excel 2003: compilare e archiviare un documento di trasporto · pc open 123 novembre 2004 open...

PC Open Novembre 2004123

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Una volta c’erano le bol-le… Non ci riferiamo aquelle di sapone, bensì

agli ineffabili documenti fisca-li che sono stati per anni l’in-cubo di spedizionieri, magaz-zinieri, e degli utenti in genereche hanno avuto occasione diavervi a che fare. La loro com-pilazione, prima, e la succes-siva gestione, dovevano ot-temperare a normative rigoro-sissime che arrivano a preve-dere, oltre a multe molto sala-te, anche eventuali risvoltigiuridici. Poi, finalmente, qual-che mente illuminata ha deci-so, con il sollievo di tutti, disemplificare le cose. Oggi lebolle di un tempo si chiamanodocumenti di trasporto, maanche se i dati richiesti sonosempre gli stessi, possono es-sere amministrate in modo

molto più facile. Il modelloesemplificativo che vi propo-niamo in questo numero (nelCD Guida 2, cartella PDF/Sche-de pratiche) consente di inse-rire automaticamente nel do-cumento le informazioni es-senziali (data, indirizzo del de-stinatario, causale del tra-sporto, data e ora di spedizio-ne, e così via), prelevandoli daspeciali elenchi a discesa outilizzando opportune espres-sioni, mentre prevede la digi-tazione diretta delle informa-zioni non codificabili. Compi-lato il documento, basta fareclic su un pulsante per archi-viarlo, assegnandogli automa-ticamente un nome che con-tiene alcune informazioni sen-sibili presenti nel documentostesso. Per esempio, il nume-ro progressivo, per consentir-

ne il riconoscimento univoco.Il nostro modello ha solo fun-zioni propositive, pertanto do-vrà essere modificato dall’u-tente per adeguarlo in tutto eper tutto alle proprie neces-sità e, soprattutto, alle vigentinormative fiscali. In particola-re, lo stesso utente dovrà sin-cerarsi che il documento e leprocedure corrispondanoesattamente a queste ultime.Insomma, la nostra applica-zione, registrata sul CD con ilnome di Documenti di traspor-to.xls, è da considerarsi unasemplice proposta, in base al-la quale sviluppare un model-lo personalizzato da utilizzar-si responsabilmente, e solodopo averne controllato il cor-retto funzionamento, nonchéla totale rispondenza alle di-sposizioni di legge in materia.

La struttura del modello

- Il facsimile del documentop. 124

- I fogli di supporto p. 124

Formule ed espressioni

- Prelievo dell’indirizzo p. 126- Gestire la numerazione p. 126

Data e ora in tempo reale

- Formattare la cella p. 128- Registrare la macro p. 128

Archiviare il documento

- Registrare la procedura p. 129- Modificare la macro p. 129

Il modello- Come utilizzarlo p. 131- Modifiche p. 131

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1 Utilizzando semplici macro è possibile automatizzare le operazioni connesse con la stesura e l’archiviazione dei documenti di trasporto di Alberto Nosotti

compilare e archiviareautomaticamente undocumento di trasporto

Excel 2003: compilare e archiviareautomaticamente undocumento di trasporto

Excel 2003:


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La struttura del modelloSi basa su tre fogli di lavoro:l’interfacciautente, l’archivioindirizzi e unfoglio di supporto

La struttura del modello nelCD si articola in tre fogli,ognuno dei quali svolge

una ben precisa funzione. Il primo foglio (denominato

Documento), ospita un facsi-mile del documento di tra-sporto, il secondo contiene gliindirizzi dei destinatari e il ter-zo è dedicato alle liste asso-ciate agli elenchi a discesa dacui prelevare le informazionicodificate.

Inoltre, è previsto un pul-sante il cui compito è quello diregistrare su disco il docu-mento di trasporto dopo che èstato debitamente compilato.A tale pulsante è stata asso-ciata, per l’appunto, la macrodi archiviazione, alla cui regi-strazione è stato dedicato uncapitolo della presente di-spensa.

