text Om du redan vid inskrift vill formatera ett tal som text kan du skriva en apostrof framför
texten. ’05. Apostrofen syns i formelfältet, men inte i texten. En liten grön triangel visas
uppe i vänstra hörnet som signalerar att här finns tal som uppför sig som text.
För att få Excel att acceptera ditt val kan du klicka på utropstecknet och välja Ignorera fel.
Valutaformat (redovisningsformat) För att ändra till valutaformat markerar du först cellområdet.
Klicka därefter på knappen Talformat för redovisning.
Excel konverterar talen till valuta enligt den inställning som angetts i kontrollpanelen. I
Sverige innebär det oftast kronor. Programmet lägger till två decimaler, kronor, samt
mellanslag mellan varje tusental. Talet 15000 visas som 15 000,00 kr. Genom att klicka på
pilen i anslutning till knappen kan du välja exempelvis Euro.
Procentformat För att ändra cellformatet till procent markerar du först cellområdet.
Klicka därefter på knappen Procentformat.
Excel multiplicerar talen med hundra och lägger till ett procenttecken.
Tusentalsavgränsning För att öka läsbarheten kan du låta programmet lägga in mellanslag
mellan varje tusental. Markera cellerna och tryck på knappen
Tusentalsavgränsning med decimaler.
Excel lägger till två decimaler samt mellanslag mellan varje tusentalsgrupp.
Antal decimaler För att ändra antalet decimaler måste du först markera cellområdet.
Klicka därefter på knappen Öka decimal/Minska decimal.
Excel ökar/minskar visningen med en decimal per klickning och avrundar på vanligt sätt.
Programmet utför beräkningar med det exakta talet, inte med det avrundade.
Formatera tal - Talformat
25
Talformat Det finns ett stort antal
inbyggda talformat och
räcker inte dessa till, kan du
skapa egna talformat.
1. Markera
cellområdet
2. Högerklicka och välj
Formatera celler i
snabbmenyn eller
klicka på pilen till
höger om Tal på
menyfliken Start
3. Välj fliken Tal
4. Markera en
Kategori
I rutan Exempel kan du förhandsgranska ett tal. När du väljer en kategori får du
information om talformatet längre ner i dialogrutan.
Hantera bråktal
När du arbetar med bråktal fungerar det bra om du skriver 5 3/8. Vill du däremot skriva 3/8
tolkar Excel det som ett datum och visar 8 mars. Du kan formatera cellen så den accepterar
bråktal, eller skriva en inledande nolla, 0 3/8.
Formatera tal - Talformat
26
Anpassa talformat
När du inte hittar ett lämpligt talformat kan du anpassa dessa. Du kanske vill ha
nollutfyllnad i början på tal, till exempel 00426. Att anpassa talformat kräver en del övning.
1. Välj kategori Anpassat
2. Klicka i rutan Typ och radera det som är inskrivet.
3. Ange önskat format och klicka på OK.
Några exempel:
Talformat Resultat Exempel
0 Heltal 1, 50, 2500
# ##0 Heltal med tusentalsavgränsning 250, 1 500 000
# ###,00 Heltal, tusentalsavgränsning, två decimaler 2 500,00
00000 Heltal, nollutfyllnad 00123, 500000
00” ”0000” ”00 Heltal, nollutfyllnad blanksteg mellan grupper,
t ex vid artikelnummer
12 4444 45
0” m” Heltal, meter 12 m, 25 m
19000000-0000 Personnummer med århundradet först 19660511-1234
Formatera tal - Villkorsstyrd formatering
27
Villkorsstyrd formatering Ett mycket användbart verktyg är villkorsstyrd formatering. Med hjälp av detta kan du
bestämma att ett visst format ska användas i cellerna först när vissa villkor är uppfyllda. Du
kanske vill bli uppmärksammad på att värdet närmar sig noll eller att ett värde stiger
kraftigt. Alternativen har kraftigt utökats i Excel 2010. Det finns även möjlighet att använda
formler.
Lägg tid på att sätta dig in i alternativen, de är
kraftfulla och intuitiva!
Tänk på att alltför mycket staplar eller färger kan
göra kalkylbladet rörigt. Tidigare versioner av
Excel klarar inte heller flerdubbla villkor.
1. Ställ upp kalkylen som vanligt
2. Markera de celler som ska formateras
3. Menyfliken Start
4. Klicka på knappen Villkorsstyrd
formatering
5. I nästa steg väljer du vilken typ av
villkorsstyrd formatering du vill använda.
Testa dig fram i början.
Formatera tal - Villkorsstyrd formatering
28
Regler för markering av celler
Större och mindre än, Intervall eller Lika
med, visst Textinnehåll eller Datum och
möjlighet att uppmärksamma
Dubblettvärden. När värdet i cellen
motsvarar någon av reglerna ändras
exempelvis färgen på cellen.
Att på ett enkelt sätt notera just
dubblettvärden med färgmarkering är
effektivt!
Regler för över/under
Uppmärksammar högsta och lägsta värden, exempelvis de fem högsta värdena, eller värden
över eller under medel
Datastaplar, Färgskalor och Ikonuppsättningar
Med hjälp av färger eller ikoner betonas värden i relation till andra värden i kalkylen.
Skapa egna regler och Radera regler
Du har möjlighet att skapa egna regler eller radera regler genom att klicka på alternativet
Ny regel respektive Radera regler under knappen Villkorsstyrd formatering.
Hantera regler
Regelhanteraren finns längst ner under Villkorsstyrd formatering. När du använder flera
regler på samma intervall av celler visas nya regler högst upp i listan och verkställs först.
Om kryssrutan Avbryt om Sant visas innebär regeln att den inte är kompatibel med äldre
versioner av Excel.
Formatera text - Teckensnitt, teckenstorlek och teckenfärg
29
Formatera text Du kan formatera text för att öka läsbarheten precis som i Word, till exempel ändra
teckensnitt och teckenstorlek. Du har möjlighet att ändra teckenutseende även för delar av
cell.
Teckensnitt, teckenstorlek och teckenfärg För att formatera cellinnehållet börjar du med att markera önskade celler. I vissa lägen
finns en dynamisk förhandsgranskning, till exempel ändring av teckensnitt.
Alternativ 1
1. Använd knapparna på menyfliken Start för Teckensnitt, Teckenstorlek, Fet, Kursiv
och Understruken samt Teckenfärg
Alternativ 2
1. Högerklicka inom
markeringen
2. Använd miniverktygsfältet
som visas
Alternativ 3
1. Högerklicka inom markeringen
2. Välj Formatera celler i snabbmenyn
3. Välj fliken Tecken och gör önskade inställningar.
Justera inom cell och snedställa text När du skriver text i en cell kommer den som standard att vänsterställas, medan värden
kommer att högerställas.
På menyfliken Start finns knappar för
justering av innehåll i celler.
Med knappen Orientering kan du
snedställa cellinnehållet. Längst ner finns
alternativet Formatera celljustering där du
kan göra noggranna inställningar.
