eventwijzer opgave · 2020. 10. 9. · initiatieven in gang gezet en nieuwe sociale netwerken...

OPGAVE 1Omarm complexe veranderingen!

WIJZER 2Samen dromen najagen

OnzeEventwijzerinvogelvlucht

Hetwaarom:samenimpactdefiniëren

Hethoe:vanuitkernwaardeneenevenementontwerpen

Hetwat:tussenstrakplannenenimproviseren

PRAKTIJK 3Lessen over legacy

Nijmegenvierteenjaarlangduurzaamheid

EenDuitsplanningsinstrumentverovertParkstad

DeWorldExpoinRotterdamdieernietkwam

Langelijnennaarbewustbodemgebruik

Dekrachtvanherhalingmaaktduurzamedinsdag

SLOTSOM 4Is het sop de kool waard?ontwerp: Deel 2 ontwerpers, Nijmegen

druk: Coers en Roest, Arnhem

EventwijzerOverdeinzetvanevenementenalsbeleidsinstrument

ommaatschappelijkebewegingopgangtebrengen

strategiereeks

strategiereeks 7

eventwijzer

2

•Onzekernboodschapluidtalsvolgt…•Onsverhaalwordtopdevolgendemanierenverteld...

•Onzekernwaardenzijn...•De‘persoonlijkheid’vanonsevenementis...

•Debelangrijkstedoelgroepenzijn…•Bijdezebestaandenetwerkenkunnen

weaansluiten...

•Deopdrachtgeveris...•Zogaanwehetorganiseren...

•Deeigenarenvanhetevenementzijn...•Mogelijkeanderefinanciersensponsorszijn...

•Dehoofdlijnenvanonsprogrammazijn...•Activiteitendienietmogenontbrekenzijn...•Wekunnenmeeliftenmet...

strategiereeksDe Strategiereeks is een uitgave van de Strategie en Management Consultants van Royal HaskoningDHV. Met deze reeks willen we een bijdrage leveren aande professionalisering van strategische beleidsontwikkeling en proces-, programma- en verandermanagement in de fysieke leefomgeving. De visies, aanpakken en instrumenten die in de Strategiereeks worden gepresenteerd, helpen onze klanten en adviseurs in de aansturing of begeleiding van complexe samenwerkingsprocessen. De uitgaven van de Strategiereeks zijn gebaseerd op onze praktijkervaringen en in co-creatie met onze klanten en partners ontwikkeld.

Wij nodigen iedereen uit om eigen ervaringen en opinies met ons te delen, zodat visies, aanpakken en instrumenten blijvend kunnen worden doorontwikkeld en verbeterd.

Uitgaven StrategiereeksNr 1 | Sturen in beweging: naar een procesmodel op inhoudelijke grondenNr 2 | Het Rolmodel: over kiezen en uitvoeren van rollen in het publieke domeinNr 3 | Nieuwe ruimte: veranderprincipes voor vernieuwing in het ruimtelijk domeinNr 4 | Dialoogwijzer: hoe een sterk verhaal tot handelen leidtNr 5 | Lerend evalueren: reflecteren, leren en verbeterenNr 6 | Programma in zicht!: programmamanagement tussen hiërarchie en netwerkNr 7 | Eventwijzer: over de inzet van evenementen als beleidsinstrument

Zogaanwehetsuccesmeten...

verhaal

eigenaren

programma

kernwaarden

doelgroep

organisatie

Westrevendevolgendemaatschappelijkeeffectenna,tijdensénnaafoopvanhetevenement ...

Onzecentraleambitieendoelenzijn...

impact &

legacy

Even

tsja

bloo

non

twer

p je

eig

en e

vene

men

tD

itsj

ablo

onis

ook

als

apa

rtb

esta

ndb

esch

ikba

aro

mu

itte

prin

ten

enm

eea

and

esl

agte

gaa

n!w

ww

.roya

lhas

koni

ngdh

v.co

m/s

mc

EVENTWIJZERover de inzet van evenementen als beleidsinstrument om

maatschappelijke beweging op gang te brengen




weaansluiten...








verhaal

eigenaren

programma

kernwaarden

doelgroep

organisatie



impact &

legacy

Even

tsja

bloo

non

twer

p je

eig

en e

vene

men

tD

itsj

ablo

onis

ook

als

apa

rtb

esta

ndb

esch

ikba

aro

mu

itte

prin

ten

enm

eea

and

esl

agte

gaa

n!w

ww

.roya

lhas

koni

ngdh

v.co

m/s

mc

7Ev

entw

ijzer

• St

rate

gier

eeks

Roy

al H

asko

ning

DH

V • V

OO

RWO

ORD

Nijmegen is de oudste stad van Nederland en tegelijker tijd een dynamische, diverse en vooral ook duurzame stad. Een oude stad met een jong hart. Old city, young vibe zoals wij dat uitdrukken. Wij geloven in de kracht van evenementen om de stad op de kaart te zetten en de samenleving in beweging te brengen. In 2016 waren wij de Fietsstad van Nederland en etappeplaats in de Giro d’Italia. In 2017 ontvingen we Velocity – het wereld fietscongres – en in 2018 waren we de European Green Capital, Duurzame Hoofstad van Europa. Dit jaar wordt het Democratiefestival in Nijmegen georganiseerd. In 2020 komen de Eurogames naar de stad en kleurt Nijmegen roze.

Rode draad in al deze evenementen is dat prestaties & gezelligheid worden gecombineerd met maatschappe lijke impact: promotie van fietsen, vergroening van de stad of het vieren van diversiteit. Nijmegen organiseert vanuit een filosofie: de grote evenementen en festivals hebben in 2017 een convenant getekend om elk jaar nieuwe stappen te zetten in verduurzaming.

De Zevenheuvelenloop is inmiddels één van de duur zaamste sportevenementen van Europa en de Vierdaagsefeesten doen er alles aan om energieneutraal te worden. Daar ben ik trots op. Het lukt ons om op die manier grote groepen inwoners mee te nemen in de aandacht voor een beweging naar een duurzame toekomst.

Ik ben blij met de boodschap van dit boekje van Royal HaskoningDHV – een bedrijf dat 138 jaar geleden in onze stad is geboren. Evenementen zorgen voor levendige netwerken tussen professionals en liefhebbers. De kunst is om de spirit levend te houden, ook na afloop van een themajaar zoals European Green Capital. Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over wat je als stad wilt bereiken. De eventwijzer helpt daarbij.

Hubert Brulsburgemeester van Nijmegen

Houd de spirit levend

Hoe breng je samen beweging in

transities zonder meteen alles op zijn kop te zetten?

OPGAVEOmarm complexe veranderingen! 1

10

Sommige maatschappelijke opgaven zijn zo groot en onoverzichtelijk dat het ondoenlijk lijkt om er beweging in te brengen. Je loopt er maar liever omheen.

Denk aan de vernieuwing van de economie van NoordNederland, de transitie van de Rotterdamse haven, krimp in de Mijnstreek of circulaire voedselproductie. Allemaal strategische vraagstukken met enorme maatschappelijke impact die je eigenlijk alleen maar via samenwerking tussen duizenden partijen het hoofd kunt bieden. Hoe breng je samen beweging in transities zonder meteen alles op zijn kop te zetten? Met beperkt publiek draagvlak en nog zonder alles omvattend plan? Gewoon ergens beginnen, met aanstekelijk enthousiasme! Evenementen kunnen daarbij helpen. Verander

het spel en omarm complexe veranderingen. Wees responsief: haak aan bij de energie die overal in de samenleving te vinden is. Het gebeurt vaak al zonder dat je het ziet.

Evenementen als katalysator“Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis, waar een vooraf bepaalde inhoud op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek, dat daarmee deelnemer aan deze gebeurtenis is geworden”; dat is een mooie definitie van Gabriëlle Kuijper uit het Basisboek eventmanagement1.

1 Gabriëlle Kuiper & Danique Kamp, Uitgeverij Coutinho, 2015.

Omarm complexe veranderingen!

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 1 O

PGAV

E11

In onze uitgave hebben we het over evenementen waarbij gebeurtenissen rondom inhoudelijke thema’s in het domein van de leefomgeving gecombineerd worden met muziek, kunst, cultuur, sport of wetenschap. Leren door te beleven. En belangrijker nog: waarbij deze evenementen bewust worden ingezet om een impuls te geven aan een maatschappelijke veranderingen.

Evenementen kunnen een belangrijke rol spelen als katalysator in maatschappelijke opgaven. Ze geven nieuwe betekenis en versnellen innovaties. Een event zorgt voor een deadline, dwingt tot zichtbare samenwerking, viert resultaten en geeft energie voor vernieuwing. Een geslaagd event heeft impact: de wereld zal na afloop niet meer hetzelfde zijn. Er zijn nieuwe initiatieven in gang gezet en nieuwe sociale netwerken ontstaan. Het imago van een stad of regio heeft een impuls gekregen. Misschien was het evenement zelfs goed voor de economie of voor het milieu. Maar soms blijf je als organisator ook zitten met verliezen in de exploitatie. Dit alles wordt de ‘legacy’ genoemd: dat wat overblijft, de opbrengst en de rekening. Evenementen zijn zo oud als de mensheid. Van feesten om het begin van de lente te vieren tot aan processies en de Olympische Spelen. Events waren lang verbonden aan tradities en rituelen. Ze hadden een maatschappelijke functie om gemeenschappen te versterken en de verbondenheid met de wereld te vieren. Toen was er ineens Woodstock in de Verenigde Staten of Kralingen dichter bij huis. Deze evenementen kwamen niet voort

uit een traditie, maar waren juist een hoogtepunt van de tegencultuur van de jaren zestig en van het hippietijdperk. Het waren festivals ‘van onderop’, gericht op vernieuwing en verandering. En waar staan we nu? Festivals en feestjes zijn er in overvloed. Er bestaan traditionele en grootse events zoals de Olympische Spelen of Wereldtentoonstel lingen. De Europese unie zet steden een jaarlang in het zonnetje als culturele of duurzame hoofdstad. We pakken elke tien jaar groots uit met een tentoonstelling over de kracht van de Nederlandse tuinbouw en sierteelt, de Floriade. Provincies halen de start van de Tour de France, de Giro en de Vuelta naar Nederland om zo de aandacht te vestigen op fiets toerisme en fietskennis. En er zijn ook veel nieuwe initiatieven die relateren aan maatschappelijke opgaven, van klimaatfeesten tot debatten over circulaire economie of slow foodevents. Van lokaal tot internationaal. Soms eenmalig, maar vaak ook terugkerende evenementen met een groeiend publiek dat elkaar ontmoet rondom een gedeelde passie en een eigen taal ontwikkelt.

Evenementen kunnen een belangrijke rol spelen als katalysator in maatschappelijke opgaven. Ze geven nieuwe betekenis en versnellen innovaties.

12

Voorbij festivaliseringOver de betekenis van al deze events wordt verschillend gedacht. Er wordt soms met dedain gesproken van de ‘festivalisering’. Daarmee wordt gedoeld op de explosieve groei van het aantal festivals en het gevoel dat urgentie vaak ontbreekt. Veel vermaak en weinig diepgang. Festivals zijn hip en je lijkt er als stad of regio pas écht bij te horen als je jezelf via een beeldbepalend evenement op de kaart hebt gezet. Soms wordt onvoldoende stilgestaan bij de vraag of een festival wel het juiste middel is om een doel te bereiken. Leuk is niet genoeg. Het kan ook anders: een trend is dat events vaker planmatig worden ingezet om draagvlak te creëren voor veranderingen. Om op een speelse manier te zorgen voor maatschappelijke bewustwording en beweging in gang te zetten.

De ‘Slow Food Youth Network’ – een internationale jongerenbeweging die zich inzet voor een eerlijker en gezonder voedselsysteem – gebruikt bijvoorbeeld events als breekijzer in de opinievorming. Zij organi

seren acties met een groot netwerk van vrijwilligers en proberen een breed publiek te bereiken. Zoals ‘World Disco Soup Day’, waarmee aandacht wordt gevraagd voor het tegengaan van voedselverspilling. Maar ook Foodfilm festivals of ontmoetingen van boer, burger en bankier dragen bij aan bewustwording. Bezoekers ervaren tijdens de evenementen dat verandering nodig én mogelijk is. Partijen steken elkaar aan en versnellen zo de transitie naar – in het geval van slow food – een ecologisch verantwoord voedselsysteem. Het festival krijgt bredere betekenis en werking, het wordt onderdeel van een beweging van onderop. En dat gaat een stapje verder dan ‘gewone’ communicatie met krantenberichten, websites en social media. Een aantrekkelijk evenement opent deuren en harten.

Evenementen als middel voor maatschappelijke veranderprocessenIn deze uitgave richten we ons op events die bedoeld zijn om meerwaarde te creëren voor maatschappelijke veranderprocessen. Ze leveren nieuwe betekenis op voor wijk, stad of regio. Ze verbinden mensen en creëren nieuwe netwerken. Maatschappelijke partners verbinden zich met collectieve doelen, de overheid sluit aan op vonken in de samenleving en beweegt mee. Het samenspel tussen partijen is een zoektocht en de publieke opinie is vaak onverbiddelijk. Is het geld voor het binnenhalen van een prestigieus sportevenement wel goed besteed of had het beter gestoken kunnen worden in breedtesport? Een groen feestje voor bobo’s of liever investeren in zonnedaken? Wie blijft zitten met de rekening van de Floriade of een World Expo?

Soms wordt onvol doende stilgestaan bij de vraag of een festival wel het juiste middel is om een doel te bereiken. Leuk is niet genoeg.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 1 O

PGAV

E13

Feit is dat een duidelijk maatschappelijk frame én vooraf goed nadenken over de beoogde ‘legacy’ helpen om een breed publiek mee te nemen. Het verhaal moet blijven plakken: eenvoudig, onverwacht en toch concreet. De kracht van een goed idee moet zich verbinden met de macht van bestuurders en media. Organisaties met uiteenlopende rollen in de samenleving komen makke lijker bij elkaar als een event wordt gezien als een gezamenlijke kans.

Eventmakers gaan om de tafel met beleidsmensen, de culturele sector met onder nemers, professionals met vrijwilligers, jong met oud. Dat lijkt makkelijk, maar dat is het niet. Er zijn uit stekende procesvaardigheden nodig om samen werking rondom evenementen te laten floreren. Programmatisch creëren2 is een vak apart. We moeten een nieuwe manier van kijken ontwikkelen: meer vanuit passie. Een nieuwe manier van samenwerken: meer gericht op doen. En een nieuwe manier van waarderen: meer aandacht voor leereffecten en indirecte opbrengsten.

2 Het boek ‘Programmatisch creëren’ van Jo Bos, Anne Jette van Loon en Hans Licht (2013) is één van de inspiratiebronnen voor deze eventwijzer.

Organisaties met uiteenlopende rollen in de samenleving komen makke lijker bij elkaar als een event wordt gezien als een gezamenlijke kans.

14

eenmalige versus terugkerende evenementen3

Een behulpzame categorisering is het onderscheid tussen éénmalige en terugkerende evenementen. Vaak zijn eenmalige evenementen grootschalig en geven een impuls aan transities. Dit soort ‘pulsars’ hebben de potentie om memorabel te zijn, ze kunnen mensen wakker schudden en veranderingen in gang zetten. Pulsar evenementen dragen vooral bij aan het creëren van nieuwe verbanden. Dit gebeurt door onvermoede verbindingen tussen bestaande netwerken. Maar ook doordat een pulsar evenement sociaal kapitaal kan genereren vanuit de ‘shock’factor (Richards 2015).

Terugkerende evenementen vinden regelmatig plaats op dezelfde plek (festivals, biënnales, enzovoorts) of op verschillende plaatsen (bijvoorbeeld jaarcongressen of competities). Terugkerende evenementen generen identiteit en sterke lokale netwerken. Er is ruimte voor het delen van kennis, voor samenwerking en voor capacity building. Een voordeel van zich herhalende evenementen is dat ze informatie in allerlei toonaarden herhalen, waardoor het makkelijker is voor deelnemers om de informatie op te nemen en de culturele en/of sociale boodschap van het evenement te internaliseren (Richards 2015). Een voorbeeld hiervan is het Bevrijdingsfestival.

Het onderscheid hierboven kan de suggestie wekken dat pulsar en herhalende evenementen twee verschillende werelden zijn. In de praktijk is het onderscheid tussen de twee niet zo scherp. Vanuit nationaal perspectief kan een evenement zoals de Olympische Spelen of Culturele Hoofdstad als een pulsar evenement worden ervaren, terwijl dit op internationaal gezien een terugkerende gebeurtenis is. Bovendien kunnen pulsar en terugkerende evenemen ten elkaar aanvullen. Grosso modo zijn pulsar evenementen geschikt om maatschappelijke veranderopgave op de politieke agenda te zetten, terwijl repeterende bijeenkomsten bijdragen aan verbreden van het draagvlak.