Il documento di trasportoPer semplicità, il documen-

to è stato “compresso” al finedi consentirne l’intera visualiz-zazione nella videata di lavoro.In particolare, in sede di com-pressione è stato sacrificato lospazio a disposizione dei benitrasportati, ma quando si pro-cederà a personalizzare il mo-dello è possibile dimensionareopportunamente tale zona. Nelfoglio Indirizzi, invece, sono ar-chiviati quelli dei clienti concui si opera. L’archivio è arti-colato in tante colonne quantesono le righe di cui si componela sezione Indirizzo del desti-natario.

Nel foglio di supporto, comesi diceva, sono contenute le li-ste da cui si prelevano gli altridati. Ogni zona è stata oppor-tunamente denominata, al finedi consentire l’aggiunta di nuo-ve informazioni negli spazi la-sciati volutamente liberi.

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� L’archivio indirizziQuesto foglio di lavoro consente di inserireautomaticamente l’indirizzo del destinatario, dopoche quest’ultimo è stato inserito nel documento(cella B9) del corrispondente elenco a discesa. Ilprelievo dei dati avviene per mezzo di formule discansione che esplorano l’archivio, facendoriferimento, per l’appunto, al contenuto della cellaB9. Si consiglia di procedere all’ordinamentodell’archivio mano a mano che si inseriscononuovi dati.

� Le liste datiIl foglio Dati ospita le liste che alimentano glielenchi a discesa preposti all’inserimento dialcune informazioni essenziali nelle opportunecelle del documento di trasporto. Il nominativo deldestinatario, invece, si preleva dalla primacolonna dell’archivio indirizzi. Tutte le liste devonoessere opportunamente denominate e al loronome si deve fare riferimento nella casella delleproprietà degli elenchi che le utilizzano.

� La tabella di numerazioneIn questa tabella si inserisce il numeroprogressivo da assegnare al documento ditrasporto. Il numero verrà trasferitoautomaticamente nella cella dedicata (protetta daun riquadro trasparente). Il fatto di avere sempresottocchio la situazione consente di evitare,almeno entro certi limiti, di procedere ad erratenumerazioni. Questa operazione deve esseresempre oggetto di molta attenzione dal momentoche non sono previste procedure di controllodedicate.

� Il documento di trasportoDal momento che il modello è da considerarsil’esemplificazione di una serie di suggerimentipratici per sviluppare una propria applicazionepersonalizzata, le dimensioni sono statevolutamente ridotte per comprenderlo nellavideata di lavoro. La struttura del documentodovrà essere opportunamente modificata a curadell’utente, che la utilizzerà solo se a suo giudiziorisulterà in tutto e per tutto conforme alle vigentinormative e alle proprie necessità.

Il documento, l'archivio e i dati


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� Associare la listaFare clic destro sull’elenco, e nel menucontestuale al clic selezionare Proprietà peraprire l’omonima casella. Nella celladenominata List fill range inserire il nomeassegnato alla lista dati da collegareall’elenco.

� Creare l’elencoAprire il pannello degli strumenti del Vbafacendo clic sull’icona con sopra impressi ilmartello e la chiave inglese. Nel pannelloche si apre fare clic sull’icona dell’elenco, etracciare un rettangolo pari alle dimensionida assegnargli.

Gli elenchi a discesa

� I dati gestitiNel modello operano tre elenchi a discesache gestiscono l’inserimento dell’indirizzo del destinatario, della causale del trasporto,e di come questo viene eseguito. Gli elenchifanno riferimento a precise zone del modello,da denominare opportunamente.

� Assegnare le macroLe macro, una volta sviluppate, possonoessere associate ai pulsanti. Fare clic destrosul pulsante, e nel menu che si apre optareper Visualizza codice. Digitare il nome dellamacro fra le due righe in cui si articola ilcodice stesso.

� L’etichetta del pulsanteFare clic destro sul pulsante appenadisegnato. Nel menu contestuale al clicselezionare la voce Proprietà per visualizzarel’omonima casella. Nella cella Captiondigitare l’etichetta da assegnare al pulsantestesso.

