FASE I. SITUACIÓN A EVALUAR

1.1. Denominación de la Empresa

La empresa seleccionada para el desarrollo de la pasantía fue Muebles

Salerno Isla de Margarita CA, la cual se encuentra ubicada en la Av. 4 de

Mayo, frente al antiguo Banco Federal, entre calle Campos y Rómulo

Gallegos, de la ciudad de Porlamar, municipio Mariño del estado Nueva

Esparta.

1.2. Procedimiento Objeto de Estudio

El objeto de estudio estuvo orientado a los procedimientos

administrativos y contables aplicados en el manejo de los inventarios en la

empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita C.A., estado Nueva Esparta.

1.3. INTRODUCCIÓN (SITUACIÓN A EVALUAR)

La moneda es un recurso financiero utilizado en la sociedad en calidad

de pago, su uso se remonta al s. XIV AC, producto de la evolución, progreso

y crecimiento de los pueblos, ocasionando la búsqueda de una opción más

sencilla al cambiar o negociar bienes por el uso de otros. De acuerdo a lo

expresado por Maza (1983)”Este cambio directo de una cosa por otra es lo

que se ha denominado trueque.” (p. 351). Por ende, el intercambio de

distintos bienes, con una finalidad económica se encuentra muy ligado a las

actividades mercantiles de compra y venta. Así progresivamente se emplea

la utilización de papel y tinta, y luego se determinó el uso del dinero, como

documento de pago. Es así como la ciencia de contar nace en su efecto,

como actividad impulsadora en la escritura de los cambios de patrimonio en

personas naturales o jurídicas dándole nacimiento a la contabilidad.

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De este modo, Brito (2006) señala:

La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cualitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha actividad económica. (p. 1).

En efecto la contabilidad permite realizar los ajustes y cambios

ocurrentes a través del tiempo, determina la situación financiera de una

operación, de acuerdo a los registros contables e información que se posea.

Sin embargo, ésta se desprende en la contabilidad de costos relacionada al

proceso de transformación de la materia prima en un producto terminado,

aplicada especialmente en el sector industrial, destinados a la elaboración o

fabricación de productos para un fin cualquiera, es decir la contabilidad de

costos es el área de estudio y evaluación de cómo operan los inventarios

dentro de una organización.

Con respecto a los inventarios, está definido por Brito (2006) como: “El

conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con

el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron

comprados, o para ser transformados en otros tipos de bienes y vendidos

como tales”. (p.495).

Lo anteriormente mencionado explica aspectos relativos al manejo o

correcto tratamiento del inventario, alcanzar un nivel óptimo de producción

ocurre cuando se combinan los factores de producción de tal manera que el

costo de producir una unidad de producto resulte ser el más bajo posible, es

decir la maximización de la utilidad en el menor uso de los recursos que

posea la empresa, la cual es aquella unidad económica fundamental, el

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centro principal de acción en la red de la producción, y a quien le

corresponde el abastecimiento de aquellos bienes y servicios para la

sociedad.

En relación a ello, se observa que aquellas empresas donde existe un

discreto orden jerárquico, de pocas gerencias o departamentos

administrativos referidos a la producción de productos en volúmenes semi-

industriales, se les denominan empresas individuales, y es en donde se

requiere de un mayor orden en la planeación de los inventarios, aunado a la

firme y oportuna toma de decisiones en la movilidad de los mismos.

De allí pues, se determina el circuito de funcionamiento y tratamiento

del inventario, el cual establece un conjunto de políticas y procedimientos

para llevar con eficiencia el proceso de control de la requisición, adquisición,

recepción, almacenamiento, despacho, toma física y registros. El ciclo de las

transacciones de requisición, empieza cuando en los almacenes u otro

departamento, necesitan los bienes o servicios y se emite una requisición de

las compras debidamente aprobada por el jefe del taller, luego es enviada

una copia de la requisición al departamento respectivo, para que sea

realizada la orden de compra. Con respecto a la función de la adquisición,

Whittington (2006) define que:

Un buen control interno de las compras requiere ante todo, una estructura organizacional que delegue a un departamento independiente de la compañía, la autoridad exclusiva de comprar todos los materiales y servicios. La compra, la recepción y el registro son funciones que deberían estar claramente separadas y asignadas a departamentos especiales. (p. 445).

