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Coordinación de Tecnologías para el AprendizajeEducación Continua

Microsoftexcel 2007

Microsoftexcel 2007

Universidad de Guadalajara Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas

Elaboró: Educación Continua Fecha de elaboración: 18/09/2010 Fecha de actualización: 17/12/2012

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Manual de Excel Básico

Educación Continua

Coordinación de Tecnologías para el Aprendizaje

Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas

Elena Isabel Albarrán Valderrama Mara Beatriz Coral Sandoval

Compiladoras



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Directorio:

Dr. Marco Antonio Cortés Guardado

Rector General

Dr. Migue Ángel Navarro Navarro

Director Ejecutivo

Lic. José Alfredo Peña Ramos

Secretario General

Mtro. Itzcóatl Tonatiuh Bravo Padilla

Rector del Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas

Dr. Adrián de León Arias

Secretario Académico

Dr. Everardo Partida Granados

Secretario Administrativo

Lic. Andrés López Díaz

Secretario de Vinculación y Desarrollo Empresarial

Mtro. Jorge Lozoya Arandia

Coordinador de Tecnologías para el Aprendizaje

Lic. Edna Minerva Barba Moreno

Administradora

Elena Isabel Albarrán Valderrama Mara Beatriz Coral Sandoval

Compiladoras



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La Universidad de Guadalajara se reserva todos los derechos de autor. Se permite la reproducción parcial o total para uso personal y privado, su almacenamiento de manera impresa o en soporte electrónico, siempre y cuando sea con fines educativos y de investigación, no se altere el contenido del mismo y se cite la fuente.

No se permite la reproducción total o parcial, el almacenamiento, el alquiler, la transmisión o la transformación de este recurso informativo, en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico o mecánico, mediante fotocopias, digitalización u otros métodos para su comercialización directa e indirecta, sin el permiso previo por escrito del titular.

Citar la fuente de la siguiente manera:

Educación Continua. (Diciembre, 2012). Manual Excel Básico. Jalisco: Universidad de Guadalajara.

Coordinación de Tecnologías para el Aprendizaje, Educación Continua Periférico Norte N° 799, Núcleo Universitario Los Belenes, C.P. 45100, Zapopan, Jalisco, México.

Tel: (33) 3770 3300 ext. 25460/25042 http://www.cucea.udg.mx/?q=acerca/conoce/cta/administracion/educacion-continua



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Contenido Temático

Introducción ........................................................................................................................................ 8

Partes principales del programa ................................................................................................... 8

Tipos de punteros ........................................................................................................................... 8

Básico .................................................................................................................................................... 9

Crear libros ....................................................................................................................................... 9

Abrir libros ....................................................................................................................................... 9

Guardar libros .................................................................................................................................. 9

Hojas ................................................................................................................................................... 10

Agregar hojas ................................................................................................................................ 10

Eliminar hojas ................................................................................................................................ 10

Agregar filas ................................................................................................................................... 10

Eliminar filas ................................................................................................................................... 11

Agregar columnas ......................................................................................................................... 11

Eliminar columnas ......................................................................................................................... 11

Agregar celdas .............................................................................................................................. 11

Eliminar celdas ............................................................................................................................... 12

Portapapeles ...................................................................................................................................... 12

Cortar .............................................................................................................................................. 12

Copiar ............................................................................................................................................. 12

Pegar ............................................................................................................................................... 12

Pegar formato ............................................................................................................................... 12

Fuente ................................................................................................................................................. 13

Tipo de fuente ............................................................................................................................... 13

Tamaño de la fuente ..................................................................................................................... 13

Formato de letra: negritas, cursiva, subrayar ............................................................................ 13

Aumento del tamaño de fuente (botón) ................................................................................... 13

Disminución del tamaño de fuente (botón) .............................................................................. 13

Bordes ............................................................................................................................................. 13

Color de relleno............................................................................................................................. 13

Color de la fuente ......................................................................................................................... 13



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Alineación .......................................................................................................................................... 14

Alineación de centrado: superior, medio, inferior en celda .................................................... 14

Alinear a la derecha, centrado, alinear a la izquierda .............................................................. 14

Sangrías .......................................................................................................................................... 14

Orientación .................................................................................................................................... 14

Ajustar texto .................................................................................................................................. 14

Combinar y centrar ....................................................................................................................... 14

Número .............................................................................................................................................. 14

Formatos de números .................................................................................................................. 14

Aumentar y disminuir ceros......................................................................................................... 14

Estilos .................................................................................................................................................. 15

Dar formato como tabla .............................................................................................................. 15

Estilos de celda .............................................................................................................................. 15

Modificar ............................................................................................................................................ 15

Autosuma ....................................................................................................................................... 15

Rellenar........................................................................................................................................... 15

Borrar .............................................................................................................................................. 15

Ordenar y filtrar ............................................................................................................................. 15

Insertar ............................................................................................................................................... 15

Tablas .................................................................................................................................................. 15

Tablas .............................................................................................................................................. 15

