excel 2003 osnovne tehnike

S

P

E

C

I

J

A

L

N

I

D

O

D

A

T

A

K

#109mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003Osnovne tehnike

Dragan Grbi

PC SPECIJALNI DODATAK

2

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike

opularnost programa Microsoft Excel zasnovana je na veoma prihvatljivom konceptu na kome poivaju programi za rad sa unakrsnim tabelama (engl. spreadsheet), iji je Excel predstavnik. Ova klasa programa predstavlja izvrstan spoj stroge strukture i velike slobode. Uz malo potovanja osnovnih pravila unosa, svaki korisnik veoma brzo e napraviti tabelu, listu ili obrazac koji odgovara realnim potrebama posla kojim se bavi. Kada jednom postignete prepoznatljivi oblik sadraja, a zatim formirate razne veze u proraunu, preostaje samo da se usredsredite na tanost pri unosu, preputajui programu najdosadniji deo posla oko izraunavanja i prikazivanja rezultata. Brojne su situacije u kojima Microsoft Office Excel 2003 moe celishodno da poslui: svaki posao u kome se javlja obrada i povezivanje numerikih podataka, bilo da je to praenje prometa u magacinu, analiza prodaje ili neki sloeni inenjerski proraun, moe biti pretoen na radne listove i iskazan u obliku tabela, lista, formula, grafikona i drugih struktura u Excel-u. Iako su naela rada u Excel-u jednostavna, poeljno je da prihvatite niz preporuka koje e vam olakati korienje i lake vas dovoditi do rezultata. Najpre savladajte principe organizacije podataka, otkrijte mogunosti ureenja sadraja i nauite da prepoznate tipove podataka. Dobro savladajte poetne odeljke, a posebno adresiranje elija i opsega, izraze i funkcije. Nakon to-

P

ga, ostali postupci u naprednoj obradi podataka nee vam predstavljati problem. Nemojte se optereivati svim opcijama koje vidite u nekoj operaciji ili sloenom dijalogu: podrazumevani izbor je najee dobar, a vremenom i iskustvom otkriete vie. Ovaj prirunik je zamiljen kao deo serijala o osnovnim programima sistema Microsoft Oce 2003, koji je poeo oktobra 2004, objavljivanjem prirunika Sistem Microsoft Oce 2003: instalacija, dokumenti, struktura, u PC #104. Poeljno je da imate uz sebe taj prirunik dok budete itali ovo tivo, jer e vam vie puta biti preporueno da pogledate neke navode u njemu. Priu o programu Microsoft Oce Excel 2003 podelili smo na dva dela: u ovom delu bavimo se osnovnim principima i tehnikama rada u programu, dok e sledei prirunik pokriti teme koje ine Excel naprednom i ponekad nezamenljivom alatkom u vaoj kancelariji. Obratite panju na to da ovaj prirunik, kao i svi ostali u serijalu, prati radnu povrinu na engleskom jeziku, iako postoji lokalizovana verzija Oce-a 2003 koja radi na srpskom jeziku (i to na oba pisma). Takvu odluku smo doneli da bismo udovoljili onim korisnicima koji se dre starih navika. U neku ruku, ovo izdanje je pandan knjigama Sistem Microsoft Oce 2003 na srpskom, koju smo objavili u aprilu 2004, i PC 2005 iz februara 2005. Ukoliko koristite lokalizovani Oce 2003, te knjige moete naruiti posredstvom nae Redakcije. PC

mart 2005.

3


Prvi koraci u Excel-uko se prvi put sreete sa unakrsnim tabelama, moda e vas zbuniti prazna mrea sa mnogo polja u kojima ne znate kako da ponete svoj rad. Ipak, sve je mnogo jednostavnije nego to vam se u prvi mah moe uiniti. Hajde da najpre savladamo osnovne elemente na radnoj povrini, usvajajui pojmove koje emo stalno ponavljati i da otkrijemo njihovo znaenje.

A

Radna povrina programaExcel datoteka je organizovana u vidu radne sveske (workbook) koja je organizovana kao skup radnih listova (worksheets). Radni listovi su jednoznano imenovani. Kada se otvori nova radna sveska, ona podrazumevano ima tri radna lista, to moete promeniti: dozvoljeno je da dodajete i briete radne listove, prilagoavajui radnu svesku potrebama posla. Maksimalni broj radnih listova je ogranien jedino memorijom raunara, a korisnik ih moe po nahoenju dodavati ili uklanjati, menjati im ime i poloaj u odnosu na druge listove. Radni list u Excel-u je povrina izdeljena na 256 kolona (zaglavlje oznaeno slovima) i 65.536 redova (zaglavlje sa brojevima). Jedinini element radnog lista se zove elija. Svaka elija ima svoju adresu, tj. koordinate prema koloni, redu i pripadnosti radnom listu; adresa elije je jednoznana u celoj radnoj sves-

ci. U eliju se moe uneti razliit sadraj. To moe biti obian tekst ili broj koji se ispisuje sa ili bez decimala, novani iznos sa oznakom valute, datum u odreenoj notaciji, itd. Posebni oblik sadraja je izraz ili funkcija kojom se izraunava neki rezultat. eliji ili njenom sadraju moete menjati razna svojstva alatkama za oblikovanje, ali moete upravljati i njenim ponaanjem (vidljivost, pravilo valjanosti, pravo promene, itd.). Kao i ostali Oce programi, i Excel sadri iste standardne elemente radne povrine: podrazumevani meni i dve trake sa standardnim i alatkama za oblikovanje; klasini klizai, itd. Statusna traka povremeno pokazuje razne korisne informacije; napomena Ready znai da je program pripravan da primi sadraje ili komande, a povremeno ete tu zaticati neke druge napomene. Okna zadataka imaju aktivnu ulogu u mnogim poslovima i pojavljuju se po potrebi. Izmeu zone trake komandi i povrine radnog lista, nalazi se posebna traka sa tri podruja: na levoj strani je okvir za ime u kome se vidi adresa ili neki drugi sadraj; desno od njega je taster sa matematikim simbolom za funkciju, koje slui za pokretanje reima za unos Excel-ovih funkcija; u toku unosa sadraja, ovde se pojavljuju i dva tastera za potvrdu i otkazivanje unosa. Dugo belo polje je tzv. Formula Bar, linija za unos sadraja; iako se u Excel-u sadraj najee unosi direktno u eliju na radnom listu, ova linija ima neke korisne primene u radu sa formulama, o emu emo govoriti kasnije. Osim klasinih klizaa, Excel ima posebno podruje za navigaciju: to su kartice ili jezici radnih listova, koji se nalaze neposredno ispod povrine radnog lista. Klikom na bilo koji od jeziaka, aktivira se radni list oznaen njime. Ako elite da poveate vidljivo podruje jeziaka radnih listova na utrb vodoravnog klizaa, povucite miem udesno debelu liniju koja se nalazi izmeu jeziaka i klizaa. Tasteri za pomonu navigaciju meu jezicima, koja se nalaze levo od njih, od koristi su ako imate mnogo radnih listova, pa se svi

4

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike jezici ne mogu videti odjednom. Moe pomoi i desni klik na te tastere: pojavie se kontekstni meni koji sadri imena radnih listova; ako njih ima vie od esnaest, kliknite na stavku More Sheets, pa ete dobiti celokupan spisak u dijalogu Activate. Istovremeni rad sa vie dokumenata u Excel-u uobiajen je kao i u veini drugih Windows programa: sve radne sveske e se otvoriti u posebnim prozorima dokumenta u okviru glavnog prozora programa; ovde neete videti efekat celih pojedinanih prozora, kao u Word-u. Izmeu vie otvorenih promoete premestiti podelu na eljeno mesto. Drugi nain podele prozora je da uhvatite oznaiva za podelu kratku debelu liniju iznad vertikalnog klizaa ili njen par desno od horizontalnog klizaa prozora i vukui ga nadole (ulevo) podelite radni list na dva ili etiri segmenta. Kliknite zatim na, recimo, levi gornji segment i pomerajte se po njemu strelicama: pri vertikalnom kretanju mirovae redovi u donjim segmentima, a pri horizontalnom miruju kolone u desnim segmentima. Kuda god da pomerate sadraj radnog lista, vidljivi delovi e uz sebe uvek imati svo-

zora moete se kretati preicama Ctrl+Tab i Ctrl+F6 ili izborom jednog od naslovljenih dokumenata u dnu menija Window. Za slaganje vie otvorenih radnih svezaka u radnom prostoru moete upotrebiti komandu Window / Arrange, gde ete izabrati jednu od varijanti slaganja. Posebno znaenje u Excel-u ima komanda Window / Hide koja skriva trenutnu radnu svesku dok ona ostaje otvorena; komandom Window / Unhide dobiete dijalog sa listom sakrivenih radnih svezaka, meu kojima birate eljenu i potvrujete njenu ponovnu vidljivost. Sakrivanje prozora je praktino kada korisnik otvori vie datoteka, a neke od njih imaju posebnu namenu koja zahteva neto vei stepen zatite. Ukoliko elite da istovremeno vidite podruja istog radnog lista koja su meusobno moda vrlo udaljena, jedan nain je da otvorite novi prozor iste radne sveske (Window / New Window), pa da ih rasporedite. Ali, ekasnije je da primenite komandu Window / Split, koja e postaviti granine linije na sredinu radnog lista, tako da se vide etiri segmenta. Hvatajui presek ovih linija ili neku od njih miem,

ja zaglavlja redova i kolona. Segmente ete ukloniti komandom Window / Remove Split ili povlaenjem linija podele na ivice radnog lista. Ako radite sa velikom tabelom iji sadraj ne moete da vidite u celosti na ekranu, moete zamrznuti deo radnog lista, tako da pri kretanju to podruje ostane nepokretno i uvek vidljivo; to ete, recimo, koristiti da bistre spreili opisna zaglavlja tabele da pobegnu iz vidljivog podruja. Da biste to postigli, postavite se u eliju koja e biti prva pokretna: redovi iznad nje i kolone levo od nje e se zamrznuti; pozovite komandu Window / Freeze Panes i primetiete da su se pojavile dve jae linije koje obeleavaju zamrznutu zonu. Uvek moete prei i u zamrznuti deo lista, pa tamo upisivati ili ispravljati sadraje: kliknite miem na eljenu eliju ili strelicama prosto preite granicu. Zamrznuti deo ete osloboditi komandom Window / Unfreeze Panes. Pomenimo i jednu opciju udobnosti u dijalozima u Excel-u. Naime, desie vam se da u toku popune nekog dijaloga treba da upiete tanu referencu (uskoro ete saznati ta je referenca). Da ne biste PC

mart 2005.

5

PC SPECIJALNI DODATAK morali da pamtite i piete napamet, moete privremeno skupiti ceo dijalog tako da se vidi samo aktivno polje za unos; tome slui taster na desnoj strani svakog takvog polja u dijalozima. Kada samete dijalog, lake ete obeleiti miem potrebnu referencu; kada zavrite to obeleavanje, ponovnim klikom na taster na desnoj strani razviete dijalog do pune vidljivosti. Moe i drugaije: ako krenete da povlaite miem da biste obeleili opseg, dijalog e se sam skupiti samo do polja za unos sve dok ne zavrite povlaenje, kad e se opet videti ceo. su naglaena pastelnom bojom. Prilikom prvog otvaranja novog radnog lista, uvek je aktivna elija A1. Poslednja aktivna elija ostaje upamena prilikom promene radnog lista, pa i prilikom uvanja i zatvaranja radne sveske. Svaki radni list u radnoj svesci ima jednoznano ime, koje se vidi na jeziku u dnu prozora. Na poetku, radni listovi se zovu Sheet1, Sheet2 i Sheet3. Duplim klikom mia na jeziak, aktiviraete reim za promenu imena radnog lista, to je u veini sluajeva i dobro da uinite. Ime moe da se sastoji od alfanumerikih i nekih specijalnih znakova, a dozvoljeni su i razmaci; maksimalna duina imena radnog lista je 31 znak. Svaki radni list ima istu emu adresa elija i zato postoji nain da se adresa elije uini jednoznanom u celoj radnoj svesci; to je potrebno da biste mogli da koristite elije iz vie radnih listova u jednoj operaciji; ali, o tome malo kasnije.

