EVENTVOORSTEL

DOOR ANNELEEN VAES

INHOUDSOPGAVEInleiding .........................................................................................................................................................................................3

1. Investigate ..............................................................................................................................................................................4 De vraag van de opdrachtgever .......................................................................................................4 Doelstellingen, doelgroep & grootte ...............................................................................................4 Concept ................................................................................................................................................................5 SWOT-analyse ................................................................................................................................................5 Retroplanning ...................................................................................................................................................6 Begroting..............................................................................................................................................................8 Vergunning, verzekeringen & veiligheid .........................................................................................9 Personeel ........................................................................................................................................................... 10 Locatie & tijdstip .......................................................................................................................................... 10 Catering ................................................................................................................................................................11

Communicatie ................................................................................................................................................13

2. Design .................................................................................................................................................................................... 17

Format & programma ............................................................................................................................. 17

Draaiboek .......................................................................................................................................................... 17

Worst case scenario’s ..............................................................................................................................18

Besluit ..........................................................................................................................................................................................19

Bibliografie .............................................................................................................................................................................. 20

3

INHOUDSOPGAVE INLEIDINGIn dit eventvoorstel volgt een uiteenzetting van Ecologisch Oostende, een personeel-seventement voor het stadsbestuur van Oostende. Dit evenement werd uitgewerkt in het kader van de opleiding Eventmanagement aan VIVES Kortrijk voor het vak Eventor-ganisatie: de basics.

Allereerst geef ik u een overzicht van de wensen die de opdrachtgever had. Daarna volgen de doelstellingen, de doelgroep en de grootte van het evenement. Vervolgens ga ik over naar het concept, de SWOT-analyse, de retroplanning en de begroting. Verder doe ik de nodige vergunningen, verzekeringen en veiligheidsmaatregelen uit de doeken. Ook het personeel komt aan bod, net als de locatie en het tijdstip, de catering en de communicatie.

Hierna vertel ik wat meer over het design van het evenement: het format en het pro-gramma, het draaiboek en de worst case scenario’s.

Ik wens u veel leesplezier!

3

1 INVESTIGATE

De vraag van de opdrachtgever

Bedoeling van deze opdracht is om een evenement te organiseren voor het personeel van de stad Oostende. Uiteraard zijn er enkele vereisten: zo is de doelgroep erg divers, gaande van arbeiders en bedienden tot kaderleden en directie. Het personeelsfeest moet qua sfeer en content de gehele doelgroep aanspreken. Ook is de doelgroep vrij groot, het te verwachten aantal ligt op immers op 3500 gasten.

Het doel van het personeelsfeest is veelzijdig: het personeel belonen, amuseren en elkaar in een andere sfeer laten ontmoeten en aandacht besteden aan waarden als diversiteit, loyaliteit, inzet & eerlijkheid.

Bovendien moet het event doorgaan op een zaterdag in mei, in Oostende of de onmid-dellijke omgeving. Voor het personeel dat niet in de buurt woont, moet er een pendel-bus voorzien worden vanaf het centrum. Tevens moet er een degelijk mobiliteitsplan uitgedacht worden met het oog op ecologie.

Verder mag catering niet ontbreken, naast voldoende drank en hapjes moet er genoeg variatie zijn zodat ook vegetariërs en moslims aan bod komen. Wel moet er een sys-teem bedacht worden om de kosten ervan binnen de perken te houden.

Daarnaast is het thema belangrijk. Het thema wordt in de eerste plaats gebruikt in de communicatie om zo het personeel aan te moedigen om te komen. Ten tweede moet het thema aan bod komen in de animatie en de decoratie. Tot slot krijgen ook de lo-gistieke voorzieningen best deze thematische invulling mee.

Doelstellingen, doelgroep & grootte

Het event wordt ingezet als marketingtool. Met het personeelsfeest wil de stad im-mers haar personeel belonen, de kans geven elkaar in een andere sfeer te ontmoeten, waarden overbrengen en amuseren. Zo komen de vier secundaire doelen aan bod: motivation, networking, information en entertainment.