Herramientas de tablas ................................................................................................................ 16

Ilustraciones ....................................................................................................................................... 16

Imagen ........................................................................................................................................... 16

Imagen prediseñada. .................................................................................................................... 16

Formas ............................................................................................................................................ 16

SmartArt ......................................................................................................................................... 16

Herramientas de SmartArt ....................................................................................................... 16

Herramientas de imagen ............................................................................................................. 16

Herramientas de dibujo ............................................................................................................... 17

Gráficos .............................................................................................................................................. 17

Conocer tipos de gráficos ............................................................................................................ 17



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Herramientas de gráficos ............................................................................................................. 17

Vínculos .............................................................................................................................................. 18

Texto ............................................................................................................................................... 18

Encabezados y pies de página .................................................................................................... 19

WordArt .......................................................................................................................................... 19

Pagina ................................................................................................................................................. 20

Diseño de página .............................................................................................................................. 20

Temas ................................................................................................................................................. 20

Configuración de página ................................................................................................................. 20

Márgenes ................................................................................................................................... 20

Orientación ................................................................................................................................ 21

Tamaño ....................................................................................................................................... 21

Vista preliminar ................................................................................................................................. 22

Impresión ....................................................................................................................................... 23

Imprimir .......................................................................................................................................... 23

Datos .................................................................................................................................................. 24

Ordenar datos ........................................................................................................................... 24

Filtrar datos ................................................................................................................................ 25

Revisar ................................................................................................................................................ 27

Revisión .......................................................................................................................................... 27

Ortografía: ...................................................................................................................................... 27

Comentarios de celda ...................................................................................................................... 27

Insertar un comentario de celda. ................................................................................................ 28

Otras formas rapidas de insertar comentarios: ........................................................................ 28

Modificar un comentario ............................................................................................................. 29

Borrar un comentario ................................................................................................................... 29

Visualizar todos los comentarios del libro de trabajo ............................................................. 29

Proteger ............................................................................................................................................. 30

Protección de hoja ........................................................................................................................ 30

Protección de libro ....................................................................................................................... 31

Proteger y compartir libro ........................................................................................................... 32

Menú-Vista ........................................................................................................................................ 33



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Formulas ............................................................................................................................................. 33

¿Cómo se estructura una fórmula? ............................................................................................. 33

Jerarquía de los símbolos operacionales ................................................................................... 34

Referencias o rangos absolutos y relativos ............................................................................... 34

¿Cómo usar las funciones? .......................................................................................................... 34

Insertando funciones .................................................................................................................... 35

Funciones ........................................................................................................................................... 37

Funciones matemática y trigonométrica ................................................................................... 37

SUMA .............................................................................................................................................. 37

SUMAR.SI ....................................................................................................................................... 38

PRODUCTO .................................................................................................................................... 38

Funciones estadísticas ...................................................................................................................... 39

PROMEDIO ..................................................................................................................................... 39

PROMEDIO.SI ................................................................................................................................. 39

CONTAR.SI ..................................................................................................................................... 40

MAX ................................................................................................................................................ 40

MIN ................................................................................................................................................. 41

Funciones de fecha y hora ............................................................................................................... 41

HOY ................................................................................................................................................. 41

AHORA ........................................................................................................................................... 42

Funciones lógica ............................................................................................................................... 42

SI...................................................................................................................................................... 42

Funciones de texto ........................................................................................................................... 43

LARGO ............................................................................................................................................ 43

IZQUIERDA ..................................................................................................................................... 43

DERECHA ........................................................................................................................................ 44

CONCATENAR ............................................................................................................................... 44

EXTRAE ........................................................................................................................................... 45

ENCONTRAR .................................................................................................................................. 45

HALLAR ........................................................................................................................................... 46



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Contenido Excel Básico 2007

Introducción

Partes principales del programa

Tipos de punteros En Excel 2007 se manejan diferentes tipos de punteros dentro del libro de trabajo, los cuales permiten realizar tareas múltiples como seleccionar, arrastrar o mover, rellenar, etc., los punteros utilizados son los siguientes:

Puntero para seleccionar una o más celdas, o de toda la hoja. Punteros para seleccionar toda una columna o fila

respectivamente.



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Punteros para modificar el ancho o el alto de columnas y filas respectivamente.

Puntero para desplazar de lugar el contenido de una o varias celdas, o seleccionar objetos.

Puntero para rellenar el contenido de una o varias celdas hacia las demás.

Punteros para ocultar o mostrar columnas y filas respectivamente, o dividir en ventanas la hoja. Punteros para modificar el alto o el ancho de áreas específicas, tales como: el alto de la barra de fórmulas, el ancho del cuadro de nombres, etc. Puntero para seleccionar botones, fichas, herramientas, etc. Puntero que indica que se encuentra sobre un área de escritura.