Adresa elije i ime radnog listaKada koristite sadraj nekih elija u formuli, funkciji ili operaciji, tada, zapravo, prozivate (referencirate) adresu jedne ili vie elija. Ovo je osnovno pravilo Excel-a i prvi korak koji kao korisnik treba da savladate: sve vreme dok budete radili u programu, pratie vas taj princip rada. Radni list zauzima najvei deo radne povrine i na njemu se odvijaju skoro sve aktivnosti u Excel-u. Opseg veliine 65.536256 elija je podrazumevano prikazan pomou koordinatnih linija mree (gridlines) koje olakavaju navigaciju kroz radni list; linije mree moete iskljuiti opcijom na kartici View u dijalogu Tools / Options. Iznad aktivne povrine vidite zaglavlja kolona, oznaena slovima A-Z, zatim AA-AZ, BA-BZ, ...IA-IV; na levoj strani vidite zaglavlja redova, oznaena rednim brojevima od 1 do 65536. Adresa svake elije denisana je presekom reda i kolone, na primer: A1, C12, AG92... Prilikom upisa adrese elije u formulu, svejedno je da li kucate velika ili mala slova, a Excel e ih uvek prevesti u velika. Jedna elija uvek ima podebljane ivice, a klikom mia na neku drugu eliju ili odvoenjem strelicama na tastaturi dobija ih druga elija. Ovo podebljanje je obeleje aktivne elije: izuzimajui neke retke prilike, jedna elija radnog lista je uvek aktivna. U normalnom radu, svaka akcija korisnika se odnosi na aktivnu eliju: unos sadraja, promena oblika, kopiranje sadraja, itd. Adresu aktivne elije u toku rada moete videti u okviru za ime, a odgovarajua zaglavlja reda i kolone

Ureenje elijaSadraj na radnom listu ete najee unositi direktno, postavljajui se na eliju u koju elite da ga unesete. Drugi nain je uz pomo linije za unos: kada aktivirate eljenu eliju, kliknite miem na liniju za ureivanje i ponite sa unosom. Uneti sadraj se moe potvrditi na vie naina: pritiskom na Enter, kada se aktivira elija ispod one koja je primila unos; pritiskom na Tab, kada se aktivira elija udesno; klikom mia na bilo koju drugu eliju, koja se odmah aktivira; i konano, klikom mia na kontrolni taster za potvrdu, kada ista elija ostaje aktivna. Od unosa moete trenutno odustati pritiskom na taster Esc ili klikom na crveni kontrolni taster za otkazivanje. Ranije uneti sadraj moete menjati na tri naina: pritiskom na F2 ulazite u reim ureivanja i tada pratite ili postavljajte pokaziva za unos na tano mesto; pokaziva unosa pomerajte strelicama. Drugi nain je da klikom mia uete na liniju za unos, a zatim na isti nain menjajte sadraj. Konano, moete samo prekucati sadraj novim, ali u radu treba da pripazite da tako ne prebriete neke korisne sadraje.

6

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike Uvek moete menjati oblik, veliinu i boju fonta, boju i teksturu podloge elije, postavljati razne linije, poravnavati sadraj na razne naine, menjati ugao ispisa itd. Obratite panju: ovde pominjemo oblikovanje izgleda, a ne sadraja elije, jer ono zavisi od tipa podatka i ima funkcionalnu vanost; to objanjavamo kasnije, kada budemo opisali tipove podataka. Komande grupe Format Cells, u ijem dijalogu se nalaze sve opcije oblikovanja ispisa i sadraja, moete pozvati na nekoliko naina: preicom Ctrl+1, komandom menija Format / Cells ili pomou kontekstnog menija nad elijom; konano, u traci sa alatkama Formatting nalaze se najvanije komande za ureenje elije. Sada emo samo pomenuti, a kasnije ozbiljnije opisati opsege elija - vie elija koje moete obeleiti vukui miem ili drei Shift dok pomerate strelice na tastaturi; nesusedne elije ete oznaiti uzastopnim klikovima miem dok budete drali pritisnut

taster Ctrl. Sve operacije koje budemo opisali moete izvesti i nad svim elijama odjednom: ako kliknete na taster koji se nalazi u levom gornjem uglu radnog lista, na preseku zaglavlja redova i kolona, obeleiete ceo radni list i sve elije e initi jedan aktivni opseg. Zasad je dovoljno da znate da svako svojstvo oblikovanja moete primeniti odjednom nad opsegom jednako kao nad pojedinanom elijom. Kontrole ispisa u nekom fontu u odreenoj veliini, obliku i boji nee vam zadati problem, poto su skoro iste kao i u drugim Oce programima. Samo skreemo panju na to da moete sami denisa-

ti podrazumevani font u radnim sveskama: otvorite dijalog Tools / Options, pa na kartici General u polju Standard font odaberite eljeni slovni oblik, a u susednom polju veliinu ispisa; da bi promene bile aktivirane, moraete ponovo pokrenuti Excel. Pozadina elije se moe urediti promenom boje i are. Na listu Patterns dijaloga Format Cells moete odabrati boju, a dodatno i oblik i boju teksture; u traci alatki Formatting moete birati samo boju pozadine. Pomone linije (gridlines) slue samo za laku orijentaciju na radnom listu; ali, ako elite da oblikujete lepo ureenu tabelu sa ivinim i pomonim linijama, to moete uiniti na kartici Border u dijalogu za oblikovanje elije. Na raspolaganju su mnogobrojne opcije; osim ivinih, na raspolaganju su ak i dijagonalne linije koje presecaju eliju. Linije se postavljaju tako to se nakon izbora atributa miem oznai mesto gde linija treba da se pojavi. Skraeni oblik alatki za crtanje postoji u traci Formatting; ovde ete zatei i komandu Draw Borders, kojom ete otvoriti novu traku sa alatkama za crtanje ivinih linija olovkom i brisanje gumicom, uz dodatni izbor oblika i boje ivice. Kada budemo govorili o tipovima podataka, videete da svaki tip ima oekivano poravnanje u eliji (npr. tekst se poravnava ulevo, a broj udesno). To se nekom opsegu moe menjati runo, ako za tim ima potrebe: najlake je da to uinite komandnim tasterima za poravnanje u traci Formatting. Pored ta tri osnovna tastera, uz njih se nalazi i taster Merge and PC

mart 2005.

7

PC SPECIJALNI DODATAK Center: re je o opciji koja je prikladna za centriranje naslova ili drugih posebnih sadraja. Kada upiete neki sadraj, odaberite sve elije preko kojih on treba da se prui. Izborom komande Merge and Center, sve elije e biti spojene u jednu posebnu eliju, a tekst e biti centriran u njoj. Povezane elije se adresiraju prema adresi gornje leve elije. Na kartici Alignment dijaloga za oblikovanje elije nalaze se i neke posebne komande za poravnanje. Uoite opciju Indent, koja uvlai sadraj elije za navedeni broj znakova udesno. Jedna posebna opcija horizontalnog poravnanja slui, zapravo, za posebnu interpretaciju sadraja: ako u eliju unesete samo jedan znak, pa ovde odaberete opciju Fill, elija e se cela popuniti tim znakom, bez obzira na veliinu fonta ili druge dimenzije. Osim horizontalnog, mogue je ostvariti i vertikalno poravnanje sadraja u eliji, to je korisno ako poveate visinu reda. Tekst ima pet opcija vertikalnog poravnanja. Ako je uneti tekst preirok za eliju, prei e desnu ivicu elije. Ako u desnoj susednoj eliji postoji sadraj, tekst u aktivnoj e biti podvuen pod nju. Da biste to izbegli, moete ukljuiti opciju Wrap text, nakon koje e tekst potovati desnu ivicu elije, a pruati se u vie redova. Slian efekat e proizvesti opcija Shrink to t: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font e biti umanjen tako da moe da stane u jedan red unutar granica elije; pripazite da font ne bude previe smanjen. Grupa komandi Orientation denie poloaj i ugao sadraja u eliji. Ovako moete postii zanimljive efekte u zaglavljima tabele, uz tednju prostora. U traci sa standardnim alatkama uoiete taster na kome je nacrtana etkica: to je Format Painter. Svrha ove alatke je da prenese sve osobine izgleda iz neke elije u jednu ili vie drugih. Oznaite polaznu eliju, kliknite na etkicu, a zatim odmah prevucite po ciljnim elijama. U trenutku kada otpustite taster mia, svi atributi izgleda polazne elije bie primenjeni nad ciljnim opsegom. Dupli klik na etkicu e zadrati operaciju ukljuenom do pritiska na taster Esc: ovo je zgodno za prenoenje oblika u susedne elije prostim kretanjem strelicama na tastaturi ili u nesusedne klikovima mia. Postoji i drugi nain da se izgled prenese iz jedne u drugu eliju, ali je sporiji: polaznu eliju oznaite za kopiranje, pa kada oznaite ciljni opseg, u kontekstnom meniju odaberite komandu Paste Special; u dijalogu oznaite opciju Paste: Formats i potvrdite izbor. Uoite karakteristino ponaanje komandi za kopiranje i lepljenje na radnom listu u Excel-u: kada zadate komandu za kopiranje (Ctrl+C), elija e biti okruena titrajuim okvirom. Ako budete zadali komandu Paste na drugom mestu, polazna elija e i dalje titrati. Tek ako pritisnete taster Esc, ili kopirani sadraj prenesete prostim pritiskom na Enter, to e prestati. Posle toga, klasina komanda Ctrl+V vie nee reagovati. Ovo je karakteristino za prenos sadraja i oblika elija u Excel-u: ako elite da se sluite Windows-ovim klasinim clipboard-om ili Oce clipboard-om, pre nego to zadate komandu za

kopiranje na clipboard pritisnite F2 da biste uli u reim ureenja, obeleite sadraj, pa tek onda zadajte komandu za kopiranje. Zumiranje ne predstavlja nikakvu operaciju oblikovanja, ali utie na vidljivost sadraja radnog lista, ba kao i opcije oblikovanja. Ovu operaciju moete izvesti komandom View / Zoom ili u traci sa standardnim alatkama, upisom eljene vrednosti ili ponuenim izborom. Mogui opseg zumiranja je od 10% do 400%. Kada jednom promenite procenat zumiranja, ostae upamen kao osobina radnog lista do sledee promene. Komanda View / Full Screen e maksimalno poveati korisnu povrinu radnog lista nautrb naslovne linije programa, traka sa alatkama i statusne linije. Poput zumiranja, ovu opciju ete koris-

8

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike titi kada elite da na ekranu odjednom vidite to vei segment podataka. kontekstnom meniju zaglavlja kolone ili preicom sa tastature Ctrl+Shift+0. Sve to je reeno za promenu irine kolone, vai i za visinu reda. Podrazumevano, visina reda se automatski podeava prema eliji sa najveom veliinom fonta. Opseg vrednosti visine reda je od 0 do 409 taaka. Promenu visine moete izvesti miem i pomou dijaloga Row Height (meni Format / Row ili kontekstni meni zaglavlja reda). Analogne su i operacije za sakrivanje i otkrivanje reda. Tasterska preica za sakrivanje reda je Ctrl+9, a za otkrivanje Ctrl+Shift+9. U radni list moete proizvoljno ubaciti ili iz njega izbrisati celu kolonu ili red ili vie njih. Vano je

Ureenje radnih listovairinu kolone ete esto menjati da bi formirana tabela izgledala lepe ili iz praktinih razloga, ako se neki sadraji preklapaju ili ne vide korektno. Postavite pokaziva mia na desnu granicu kolone u zaglavlju, dok ne promeni oblik. Kada pritisnete levi taster mia, pojavie se ekranska napomena u kojoj se vidi irina kolone u tipografskim takama i u pikselima; podrazumevana irina je 8,43 mernih taaka ili 64 piksela, a opseg mogue irine je od 0 do 254 taaka. Vukui graninu liniju miem levo ili desno, direktno

ete menjati irinu kolone. Isti posao moete obaviti i polazei od dijaloga Format / Column / Width ili iz kontekstnog menija u zaglavlju kolone. Ako dvaput kliknete na graninu liniju, kolona e zauzeti irinu koja tano odgovara najirem sadraju u njoj; to je opcija automatskog uklapanja, koju moete pozvati i iz menija Format /Column / AutoFit Selection. Uoite u meniju i komandu Standard Width, ijim dijalogom ete odjednom promeniti irinu svih kolona na radnom listu, osim onih kojima to ve sami uinili. Kolonu ili vie njih moete i sakriti: to ete uiniti da biste privremeno ili trajno sakrili neki sadraj. Oznaite eljenu kolonu, pa primenite meni Format / Column / Hide ili istu komandu u kontekstnom meniju kolone. Teoretski, sakrivanje kolone je isto to i postavljanje njene irine na vrednost 0, pa moete upotrebiti i dijalog za promenu irine. Sa tastature, to moete izvesti preicom Ctrl+0, a miem tako to ete desnu graninu liniju kolone povui sasvim ulevo. Budete li vukli i dalje ulevo, suziete ili sakriti i vie kolona. Da biste sakrivenu kolonu opet uinili vidljivom, najpre obeleite dve njene susedne kolone ili barem dve elije u susednim kolonama, a zatim izvedite neku od operacija suprotnih sakrivanju: meni Format / Column / Unhide, komanda Unhide u

da znate da ovim neete promeniti ukupnu dimenziju radnog lista: sve se uvek deava u istom prostoru od 256 kolona i 65.536 redova. Nova kolona e biti ubaena levo u odnosu na aktivnu eliju. Kolonu ubacujete nekim od ovih postupaka: komandom menija Insert / Columns; komandom Insert u kontekstnom meniju zaglavlja kolone; sa tastature, preicom Ctrl+Shift+Plus. Ako ste neposredno pre poziva komande obeleili nekoliko kolona, onda ete komandom ubaciti tano isti broj kolona na njihovo mesto, a ostale se pomeraju udesno. Ukoliko vam je tabela veoma iroka i prilikom ubacivanja kolona doe do situacije da bi se probio limit od 256 kolona, program e odbiti da vam dopusti ubacivanje: ispadanje podataka iz radnog lista, jer bi bile desno od ovog limita, ne dolazi u obzir. Kolonu i red briete na jedan od sledeih naina: u dijalogu koji ete otvoriti komandom menija Edit / Delete ili preicom Ctrl+Minus birajte stavku Entire Row ili Entire Column. Direktno brisanje pozivate u kontekstnom meniju reda ili kolone, stavka Delete. Vie kolona ili redova odjednom ete izbrisati tako to ete ih obeleiti pre poziva komande. Budete li izbrisali jednu kolonu, briui i njen sadraj, sve kolone desno od nje e se pomeriti za jedno mesto ulevo, a PC

mart 2005.