Formatera text - Sammanfoga celler
30
Radbryt text
När du skriver en rubrik kan det ibland vara lämpligt att dela upp texten på två eller flera
rader.
1. Menyfliken Start
2. Knappen Radbryt text
Radhöjden ökas så att all text får plats inom kolumnbredden. Du kanske behöver justera
kolumnbredden och med hjälp av tangentkombinationen Alt+Enter, kan du redigera det
automatiska radbytet. Placera insättningspunkten där du vill ha ett radbyte och tryck
Alt+Enter
Sammanfoga celler När du vill använda en rubrik som täcker flera rader eller kolumner är det lämpligt att
använda funktionen sammanfoga celler.
1. Markera de celler du vill sammanfoga.
2. Tryck på knappen Centrera över kolumner
3. För att sammanfoga celler utan att centrera
dem väljer du alternativet Sammanfoga i
bredd eller Sammanfoga celler
4. Ta bort sammanfogning av celler genom
alternativet Separera celler
Formatera celler - Ändra radhöjd och kolumnbredd
31
Formatera celler
Ändra radhöjd och kolumnbredd Om en text är längre än kolumnbredden, skjuter den in över nästa kolumn och är synlig,
förutsatt att nästa cell är ledig. Ett tal beter sig inte på samma sätt, om kolumnen är för
smal. Då visas istället det som i datavärlden kallas ”brädstaplar”.
Innan Excel tillgriper brädstaplarna, försöker programmet att lösa problemet genom att
använda matematiskt skrivsätt, 2 000 000 visas som 2E+06.
Ändra kolumnbredd på enstaka kolumn
1. Håll muspekaren över
kolumnavgränsaren till höger om den
kolumn du vill ändra.
2. Håll ner vänster musknapp och dra till
önskad bredd.
Tips!
Dubbelklicka på kolumnavgränsaren. Då anpassar sig kolumnen efter den cell som har det
bredaste innehållet.
Flera kolumner
1. Markera de kolumner du vill påverka
2. Håll muspekaren över någon av kolumnavgränsningarna inom området och dra till
önska bredd. Samtliga kolumner blir lika breda. Du kan låta Excel anpassa bredden
genom att dubbelklicka på någon av avgränsningarna.
Kopiera kolumnbredder till nytt blad/bok
Det går att kopiera kolumnbredder till nytt blad/bok.
1. Kopiera data på vanligt sätt
2. Menyfliken Start
3. Klicka längst ner på knappen Klistra in
4. Välj alternativet Behåll källans
kolumnbredder. Både data och
kolumnbredder klistras in
Formatera celler - Ramar och linjer
32
Ändra radhöjd
När du ändrar teckenstorlek anpassas radhöjden automatiskt till den ändrade storleken.
Om du vill ändra radhöjd manuellt drar du i strecket under den aktuella raden. I övrigt
anpassas radhöjd på i princip samma sätt som kolumnbredder.
Ramar och linjer För att ytterligare öka läsbarheten i en kalkyl kan du lägga in ramar och linjer. Tänk på att
kalkylen ofta tjänar på en viss stramhet i layouten.
1. Markera cellområdet
2. Klicka på listpilen vid knappen
Kantlinjer.
3. Välj önskat alternativ. Senaste val visas
på knappen Kantlinjer
4. Välj Linjefärg och Linjeformat långt ner i
listan
5. Med Rita kantlinje kan du snabbt rita
enstaka kantlinjer
6. Rita kantlinjerutnät lägger kantlinjer
runt alla celler du drar en ram runt och
markerar
7. Alternativet Fler kantlinjer längst när
öppnar dialogrutan Formatera celler
Fyllningsfärg För att vill fylla en cell eller ett markerat område med färg klickar du på
listpilen vid knappen Fyllningsfärg och väljer önskad färg. Senaste val ligger
kvar i knappen.
Formatera celler - Cellformatmall
33
Cellformatmall Med fördefinierade formatmallar för celler slipper du formatera celler i flera steg. Du kan
använda de cellformat som redan finns eller skapa nya sådana.
1. Markera cellområdet
2. Menyfliken Start
3. Klicka på knappen Cellformat
4. Välj ett lämpligt cellformat. Du kan använda den dynamiska förhandsvisningen
5. Längst ner i fönstret finns möjlighet att skapa nya format eller lägga till format
från en annan arbetsbok
Rader och kolumner - Infoga rader och kolumner
34
Rader och kolumner I gruppen Celler på menyfliken Start finns alternativ för
hantering av rader och kolumner. Valen är intuitiva. Det går
ofta fortast att arbeta via snabbmenyn, därför beskrivs
nedan.
Infoga rader och kolumner Inga data går förlorade när du infogar rader och kolumner. Vissa formler kan bli felaktiga, så
ta för vana att kontrollera eventuella formler när du lagt till rader och kolumner.
1. Markera bland rad/kolumnnamnen i kalkylen det antal rader/kolumner du vill
infoga.
2. Högerklicka och välj Infoga i snabbmenyn. Nya rader infogas ovanför markeringen
och nya kolumner infogas till vänster om markeringen.
Ta bort rader och kolumner Även när du tar bort rader och kolumner kan formlerna bli felaktiga så kontrollera alltid
dessa.
1. Markera de rader/kolumner du vill ta bort, tänk på att markera rad/kolumnnamn.
2. Högerklicka och välj Ta bort i snabbmenyn.
Dölja/visa rader och kolumner Ibland kanske du inte behöver se samtliga rader/kolumner i din kalkyl. Du kan då dölja
önskade rader och kolumner antingen för att få en bättre överblick eller för att det finns
beräkningar i raderna/kolumnerna som är ointressanta för slutresultatet.
Dölj rader/kolumner:
1. Markera de rader/kolumner som ska döljas.
2. Högerklicka och välj Dölj i snabbmenyn. När du granskar rad/kolumnrubriker kan
du konstatera att radnummer/kolumnbokstäver är dolda genom att en del
radnummer/kolumnbokstäver saknas.
Visa rader/kolumner
1. Markera rader/kolumner på båda sidor om dold data. Tänk på att göra en
sammanhängande markering, dra gärna med musen över rad/kolumnrubriker.
2. Högerklicka och välj Ta fram i snabbmenyn
Rader och kolumner - Infoga/ta bort celler
35
Infoga/ta bort celler 1. Markera det område där du vill lägga till/ta bort
celler
2. Högerklicka och välj Infoga/Ta bort i
snabbmenyn
3. Välj om de markerade cellerna skall flyttas nedåt
eller åt höger vid infogning och uppåt eller åt
vänster vid borttagning.
Låsa rubriker (fönsterrutor) När du har en tabell som är större än en skärmsida döljs rubrikerna när du bläddrar nedåt i
kalkylen. Då kan du låsa rubrikerna, så de ligger kvar på skärmen vid bläddring. Detta låser
inte rubriker vid utskrifter. Läs på sidan 48 hur du får rubriker på varje sida vid utskrift.