I pulsanti

� Disegnare il pulsanteL’applicazione è gestita da alcuni pulsanti.Per crearli, fare clic, nel Pannello strumentiVba, sull’icona del pulsante. Disegnare unrettangolo delle dimensioni che si voglionoassegnare al pulsante e rilasciare il tasto delmouse.

� In alternativaIn alternativa alla procedura descritta, dopoaver selezionato la zona da denominare,digitare il nome desiderato nella casellaimmediatamente soprastante la lettera A chedesigna la prima colonna del foglio di lavoro.

� Assegnare il nomeIl box che gestisce l’assegnazione dei nomi.Digitare quello da assegnare nella casellaNome, quindi premere il pulsante Aggiungi. Ilnome viene trasferito nella finestrasottostante. Premere Ok per consolidarel’assegnazione.

Denominare le zone dati

� La proceduraLe zone dati che fanno da supporto aglielenchi a discesa devono essereopportunamente denominate. Evidenziare lazona da denominare, aprire il menu Inserisci,selezionare la voce Nome, e optare poi perDefinisci.


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Formule ed espressioniIl numero del documento,l’indirizzo del destinatario e la data vengonoinseriti in modoautomatico

Per mezzo degli elenchi a di-scesa si introducono neldocumento la causale del

trasporto, chi lo esegue, e il no-me del destinatario. L’indirizzodi quest’ultimo e la data, inve-ce, vengono inseriti automati-camente con la mediazione diopportune espressioni. In par-ticolare, l’indirizzo si prelevadal corrispondente archivioutilizzando formule di scansio-ne che fanno riferimento al no-me del destinatario stesso,mentre la data di emissione deldocumento viene visualizzatadalla formula =ADESSO(). Lastessa formula potrebbe essereutilizzata per compilare la ca-sella relativa all’ora e alla datadel trasporto, ma se la compi-lazione del documento richie-de un certo tempo si corre il ri-schio che il dato non sia cor-retto. Più avanti, vedremo co-me risolvere tale problema. Inogni caso, se fosse necessario,gli automatismi possono esse-re neutralizzati. Infatti, una vol-ta caricato il modello, i datiche compaiono nelle celle Datae Data e ora trasporto possonovenire soprascritti manual-mente. Ovviamente si determi-na la contemporanea distru-zione delle formule in esse con-tenute, ma il modello originalenon viene modificato.

Gestire la numerazioneL’utilizzo del modello preve-

de che il numero del documen-to venga inserito nella tabella afianco del facsimile. Da qui vie-ne trasferito automaticamentenella cella dedicata, la E4, tra-mite la formula =MAX(H9:P17).Così facendo si ha sempre sot-tocchio la situazione e non ènecessario consultare l’archi-vio per sapere quale numeroassegnare al documento.

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� Sintassi delle formuleSi noti che il terzo argomento delle formule èstato posto uguale a zero, al fine di evitare erroriqualora l’archivio non fosse ordinato, ma il nostroconsiglio è quello di procedere ugualmente al suoordinamento. Per saperne di più sulla dinamicaoperativa delle formule si consiglia di consultarele precedenti dispense, nonché l’aiuto in linea.Attivare la guida e utilizzare Funzioni di ricerca eriferimento come chiave di ricerca.

� Il prelievo degli indirizziFacendo riferimento al nominativo del destinatarioinserito nella cella B9, tramite opportune formuledi scansione si possono inserire nelle sottostanticelle l’indirizzo, il Cap, e la Città, prelevandolidall’archivio centrale (denominato Arc). Inparticolare nelle celle B10 e B11 sono stateinserite le formule =CERCA.VERT(B9;Arc;2;0) e=CERCA.VERT(B9;Arc;3;0).

Le formule di scansione

� I parametri di ordinamentoNella prima casella del box specificare che quellada ordinare è la colonna corrispondente al nomedel destinatario, lasciando invariate le altreopzioni proposte. A questo punto, premere ilpulsante Ok per lanciare l’ordinamento. Se lazona evidenziata comprende anche le etichettedei dati, in calce al box bisogna spuntare ilbottone Con riga di intestazione.