9

PC SPECIJALNI DODATAK na desnoj strani e se pojaviti nova, prazna kolona IV; naravno, odgovarajue vai i pri brisanju redova. Postoji nekoliko naina obeleavanja vie listova, a svaki se obavlja u prostoru jeziaka radnih listova. Recimo, otvorite kontekstni meni na jezicima radnih listova i odaberite stavku Select All Sheets; tako birate celu radnu svesku. Drugi nain: pomou klizaa doite do jezika nekog udaljenog radnog lista; drei Shift, kliknite miem na taj jeziak i oznaiete sve radne listove u rasponu izmeu aktivnog i odabranog. Konano, drei Ctrl, kliknite na pojedinane jezike nesusednih radnih listova koji elite da odaberete. Ovako odabrane listove moete da kopirate, premetate i briete, ali i da odjednom izvodite odreene operacije nad celim opsegom. Ako unesete neki podatak na aktivni radni list, on e biti unet u istu eliju na svim ostalim listovima; pazite da ovako ne prepiete neki vaan sadraj koji trenutno ne vidite! Ako promenite irinu kolone u jednom listu, ista izmena e se desiti i u svim ostalim listovima; operacije pretraivanja i zamene se prostiru na sve odabrane listove, itd. Koristite ovu opciju programa kad god treba da izvedete neke obuhvatnije promene u sadraju radne sveske. Specian nain da uklonite radni list iz radne sveske, a da ga pri tom zapravo ne izgubite, jeste da ga celog premestite u drugu otvorenu ili novu radnu svesku. Ovo ete uraditi kroz dijalog Edit / Move or Copy Sheet ili iz kontekstnog menija jezika radnog lista, stavkom Move or Copy. Poto ovaj dijalog slui i za premetanje radnog lista u okviru iste radne sveske, u dijalogu morate izabrati stavku To book: (new book) ili naziv druge otvorene radne sveske. Ako ukljuite polje Create a copy, radni list nee biti premeten, nego iskopiran.

Ureenje radne sveskeU toku rada moete proizvoljno dodavati i brisati radne listove i menjati im redosled u radnoj svesci. Maloas smo opisali kako da obeleite vie radnih listova da biste izveli neke promene u njima; isto vai i ako elite da utiete na strukturu radne sveske, kontroliui vie listova odjednom. Novi radni list ete ubaciti komandom menija Insert / Worksheet. Sa tastature, to ete izvesti preicom Shift+F11. Novi list se pojavljuje levo od aktivnog radnog lista, a inicijalno ime mu je SheetX, gde je X sledei slobodan broj na raspolaganju. Ako pre ubacivanja oznaite vie radnih listova, u radnu svesku ete ubaciti isti broj novih radnih listova. Radni list ete izbrisati komandom menija Edit / Delete Sheet ili komandom Delete u kontekstnom meniju na jeziku radnog lista. Budite paljivi, jer ova operacija je destruktivna: nije mogu njen opoziv, pa ako ima sadraja na listu, najpre morate odgovoriti na kontrolno pitanje, potvrujui nameru brisanja.

Ukoliko elite da premestite list u okviru iste radne sveske, to moete uiniti u istom dijalogu. Ali, uglavnom je lake da to uinite miem: uhvatite jeziak radnog lista i samo ga prevucite na eljeno mesto. Ako za vreme operacije budete drali taster Ctrl na tastaturi, neete premestiti list, nego ga iskopirati, a ime iskopiranog lista e biti npr. Sheet1 (2). Ako elite da olakate snalaenje u radnoj svesci sa mnogo listova, moete promeniti boju jeziaka. Otvorite kontekstni meni na jeziku, odaberite komandu Tab Color i izaberite boju; jeziak aktivnog radnog lista e biti samo podvuen trakom odabrane boje, a ostali e biti potpuno obojeni; font na jeziku e se automatski prilagoditi promeni, pa e ispis uvek biti uredno vidljiv.

Kretanje u radnoj svesciPrilikom navigacije u radnoj svesci i na radnom listu, vai veina standardnih kombinacija i loginih preica koje vae i u drugim programima. Postoje, pak i neke karakteristine kretnje koje bi bilo dobro da savladate, kako biste bili bri u svakodnevnom radu. Najmanji korak jeste prelazak na susednu eliju strelicama na tastaturi u bilo kom smeru, kao i tasterima Tab i Enter posle unosa udesno i nadole, ili Shift+Tab i Shift+Enter ulevo ili nagore. Strelice na tastaturi u kombinaciji sa tasterom Ctrl pomeraju aktivnu eliju najpre na poetak oblasti popunjene nekim sadrajem u pravcu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i tako redom. Kada vie nema oblasti podata-

10

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike ka, aktivna postaje elija na samom kraju radnog lista. Pogledajte na slici: na poetku, aktivna je elija A1. Pritiskajui uzastopno Ctrl+dole, aktivirae se redom B4, B6, B12 i najzad B65536 na donjem kraju radnog lista. Sasvim slino se ponaaju i komande dobijene ostalim trima strelicama. Isti efekat ovakvog kretanja moete postii pritiskom i putanjem tastera End, a zatim pritiskom na bilo koju od strelica na tastaturi; kada pritisnete End, pojavie se indikator u statusnoj traci programa. Pritiskom na taster Home aktiviraete eliju na poetku reda, sasvim levo. Preicom Ctrl+Home idete direktno u gornji levi ugao aktivnog dela radnog lista, podrazumevano u A1; ako je deo radnog lista zamrznut, aktivira se gornja leva elija slobodnog dela lista. Pritiskom na Ctrl+End se aktivira donji desni ugao upotrebljenog dela radnog lista; razlikujte ovo od krajnjeg donjeg desnog ugla, tj. elije IV65536. Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sadraj radnog lista ekran nagore, odnosno ekran nadole. Preice Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadraj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo. Ako je na tastaturi ukljuen prekida Scroll Lock, dolazi do izvesne promene ponaanja komandi za kretanje po radnom listu. Svakim pritiskom na neku kursorsku strelicu pomera se ceo radni list, a aktivna elija se ne menja; tada pritisak na Home aktivira gornju levu vidljivu eliju, a End to ini sa donjom desnom vidljivom elijom. Najzad, na sledei susedni radni list ete prei preicom Ctrl+PageDown, a na prethodni sa Ctrl+PageUp. Upotreba mia na klizaima prozora je sasvim standardna: klikom na strelicu pomerate vidljivi deo sadraja za jedan red ili kolonu, a klikom na podruje klizaa pomerate se itav sadraj ekrana; ovakvim kretanjem ne menjate aktivnu eliju. Hvatanjem i vuenjem klizaa prelazite vee podruje odjednom. Uobiajeno klizanje e biti raspoloivo samo u okviru iskorienog dela radnog lista, to ima smisla s obzirom na njegove ukupne dimenzije koje su veoma velike; da biste klizaem preli u vrlo udaljeni deo radnog lista, prilikom vuenja miem drite pritisnut taster Shift. Ako elite da se postavite na konkretnu eliju, to ete lako uiniti klikom mia na nju, ako je vidljiva. Ako nije vidljiva, upotrebom klizaa je moete uiniti vidljivom, pa onda kliknuti na nju. Meutim, ako ve znate adresu te elije, pritisnite taster F5 ili preicu Ctrl+G, ili pozovite komandu menija Edit / Go To i unesite adresu elije koju hoete da aktivirate. Slino moete uiniti i klikom na okvir za ime, gde ete jednostavno preko adrese aktivne elije uneti adresu eljene elije: odmah ete prei na nju.

Datoteke Excel-aOsnovni format datoteke kojim Excel barata je radna sveska, XLS. U radnoj svesci se uvaju skoro svi sadraji: podaci, njihovi formati, grakoni, posebna podeavanja, itd. Datoteka radne sveske je zapisana u binarnom formatu i nju ne treba otvarati u nenamenskim programima, da ne bi dolo do oteenja. Postoji jo nekoliko rezervisanih formata za Excel: predloci (.XLT), programski dodaci (.XLA) i neki drugi. O osnovama rada sa datotekama u sistemu Microsoft Oce 2003 govorili smo u uvodnom priruniku o zajednikim osobinama programa, a sad se posvetimo naas karakteristinim pojedinostima u radu Excel-a sa datotekama. Excel omoguuje zapisivanje izgleda radnog prostora, koji ini vie radnih svezaka koje su postavljene u radnu povrinu programa na odreeni nain. Da ne biste svaki put runo otvarali radne sveske koje ine jedan posao i postavljali ih na eljeni nain, upotrebite komandu File / Save Workspace i formiraete datoteku posebnog formata, sa ekstenzijom XLW. Otvaranjem ovakve datoteke, otvoriete sve datoteke radnih svezaka i rasporediti ih na radnu povrinu tano onako kako su izgledale u trenutku kada ste sauvali radni prostor. Predloak u Excel-u (template) predstavlja unapred pripremljenu formu radne sveske koju moete otvoriti kao polazni obrazac za svoj rad. Elementi koji ine predloak mogu biti mnogobrojni: broj radnih listova i njihova imena, ranije uneti sadraPC

mart 2005.

11

PC SPECIJALNI DODATAK mata. Ako pripremate svesku za uitavanje u prethodnim verzijama Excel-a, izaberite neku od ponuenih opcija; vodite rauna da stare verzije Excel 5 i 95 mogu da uitaju maksimalno 16384 reda i 255 radnih listova. Excel omoguuje snimanje i u skoro svim verzijama programa Lotus 1-2-3 i u nekim verzijama programa Quattro Pro. Ukoliko ne postoji direktan lter za izvoz u neki od stranih formata baza, upotrebite format CSV: re je o izvozu u tzv. ASCII formatu, gde su podaci razdvojeni taka-zarezom, a svaki red datoteke ini jedan slog baze. Veina programa za upravljanje bazama podataka je u stanju da uveze ovaj format zapisa. Najoptiji format zapisa na raunarima je obina tekstualna datoteka, pa je omogueno snimanje u nekoliko varijanti ASCII zapisa; u ovom sluaju, moi ete da sauvate samo aktivni radni list. Najbolji rezultati se postiu opcijama tipova Text (Tab delimited) (*.txt) i Formatted text (Space delimited) (*.prn). Eksperimentiite ponuenim formatima dok ne dobijete optimalni oblik teksta; pazite na ouvanje naih slova. Radnu svesku moete uitati u program na vie naina, kako je uobiajeno i u drugim Windows programima: komandom menija File / Open, preicom Ctrl+O ili van programa, klikom na ikonu u Windows Explorer-u. Opte odrednice dijaloga za otvaranje opisali smo u uvodnom delu knjige; recimo sada neto o posebnim opcijama uitavanja, drugim formatima koje Excel koristi, kao i nekim drugim momentima koji se tiu otvaranja datoteka u Excel-u. Excel 2003 je u stanju da prihvati vie formata zapisa podataka. Formati datoteka koji se smatraju prirodnim su svi formati Excel datoteka (.XL*), kao i familija formata XML i HTML. Za mnoge druge formate postoje lteri pomou kojih se, direktno ili kroz prikladne dijaloge, sadraj uvodi u radnu svesku. est sluaj uitavanja stranog formata ete imati ako je ulazni sadraj zapisan kao oblikovani tekst, poravnat tako da se lako prepoznaju kolone budue tabele, ili oznaen nekim znakom za razgraniavanje (zarez, taka-zarez, tabulator i sl.). U veini sluajeva, Excel e prepoznati ove postavke, a na vama je da potvrdite izbor ili, u reim situacijama, da izmenite parametre uvoza.