Posteriormente a la adquisición, los productos son recibidos en la

compañía, los cuales deben pasar a un departamento de recepción distinto al

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de las compras o almacenamiento, en vista de cerciorar el material en

entrada y así evitar devoluciones posteriores o tiempo adicional que retarde

las actividades de operación en la producción de los artículos. De hecho

Whittington (2006) explica que:

El departamento de recepción se encarga de determinar, las cantidades de producto recibidos, detectar la mercancía dañada o defectuosa, preparar el informe de recepción, y transmitir inmediatamente al almacén los productos recibidos. (p. 445).

Es por ello, que el departamento de recepción cumple con el deber de

verificar las cantidades, de materiales recibidos en comparación a las

órdenes de entrega de la empresa despachadora, es decir se necesita

monitorear las actividades realizadas.

Por consiguiente los inventarios, luego de la recepción de mercancía,

se efectúa el almacenamiento de la misma, donde se cuentan, inspeccionan

y se emiten los recibos correspondientes. Según Whittington (2006), describe

que:

El almacén notifica las cantidades recibidas y almacenadas en el área, al realizar esas funciones hacen una importante contribución al control global del inventario, al firmar la conformidad, asume su responsabilidad y verifica el trabajo del departamento de recepción para emitir correctamente al área de contabilidad los productos o artículos que realmente se almacenaron. (p. 445).

En conjunto a lo antes dicho, la función siguiente es denominada

despacho, por medio de ésta son emitidos los pedidos realizados,

encargándose esta área de la responsabilidad de los productos

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almacenados, de su adecuado control respectivo y de la entrega pertinente

de los mismos. Relativo a lo dicho Whittington (2006) define que:

En este procedimiento, el control se fortalece, debido a que los clientes reciben los productos fabricados, y verifican a la empresa del artículo enviado, demostrando cualquier defecto o falla existente en la entrega realizada. (p. 445).

Adicionalmente, la toma física de inventarios es una forma de

verificación física, que consiste en constatar la existencia o presencia real de

los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales

almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de

seguridad, en la empresa.

Al mismo tiempo, Ruiz (1992), expresa que: “el proceso de toma física

de Inventarios se centra en la valorización del stock físico según los precios o

costes que se suministran” (p. 87). A partir de dicha valorización se cuenta

con un saldo de inventario que permite tener cifras claras y exactas acerca

de las inconsistencias del mismo en sus registros, aunado a cómo se puede

tomar alguna decisión en las nuevas requisiciones.

La incidencia de una correcta y oportuna toma de decisiones va de la

mano, con la aplicación de controles internos y externos que permitan un

correcto funcionamiento dentro de la organización y sus áreas de almacén,

visto que sin un adecuado sistema de control interno, la medición de los

resultados no serian oportunas al momento de calificar los errores cometidos

por el personal, en las empresas dedicadas a la fabricación de productos

terminados, es el momento de mayor importancia y rentabilidad, dado que

los artículos fabricados deben de mantener el perfil, para ser vendidos o en

su efecto trasladados con facilidad y así confirmar su rápida salida de los

inventarios.

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Lo anterior se respalda en el hecho de que las empresas con

movimientos de artículos de pequeña dimensión, son muy susceptibles, al

extravió o robo de las mismas, y sus inventarios deben ser continuamente

verificados con sistemas, mecanismos de registros y control contable, de

acuerdo a distintos métodos o procedimientos de registros de inventarios.

Es por esto que, se refuerza el valor que tienen los inventarios para la

empresa, dentro de sus funciones se encuentra el mantener un adecuado

centro de abastecimiento que da vida y generan ingresos en la misma, para

los contadores y administradores, existen muchos propósitos en tener

inventario, pero hay que tener claridad en que los inventarios no se separan

dentro de la empresa o identifican su error con base a sus manejos, éstos

solo tienen cinco funciones básicas y no todas sus funciones están

representadas en todas las empresas.

De esta forma, se comprende cómo actúan los inventarios dentro de la

empresa, de acuerdo a su utilidad, éstos pueden ser llevados con un manejo

manual o preferiblemente automatizado mediante programas o sistemas

establecidos en el mercado los cuales faciliten su control de registros

contables, con el objeto de mantener un correcto y adecuado centro de

operaciones, pero sin olvidar sus continuos procedimientos de control.