3 Iris van Dijk, Sarah Wildeboer, Brian van den Eshof en Lukas Heeren: evenementen als katalysator van maatschappelijke opgaven (2017).

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 1 O

PGAV

E15

Deze eventwijzerMet deze eventwijzer willen we bijdragen aan de erkenning van evenementen als serieus beleids instrument naast de gebruikelijke tools zoals subsidies, wetgeving of campagnes. We reiken een eenvoudig schema aan voor het bedenken en uitvoeren van events die impact hebben en blijven plakken.

We hebben de wijzer geschreven op basis van onze ervaringen in proces en programmamanagement, in adviestrajecten en op basis van gesprekken met vakgenoten4. De eventwijzer kan worden gebruikt bij het instrumenteren van maatschappelijke veranderopgaven. Dus als je nog aan het begin van een traject staat. Maar ook voor het opnieuw doordenken van bestaande evenementen kan het model meerwaarde hebben: waar doe je het voor? Hoe kun je meer maatschappelijk rendement halen uit een stoer evenement of een verouderd format nieuw leven inblazen?

LeeswijzerIn hoofdstuk 2 introduceren we de invalshoek van waarom, hoe en wat? We koppelen de gouden cirkel van Simon Sinek aan programmatisch creëren: wat is er in de fase van richten, inrichten en verrichten nodig om van een evenement een succes te maken? In hoofdstuk 3 beschrijven we vijf casussen met de bril op van ons model. Dat doen we aan de hand van interviews met spelveranderaars. We kunnen alvast verklappen: niet elke casus gaat volgens het boekje. Onze beschrijvingen gaan over grote en kleine evenementen, over een malige gebeurtenissen en jaarlijks terugkerende ontmoetingen. Ze gaan over dromen die zijn waar gemaakt of juist uit elkaar zijn gespat. Wij hebben veel geleerd van de casuïstiek. In hoofdstuk 4 vatten we onze bevindingen samen en zetten een aantal tips op een rij. We maken daarbij onder meer gebruik van bespiegelingen van Professor Hospers over de opbrengst van evenementen: van tellen naar vertellen5. Achterin dit boekje zit een eventsjabloon die je kunt gebruiken bij het vormgeven van jouw evenement, een soort canvas.

4 De volgende casuïstiek ligt aan de basis van deze uitgave: de voorbereiding van World Expo Rotterdam, Nijmegen Green Capital 2018, LeeuwardenFriesland Culturele Hoofdstad 2018, IBA Parkstad, het Initiatief Bewust Bodem gebruiken Duurzame Dinsdag. Daarnaast hebben we kennis gemaakt met de Waterkaravaan, het Slow Food Netwerk en verschillende fiets en sportevenementen in Gelderland.

5 Kennisfestival ‘Creating Legacy’ op 21 februari 2019 in Nijmegen.

Hoe kun je meer maat schap pe lijk rendement halen uit een stoer evenement of een verouderd format nieuw leven inblazen?

Een evenement is een pakkend verhaal.

Een vertelling die mensen raakt en meeneemt in een

verandering.

2WIJZER

Samen dromen najagen

18

onze eventwijzer in vogelvlucht

Eerst duidelijkheid over het waarom, dan pas hoe en watDe kern van onze eventwijzer is dat voorafgaand aan een evenement voldoende tijd wordt genomen om met de stakeholders te doordenken wat je achteraf wilt nalaten. Beginnen dus met de legacy voor ogen! De eventwijzer gaat over festivals, congressen, exposities en thema jaren die bedoeld zijn om maatschappelijke verande ringen op gang te brengen. Om feestjes die bewust wording en gedrag beïnvloeden. Ze zijn geen doel maar middel en een volwassen instrument naast peen, preek of zweep6. Het vertrekpunt voor onze eventwijzer is de Gouden Cirkel van Simon Sinek7.

Deze organisatie goeroe laat zien dat een succesvolle onderneming altijd begint bij de waaromvraag. Welke dromen jaag je na? Wat zijn jouw drijfveren? Pas als je scherp hebt wat de gedeelde ambitie is kom je uit bij het hoe: de kern waarden van waaruit je een evene ment organiseert. En vervolgens bij het wat: geplande acties en impro visatie. Helaas gaat het bij events vaak anders om. “Laten we een congres organiseren”, zegt de beleids maker. “We kunnen wel wat aandacht gebruiken”, meent de woordvoerder. Met leuk is niks mis, maar wij pleiten ervoor om een evenement altijd te ontwerpen vanuit de legacy. Het denken van Sinek is niet lineair maar een cirkel. In elke fase van een pro ject of pro gramma is het goed zijn uitgangsvragen te herhalen: waarom willen we dit ook al weer? Hoe willen we straks herkend worden? Wat is daar nu voor nodig?

Samen dromen najagen

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

19

6 Pieter Winsemius introduceerde deze klassieker: de peen staat voor subsidies, de preek voor het communicatief instrumentarium en de zweep is wet en regelgeving. In de Duitse planologie geldt de tentoonstelling (Internationale Bau Austellung) als een volwaardig planningsinstrument.

7 Simon Sinek: Start with why (2009). 8 Het INKmanagementmodel is ontwikkeld door het Instituut

Nederlandse Kwaliteit en is gebaseerd op PlanDoCheckAct cyclus van Edward Deming.

9 Zie kader ‘Aristoteles in Hollywood’.

Richten, inrichten en verrichtenOnze eventwijzer is een incrementeel model, waarbij we steeds opnieuw toetsen of de ambities en kernwaarden nog terug te vinden zijn in de uitwerking. De fasering uit het INKmodel8 helpt om ook de voorbereiding van evenementen te structureren. In elke fase worden het waarom, hoe en wat een beetje scherper. De onderscheiden fasen zijn: • Richten is het neerzetten van een strategisch kader

met inspirerende doelen• Inrichten staat voor het opbouwen van de organisatie

en van het programma• Verrichten is de feitelijke uitvoering in de geest van

je oorspronkelijke ambities

De kracht van het narratiefEen evenement is een pakkend verhaal. Een vertel ling die mensen raakt en meeneemt in een verande ring. Een verhaal ter lering en vermaak. Sinds de klas sieke oudheid hebben toneelstukken een min of meer vaste structuur met een begin, een midden en een eind9. Ofwel een proloog, de ontwikkeling en een climax. In het leeuwendeel van de hedendaagse film scripts worden de klassieke regels van het verhalen vertellen nog steeds gehanteerd. Begin met een premisse: de belofte van je evenement in één zin samengevat. Deel je verwachtingen om teleurstelling bij het publiek te voorkomen. Een goed script bestaat vervolgens uit een mix van hoofdlijnen en boeiende details: verknoop grote en kleine verhalen. Voor een film is de montage heel belangrijk: wat is de boodschap die je wilt je overbrengen? En welke dialogen en beel den passen daarbij?

Goed articuleren van je boodschap is essentieel om het hart van de kijker of bezoeker te raken. Anders gezegd: goed doordachte communicatie is de basis voor elk geslaagd evenement, misschien wel de allerbelangrijkste factor.

Onze route naar een succesvol evenementDe drie invalshoeken hebben wij samengevat in een schema dat de basis vormt van onze eventwijzer. Het helpt ons om op een betekenisvolle manier na te denken over evenementen die zorgen voor legacy, voor maat schap pelijke beweging in grote vraagstukken. Dit leidt tot in totaal 12 praktische ‘wegwijzers’ om evenemen ten succesvol in te gaan zetten. In de volgende para gra fen werken we deze verschillende wegwijzers verder uit.

2020

Onze route naar een succesvol evenement

waarom?

wat?

richtendromen delen

verrichtensamen doelen

bepaleninrichtenfounders

verbinden

vertellenverwachtingen

uitspreken

richtenkoers houden verrichten

strak plannen én improviseren

inrichteneen topteam neerzetten

vertellenhelder

verwoorden

1

2

9

10

11

12

3 4

21Ev

entw

ijzer

• St

rate

gier

eeks

Roy

al H

asko

ning

DH

V 2

WIJZ

ER21

hoe?vertellen

grote & kleineverhalen verknopen

richten persoonlijkheid

meegeven

succesvol evenement

6

7 8

5

inrichtencommunityopbouwen

verrichtencreatief

programmeren

22

aristoteles in hollywood

Een evenement is een pakkend verhaal vertellen. Of het nu een heel themajaar is, een meerdaags festival of een congres van een halve dag: je wilt dat de deelnemers er iets van meenemen. Een boodschap, een goed gevoel of constructieve verwarring. De grote verhalen volgen sinds de oudheid een min of meer zelfde structuur. In zijn standaardwerk ‘Poetica’, formuleerde Aristoteles een eenvoudige dramaturgische regel: een goed toneel stuk heeft een begin, een midden en een eind. De proloog introduceert het probleem en wordt gevolgd door de ontwikkeling van de karakters. Naar het eind van het toneelstuk wordt toegewerkt naar een climax. En vervolgens is er een epiloog waarin de boodschap nog eens fijntjes wordt herhaald.

Zo’n 70 procent van de Hollywoodfilms volgt nog steeds dat oerconcept van verhalen vertellen. Bij het vormgeven van evenementen hanteren wij vaak een eigentijdse vertaling van de regels van Aristoteles en de basisprincipes van filmscripts om een pakkend evene ment te ontwerpen. Belangrijke elementen zijn10:

De premisse onder het evenement: dat wat je wilt vertellen samengevat in één zin. Eerzucht leidt tot zelfvernietiging, dat is de premisse onder MacBeth van Shakespeare;

Een proloog of set-up: het begin van het evenement waarbij je probeert de deelnemers meteen in de juiste sfeer te brengen. De opgave wordt neergelegd en de hoofdpersonen geïntroduceerd. In een film zijn dat vaak de protagonist en de antagonist – de ‘good guy and the bad guy’. Maar ook in een congres kan het interessant zijn om meteen in het begin het dilemma neer te zetten;

In een film eindigt de eerste acte vaak met het zoge naamde ‘plotpoint’: voor de kijker is dan duidelijk waar het om draait, de toon is gezet en zijn interesse is gewekt. Ook bij evenementen is dat een gouden regel: maak direct duidelijk wat je mag verwachten;

De ontwikkeling: in een film of toneelstuk wordt in het middendeel het verhaal uitgewerkt dat met de plotpoint is neergezet. Allerlei verhaallijnen worden verweven. De kunst is om de aandacht vast te houden. Scenaristen gebruiken daarvoor zogenaamde ‘pinches’: verrassende wendingen. Ook in congressen of festivals bouwen we graag ontregelende pinches in tussen parallelsessies of workshoprondes;

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

23

De ontknoping: het voorlaatste deel van een film. De verschillende grote en kleine verhaallijnen komen bij elkaar en het plot wordt zonneklaar. Vertaald naar een evenement is dat een climaxmoment met spraakmakende sprekers, het interactief delen van conclu sies of het tekenen van een convenant;

De kiss-off: een beproefde truc uit de Hollywoodtraditie. Nadat het is verhaal is verteld, komt er nog een luchtige slotscene waarin de spanning wordt weggenomen. De hoofdpersoon kust zijn of haar lief. Gek genoeg blijven juist die slotscenes vaak hangen en wordt erover nagepraat in de foyer. Wij eindigen daarom graag met een luchtig einde: een tekenaar, een poppenspeler, de kritische hofnar of een muzikale uitsmijter.

Natuurlijk vormen de regels van het verhalen vertellen slechts een handvat en juist creatieve processen nodigen uit om af te wijken van de gebaande paden. Wat niet wegneemt dat een geslaagd evenement begint met een goed doordacht script vanuit een duidelijke premisse.

10 Patrick Cattrysese, Handboek Scenario schrijven (1995, herziene druk 2006)

24

Door te beginnen bij het WAAROM, dwingt het model om al vanaf de prille start na te denken over de legacy van een event: wat wil je dat het oplevert? Hierdoor is een event niet alleen maar een ‘dag waarop of jaar waar in we iets leuks organiseren’, maar draagt het ook echt bij aan de inhoudelijke opgave en de veran dering die nodig is. Die impact wordt zowel in de voorbereiding, tijdens en na het event zichtbaar. Door Cornelissen is onderzoek gedaan naar deze impact. Hij heeft ook de term ‘legacy’ – nalatenschap – geïntroduceerd. Het onderzoek van de Erasmus

Universiteit vond onder meer plaats rondom events zoals het WKvoetbal 2010 in ZuidAfrika. Conclusie van de onderzoekers was dat zelfs bij een dergelijk groot event er vooraf onvoldoende duidelijkheid was over de gewenste impact. Dat leidde achteraf tot veel discussie. Heeft het WKvoetbal het land gebracht wat ervan verwacht mocht worden? Voor veel kleinere events is dat niet anders.

het waarom: samen impact def iniëren

richtendromen delen

verrichtensamen doelen

bepaleninrichtenfounders

verbinden

vertellenverwachtingen

uitspreken1

2

3 4

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

25

richten: 1 dromen delen

Legacy gaat over de dromen die je hebt over wat een evenement moet opleveren. Liefst is dat een gedeelde droom. De ambitie om samen iets neer te zetten – fysiek of mentaal – dat bedoeld is om te blijven. Als eerste stap in onze eventwijzer is het belangrijk om met de enthou siastelingen van het eerste uur – de initiatief nemers – het gesprek te voeren over ambities en drijfveren. Breng focus aan: waar gaan we ècht voor en wat is bijvangst? Zo’n gesprek over legacy met de initiatiefnemers creëert gedeeld eigenaarschap. De ervaring leert dat er uit zo’n kickoff altijd meer en vaak nieuwe inzichten komen dan wanneer je direct aan de slag zou zijn gegaan met het bedenken van een format. Afstand nemen om te kunnen inzoomen. De bedoeling is om de gedeelde ambities voor de veranderopgave rechtstreeks te projecteren op het event. Zo ontstond bij een gesprek over een event voor ‘Bereikbaarheid Brainport Eindhoven’ het besef dat de gewenste legacy niet om technologie of innovatie gaat – want die zijn al volop aanwezig in deze regio – maar dat er juist meerwaarde zou kunnen ontstaan vanuit nieuwe maatschappelijke samenwerkingen rondom mobiliteit. Door verschillende opties voor legacy met elkaar te bespreken wordt duidelijk in welke domeinen er kansen liggen en waar niet. Goed vooraf bepalen wat eruit moet komen voorkomt frustraties achteraf.

domeinen van legacy

Cornelissen en zijn collega’s komen in hun onderzoek tot een categorisering van mogelijke vormen van legacy. Naast specifieke legacy zoals het cultureel profiel, bewustwording of Europese positie, definieert de Erasmusuniversiteit harde domeinen zoals ‘milieuwinst’, ‘economische waarde’, ‘infrastructuur & ruimte’. Naast zachtere meerwaarde in termen van ‘sociaal kapitaal’, ‘imago’, ‘levende netwerken’ of ‘nieuwe vormen van institutionele samenwerking’. Tussen deze domeinen bestaat vaak hiërarchie: niet alles is even belangrijk. Kies dus voor één of enkele domeinen en deel je verwachtingen met het publiek.