1. Menyfliken Visa
2. Knappen Lås
fönsterrutor
3. Om du vill låsa både
rad- och
kolumnrubriker
placerar du markören
under de rader, och till
höger om de
kolumner, som ska
låsas.
4. Välj Lås fönsterrutor
Lås upp fönsterrutor
Om låsningen inte blev den du tänkt dig eller om du av annan anledning vill ta bort låsning
av rubriker klickar du på Lås upp fönsterrutor som då finns tillgängligt.
Skydda celler - Låsa rubriker (fönsterrutor)
36
Skydda celler För att förhindra att du eller andra av misstag skriver över eller raderar värdefulla uppgifter,
kan du koppla ett skydd på de celler som inte ska kunna ändras. Det sker i två steg. Alla
celler är i princip låsta, men skyddet kopplas inte på förrän du väljer att skydda bladet. Du
måste först låsa upp de celler, som ska kunna ändras, se nästa sida.
Skydda kalkylblad
1. Menyfliken Granska
2. Klicka på knappen Skydda blad
3. Som standard är två kryssrutor
markerade, men det finns många
möjligheter att låta användare ändra
på kalkylbladet
4. Du kan lägga på ett lösenord, som du
måste komma ihåg för att kunna häva
skyddet. Fundera på om det räcker att
lägga på ett skydd mot oavsiktliga
misstag.
Skydda arbetsbok
1. Menyfliken Granska
2. Klicka på knappen Skydda arbetsbok
Här kan du skydda arbetsbokens struktur och
fönster. Då kan du inte ta bort, flytta, dölja, ta
fram eller ändra namn på bladen och inte
infoga nya blad. När du skyddar fönstren kan
du inte flytta, ändra storlek, dölja, ta fram eller
stänga fönstren.
Skydda celler - Låsa rubriker (fönsterrutor)
37
Låsa upp celler
1. Markera de
celler som ska
kunna ändras.
2. Högerklicka
och välj
Formatera
celler.
3. Fliken Skydd
4. Ta bort
bocken i rutan
Låst.
5. Klicka OK. Du
märker ingen
skillnad när du
kommer
tillbaka till
kalkylbladet.
Det kan verka bakvänt att först låsa upp de celler som får ändras, innan du låser hela
dokumentet. Celler som får ändras brukar dock vara mer lättöverskådliga än de som inte får
ändras.
Arbetsbladhantering - Bladflikar
38
Arbetsbladhantering
Bladflikar Standard i en ny arbetsbok är tre bladflikar med namnen Blad1, Blad2 och Blad3. Texten på
aktuell bladflik är fetstilt och visas med vit bakgrund.
Mellan bladflikarna och rullningslisten finns en avgränsare. Dra i denna om du vill se fler
bladflikar.
Förflyttning mellan kalkylblad Använd bläddringsknapparna nere till vänster på arbetsytan för att förflytta dig mellan
kalkylblad.
Om du har många flikar och inte ser dem,
kan du snabbt växla mellan flikarna genom
att högerklicka på bläddringspilarna och
välja önskad flik.
Använda tangentbordet
Förflytta dig mellan kalkylbladen med tangenterna Ctrl + Page down/Page up
Döpa om blad i arbetsboken 1. Högerklicka på bladnamnet
2. Välj Byt namn i snabbmenyn
3. Skriv det nya namnet och bekräfta med Enter.
Byta färg på bladflikarna Du kan förtydliga vilka flikar som har ett
sammanhang eller tvärtom särskilja flikar
genom att lägga till färg på dem.
1. Högerklicka på bladnamnet
2. Välj Flikfärg i snabbmenyn
3. Välj önskad färg
Arbetsbladhantering - Infoga kalkylblad
39
Infoga kalkylblad Klicka på knappen Infoga kalkylblad längst till höger
bland befintliga kalkylblad.
Flytta blad Klicka på bladfliken, håll ner vänster musknapp och dra till önskad position.
Kopiera blad 1. Tryck på tangenten Ctrl
2. Klicka på bladfliken, håll ner vänster musknapp och dra till önskad position. Ett
plustecken visas på det lilla bladet.
3. Släpp musknappen först och därefter Ctrl
Ta bort blad ur arbetsboken 1. Högerklicka på bladnamnet
2. Välj Ta bort i snabbmenyn
OBS‼ du får ingen varning och du kan inte använda funktionen Ångra, om du
felaktigt tagit bort blad.
Gruppera blad Om du skapar en grupp av blad, markerar flera blad, kan du skriva in data på ett av bladen.
Dessa uppgifter kommer då att infogas på alla blad i gruppen. Det fungerar som förr i tiden
när man lade in kalkerpapper för att kopiera text mellan olika papper.
Markera sammanhängande grupp av blad
1. Klicka på den första bladfliken som ska ingå i markeringen
2. Håll ner tangenten Shift och klicka på den sista bladfliken som ska ingå i
markeringen.
Markera icke sammanhängande grupp av blad
1. Klicka på den första bladfliken som ska ingå i markeringen
2. Håll ner tangenten Ctrl och klicka på övriga bladflikar som ska ingå i markeringen.
Ta bort gruppering
Klicka på en bladflik som inte är fetstilt.
Arbetsbladhantering - Länkning
40
Länkning Med länkning menas en koppling av cellinnehåll mellan olika kalkylblad. Om du ändrar
originalvärdena uppdateras automatiskt de länkade värdena.
En länkad formel hänvisar till ett cellområde i ett annat blad eller fil. Bladnamnet och
celladressen åtskiljs med ett utropstecken. Om bladflikens namn innehåller ett mellanslag
omges fliknamnet med apostrofer.
=Bildhantering!F1 Formeln hänvisar till cellen F1 på bladet
Bildhantering
=SUMMA(Bildhantering!F1:J1) Funktionen Summa hänvisar till området F1:J1 på
bladet Bildhantering
Enkel cellreferens
1. Skriv ett likhetstecken i den cell där du vill visa informationen.
2. Växla till det kalkylblad där du vill hämta data från och klicka i cellen med
informationen.
3. Tryck Enter
Formler i tredimensionella kalkyler
Om du har ett antal kalkyler ordnade på exakt samma sätt på respektive blad kan du
summera kalkylerna på ett sammanställningsblad.
1. Markera cellen för totalsumma på sammanställningsbladet och tryck på Σ-knappen.
2. En summaformel utan cellreferenser visas =SUMMA()
3. Klicka på den första bladfliken som ska ingå i markeringen.
4. Markera cellen som ska ingå i summeringen
5. Håll ner tangenten Shift och klicka på den sista bladfliken som ska ingå i
markeringen.
6. Nu är ”samma” celler på de olika bladen markerade. Formeln är färdig.
=SUMMA(Januari:April!D1). I exemplet summeras Januari!D1, Februari!D1,
Mars!D1 och April!D1.
7. Tryck på Enter
Arbetsbladhantering - Söka och ersätta
41
Söka och ersätta Om du har ett stort kalkylblad kan du vilja hitta till exempel ett värde eller en text.