Sin embargo, se debe explicar brevemente cómo son aplicados  los

sistemas de inventarios dentro de la empresa, enmarcados en dos corrientes

de uso, una llamada, sistema de inventarios periódico y otra continua, al

respecto Brito (2006), expresa que: “la primera está definida como la

realización de una toma física en determinado momento y luego se trasladan

las cantidades para ser valorizadas.” (p. 500).

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Con respecto a esa definición, se añade el hecho de que los inventarios

periódicos por lo general, son levantados una vez al año al culminar el

periodo contable, arrojando la utilidad o pérdida obtenida, solo después de

culminar el ejercicio, entre tanto si se desea conocer alguna información del

cierre mensual se debe aplicar un sistema de estimación adicional.

En contraposición con el sistema de inventario periódico, el sistema de

inventario continuo permite conocer en cualquier situación como están los

niveles físicos de inventarios y cuáles son sus costos, sin necesidad de

esperar al cierre del ejercicio contable, ejecutando un cargo a la cuenta de

inventario cuando la empresa compre mercancías, o realizando un abono al

momento en el cual le empresa pueda vender y darle salida a las mismas.

Este sistema requiere de una toma física semestral como técnica de

control interno en protección y resguardo de sus inventarios, así como cotejar

con los registros en libros. Recordando que los inventarios representan el

rubro de mayor volumen en el activo circulante, sin embargo las empresas

tienden a proteger más el efectivo cuando en realidad la fuerza económica

radica en sus inventarios, y se recomienda utilizar normas que prevean un

error o infracciones pertinentes.

El control, “Es un proceso por medio del cual se modifica algún

aspecto del sistema para que se alcance el objeto deseado en dicho

sistema.” (Everett, 1991, p. 495).

Relativo a esto, Brito (2003), señala qué:

1. Las mercancías deben estar protegidos contra pérdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados, con sistemas seguros a donde solo puedan acensar personas autorizadas. El almacén debe estar en unas condiciones adecuadas que eviten el deterioro de la mercancía.

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2. Cuando una mercancía ingrese al almacén debe ser, evaluada, pesada, o contada y el resultado obtenido, comparado con la documentación que la acompaña. (Facturas, o notas de entregas del proveedor).

3. En los casos de despacho solo se entregarán órdenes mediante las requisiciones previas u órdenes de pago autorizadas.

4. Deben ser llevados registros de inventarios continuos, de acuerdo a las cantidades y valoración de la mercancía.

5. Los registros de control de inventarios deben ser continuamente cuadrados con su cuenta de control respectiva.

6. Deben ser llevados registros especiales en cuanto a las mercancías enviadas en consignación, en poder a terceros,  o almacenadoras públicas, así como las recibidas en préstamo o consignación y segregarlas de las que en realidad pertenecen a la empresa.

7. Las personas que llevan el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar las existencias de mercancías.

8. Periódicamente se debe realizar un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacén, y con las cuentas de control. respectivas. (p.449).

Al observar el tratamiento de los inventarios dentro de una empresa,

se analiza cómo está estructuralmente conformada la empresa Muebles

Salerno, Isla de Margarita CA, identificada con el Rif J-29611210-0, dedicada

a la comercialización, fabricación, venta de cocinas empotradas, muebles en

madera y diseño integral de espacios, fue creada en el año 2007, ingresando

al mercado con la opción de ofrecer a sus clientes el servicio de fabricación

de artículos de madera y afines a la medida.

Su crecimiento ha sido progresivo marcando un lugar en el área de la

fabricación neoespartana, Muebles Salerno, Isla de Margarita CA, se

establece en Nueva Esparta, aunque sus inicios fueron en el estado

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Carabobo, esta compañía se encuentra distribuida en dos partes, el taller o

área de corte de materiales, depósito o fabricación, y el local de ventas

ubicado en la Av. 4 de mayo del municipio Mariño, estado Nueva Esparta.

De acuerdo a la estructura organizativa, el personal integrado por un

administrador, un asistente administrativo, un diseñador de espacios, dos

vendedores, el contador principal, una asistente, un jefe de carpintería, 3

ayudantes, un soldador, un pintor y un chofer, asimismo, poseen un centro

de distribución y venta es a nivel nacional, el personal desempeña

únicamente sus funciones en exclusividad a la empresa.