Básico

Crear libros Para crear un nuevo libro, es de la misma manera que cuando se crea cualquier nuevo archivo en todas las distribuciones de Microsoft, solo hay que seguir esta ruta:

Botón del Office-Nuevo-Documento en Blanco-Crear Y de esta manera se crea un documento nuevo

Abrir libros Para abrir un documento solo hay que seguir la ruta siguiente

Botón del Office-Abrir-Selección de archivo que se desea abrir-Aceptar

Guardar libros Para guardar un libro, es muy similar a guardar cualquier archivo hecho en algún software. Hay varias maneras de hacerlo.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, especificar el Nombre de archivo y haga clic en Guardar.



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2. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar. 3. Presione la combinación de teclas CTRL+G.

Nota: El apartado para especificar el Nombre de archivo es opcional, si no se especifica, se quedará por defecto el nombre que asigna el software: Libro1.

Hojas • Agregar y eliminar hojas, filas, columnas y celdas

Agregar hojas 1. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción

Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar hoja.

También podrá insertar hojas nuevas a través de:

• Método abreviado Mayús + F11 • De clic sobre la última etiqueta denominada Insertar hoja

de cálculo • Seleccione la opción Insertar del menú contextual que aparece al dar clic

derecho sobre alguna de las etiquetas.

Eliminar hojas 1. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción

Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar hoja. También podrá eliminar hojas a través de:

• Seleccionar la opción Eliminar del menú contextual que aparece al dar clic derecho sobre alguna de las etiquetas.

Agregar filas

1. Seleccione cualquier celda o fila a partir de donde desea insertar la nueva fila. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción

Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar filas de hoja.

• También podrá insertar filas haciendo clic derecho sobre el número de fila donde desea insertar la nueva fila, y en el menú contextual seleccione Insertar.



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Eliminar filas 1. Seleccione cualquier celda de la fila o la fila completa que desee eliminar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción

Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar filas de hoja.

• También podrá eliminar filas haciendo clic derecho sobre el número de fila que desea eliminar, y en el menú contextual seleccione Eliminar.

Agregar columnas

1. Seleccione cualquier celda o columna a partir de donde desea insertar la nueva columna.

2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar columnas de hoja.

• También podrá insertar columnas haciendo clic derecho sobre la letra de la

columna donde desea insertar la nueva columna, y en el menú contextual seleccione Insertar.

Eliminar columnas 1. Seleccione cualquier celda de la columna o la columna completa que desee

eliminar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción

Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar columnas de hoja.

• También podrá eliminar columnas haciendo clic derecho sobre la letra de columna que desea eliminar, y en el menú contextual seleccione Eliminar.

Agregar celdas 1. Seleccione cualquier celda a partir de donde desea insertar la nueva celda. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción

Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar celdas. 3. En el cuadro de dialogo Insertar celdas seleccione la opción adecuada para

desplazar la información de la celda en la que se encuentra posicionado.

• También podrá insertar celdas haciendo clic derecho sobre la celda a partir de donde desea insertar la nueva celda, y en el menú contextual seleccione Insertar.



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Eliminar celdas 1. Seleccione la celda o celdas que desee eliminar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción

Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar celdas.

3. En el cuadro de dialogo Eliminar celdas seleccione la opción adecuada para desplazar la información de la celda en la que se encuentra posicionado.

• También podrá eliminar celdas haciendo clic derecho sobre la celda que desea eliminar, y en el menú contextual seleccione Eliminar.

Portapapeles

Cortar Cortar sirve para llevar un una selección de un lugar a otro. Esa opción la encontramos en el cajón de aplicaciones llamada Portapapeles

Copiar Copiar es una herramienta, que su función es la de copiar una selección y guardarla en memoria, para que posteriormente sea usada con la acción de Pegar

Pegar Pegar es la acción que es subsecuente a copiar, solo hay que darle una ubicación y pegar, en el caso de Excel, dentro de la aplicación del Portapapeles, se tiene el pegado especial, que se puede encontrar con el botón en esa parte o con un clic derecho en la ubicación donde se quiera pegar, y se elige la opción de pegado especial.

Pegar formato La herramienta de pegar formato, sirve para poder usar un mismo formato ya puesto en una parte de nuestro documento en otra selección, para evitar el volver a poner todos los cambios a esa selección.



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Fuente

Tipo de fuente El tipo de fuente nos despliega un menú que contiene todas las fuentes con las que cuenta Microsoft, y que pueden ser utilizables.

Tamaño de la fuente El tamaño de fuente, nos sirve para aumentar o disminuir la fuente según las necesidades de cada usuario.