ji, izgled elija, itd. Dobra je praksa da pripremite predloke za sve uobiajene poslove koje radite: uteda vremena koju postiete se poveava svakom sledeom upotrebom. Da biste pripremili predloak, napravite gotovu radnu svesku sa svim polaznim sadrajima, pa je sauvajte kao predloak, birajui opciju Template (*.xlt) u polju Save as type dijaloga File / Save As. Excel se isporuuje sa nekoliko sloenih predloaka koje moete pronai na uobiajeni nain: komandom File / New aktivirajte okno zadataka, pa u njemu u grupi Templates kliknite na hipervezu On my computer. Meu optim predlocima ete zatei svoje radove, a moete videti i grupu Spreadsheet Solutions, pod uslovom da su i predloci instalirani na vaem sistemu. Budete li otvorili novu radnu svesku preicom Ctrl+N ili klikom na prvi taster u traci Standard, dobiete novu, sasvim praznu radnu svesku ije postavke su denisane na nivou programa. Kada pri uvanju nove radne sveske otvorite dijalog Save As, izaberite Tools / General Options. U dijalogu sa opcijama uvanja, dobiete nekoliko mogunosti zatite datoteke radne sveske; o tome smo govorili u uvodnom priruniku, pa se tamo obavestite o detaljima primene lozinki za dokumente. Obratite panju na polje za potvrdu Always create backup: ako ga ukljuite, pri uvanju radne sveske bie sauvana i pretposlednja verzija, sa istim imenom i tipom XLK. Dobro bi bilo da radite tako, jer to je primeren vid zatite od loih posledica nehotino sauvanih greaka u radu. Ova postavka je aktivna samo za datoteku radne sveske u kojoj ukljuite tu opciju. Ako u dijalogu Save As bude potrebno da uvate radnu svesku u nekom drugom formatu, u listi Save as type pronai ete dugu listu tih opcionih for-

12

PC

mart 2005.


Na slici moete videti kako izgleda dijalog za uvoz tekstualne datoteke. Ovde je na delu arobnjak za uvoz teksta, koji e verovatno uspeno prepoznati strukturu. Ipak, proverite da li su kolone dobro postavljene, pogotovo ako u tabeli ima brojeva: miem moete pomicati liniju razgranienja po lenjiru; klikom mia postaviete novu liniju, a duplim klikom po liniji ona e biti uklonjena. Obratite panju na trei korak arobnjaka, gde treba da pripazite na formate podataka, a posebno na decimalne oznake brojeva i datume. Ako postoje razlike (taka umesto zareza, netipian zapis datuma), kliknite na taster Advanced i promenite podatak. Ako elite da se Excel uvek otvori sa radnom sveskom koja je namenski pripremljena za svakodnevni rad, pripremite eljeni oblik radne sveske. Potom je sauvajte kao predloak pod imenom BOOK.XLT i postavite je u folder XLStart koji se nalazi negde u strukturi vae instalacije Oce programa (verovatno je to Documents and Settings\\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART). Sada e se pri otvaranju Excel-a uvek otvoriti nova radna sveska iji polazni sadraj je uzet iz ovog predloka. Slino moete postupiti i pri uvoenju jednog novog radnog lista u radnu svesku: pripremite novi radni list koji je jedini u radnoj svesci, a zatim ga sauvajte kao predloak po imenu SHEET.XLT u folderu XLStart. Od tog asa, svakom komandom Insert / Worksheet ete ubaciti novi list sa sadrajem preuzetim iz ovog predloka.

Folder XLStart moe da poslui da privremeno ili stalno uva radne sveske koje su aktuelne tokom rada. Bude li neka datoteka radne sveske zateena na tom mestu pri otvaranju Microsoft Excel-a, ona e biti odmah otvorena. Ukoliko elite da ovako otvorite radnu svesku koja je, pak, locirana negde drugde (recimo, na mrenom disku na serveru), primenite trik: sauvajte radni prostor komandom File / Save Workspace, a tu XLW datoteku postavite u XLStart. Druga mogunost je da privremeno proglasite alternativnu polaznu lokaciju: na kartici General u dijalogu Tools / Options, u polje At startup, open all les in upiite putanju do foldera u kome se nalazi jedna ili vie datoteka koje e se otvoriti pri pokretanju Microsoft Excel-a. Osim datoteka podataka, Excel moe da uita i neke druge sadraje. Moda ete baratati slikama, recimo ako je potrebno da pripremite obrazac fakture, pa elite da se u zaglavlju nae logotip rme. Ceo postupak je sasvim uobiajen, a obavlja se na naine koje smo opisali u uvodnom priruniku. Poseban vid ubacivanja slike u radni list je denicija pozadine radnog lista. Pozadinsku sliku ete ubaciti izborom iz dijaloga Format / Sheet / Background. Ako ve pribegnete ovakvim likovnim zahvatima, obratite panju da pozadinska slika moe da narui itljivost sadraja. Zato je najbolje da ovu opciju koristite samo u izuzetnim sluajevima, a tada upotrebite slike sa neupadljivim motivima bledih boja.

mart 2005.

PC

13


Vrste, tipovi i formati podatakarste podatka u Excel-u dele se prema prirodi i ponaanju sadraja koji ete upisati u eliju. Naelno, postoje dve vrste sadraja. Konstanta je bilo kakav slobodno unet podatak; takav sadraj elije je nepromenljiv dok ga ne promenite sami. Konstantne vrednosti se razlikuju po tipu koji je Excel u stanju da prepozna (tekst, broj, datum...). Formula je sadraj izraen kao izraz ili kao funkcija i podlee strogim pravilima pisanja. Formula se prepoznaje tako to uvek poinje znakom jednakosti (=). Argument formule moe biti konstanta, referenca (adresa) ili druga formula. Glavna osobina formule je da dobijeni rezultat u eliji automatski menja vrednost ako se promeni vrednost neke polazne elije. Sada govorimo o izrazima; o funkcijama, kao posebno vanoj temi u Excel-u, govorimo u posebnom poglavlju. Kada unosite sadraj u eliju, Excel uvek pokuava da prepozna ta piete; na osnovu tog prepoznavanja zasnovana je interaktivnost radnog lista. Ako prvo unesete znak jednakosti, Excel oekuje formulu; u trenutku potvrde unosa program proverava ispravnost sintakse i semantike (tj. pisanja i znaenja) i ako se potvrdi ispravnost, prikazuje gotov rezultat. Ako sadraj ne poinje znakom jednakosti, onda je to konstanta tada program pokuava da prepozna tip podatka na osnovu oblika unetog sadraja (npr. neki iznos ili datum). Ako tip podatka ne bude posebno prepoznat, Excel e ga smatrati tekstom.

V

Aritmetiki operatori + / * % ^ & = > < >= 0 ili =C2*D2=E2; potrebno je da uslov vrati logiku vrednost (TRUE ili FALSE). Zatim klikom na Format otvorite dijalog za oblikovanje elije i postavite nove osobine njenog izgleda. Kada deniete prvo uslovno oblikovanje, tasterom Add moete proiriti dijalog da postavite novi uslov, i tako do najvie tri uslova. Ako ih postavljate vie, povedite sami rauna o tome da oni meusobno budu logiki usaglaeni. veru valjanosti, kojim se nekoj eliji ili opsegu dodeljuje pravilo unosa. Recimo, moete naloiti da elija prima samo vreme u opsegu izmeu dva zadata vremena, broj vei od neke vrednosti, tekst tano zadate duine, itd. Moete zadati i sloeni kriterijum koji uspostavlja relaciju izmeu unetog podatka i nekog drugog sadraja na radnom listu. Odaberite jednu ili vie elija i otvorite dijalog komandom menija Data / Validation. Na kartici Settings formiraete kriterijum ispravnosti elije. Recimo da elija treba da primi ocenu uenika: u listi Allow birajte opciju Whole number, a u listi Data kao kriterijum postavite between. Pojavljuju se polja za unos Minimum i Maximum: u njih unesite brojeve 1 i 5. Odluite da li elija sme da ostane prazna (opcija Ignore blank). Ostalo je jo da odluite kako da se program ponaa u sluaju nepotovanja kriterijuma. Na drugoj kartici moete denisati poruku koja e se pojaviti kao ekranska napomena kada se elija aktivira. Ako elija moe da primi samo jednu od nekoliko odreenih vrednosti, zgodno je da na nekom mestu formirate listu svih moguih vrednosti, a zatim ciljnim elijama dodelite pravilo unosa iz te liste: u dijalogu Data Validation / Settings odaberite opciju Allow List, pa u liniju Source unesite adresu pripremljene liste (koja mora biti na istom radnom listu); listu moete uneti i direktno u polje Source kao tekst razdvojen separatorom (taka-zarez), npr. opi;cd;dvd;disk;usb. Tako pripremljena elija e se pri unosu ponaati kao padajua lista u kojoj birate mogue vrednosti. Na listu Error Alert odaberite jedan od tri stila: opcija Stop e spreiti unos neispravne vrednosti, Warning e zahtevati od korisnika da odlui izmeu prihvatanja i ispravke unosa, dok opcija Information samo izvetava o greci i prihvata unetu vrednost. Ako iskljuite polje za potvrdu na ovoj kartici dijaloga, program nee reagovati na pogrean unos. U tom sluaju ispravnost moete proveriti naknadno, komandom Circle invalid data koja se poziva tasterom u traci sa alatkama Formula Auditing (otvorite je pozivom iz kontekstnog menija na traci komandi). Neispravni podaci e biti privremeno zaokrueni crvenom elipsom, pa moete reagovati na greku. Elipsa se uklanja nakon uvanja radne sveske ili komandom Clear validation circles u istoj traci sa alatkama.

Formiranje pravila za unosU optem sluaju, u bilo koju eliju moete uneti bilo kakav sadraj. Ali, mnogo je verovatnije da ete podatke nekako urediti i struktuirati ih prema znaenju, tipu i vrednosti. Da biste spreili budue probleme zbog nehotine greke pri unosu, postoji alatka koja slui kao preventiva: to je sistem za pro-

mart 2005.

PC

17


Reference i opseziema o kojoj govorimo u ovom odeljku okuplja mnoge pojedine elemente ponaanja sadraja na radnom listu u Excel-u. Da biste uopte mogli da kontroliete sve alatke i napredne sisteme, morate upoznati ove osnove; ali najpre, pozabavimo se pitanjem tipova referenci. Pogledajte tabelu na slici: postoje neki podaci nad kojima emo uspostaviti zbirove. Ispod kolone

T

Sada program ne ita zapis relativno kao malopre, ve je to apsolutna referenca: opseg od B2 do B6. Ako iskopirate formulu, dobiete njenu identinu kopiju, pa se tako nee dobiti drugi zbir. Ako, pak, prvi zbir unesete kao =SUM($B$2:B6), jedna elija e biti ksirana, a druga relativna. Ako se formula iskopira u C7, formula postaje =SUM($B$2:C6), jer je druga elija u adresi opsega interpretirana relativno.

za kasu 1 formiramo zbir. Sadraj elije zbira je zapisan formulom =SUM(B2:B6). Sad oznaite eliju B7 za kopiranje (Ctrl+C) i postavite kopiju u C7. Pogledajte rezultujuu formulu: ona sada glasi =SUM(C2: C6). Excel je, dakle, preneo relativni odnos poloaja elije u odnosu na opseg u kome se nalaze sabirci. To znai da je polazni opseg bio relativna referenca formule: program je taj opseg proitao kao opseg koji se nalazi u istoj koloni, najdalja elija je pet redova iznad, a najblia jedan red iznad. Kada je formula iskopirana, ona je prenela i takav opis reference i zato je dobijen novi rezultat. Sada nije teko formirati sve zbirove: iskopiraemo jednu formulu u sve elije reda UKUPNO. Sad iskopirajte zbir u eliju F6, pa u eliju G5: u prvoj eliji ete dobiti uredno prenetu relativnu referencu (sa vrednou 0, jer nema vrednosti u referenci), a u drugoj greku #REF!, jer ne postoji elija koja je pet redova iznad G5. Ovo je tipina greka u radu sa relativnim referencama. Ako uz jednu ili obe koordinate svake elije unesete znak $, ta koordinata e se smatrati ksiranom. Izbriite zbirove u ovom primeru, pa u prvo polje zbira unesite =SUM($B$2:$B$6).