� La proceduraAnche se l’archivio indirizzi non fosse ordinato, lefunzioni di scansione, se opportunamenteparametrizzate, possono comunque lavorarecorrettamente. Conviene comunque procedereall’ordinamento in base al nome dei destinatari.Ecco come procedere. Selezionare la zona datiescludendo le intestazioni, aprire il menu Dati, eselezionare la voce Ordina. Si accede così al boxche gestisce la procedura.

Ordinare gli archivi


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� Trucchi e astuzieSi è appena detto che per numerare il documento di trasporto non è possibileutilizzare sigle, almeno per come è stato impostato il nostro modelloesemplificativo. Se proprio fosse necessario farlo, bisogna escogitare unescamotage che coinvolge l’utilizzo dell’operatore di concatenazione (&). In pratica,si utilizza sempre la formula =MAX(H9:P17) per prelevare il numero progressivo, mala si concatena con la parte che costituisce il suffisso (messa fra virgolette). Così,tanto per fare un esempio, se il numero dovesse essere seguito dal riferimentoall’anno corrente e, poniamo, dalla lettera A, nella cella E4 si deve inserire laformula seguente: =MAX(H9:P17)&” 2004-A”. Si noti che nella formula possonoessere utilizzati più operatori di concatenazione consentendo così di realizzarediciture anche molto complesse.

� Le formuleIl numero del documento di trasporto, una volta digitato nella tabella viene inseritoautomaticamente nella cella E4 tramite la formula =MAX(H9:P17). In pratica,l’espressione restituisce il valore massimo fra quelli presenti nella tabella, checorrisponde pertanto al numero da assegnare al documento di trasporto in corso distesura. Nel nostro caso, la tabella non è stata denominata per facilitare lacomprensione delle formule. Si noti che i dati inseriti nella tabella devono essereesclusivamente numerici, pertanto non si possono numerare i documenti utilizzandosigle (per esempio, 23-2004) per indicare che si tratta di documenti emessi nel corsodel corrente anno. Se lo si facesse la procedura di numerazione restituirebbe sempre ilvalore zero! Infatti, la sigla è considerata un testo.

Gestire la numerazione dei documenti� La tabellaL’inserimento del numero progressivo del documento di trasporto avvieneindirettamente. Infatti, anziché digitarlo subito nella cella dedicata, lo si immette in unatabella, consentendo così di avere sempre a disposizione la situazione aggiornata deidocumenti emessi. I numeri possono essere inseriti in qualsiasi ordine (per righe, o percolonne, e al limite in ordine sparso, anche se ciò non è conveniente), senza che vengapregiudicata la correttezza delle operazioni. Quando si imposta la tabella nel propriomodello, si tenga conto che aggiungendo o eliminando righe si può modificare lastruttura del documento di trasporto, pertanto eventuali interventi vanno fatti agendosul numero delle colonne. È anche opportuno procedere alla denominazione dell’areaoccupata dalla tabella.

� Visualizzare la dataEcco come si presenta la data restituita dellaformula =ADESSO() dopo che si procedutoalla formattazione della cella che la contiene.La data verrà aggiornata a quella correnteogni volta che si apre il modello.

� Formattare la cellaFormattando opportunamente la cella si puòdefinire come sarà visualizzata la data.Evidenziarla, aprire il menu Formato, optareper Celle, e scegliere il formato desideratonella maschera che si apre.

Inserimento automatico della data

� La formulaL’inserimento della data prevede che la siprelevi dall’orologio del sistema tramite unaopportuna formula. Nel nostro caso, bastainserire nella cella E3 l’espressione=ADESSO(), e formattare opportunamente lacella stessa.


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Data e ora in tempo reale

Il documento di trasportoprevede una cella (E22, perl’esattezza), che deve ospita-

re la data e l’ora della spedi-zione.

Tale casella si rivela indi-spensabile se la stampa del do-cumento e la spedizione av-vengono in tempi successivi, epertanto si prepara il docu-mento con un certo anticipo.In questi casi il dato deve es-sere inserito manualmente, mase la compilazione e la spedi-zione sono contemporaneel’inserimento può essere auto-matizzato. La soluzione piùsemplice sarebbe quella di in-trodurre nella cella la formula=ADESSO(), e di impartire aquest’ultima il formato Data eora. Volendo spaccare il capel-lo, però, tale soluzione portaad un dato non corretto. Infat-ti, se per una ragione o per l’al-tra si perde un po’ di tempo,l’ora visualizzata non sarebbeesattamente quella dell’iniziodel trasporto.