• energieverbruik

• groenere stad

retu

rn o

n in

vest

men

t •

expo

rt p

rom

otie

•

mobiliteit •

wegen •

gemeenschapsgevoel •

zelfvertrouwen •

• uits

tral

ing

orga

nise

rend

e st

ad• b

eeld

van

toer

iste

n

• publie

kprivate

samenwerking

• overheids

structuur

• bewustwording• participatie

spe

cif e

k

m

ilieu economie infrastructuur sociaal imago i

nstitutio

neel

26

inrichten: 2 founders verbinden

Met een groep enthousiastelingen, een gedeelde droom en een scherp beeld van wat het evenement op zou kunnen leveren ben je er nog niet. Belangrijk is om de kracht van het idee te verbinden met de macht. De macht staat voor invloedrijke mensen of partijen met besliskracht en de middelen om dromen waar te kunnen maken. De grootaandeel houders of – in termen van sponsoring en maatschap pelijke partnerships – de ‘founding fathers & mothers’. Serieuze founders heb je zonder meer nodig: voor het geld, de connecties en eventuele vergunningen. Maar bovenal voor het commitment. Zowel rondom Europese Culturele Hoofdstad in Leeuwarden als Green Capital in Nijmegen was het optrekken van de gemeente met de provincie beslissend om het initiatief van de grond én betaald te krijgen. Bij de World Expo waren gemeente en het regionale bedrijfsleven de founders. Verwar deze selecte groep van grootaandeel houders niet met het veel bredere krachtenveld van stakeholders. De founders geven richting aan het zoeken naar draagvlak bij specifieke doelgroepen en mogelijke sponsors, en daarmee aan de haalbaarheid van een event. Hoe belangrijker het evenement wordt gevonden, hoe hoger in de boom de sturing wordt georganiseerd. Commitment in de bestuurskamers is vaak essentieel om aan maatschappelijk draagvlak te kunnen bouwen (‘licence to operate’).

verrichten: 3 samen doelen bepalen

Om het idee verder te kunnen operatio naliseren is het nodig de (abstracte) ambitie te vertalen naar concrete doelen. Het kan helpen als deze doelen afrekenbaar zijn, maar soms is dat juist een sta in de weg. Kies voor VIPdoelen – verbindend, inspirerend & productief – hebben wij eerder geopperd11. Hoe gaat dat, samen doelen bepalen? De gedachte is dat op de belangrijkste thema’s doelen worden geformuleerd voor de legacy van het event. Deze doelen zijn gericht op de impact die de inspanningen hebben op de veranderopgave. Wanneer bijvoorbeeld de institutio nele vernieuwing het speerpunt is, dan ga je op zoek naar vernieuwende manieren van samenwerking tussen organisaties en probeert dat de meten in termen van betrokken partijen, aantallen vrijwilligers, nieuwe coalities of ‘crossovers’. Maar wanneer het speerpunt milieuwinst of nieuwe banen is, dan zal er meer focus liggen op groene voorbeeldprojecten, activatie van een breed publiek of op het naar buiten toe profileren van het vestigingsklimaat en de aantrek kelijke arbeidsmarkt. Ook dat is meetbaar, maar de causaliteit blijkt altijd lastig. Voor hoeveel extra export zorgt een Floriade? Hoeveel groene banen levert Duurzame Hoofdstad op? Doelen richten zich in de beginfase dus nog niet op het realiseren van een activiteit, op een specifiek project, op bezoekers aantallen of op een sluitende begroting. De doelen zijn gericht op de impact voor de langere termijn. Of in vaktermen: het gaat in deze fase niet om de ‘output’ maar om de ‘outcome’.

27Ev

entw

ijzer

• St

rate

gier

eeks

Roy

al H

asko

ning

DH

V • 2

WIJZ

ER

11 Strategiereeks ‘Programma’s als expeditie’ opgenomen in Gedeeld Eigenaarschap (RHDHV, 2015).

vertellen: 4 verwachtingen uitspreken

Waarom gaat een gemeente of provincie geld besteden aan ‘linkse hobby’s’ zoals duurzaamheid, architectuur of cultuur? Aan feestjes voor bobo’s in plaats van voor zieningen voor de hardwerkende medelanders? Die vragen zijn van alle tijden en alle landen. Of het nu gaat om de Olympische spelen in London, het WKvoetbal in ZuidAfrika, de Architectuur Biënnale in Rotterdam of de IBA in Heerlen. Belangrijk is daarom van meet af aan duidelijk je verwachtingen te delen: de belofte van het evene ment. Green Capital was er allereerst om professionals uit heel Europa in Nijmegen te ontvangen bij congres sen rondom duurzaamheid en om de col lega’s te laten zien hoe de stad omgaat met water of kampioen is geworden in afval scheiden. Een voorbeeld zijn voor andere middelgrote steden in Europa, dat was het doel. Dat op de vleugels van de status van ‘groene hoofdstad’ ook heel veel inwoners werden meege nomen in gedragsverandering was een welkome bijvangst. Toch is het in de praktijk niet altijd gelukt om deze kernboodschap goed over het voetlicht te brengen. Communicatief is het daarom een must om tijdens de uitvoering voortdurend te kunnen terug pak ken op de kernboodschap over het evenement: daar doen we het voor!

door antwoord te geven op de vraag waarom? heb je:

• een gedeeld beeld van de domeinen waarbinnen legacy gewenst en nodig is;

• duidelijke doelen die de gewenste legacy concretiseren;

• gedef inieerde doelgroepen die aangesproken worden op het thema en het verschil kunnen maken qua legacy.

28

De tweede laag in de Eventwijzer gaat over het HOE. Met zicht op de gedroomde impact en onze doelen, kunnen nu de kernwaarden worden bepaald. We duiden de belangrijkste doelgroepen en geven een evenement een aansprekende ‘persoonlijkheid’ mee. Vervolgens ontwerpen we een creatief concept en bouwen daar een netwerk van stakeholders omheen. Dat zijn mensen en organisaties die zich thuis voelen bij het maatschappelijke doel en de kernwaarden. Een programma wordt ook ontworpen samen mét de stakeholders, bij voorkeur met die doelgroepen

waarop de legacy zich richt. De hoevraag wordt steeds beantwoord vanuit het waarom: sluit het creatief concept voldoende aan bij de ambities? Is het in lijn met de intenties om legacy op specifeke domeinen te creëren? Andersom kan het frisdenken over de invulling van bepaalde onderdelen van een event weer nieuwe inzichten geven over wat moge lijk is of juist niet. Dat leidt tot aanscherping van de doelen. Er komt iets bij of er valt iets af: het pro gramma blijft in de voorbereidingsfase voortdurend in beweging.

het hoe: vanuit kern waarden een evenement ontwerpen

vertellengrote & kleine

verhalen verknopen

richten persoonlijkheid

meegeven

6

7 8

5

inrichtencommunityopbouwen

verrichtencreatief

programmeren

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

29

richten: 5 persoonlijkheid meegeven

Kernwaarden dienen als ontwerpprincipes voor het evenement als geheel. Het gaat daarbij nog niet over de specifieke onderdelen; of er een tentoonstelling moet worden georganiseerd, een leerkring of een congres, dat is van latere zorg. Een creatieve setting met een brede groep van stakeholders helpt om nieuwe perspectieven te vinden en tot verrassende combinaties van ideeën te komen. De kernwaarden geven richting: voor wie doe je het? Wat wil je uitstralen? Wat maakt jouw evenement anders en uniek? Een handvol kernwaarden is genoeg. In Friesland werd het begrip ‘Iepen Mienskip’ geïntroduceerd als kernwaarde. Vrij vertaald staat dat voor gemeenschapszin. Naast het hoofdprogramma met internationale topproducties, bracht Leeuwarden Culturele Hoofdstad in 2018 een Mienskipprogramma, samengesteld op basis van onverwachte samenwerkingen uit Friesland zelf. Nijmegen wou met Green Capital in 2018 vooral een jong publiek op duurzaamheid aanspreken, maakte het programma samen met onderwijsinstellingen en bereikte uiteindelijk duizenden scholieren en studenten. Voor Parkstad Limburg zijn trots op de eigenheid van het Heuvelland, trots op het industrieel erfgoed en ruimte geven aan bottomup initiatieven de drie kernwaarden. Op kernwaarden bouw je een programma met een eigen karakter, met persoonlijkheid.

wie je bent als event12

Natuurlijk is een event meer dan een verzameling activiteiten op locatie. Veel aandacht gaat terecht uit naar het waarom van een event. Maar laten we niet uit het oog verliezen dat mensen al bepaald hebben of ze überhaupt hun aandacht aan je willen geven, nog vóór ze toekomen aan het waarom, hoe en wat. In eerste instantie kiezen mensen intuïtief voor wie je bent. De ‘persoonlijkheid’ van een evenement is een manier om kernwaarden scherp te krijgen. Een voorbeeld uit Nijmegen.

In 2018 was Nijmegen de duurzame hoofdstad van Europa: European Green Capital. Een uitgelezen kans om een jaar lang – en liefst ook de jaren daarna – een groene boodschap te brengen en een groene beweging op gang te brengen. Maar wat voor toon sla je aan? Hoe presenteer je jezelf geloofwaardig? Om snel en eenvoudig te komen tot een visuele identiteit en een manier van praten & schrijven, bepaalden we in één intensieve bijeenkomst met stakeholders wie we wilden zijn.

12 Deze tekst is van Teun Boumans van Einder Communicatie. Royal HaskoningDHV en Einder hebben met veel plezier samengewerkt aan de communicatie rondom European Green Capital 2018.

30

In een plenaire setting schetsen de deelnemers eerst op intuïtieve manier het event als mens. Een persoon die op datzelfde moment buiten zijn fiets op slot zet of zijn elektrische auto parkeert. Die door het gebouw onderweg is naar de ruimte waar we nu zitten. Die aanklopt en... Wie komt er dan binnen? Zien we een vrouw of een man, dik of dun, groot of klein, hoe oud ongeveer? En waarom dan? Is Meneer of Mevrouw Groen ambitieus of lankmoedig? Grappig, sociaal, streng? Waar merk je dat dan aan? Wat voor kleren heeft meneer of mevrouw aan? Is hij of zij behoudend of vooruitstrevend? Open of gesloten? Snel of bedachtzaam? In welke zin dan?

De gespreksleider stelt in hoog tempo vragen en luistert, observeert en suggereert. Zo ontstaat opmerkelijk snel een echt mens, waar alle deelnemers zich in herkennen. In het geval van Nijmegen European Green Capital was dat een groene Pippi Langkous van een jaar of veertig. Bij die groene Pippi kunnen we ons allemaal vrij gemakkelijk een manier van praten voor stellen. Woorden als circulariteit of mobiliteit zal Pippi niet snel in de mond nemen. Eerder hoor je haar zeggen ‘afval bestaat niet’ of ‘ga toch fietsen!’ De persoon die je samen creëert – of beter: die je samen bent – stuurt niet alleen je communicatie en visuele identiteit. Zij is bepalend voor je gedrag en de keuzes die je tijdens het project maakt.

Een persoonlijkheid met een missie: hoe formuleert onze groene Pippi de ‘bedoeling’ van Nijmegen Green Capital? Hoe komen we tot ons kernverhaal? In groepjes beantwoorden de aanwezigen daarvoor zes vragen die samen een hulpmiddel vormen om snel tot een missie (vragen 1, 2 en 3), visie (vragen 4 en 5) en merkbelofte (vraag 6) te komen.

1. Nijmegen Green Capital is…2. Nijmegen Green Capital is er om…3. Nijmegen Green Capital is er omdat…4. Als Green Capital zien we dat…5. Als Green Capital vinden we dat…6. En daarom gaan we samen…

Het uitwisselen van de uiteenlopende antwoorden in een creatieve dialoog levert al gauw consensus op tussen de deelnemers. Zo willen we zijn en zo gaan we het doen!

Het uitwisselen van de uiteenlopende antwoorden in een creatieve dialoog levert al gauw consensus op tussen de deelnemers.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

31

inrichten: 6 community opbouwen

Een sterk event is gebaat bij een krachtig netwerk. Andersom kan het perspectief van aantrekkelijk podium – Europese ontmoetingen rondom duurzaamheid, een internationaal cultuurjaar, een wereldtentoonstelling, enzovoorts – onvermoede krachten en creativiteit oproepen in de samenleving én bijdragen aan vitale netwerken. In de voorbereiding van grote manifestaties is ‘community building’ daarom een belangrijk aspect. Of, om nog maar eens een ander woord uit de organisatiepsychologie te gebruiken: alles draait om ‘sensemaking’. Dat staat voor een gezamenlijk proces dat leidt tot gedeeld eigenaarschap. Vanuit ‘sense’ ontstaat ‘flow’. Ontmoetingen leiden tot dialoog, partijen komen halen en brengen, zien kansen en er ontstaan nieuwe combinaties en winwinsituaties. Maar soms ook niet. Bij community building ben je voortdurend op zoek naar nieuwe vrienden en bondgenoten. Maar je accepteert ook dat er afhakers zijn: partijen die onvoldoende eigen belang zien om zich actief te verbinden aan een evenement.

In Nijmegen hebben wij via een reeks van maatschappe lijke ateliers op een hippe plek gebouwd aan een partnernetwerk rondom Green Capital. Dat heeft goed gewerkt: er is in een aantal maanden een kalender gemaakt met tientallen grote en kleine duurzame evenementen in de stad, verbonden met een aantal grotere Europese congressen. Tussen culturele onder

nemers en milieuactivisten ontstonden nieuwe bondjes, studenten namen een stukje organisatie over. In Rotterdam waren het vooral de ondernemers die het initiatief namen voor de World Expo, terwijl daar pas in een latere fase het onderwijs en de culturele sector bij aanhaakten. Duurzame Dinsdag is een terugkerend evenement met ontmoetingen bedoeld om de ‘community van duurzame doeners’ van jaar tot jaar te laten groeien. Ook hier zie je: een community heeft een gezamenlijke ambitie (sense), bestaat uit partijen met een duidelijk belang én uit men sen die elkaar inspireren. Soms krijgt een com mu nity vleugels en zet onverwachte dingen neer – er ontstaat flow – die ver uitstijgt boven het evenement zelf.

32

drie perspectieven voor het betrekken van stakeholders

Het is belangrijk om bij een evenement van meet af aan potentiële stakeholders te betrekken en daar bewust in te kiezen. Dat kan op verschillende manieren, van smal tot breed. We geven hier drie opties met hun voor en nadelen.

1 Eigenaarschap blijft bij de initiatiefnemersSommige events worden voornamelijk gedragen door enkele initiatiefnemers. Zij hebben de middelen en drive om binnen strakke deadlines iets neer te zetten. De founders zitten zelf aan het stuur. De voorbereiding van World Expo Rotterdam 2025 was daar een voorbeeld van: het eigenaarschap bleef bij een kleine groep. Dit heeft voor en nadelen.

Het voordeel is dat het dan makkelijker is om een sterk concept overeind te houden. Een kleine maar machtige groep kan vaak snel de nodige middelen genereren en trekt andere zakelijke partners mee. Ook kan een kleine groep vlot orga ni seren zonder dat iedereen zich er mee bemoeit. Doelgericht en efficiënt dus. Het nadeel is dat niet altijd wordt overzien waar maatschappelijke weerstand zit en dat de rol van de publieke en politieke opinie wordt onderschat. Of dat een belangrijke stakeholder wordt ‘vergeten’. Bij World Expo 2025 werd bijvoor beeld te laat onderkend dat de rijksoverheid weliswaar goed ‘geïnformeerd’ was, maar eigenlijk onvoldoende ‘gecommitteerd’.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

33

2 Focus op het bedienen van een specifieke doelgroep

Bij andere events, zoals Duurzame Dinsdag of de Waterkaravaan, is vooraf een specifieke doelgroep in beeld die ‘geraakt’ zou moeten worden. Dat betekent dat koplopers die zich met de maatschappelijk opgave verbonden voelen – zoals ideeën genereren voor verduurzaming of voor agrarisch waterbeheer – een evenement gaan organiseren bedoeld om bewustwording te creëren en de kring van doeners te vergroten. Met name voor een jaarlijks terugkerend event is de aanwezigheid van een faciliterende organisatie een groot voordeel. Er is vaak een lange adem nodig en netwerken organiseren zich zelden vanzelf.

Het nadeel van faciliterend eigenaarschap is dat andere partijen soms gaan leunen en de resultaat gerichte beweging onvoldoende op gang komt. De jaarlijkse ontmoeting komt dan te veel op zichzelf te staan en trekt onvol doende spoor naar de dagelijkse uitvoering. Bij Duurzame Dinsdag was dit een belang rijke reden voor het ministerie om een impulsprogram ma te starten met meer ‘matchmaking’ door het jaar heen en een verbreding van de werving van duurzame initiatieven op specifieke thema’s.

3 Iedereen aan boord Met name bij events die zich richten op een ‘bijzonder jaar’ voor een bepaalde stad of gebied is het belangrijk om inclusief te organiseren. Hoe meer organisaties en mensen meedoen, hoe groter het draagvlak en de impact in de stad of het gebied zal zijn.

De belangrijkste opgave is gedeeld eigenaarschap te creëren. Het is verstandig werkvormen te gebruiken waarbij iedereen de gelegenheid krijgt mee te doen in de creatie van het event zelf of in de (rand)programmering. Dit is bij bijvoorbeeld bij Leeuwarden Culturele Hoofdstad heel goed gelukt. Ook IBA Parkstad is begon nen met het verzamelen van zoveel mogelijk – vaak al lopende – projecten en ideeën van uiteen lopende partijen. Alles is waardevol, was de stelling: omarm maatschap pelijk initiatief en zoek naar combinaties van projecten die elkaar verrijken. Maar blijf tegelijk je doelen en kernwaarden bewaken. En dat is niet altijd makkelijk. Als organisatie moet je erantwoordelijkheid kunnen nemen voor alles wat onder jouw vlag wordt georga niseerd. Eén minder geslaagd onderdeel kan afstralen op de reputatie van het geheel. Ook hier is minder vaak meer.