Ne morate ksirati obe koordinate jedne elije: moete ksirati samo kolonu, a dopustiti da se redovi menjaju (ili obrnuto). Kada je re o opsegu, moete praviti razne kombinacije. U C7 unesite =SUM($C2:C$6). Sad iskopirajte opseg u D8: rezultat je =SUM($C3:D$6); protumaite sami ovu promenu. Ovaj hibridni oblik se naziva meovita referenca. U toku ureivanja formule moete lako promeniti tip reference tako to ete postaviti pokaziva unosa na adresu elije i pritiskati taster F4 uzastopno, sve dok ne dobijete oblik koji elite. Kombinovanje referenci moe doneti mnoge prednosti, ali skriva i mnoge zamke. Na primer, vodite rauna o tome da se zbog ksiranja neke adrese ne pojavi preklapanje podataka, recimo da neki podzbir dva puta uestvuje u ukupnom zbiru. Savet za izbegavanje takvih problema: kad kopirate formule, najbolje je da ostanete u istom redu ili u istoj koloni; nemojte kopirati formulu koja se nalazi negde ukoso u odnosu na polaznu.

18

PC

mart 2005.


Tipovi opsegaOpsegom u Excel-u se smatra neki obeleeni skup vie elija, nad kojim se moe izvesti neka akcija ili slui kao polazite za neku operaciju. Kontinualni ili neprekidni opseg predstavlja obeleeni pravougaoni skup elija. Moe se pruati po jednoj ili dve dimenzije radnog lista, zapravo po jednoj do tri dimenzije u radnoj svesci. Posebni sluajevi kontinualnog opsega su jedna ili vie celih susednih kolona ili redova, a mogue je i ceo radni list denisati kao kontinualni opseg. Obeleeni opseg je vidljiv na radnom listu kao podruje u zatamnjenoj boji pozadine. Aktivna elija se moe smatrati specijalnim sluajem opsega koji ne treba posebno obeleavati. Neprekidni opseg moete obeleiti na vie naina. Sa tastature: postavite se na jednu od elija koja e biti ugao opsega, pa drei taster Shift, strelicama na tastaturi rairite opseg do elije u suprotnom uglu. Miem je lake: kliknite na jednu od ugaonih elija, a zatim jednostavno prevucite izbor do naspramnog ugla drei levi taster mia pritisnut. Drugi nain miem: oznaite jednu od ugaonih elija, a zatim drei Shift kliknite na naspramnu eliju i opseg e biti obeleen. Opseg prestaje da bude oznaen pritiskom na neki od kursorskih tastera ili klikom mia na bilo koju eliju radnog lista. Pritiskom na preicu Ctrl+razmaknica obeleiete celu kolonu u kojoj se nalazi aktivna elija, a preicom Shift+razmaknica obeleavate ceo red. Mogue su i kombinacije: ako su, primera radi ve oznaene dve susedne elije u istom redu, pa pritisnete Ctrl+razmaknica, bie obeleene obe kolone koje sadre te elije. Ako kliknete miem na zaglavlje kolone ili reda, celu kolonu ili red ete obeleiti kao opseg. Vie uzastopnih kolona ete obeleiti povlaei miem od prvog do poslednjeg slova kolone koje hoete da ukljuite. Na preseku zaglavlja kolona i redova nalazi se taster Select All (nema nikakvu oznaku). Klikom mia na njega i itav radni list tabe-

le ete oznaiti kao opseg; sa tastature, to ete postii preicom Shift+Ctrl+razmaknica. Nekontinualni ili isprekidani opseg je bilo kakav skup elija koje se pojedinano obeleavaju. Nain da deniete nekontinualni opseg je jednostavan: drite taster Ctrl na tastaturi, kliknite na svaku pojedinanu eliju koja vas interesuje ili, ako ima vie susednih elija, prevucite od prve do poslednje. Kada zavrite obeleavanje, otpustite taster Ctrl. Osnovni vid adresiranja opsega smo ve upoznali: to je kontinualni opseg, koji se referencira navoenjem dveju naspramnih elija, sa dvotakom izmeu, npr. A1:G5. Nije neophodno da navodite striktno gornju levu eliju, pa donju desnu: navedite bilo koji par naspramnih elija, npr. A5:G1. Ako hoete da referencirate celu prvu kolonu, to moete uiniti klasinim A1:A65536, ali dovoljno je ukucati samo A:A. Nekoliko celih susednih kolona ete oznaiti sa npr. C:F. Isto vai i za redove: referencirajte drugi red kao 2:2 ili prvih pet kao 1:5. Po ovoj logici, ceo radni list se obeleava kao A:IV ili kao 1:65536. Nekontinualni opseg se referencira nabrajanjem delova razdvojenih taka-zarezom, pri emu neki kontinualni deo oznaavate klasino. Primeri nekontinualnog opsega su A1;C2 i B1:C3;E1;F1:F5.

Trodimenzionalna referencaAdresa elije je jednoznana samo na nivou jednog radnog lista, jer se na svakom radnom listu nalaze elije sa istim adresama. Ukoliko je potrebno jednoznano koristiti te reference, upotrebljava se opti oblik ime_lista!adresa. Znak uzvika je separator; apostro kojima se uokviruje ime lista se mogu ignorisati ako se ime sastoji od jedne rei: dakle, moe se pisati Sheet1!A1, Sheet2!B2 ali morate napisati Prodavnica 5!F1, Promet 2004!B10 i slino. Ako iz reference izostavite ime radnog lista, podrazumevae se aktivni radni list. Zbir elija A1 u prva tri radna lista se moe formirati na nekoliko naina: PC

mart 2005.

19

PC SPECIJALNI DODATAK Kao izraz Kao izraz, aktivni list je Sheet1 Kao funkcija, argumenti su nabrojani Kao funkcija, argument je jedan 3D opseg Pogledajte poslednji primer: ovo je jedan od naina obeleavanja trodimenzionog opsega. Kao to je dvodimenzioni kontinualni opseg pravougaonog oblika, tako je trodimenzioni kontinualni opseg po prirodi kvadar. Zato postoji univerzalni zapis opsega: :!: Ako bi se opseg iz tabele proirio na elije A1: C3 u sva tri radna lista, opseg bi se oznaio kao Sheet1:Sheet3!A1:C3. Trodimenzionalne reference nee biti ugroene ako odluite da promenite ime nekog od radnih listova. Sve reference e odmah biti aurirane prema novom imenu i ne morate intervenisati unutar formula. Ali, sasvim je druga pria ako pokuate da premestite ili obriete radni list. Rezultati u takvom sluaju mogu biti sasvim nepredvidljivi. Recimo da list Sheet3 premestite iza lista Sheet5. Sad e i elije A1:C3 u listovima Sheet4 i Sheet5 postati deo reference, hteli vi to ili ne. Jo gore: da ste npr. Sheet3 pomerili na sam poetak radne sveske, referenca bi se odnosila na raspon izmeu dva susedna lista, a elije u Sheet2 bi sasvim ispale iz reference! Zato morate sami voditi rauna da ne nastanu ovakve greke ili ukljuiti mehanizme zatite koji e spreiti pomenute sluajeve (opisaemo ih kasnije). Ako izbriete jedan od krajnih radnih listova, referenca e se odmah preneti na sledei unutranji list. Ako se pobriete sve listove reference, a formula je na nekom nezavisnom radnom listu, opseg e dobiti oznaku #REF!A1:C3 i rezultat e se izgubiti. =Sheet1!A1+Sheet2!A1+Sheet3!A1 =A1+Sheet2!A1+Sheet3!A1 =SUM(Sheet1!A1;Sheet2!A1;Sheet3!A1) =SUM(Sheet1:Sheet3!A1) Ako je tokom formiranja formule potrebno oznaiti vie opsega u raznim listovima, to ne morate raditi napamet: slobodno usred unosa formule promenite radni list, na drugom obeleite eljeni opseg, pa se vratite na polazni list i zavrite unos. Ako je izborom opsega na drugom listu unos zavren, pritisnite Enter i opet ete se nai na polaznom radnom listu.

Operacije nad opsezimaPostoje razne operacije koje moete uraditi nad opsegom podataka; pomenimo nekoliko primera. Oznaite neki manji opseg, recimo tri reda puta tri kolone. Obratite panju na to da je aktivna elija u opsegu posebno obeleena. Sada pritiskajte taster Enter vie puta. Primetiete da se aktivna elija menja samo u okviru opsega, idui odozgo nadole, pa na vrh sledee kolone i tako redom u krug. Tokom popune moete koristiti i taster Tab (udesno) i kombinacije sa tasterom Shift (u suprotnom smeru). Oznaite bilo kakav opseg podataka, u aktivnu eliju unesite neki sadraj, a unos potvrdite sa Ctrl+Enter: sve elije opsega e odmah primiti taj isti sadraj. Pritisnite Ctrl+B: svi ispisi e biti podebljani, itd. Vratimo se opet na tabelu koju smo formirali radi prikaza. Izbriite sve zbirove koje ste uneli na dnu kolona. U eliju B7 postavite zbir te kolone; neka B7 ostane aktivna elija. Sadraj elije je =SUM(B2: B6). Sad obratite panju na crni kvadrati u donjem desnom uglu okvira koji oznaava aktivnu eliju. Primaknite pokaziva mia tako da se pretvori u mali crni krsti; sad pritisnite levi taster mia i prevucite pokaziva preko elija C7 i D7. Otpustite taster mi-

20

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike a; u naznaenim elijama ete dobiti zbirove kolona C i D. Pojavie se i pametna oznaka: ako je otvorite, osim operacije kopiranja elija koja je podrazumevano izvedena, rezultat moete promeniti izborom opcija za prenos samo oblika bez sadraja ili samo sadraja bez oblikovanja. Crni kvadrati se zove ruica popune (ll handle), a njome moete izvesti jo neke zanimljive stvari koje emo pomenuti kasnije. Operacije kopiranja, premetanja i nalepljivanja moete izvoditi klasinim preicama Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V, tasterima u traci sa alatkama i slino. Nakon umetanja sadraja, pojavie se nova pametna oznaka u kojoj moete odmah dodati neke atribute tek izvedenoj operaciji; obratite posebnu panju na varijante oblikovanja ciljnog sadraja i mogunost prenoenja koje se ponaaju specino. Naime, korienjem neke od ovih komandi stari sadraj se ne gubi, nego se oni pomeraju nadole ili udesno pred novim opsegom; ostaje da izaberete da li se opseg kopira ili premeta. Kada kopirate opseg, pazite na tipove referenci u ciljnim elijama; prenos relativne reference moe da izazove pogrene rezultate u formulama. Morate razlikovati dve vrste brisanja opsega: jedno je ziko uklanjanje elija, pri emu se menja struktura celog radnog lista, a drugo se svodi na ienje ili samo brisanje sadraja elija, pri emu sam opseg ostaje na svom mestu. Oznaeni opseg ete ziki obrisati pomou dijaloga koji dobijate komandom menija Edit / Delete ili komandom Delete u kontekstnom meniju opsega. Nude se etiri opcije: u prve dve odluujete da li e ispranjeno mesto povui preostale elije sdesna ili odozdo. Druge dve opcije omoguuju da ziki izbriete cele redove ili kolone u kojima se nalazi obeleeni opseg. Samo sadraj opsega ete najbre ukloniti pritiskom na Delete na tastaturi. U meniju Edit / Clear nalaze se etiri opcije brisanja: opcija All brie sadraj i sve atribute oblikovanja elije, dovodei je u poetno stanje; opcija Formats uklanja samo oblikovanja i maske koji su razliiti od podrazumevanih; sledea opcija uklanja samo sadraj, poput tastera Delete; konano, poslednja opcija uklanja komentar koji je dodeljen eliji (o ovom elementu govorimo kasnije). Osim kompletnog kopiranja sadraja opsega, postoji mogunost prenosa dela sadraja elija ili obavljanja nekih operacija u toku prenosa, to su vam pametne oznake ve otkrile. Obeleite neki opseg podataka, izaberite Copy, a zatim aktivirajte samo jednu eliju koja je gornji levi ugao ciljnog opsega. Prostom komandom Paste iskopirali biste sadraj opsega, prenosei sve osobine oblikovanja i zauzimajui tano isti obim ciljnih elija. Meutim, ako otvorite dijalog komandom menija Edit / Paste Special ili istom komandom u kontekstnom meniju, dobiete mogunost da izaberete posebni vid kopiranja. Opiimo opcije koje se nude. Grupa Paste nudi punih deset naina prenosa: puno kopiranje (All) izvodi isto to i uobiajeno koPC

irine polazne kolone. Uoite i to da taster Paste u traci sa standardnim alatkama sada ima padajuu listu opcija, meu kojima moete odabrati neki poseban vid prenosa sadraja; isprobajte sami posledice raznih naina! Moete miem da uhvatite opseg za jednu od ivica, a zatim ga prevuete na odredite. Pri tom ete videti siluetu opsega, to e vam pomoi da precizno locirate odredite. Ako pri tom budete drali desni taster mia, a ne levi kao to je uobiajeno, kada dovuete opseg na odredite i otpustite taster mia, odmah e se otvoriti brzi meni koji nudi izbor od deset operacija na ciljnom opsegu. Prvu grupu ine standardne komande: Move Here i Copy Here premetaju, odnosno kopiraju polazni sadraj, prepisujui bilo koji prethodni sadraj; sledee dve opcije kopiraju samo vrednosti, odnosno formule; opcija Link Here formira izraze poput =C2, koja uvek odraava vrednost u polaznoj eliji; sledea komanda formira internu hipervezu ka polaznom opsegu. Slede etiri komande

mart 2005.