È possibile poi affiancare al-la cella un minipulsante, ed as-sociarvi una macro che con-senta di inserire la formula so-lo un istante prima di dare allestampe il documento. La ma-cro, ovviamente, può essereregistrata. Innanzitutto, asse-gnare una volta per tutte allacella E22 il formato Data e ora,attivare la registrazione, deno-minare la macro, quindi porta-re il cursore in A1, poi in E22,premere il tasto Canc, quindidigitare la formula. Per asse-gnare l’opportuno formato allacella farvi sopra clic, aprire ilmenu Formato, quindi selezio-nare la voce Celle. Nella fine-stra Categoria della scheda Nu-mero della maschera che siapre, scegliere Data. Nell’elen-co a fianco attivare il formatodesiderato (per esempio, 14marzo 2004 13.30).

� Registrare la macroAttivare il registratore delle macro, e assegnareun nome a quella che stiamo impostando. Aquesto punto, portare il cursore in A1, spostarsisulla cella E22, quindi digitarvi la formula=ADESSO(). Inserita l’espressione, riportare ilcursore in A1. Quindi disattivare la funzionalità diregistrazione. È appena il caso di ricordare chealla cella E22 deve essere stato assegnato inprecedenza, manualmente, il formato Data e ora.

� Data e oraNella cella E22 devono essere inserite la data el’ora di inizio del trasporto. Inserendo nellasuddetta posizione la formula =ADESSO() eformattando opportunamente la cella si possonovisualizzare contemporaneamente i due dati. Se ildocumento viene stampato successivamente,però, l’informazione relativa all’ora non è piùcorretta. I dati possono essere inseriti almomento opportuno impostando una macro chetrascriva estemporaneamente la formulapremendo semplicemente un pulsante.

� Il codice del pulsanteConsiderando che l’inserimento della formula=ADESSO() avviene tramite la pressione di unpulsante, bisogna inserire nel codice diquest’ultimo il nome della macro che eseguel’operazione. Per accedere al codice del pulsante,attivare nella barra strumenti del Vba l’icona consopra impresse la squadra e la matita, fare clicdestro sul pulsante stesso, e nel menucontestuale al clic optare per la voce Visualizzacodice.

� Il listatoEcco come si presenta il listato della macro cheabbiamo appena registrato. Il passo piùimportante è quello di trascrive la formula nellacella E22. Tale cella, per facilitare laconsultazione del listato, non è stata denominata,ma la nostra raccomandazione, è sempre quelladi farlo. Si noti che in fase di registrazione laformula =ADESSO() è stata acquisita nellaversione inglese =NOW().

Impostazione della macroGli estremi deltrasporto possonoessere inseritinella caselladedicata tramiteuna macro

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Archiviazione del documentoIl documento, unavolta compilato,viene salvato inautomatico con un nome univocoche consente diidentificarlo

Dei documenti di trasportodevono essere conservateopportune copie, da stam-

pare contemporaneamente alrilascio dell’originale, ma è an-che consigliabile procedere al-la loro archiviazione automati-ca. In questo caso si presenta ilproblema che le formule pre-senti nel modello (date, nume-razioni, e così via) non devonoaggiornarsi ogni volta che que-sto verrà richiamato, e biso-gna anche preoccuparsi delladenominazione del file, che de-ve consentire la corretta iden-tificazione del documento. Lasoluzione è quella di copiare lazona del modello, e di incollar-la in modalità Incolla specialein una nuova cartella, trasfor-mando le formule nei corri-spondenti valori, e mantenen-do intatta la larghezza delle co-lonne. A questo punto, il nuovofoglio di lavoro viene salvato,incorporando nel nome del fileil numero del documento. Inpratica, dopo aver registratouna macro che copia e salva ilmodello con un nome standard(per esempio, documento ditrasporto), si opera una modi-fica del listato dichiarando unavariabile in cui viene registratoil contenuto della cella E4 (valea dire il numero del documen-to). A questo punto, si modificail passo relativo al salvataggiodel foglio di lavoro inserendosubito dopo il nome standarddel file il riferimento alla varia-bile (tramite l’operatore di con-catenazione &). Così facendo ildocumento sarà salvato con ladiciture Documento di trasporto1, 2, 3, e così via. Quando i fileverranno richiamati recheran-no numerazioni e date correttein quanto non contengono for-mule che verrebbero irrime-diabilmente aggiornate.