Cabe destacar, Muebles Salerno, isla de margarita CA, opera con un

sistema de registros diarios sistemáticos, el programa administrativo,

aplicado en la empresa se denomina Athenas Federation, el procedimiento

de la empresa, es recibir el pedido y cobro del mismo, luego se solicita la

materia en los depósitos, se emite la orden de compra de ser necesario, se

recibe el pedido de la materia prima proveniente de los proveedores

exclusivos, se hace un llamado al jefe del taller, y es enviado el pedido al

taller, luego de la culminación del producto, es transportado al depósito,

culminando con la entrega y transporte del producto al lugar de destino o

cliente mas su posterior registro.

Adicionalmente, son desincorporadas las unidades que presenten

defectos o errores de máquina en la empresa, para luego ser registradas en

las actualizaciones o tomas físicas del inventario existente para la

administración fiscal y tributaria. Asimismo, el sistema administrativo que

utilizan en la empresa, maneja la relación de compras y ventas, facturación,

ingreso y ajustes de precios, libros de cuentas por cobrar, por pagar, reportes

de impresión fiscal, entre otros ajustes de la administración interna, y el

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tratamiento contable de los movimientos de la empresa, son manejados por

el contador interno.

A continuación se presentan las debilidades y consecuencias más

relevantes observadas en los procedimientos administrativos y contables en

el manejo de los inventarios de la empresa Muebles Salerno, isla de

Margarita CA.

En la empresa no se encuentra establecido un programa

sistematizado que mantenga una constante información de los

movimientos realizados en el área, la cual es donde se mantiene el

nivel más alto de inventarios de materiales, incurriendo en una falla y

pérdida de activos a la empresa.

La normativa de procedimientos en el área de producción, carece de

supervisión por cuanto no es cuantificable la cantidad de unidades

perdidas en proceso, mientras que las operaciones en el área de

ventas funciona bajo los parámetros establecidos, en tal sentido y de

acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, mas

en el taller o área de producción no son verificados, los usos de

materiales y movimientos de almacén en las requisiciones de

materiales continuas, permitiendo una equivocada emisión de

compras o pedidos erróneos.

Adicional a esto, el jefe de taller realiza las órdenes de pedido, en

base a sus criterios personales de producción, sin conocer los motivos

o causas pertinentes que favorezcan o perjudiquen a la empresa.

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También se observó que en el período de la jornada laboral, los

demás trabajadores, realizan labores de producción extras a las

establecidas en la empresa, ocasionando la posible disminución de

materia prima para la fabricación, de los recursos pertenecientes a la

programación diaria de la producción ocasionando con ello, una

situación desfavorable en el ejercicio de la empresa y manejo de sus

inventarios.

1.4. Objetivos de la Pasantía

1.4.1. Objetivo General

Analizar los procedimientos administrativos y contables aplicados

en el manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de

Margarita CA., estado Nueva Esparta.

1.4.2 Objetivos Específicos

Identificar los aspectos generales de la empresa Muebles Salerno, Isla de

Margarita C.A., estado Nueva Esparta.

Describir los aspectos teóricos, bases legales vigentes que regulan los

procedimientos administrativos y contables de los inventarios en Venezuela.

Describir los procedimientos administrativos y contables aplicados en el

manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita

C.A., estado Nueva Esparta.

Comparar los procedimientos administrativos y contables aplicados en el

manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita

C.A., con respecto a los aspectos teóricos y bases legales vigentes.

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1.5. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Es importante destacar que los métodos de recolección de datos, se

pueden definir como los medios a través de los cuales el pasante se

relaciona con los participantes para obtener la información necesaria que le

permita lograr los objetivos de la pasantía.

En vista de lo antes dicho, se encuentran enmarcadas las técnicas,

definidas éstas como las actividades para organizar y procesar la información

obtenida mediante la observación simple o participante, libre o estructurada,

encuestas, entrevistas y cuestionarios.

Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso

de que pueda valerse el pasante para acercarse a los fenómenos y extraer

de ellos información.

1.5.1 Observación simple y no participante

Esta técnica consiste en observar a las personas cuando efectúan su

trabajo. La tarea de observar no puede reducirse a una mera percepción

pasiva de hechos, situaciones o cosas. Se entiende como una percepción

"activa", lo cual significa concretamente un ejercicio constante encaminado a

seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes a la observación.