Formato de letra: negritas, cursiva, subrayar

Aumento del tamaño de fuente (botón) Sirve para aumentar de una manera más rápida que con el tamaño de fuente

Disminución del tamaño de fuente (botón) Sirve para disminuir de manera más rápida que con el tamaño de fuente

Bordes En esta parte, ponemos los bordes a una tabla, o un segmento de Excel que queramos delimitar

Color de relleno Pone un color a un conjunto de celdas

Color de la fuente Pone un color de a la fuente elegida

Aquí pone la letra más negra, es para resaltar algún texto

Aquí se pone de manera en cursiva un poco ladeada

En esta parte, se pone un subrayado y hay una pestaña que nos indica que ponemos poner un doble subrayado



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Alineación

Alineación de centrado: superior, medio, inferior en celda En la parte inicial del cajón, se encuentran estos primeros cajones que nos ayudan a centrar de otra manera los textos en una celda

Alinear a la derecha, centrado, alinear a la izquierda Estos son las mismas herramientas que podemos encontrar en cualquier software, que nos dan una alineación a todo nuestro texto o a partes del mismo.

Sangrías Son para dar una jerarquización dentro de nuestro documento

Orientación La orientación nos da ciertos perfiles para da un cambio a nuestro texto que tengamos dentro de una columna.

Ajustar texto El ajuste de texto nos ajusta lo que tengamos dentro de una celda al tamaño de la celda que tenga ya determinado, o al que nosotros le demos a la celda.

Combinar y centrar Combinar y centrar nos ayuda a en un conjunto de celdas, poner un texto y centrarlo, para que de este modo poder dar más presentación.

Número

Formatos de números Los formatos de número sirven para dar un formato sobre todo a los números, para que sea más fácil trabajar con ellos, y lo más importante saber que nos indican esos números.

Aumentar y disminuir ceros Estas herramientas sirven para quitar los ceros o números decimales, y redondea las cifras.



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Estilos

Dar formato como tabla Nos da estilos rápidos, para que podamos dar de manera más fácil un formato a una tabla que no hayamos insertado, o sea, que hayamos hecho manualmente.

Estilos de celda Y esta herramienta hace lo mismo que la anterior, solo que aplicada a celdas.

Modificar

Autosuma Realiza una suma automática en un rango seleccionado.

Rellenar Ayuda a realizar series de números, para algunas aplicaciones.

Borrar Sirve para borrar formatos etc.

Ordenar y filtrar Sirve para poner filtros y ordenar alfabéticamente información.

Insertar

Esta es el otro menú, que es para el insertar todos estos elementos.

Tablas

Tablas Esta herramienta nos da un asistente para insertar ya una tabla de manera determinada por el usuario, sin la necesidad de hacer un previo diseño.



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Herramientas de tablas Las herramientas de tablas, es una cintilla flotante que nos da varias opciones para configurar las tablas desde el diseño, el nombre y otras configuraciones avanzadas.

Ilustraciones

Imagen Aquí nos ayuda a insertar una imagen desde una carpeta, dispositivo extraíble etc., a Excel.

Imagen prediseñada. Inserta una imagen de una galería privada de Microsoft.

Formas Inserta formas que son figuras, en las podemos poner letras, imágenes y se les puede dar un formato.

SmartArt Es una excelente herramienta que nos brinda organizadores gráficos, para poner información de manera resumida y concisa. Cuando tenemos un SmartArt habilitado, se activa una barra de Herramientas de SmartArt.

Herramientas de SmartArt

Herramientas de imagen Cuando tienes una imagen, se activan las Herramientas de Imagen, para poder editar y dar un formato a la imagen.



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Herramientas de dibujo Se activan cuando se inserta una forma.

Gráficos

Conocer tipos de gráficos Esta es la vista del lanzador donde tenemos todas las opciones de las cuales podemos hacer uso para representar nuestra información.

Herramientas de gráficos

Cuando se inserta una imagen, se activan las Herramientas de Gráficos. Las siguientes, son todas las herramientas que se pueden usar para modificar un gráfico, y la información sea más entendible.

• Cambiar tipo de gráfico, abre el cuadro de dialogo Cambiar tipo de gráfico, donde se encuentran todas las categorías y tipos de gráficos para cambiar en tiempo real el gráfico seleccionado.



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• Guardar como plantilla, permite guardar el gráfico insertado como una plantilla para ser utilizado en otros gráficos que se necesiten con las mismas características y propiedades del anterior.

• Cambiar entre filas y columnas, alterna el lugar de donde se toman los valores para las series de datos, de columnas a filas y viceversa.

• Seleccionar datos, abre el cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos donde se puede modificar el rango de datos, agregar, eliminar o editar series, etc.

• Diseños del gráfico, permite seleccionar el diseño adecuado para el gráfico. • Estilos de diseño, permite seleccionar estilos predefinidos de gráficos en los

que se incluyen colores, sombreados, fondos, bordes, etc. • Mover gráfico, alterna la ubicación del gráfico, hacia una hoja nueva o como

objeto dentro alguna de las hojas de cálculo.

Vínculos

• Insertar hipervínculos Cuando se inserta un hipervínculo, que es un link para ir a un lugar en un documento, una página en internet, o a un documento, o a un documento nuevo. Esta es la ventana donde podemos insertar esos links y la encontramos en insertar vínculos.

Texto • Cuadro de texto

Los cuadros de textos, sirven para poder escribir en espacios diseñados por nosotros, a los cuales les podemos poner una forma y un formato.