1. Menyfliken Start
2. Knappen Sök och markera längst till höger
3. Välj Sök eller Ersätt
4. Klicka på
knappen
Alternativ för
att få utökade
möjligheter att
söka
5. Här kan du
exempelvis
skriva in en
text, söka ett
format eller en
formel. Du kan
välja Sök alla
och välja
Arbetsbok, så
får du fram alla
träffar i hela
arbetsboken
Det händer att du vill ersätta exempelvis en text eller ett värde. En praktisk användning är
när decimalavgränsaren angetts med punkt istället för kommatecken. Då kan du ersätta
punkten med ett kommatecken.
Välj Ersätt och skriv in
vad programmet ska
söka efter och ersätta.
Bestäm om du vill
Ersätta alla, eller Ersätta
en i taget.
Arbetsbladhantering - Söka och ersätta
42
Tips!
Om du ofta söker i Excel är kortkommandot Ctrl + B mycket användbart.
Funktioner - Autoberäkna
43
Funktioner Argument kallas de värden eller uppgifter som funktionen behöver för att kunna utföras.
För att separera argument används semikolon (;) i svensk version av Excel.
Kolon : separerar intervall
Semikolon ; separerar argument
Exempel
=SUMMA(A4) Summan av cellen A4
=SUMMA(B4:B10) Summan av cellerna B4 till och med B10
=SUMMA(B4;B10) Summan av cellerna B4 och B10
=SUMMA(A4;B4:B10) Summan av cell A4 samt B4 till och med B10
Autoberäkna 1. Du kan snabbt använda vissa
funktioner genom att först markera
data.
2. Nu visas Medel, Antal (antal
markerade celler) och Summa i
statusraden
3. Genom att högerklicka i statusraden
kan du lägga till visning av Numeriskt
antal (ignorerar celler med text), Min
och Max
Funktioner - Infoga funktion
44
Infoga funktion När du vill använda en inbyggd funktion börjar du med att markera cellen där du vill ha
resultatet av formeln. Du kan infoga de inbyggda funktionerna på flera olika sätt.
Alternativ 1 – Infoga funktion
Klicka på knappen Infoga funktion till vänster om formelfältet.
Du når alternativet på alla menyflikarna.
Alternativ 2 – Menyfliken Formler
Menyfliken Formler och välj önskad kategori och därefter funktion
Alternativ 3 – Menyfliken Formler och knappen Infoga funktion
1. Menyfliken Formler
2. Knappen Infoga funktion
I de första alternativen når du steg 1 nedan. I alternativ 3 hoppar direkt till steg 4.
1. Välj kategori.
Senast använda visar
funktioner som du har
använt nyligen. Du kan
även söka efter en
funktion genom att
skriva en kort
beskrivning av det du vill
göra.
Funktioner - Infoga funktion
45
2. Bläddra fram önskad
funktion i listan Välj en
funktion och läs
beskrivningen längst ner
i dialogrutan. I början är
det ovant att läsa den
informationen, men den
är mycket matnyttig.
Tips! Hjälp
Du kan få hjälp med den
valda funktionen om du
klickar på frågetecknet
nere till vänster i
dialogrutan.
3. Klicka OK
4. Nu gissar Excel vilket
cellområde du vill
använda funktionen i.
Resultatet visas längst
ner i dialogrutan.
5. Ifall cellområdet inte
överensstämmer med
dina önskemål, markerar
du aktuellt cellområde
genom att dra med
musen över detta.
6. Om dialogrutan är i vägen kan du förminska den genom att klicka på
knappen Förminska. Klicka på knappen igen för att återställa dialogrutan,
eller tryck på tangenten Enter.
7. Tryck på tangenten Tabb om du vill lägga in fler argument
8. Klicka på knappen OK eller tangenten Enter när du är klar med funktionen.
Alternativ 4 – Autoavsluta funktioner
När du skriver ett likhetstecken följt av en eller flera
bokstäver föreslår Excel en funktion. Dubbelklicka på
önskad funktion eller bläddra med piltangenten till
vald funktion är blåmarkerad och tryck därefter på
Tab-tangenten. Sedan kan du bygga klart din funktion.
Funktioner - Statistikfunktioner
46
Statistikfunktioner Excel tillhandahåller ett stort antal statistiska funktioner. De vanligaste är:
MEDEL Räknar medelvärde
MAX Räknar ut högsta värde
MIN Räknar ut lägsta värdet
ANTAL Räknar tal
ANTALV Räknar icke tomma celler
Logiska funktioner Med de logiska funktionerna kan du utföra tester i kalkylen och få formler att ”ändra
beteende” beroende på angivna villkor.
Logiska operatorer
= Lika med
> Större än
< Mindre än
>= Större än eller lika med
<= Mindre än eller lika med
<> Skilt från, ej lika med
OM-funktionen
Funktionen OM är mycket användbar, dels i sig själv och dels kan den kombineras med
andra funktioner. Med om-funktionen kan du ställa ett villkor (en fråga eller ett påstående)
och få olika svar beroende på om villkoret är uppfyllt eller ej (om villkoret är sant eller
falskt).
=OM(logisk_test;om_sant;om_falskt)
Det första argumentet ska utgöras av ett villkor, till exempel A4>75, B2<= 8. Det andra
argumentet anger vad som ska hända om villkoret är uppfyllt och det tredje vad som
händer om villkoret inte är uppfyllt.
När du skriver funktionen själv i en cell visas funktionsargumenten som ett skärmtips.
Utskrift - Utskriftsformat
47
Utskrift Innan du skriver ut en kalkyl i Excel behöver du göra inställningar för exempelvis stående
eller liggande format, sidbrytningar eller marginaler. I Excel 2010 kan du visa kalkylbladet i
arbetsläget Sidlayout för att få en bra översikt.
Klicka på knappen Sidlayout i statusraden.
Statusraden
I statusraden visas hur många sidor kalkylen består av. Det räcker att du råkat skriva en
siffra eller lägga en kantlinje långt utanför din tänkta kalkyl så blir det många sidor. Ta för
vana att alltid kontrollera antalet sidor!
Utskriftsformat
Under menyfliken Sidlayout finns många alternativ som tidigare var dolda långt ner i
menyer. Idag är de ganska självinstruerande.
Marginaler och Sidorientering
Du kan ställa in marginaler och skifta
mellan stående och liggande format
Brytningar
Genom att klicka på knappen Brytningar infogas en sidbrytning
ovanför och till vänster om den markerade cellen. Det kan vara
enklare att infoga en sidbrytning via Förhandsgranska sidbrytningar,
läs mer på sidan 50.
Utskrift - Utskriftsformat
48
Utskriftsrubriker
När du har en stor kalkyl som sträcker sig över flera sidor vid utskrift, kan Excel visa rubriker
på varje sida vid utskriften, oberoende av antal sidor.
När du klickar på knappen
Utskriftsrubriker öppnas
dialogrutan Utskriftsformat
1. Klicka i fältet Rader överst
och markera i kalkylen de
rader du vill visa på
samtliga sidor vid utskrift.
Det räcker att du klickar i
en cell i raden du vill visa.
