funções administrativas

Secretaria de Planejamento

Reitoria

AS FUNES ADMINISTRATIVASProfessor Djair Picchiai

Campus So Paulo Maro 2010


Reitoria

AS FUNES ADMINISTRATIVAS

Todo diretor, gerente, chefe e encarregado exercem estas sete funes administrativas, a saber:Planejar Comandar Organizar Coordenar Avaliar Supervisionar ControlarPLANEJAR CONTROLAR ADMINISTRAR ORGANIZAR SUPERVISIONAR AVALIAR COORDENAR COMANDAR

O conjunto dessas funes e suas interaes constituem o conceito de administrao.Professor Djair Picchiai Maro 2010


Reitoria

PLANEJAR a funo administrativa em que se estima os meios que possibilitaro realizar os objetivos (prever), a fim de poder tomar decises acertadas, com antecipao, de modo que sejam evitados entraves ou interrupes nos processos organizacionais. tambm uma forma de se evitar a improvisao. Nesta funo, o gerente especifica e seleciona os objetivos a serem alcanados e como fazer para alcan-los. Exemplos: o chefe de seo dimensiona os recursos necessrios (materiais, humanos, etc.), em face dos objetivos e metas a serem atingidos; a montagem de um plano de ao para recuperao de uma rea avariada.

Professor Djair Picchiai Maro 2010


Reitoria

PLANEJARPlanejamento: funciona como a primeira funo administradora, pois serve de base para as demais. uma reflexo que antecede a ao; um processo permanente e contnuo; sempre voltado para o futuro; uma relao entre as coisas a fazer e o tempo disponvel para tanto; mais uma questo de comportamento e atitude da administrao do que propriamente um elenco de planos e programas de ao; a busca da racionalidade nas tomadas de decises; um curso de ao escolhido entre vrias alternativas de caminhos potenciais; interativo, pois pressupe avanos e recuos, alteraes e modificaes em funo de eventos novos ocorridos no ambiente externo e interno da empresa. O planejamento um processo essencialmente participativo, e todos os funcionrios que so objetos do processo devem participar. Para realizar o planejamento, a empresa deve saber onde est agora (presente) e onde pretende chegar (futuro). Para isso, deve dividir o planejamento em cinco fases seqenciais a saber: Estabelecimento de objetivos e meios para alcan-los; Tomada de decises a respeito das aes futuras; Elaborao de planos de ao; Ao empresarial: execuo; Controle e avaliao dos resultados. Exemplos de instrumentos de planejamento: oramento, cronograma, desenho de processo, etc.



Reitoria

COMANDAR a funo administrativa que consiste basicamente em: Decidir a respeito de que (como, onde, quando, com que, com quem) fazer, tendo em vista determinados objetivos a serem conseguidos. Determinar as pessoas, as tarefas que tem que executar.

fundamental para quem comanda desfrutar de certo poder:Poder de deciso. Poder de determinao de tarefas a outras pessoas. Poder de delegar a possibilidade de conferir a outro parte do prprio poder. Poder de propor sanes queles que cumpriram ou no as determinaes feitas. A funo de comando muito mais participativa no hospital, dada a complexidade de suas atividades. O comando de vrias especialidades exige uma maior participao dos funcionrios. Instrumento de comando: escala de trabalho dos profissionais em plantes e folgas.Professor Djair Picchiai Maro 2010


Reitoria

ORGANIZAR a funo administrativa que visa dispor adequadamente os diferentes elementos (materiais, humanos, processos, etc.) que compem (ou vierem a compor) a organizao, com o objetivo de aumentar a sua eficincia, eficcia e efetividade. constituir o duplo mecanismo, material e social do hospital. Organizao Estrutural a definio de estrutura bsica, a partir da qual tudo o mais se organiza: pessoal, material, etc. aquela que define as unidades e os cargos que constituem (ou constituiro) o hospital (e pelas quais se distribuem os recursos), caracterizados segundo: - os nveis hierrquicos que tem; - as funes bsicas que sero desenvolvidas. Os desenhos de processos so formas de organizao racional e seqencial das atividades (tarefas, passos) de um servio do hospital. O fluxograma a representao grfica de um desenho de processo. Instrumentos de organizao: organograma, manuais de organizao, manuais de servios, etc.