Verder wordt het evenement in een bedrijfscontext georganiseerd, waarbij het perso-neel de doelgroep is. Dit noemt men een business-to-employee event. Specifiek gaat het hier om een MICE-event. Daarnaast verwacht de stad 3500 aanwezigen, wat het een middelgroot evenement maakt.

Uiteraard is het belangrijk om te weten wat het oplevert. Daarom is het een must om op voorhand enkele doelstellingen op te stellen. In de eerste plaats moet 58% van de genodigden aanwezig zijn op het personeelsfeest. Dit wordt gemeten aan de hand van het aantal bevestigingen over een periode van een maand.

Daarnaast wil de stad met het evenement een aantal waarden overbrengen: diver-siteit, loyaliteit, inzet en eerlijkheid. Na het evenement moet 80% van het aanwezige personeel de stad associëren met die waarden. Om dit te meten wordt er een nul/eenmeting gedaan. Bij bevestiging van deelname krijgen de personeelsleden een korte vragenlijst over die waarden. Na het evenement vullen ze deze vragenlijst opnieuw in.

5

De gegevens worden gemeten gedurende 5 weken en met elkaar vergeleken.

Een andere doelstelling is het verkleinen van de ecologische voetafdruk op de werk-vloer met 40%. Dit wordt op twee manieren gemeten: ten eerste, door de personeelsleden hun persoonlijke voetafdruk te laten berekenen bij bevestiging en na het evenement. Ook de ecologische voetafdruk van de stad wordt berekend voor en na het evenement.

Concept

Het thema van het personeelsfeest is ecologie en het evenement kreeg de naam Ecol-ogisch Oostende mee. Het spreekt voor zich dat het volledige proces dan ook zo groen mogelijk wordt uitgewerkt. Te beginnen met de uitnodiging, deze wordt digitaal verstu-urd om het papierverbruik te beperken.

Verder worden er ecologische vervoersmiddelen gepromoot. Er is daarom een ruime fietsenstalling voorzien op locatie. Ook carpoolen is een kleine moeite. Via de website van het event kunnen uitgenodigden immers in een paar klikken de geschikte carpool-partner vinden. Een andere optie is het openbaar vervoer, er is een bus- en tramhalte op 500 meter van de locatie en ook de trein stopt er vlakbij. Wie toch met de auto afre-ist, kan parkeren op de gratis randparkings. Daar worden waterstofbussen ingezet van en naar de feestlocatie. Die bussen houden ook halt in het centrum van Oostende om genodigden op te pikken.

De locatie zelf wordt volledig verhuld in een groen decor van inheemse planten die later worden hergebruikt in de stadsperkjes. Daarnaast worden er lokale & biologische hapjes en drankjes geserveerd. Om verpakkingsafval te vermijden, viel de keuze op duurzaam vaatwerk, stoffen servetten en drank uit glazen flessen. De voedselresten worden achteraf gedoneerd aan vzw Daklozenwerking.

Ook het programma wordt ecologisch ingevuld. Zo zal burgemeester Jean Vandecas-teele de uitgenodigden verwelkomen en hen uitdagen om tijdens het komend werkjaar hun ecologische voetafdruk op de werkvloer te verkleinen met 40%. Daarna zal Steven Vromans, gekend als Low Impact Man, wat tips & tricks uit de doeken doen over hoe je je ecologische voetafdruk kan verkleinen. Vervolgens kunnen de gasten genieten van versnaperingen en een streepje muziek van Three O’ Four.

Ook het schoonmaken verloopt groen met bioafbreekbare schoonmaakmiddelen. Tevens wordt er met water spaarzaam omgegaan dankzij waterbesparende toiletten en een aansluiting op het waterleidingnet voor het aangevoerde water. Het afvalwater wordt afgevoerd via de bestaande riolering. Voor de stroomvoorziening viel de keuze op een lage-emissie generator. Een andere stroombesparende maatregel is duurzame LED-verlichting.

SWOT-analyse

Het is belangrijk om het concept in detail te analyseren. Wat zijn de sterkten, de zwak-ten, de kansen en de bedreigingen ervan?