En respuesta a lo dicho se dice que la observación simple, es la que se

realiza cuando el pasante observa de manera neutral, sin involucrarse en el

medio o realidad en la que se realiza el estudio. Para poder calificar u

obtener los datos necesarios en la pasantía, se requiere de la observación

como técnica fundamental en la elaboración de un plan de trabajo a futuro,

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en el cual intervienen todas las personas, que presten funciones o servicios a

la empresa, y quienes permitirán la elaboración del presente proyecto de

investigación. El instrumento de recolección de datos fue la guía de

observación.

1.5.2. Observación Participante

El intervenir en la formulación de un informe de pasantía implica realizar

distintas actividades, que permitan un eficiente uso del tiempo, para no

agotar los recursos, en este caso el pasante pasa a formar parte de la

comunidad o medio donde se desarrolla el estudio, y así ejecutando una

observación directa podrá concluir su objetivo. El instrumento a utilizado para

el desarrollo de esta técnica fue diario anecdótico

1.5.3. Entrevista Demi-estructurada

Es una técnica basada en un simple interrogatorio donde se intenta

conseguir testimonios orales, sin un orden especifico, el entrevistador trata

de acumular información general en una interacción directa frente a quien

responde las preguntas, que se caracteriza por su profundidad, es decir

indaga de forma amplia, en gran cantidad de aspectos y detalles. La

utilización de esta técnica fue de gran uso en la elaboración de interrogantes

a la administración de Muebles Salerno, Isla de Margarita CA. Al permitir

recabar y seleccionar los datos relevantes a la elaboración del informe de

pasantía, Las preguntas estuvieron en el siguiente orden:

Administrador:

¿Cuándo fue creada la empresa?

¿Cómo está integrada la administración de la empresa?

¿Cuál es la estructura u organigrama de la empresa?

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¿Cuánto es número de trabajadores de la empresa?

¿Cómo son registrados los libros de compras y ventas?

¿Cuáles formatos auxiliares llevan para la relación de compra-venta

de inventario?

¿Cuáles son los procedimientos de almacenaje y depósito?

¿Cuáles son las funciones del departamento administrativo -contable?

¿Cómo son realizadas las ventas a crédito, y su tratamiento en el

registro en libros de los inventarios?

Contadora:

¿Cuáles son los procedimientos usados para el registro, verificación y

control de los inventarios?

¿Cuáles son las principales debilidades que presenta el departamento

en cuanto al registro de los inventarios?

¿Cada cuánto son levantados o estimados los inventarios dentro de la

empresa?

¿Cómo son determinados los artículos faltantes dentro de inventarios?

¿Qué política utiliza la empresa para controlar las devoluciones en

compra y venta?

Jefe de Carpintería:

¿Cuáles son sus funciones dentro de la empresa?

¿Qué penalidad representa la pérdida o extravío de algún artículo o

material?

¿Cada cuánto son realizadas las requisiciones dentro de la empresa?

¿Cómo son almacenados los artículos ya elaborados vendidos y los

que pertenecen a la empresa?

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¿Cómo son controlados los trabajadores en las operaciones diarias y

en las horas de salida de su turno de trabajo?

¿Cómo es aplicada la requisición de materiales faltantes?

¿Quién supervisa los materiales adquiridos al momento de la

fabricación?

¿Cuál es el procedimiento en la medición de los requerimientos de

materiales?

1.5.4 Revisión documental

Es una técnica que permite, la recolección de datos valiosos para el

pasante. Ayudándole a ejercer sus funciones con mayor rapidez, en la

evolución de sus funciones, permite corregir, o comprobar alguna acción,

para incrementar su cuerpo o contenido, por lo general esta modalidad es

aplicada en formatos de computadoras, con guías, dossier, jurisprudencias

de casos anteriores, otorgando un máximo de exigencia, para no contradecir

o suponer una idea. El analizar en introducirse en un área de estudio permite

revisar y constatar la información obtenida, es por ello, que esta herramienta

permitió una correcta elaboración de proyectos a todas aquellas personas o

pasantes. En relación con el anterior concepto, la revisión documental

permitió que el pasante se dirigiese a fuentes primarias y secundarias de

información que conllevaron a recabar conocimientos precisos para el

desarrollo eficaz del tema propuesto, donde el instrumento de recolección de

datos fue la hoja Microsoft Word bajo ambiente Windows.

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