� Salvataggio della cartellaLa cartella viene salvata nel percorso che è statospecificato durante la registrazione della macro, econ un nome dotato di un suffisso rappresentatodal numero che è stato dato al documento ditrasporto. Così facendo il file potrà essereidentificato in maniera univoca. L’assegnazionedel suffisso è il risultato di una opportunamodifica che dovrà essere fatta, come vedremo,sul listato della macro originale.

� Controllo doppio salvataggioSe dopo aver salvato e chiuso il documento ditrasporto si procedesse erroneamente a salvarlouna seconda volta, dal momento che gli verrebbeassegnato lo stesso nome si viene avvertitidell’errore da un opportuno messaggio. In questocaso, bisogna rispondere Si alla proposta disovrascrizione. Se si rispondesse No si registraun errore a livello di macro. In tal caso, nelcorrispondente messaggio premere il pulsanteFine per annullare definitivamente l’operazione.

� La funzione Incolla specialeGrazie alla funzione Incolla speciale è possibilereplicare il modello di documento in un’altracartella, e salvarlo in modo che quando lo sidovesse riaprire le formule che gestiscono date eore non vengano aggiornate, visualizzando così leinformazioni originali. È importante ricordare chela replica prevede tre incollaggi speciali, eprecisamente, nell’ordine: larghezza colonne,valori, e formati. Se non si segue tale ordine lareplica del documento non va a buon fine.

� Salvare il documento di trasportoPer salvare il documento appena compilato bastapremere il pulsante di archiviazione. Così facendoviene lanciata la macro che gestisce l’interaoperazione. In pratica la zona occupata daldocumento viene copiata, quindi replicata(utilizzando la funzione Incolla speciale) nel primofoglio di lavoro di una nuova cartella. L’incollaggiodeve avvenire assolutamente nel seguente ordine:trasferimento larghezza colonne, trasformazioneformule in valori, trasferimento formati.

La procedura

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� L’operatore &In ambiente Excel, attivare la guida in linea,e nella casella di ricerca inserire comechiave di interrogazione il seguente testo:Concatenazione stringhe. Degli argomentiindividuati consultare il primo (combinaretesto e numeri).

� Macro e variabiliAccedere all’editor del Vba facendo clic sullaprima icona della barra degli omonimistrumenti. Attivare la guida in linea, edichiarare come chiave di ricerca la stringaDimensionamento variabili.

Per avere aiuto

� Incolla specialeAprire la guida in linea, e utilizzare comechiave di ricerca la stringa Incolla speciale.Viene individuato l’argomento Sostituire unaformula con il corrispondente valore. Fareclic su questo riferimento per accedere allapagina di aiuto.

� Salvare la cartellaAprire il menu File e optare per la voce Salva.Impostare il percorso in cui devono esseresalvati i documenti da archiviare (nel nostrocaso vengono registrati in C:\). Premere ilpulsante Salva e arrestare la registrazione.

� Aprire una cartellaCreare una nuova cartella. Portare il cursoresulla cella A1 del primo foglio di lavoro.Attivare la procedura Incolla speciale ereplicare nell’ordine: la larghezza colonne, ivalori restituiti dalle formule e i formati.

Registrare la macro di archiviazione

� Copiare il documentoAttivato il registratore delle macro, assegnareil nome a quella che si sta registrando, edevidenziare l’area occupata dal documento.Aprire il menu Modifica, e selezionare la voceCopia per replicare l’area evidenziata.

� Concatenare la variabileNel passo che gestisce la dichiarazione delnome del documento da salvare sisostituisce il riferimento al nome assegnatocon la stringa concatenata. Nel nome del filecomparirà così il numero del documento.