21

PC SPECIJALNI DODATAK piranje, prenosei vrednosti, formule i oblikovanje elija. Opcija Formulas ini slino, ali sa izuzetkom okolnih osobina redova i kolona (npr. prenos cele kolone menja irinu ciljne kolone); ako upotrebite opciju Values, sve formule e biti prevedene u konstante. Opcija Formats prenosi samo osobine elija, bez prenosa sadraja, a sledea prenosi samo komentare. Kada postavite pravilo valjanosti unosa u jednu eliju, to moete proiriti na ciljni opseg opcijom Validation; All except borders pri prenosu ignorie ivine linije koje ste moda nacrtali; sledeom opcira aktivne elije ili opsega; ispitajmo kako se jo ta ruica koristi. U neku eliju upiite tekst, npr. Zdravo!. Uhvatite ruicu za popunu miem i povucite ga nadole preko nekoliko elija. Otpustite taster na miu: tekst je iskopiran u sve ove elije. Neka ceo opseg ostane obeleen, pa povucite ruicu za popunu nekoliko redova nadole: iskopirae se i ovako. Ne putajui taster mia, imate mogunost da irite opseg samo u jednom smeru. Drugi primer: napiite Zdravo!, a u eliji ispod Kako ste?. Obeleite opseg od ove dve elije, pa povucite ruicu za popunu nadole

jom ete preneti samo irinu kolone, a dve poslednje opcije su varijacije ve pomenutih, uz dodatak prenoenja maske brojeva. Grupa Operation omoguuje da se elije polaznog opsega aritmetiki pridrue ciljnom opsegu sadraja, u kombinaciji sa osnovnom funkcijom. Na primer, ako eliju sa brojem 5 kopirate preko elije sa brojem 15, birajui operaciju deljenja, ciljna elija e dobiti vrednost 3; ovo moete iskoristiti da odjednom promenite vrednosti konstantama u nekom opsegu: samo u neku eliju unesite vrednost koja e biti sabirak, umanjilac, mnoilac ili delilac, na njoj zadajte komadu kopiranja, a onda obeleite ceo ciljni opseg, pa specijalno nalepite tu vrednost birajui operaciju; breg naina za takvu akciju nema! Najzad, dva polja za potvrdu pri dnu izazivaju posebna dejstva. Prva opcija Skip blanks nalae da praznine u polaznom opsegu ne prebriu sadraj u ciljnom opsegu, nego da ga zadre. Opcija Transpose e preokrenuti ciljni opseg tako da redovi polaznog postanu kolone, a kolone redovi.

Ruica za popunuVe smo ilustrovali primenu ruice za popunu, malog crnog kvadratia u donjem desnom uglu okvi-

nekoliko redova. Primetiete da se ceo opseg kopira onoliko puta koliko ima mesta u oznaenom ciljnom prostoru; u tome e vam pomoi ekranska napomena uz pokaziva mia dok vuete. Pokuajte i ovo: u neku eliju unesite tekst uzorak 20. Uhvatite ruicu za popunu i povucite je nekoliko elija nadole. Obeleite opet poetnu eliju, pa povucite ruicu udesno, pa ulevo, pa nagore. Primetiete da se tekst menja u uzorak 21, uzorak 22... ako idete nadole ili udesno, ili u uzorak 19, uzorak 18... ako idete ulevo ili nagore. Ova mogunost programa se zove automatska popuna: brojevi na kraju u alfanumerikog zapisa se menjaju za jedan, datumi za jedan dan, vreme za jedan sat, itd. Ruica za popunu ima jo jednu svrhu: obeleite neki vei opseg podataka, pa povucite ruicom ulevo ili nagore: u svim sivo oznaenim kolonama ili redovima sadraj elija e biti izbrisan. Recimo da pripremate neku dugaku listu i da elite da joj dodate redne brojeve. Umesto da kucate redne brojeve poev od 1 pa do ko zna koliko, upotrebite ruicu za popunu. Formirajte kolonu za redne brojeve i unesite prva dva redna broja (npr. 1 i 2). Obeleite ta dva boja kao opseg, pa povucite ruicu do eljenog broja. Postoji i mnogo laki nain, ali pod

22

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike uslovom da je ve sadraj liste ve unet: dovoljan je dupli klik na ruicu na prvoj eliji u koju ste uneli broj 1. Excel e prepoznati kontekst liste i uneti broj 1 tano do kraja liste. Odmah se posluite pametnom oznakom: izvedenu operaciju Copy Cells promenite u Fill Series; umesto jedinica, dobiete uredan skup rednih brojeva. Unos serija brojeva je podran posebnim opcijama; redni brojevi su tek najprostiji sluaj. Recimo, ako je polazna vrednost datum, pametna oznaka e vam ponuditi da korak uveanja bude jedan dan, jedan radni dan (Fill Weekdays; uzimaju se samo dani od ponedeljka do petka), jedan mesec ili cela godina. Pri promeni meseca, mehanizam je dovoljno inteligentan da izbegne nelogine datume: recimo, unesite 31.1.2005, povucite nadole, pa zahtevajte uveanje za jedan mesec i obratite panju na rezultat. Da biste jo bre dobili opcije popune, umesto primene pametne oznake, vucite desnim tasterom mia, pa e se na kraju izbor u meniju pojaviti odmah. Uoite posebne opcije koraka uveanja brojeva koji nisu susedni: moete uspostaviti linearnu ili geometrijsku progresiju (opcije Linear Trend i Growth Trend). Izborom stavke Group dobiete detaljniji dijalog u kojem moete formirati red brojeva u odreenoj relaciji, to je dobra alatka u pripremi statistikih analiza. Postoji mogunost da sami brzo uspostavite linearni rast brojeva, datuma itd., jer to je podrazumevana opcija. Recimo, u jednu eliju unesite broj 2, a u sledeu broj 5. Oznaite ove dve elije kao opseg, pa levim miem povucite ruicu za popunu nadalje. Dobiete brojeve 8, 11, 14... jer e se uspostaviti linearna korelacija. A ako elite da pripremite tabelu zapisa u vremenskim intervalima svakih deset minuta poev od podneva, unesite u jednu eliju 12:00, u sledeu 12:10 i vucite dalje dokle je potrebno. Ruica za popunu je u stanju da koristi podatke koji su denisani u posebnim listama za popunu. Pogledajte karticu Custom Lists u dijalogu Tools / Options: tu se ve nalazi nekoliko spiskova dana u nedelji i meseci u godini. Ako u neku eliju unesete bilo koji dan u nedelji, recimo petak, kada povuete ruicu za popunu nadole, pojavie se subota, nedelja, ponedeljak i dalje u krug. Po potrebi, moete i sami formirati prilagoene liste, direktnim unosom u dijalogu ili uvoenjem spiska iz nekog opsega na radnom listu.

Imenovanje referenceModa ete jednom najzad upamtiti da je neka carinska stopa upisana u eliju Carina!F22, ali zar to ne bi moglo i lake da se upamti? Ovo je tipina situacija koja se reava imenovanjem elija i opsega: svakoj referenci moete dati ime u obliku ifre ili opisa. Tada podatak u imenovanoj eliji ili opsegu koristite piui ime umesto adrese, poput =C25*CarinaOprema ili =F10*EvroKupovni. Ime reference moe biti dugo do 255 znakova i sastoji se od slova, cifara, donje crte i take; prvi znak mora biti slovo ili donja crta. Ne moete dati ime koje se poklapa sa adresom elije (npr. AB1). Bie upameno da li ste upisali velika ili mala slova, ali to je pri upotrebi nevano. Referenci moete dati ime na nekoliko naina. Najlake je da se postavite na eliju ili opseg koji elite da imenujete, pa da kliknete u polje za ime i upiete odabrano ime za referencu. Optu kontrolu imenovanih referenci ete ostvariti u dijalogu koji se otvara komandom menija Insert / Name / Dene ili preicom Ctrl+F3. U polje Names in workbook upiite eljeno ime, a u Refers to upiite referencu; ranije obeleeni opseg e biti ve upisan. Isti dijalog ete koristiti i ako referenci elite da promenite adresu: odaberite referencu na spisku, pa prekucajte ili oznaite miem novi opseg adresa; ako treba da je izbriete, kliknite na poslednji taster. PC

mart 2005.

23


Ime reference je jednoznano samo na radnom listu, mada bi bilo najbolje da zbog boljeg snalaenja pazite da imena budu jednoznana u celoj radnoj svesci. Ako se imena poklapaju, pri upotrebi se podrazumeva ime na aktivnom radnom listu. Drugu referencu istog imena pozivate optim oblikom adresiranja, poput Predraun!ukupno. Excel je u stanju da prepozna ime reference ako pri formiranju formule budete oznaili miem. Ako ste u nekim formulama ranije pisali prave adrese kao reference, a zatim imenovali te elije, adresu moete zameniti imenom: oznaite ciljnu formulu, otvorite dijalog Insert / Name / Apply, a zatim u listi izaberite imena kojima e adrese biti zamenjene. Imenovanu referencu lako moete koristiti bilo gde: otvorite dijalog Insert / Name / Paste, izaberite ime u listi i potvrdite. Formirae se formula poput =PDV, u kojoj ete videti vrednost reference, a moete i nastaviti sa unosom neke sloenije formule. Moete napraviti listu svih imenovanih referenci na radnom listu, ako u dijalogu Paste names kliknete na Paste List: formirae se spisak imena, a pored njih e se videti adresa reference. Ako pritisnete F2 nad jednom od unetih referenci, pa odmah i Enter, tekst e se pretvoriti u vrednost reference. Ako elite da se podaci u nekoj sloenoj tabeli imenuju, obeleite ceo red ili kolonu zajedno sa zaglavljem, pa otvorite dijalog komandom menija Insert / Name / Create; deniite gde se u opsegu nalazi tekst koji e se pretvoriti u ime reference. Imenovani opsezi u tabelama se mogu presecati, pri emu

presek dobija ime iz imena dva opsega. Recimo da tabela ima redove podataka po danima; svaki red je imenovani opseg. Kolone tabele su oznake kasa i takoe su denisane kao opsezi. Presek dobija ime koje se sastoji od oba imena opsega i razmaka izmeu: na primer, ime podatka o prodaji druge kase u petak moete referencirati kao =kasa2 petak ili =petak kasa2, svejedno. Uz malo pripreme, moete se posluiti i implicitnim imenovanjem podataka iz tabele na osnovu zaglavlja, bez potrebe da deniete imena. Da bi to funkcionisalo, otvorite karticu Calculation u dijalogu Tools / Options, pa ukljuite opciju Accept labels in formulas. Od tog trenutka neete morati davati imena opsezima da biste napisali =kasa3 sreda ili =kasa2 utorak. Samo morate pripaziti da pri ukljuenju ove opcije ne izazovete nehotinu koliziju izmeu pravih imenovanih opsega i implicitnih referenci. Koristi od imenovanja su mnogobrojne. Prvo, ne morate pamtiti adresu vanog podatka lake je da upamtite opisnu referencu. Drugo, imenovana referenca ima apsolutnu adresu i ne morate se brinuti ako kopirate formule. Ako je ime reference jednoznano, moete upotrebiti polje za ime da biste je aktivirali: samo upiite ime ili ga izaberite iz padajue liste. Ako je imenovan ceo skup podataka, lako ete ga sabrati: =SUM(prodaja); najzad, ako u formuli pie, npr. =E24*(pdv+mara), bie odmah jasno da ova formula daje bruto cenu nekog artikla. Kada se postavite na imenovanu eliju, u listi imenovanih opsega e se pojaviti ime umesto adrese; isto se dogaa ako i obeleite imenovani opseg.

24

PC

mart 2005.