34

verrichten: 7 creatief programmeren

Ambitie, doelen en kernwaarden geven richting aan een creatief ontwerpproces dat zich richt op een aansprekend programma. Wat gaan we samen doen? Dat is de uitgangsvraag. Het helpt als kaders worden meegegeven. Beperking bevordert vaak de creativiteit, leert het innovatiedenken13. Psychologisch onderzoek wijst uit dat mensen creatiever worden als ze te maken krijgen met inkadering of weglaten en dat het veel moeilijker is nieuwe dingen te bedenken wanneer iedereen de vrije hand krijgt. Een andere techniek is om ideeën te zoeken tussen de comfortzone van het bestaande (te dichtbij) en de stress van het onbereikbare (te wild). Daar tussenin moet het gebeuren. Een derde invalshoek voor het zoeken naar creatieve concepten is de omkering ‘functie volgt vorm’. Begin met een nieuwe vorm en ga na voor wie deze interessant zou kunnen zijn. Speel leentjebuur met goede ideeën die werken in een andere context. Het format van een cultureel festival voor een duurzaamheidsmarkt, een brug tussen stad en land als decor voor een picknick over gezond voedsel, de snelweg als speelplaats om aandacht te vragen voor emissie vrij vervoer en ga maar door.

Het proces om te komen tot zo’n creatief concept is niet in een eenduidig stappenplan of in een blauwdruk te vatten. Er zijn allerlei werkvormen om te komen tot een gedragen en herkenbaar concept. Een tool die voor ons goed werkt is het gezamenlijk maken van

een ‘moodboard’. Deze posters met kleur, beelden en teksten worden door stakeholders geknipt, geplakt en gebricoleerd. Daarbij laten we soms helpen door kunstenaars, studenten of anderen met een frisse blik van buiten. Als er veel betrokken partners zijn, dan kunnen ook grootschalige werkvormen worden ingezet, zoals ontwerpateliers. Valkuil in deze fase is te verzanden in discussies zonder eind resultaat of te verdwalen tussen wilde maar onuit voerbare ideeën. Belangrijk is daarom uit te komen op een stevig raamwerk voor het huis dat je bouwt: de hoofdlijnen van een haalbaar programma. De kunst is om ook daarna open te blijven staan voor creatieve inbreng. Omarm initiatieven die zich tussentijds aandienen, die passen bij je ambities en eenvoudig kunnen worden ingepast in het bouwwerk. Wees responsief14: dit draagt bij aan enthousiasme, inspiratie en energie in de samenleving en bij maatschappelijke partners. Het draait bij een actieve werkvorm al direct om het ‘samen doen’, een belangrijke succesfactor wanneer je aan de slag wilt met events.

13 Doelgericht vernieuwen – de kracht van systematic inventive thinking (Paul Heere et al., 2006).

14 De responsieve overheid is één van de vier perspectieven die de NSOB schetst (Sedimentatie in Sturing, 2015) en gaat vrij vertaald over een overheid die aanhaakt bij wat er al in de samenleving gebeurt om publieke doelen te realiseren. Omgekeerde participatie noemen wij dat. Het perspectief staat naast de rechtmatige overheid, de presterende overheid en de participerende overheid.

35Ev

entw

ijzer

• St

rate

gier

eeks

Roy

al H

asko

ning

DH

V • 2

WIJZ

ER

vertellen: 8 grote & kleine

verhalen verknopen

In filmtermen is dit de uitwerking van de premisse – de belofte van het evenement – naar een passend script. De verschillende verhaallijnen en personages maken samen het narratief. Het plot is soms gauw verteld, maar de verschillende zijlijntjes, opzetjes en verwikkelingen kleuren het verhaal in. Met een evenement gericht op maatschappelijke impact is dat niet anders. Of het nou een ééndaags congres is of een heel themajaar, het verknopen van grote en kleine verhalen maken het script interessant. In Friesland stond een megaproductie als ‘De stormruiter’ (met talloze acteurs, figuranten, muzikanten én paarden) naast een kunstroute door het waddengebied waarin stukjes landschap en erfgoed zichtbaar werden gemaakt voor de toevallige passant (‘Sense of Place’). Nijmegen organiseerde topontmoetingen over duurzame binnenvaart, groene transities in de zorg en duurzaam inkopen. Maar de show werd gestolen met publieksacties zoals ‘Steenbreek’ (het ontstenen van je eigen tuin om ruimte te maken voor water en groen) en ‘Blowlands’ (een bewonersfestival onder de wieken van het coöperatieve windpark).

door antwoord te geven op de vraag hoe? heb je:

• een beperkt aantal gedragen kernwaarden en een verbindend integraal concept voor het event;

• een kader voor de verdere invulling en toetsing van het programma;

• aanknopingspunten voor de concrete uitwerking van het event.

36

Natuurlijk ben je er nog niet met mooie ambities en een overtuigend creatief concept: het gaat om de perfecte organisatie en uitvoering. Nou ja, perfect: het gaat er om een goede balans te vinden tussen dat wat strak te plannen is en in te spelen op wat zich voordoet. Een goede dagvoorzitter doet dat voor en tijdens het congres. Voor de curator van een themajaar is de juiste balans zoeken het hele jaar rond een dagtaak. In deze laatste stap komt het WAT aan de orde. Alles wat nodig is om een succesvol en betekenisvol

event te organiseren wordt samengebracht in vragen zoals: • Wie betrek je bij de uitvoering en welke communi

catie is van belang?• Is er een tijdelijke organisatiestructuur nodig en hoe

bestuur je die? • Wat is de volgorde der dingen bij de uitwerking van

het creatief concept? • Hoe borg je de legacy en hoe leg je straks

verantwoording af?

het wat: tussen strak plannen en improviseren

richtenkoers houden verrichten

strak plannen én improviseren

inrichteneen topteam neerzetten

vertellenhelder

verwoorden

9

10

11

12

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

37

richten: 9 koers houden

Al in de beginfase van de organisatie van een evenement is het belangrijk om na te denken over de monitoring. Waarop wil je straks afgerekend worden en hoe zou een volgsysteem eruit kunnen zien? De Europese Unie doet daarvoor suggesties aan de culturele hoofdstad en de duurzame hoofdstad. Zij verlangt een zogenaamd ‘one yearreport’ met cijfers over het aantal voorstellingen of conferenties, bezoekers aantallen en waardering – dat is de output. Maar de prijswinnende steden wordt ook om een ‘five year report’ gevraagd: welk spoor trekt het evenement op het vlak van economie, duurzaamheid, sociale cohesie en imago. Wat houdt een stad op termijn over aan de uitver kie zing en de investering? Dat gaat over de outcome en de legacy.

Zoals al eerder gezegd: het evalueren van evenementen blijft lastig. Indicatoren kunnen eenvoudig worden geformuleerd, een nulmeting is te maken en ook een nameting is meestal best te doen. Maar meet je wel wat je wílt meten? Dat vroeg GertJan Hospers zich af op het podium van het Kennisfestival over de Legacy van evenementen in Nijmegen. Allereerst is er het causaliteitsprobleem: welke effecten mag je toeschrijven aan een evenement? Maar ook het feit dat er niet één werkelijkheid is, speelt mee: kunstliefhebbers en bestuurders kijken anders naar de opbrengst van Culturele Hoofstad dan de gemiddelde Fries. En dan is

er nog de ‘evaluatiebias’: je gaat zoeken waar het licht is. Je meet wat je meet en hebt daarmee weinig zicht op bijvangst en indirecte effecten.

In de fase van het richten is het verder relevant om afspraken te maken over wie uiteindelijk verantwoorde lijk is dat er koers gehouden wordt. Natuurlijk is dat een subtiel samenspel tussen de opdrachtgever en het programmateam. Maar de borging van maatschappelijke impact – de legacy – is in het bijzonder een taak van het bestuur. Waar een dagelijks bestuur misschien zit op de operationele doelen, kun je ervoor kiezen een ‘Raad van Reflectie’ in te stellen die op enige afstand de strategische doelen bewaakt. Zo’n raad kan bestaan uit ambassadeurs vanuit het veld van stakeholders en influencials. Op die manier verbindt je partijen niet alleen in de praktische uitvoering maar zorg je ook voor commitment op de langere termijn. Een ervaren eventmanager legt uit dat ‘koers houden’ juist bij gemeentelijke evenementen het aller moeilijkst is. Iedereen wil zijn of haar zegje doen en dat maakt dat de premisse tijdens de rit vaak afzwakt. Het ontbreekt soms aan lef om een artistiek leider een duidelijke opdracht te geven en die ook met lef uit te voeren. Door het bewaken van de koers op enige afstand te beleggen bij maatschappe lijke partners, verklein je dat risico.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

39

inrichten: 10 een topteam neerzetten

Een event vraagt om een tijdelijke organisatie die in korte tijd een aansprekend resultaat neer kan zetten. De druk op zo’n organisatie is vaak groot. Bij partner schappen met veel verschillende organisaties is het belangrijk om ‘te ontzorgen’ en op voet van gelijk heid te kunnen samenwerken. Iedereen draagt bij vanuit eigen mogelijk heden en achtergronden. Om de samen werking tussen verschillende partijen – in het bijzonder concurrerende partijen – te vergemak kelijken, kan een onafhankelijke actor wonderen doen. Denk hierbij aan de communicatie tussen partijen, aan kennisdeling of informatievoorziening, aan sponsor werving en ga maar door. In sommige gevallen wordt voor een evenement een speciale stichting gevormd (Culturele Hoofdstad, IBA, World Expo), maar ook lichtere modellen die zorgen voor gedeelde verant woor delijkheden kunnen prima werken.

Onze ervaring is dat het belangrijk is een werkorga ni satie op enige afstand te organiseren van de kernprocessen bij de overheid. In de ‘schaduw van de lijn’, noemen we dat. Zo werd Green Capital aangestuurd door een programmacommissie van maatschappelijke partners die ressorteert onder eindverantwoordelijkheid van het gemeentebestuur, met korte lijnen met de wethouder en burge meester. En was er een programmabureau dat het jaar uitvoerde met hulp van de werkorga ni satie die in Nijmegen jaarlijks de Vierdaagsefeesten organiseert. De combinatie van tijdelijk met routine

werkte hier heel goed: een goed team en een op elkaar ingespeeld netwerk van profes sionals en vrijwilligers droeg het themajaar. De crea tieve teams van IBAParkstad en Culturele Hoofdstad Leeuwarden werden uitgebreid met een zakelijke leiding om de brug te slaan met de politieke werke lijkheid. De World Expo 2025 had een structuur met werkgroepen waarin vooral experts vanuit deelne mende organisaties deelnamen.

Hoe je de organisatie ook inricht, belangrijk is dat er in het team ‘flow’ ontstaat. Want een groot evenement doe je er niet even bij, het is vaak een passie die op piekmomenten buitensporig veel energie en inzet vraagt. Een topteam kun je niet maken, dat moet ontstaan als de juiste voorwaarden geschapen zijn. Een team dat in bepaalde mate zelfsturend is kan tot grote hoogte stijgen. Voor piekprestaties is dan nog één extra stap nodig: blind vertrouwen op elkaar. Volgens de literatuur15 ontstaan topteams als er een mix is van urgentie, onvoorwaardelijke motivatie en de juiste mix van talenten. Persoonlijke motivatie wordt verbonden met de zingeving van maatschappelijke doelen. Van de opdrachtgever en het bestuur worden visie en ruimte verlangd. Maar ook het vermogen om na een succesvol evenement goed af te sluiten (‘adjourning’).

15 Martijn Vroemen: Handboek Teamcoaching – helpen zonder bemoeizucht (2017).

40

de vijf v’s van een topteam

Teams die succesvol zijn, delen een aantal kenmerken, stelt Jo Bos16. Bij een echt topteam zijn de volgende aspecten allemaal aanwezig:

Visie: er is een gemeenschappelijke ambitie en gedeeld eigenaarschap op de geformuleerde doelen; de lat ligt zo hoog dat iedereen boven zichzelf uit moet stijgen.

Verantwoordelijkheden: taken, rollen en bevoegdheden zijn helder en een duidig belegd, maar tegelijk vullen teamgenoten als vanzelf de gaten op die soms ontstaan.

Verschillen: een topteam maakt gebruik van diversiteit in persoonlijke en professionele kwaliteiten, mensen moeten elkaar, elkaars krachten en valkuilen kennen.

Vertrouwen: in een succesvol team heerst een cultuur van ver trouwen, er is ruimte voor feedback en experimen teren; je mag fouten maken en doet het de volgende keer beter.

Verbinding: dat is de paraplu, iedereen wordt betrokken en voelt zich betrokken, er is verbinding met het doel en met elkaar.

verrichten: 11 plannen en improviseren

Een reeks aan events en sideevents kan bijdragen aan het bereiken van het waarom. Door onderdelen van het programma steeds met verschillende formats te organiseren, wordt een breder publiek bereikt. De een heeft meer met een congres, de ander met een lezing of een festival, een derde zal zich aangesproken voelen door exposities of excursies, een vierde door experimen ten. Om zo veel mogelijk groepen te bedienen is het verstandig om te werken met een flexibele routekaart. Dit geeft de mogelijkheid om gedurende de voorbereiding van het event – maar zeker ook tijdens de rit – nog nieuwe activiteiten in te passen of te adopteren. Inbedden, heet dat in het Nederlands. Maar de term ‘embedded actions’ zegt eigenlijk meer en refereert aan het verbinden van het kleine met het grote, aan het verbinden van de onderstroom met de bovenstroom.

Als aanvulling op de hoofdelementen van een programma kunnen er bijvoorbeeld seminars voor wetenschappers worden georganiseerd. Of er kan een wedstrijd worden georganiseerd voor slimme uitvoeringsprojecten. De open uitnodiging ‘aan Limburg’ om met projectvoorstellen te komen voor de IBA is zo’n voorbeeld. In Nijmegen is een prijsvraag georganiseerd om de wijken te verleiden om duur zame initiatieven te ontplooien. De verkiezing van de ‘Duurzame Honderd’ tijdens de Dag van de Duurzaamheid creëert elk jaar momentum om

16 Jo Bos, Anne Jette van Loon & Hans Licht, Programmatisch Creëren (2013).

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 2 W

IJZER

41

‘thought leaders’ en inspirerende initiatieven in het zonnetje te zetten. Een routekaart is in die zin ook meerlaags. Met een hoofdlijn van kernactiviteiten en een onderstroom van kleinere, vrijere events. Bij het initiatief Bewust Bodemgebruik zijn er activiteiten voor experts naast bijeenkomsten voor maatschappelijke organisaties binnen landbouw en natuur en events voor het brede publiek. Een flexibele routekaart helpt ook om perio diek te reflecteren op de oorspronkelijke doelstellingen en de gedroomde legacy. Welk schaalniveau of welke doelgroep krijgen nog onvoldoende aandacht? Doen we genoeg om de beoogde legacy op alle gekozen domeinen te realiseren? Is er voldoende balans tussen ‘earning en learning’?

Verder is de uitvoering van grote evenementen vooral een zaak van goed plannen en goed programmamanage ment. Elk afzonderlijk onderdeel verdient een doordacht projectplan en wordt uitgewerkt in deelbegrotingen en draaiboeken. De programmamanager houdt de boel bij elkaar en zorgt voor verbindingen en communicatie.

Doen we genoeg om de beoogde legacy op alle gekozen domeinen te realiseren?

vertellen: 12 helder verwoorden

Op het niveau van het narratief gaat het tijdens de uit voering om regie op de communicatie. Welke boodschap willen we brengen en voor welke doel groep? Wie is de boodschapper? Werken we met één (bestuurlijk) gezicht of bedienen we verschillende groepen juist op maat en met eigen helden? En wat zijn media genieke momenten en plekken? Welke kanalen gebrui ken we en hoe kunnen we meeliften op publici teit die er sowieso al is?

Bij de organisatie en uitvoering is de communicatie met de opdrachtgevers, binnen het team, binnen het netwerk van stakeholders en met de media essentieel. De externe communicatie draait vooral om de link tussen het wat (het event zelf) en het waarom (het uiteindelijke doel en het imago dat de opdrachtgever wil creëren). Maar ook om de verbinding met specifieke doelgroepen. De boodschapper en het communicatiekanaal kan daarbij het verschil maken. Kies altijd voor de gezichten die een bepaalde groep aanspreken: vloggers en instagram voor jonge doel groepen, facebook en kranten voor de mainstream en twitter voor de volgers van de politiek.

42

de plakfactor

Hoe val je op in de aandachtseconomie? Wat maakt jouw evenement ‘instagramwaardig’? Chip Heath is hoogleraar organisatiekunde in Stanford en schreef met zijn broer Dan het boek ‘Made to Stick’, in 2015 in het Nederlandse vertaald als ‘De Plakfactor’. Zij vertrekken vanuit de marketing: wanneer blijft een boodschap hangen bij een breed publiek? Waarom worden sommige verhalen doorverteld en anderen niet? Het probleem is de vloek van kennis, stellen de broers. Voor iemand die diep in de materie zit, is het moeilijk voor te stellen dat anderen die kennis niet bezitten. Hij of zij zal geneigd zijn de boodschap al gauw te ingewikkeld of te genuan ceerd te brengen.

Een boodschap die bedoeld is om te blijven plakken moet voldoen aan zes principes, de zogenaamde SUCCESfactoren:

Simple: de boodschap of het idee moet eenvoudig en doordacht zijn, is compact en raakt precies de kern.