Strengths Weaknesses

Volledig geïntegreerd thema Hoge kosten, soms is de ecologische keuze niet de meest economische

Goed mobiliteitsplan Hoe ecologisch is een outdoor event?Herbruik planten & donatie restjes is een mooi gebaar naar de gemeenschap én ecologisch gezien. Ook een kans voor pub-liciteit.Opportunities ThreatsStimulans om de ecologische voetafdruk op de werkvloer te verkleinen

Het weer kan roet in het eten gooien

Internal branding: boodschap ecologie vertrekt van binnenin om het zo optimaal naar de burgers te communiceren

Retroplanning

Bij de organisatie van een evenement komt heel wat te kijken. Net daarom is een planning onontbeerlijk, ook voor Ecologisch Oostende. Hieronder vind je een gedetail-leerd overzicht van de taken per facet.

Concept Commu-nicatie

Finan-cieel

VVV Logistiek Technisch Catering

6 m Doelstel-lingen bepalen

Commu-nicatiemix bepalen

Opstellen begroting

Aanvragen VVV

Locatie bepalen & vastleggen

Cateraar inhuren

Concept bedenken & uitwerk-en

Huis-stijl event ontwerpen

Mobiliteits-plan uit-werken

Bepalen menu & drank

Program-ma uit-werken

Tent & voorzienin-gen huren

2 m Steven Vromans boeken

Uitnodiging & website ontwerpen

Vergader-ing buurt-bewoners

PA-bedrijf inhuren

Band boeken

Copy uitnodiging & website opstellen

1 m Nulmeting ecologische voetafdruk & waarden

Uitnodiging versturen

Kelners aanwerven via interim

Generator huren

Website publiceren

Schoon-maakploeg aanwerven via Cleaning Masters

7

Aankondig-ing intranet & person-eelsblad

Busbedrijf inhuren

2 w Uitwerken crisisplan

Fietsenrek-ken hurenDrukken vestiaire-bonnen

1 w Reminder versturen

Levering & opbouw tent

Levering & aansluiting generator

Plaatsen vloerLevering & opbouw keuken en sanitair

1 d Plaatsen nooduitgan-gen, picto-grammen & brand-blussers

Plaatsen inrichting & decoratie

Opbou-wen licht en geluid

Levering catering

Opbouwen podium

Proef- draaien licht en geluid

D-DAY Aanvang Ecologisch Oostende

Schoon-maak

Bereiding catering

Ontvangst door burge-meester

Levering wisselgeld vestiaire & toiletten

Opdienen drank & hapjes

Lezing Steven Vromans

Levering vestiaire-bonnen

Muziek door band

Fietsenrek-ken plaat-sen

Einde Ecologisch Oostende

Aankomst & briefing personeelAanvang shuttle-dienstEinde shut-tledienst

1 d Persbericht opstellen & uitsturen

Schoon-maak

Afbraak li-cht & geluid

Donatie voed-selresten

Dankwoord versturen aanwezigen

Afbraak podium

Ontkop-pelen & ophalen generator

Afbraak inrichting & decoratieAfbraak keuken & sanitairAfbraak vloerAfbraak tent

1 w Eenmeting ecologische voetafdruk & waarden

ROI be-rekenen

Begroting

Een evenement is een kostelijke zaak. Om de kosten te drukken, is er een betalende vestaire en betalende toiletten. Daarnaast worden de planten hergebruikt in de stads-perkjes. De voedselresten worden gedoneerd aan vzw Daklozenwerking.

Hier nog een gedetailleerd overzicht van alle kosten en opbrengsten:

Prijs Aantal TotaalVASTE KOSTEN

Uitnodiging €100 €100

Website €150 €150Olympia tent + voorzieningen €25.000 €25.000Waterkosten €100 €500Elektriciteitsvoorzieningen €350 €350Licht en geluid €300 €300Decoratie €7.000 €7.000Band Three O’ Four €200 €200Spreker Steven Vromans €200 €200Vestiairebonnen €20 €20Bewegwijzering €200 €200Huur geluidsmeter €50 €50SABAM €1.093 €1.093Brandverzekering €12 €12Verzekering ‘alle risico’s’ €25 €25Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid €26 €26