Funkcijere nego to priu o formulama zaokruimo pregledom funkcija, moramo precizno objasniti element koji je moda kljuni u Excel-u i predstavlja vanu osobinu na koju ete stalno oslanjati. Isprobajte situaciju sa slike: postavite se na eliju C2 i upisanu vrednost 20 zamenite sa 40. Pogledajte ta se desilo sa rezultatom: auriran je onog trenutka kada ste potvrdili izmenu vrednosti. Rezultat izraza u eliji C6 postaje 100. Ovaj princip se zove dinamiko ili automatsko preraunavanje (rekalkulacija) i predstavlja jednu od sutinskih vrednosti unakrsnih tabela.

P

je za ureivanje i odmah pritisnite F9: formula e se izraunati, a sadraj elije e postati konstanta koja odgovara rezultatu preanje formule.

Prva funkcija: SUMVratimo se na tabelu u kojoj smo demonstrirali automatsko preraunavanje. Postavite se u eliju A6 i obratite panju na izraz =A1+A2+A3+A4+A5. Nije problem napisati izraz sa pet sabiraka, ali ta bi bilo ako treba sabrati dvesta brojeva? Za to se koristi funkcija SUM, koju ste ve vie puta videli u prethodnom tekstu; sasvim sigurno, tu funkciju ete koristiti vie nego sve druge izraze i funkcije zajedno. Zato u traci alatki Standard postoji brz nain da postavite funkciju sabiranja: postavite se na eliju u kojoj treba da se nae zbir i kliknite na taster sa sliicom na kojoj je veliko grko slovo sigma. Sa velikom verovatnoom, program e vam predloiti tani opseg elija koji ba elite da saberete. Ukoliko ovaj opseg nije dobro predloen, ostaje vam da prekucate ili da miem prevuete od prve do poslednje elije koju elite, a zatim potvrdite unos. Dakle, zamenite polazni izraz funkcijom =SUM(A1:A5). Dobili ste, naravno, isti rezultat. Obratite panju na jo jedan detalj: pored tastera AutoSum nalazi se padajua lista najee korienih funkcija (prosek, brojanje, maksimum i minimum), to je zgodna preica do tih, takoe esto korienih funkcija. Uoiete i stavku More Functions, koju emo uskoro opisati. U Excel-u postoje i jedan brzi raunski alat: ako elite da samo na as saznate zbir nekih elija, obeleite ih i pogledajte na statusnu traku, gde e se pojaviti tekst poput Sum=1286; ka-

Rezultat neke formule moe biti argument druge, a ova tree itd. Radni list moe imati proizvoljan broj elija iji sadraj je direktno ili posredno povezan sa nekim zajednikim sadrajem. Kada doe do promene poetnog sadraja, izmenjae se sve zavisne vrednosti. Posle svakog unosa, Excel ponovo preraunava ceo radni list, proveravajui i aurirajui vrednosti u svim formulama na njemu. U nekim prilikama moe biti zgodno da izraz ili njegov deo pretvorite u konstantu. Evo prostog primera. Unesite u neku eliju izraz =1+2+3+4. U eliji ete, naravno, videti rezultat 10, a u liniji za ureivanje uneti izraz; sad uite u reim za ureivanje elije (F2). Obeleite miem deo izraza 3+4, zatim pritisnite F9, a potom Enter. Oznaeni deo e biti odmah izraunat i pretvoren u konstantu: izraz sada glasi =1+2+7. Sad opet obeleite ceo sadraj eli-

mart 2005.

PC

25

PC SPECIJALNI DODATAK ko budete poveavali opseg miem, tako e se i priruni zbir menjati. Desnim klikom na ovo polje u statusnoj liniji, dobiete listu drugih funkcija, slinu onoj pod tasterom za sabiranje u traci sa alatkama.

Struktura funkcijeFormule moraju da budu napisane po strogim pravilima sintakse i semantike. Kada je re o izrazima, videli ste, pravila pisanja su gotovo jednaka pisanju izraza po pravilima aritmetike. S druge strane, za funkcije vae pravila koja se menjaju od jedne do druge prilike, ali postoje neka opta pravila koja se lako prepoznaju. Opti oblik pisanja funkcije je =FUNKCIJA(arg1;arg2;...;argN) Iza znaka jednakosti sledi rezervisana re koja predstavlja ime funkcije, a zatim se u zagradama navodi jedan ili vie argumenata funkcije, razdvojenih taka-zarezom kao znakom za razdvajanje. Nebitno je da li rezervisanu re piete velikim ili malim slovima Excel e je na kraju prevesti u velika slova. Argumenti funkcije mogu biti konstante, reference (adrese elije ili opsega), celi izrazi i druge funkcije, a najvie ih moe biti trideset. U zavisnosti od pravila funkcije, argumenti mogu biti obavezni ili opcioni. U nekim sluajevima broj argumenata moe biti promenljiv, a redosled nevaan. U optem sluaju, broj i redosled argumenata je strogo denisan. Primer funkcije sa proizvoljnim brojem i nebitnim redosledom argumenata je funkcija SUM: =SUM(A22;B1;C15:D16;100;G10/4) U ovom primeru postoji pet argumenata: dve elije, jedan opseg, jedna konstanta i jedan izraz. Poto je sabiranje komutativno, redosled navoenja argumenata nije bitan. Primer funkcije sa strogim redosledom i brojem argumenata bi bio sledei:

=IF(A20;A1/A2;Deljenje nulom!) Ovo je funkcija grananja, koja uvek ima tri argumenta. Njena sintaksa glasi =IF(uslov;rezultat_ako_je_tano; rezultat_ako_je_netano) Ponekad funkcija ima odreeni broj argumenata, ali se u nekim sluajevima neki od argumenata moe izostaviti i tada se prihvata njegova podrazumevana vrednost. Ako napiemo =WEEKDAY ("1. apr.2005"), funkcija e vratiti redni broj dana u nedelji za navedeni datum, ali po amerikom standardu, gde se nedelja smatra prvim danom u nedelji, pa e rezultat za ovaj petak biti broj 6. Zato treba upotrebiti opcioni drugi argument koji menja nain brojanja: =WEEKDAY ("1.apr.2005";2); sada e ova funkcija vratiti broj 5, kako smo ve navikli da numeriemo petak u radnoj nedelji. Postoje i funkcije bez argumenata: tada iza rezervisane rei treba samo ispisati par zagrada. Recimo, funkcija =TODAY() daje trenutni datum; nikakvi argumenti ovde nemaju smisla. Argument funkcije moe da bude druga funkcija. Funkcije je mogue ugnezditi do sedam nivoa dubine, to nudi mnoge kombinacije. Dakako, ne treba preterivati: esto je pametnije razloiti neki sloeni proraun na vie koraka, tj. na funkcije u vie elija. Tako se lake kontrolie rad funkcija u uslovima promenljivih vrednosti argumenata, naroito u sluajevima kada se pojavljuju greke. Kada se kao argument funkcije unosi formula, onda za nju vae sva njena pravila unosa, osim to se sad ne unosi znak jednakosti: taj znak je rezervisan iskljuivo za oznaavanje poetka unosa cele formule. Na primer:

26

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike =IF(A1=0;0;B1/A1) Ova funkcija e razreiti problem deljenja nulom. Umesto greke #DIV/0!, takav rezultat emo proglasiti nulom. Pogledajte sledee primere i protumaite ih sami: =WEEKDAY(TODAY();2) =SUM(IF(A1>B1;A1;B1);C1) Funkcija moe da bude i deo izraza, pa je prihvatljivo da napiete izraze poput ovih: =1+IF(A1>A2;A1;A2) =TODAY()+14 =MAX(SUM(A1:B2);3*SUM(C1:D2);50) /(1+ABS(G10)) U asu ureenja formule iji sadraj su reference, svaka od njih e se pojaviti u razliitoj boji, a sama referenca e biti privremeno uokvirena linijama odgovarajue boje; tako ete moi da proverite svaki od polaznih opsega. Ako neki argument formule ima pogrenu adresu, prepravite je prekucavanjem ili miem: uz pomo etiri kvadratia u uglovima opsega, moete miem promeniti adresu reference. je rezervisan za ovu namenu, moete otvoriete na vie naina: klikom na taster sa slikom (fx) pored linije za unos formula; izborom stavke More Functions u uz taster AutoSum u traci sa alatkama; ili unesite znak jednakosti u eliju, pa u kratkoj listi poslednje korienih funkcija koja je zamenila okvir za ime odaberite kljuno ime. Na slici vidite prvi od dva prozora arobnjaka za unos funkcija. Dijalog je pomae u nalaenju funkcije ak i ako ne znate njeno ime. Naime, u polje Search for a function moete uneti pitanje u obliku nekih kljunih rei; ako, na primer, napiete rei angle, average value, loan, itd., dobiete izbor funkcija koje zaista slue poslovima koji odgovaraju opisu; obeleite li bilo koju, pri dnu dijaloga ete dobiti sintaksu i kratki opis funkcije. Funkciju moete potraiti i na osnovu liste kategorija. Grupa Most Recently Used uva listu od deset funkcija koje ste poslednje upotrebili, a All je abecedna lista svih aktivnih funkcija; taj broj moe biti promenljiv; podrazumevano ih je 333, a moe ih biti i vie ako su aktivni neki programski dodaci. Nakon izbora, kliknite na taster OK da biste preli na izvravanje funkcije. Tani sadraj drugog dijaloga zavisi od odabrane funkcije, zapravo od broja i tipova argumenata. Levo od svakog polja za unos se nalazi opisno ime argumenta; ukoliko je to ime ispisano podebljanim tekstom, argument je obavezan; ako nije, argument je opcioni. Desno od polja, belim slovima je ispisan tip podatka ili izvor (broj, tekst, referenca), dok se polje ne popuni. Pored polja iji tip nije vaan, stajae oznaka any; kada argument ispravno unesete, pojavie se njegova izraunata vrednost na desnoj strani. Kako aktivirate koje polje, tako se pojavljuje kratka pomo u donjem delu dijaloga. im bude dovoljno podataka da se formira rezultat, ugledaete ga pri dnu. Ako funkcija ima promenljivi broj argumenata (probajte funkciju SUM), kada se popuni pretposlednji argument i aktivira poslednji, pojavljuje se jo jedan na raspolaganju za unos, sve do tridesetog argumenta. Posao zavravate potvrdom na OK. PC

Unos funkcijeKonkretne akcije pri unosu formula obavljaete uglavnom uz pristojni sistem interaktivne pomoi koji je ugraen u program. Dijalog Insert Function, koji

mart 2005.

27

PC SPECIJALNI DODATAK Ako sami otponete unos funkcije direktno u eliju bez pomoi dijaloga Insert Function, u trenutku otvaranja zagrade pojavie se ekranska napomena koja prikazuje sintaksu funkcije, naglaavajui trenutni unos argumenta podebljanim ispisom. Ako vam ide malo tee, pritisnite Ctrl+A: direktno ete se nai u drugom koraku arobnjaka za formiranje funkcije, gde ete lake zavriti posao. Ako pokrenete arobnjak u asu kada je aktivna elija koja sadri funkciju, opet e se aktivirati drugi prozor dijaloga, sada sa argumentima prenetim iz funkcije u eliji, i tu ih moete menjati. =ROUND(broj;broj_dec), =ROUNDDOWN (broj;broj_dec), =ROUNDUP(broj;broj_dec) zaokruuje broj na najblii ceo broj, prvi ceo broj blii nuli i prvi ceo broj dalje od nule, respektivno. =CEILING(broj;osnova), =FLOOR(broj; osnova) poveava, odnosno smanjuje broj na najblii ceo broj koji je umnoak zadate osnove. Na primer, funkcija =CEILING(141;12) daje rezultat 144. =FLOOR(141;12) je 132. =RAND() daje sluajan broj u intervalu (0, 1). Funkcija se koristi kao generator sluajnih brojeva. Sluajni celi broj izmeu a i b ete dobiti funkcijom =TRUNC(RAND()*(b-a+1)+a). Finansijske funkcije - Svrha ove grupe funkcija je izraunavanje raznih parametara kao to su anuiteti, interesne stope, broj rata i slino. Predstavljamo samo dve funkcije iz ove grupe. Prva funkcija izraunava visinu rate prema zadatoj visini kamate, broju rata i visini glavnice. =PMT(kamata;broj_rata; poetni_dug;preostali_iznos) Ove funkcije su prilagoene amerikom bankarskom sistemu, pa emo na primeru razjasniti njihovu sintaksu. Recimo, ako hoete da podignete neki kredit na pet godina, napiite: =PMT(11,5%/12;36;-250000) i rezultat e biti 16.488,00 din. Ovo se tumai kao ako je kamata 11,5% za 12 meseci i ima 36 rata, a iznos duga na poetku je 500.000 dinara, rata iznosi 16.488 dinara. Neka vas ne zbuni negativan broj: u zapadnom knjigovodstvu je normalno da se dug tako belei. Deljenje kamate sa 12 je potrebno jer funkcija radi sa mesenim iznosom kamate, koji se preraunava na godinju posebnim iterativnim procesom. Funkcija moe da se koristi i da biste utvrdili dinamiku tednje. Recimo, elite da za etiri godine utedite 600.000 dinara, uz kamatu na oroenu tednju od 4% godinje. Napisaete: =PMT(4%/12;48;0;600000) i dobiti iznos od 11.547,43 dinara koje treba meseno da odvojite da biste postigli ovaj cilj. Broj