2. Klicka i fältet
Kolumner till vänster och
markera de kolumner du
vill visa vid utskrift. Det
räcker att du klickar i en
cell i kolumnen.
3. Klicka OK
Utskrift - Utskriftsformat
49
Skala
En liten kalkyl kan du förstora
med hjälp av Skala så att den inte
ligger som en liten ruta uppe i
vänstra hörnet på papperet vid
utskrift.
När du klickar på Anpassa öppnas
dialogrutan Utskriftsformat
Om du har en kalkyl som nästan
ryms på en sida, en kolumn
placeras på sidan två, är Passa ett
utmärkt hjälpmedel. Bestäm hur
många sidor kalkylen ska rymmas
på och Excel ställer in
förminskningsgraden. Du kan inte
förstora en kalkyl med hjälp av
verktyget Passa.
Stödlinjer samt Rad- och kolumnrubriker
När du vill använda ett enkelt rutnät vid utskrift bockar du
för Stödlinjer, Skriv Ut.
Om du bockar för Rubriker, Skriv ut visas kolumnbokstäver
och radnummer på utskriften
Utskrift - Sidhuvud och sidfot
50
Förhandsgranska sidbrytningar
När du förhandsgranskar sidbrytningar kan du flytta dessa för att dela in kalkylbladet i
lämpliga avsnitt
1. Menyfliken Visa
2. Knappen Förhandsgranska sidbrytningar
3. Håll muspekaren över de
vågräta och lodräta
streckade blå linjerna. När
dubbelpilen visas drar du
sidbrytningen enligt egna
önskemål.
4. Nu visas sidbrytningen som
en heldragen blå linje. Ju
mer text som finns på varje
sida, desto mindre blir
texten vid utskrift.
Sidhuvud och sidfot 1. Menyfliken Infoga
2. Klicka på knappen Sidhuvud/Sidfot
Menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot visas och Excel växlar över till visningsläget
Sidlayout. Här kan du skriva egen text samt infoga koder för exempelvis sidnummer och
datum.
Koden för sidnumrering är &[Sida] och den visas i sidhuvud/sidfotsläge. Så fort du klickar i
själva kalkylen visas resultatet av koden. Vid kombination av text och kod måste du trycka
mellanslag. Enklaste sättet att redigera innehållet är att klicka på sidhuvudet respektive
sidfoten i visningsläget Sidlayout.
Utskrift - Skriva ut
51
Skriva ut För att skriva ut gör du så här:
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Skriv ut
3. Här kan du välja skrivare, vilka sidor du vill skriva ut och eventuellt flera kopior.
4. Genom att klicka på Utskriftsformat längst ner i mitten kan du göra ytterligare
justeringar av sidlayouten.
5. Med knapparna Föregående sida och Nästa sida kan
du bläddra mellan bladen. Om kalkylen ryms på en
sida är knapparna nedtonade.
6. Om du har markerat ett
cellområde kan du välja att skriva
ut markeringen.
Tips!
För att snabbt komma till Skriv ut kan du
använda kortkommandot
Ctrl + P (står för Print)
Diagram - Skapa diagram
52
Diagram En av fördelarna med ett kalkylprogram är möjligheten att kunna presentera kalkyler
grafiskt. De inbyggda diagramtyperna gör det möjligt för dig att skapa många skilda diagram
för att hantera olika sorters information. Om dessa inte är tillräckliga för dina behov kan du
skapa egna diagramformat. När du uppdaterar källdata med nya siffror uppdateras
diagrammet automatiskt.
Skapa standarddiagram
Om du snabbt vill skapa ett standarddiagram på ett eget blad, markerar du
diagramunderlaget och trycker på funktionstangenten F11.
Skapa diagram 1. Markera området av data som ska
visas i diagrammet.
2. Menyfliken Infoga
3. Sju huvudgrupper visas med
beskrivande bilder. Klicka på
listpilen till respektive knapp för att
visa diagramtyperna.
4. När du för musen över ett diagram
får du ytterligare information om
användningsområde
Diagram - Markera och flytta ett inbäddat diagram
53
5. Klicka på ett diagram så skapas det
automatiskt
6. Längst ner kan du välja Alla
diagramtyper
Markera och flytta ett inbäddat diagram 1. Klicka på diagrammet för att markera det.
2. För att flytta diagrammet pekar du på den vita bakgrunden. Muspekaren ändrar
utseende till en ”fyrpil”. Håll ner vänster musknapp och dra diagrammet till önskad
position.
3. För att ändra storlek pekar du på en hörna eller mitt på ramen där det visas fyra
prickar. Muspekaren ändrar utseende till en dubbelpil.
4. Håll ner vänster musknapp och ändra till önskad storlek.
Radera inbäddat diagram 1. Markera diagrammet
2. Tryck på tangenten Delete.
Diagramverktyg
När diagrammet är markerat visas menyfliken Diagramverktyg, som i sin tur har tre
underflikar, Design, Layout och Format.
Diagramfunktionerna är ofta självinstruerande. Kom också ihåg möjligheten att använda
höger musknapp på önskad del av diagrammet för att utföra redigeringar.
Diagram - Menyfliken Design
54
Menyfliken Design
Ändra diagramtyp
1. Knappen Ändra diagramtyp
2. Välj diagram och klicka OK
Växla rad/kolumn
Dataserierna visas i rader och kolumner. Testa båda varianterna för
att se vilket som passar ditt syfte bäst.
1. Knappen Växla rad/kolumn
2. Knappen Markera data ger möjlighet till ytterligare
inställningar
Snabblayout
Med Snabblayout får du tillgång till fördefinierade
utseenden. Testa dem gärna, men det är inte helt
enkelt att se hur diagrammet blir.
Diagramformat
Testa dig fram till ett format som förtydligar dina siffror.
Flytta diagram
När du har ett inbäddat diagram och vill lägga det på ett eget blad
klickar du på knappen Flytta diagram. Använd samma knapp om du
vill flytta ett diagram på eget blad och göra det till ett inbäddat.
Diagram - Menyfliken Layout
55
Menyfliken Layout
På menyfliken Layout kan du exempelvis redigera Diagramrubrik, Förklaringsruta och
Stödlinjer.
Etiketter
Klicka på knapparna för Diagramrubrik, Axeletiketter, Förklaring, Dataetiketter samt
Datatabell och gör önskade inställningar.
Axlar
Du har möjlighet att redigera
både den lodräta och den
vågräta axeln. I exemplet till
höger vill du kanske att
månaden Januari ska visas
längst till vänster och att
värdeskalan börjar vid 10 000
Börja med att klicka på
knappen Axlar
Diagram - Menyfliken Layout
56
Lodrät axel
1. Välj Primär
lodrät axel
2. Fler alternativ
3. Markera Fast
och skriv in
10 000
4. Experimentera
gärna med
övriga val
5. Knappen
Stäng
Vågrät axel
1. Välj Primär
vågrät axel
2. Fler
alternativ…
3. Markera Vid
skalstreck
under Placera
axel
4. Knappen
Stäng
Diagram - Menyfliken Format
57
Stödlinjer
Förtydliga stödlinjer i diagrammet eller lägg till stödlinjer för delskala
genom att klicka på knappen Stödlinjer
Menyfliken Format
När du markerar olika diagramelement kan du formatera dessa på menyfliken Format.