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Encabezados y pies de página

Se habilitan las Herramientas de encabezados y pies de página, donde se configura lo que puede aparecer en los documentos al momento de imprimir. Todo ya es por medio de botones que inserta lo que tu quieres en el documento.

WordArt

La aplicación de WordArt, es para dar un formato ya predeterminado, a un texto en cualquier parte del libro en Excel.



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Pagina

Diseño de página

Temas Los temas, son para dar una apariencia al entorno de Excel, así como también a la serie de colores con los cuales que se podemos hacer uso para cambiar la apariencia de todo lo que insertemos.

Configuración de página

Márgenes Configuración de página Establecer o cambiar los márgenes de la hoja

1. En la ficha Diseño de página en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de margen que desee. Para seleccionar el ancho de margen más común, haga clic en Normal.



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Haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba los nuevos valores para los márgenes en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho del cuadro de dialogo Configurar página.

Orientación 1. En la ficha Diseño de página en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación.

3. Seleccione la orientación adecuada para la hoja de trabajo, tomando en

cuenta que si manda a imprimir, también así se reflejará en papel.

Tamaño 1. En la ficha Diseño de página en el grupo Configurar página, haga clic en Tamaño.



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2. Seleccione el tamaño adecuado para la hoja de trabajo, basándose en las dimensiones reales del papel a utilizar en caso de imprimir.

En la opción Más tamaños de papel, encontrará otros tamaños no tan comunes que podrá utilizar según sus necesidades.

Vista preliminar La vista preliminar del libro, permite antes de ser impreso en papel ver el diseño y acomodo de la información que posteriormente será impresa, para si fuese necesario realizar las modificaciones pertinentes. Para ello deberá: Manual Básico de Excel 2007 22 1. Ir al Menú Office seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opción Vista preliminar.

Enseguida la información se mostrará en una ventana la cual permitirá realizar algunos cambios o ajustes básicos desde la cinta de opciones Vista preliminar.

• Imprimir (CTRL + P) Abre el cuadro de dialogo Imprimir, para desde ahí mandar una impresión.

• Configurar página Abre el cuadro de dialogo Configurar página.



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• Zoom Amplifica o reduce el tamaño en pantalla de la hoja. • Página siguiente Avanza a la siguiente hoja. • Página anterior Regresa a la hoja anterior. • Mostrar márgenes Muestra u oculta los márgenes de la hoja. • Cerrar vista preliminar Sale de la ventana de la vista preliminar.

Impresión Impresión rápida. 1. Ir al Menú Office seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opción Impresión rápida.

Use esta forma de impresión cuando este seguro de que lo que se imprimirá tenga el acomodo y diseño adecuados y que no necesita realizar ninguna modificación.

Imprimir 1. Ir al Menú Office seleccione directamente la opción Imprimir, o también podrá seleccionar la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opción Imprimir.

2. En el cuadro de dialogo Imprimir, marque o seleccione las opciones adecuadas para obtener la impresión deseada.



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• Nombre: Muestra y permite seleccionar la impresora adecuada para imprimir.

• Intervalo de páginas Indica cuales páginas se imprimirán. • Imprimir Permite seleccionar el modo de impresión de las hojas. • Vista previa Lleva a la vista preliminar del libro. • Propiedades Permite cambiar características específicas de la impresora. • Buscar impresora Permite buscar una impresora en red. • Número de copias Establece el no. de copias que se imprimirán.

Datos Ordenar y filtrar

Ordenar datos También podrá ordenar datos de forma rápida, presionando los botones del grupo de herramientas Ordenar y filtrar, en la ficha Datos.

Sí prefiere personalizar el ordenamiento, entonces presione el botón Ordenar, y lo llevará al cuadro de dialogo Ordenar. El ordenamiento de datos también puede ser aplicado desde los botones de lista desplegable que aparecen al activar la herramienta Filtro.



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Filtrar datos

Filtrar datos es una forma muy común de agrupar, seleccionar o mostrar la información deseada de un conjunto extenso de datos, para ello necesitará: 1. Posiciónese en cualquier celda de la base o tabla de datos que desee filtrar.

2. Presione el botón Filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar, en la ficha Datos

También podrá hacerlo desde la ficha Inicio en el grupo Modificar, de clic en la herramienta Ordenar y filtrar.

En la ventana emergente seleccione Filtro o presione CTRL + Mayús + L, en ese momento aparecerán botones de lista desplegable en cada encabezado de columna de la tabla de datos.

4. Puede aplicar uno o varios filtros presionando sobre los botones de lista desplegable en los encabezados de columna y seleccionando enseguida las opciones adecuadas para realizarlo.



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5. Sí selecciono cualquiera de las opciones para establecer criterios y alcance,

tales como: Es igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que, Entre y Filtro personalizado, mostrará el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado, en el cual solo tendrá que completar los criterios.