� Assegnazione della variabileIl passo Dim VARIABILE dichiara la variabile,mentre il passo VARIABILE = Range(“E4:E4”)le attribuisce il contenuto della cella E4, valea dire il numero che è stato assegnato aldocumento di trasporto.

� Il listato della macroIl listato della macro che è stata appenaregistrata. La prima cosa da fare èaggiungere all’inizio i passi perl’assegnazione della variabile che ospita ilnumero assegnato al documento.


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Utilizzo del modelloVi spieghiamocome utilizzare il foglio Excel nelCD ed apportareeventualimodifiche allazona riservataalle merci spedite

Preparare un documento ditrasporto è semplicissimo.In linea di massima basta

inserire il numero progressivoda assegnargli nella tabella de-dicata, quindi prelevare daglielenchi a discesa i dati neces-sari. Dopodiché, si procede agliinserimenti manuali, e come ul-tima operazione si preme il pul-sante incorporato nella casellaData e ora del trasporto per in-serivi il corrispondente dato(se il modello è stato così mo-dificato). A questo punto, pre-mere il pulsante di archiviazio-ne per salvare il documento. Ilsalvataggio prevede l’assegna-zione del nome univoco Docu-mento di trasporto N, dove N è ilnumero progressivo che è sta-to assegnato al documentostesso. Si noti che procedendoad eventuali inserimenti ma-nuali che prevedano la sovra-scrizione di alcune formule,per preparare un nuovo docu-mento si deve chiudere il mo-dello (senza salvarlo), e riapri-re l’originale. L’applicazioneesemplificativa prevede pocospazio per la merce spedita,pertanto bisognerà aggiungerenuove righe in quella zona. taliaggiunte vanno a modificare lastruttura della tabella di nume-razione.

Il nostro consiglio, in ognicaso, è quello di sviluppare unnuovo modello personalizzatoin base alle istruzioni fornitenella presente dispensa. A co-sto di essere monotoni, ricor-diamo ancora una volta chetanto il modello che le istruzio-ni fornite nella presente di-spensa sono da considerarsisemplici suggerimenti che cia-scuno dovrà interpretare co-me meglio crede.

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� Prelevare i dati dagli elenchiAlcuni dati vengono prelevati da speciali elenchi adiscesa. Le liste che alimentano tali elenchi sitrovano nel foglio di lavoro supporto, e devonoessere opportunamente denominati. Al loro nomesi farà riferimento nella casella delle proprietàdegli elenchi. Per consentire di aggiungere nuovielementi alle liste conviene denominare una zonapiù ampia di quella occupata al momento dalleliste stesse.

� Modifiche all’archivio indirizziSe si prevede di aggiungere nuove informazionirelative ai destinatari bisogna aggiungere nuovecolonne all’archivio indirizzi. In tal caso, si devecontrollare che le vecchie e nuove formule operinosulla nuova zona occupata dall’archivio, eprocedere eventualmente a modificare il numerodella colonna di prelievo. Quando si immettonoaltri dati, anziché inserire nuove righenell’archivio, conviene aggiungerli alla fine diquest’ultimo e procedere poi all’ordinamento.

� Il documento archiviatoIl documento viene archiviato nel primo foglio dilavoro di una nuova cartella, alla quale siattribuisce automaticamente un nome che siarticola nella stringa fissa Documento ditrasporto e nel numero progressivo che è statoassegnato. Se per errore si procede a salvare unaseconda volta il documento, un opportunomessaggio ci avverte della cosa. In tal caso, dopoaver effettuato gli opportuni controlli, si puòprocedere alla sovrascrizione del documento.

� Inserire il numero progressivoIl numero da assegnare al documento deveessere inserito nella tabella dedicata, e saràtrasferito nella cella E4 tramite la formula in essacontenuta. Tale soluzione consente di averesempre disponibile la situazione dei documentiemessi, riducendo così l’eventualità di emetteredocumenti con numerazione non corretta. Se ilnumero progressivo deve avere un suffisso,bisogna risolvere il problema utilizzando glioperatori di concatenazione.

Compilare e salvare il documento

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