Knapparna är självinstruerande.
Om du väljer knappen Formatera markering öppnas en
dialogruta där du kan ställa in detaljer.
Diagram - Lägga till och ta bort dataserier
58
Lägga till och ta bort dataserier När serierna utökas kan du enkelt lägga till de nya serierna till diagrammet.
Alternativ 1
1. Klicka på
diagrammets
rityta.
2. Lägg märke till
att värden i
tabellen ramas
in i olika färger
vilka hänvisar
till värden i
diagrammet.
3. Placera
muspekaren
längst ner till
höger i den
ursprungliga
tabellen, en
dubbelpil visas.
4. Dra muspekaren åt höger så att de nya serierna blir markerade. Då uppdateras
diagrammet automatiskt.
Alternativ 2
1. Markera i kalkylbladet den information som ska läggas till.
2. Kopiera
3. Markera diagrammet och Klistra in
Alternativ 3
Formatera kalkylen som en tabell, läs mer på sidan 69. Då läggs nya serier i direkt
anslutning till kalkylen till automatiskt.
Diagram - Lägga till och ta bort dataserier
59
Markera dataserie eller datapunkt
Om du klickar på en stapel blir samtliga staplar med samma mönster markerade. Om du vill
framhäva en enskild stapel gör du så här:
1. Klicka på en stapel, hela serien markeras
2. Klicka en gång till på stapeln, nu markeras endast aktuell stapel
3. Högerklicka och välj Formatera datapunkt
Markera cirkeldiagram eller segment
Framhäva datapunkt
1. Markera diagrammet genom att
klicka på detta.
2. Klicka en gång till på en sektor. Nu
blir bara denna markerad
3. Håll ner och dra ut sektorn för att
framhäva den.
Ändra storlek på cirkeldiagram
Ibland blir ”tårtan” alltför liten för syftet.
Det är svårt i början att lyckas markera
rätt objekt för att ändra storlek på hela
cirkeldiagrammet.
1. Klicka på ritytan. Du hittar den
genom att hålla muspekaren still
över olika objekt. Ritytan visas
strax utanför själva cirkeln.
2. När ramen visas, syns samtidigt
storlekshandtagen.
3. Dra i ett av handtagen för att
ändra storlek.
Diagram - Skriva ut diagram
60
Skriva ut diagram Utskrift av diagram sker i stort sett på samma sätt som för kalkylblad.
1. Markera diagrammet
2. Menyfliken Arkiv, välj Skriv ut
3. Fliken Diagram
4. Nu är det förinställt med Skriv ut
markerat diagram
Miniatyrdiagram Miniatyrdiagram är en ny funktion i Excel 2010 som visualiserar trender i små diagram i
direkt anslutning till kalkylen.
1. Markera cell eller celler där du
vill ha miniatyrdiagram
2. Menyfliken Infoga
3. Välj någon av diagramtyperna
Linje, Kolumn eller
Vinst/Förlust i gruppen
Miniatyrdiagram
4. Välj Dataområde
5. Kontrollera eventuellt att
Platsintervall stämmer
6. Klicka OK
7. Diagrammen kan precis som
andra objekt formateras och
du kan byta till ett annat
diagramformat
Menyfliken Verktyg för miniatyrdiagram är tillgänglig när du klickar på det lilla
diagrammet.
Databas - Skapa databas
61
Databas I Excel kan du hantera databaser, eller listor. Du kan till exempel skapa telefonlistor,
adressregister, produktlistor och försäljningsstatistik.
Fältnamn Rubriken för ett fält
Fält Kategori av uppgifter, till exempel Efternamn, Förnamn
Post All information om ett objekt,
till exempel alla uppgifter om Fredrik Fransson i Falkenberg
Skapa databas En databas skapas i ett vanligt kalkylblad. Av praktiska skäl placeras den ofta längst upp till
vänster. Det finns vissa riktlinjer du behöver tänka på. Flera av dem är tämligen självklara.
Storlek och plats
Lämna minst en tom kolumn och en tom rad mellan listan och andra data i
kalkylbladet.
Lagra inga viktiga data till vänster eller till höger om listan
Fördela gärna listorna så att du har en på varje blad
Etiketter, rubriker
Lägg kolumnetiketterna på listans första rad
Formatera gärna etiketterna, till exempel med fetstil, annan färg eller med färgade
celler
Inga tomma rader mellan rubriker och data. Excel förstår nämligen inte att etiketter
och data då hör ihop. Använd istället linjer eller öka radavståndet.
Innehåll
Varje kolumn ska innehålla samma slags information. Du har till exempel en kolumn
för förnamn och en annan kolumn för efternamn.
Fältnamn
Post
Fält
Databas - Skapa databas
62
Använd samma format för alla celler i en kolumn, det vill säga blanda inte datum
med valutaformat.
Ha inga tomma rader eller kolumner i listan. Då tror Excel att det är två listor.
Dubbletter
När du har skrivit in identiska poster har du möjlighet att radera dubbletten. Tänk på att
posten försvinner permanent! Du kan snabbt få en översikt över dubbletter genom att
använda villkorsstyrd formatering, se sidan 28.
1. Menyfliken Data
2. Knappen Ta bort
dubbletter
3. I dialogrutan
bestämmer du
om alla
kolumnerna är
jämbördiga eller
om det är i en
viss kolumn det
inte får finnas
dubbletter, till
exempel ett
artikelnummer.
4. Klicka Ok
5. Godkänn
meddelandet i
dialogrutan
Databas - Sortera databas
63
Sortera databas Du kan sortera din lista på olika sätt. Om du sorterar efter en kolumn, som innehåller en
eller flera tomma celler, placeras de tomma cellerna alltid sist i den sorterade listan. I Excel
2010 kan du även sortera efter Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon.
Sortera efter en kolumn
1. Markera en cell i den kolumn du
vill sortera efter.
2. Menyfliken Start
3. Knappen Sortera och filtrera
4. Sortera från A till Ö eller från Ö till
A
På menyfliken Data finns också
sorteringsknapparna
Databas - Sortera databas
64
Sortera efter flera kolumner
I Excel 2010 kan du sortera efter så många kolumner du önskar, det är inte begränsat till tre
kolumner.
1. Markera valfri cell i listan. Du behöver inte markera hela listan.
2. Menyfliken Start
3. Knappen Sortera och filtrera.
4. Välj Anpassad sortering. Hela listan är nu markerad.
5. Om du har formaterat etiketterna känner Excel av att listan har rubriker och du
hittar rubrikerna i sorteringsalternativen.