VARIABELE KOSTEN

Meubilair €2,18 3.500 €7.630

Catering €10,35 3.500 €36.225

Mastiek €1,25 3.500 €4.375Personeel €88 150 €13.200

9

Shuttle bussen €905 2 €1.810

ONVOORZIENE KOSTEN

Onvoorziene kosten €103.446 10% €10.344,6

TOTALE KOSTEN €108.810,6OPBRENGSTEN

Vergoeding toiletbezoek €0,50 3.500 €1.750

Vergoeding vestaire €2 1.500 €3.000

TOTALE OPBRENGSTEN €4.750

TOTAAL €104.060,6

Vergunningen, verzekeringen & veiligheid

Bij het organiseren van een evenement mogen de vergunningen, verzekeringen en vei-ligheidsvoorschriften niet ontbreken.

Allereerst moet er een vergunning voor de organisatie van het evenement aangevraa-gd worden. Ook zijn er de auteursrechten, daarvoor wordt er een aanvraag bij SABAM ingediend.

Bovendien moet er een geluidsvergunning aangevraagd worden voor een niet-inge-deelde inrichting. Vermits het geluidsniveau niet boven 90 decibel zal komen, moet er geen bijkomende afwijking ingediend worden. Om het geluidsniveau te meten, wordt er wel een geluidsmeter opgesteld. Verder worden er nog enkele maatregelen getrof-fen om geluidshinder te beperken, denk aan geluidsabsorberende materialen. Ook de omwonenden worden tijdelijk op de hoogte gebracht van het evenement. Tevens is het belangrijk om een nachtvergunning aan te vragen, vermits het feest tot 1 uur duurt.

Omdat er een generator wordt gebruikt, moet er een vergunning voor aangevraagd worden, net als een vergunning voor ontvlambare vloeistoffen. Een laatste milieuger-elateerde vergunning is die voor een koelinstallatie.

Vermits er een tent en klein podium geplaatst worden, is er een gebruikersvergunning nodig. Verder moet de externe cateraar een permanente vergunning hebben voor het schenken van licht alcoholische dranken. Ook voor het aanbieden van voedingsmiddelen in een niet- ‐vergunde infrastructuur, een tent dus, is een vergunning een must.

Qua verzekeringen wordt er zowel een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, een brandverzekering en een verzekering “alle risico’s” afgesloten. Zo is het evenement in-gedekt tegen schade aan derden, brand, vandalisme en diefstal. Omdat er niet met vrijwilligers gewerkt wordt, moet er geen ongevallenverzekering afgesloten worden. Het personeel wordt immers via externen aangeworven en ook zo verzekerd.

Uiteraard worden er ook nooduitgangen, pictogrammen en brandblussers geplaatst in de tent. Daarnaast zal er ook security aanwezig zijn om ongewenste gasten & scher-mutselingen te vermijden.

Personeel

Uiteraard is er personeel nodig voor de opbouw en afbraak van de tent. Dit wordt voor-zien door De Boer, de firma die de tent en toebehoren. Daarnaast wordt er beroep gedaan op KO-sound, die een geluids- en lichttechnicus aanleveren.

Natuurlijk mag de schoonmaakploeg ook niet ontbreken. Zij worden zowel voor als na het feest ingezet voor de opkuis. Tijdens het evenement worden er vier toiletdames voorzien. Zij zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van het sanitair, maar ook voor het innen van een vergoeding bij een toiletbezoek.

De cateraar zorgt voor de voorbereiding van de hapjes en het keukenpersoneel. De drank en hapjes worden opgediend vanuit bars en vanuit plateaus. Voor de bediening is er nood aan 140 personen. Daarnaast moet er personeel zijn voor de vestaire.

Om ongewenste gasten en schermutselingen te vermijden, wordt er ook security voor-zien. Ten slotte zijn er een viertal parkeerwachters op de randparking om te zorgen dat het parkeren daar goed verloopt.

Voor de aanwerving van dit personeel wordt er met externen gewerkt, denk dan aan een interimkantoor, een schoonmaakfirma, een cateraar, ...