Unexpected: mensen moeten verrast worden, het idee wijk af van het gewone, prikkelt en maakt nieuwsgierig.

Concrete: concrete projecten plakken beter dan abstracte visies, zijn makkelijker te visualiseren en beter te onthouden; een goede metafoor is goud waard.

Credible: een plakkende boodschap is geloofwaardig en kan worden onderbouwd met feiten en persoonlijke ervaringen.

Emotional: speel in op het gevoel, op zaken die bij mensen binnenkomen, maak je boodschap persoonlijk.

Story: breng de boodschap verhalenderwijs zodat deze kan worden doorverteld van hoog tot laag en zodat mensen geïnspireerd worden en er naar kunnen handelen.

43Ev

entw

ijzer

• St

rate

gier

eeks

Roy

al H

asko

ning

DH

V • 2

WIJZ

ER

door antwoord te geven op de vraag wat? heb je:

• een relevant netwerk en een organisatiestructuur;

• een samenhangende routekaart voor de realisatie van het event;

• afspraken over borging en monitoring van de legacy.

Bovenal: zorg ervoor dat de boodschap duidelijk wordt gearticuleerd. Dat het grote verhaal wordt geïllustreerd aan de hand van kleine verhalen en voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. En andersom: dat ook kleine succesjes worden gevierd en verbonden met de gedroomde maatschappelijke verandering. Communicatie raakt het hart van evenementen. Zonder samenhangende communicatiestrategie is elk evenement kwetsbaar. Een fantastisch evenement zonder bezoekers of onvol doende navolging is niets waard. De neiging bestaat om je te verliezen in het hoe en het wat. Maar campagnes rondom ‘wie’ zijn essentieel: het creëren van een fanbasis en er voor zorgen dat bezoekers je weten te vinden, dat is uiteindelijk het enige wat telt voor het slagen van een evenement.

Achter in dit boekje is een eventsjabloon opgenomen van de aspecten waar je op moet letten als je een evenement wilt neerzetten gedacht vanuit maatschappe lijke impact.

Een fantastisch evenement zonder bezoekers of onvol doende navolging is niets waard.

Hoe kom je van een creatief concept tot concrete actie?

Hoe zorg je er samen voor om koers te

houden?

3PRAKTIJK

Lessen over legacy

46

nijmegen viert een jaar lang duurzaamheid

Een dubbelinterview met Harriët Tiemens en Jan van der Meer

Nijmegen heeft een traditie in groen denken en doen. De stad scoort opmerkelijk goed op indicatoren voor klimaatadaptatie, luchtkwaliteit, energie, biodiversiteit, afvalscheiding en schoon water. Initiatieven worden genomen door coalities van de gemeente, het bedrijfsleven en een zeer actief maatschappelijk veld. Veel komt van onderop tot stand. Mede daarom werd in 2016 de ‘Green Capital Award’ toegekend door de Europese Unie. Die prijs ging eerder naar grote steden zoals Essen, Ljubljana, Kopenhagen, Bristol en Stockholm. In 2018 was Nijmegen een jaar lang de Duurzame Hoofdstad van Europa. Er was veel te doen in Nijmegen: van een volle kalender met (inter)natio

nale conferenties en een European Green Week tot maandelijkse duurzaamheidscafés en projecten in de wijk voor eigen inwoners. Er was ook veel te zien in Nijmegen: groene routes rondom thema’s zoals klimaat of energie én innovatieve projecten waarmee de stad Europa wil inspireren.

Zo groen kan het zijnGreen Capital is gedacht vanuit de Green Legacy: een themajaar dat de stad internationaal op de kaart zet én bijdraagt aan duurzame doelen. Speelt hier mee dat in Nijmegen al meer dan twintig jaar bewust op duur zaam heid bestuurd wordt? We hadden een dubbel interview met Harriët Tiemens – Groen Linkswethouder met onder meer de milieuportefeuille – en met Jan van der Meer, haar voorganger, initiatiefnemer voor de nominatie en tegenwoordig gedeputeerde in Gelderland. In 2017 en 2018 verzorgden wij in opdracht van de gemeente Nijmegen het programmamanage

Lessen over legacy

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

47

ment van het themajaar. Zo groen kan het zijn, dat was de pay off van Nijmegen Green Capital 2018.

Het waarom“Als je Green Capital wilt worden moet je het echt op alle fronten goed doen. Het is een Europese benchmark. Het heeft ons geholpen om in huis de monitoring goed op orde te brengen en realistisch beleid te formuleren”, stelt Harriët Tiemens. “Bovendien blijkt Green Capital een fantastisch marketinginstrument te zijn – een oude stad met groen elan – en hebben we toegang gekregen tot allerlei Europese netwerken. We zijn echt een voorbeeld voor andere middelgrote steden, zeker als het gaat om het op gang brengen van een groene beweging”. Jan van der Meer vult aan: “We hebben drie keer meegedaan aan de competitie en die voorbereidingen hebben geholpen om van duurzaamheid een collegebreed thema te maken. Het samenspel met partners om de award uiteindelijk binnen te halen heeft het vertrouwen over en weer goed gedaan. Ik zie Green Capital niet als een eenmalig project op zich, maar vooral als een motortje om duurzaamheid in de stad te versnellen. We doen er samen een schepje bovenop.”

Onder de titel ‘Green Challenges’ legde een groep van koplopers in duurzaamheid elke maand in het voorbereidende jaar een uitdaging neer in de Nijmeegse samenleving: een oproep aan bewoners, bedrijven en instellingen in de stad om zelf écht iets te doen aan verduurzaming. Bijvoorbeeld op het vlak van leven zonder afval, zelf opwekken van energie, gezond

voedsel of vergroening van de omgeving. In 2017 werden de uitdagingen gezaaid, in 2018 werd de groene opbrengst geoogst en vertaald in het programma. Van der Meer: “De prijs creëert een kapstok voor dit soort initiatieven. Er doen partijen mee die we voorheen niet konden bereiken”. Tiemens: “De conferenties onder de vlag van Green Capital zijn er op de eerste plaats voor de professionals, maar juist op de challenges kan iedereen aanhaken. Groene routes maken duurzaam heid zichtbaar voor bezoekers van de stad maar ook voor Nijmegenaren zelf.”

Het hoeNijmegen hangt het programma voor European Green Capital 2018 op aan vijf thema’s: gezond & groen, energietransitie, omgaan met klimaatverandering, de omslag naar een circulaire economie en duurzame mobiliteit. Voor het themajaar is een dubbeldoelstelling geformuleerd: een rolmodel zijn voor midsize steden in Europa en daarmee blijvende naamsbekendheid verwerven én verdere verankering en ontwikkeling van duurzaamheid in stad & regio, ook na 2018. Nijmegen wil leren van Green Capital en er ook aan verdienen. Duurzaamheid past goed bij het economisch profiel van de regio waarbij wordt ingezet op energie en gezondheid. Bij het formuleren van het programma voor 2018 is een aantal principes geformuleerd om focus te geven aan evenementen en voorbeeld projecten. Inspiratie & innovatie is zo’n thema – Nijmegen als living lab – maar het jaar moet ook nadrukkelijk jonge generaties aanspreken en er mag ‘buiten de lijntjes’ gekleurd worden. Harriët Tiemens: “Ik stuur als

48

wethouder vooral op de verbinding. Evenementen onder de vlag van Green Capital moeten verschillende groepen aanspreken. Ik stuur ook op gastvrijheid. We ontvangen delegaties en er komt een bezoekerscentrum dat er voor iedereen is. De ervaring leert dat het zijn van Duurzame Hoofdstad veel bezoekers trekt, ook jaren daarna.”

Met het oog op Green Capital heeft de gemeente een projectorganisatie opgebouwd met de partners in de stad. Op die manier is gedeeld eigenaarschap ontstaan rondom het themajaar. Er is een programmacommissie ingesteld met bestuurders van gemeente en provincie, vanuit de kenniswereld, het bedrijfsleven en de milieubeweging. Er is ook een brede Raad van Advies samengesteld met partners en sponsors en een zeer actief “vriendennetwerk” met stakeholders die allemaal hun steentje willen bijdragen aan het themajaar en de legacy. Het projectbureau organiseert de Grote Opening, de Europese Groene Week en de Slotmanifestatie. De rest is regie. Van der Meer: “Green Capital is een sterk merk, staat voor Europese kwaliteit. We geven vooral ruimte aan die evenementen die bijdragen aan ons groene profiel en belichten voorbeeldprojecten die anders én zichtbaar zijn. Maar als partner vanuit het groene netwerk willen we ook dat er iets beklijft. Dat er dingen overblijven en dat gedrag verandert. Dat steden in Nederland en Europa lessen kunnen trekken en dat we zelf ook leren van de anderen.”

Natuurlijk is Green Capital ook een beetje preken voor eigen parochie en is het moeilijk om alle doelgroepen

en alle wijken mee te nemen. “Het evenement zorgt voor momentum om zoveel mogelijk partijen te laten aanhaken”, meent Tiemens, “maar ik stuur vooral op ‘coalitions of the willing’. Ondernemers en instellingen moeten zelf komen en dat gebeurt ook. Voor het voortgezet onderwijs is Duurzame Hoofdstad een prachtige kans. Innovatieve bedrijven willen meedoen. Het de vraag wat zo’n evenement gaat doen voor de binnenstad. Voor winkeliers en horeca moet er een natuurlijk belang zijn. Vergroening van de Waalkade en de Binnenstad kan een verbindend project zijn.” De eerste winst is dat bestaande evenementen in de stad – de Vierdaagsefeesten, Music Meeting, Zevenheuvelenloop en Drift – in 2017 een convenant hebben getekend om optimaal te investeren in duurzaamheid. Die beweging gaat ook na 2018 door.

Het watHet programma voor Green Capital is – vanuit de thema’s, doelen en principes – samen met de partners uit stad & regio opgebouwd. Zo groen kan het zijn, dat is het verhaal dat Nijmegen wil vertellen aan Europa én de eigen inwoners. De evenementenkalender en de groene routes met voorbeeldprojecten volgen de logica van storytelling. Dus met een Grote Opening die jong en oud nieuwsgierig maakt (‘Wondertuin’), een ‘Green Week’ met allerlei internationale conferenties in het midden, een najaar waarin kennisuitwisseling centraal staat en een slotmanifestatie waarin vooral de oogst voor stad & regio gemarkeerd wordt. Van tevoren is goed nagedacht over de monitoring: op het vlak van duurzaamheid maar ook indicatoren

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

49

voor kennisdelen (learning), naamsbekendheid en economisch gewin (earning). De Europese Unie verwacht steeds een uitvoerige rapportage van de effecten na het themajaar en ook na vijf jaar: welk spoor heeft het evenement getrokken? Wat heeft het uiteindelijk opgeleverd qua legacy?

Hoe veranker je de legacy van een evenement zoals Green Capital? Harriët Tiemens: “Ik verwacht dat groen en duurzaamheid de komende jaren vast onderdeel van onze city marketing zullen zijn. Ook het nieuwe Natuur & Milieu Educatiecentrum De Bastei krijgt zo een vliegende start en staat straks midden in de samenleving. We hopen dat we wijk voor wijk aan de slag gaan met de energietransitie. Met de nevengeul van de Waal hebben we een zeer aansprekend project voor rivierverruiming neergezet. We investeren extra in een groene en gezonde omgeving. Met deze thema’s liepen we al voorop en de verkiezing tot Duurzame Hoofdstad zorgt vooral voor versnelling.” Jan van der Meer: “Het is belangrijk dat het netwerk dat wordt opgebouwd en de relaties met sponsors en andere partners ook na 2018 intact blijven. De ervaring leert dat je evenementen aan elkaar moet knopen. Nijmegen was in 2016 Fietsstad van Nederland en organiseerde in 2017 het internationale VeloCitycongres en slimme fietsmobiliteit is ook in 2018 weer één van de thema’s. Zo bouw je aan een consequent imago.” Harriët Tiemens vult aan: “Je blijft altijd Green Capital, altijd vooraan in het Europese duurzaamheidsdenken. Het is mooi om er als bestuurder top down voor te mogen zorgen dat er bottom up veel gebeurt.”

lessen van european green capital nijmegen

De combinatie van bestuurlijke continuïteit en een aansprekende titel geneert veel maatschappelijke energie;

Een aantrekkelijke dubbeldoelstelling: internationaal profileren én de eigen bevolking meenemen in het verhaal;

Doe het grote maar geef ook ruimte aan het kleine. Voorbeeldprojecten van Nevengeul en stadseiland tot vergroening van schoolpleinen en tuintjes;

Zet een professionele uitvoeringsorganisatie neer op enige afstand van de lijnorganisatie, met directe lijnen naar het bestuur en met gedeeld eigenaarschap van maatschappelijke partners;

Het European Green Capital past in een reeks van evenementen rondom duurzaamheid. Een groen imago verdien je door er jaar na jaar aan te blijven werken.

50

een duits planningsinstrument verovert parkstad

Interview met Kelly Regterschot, Jo Coenen & Peter Bertholet17

Grote evenementen – zoals de Olympische Spelen, een wereldtentoonstelling of de Floriade – dragen bij aan het internationaal bereik van steden en regio’s en creëren samenhang. De Internationale Bauaustellung (kortweg IBA) geldt in Duitsland als een serieus planningsinstrument met een traditie van meer dan honderd jaar. Het concept is uniek maar tevens kopieerbaar. En dat is ook de bedoeling: het gaat om open source innovaties die uitgerold kunnen worden over andere deelstaten en – sinds kort – verder over Europa. De strategie is telkens hetzelfde: een ruimtelijke en economische impuls zet een bepaalde regio gedurende enkele jaren in de schijnwerpers, genereert vernieuwing in het gebied zelf én binnen de vakwereld. Deze experimenten sluiten naadloos aan bij de tijdsgeest van een sociaalconstructivistische kijk op ruimte lijke ordening. Geen blauwdruk, maar accenten zetten via impulsprojecten die veranderingen in gang zetten. IBA’s maken ruimte, letterlijk en figuurlijk.

De Parkstadgemeenten – Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Brunssum, Voerendaal, Simpelveld, Nuth en Onderbanken – en de Provincie Limburg hebben in oktober 2013 besloten een IBA te organiseren18. Sinds juli 2014 is de organisatie en uitvoering daarvan in handen van

een Besloten Vennootschap. De IBA Parkstad is gebaseerd op drie leidende thema’s:

• Flexibele Stad: herbestemming en tijdelijk gebruik van gebouwen;

• Energie Stad: omdenken van fossiele naar alternatieve energiebronnen;

• Recycle Stad: intelligent hergebruik van materialen, water, afval en voedsel.

Het belang van de geschiedenis“De regio Parkstad is waarschijnlijk het enige gebied, in ieder geval in Europa, dat zo sterk tot stand is gekomen door ‘social engineering’. Tot de jaren ’70 van de vorige eeuw waren hier twee grote machtsblokken die alles voor het zeggen hadden: de mijnbouw en de katholieke kerk”, aldus Peter Bertholet, directeur van de regio Parkstad. “Die mijnbouw en de kerk hadden één gemeenschappelijke vijand: de stad. Door de kernen in het gebied klein te houden en in te zetten op een strategie van verdeel en heers, konden beide partijen hun macht tot in de jaren ’70 blijven uitoefenen.” In de zeventiger jaren veranderde dat echter van de ene op de andere dag. De mijnen werden gesloten en de

17 Kelly Regterschot was tot 2018 directeur van de IBAParkstad Heerlen, Jo Coenen is architect/ hoogleraar en als supervisor betrokken bij de IBA. Peter Bertholet is secretarisdirecteur van de inter gemeentelijke samenwerking in Parkstad en één van de initiatiefnemers voor de IBA.

18 In januari 2016 is de gemeente Schinnen eveneens toegetreden tot IBA Parkstad.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

51

katholieke kerk verloor zijn populariteit, zijn aanzien en ook zijn sociale functie. “Parkstad werd in enkele jaren tijd als het ware verweesd” memoreert Jo Coenen. Jo is een internationaal vermaarde architect uit Heerlen en wist de IBA in 2014 voor het eerst naar Nederland te halen. Waar in België en Engeland mijnwerkers de dood vonden in hun strijd om de mijnen open te houden, bleef het rustig in Heerlen en omgeving. “Men vertrouwde er hier op dat het goed zou komen, dat de overheid zou zorgen voor nieuwe economische perspectieven voor het gebied”, stelt Coenen.