6. Knappen Lägg till nivå för ytterligare sorteringar
7. Klicka OK
8. Välj eventuellt att sortera efter Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon
Databas - Filtrera listor
65
Filtrera listor Med funktionen filter kan du snabbt hämta fram vissa delar av en lista. Du döljer data du
inte är intresserad av för tillfället. Autofilter är kraftigt utbyggt i Excel 2010. Om du skapar
en tabell av din lista läggs pilar för Autofilter till automatiskt, läs mer om tabellhantering på
sid 69.
1. Markera valfri cell i listan
2. Menyfliken Data
3. Knappen Filter
4. Nu visas listpilar vid varje rubrik.
Genomföra filtrering
1. Klicka på en av listpilarna ta bort
bocken i Markera allt
2. Markera önskade filtervillkor.
3. Klicka OK
4. När listan är filtrerad visas
aktuella radnummer i blått,
filtersymbolen visar en liten tratt
och i statusraden visas hur
många rader som uppfyller
filtervillkoren.
Databas - Filtrera listor
66
Färgfilter
Om du har använt cellfärg i cellerna kan
du filtrera fram en enstaka färg
Textfilter och Talfilter
Filtervillkoren ser delvis olika ut beroende på om du har text eller tal i cellerna. Längst ner i
båda listorna finns Anpassat autofilter.
Textfilter Talfilter
Exempel på filtreringar
Jämförelseoperator Post Resultat
är lika med Haga Hittar poster som exakt innehåller namnet
Haga. Versaler eller ej saknar betydelse.
är ej lika med Haga Hittar alla poster som inte innehåller
namnet Haga
Innehåller Haga Hittar t ex Haga, Solhaga, Västhaga,
Södra Haga
är större än 200 Hittar tal som är större än 200
är större än eller lika med 200 Hittar även talet 200
Databas - Filtrera listor
67
10 högsta…
Standard är att de tio högsta värdena
visas, men du kan välja att visa de
lägsta värdena istället. Det finns
möjlighet att visa procent istället för
element. Du kan även ange hur många
poster du vill visa.
Tomma celler
Om listan innehåller tomma celler kan
du välja att visa dessa, annars finns inte
detta val.
Datum
Om kolumnen innehåller datum
grupperas dessa automtiskt. Sedan kan
du göra önskade urval genom att
expandera årtalen och bocka i eller ur
rutorna.
Databas - Filtrera listor
68
Anpassat autofilter
Med hjälp av ett anpassat autofilter kan du ange filter som gäller för ett visst intervall,
till exempel visa elever som har mellan 20 och 30 poäng på ett prov. Du kan även visa
personer som bor antingen i Kumla eller i Hallsberg. Du kan välja att dölja personer bosatta
i Stockholm. Flera av valen finns nu tillgängliga direkt under Talfilter respektive Textfilter.
Det finns ett stort urval av
jämförelseoperatorer. Här
behövs lite övning, för att få
fram önskat resultat. I rutan
till höger skriver du in
villkoret, eller klickar på
listpilen för att välja.
och/eller
När du har två villkor är
standard att båda villkoren ska
vara uppfyllda samtidigt,
och-villkor. Du kan byta till
eller-villkor när det räcker att
något av villkoren ska vara
uppfyllda.
Avaktivera Autofilter
1. Menyfliken Data
2. Klicka på knappen Filter. Bocken tas bort framför ordet Autofilter och filterpilarna
försvinner i listan.
Databas - Tabellhantering – listhantering
69
Tabellhantering – listhantering I Excel 2010 har du möjlighet att skapa en tabell. Det underlättar listhanteringen.
Skapa tabell
1. Klicka i en cell i det
som ska bli din tabell
2. Menyfliken Start
3. Knappen Formatera
som tabell
4. Välj ett format. (Det
är lätt att ändra
format i efterhand)
5. Kontrollera att
cellområdet är det du
har tänkt dig
6. Excel känner i
allmänhet av om
listan har rubriker
7. Klicka OK
Databas - Tabellhantering – listhantering
70
Summering och andra funktioner
Menyfliken Tabellverktyg finns tillgänglig när det finns en tabell på kalkylbladet. Klicka på
menyfliken om den inte är aktiv.
1. Klicka i en cell i tabellen
2. Markera Summarad
3. Excel summerar
automatiskt sista
kolumnen.
4. Du kan välja andra
funktioner under listpilen
5. Räkna samman andra
kolumner genom att
markera en cell i
summaraden, klicka på
listpilen och välj funktion
Obs! Funktionerna räknar endast med synliga celler. När du filtrerar listan räknas inte de
dolda cellerna vid exempelvis totalsumman eller totalmedelvärdet.
Expandera listan
När du lägger till rader och kolumner i direkt anslutning till tabellen expanderar listan
automatiskt, formatering och formler följer med.
Om du vill lägga till rader och kolumner i förväg använda den lilla
symbolen som visas längst ner till höger i sista cellen tabellen.
För muspekaren över symbolen
När dubbelpilen visas kan du dra neråt och åt höger.
Databas - Tabellhantering – listhantering
71
Markera rader och kolumner
Det tillkommer fler markeringstekniker i en lista.
När du vill markera en rad
placerar du musmarkören
längst till vänster i första
cellen i raden. Muspekaren
ändrar utseende till en pil
och när du klickar markeras
raden.
På motsvarande sätt kan du markera en kolumn. Placera muspekaren i kolumnetiketten och
klicka när pilen visas.
För att markera hela tabellen för du muspekaren till översta
vänstra hörnet. När en pil som pekar snett ned åt höger visas kan
du klicka.
Tabellnamn
Tabellen får automatiskt ett namn med ett löpnummer. När du
ska använda tabellen i formler är det bra att ge den ett
särskiljande namn.
Ta bort tabellområde
1. Menyfliken Tabellverktyg
2. Klicka på knappen Konvertera till område
3. Svara Ja på frågan om du vill konvertera
tabellen till ett normalt område
Återskapa filer - Problem med programmet
72
Återskapa filer När Excel har hängt sig eller om du glömmer att spara filer finns det en del möjligheter att
rädda arbetsböckerna. Det osparade arbetet finns kvar fyra dagar på datorn.
Problem med programmet På bilden till höger visas ett exempel när
Excel har hängt sig och programmet åter
har öppnats.
I steg 2 får du bestämma om du vill behålla
filerna eller ta bort dem
Återställ ej sparade arbetsböcker När du glömmer att spara filer kan du numera återställa dem på menyfliken Arkiv genom
att klicka längst ner till höger, Återställ ej sparade arbetsböcker. Du får upp en lista och får
prova dig fram till vilken arbetsbok som är intressant att återställa. En förutsättning är att
du använder samma dator! Filerna lagras lokalt.
När du har fått tag i rätt fil klickar du på Spara som i den gula listen.
Återskapa filer - Versioner
73
Versioner När du har sparat din arbetsbok tidigare, men glömde att spara ändringarna du gjorde kan
du återställa det senaste arbetet. Den här räddningsplankan förutsätter att ändringarna
inte gjordes inom tio minuter före stängning av filen. Du måste även arbeta på samma
dator som arbetet utfördes på.