Locatie & tijdstip

Een geschikte locatie vinden voor het personeelsfeest was geen sinecure. Oostende telt wel een aantal zalen, hun capaciteit ligt onder 3.500 be-zoekers. Daarom viel de keuze op een ruime paviljoenhal van 3.600m² aan het Klein Strand van de stad. Gezien het evenement in mei doorgaat, vo-lop in de lente, is deze locatie gepast.

Bovendien is de bereikbaarheid op-timaal: makkelijk te bereiken met het openbaar vervoer, te voet en met de fiets. Ook met de auto is het Klein Strand bereikbaar, maar parkings in de stad zijn beperkt. Als alternatief zijn er de gratis randparkings Maria-Hendrikapark & Oosteroever. Daar worden waterstofbussen ingezet van en naar de feestlocatie. Die bussen houden ook halt in het centrum van Oostende om daar genodigden op te pikken. Om het geheel zo ecologisch mogelijk te houden, wordt carpoolen hevig gepromoot. Via de website van

het event kunnen uitgenodigden in een paar klikken de geschikte carpoolpartner vinden.

11

Uiteraard moet er ook aan voorzieningen gedacht worden. Zo is er nood aan elektriciteit, daarvoor viel de keuze op een lage-emissie generator. Daarnaast werd er geopteerd voor duurzame LED-verlichting. Het aangevoerde water komt van het waterleidingnet, terwijl het afvalwater wordt afgevoerd via de bestaande riolering. Voor de 3.500 be-zoekers worden er 30 toiletten voorzien. Ook een keuken is aanwezig voor de cateraar.

Verder beschikt de tent over projectiemogelijkheden, een podium & geluidsapparatuur voor de sprekers en de band, zoals microfoons en versterkers. Logisitiek gezien is er meubilair en decoratie nodig. De tent wordt volledig verhuld in een groen decor van inheemse planten die later worden hergebruikt in de stadsperkjes. Qua opstelling is er geopteerd voor een informele feestopstelling met ronde statafels.

Het personeelsfeest zal doorgaan op zaterdag 17 mei van 20 uur tot 1 uur. Deze datum clasht niet met andere evenementen van de stad, noch met de vele feestdagen in die maand. Daarnaast hebben de meeste mensen vrij op zaterdagavond, dus wordt er een hoge bezettingsgraad verwacht. Omstreeks 20 uur is het daarbij nog eens rustig op de weg, dus van files is er normaal gezien weinig sprake. In relatie tot de outdoor locatie is de datum eveneens goed gekozen, vermits mei volop in de lente is.

Catering

Er wordt gewerkt met een externe cateraar. De keuze viel op hapjes, gezien het perso-neelsfeest in de avond doorgaat Om het thema ook door te trekken naar de catering, staan er lokale en biologische delicatessen op het menu. Per gast worden er 10 hapjes voorzien, maar in totaal zullen er 15 verschillende soorten hapjes zijn. Zo is er voldoende keuze voor vegetariërs, moslims, ... De volgende hapjes staan op het menu:

• aspergesoep met croûtons• torentje van komkommer met rijst, tomaat en kip• bladerdeeghapje met zalm en dille

• quinoaslaatje met geitenkaas en radijsjes• kruidenflensje met gerookte forel en bieslook• bruschetta van parmaham en tapenade• spinazierolletjes met gedroogde tomaat en kruidenkaas• paëlla met gamba’s en calamares • kruidige gehaktballen met yoghurt en tomaat• soep van wortel en prei• ambachtelijke garnaalkroket• bladerdeeghapje met kip, vlees en kaas• miniburger van soja, wortel en yoghurtdip• crumble van aardbei• merenge met zwarte chocolade, zwarte bessen en poedersuiker

Ook de drank is biologisch. Er zijn zowel alcoholische als non-alcoholische verkrijgbaar. Per gast worden er 11 drankjes voorzien. De volgende drankjes zijn beschikbaar:

• mineraalwater - Spa Reine• bruisend water - Spa Barisart• sinaasappelsap - De Drie Wilgen• limonade - Bionina Lemon• cola - Oxfam Fairtrade• bier - Saison Dupont blond• rode wijn - Gilles Louvet Soleillade Rouge• witte wijn - Gilles Louvet Soleillade Blanc

Bij binnenkomst worden de gasten verwelkomd met een glaasje biologische cham-pagne, Le Spinee Prosecco, of wat fruitsap.