Si el filtro se aplica a un texto, entonces las ventanas emergentes se mostraran como sigue:

Cualquiera de las opciones de alcance y criterios aplicadas a un texto, nos llevará al mismo cuadro de dialogo Autofiltro personalizado, en el que solo tendrá que completar los criterios. Cuando un filtro se encuentra aplicado en alguna de las columnas de datos, el botón de lista desplegable de dicho filtro aparece como.



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Para eliminar algún filtro presione nuevamente el botón y escoja en la ventana emergente la opción Borrar filtro de, o también presionando el botón Borrar del grupo de herramientas Ordenar y filtrar, en la ficha Datos

Revisar

Revisión

Nos permite insertar comentarios, modificarlos y nos ofrece las diversas opciones de proteger la hoja y los libros.

Ortografía: Nos permite revisar la ortografía del libro.

1. Basta con dar un clic en el botón “Ortografía” de este menú. 2. Después aparecerá la siguiente ventana.

3. Y nos aparecerán las opciones, de corrección, elegimos la correcta y presionamos el botón “cambiar”, finalmente cerramos la ventana la concluir.

Comentarios de celda



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Insertar un comentario de celda. A las celdas de las hojas se pueden asociar comentarios que ayuden a comprender mejor los datos o formulas incluidos en ellas. Para asociar un comentario a una celda de la hoja hay realizar los pasos siguientes:

1. Sitúese en dicha celda.

2. Despliegue el menú Revisar y seleccione la opción Nuevo Comentario.

Sobre la hoja se visualizara un recuadro de texto como el siguiente:

3. Como se aprecia, en la parte superior del cuadro de texto se visualiza el

nombre del usuario y debajo un cursor parpadeante que invita a introducir el texto comentario.

4. Teclee el texto que desee. Al escribir una línea, el cursor para automáticamente a la siguiente. Para cambiar de párrafo pulse Intro.

5. Para salir del comentario, haga clic en cualquier celda de la hoja. Observe que la celda que tienen un comentario asociado, aparecerá con un pequeño triangulo de color rojo en su esquina superior derecha. Al situar el puntero del ratón sobre ellas se visualizara el comentario con un aspecto como el anterior.

Por último, cabe comentar que al mover o copiar una celda a la que se ha asociado un comentario, también se mueve o copia dicho comentario.

Otras formas rapidas de insertar comentarios: 1.-Posicionarse en la celda deseada y presionar click derecho, enseguida, cuando aparezca el recuadro (llamado menú contextual) presionar la opción insertar comentario.



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2.-Posicionarse en la celda deseada y presionar “Shift+ F2” para introducir un comentario de forma directa.

Modificar un comentario Para modificar un comentario, proceda con los siguientes pasos:

1. Hacer clic sobre la celda que contiene el comentario. 2. Se visualice el menú Revisar y se selecciona la opción Modificar Comentario. 3. En el recuadro del comentario, se puede realizar las modificaciones que se

desee. 4. finalmente, hacer clic en cualquier celda de la hoja.

Borrar un comentario Para borrar un comentario, sigua los siguientes pasos:

1. Hacer clic sobre la celda cuyo comentario se desea borrar. 2. Visualice el menú Revisar y seleccione la opción Borrar Comentario. 3. Otra forma de hacerlo es posicionándose en la celda que contiene el

comentario, hacer clik secundario y seleccionar la opción borrar comentario.

Así como se muestra a continuación:

Visualizar todos los comentarios del libro de trabajo Si en algún momento se desea visualizar todos los comentarios del libro de trabajo, proceda con los siguientes pasos:



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1. Visualice el Menú Revisar y se selecciona la opción Mostrar Todos los Comentarios. Excel visualizara todos los comentarios del libro mediante los botones incluidos en esta Barra de Herramientas se podrá, entre otras cosas, crear nuevos comentarios y modificar los existentes.

2. Para dejar visualizar los comentarios incluidos en esta barra, Visualice de nuevo el menú Revisar y nuevamente se selecciona la opción mostrar todos los comentarios.

Esto se visualizara de la siguiente manera:

Para utilizar comentarios o eliminarlo también puede utilizar el menú contextual que se despliega al pulsar el botón derecho del mouse.

Proteger En Excel la información puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y permite también especificar que celdas serán las que si permitan modificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creación u modificación de hojas, así como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente:

Protección de hoja 1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubíquese en una

de ellas. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.



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3. En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para que la protección solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contraseña para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias según lo que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar.

Cuando intente realizar alguna modificación de las no permitidas en la hoja, Excel mandará el mensaje siguiente:

Protección de libro 1. Abra el libro que desee proteger. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y,

en Restringir edición seleccione la opción Proteger estructura y ventanas.

3. En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias según la protección deseada y, presione Aceptar.

Cuando intente realizar alguna modificación y está, no esté permitida, Excel mostrará el mensaje siguiente:



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Proteger y compartir libro Esta herramienta realiza lo mismo que la herramienta compartir, solo que además permite proteger con una contraseña el control de cambios impidiendo su desactivación. 1. Abra el libro que desee proteger y compartir, esté puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML.