De praktijk bleek echter weerbarstig. Het CBS, het ABP en de Belastingdienst, ze vestigden zich allemaal in Parkstad. Maar er heeft daar nooit een voormalige koempel gewerkt. Werk met de handen kun je immers niet vervangen door kantoorbanen. De verweesde regio kreeg te maken met grote werkloosheid, wegtrekkende jongeren en vergrijzing. Die periode van de jaren ’70 tot en met de jaren ’90 noemt Bertholet de eerste transformatiegolf. Terwijl de regio in economisch opzicht terrein verloor, werd vanuit Den Haag – top down – het mijnverleden van de streek in razend tempo uitgewist. ‘Van zwart naar groen’ was het motto. En inderdaad, op dit moment is er weinig dat nog herinnert aan de mijnhistorie van het gebied. Het feit dat de oudste mijn, de Wilhelmina, plaats heeft gemaakt voor een indoor skihal is tekenend.

Het waaromHet waarom van de IBA komt voort uit deze geschiedenis. “Op dit moment zit Parkstad midden in een tweede

transformatiegolf en die heeft behoefte aan bottomup initiatieven,” vertelt Bertholet. “In deze IBA gebruiken we een topdown instrument om deze bottomup beweging aan te wakkeren. We zijn deze IBA gestart met een open oproep: kom met plannen voor de toekomst van dit gebied, droom je toekomst”, legt Kelly Regterschot uit. De oudwethouder van Landgraaf is nu directeur van de IBA en benadrukt het belang van de zoektocht naar hernieuwde trots. “De IBA is gericht op het maximaal betrekken van de samenleving. Dat daar behoefte aan is mag duidelijk zijn: de open oproep leverde liefst 294 initiatieven op. Dat liep uiteen van markante bouw en kunstwerken tot een heus surfersparadijs.” Coenen vult aan: “In feite staat deze IBA in het teken van transformatie en verbinding: we innoveren in fysieke projecten om daarmee de trots, de identiteit en de mental space nieuw leven in te blazen. Dit fantastisch groene gebied heeft een rijke mijnbouwhistorie en een eigenheid om trots op te zijn. De IBA dient dus echt als katalysator.”

Het hoeDe open oproep was de eerste stap en maakte een ongekende maatschappelijke energie los. Dat is erg spannend, want er ontstaan hoge verwachtingen. “De Parkstadmethode is het zoeken van verbinding. Het liefst geven we alle 294 initiatieven een plek in de IBA. Praktisch is dat niet haalbaar met een begroting van 46 miljoen voor zeven jaar. We zoeken dus zoveel mogelijk naar het verbinden van de projecten, het componeren, zoals we het zelf noemen,” aldus Coenen. ”De kracht van de IBA zit er bovendien in dat het tussen

52

bestuurslagen door acteert. Het is een BV met een eigen budget en dus ook met eigen uitvoeringskracht”, vult Regterschot aan. “We richten ons daarbij echt op het verbeteren van de leefomgeving en het versterken van de structuur in de regio. Dat maakt het ook lastig, want onze aandeelhouders willen graag harde resultaten zien: projecten, gebouwen, stenen. De meerwaarde van de IBA is echter vooral zacht: verbinding, sociale cohesie, hernieuwde identiteit en trots. We zetten een nieuw verhaal neer voor de regio en dat vraagt veel meer dan het bouwen van een paar landmarkprojecten. Het is een beweging en de projecten zijn de acupunctuur die dat mogelijk maakt.”

Het watDe IBA faciliteert bottomup initiatieven. In 2016 zijn de 294 initiatieven teruggebracht tot een vijftigtal. Deze vijftig projecten worden wel zoveel mogelijk verrijkt met elementen van projecten die zijn afgevallen. “We moesten kiezen en dat hebben we gedaan

aan de hand van de drie thema’s die we vooraf hebben bepaald: bijdragen aan energie, flexibiliteit en recycling.” De IBA is voor een belangrijk deel het proces zelf, richting het eindjaar 2020. Dat neemt niet weg dat we in 2020 een flink aantal projecten willen hebben laten zien, die moeten dan dus al gerealiseerd zijn. Het kan niet anders dan dat we daarvoor moeten focussen en dus moesten we wel terug naar een behapbaar aantal. Vijftig projecten is overigens nog steeds erg veel vergeleken bij de vijftien initiatieven van de IBA in Hamburg. Inmiddels zitten we in de fase dat we naar uitvoering moeten. Het is lastig om over de periode van zeven jaar de maatschappelijke energie vast te houden. Dat geldt overigens ook voor een deel van de politieke energie. Er moeten resultaten komen en daarvoor gaan we nu onder meer in gesprek met het bedrijfsleven. De positie van de IBA is echter een lastige, omdat het niet ‘onze’ projecten zijn. We zijn er immers om initiatief nemers te ondersteunen en te verbinden,” vertelt Regterschot. “Ook denken we vast na over de periode na 2020. Dat is formeel het einde van de IBA, maar de transitie waar we in zitten moet – na de versnelling vanwege de IBA – natuurlijk door.”

We zetten een nieuw verhaal neer voor de regio en dat vraagt veel meer dan het bouwen van een paar land markprojecten.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

53

lessen van parkstad limburg

De IBA is een sterk internationaal merk. Het draagt bij aan het Euregionale profiel van Parkstad en bekendheid in de vakwereld. Via het tentoonstellingselement is de IBA dus veel meer dan een regionaal ruimtelijk programma;

Parkstad is een ‘klassieke IBA’, vergelijkbaar met de editie in het Ruhrgebied (19891999). Ook daar werd gezocht naar nieuwe bestemmingen en een nieuw verhaal voor de ruimte;

IBA’s worden ook thematisch ingericht, bijvoorbeeld rondom demografische krimp (Thüringen 20122023) of de toekomst van sociale woningbouw (Wien, 20162022);

De IBA verbindt het kleine met het grote: van sociale duurzaamheid tot grote ruimtelijke ingrepen en belangrijke gebouwen. Bottomup worden veel maatschappelijke partners en burgers betrokken bij de transformatieopgave;

De IBA focust om meer zichtbare resultaten te kunnen laten zien; van 294 initiatieven naar 50 projecten, waarbij wel elementen uit de afgevallen initiatieven worden benut;

Kwalitatieve waarden staan centraal: trots, het verhaal, verbinding, identiteit. Die sociale legacy lijkt belangrijker dan de gerealiseerde projecten;

De IBA is op afstand van de overheid georganiseerd, waardoor de inhoud van projecten en de transitie altijd prevaleert en niet het politieke spel. Het blijkt echter moeilijk om bestuurders en politiek in zo’n lang traject (10 jaar!) scherp te houden.

54

de world expo in rotterdam die er niet kwam

Interview met Carl Berg en Leendert Bikker 19

Ondernemers in Rotterdam voelden in 2013 de urgentie om te komen tot nieuwe perspectieven voor de regio. De achterblijvende sociaaleconomische situatie in Rotterdam en het besef dat deze havenstad voor een ingrijpende energietransitie staat, leidde tot een maatschappelijke alliantie. Daarin waren vanaf het begin grote partijen betrokken met sterke ideeën over de next economy en de energietransitie. Die alliantie zocht naar een verbindend verhaal dat ook anderen mee zou nemen. Een wereldtentoonstelling – een groot en meerjarig evenement gericht op de ontwikkeling van een regio – leek daarvoor een geschikt richtpunt. De nominatie van Rotterdam voor de World Expo 2025De synergie tussen een wereldwijd aansprekend evenement en een langjarige economische transitieagenda voor de havens, dat was de droom van de initiatiefnemers. Een World Expo is een iconisch evenement, dat al sinds 1851 elke vijf jaar wordt georganiseerd. De nominatie en voorbereiding van een World Expo kan bedrijven, overheden, kennisinstituten en maatschappelijke organisaties verbinden aan gezamenlijke ambities. Het in praktijk brengen van innovaties op het vlak van energietransitie, digitale toepassingen, robotica én internationale cultuur, dat was het idee. Tot maart 2016 werkten een groeiend aantal regionale overheden, grote en kleine bedrijven en maatschap

pelijke organisaties samen aan een zogenaamd ‘bid’ voor de World Expo. Dat zou officieel moeten worden ingediend door de Nederlandse staat. Zeventig ondernemingen, regionale overheden en bedrijfsleven brachten 15 miljoen euro bij elkaar om de verdere uitwerking van het bid naar een programma te bekostigen. Daarnaast werd van de rijksoverheid een extra bijdrage van 10 miljoen gevraagd. In 2016 melde de Minister van Economische Zaken dat het Kabinet had besloten om de kandidaatstelling niet te steunen. Dit op basis van een negatieve kostenbatenanalyse en vanwege het feit dat de rijksoverheid op papier de volledige verantwoordelijkheid zou moeten dragen voor kosten en risico’s. Na dit bericht was er in de Rotterdamse regio veel teleurstelling. Niet alleen over het besluit maar ook over de wijze waarop het kabinet tot dit besluit gekomen was. Wat ging er mis en wat leren we daarvan?

Het waaromDe World Expo Rotterdam 2025 is een heel mooi voorbeeld van een initiatief dat sterk vanuit het ‘waarom’ is ontstaan. Leendert Bikker vertelt dat de initiatiefnemers willen bijdragen aan een langjarige transitie en een innovatie agenda voor de regio

19 Carl Berg was to 2017 directeur ‘Speciale projecten’ bij de gemeente Rotterdam en indertijd aanspreekpunt voor het initiatief ‘World Expo Rotterdam 2025’. Leendert Bikker was initiatiefnemer en directeur van de Stichting World Expo Rotterdam 2025.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

55

Rotterdam willen ontwikkelen, met positieve effecten voor heel Nederland. Rotterdam en Nederland kunnen als show case fungeren voor de mogelijkheden van een ‘next economy’, ook voor andere delta’s in de wereld. Dat is een aantrekkelijk exportproduct. In een interview in 2014 met het AD maakt initiatiefnemer Leendert Bikker duidelijk welke opbrengst van de World Expo wordt verwacht: het zes maanden durende evenement en de tien jaar van voorbereiding kan 40 miljoen bezoekers op de been brengen. Daardoor zullen Rotterdam en Nederland internationaal een grotere bekendheid krijgen. Bovendien zal de transitieagenda – in de aanloop naar de World Expo en daarna – een economische impuls van miljarden euro’s opleveren en duizenden banen creëren. Het beroeps¬onderwijs krijgt veel stageplekken en mogelijkheden om bij te dragen aan innovaties. Het event vormt een stip op de horizon én een harde deadline die partijen motiveert en mensen samenbrengt.

De initiatiefnemers hadden nog een andere belangrijke legacy voor ogen. Carl Berg vertelt dat het bijzondere aan dit initiatief was dat het primair vanuit bedrijven, maatschappelijke organisaties en de inwoners van Rotterdam werd opgebouwd. In een duurzame delta zijn nieuwe verhoudingen nodig tussen partijen: de ‘delta in transition’ moet ook resulteren in sociale innovatie.

Het hoeDe plannen voor de transitieagenda en het uiteindelijke event steunen op honderden initiatieven. Leendert

Bikker: “Er waren drie belangrijke principes die we hebben toegepast op alle initiatieven en op het ontwerp van het event”. Dat zijn:• De expo is een inclusief evenement: toegankelijk en

waardevol voor iedereen. Met flexibele inrichting van paviljoenen, geen hekken en geen toegangsprijzen;

• De expo is een circulair evenement zonder ‘left overs’: alles wat wordt gebouwd moet circulair zijn, geen leegstaande gebouwen en bergen afval achteraf;

• De expo huist in Rotterdam, maar moet van heel Holland zijn: geen afgesloten terrein, maar fysieke en virtuele verwevenheid tussen stad, regio en het hele land.

Door van tevoren deze kernwaarden te formuleren, kon elk initiatief in deze ‘geest’ worden ontwikkeld. Dat leverde interessante bijdragen op, ook van kleinere bedrijven en bijvoorbeeld gemeenten uit de regio. De gemeente Rotterdam en het havenbedrijf stelden het MerweVierhavengebied beschikbaar als living lab en ontwikkelden businesscases waaraan zijzelf zouden bijdragen. Het uitgangspunt was dat alle benodigde bebouwing en paviljoenen al aan de voorkant een herbestemming zouden hebben na het event. Zo kon het gebied blijvend en duurzaam ontwikkeld worden waarbij met het event als motor. De Metropoolregio Den Haag Rotterdam ontwikkelde een plan voor de benodigde infrastructuur van de World Expo, waarbij bestaande investeringen naar voren werden gehaald. Ook andere vormen van vervoer van en naar het terrein – zoals over water, wandelend en per fiets – kregen aandacht.

56

Het watMet bedrijven zoals Philips, KPN, Shell en veel andere partners werden innovatieve businesscases ontwikkeld, geprojecteerd op de MerweVierhavens als expolocatie. Ook werden ideeën ontwikkeld met de gemeenten binnen de Zuidelijke Randstad. Van Dordrecht tot Leiden bleken gemeenten bereid eigen initiatieven onder te brengen bij het programma voor de World Expo. Daarmee ontstond van meet af aan synergie. De belofte van een omvangrijke en vormvrije expo maakte energie vrij en er werden onverwachte meekoppel kansen gevonden. De deadlines van de expo in 2025, een uitverkiezing in 2018 en de indiening van het bid in 2016 dwongen Rotterdam tot keuzes. Wat is ons verhaal in de Zuidelijke Randstad? Het hielp ondernemers en overheden om samen priori teiten te stellen. En dan was er nog de merk en media waarde van het evenement, met kansen om de vernieuwings kracht van de regio in de etalage te zetten. Ondertus sen bleef de World Expo bovenal een maatschappelijk initiatief waarop ook kennispartners en het culturele veld aansloten. Opvallend afwezig bleef de rijks overheid, die hield het kruit droog.

De afloopDe afloop van dit initiatief was teleurstellend voor de regio. De energie van bedrijven, regionale en lokale overheden en vele andere organisaties werd gesmoord in een discussie over de maatschappelijke kosten & baten. De korte termijneffecten prevaleerden. Daarnaast doken negatieve berichten over de risico’s en verantwoordelijkheden op. In 2017 schrijft NSOB een essay over het proces van de World Expo Rotterdam20.

In haar conclusies wordt de kloof duidelijk tussen de wereld van private en maatschappelijke organisaties enerzijds en de politieke werkelijkheid in Den Haag anderzijds. De NSOB signaleert dat het maatschappelijke initiatief voor een wereldtentoonstelling – met alle grote multinationals aan tafel en voorinvesteringen van van twee miljoen euro – ongekend is. Maar ook dat de betrokken ministeries niet goed weten hoe hierop te reageren: dit regionale initiatief lijkt niet in hun straatje te passen. Het Rijk blijft aan de kant staan.

Dat gaf ongemak aan beide kanten. Leendert Bikker: “dit idee voor een Expo om de next economy en inno vatie aan te jagen, werd onbedoeld gezien als kritiek van grote bedrijven op het topsectorenbeleid van het mini sterie van Economische Zaken. Zeker toen VNONCW zich volledig achter het initiatief voor de expo schaarde. Er was toch al een innovatiebeleid gericht op kennis export? Wat kan een regionaal feestje daaraan toe voegen?”. Carl Berg maakt zich ook zorgen over de negatieve legacy: “De bedrijven hadden in deze periode toevallig allemaal een CEO van Nederlandse afkomst, met hart voor de ontwikkeling van de Nederlandse economie. Zij hadden hun nek uitgestoken en door de terugtrekkende beweging voelen de captains of industry zich behoorlijk geschoffeerd. De wil en het vertrouwen om samen met de rijksoverheid nieuwe uitdagingen aan te gaan is afgenomen.”

20 Essay getiteld Vertellen, meetellen, aftellen: de World Expo Rotterdam 2025, Ilsa de Jong, Esmé Carten, Mark van Twist, Martijn van der Steen. NSOB, juni 2017

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

57

de lessen uit rotterdam

Het initiatief voor de World Expo was aanvankelijk succesvol. Een maatschappelijk initiatief met zoveel grote bedrijven was nog niet eerder vertoond. Succesfactoren:

De World Expo creëerde een keiharde deadline die betrokkenen dwingt om samen zichtbare resultaten te boeken. Zowel bedrijfsleven als gemeenten in de Zuidelijke Randstad verenigden zich rond één agenda met de expo als horizon;

World Expo 2025 was een krachtig dragend concept voor transities naar een circulaire en innovatieve economie, en combineerde dat met Nederlandse exportdoelen;

Bedrijven werden aangesproken op vernieuwende werkwijze en innovaties; de merk en mediawaarde van de expo kom worden benut als etalage en proeftuin;

Het bid voor de World Expo is uiteindelijk niet ingediend. Met het terugtrekken van de rijksover heid viel een onmisbare grootaandeelhouder weg. De belangrijkste lessen:

De complexiteit van multilevel besluitvorming is door de initiatiefnemers onderschat. Er was vooral te weinig betrokkenheid van de rijksoverheid. Er is onvoldoende geïnvesteerd in gezamenlijke dromen en founding;

Het rekenen en tekenen ging pas laat in het proces een dominante rol spelen. Op dat moment bleek dat een MKBA beperkingen heeft: kwalitatieve baten worden niet meegerekend en de methode kijkt vooral naar korte termijn effecten (output);

De lange termijn effecten (outcome) konden onvoldoende worden mee gewogen;

Meer aandacht voor de rol van lokale en regionale overheden. Achteraf hadden zij een belangrijke bemiddelende rol kunnen spelen tussen het bedrijfsleven en de rijksoverheid;

Het idee van de responsieve overheid die aanhaakt op maatschappelijke energie – omgekeerde partici patie – is nog niet op alle overheidsniveaus vanzelfsprekend.