Ten slotte wordt het verpakkingsafval zoveel mogelijk beperkt. Daarom werd er ge-kozen voor duurzaam vaatwerk, stoffen servetten en drank uit glazen flessen. De voed-selresten worden achteraf gedoneerd aan vzw Daklozenwerking.

13

Communicatie

Het personeelsfeest wordt op verschillende manieren gepromoot. Omdat het hier om een intern evenement gaat, verloopt de communicatie vooral intern. In de eerste plaats is er de uitnodiging, die wordt per mail verzonden naar alle personeelsleden. Dit gebeurt vier weken voor het evenement. Tien dagen voor het personeelsfeest, op de uiterste dag van inschrijven, wordt er nog een reminder gestuurd.

Daarnaast wordt het evenement ook aangekondigd op het intranet en in het perso-neelsblad bOOST. Tevens kunnen de personeelsleden terecht op de website van het event. Hier vinden ze informatie gaande van het programma tot de vervoersmogeli-jkheden en kunnen ze zich inschrijven.

15

Na afloop van het evenement wordt er een persbericht uitgestuurd over de donatie van de resten, het hergebruik van de planten en het personeelsfeest op zich.

PERSBERICHT

Stadsbestuur Oostende gaat voor duurzaamheid op de werkvloer en doneert voedselresten personeelsfeest aan vzw Daklozenwerking

Op 17 mei luidde het stadsbestuur van Oostende het nieuwe zomerseizoen in stijl in met een heus personeelsfeest op het Klein Strand. De voedselresten van dat evene-ment werden vandaag gedoneerd aan vzw Daklozenwerking.

Het stadsbestuur van Oostende gaat de uitdaging aan om de ecologische voetafdruk op de werkvloer met 40% te verlagen vanaf het aankomend zomerseizoen. Het starts-chot werd gisteren gegeven tijdens een heus personeelsfeest, met de naam Ecolo-gisch Oostende, op het Klein Strand van de stad.

Tips & tricks van Low Impact Man

Om hen een duwtje in de rug te geven, kregen de 3.500 aanwezigen ecologische tips & tricks van Low Impact Man Steven Vromans. Daarna konden ze genieten van biolo-gische lekkernijen en een streepje muziek.

Donatie voedselresten aan vzw Daklozenwerking

De toon werd vandaag al goed gezet. Zo doneerde het stadsbestuur onder het goed-keurend oog van Burgemeester Vandecasteele de voedselresten van het evenement aan vzw Daklozenwerking. Daarnaast worden de planten van het evenement herge-bruikt in de stadsperkjes.

EINDE PERSBERICHTNIET VOOR PUBLICATIE

Noot voor de redactie:

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jean-Marie Theuninck, communi-catieverantwoordelijke van Stad Oostende.GSM: 0476/56.20.40E-mailadres: jeanmarie.theuninck@oostende.be

Bijlage: fotoBijschrift: Stadsbestuur Oostende doneert voedselresten personeelsfeest aan vzw Daklozenwerking

Ook de huisstijl van het event schreeuwt ecologie uit. Zo bestaat het kleurenpalet uit beige, lichtgroen, donkergroen, zwart en rood. Beige komt terug in de achtergrond, die aan gerecycleerd papier doet denken, terwijl de body tekst donkergroen kleurt en de titels & keywords zwart zijn. De verschillende knoppen kregen een rode kleur mee zodat ze extra opvallen. Het logo combineert lichtgroen en zwart. Dat contrast zorgt ervoor

dat het lichtgroene geaccentueerd wordt. Tevens verbindt het lichtgroene Ecologisch met Oostende, net zoals de gemeenschappelijke O. Dat maakt de associatie tussen beide woorden sterker.