2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro.

3. En la ventana mostrada, marque la casilla Compartir con control de cambios, establezca y confirme una contraseña y, presione Aceptar.

4. Guarde el archivo (libro) en una ubicación de red tal y como lo hizo en el tema Compartir libro, los pasos siguientes después de guardar serán los mismos que en dicho tema.

Cuando alguien intente desproteger el libro compartido este le solicitará la contraseña asignada.



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Menú-Vista Es un menú que nos permite agrandar el tamaño de visualización de la hoja, organizar la venta, inmovilizar paneles, y ejecutar macros.

Es un menú que nos permite agrandar el tamaño de visualización de la hoja, organizar la venta, inmovilizar paneles, y ejecutar macros.

Formulas Las fórmulas dentro de Excel se utilizan para obtener resultados a partir del uso de signos o símbolos universales para realizar operaciones, tales como: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), etc., también podrá utilizar las funciones predefinidas de Excel o las personalizadas por el usuario para estructurar fórmulas que generen resultados.

¿Cómo se estructura una fórmula? Las fórmulas se escriben en las celdas donde se desea tener el resultado de la operación y, sin excepción siempre comienzan por el signo “=” (igual), en seguida se escriben los argumentos de la fórmula, los cuales pueden ser: nombres de funciones (suma), posiciones o rangos de celda (a1, b1:c4), símbolos operacionales (+, -, *, /), símbolos complementarios ( , ; : () ). Ejemplos comunes de fórmulas:

• =SUMA(E7:E8)*F7/A1 • =A1-B1 • =PROMEDIO(B3,B5,B8,B12)+C5 • =B10*5%-C9



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• =E6^3*0.5 • =SUMA(F6,F7)+PRODUCTO(E6,E7)

Jerarquía de los símbolos operacionales Siempre que se estructure una fórmula, será necesario tener en mente que para obtener el resultado que esperamos, necesitamos escribir dicha fórmula basándonos en reglas matemáticas universales, las cuales se emplean según la posición y la importancia del símbolo operacional que se incluya en la fórmula.

Referencias o rangos absolutos y relativos Las referencias o rangos absolutos, son los rangos o celdas que no cambian cuando la fórmula que contienen es copiada y pegada, rellenada, arrastrada, etc., hacia otras celdas de la hoja de cálculo, para utilizar referencias absolutas en forma parcial, será necesario anteponer el símbolo de moneda “$” a la columna o a la fila, en caso de que la referencia absoluta sea completa, entonces se antepondrá el símbolo tanto a la columna como a la fila. Ejemplo: =CONTAR.SI($D$2:$D$7,"Excelente")

Las referencias o rangos relativos, son los rangos o celdas cambiantes cuando la fórmula que contienen es copiada y pegada, rellenada, arrastrada, etc., hacia otras celdas de la hoja de cálculo.

¿Cómo usar las funciones?



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Las funciones pueden utilizarse como elemento único para obtener un resultado, o también como parte de una fórmula más compleja, a su vez, las funciones se subdividen en funciones con argumentos que son la mayoría que contiene Excel y las no tan comunes funciones sin argumentos. Las funciones pueden escribirse anteponiendo el signo “=” (igual), seguido del nombre de la función, posteriormente se abren paréntesis “(“, dentro se escriben los argumentos y por último se cierra el paréntesis “)”, si la función es sin argumentos, entonces solo se abrirán y se cerraran los paréntesis “()”. Ejemplo: Funciones con argumentos =suma(A1:B5) Funciones sin argumentos =hoy() En Excel 2007 al escribir una función única o como parte de una fórmula, se obtiene ayuda interactiva de manera automática, facilitando la escritura de la misma, por ejemplo, al escribir en una celda =s, se obtienen todas las funciones que comienzan con la letra “s”, de donde podremos ver el significado o uso de dicha función:

Sí se escribe por completo el nombre de la función y el símbolo paréntesis de apertura “(“, se obtiene la ayuda para completar la función, por ejemplo, =suma(

Insertando funciones 1. Tiene la posibilidad de insertar una función en lugar de escribirla por

completo, realizando lo siguiente: 2. Posiciónese en la celda donde desea insertar la función y en la ficha

Fórmulas vaya al grupo Biblioteca de funciones y escoja la categoría de la función que dese insertar.

3. Dentro de la categoría seleccionada escoja la función que desee insertar.



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4. En el cuadro de dialogo Argumentos de función, escriba los argumentos necesarios para completar la función y presione aceptar.

Cabe mencionar que en el cuadro de dialogo anterior, se muestra ayuda simple sobre la función y los argumentos, pero sí fuese necesario obtener una ayuda más completa sobre el uso de la función presione sobre el vínculo inferior izquierdo, Ayuda sobre esta función. También podrá insertar funciones de la siguiente manera: 1. Posiciónese en la celda donde desea insertar la función y en la ficha Fórmulas vaya al grupo Biblioteca de funciones, y presione el botón Insertar función o las teclas Mayús + F3.