58

lange lijnen naar bewust bodemgebruik

Een essay van Marco Vergeer21

De vondst van gifvaten onder een woonwijk in Lekkerkerk was in 1981 een belangrijke impuls voor het milieubewustzijn in ons land. Plots was iedereen ervan doordrongen: er zit viezigheid in de bodem en daar hebben we allemaal aan meegedaan. En zoals vaak gebeurt met incidenten, werd snel ingespeeld met beleid, wetgeving en speciale organisaties die het probleem moesten gaan oplossen. Het beeld van gif in de bodem heeft lang het beeld over onze ondergrondse ruimte gedomineerd: vies, donker en onbekend. Ook bodemsaneerders zochten de maatschappelijke dialoog niet op: met eigen budgetten, speciale regelgeving en eigen vakbladen is een sectoraal vakgebied ontstaan. Maar saneren van de bodem is slechts één invalshoek: de ondergrondse ruimte is groot, kent prachtige natuurlijke processen en uiteenlopende bodemschatten. De ondergrondse ruimte kan beter worden benut met respect voor natuurlijke processen. Met die wens tot attitudeverandering is in 2007 het Initiatief Bewust Bodemgebruik gestart.

Het waaromWaar het Initiatief Bewust Bodemgebruik in 2008 klein begon met een wens tot verandering, is het in 10 jaar tijd uitgegroeid tot een gezaghebbend netwerk dat de dialoog aanjaagt over een duurzaam bodem en watersysteem. Stond voorheen nog de bodemsanering cen

traal, tegenwoordig is het bewustzijn gegroeid dat de kwetsbaarheid en rijkdom van de bodem slechts één van de factoren is die richting geeft aan de inrichting van onze omgeving. Cruciaal was de Week van de Bodem in 2008 en de oprichting van een viertal denk tanks onder de vlag van het ‘Initiatief Bewust Bodemgebruik’. De denktanks rapporteerden over de relatie tussen het bodemsysteem en grote thema’s als klimaatverandering, ruimtelijke ordening, natuurlijke hulpbronnen en stedelijke ontwikkeling. Tot dat moment was de (vieze) bodem vooral een probleem, maar vanaf 2008 werd ook ingezoomd op kansen van de ondergrond. De Week van de Bodem creëerde een deadline: in minder dan een half jaar tijd lagen er vier inhoudelijk doortimmerde verhalen afkomstig van gemengde groepen van wetenschappers, beleidsmakers en bodemprofessionals. Er was ineens een bodemdiscours.

De Week van de Bodem in 2008 stond in het teken van het ‘waarom’. Waarom de verbinding maken tussen maatschappelijke opgaven en de ondergrond? Waarom een vervolg geven aan met het initiatief en de week? Toenmalig Minister Jacqueline Cramer sloot de Week van de Bodem af met de opmerking: “Laat deze week de geschiedenis ingaan als het begin van een nieuw bodembewustzijn!”. Een kantelmoment? Feit is dat het evenement de start was van een groeiende beweging,

21 Marco Vergeer is één van de initiatiefnemers van Bewust Bodemgebruik van het eerste uur; hij werkt bij SMC van RoyalHaskoningDHV.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

59

van concrete acties en van een maatschappelijk debat dat zich tot de dag van vandaag verder verdiept. Stap voor stap heeft het denken over de ondergrond een plek gekregen in het overheidsbeleid op alle niveaus.

Het hoeDe Week van de Bodem heeft indertijd veel losgemaakt. Maar hoe ga je betekenisvol verder na zo’n impuls? Drie bewegingen speelden een belangrijke rol. Allereerst zijn er de bodemambassadeurs: maatschappelijke influencers met hart voor de bodem. Op die manier verbonden de initiatiefnemers het thema ‘bewust bodemgebruik’ met de macht van politiek en media. Ten tweede was de erkenning dat juist overheden een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben in het beheer van het bodem en watersysteem zeer relevant. De provincies voelen zich verantwoordelijk voor het grondwater, de waterschappen voor het totale watersysteem en de gemeenten gebruiken het natuurlijke systeem voor hun ruimtelijke opgaven. Dat vraagt om subtiel samenspel. De Week van de Bodem gaf in 2008 een impuls voor het opstellen een ‘bodemconvenant’. Daarin maakten Rijk, provincies, gemeenten en water schappen afspraken over afronding van de bodemsanerings operatie én over een kanteling van wetgeving, beleid en attitude naar duurzaam gebruik van de bodem. Een derde factor was de behoefte aan ijkmomenten: het borgen van de legacy van het conve nant door permanente dialoog en een volgsysteem. Vanaf 2010 worden regelmatig terugkerende bijeen komsten georga niseerd voor een groeiend gezelschap van professionals en maatschappelijke partners.

Het watVeel bloeiende bloemen maken nog geen mooi boeket. Na 2010 werd geconstateerd dat er weliswaar consensus is over nut en noodzaak van hernieuwd bodembewustzijn (het waarom) en dat een convenant van betrokken overheden richting geeft (het hoe). Maar daarmee was nog onvoldoende actie gegarandeerd. Hoe kom je van een creatief concept tot concrete actie? Hoe zorg je er samen voor om koers te houden? Hoe zorg je voor meer maatschappelijke legacy van een reeks van inspirerende bijeenkomsten?

De sleutel werd gevonden in de ‘TerrAgenda’ – een gezamenlijk programma van de bodempartners. Initiatief Bewust Bodemgebruik nam daarvoor nadrukkelijker de regie in handen. Er kwamen thematische dialogen over ‘stad en bodem’, ‘bodemuitputting’ of ‘schaliegaswinning’. Soms wordt aan die bij een komsten een concrete actie gekoppeld: samen pilots ontwikkelen en opschalen. Maar meestal werkt de TerrAgenda vooral indirect door in het beleid en uitvoering van aangesloten partijen. Het Initiatief zorgt voor kennisdeling en zet aan tot actie.

Hoe zorg je voor meer maatschappelijke legacy van een reeks van inspirerende bijeenkomsten?

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

61

Vandaag de dagEr komen veel maatschappelijke opgaven op de samenleving af die ingrijpende gevolgen gaan hebben voor het landschap. We willen hernieuwbare energie. De regio’s ontdekken dat windenergie, zonnepanelen en biomassa niet voldoende zijn. Nadrukkelijk komen daarbij de potenties van bodemenergie en aardwarmte in beeld. We hebben ook behoefte aan schoon drinkwater. Dat vinden we in veel delen van ons land en de provincies leggen daarvoor grondwaterbeschermingsgebieden vast, inclusief zogenaamde boringsvrije zones. Dat botst soms met particuliere initiatieven voor aardwarmte. Tegelijkertijd wordt gezocht naar oplossingen voor hoosbuien: het bergen van regenwater. En we willen graag gezond voedsel, maar beseffen dat het traditionele landbouwsysteem te veel vraagt van het natuurlijke systeem. Zo maar vier opgaven die onze primaire levensbehoeften raken en vragen om ander landgebruik boven én onder het maaiveld. De ordening van de ondergrond wordt steeds belangrijker. Het Initiatief Bewust Bodemgebruik blijft op dit front actief. Met bijeenkomsten, met ambassadeurs en een alsmaar groter wordend netwerk. In 2020 is een nieuwe editie van TerrAgenda voorzien: een voorbeeld van strak plannen én improviseren.

lessen van bewust bodemgebruik

Bewust Bodemgebruik startte met een wens tot verandering en resulteerde in een serieuze kanteling van het denken over de ondergrondse ruimte in Nederland. Van een saneringsopgave naar deskundig gebruik van de bodem als oplossing. Lessen:

Het is achteraf niet zo erg dat we in 2008 de term ‘bodembewustzijn’ nog niet tot in detail konden inkleuren. Het was de belofte van een transitie;

Die belofte heeft zich verbonden met een groep van enthousiaste stakeholders. Het is van belang om in kleine en grote bijeenkomsten steeds de vraag te stellen hoe we volgende stappen kunnen zetten. Steeds concreter, maar niet overhaast;

Goed voorbereide bijeenkomsten brengen mensen samen en leiden tot inzicht. Inzicht vertaalt zich naar actie: soms in de vorm van gezamenlijke projecten vaker in de dagelijkse praktijk van aangesloten partners;

Een podium waarop partijen elkaar aanspreken werkt als katalysator. Het podium motiveert mensen en zorgt voor gezonde tijdsdruk.

62

de kracht van herhaling maakt duurzame dinsdag

Op basis van een gesprek met Christa Licher22

Duurzame Dinsdag, de ‘Prinsjesdag van de Duurzaamheid’, wordt sinds 2004 georganiseerd door het IVN in samenwerking met partnerorganisaties zoals GreenWish en MVONederland. Het doel is duurzame initiatieven uit de maatschappij te verbinden aan de politiek. Daarom wordt elk jaar op de eerste dinsdag van september een koffer vol met duurzame initiatie ven uit de samen leving aangeboden aan het Kabinet. Er vindt een dialoog plaats met Tweede Kamerleden en er worden prijzen en lintjes uitgereikt. Jaarlijks wordt een duurzame troon rede uitgesproken door een invloed rijke Nederlander. Het Ministerie van IenW is één van de trouwe partners.

Kansen verzilverenIn 2016 heeft het ministerie het initiatief genomen om een nieuwe impuls te geven aan Duurzame Dinsdag. RHDHV was nauw betrokken bij dat initiatief. Doel was de legacy van het jaarlijks terugkerende event te vergroten: meer inzendingen, betere kwaliteit, bredere thematiek. Na de interventie van IenW is een stevige jaarcyclus ontstaan waarin Duurzame Dinsdag als ‘politiek moment’ een belangrijkere rol is gaan spelen en er het hele jaar rond activiteiten zijn om bruikbare ideeën een slag verder te brengen.

Het waaromIn de kern was de impuls voor Duurzame Dinsdag een zoektocht naar het versterken van de legacy. De jaarlijks terugkerende ontmoeting tussen samenleving en politiek rondom duurzaamheid had op zichzelf veel waarde, maar gedurende het jaar werd er te weinig met de ingebrachte ideeën gedaan. Omdat focus en opvolging ontbrak, ging het aantal en de kwaliteit van de inzendingen achteruit. Het ministerie en de initiatiefnemers gingen op zoek naar meer impact, naar verbindingen tussen de initiatieven en naar haakjes met de beleidsuitvoering. Daarom wordt sinds 2016 gewerkt aan verschillende vormen van matchmaking tussen beleidsprogramma s van de overheid en de duurzame initiatieven uit de samenleving. Daar komen productieve verbindingen uit voort: het ministerie faciliteert bijvoorbeeld de Green Deal Duurzame Festivals en inventariseert obstakels in de regelgeving die duurzame initiatieven in de weg staan. De legacy van Duurzame Dinsdag is hierdoor vergroot: er is niet alleen een (eendaagse) dialoog tussen samenleving en politiek, maar er wordt ook meerwaarde gecreëerd door de innovatieve krachten in de samenleving te koppelen aan beleid en omgekeerd. Het event heeft maatschap pelijke beweging gebracht.

Het hoeIn het gezamenlijke plan van aanpak voor de doorontwik ke ling van Duurzame Dinsdag is een aantal principes benoemd. Ten eerste is ingezet op het werven van meer en betere initiatieven voor de koffer die elke september aan de Staatssecretaris van Milieu wordt

22 Christa Licher is bij het ministerie van Infrastructuur en Water verantwoordelijk voor het programma Duurzame Dinsdag.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 3 P

RAKT

IJK

63

aangeboden. Een succesvol event met impact begint bij interessant materiaal en communiceerbare inhoud. Ten tweede is sterk ingezet op het vinden van matches die daadwerkelijk productief zijn voor betrokkenen. Een match ontstaat als er sprake is van wederzijdse aan trekkelijkheid. De verantwoordelijke beleidsambtenaar moet meerwaarde zien voor zijn beleidsopgave, de initiatiefnemer wil zijn of haar initiatief vooruithelpen en daar op een of andere manier aan verdienen. Tenslotte is ingezet op het communiceren van interessante en leerzame ‘verhalen’ door het jaar heen. Een goed idee dat in praktijk wordt gebracht heeft nieuwswaarde. Vanwege het terugkerende karakter van Duurzame Dinsdag is een levend netwerk ontstaan van partijen die elkaar opzoeken en kansen grijpen.

Het watDuurzame Dinsdag is als event mee veranderd met de tijdsgeest – maak het praktisch! – zonder dat de basis is aangepast. Nog steeds draait het event om ontmoeting tussen politici en initiatiefnemers uit de samenleving, om elkaar te inspireren en een duurzamer Nederland te realiseren. Wel begint matchmaking nu al op de dag zelf. Op basis van speeddating konden aanwezigen elkaar in 2018 adviseren en vooruithelpen. Daarmee is een verbinding gelegd met de activiteiten die de rest van het jaar plaatsvinden. Ook is de communicatie op het podium meer gericht op de verhalen achter de initiatieven in plaats van op het delen van successen.

lessen van duurzame dinsdag

Door een event periodiek te herhalen, worden partijen uitgenodigd en gestimuleerd om doelen en opgaven steeds te verdiepen. De kracht van herhaling;

De keerzijde hiervan is wel dat het echt nodig is dat er in de periode tussen de events gewerkt wordt aan matching, meerwaarde en resultaat. Anders wordt de impact van het event steeds kleiner. Zonder concreet vervolg lekt de energie weg;

Een belangrijke succesfactor voor een terugkerend evenement is het investeren in een levende community. Voortdurend nieuwe mensen aanhaken en voeden met verrassende initiatieven en ideeën;

Prijswinnaars en deelnemende bedrijven hebben invloed op de doorontwikkeling van Duurzame Dinsdag: de founders werken nauw samen met het brede netwerk;

De koppeling van slimme initiatieven uit de samenleving aan beleidsuitvoering door de overheid maakt maatschappelijke partners én ambtenaren allerter en actiever;

Ook hier zorgt een responsieve overheid (‘omgekeerde participatie’) voor winwin.

Wegen de maatschappelijke

baten op tegen de kosten bij het

binnenhalen van een evenement en de organisatie

daarvan?

4SLOTSOM

Is het sop de kool waard?

66

Met deze uitgave willen we bijdragen aan de erkenning van evenementen als een serieus beleidsinstrument. Een instrument om bewustwording te creëren, tran sities te agenderen of gedrag te beïnvloeden. Een evenement kan een krachtig instrument zijn naast regelgeving, subsidies of communicatie. Peen, preek, zweep én feest! Natuurlijk zijn congressen, festivals of tentoonstellingen in essentie vormen van commu ni catie. Maar events zijn zoveel meer: een katalysator voor netwerkvorming en cocreatie, een kapstok voor beleid, een stip op de horizon die verleidt tot maatschappelijke beweging. En ja: evenementen mogen ook een feestje zijn voor bezoekers, professionals én de eigen inwoners. Samen je stad of regio vieren – gedeelde trots – dat is heel kostbaar.

Over kosten en batenMaar is het sop de kool waard? Wegen de maatschappe lijke baten op tegen de kosten die worden gemaakt bij het binnen halen van een evenement en de organisatie daarvan? Met name rondom de waarde van sportevenementen is veel onderzoek gedaan. Straatmeijer

Is het sop de kool waard?

Een evenement kan een krachtig instrument zijn naast regelgeving, subsidies of communicatie.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 4 S

LOTS

OM

67

& Hover23 becijferden dat overheden opgeteld jaarlijks zo’n 30 miljoen subsidie geven aan sportevents. De uitgaven van sponsoren zijn het dubbele: zo’n 60 miljoen. De totale uitgaven van bezoekers rondom deze evenementen wordt door de onderzoekers geschat op een veelvoud: circa 1 miljard. Leeuwarden Friesland Culturele Hoofdstad 2018 had een begroting van 74 miljoen en daarvan zijn eind 2018 al zo’n 60 miljoen terugverdiend uit recettes van grote publiekevenementen. De baten voor horeca en toerisme zijn vele malen groter. Daar staan verliesrekeningen tegenover bij bijvoorbeeld de Floriade in Venlo in 2012: dat evenement eindigde met 9 miljoen in de min en ook het voorspelde werkgelegenheidseffect bleef op korte termijn uit. Dat neemt niet weg dat Venlo, Horst aan de Maas en Venraij zichzelf als internationale Greenport op de kaart hebben gezet en de doorontwikkeling van het Floriadeterrein op de wat langere termijn kansrijk is.