Qua typygrafie viel de keuze voor de body tekst op Nexa Light en voor titels op Nexa Bold.

2 DESIGN

Format & programma

Ecologisch Oostende is een combinatie van een lezing, een receptie en een perfor-mance. Zo worden de gasten verwelkomd door burgemeester Jean Vandecasteele. Hij zal de aanwezige personeelsleden bedanken voor hun inzet & loyaliteit. Daarna stelt hij hen voor de uitdaging om de ecologische voetafdruk op de werkvloer te verkleinen met 40%. Vervolgens doet Steven Vromans, Low Impact Man, tips & tricks uit de doeken over hoe je je ecologische voetafdruk kan verkleinen. Aansluitend kunnen de gasten ge-nieten van biologische versnaperingen en muziek van Three O’ Four.

Draaiboek

De aanloop naar het evenement en de dagen erna zijn van cruciaal belang. Om alles goed te laten verlopen, is een draaiboek onmisbaar.

Ac-tie-nr

Datum Activiteit Locatie Verantwoordelijke

1 9 mei10u

Versturen reminder Stadhuis Communicatie-verantwoordelijke

2 15 mei9u

Levering & opbouw tent Klein Strand De Boer

3 15 mei16u

Plaatsen vloer Klein Strand De Boer

4 15 mei17u

Opbouw keuken & sanitair Klein Strand De Boer

5 15 mei17u

Levering & aansluiting generator Klein Strand The Powershop

6 16 mei9u

Plaatsen nooduitgangen, picto-grammen & brandblussers

Klein Strand De Boer

7 16 mei9u

Plaatsen inrichting & decoratie Klein Strand De Boer

8 16 mei9u

Opbouwen podium Klein Strand De Boer

9 16 mei11u

Opbouw licht & geluid Klein Strand KO-sound

10 16 mei13u

Proefdraaien licht & geluid Klein Strand KO-sound

12 16 mei20u

Levering catering Klein Strand Impe Catering

17

13 17 mei10u

Bereiding catering Klein Strand Impe Catering

14 17 mei16u

Schoonmaak Klein Strand Cleaning Masters

15 17 mei16u

Levering wisselgeld voor vestiaire & toiletten

Klein Strand G4S

16 17 mei16u

Levering vestiairebonnen Klein Strand Communicatie-verantwoordelijke

17 17 mei17u

Fietsenrekken plaatsen Klein Strand Technische dienst

18 17 mei19u

Aankomst & briefing personeel Klein Strand Eventverant-woordelijke

19 17 mei19u45

Aanvang shuttledienst Oosteroever Keolis Travel

20 17 mei20u

Aanvang Ecologisch Oostende Klein Strand

21 17 mei20u

Opdienen drank Klein Strand Kelners

22 17 mei20u15

Ontvangst door burgemeester Klein Strand Burgemeester Vandecasteele

23 17 mei20u30

Lezing Steven Vromans Klein Strand Steven Vromans

24 17 mei21u

Muziek door Three O’ Four Klein Strand Three O’ Four

25 17 mei21u

Opdienen hapjes Klein Strand Kelners

26 17 mei01u

Einde Ecologisch Oostende Klein Strand

27 17 mei1u30

Einde shuttledienst Oosteroever Keolis Travel

28 18 mei9u

Donatie voedselresten vzw Dak-lozenwerking

Burgemeester Vandecasteele

29 18 mei9u

Schoonmaak Klein Strand Cleaning Masters

30 18 mei10u

Persbericht opstellen & uits-turen

Stadhuis Pers-verantwoordelijke

31 18 mei10u

Dankwoord versturen aanwezi-gen

Stadhuis Communicatie-verantwoordelijke

32 18 mei10u

Afbraak podium Klein Strand De Boer

33 18 mei10u

Afbraak licht & geluid Klein Strand KO-sound

34 18 mei10u

Afbraak inrichting & decoratie Klein Strand De Boer

35 18 mei11u

Afbraak keuken & sanitair Klein Strand De Boer

36 18 mei Ontkoppelen & ophalen genera-tor

Klein Strand The Powershop

37 18 mei13u

Afbraak vloer Klein Strand De Boer

38 18 mei14u

Afbraak tent Klein Strand De Boer

Handige telefoonnummers