Reitoria

ORGANIZAO ESTRUTURALUnidade deliberativa DIRETOR

Unidade administrativa SECRETRIA

Unidade assessora ASSISTENTE

Unidade executiva TCNICO



Reitoria

COORDENAR a funo administrativa que visa ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforos coletivos atravs da qual se estabelece, dentro do hospital, um conjunto de medidas, que tem por objetivo harmonizar recursos e processos. Dois tipos de Coordenao: Vertical/Hierrquico: aquela que se faz com as pessoas sempre dentro de uma rigorosa observncia das linhas de comando (ou escales hierrquicos estabelecidos). Horizontal: aquela que se estabelece entre as outras pessoas sem observncia dos nveis hierrquicos dessas mesmas pessoas. Essa coordenao possibilita a comunicao entre as pessoas de vrios departamentos e de diferentes nveis hierrquicos. Risco Bsico: Desmoralizao ou destruio das linhas de comando ou hierarquia do hospital. Exemplos: coordenao de um simpsio e coordenao de um grupo de trabalho, etc.Professor Djair Picchiai Maro 2010


Reitoria

AVALIAR a funo administrativa atravs da qual se procura verificar e analisar se o determinado ou o estabelecido atingiu os objetivos esperados. So mecanismos atravs dos quais se torna possvel corrigir as decises das pessoas que determinam ou estabelecem o que deve ser feito. Tem, portanto, um propsito bem diferente da funo de controle, a qual visa diretamente corrigir as pessoas que devem cumprir o determinado. A avaliao interessa, fundamentalmente, para corrigir os objetivos fixados e/ou os procedimentos que levam a fixao errada de objetivos. Exemplos: avaliao de desempenho de pessoas; avaliao de resultados das unidades; etc. Instrumento de avaliao: questionrio de avaliao dos servios prestados pelo cliente.



Reitoria

SUPERVISIONAR a funo administrativa que consiste, basicamente, em motivar (sensibilizar) e orientar pessoas a desenvolver suas atividades dentro de determinadas normas, julgadas as melhores, para alcanar os objetivos do hospital. No confundir Superviso com Treinamento ou Educao em Servio ou procedimentos meramente estimulativos, decorrentes do mando e da coordenao.

Observaes importantes: Para um pessoal mais diferenciado tcnica e culturalmente, a superviso mais espordica do que para o pessoal menos diferenciado. No h possibilidade de se desenvolver medidas de superviso, se no houver o estabelecimento de normas tcnicas (formas padronizadas de execuo) para a execuo de atividades dentro do hospital. Elas exigem de quem exerce a superviso muita autoridade tcnica. As medidas de superviso implicam a necessidade prvia de se fazer uma avaliao dos servios e seus recursos, a fim de que a superviso se fundamente em possibilidades reais. O supervisor no deve estar na linha de comando. Evitando que o supervisor se torne um fiscal, uma autoridade que imponha suas idias e que pode propor sanes.

Exemplos: superviso de linha de produo, de prestao de servios, etc.Professor Djair Picchiai Maro 2010


Reitoria

CONTROLAREsta funo se aplica tanto a coisas quanto a pessoas. Para que a funo de controle possa efetivamente se processar e aumentar a eficincia do trabalho no hospital, fundamental que o estabelecido ou determinado esteja perfeito, claramente explicado. O que perturba o bom entendimento no so regras do jogo muito exigentes, mas sim regras esclarecidas aps o jogo iniciado. a funo administrativa atravs da qual se verifica se o que foi estabelecido ou determinado foi cumprido (sem entrar especificamente no mrito se deu ou no bons resultados). Exemplos: controle de ponto, controle de estoques, controle oramentrio, etc.



Reitoria

CONTROLARUm sistema de controle deve ter: um objetivo, um padro, uma linha de atuao, uma norma, uma regra decisorial, . . um critrio, uma unidade de medida; um meio de medir a atividade desenvolvida; um procedimento para comparar tal atividade com o critrio fixado;

algum mecanismo que corrija a atividade com o critrio fixado.O processo de controle realizado em quatro fases a saber: a) estabelecimento de padres ou critrios;

b) observao do desempenho;c) comparao do desempenho com o padro estabelecido; d) ao para corrigir o desvio entre o desempenho atual e o desempenho esperado.


funções administrativas

Documents