Onze voorlopige conclusie: een goed evenement kost uiteraard veel geld, levert directe investeringen en dus baten op, maar zorgt vooral voor lange termijn effecten die zich vooraf moeilijk laten becijferen. De economische impact is soms beperkt, maar de sociaalmaatschappelijke impact (netwerkvorming, sociaal kapitaal, identiteit enz.) van succesvolle evenementen is meestal erg groot. En dan is er ook nog ‘bijvangst’ in termen van toevoegingen aan de publieke ruimte, leefbaarheid of innovatieve projecten.

23 J. Straatmeijer & P. Hover: Sportevenementen: geldstromen en werkgelegenheid (2014, Mullier instituut).

de kracht van sport

Gelderland wil zich (inter)nationaal profileren als sportregio. Met sport halen we het beste en mooiste uit Gelderland, is de stelling van GS. Bewegen is sowieso gezond, maar de organisatie van evenementen zorgt ook voor netwerken van professionals en vrijwilligers, voor wereldwijde exposure en economische spinoff. Een paar cijfers:

• De World Cup BMX op Papendal trok in 2018 14.000 bezoekers, bracht een netwerk van 42 organisaties op de been en had een economische impact van 235.000 euro;

• De Special Olympics in de Achterhoek voor sporters met een verstandelijke beperking was goed voor 2000 deelnemers, een netwerk van 53 organisaties en 1500 vrijwilligers;

• Het WK Baanwielrennen in Omnisport Apeldoorn – ook in 2018 – trok 20.000 bezoekers, betekende bijna 10.000 extra hotelovernachtingen en een directe economische impact van 723.000 euro. Tel daarbij op de exposure van 1.437 uur zendtijd en 170 miljoen televisiekijkers wereldwijd.

68

Over het waarderen van beweging Evenementen zorgen voor beweging; hoe komt dat? Uit de casuïstiek halen wij een rode draad. Ten eerste creëert een event een keiharde deadline. Die dwingt betrokkenen om samen zichtbare resultaten te boeken. De samenwerking levert vaak nieuwe energie op en creëert trots op stad, land of gemeenschap. Het kan soms snel gaan. Achteraf waren velen verbaasd over de vlotte samenwerking tussen gemeenten in de Zuidelijke Randstad rondom de World Expo. Friesland had aanvankelijk een bescheiden budget maar wel een droom die de Europese jury overtuigde. Allerlei budgettaire hobbels werden vervolgens als vanzelf genomen. De uitverkiezing tot Duurzame Hoofdstad van Europa gaf een impuls aan de groene beweging in Nijmegen: iedereen wou een steentje bijdragen of een boom planten. Een deadline zorgt ervoor dat partijen kleur moeten bekennen: doe je mee of niet?

Een tweede constatering is dat een event dromers en doeners samenbrengt. De passie voor een maatschappelijk vraagstuk wordt verbonden met creatieve concepten, met vormkracht en energie uit de samenleving. Bewust bodemgebruik begon als een droom van een bevlogen minister en werd vertaald naar een brede TerrAgenda van maatschappelijke partners. De zorgen over demografische krimp in de Mijnstreek resulteerde in vijftig projecten die zorgen voor herbestemming van gebouwen, initiatieven voor alternatieve energie en het creatief hergebruik van sloopmaterialen. Met een event voor de deur lijkt alles makkelijker te gaan en de bijvangst is vaak onverwacht.

Dat is de derde constatering: een evenement zorgt voor decor. Allerlei voorbeeldprojecten en ontwikkelingen kunnen worden aangehaakt en uitgelicht. Duurzame Dinsdag begon als een ludieke actie van het IVN om aandacht te vragen voor verduurzaming & groen en helpt inmiddels beleidsmakers met innovatieve ideeën. Green Capital was primair gericht op Europese professionals, maar deed ook veel voor het toerisme in de regio en zette Nijmegen op de kaart als ‘green destination’. Tientallen groene voorbeeldprojecten vinden inmiddels navolging in Nederland en in Europa. Friesland reisde in 2018 twee weken fossielvrij zonder een druppel benzine of diesel. De Elfwegentocht zou nooit van de grond gekomen zijn als Leeuwarden op dat moment niet de Culturele Hoofdstad van Europa was geweest.

Deadline, doeners en decor – drie kernbegrippen die de kracht van evenementen definiëren. Je kunt de legacy van tevoren proberen te plannen, maar je moet tegelijk open staan voor wat je toe valt. Een responsieve overheid verstaat de kunst van het meebewegen. Dit brengt ons ter afsluitende reflectie tot zeven tips voor eve ne menten met maatschappelijke impact:

1 Formuleer een duidelijke missie en deel je dromen

Alles begint bij ambitie, ook bij de organisatie van evene menten. Het is belangrijk een aansprekend concept en een wenkend perspectief te ontwikkelen waarmee de identiteit van een stad, regio of community wordt versterkt. Wees expliciet in je doelen en drijfveren.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 4 S

LOTS

OM

69

Deel je verwachtingen met de stakeholders: de belofte van het evenement.

Veel steden zijn op weg naar duurzame stedelijke mobi liteit, een breed maar amorf begrip. De fiets is een aan sprekende icoon van duurzame mobiliteit én een belangrijk exportproduct. Met de proloog van de Tour de France en de Vuelta zet Utrecht zichzelf op de kaart als fietsstad. Dat zorgt voor draagvlak bij inwoners voor investeringen in fietsinfrastructuur en fietsparkeer garages. Maar ook voor begrip voor tijdelijke overlast. Promotie van fietstoerisme en fietsgebruik is ook een ambitie van Gelderland. Met de Giro d’Italia, het inter nationale Velocity congres en de WKbaanwielrennen is de provincie letterlijk wereldwijd in beeld. De transitie van de petrochemische Rotterdams haven naar een circulair, duurzaam & innovatief ecosysteem was de drijfveer achter de World Expo. Een evenement ver bindt de agenda’s van verschillende partijen. Voor het publieke en politieke draagvlak is het belangrijk de achterliggende drijfveren te duiden.

2 Plaats je evenement in een reeks en maak gebruik van de hefboomwerking

Een succesvol evenement moet bij voorkeur niet als een op zichzelf staande gebeurtenis worden georganiseerd, maar ingebed zijn in een programma aan de voorkant met aandacht voor blijvende waarde aan de achterkant. De positionering van een evenement als onderdeel in een reeks van evenementen of andere beleidsinstrumenten biedt meerwaarde. Evenementen zijn de zichtbare

mijlpalen van inhoudelijke programma’s. Bovendien kunnen evenementen een maatschappelijke hefboomwerking hebben in netwerkvorming, participatie en sociale projecten24. Evenementen maken haakjes voor beleid.

Neem de ambitie om meer mensen van de auto op de fiets te krijgen in Gelderland en Utrecht, resulterend in beeldbepalende evenementen in opeenvolgende jaren. Parallel werd gewerkt aan campagnes, fietsveiligheid en snelfietsroutes. Of de uitverkiezing van Nijmegen als Green Capital die past in een politieke traditie van verduurzaming en een actief maatschappelijk veld. Een schoolvoorbeeld van repeterende aandacht voor transities via evenementen is het Ruhrgebied. Na de sluiting van de mijnen en de staalindustrie in de jaren tachtig van de vorige eeuw, gaf de IBA Emscherpark in de jaren negentig een weergaloze impuls aan de herwaardering van industrieel erfgoed. De Ruhr kandideerde Essen in 2010 als Culturele Hoofdstad en die stad werd in 2017 ook nog eens de Duurzame Hoofdstad van Europa. Deze reeks van grote evenementen markeert de overgang van het eens grauwe industriële Ruhrgebied naar een groene, hippe kenniseconomie. De les is: nalatenschap ontstaat niet vanzelf. Alles wat we nu doen moet passen in een groter plaatje van interventies en bij gezonde ambities voor sociale, ruimtelijk of economische ontwikkeling.

24 H. Slender & B. Dijk, Sportevenement als maatschappelijke hefboom (Hanzehogeschool, 2015).

70

3 Waardeer de sociaal-maatschappelijke waarde en lange termijneffecten

Een programmatische inbedding van een evenement heeft ook implicaties voor hoe we de waarde van een evenement moeten schatten. De harde economische baten – het geld dat in het laatje wordt gebracht – zijn vaak beperkt en komen niet rechtstreeks terug bij de financiers. Denk aan extra hotelovernachtingen, horeca of inhuur van accommodaties. De meer zachte baten in termen van netwerkvorming, betekenisvol werk voor vrijwilligers, exposure en verbeterd imago laten zich moeilijk in cijfers vangen. Bovendien wordt vaak gekeken naar de korte termijneffecten (de projectexploitatie) en niet naar effecten op de lange termijn.

Neem het voorbeeld van de World Expo dat uiteindelijk strandt op een evaluatie van de kosten en baten van het evenement op zichzelf. Terwijl een MKBA voor een meerjarig economisch programma voor de Zuidelijke Randstad wellicht een andere uitkomst had opgeleverd. Maar denk ook aan Floriades die chronisch last lijken te hebben van gaten in de exploitatie. De kosten van de laatste Floriade verdienen zich pas terug als we deze plaatsen in de context van de modernisering van de Greenports. ‘Earning, learning & returning’ is een interessant frame om evenementen aan af te meten. De baten van een evenement zitten niet alleen in het verdienen maar ook in zachte waarden. Leren van anderen en je eigen kennis onbaatzuchtig delen. We zullen betere afwegingsinstrumenten moeten ontwikkelen om overtuigend te laten zien wat een event op korte en langere termijn kan opleveren.

In die monitor zal meer aandacht moeten komen voor sociale en institutionele legacy, en voor het waarderen van langetermijn versus kortetermijn effecten.

4 Organiseer van meet af aan maatschappelijk draagvlak

Authentiek commitment voor de netwerkontwikkeling en lobby zijn onontbeerlijk. Cecile de Boer deed onder meer de Gelderse lobby om VeloCity binnen te halen; zij stelt: “Een echte netwerker voor events is een ‘OEN’. Hij of zij staat Open voor nieuwe stakeholders, is Enthousiast over de maatschappelijke opgave en Nieuwsgiering naar nieuwe invalshoeken.” Een event moet een unieke beleving worden, waar velen hun dromen op kunnen projecteren. Dat vraagt om gedeeld eigenaarschap. Het begint bij de initiatiefnemers en de founders, maar het is essentieel om bij de ontwikkeling van een programma ook de stakeholders mee te nemen. Organiseer een community. En last but not least: laat het evenement resoneren bij inwoners van stad of regio of – bijvoorbeeld bij campagnes als Slow Food, de Waterkaravaan of Duurzame Dinsdag – in de media en bij het brede publiek. Vertrekpunt is altijd het gepassioneerde netwerk, de trots om samen dingen voor elkaar te krijgen.

5 Leg je toe op de kunst van het verhalen vertellen

Een evenement is een groot verhaal waarin kleine verhalen een plek krijgen. Een verhaal met een kop en een staart en een middendeel dat interessant blijft door ‘pinches’ – verrassende wendingen. Initiatieven

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 4 S

LOTS

OM

71

en projecten die we binnen het grote geheel podium willen bieden moeten onderscheidend en origineel zijn. De onderdelen van het grote verhaal laten zich tonen en creëren trots.

Denk aan het programma van Culturele Hoofdstad met grote en kleine producties die allemaal vanuit de rode draad van ‘Mienskip’ – gemeenschapszin – werden georganiseerd. Of aan de groene routes in Nijmegen die in 2018 aan buitenlandse bezoekers de praktijk van leven met water en coöperatie in energietransitie lieten zien.

Zonder samenhangende communicatie strategie is elk evenement kwetsbaar. En pas op: een programma onderdeel dat in het water valt of een mis plaatse actie straalt af op het grote geheel. Het bewaken van de kernwaarden en reputatie van je event is essen tieel en misschien wel de belangrijkste taak van een curator of eventmanager.

6 Doe het grote, maar geeft ook ruimte aan het kleine

Deze tip sluit aan op de vorige: probeer grote en kleine verhalen met elkaar te verknopen en sluit daarbij ook aan bij wat al bestaat. De ‘embedded actions’ geven kleur en substantie aan je evenement. Uiteindelijk organiseerde Nijmegen 200 evenementen tijdens het Green Capitaljaar, waarvan driekwart op basis van maatschappelijk initiatief of in de vorm van bestaande festivals en lezingenreeksen die in 2018 een groene editie kregen. Leeuwarden had grote internationale producties en tentoonstellingen voor Europese

bezoekers, naast een flankerend programma met initiatieven uit de regio. Duurzame Dinsdag is een jaarlijks fenomeen met veel mediaaandacht, maar echte meters worden tegenwoordig door het jaar heen gemaakt tijdens de matchmaking rondom duurzame ideeën. Een responsieve overheid staat open voor initiatieven uit de samenleving en haakt daarop aan. Omgekeerde participatie is een attitude: niet zelf het wiel uitvinden, maar een scherp oog hebben voor wat in de maatschappij gebeurt en daar volop ruimte aan geven.

7 Organiseer je evenement in de schaduw van de reguliere organisatie

Een groot evenement doe je er niet even bij. Het vraagt veel toewijding, enthousiasme en uithoudingsvermogen. Het organiseren van een evenement is een vak apart en het managen van een creatief programma met sturing op kernwaarden & maatschappelijke ambities is weer iets anders. Onze ervaring is dat het helpt om maatschappelijke evenementen op gezonde afstand van bestuur & politiek te organiseren, maar daar wel nauw mee verbonden. In de schaduw dus van de reguliere organisatie, maar wel met directe ambtelijke en bestuurlijke lijnen om snel te kunnen schakelen. Creëer met die legitimatie maatschappelijk eigenaarschap en draagvlak bij het grote publiek. Niet makkelijk, zeker de moeite waard!

74




weaansluiten...








verhaal

eigenaren

programma

kernwaarden

doelgroep

organisatie



impact &

legacy

Even

tsja

bloo

non

twer

p je

eig

en e

vene

men

tD

itsj

ablo

onis

ook

als

apa

rtb

esta

ndb

esch

ikba

aro

mu

itte

prin

ten

enm

eea

and

esl

agte

gaa

n!w

ww

.roya

lhas

koni

ngdh

v.co

m/s

mc

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 1 O

PGAV

E75




weaansluiten...








verhaal

eigenaren

programma

kernwaarden

doelgroep

organisatie



impact &

legacy

Even

tsja

bloo

non

twer

p je

eig

en e

vene

men

tD

itsj

ablo

onis

ook

als

apa

rtb

esta

ndb

esch

ikba

aro

mu

itte

prin

ten

enm

eea

and

esl

agte

gaa

n!w

ww

.roya

lhas

koni

ngdh

v.co

m/s

mc

76

Auteurs van deel zeven van de strategiereeks zijn Pieter van Ree & Liesbeth Schipper,

met bijdragen van Maike de Lange en Marije Ploeg.

We hebben gebruik gemaakt van onze ervaringen bij de voorbereiding van World Expo

in Rotterdam, European Green Capital 2018, Bewust Bodemgebruik en Duurzame Dinsdag

en we hebben onze inzichten gescherpt in gesprekken met de opdrachtgevers van deze

evenementen. Een aantal lessen van Jo Bos over programmatisch creëren nemen we ook

mee in deze uitgave. Teun Boumans van Einder inspireerde ons met zijn ideeën over de

merkpersoonlijkheid. Wetenschappelijke reflectie was er van Gert Jan Hospers van de

Radboud Universiteit.

Met dank aan Bas, Bert, Brian, Carl, Christa, Colet, Daphne, GertJan, Harriët, Helen, Iris, Jan,

Janke, Jo, Kim, Kelly, Leendert, Lineke, Loes, Lukas, Marco, Marieke, Melanie, Michiel, Oeds,

Jurjen, Pascal, Peter, Renee, Rien, Roy, Sarah, Simon, Tanner, Teddy, Teun, Ultsje & Yvonne.

De foto op de omslag van dit boekje is van Marscha van Druuten en is gemaakt tijdens

‘De Wondertuin’ in Nijmegen op 20 januari 2018. Foto’s in het binnenwerk zijn onder meer

van Odiza Fotografie en JanWillem de Venster (Nijmegen Green Capital 2018), @Vierdaagse

feesten, Rogier Bos (Clean Tech Delta), Ruben van Vliet (Leeuwarden Friesland 2018), en van

de auteurs zelf. Daarnaast zijn enkele stockfoto’s gebruikt.

Even

twijz

er •

Stra

tegi

eree

ks R

oyal

Has

koni

ngD

HV

• 1 O

PGAV

E77

















strategiereeks

strategiereeks 7

eventwijzer

78

















strategiereeks

strategiereeks 7

eventwijzer

eventwijzer opgave · 2020. 10. 9. · initiatieven in gang gezet en nieuwe sociale netwerken...

Documents