Brandweer: 059/70.10.10 Impe Catering: 056/71.27.80Politie: 059/70.11.11 Keolis Travel: 026/52.11.11Ziekenhuis: 059/41.40.40 Cleaning Masters: 051/74.04.40Ziekenwagen: 100 T-interim: 059/80.89.00Stadhuis: 059/80.55.00 The Powershop: 016/60.81.82De Boer tentenverhuur: 089/46.07.99 Steven Vromans: 0479/94.30.23 KO-sound: 014/42.70.67 Manager Three O’ Four: 0476/80.88.54

Worst case scenario’s

De wet van Murphy kan altijd toeslaan. Daarom is het belangrijk om stil te staan bij de worst case scenario’s en hun alternatieven. Zo kan het weer tegenzitten. Om die reden werd er geopteerd voor een tent. Toch is er nog steeds een risico aan verbonden, want wanneer het noodweer echt toeslaat, is een tent niet veilig. In dat geval wordt het evenement verplaatst naar een andere dag. Goed naar de weersvoorspellingen kijken is de boodschap.

Een andere worst case scenario is een tekort aan parkeermogelijkheden. Met de gra-tis randparkings zijn er 600 parkeerplaatsen voorzien. Dit moet voldoende zijn, gezien duurzame vervoersmogelijkheden als carpoolen hevig worden gepromoot. Bovendien wordt het vervoersmiddel gevraagd bij bevestiging, wat het makkelijker maakt om bij te sturen. Mocht er toch nog te weinig parking zijn, dan kunnen de parkeerwachters de gasten doorsturen naar andere parkings in Oostende, zoals parking Visserskaai.

Omdat er op voorhand geweten is hoeveel gasten er zullen opdagen, zou een tekort aan hapjes en drank niet mogen voorkomen. Het definitieve aantal moet wel tijdig doorgegeven worden aan de cateraar.

Stel dat de band of de spreker om de één of andere reden niet (tijdig) aanwezig kunnen zijn, dan staat er vervanging on call. Zo zal schepen van Leefmilieu, Tom Germonpré, inspringen voor Steven Vromans, terwijl de Oostendse band Portatief zal invallen voor Three O’ Four.

19

BESLUIT

Ecologisch Oostende is een eventvoorstel voor het stadsbestuur van Oostende. De uitwerking van een evenement start met onderzoek. Zo heb ik de vereisten van de op-drachtgever geanalyseerd. Daarnaast heb ik onderzocht wat de doelstellingen en de doelgroep zijn. Op basis van die info heb ik een concept bedacht, een locatie en een thema uitgekozen en de haalbaarheid van het evenement getoetst. Vervolgens heb ik stilgestaan bij de communicatiemix voor het evenement.

Na onderzoek was het tijd voor het eventontwerp. In dit deel ben ik gedetailleerd in-gegaan op het programma en het format van het evenement, alsook het draaiboek en de worst case scenario’s.

Uiteindelijk viel de keuze voor het evenement op Ecologisch Oostende. Het is een per-soneelsfeest met ecologie als thema dat plaatsvindt in een tent op het Klein Strand in Oostende. Het ecologisch aspect begint vanaf de eerste stap: de uitnodiging wordt im-mers digitaal verstuurd. Daarenboven worden duurzame vervoersmiddelen hevig ge-promoot. De sprekers, burgemeester Vandecasteele en Steven Vromans, zullen eve-neens een ecologisch verhaal brengen. Daarna kunnen de gasten genieten van lokale en biologische versnaperingen en een streepje muziek.

BIBLIOGRAFIEKaarsgaren, L. (2007). Zakelijke en publieksevenementen. Amsterdam: Pearson Educa-tion Benelux.

Gerritsen, D. & van Olderen, R. (2011). Het event als strategisch marketinginstrument. Hilversum: Coutinho.

Vanrenterghem, S. (2013). Eventplanning: The Basics. Kortrijk: Katholieke Hogeschool Vives.

21