2. En el cuadro de dialogo Insertar función, seleccione la categoría de la función y en el listado inferior escoja la función a utilizar, y presione aceptar.



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3. En el cuadro de dialogo Argumentos de función, escriba los argumentos necesarios para completar la función y presione aceptar.

Sí la función seleccionada no necesita argumentos, entonces el cuadro de dialogo Argumentos de Función, advertirá con dicho mensaje y se mostrará como sigue:

Funciones

Funciones matemática y trigonométrica

SUMA Suma todos los números de un rango. Sintaxis: =SUMA(número1,número2, ...) NOTA Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.



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Ejemplo: =SUMA(A1,A2,A3,A4,10)

SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar, debe escribirse entrecomillado “”. Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Ejemplo: =SUMAR.SI(A1:A4,">=20",C1:C4)

PRODUCTO Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. Sintaxis: =PRODUCTO(número1;número2; ...) Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos que desea multiplicar. Ejemplos: =PRODUCTO(A1,A2,A3,A4)



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Funciones estadísticas

PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis: =PROMEDIO(número1;número2; ...) Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos que desea promediar. Ejemplos: =PROMEDIO(A1,A2,A3,A4)

PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados. Sintaxis: =PROMEDIO.SI(rango,criterio,rango_promedio) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a promediar, debe escribirse entrecomillado “”. Rango_promedio son las celdas que se van a promediar. Ejemplo:



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=PROMEDIO.SI(A1:A4,">=20",C1:C4)

CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Ejemplo: =CONTAR.SI(D2:D7,"Bien")

MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(número1,número2, ...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.



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Ejemplo: =MAX(A1,A2,A3,A4)

MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(número1,número2, ...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor mínimo. Ejemplo: =MIN(A1,A2,A3,A4)

Funciones de fecha y hora

HOY Devuelve el número de serie de la fecha actual del sistema. Sintaxis: =HOY( ) Está función no lleva argumentos, ya que la fecha es tomada del sistema y solo necesitará dar el formato adecuado para la fecha. Ejemplo: =HOY()



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AHORA Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis:

=AHORA( )

Está función no lleva argumentos, ya que la fecha y hora son tomadas del sistema y solo necesitará dar el formato adecuado para la fecha y hora. Ejemplo: =AHORA()

Funciones lógica

SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Está función puede utilizarse de forma simple o de forma anidada. Sintaxis de la función SI simple: =SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.



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Ejemplo: =SI(B7>=6,"Aprobado","Reprobado")

Funciones de texto

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. Sintaxis: =LARGO(texto) Texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres. Ejemplo: =LARGO(B1)

IZQUIERDA Devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especifique el usuario. Sintaxis: =IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres) Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Núm_de_caracteres Específica el número de caracteres que se desea extraer. Ejemplo: =IZQUIERDA(B1,5)



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DERECHA Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especifique el usuario. Sintaxis: =DERECHA(texto,núm_de_caracteres) Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Núm_de_caracteres Específica el número de caracteres que se desea extraer. Ejemplo: =DERECHA(B1,4)

CONCATENAR Concatena dos o más cadenas en una cadena de texto. Sintaxis: =CONCATENAR (texto1,texto2, ...) Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números, referencias a celdas únicas, fórmulas o funciones. También puede utilizar el símbolo “&” en lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo =A1&B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1,B1). Ejemplo: =CONCATENAR(B2, " obtuvó un resultado de ",BUSCARV(B1,Hoja2!A2:D7,4))

=B2&" obtuvó un resultado de "&BUSCARV(B1,Hoja2!A2:D7,4)



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EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique. Sintaxis: =EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Posición_inicial Posición del primer carácter que se desea extraer del texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1, y así sucesivamente. Núm_de_caracteres Específica el número de caracteres que se desea que EXTRAE devuelva del argumento texto. Ejemplo: =EXTRAE(B1,16,4)

ENCONTRAR Busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena y devuelve el número de la posición inicial de la primera cadena de texto a partir del primer carácter de la segunda cadena de texto. Sintaxis: =ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.



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Núm_inicial especifica el carácter a partir del cual comenzará la búsqueda. El primer carácter de dentro_del_texto es el carácter número 1. Si omite núm_inicial, se supone que es 1. Use la función ENCONTRAR cuando desee distinguir mayúsculas de minúsculas, así una letra “A” diferirá de una letra “a” al momento de la búsqueda, esta distinción no sucede si utiliza la función HALLAR. Ejemplo: =ENCONTRAR(“C”,B1)

HALLAR Busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena de texto y devuelve el número de la posición inicial de la primera cadena de texto desde el primer carácter de la segunda cadena de texto. Sintaxis: =HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Dentro_del_texto es el texto en el que desea encontrar texto_buscado. Núm_inicial es el número de carácter en dentro_del_texto donde desea iniciar la búsqueda. Ejemplo: =HALLAR("c",B1)

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