1. Öppna arbetsboken
2. Menyfliken Arkiv
3. Alternativet Info i
menyn till vänster
4. Knappen Hantera
versioner
5. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Återställ i den gula listen.
6. Svara Ja på frågan om att skriva över senast sparade versionen
Inställningar för återskapning av dokument Standard är att filerna sparas för återskapning var 10:e minut.
1. Menyfliken Arkiv
2. Alternativ
3. Spara i menyn till vänster
4. Gör önskade inställningar
Återskapa filer - Inställningar för programmen
74
Inställningar för programmen Det finns många
inställningar för
programmen, dessa är
numera samlade på ett
ställe. En del av
anpassningarna slår
igenom till alla
Officeprogrammen
1. Fliken Arkiv
2. Välj Alternativ
3. Gör önskade
anpassningar
Den inringade i-knappen
innehåller hjälptext. Håll
musknappen över
knappen så visas
hjälptexten.
Snabbstartfältet
Allra längst upp till vänster finns snabbstartfältet. Där kan du lägga till kommandon du ofta
använder. Förhandsgranska är en bra knapp att lägga till.
1. Klicka på pilen Anpassa
verktygsfältet Snabbåtkomst
2. Markera alternativ i listan eller
klicka på Fler kommandon
Återskapa filer - Inställningar för programmen
75
76
Index
A
absoluta referenser ...................................... 22
alt-tangenten.................................................. 3
anpassa talformat ........................................ 26
anpassat autofilter ....................................... 67
autoavsluta ..................................................... 8
autoberäkna ................................................. 42
autofilter ...................................................... 64
anpassat................................................... 67
autofyll ......................................................... 15
kopiera formler ........................................ 21
serier ........................................................ 15
autosumma .................................................. 21
B
blad
byta färg .................................................. 38
byta namn ................................................ 38
flytta ........................................................ 39
gruppera .................................................. 39
infoga nytt ............................................... 39
kopiera ..................................................... 39
ta bort ...................................................... 39
bladflikar ...................................................... 38
bladfärg ........................................................ 38
bladnamn ..................................................... 38
bläddringsknappar ....................................... 38
bråktal .......................................................... 25
C
celler
infoga ....................................................... 35
ta bort ...................................................... 35
cellformat ..................................................... 33
cellinnehåll ..................................................... 7
cirkeldiagram ................................................ 58
D
databas ........................................................ 60
skapa ....................................................... 60
dataserier .................................................... 57
decimaler ..................................................... 24
diagram ........................................................ 51
datapunkt................................................ 58
dataserie ................................................. 58
skriva ut .................................................. 59
diagramverktyg ............................................ 52
dubbletter .................................................... 61
E
ersätta ......................................................... 41
F
filter ............................................................. 64
flytta blad..................................................... 39
flytta celler ................................................... 17
formatera celler ........................................... 31
formatera text ............................................. 29
formatering.................................................. 24
formatering, villkorsstyrd ............................ 27
formler ......................................................... 20
kopiera .................................................... 21
funktion
infoga ...................................................... 43
logisk ....................................................... 45
OM .......................................................... 45
statistik.................................................... 45
funktioner .................................................... 42
fyllningsfärg ................................................. 32
fönsterrutor ................................................. 35
förhandsgranska sidbrytningar .................... 49
G
gruppera blad .............................................. 39
77
H
helskärm ......................................................... 4
hämta format ............................................... 19
I
infoga celler .................................................. 35
infoga kalkylblad .......................................... 39
infoga kolumner ........................................... 34
infoga rader .................................................. 34
inklistringsalternativ ..................................... 18
J
justera text ................................................... 29
K
kantlinjer ...................................................... 32
kolumnbredd ................................................ 31
kolumner
dölja ......................................................... 34
infoga ....................................................... 34
ta bort ...................................................... 34
kommentarer ............................................... 19
kopiera blad ................................................. 39
kopiera celler ............................................... 17
kopiera cellformat ........................................ 19
L
linjer ............................................................. 32
listhantering ........................................... 60, 68
logiska funktioner ........................................ 45
låsa rubriker ................................................. 35
länkning ........................................................ 40
M
marginaler .................................................... 46
markera
cell ............................................................. 5
cellområde ................................................. 5
flera cellområden ...................................... 5
hela bladet ................................................. 5
kolumner ................................................... 5
rader .......................................................... 5
stora områden ........................................... 6
markering ....................................................... 5
ta bort ........................................................ 6
markörförflyttning ......................................... 7
menyflikar ...................................................... 2
miniatyrdiagram ........................................... 59
N
namnlist ..........................................................1
nedtonade kommandon .................................3
normalläge ....................................................3
nåla fast filer .................................................13
O
OM-funktionen .............................................45
P
passa en sida ................................................48
PDF ...............................................................11
PDF/A ............................................................11
prioritering räknesätt ...................................23
procentformat ..............................................24
R
radbryt text...................................................30
rader
dölja .........................................................34
infoga .......................................................34
ta bort ......................................................34
radera ...........................................................14
allt ............................................................14
format ......................................................14
innehåll ....................................................14
radhöjd .........................................................31
ramar ............................................................32
redigera cellinnehåll .....................................14
redovisningsformat ......................................24
referenser
absoluta ...................................................22
relativa .....................................................22
relativa referenser ........................................22
ribbon .............................................................2
rubriker vid utskrift.......................................47
rubriker, låsa .................................................35
78
S
sammanfoga celler ....................................... 30
serier ............................................................ 15
sidbrytning ................................................... 46
sidbrytningar, förhandsgranska ..................... 3
sidfot ............................................................ 49
sidhuvud ....................................................... 49
sidlayout ......................................................... 3
sidorientering ............................................... 46
skala ............................................................. 48
skalning ........................................................ 48
skriva tal ......................................................... 8
skriva text ....................................................... 8
skriva ut text ................................................. 50
skydda arbetsbok ......................................... 36
skydda celler ................................................. 36
skydda kalkylblad ......................................... 36
skärmbild ........................................................ 1
snabbstartfältet ............................................ 73
sortera .......................................................... 62
spara ............................................................... 9
standarddiagram .......................................... 51
statistikfunktioner ........................................ 45
stänga ........................................................... 12
sökning ......................................................... 41
T
tabellhantering ............................................ 68
talformat ...................................................... 25
talformat, anpassa ....................................... 26
teckenfärg .................................................... 29
teckensnitt ................................................... 29
teckenstorlek ............................................... 29
tredimensionella kalkyler ............................ 40
tusentalsavgränsning ................................... 24
U
utskrift ................................................... 46, 50
utskriftsformat ............................................. 46
utskriftsrubriker ........................................... 47
V,W
valutaformat ................................................ 24
versioner ...................................................... 72
villkorsstyrd formatering ............................. 27
visningsläge ................................................... 3
vyer ................................................................ 3
Z
zooma ............................................................ 4
Å
ångra ............................................................ 14
återskapa filer .............................................. 71
återställa ej sparade arbetsböcker .............. 71
Ö
öppna lagrat dokument ............................... 13