Grupe funkcijaZaista nema smisla da uite napamet sintakse vie stotina funkcija, koliko ih Excel ima: ne razmiljajte o formi, nego o sutini. Predlaemo da vebate na lakim primerima koje ovde iznosimo; upoznajte se sa grupama funkcija i otkrijte njihove mogunosti i naela primene. Ne zaboravite i da sistem pomoi detaljno opisuje svaku pojedinu funkciju, a esto postoje i praktini primeri koje iz prozora pomoi moete preneti na radni list i tako se lino uveriti u dejstvo funkcije. Ovde dajemo opis glavnih grupa, sa tek po nekoliko tipinih predstavnika. Matematike funkcije - Excel sadri sve matematike operacije sa brojevima koje se nalaze i na kvalitetnim kalkulatorima: poev od funkcije SUM, koja je prva koju svako savlada, preko eksponencijalnih, trigonometrijskih, do funkcija zaokrugljivanja broja. U ovu grupu se ubrajaju i neke posebne funkcije od kojih emo predstaviti nekoliko. =POWER(broj;stepen) izraunava bilo koji stepen broja; koren broja raunajte kao stepen oblika 1/x. =LN(broj), =LOG10(broj), =LOG(broj;osnova) izraunava logaritam broja sa razliitim osnovama. =SIN(broj), =COS(broj), =TAN(broj), =ASIN (broj), =SINH(broj), ... familije trigonometrijskih funkcija postoje u osnovnom, inverznom i hiperbolinom obliku. =LCM(broj;broj;...), =GCD(broj;broj;...) izraunava najmanji zajedniki sadralac, odnosno najvei zajedniki delilac dva ili vie brojeva. =TRUNC(broj;broj_dec) odseca decimalni deo broja na zadati broj decimala; ako nema drugog argumenta, podrazumeva se celobrojni deo.

28

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike e biti iskazan kao negativan, dakle kao odbijanje od vae zarade. Sledea funkcija izraunava mesenu kamatu na osnovu broja perioda uplate i iznosa glavnice duga: =RATE(broj_perioda;visina_rate; poetni_dug;preostali_iznos;tip) Recimo, ako vam banka predloi da etiri godine uplaujete po 5.000 da biste otplatili kredit od 200.000, pogledajte kolika je to kamata: ako napiete =RATE (48;5000;-200000), dobiete vrednost 0,77%, to je prosena godinja kamata od 9,24%. Ako vas interesuje kako ekonomski razvijeni svet barata novcem, pogledajte kako rade funkcije NPER, IRR, NPV i druge. Statistike funkcije - Excel je moan alat za statistike analize. Kada se osnovnoj grupi funkcija dodaju i one iz programskog dodatka Analysis ToolPak, Excel staje rame uz rame sa mnogo skupljim specijalizovanim programima ove namene. Neke od funkcija u ovoj grupi ete verovatno esto koristiti, a proverite sami desetine funkcija koje su zasnovane na statistikim raspodelama, regresijama, trendovima, itd. =AVERAGE(opseg), =MAX(opseg), =MIN(opseg) ove funkcije daju prosenu, maksimalnu, odnosno minimalnu vrednost u opsegu, respektivno. =COUNT(opseg), =COUNTA(opseg), =COUNTBLANK(opseg) ove tri funkcije daju broj numerikih vrednosti, broj svih nepraznih elija i broj svih praznih elija u opsegu, respektivno. =COUNTIF(opseg;kriterijum) daje broj elija u opsegu koje zadovoljavaju vrednost zadatu kriterijumom koji je naveden kao parametar. =SUMIF(opseg;kriterijum;opseg_za_sabiranje) funkcija uslovnog sabiranja; nad datim opsegom se denie kriterijum, a odgovarajue odabrane vrednosti u opsegu za sabiranje ine zbir. Da bi bilo jasnije, evo primera. U koloni A su obeleja uzoraka (npr. slova A, B, C), a u koloni B su date koliine. Ako hoete da saberete sve koliine uzorka A, napisaete: =SUMIF(A2:A99;"A";B2:B99) Ako elite da saberete samo brojeve vee od 100, napisaete: =SUMIF(B2:B12;">100";B2:B12) Neke od funkcija su tek uvod u veliku statistiku: =STDEV(opseg), =VAR(opseg) ove funkcije izraunavaju vrednost standardne devijacije, odnosno varijanse uzorka, ignoriui sve nenumerike vrednosti opsega. =TREND(poznati_y;poznati_x;novi_x) iz relacije skupa poznatih vrednosti (veliine u opsegu poznati_y su u funkciji opsega veliina poznati_x) i nove zadate vrednosti x, izraunava novu vrednost prema funkciji linearnog trenda y=ax+b. Funkcije za rad sa tekstom - Zahvaljujui ovom skupu funkcija, mogue je izvriti mnogobrojne manipulacije tekstom: povezivanje, promenu veliine slova, promenu dela teksta, pretvaranje teksta u broj i obrnuto, itd. Pogledajmo kako rade neke od funkcija iz ove grupe. =LEFT(tekst;br_zn), =RIGHT(tekst;br_zn), =MID(tekst;mesto;br_zn) ove funkcije vraaju od zadatog teksta deo u zadatoj duini na levoj strani, na desnoj strani odnosno u sredini poev od zadatog mesta, respektivno. =LEN(tekst) vraa broj znakova u tekstu. =FIND(kriterijum;tekst;poetak) nalazi mesto znaka koji je kriterijum u tekstu, poevi sa pretragom od znaka koji je oznaen kao poetak. Na primer: =FIND("x";"Microsoft Excel";1) vraa broj 12. =MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1)-FIND (" ";A1;1)+1) uvek vraa drugu re ako u A1 postoje dve rei razdvojene razmakom. =LOWER(tekst), =UPPER(tekst) sve znakove teksta prevodi u mala slova, odnosno velika slova. =EXACT(tekst;tekst) poredi tekstualni sadraj u dve elije, uvaavajui razliku izmeu velikih i malih slova, i vraa logiku vrednost TRUE ili FALSE. =VALUE(tekst), =TEXT(broj;format) prva funkcija pretvara tekst u broj, a druga pretvara broj u tekst, u zadatom formatu. Na primer: =VALUE("1"&","&"23") vraa broj 1,23 =TEXT("12345,67";"# ##0,000") vraa tekst "12 345,670" Funkcije za rad sa datumima i vremenom - Ove funkcije se koriste kada je potrebno od nekih parcijalnih podataka formirati datum ili kada treba pripremiti ovakve podatke za raunske operacije. Neke funkcije smo ve pomenuli (WEEKDAY, TODAY). Ne zaboravite: Excel interno belei datume kao cele PC

mart 2005.

29

PC SPECIJALNI DODATAK brojeve u rastuem nizu poev od 1. januara 1900. godine. Vreme u toku dana se belei kao decimalni deo celog broja, gde jedan sekund iznosi 1/86400. =HOUR(vreme), =MINUTE(vreme), =SECOND(vreme) funkcije vraaju broj koji odgovara satu, minutu i sekundi za odabrani zapis vremena. =DAY(datum), =MONTH(datum), =YEAR (datum) funkcije vraaju broj koji odgovara danu, mesecu ili godini za odabrani datum. =DATE(godina;mesec;dan) formira datum od elemenata zadatih brojem ili referencom. =DATEVALUE(datum_kao_tekst) vraa redni broj dana poev od 1. januara 1900; npr, redni broj 1. januara 2005. je 38353. Datum mora biti zapisan kao tekst, recimo pod navodnicima. Logike funkcije - Uz pomo logikih funkcija moe se ostvariti, u izvesnom smislu rei, programiranje sadraja radnog lista. Ove funkcije obrauju logike pojmove i kombinuju ih prema pravilima Bulove algebre. Tri funkcije vraaju rezultate TRUE ili FALSE u zavisnosti od iskaza: =AND(iskaz1;iskaz2;...) TRUE ako su svi iskazi tani. =OR(iskaz1;iskaz2;...) TRUE ako je barem jedan iskaz taan. =NOT(iskaz) suprotna od vrednosti iskaza. Setite se da implikacija (ako onda) moe da se interpretira kao =AND(iskaz1;NOT(iskaz2)). Funkcija IF je logika funkcija koju smo ve pomenuli i verovatno ete je esto koristiti: u zavisnosti od vrednosti iskaza, funkcija vraa jedan od dva predviena rezultata. Sintaksa funkcije je sledea: =IF(uslov;rezultat_ako_je_tano; rezultat_ako_je_netano) Funkcije za uvid i referenciranje - Ovo su funkcije ija namena je viestruka: uglavnom ih koristite kada je potrebno da indirektno referencirate neki sadraj ili kada na osnovu sadraja treba da naete neku adresu. =COLUMN(ref), =ROW(ref) ove funkcije daju brojeve koji odgovaraju rednom broju kolone, odnosno reda navedene reference. Ako je referenca opseg od vie elija, bie vraen broj leve kolone, odnosno gornjeg reda. =INDIRECT(ref;stil) vraa vrednost iz adrese koja je napisana kao tekst u eliji navedenoj referencom. Recimo, ako se u eliji A1 nalazi broj 123, a u eliji B2 nalazi tekst A1, funkcija =INDIRECT(B2) vraa vrednost 123. =CHOOSE(indeks;arg1;arg2;....) indeks, koji treba da bude broj od 1 do 29, bira argument koji po redu odgovara indeksu. Na primer, ako se u eliji A1 nalazi datum 20.4.2005, sledea funkcija e ispravno dati rezultat "sre", koji odgovara danu u nedelji kada taj datum pada: =CHOOSE(WEEKDAY(A1;2);"pon";"uto"; "sre";"et";"pet";"sub";"ned")

tampanjepcije tampanja u Excel-u 2003 su bogate, a postoje i pomona sredstva za olakavanje pripreme podataka za papirni format. Opti saveti za pripremu tampe su uobiajeni kao i u svakom drugom programu sistema Microsoft Office 2003, a to smo opisali u uvodnom priruniku o zajednikim osobinama sistema Microsoft Office 2003. Da biste pripremili radni list za tampu, kada god je mogue, organizujte podatke po duini, vertikalno i u vie redova, a ne po irini. Postoje razvijene opcije tampe tabela koje su jako velike u obe dimenzije, ali tome pribegavajte samo kada drugaije nije mogue. Da biste pregledali podrazumevane opcije

O

preloma koje program vidi, uite u drugi reim pogleda radnog lista komandom menija View / Page Break Preview. Radni list e biti zumiran na sitniji ispis, a pojavie se plave linije koje odreuju ivica buduih stranica. U pozadini sadraja, vide se sivi tekstovi Page 1, Page 2, ve u zavisnosti od koliine zateenih podataka. U ovom reimu, radni list je i dalje aktivan i moete nastaviti da radite na njemu (zumirajte ga na 100%). Ukoliko je potrebno, vucite miem plave linije preloma u bilo kom smeru, ime ete promeniti granicu stranice. Tipian problem u praksi je jedna kolona koja ostaje siroe u tampi; taj problem ete brzo reiti povlaenjem vertikalne plave linije udesno.

30

PC

mart 2005.

Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike U tom sluaju, sadraj tampe e se proporcionalno umanjiti tako da ceo stane na jedan list papira. Ne morate ceo radni list uputiti na tampanje: moete to ograniiti na bilo koji opseg podataka. Obeleite opseg koji elite da odtampate, pa ga komandom File / Print Area / Set Print Area proglasite jedinim aktivnim podrujem za tampanje na radnom listu. Ovo podeavanje ete ukinuti susednom komandom Clear Print Area u istom meniju. Ako nemate previe sadraja na radnom listu, isti efekat ete postii ako u reimu pregleda preloma tampe privuete sve krajnje plave linije eljenom sadraju, tako da zona tampanja ostane jedina uokvirena i svetla, dok e ostali deo biti zasivljen. Da bi ste izbegli omake u pripremi tampe, u Excel-u imate mogunost da materijal pripremljen za tampu pregledate na ekranu. Opciju Print Preview moete pokrenuti komandom u meniju File ili klikom na taster u traci Standard. Cela radna povrina programa us